發(fā)布時(shí)間：2023-03-22 17:39:59
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的紙質(zhì)檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
[論文提要]探討知識(shí)管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀(jì)的人類(lèi)社會(huì)正在全面朝著知識(shí)時(shí)代邁進(jìn)，知識(shí)作為一種具有無(wú)限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識(shí)的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識(shí)，并且得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)同。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理的浪潮中，檔案工作者必須對(duì)知識(shí)管理理論有清晰、明確的認(rèn)識(shí)，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。這個(gè)世界是一個(gè)非線(xiàn)性的、動(dòng)態(tài)性的、過(guò)程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們?cè)谶@樣的背景中無(wú)法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識(shí)”的過(guò)程中，形成自己的新見(jiàn)解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要，必須率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識(shí)元的過(guò)渡，即實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。
1、知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇
“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對(duì)知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來(lái)的一種管理活動(dòng)或者說(shuō)是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來(lái)越高，在以提高競(jìng)爭(zhēng)力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類(lèi)“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對(duì)呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開(kāi)發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開(kāi)放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對(duì)科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類(lèi)智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。
2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿(mǎn)足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來(lái)指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來(lái)越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門(mén)有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門(mén)的趨勢(shì)。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿(mǎn)意。檔案信息資源并沒(méi)有被充分開(kāi)發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析
檔案信息管理工作從總體上來(lái)說(shuō)偏重于“內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用則專(zhuān)門(mén)指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無(wú)疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。
知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。
檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅是開(kāi)發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無(wú)疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營(yíng)銷(xiāo)體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢(xún)者。2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程
與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線(xiàn)型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴(lài)和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
3、知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識(shí)管理對(duì)檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，缺乏對(duì)檔案信息資源的深入開(kāi)發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識(shí)管理水平的提高。
四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門(mén)與其他部門(mén)和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過(guò)建設(shè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢(xún)等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享的目的。對(duì)于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)和用戶(hù)、市場(chǎng)的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶(hù)可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的用戶(hù)則可以通過(guò)檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁(yè)或者鏈接的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。
五、知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
潛在的人才信息
經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)和技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)終歸到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對(duì)于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對(duì)人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專(zhuān)長(zhǎng)、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對(duì)檔案管理的信息資源的開(kāi)發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個(gè)途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專(zhuān)題的數(shù)據(jù)庫(kù)，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺(tái)，為用戶(hù)提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對(duì)信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個(gè)平臺(tái)，能使非檔案管理的部門(mén)也能查詢(xún)到檔案信息。
2檔案信息咨詢(xún)分析與情報(bào)研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對(duì)企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報(bào)管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對(duì)策，參與到企業(yè)管理隊(duì)伍里來(lái)。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門(mén)，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類(lèi)進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會(huì)地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門(mén)的調(diào)控中加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運(yùn)作，并把整體的檔案管路信息化進(jìn)行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并積極主動(dòng)的進(jìn)行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專(zhuān)題性的報(bào)告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
摘要：企業(yè)職工檔案是對(duì)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個(gè)重要依據(jù)，在人力資源開(kāi)發(fā)、人才預(yù)測(cè)和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢(shì)下，企業(yè)勞動(dòng)職工、工資分配、社會(huì)保障制度等各項(xiàng)改革措施也在不斷深入，企業(yè)職工檔案管理如何跟隨企業(yè)發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)于企業(yè)，已成為當(dāng)前企業(yè)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施
1企業(yè)檔案管理工作的特性
1.1獨(dú)立性企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對(duì)其資產(chǎn)有獨(dú)立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分,企業(yè)也依法享有獨(dú)立的支配權(quán)。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對(duì)外開(kāi)放，沒(méi)有對(duì)外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。
1.2專(zhuān)業(yè)性在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)主要是以經(jīng)營(yíng)為中心開(kāi)展一系列活動(dòng)，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營(yíng)性的文件材料。同時(shí)，為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)專(zhuān)利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書(shū)檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分。
1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類(lèi)似于企業(yè)管理活動(dòng)中的一個(gè)系統(tǒng)工程。
2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用
2.1對(duì)企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動(dòng)作用。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競(jìng)爭(zhēng)勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強(qiáng)職工德檔案管理工作，從一定程度上對(duì)企業(yè)員工的地位、榮譽(yù)、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類(lèi)人才在社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合體現(xiàn)。
2.2是培育企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要工具核心競(jìng)爭(zhēng)力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財(cái)富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中感到了人才的重要性，因此開(kāi)發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開(kāi)企業(yè)職工檔案工作的強(qiáng)力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地的重要條件。對(duì)于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠(chéng)信的做人，進(jìn)而樹(shù)立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的培育。
2.3是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對(duì)單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實(shí)、完整的個(gè)人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門(mén)的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。同時(shí)，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門(mén)對(duì)職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測(cè)，并制定出長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
3加強(qiáng)職工檔案管理工作的措施
3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，流動(dòng)性和多變性問(wèn)題成了企業(yè)人才突出的問(wèn)題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個(gè)中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實(shí)現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長(zhǎng)”的目的。
3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化
當(dāng)前，企業(yè)各項(xiàng)制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊(duì)伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實(shí)。二是檔案利用率越來(lái)越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時(shí)效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時(shí)有效提供。因此，盡快實(shí)現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個(gè)環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫(xiě)、裝訂工作中，要善于思考，多動(dòng)腦筋，有針對(duì)性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時(shí)，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)提高工作效率。比如可以把目錄計(jì)算機(jī)檢索、文件級(jí)裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡(jiǎn)單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時(shí)間，使用起來(lái)也很方便。并且可以采用條形碼來(lái)代替檔案號(hào)，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實(shí)踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平。
3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，掌握這項(xiàng)工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧，第二要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識(shí)和應(yīng)用文寫(xiě)作等方面的知識(shí)。如果沒(méi)有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力，不熟悉檔案的內(nèi)在聯(lián)系和業(yè)務(wù)工作中的的環(huán)節(jié)、步驟，就不可能做好做實(shí)檔案工作。檔案保管價(jià)值的鑒定取決于它所記述的科學(xué)技術(shù)知識(shí)的價(jià)值，只有全面掌握相關(guān)門(mén)類(lèi)的知識(shí)，才能有效開(kāi)展檔案鑒定工作。語(yǔ)言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒(méi)有扎實(shí)的語(yǔ)言功底就無(wú)法有效搞好這項(xiàng)工作。因此，作為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案工作者，必須嚴(yán)格要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化檔案理論知識(shí)和管理能力，并且要加強(qiáng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握多方位的知識(shí)，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。
4結(jié)束語(yǔ)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)改革也在不斷深化。作為企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理重要基礎(chǔ)工作之一的職工檔案工作，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)在素質(zhì)和競(jìng)爭(zhēng)力，全面建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
1.1缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案技術(shù)管理人員
目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無(wú)，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力不足。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，沒(méi)有定期讓這些工作人員參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對(duì)檔案管理知識(shí)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。
1.2檔案收集和存儲(chǔ)不及時(shí)
一些高校的檔案工作存在收集和存儲(chǔ)不及時(shí)的問(wèn)題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動(dòng)的檔案材料未能及時(shí)收集、補(bǔ)充和更，這就導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績(jī)和人員變動(dòng)情況，對(duì)未來(lái)的使用查找也存在諸多不便。
1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問(wèn)題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門(mén)權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類(lèi)和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問(wèn)題。
1.4檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公，雖然檔案管理部門(mén)配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒(méi)有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲(chǔ)存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費(fèi)資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒(méi)有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容
高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：
2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置
要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對(duì)檔案工作歸屬和管理部門(mén)的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門(mén)應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時(shí)在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開(kāi)展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門(mén)，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、保管、催收、存檔學(xué)校的各級(jí)各類(lèi)檔案和相關(guān)資料，并及時(shí)為需要部門(mén)提供檔案服務(wù)。
2.2人員配備
檔案室要配備專(zhuān)業(yè)對(duì)口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專(zhuān)職檔案人員，如需人員調(diào)動(dòng)，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國(guó)家對(duì)檔案管理工作的方針政策工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對(duì)檔案管理人員也要按上級(jí)要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國(guó)家規(guī)定，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門(mén)類(lèi)齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來(lái)存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。
2.4制度體系
無(wú)規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個(gè)部門(mén)定期將每項(xiàng)重要活動(dòng)整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門(mén)具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門(mén)分類(lèi)實(shí)行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對(duì)所有收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)，排列并編號(hào)，以便檢索時(shí)便于查找。每年還要定期編寫(xiě)統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門(mén)檔案外，個(gè)人的教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門(mén)提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，對(duì)損壞或字跡不清的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)那些已經(jīng)不具備保存價(jià)值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)銷(xiāo)毀。
2.5獎(jiǎng)懲措施
要按照十精神要求，建立激勵(lì)和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)范圍之內(nèi)，對(duì)工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時(shí)予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措
3.1提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視
檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費(fèi)投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對(duì)除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以便未來(lái)檔案信息的查詢(xún)，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)
電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時(shí)關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動(dòng)態(tài)，避免信息存儲(chǔ)不完整等情況和問(wèn)題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問(wèn)題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見(jiàn)的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過(guò)程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬(wàn)無(wú)一失。
3.4加強(qiáng)電子檔案的安全性管理
城建檔案工作是檔案工作的一部分，同時(shí)又是城市建設(shè)管理的一部分。在執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)時(shí)，一要參照《檔案法》。因?yàn)椤稒n案法》規(guī)定了各級(jí)檔案行政管理部門(mén)的主要職能，就是指導(dǎo)和監(jiān)督，其中監(jiān)督就是執(zhí)法。二是要參照《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)劃法》）。因?yàn)樵凇兑?guī)劃法》中涉及到城建檔案工作，是在工程竣工驗(yàn)收后必須向行政主管部門(mén)移交城建檔案資料。依據(jù)《檔案法》《規(guī)劃法》，國(guó)家住建部頒布了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》），使城建檔案管理工作可以有法可依，有章可循。城建檔案館要做到依法治檔，必須用足這些政策和法律法規(guī)賦予的權(quán)力，這一系列的法規(guī)和規(guī)章，明確了城建檔案事業(yè)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)生活中的地位和作用及具體操作規(guī)范，這些法律法規(guī)和規(guī)章的出臺(tái)，將城建檔案的管理納入了城市建設(shè)法規(guī)系列，推進(jìn)了城建檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，標(biāo)志著城建檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新階段，為城建檔案事業(yè)創(chuàng)造了一個(gè)良好的外部環(huán)境，使城建檔案接收工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)。城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮著巨大的作用，是為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理服務(wù)的。根據(jù)《規(guī)定》住建部出臺(tái)了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》)。在《規(guī)范》中規(guī)定了城建檔案歸檔文件及其質(zhì)量要求，對(duì)歸檔內(nèi)容、歸檔文件范圍、質(zhì)量要求、立卷的原則、方法、編制、整理，還有工程檔案的驗(yàn)收與移交制定了詳細(xì)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)《規(guī)定》《規(guī)范》的要求，城建檔案設(shè)有18個(gè)大類(lèi)、102個(gè)屬類(lèi)。城建檔案館檔案工作人員通過(guò)努力，盡量建立健全檔案門(mén)類(lèi)，豐富館藏，可是存在接收渠道不暢通、接收難的問(wèn)題，使有些大類(lèi)檔案至今還是空白或少之又少。只有疏通檔案接收渠道，加強(qiáng)法律法規(guī)的建設(shè)，逐漸建立起門(mén)類(lèi)齊全，結(jié)構(gòu)合理、符合質(zhì)量要求的館藏體系，才能使城建檔案工作健康發(fā)展。
二、依法治檔，嚴(yán)格執(zhí)法城建檔案館是以城市為單位建立的永久保存城市重要
城建檔案資料的基地，是各有關(guān)方面，有關(guān)人員研究、利用城建檔案的中心，是為城市積累和貯存城建檔案，為城市規(guī)劃建設(shè)和管理服務(wù)的。《檔案法》賦予了檔案部門(mén)監(jiān)督職能，有法可依，但是關(guān)鍵在于實(shí)施和監(jiān)督?？墒窃趯?shí)施這些法律法規(guī)的過(guò)程中，并不是很順利。按照《規(guī)范》《規(guī)定》要求，在城市建設(shè)中形成的工程技術(shù)檔案要移交城建檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理，而在城市建設(shè)中形成各種專(zhuān)業(yè)的工程檔案，按照城建檔案分類(lèi)大綱要求，分為18大類(lèi)，可是我館自上世紀(jì)80年代建館以來(lái)現(xiàn)存的檔案大類(lèi)，其中城市建設(shè)管理類(lèi)、工業(yè)建筑類(lèi)、民用建筑類(lèi)居多，市政工程類(lèi)近兩年在領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門(mén)的疏通下陸續(xù)進(jìn)館，城市規(guī)劃類(lèi)和公用設(shè)施類(lèi)都數(shù)量有限，交通運(yùn)輸類(lèi)、名勝古跡園林綠化類(lèi)、城市科研類(lèi)、人防軍事類(lèi)、聲像類(lèi)等大類(lèi)檔案很少，甚至有的大類(lèi)還是空白，如水利防災(zāi)類(lèi)、工程設(shè)計(jì)類(lèi)、地下管線(xiàn)類(lèi)，這些檔案大多數(shù)保存在行政主管部門(mén)。所以我們城建檔案館現(xiàn)存檔案門(mén)類(lèi)不齊全、結(jié)構(gòu)不合理、沒(méi)有形成系統(tǒng)的管理體系。自建館以來(lái)，形成了以提供利用為重心，業(yè)務(wù)指導(dǎo)為中心，重服務(wù)輕監(jiān)督，重指導(dǎo)輕執(zhí)法的工作方式。指導(dǎo)和監(jiān)督是相互依存的兩個(gè)方面，指導(dǎo)、監(jiān)督的力度不夠，要依法治檔，杜絕違反檔案工作法規(guī)的事，及時(shí)補(bǔ)救。加大力度宣傳貫徹法律法規(guī)，取得相關(guān)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)的支持與配合，嚴(yán)格監(jiān)督，才能出效益、出質(zhì)量。城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)既具有行政管理職能，又有執(zhí)法監(jiān)督的職能，同時(shí)又是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)。城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)是一種法定的檔案行政活動(dòng)，而不是一般意義上的指導(dǎo)活動(dòng)。有關(guān)檔案工作和城市建設(shè)的法律、規(guī)章、制度，如《檔案法》、《規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等都是城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的依據(jù)，城建檔案館是城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主體。如何依法治檔，發(fā)揮依法治檔的能動(dòng)性，有效地執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)？只有提高城建檔案工作者的法律意識(shí)和法律修養(yǎng)，通過(guò)社會(huì)輿論和新聞媒介宣傳城建檔案法律法規(guī)、城建檔案工作的重要性及城建檔案的社會(huì)價(jià)值，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)法執(zhí)法，加大執(zhí)法力度，才能依法解決存在的問(wèn)題。
三、強(qiáng)化監(jiān)督，促進(jìn)城建檔案執(zhí)法
在城建檔案法制建設(shè)中，依法監(jiān)督，是法律賦予的一項(xiàng)十分重要的職責(zé)。有效地實(shí)施監(jiān)督，可以減少違法行為。在城建檔案管理部門(mén)，建立管理完善、制約有效的監(jiān)督機(jī)制，加大執(zhí)法監(jiān)督力度，發(fā)揮法律監(jiān)督、行政監(jiān)督、群眾監(jiān)督、輿論監(jiān)督的作用，保證執(zhí)法權(quán)力依法行使。如何能有效實(shí)施執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制？一要健全組織，依法行政的水平與部分領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)法隊(duì)伍素質(zhì)密切聯(lián)系在一起。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)依法行政工作的重要性、長(zhǎng)期性、艱巨性，把依靠政策管理轉(zhuǎn)變到依靠法律法規(guī)管理。二要學(xué)習(xí)法律法規(guī)，提高依法行政的水平，提高執(zhí)法隊(duì)伍的水平，加強(qiáng)執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，我館的執(zhí)法隊(duì)伍有具有專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)的工作人員，參加城建檔案執(zhí)法人員培訓(xùn)，取得執(zhí)法人員執(zhí)法證，持證上崗。他們不僅僅是城建檔案工作者同時(shí)還是執(zhí)法者。檔案行政執(zhí)法工作效率在很大程度上取決于檔案執(zhí)法人員綜合素質(zhì)及執(zhí)法水平。執(zhí)法人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和熟練掌握檔案法律法規(guī)，在明確自身權(quán)利和義務(wù)外，還必須學(xué)習(xí)掌握其他法律知識(shí)，如《行政處罰法》《國(guó)家賠償法》等，規(guī)范執(zhí)法行為，嚴(yán)格執(zhí)法程序和處罰尺度，做到執(zhí)法工作經(jīng)得起法律的檢驗(yàn)、社會(huì)的監(jiān)督。三要加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法檢查，通過(guò)糾錯(cuò)提高各參建單位的城建檔案意識(shí)。用法來(lái)規(guī)范施工過(guò)程中的檔案資料是否齊全、歸檔是否規(guī)范，否則責(zé)令整改，直至順利移交進(jìn)館。這樣，執(zhí)法檢查對(duì)提高參建各單位的檔案意識(shí)和重視程度起到積極的作用，推動(dòng)城建檔案的收集工作。調(diào)動(dòng)大家積極學(xué)法、遵法，才能創(chuàng)造依法治檔的良好環(huán)境。
四、結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)法治社會(huì)，城建檔案管理部門(mén)要堅(jiān)持依法治檔，而不是以法治檔，避免將檔案的法律法規(guī)作為擺設(shè)，切實(shí)認(rèn)真履行法律賦予我們的職責(zé)。在工作中，充分運(yùn)用城建檔案法律法規(guī)規(guī)范城建檔案的接收指導(dǎo)工作，宣傳城建檔案對(duì)社會(huì)的重要性和城建檔案法律法規(guī)的要求，切實(shí)、有效地履行政府賦予的職能，正確行使執(zhí)法權(quán)，通過(guò)合法的執(zhí)法，強(qiáng)化監(jiān)督，促進(jìn)城建檔案執(zhí)法。
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近年來(lái)，國(guó)家相繼出臺(tái)了多項(xiàng)保護(hù)性法律法規(guī)，加強(qiáng)了對(duì)從事放射診療工作醫(yī)護(hù)人員的關(guān)懷和健康保護(hù)，加強(qiáng)對(duì)病患者的醫(yī)療安全保障，以及加強(qiáng)對(duì)周?chē)】等巳旱谋Ｗo(hù)。這些法規(guī)主要有《中華人民共和國(guó)放射性污染防治法》、《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》、《放射性同位素和射線(xiàn)裝置安全和防護(hù)條例》、《放射診療管理規(guī)定》和《放射工作人員職業(yè)健康管理辦法》。這樣，國(guó)家從各種的層面規(guī)定了醫(yī)院放射醫(yī)療設(shè)備建設(shè)必須重視環(huán)境建設(shè)、個(gè)人健康。這些法規(guī)的實(shí)施，主要體現(xiàn)在相關(guān)工作是否開(kāi)展，相關(guān)資料是否收集、整理。
一直以來(lái)，我們將加強(qiáng)檔案管理與提高設(shè)備質(zhì)量管理結(jié)合起來(lái)，不斷保障醫(yī)療安全。通過(guò)建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，明確應(yīng)遵守相關(guān)遵守法律法規(guī)，做到從法律法規(guī)以及方面符合要求。同時(shí)，通過(guò)整理檔案，對(duì)既往未開(kāi)展的項(xiàng)目進(jìn)行反饋，反過(guò)來(lái)促進(jìn)了設(shè)備質(zhì)量管理的提示。例如，我院ECT開(kāi)展多年，近期通過(guò)對(duì)照法規(guī)整理檔案資料，發(fā)現(xiàn)所使用的放射性藥品需在環(huán)保廳食品藥品管理局辦理備案，而我院既往尚未解決該問(wèn)題。經(jīng)反映至科室主任后立刻補(bǔ)充辦理相關(guān)備案，從而及時(shí)修漏補(bǔ)缺，防止繼發(fā)事故的發(fā)生。
2專(zhuān)人負(fù)責(zé)、加強(qiáng)溝通，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平
與普通醫(yī)用設(shè)備不同，放射診療設(shè)備在購(gòu)置、建設(shè)及使用過(guò)程中，有著較多的管理要求。例如，國(guó)家制訂了《醫(yī)用X射線(xiàn)診斷衛(wèi)生防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》、《X射線(xiàn)計(jì)算機(jī)斷層攝影放射衛(wèi)生防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》、《醫(yī)用X射線(xiàn)CT機(jī)房的輻射屏蔽規(guī)范》、《電離輻射防護(hù)與輻射源安全基本標(biāo)準(zhǔn)》等多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范來(lái)指導(dǎo)具體的建設(shè)工作。
因此，設(shè)備購(gòu)置及使用管理體現(xiàn)為多部門(mén)管理、多科室參加、時(shí)程長(zhǎng)等特點(diǎn)。多部門(mén)涉及省衛(wèi)計(jì)委、市衛(wèi)計(jì)局、省市職防院、省市衛(wèi)生監(jiān)督所、省市環(huán)保廳(局)、政府采購(gòu)中心等;多科室需涉及醫(yī)務(wù)科、保健科、臨床科室、基建科、總務(wù)科等多個(gè)科室。相關(guān)的資料分散保存，給設(shè)備的檔案管理帶來(lái)了難度。例如，在放射診療設(shè)備初期，需要進(jìn)行職業(yè)病預(yù)評(píng)價(jià)及環(huán)境保護(hù)予評(píng)價(jià)，此部分內(nèi)容可能有基建科保存。在場(chǎng)地建設(shè)過(guò)程中，施工內(nèi)容可涉及水電、防雷等，相關(guān)資料可能保存在基建科、總務(wù)科、保衛(wèi)科等。我們體會(huì)到，開(kāi)展此項(xiàng)工作一定有設(shè)立專(zhuān)人負(fù)責(zé)。通過(guò)選擇有高度責(zé)任心、高漲工作熱情的人員，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)輻射防護(hù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、基建等方面的內(nèi)容，從而提升自身水平，才能了解工作的重要性、復(fù)雜性、艱巨性;同時(shí)，通過(guò)加強(qiáng)與相關(guān)上級(jí)部門(mén)、院內(nèi)職能部門(mén)、臨床醫(yī)技科室的溝通，提升工作的協(xié)調(diào)性，相關(guān)的檔案管理工作才能做好齊全、流暢、有序，更好地輔助開(kāi)展設(shè)備科的全面質(zhì)量管理工作。這樣收集的檔案才能符合現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理安全要求。
3實(shí)施信息化管理，加強(qiáng)輻射放射防護(hù)安全
(1)充實(shí)靜態(tài)管理。我院在檔案由傳統(tǒng)管理向信息化管理的過(guò)渡期，紙質(zhì)檔案與電子檔案可以并存，既有利于檔案的保管，同時(shí)也方便了檔案的開(kāi)發(fā)利用。一般而言，檔案的全程計(jì)算機(jī)管理，主要有:①計(jì)算機(jī)目錄管理，即檔案的案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件名輸入計(jì)算機(jī)管理;②重要內(nèi)容錄入管理。對(duì)于申購(gòu)審批表、論證表、購(gòu)銷(xiāo)合同、協(xié)議書(shū)、發(fā)票、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、外貿(mào)合同等重要內(nèi)容采用掃描儀掃描，保存入計(jì)算機(jī)或刻錄成光盤(pán)保存。這些文檔與目錄系統(tǒng)建立相關(guān)聯(lián)系?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的靜態(tài)管理取代傳統(tǒng)的純手工管理，使得檔案的收集與歸檔具有時(shí)間及時(shí)、資料完整、保管方式規(guī)范等特點(diǎn)。
(2)重視輻射防護(hù)建設(shè)及安全。除以上內(nèi)容外，針對(duì)放射診療設(shè)備的特點(diǎn)及根據(jù)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)的需要，我院在探索信息化管理方面，著重加強(qiáng)了對(duì)相關(guān)醫(yī)療安全內(nèi)容管理方面資料的檔案管理，主要包括:①《大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證》、《安全輻射生產(chǎn)許可證》及《放射診療許可證》相關(guān)內(nèi)容;②該設(shè)備定期性能及防護(hù)檢測(cè)內(nèi)容;③該項(xiàng)目開(kāi)展的醫(yī)護(hù)醫(yī)技人員是否有放射診療許可證;④加強(qiáng)個(gè)人劑量監(jiān)測(cè)、職業(yè)健康體檢等項(xiàng)目信息及時(shí)記錄并管理。
(3)積極開(kāi)展動(dòng)態(tài)建設(shè)。對(duì)上述資料進(jìn)行靜態(tài)信息化管理的基礎(chǔ)上，我們也積極開(kāi)展動(dòng)態(tài)管理。眾所周知，醫(yī)療設(shè)備檔案資料被廣泛地運(yùn)用在輻射防護(hù)安全、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、醫(yī)院管理年度檢查、三甲醫(yī)院評(píng)(復(fù))審、大型醫(yī)院巡查、醫(yī)療技術(shù)準(zhǔn)入等工作中。只有將檔案管理與質(zhì)量安全管理聯(lián)系起來(lái)，共同建設(shè)，才能保障醫(yī)院醫(yī)用放射診療設(shè)備的安全使用，確保醫(yī)院質(zhì)量安全。我們通過(guò)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔、有序的整理，定期修改，實(shí)時(shí)提取資料以及進(jìn)行查詢(xún)，初步開(kāi)展檔案動(dòng)態(tài)信息化管理，從而更好、更快地滿(mǎn)足了醫(yī)院工作的開(kāi)展。
統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，深刻領(lǐng)會(huì)加強(qiáng)城建檔案管理工作的深遠(yuǎn)意義。
在解決征用土地、地界糾紛等方面的問(wèn)題時(shí)，城建檔案是重要的法律依據(jù)，可以為維護(hù)相關(guān)組織和公民合法權(quán)益提供重要憑證。因此，城建檔案管理部門(mén)要以科學(xué)的思想為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法和手段，研究和處理檔案管理中的問(wèn)題，達(dá)到對(duì)檔案資源的有效管理，使城建檔案管理工作滿(mǎn)足城市現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要。城建檔案工作者要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)未來(lái)負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度，樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，把依法開(kāi)展檔案管理工作作為自己義不容辭的責(zé)任。各職能部門(mén)也要共同參與，齊心協(xié)力，使城建檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、法制化，更好地為改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
完善各項(xiàng)制度，建立健全城建檔案管理機(jī)制。
制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。要強(qiáng)化制度體系建設(shè)，完善建設(shè)工程檔案?jìng)浒钢?、?zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收以及竣工驗(yàn)收等制度，通過(guò)與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)等形式，從制度上強(qiáng)化對(duì)工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。同時(shí)，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，并且要建立健全城建檔案執(zhí)法機(jī)制，加強(qiáng)執(zhí)法隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)一支能夠適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的高素質(zhì)的執(zhí)法隊(duì)伍，確保各項(xiàng)制度能夠落到實(shí)處，使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
應(yīng)用現(xiàn)代科技，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平。
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我們要把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來(lái)管理、開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)，走科技強(qiáng)檔之路；要用現(xiàn)代通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高城建檔案信息服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)水平，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價(jià)值。要配備必要的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存縮微化、保護(hù)科學(xué)化、辦公自動(dòng)化。要采用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和手段保證已產(chǎn)生的需要長(zhǎng)久保存歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。
提高服務(wù)水平，發(fā)揮城建檔案工作的社會(huì)作用。
隨著城市的建設(shè)和發(fā)展以及科學(xué)文化建設(shè)的到來(lái),建設(shè)系統(tǒng)的各項(xiàng)工作對(duì)城建檔案的需求在內(nèi)容上越來(lái)越廣、要求上越來(lái)越高，為此城建檔案部門(mén)要緊跟形勢(shì),加快檔案開(kāi)發(fā)利用工作向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、改進(jìn)服務(wù)方法、更新服務(wù)手段、提升服務(wù)功能、提高服務(wù)水平,最大限度地滿(mǎn)足城市建設(shè)對(duì)檔案利用的要求。要在主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)上下工夫,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開(kāi)發(fā)利用型轉(zhuǎn)變的路子,廣泛開(kāi)展編研工作,使城建檔案在城市規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工以及城市建設(shè)管理、科學(xué)研究、修史編志、社會(huì)教育、國(guó)防建設(shè)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等諸多方面發(fā)揮作用,創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。同時(shí),還要加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)工程檔案的備份和安全保管工作,加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程檔案信息的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。
一、檔案室資源工程建設(shè)的重要性
疾病預(yù)防控制的檔案室資源是疾控中心檔案建設(shè)的重要組成部分，是保證疾控中心檔案收集完整的有效手段。疾控中心相對(duì)于其它單位而言，保持著相對(duì)穩(wěn)定的發(fā)展，有相對(duì)長(zhǎng)久的歷史背景。多年來(lái)，疾控中心從基本建設(shè)中形成的自身檔案，是從其它行業(yè)即使是書(shū)本都無(wú)法取得的。一些具有核心競(jìng)爭(zhēng)力價(jià)值的顯性知識(shí)和存于科技人員大腦中的隱性知識(shí)一旦形成檔案后，對(duì)單位可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新就提供了可靠的保證[1]。因此，借助于疾病預(yù)防控制的檔案室資源建設(shè)的特色化、信息化、數(shù)字化，運(yùn)用先進(jìn)的建設(shè)手段，有效地開(kāi)發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檔案在疾控中心運(yùn)行的作用，就能提高疾控中心在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。建設(shè)疾控中心的檔案資源，就是要與中心的核心業(yè)務(wù)相結(jié)合，并與中心各職能系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)流程有機(jī)地緊密聯(lián)系，形成高效協(xié)作和集成化的中心信息鏈，把檔案的收集、積累工作貫穿于整個(gè)中心的工作流程，從而保證檔案形成的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，保證各項(xiàng)檔案收集工作高效有序地進(jìn)行，使疾控中心的檔案部門(mén)成為信息資源中心，為中心正常運(yùn)行提供準(zhǔn)確無(wú)誤的信息資源。
二、檔案室資源工程建設(shè)建設(shè)之我見(jiàn)
2.1全面化
全面加強(qiáng)我疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)，是我中心檔案室檔案工作實(shí)現(xiàn)全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)、保證。我中心檔案室要繼續(xù)推進(jìn)檔案法制建設(shè)，抓好檔案立法工作，落實(shí)執(zhí)法責(zé)任制；堅(jiān)持做好檔案考核工作，建設(shè)全面化的檔案資源，推動(dòng)我中心檔案工作水平得到進(jìn)一步提高；按照檔案館“五位一體”的建設(shè)要求，全面推進(jìn)檔案室建設(shè)、檔案信息建設(shè)、及公共服務(wù)建設(shè)；進(jìn)一步加強(qiáng)中心檔案工作，深入開(kāi)展建設(shè)全面化檔案資源；高度重視檔案資源安全建設(shè)，確保檔案全面、安全、萬(wàn)無(wú)一失。
2.2特色化
近年來(lái)，我中心在注重接收疾病預(yù)防控制文書(shū)檔案進(jìn)館的同時(shí)，加強(qiáng)了對(duì)不同門(mén)類(lèi)、不同載體檔案的征集工作，單獨(dú)建立突出的疾病預(yù)防控制成功的案例檔案，利用檔案信息，對(duì)比較特別的、新奇的疾病的預(yù)防控制手段方法進(jìn)行保留、總結(jié)，建立特色的檔案資源，讓我中心各部門(mén)的工作人員了解重大的、特色的疾病預(yù)防控制實(shí)例，使工作質(zhì)量得到提高[2]。
2.3信息化
新時(shí)期提出大力加強(qiáng)管理信息化建設(shè)，因此，疾病預(yù)防控制中心的檔案資源建設(shè)成為提高中心檔案建設(shè)、管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應(yīng)及時(shí)推進(jìn)建設(shè)的信息化，抓住這一契機(jī)，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心檔案建設(shè)新模式。
首先，利用疾控中心信息平臺(tái)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，延伸檔案的利用范圍。作為我中心檔案的收集、整理者，應(yīng)深刻體會(huì)到檔案信息在中心目標(biāo)管理中的重要作用，檔案信息不僅能對(duì)中心的戰(zhàn)略決策起到溝通、參與作用，還能進(jìn)行具體的對(duì)比、分析、協(xié)調(diào)，能有效保證中心的目標(biāo)計(jì)劃與具體執(zhí)行是一致的，以調(diào)整資源配置，糾正目標(biāo)偏差，使目標(biāo)導(dǎo)向正規(guī)化，進(jìn)而促進(jìn)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，提高管理績(jī)效。其次，應(yīng)該加大與我中心文秘部門(mén)的聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的先驅(qū)，要保證檔案室資源的質(zhì)量，就要保證文秘工作的質(zhì)量。在現(xiàn)代化進(jìn)程推動(dòng)下，檔案管理者應(yīng)該學(xué)會(huì)利用CAD繪圖技術(shù)以及辦公OA系統(tǒng)，建設(shè)信息化檔案，使電子文件有效的保存和利用[3]。但由于電子化信息很容易受到人為的刪減損壞或病毒的侵害，因此我中心的檔案工作者還應(yīng)該聯(lián)系中心的文秘部門(mén)對(duì)檔案信息文件進(jìn)行收集、整理、歸檔、加密等安全措施，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理，保證檔案的管理與利用。還有，領(lǐng)導(dǎo)與員工要上下支持，形成良性循環(huán)，達(dá)到內(nèi)外互補(bǔ)。檔案在我中心已越來(lái)越受到重視，但我中心不能閉門(mén)造車(chē)，應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)把重視度轉(zhuǎn)移到檔案上，讓我們檔案工作者明白只有交流才能進(jìn)步，提供給我們檔案工作者交流的機(jī)會(huì)，加以借鑒其經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使各中心之間相互接觸、反饋，共同為實(shí)現(xiàn)檔案室資源建設(shè)信息化服務(wù)。
2.4數(shù)字化
加強(qiáng)我疾控中心檔案室檔案的數(shù)字化建設(shè)。這主要是對(duì)我中心的檔案室檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即把各種以傳統(tǒng)的物理載體形式體現(xiàn)出來(lái)的疾病預(yù)防控制的檔案信息數(shù)據(jù)，通過(guò)掃描、著錄等方式全部轉(zhuǎn)換為用磁盤(pán)、光盤(pán)等計(jì)算機(jī)的各類(lèi)存儲(chǔ)器存儲(chǔ)的數(shù)字記錄形式[3]，初步完成中心檔案室的檔案信息建設(shè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備過(guò)程，這是檔案資源建設(shè)數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，也是使傳統(tǒng)檔案室過(guò)渡到數(shù)字化檔案室的前提。目前，我中心檔案室一是要加快機(jī)讀目錄著錄的進(jìn)度。現(xiàn)在可以利用政通檔案管理軟件輸入疾病預(yù)防控制、中心人事等全宗的文件級(jí)、案卷級(jí)目錄，并建立起檔案室疾病預(yù)防控制、中心人事等幾大類(lèi)信息資料的目錄專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，為查閱利用這些檔案提供方便。二是建設(shè)檔案資源原文、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢栽噲D先掃描部分有較高利用率的文書(shū)檔案，并上傳部分照片檔案，建立檔案室珍貴文件檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，將疾病預(yù)防控制、中心人事等重要資料刻成光盤(pán)，達(dá)到可全文件閱讀并打印的要求。
