發(fā)布時(shí)間：2023-03-28 15:00:58
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的文檔管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問(wèn)題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說(shuō)，就是解決文件的去留問(wèn)題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒(méi)有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒(méi)有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法
長(zhǎng)期以來(lái),病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣要求的層面上,其實(shí)病歷作為醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范的約束,還應(yīng)該受到《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法規(guī)的調(diào)整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。
一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。又有自己的專業(yè)特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個(gè)患者的治療過(guò)程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構(gòu)成一個(gè)立卷單位。二是病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗(yàn)均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個(gè)人均無(wú)法成為病歷材料的責(zé)任者。三是一個(gè)病人入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請(qǐng)醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應(yīng)該包括兩個(gè)方面的內(nèi)容,即病歷形成過(guò)程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過(guò)程中的依法管理。病歷是病人接受醫(yī)務(wù)入員病情詢問(wèn)、檢查、診斷、治療、護(hù)理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉(zhuǎn)歸等診療過(guò)程的原始記錄,能為醫(yī)療教學(xué)、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險(xiǎn)的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí),病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實(shí)情況的證據(jù),特別當(dāng)最高人民法院在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實(shí)行舉證責(zé)任倒置后,病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無(wú)過(guò)錯(cuò)的主要和重要的證據(jù)材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人診治過(guò)程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關(guān)法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務(wù)人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對(duì)病人實(shí)施診治的人員,不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務(wù)人員不得書寫病歷。病歷的內(nèi)容應(yīng)該符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務(wù)人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關(guān)的法律問(wèn)題的知識(shí)導(dǎo)致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫(yī)師“敷衍了事,未仔細(xì)詢問(wèn)病史,憑主觀臆斷編造病史或?yàn)槭蛊湓\斷成立,故意歪曲事實(shí)”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無(wú)論是作為醫(yī)療、教學(xué)、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價(jià)值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確?！辈v記錄的客觀、真實(shí)準(zhǔn)確,表面上是對(duì)病歷內(nèi)容的要求,實(shí)質(zhì)上是對(duì)醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學(xué)文書及有關(guān)資料”,否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應(yīng)按規(guī)定時(shí)限完成并符合相關(guān)衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時(shí)記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬(wàn)一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補(bǔ)寫,其真實(shí)性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時(shí)完成是保證病歷公證性的前提?！恫v書寫基本規(guī)范》對(duì)各種情況下病歷書寫時(shí)限做了詳細(xì)明確的規(guī)定,如規(guī)定:“住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者入院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)出、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者出院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)入院死亡記錄應(yīng)當(dāng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成;首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在患者入院8小時(shí)內(nèi)完成;死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成”等等,這些對(duì)病歷書寫時(shí)限的具體規(guī)定是病歷書寫時(shí)必須遵守的。除時(shí)限問(wèn)題外,《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)字時(shí),應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯(cuò)字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來(lái)的字跡”;“上級(jí)醫(yī)務(wù)人員有審查修改下級(jí)醫(yī)務(wù)人員書寫的病歷的責(zé)任。修改時(shí),應(yīng)當(dāng)注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫(yī)囑不得涂改,需要取消時(shí),應(yīng)當(dāng)使用紅色墨水標(biāo)注‘取消’字樣并簽名,這些規(guī)定,解決了我國(guó)病歷書寫中長(zhǎng)期存在的對(duì)于如何進(jìn)行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標(biāo)準(zhǔn)。②體現(xiàn)在病歷中有關(guān)知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動(dòng)應(yīng)當(dāng)由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時(shí),應(yīng)當(dāng)由其法定人簽字;患者因病無(wú)法簽字時(shí),應(yīng)當(dāng)由其近親屬簽字,沒(méi)有近親屬的,由其關(guān)系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關(guān)系人無(wú)法及時(shí)簽字的情況下,可由醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者被授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字”、“因?qū)嵤┍Ｗo(hù)性醫(yī)療措施不宜向患者說(shuō)明情況的,應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時(shí)記錄。”這方面的規(guī)定與我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)相銜接、相一致。
三、法律知識(shí)缺乏造成醫(yī)患糾紛
我國(guó)正逐步進(jìn)入法制社會(huì)，依法行醫(yī)是每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該自覺(jué)遵守的準(zhǔn)則。每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻(xiàn)血法》、《母嬰保健法》等等,針對(duì)醫(yī)務(wù)人員所立的各項(xiàng)法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺(jué)性，這樣有利于保護(hù)自己和醫(yī)院不受損失。例如，從對(duì)車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個(gè)別醫(yī)生自我保護(hù)意識(shí)不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機(jī)酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應(yīng)從病歷記載中有所反映。應(yīng)考慮病歷記載對(duì)肇事雙方負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)生本人負(fù)責(zé)，更應(yīng)對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)。以便為交警，司法部門調(diào)查立案提供可靠的證據(jù)，并為當(dāng)事的雙方爭(zhēng)得法律上的主動(dòng)。
參考文獻(xiàn)
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電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過(guò)程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購(gòu)進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過(guò)拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。
（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過(guò)程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無(wú)論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒(méi)有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤，不可當(dāng)作長(zhǎng)期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫(kù)房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒(méi)有腐蝕性氣體；地面無(wú)須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無(wú)塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫(kù)保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過(guò)程中需注意的問(wèn)題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過(guò)程中還需要充分注意一些較為明顯的問(wèn)題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的重要組成部分。搞好機(jī)械檔案的規(guī)范化管理，對(duì)促進(jìn)設(shè)備管理有非常積極的意義。設(shè)備檔案必須是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映機(jī)械使用全過(guò)程，是機(jī)械從購(gòu)置到報(bào)廢的歷史見證，能夠反映出機(jī)械設(shè)備的運(yùn)營(yíng)成本效益。利用檔案所提供的技術(shù)參數(shù)，掌握設(shè)備的即時(shí)性能、使用等情況，發(fā)揮設(shè)備最大潛能。從事檔案管理工作的人員應(yīng)加大在機(jī)械管理、應(yīng)用、采購(gòu)、使用等全過(guò)程的參與度，發(fā)揮好檔案管理在宏觀調(diào)控和微觀管理方面應(yīng)有的作用，必須加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)步伐，充分利用計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件系統(tǒng)，提升檔案管理的科技含量。
2認(rèn)真保養(yǎng)，徹底修理，與修理人員簽定保質(zhì)合同
2．1制定完善的修理制度
現(xiàn)行修理組織形式需要進(jìn)行改革，將機(jī)械的維修保養(yǎng)任務(wù)全部交給維修人員是一大弊病，就應(yīng)急排除故障而言，操作人員比維修人員具有更大的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)楣收习l(fā)生時(shí)的內(nèi)外環(huán)境、機(jī)械本身原有的毛病等情況，操作人員了解得更為詳細(xì)和準(zhǔn)確，就機(jī)械保養(yǎng)而言，維修人員只能無(wú)的放矢地作泛泛檢查，如果操作人員來(lái)保養(yǎng)操作的機(jī)械則可以在全面檢查基礎(chǔ)上，有重點(diǎn)地針對(duì)平時(shí)機(jī)械的工作狀況作出更細(xì)致深入的保養(yǎng)工作，機(jī)械操作保養(yǎng)一人擔(dān)，增加操作人員的責(zé)任心和愛車意識(shí)，這樣可以解決長(zhǎng)期困擾人們的操作人員與修理工在保養(yǎng)上互相扯皮問(wèn)題，便于工作任務(wù)的順利完成。另外，機(jī)械種類繁多、機(jī)型復(fù)雜，決定了機(jī)械維修人員不可能對(duì)任何機(jī)械都了如指掌，操作人員的例行保養(yǎng)工作和操作水平是影響機(jī)械性能狀況的關(guān)鍵因素，而維修人員的維修質(zhì)量也直接影響著機(jī)械的施工質(zhì)量和性能發(fā)揮。因此，維修人員和操作人員的互補(bǔ)性較強(qiáng)，雙方多加強(qiáng)交流，互相配合，互通有無(wú)，是保證維修質(zhì)量和操作水平互相提高的重要環(huán)節(jié)。因此，需建立設(shè)備的維修保養(yǎng)是操作人員與維修人員共同來(lái)完成的維修保養(yǎng)體制，即操作人員完成日常保養(yǎng)，出現(xiàn)故障時(shí)修理人員參與進(jìn)來(lái)共同完成。
2．2機(jī)械維修方式
機(jī)械修理是使機(jī)械恢復(fù)完好技術(shù)狀況的唯一手段。在科技發(fā)展的今天，根據(jù)機(jī)械養(yǎng)護(hù)的實(shí)踐，我認(rèn)為在機(jī)械修理上應(yīng)與機(jī)械管理部門形成如下關(guān)系，可以保證及時(shí)、有效地完成機(jī)械的修理工作。在機(jī)械維修中有事后維修方式、預(yù)防維修方式、狀態(tài)維修方式、無(wú)維修計(jì)劃方式。
(1)事后維修
即機(jī)械出現(xiàn)了故障才進(jìn)行修理，僅以恢復(fù)機(jī)械原功能為目的。它容易打亂機(jī)械作業(yè)計(jì)劃，且修理內(nèi)容、時(shí)間長(zhǎng)短及進(jìn)度都具有隨機(jī)性，不利于提高作業(yè)效率，機(jī)械停機(jī)修理時(shí)間長(zhǎng)。
(2)預(yù)防維修方式
是以防止機(jī)械發(fā)生突發(fā)性故障為目的，它重視機(jī)械保養(yǎng):加強(qiáng)機(jī)械技術(shù)狀況檢查，在機(jī)械故障發(fā)生之前就安排修理。這種維修方式配以嚴(yán)格的大、中、小修及保養(yǎng)計(jì)劃，且事先將維修作業(yè)的內(nèi)容規(guī)定下來(lái)，這勢(shì)必容易造成過(guò)度的維修或欠維修的現(xiàn)象。
(3)狀態(tài)維修方式
狀態(tài)維修又稱預(yù)知維修，它是以機(jī)械診斷為基礎(chǔ)，通過(guò)檢測(cè)力、光、電、聲、振動(dòng)、熱等參數(shù)的變化，來(lái)了解機(jī)械的技術(shù)狀況。
(4)無(wú)維修計(jì)劃方式
無(wú)維修計(jì)劃方式是最理想的方式，它要求機(jī)械的各零部件具有大致相同的靠度，即有大致相同的使用壽命，機(jī)械一旦發(fā)生故障，其殘值所剩無(wú)幾，機(jī)械無(wú)需修理而報(bào)廢。
2．3維修方式的選擇
以上對(duì)幾種維修方式進(jìn)行了介紹，選擇何種維修方式非常重要，只有應(yīng)用了正確的維修方式，才能降低維修費(fèi)用，提高工作效率，可將停機(jī)損失降低，同時(shí)可以提高維修質(zhì)量，避免無(wú)謂的拆裝損壞。修復(fù)出廠前，應(yīng)對(duì)機(jī)械的故障原因、修理方式等進(jìn)行記錄，放入機(jī)械檔案以備對(duì)機(jī)械能夠有一個(gè)全面的掌握。要作好此項(xiàng)工作，必須注意處理以下幾個(gè)問(wèn)題:
(1)要安排一名工程師對(duì)平時(shí)的維護(hù)保養(yǎng)進(jìn)行檢查指導(dǎo)、督促、評(píng)比。建立考核制度和獎(jiǎng)懲制度，克服干多干少、干好干壞一個(gè)樣的弊端。及時(shí)總結(jié)和推廣典型經(jīng)驗(yàn)，大力表彰先進(jìn)，每年可以結(jié)合半年和年終工作總結(jié)，對(duì)操作人員的保養(yǎng)情況進(jìn)行測(cè)評(píng)考核后，淘汰不稱職的操作人員，這種“汰劣”機(jī)制，可以提高操作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。
(2)在每一次修理完畢后，機(jī)械工程師、修理人員、操作人員必須三方簽字確認(rèn)，無(wú)特殊情況必須保質(zhì)工作三個(gè)月(或更長(zhǎng)時(shí)間)，如果出現(xiàn)故障必須查清故障原因，追究責(zé)任人，防止敷衍推責(zé)，連續(xù)重修現(xiàn)象。
(3)變被動(dòng)維修為預(yù)防維修，切實(shí)有效地對(duì)機(jī)械設(shè)備進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。在機(jī)械進(jìn)入工地前(或上一工程結(jié)束)，根據(jù)設(shè)備磨損規(guī)律和零件使用壽命，明確規(guī)定修理類別和內(nèi)容，進(jìn)行強(qiáng)制修理和保養(yǎng)。機(jī)械在維修時(shí)，也必須注意成本的控制。配件經(jīng)銷商應(yīng)選擇信譽(yù)好的，并形成長(zhǎng)期伙伴關(guān)系，這樣質(zhì)量?jī)r(jià)格可以得到有效保證。
(4)搞好修舊利廢，充分利用現(xiàn)有庫(kù)存，能用就用，該處理的就處理，變死物為活物，以減少維修經(jīng)費(fèi)，降低成本。
(5)加大維修硬件基礎(chǔ)投資。維修機(jī)械主要靠經(jīng)驗(yàn)，采用傳統(tǒng)的人工檢驗(yàn)辦法，手段落后，維修設(shè)備較少，主要憑兩只手維修，這已明顯地不適應(yīng)我處工程機(jī)械技術(shù)需要。先進(jìn)的維修檢測(cè)設(shè)備是確保維修質(zhì)量、提高維修水平和速度、保證安全維修的必要前提，我處在條件允許的前提下可以把維修設(shè)備的投資列入其發(fā)展計(jì)劃。
(6)培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)熟練、技術(shù)精湛的維修隊(duì)伍。由于我處的設(shè)備都是屬于非常先進(jìn)、技術(shù)含量很高的，這就對(duì)維修人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平提出了新的要求。機(jī)械維修人員必須更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，熟練掌握機(jī)械、液壓、電子等知識(shí)及基本原理，改變過(guò)去僅憑經(jīng)驗(yàn)維修的傳統(tǒng)方式。因此，必須逐步引進(jìn)機(jī)、電、液專業(yè)維修人員，建立內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)一支技術(shù)高超的維修隊(duì)伍。
(7)科學(xué)組織配件供應(yīng)，確保維修工作順利開展。配件供應(yīng)是機(jī)械維修保養(yǎng)工作中重要環(huán)節(jié)之一，直接影響著維修工作順利進(jìn)行，更重要的是在工程施工季節(jié)還會(huì)影響工程進(jìn)度。因此，要嚴(yán)格加強(qiáng)配件的組織供應(yīng)與保障，科學(xué)組織爭(zhēng)取做到既能保障維修工作的順利開展，又能最大限度地降低庫(kù)存配件。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為對(duì)配件供應(yīng)與保障可采用ABC管理法(注:自己命名的)，即把配件按價(jià)值損耗情況分為ABC三類，分類進(jìn)行管理。需強(qiáng)調(diào)的是，在工程中對(duì)于機(jī)械設(shè)備的一些高值低耗的配件，配件采購(gòu)人員必須根據(jù)維修和操作人員對(duì)其狀態(tài)監(jiān)測(cè)情況確定配備與否。
3加大工作力度，搞好機(jī)械的管理工作
(1)建立健全養(yǎng)護(hù)機(jī)械管理制度，使設(shè)備使用、管理工作有章可循。機(jī)械實(shí)行集中管理，統(tǒng)一調(diào)度。選擇形式靈活、方便快速，建立高效運(yùn)行的管理機(jī)制(即激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制)，從而使各項(xiàng)管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。機(jī)械管理制度必須落實(shí)到每個(gè)人員，在機(jī)械管理制度實(shí)施過(guò)程，要貫徹“人員管理”為主，“檢查監(jiān)督”為輔的組織原則。對(duì)工作人員進(jìn)行思想政治教育，樹立主人翁的思想，使職工自覺(jué)愛護(hù)機(jī)械設(shè)備。積極組織職工認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)各種管理制度，使制度措施明朗化、具體化，并將制度落實(shí)到每個(gè)職工的行動(dòng)中去，定期不定期進(jìn)行監(jiān)督檢查。
(2)定機(jī)定人，責(zé)任清楚，與操作人員簽定勞務(wù)合同。合同中，根據(jù)制定的管理制度及相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)操作人員的責(zé)、權(quán)、利作統(tǒng)一規(guī)定，做到有據(jù)可查。特別對(duì)安全操作、機(jī)械保養(yǎng)、機(jī)械事故等具體事項(xiàng)與經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，以便提高主觀能動(dòng)性。重視操作人員選用和培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對(duì)人員管理，為單位可持續(xù)發(fā)展增添后勁。以前在實(shí)際工作中存在著重使用、輕管理、管機(jī)不管人、管機(jī)不管用三種傾向。只要求用機(jī)械完成任務(wù)，而忽視機(jī)械管理工作，這必然帶來(lái)嚴(yán)重后果。
(3)制定安全操作技術(shù)規(guī)程管理制度。必須有完善的規(guī)章制度，使各級(jí)管理使用有章可循。根據(jù)設(shè)備特點(diǎn)，制定操作情況的《設(shè)備安全技術(shù)操作規(guī)程》，對(duì)設(shè)備根據(jù)說(shuō)明書要求進(jìn)行編寫;制定《工藝規(guī)程》。設(shè)備使用過(guò)程中管理部門制定《設(shè)備使用與維護(hù)管理制度》;制定《設(shè)備使用與維修作業(yè)指導(dǎo)書》和《設(shè)備預(yù)護(hù)性維修手冊(cè)》，指導(dǎo)操作人員正常使用和精心維護(hù)設(shè)備。
(4)對(duì)操作人員實(shí)行三表制管理。設(shè)備管理部門制定三種表格，操作人員隨車攜帶。即機(jī)械信息一覽表、半月報(bào)表、隨車工具明細(xì)表。機(jī)械信息一覽表有如下的各種信息:產(chǎn)地、發(fā)動(dòng)機(jī)型號(hào)、燃油情況、功率、油箱容積、機(jī)油型號(hào)等，為機(jī)械的使用和維修提供便捷迅速的服務(wù);半月報(bào)表可反映出機(jī)械的工作、維保情況及油類使用情況、臺(tái)班、工作小時(shí)數(shù)的記錄，并由此可得知臺(tái)班與油料是否相符等;隨車工具表可以加強(qiáng)操作人員的責(zé)任心，防止工具隨意丟放，加強(qiáng)工具管理。
(5)要想搞好機(jī)械設(shè)備管理工作，必須把建設(shè)一支思想穩(wěn)定、熱愛本職專業(yè)、責(zé)任心和事業(yè)心強(qiáng)、技術(shù)過(guò)硬的專業(yè)管理隊(duì)伍，當(dāng)作一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)來(lái)抓。要抓好管理人員的培養(yǎng)，提高自身素質(zhì)，一是要熱愛本職，廉潔奉公，高度負(fù)責(zé);二是具有現(xiàn)代化科學(xué)管理知識(shí)和以制度管理的能力，善于在復(fù)雜條件下實(shí)施有效管理。對(duì)設(shè)備的管理應(yīng)該實(shí)行各司其職，各有所權(quán)的運(yùn)行模式，避免管理權(quán)集中。制定出設(shè)備管理部門的總職責(zé)及分部工作職責(zé)和相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，使每個(gè)管理人員都能明確自己的責(zé)、權(quán)、利。出現(xiàn)問(wèn)題要按章辦事，不可有偏袒行為。
(6)搞好學(xué)習(xí)與獎(jiǎng)懲制度。工程閑余時(shí)間要加強(qiáng)業(yè)務(wù)安全學(xué)習(xí)，結(jié)合本單位實(shí)際制定學(xué)習(xí)規(guī)劃，采取集中學(xué)習(xí)與分散自學(xué)結(jié)合。定時(shí)輔導(dǎo)與集中測(cè)試相結(jié)合及走出去請(qǐng)過(guò)來(lái)的方式。在理論上提出心得，當(dāng)眾自我陳述，并且實(shí)地上機(jī)演習(xí)，嚴(yán)禁使學(xué)習(xí)訴諸于形式。制定合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)操作技術(shù)好、保養(yǎng)及時(shí)徹底、單機(jī)成本低的操作人員設(shè)立“優(yōu)秀操作人員”獎(jiǎng)等，對(duì)不能及時(shí)保養(yǎng)、工作不認(rèn)真、經(jīng)常出現(xiàn)安全問(wèn)題的要給予一定的罰款或其他措施，使其更好地完成工作。曾經(jīng)“愛車不香，損車不臭”的怪現(xiàn)象，只要設(shè)備能動(dòng)就開著跑，壞了打電話找人修，必須堅(jiān)決制止。
(7)開展單機(jī)核算工作，對(duì)一些專用機(jī)械設(shè)備，如攤鋪機(jī)、壓路機(jī)、銑刨機(jī)等開展單車核算工作，在確保完成施工任務(wù)的前提下，努力降低養(yǎng)護(hù)成本。長(zhǎng)期以來(lái)，人們?nèi)狈?jīng)濟(jì)觀念，如何降低成本與自己無(wú)關(guān)。為此，迫切解決以提高成本效益為目的。在操作中，把技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合，通過(guò)技術(shù)比較，經(jīng)濟(jì)分析和效果評(píng)價(jià)，最終決定操作人員的工資與獎(jiǎng)勵(lì)情況。這樣大大降低我們的養(yǎng)護(hù)成本，增加我處的經(jīng)濟(jì)效益。
4對(duì)油料的管理
在定購(gòu)燃潤(rùn)油料時(shí)，一定選擇信譽(yù)好的大型企業(yè)購(gòu)買，并與之簽定合同，以便確保油料保質(zhì)保量，如若出現(xiàn)由于油料造成的故障及停工時(shí)，要依據(jù)合同向其索賠。油類應(yīng)該由專人進(jìn)行管理，避免浪費(fèi)。建立健全油類管理制度，可以制定出加油卡、油類出入情況記錄表等。
5作好機(jī)械出租工作
1設(shè)備投資與技術(shù)要求
1縮微技術(shù)：設(shè)備投資大，使用技術(shù)復(fù)雜。
一套完整的縮微設(shè)備需要投資約一百多萬(wàn)元，用房約近100平方米。縮微工作中，拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術(shù)高、精度高，需要專業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)專門培訓(xùn)過(guò)的工作人員才能操作。
2光盤技術(shù)：設(shè)備簡(jiǎn)單，易推廣普及。
光盤技術(shù)對(duì)設(shè)備的要求不高，在一般檔案館現(xiàn)有計(jì)算機(jī)設(shè)備上再附加一些設(shè)施即可。光盤管理系統(tǒng)具有很強(qiáng)的實(shí)用性，其功能設(shè)計(jì)完全可以依據(jù)檔案工作的實(shí)際需要及人們利用檔案的習(xí)慣，整個(gè)系統(tǒng)可以緊密結(jié)合實(shí)際。光盤管理系統(tǒng)使用方便，采用菜單式人機(jī)對(duì)話方式，操作人員稍加培訓(xùn)，即可按照提示進(jìn)行操作。
2復(fù)制存儲(chǔ)與成品保存
1縮微技術(shù)：復(fù)制工藝過(guò)程復(fù)雜，縮微品保存條件要求苛刻。
縮微拍攝的工藝過(guò)程較為復(fù)雜，要求很高，需要工作人員長(zhǎng)時(shí)間的操作練習(xí)。在復(fù)制過(guò)程中，人、設(shè)備、材料、操作方法、環(huán)境等因素及每一個(gè)環(huán)節(jié)都影響縮微膠片質(zhì)量。從理論上來(lái)說(shuō)，縮微品可以長(zhǎng)期保存，但縮微品保存條件要求相當(dāng)苛刻?？s微品庫(kù)房環(huán)境溫濕度必須保持在一定范圍內(nèi)，還要定期卷片防止發(fā)生粘連。
2光盤技術(shù)：錄入快速、精確，保管方便、簡(jiǎn)單。
光盤技術(shù)的復(fù)制錄入較為簡(jiǎn)單，只需稍加培訓(xùn)就可操作。目前錄入手段應(yīng)用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點(diǎn)是快速、精確。一般A0幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達(dá)500DPI，只要幅度不大于A0，長(zhǎng)度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標(biāo)準(zhǔn)A0圖分辨率300DPI約需80秒。
光盤存儲(chǔ)密度高，一張525英寸的光盤能存儲(chǔ)1000多兆的字節(jié)，相當(dāng)于存放上萬(wàn)頁(yè)的A4文件或相當(dāng)于13盤16毫米縮微膠卷的存儲(chǔ)量。光盤體積小，對(duì)環(huán)境要求不高，抗惡劣環(huán)境能力強(qiáng)，即使在平常環(huán)境下也能長(zhǎng)期保管。
二、檔案利用工作現(xiàn)代化過(guò)程中縮微技術(shù)與光盤技術(shù)的對(duì)比分析
1檔案檢索與信息輸出
1縮微技術(shù)：檢索較慢，輸出費(fèi)時(shí)。
一般情況下，膠片是以張或卷為單位進(jìn)行編目，這樣查閱時(shí)必然要翻閱大量的卡片，效率很低。縮微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復(fù)印等設(shè)備，費(fèi)時(shí)，費(fèi)力。
2光盤技術(shù)：檢索快速、準(zhǔn)確，輸出靈活、方便。
利用計(jì)算機(jī)對(duì)光盤進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的檢索，可謂快速、準(zhǔn)確、方便。利用快速檢索功能，可以在幾秒鐘之內(nèi)，對(duì)幾萬(wàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。在查詢中，可以根據(jù)自己的需求，提出查詢的具體名稱，也可提出需查詢的大致名稱，或幾個(gè)名稱進(jìn)行組合?？蛇M(jìn)行模糊檢索，使檢索變得更加靈活、方便。
光盤的輸出更加方便、準(zhǔn)確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計(jì)算機(jī)很方便地輸出，對(duì)一些數(shù)據(jù)還可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設(shè)備，如針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、激光印字機(jī)等?，F(xiàn)在由于采用了高質(zhì)量噴墨打印機(jī)而不是繪圖儀，使輸出圖紙的精度和速度大為提高。
2憑證作用與法律效力
1縮微技術(shù)：縮微品具有法律效力，可作憑證使用。
《檔案法實(shí)施辦法》對(duì)檔案縮微品的法律地位作了規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復(fù)制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力?！笔澜缟嫌行﹪?guó)家和地區(qū)，允許縮微品作為法律上的原始證據(jù)，如：日本、美國(guó)、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國(guó)、意大利等國(guó)。
2光盤技術(shù)：法律效力有待探討，限制光盤取代檔案原件。
光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認(rèn)為光盤技術(shù)是將原件上的文字、圖像經(jīng)處理后以數(shù)字形式存儲(chǔ)，容易在輸入輸出時(shí)被刪改，故光盤存儲(chǔ)的檔案不具有法律憑證效力。正如美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理局《關(guān)于數(shù)字圖像與光盤數(shù)據(jù)貯存系統(tǒng)的報(bào)告》中所說(shuō)：“聯(lián)邦法院更愿意接受機(jī)構(gòu)在日常事物處理過(guò)程中形成的檔案原件作為證據(jù)”。加拿大的有關(guān)章程也提到，數(shù)字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國(guó)大多數(shù)政府檔案館限制數(shù)字圖像技術(shù)用于永久保存的公共檔案。三、縮微技術(shù)：與光盤技術(shù)。光盤技術(shù)：發(fā)展前景廣闊。
1縮微技術(shù)在保存期限、法律效力、標(biāo)準(zhǔn)化等方面優(yōu)于光盤技術(shù)，具有頑強(qiáng)的生命力。
與光盤技術(shù)相比，縮微技術(shù)是一項(xiàng)成熟的應(yīng)用技術(shù)，已實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，不少國(guó)家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報(bào)，它還被廣泛應(yīng)用于辦公室工作和出版發(fā)行等工作。
縮微品的保存期限較長(zhǎng)。據(jù)有關(guān)材料記載：“國(guó)外有關(guān)試驗(yàn)結(jié)果表明，在一定的條件下，縮微膠片壽命可達(dá)500年以上”，也有的說(shuō)一般可保存100到150年。光盤技術(shù)發(fā)展至今，對(duì)其保存期限說(shuō)法不一。有人斷言其壽命為10－20年，有人稱可長(zhǎng)期保存。但多數(shù)專家認(rèn)為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以，在今后一段時(shí)間內(nèi)，縮微技術(shù)還將因存儲(chǔ)方面的優(yōu)越性繼續(xù)存在下去，和光盤技術(shù)一起促進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
2光盤技術(shù)發(fā)展咄咄逼人，應(yīng)用前景廣闊。
光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)越性是縮微技術(shù)無(wú)法與之相提并論的。目前，光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)正以咄咄逼人之勢(shì)迅猛發(fā)展。
光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ)、隨機(jī)快速檢索、網(wǎng)際交流、遠(yuǎn)距離傳輸及檔案工作的現(xiàn)代化管理。可以對(duì)檔案實(shí)行原文管理，在不動(dòng)用原文的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、復(fù)制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無(wú)失真的顯示和輸出，且在頁(yè)碼上也和原檔案一致。檢索快速準(zhǔn)確、靈活多樣，且可實(shí)現(xiàn)模糊檢索。統(tǒng)計(jì)功能齊全，可進(jìn)行各種館藏統(tǒng)計(jì)和檔案利用統(tǒng)計(jì)。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報(bào)表圖等。
光盤是兼有數(shù)字記錄和模擬記錄優(yōu)點(diǎn)的存儲(chǔ)介質(zhì)，不僅可以記錄數(shù)據(jù)，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲(chǔ)檔案目錄，而且可以存儲(chǔ)檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對(duì)聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節(jié)省人、財(cái)、物，還可加大開發(fā)利用檔案信息的廣度和深度。
光盤的應(yīng)用將加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的發(fā)展，光盤技術(shù)的更高密度、小型化和降低價(jià)格是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。其長(zhǎng)壽耐用、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題也可望逐步解決?？傊?，光盤技術(shù)是一種很有發(fā)展前途的現(xiàn)代信息存儲(chǔ)和利用技術(shù)，它在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中有廣闊的應(yīng)用前景。
參考文獻(xiàn)：
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2《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》
3《歐美利用光盤技術(shù)保存檔案》，刊于《中國(guó)檔案》1998年第7期，王健、黃貴蘇著。
一是系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)：在設(shè)計(jì)圖書檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要對(duì)圖書檔案管理的特點(diǎn)和要求充分考慮，在Windows環(huán)境下，應(yīng)用的工具就是VisualBasic6.0系統(tǒng)。系統(tǒng)采取了一系列的技術(shù)，如VB編程技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，促使新書錄入、圖書查詢以及圖書退換和查閱等功能得到實(shí)現(xiàn)。二是人機(jī)對(duì)話接口設(shè)計(jì)：通過(guò)人機(jī)對(duì)話接口，輸入以及輸出工作才可以順利實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)將下拉式菜單、工具和按鈕等給應(yīng)用了過(guò)來(lái)，有著友好的界面，即使不是計(jì)算機(jī)人員，對(duì)于系統(tǒng)操作也可以很容易完成。
2圖書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
一是系統(tǒng)版權(quán)界面的設(shè)計(jì)：系統(tǒng)將Windows界面風(fēng)格的設(shè)計(jì)方法給應(yīng)用了進(jìn)來(lái)，在啟動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)采用的是splash效果，會(huì)有一個(gè)信息提示窗體出現(xiàn)，將軟件的版本號(hào)以及軟件開發(fā)者等信息顯示出來(lái)，在初始界面的頂層設(shè)置窗體，同時(shí)設(shè)計(jì)了標(biāo)簽、圖片框以及計(jì)時(shí)器等，有著較為優(yōu)美的界面，與普通軟件的編寫風(fēng)格較為符合。
二是普通用戶使用界面的設(shè)計(jì)：因?yàn)閳D書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒(méi)有權(quán)限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，可以更加科學(xué)方便的進(jìn)行管理和操作。讀者進(jìn)入到系統(tǒng)界面之后，所擁有的功能是一個(gè)部分，比如查詢圖書、打印結(jié)果預(yù)覽等等。
三是管理員登陸界面設(shè)計(jì)：結(jié)束了splash界面之后，圖書信息管理系統(tǒng)的初始界面就出現(xiàn)了，在這個(gè)時(shí)候，查詢功能以及登陸功能都可以實(shí)現(xiàn)，只有登陸之后，系統(tǒng)的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項(xiàng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。在設(shè)計(jì)登陸窗體時(shí)，將命令按鈕、組合框以及標(biāo)簽等應(yīng)用了進(jìn)來(lái)，操作人員將用戶名以及密碼輸入進(jìn)來(lái)之后，就可以進(jìn)入到系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)的全部功能都可以實(shí)現(xiàn)。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來(lái)促使系統(tǒng)安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實(shí)現(xiàn)它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進(jìn)來(lái)即可，如果用戶沒(méi)有權(quán)限，那么登陸工作就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。用戶有三次機(jī)會(huì)來(lái)對(duì)用戶名和密碼進(jìn)行輸入，如果錯(cuò)誤出現(xiàn)，系統(tǒng)將會(huì)提示信息框，避免系統(tǒng)密碼被解碼器所破解，連續(xù)三次錯(cuò)誤，登陸窗體將不會(huì)再次出現(xiàn)。
四是圖書查詢：圖書查詢是系統(tǒng)非常重要的一項(xiàng)功能，它需要連接數(shù)據(jù)庫(kù)。在處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息時(shí)，比如查詢方面，將SQL語(yǔ)言以及數(shù)據(jù)訪問(wèn)對(duì)象給應(yīng)用了過(guò)來(lái)。在查詢的過(guò)程中，結(jié)合系統(tǒng)需求，讀者和管理人員結(jié)合實(shí)際需求，來(lái)對(duì)不同的查詢方式進(jìn)行選擇，在對(duì)所借的圖書信息進(jìn)行查詢時(shí)，可以通過(guò)四個(gè)選項(xiàng)，分別是書號(hào)、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應(yīng)用了過(guò)來(lái)，借閱者可以對(duì)查詢途徑進(jìn)行選擇，將查詢內(nèi)容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會(huì)被顯示于控件中。
五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實(shí)現(xiàn)的，讀者借到圖書后，系統(tǒng)就會(huì)將消息框彈出來(lái)，將成功借閱圖書的信息給顯示出來(lái)，然后修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。本功能模塊可以分為兩個(gè)部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號(hào)、性別以及姓名等詳細(xì)信息輸入進(jìn)來(lái)；其次是新借圖書，需要輸入新書書號(hào)以及借書日期等詳細(xì)內(nèi)容，確定之后，用戶就可以對(duì)圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應(yīng)的消息框，提示用戶已經(jīng)成功借閱了圖書。
六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個(gè)方面，只有在數(shù)據(jù)庫(kù)中儲(chǔ)存新的圖書，在以后的圖書借閱過(guò)程中，記錄和校對(duì)工作方可以順利進(jìn)行。進(jìn)入到主界面之后，如果對(duì)新書進(jìn)行了購(gòu)買，新書錄入模塊就會(huì)出現(xiàn)，輸入相關(guān)的信息內(nèi)容即可。
3結(jié)語(yǔ)
1.1缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)從眾多事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)的事業(yè)單位都沒(méi)有對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重要性不夠了解。不管是從單位領(lǐng)導(dǎo)還是職工方面來(lái)講，都沒(méi)能引起足夠的重視，在對(duì)管理職責(zé)與年度考核上，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的指標(biāo)進(jìn)行納入。這樣的現(xiàn)象也就導(dǎo)致了檔案管理工作人員對(duì)自身工作的不自信，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起不到作用。另外，單位對(duì)于辦公室檔案管理的認(rèn)知不足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴(yán)重阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。
1.2缺乏高綜合素質(zhì)的辦公室檔案管理人員從檔案管理學(xué)的角度來(lái)看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項(xiàng)專業(yè)性極高的工作，更需要技術(shù)性較強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的工作人員來(lái)進(jìn)行。而當(dāng)前的情況最為突出的也就是人員素質(zhì)問(wèn)題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改革的過(guò)程中，由于機(jī)構(gòu)調(diào)整和重組，工作人員與崗位之間會(huì)發(fā)生變化，這就導(dǎo)致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說(shuō)業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對(duì)于這些專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力尚有欠缺的職工來(lái)講，單位沒(méi)能給予一定的培訓(xùn)與指導(dǎo)，也使得職工對(duì)工作產(chǎn)生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。
1.3缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與手段運(yùn)用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作而言，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了極大的方便。而由于對(duì)檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位在引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數(shù)字化，并逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源共享，更應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化與現(xiàn)代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與應(yīng)用，對(duì)于靈活的設(shè)備與軟硬件使用還存在一定的問(wèn)題，這也是導(dǎo)致現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效利用的重要原因。
2事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路
2.1建立并完善辦公室檔案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作，就必須有一個(gè)有效的途徑和方法，建立辦公室檔案管理工作的規(guī)章制度并不斷完善其制度環(huán)境，以保證辦公室檔案工作的規(guī)范性。其次，必須依據(jù)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷從制度上來(lái)改進(jìn)和促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的需要。同時(shí)，要提高從業(yè)職員對(duì)辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，建立相應(yīng)的約束機(jī)制來(lái)引起重視，要求職工嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理的制度規(guī)范，并逐步構(gòu)建和完善制度。
2.2提高辦公室檔案管理人員的綜合水平辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過(guò)，辦公室檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性較強(qiáng)，綜合性高的工作，因此，其對(duì)于從業(yè)人員的要求也較高。事業(yè)單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責(zé)，從能力與責(zé)任上來(lái)完善隊(duì)伍建設(shè)，出于崗位變動(dòng)的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應(yīng)不斷開展能力培訓(xùn)與實(shí)踐性的培訓(xùn)活動(dòng)，以提升檔案管理人員的能力與知識(shí)，進(jìn)一步提升其管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)責(zé)任感，扎實(shí)檔案管理的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐知識(shí)，以此來(lái)確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的隊(duì)伍水平。
2.3推動(dòng)現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運(yùn)用事實(shí)上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的辦公室檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來(lái)，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展?？梢酝ㄟ^(guò)借鑒國(guó)外一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，利用光盤、縮微等技術(shù)，或者聲像等技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的數(shù)字化。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮出信息社會(huì)中檔案管理的價(jià)值。另外，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，通過(guò)資金的投入，與加大宣傳力度，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。
3結(jié)語(yǔ)
從本質(zhì)上來(lái)講，檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，需要工作人員具備高尚的職業(yè)道德，做到愛崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)、服務(wù)周到等。檔案管理人員要提高自身工作的效率和質(zhì)量，最基本的要求就是要熱愛自己的崗位，盡自己最大的努力將這份工作做好，有高度的責(zé)任感，減少工作的失誤和錯(cuò)誤。檔案管理工作本身比較枯燥無(wú)味，如果工作人員缺乏對(duì)它的熱愛，將直接影響工作人員的工作狀態(tài)和工作心情，降低工作的效率和質(zhì)量。此外，檔案本身作為記錄過(guò)去發(fā)生某些事實(shí)的唯一載體，在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中有著重要的作用，這就要求工作人員需要具備高度的責(zé)任心和責(zé)任感，高度重視檔案管理的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，防止檔案的丟失，維護(hù)檔案的完整和安全。另外，隨著檔案工作量的越來(lái)越大，檔案管理工作人員要善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，勤于思考，敢于創(chuàng)新，積極探索和開創(chuàng)新的工作方法和管理方式，確保檔案管理工作的全面性和安全型。對(duì)于實(shí)際工作中遇到的難題和困難，要敢于打破傳統(tǒng)的思維模式和管理方式，在遵循規(guī)律的基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)檔案管理的環(huán)節(jié)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的效率，提高檔案管理的安全性能。
二、信息化的管理能力和學(xué)無(wú)止境的精神
信息時(shí)代的到來(lái)，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。這無(wú)疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計(jì)算機(jī)操作能力，兼具其他學(xué)科的相關(guān)內(nèi)容，在檔案信息化建設(shè)中貢獻(xiàn)自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學(xué)無(wú)止境的精神，有良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，積極參加多元化形式的學(xué)習(xí)，將實(shí)際的工作與所學(xué)的知識(shí)緊密結(jié)合在一起，養(yǎng)成工作學(xué)習(xí)化的良好習(xí)慣，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，拓寬自己的知識(shí)面和視野，注重綜合型人才的培養(yǎng)，提高自身的綜合實(shí)力和綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)