發(fā)布時(shí)間：2023-06-01 15:51:00
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
摘 要 人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、權(quán)威性、流動(dòng)性等的特點(diǎn)。當(dāng)今社會(huì)，人才的流動(dòng)性增強(qiáng)，部分大學(xué)生認(rèn)為人事檔案并不重要，出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象，這樣的行為為自己以后的發(fā)展設(shè)下了“攔路虎”。
關(guān)鍵詞 大學(xué)生 檔案管理 誤區(qū)
人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會(huì)的發(fā)展，人才的流動(dòng)性日益加強(qiáng)，部分大學(xué)生認(rèn)為人事檔案并不重要，因而出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發(fā)展設(shè)下了“攔路虎”。
一、學(xué)籍檔案和人事檔案的關(guān)系
大學(xué)畢業(yè)生檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取和順利完成學(xué)業(yè)的大中專院校學(xué)生的檔案，包括學(xué)籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后，才得以實(shí)現(xiàn)。
二、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀
我國的人事管理實(shí)行用人單位直接管理職工檔案和縣級(jí)以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機(jī)關(guān) 、全民事業(yè)單位、國有大中型企業(yè)、當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)中心等。
對于升學(xué)和找到就業(yè)單位的畢業(yè)生，檔案直接轉(zhuǎn)遞到所就讀學(xué)校和用人單位的相關(guān)部門，而畢業(yè)生所就業(yè)單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業(yè)即在畢業(yè)離校辦理派遣手續(xù)時(shí)，尚未落實(shí)就業(yè)單位，根據(jù)畢業(yè)生本人意愿，依據(jù)《人國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報(bào)到證》，將檔案及戶口轉(zhuǎn)至其入學(xué)前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續(xù)。
另外，允許少數(shù)學(xué)生如支援西部建設(shè)的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。
三、大學(xué)生對檔案管理的認(rèn)知與處理的誤區(qū)
從目前的情況看，大學(xué)生對學(xué)籍檔案與人事檔案二者間的關(guān)系認(rèn)識(shí)并不太清楚，尤其是對人事檔案的認(rèn)識(shí)和處理方式，還存在著諸多誤區(qū)。這主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
一是檔案不交人才交流機(jī)構(gòu)托管。國家相關(guān)政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年。有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。這N認(rèn)識(shí)對大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人發(fā)展有著極不利的影響?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工、國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)。學(xué)校免費(fèi)保存的只是學(xué)籍檔案，不是真正發(fā)揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認(rèn)識(shí)在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現(xiàn)象屢屢發(fā)生。很多人認(rèn)為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學(xué)校、人才市場或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補(bǔ)救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補(bǔ)和更新，會(huì)對個(gè)人的生存與發(fā)展帶來許多麻煩或損失，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
一是影響個(gè)人利益。在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、養(yǎng)老金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。如退休時(shí)需要依據(jù)檔案認(rèn)定個(gè)人出生時(shí)間，從而確定退休時(shí)間；需要確定個(gè)人參加工作時(shí)間，從而確定開始繳費(fèi)或視同繳費(fèi)的時(shí)間，以計(jì)算養(yǎng)老金金額和一系列有關(guān)事項(xiàng)。
二是影響個(gè)人的職場發(fā)展。畢業(yè)生的職稱、調(diào)動(dòng)、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級(jí)后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動(dòng)，才能在未來領(lǐng)取養(yǎng)老金等，未辦這個(gè)手續(xù)，無法評(píng)職稱，無法調(diào)動(dòng)。
如果出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補(bǔ)救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)，若檔案資料遺失，還要到原單位去補(bǔ)充和確認(rèn)。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)交。
3.對于那些不知檔案在何方的，則可以向?qū)W校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。
一、大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀分析
大中專畢業(yè)生的人事檔案是全面考察學(xué)生多年來的學(xué)習(xí)、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評(píng)價(jià)人才使用的重要客觀依據(jù)。但從人才中心所接轉(zhuǎn)的的大中專畢業(yè)生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯(cuò)寄、自帶甚至拆封等現(xiàn)象，造成無論是給畢業(yè)生的就業(yè)還是后期政審、利用等都帶來了負(fù)面影響。其存在的問題主要表現(xiàn)為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業(yè)生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學(xué)年鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、黨團(tuán)組織材料等等。但在畢業(yè)生檔案接收中經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)放、寄錯(cuò)，甚至出現(xiàn)一些重要的報(bào)到證、黨團(tuán)組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業(yè)的登記保管等，在收集大中專畢業(yè)生的人事檔案材料過程中出現(xiàn)雜亂無章的情況。同時(shí)，由于畢業(yè)生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業(yè)生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規(guī)范現(xiàn)象。2.人事檔案的專業(yè)性、保密性不強(qiáng)。大中專畢業(yè)生的人事檔案需要嚴(yán)格依據(jù)國家檔案轉(zhuǎn)遞、管理規(guī)定要求執(zhí)行，但現(xiàn)實(shí)中由于專職檔案管理人員少，畢業(yè)生在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中往往由輔導(dǎo)員、班主任甚至是學(xué)生代為轉(zhuǎn)遞，非專業(yè)人員的過多介入導(dǎo)致了人事檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)。此外，大中專畢業(yè)生在后期為了提高知識(shí)，參加相關(guān)的成人教育、遠(yuǎn)程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復(fù)印等在拆封后沒有及時(shí)密封，減弱了檔案的保密性和真實(shí)性。
二、大中專畢業(yè)生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報(bào)告，《光明日報(bào)》于2015年7月20日的《2015年中國大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)報(bào)告》公布的數(shù)據(jù)顯示：高職高專院校2014屆畢業(yè)生半年后的就業(yè)率為91.5%，比2013年提升了0.6個(gè)百分點(diǎn)，但2014年的高職高專院校的畢業(yè)生失業(yè)率為8.5%，每年有數(shù)十萬的畢業(yè)生處于待業(yè)狀態(tài)，因此，做好畢業(yè)生的人事檔案管理和開發(fā)工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業(yè)單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進(jìn)行資本投入、提高人的職業(yè)技能或體能，增加勞動(dòng)產(chǎn)生的一種投資行為。做好畢業(yè)生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會(huì)上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費(fèi)。2.擴(kuò)大流動(dòng)人員就業(yè)服務(wù)保障。大中專學(xué)生畢業(yè)后往往輾轉(zhuǎn)多個(gè)城市就業(yè)，根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)要求，需要做好流動(dòng)人員流動(dòng)人事檔案的轉(zhuǎn)遞、保管工作。一方面，各地人才流動(dòng)服務(wù)中心因掌握著流動(dòng)人員人事檔案，故占絕對優(yōu)勢；另一方面，要充分調(diào)動(dòng)企事業(yè)、教育以及勞動(dòng)人事等部門的多方力量，共同參與就業(yè)人員人事檔案的建檔、轉(zhuǎn)遞工作，為流動(dòng)人員就業(yè)做好服務(wù)。
三、大中專畢業(yè)生人事檔案管理對策
【關(guān)鍵詞】檔案；檔案管理；高職院校；畢業(yè)生
檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性工作，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，深深植根于人類社會(huì)生活，與人類社會(huì)發(fā)展同步，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展、精神文明及和諧社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業(yè)生就業(yè)“取消統(tǒng)一分配、實(shí)行雙向選擇”的大背景下，高校學(xué)生畢業(yè)后去向越來越復(fù)雜，相應(yīng)的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求?，F(xiàn)筆者就新時(shí)期高職院校畢業(yè)生的檔案管理淺談如下：
一、新時(shí)期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。高職院校畢業(yè)生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌和學(xué)生切身利益的一項(xiàng)重要工作。
（一）檔案是社會(huì)發(fā)展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，走上了依法管理的軌道，各級(jí)檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)，檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
（二）檔案是高職院校學(xué)生工作查考的依據(jù)
檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料，是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的、客觀地紀(jì)錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績、德智體發(fā)展和受嘉獎(jiǎng)或處罰情況等歷史記錄，它可以為學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、參軍及政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位聘用人才提供備查的依據(jù)。
二、新時(shí)期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)及存在的問題
（一）新時(shí)期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，學(xué)生畢業(yè)離校后因各方面原因檔案暫時(shí)沒帶走，可由學(xué)校負(fù)責(zé)管理兩年，期滿之前學(xué)生必須將檔案轉(zhuǎn)到工作單位或各城市人才中心進(jìn)行有償管理，否則后果自負(fù)。
2. 畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化程度低。大部分高職院校沒有專業(yè)的部門和人員管理，均由學(xué)生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識(shí)不強(qiáng)；絕大多數(shù)管理員沒有進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力差。
3. 學(xué)生檔案管理多樣化。自從國家實(shí)施大專院校學(xué)生畢業(yè)自謀出路政策后，畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化。一是畢業(yè)生考上公務(wù)員或到事業(yè)單位工作檔案隨即調(diào)走的；二是參加專升本考試進(jìn)入本科院校轉(zhuǎn)走的；三是畢業(yè)后直接轉(zhuǎn)到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學(xué)校所在城市或其他城市企業(yè)工作暫時(shí)將檔案放在學(xué)校，兩年后轉(zhuǎn)到工作單位或企業(yè)所在相應(yīng)城市的人才中心托管的；五是即不轉(zhuǎn)亦不帶、在學(xué)校寄存滿兩年后也不來拿走的。
（二）新時(shí)期高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業(yè)學(xué)校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設(shè)施不足的情況下不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，由于人員不足或沒有專業(yè)的部門和人員負(fù)責(zé)，以致造成畢業(yè)生檔案工作被忽視，管理混亂，發(fā)生檔案袋沒封口、學(xué)習(xí)成績由學(xué)生自己到教務(wù)處打印裝袋、部門協(xié)調(diào)欠缺學(xué)生的部分資料沒有裝袋進(jìn)檔等問題。
二是學(xué)生檔案材料質(zhì)量差。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)達(dá)，現(xiàn)代化辦公設(shè)備已逐漸替代了傳統(tǒng)的辦公用具。電腦、電傳、復(fù)印機(jī)等已經(jīng)運(yùn)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，它的普及使我們的社會(huì)有了一個(gè)新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質(zhì)量，與此同時(shí)也出現(xiàn)了一個(gè)不容忽視的問題：那就是由這些現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的文字材料耐久性差、易褪變。而學(xué)生檔案大多為電腦打印輸出、復(fù)印機(jī)復(fù)印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質(zhì)期短。
三、規(guī)范高職院校畢業(yè)學(xué)生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護(hù)一個(gè)部門歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項(xiàng)工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實(shí)現(xiàn)其工作的特有職能。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案管理
學(xué)校要把畢業(yè)生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領(lǐng)導(dǎo)分管，成立專業(yè)部門，明確專人具體負(fù)責(zé)，切實(shí)把高職院校畢業(yè)生的檔案管理從以往的學(xué)生工作處或系部代管中脫離出來，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化。
（二）增大投入，加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)
檔案館庫是檔案工作最基礎(chǔ)的保障，是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能的必要前提。檔案館庫的地點(diǎn)、大小、結(jié)構(gòu)、設(shè)施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務(wù)功能能否充分發(fā)揮。本著“功能運(yùn)行20年不落后”的基本原則，館庫要按學(xué)校應(yīng)屆畢業(yè)生數(shù)量最大規(guī)模進(jìn)行建設(shè)，設(shè)備設(shè)施要按學(xué)生比例的120%進(jìn)行配套。
（三）學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，必須加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀和學(xué)生管理工作知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案工作所需的各種新知識(shí)、新技能，做到學(xué)以致用，理論指導(dǎo)實(shí)踐，切實(shí)把高職院校畢業(yè)生檔案管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處，避免出現(xiàn)學(xué)生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。
（四）規(guī)范管理，加快檔案信息化建設(shè)
檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照學(xué)生所在系部、專業(yè)進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)畢業(yè)生檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立健全學(xué)生檔案流動(dòng)情況登記制度，做到隨時(shí)可查、隨要隨調(diào)。對畢業(yè)后檔案暫寄存在學(xué)校的學(xué)生，要明確專人對學(xué)生的畢業(yè)動(dòng)向?qū)嵤└櫣芾?，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉(zhuǎn)移檔案，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理整體推進(jìn)。
（五）嚴(yán)把質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化
為較好地解決現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學(xué)生檔案的安全，利于畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和再深造，更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)。因此，學(xué)校在學(xué)生入學(xué)時(shí)即時(shí)對學(xué)生檔案所用紙張等材料作質(zhì)量要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家標(biāo)準(zhǔn)，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設(shè)創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。搞好高職院校畢業(yè)學(xué)生檔案管理，是保障學(xué)生自身利益的具體表現(xiàn)，是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)
檔案是人類從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨铮侨祟惖墓餐?cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問題。隨著社會(huì)發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。
（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識(shí)，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。
（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡單、切實(shí)適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。在過去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。
下面簡要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。
1、需求分析
為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時(shí)作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對信息進(jìn)行添加、刪除。
2、用戶身份級(jí)別要求
根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級(jí)管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。
系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。
3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置
具體操作：對畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。
（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入；
（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時(shí)更新，便于管理員的管理，能及時(shí)得到最新的畢業(yè)生信息；
（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；
（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
（5）畢業(yè)生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。
（6）管理用戶的設(shè)置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級(jí)用戶指定的，高級(jí)管理員可以對管理員用戶進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。
3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面
在系統(tǒng)的開發(fā)過程中可以使用快速原型法，在短時(shí)間先開發(fā)出 一個(gè)比較簡單的管理系統(tǒng)。讓幾個(gè)管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進(jìn)行篩選和論證，之后對系統(tǒng)進(jìn)行修改、測試、檢查、直到系統(tǒng)性能達(dá)到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點(diǎn)在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計(jì)階段起到積極的作用。經(jīng)過一段時(shí)間的不斷補(bǔ)充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學(xué)校要求，能夠完成全校學(xué)生信息的輸入、統(tǒng)計(jì)以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護(hù)功能和相關(guān)的權(quán)限管理機(jī)制。同時(shí)也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問題，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進(jìn)行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。
【關(guān)鍵詞】高職院校 畢業(yè)生檔案 電子化
高職院校畢業(yè)生檔案管理電子化的必要性
科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展以及廣泛普及和應(yīng)用給高職院校行政管理、教育教學(xué)工作帶來很多方便。畢業(yè)生電子檔案便是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它不僅使得畢業(yè)生檔案管理發(fā)展為電子化方式，方便學(xué)生、學(xué)校、用人單位的快速查詢、保存，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程佐證。傳統(tǒng)的高職院校畢業(yè)生紙質(zhì)檔案主要包括：高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績單、學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、體檢表、獎(jiǎng)懲資料、高中畢業(yè)登記表、黨（團(tuán)）材料、高校招生報(bào)名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業(yè)生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學(xué)校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學(xué)生就業(yè)和學(xué)校教育教學(xué)管理工作帶來諸多不便。因此，畢業(yè)生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應(yīng)從學(xué)生入學(xué)就開始著手學(xué)生個(gè)人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設(shè)備等高科技方法實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理電子化，以保障畢業(yè)生檔案資料的真實(shí)性、完整性、永久性。此外，畢業(yè)生電子檔案同時(shí)具有方便存儲(chǔ)、快捷利用的優(yōu)越性，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
1.易于保存，便于查詢
傳統(tǒng)的紙質(zhì)畢業(yè)生檔案大多數(shù)會(huì)因?yàn)槟陻?shù)長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環(huán)境或者是因?yàn)橐恍┫x子的撕咬、人為的管理不當(dāng)?shù)纫蛩囟紩?huì)使紙質(zhì)檔案受到一定損傷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優(yōu)勢。
2.具有更大的服務(wù)價(jià)值
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)畢業(yè)生檔案相比，畢業(yè)生電子檔案達(dá)到了信息資源共享的最大化。例如，學(xué)生學(xué)歷電子檔案，可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)確定該學(xué)生的真實(shí)學(xué)歷，有效發(fā)揮畢業(yè)生檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化的重要作用，使用人單位通過本校數(shù)據(jù)庫平臺(tái)調(diào)取該畢業(yè)生本人的檔案信息，了解學(xué)生詳細(xì)資料。促進(jìn)了學(xué)生就業(yè)速度，為社會(huì)各界、企事業(yè)單位“量才用人”提供真實(shí)的全面的學(xué)歷信息，大大減少了畢業(yè)生就業(yè)市場不誠信的行為。
高職院校畢業(yè)生檔案管理電子化存在的問題
1.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來限定高職院校畢業(yè)生電子檔案的管理范圍
由于我國的電子檔案發(fā)展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業(yè)生檔案信息化管理工作還沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來限定哪些信息應(yīng)納入電子檔案管理系統(tǒng)中、不同類型的信息資料各自應(yīng)保存多久、哪些需要重點(diǎn)保存等，甚至是各個(gè)單位都是獨(dú)自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，既沒有弄清哪些該單獨(dú)保存，哪些應(yīng)該與社會(huì)資源共享，造成畢業(yè)生檔案資料沒能被充分利用發(fā)揮其完整性的作用。
2.部分高職院校畢業(yè)生電子檔案難以確定其真實(shí)性、原始性
由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業(yè)生電子檔案的真實(shí)性、原始性難以確定。由于每個(gè)學(xué)生的字跡都各有其特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案可以通過個(gè)人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性;而與紙質(zhì)檔案相比，畢業(yè)生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。
3.檔案管理人員對畢業(yè)生電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足
很多院校檔案管理人員，沒有切實(shí)認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生電子檔案管理的重要性及優(yōu)勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業(yè)生電子檔案的歸檔與整理。
高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理存在問題的解決對策
1.制定科學(xué)規(guī)范的畢業(yè)生電子檔案管理制度及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
在畢業(yè)生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學(xué)規(guī)范的管理制度及必須遵循的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這一規(guī)制和標(biāo)準(zhǔn)的確立必須秉承科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫ǔ绦?，詳?xì)制定從畢業(yè)生電子檔案的設(shè)置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規(guī)則。
2.切實(shí)保障電子檔案管理的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性
在畢業(yè)生信息輸入方面，設(shè)置密碼時(shí)，規(guī)定采用數(shù)字、字母、特殊符號(hào)相組合的方式來設(shè)置畢業(yè)生電子檔案個(gè)人密碼，并時(shí)常變動(dòng)，降低個(gè)人密碼被盜、黑客入侵等潛在風(fēng)險(xiǎn);在學(xué)院檔案部門集體信息錄入及確認(rèn)中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業(yè)生電子檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性;在畢業(yè)生電子檔案管理中，對于個(gè)別重要檔案資料，同時(shí)要進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統(tǒng)中，保障電子檔案的原始性。
3.加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)和對電子檔案管理的規(guī)范性認(rèn)識(shí)
應(yīng)加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生電子檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)代化技術(shù)操作水平，及時(shí)更新畢業(yè)生電子檔案管理內(nèi)容，促使高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理從根本上從傳統(tǒng)檔案管理的思維方式向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的畢業(yè)生電子檔案管理方向轉(zhuǎn)化。
結(jié) 語
高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理要想實(shí)行科學(xué)有效的規(guī)范管理，必須從網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下考慮，采取內(nèi)外結(jié)合的雙重保護(hù)措施。在畢業(yè)生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術(shù)、環(huán)境、人員素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)等多方面的因素，并結(jié)合本院校的實(shí)際情況以及畢業(yè)生電子檔案管理的自身優(yōu)缺點(diǎn)，要重視相關(guān)電子技術(shù)的學(xué)習(xí)以及新型科技的運(yùn)用，同時(shí)要注重本單位檔案管理工作人員個(gè)人職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，保障電子檔案的安全性、信息的真實(shí)可靠性。
參考文獻(xiàn)：
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良好的企業(yè)形象對現(xiàn)代企業(yè)的良好的發(fā)展有著非常重要的作用。在內(nèi)強(qiáng)素質(zhì),外樹形象中對企業(yè)的形象進(jìn)行富有感染力的設(shè)計(jì)和展示，如通過檔案前期的內(nèi)容我們可以進(jìn)行現(xiàn)在階段的宣傳等。其目的是塑造本企業(yè)的鮮明形象，擴(kuò)大企業(yè)的綜合影響力，提高企業(yè)在市場競爭中的經(jīng)濟(jì)地位和社會(huì)地位。這些內(nèi)容在聲像檔案、電子檔案、辦公室檔案資料中,都有生動(dòng)的體現(xiàn)（四）檔案工作促進(jìn)企業(yè)人力資源工作的展開公司的檔案對公司和員工雙方都有著非常重要的意義。
對公司，通過已有的檔案可以迅速的了解員工的過去的工作的具體情況和狀態(tài)，通過過去的記錄可以更好的選出適合發(fā)展的人才，節(jié)省了人力、物力、財(cái)力。根據(jù)員工的具體情況可以為職工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，同時(shí)可以和企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相契合，可以更好的將員工納入公司的發(fā)展中來，創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的工作氛圍，促進(jìn)員工才能得到更大的發(fā)揮。對于員工來說，從檔案的記錄起就可以反映從小到大的各種學(xué)習(xí)、工作情況，企業(yè)可以根據(jù)這些學(xué)習(xí)、工作的具體情況將員工安排到更加適合的崗位，并且對公司的晉升、培訓(xùn)都可以更好的為員工服務(wù)，更好的促使員工做好員工的規(guī)劃。針對公司長遠(yuǎn)的發(fā)展，公司通過對檔案的管理，揚(yáng)長避短更好的將員工的最大的才能發(fā)揮出來，促進(jìn)公司的發(fā)展。
二、檔案管理當(dāng)前存在的問題
（一）企業(yè)的檔案信息記錄不真實(shí)
在記錄企業(yè)檔案的時(shí)候由于工作人員的疏忽，記錄的檔案缺乏一個(gè)有效的真實(shí)性，這就對企業(yè)內(nèi)部人力資源的合理的配置，企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃缺乏一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行企業(yè)文化宣傳時(shí)也不符合企業(yè)真實(shí)的情況為企業(yè)人力資源的整合帶來了很大的困難。
（二）檔案的整理的不規(guī)范
信息漏失或者存放檔案的地方不安全導(dǎo)致信息的丟失，這些原因都會(huì)降低企業(yè)在文化的宣傳、企業(yè)規(guī)劃的辦事的效率，另外還有可能出現(xiàn)張冠李戴情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)更大的失誤。
（三）檔案資料的內(nèi)容相同
檔案管理是公司內(nèi)部人員各種情況的真實(shí)反映，因此要針對每個(gè)人的具體特點(diǎn)來進(jìn)行資料的整理、歸檔。如果檔案的記錄不是因?yàn)閭€(gè)人的具體特點(diǎn)來記錄的，那么在今后的工作的調(diào)度中就很難選出適合晉升的人選，既不利于公司選用人才，個(gè)人的特殊才能也得不到有效的發(fā)揮。
三、怎樣提升檔案對企業(yè)的服務(wù)水平
（一）作為檔案的管理人員我們必須提高自己是職業(yè)的道德，不可偷懶
而且作為檔案的管理人員我們要講究工作的細(xì)致和認(rèn)真，寧可花費(fèi)時(shí)間也要把正確的信息記錄到企業(yè)的檔案，作為電力企業(yè)的人員，要求記錄的數(shù)據(jù)是非常嚴(yán)謹(jǐn)，我們不能出現(xiàn)一丁點(diǎn)的疏忽，否則后果是不堪設(shè)想的。
（二）作為電力企業(yè)的檔案管理人員
我們不能只是懂得自己業(yè)務(wù)的事情，還要在平時(shí)中加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高綜合能力水平，逐步健全知識(shí)結(jié)構(gòu)更加準(zhǔn)確、科學(xué)記錄每一個(gè)細(xì)節(jié)。提高自己的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)當(dāng)前實(shí)用并且適合電力企業(yè)的檔案管理知識(shí)，豐富檔案管理的理論更好地對企業(yè)進(jìn)行管理。人員還要掌握先進(jìn)的管理軟件，單純的手工已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展潮流和速度，所以加強(qiáng)電子檔案并且進(jìn)行定期的更新就需要我們加強(qiáng)對檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，按照檔案管理分類目錄，對照保管年限，對企業(yè)科技檔案、文書、音像、圖片進(jìn)行系統(tǒng)分析，歸類存檔，積極做好與檔案管理相關(guān)的文字綜合工作。
（三）通過知識(shí)管理促進(jìn)企業(yè)的檔案管理
在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)的資料是顯性的，但有些是隱性的，所以為了保護(hù)企業(yè)的資源的不外漏，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的管理也是非常重要的，這樣既可以保護(hù)了企業(yè)內(nèi)部的資源又可以使企業(yè)的信息得到良好的傳達(dá)，尤其是針對我們企業(yè)，電力企業(yè)的一些數(shù)據(jù)是保密的。在管理人員進(jìn)行歸檔的時(shí)候，此時(shí)通過一定的業(yè)務(wù)知識(shí)、訣竅和經(jīng)驗(yàn)就可以將企業(yè)內(nèi)部的顯性知識(shí)進(jìn)行加工歸納轉(zhuǎn)化為企業(yè)的隱性知識(shí)，并且將知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)獨(dú)具的發(fā)展優(yōu)勢，這樣企業(yè)才可以保住信息確保自身優(yōu)勢。檔案管理人員要盡快更新老化的知識(shí)結(jié)構(gòu),掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)，并且進(jìn)行不拘一格的全面的規(guī)劃和整理，積極主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源,使科研管理成果及時(shí)轉(zhuǎn)化并得到應(yīng)用,推動(dòng)知識(shí)管理。
（四）適應(yīng)發(fā)展潮流、建設(shè)數(shù)字檔案館
為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的潮流，通過建立發(fā)展數(shù)字檔案館促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，這種方式將改變以往的檔案信息存儲(chǔ)、管理和使用方式,其本質(zhì)上是一種面向用戶的基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字資源體系。數(shù)字檔案館通過對其所擁有的包括檔案信息、知識(shí)要素在內(nèi)的資源進(jìn)行組織和開發(fā)。實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)擴(kuò)散和知識(shí)增值的過程。從知識(shí)的應(yīng)用過程來看,實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新必須進(jìn)行知識(shí)需求認(rèn)定、知識(shí)獲取、知識(shí)組織與轉(zhuǎn)化、知識(shí)的傳遞與應(yīng)用。因此,數(shù)字檔案館是顯性知識(shí)管理的平臺(tái),借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境,可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效利用。建設(shè)數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)對檔案館服務(wù)提出的要求,是基于檔案館實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的平臺(tái),也是推進(jìn)檔案管理的重要手段。因此,我們要大力建設(shè)數(shù)字檔案館,作為企業(yè)知識(shí)積累、管理的中心,以保證企業(yè)知識(shí)的長期積累,滿足企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展對知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要。
四、結(jié)語
在對新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教師進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，尤其是在其職業(yè)規(guī)劃方面雖有86.7%的能清楚地了解自己的能力性格和職業(yè)興趣，對自己目前的檔案管理職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r滿意基本滿意的占85%。但認(rèn)為影響自己實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯規(guī)劃最主要的因素是缺少發(fā)展機(jī)會(huì)和空間工作任務(wù)繁重，無暇顧及自身發(fā)展的占到了65%。在被調(diào)查中雖然大多數(shù)都比較喜歡檔案管理事務(wù)中的管理工作。具體業(yè)務(wù)工作和編研工作學(xué)術(shù)研究，認(rèn)為職業(yè)生涯規(guī)劃對于我們檔案工作者很重要的84人達(dá)92%；而對自己今后的職業(yè)打算是安心檔案 管 理 工 作努力實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值只 有55%；認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)生涯規(guī)劃及發(fā)展最需要的條件是需要個(gè)人再繼續(xù)努力學(xué)習(xí)進(jìn)一步明確自己的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的有58%；回答是需要檔案管理部門多創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高的機(jī)會(huì)學(xué)校主 要 領(lǐng) 導(dǎo) 多 理 解 和 支 持 檔 案 管 理 工 作的55%。這說明新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員整體素質(zhì)基本是好的，但需要個(gè)人努力學(xué)習(xí)進(jìn)一步明確自己的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，需要檔案管理部門多創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高的機(jī)會(huì)，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)多理解和支持檔案管理工作。其中有40%的人員對自己的檔案職業(yè)生涯規(guī)劃知道很少或不知道，這說明學(xué)校對檔案管理人員的職業(yè)規(guī)劃體系尚不健全，檔案管理人員對自己目前的職業(yè)規(guī)劃空間和職業(yè)能力不很明晰，缺乏體系的規(guī)劃培養(yǎng)。這部分人員對于自己的職業(yè)發(fā)展前途表現(xiàn)出明顯的職業(yè)顧慮。同時(shí)也說明在新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理人員中實(shí)施職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的必要性及其意義。
一、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是檔案管理人員認(rèn)清自己事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的需要
檔案管理人員制定職業(yè)生涯規(guī)劃的重要內(nèi)容之一就是要明確自己的人生事業(yè)目標(biāo)。這一目標(biāo)是建立檔案職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎(chǔ)和前提，在確立目標(biāo)的過程中檔案管理人員要深入地進(jìn)行自我評(píng)價(jià)分析，從而明確自己內(nèi)心的需要正確認(rèn)識(shí)自身的特質(zhì)，以及自己現(xiàn)有的綜合條件與潛在的發(fā)展可能。并評(píng)估個(gè)人發(fā)展目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)之間的差距，進(jìn)而樹立自己明確的檔案管理職業(yè)生涯發(fā)展目標(biāo)。對新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院近百人的調(diào)查中就有40%的人員對自己的檔案職業(yè)生涯規(guī)劃知道很少或不知道，所以在高等學(xué)檔案管理人員中做好其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃有助于檔案管理人員進(jìn)一步認(rèn)清自己事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。
二、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的目的性、計(jì)劃性的需要
由于缺乏對職業(yè)生涯規(guī)劃概念和意識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，不少檔案管理人員對自己的成長發(fā)展要達(dá)到什么目標(biāo)、通過哪些努力可以達(dá)到這些發(fā)展目標(biāo)?，F(xiàn)在自己處于什么層次的發(fā)展階段等問題在自己的頭腦里一直是模糊的或者說是不清楚的。有的甚至從來就沒有這樣考慮過缺少自我發(fā)展規(guī)劃的需要和意識(shí)。表現(xiàn)在工作上就是只知道服從學(xué)校檔案管理部門的安排以完成單位分配給自己的工作任務(wù)為目的，沒有什么自己的個(gè)人追求和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)工作是比較被動(dòng)的，當(dāng)工作不滿意影響到自己的事業(yè)發(fā)展時(shí)往往就會(huì)歸因于外界環(huán)境對自己的影響制約，認(rèn)為自己盡力了沒有什么辦法克服困難。新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理人員隊(duì)伍的調(diào)查中對自己近3-5年的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃個(gè)人沒有明確目標(biāo)占13%。有30%的人員對自己近3-5年的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃不知道，從未規(guī)劃過自己的職業(yè)生涯或規(guī)劃過但目標(biāo)不太明確。其調(diào)查結(jié)果也說明做好其職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃可有助于高校檔案管理人員。確定好自己的發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)自己的規(guī)劃及人生價(jià)值促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。
三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是檔案管理人員發(fā)掘
自我潛能增強(qiáng)競爭能力的需要，一種行之有效的職業(yè)生涯規(guī)劃必然為檔案管理人員提供明確的發(fā)展方向、詳細(xì)的發(fā)展內(nèi)容和科學(xué)的發(fā)展策略。在這些內(nèi)容中對于發(fā)展重點(diǎn)及其選擇一定是在全面分析全面認(rèn)識(shí)自己的基礎(chǔ)上發(fā)展地認(rèn)識(shí)自己從而更好地樹立發(fā)掘自身潛能的信心、消除自卑心理感受。自身存在的潛能發(fā)展自我觀察體驗(yàn)的能力掌握開發(fā)自我潛能的方法積地開發(fā)自我潛能。所以檔案管理人員一定要把握機(jī)會(huì)在確認(rèn)自己核心優(yōu)勢的基礎(chǔ)上解放思想打破條條框框，以積極的心態(tài)設(shè)定目標(biāo)全力拓展優(yōu)勢突破思維的自我設(shè)限實(shí)現(xiàn)自我超越。檔案管理人員要善于從認(rèn)識(shí)自己的特長開始發(fā)掘潛能，經(jīng)常給予自我積極的暗示培養(yǎng)有利于激發(fā)潛能的習(xí)慣樹立發(fā)掘自身潛能的信心，在實(shí)踐中才能持續(xù)釋放自己的潛能。所以檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃的未來發(fā)展重點(diǎn)一定是有利于發(fā)掘自我潛能并使其持續(xù)增值成為增強(qiáng)個(gè)人實(shí)力和競爭能力的重要突破點(diǎn)。
關(guān)鍵詞:大學(xué)生檔案管理 就業(yè) 作用
大學(xué)生檔案記載著在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各種表現(xiàn)情況，是了解學(xué)生的重要信息資源，也是用人單位選拔人才的主要依據(jù)，是國家人事檔案的重要部分。因此，當(dāng)學(xué)生檔案管理工作非常重要，與大學(xué)生就業(yè)有著密切的關(guān)系。對用人單位而言，想要聘用優(yōu)秀的人才，在招聘過程中，通過看學(xué)生的簡歷和表現(xiàn)，在短短時(shí)間內(nèi)不能深入了解畢業(yè)生的素質(zhì)。比較簡潔的方法就是通過大學(xué)生檔案來了解學(xué)生在校期間的品德表現(xiàn)、心理素質(zhì)、知識(shí)技能等。也就是說通過大學(xué)生檔案能夠看出畢業(yè)生的質(zhì)量。本文主要就新形勢下如何加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，服務(wù)大學(xué)生就業(yè)談?wù)勛约旱目捶ā?/p>
一、大學(xué)生檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的作用
(一)為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)
大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等情況，是學(xué)生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進(jìn)有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
(二)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作
大學(xué)生檔案管理工作的一個(gè)重要項(xiàng)目是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，也是大學(xué)生檔案管理工作中非常重要的一環(huán)。我國人事檔案實(shí)行檔隨人走的原則，畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，畢業(yè)生檔案要通過轉(zhuǎn)遞工作與學(xué)生就業(yè)實(shí)現(xiàn)同向流動(dòng)，不管學(xué)生畢業(yè)時(shí)是否落實(shí)了工作單位，在畢業(yè)生畢業(yè)前后一段時(shí)間，畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作必須完成，這是“人檔合一”檔案管理的要求。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門，要整理好畢業(yè)生檔案，按照規(guī)定的時(shí)間向相關(guān)部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。
二、加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)
(一)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集與整理
大學(xué)生檔案管理工作的改進(jìn)首先要更新觀念，從學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)籍資料簡單積累的傳統(tǒng)觀念中走出來，樹立高校畢業(yè)生檔案管理新理念。要從思想上真正認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在校生活的歷史記載，更是為大學(xué)生就業(yè)、用人單位選拔人才等提供權(quán)威信息的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案有穩(wěn)定性也有流動(dòng)性特征，主要工作包括：整理、建檔新生的檔案材料；歸納學(xué)生大學(xué)期間的檔案材料；整理、轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案等。
目前人才市場競爭加劇，畢業(yè)生求職趨向多樣化，畢業(yè)生的求職意識(shí)大大提前。因此要發(fā)揮檔案材料對學(xué)生就業(yè)的作用，從學(xué)生入學(xué)開始就要給予關(guān)注，做好建檔工作。建檔工作要收集學(xué)生在校期間參與的公益勞動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、選修課、文藝活動(dòng)等，對學(xué)生的助人為樂、遵守校規(guī)校紀(jì)、獎(jiǎng)懲情況、心理測試、各類證書等都要給予及時(shí)的整理、歸檔。大學(xué)生檔案信息只有真實(shí)、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。
(二)明確高校檔案和歸檔規(guī)范
大學(xué)生檔案管理工作應(yīng)有明確的要求，作為權(quán)威部門的教育部要結(jié)合新形勢下對人才的需求，對檔案的收集范圍、教師對學(xué)生的評(píng)價(jià)方位等作出統(tǒng)一的規(guī)定。按照國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》的通知，對大學(xué)生檔案管理工作制定出統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范化高下檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項(xiàng)表現(xiàn)并如實(shí)記載，做到及時(shí)記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時(shí)性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
(三)創(chuàng)新機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理信息化
畢業(yè)生檔案管理在保留紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還要進(jìn)行積極地創(chuàng)新，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。借助信息技術(shù)優(yōu)勢來管理學(xué)生檔案，能規(guī)范化檔案管理，同時(shí)又能擴(kuò)充檔案的信息量，為用人單位提供快捷、豐富的信息材料?，F(xiàn)階段，一些高校在招生時(shí)已經(jīng)建立招生電子檔案，但并沒有深入。為了使畢業(yè)生檔案更好地服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)，畢業(yè)生檔案管理部門應(yīng)該學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，逐步完善學(xué)生電子檔案，分類歸檔學(xué)生信息。只要打開這個(gè)系統(tǒng)，學(xué)生的資料就清楚明了，便于查閱與補(bǔ)充。并且，畢業(yè)生電子檔可以永久留在學(xué)校，便于查找，又可以根據(jù)電子檔案聯(lián)系方式掌握畢業(yè)生就業(yè)去想，與畢業(yè)生進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，掌握就業(yè)的第一手資料。
(四)做好管理審核工作，發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用
高校要根據(jù)畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)間，對畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理，按照統(tǒng)一的打印格式和紙張型號(hào)、字形大小等進(jìn)行整理，分類整理學(xué)生的基本情況、思想品德素質(zhì)情況、黨團(tuán)情況、身心素質(zhì)情況等，使整理出來的內(nèi)容完整、條理清晰、格式統(tǒng)一。另外，要做好檔案材料的審核，看看是否缺項(xiàng)，該蓋章的地方是否加蓋了相應(yīng)的公章，確保每個(gè)畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整、手續(xù)齊全、材料真實(shí)。
總之，大學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會(huì)與用人單位的需求。
參考文獻(xiàn)：
[1]李紅.淺談高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)，濰坊學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）
