發(fā)布時(shí)間：2023-06-02 15:11:16
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公室檔案管理職責(zé)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；辦公室檔案管理；信息化
辦公室檔案管理工作是對(duì)國(guó)有企業(yè)以及事業(yè)單位日常工作的記錄跟蹤，并對(duì)日常各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范整理，是國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位一項(xiàng)常規(guī)性工作。目前，我國(guó)事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)正在進(jìn)行體制改革，事業(yè)單位職工與國(guó)企員工比較混雜，所以對(duì)檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案內(nèi)容不清晰，檔案信息化程度低等問題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。
一、新時(shí)期辦公室檔案管理工作的意義
辦公室檔案是企業(yè)和事業(yè)單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。辦公室檔案記錄了企業(yè)和事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的一切內(nèi)容，包括了企業(yè)、單位職工的個(gè)人信息、日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息、資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況等。這些信息能夠?yàn)槠髽I(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供一定的參考價(jià)值。辦公室檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)和單位從創(chuàng)立之初到發(fā)展的整個(gè)過程，以及公司在發(fā)展過程中取得的一些知識(shí)成果，如果發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛，單位可以從檔案中找到相關(guān)的信息，維護(hù)自身的合法權(quán)益。
二、辦公室檔案管理面臨的主要問題
（一）企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室檔案管理。事業(yè)單位和國(guó)企在發(fā)展過程中，單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不太重視，對(duì)檔案管理沒有建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。
（二）沒有建立健全辦公室檔案管理制度。當(dāng)前，我們國(guó)家很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有形成一套系統(tǒng)的管理方法，也沒有充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查。在實(shí)際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒有按照檔案管理的要求進(jìn)行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時(shí)候存在不少錯(cuò)誤。
（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質(zhì)低。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，因此對(duì)檔案管理部門投入的資金有限，也沒有建立檔案信息化管理。很多事業(yè)單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，由于事業(yè)單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調(diào)過來(lái)的，很多人不具備檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
三、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案高效管理的措施
（一） 完善辦公室檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，明確每個(gè)檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，一旦檔案出現(xiàn)問題，可以及時(shí)找到檔案管理相關(guān)的責(zé)任人。這樣就避免出現(xiàn)因?yàn)楣ぷ魅藛T消極怠工，導(dǎo)致檔案信息填寫出現(xiàn)問題。其次，建立檔案管理工作流程。當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進(jìn)行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。檔案室一旦出現(xiàn)非人力造成的意外事件，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)和再建工作。
（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。辦公室檔案的管理工作是一項(xiàng)技術(shù)含量比較高的工作。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和新的知識(shí)，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。其次，單位可以定期組織相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，通過多種方式增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的思想教育和責(zé)任意識(shí)，讓他們?cè)诠ぷ髦性鰪?qiáng)責(zé)任感和保密意識(shí)。最后，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，面向社會(huì)公開招聘專業(yè)的檔案管理人才。
（三）加強(qiáng)辦公室檔案管理的信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地結(jié)合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以將檔案進(jìn)行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。
四、結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理方式，加大對(duì)檔案管理的資金投入，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]楊穎.試論新時(shí)期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].卷宗，2015，5（10）：89-89.
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式已經(jīng)難以和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，這就需要進(jìn)一步提高現(xiàn)代信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用力度，有效推動(dòng)辦公室檔案文書管理工作的發(fā)展。本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)，指出其中的問題，并提出提升辦公室檔案文書管理工作的具體對(duì)策。
關(guān)鍵詞：
辦公室；檔案文書；管理特點(diǎn)；問題；對(duì)策
一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時(shí)，還需要對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室人員的文書檔案管理素質(zhì)，完善文書檔案和其他相關(guān)工作銜接的合理性。
一、辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)
（一）一體化
文書檔案管理工作主要是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來(lái)源之一，檔案的質(zhì)量與文書檔案質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面，文書檔案是文書工作的終點(diǎn)。
（二）廣泛性
一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎(chǔ)上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內(nèi)容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級(jí)制定的協(xié)議、文件、責(zé)任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護(hù)檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強(qiáng)，給相關(guān)的檔案應(yīng)用者帶來(lái)了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關(guān)系，需要設(shè)定一定的保密要求。
（四）重要性
因?yàn)槲臅鴻n案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進(jìn)一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務(wù)，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實(shí)實(shí)地體現(xiàn)在實(shí)際的工作中。
二、文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題
（一）認(rèn)知的不足
文書、檔案這兩項(xiàng)工作起著相互補(bǔ)充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進(jìn)行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學(xué)性，但是由于相關(guān)的文書管理工作者在具體工作過程中相關(guān)檔案意識(shí)還較為單薄，難以切實(shí)認(rèn)清自身職責(zé)，致使在對(duì)工作內(nèi)容的理解上還不到位，不會(huì)積極主動(dòng)花費(fèi)精力去進(jìn)行指導(dǎo)，最終會(huì)給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導(dǎo)致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達(dá)到真正的和諧統(tǒng)一[1]。
（二）相關(guān)制度的不完善
一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫(kù)房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會(huì)因?yàn)橹饔^或者客觀上的原因未能切實(shí)把文書檔案及時(shí)歸檔，通?？陀^的個(gè)人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個(gè)部門也會(huì)相互進(jìn)行推諉，嚴(yán)重制約著管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，由于對(duì)文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識(shí)不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。
（三）管理工作者專業(yè)性不足
在文書檔案管理工作中，因?yàn)槲臅鴻n案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識(shí)上還存在著一定的差異性[2]。一部分工作者在新知識(shí)的儲(chǔ)備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強(qiáng)。而正是由于專業(yè)知識(shí)的不足致使具體工作中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責(zé)任心還差強(qiáng)人意，未能對(duì)相關(guān)檔案文件切實(shí)地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實(shí)性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。
三、提升辦公室文書檔案管理工作的對(duì)策
（一）構(gòu)建文書檔案管理骨干網(wǎng)絡(luò)
要想大力強(qiáng)化實(shí)際檔案工作的管理效率，還需要進(jìn)一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實(shí)的庫(kù)藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關(guān)的立卷工作者需要及時(shí)對(duì)已經(jīng)完成的單篇文書，納入至預(yù)計(jì)案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎(chǔ)上，定期把文件材料展開一一核對(duì)，在完成核對(duì)之后，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔相關(guān)文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結(jié)束工作環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在初始的檔案管理過程中，相關(guān)文書檔案工作者的職責(zé)未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對(duì)沒有專人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)的設(shè)立相關(guān)的文書檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開工作。與此同時(shí)，在文書檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進(jìn)行溝通，浪費(fèi)了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源有效共享的目的，強(qiáng)化了溝通的力度[3]。此外，定期舉行業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一項(xiàng)必不可少的工作，在一定范圍內(nèi)每年進(jìn)行文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動(dòng)上均能與時(shí)俱進(jìn)。
（二）保證所制定范圍的實(shí)效性
在制定文書立卷的范圍時(shí)，需要充分考慮和本部門的工作活動(dòng)的銜接性，保證其具有一定的參考價(jià)值。一般情況下不同的文件資料價(jià)值也會(huì)不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價(jià)值性的基礎(chǔ)上，對(duì)保管的期限進(jìn)行合理明確的劃分。使其能夠科學(xué)、有效地對(duì)部門主要活動(dòng)資料進(jìn)行反映。此外，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及相關(guān)研究工作中需要長(zhǎng)期查考資料的有效支撐，其資料的價(jià)值較大，這就需要較長(zhǎng)的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價(jià)值相對(duì)不高，在保存期限上需要進(jìn)行縮短。文書立卷本身的因素就是對(duì)文件材料價(jià)值的區(qū)分，同時(shí)也被作為文書立卷工作的關(guān)鍵要求之一。
（三）遵循規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理
在實(shí)際文書檔案的整理工作中，對(duì)一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)?，F(xiàn)如今隨著單位用人越來(lái)越精簡(jiǎn)，檔案工作者需要面對(duì)的管理工作也越來(lái)越精簡(jiǎn)。因此，可以將更充足的精力融入至實(shí)際的檔案管理中，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺(tái)。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。
綜上所述，針對(duì)辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對(duì)策，目的是為了有效地實(shí)現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。
作者：楊紅梅 單位：廣東水電二局股份有限公司
參考文獻(xiàn)：
[1]聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版,2015，34(10)：131-131.
[關(guān)鍵詞] 工作職責(zé) 檔案管理制度 價(jià)值
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A文章編號(hào):1003-8809(2010)-08-0250-01
學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史和全校師生員工的德、能、勤、績(jī)等的真實(shí)、全面的反映,是彰顯和維護(hù)學(xué)校自身權(quán)益的重要工具。因此,各類學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理工作,讓學(xué)校檔案管理工作為學(xué)校的成長(zhǎng)發(fā)揮它特有的功效和作用。筆者認(rèn)為,加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。
一、自身形象和價(jià)值觀念
學(xué)校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學(xué)校的自身形象、價(jià)值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校先進(jìn)人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。為此,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從講政治中的實(shí)踐“三個(gè)代表”和“科學(xué)發(fā)展觀”重要思想的高度,認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學(xué)習(xí),廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制之中,努力讓全體教職工增強(qiáng)建檔意識(shí),形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。
二、制定和完善檔案管理制度
制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要牽頭負(fù)責(zé),根據(jù)本校校情,針對(duì)學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié),認(rèn)真制定和落實(shí)各項(xiàng)制度,如《檔案室工作職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案資料收集員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責(zé)成學(xué)校辦公室主任具體負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時(shí)要求各處室檔案資料收集員負(fù)責(zé)本處室檔案資料收集,做到職責(zé)明確,整理有序,歸檔及時(shí),確保學(xué)校檔案整理工作的順利開展。
三、提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量
要提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量,不僅要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識(shí)廣、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀(jì)守法,確保檔案的絕對(duì)安全。因此,學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。學(xué)校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網(wǎng)絡(luò)輻射,齊抓共管,團(tuán)結(jié)協(xié)作,保證學(xué)校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時(shí)。對(duì)于年輕、熟悉計(jì)算機(jī)操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養(yǎng)成學(xué)校檔案管理工作的骨干。此外,對(duì)檔案管理人員要適時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),讓他們的思想意識(shí)、專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能等與時(shí)俱進(jìn)。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的檔案管理隊(duì)伍,讓他們每個(gè)人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績(jī)立功,盡快成長(zhǎng)為檔案管理的行家里手,為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。
四、設(shè)施齊備,操作規(guī)范
要搞好學(xué)校檔案管理工作,設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容,根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫(kù)房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物、電子材料等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,要設(shè)立專門庫(kù)房,確保它們的保存質(zhì)量。此外,如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝象機(jī)等設(shè)施已是當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作中必備的工作工具。
在具體操作中,檔案室對(duì)已收集回來(lái)的各種檔案資料要做好以下幾項(xiàng)工作:①按學(xué)校檔案保管的規(guī)定,對(duì)各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫(kù)。②檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取補(bǔ)救措施,并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo),確保檔案安全。③重視電子文件的歸檔工作,歸檔時(shí),還應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實(shí)有效;三是格式規(guī)范;四是一式兩(三)套;五是經(jīng)過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。④認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)、補(bǔ)充、銷毀等工作。
五、挖掘潛能,保障服務(wù)
學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值,利用它來(lái)正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無(wú)價(jià)值的劣質(zhì)檔案,也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫(kù)中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng),讓大家認(rèn)識(shí)到,正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益,就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。其次,為了更好地開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學(xué)校檔案檢索目錄》等。有條件的學(xué)?？砷_通校園網(wǎng),這樣既方便了教職工對(duì)所需檔案資料的查尋,也為社會(huì)各界了解認(rèn)識(shí)學(xué)校建立了“綠色窗口”。
參考文獻(xiàn):
【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案信息資源；作用；措施
在日常業(yè)務(wù)工作中，辦公室通常需要發(fā)出、收到各類文件，辦公室檔案記載了各階段的辦公狀況，因此尤其有必要予以重視。經(jīng)過整合信息之后，辦公室檔案就可以體現(xiàn)出重要價(jià)值，為各種業(yè)務(wù)決策提供必要的根據(jù)。對(duì)于辦公室在業(yè)務(wù)過程中形成的檔案資源，有必要明確各類檔案信息的保存現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案資源和信息的具體運(yùn)用情況，探求完善檔案管理的可行措施。
一、辦公室檔案工作概況
在2009年8月，新疆化學(xué)阜康能源有限公司成立。自從成立之后，公司建設(shè)了環(huán)保和節(jié)能的新型能源項(xiàng)目，在本質(zhì)上符合了“兩步并作一步走”的發(fā)展目標(biāo)。在建成聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目的過程中，公司依照循環(huán)經(jīng)濟(jì)的基本思路來(lái)促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)，循環(huán)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目中包含了燒堿和PVC等綜合性的能源。到了2012年，聯(lián)產(chǎn)循環(huán)項(xiàng)目正式投入到循環(huán)經(jīng)濟(jì)的正常生產(chǎn)中。從目前來(lái)看，公司共擁有87億元的總資產(chǎn)，其中包含22億元注冊(cè)資本。在日常生產(chǎn)中，公司主要生產(chǎn)燒堿和PVC樹脂等。
在建設(shè)工業(yè)園項(xiàng)目時(shí)，公司依照減排化和節(jié)能化的根本目標(biāo)來(lái)落實(shí)項(xiàng)目建設(shè)。在工業(yè)園項(xiàng)目中，公司引入了集約式的大規(guī)模控制系統(tǒng)，其中大型化裝置用于高效節(jié)能的新型工藝生產(chǎn)。通過集約控制的方式，公司引進(jìn)了離子交換膜的氯堿生產(chǎn)方法，以此達(dá)到新式的循環(huán)生產(chǎn)，同時(shí)也配備了自然循環(huán)的高電流密度電解裝置。在整個(gè)生產(chǎn)過程中，公司運(yùn)用了全程式的DCS控制模式，工藝現(xiàn)場(chǎng)設(shè)有釜頂冷裝置以及聚合裝置。
二、發(fā)揮檔案資源作用的具體措施
辦公室檔案包含了多層次的業(yè)務(wù)內(nèi)容，如果要在根本上發(fā)揮檔案價(jià)值，那么就需要全方位進(jìn)行檔案資源管理。只有充分管理，才能在更大程度上發(fā)揮辦公室業(yè)務(wù)檔案的重要作用。具體而言，發(fā)揮重要的檔案作用應(yīng)當(dāng)依照如下的思路：
（一）健全多層的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在發(fā)揮檔案資源作用的過程中，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案給予了更多重視，在此基礎(chǔ)上健全了組織架構(gòu)并且配備了齊全的軟硬件。依照從上到下的次序，公司搭建了四個(gè)層次的辦公室檔案組織和管理網(wǎng)絡(luò)。在管理n案的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)指引方向，辦公室主任負(fù)責(zé)管理檔案的牽頭工作。同時(shí)，檔案中心以及其他檔案職能部門都承擔(dān)了檔案分管的職責(zé)，通過全方位的檔案監(jiān)管措施來(lái)健全檔案網(wǎng)絡(luò)。從現(xiàn)狀來(lái)看，辦公室管理應(yīng)當(dāng)包含檔案中心部門，主要負(fù)責(zé)保留各類辦公室檔案，統(tǒng)一籌劃并且收集檔案。在必要的時(shí)候，檔案中心還應(yīng)當(dāng)提供查閱檔案的日常服務(wù)。
依照“齊抓共管”的基本思路，公司設(shè)置了多層的檔案管理流程。從目前來(lái)看，辦公室檔案主要包含了專業(yè)性檔案、公司科技檔案以及文書類的檔案等。對(duì)于不同類型的檔案，公司有關(guān)部門都有必要給予全面監(jiān)管，同時(shí)提供檔案查閱的相關(guān)服務(wù)，做好組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)一規(guī)劃。
（二）設(shè)置專門的檔案區(qū)域。企業(yè)發(fā)展不能缺乏辦公檔案的適當(dāng)運(yùn)用和監(jiān)管。為了滿足需求，公司設(shè)置了專門用于管理和借閱檔案的區(qū)域，也就是辦公檔案的管理專區(qū)。在檔案管理專區(qū)中，公司設(shè)置了防磁柜、實(shí)物陳列柜、智能式的密集架和閱覽書架。依照現(xiàn)有的檔案管理流程，公司設(shè)置了嚴(yán)格的檔案監(jiān)管機(jī)制，依照“八防”的基本思路來(lái)建設(shè)檔案專區(qū)。同時(shí)，公司也為檔案管理配備了專門的硬件設(shè)施。在辦公樓的一層設(shè)置了檔案室，檔案室接近350m2的總面積。在檔案室的內(nèi)部設(shè)置了可供查閱的書架，此外還設(shè)有檔案保管的專用辦公室以及庫(kù)房。從安全管理角度來(lái)講，公司布設(shè)了檔案監(jiān)控器、防曬遮光的專用窗簾、自動(dòng)式滅火器、蟑螂藥和防鼠藥等。通過完善全方位的檔案監(jiān)管，公司獲得了檔案利用的良好實(shí)效。
（三）完善相關(guān)機(jī)制。發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，根本點(diǎn)在于完善機(jī)制，檔案利用的相關(guān)機(jī)制包含了檔案制作、檔案接收和傳遞、檔案整理歸檔、檔案收集和辦理等流程。經(jīng)過工作梳理之后，公司設(shè)置了檔案管理的專用表格，在此基礎(chǔ)上制定了歸檔標(biāo)準(zhǔn)和其他檔案工作的流程。這樣做有助于充實(shí)內(nèi)容，在根源上規(guī)范辦公室檔案的運(yùn)用。近些年來(lái)，公司各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)都在迅速擴(kuò)展，與之相應(yīng)的檔案文書也變得更加復(fù)雜。面對(duì)新的形勢(shì)，負(fù)責(zé)辦公檔案利用和管理的有關(guān)人員還需要充實(shí)自身，不斷學(xué)習(xí)自動(dòng)化新型檔案利用技術(shù)。通過提升檔案管理的素質(zhì)，才能服務(wù)于辦公室檔案工作，提高利用的實(shí)效性。
三、結(jié)語(yǔ)
辦公室本身就具有顯著的綜合性特征，在辦公室內(nèi)部包含門類齊全的行政管理部門。做好辦公室的日常業(yè)務(wù)，就需要充分發(fā)揮檔案信息和檔案資源在辦公室業(yè)務(wù)中的價(jià)值，發(fā)揮檔案的重要作用。在運(yùn)用辦公室檔案時(shí)，關(guān)鍵點(diǎn)就在于完善辦公室內(nèi)部的檔案管理，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建自動(dòng)化的辦公室檔案運(yùn)用和管理機(jī)制。在未來(lái)實(shí)踐中，相關(guān)人員還需要不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而服務(wù)于辦公室檔案資源和信息利用實(shí)效的提高。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書；管理對(duì)策
辦公室作為管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，扮演著上傳下達(dá)的角色，不僅是上下級(jí)部門之間溝通的橋梁，也是處理各類事件的主要部門。這就對(duì)辦公室檔案文書管理工作提出了更高的要求，能否做好檔案文書的管理，將直接影響到整個(gè)辦公室的管理水平。不斷的創(chuàng)新辦公室檔案文書管理工作方式，提高其工作效率，對(duì)于實(shí)現(xiàn)組織的長(zhǎng)期發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。
一、辦公室檔案文書管理工作的特征概述
辦公室檔案文書管理工作主要具備以下幾個(gè)特征：第一，收集相關(guān)資料，并完成存檔工作；第二，相關(guān)類的文書檔案的形成與管理工作；第三，工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜。以下是針對(duì)三個(gè)特征的具體分析。
（一）資料收集與存檔
辦公室檔案文書管理工作通過記載過去所發(fā)生的事情的信息，保存好第一手資料，為以后資料的引用提供了很好的借鑒價(jià)值。同時(shí)，檔案的管理對(duì)于資料的安全性以及完整性有著更高的要求，必須要將事件發(fā)生的詳細(xì)過程以及涉及到的相關(guān)人員都進(jìn)行詳細(xì)的記載，再通過相關(guān)的紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)出來(lái)，緊接著安排相關(guān)人員進(jìn)行分類處理，并做好存檔工作。檔案文書管理工作主要包括的流程為：資料的收集、編輯成冊(cè)、分類保存、提供借閱。
（二）相關(guān)類文書檔案形成與管理工作
該特征主要包括以下內(nèi)容：第一是對(duì)相關(guān)的較為分散的文件來(lái)進(jìn)行收集與整合；第二是根據(jù)文件的等級(jí)來(lái)進(jìn)行分類；第三是對(duì)文件的實(shí)施進(jìn)行計(jì)劃與監(jiān)督；第四是對(duì)文件的落實(shí)進(jìn)行督促；第五是在末期進(jìn)行文件的整理與歸檔。一方面，檔案是從文書中產(chǎn)生的，另一方面，檔案也能夠反作用于文書。所以，文書與檔案的質(zhì)量是相互影響的。
（三）工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜
檔案的文書管理工作相對(duì)于一般工作而言都會(huì)更加的復(fù)雜，因?yàn)闄n案的內(nèi)容較多，也較為繁瑣。如果想要將相關(guān)的信息能夠真實(shí)完全的記載，完全依托于人工是無(wú)法完成的，還需要借鑒相關(guān)的現(xiàn)代化技術(shù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。同時(shí)文書檔案的形式也較為豐富，不僅有相關(guān)政府以及上級(jí)所下達(dá)的紅頭文件，也有單位內(nèi)部的合同、責(zé)任書與協(xié)議書等等文書資料。
二、加強(qiáng)辦公室檔案文書管理工作的對(duì)策建議
現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)于辦公室檔案文書管理工作的水平、效率與質(zhì)量都提出了更高的要求，在整個(gè)辦公室的管理中，檔案文書管理是一個(gè)極為重要的組成部分，它能否順利的完成直接關(guān)系到辦公室能否正常運(yùn)作，進(jìn)而直接影響到整個(gè)單位的發(fā)展。正如上文所分析的，檔案文書管理工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，要進(jìn)行合理科學(xué)化的管理存在著一定的難度。如何能更好的提高辦公室檔案文書管理工作的水平與效率，以下作出具體分析。
（一）科學(xué)化的檔案文書管理系統(tǒng)的建立
在現(xiàn)有的管理體系中，分別由兩個(gè)部門來(lái)進(jìn)行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進(jìn)行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來(lái)了許多不便。所以建立一個(gè)更加科學(xué)化、規(guī)范化的管理體系在檔案文書的管理中顯得尤為迫切。首先，安排檔案的專門管理者來(lái)進(jìn)行文件的前期收集，這樣才能保證責(zé)任到人，利于文件的系統(tǒng)形成，并且給查閱帶來(lái)很大的便利。其次，將管理程序安排的更加規(guī)范化和科學(xué)化，將管理的流程也安排的更加細(xì)致化。最后，還要嚴(yán)格遵守國(guó)家和公司相關(guān)的法律規(guī)定，以及已經(jīng)制定的審核和簽發(fā)制度，避免出現(xiàn)肆意濫發(fā)無(wú)用文件的現(xiàn)象。這樣才能保證整個(gè)檔案文書管理工作系統(tǒng)化的形成，便于進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理。
（二）不斷提升檔案文書資料的收集能力
相關(guān)檔案文書資料的收集是進(jìn)行檔案文書科學(xué)化管理的首要基礎(chǔ)，所以要提升檔案文書的管理水平與質(zhì)量，就必須著眼于提升檔案文書資料的收集能力，其具體的提升對(duì)策表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案文書按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，其中格式必須保證統(tǒng)一規(guī)范，分類的層次清晰明朗；第二，規(guī)定相關(guān)的收發(fā)文書的具體程序；第三，對(duì)已經(jīng)收集到的資料進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的編號(hào)，保證入庫(kù)資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對(duì)那些保存價(jià)值較大的公文、會(huì)議資料、圖表、音頻和照片應(yīng)在使用完畢后，進(jìn)行綜合整理歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一管理，以保證有價(jià)值資料的保存效率。
（三）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平
檔案文書處理工作是辦公室管理的一項(xiàng)基本工作，要建立一個(gè)完善的檔案文書管理體系，只是單純的依靠制度和規(guī)定的約束是不夠的，必須不斷的加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平，提高工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。在現(xiàn)實(shí)工作中，存在著部分工作人員并無(wú)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)給人也未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)并不熟知，使得工作人員的素質(zhì)與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個(gè)方面來(lái)提升工作人員的素質(zhì)：第一，要保證工作人員態(tài)度上的重視，使其認(rèn)識(shí)到檔案文書管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵(lì)措施；第二，要不定期的舉行相關(guān)的培訓(xùn)，不斷的豐富工作人員的專業(yè)知識(shí)，可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代化的技術(shù)引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對(duì)檔案的安全性產(chǎn)生隱患。
結(jié)束語(yǔ)
辦公室作為管理機(jī)構(gòu)中的一個(gè)重要組成部分，其工作內(nèi)容豐富多樣，不僅需要處理部門內(nèi)部的本職工作，還肩負(fù)著上傳下達(dá)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的職責(zé)，這樣也就提升了辦公室檔案文書管理工作的復(fù)雜度。因此在現(xiàn)實(shí)的管理工作中，重視科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)，使之能在管理模式和管理形式上到一定的創(chuàng)新，才能緊跟時(shí)代的步伐；同時(shí)相關(guān)工作人員素質(zhì)的提高也是刻不容緩的，人力資源是基礎(chǔ)，只有保證了人員的素質(zhì)，才能更好的健全辦公室檔案文書管理體系，不斷的提升其管理水平，進(jìn)而促進(jìn)單位長(zhǎng)久健康的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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川慶鉆采院（黨委）辦公室
[摘要]辦公室工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)十分繁雜，且所有工作具有服從性的特點(diǎn)。近年來(lái)，我院步入發(fā)展的快車道，辦公室工作任務(wù)也因此更加繁重，工作節(jié)奏明顯加快。
[
關(guān)鍵詞 ]辦公室工作；管理；服務(wù)
一、增強(qiáng)參謀意識(shí)，強(qiáng)化輔政職能
當(dāng)好參謀是辦公室的第一職責(zé)，搞好全院綜合性重要文稿的起草工作是發(fā)揮參謀作用的重要載體。我們牢固樹立參謀意識(shí)，踐行以文立室、以文輔政的工作理念，不斷提高駕馭各類文字材料的能力，力爭(zhēng)多出成果，出好成果。
（一）搞好調(diào)查研究，全面搜集信息。要發(fā)揮參謀作用，首先要掌握大量的第一手資料信息。為此，我們主動(dòng)參加各類重要會(huì)議，經(jīng)常深入基層，把握運(yùn)行態(tài)勢(shì)，全面研究分析，及時(shí)總結(jié)工作，梳理各路信息，提出對(duì)策措施，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。一年多來(lái)，共處理來(lái)自基層和機(jī)關(guān)的各類信息近400條，整理上報(bào)公司160多條，被《公司信息》采用近百條。
（二）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，認(rèn)真撰寫文稿。通過平時(shí)信息的掌握，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和風(fēng)格，內(nèi)化于心，外化于文。特別是每次重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)檢查調(diào)研之前，我們都主動(dòng)與黨政主要領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)部門及時(shí)溝通，全面領(lǐng)會(huì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確寫作思路和框架，實(shí)現(xiàn)雙向?qū)印?/p>
二、增強(qiáng)大局意識(shí)，強(qiáng)化樞紐作用
綜合全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外，是辦公室發(fā)揮樞紐作用的重要內(nèi)容。我們牢固樹立大局意識(shí)，增強(qiáng)上下左右“一盤棋”的思想，按照領(lǐng)會(huì)意圖、明確思路、加強(qiáng)溝通、爭(zhēng)取支持的方法和路徑，主動(dòng)熱情地搞好三個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作。
（一）搞好與上級(jí)和地方的協(xié)調(diào)。企業(yè)要發(fā)展，沒有上級(jí)和地方的支持是不可能的。
（二）搞好與同級(jí)的協(xié)調(diào)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)各部門之間相互協(xié)同配合，增強(qiáng)工作的強(qiáng)大合力，是提高管理效能的重要途徑，也是辦公室的一項(xiàng)重要職能。一是加強(qiáng)督辦職責(zé)。按照領(lǐng)導(dǎo)指示和文件要求，主動(dòng)按各部門工作職責(zé)細(xì)分任務(wù)，督促落實(shí)專人負(fù)責(zé)，明確任務(wù)完成時(shí)限，事中加強(qiáng)協(xié)調(diào)聯(lián)系，避免了部門之間相互推諉扯皮的現(xiàn)象，確保了任務(wù)的圓滿完成。
辦公室工作具有政策性、程序性、規(guī)范性很強(qiáng)的特點(diǎn)。為了確保不出紕漏，為了確保工作質(zhì)量，我們牢固樹立責(zé)任意識(shí)，進(jìn)行崗位風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，制定防范措施，把工作責(zé)任逐一落實(shí)到專人，有力推動(dòng)了辦公室工作的規(guī)范運(yùn)行。
（三）采取多種措施，規(guī)范公文運(yùn)行。為進(jìn)一步推進(jìn)電子公文標(biāo)準(zhǔn)化，我們一是及時(shí)出臺(tái)了《關(guān)于規(guī)范電子公文起草格式的通知》，對(duì)公文的格式、字體、字號(hào)、行間距、字間距等進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)定；二是設(shè)計(jì)完成了各類公文模板，放至OA系統(tǒng)供各部門選用，對(duì)不符合公文模板規(guī)定的擬文一律退回。
四、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化窗口形象
搞好接待工作，對(duì)于企業(yè)擴(kuò)大對(duì)外交流與合作、充分展示良好的企業(yè)形象、有效提升企業(yè)知名度、美譽(yù)度等具有顯而易見的作用。我們牢固樹立服務(wù)意識(shí)，積極踐行特色、熱情、細(xì)致、周到的服務(wù)理念，圓滿完成了一系列接待任務(wù)。
（一）全員重視，整合力量。接待工作也是生產(chǎn)力，已成為我院上下的共識(shí)。隨著近年來(lái)我院的快速發(fā)展，各類各級(jí)別的接待任務(wù)也明顯增多，接待對(duì)象主要來(lái)自中石油、中石化和國(guó)際同行業(yè)公司，以及其他重要來(lái)賓。為此，全院上下高度重視接待工作，在院黨政領(lǐng)導(dǎo)的組織動(dòng)員下，舉全院之力，整合各方面的力量和資源，全身心地投入到接待工作中。
（二）細(xì)化方案，優(yōu)質(zhì)接待。接待方案確定之后，我們根據(jù)具體情況和變化，進(jìn)一步對(duì)方案進(jìn)行了細(xì)化，根據(jù)客人的不同情況、不同要求，以及臨時(shí)氣候、天氣、細(xì)節(jié)等情況的變化，對(duì)客人的迎接、住宿、就餐、參觀、離開等各個(gè)環(huán)節(jié)做出周密的人性化安排，逐一檢查落實(shí)到位，并使各方面人員心中有數(shù)。在接待全過程中，我們主動(dòng)與上下左右相關(guān)部門、單位保持聯(lián)系，加強(qiáng)信息溝通，根據(jù)新情況、新變化，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)措施，確保接待過程萬(wàn)無(wú)一失。
四、增強(qiáng)檔案意識(shí)，強(qiáng)化信息支持
加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用、為企業(yè)又好又快發(fā)展提供有力的信息支持，已成為檔案管理部門的重要職責(zé)。為做好這項(xiàng)工作，檔案管理人員牢固樹立檔案意識(shí)，堅(jiān)持依法治檔、規(guī)范治檔，不斷提高檔案管理水平。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，改善條件。在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案室的硬件、軟件得到了很大改善，從而加強(qiáng)了檔案工作。一是調(diào)配了4名具有大專以上學(xué)歷的人員，通過專業(yè)培訓(xùn)，掌握了過硬的專業(yè)知識(shí)和管理技巧。二是庫(kù)房設(shè)施日趨完善，如購(gòu)置配備了空調(diào)、除濕機(jī)、碎紙機(jī)、煙感器、溫感器、密集柜、防盜門等安全保密設(shè)備，以及防蟲防蛀等各項(xiàng)設(shè)備。三是配備了4臺(tái)辦公電腦，安裝了檔案管理信息系統(tǒng)，方便了檔案信息查詢，提高了查借閱速度。
（二）依法治檔，規(guī)范管理。為提高檔案管理工作水平，我們一是提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及《實(shí)施辦法》和上級(jí)檔案管理部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的新要求。積極參加公司檔案科、地方檔案局的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。
發(fā)揮6項(xiàng)功能，具體的工作思路是化解4個(gè)矛盾。抓實(shí)6個(gè)細(xì)節(jié)，落實(shí)5項(xiàng)重點(diǎn)工作。
一、要切實(shí)解決好4個(gè)矛盾
其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個(gè)綜合部門。辦公室主要是為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、和基層服務(wù)。首先是為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)的這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為辦公室工作的動(dòng)身點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當(dāng)部門工作與機(jī)關(guān)的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時(shí)盡力做好小局工作，因?yàn)樾【止ぷ魇亲龊么缶值幕A(chǔ)和前提。
但要做好辦公室工作，二是主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的主動(dòng)性。又必需發(fā)揮人員的主動(dòng)性，善于在主動(dòng)中求主動(dòng)，變主動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。同時(shí)要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動(dòng)做好超前服務(wù)。
政務(wù)工作主要有決策參謀、調(diào)查研究、政務(wù)信息、政務(wù)文電處置、政務(wù)督促檢查、機(jī)要檔案失密等工作。事務(wù)工作一般是指除政務(wù)以外的其他各項(xiàng)工作，三是政務(wù)和事務(wù)的矛盾。政務(wù)和事務(wù)是辦公室工作的兩個(gè)輪子。主要是行政后勤工作，諸如接待應(yīng)酬、吃住行、平安衛(wèi)生等。事務(wù)工作是搞好政務(wù)工作的先決條件，不能把政務(wù)看成是大事，把事務(wù)看成是小事或可有可無(wú)的事。更不能把政務(wù)看成是高層次的把事務(wù)看成是低層次的辦公室的工作事無(wú)巨細(xì)，不能有半點(diǎn)疏忽和懈怠。
當(dāng)參謀，四是過”與“不及”矛盾。為領(lǐng)導(dǎo)出主意。要把握“度”掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發(fā)揮6項(xiàng)職能。
突出“想得到多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達(dá)、溝通各方的橋梁和紐帶，一是發(fā)揮顧問功能。要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動(dòng)全局、涉及久遠(yuǎn)的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點(diǎn)工作，既要了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作意見和要求，還要了解本單位的實(shí)際情況和干部員工的意見和建議。善于增強(qiáng)整體合力，樹立團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和服務(wù)理念，善于對(duì)上加強(qiáng)聯(lián)系，對(duì)內(nèi)加強(qiáng)管理，對(duì)外搞好協(xié)調(diào)，對(duì)下做好服務(wù)。要立足發(fā)展變化的新情況，多動(dòng)腦筋、想辦法、出主意，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、預(yù)見性、發(fā)明性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、查漏補(bǔ)缺，充分調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，提出可行建議和工作預(yù)案，發(fā)揮顧問和助手作用，不時(shí)提高參與決策能力。
突出“管得寬”辦公室工作綜合全局，二是發(fā)揮協(xié)調(diào)功能。協(xié)調(diào)各方，承內(nèi)聯(lián)外，有自身的工作職責(zé)和工作規(guī)則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項(xiàng)工作的順利開展發(fā)明條件，又要協(xié)調(diào)各方，處置好上下左右的關(guān)系，確保政令
并且做到抓一件成一件，疏通。對(duì)于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好。件件有交代，項(xiàng)項(xiàng)有落實(shí)。對(duì)職責(zé)以外但沒有部門抓的或職責(zé)不明的工作，辦公室就是不管部”要義不容辭承擔(dān)起來(lái)，做到機(jī)關(guān)工作不留空檔，保證各項(xiàng)工作的全面推進(jìn)。
突出“做得細(xì)”機(jī)關(guān)工作無(wú)小事，三是發(fā)揮辦事功能。辦公室工作更是無(wú)小事。這就要求辦公室工作一要細(xì)心、細(xì)致，二要從細(xì)小的事抓起。對(duì)任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，來(lái)不得半點(diǎn)敷衍和虛假。要時(shí)時(shí)刻刻、事事處處，認(rèn)真認(rèn)真再認(rèn)真，細(xì)致細(xì)致再細(xì)致，做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在手中延誤，不讓需要辦理的文電在手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在這里受到冷落，不讓分公司機(jī)關(guān)和辦公室的形象在這里受到影響。
突出“碰得硬”機(jī)關(guān)工作涉及到事務(wù)方方面面，四是發(fā)揮管理功能。有的還關(guān)系到員工的切身利益。原則問題上敢不敢逗硬是檢驗(yàn)作風(fēng)是否過硬的重要標(biāo)志。辦公室工作必需講原則，嚴(yán)肅辦事紀(jì)律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，走后門”二是依法辦事。辦公室同志必需學(xué)法、懂法、守法，嚴(yán)格依照法律法規(guī)來(lái)開展工作。三是按組織原則辦事。堅(jiān)持民主集中制原則，堅(jiān)持一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)。
突出“講程序”辦公室工作的順序性要求很強(qiáng)，特別是大量復(fù)雜的事務(wù)性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅(jiān)持逐級(jí)匯報(bào)的原則,五是發(fā)揮服務(wù)功能。以明確責(zé)任。要通過建立一套科學(xué)規(guī)范的工作制度、工作順序、工作規(guī)則，使每項(xiàng)工作都有章可循。
突出“抓得實(shí)”要據(jù)實(shí)情、講實(shí)話、干實(shí)事、創(chuàng)實(shí)效，六是發(fā)揮督辦功能。扎扎實(shí)實(shí)，不慕虛榮，不圖虛名。實(shí)事求是干工作，實(shí)事求是反映情況，具備求真務(wù)實(shí)的精神，包括聽取基層意見，向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，力求全面、真實(shí)。工作中，要一步一個(gè)腳印，不作表面文章。
三、重點(diǎn)做好五項(xiàng)工作
抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對(duì)目前分公司新建單位較多，一是要管帶結(jié)合。文書檔案管理質(zhì)量相對(duì)較弱的實(shí)際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負(fù)責(zé)文書檔案工作并盡可能堅(jiān)持相對(duì)穩(wěn)定；二是積極開展人員整訓(xùn)；三是實(shí)施靠近指導(dǎo)，采取現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，手把手協(xié)助有關(guān)單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗(yàn)收制度，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。
抓好制度建設(shè)。確定年年為辦公室的基礎(chǔ)建設(shè)年，二是建改并舉。各項(xiàng)制度建設(shè)方面，推出一批管理制度。積極施行、多方征求意見的基礎(chǔ)上，匯編成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部管理“有法可依”
三是要獎(jiǎng)罰并重
繼續(xù)推行風(fēng)險(xiǎn)抵押制度，抓好交通平安管理。建立健全分公司交通平安管理制度。確保交通平安基本穩(wěn)定。
辦公室工作事務(wù)繁雜，每天都需要處理大量的工作，靠一個(gè)人一只腦袋很難全部解決。因此，今年等人員到崗到位后，首先要明確責(zé)任分工，確保工作無(wú)間隙、事事有人抓。辦公室人員要能夠做到在職責(zé)分工范圍內(nèi)大膽負(fù)責(zé)，主動(dòng)工作，調(diào)動(dòng)大家的積極性，提高工作效率，保證辦公室工作的正常有序開展。要不定時(shí)召開辦公室全體人員工作會(huì)議，明確每個(gè)人的崗位責(zé)任，工作任務(wù)，做到分工明確，責(zé)任清晰。在開展工作時(shí)要注意與公司主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，充分把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，力求正確完成領(lǐng)導(dǎo)賦予的工作任務(wù)。通過在一起工作，辦公室全體人員要形成團(tuán)結(jié)干事，氣氛融洽，配合默契，互相支持，工作順心，心情舒暢的良好氛圍。
二、文檔工作
完善公文電子登記制度，和檔案管理銜接，做到登記及時(shí)，查詢方便，保管適當(dāng);在收文方面，強(qiáng)化運(yùn)行時(shí)限意識(shí)，提高公文流轉(zhuǎn)時(shí)效;規(guī)范、強(qiáng)化公文審核把關(guān)工作，力爭(zhēng)做到從辦公室出去的公文無(wú)明顯錯(cuò)誤;根據(jù)辦公室人員分工，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文檔寫作能力。一是要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)的理論，打好理論根底;二是要努力擴(kuò)大知識(shí)積累，建立起適合自己的知識(shí)結(jié)構(gòu);三是打破部門和崗位局限，多了解和熟悉公司全局性工作;四是要加強(qiáng)責(zé)任心，勤于思考，勤于動(dòng)筆，在寫作實(shí)踐中提高寫作能力。
三、行政及車輛管理
要?jiǎng)?chuàng)新辦公成本管理辦法，要嚴(yán)格遵守勤儉辦事的原則， 在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上，比如說(shuō)接待、辦公物品領(lǐng)用等方面，從厲行節(jié)約的角度完善管理細(xì)節(jié)，杜絕一些浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)于公司行政事務(wù)，目前首要做的就是要規(guī)范手續(xù)，嚴(yán)格按照公司頒布的各種行政制度執(zhí)行。對(duì)于車輛管理，公司在滬現(xiàn)有的五輛車，兩個(gè)駕駛員，駕駛車輛有重點(diǎn)，這一點(diǎn)在去年底已明確，在車輛的管理上也要有所側(cè)重，***主要負(fù)責(zé)車輛大修保養(yǎng)和維護(hù)，車輛費(fèi)用的管理;***主要負(fù)責(zé)車輛保潔和小的修理。
四、接待工作
接待工作沒有，只有更好。提高接待水平，是重組后建設(shè)“新窗口”對(duì)接待工作提出的迫切要求，在充分發(fā)揮駐上海優(yōu)勢(shì)基礎(chǔ)上，明年要對(duì)接待工作有所創(chuàng)新。從今年接待工作發(fā)展的需求來(lái)看，辦公室著重要在三方面創(chuàng)新發(fā)展：一是在觀念上創(chuàng)新。公司重組后，建設(shè)“新窗口”的任務(wù)更重了，對(duì)接待工作的要求也更高了，辦公室要樹立超越自我，接待工作無(wú)止境的意識(shí)，站在安徽在滬“新窗口”的高度，重新審視和定位接待工作;二是在方式方法上創(chuàng)新。不斷探索新的方式方法，使接待工作更人性化、更靈活務(wù)實(shí)，更有利于服務(wù)安徽經(jīng)濟(jì);通過接待，要適時(shí)展示公司窗口形象，同時(shí)要有高度敏銳性，捕捉信息，并接收客人的反饋建議，完善和補(bǔ)充接待工作內(nèi)容。三是在服務(wù)職能上創(chuàng)新。要主動(dòng)拓展服務(wù)職能，挖掘上海潛在的各種資源，為來(lái)賓提供更多的服務(wù)項(xiàng)目，給他們留下更多更好的在滬印象。
五、宣傳報(bào)道和信息化工作
今年除了正常開展的宣傳工作外，還要大力宣傳公司文化口號(hào)，按照去年的文化創(chuàng)建方案，和其他部門一起做好公司新的文化口號(hào)的宣傳工作。加強(qiáng)網(wǎng)站的維護(hù)、理順對(duì)外宣傳網(wǎng)絡(luò)。在保持正常運(yùn)行，及時(shí)登載、更新信息的基礎(chǔ)上，適時(shí)對(duì)公司網(wǎng)站版面、風(fēng)格、架構(gòu)、懸浮技術(shù)主題頁(yè)面等網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行重整改版，對(duì)宣傳形象相關(guān)板塊內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性的整合，逐步理順公司宣傳報(bào)道網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)后臺(tái)IT技術(shù)管理，使公司對(duì)外網(wǎng)絡(luò)宣傳內(nèi)容更加生動(dòng)、豐富;在公司網(wǎng)站上設(shè)省投網(wǎng)站入口，加強(qiáng)和省投資集團(tuán)信息化工作部門溝通，爭(zhēng)取公司的新聞能夠得到及時(shí)刊登。
進(jìn)一步加強(qiáng)OA辦公管理能力，推進(jìn)辦公自動(dòng)化工作。公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)啟用兩年來(lái)，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，帶頭使用，各部門積極主動(dòng)配合實(shí)施，但也存在不少問題，如工作流程電子化程度較低、信息流轉(zhuǎn)不暢、子公司普遍使用率較低等。今年重點(diǎn)工作是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息化管理技能，努力挖掘網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)功能資源空間，進(jìn)一步加大對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的宣傳普及和培訓(xùn)力度，加強(qiáng)網(wǎng)上發(fā)文管理，提升整個(gè)公司內(nèi)部信息化操作管理綜合水平。
