發(fā)布時間：2023-07-07 16:26:32
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案日常管理工作樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、人事檔案管理中所存在的突出問題
人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優(yōu)化技術人才結構等都具有重要的推動作用。當前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內容過于片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管；在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發(fā)揮；在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統的管理模式，不能隨著社會發(fā)展需要而進行不斷創(chuàng)新；在一些單位當中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，嚴重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內容
在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實現整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發(fā)展和提升，對于有效解決突出問題、構建和諧勞動關系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：
首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優(yōu)化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態(tài)進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態(tài)表現出來的過程。
其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。
（1）進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，并不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。
（2）進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的數據庫，充分發(fā)揮人在主觀能動性上的先天優(yōu)勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公設備相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。
（3）在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。
（4）在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內容充分貫徹進來。保存工作中=要根據單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關管理制度和規(guī)范制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領導能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢。
提升企事業(yè)單位的人事檔案管理效能，是進行人事工作的重要環(huán)節(jié)。它在人才培養(yǎng)、人力資源配置等方面發(fā)揮著重要的作用。但是目前隨著我國的人事制度不斷進行改革，在人事檔案管理工作中也出現了一些問題，需要進行解決。
一、人事檔案管理工作的重要意義
在企事業(yè)單位的人才開發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠對單位的基礎管理起到促進作用，具體的重要意義如下：
1.為人事管理工作提供真實信息
企事業(yè)單位管理者如果想要讓員工發(fā)揮出自身的作用，最大限度的使員工發(fā)揮出其自身潛力，使之在其工作崗位上有著高效的工作效率，第一步就是了解每一位員工最基本、真實的個人資料。例如，工作經驗、學習經驗、思想品德等信息。所以這時可以通過對其人事檔案的查詢，清楚了解這位員工的各方面信息，這些真實的個人信息可以為管理者提供參考，便于人事的管理工作[1]。
2.人事管理工作的重要依據
企事業(yè)單位的人事檔案，還對企事業(yè)單位管理工作有著重要的影響。因此在管理干部的考核和選用和、單位未來人才梯隊的建設、對單位員工的績效考核等方面，都離不開人事檔案作為參考依據，通過人事檔案的信息進行全面綜合分析，能夠使得管理工作更具有科學化。
3.對人力資源配置的優(yōu)化作用
在人力資源的管理過程中，對人力資源配置優(yōu)化是最大限度提高管理工作效率的有效途徑。在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，由于人力資源管理工作并不是一成不變的，隨著時間的變化，會出現人員的變動、崗位的變動，這個時候對人力資源配置進行優(yōu)化就顯得尤其重要，并且還具有一定的現實意義。通過人事檔案可以實現人力資源等信息的分享，為今后未來的人力管理工作提供重要依據。通過科學的預測，促使員工進行合理流動、變化，這樣就能使得人力資源的到最科學的配置。
二、人事檔案管理中目前存在的問題
1.管理人員的責任意識淡薄，自身素質不高
由于在我國目前很多的企事業(yè)單位對于人事檔案管理工作不重視，沒有從管理角度對其有著正確的認識，甚至認為在企事業(yè)發(fā)展和人事檔案管理工作沒有關聯，所以很多企事業(yè)單位的管理人員將人事檔案管工作流于表面，沒有進行落實，甚至有應付的現象產生。并且企事業(yè)單位的管理者對人事檔案管理工作也不重視，選用非專業(yè)的人員進行檔案管理工作，甚至將一些臨時工安排到這個工作崗位上[2]。這樣就導致不但企事業(yè)單位的管理者對人事檔案管理工作不重視，而且從事人事檔案管理的工作人員素質不高，不利于進行人事檔案管理工作高效的進行。
2.管理制度不完善
對于人事檔案管理工作而言，只有制定良好的制度，才能保障工作的有序進行。但是就目前我國的企事業(yè)單位而言，很多單位對于檔案管理工作都沒有設立相應的管理規(guī)章制度，所以如果想要提升人事檔案管理效能，就需要運行一套良好的管理辦法。
3.管理方式落后
由于人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強的責任心，還需要具有較強的專業(yè)知識。但是在實際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員都是不具有專業(yè)素質的，這就導致在實際工作中會出現很多問題。而且由于科技發(fā)展迅速，信息化水平較高，很多地區(qū)都是采用無紙化辦公，通過電腦網絡進行工作的開展，然而仍然有很多地區(qū)的檔案管理工作中仍然采用傳統手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也阻礙了日常管理工作的進行[3]。所以改、改善人事檔案的管理方式勢在必行。
三、提升人事檔案管理效能的有效方法
1.提升管理者的管理意識和自身素質
由于現在很多企事業(yè)單位對于人事檔案管理工作沒有給予足夠的重視，而且很多從事人事檔案管理工作的工作人員素質亟待提高。因為人事檔案的管理工作并不是僅僅依靠體力勞動就可以實現的，它更需要工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識，領導干部對從事人事檔案管理工作的人員進行嚴格選拔并且做到定期培訓，具體來講：
第一，對于單位人事檔案管理的工作人員定期開展培訓。培訓的內容包含兩方面，分別是專業(yè)知識方面培訓和職業(yè)素養(yǎng)方面培訓。
第二，和其他兄弟單位進行溝通交流。例如，讓企業(yè)自身人事檔案管理工作人員去工作效果比較好的單位進行學習，學習其先進的管理模式。
第三，定期進行技能考核。不能將工作只落實到口頭上，在進行全方位的培訓后，還應該對從事人事檔案管理工作的員工進行專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓，從而提高其在工作中的實際運用能力，將理論轉化為實際。
2.規(guī)范人事檔案管理制度
對于人事檔案管理效能的提高，不能離開健全的管理制度，只有規(guī)范人事檔案管理制度，才能高效的進行工作。要根據單位的自身特點，建立符合單位現狀的人事檔案管理制度，并且在實際的工作過程中不斷進行改善。在日常的工作過程中，要按照規(guī)定的人事檔案管理制度進行工作，對于在人事檔案管理工作中出現的問題做到及總結匯報。并且要成立督查部門，對于人事檔案管理部門不定期進行檢查，以便促使其按照規(guī)定的管理制度進行日常工作。
3.運用全新的工作方式和手段
由于傳統的人事檔案管理工作一般都是以手工形式進行的，在紙上進行日常辦公，這就導致了工作效率的低下，如需進行人事工作檔案查詢的時候，需要人工進行大量翻閱資料，不但效率低，而且費時費力，這種形式的工作方式已經不再適用當前工作模式。所以，在這種情況下，采用全新的能夠提升人事檔案管理效能的工作方式就顯得尤為必要了[4]。應該將信息化的科學技術運用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網絡建設。使得人們僅僅需要通過系統軟件，就可以在電腦系統中進行人事檔案管理工作，提高工作效能。
【關鍵詞】血站；人事檔案；管理
血站人事檔案是真實反映血站從業(yè)人員的個人經歷、學歷、專業(yè)和德才表現等方面的原始記錄，是為職工提供身份認定、職稱評聘、工資調整及退休年齡、時間認定等的重要依據。隨著經濟社會的發(fā)展、醫(yī)療新技術的進步，國家衛(wèi)生計生委針對血站管理“一法兩規(guī)”等法規(guī)的頒布實施，對血站關鍵崗位工作人員資質的要求更加嚴格。因此，在血站的日常管理過程中，充分做好人事檔案的收集、保管、整理、歸檔和利用工作，對血站的人力資源管理至關重要。
一、人事檔案管理工作存在的問題
（一）對人事檔案管理的重要性認識不充分。檔案管理是血站管理的重要組成部分，大部分血站對業(yè)務檔案的管理非常重視，對業(yè)務人員的資質要求也很嚴格，但人事檔案管理工作往往被忽略，導致存在檔案管理的方式方法不夠規(guī)范、缺乏有效的監(jiān)督和管理機制等問題，人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以對人力資源管理、人員調配和資源整合提供有利依據。
（二）人事檔案管理人員素質薄弱，管理手段落后。人事檔案管理人員應具備良好的政治素質和業(yè)務能力，但血站的檔案管理人員一般是半路出家、身兼數職，對檔案工作精力投入不足，缺乏系統的學習培訓，檔案專業(yè)知識相對匱乏，不能有效認識檔案管理的重要性和熟練掌握管檔要求；只是將新增加的檔案材料放入人事檔案盒，沒有做好及時收集、鑒別、整理、保管和利用等工作，嚴重影響了檔案信息資源的利用和人事檔案管理的工作水平。
（三）人事檔案管理技術相對落后。隨著科學技術不斷進步發(fā)展和計算機應用的普及，計算機作為信息技術的代表從輔工具發(fā)展成為一種工作方式，但大多數血站對人事檔案信息化建設不夠重視，未能認識到信息技術在人事檔案管理中的優(yōu)勢，信息化設施和人員投入不足，管理制度缺失，導致信息技術未能在人事檔案管理中得到廣泛運用，無法充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，不能更好地為血站管理及各項工作提供服務。
二、改進人事檔案管理工作的措施
（一）加強人事檔案管理人員的隊伍建設。血站領導要重視人事檔案管理人員的隊伍建設，應選擇綜合素質高、作風嚴謹、責任心強的人員從事人事檔案管理工作，通過自學和參加業(yè)務知識培訓等方式，提高他們的業(yè)務能力和工作水平，使他們熟悉、了解人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學的管理方法和原則，提高工作效率和檔案質量，促進血站科學管理水平不斷提升。
一、城管部門的日常管理工作
只有對城管部門的日常管理工作有所了解，才能明確城管部門檔案管理工作的范疇，也才能明確城管檔案管理工作的重要性。
城管是集中行使行政執(zhí)法的職能部門，其主要的職責分為兩大部分：市容市貌和違法建設的監(jiān)管執(zhí)法職責。具體而言，可以分為以下幾個方面：一是對市容環(huán)境衛(wèi)生等方面的情況進行監(jiān)管檢查，如發(fā)現不達標的地方，則可以依法強制執(zhí)行。二是依照城市規(guī)劃管理方法的法律、法規(guī)，對所管轄范圍內的違章行為進行行政處罰。三是依法行使城市綠化管理方面的監(jiān)督檢查職責。
二、城管局檔案管理工作的內容
城管局因其工作內容的范圍比較廣泛，所以城管局檔案管理工作所涉及的內容也很廣泛。例如城管局人事檔案的管理工作，因城管工作人員的變動性比較大，所以人事檔案的管理工作要做到細處：該工作人員何時進入，何時調離，去向在哪里？除了人事檔案管理之外，城管檔案管理工作還要對每位城管工作人員所管轄的范圍、所轄范圍中的人和事都要進行登記管理。
三、城管局?n案管理工作的重要性
城管局所管轄的事情涉及到人們日常生活中的每一個細節(jié)，所以城管局檔案管理工作極其重要，不但有助于城管局工作的順利開展，同時還有利于人們過上幸福穩(wěn)定的生活。
（一）城管局的檔案在城市建設過程中是一個重要的信息庫。在城市的管理、規(guī)劃以及人們的日常生活中能夠發(fā)揮其實用價值。城管局的工作人員可以利用檔案管理工作所保存的信息，配以城管局的宣傳照片，對廣大市民進行宣傳，促使市民認識到市容環(huán)境衛(wèi)生、城市規(guī)劃管理以及城市綠化管理與自己的日常生活息息相關，從而有利于城管工作的順利開展。經過長期的宣傳之后，市民們意識到了自己的一言一行與城市的發(fā)展共生息，所以會注意自己的言行，使之與城市的發(fā)展相配套，促進城市的發(fā)展。
（二）城管局的檔案是城市建設和發(fā)展的“鏡子”。其記載的信息不但可以為城管工作人員提供資料，提高他們的工作效率，同時還能反映出該城市的管理工作是否切實到位，是否取得有效的成果。例如，在城區(qū)的某個管理區(qū)域中，當工作人員碰到一些棘手的問題時，就可以從檔案庫里調取資料，與所遇到的問題進行對比和分析，查找其相同之處和不同之處，經過分析之后，得出最佳的處理方案，力爭得到盡人意的處理效果，提高城管工作人員在市民心目上的形象。
（三）城管局的檔案是衡量本單位工作人員業(yè)績和管理水平的尺寸。檔案管理工作中的記錄程序，不但可以顯示本單位的優(yōu)秀成果，同時還可以對本單位工作人員的工作業(yè)績和管理水平進行衡量。在年終考評時，城管局的領導在審查本單位的檔案管理工作時，可以提取檔案室的第一手資料，對這些資料進行科學分析，落實到每一位工作人員的身上，根據他們在全年的工作數量和工作質量，對他們的工作成效進行考核。對于考核優(yōu)秀者，則給予獎勵。對于考核不合格或較差者，則嚴格他們“查缺補漏”，把自己工作過程中的不足之處查找出來，分析原因，對癥下藥，盡可能把自己的工作做得更完美。
（四）城管局的檔案管理工作在“大數據”時代的作用愈顯重要性。隨著計算機技術以及網絡技術的大力發(fā)展，城管局的檔案管理工作借助“大數據”時代的各種先進技術，有著更好的發(fā)展前景。在開發(fā)有效的信息系統基礎上，把城管工作中的影像材料、文字材料、圖紙材料以及錄音材料保存下來，并使之變成現代化的有效信息，從而推進城市管理和建設的現代化發(fā)展進程。
（一）管理投入不足，硬件滯后
體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設施，與檔案安全保管差距甚大。
（二）人員配備不足，素質不高
檔案室很少設有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數沒有經過檔案專業(yè)知識和技術培訓的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時間和精力對人事檔案進行管理，從而導致學校人事檔案管理建設滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進行。
二、改進中小學校人事檔案管理工作的建議
（一）提高檔案意識，建立健全各項制度
制度建設是做好工作的前提和保障。要充分認識到人事檔案在學校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、保密和利用等各個方面都要得到各級領導和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識的工作氛圍。當然，這必須進一步完善各項管理制度，并在落實上下功夫。因此，要建立健全學校人事檔案的收集補充制度、轉遞制度、移交制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責等。做到制度造冊上墻，簿冊與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺賬清楚，責任分明。
（二）加強隊伍建設，提高檔案人員素質
做好中小學校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業(yè)務能力等方面過得硬的人事檔案工作隊伍。首先，要有較高的政治素質。要重視和加強理論學習，特別是要重視對新《條例》的學習。要通過學習使自身有較高的綜合素質，有嚴格的組織紀律，有良好的職業(yè)道德。同時要求淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業(yè)建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強的業(yè)務能力。要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足人事工作的需要。在培訓形式上采取集中培訓與以會代訓相結合，也可安排外出參觀學習，拓寬視野，增長見識。第三，要有較強的服務觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于學校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務性較強。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務意識，增強服務觀念，時刻從大局出發(fā)，為全校的管理工作做好服務。
（三）加大經費投入，改善檔案保管條件
檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案庫房的維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算，各個學校要按標準按要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的學校還可以添置空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備及檔案管理系統軟件，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
（四）加強信息化，提高檔案管理水平
關鍵詞：干部人事檔案；落實責任；優(yōu)化環(huán)境；規(guī)范管理
近幾年來，宜昌市住建委認真貫徹市委組織部關于全面推進干部人事檔案管理的要求，強化規(guī)范管理，夯實基礎工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業(yè)單位共10個，其中副縣級事業(yè)單位2個，公益一類事業(yè)單位4個、公益二類事業(yè)單位4個，有2個單位即將改企?，F有在職人員檔案164冊，退休人員檔案51冊。檔案實行集中存放，統一管理，責任到人。2011年順利完成住建系統干部人事檔案改版升級工作；2015年完成住建委機關公務員和委屬事業(yè)單位科級干部人事檔案專項審核工作。目前住建系統11家單位均獲得檔案達標省一級、檔案達標3A、檔案達標2A級單位認證。
1 加強組織領導。落實檔案管理責任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅持把檔案管理工作作為干部工作的一項重要內容，加強檔案工作的組織領導，定期研究、強化監(jiān)督、檢查與指導。將理順管理體制作為檔案目標管理的首要任務，科學劃定管理范圍，住建委作為主管部門，承擔了全系統的干部檔案集中保管任務，負責對委屬單位管檔人員進行指導，采取集中培訓、以會代訓、現場指導、以查代訓等多種形式，對管檔人員進行系統的業(yè)務知識培訓，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎建設，優(yōu)化檔案管理環(huán)境
我們一方面重視硬件設施建設，投入資金用于干部人事檔案基礎設施建設，按照規(guī)范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設施齊全，庫房防盜設施（鐵門、鐵柜）到位，提升了檔案管理環(huán)境。
另一方面，加制度建設，要求管檔單位，嚴格按照《干部檔案工作條例》，規(guī)范干部檔案日常管理，重點修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉遞移交、崗位責任等8項管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉入、轉出登記薄》、《干部檔案材料轉入、轉出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責任落實，規(guī)范檔案的查、借、用、轉等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細化。堅決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍的不查，費正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查；未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借；個人帶擋不轉，沒有調動的通知不轉，接收單位不明不轉。特別是針對干部流動與檔案轉遞不同步現象，嚴格按照管理權限，對不在本單位的人員的檔案及時妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發(fā)生。
3 提升內在質量，強化檔案管理基礎
始終把干部人事檔案內容建設作為工作重點，確保干部人事檔案能夠準確全面反映干部的基本信息和主要表現，做到“四個更加”：即材料更加齊全，手續(xù)更加完備，信息更加準確、歸檔裝訂更加規(guī)范，提升了干部人事檔案的內在質量和利用價值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網絡，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進行定期收集，并對所缺失的材料逐個填寫《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進行收集。對已無法收集而必須存檔的原始材料及時調查核實，按照相關規(guī)定進行補辦。二是嚴格按照有關干部人事政策，對干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續(xù)不完備的信息項進行充實完善。三是嚴肅檔案管理工作紀律，對從事檔案管理的工作人員嚴格要求、嚴格管理，實行誰簽字、誰負責，確保檔案材料的完整性和真實性。四是嚴格按照政策要求和實事依據，對信息不一致的干部的“三齡兩歷”進行審核認定。將認定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見繼續(xù)調查核實后重新認定，確保了認定結果的準確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準確的基礎上，認真對歸檔材料進行鑒別歸類，確保分類科學、裝訂規(guī)范。
4 加快信息建設，運用檔案管理成果
關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；現狀；信息化管理
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院對個人管理的重要憑證和工作基礎，是開發(fā)人力資源的基礎庫，是醫(yī)院考察和選拔領導干部，加強醫(yī)院人才隊伍建設的重要依據。隨著人事制度的不斷改革和人員流動政策的逐步開放，把人事檔案管理從傳統的手工方式轉移到現代化信息技術層面上來，實現和發(fā)展人事檔案管理信息化，是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是人事管理工作發(fā)展的必然要求。
1 人事檔案工作的目前現狀
1.1檔案的規(guī)章制度不完善，執(zhí)行力度不夠 人事檔案管理工作一直都是朝著法制化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展，它要求有完整規(guī)章制度和科學的工作制度。在制度建設方面我們還是在沿用舊的制度，隨著衛(wèi)生體系制度的不斷改變，規(guī)章制度要求的歸檔范圍太過狹窄，對于人事檔案管理過程中不斷出現的新情況和新材料，舊的規(guī)章制度就比較不適用，也無法按章執(zhí)行。不完善和健全收集、整理、鑒定、銷毀、利用、歸檔材料規(guī)范、保密、借閱、轉遞等這些規(guī)章制度，就很困難確保制度的有力執(zhí)行，很難嚴格按章辦事和提高人事檔案工作的科學化管理水平。
1.2對人事檔案管理的意識不足，重視度不夠 人事檔案工作是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，它不只是日常抄抄寫寫、保管的事務性工作，醫(yī)院應根據檔案數量和管理的工作量來配備專職人事檔案工作人員，而不是由辦公室的人員兼任，使得人事檔案工作長期的處于被動應付的狀態(tài)。
1.3資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整 在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術職稱、學歷繼續(xù)教育、調整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個部門，材料時間不一，收集難度大，而這些都必須形成檔案材料分類整理到每個人的檔案中。
1.4管理人員專業(yè)性不強，檔案制作不規(guī)范 人事檔案管理是一項繁雜瑣碎且連續(xù)性極強的工作，如果沒有一定的人力投入，就不可能保證檔案管理的質量。部分人員雖然知道人事檔案要分類進行保存，但由于專業(yè)性不強、培訓力度不夠，在分類上把握不準，隨意性很大，影響了分類的統一性。近幾年，干部檔案材料的分類、裝訂的要求都在不斷的調整，不斷的按照新的標準來整理，例如，近兩年來紙張統一使用A4紙規(guī)格的辦公用紙，以往16開規(guī)格的檔案材料以及那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工。同時還要注意避免人事檔案中時再有16開紙規(guī)格的材料歸檔，逐漸將16開紙?zhí)鎿Q成A4紙的規(guī)格，避免影響了整份人事檔案的美觀。
1.5檔案資料利用度不夠，社會利用效率低 醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務于社會。
當然，人事檔案管理工作當前現狀遠不止這些，但足以引起我們檔案管理工作者的思考。在如今現代化的高科技信息時代，我們應及時分析醫(yī)院人事檔案管理所而臨的新形勢，改革和創(chuàng)新新形勢下醫(yī)院人事檔案管理方法，運用信息化技術發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院重要作用，對數字信息化技術在人事檔案管理工作中的意義有以下幾點拙見。
2 信息化對人事檔案管理工作的作用
2.1發(fā)展檔案信息化，提高檔案標準化、規(guī)范化水平 檔案信息化管理是檔案管理工作思想上的一次重要飛躍，它使我們的觀察視野從純手工操作擴大到整個檔案數字信息化管理，它是一次點到面的轉換。檔案信息自動化包括檔案工作的各個模塊和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務工作規(guī)范性.檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一套體系.要發(fā)展檔案數字化信息建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化、掌握好兩者相輔相成、互相推進的關系。
2.2提高檔案管理工作的效率 一直以來，人事檔案管理主要側重于檔案的實體管理，檔案人員往往都是手收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費時又費力。實現和發(fā)展人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統的人化向自動化、智能化轉變，人事信息檢索查詢、統計分析等將變得更為快捷、準確。管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開發(fā)和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。
2.3有效保護紙質檔案 人事檔案紙質載體是最原始的證據材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護顯得尤為重要。平時人事檔案利用率就非常高，如遇人事爭議、調資等特殊情況，翻閱次數就更多，加上反復拆裝，檔案往往不堪重負。有了人事檔案理系統，人員信息只需從數據庫，除了在信息輸入時需要使用檔案，很少再接觸原件，減少了與原始材料的接觸，大大延長了原始材料的壽命。
2.4檔案信息儲存更全面、及時、快速 建立醫(yī)院人事檔案信息資源數據庫，除了要加大數據庫信息完整、準確，提高數據庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數據庫，確保數據庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。
3 發(fā)展人事檔案管理信息化技術的方法
3.1建立長期有效的信息化系統的管理制度 要保障人事檔案信息化系統運行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展。可制定信息系統科學的用戶權限使用制度，系統的維護要經常和定期的對系統進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數據庫，做到有備無患。
3.2強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識 單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統的數據，從而使得人事檔案信息系統能及時主動地為醫(yī)院的人事、科研、教學等各項工作服務。
3.3加強信息系統的建設與維護 人事檔案管理是一項政治性很強、嚴密性很高的工作，我們在確?；镜挠布O備建設完好的前提下，要加強對信息系統的日常管理與更新維護，嚴格管理控制設置使用權限，確保人事檔案信息數據的存儲安全。
總之，資源信息化是當今經濟和社會發(fā)展的大趨勢，實現人事檔案現代化管理也是必然趨勢。它對醫(yī)院發(fā)展具有深遠影響，我們要采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，與時俱進、不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢，實現檔案信息綜合管理和利用，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務。對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。
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關鍵詞：檔案管理；質量評估；問題；提高
中圖分類號：G279.27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）29-0060-02
質量是組織和個人關注的焦點，沒有質量就沒有效益。隨著我國人事檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作質量日益受到人們的重視。檔案工作質量評估是依據一定的標準，對人事檔案的管理工作的過程和結果進行審核，審核其是否到達預期的工作目標。關注檔案質量，對檔案工作質量進行評估既是檔案工作自身的需要，也是社會發(fā)展的需要。
1 企業(yè)人事檔案管理工作的作用
1.1 促進企業(yè)的發(fā)展
當今社會，國際之間的競爭是綜合國力的競爭，歸根結底是科技和人才競爭。在科學技術高速發(fā)展的今天，人才在國際競爭、國內競爭、企業(yè)之間的競爭顯得尤為重要。人事檔案管理工作是人才工作的重要組成部分，做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進企業(yè)人力資源管理工作。人事檔案工作管理的好，檔案能夠反映人才的客觀情況，有助于企業(yè)根據每個人才的不同特點合理安排工作，有助于企業(yè)開發(fā)人才資源，極大發(fā)揮人才的聰明才智，調動員工的積極性，貢獻自己的力量，促進企業(yè)的發(fā)展。如果人事檔案殘缺不全，人事檔案管理工作混亂不堪，不能使各類人才得到充分的使用，影響甚至阻礙企業(yè)的發(fā)展。
1.2 促進企業(yè)人才的選拔
由于人事檔案真實、客觀地反映了員工的個人經歷、業(yè)績等情況，所以對企業(yè)錄用新的人才提供了重要的依據。做好人事檔案管理工作，可以有效的提供系統、全面的人事檔案信息，促進了企業(yè)人才的選拔。同時，做好人事檔案管理工作利于對員工的情況全面了解，利于制定出科學合理的人才培訓、培養(yǎng)計劃，為企業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀人才。
1.3 利于對人才進行人性化管理
企業(yè)根據員工的檔案可以有針對性的對員工提供幫助，解決員工困難；可以分析員工的發(fā)展?jié)摿?，以人為本，幫助員工制定科學、合理的職業(yè)規(guī)劃；可以使員工在工作合理的工作崗位上，最大發(fā)揮自身的潛力，實現員工的自身價值；可以根據員工不同的特點，選擇最恰當的激勵方式，提高員工的積極性，提供員工的忠誠度，減少離職率。
1.4 保障個人利益
由于人事檔案具有真實性、客觀性、歷史性，隨著個人的成長，不斷加入新的內容，是人生的一面鏡子，伴隨著每個人的一生，所以人事檔案具有不可代替的憑證作用。當個人工作調動、入黨政審、職稱評審等必須經過檔案的審核。如果人事檔案管理工作沒有做好，檔案遺失或檔案材料殘缺不全，就可能不能進行有關的活動，損害其合法權益，影響個人利益。
2 檔案工作質量評估原則
2.1 客觀性
檔案管理工作本身是一件客觀性的工作，對此進行的質量評價也應該客觀的，檔案管理工作評估的指標和評價內容也應該具有客觀性，排除主觀因素的干擾。通過檔案工作質量評估來客觀反映檔案管理工作的問題和內容，符合檔案管理管理工作的實際和需求。
2.2 實用性
檔案的質量影響檔案價值的實現。檔案質量高，檔案的開發(fā)價值也就高。檔案工作質量之所以可以得到越來好的發(fā)展，其中檔案工作質量評估功不可沒，檔案工作質量評估具有一定的實用性，能夠切實的對檔案工作質量進行評估，經得住時間的檢驗。當然檔案管理工作還可以在實用性方面取得更大的進展，使評估標準和內容更易于被工作人員接受，使用更方便，進一步督促檔案工作的發(fā)展。
2.3 導向性
檔案工作質量評估應該遵循檔案事業(yè)的發(fā)展方向，通過具體的評估指標來體現國家對于檔案工作的具體要求；檔案質量評估工作為各檔案管理部門制定各自檔案工作計劃的依據，體現日常檔案工作中的主要工作環(huán)節(jié)和工作重點，指出各級檔案部門和各類檔案機構的工作重點。
2.4 科學性
檔案質量評估工作能夠科學的、合理的、規(guī)范的反映檔案工作中的各項規(guī)律和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，這就要求對檔案工作質量有科學規(guī)范的評價體系，有科學的評價標準及程序，帶動檔案管理工作的發(fā)展。
2.5 程序性
檔案管理工作評估必須遵循一定的程序。評估工作基本分為自評摸底、核實公示、實地測評、結果反饋、總結評議五個步驟。自評摸底按照文件精神及評估標準進行自查、整改、自評，形成自評報告。核實公示是對自評材料準備情況進行核實，并在國家檔案局網站上予以公示。實地測評是將評估委員會組成若干評估小組，分別到各地進行實地測評。結果反饋是評估小組向被評估單位及當地分管檔案工作的領導反饋評估情況?？偨Y評議是對評估工作情況進行分析、總結，形成書面綜合評估報告報國家檔案局。
3 檔案工作質量評估存在的問題
3.1 目標不明確
首先，檔案工作質量評估機構目的不明確，單純?yōu)榱嗽u估而評估，對于為企業(yè)和個人提供便利方面則不注重。有時評估只是象征性的工作，沒有真正去做好評估工作，不能及時發(fā)現檔案管理工作中存在的問題。檔案管理部門應付評估，一切工作都是為評估做準備，沒有真正從為企業(yè)提供人才、為人才服務出發(fā)，甚至有的檔案管理工作部門只是在評估期間做檔案管理工作，臨時抱佛腳，只追求數量，不要求質量，評估工作一旦結束，檔案管理工作也隨之結束，評估工作也沒有在這方面進行評估。
3.2 準備過程不規(guī)范
準備過程不規(guī)范主要體現下面兩個方面：其一，過分追求形式統一。做好檔案質量評估工作，進行檔案工作標準化、規(guī)范化是必要的，但是要有個度，過分追求形式統一，不僅會給企業(yè)帶來經濟負擔，也會檔案本身造成損害。其二，評估準備工作沒有分清主次。很多企業(yè)在檔案質量評估投入很大較大的資金用于先進設備的購買，完善硬件條件，硬件條件建設很好，但是卻忽視了檔案本身的質量更為重要，材料用筆不規(guī)范書寫不規(guī)范，字跡不耐久等。
3.3 評估整改工作沒有做好
檔案工作質量評估目的是發(fā)現檔案管理工作中的問題，指出后進行整好，使檔案管理工作做得更好。但是如果指出問題后，檔案管理部門沒有去改正，評估工作也就沒有意義。很多檔案管理部門對于評估給出的意見沒有及時整改，等到下次評估工作時才進行突擊更改，甚至有些企業(yè)根本不進行整改，這樣使檔案質量評估工作的效果大打折扣。
4 提高檔案工作質量評估的對策建議
4.1 轉變觀念，加強教育
加強評估人員及檔案管理人員的教育，使改善評估工作，加強檔案管理工作質量的重要條件。讓評估人員及檔案管理人員參見培訓、交流學習、學術講座，進行繼續(xù)教育，加強思想政治學習，真正做到以評促建、以評促改。
4.2 加強日常評估，注重整改
講評估工作量化的日常的工作中去，從檔案日常管理工作入手，完善細節(jié)。在評估工作中注重檔案質量，以提高質量為主，追求質量與形式共同提高。在評估工作提出的意見，要督促檔案管理部門進行整改，真正促進檔案管理工作的發(fā)展。
4.3 加強監(jiān)督
為完善評估工作，加強檔案工作質量，需加強檔案質量評估工作的監(jiān)督。
①主管部門進行定期考核。主管部門進行定期對評估工作、評估整改工作進行考核。
②中介機構測評。引入中介機構進行測評不僅能激勵評估部門做好評估工作、檔案管理部門高質高效的管理人事檔案，同時使檔案評估、管理更加全民化、透明化，提高全社會的檔案意識。
③個人監(jiān)督。員工本著對自己負責的態(tài)度，進行對檔案評估工作、檔案管理工作進行監(jiān)督。
5 結 語
進行檔案工作質量的評估可以提高檔案質量，促進檔案管理工作的發(fā)展，使檔案科學規(guī)范的同時，更好的為企業(yè)和個人服務。為此，要加強對檔案評估工作的研究，發(fā)現問題并加以改正，真正達到評估促進檔案管理工作整改、提高和發(fā)展的目的。
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