序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的船舶企業(yè)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)分析樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。

[摘要]為助力船舶行業(yè)企業(yè)的智能制造，船舶檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是船舶檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文分析了目前船舶企業(yè)在船舶檔案管理中存在的問(wèn)題和弊端，闡述了船舶企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)應(yīng)用的途徑，探討了加快提升船舶企業(yè)檔案智能化管理進(jìn)程，深植數(shù)字基因，加速船舶檔案“數(shù)字蝶變”的策略和方法。

一、概述

船舶企業(yè)在開發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、交工、保修整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生大量的圖紙資料、合同文件和質(zhì)量文件、安全管理文件等，同時(shí)還需要在各環(huán)節(jié)中隨時(shí)查閱核對(duì)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)和信息；另外在新船型開發(fā)過(guò)程中，現(xiàn)有的母型船的檔案信息也是至關(guān)重要的，由此迫切需要實(shí)現(xiàn)船舶檔案數(shù)字化管理，推動(dòng)船舶檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、精準(zhǔn)化，并實(shí)現(xiàn)船舶檔案的高效率應(yīng)用，助力船舶企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力。船舶檔案數(shù)量大、內(nèi)容多、分類多，在船舶建造、營(yíng)運(yùn)、保修及船型開發(fā)過(guò)程中的合同條款、設(shè)備資料信息、船型設(shè)計(jì)信息等由于分別處在不同部門不同的管理方式之下，查找效率低、手續(xù)繁瑣，給利用者帶來(lái)很大的不便；同時(shí)也對(duì)檔案管理造成很大的人力和財(cái)力的壓力。當(dāng)前船舶檔案管理工作中的歸檔、查詢、保管、保密等環(huán)節(jié)的工作都受到很大限制，這種現(xiàn)狀不能適應(yīng)船舶企業(yè)快速發(fā)展和智能設(shè)計(jì)、制造的步伐，急需建立船舶檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為船舶企業(yè)檔案發(fā)展提供良好的途徑。

二、船舶檔案管理的特點(diǎn)

船舶檔案數(shù)量龐大且內(nèi)容繁雜，通常包括合同檔案、設(shè)計(jì)檔案、質(zhì)量檔案、生產(chǎn)檔案、科技檔案等幾個(gè)大類，每個(gè)大類又分若干小類。例如設(shè)計(jì)檔案又分為合同前開發(fā)設(shè)計(jì)文件、設(shè)備材料訂貨文件、詳細(xì)設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告、生產(chǎn)設(shè)計(jì)文件、變更文件、完工文件、產(chǎn)品音像資料、外來(lái)文件以及其它有保存價(jià)值的文件資料等小類；在這些小類中又分若干項(xiàng)目，例如詳細(xì)設(shè)計(jì)文件又包括簽字版合同文件、設(shè)計(jì)方針書、風(fēng)險(xiǎn)分析、持證清單、圖紙目錄等。

三、船舶檔案管理的現(xiàn)狀

(一)船舶檔案數(shù)量大，管理部門多

船舶檔案從船舶船型開發(fā)開始就在各部門形成大量的檔案文件材料，例如設(shè)計(jì)院所的合同、技術(shù)協(xié)議、變更清單、設(shè)備資料、詳細(xì)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)設(shè)計(jì)、完工圖等若干項(xiàng)目的檔案文件材料；營(yíng)銷部門的會(huì)議紀(jì)要、營(yíng)銷策劃、營(yíng)銷技術(shù)文件、營(yíng)銷合同、船級(jí)社入級(jí)申請(qǐng)及報(bào)驗(yàn)合同等；物資部門的廠商表、訂貨記錄、確認(rèn)設(shè)備記錄、采購(gòu)合同、物流倉(cāng)儲(chǔ)信息等；質(zhì)量部門的報(bào)驗(yàn)記錄、交驗(yàn)文件、證書、質(zhì)量管理等文件材料；生產(chǎn)部門的各種生產(chǎn)計(jì)劃、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、安全生產(chǎn)等信息材料都需要?dú)w檔。一艘標(biāo)準(zhǔn)的民用船舶的完工檔案分總體、舾裝、結(jié)構(gòu)、電氣等15個(gè)專業(yè)，形成完工檔案目錄15份，近4280多份完工檔案。

(二)船舶檔案的內(nèi)容繁雜，查找所需的檔案資料比較困難

船舶檔案內(nèi)容涉及營(yíng)銷、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安全、質(zhì)量等各個(gè)方面，每個(gè)方面又包括各自的子項(xiàng)。以一份標(biāo)準(zhǔn)VLCC船為例，生產(chǎn)設(shè)計(jì)圖紙約15000多份，每份圖紙一般幾頁(yè)、幾十頁(yè)，有的甚至多達(dá)幾百頁(yè)、幾千頁(yè)。如果查找某個(gè)管件的制作圖紙，需要首先找到設(shè)計(jì)院的庫(kù)房，再查找到生產(chǎn)設(shè)計(jì)的存檔地址，找到該管件所在的目錄，再找到安裝圖，依據(jù)安裝圖找到件號(hào)，最終查找到制作圖才能找到所需的圖紙。

(三)船舶檔案歸檔管理困難

船舶檔案文件材料的歸檔需要各部門人員共同完成，不同的部門依據(jù)其分工的不同特點(diǎn)和條件，其歸檔時(shí)間、方法、地點(diǎn)等均有所不同，往往不能保證準(zhǔn)確、及時(shí)和統(tǒng)一歸檔。目前船舶檔案歸檔工作借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理系統(tǒng)雖然有所進(jìn)步，但是在數(shù)字化歸檔方式、查詢系統(tǒng)以及檔案查詢方式等方面都不盡相同，要實(shí)現(xiàn)完整化、及時(shí)化、規(guī)范化還有一定的差距，造成完工船舶檔案的更新管理混亂。

(四)船舶檔案保存困難

檔案庫(kù)房需要有規(guī)范化的檔案裝具、檔案柜架，需要有滿足庫(kù)房“八防”管理要求的設(shè)備設(shè)施。各單位的巨量的船舶檔案需要有充足的庫(kù)房容量來(lái)存放。

(五)船舶檔案查閱不方便

船舶檔案分布在船廠各部門，而各部門之間檔案查詢的需求是交叉的。例如生產(chǎn)部門需要查詢某設(shè)備的一個(gè)接口尺寸，就需要先到設(shè)計(jì)院的資料室，找到相關(guān)的管理人員，再對(duì)照目錄查找相關(guān)檔案資料，然后再進(jìn)行復(fù)印、抄寫等工作。而現(xiàn)在的船舶企業(yè)規(guī)模都比較大，一般分多個(gè)廠區(qū)，船廠的不同部門可能在不同的廠區(qū)中，這就給檔案查閱利用工作帶來(lái)了更大的困難。

四、船舶企業(yè)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的探究

(一)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的技術(shù)架構(gòu)和功能框架

數(shù)字化船舶檔案建設(shè)是船舶企業(yè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，通過(guò)開發(fā)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)船舶企業(yè)數(shù)字化檔案館的功能。該平臺(tái)可應(yīng)用B/S架構(gòu)，基于J2EE規(guī)范和XML技術(shù)，分為客戶層、WEB層、接口服務(wù)層、邏輯層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層的技術(shù)架構(gòu)，具備數(shù)據(jù)層、服務(wù)層、應(yīng)用層和展示層的功能框架。數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的建立能夠使船舶企業(yè)的所有檔案形成體系，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理，使船舶檔案歸檔工作流程化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)利用者快速準(zhǔn)確查詢所需檔案；同時(shí)可以減少檔案庫(kù)房的容量、精簡(jiǎn)人員、降低管理成本。

(二)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的權(quán)限管理

數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)能夠滿足船舶企業(yè)內(nèi)部各部門和員工利用檔案的需求，而且還能夠結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，允許各部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行二次開發(fā)。數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)覆蓋船企所有部門，依據(jù)詳盡細(xì)致的檔案分類屬性對(duì)其進(jìn)行分類。例如一級(jí)檔案分類對(duì)全員開放；二級(jí)檔案分類對(duì)部門長(zhǎng)開放；三級(jí)檔案分別對(duì)不同部門不同人員進(jìn)行權(quán)限區(qū)分；根據(jù)各部門不同職位及不同崗位職能賦予不同的上傳或查詢權(quán)限，使各部門人員能夠在正常的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行存檔、調(diào)取等工作，同時(shí)也能夠防止出現(xiàn)檔案信息泄漏等問(wèn)題。

(三)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)與船舶企業(yè)現(xiàn)有管理系統(tǒng)互通互聯(lián)

數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)可以與船舶企業(yè)的集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)、圖文檔系統(tǒng)、專利信息系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和互相聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的主動(dòng)上傳和系統(tǒng)自動(dòng)抓取的雙線模式。根據(jù)信息系統(tǒng)之間的不同特點(diǎn)與關(guān)系采用相關(guān)接口技術(shù)完成對(duì)不同開發(fā)語(yǔ)言、不同數(shù)據(jù)庫(kù)，異構(gòu)環(huán)境下的信息系統(tǒng)之間的系統(tǒng)集成，通過(guò)企業(yè)服務(wù)總線模式，統(tǒng)一采用WebService接口技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互和共享，形成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口。

(四)數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的功能

數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)應(yīng)具備相應(yīng)的功能，如權(quán)限管理與角色分配、檔案門戶、檔案錄入與審核、檔案分類管理、檔案地圖、檔案檢索、項(xiàng)目管理、檔案社區(qū)、檔案空間等。另外在平臺(tái)中應(yīng)有檔案相關(guān)知識(shí)、檔案管理平臺(tái)維護(hù)、檔案流程管理等模塊，以便利用者和管理者隨時(shí)查閱參考，幫助其順利完成操作，有利于實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

(五)網(wǎng)絡(luò)安全保障

數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用需要保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全，盡量在集團(tuán)局域網(wǎng)范圍內(nèi)加以應(yīng)用，同時(shí)對(duì)常規(guī)產(chǎn)品和保密產(chǎn)品分開進(jìn)行管理。平臺(tái)在設(shè)計(jì)上要遵循CIA原則，即保密性、完整性和可用性相結(jié)合的原則，將其作為管理平臺(tái)軟件的核心安全屬性。在數(shù)字化船舶檔案管理平臺(tái)的日常維護(hù)和使用中，要有專人進(jìn)行保密、安全檢查，運(yùn)用安全系數(shù)高的殺毒軟件對(duì)管理平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)。還應(yīng)定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的異地備份，以保證在平臺(tái)發(fā)生故障和其它緊急情況下數(shù)據(jù)信息不丟失。

五、結(jié)語(yǔ)

目前船舶企業(yè)船舶檔案管理工作仍處于人工管理階段或者半數(shù)字化狀態(tài)，全數(shù)字化應(yīng)用程度相對(duì)較低。船舶企業(yè)數(shù)字檔案館的建立將逐步推進(jìn)船舶檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，從根本上提高船舶企業(yè)船舶檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促使船舶企業(yè)檔案管理工作跟上信息化時(shí)代的步伐。

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作者：李秀靈 單位：吉林大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)