發(fā)布時間：2022-12-04 17:40:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公自動化論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）規(guī)范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案歸檔工作，以實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，歸檔工作需要對每一個環(huán)節(jié)都進行明確的規(guī)范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。
（二）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點。
二、改善辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方式，促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統(tǒng)性的特點。
（二）制定標準化、規(guī)范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優(yōu)點，同時伴隨著這些優(yōu)點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統(tǒng)一和規(guī)范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權(quán)問題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規(guī)范檔案的管理工作。第二，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業(yè)檔案管理隊伍
關(guān)鍵詞：辦公自動化軟件管理
一、辦公自動化軟件的應(yīng)用價值
（一）連接。通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。
（二）溝通。及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。
（四）監(jiān)控。工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。
二、辦公自動化軟件的管理價值
增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應(yīng)用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。
（一）建立內(nèi)部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。
（二）建立信息平臺。公告、調(diào)查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。
（三）實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化。協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。
（四）實現(xiàn)文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。
三、辦公自動化軟件在公司的應(yīng)用
（一）連接。就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所。
（二）溝通。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。
（四）監(jiān)控。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設(shè)置。
四、辦公自動化軟件的應(yīng)用體會
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:
第四，規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。最重要的一點是實現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
在Internet應(yīng)用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，有的還實現(xiàn)了一些簡單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)。但由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的技術(shù)差異和經(jīng)驗欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實現(xiàn)，相反，不少政府站點在規(guī)劃建設(shè)、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開發(fā)，安全性保證，與后臺應(yīng)用系統(tǒng)（如OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng)）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術(shù)平臺。
電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求
在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。
一般認為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。
三、包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關(guān)與機關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
四、支持協(xié)同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
五、應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet
關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理；建議
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會無法保證檔案的完整性、準確性，影響到文檔的使用價值。社會的發(fā)展與進步，促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學(xué)管理模式。
一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題
文書檔案是機關(guān)團體、企事業(yè)單位進行科學(xué)管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性
在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。
（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存
在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無法修復(fù)的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質(zhì)文檔不利于長久保存。
（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化
在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記?？偸窃谥貜?fù)著工作，卻效率很低。
二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢
隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，計算機的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。
（一）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強
在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強了。
（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存
在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化；
傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質(zhì)。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
三、做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的建議
（一）規(guī)范體制，統(tǒng)一標準
要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術(shù)操作標準。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權(quán)行為”。因此，必須從管理體制上進行規(guī)范，在單位內(nèi)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應(yīng)將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行。在進行系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)使用兼容性強、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng)，并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標準進行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準保證不同類型的子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉(zhuǎn)和安全管理。
（二）制定相應(yīng)的檔案管理法律
檔案管理的自動化進程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機管理檔案，優(yōu)勢非常的明顯，相對于過去的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿?，相關(guān)的管理者應(yīng)該積極的解決相應(yīng)的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應(yīng)該按照相應(yīng)的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時制定相應(yīng)的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴。相關(guān)電子檔案法的制定符合國家依法治國的理念，對于檔案電子化管理的發(fā)展有著非常重要的價值。
四、結(jié)語
伴隨著科技的進步，科學(xué)的發(fā)達，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進程將永不停止。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：辦公自動化；計算機；信息處理技術(shù)；應(yīng)用
一、辦公自動化與計算機信息處理技術(shù)的概念
（一）辦公自動化。辦公自動化不同于以往的辦公方式，它利用了很多較為先進的技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)以及計算機等技術(shù)，又利用了新的設(shè)備等進行辦公的一種方式。辦公自動化的重點就在于它是以數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)的，這樣的辦公方式能夠?qū)⑥k公效率提高，并且提高決策時的效率。更直觀地說，辦公自動化可以利用一系列技術(shù)將真實的辦公活動全面地展現(xiàn)出來，再由相關(guān)的技術(shù)工作人員利用先進的設(shè)備進行處理。（二）計算機信息處理技術(shù)。計算機信息處理技術(shù)在一定程度上也就是信息和通信技術(shù)，所以，計算機信息處理技術(shù)也就是對信息進行收集、傳送，然后進行檢測并進行處理分析，在此過程中所使用的技術(shù)。在這整個過程中，最重要的即為信息處理過程，所以信息處理技術(shù)是十分重要的。目前，計算機信息處理技術(shù)已經(jīng)很大范圍地應(yīng)用于其他的工作領(lǐng)域，并且獲得了很好的效果，所以，將計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中也會帶來較為不錯的效果。
二、辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用作用
（一）降低了企業(yè)的管理成本。辦公過程中產(chǎn)生的一系列繁雜信息必定需要處理，而傳統(tǒng)的辦公采用的是人力進行信息篩選處理分析的方式，這樣的方法不僅消耗了大量的人力資源，使得企業(yè)的人力成本大幅度增加，同時，人力資源的增加必將導(dǎo)致辦公區(qū)域的擁擠，這極大地增加了企業(yè)的管理成本。而在計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用下，辦公中的信息處理就并不需要大量的人力，只需要幾個技術(shù)人員利用新型的設(shè)備就能在短時間內(nèi)對更多的信息進行處理，極大地降低了企業(yè)的管理成本[1]。（二）優(yōu)化了企業(yè)的辦公環(huán)境。辦公環(huán)境不僅是辦公區(qū)域，也是信息環(huán)境。因為信息處理不需要大量的人力資源，所以企業(yè)聘請的人員就會減少，使得辦公區(qū)域會明顯的敞亮起來，這極大地優(yōu)化了企業(yè)的辦公環(huán)境，使得員工有更加舒適的辦公心情，進而讓員工們更好地投身于工作當(dāng)中，提高工作效率。除此之外，信息處理更加高效可以使得員工們不用被繁雜的信息所包圍，讓他們的辦公環(huán)境更加簡潔，進而促進辦公效率的提升。（三）提高了企業(yè)的效率。計算機信息處理技術(shù)不僅能夠提高信息的處理效率，而且能夠提高信息的搜索效率以及準確程度。所以在企業(yè)繁雜的信息中，很好地避免了信息無法得到充分地利用，大量的信息資源被浪費等情況。除此之外，信息處理技術(shù)為信息構(gòu)建了數(shù)據(jù)庫，極大地提高了信息的準確性和規(guī)范性[2]。
三、辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用趨勢
辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用是目前企業(yè)的一個發(fā)展趨勢。計算機技術(shù)能夠降低信息等數(shù)據(jù)的儲存空間，并且能夠讓數(shù)據(jù)有一個可視化的展現(xiàn)，這就意味著，企業(yè)的相關(guān)人員不僅可以進行視頻會議討論細節(jié)，而且可以全方面地關(guān)注到開會時的細節(jié)。除此之外，計算機信息處理技術(shù)可以為企業(yè)提供無線的辦公場所，企業(yè)內(nèi)部的信息可以對不同的人員進行不一樣的約束，保護企業(yè)內(nèi)部的信息不會泄露。信息處理技術(shù)的應(yīng)用趨勢是很有前景的，它可以在辦公自動化中全方位的進行應(yīng)用，使得辦公中的智能化成為現(xiàn)實。
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[關(guān)鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；問題；應(yīng)用策略
中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當(dāng)前，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現(xiàn)實基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應(yīng)用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術(shù)水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統(tǒng)的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務(wù)與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規(guī)范化進程
將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規(guī)范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網(wǎng)絡(luò)對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環(huán)節(jié)都進行規(guī)范，并對管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現(xiàn)實基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
1.3節(jié)省了存儲空間
在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以大大節(jié)省存儲空間。在自動化的發(fā)展環(huán)境下，相關(guān)設(shè)備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現(xiàn)在大家面前，這就會大大節(jié)省檔案的存儲空間。在今后的發(fā)展過程中，電子檔案的數(shù)量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發(fā)展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應(yīng)用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態(tài)的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現(xiàn)為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術(shù)，但在原文件上處理會導(dǎo)致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)倪^程中會根據(jù)需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來網(wǎng)絡(luò)黑客、竊密技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術(shù)水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術(shù)性與專業(yè)性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應(yīng)的計算機操作技術(shù)，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當(dāng)前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數(shù)都掌握了先進的檔案管理技術(shù)，但信息處理技術(shù)操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要采取相應(yīng)的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術(shù)將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現(xiàn)辦公自動化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設(shè)與投入的力度。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對這些設(shè)備了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用，達到增強業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區(qū)域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經(jīng)常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經(jīng)驗與方法，通過利用網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù)，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。
3.3將文書檔案管理技術(shù)操作標準統(tǒng)一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學(xué)化分析的基礎(chǔ)上，對辦公自動化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術(shù)操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應(yīng)用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案中，應(yīng)當(dāng)確保其具有強大的系統(tǒng)功能，并要對相關(guān)技術(shù)參數(shù)進行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結(jié)束語
綜上所述，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化具有諸多的優(yōu)勢，為了將辦公自動化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術(shù)操作標準統(tǒng)一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】JavaEE架構(gòu)；辦公自動化系統(tǒng)；SQL Server 2008
0.引言
當(dāng)今社會步入高速運轉(zhuǎn)的信息時代，高職院校對信息需求在不斷增長，要求信息能夠高速傳遞、高度共享、高效處理。本文通過研究與設(shè)計適合于高職院校的辦公自動化系統(tǒng)，為學(xué)院教學(xué)職能部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實現(xiàn)學(xué)生和教師檔案等各類信息管理自動化，實現(xiàn)日常業(yè)務(wù)工作的電子化和規(guī)范化，增強信息的可管理性，真正實現(xiàn)“無紙化”辦公。
1.JavaEE架構(gòu)與數(shù)據(jù)庫的選擇
1.1 JavaEE架構(gòu)
JavaEE是SUN公司提出的一套用于實現(xiàn)分布式計算的API、服務(wù)和協(xié)議的集合，并在1998年確定為Java企業(yè)版標準。它為分布式的企業(yè)級應(yīng)用軟件開發(fā)提供了相關(guān)標準和技術(shù)框架，其目標是為開發(fā)人員提供支撐工具，以便降低開發(fā)復(fù)雜性，縮短開發(fā)周期，提高系統(tǒng)性能。JavaEE架構(gòu)作為一種規(guī)范，它所提供的中間層集成框架可以滿足在投資有限的條件下實現(xiàn)高可用性、高可靠性和可擴展性應(yīng)用的需求。由此提供統(tǒng)一的開發(fā)平臺，能夠減少開發(fā)多層應(yīng)用的費用和復(fù)雜度，支持現(xiàn)有應(yīng)用程序集成，支持EJB，支持打包和部署應(yīng)用，支持目錄添加功能，提高系統(tǒng)使用性能，增強系統(tǒng)安全機制。
目前，JavaEE的多層企業(yè)級應(yīng)用模型將兩層化模型（Client/Server）中的不同層面切分成許多層，這種應(yīng)用能夠為每種不同的服務(wù)提供一個獨立的層。典型的JavaEE架構(gòu)劃分為四層結(jié)構(gòu)：客戶層組件（運行于客戶端機器上）、Web層組件（運行于JavaEE服務(wù)器上）、業(yè)務(wù)邏輯層組件（運行于JavaEE服務(wù)器上）、企業(yè)信息系統(tǒng)（Enterprise information system）層軟件（運行在EIS服務(wù)器上）。
1.2數(shù)據(jù)庫的選擇
當(dāng)前，市面上存在多種形式的數(shù)據(jù)庫，包括SQL Server 2008、Oracle、DB、Access、MYSQL等。SQL Server 2008是由SQL Server長期對數(shù)據(jù)庫的研究的成果，它具有如下特點：
安全性：SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫通過更新與改進多方面的性能，大大提高了其數(shù)據(jù)安全性。
智能性：SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫相比較傳統(tǒng)SQL Server數(shù)據(jù)庫，采用模擬智能控制，即只有在用戶輸入相關(guān)指令后，系統(tǒng)才會有所響應(yīng)、然后及時執(zhí)行相應(yīng)工作。
高效性：SQL Server 2008 數(shù)據(jù)庫平臺綜合了前幾代SQL Server數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點，在處理數(shù)據(jù)信息及進行管理工作時更為迅速、快捷。
由于SQL Server 2008具有安全性、智能性、高效性等特點，基于JavaEE的高職院校辦公自動化系統(tǒng)選擇了SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫。
2.基于JavaEE 的高職院校辦公自動化系統(tǒng)的需求分析
本論文所設(shè)計的辦公自動化系統(tǒng)是根據(jù)實際調(diào)研，了解了高職院校教學(xué)職能部門實施教學(xué)與行政雙管理的實際情況而開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以更加全面的收集教學(xué)職能部門教職工和學(xué)生的信息，同時也真正實現(xiàn)無紙化辦公，提高教學(xué)職能部門日常辦公的工作效率。
系統(tǒng)的研究與設(shè)計就是為了實現(xiàn)高度信息化，要求做到：計算機辦公自動化為主導(dǎo)，傳統(tǒng)的手工處理方式作為輔助或補充；教學(xué)職能部門的教學(xué)和行政管理工作實現(xiàn)制度化和流程化，將管理人員的管理工作更多地投入到教學(xué)改革中去，真正提高教育教學(xué)管理水平。
3.基于JavaEE 的高職院校辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)
基于JavaEE 的辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了登錄模塊、行政事務(wù)處理模塊、教師教學(xué)管理模塊、學(xué)生就業(yè)管理模塊和權(quán)限設(shè)置模塊等許多功能模塊。對于基于JavaEE 的辦公自動化系統(tǒng)的主要功能模塊，具體設(shè)計如下。
3.1登錄模塊
登錄模塊用戶進入系統(tǒng)進行相關(guān)操作的入口，本系統(tǒng)設(shè)置的登錄界面上，有分別用于輸入用戶名和密碼的兩個輸入框。輸入用戶名并輸入相應(yīng)的密碼后，再選擇某一類登錄身份（部門、教師或?qū)W生），系統(tǒng)將判定用戶信息的合法性，若合法就進入系統(tǒng)，否則提示錯誤。
3.2行政事務(wù)處理模塊
行政事務(wù)處理模塊實現(xiàn)了新聞通知的、部門考勤和各類日常使用的表格下載。
3.2.1新聞通知
該子模塊位于主菜單“行政事務(wù)處理”下，用戶進入主頁面中可以瀏覽最新的新聞通知。該功能的權(quán)限只設(shè)定給各部門的系統(tǒng)管理員使用。
3.2.2部門考勤
部門考勤是根據(jù)學(xué)校的考勤制度專門開設(shè)的功能模塊。考勤表中包括姓名、滿勤、事假、病假、產(chǎn)假、計生、探親、婚喪、工傷、加班、夜班、礦工、遲到、早退、學(xué)習(xí)假、備注等項目。
3.2.3表格下載
為滿足用戶日常工作中涉及到的事務(wù)申請，本系統(tǒng)開設(shè)了“申請下載”模塊，包括工會會員申請、用車申請、假期申請、調(diào)停課申請、經(jīng)費申請、離職申請等。
3.3教師教學(xué)管理模塊
該模塊主要實現(xiàn)了教職工基本信息和所授課程的信息管理。
3.3.1教職工基本信息
教職工基本信息包括工號、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、工作時間、身份證號、外語水平、家庭住址、政治面貌、職務(wù)、職稱等。
3.3.2所授課程信息
按課程所授課程信息是指教師每學(xué)期所授課程的基本信息，這些信息包括授課學(xué)期、授課課程、授課專業(yè)、學(xué)分等。
3.4學(xué)生就業(yè)管理模塊
該功能模塊是為畢業(yè)班學(xué)生開設(shè)的。它主要包括兩大塊：職業(yè)資格認證情況和就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)。就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)包括就業(yè)崗位推薦、實用表格下載等。
3.4.1職業(yè)資格認證情況
該模塊主要是為使學(xué)生實現(xiàn)“雙證畢業(yè)”以提高學(xué)生就業(yè)競爭力的信息統(tǒng)計，主要信息包括證書名稱、發(fā)放時間、發(fā)放單位等。
3.4.2就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)
通過該模塊，學(xué)生可以從中查閱最新的崗位推薦、就業(yè)指導(dǎo)，還有相關(guān)的表格下載，包括簡歷模板、自薦表等等。
3.5權(quán)限設(shè)置模塊
為防止因非法操作照成系統(tǒng)損害、數(shù)據(jù)丟失或其他不良后果，本系統(tǒng)中不同的用戶身份設(shè)置了不同的權(quán)限。本系統(tǒng)是在部門（即部門管理員）、教師、學(xué)生三個層面上使用，對其權(quán)限的處理方式會更加的直觀、易操作。
4.結(jié)論
本文介紹了一種基于JavaEE架構(gòu)的高職院校辦公自動化系統(tǒng)的研究與設(shè)計，依托網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)了行政事務(wù)處理、教師教學(xué)管理、學(xué)生就業(yè)管理等教學(xué)職能部門的基本工作。實踐證明，采用JavaEE平臺開發(fā)的高職院校辦公自動化系統(tǒng)，不但技術(shù)可行、投入合理，而且便于后期的維護和升級。下一步我們將繼續(xù)擴充和完善本系統(tǒng)的功能，為高職院校教學(xué)職能部門提供更好的教學(xué)管理和行政辦公支持。
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