發(fā)布時間：2023-03-16 15:56:52
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的文件檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個文件檔案服務(wù)中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內(nèi)早期文件中心的職能，承擔了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門對文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開展了機關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統(tǒng)一集中管理各機關(guān)形成的文檔，是新形勢下創(chuàng)建機關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機關(guān)文檔資源，實行集約管理，適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展需求，是檔案部門貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、推進管理體制改革和工作機制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時代要求。”
2文檔中心業(yè)務(wù)外包實踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認識也在發(fā)生變化。隨著理論與實踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門對文檔中心定位的認識逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負責行政中心內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門的中間機構(gòu)，是一個特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機構(gòu)。
2.1文檔中心與機關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來由機關(guān)事業(yè)單位負責的檔案保管、統(tǒng)計、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負責。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負責歸檔文件收集工作，文檔中心負責歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心除了承接各機關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對集中辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位承擔著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責由當?shù)貦n案行政管理部門負責，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點轉(zhuǎn)移到這些機關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現(xiàn)實困境
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會”已成為機構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標。檔案行政管理部門由于專業(yè)優(yōu)勢，首先提出了創(chuàng)新機關(guān)檔案管理的思路并付諸實踐，于是文檔中心應(yīng)運而生。也正是因為其最初由檔案行政管理部門首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門的內(nèi)部機構(gòu)，與當?shù)卣案鳈C關(guān)關(guān)系不大，隨之而來的是文檔中心在機構(gòu)定位、人員編制、管理職責、經(jīng)費來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運行情況時指出，文檔中心限于檔案部門自身下達和完成任務(wù)，各級黨委、政府對此項工作還不夠重視和支持，各機關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財政經(jīng)費不足，致使文檔中心開展各項工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實上是檔案行政管理部門的內(nèi)部機構(gòu)，檔案行政管理部門不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來，體驗到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責任，檔案意識有所減弱?？梢姡缃裎臋n中心管理模式的優(yōu)勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認知有以下幾種：第一，應(yīng)定位為檔案行政管理部門的下屬機構(gòu)，依附于檔案行政管理部門；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨立的企業(yè)法人。從目前國內(nèi)各地文檔中心實踐看，第一種觀點被檔案行政管理部門普遍認可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉市機關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機構(gòu)。然而這種實踐已經(jīng)給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點直接受歐美國家商業(yè)文件中心實踐的啟發(fā)，但忽視了國內(nèi)文件、檔案管理工作的實踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內(nèi)文檔中心的工作對象是機關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會化?；趯鴥?nèi)文檔中心與機關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實踐，本文比較認同第二種觀點，即文檔中心為政府直屬機構(gòu)，擁有獨立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門指導(dǎo)。其優(yōu)勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的職責，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢，促進檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強化文檔中心對各機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項業(yè)務(wù)工作。
3.3文檔中心的職能定位
1.1建立基建檔案意識不健全
由于過度聚焦于經(jīng)濟利益，或受工期限制，工程建設(shè)人員往往太關(guān)注工程項目，而忽視建立全面的工程檔案，導(dǎo)致基建檔案在管理過程中出現(xiàn)了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導(dǎo)致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設(shè)的進度。加之電力企業(yè)各部門對基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設(shè)工作的順利開展，制約了電力企業(yè)經(jīng)濟及檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
1.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
現(xiàn)如今，大部分電力基建單位的專業(yè)檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)差、操作不熟練、工作經(jīng)驗欠缺、缺乏責任心等問題，管理人員內(nèi)部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務(wù)面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導(dǎo)致基建檔案的收集和歸檔不規(guī)范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩(wěn)定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。
1.3基建工程檔案管理模式相對陳舊
許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關(guān)管理制度，不能采取合規(guī)的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現(xiàn)代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標準長期得不到統(tǒng)一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作不能及時實施，造成基建檔案質(zhì)量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內(nèi)容不標準，阻礙檔案管理工作的正常開展。
1.4基建檔案管理體制不夠完善
考慮到人員過多及經(jīng)費支付等因素，許多電力企業(yè)內(nèi)部對專門的檔案管理機構(gòu)和管理人員設(shè)置不夠完善，往往在檔案工作場所設(shè)置上不夠健全。基建檔案管理不健全的網(wǎng)絡(luò)將會導(dǎo)致基建檔案質(zhì)量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設(shè)施設(shè)備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達不到“八防”要求，沒有相應(yīng)的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現(xiàn)代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應(yīng)用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當今工程建設(shè)快速發(fā)展的需要相適應(yīng)。
2加強基建工程檔案管理的建議
2.1提高認識，完善制度，健全機制
基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現(xiàn)基建檔案管理的體系化建設(shè)。此外，還要建立起一整套科學(xué)合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職權(quán)范圍、獎懲措施等都要條條細化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等工作均做出具體要求，進行標準化、制度化、規(guī)范化管理。
2.2抓好基建工程檔案的管理工作
各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現(xiàn)基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設(shè)進度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環(huán)節(jié)全程貫穿到基建工程規(guī)章制度當中，將項目檔案工作與項目建設(shè)同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責任制，嚴格執(zhí)行基建檔案管理工作的內(nèi)容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進行檔案管理的導(dǎo)入工作，并持續(xù)到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。
2.3加強基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，是改善基建工程檔案管理現(xiàn)狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內(nèi)容，提高其業(yè)務(wù)能力；同時還要通過培訓(xùn)，對有關(guān)程序和專業(yè)知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。此外，還要隨著時代的發(fā)展完善培訓(xùn)課程，做到與時代同步，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)管理的先進理論和方法以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的檔案管理人才。
3結(jié)語
關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內(nèi)容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質(zhì)文件內(nèi)容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應(yīng)的分類號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應(yīng)該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。
（2）嚴格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規(guī)范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理。
在城市建設(shè)中，會存在一定的痕跡，人們可以從城市建設(shè)中感受城市的魅力，城市立體真實的還原了所屬文化，標志性建筑能夠反映出城市的文化，及其當時的城市理念，經(jīng)過時間的推移，不同時代的理念匯總，成為城市獨有的文化。城建過程中會形成城市檔案，其真實的記載了城市建設(shè)中的不同文化，人們對城市文化的了解，并非簡單的了解城市外貌，更要深入挖掘其內(nèi)涵，城建檔案則能夠幫助人們更好的了解這些城市文化。
1 城市文化內(nèi)涵及其與城建檔案管理的關(guān)系
1.1內(nèi)涵
城市，就如同一本打開的立體的書，其風貌能夠表現(xiàn)出城市文化的本質(zhì)。城市精神風貌，涵蓋的內(nèi)容比較多，是由包含物質(zhì)環(huán)境與人文素質(zhì)體現(xiàn)的精神面貌等在內(nèi)的城市整體綜合素質(zhì)工程。其中，（1）、硬件因素，主要是城市體現(xiàn)出的物質(zhì)的、人為的、直觀性強的風險，是物質(zhì)文明時間與空間的有機整合，也是人?日常生活的舞臺，充分體現(xiàn)了人類的聰明才智與創(chuàng)造能力。其主要包含城市建設(shè)群、道路鋪設(shè)、交通體系、工藝雕塑、活動場所、植被綠化、環(huán)境建造、通訊設(shè)備的完善、文化體育硬件設(shè)備的建造、公益環(huán)境設(shè)施、城市空間規(guī)劃及群眾日常娛樂活動場所。（2）、軟件因素，主要是內(nèi)涵，包含精神層面的，可以通過感官體會到的熏陶與陶冶情操的人文環(huán)境。人文環(huán)境又可細分為歷史傳承、文化傳統(tǒng)積淀、民情風俗傳播與感染、城市文化理念的認識、道德展現(xiàn)、文娛活動的豐富性、全民素質(zhì)教育、義務(wù)教育水平與等級、價值觀、社會風氣與輿論導(dǎo)向、群眾間的和諧相處、城建的合理規(guī)劃、綜合治理水平、設(shè)備的智能化與先進化，信息流通與獲得的及時性、文化感染力程度。
1.2城建檔案管理與城市文化的關(guān)系
城建檔案，主要是對城市建立與完善中各項工作包含的文化要素的記錄，其自身涵蓋了豐富法內(nèi)容，在城市精神文明建設(shè)，具有非常重要的作用。城建檔案，是對城市政治、經(jīng)濟、科技與文化等方面發(fā)展水平與時代差異的表現(xiàn)，一個城市的城建檔案，體現(xiàn)了這個城市的豐富文化資源與底蘊，也是非常重要的城市歷史文化遺產(chǎn)。在城市文化建設(shè)中，有計劃、組織及規(guī)范化的城建檔案管理，有條不紊的記錄城建各個環(huán)節(jié)，并保存好，為城市文化建設(shè)的科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展，奠定良好基礎(chǔ)。
2 城市文化建設(shè)中，城建檔案管理發(fā)揮的作用
隨著城建檔案資源的不斷豐富、形式多樣、保存與傳播的電子信息化水平日益提高，城建檔案管理的潛在文化建設(shè)功能日益明顯。通過合理開發(fā)與利用，在城市文化建設(shè)中，充分發(fā)揮城建檔案管理作用。“以史為鑒、存史育人”，城建檔案管理，可以引導(dǎo)人們更好的認識城市進步與發(fā)展，向世界展示自身的文化層面。在城建檔案資源開發(fā)中，發(fā)掘與城市文化建設(shè)相匹配的內(nèi)容，并加強宣傳與利用，推動城市文化建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)上，便于社會各界更好的認識城建檔案，從而充分發(fā)揮城建檔案工作對城市文化建設(shè)的作用。對城市發(fā)源建造及其溯源進行研究，利用宣傳教育、文物展覽、直觀的音視頻文件或宣傳片的支座，加深人們對所在城市文化知識的印象，更加熱愛城市，這些宣教活動的作用是不容忽視的。
3 通過城建檔案加強城市文化建設(shè)的策略
3.1加強檔案編制與研究
對于城建檔案編研，要嚴格依照相應(yīng)的專題，合理挑選、分析、研究、綜合、編排及評價等手段分析城建檔案相關(guān)內(nèi)容，編輯資料，進行城建服務(wù)的研究工作。將原本分散、專業(yè)性強的城建檔案信息集中起來，使之系統(tǒng)與通俗化，將生硬的文化與圖片轉(zhuǎn)換為大眾喜聞樂見的產(chǎn)品。同時，加強城建檔案信息化建設(shè)，拓寬群眾城建檔案的使用渠道，充分發(fā)揮其文化效益。
3.2加強交流與宣傳教育
在新時期，文化理念推陳出新，通過價值表現(xiàn)其魅力，文化競爭應(yīng)運而生，文化沖突也不斷出現(xiàn)。而文化沖突問題的解決，離不開整體文化的協(xié)調(diào)。整體文化是對文化，只有認同城市，才能更好的與文化相融。城建檔案通過文字或圖片記錄了城市文化的發(fā)展，很多城市不熟悉本城市原有面貌，城市檔案的作用也就不言而喻的。在檔案記錄中，群眾可以明白的了解建筑意義，或城市過去的樣子，產(chǎn)生心理共鳴，以此增強市民對城市的認同感。城建檔案館的責任主要是引導(dǎo)群眾了解城市的舊貌，在為群眾展示城市文化過程中，可以借助展覽或放映技術(shù)，宣傳城市文化，還可選擇市民喜歡的方式，合理利用檔案館中的豐富資源，為城市居民耐心的宣傳城市文化。
3.3對聲像檔案資料加強收集
在城建檔案管理中，聲像檔案也是非常重要的內(nèi)容，其記錄了城市的規(guī)劃、建設(shè)與管理過程的重大活動與事件，記錄了有歷史意義的建筑、構(gòu)筑、名勝古跡及市容市貌，記錄了城市的地理封錨特征，城鄉(xiāng)建設(shè)前后風貌、景觀、城市變遷與社會風情等。對于歷史古建筑，或可能消失的城市風貌，甚至居民生活習(xí)俗，城建檔案館可主動向民間征集，或利用聲像技術(shù)將其固定并保存好，做好城市文化變遷的記錄。相較之氣體形式的城建檔案，聲像檔案更加直觀，完善的記錄了城市風貌。
據(jù)美國的一家數(shù)據(jù)研究機構(gòu)統(tǒng)計和預(yù)測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬條，據(jù)預(yù)測，到2002年這一數(shù)據(jù)將達到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個星期收到的Email比電話多得多，達到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經(jīng)傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機構(gòu)。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機構(gòu)的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關(guān)的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實現(xiàn)的契機，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個原因
一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國家模式到社會模式的轉(zhuǎn)化
有關(guān)鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認為，文件是行政活動和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認為，這種觀點走入極端，會導(dǎo)致行政意志和國家意志塑造檔案。
二十世紀四、五十年代，面對激增的機關(guān)文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當時另幾位檔案工作者的觀點：檔案工作的重點已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標準。謝倫伯格認為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價值中的情報價值。情報價值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點也就意味著，以歷史學(xué)家的實際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標準。這種鑒定理論也并未在檔案界達成共識，有的學(xué)者認為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動中形成的有機聯(lián)系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個具有代表性的觀點。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個鮮明的特點，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來源于對檔案價值主體的確認。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標準、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標準尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項標準而展開，而檔案鑒定標準取決于檔案價值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強調(diào)檔案對行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標準并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強調(diào)檔案對歷史研究者的情報價值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來鑒定檔案的價值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價值主體的不同。那么這兩種價值主體就代表了檔案價值發(fā)揮的全部的潛在“市場”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫克所言：“本世紀檔案論述的主題是，根據(jù)國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會——文化檔案概念的變革。”他接下來又作了更為深刻和具體的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時代到詹金遜、卡薩諾瓦時代，直至美國注重政府文件管理的時代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個國家建立，為這個國家服務(wù)，作為該國政治結(jié)構(gòu)和機構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位?，F(xiàn)在情況不同了，20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑斍霸谖鞣桨l(fā)達國家檔案界普遍存在的這種“社會檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對權(quán)威、否定中心的個性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國家模式到社會模式的變革的哲學(xué)根源。
檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認了檔案價值主體——不再是機構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會中的全體公民。這種價值主體的改變毫無疑問會深刻地影響檔案價值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強調(diào)社會應(yīng)確定自身的價值，檔案必須如實地反應(yīng)這些價值，檔案價值不應(yīng)該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準則?！彼栒贆n案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會價值，并將這種價值用于文件鑒定。這是一個華麗而充滿魅力的口號，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會價值最好不是直接通過對社會動力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過了解那些為實現(xiàn)社會需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷?！卑凑者@種新的方法，鑒定的標準從復(fù)雜的社會價值、問題或趨勢轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。
二文件數(shù)量的激增
有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的?，F(xiàn)代管理機構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會象一個“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會上就有人建議，機構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機構(gòu)職能的級別而非鑒定每一份文件的觀點形成了。當時情況下有學(xué)者認為，這是一種逃避的方法，因為這被認為是面對大量文件感到無助時的對策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機構(gòu)的文件，來減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動力。
三越來越多的文件產(chǎn)生于機構(gòu)的協(xié)作活動中
社會機構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會活動中不同機構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項目文件的處理，這些項目形成的文件分散在政府部門、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機構(gòu)為核心，以單份文件為對象的傳統(tǒng)鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過“文獻戰(zhàn)略”，一種多機構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會的主要論題、問題、活動或職能的方法來妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機構(gòu)的龐大文件的問題。
四電子文件的產(chǎn)生
如果說以上的三方面的原因驅(qū)動我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現(xiàn)和對其鑒定活動的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強的可實現(xiàn)性。
電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個方面：
1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。
2電子文件產(chǎn)生分散，一個龐大機構(gòu)內(nèi)部將會有多個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進入每個系統(tǒng)中對具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時刻與一個動態(tài)的數(shù)據(jù)庫相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會象一只永遠在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識到可能根本不會有文件被送來鑒定。現(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對于許多通過瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標準作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計算機之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過，也終會流失。電子文件管理研究的專家普遍認為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計階段提供了保證鑒定決策最有效實施的最佳機會”。
因此，有關(guān)專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產(chǎn)生之初就開始執(zhí)行，鑒定標準甚至應(yīng)該在文件尚未產(chǎn)生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在?！边@樣一種要求的實現(xiàn)必須通過“職能鑒定”來達到，“職能鑒定”根植于對文件產(chǎn)生機構(gòu)以及其職能活動和工作流程的深刻認識之上，通過分析機構(gòu)活動的有機聯(lián)系以及機構(gòu)職能、活動和業(yè)務(wù)的重要性，決定文件的存留，鑒定的標準和結(jié)論必須要體現(xiàn)為一套詳細、具體和技術(shù)可實現(xiàn)的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去?！奥毮荑b定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經(jīng)被普遍地接受。
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關(guān)信息，為獻血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關(guān)系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻血者、用血者雙方權(quán)益的順利實現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認識，結(jié)合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設(shè)
基于當前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結(jié)合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結(jié)語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
前言：
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設(shè)。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
參考文獻：
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、運營、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。
二、建立完整的檔案工作體系
根據(jù)相關(guān)文件對檔案工作的要求，項目建設(shè)初期，必須成立相應(yīng)的檔案管理組織機構(gòu)，以實現(xiàn)對項目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理。因此，在項目正式開工前，業(yè)主單位（指建設(shè)單位）須明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門，并組織成立包括業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、施工（以下簡稱：各參建單位）等單位在內(nèi)的各級檔案管理組織機構(gòu)，明確各級檔案機構(gòu)、人員的工作職責，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其次，各參建單位應(yīng)將檔案的形成、收集、整理和歸檔等相關(guān)工作納入各相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各業(yè)務(wù)崗位職責，并將檔案工作納入部門及個人崗位日常工作考核，這是一項有利于各項檔案工作持續(xù)有效開展的重要手段。
三、加強檔案管理制度建設(shè)
俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。高速公路建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，就必須建立完善的檔案制度。1.業(yè)主單位應(yīng)在項目開工前制定項目的檔案工作總體規(guī)劃，按項目建設(shè)前期、設(shè)計階段、施工階段、竣工階段等項目實施各個階段進行工作的具體規(guī)劃，再按年度、季度進一步細化工作內(nèi)容，使整個項目檔案工作的開展目標明確、思路清晰。2.業(yè)主單位應(yīng)在項目開工前后，制定項目的竣工檔案編制辦法、實施細則等制度，并在開工后作為項目檔案工作的指導(dǎo)性文件及時印發(fā)至各參建單位，并要求其嚴格按制度執(zhí)行。
四、設(shè)定明確的檔案管理總目標
設(shè)定一個明確的檔案管理總目標是整個項目檔案工作的努力方向、前進動力。站在管理的角度，設(shè)定的目標越高，人員的努力程度和工作積極性就會越高，所達到的管理目標也就相對越高。業(yè)主單位可將項目檔案總目標設(shè)定為：通過對項目檔案進行有效的組織與管理，確保項目竣工文檔完整、準確、系統(tǒng)、安全，專項驗收達95分及以上，爭取申報重大建設(shè)項目檔案“金冊獎”（目前廣東省重大建設(shè)項目檔案管理最高獎項）。
五、嚴抓過程控制管理
（一）定期召開建設(shè)項目檔案工作會議。為順利開展項目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理，在項目開工后，業(yè)主單位及時組織召開檔案工作交底會議，對項目檔案管理的總目標、管理及整理要求、注意事項等進行工作交底。在項目實施過程中，定期召集有關(guān)參建單位及檔案人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度及存在問題等，安排部署下階段工作。 （二）組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為加強檔案隊伍建設(shè)，提升各參建單位檔案人員的檔案業(yè)務(wù)水平，保障項目檔案工作的質(zhì)量及進度要求，業(yè)主單位應(yīng)定期或不定期組織或要求各參建單位檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如上級文件的貫徹落實、管理制度的執(zhí)行、檔案編制的技術(shù)及要求，電子檔案的形成及歸檔要求等等。（三）抓好各參建單位檔案質(zhì)量和進度控制。高速公路建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項目從提出立項到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料等?，F(xiàn)廣東省建設(shè)項目文件材料歸檔范圍主要包括類內(nèi)容（詳見下表）。抓好建設(shè)項目檔案的質(zhì)量和進度管理，是日常檔案管理最基礎(chǔ)、也是最重要的工作。檔案的質(zhì)量主要是指文件資料形成的質(zhì)量及案卷的組卷質(zhì)量；檔案的進度管理，是指各參建單位在項目實施各階段按要求完成各階段的檔案工作，保證檔案工作與項目建設(shè)同步。廣東省建設(shè)項目文件材料歸檔范圍及分工表1.文件資料形成質(zhì)量控制。在項目開工初期，業(yè)主單位須向各參建單位明確對文件資料形成質(zhì)量的要求，并在資料收集整理過程中聯(lián)合監(jiān)理單位定期或不定期對形成的文件資料進行抽查，對不符合要求的，要求其整改和完善，直至達到組卷要求。2.案卷組卷質(zhì)量控制。案卷的組卷工作是整個檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，案卷的組卷質(zhì)量直接反映出檔案的整體質(zhì)量，并關(guān)系到今后檔案的保管和利用，因此，必須在案卷組卷時做好質(zhì)量控制。（1）實行工程計量與檔案質(zhì)量掛鉤。在項目施工過程中，因為存在施工進度的壓力，施工過程中資料形成緩慢、錯亂多，施工后資料交接脫節(jié)，又必然導(dǎo)致檔案工作的脫節(jié)。雖然可在合同中明確對檔案的各項要求及獎罰措施，但從管理上來說，要根本杜絕這一問題，最好采取工程計量與檔案質(zhì)量掛鉤的方法。每月的計量支付，是最能調(diào)動施工單位積極性的。通過在計量前引入檔案質(zhì)量確認的環(huán)節(jié)，可以在很大程度上提高其做好檔案的積極性，同時也可以在施工過程中形成一個共識：只要資料不合格，就延期支付或不完全支付。通過在計量前引入資料的質(zhì)量檢查，可以將很多可能積累到最后才來解決的問題在日常就解決，防止“積小疾而成大病”，這對于項目的后期管理是非常有利的。（2）對施工、監(jiān)理單位的檔案人員應(yīng)納入管理受控范圍，對施工、監(jiān)理單位的檔案人員實行報備手續(xù)，不得隨意變更，出現(xiàn)變更時須向業(yè)主單位申請辦理變更手續(xù)，并納入合同制約條款，違者實施相應(yīng)處罰。以此保障施工、監(jiān)理單位檔案人員的穩(wěn)定性，避免因人員更替導(dǎo)致的工作脫節(jié)，從而保障檔案整理質(zhì)量和進度。（3）充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，要求其對施工單位的檔案整理質(zhì)量進行監(jiān)督、指導(dǎo)；同時，業(yè)主單位需聯(lián)合監(jiān)理單位定期開展項目檔案工作的階段性檢查。3.檔案整理工作的進度控制。要抓好各參建單位檔案整理工作的進度管理，首先應(yīng)將檔案工作納入各施工、監(jiān)理單位的合同管理，明確檔案工作進度要求、違約責任等，對施工、監(jiān)理單位形成一定的制約。其次，業(yè)主及監(jiān)理單位要履行好各自的監(jiān)督職能，確保檔案工作進度與工程進度同步。抓好各參建單位檔案的質(zhì)量和進度控制，還可采取一種更直接有效的辦法，那就是由業(yè)主單位編制印發(fā)項目檔案工作的綜合評比辦法，實行激勵機制，在項目實施過程中定期或階段性對監(jiān)理、施工單位進行檔案工作綜合評比，對檔案質(zhì)量和進度做得較突出的給予獎勵，對達不到要求的予以通報批評，提高他們對檔案工作的重視度和積極性。（四）重視各參建單位檔案安全管理。檔案安全工作直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。要做好項目檔案的安全管理，應(yīng)主要抓好以下幾點工作：1.檔案的安全管理范圍包括對紙質(zhì)文件材料的安全管理、對電子文件材料的安全管理、對檔案存放環(huán)境的安全管理等。2.在各參建單位中宣貫檔案安全工作的重要性，加強檔案安全工作監(jiān)督管理，業(yè)主單位負責對施工、監(jiān)理單位的檔案管理進行監(jiān)督，業(yè)主及監(jiān)理單位對施工單位進行監(jiān)督，同時各參建單位應(yīng)在日常工作中加強自我監(jiān)督。3.根據(jù)高速公路建設(shè)項目施工點多、施工單位辦公場所分散、資料分散整理、存放環(huán)境簡陋等特點，檔案在收集、整理及保管過程中較容易出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，各參建單位應(yīng)制定檔案搶險應(yīng)急預(yù)案，出現(xiàn)險情時及時啟動應(yīng)急預(yù)案，保障檔案的安全。
六、結(jié)語
本文從建設(shè)項目檔案管理學(xué)習(xí)者的角度出發(fā)，對如何做好高速公路建設(shè)項目檔案管理工作作出了初步分析，希望能給高速公路建設(shè)項目檔案管理帶來一定的幫助，并請各建設(shè)項目檔案工作者共同探討、多提寶貴意見及建議。
作者:何燕飛 單位:廣東開陽高速公路有限公司
【參考文獻】
[1]重大建設(shè)項目檔案驗收辦法(檔發(fā)﹝2006〕2號).
[2]廣東省交通運輸廳.關(guān)于印發(fā)﹝廣東省交通運輸廳關(guān)于公路建設(shè)項目檔案的管理辦法〕的通知(粵交辦﹝2012〕406號)[Z].
