發(fā)布時間：2023-05-15 16:36:01
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的機關檔案數字化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：檔案；信息化；數字化；檔案館；設想
隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數字化建設成為檔案界普遍關注的問題，它是適應社會信息化發(fā)展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網絡的建設，更是突破單位和行業(yè)界限，為當地引進資源，搞活經濟提供良好的信息服務軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實現全社會的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數字化建設在全國各類檔案館和機關檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設導論》一書對檔案信息化和數字化建設是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1 對檔案信息化建設的認識
檔案信息化建設是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現代化的檔案信息實體的數字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。但是由于這方面的技術在我市發(fā)展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現代化、數字化與信息化的關系。檔案信息化建設是一個長久的、系統的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現代化是旗幟，數字化是基礎，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現需要有明確的指導思想和領導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態(tài)度，需要資金和技術的保證，只有把現代信息技術手段的運用與現代信息管理方法的應用有機結合起來，才能確保檔案信息化建設取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數字化建設進程
過去的紙質檔案在多次反復查閱的過程中都產生了或大或小的損傷，利用現代化的技術手段對紙質檔案進行全文數據處理就能長久的保管好紙質檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領導高度重視檔案的數字化建設，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數字化建設提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學習檔案的數字化處理方法，并結合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數字化處理，目前已錄入目錄數據接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數字化處理，這也為我館將來建設復合型數字檔案館打下了堅實的基礎。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復合型數字檔案館
（一）、復合型數字檔案館是發(fā)展趨勢
隨著社會的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術的發(fā)展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產業(yè)部2001年6月的《國家信息化指標構成方案》中看出我國對檔案館未來建設的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發(fā)展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質上發(fā)生了根本的轉變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數碼照片、數據通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網絡新聞、壓縮和存儲技術等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網絡也就成為數字化信息資源服務的主要工具，網絡上的數字化信息資源的管理就成為建設數字化檔案的關鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現在已進入信息數字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數字化檔案館的發(fā)展，還需要有個過程，數字化時代傳統檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統、跨地區(qū)的網絡檔案館；二是純傳統檔案館，主要是存在于一些基層或經濟欠發(fā)達地區(qū)，這些檔案館將隨著社會的發(fā)展，其館藏檔案結構也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現計算機自動化管理的方向發(fā)展；三是傳統檔案館與數字檔案館有機結合的檔案館，有數字化程度高的，也有數字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數字檔案館。
（二）、未來復合型數字檔案館發(fā)展前景的設想
未來的數字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內容、國家新近出臺的有關檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡訊、業(yè)界動態(tài)、熱點新聞等。檔案館可以將這些內容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網頁可以相互鏈接，可以在自己的網頁上創(chuàng)辦交流園地進行學術交流，可以設立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網上刊登。總之，可以開辦的業(yè)務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數字化檔案館絕非是在政府上網時創(chuàng)建的網頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網站?！皵底只瘷n案館”應創(chuàng)建自己獨具特色的網頁，開發(fā)可多級查詢檔案信息的應用程序，發(fā)展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權限或提供更加優(yōu)質的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經濟效益的獲得。如果檔案館的網頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經費緊張的狀況。
隨著計算機網絡的進一步發(fā)展，信息高速公路進一步拓展，復合型數字檔案館將會離我們越來越近，數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構只要通過計算機網絡，均可擁有和使用數字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設一個符合我市實際情況的復合型數字檔案館。
參考文獻
[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》
[2]陳春紅：檔案信息化建設初探[J]，上海檔案，2006（05）
[3]國家檔案局頒發(fā)的《數字檔案館建設指南》2010年6月
[關鍵詞]信息化；數字檔案館；資源共享
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02
隨著網絡技術的發(fā)展，在這一背景下，信息技術革命浪潮持續(xù)高漲，經濟的全球化、社會的信息化進一步加強，人類進入了數字化時代。技術的進步、社會的發(fā)展、改革開放的成果已經為大力發(fā)展數字檔案館創(chuàng)造了有力的條件，我國數字檔案館的發(fā)展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內第一個數字檔案館之后，許多城市的數字檔案館也實現了檔案的數字化加工文件資料著錄、數字檔案內容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內容關聯管理及圖文聲像一體化等應用功能，這些成就極大地推動了我國數字檔案館的建設進程。
一、數字檔案館的內涵
與數字圖書館建設初期一樣，20世紀90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級檔案館、數字檔案館等新名稱不斷見諸報端。隨著數字圖書館從概念變成現實，檔案界對于數字檔案館的表述也漸趨統一。
然而，對于不同的研究者而言，數字檔案館仍然有著不同的內涵。檔案界、計算機界、國際標準組織機構以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來闡述這一概念。
信息系統論是當前檔案界對數字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數字檔案館定義為一個超大規(guī)模的“信息系統”。定義強調數字檔案館是一個信息系統，但是，沒有給出信息系統的確切內涵。而持信息倉儲論這一觀點者通常將數字檔案館定義為“信息倉庫”、“知識信息中心”、“數據中心和數據交換站”等，最終實現“數字檔案館”，它強調了數字檔案館的信息存儲和傳播功能，但對數字檔案館本質屬性的描述存在著一定的局限性。信息環(huán)境論將數字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對數字檔案館本質屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環(huán)境的內涵究竟是什么，難以具體認知。功能拓展論將數字檔案館定義為傳統檔案館利用現代技術拓展服務功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數字檔案館概念。
那么，怎樣才能從當代信息科學與檔案學的角度來對數字檔案館這一詞語的含義進行認定和概括，使所有數字檔案館建設者都能夠清晰地勾勒出未來的目標呢？只有對數字檔案館這一信息時代“新生兒”的本質屬性與內涵有一個全面的了解與認識，才能得出相對比較完整和清晰的數字檔案館定義。
我們是否可以這樣來定義：數字檔案館是在分布式計算機網絡環(huán)境中，利用數據庫技術、數字技術、多媒體技術和計算機網絡技術創(chuàng)建、獲取、存儲、處理、交換與數字檔案信息的檔案信息管理與服務機構，是各級政府和各單位信息化建設的有機組成部分。
二、數字檔案館的特征
1.數字資源的多樣性。一是依托于實體檔案的數字化；二是通過各種途徑收集、組織、加工相關數字信息形成的數字信息。
2.具有一定的開放性。依托于網絡，一方面能夠在線采集網上信息，實現信息資源共享；另一方面能夠針對利用者不同的需求，提供多樣化的服務。
3.技術的多變性。由于數字檔案館依靠于計算機、網絡和通信技術、數據庫技術、基礎于內容的檢索技術等，其存儲技術、載體、格式、閱覽方式等，都呈現出不斷進步、變化的動態(tài)。
三、數字檔案館的功能
1.信息集成功能。數字檔案館的建立，使我們可以在網絡環(huán)境下，對特定區(qū)域內的所有檔案進行數字化管理，改變了以往單一的檔案實體的保管形式。通過信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關信息的中心，所以，信息集成將成為數字檔案的首要功能。
2.資源共享功能。無論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據自己的需要，隨時隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數據乃至全文，數字檔案館這一功能的發(fā)揮有助于實現檔案利用的理想化目的。
3.社會記憶功能。數字檔案館的建設將應用國家相應的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實體保管模式，檔案是社會記憶的主要工具。數字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會記憶功能的實現。數字檔案館能實現對電子公文、科技文件等進行文檔一體化管理，對文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過程管理，進行數據的動態(tài)管理。
四、數字檔案館的最終目標
數字檔案館建設的最終目標是要通過國家信息基礎工程把各級各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來，作為國家信息資源的組成部分，面向全社會發(fā)揮作用。所以，數字檔案館建設項目、尤其是國家綜合檔案館的數字檔案館建設項目應該從一開始就納入到國家信息基礎工程之中統一規(guī)劃與設計。數字檔案館的核心資源主要來自相關的信息系統，同時又可與相關信息系統進行信息共享。
五、數字檔案館的總體架構
數字檔案館應以結構化的數字檔案館為基礎，基于物理和邏輯兩種結構，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結構，實現各系統之間數據接收、信息交互、資源數據查詢、數據存儲與備份、歸檔數據管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級模式建立的中心檔案館內容包括各門類在內的所有檔案的數字化信息，基層檔案館應管理本單位經過歸檔流程的先行有效的各類檔案數字化信息。
六、數字檔案館理論體系建設
數字檔案館的理論研究涉及多個學科領域。例如，檔案學、信息學、計算機科學、管理學等，不同學科領域的研究者攜手開展數字檔案館理論研究，勢必會更加有力地推進數字檔案館理論體系的建設。但是，對于數字檔案館這一檔案工作創(chuàng)新變革的產物，檔案界似應更多地承擔起建設相關理論體系的重任。鑒于檔案學科是一門實踐性很強的學科，本文試圖從檔案學理論研究與檔案工作實踐相結合的角度，對數字檔案館理論體系建設的內容作一些初步的探討。
1.數字檔案館基礎理論建設
數字檔案館基礎理論研究離不開傳統檔案學科基礎理論研究的基礎，是對傳統檔案學基礎理論研究的深化與拓展。這部分內容主要包括：
數字檔案的定義及邊界。例如：數字檔案館的管理對象究竟是什么？與圖書館、博物館和其他信息管理機構的管理對象有什么區(qū)別與聯系？大檔案的概念外延到底有多大？這對于當前檔案部門科學構建數字檔案館信息資源庫，合理配置有限的人財物資源具有重要的指導意義。
數字檔案館的管理體制與機制。例如，在數字化、網絡化的環(huán)境下，如何理解和貫徹檔案工作“統一領導、分級管理”的組織原則，建立起科學的數字檔案館體系，推進數字檔案資源的共建與共享？如何構建數字檔案館的績效評估機制等。
狹義數字檔案館的組織架構、工作環(huán)節(jié)以及相關的工作原則與要求。例如，數字檔案信息的創(chuàng)建、獲取、鑒定、存儲、處理、交換、、利用、保密等應采取哪些策略，建立哪些制度？在數字化的環(huán)境下，如何根據數字檔案的形成目的、形成活動、形成過程、處理程序和職能范圍來正確運用檔案管理的基本原則。
上述理論問題，與數字檔案館建設實踐的推進速度相比較，檔案界關于數字檔案館基礎理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當前社會信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案學科領域基礎理論研究的或缺，勢必會導致實踐的盲目性和無所適從，進而加速檔案工作的邊緣化趨勢。筆者認為，檔案工作者需要學習、了解和掌握現代信息技術，更需要明白自己的歷史使命與工作內涵。數字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個沒有獨特內涵、漫無邊際的信息大倉庫，需求不明晰往往是導致一些數字檔案館建設項目難以達到預期效果的一個重要原因。
2.與數字檔案館建設有關的法律規(guī)章建設
這方面的內容有很多，這里只能列舉一些實踐中遇到的、亟需解決的法律規(guī)章問題。如：檔案工作的法律規(guī)章，政府信息公開的法律規(guī)章，著作權、知識產權保護的法規(guī)政策，保護公民隱私權、知情權的法規(guī)政策，信息共建共享的法規(guī)政策等等。
數字檔案館建設的主要宗旨之一就是要充分開發(fā)利用檔案信息，為國家、社會和公民提供高效、便捷的服務，推進政府信息公開、構建社會主義和諧社會。檔案界應注意總結和發(fā)現數字檔案館建設實踐中遇到的法律問題，積極推進相關法律規(guī)章的修訂與完善，確保數字檔案館建設有法可依，為數字檔案館建設提供有力的法律保障。
七、進一步推進區(qū)域數字檔案信息資源共享的思考
1.堅持統籌兼顧，加大信息資源整合力度
一是擴大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏數量，改善館藏結構。二是實施館室一體化。通過館室交換，實現機關、企事業(yè)單位與國家檔案館之間電子文件和數字檔案的有效銜接和共享。三是規(guī)范數字檔案館建設，特別是要完善檔案數據庫建設，夯實數字檔案館資源基礎。
2.堅持共建共贏，建立完善的合作機制
實現檔案資源集成共享離不開完善的協同工作機制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實行分級管理，同時檔案信息資源共享的相關規(guī)則不明確，一些地區(qū)可能將檔案信息資源的產權地區(qū)化，有可能人為設置檔案信息互聯互通的壁壘，導致在檔案信息歸屬上的“地區(qū)所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應用。因此，區(qū)域內各級檔案館對資源共建共享的思想認識是否統一、工作是否同步，都將直接影響區(qū)域數字檔案資源集成共享和利用服務的整體水平。
3.堅持分步實施，深化拓展平臺建設
關鍵詞：高校檔案；計算機技術數字化；安全管理策略
0前言
如今檔案的主要管理方式已從原來傳統的紙質管理轉變成現在的計算機數字化管理，尤其是高校的檔案內容十分的多，詳細包含著每屆每名學生的資料，所以在管理時就十分的繁雜，得到的資料都十分重要不能丟失，而且還要按照順序去進行排列，只有這樣才方便以后的查找，如果是由人工來執(zhí)行的話就很難達到需要的標準和要求，但是科技在發(fā)展，現在計算機數字化安全管理已在高校運用起來，讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣，更加容易操作，現在廣大高校基本都采用計算機數字化安全管理的技術，本文就是筆者對高校檔案計算機數字化安全管理的一些探究。
1高校檔案計算機數字化安全管理概述
高校檔案計算機數字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網絡、校園通信設備等各種現代科技信息技術代替以前傳統的手工紙質方式，可實現高校的檔案信息能自動查閱和處理，搭建網上高校檔案計算機數字化查閱的平臺，這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務，建立起完整的檔案信息數據庫，提高高校的檔案管理效率和服務水平。
2高校檔案數字化安全管理的重要性
學生的檔案是個人的信息管理具有保存的價值而形成的原始記錄資料，也是學校掌握學生的信息的重要資料來源。原始的檔案含有很高的依據性和權威性，所有的高校和社會上很多的企業(yè)，對學生的個人檔案資料都有很大的利用價值，但學校在對學生的檔案進行存儲和管理還有利用價值時，經常由于各種原因對保存的檔案造成一定的損傷或丟失，有時還會被人故意更改資料上的內容，所以，以前的那種傳統管理的模式不能達到現在高校對檔案安全管理的標準水平，尤其對檔案的存儲和管理這兩方面，多年來，高校也一直在尋找更有效的方法，隨著社會的科技水平一直在不斷地發(fā)展，現在基本上各高校都采用的是計算機數字化安全管理的技術，這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統的人工紙質檔案管理的方式，漸漸地成為高校檔案計算機信息化管理的新方法。現在的社會科技水平一直在不斷地進步和發(fā)展，社會上高智能技術的犯罪手法絡繹不絕的出現，所以各高校都需采取計算機數字化信息的管理方法來管理學生的檔案信息，高校檔案計算機數字化安全管理在保衛(wèi)，預防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來越多的作用。高校的主體就是學校的學生，學校的所有中心都是圍繞著學生，為把學生培育成國家的棟梁人才來為學生服務，但現在這個社會上有很多的不良風氣，導致很多的學生的思想觀念，和對人生的規(guī)劃、目標，都受到了很大的負面影響，經常能聽到、看到高校大學生違法犯罪的案件數量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個安全，方便學習工作的環(huán)境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務中任務還是十分的困難，不僅要保證高校檔案安全任務的完成，還要保證在工作的過程中的服務質量，所以，高校檔案計算機數字化安全管理的建立與運用，能有助于保障高校的保衛(wèi)工作有效地進行。
3增加檔案計算機技術數字化人才的引進
高校所采用的對檔案進行計算機數字化安全管理的方式，主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計算機系統里，然后計算機可對檔案進行分類處理，并保存，簡單來說就是將紙上的文字內容變成信息數字化的內容，計算機的數字化管理可節(jié)省出檔案所占有的空間，并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式，需專門設置一間房子來存放檔案，這樣就需要人工花費很多的時間進行整理，而且學校的檔案管理難度非常大，因為要收集學校所有學生的學習成績還有個人信息資料，還有學校教師的相關資料等等，由于內容含量就十分巨大，在進行收集和整理時就十分困難，而引入計算機數字化管理技術后就不需人工進行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，還提高檔案管理工作的信息安全性，這樣就不僅減少人力的資源浪費，也讓檔案的工作管理更加簡化的同時提高工作效率，所以高校為提高檔案管理就必須采用計算機數字管理方式，就要引入技術性的人才，讓學校建立起規(guī)模完善的數字化管理，可更好地對高校檔案的管理進行分類和規(guī)劃，還順便可把以前陳舊的紙質檔案錄入到計算機數字化管理系統中去，重新整理一下，這樣就不會讓檔案損壞或丟失后不能進行查找。當然，高校在引進高校人才時也要注意結合學校的實際情況，最好是引入技術性的人才，經過學校的培訓后能馬上上手，合理地利用人才的資源，能更好地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢和起到的作用，在工作時，要注意加強人才的準確性培養(yǎng)，這是因為檔案在錄入計算機進行工作時需要一個認真、謹慎、負責的工作態(tài)度，要保證所錄入的信息準確并且完整，可適當地提高高校檔案管理工作人員的福利、薪資待遇等，吸引更多的計算機數字化人才參與到高校檔案計算機數字化管理的工作中，更好地促進管理工作的發(fā)展和推廣。
4提升檔案計算機數字化安全管理水平
把以前紙質的檔案管理方式轉變成現在計算機數字化管理的時最重要的一點就是要注意計算機的安全，一定要注意加強計算機里面的防火墻設置，避免黑客或病毒入侵到計算機系統里，以免導致檔案資料被竊取或丟失，高校采用計算機數字化管理的最大優(yōu)點就是減少人力的工作量，計算機可直接自動整理并篩選分類，并節(jié)約很大的成本資源，減少紙張的浪費，紙質的檔案如被破壞掉，檔案就會變得不完整，信息資料就會缺失。由此可見，高校檔案計算機數字化的管理方法可提高檔案的存儲安全性，但計算機數字化管理也存在著一定的缺點，計算機的技術有效地避開了紙質檔案的這幾個缺點，當然不可避免計算機存在的不確定性和發(fā)生突發(fā)意外的可能性，也存在檔案管理工作的危險性，計算機很容易受到網絡病毒的入侵，如果電腦沒有設置好防火墻，在計算機遭到病毒入侵時，很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性，所以一定要加強計算機的安全管理，并隨時監(jiān)控，錄入的檔案資料信息也一定要有備份，防止發(fā)生任何突發(fā)的情況，幫助提高計算機數字化的安全管理。
5加大檔案數字化計算機管理設備的投入
在對高校的檔案管理工作進行時，專業(yè)設備、設施要加大資金的投入，因為高校檔案計算機數字化管理減少以前傳統的人力、物力的投資，所以高校可把以前對人力、物力的資金轉用到計算機的設備上，構建出高校更加安全的檔案管理系統，購買更加完善的計算機設備系統可有效地防控病毒對計算機的侵害，好的計算機設備還可建立更加完善的檔案管理系統，系統的完善是檔案管理經常做的工作，跟隨科技時代的發(fā)展，通過對計算機系統的完善和升級，在病毒入侵時可應對各種突況的發(fā)生，到目前為止，還有許多的高校并沒有重視計算機數字化管理的發(fā)展，還認為以前傳統的紙質檔案管理方式更加的安全，更別說采用計算機設備來對檔案進行管理，這種落后的思想是不正確的，高校的思想、腳步要隨著時代的發(fā)展而前進，跟著社會的科技信息化而進步，加大科技的引用，采取技術化的檔案數字化管理模式。
6高校檔案數字化安全管理發(fā)展方向
6.1為更好地保護錄入的檔案信息可以采用計算機自帶的程序，把檔案資料設定成不可更改的只讀文件；
6.2計算機中已錄入的檔案資料有可能會因保存信息資料的載體出現故障被損壞，導致所錄入的檔案資料丟失，所以，在對所錄入的檔案資料一定要采取備份，這樣就算出現故障導致檔案資料丟失也不會造成損失；
6.3高校檔案管理室的工作人員，為適應計算機數字化安全管理的發(fā)展，必須對檔案的管理模式進行不斷的改革，這樣在出現新的問題后也能及時地采取相關措施進行處理。
聲像檔案是近年來隨著科學技術進步而生成的一種信息記錄形式，這種記錄主要包括錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤和媒資系統等不同的形式。本文主要分析了基于數字化技術的聲像檔案管理。
【關鍵詞】
聲像檔案管理；數字化
聲像檔案是近年來隨著科學技術的進步而生成的一種信息記錄形式，這種記錄主要包括錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤和媒資系統等不同的形式。如何對聲像檔案進行科學保存，規(guī)范管理、發(fā)揮作用，是擺在檔案管理者面前的一個重要課題。
一、聲像檔案管理的現狀及問題
（一）作為新興門類，聲像檔案管理意識不強。
由于聲像檔案是隨著現代科技不斷發(fā)展，近幾年才建立、健全的檔案門類，一些領導的聲像檔案意識不夠強，思想上會更重視文書、基建檔案管理等；再加上檔案人員變動比較頻繁，已造成重要聲像檔案的流失。譬如：反映單位不同發(fā)展時期的概貌及拓展經營等重大節(jié)點活動的聲像檔案，在收集過程中也有很大問題。
（二）缺乏對聲像檔案載體形式、分類管理科學的深入研究。
隨著信息技術的不斷發(fā)展，聲像檔案的載體發(fā)生了明顯的改變，照片、音視頻檔案的存儲格式也不盡相同，如何對這些聲像文件有效歸檔是我們亟待解決的問題。從目前調研情況來看，各歸檔部門不管是照片還是音視頻檔案，使用同樣的分類方法進行歸檔，增大了聲像檔案歸檔難度。
（三）缺乏配套的數字化設備。
早期形成的照片檔案內容日漸模糊，一些音視頻檔案都是以磁帶、錄像帶為載體，受存放環(huán)境、溫濕度等條件的影響，它們的內容逐漸受到損害，為此數字化存儲迫在眉睫。但調研發(fā)現，很多部門缺乏數字化存儲相關的投入，已導致許多珍貴音視頻檔案不同程度受到損害。
二、加強聲像檔案管理工作
（一）完善規(guī)章制度，納入考核。
為了讓檔案管理工作做到有章可循，在進一步完善、健全工作制度的同時，更要注重落實，將其納入到單位績效考核中去，制定切實有效的措施，明確責任，賞罰分明。有效減少重要聲像檔案的損失，進一步促進單位聲像檔案管理工作向更科學、規(guī)范化的方向發(fā)展。
（二）注重溝通，強化服務。
檔案工作的最大實質，就是要科學管理，高效利用。規(guī)范化的聲像檔案管理也是為單位事業(yè)的發(fā)展壯大提供資源支持。檔案人員在強化自己業(yè)務的同時，更要結合媒體融合大背景，對依附于技術層面的聲像檔案管理，加強學習，熟練應用。主動與檔案利用部門溝通交流，以便提供最優(yōu)質的檔案服務。
（三）聲像檔案的數字化處理及數據存儲備份。
照片檔案數字化后，建議采用兩種數據存儲格式：存檔的數據格式要求分辨率高，則采用TIFF非壓縮格式，分辨率：600DPI。對于查詢利用的則采用JPG一般品質的壓縮格式，分辨率：72DPI；視頻檔案一般采用MPEG-Ⅱ編碼格式進行存儲，視頻數據采樣率：10MB/秒；音頻數據采樣率：384KB/秒，每小時數字化存儲占用空間約為4GB.數據的存儲備份：一式三份，一份用于在線查閱，一份用于本地存儲，一份用于異地備份。提前做好聲像檔案的備份工作，存儲介質盡量采用不同品牌的設備進行備份，以減少存儲或利用過程中的損壞率；應使用標準軟件和文件格式，并減少數據遷移的頻率，以避免數據遷移時所帶來的風險；備份后實行遠距離異地存儲，既可以防止存儲介質因霉變、開裂等原因導致無法正常讀取，也可避免因水災、火災等自然災害或人為損壞危及聲像檔案的安全。
三、結語
在當今媒體融合的大背景下，聲像檔案管理工作要與時俱進，具備大局責任意識，重視依賴于技術層面的聲像檔案的有效管理，才能實現其保值增值，在傳媒產業(yè)的激烈競爭中脫穎而出！
作者：金海燕 單位：寧波廣電集團
【參考文獻】
[1]江淑潔.新技術下電力行業(yè)聲像檔案數字化探析[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2014(8):244-245.
[2]羅娟,符峰釗,易懷升,高源.淺談醫(yī)院聲像檔案的數字化管理[J].蘭臺世界,2014(S3):132-133.
[3]郝放輝.數字化聲像攝錄設備應用于聲像檔案管理淺析[J].檔案,2014(07):57-58.
【關鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計算
隨著計算機技術和網絡應用水平的不斷提高，我國各個企事業(yè)單位的檔案管理也進入了數字化管理和網絡應用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網絡環(huán)境下實現社會共享，從而更好地為社會各領域服務已成為我國檔案信息化建設的重點。從技術實現角度來說， 要實現檔案信息資源共享對檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對保證檔案信息資源共享達到最好的效果也是十分重要的。
一、檔案管理現象
檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經過特定歷史時期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關法規(guī)的頒布、實施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國民經濟和社會信息化的社會潮流面前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內、 更高程度上實現檔案資源的社會共享。
二、網絡數字化的發(fā)展
技術的大變革，帶來了新的產品、新的產業(yè)和新的市場，同時也帶來了市場份額的重新分配?！霸朴嬎恪边@個概念也進入人們的生活中。云計算是隨著處理器技術、 虛擬化技。Internet和電子商務的應用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個民族和個人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機會。在Internet日益大眾化普及化、一批網絡經營型的公司（如亞馬遜網上書店、Dell電腦公司）涌現并成功運作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價格和服務的期望，傳統經營向網絡化經營轉變是必然趨勢。
三、網絡技術的優(yōu)勢
網絡數字化計劃具備獨到的優(yōu)勢，服務便利化和快捷化是其顯著特點。面對各個單位或者整個一個單位系統的檔案，數字化網絡管理在人力、服務水平上面都有很大的進步，且能提高辦事效率。數字時代信息資源共享都是以網絡環(huán)境為業(yè)務平臺進行運作的， 因而在網絡環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網絡公共信息服務（共享）平臺信息服務（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務環(huán)境， 目前在很多國家和社會領域的信息共享工程建設中，都在致力于建設各色的公共信息服務（共享）平臺。通過調查，我們發(fā)現，對于數字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個方面，相關從業(yè)人員四分之三以上的被調查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調查人當中有一些屬于年齡相對較大，對于計算機技術掌握相對較少的人群，而數十年的工作經驗使得他們對于自己整理的相關檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認為通過網絡化管理需要有一定的計算機操作能力，而相比較學習計算機，他們認為過去的檔案管理方式更能適應。
四、網咯數字化技術的不足
萬事萬物都具有兩面性，雖然網絡數字化技術具有無可厚非的優(yōu)勢，同時，它也存在一定的不足，運用不當也會造成一些負面影響。網絡平臺的應用水平相對較低，目前大多數單位所使用的網絡管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數單位而言，其應用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費。若要實現《全國檔案信息化建設實施綱要》中制定的“依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網”的目標，應在檔案信息化建設的系統發(fā)展階段推進數據標準化進程，提高數據的標準化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎。尤其令人擔憂的是，這種非標準化的數字檔案還在與日俱增，如若允許這種現象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴重后果最終或將導致檔案信息化建設舉步艱難。在網絡應用中就存在網絡病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實施網絡數字化管理的重要因素。
五、如何完善數字化檔案管理
前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關于如何更好地利用網絡數字化技術，完善數字化檔案管理則是重點。
1、NAS設備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統和低廉的價格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個網絡附加存儲設備，采用了信息技術中的流行技術-嵌入式技術。嵌入式技術的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點。
2、通過元數據存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數字保存實踐活動的開展， 人們認識到要實現對數字信息的保存， 就要記錄很多關于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數據研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數據元素又稱為 “保存元數據” 。通過保存元數據， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數據流方面采取恰當的行動， 并保證被保存對象在技術不斷更新的情況下被重復檢索使用。
3、在網絡化不斷提升的過程中，應該對檔案的分類進行更細劃分，尤其在絕密程度上，應該增加級別，并設置訪問權限，有利于單位安全管理。在網絡化管理方面，筆者認為各個單位應該努力提高管理水平，在人員培訓方面，應該積極的與外界相關技術單位進行交流和學習，盡快提高從業(yè)人員的實際操作水平。
參考文獻：
[1]馬玉杰， 朱立紅， 王 強， 楊愛志， 李強華， 楊雪峰， 鄭 悅，王麗玲， 齊潔， 楊紅梅， 王 寧. 政府信息公開背景下的檔案工作研究[Z]. 河北科技師范學院， 2008.]
[2] 鄧勝利，張敏.交互式信息服務環(huán)境及其影響因素分析[J].情報科學.2008 （3）
[3] 雷蕾，何明，姚建文.云計算技術及其安全性研究[J].計算機安全，2010.4.
【關鍵詞】檔案管理； 數字化技術；
【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.
【 key words 】 file management; Digital technology;
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）04-0000-00
城建檔案管理部門肩負著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設檔案資料任務，是城市重要的信息基礎部門。隨著經濟的發(fā)展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數字化建設的機遇和挑戰(zhàn)中，獲得自己的生存和發(fā)展空間，就必須抓住城市數字化帶來的契機，發(fā)展、提高自己，加速城建檔案管理數字化建設，全面提升城建檔案工作在城市建設中的地位和作用。下面結合筆者個人工作經驗談信息化條件下，城建檔案技術管理如何借助數字化建設平臺，邁入更科學、更高效的軌道。
一、城建檔案管理人員要轉化觀念，加快檔案管理數字化建設
城建檔案管理人員要樹立檔案管理數字化意識。以加快館藏數字化進程為基礎，特別是網絡化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數字化建設步伐，以適應社會公眾對檔案信息技術需求。所以，必須從思想上提高對加快檔案管理數字化建設步伐的認識，并以積極的態(tài)度抓好這項工作，使檔案管理數字化工作跟上時代的步伐。提高檔案管理現代化水平。檔案管理數字化建設的逐步推進，館藏紙質或其他類型載體檔案的數字化工作，已經成為檔案管理數字化建設的重要內容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數字化的多媒體文件，用機讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數據庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準確的特點，擴大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷。現在由于檔案管理數字化建設和計算機網絡的發(fā)展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學科的新名詞“數字檔案館”就是旨在通過網絡，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，將封閉的檔案服務擴展成開放性的、社會化的服務。
二、管理部門要優(yōu)化組織運行，提高城建檔案管理的效益
管理部門要有高瞻遠矚的全局意識。城建檔案數字化需要開展四個階段的工作：其一，策劃準備階段，這個階段主要是為檔案數字化工作的開展進行戰(zhàn)略策劃，并根據計劃的內容，為工作的開展作好準備及前期工作；其二，初步開展和試行調整階段，在這一階段各方面工作已經展開，但是也出現了一些問題，工作在不斷改進中前進；其三，趨于成熟階段，這一階段數字化系統配置已經較為完善，數字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經建立完善，檔案工作流程已經完成數字化改造，依托數字化系統建立起了高效率的工作業(yè)務流程，拓展服務內容和質量是這一階段工作的重點。這四個階段相互依賴，逐層遞進，在開展工作時必須注意各階段的先后順序，一步一個腳印，讓前面的工作為后面打好基礎，后面的工作體現前面工作的價值。防止不切實際的冒進或者漫無計劃的遍地開花，避免出現目的被計劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計劃。在開展數字化工作的四個階段中，策劃準備階段是開頭部分，也是整個工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計劃時，決策者應該考慮清楚自己單位的需求，明確開展工作的目的。這是一個看上去非常簡單的事情，所以往往會被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設計時需求的混亂、開展工作時目的的不明確，是很多數字化工作陷入瓶頸的原因。
各部門要進行相關的網絡建設。通過網絡建設，建立規(guī)范的城建檔案目錄，實現城建檔案部門與相關的聯網，提高城建檔案信息資源的利用效率，實現資源共享，使各級城建管理人員及時掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進而及時為城市建設活動提供優(yōu)質、高效的信息服務。
三、建立數字化城建檔案管理系統措施
城建檔案應當在辦公自動化管理的基礎上，利用信息管理系統，將業(yè)務管理和檔案管理有序鏈接，實現電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。
城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統紙質檔案“后控制”管理升級為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理，還要在辦公自動化管理的基礎上，利用業(yè)務管理和檔案管理的有序連接，減少傳統檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實現電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長期保存。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，一方面電子文件必須采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮禮會效用；另一方面對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復制，防止信息損失。
四、加強城建檔案數字化網站建設
網站是現代社會信息公開的重要工具，開設城建檔案網，或將城建檔案信息化納入電子政務系統，到政府的網站上，實現信息資源在互聯網上的共享，能擴大城建檔案的服務范圍，使城建檔案成為政府政務公開的一部分，更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務。要利用城建檔案信息多元化優(yōu)勢開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉變?yōu)樾畔a品的生產者、開發(fā)者和提供者，主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，從內容、形式上實現完全不同于以往的主動服務，并利用網絡環(huán)境實現不同服務方式之間的優(yōu)勢互補，實現大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優(yōu)質地為社會提供檔案信息服務。
城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環(huán)境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件，將檔案內容用一定的格式固定下來，再進行分類、歸檔、編號等管理，在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任何時間、任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理系統查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入一種良性的循環(huán)狀態(tài)。
五、結束語
科技的發(fā)展對城建檔案技術管理工作提出了新的要求，本文結合筆者個人工作經驗，談了數字化信息建設在城建檔案技術管理中的應用，希望能為城建檔案技術的提高做出自己的貢獻。
【參考文獻】
[1]羅婷婷;;如何提高城建檔案的管理質量[J];才智;2011年18期
[2]曾娜;吳建華;;城市公共安全信息資源建設——兼論城建檔案與城市公共安全的關系[J];中國名城;2011年06期
［關鍵詞］檔案管理；數字化；創(chuàng)新策略；規(guī)章制度；檔案信息安全
引言
新時期，隨著檔案管理水平和服務質量的提升，再加上信息技術的應用，創(chuàng)新管理方式，推動檔案管理數字化是十分必要的。這樣不僅順應時展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。但不能忽視的是，目前檔案數字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進檔案管理水平和服務質量提高。
1新時期檔案數字化管理及其創(chuàng)新的意義
在信息技術被應用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數字化趨勢越來越明顯，其重要作用表現在以下幾點。
1．1順應時展趨勢
當前，信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中，有力的推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實現檔案管理數字化，這是順應時展趨勢的必然要求，對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。
1．2提高檔案管理水平
當前，在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上，實現管理數字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質量提升。數字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。
1．3提升檔案工作服務質量
在檔案管理數字化的趨勢下，通過創(chuàng)新管理方式，構建檔案信息資源數據庫，對檔案資料進行數字化處理，然后編號并存儲，構建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質量，有效滿足人們日常生活需要的重要意義是不言而喻的。
2新時期檔案數字化管理及其創(chuàng)新的策略
當前，在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質偏低，相關制度沒有嚴格落實，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補這些不足，順應檔案管理數字化趨勢，促進檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創(chuàng)新策略。
2．1做好宣傳工作，重視檔案數字化管理
新時期，要充分認識檔案管理數字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應時展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質，進而推動檔案管理數字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應時展趨勢，把握檔案管理數字化的要求，加強自身學習，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經驗，努力適應新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。
2．2健全完善檔案數字化管理的規(guī)章制度
根據檔案管理數字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行和落實，為各項活動順利開展提供制度保障，推動檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務質量高的部門和個人實施獎勵。從而激發(fā)他們的主動性，更好順應檔案管理數字化趨勢，努力提升檔案管理和服務質量。
2．3重視數據庫建設，提高數字化管理水平
構建檔案管理數據庫，對檔案信息資源進行統一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統。同時還要采集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。利用掃描儀、數據壓縮等技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數據信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。
2．4構建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠
加強安全管理，構建安全保障體系也是不可忽視的內容。應該重視檔案管理安全保障技術應用，綜合采用密鑰技術、訪問控制技術、加密存儲和傳輸技術等有效措施，提高數據庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進而有效確保檔案信息資料的安全。對于紙質檔案，也要及時整理和歸檔，保證室內環(huán)境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進而實現對檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創(chuàng)造便利。
2．5提高檔案管理工作人員綜合素質
加強檔案管理工作隊伍建設，注重引進基礎扎實，檔案管理技能強的工作人員，建立素質高的工作隊伍。在此基礎上，還要做好管理人員的培訓工作，讓他們熟練掌握信息技術和檔案管理技巧，有效開展各項工作，順應數字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。
3結語
新時期，隨著信息技術在檔案管理工作的應用，檔案數字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應該注重現代信息技術應用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務質量提升。
主要參考文獻
［1］王麗勇．探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數字化問題［J］．赤峰學院學報：自然科學版，2014（2）：164－165.
［2］李惠華．高職院校教學檔案數字化管理的現狀分析及改進措施［J］．湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院學報，2012（4）：80－82.
［3］季軒．高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數字化探索［J］．產業(yè)與科技論壇，2016（15）：209－210.
［4］徐梅，韓吉紅．淺談檔案數字化管理的應用［J］．辦公室業(yè)務，2016（3）：132－133.
關鍵詞：高校 會計 檔案數字化管理
一、高校會計檔案數字化管理的優(yōu)勢
（一）會計檔案數字化管理可實現數據保存的多樣性、安全性和持久性
由于會計電子檔案所具有的諸多網絡有點和便利性，使得高校會計檔案管理工作相對于傳統的檔案管理具有很多優(yōu)勢，比如會計檔案的存儲介質形式多樣，可以保存在網絡、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質存檔。電子檔案可以短時間復制多份，分別存放于不同地方，極大的增加了檔案的安全性和持久性。
（二）數字化管理可提高管理及應用效率，實現資源共享
實現會計檔案數字化可以提高檔案的應用效率，實現資源共享。電子檔案借助于計算機設備實現錄入和存儲，所以在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，鑒于儲存介質的特點，電子檔案體積小但容量大，存儲空間大，可以存儲非常多的信息。單子檔案的這些特點都有利于應用效率的提高。另外電子檔案的數字化和網絡化可以實現資源共享，需求者根據提供的用戶權限可以通過網絡直接訪問檔案庫，相對傳統檔案查閱和使用，電子檔案可以極大的節(jié)省時間，提高了效率，實現了資源共享。
二、高校檔案數字化管理的現狀
（一）高校檔案數字化管理存在一定的安全保密問題
高校會計檔案數字化的實現離不開網絡科技，由于網絡的安全特點和使用特點，導致會計檔案同樣存在安全問題。數字檔案的管理過程都是基礎網絡來完成的，所以會出現網絡存在的安全隱患。首先，實現高校會計檔案數字化的支撐系統是基于網絡來實現的，局域網、廣域網以及其他物理設備的安全問題都會影響到數字檔案的安全。其次，電子檔案信息在存儲時會受到存儲設備硬件和軟件的影響，計算機操作系統和數據庫管理系統的不同版本或者操作失誤等都會導致電子檔案信息數據丟失或損壞。另外電子檔案數據的存儲和備份以及格式轉換等環(huán)節(jié)同樣影響到數據的安全性。最后是應用級安全問題，實現高校會計檔案數字化之后，關于檔案的共享問題，需要根據網絡特點給使用者配備用戶權限，一旦權限不明確或者過大，就容易出現檔案更改問題。
（二）專業(yè)化的管理人員缺失
傳統的會計檔案管理工作要求比較單一，它要求管理人員具備相關的會計知識技能和檔案管理基礎即可，但是會計檔案數字化管理具有更加鮮明的特點，其不但需要專業(yè)的會計知識，還需兼?zhèn)溆嬎銠C網絡技術和相關數字化操作知識。在目前的高校很少重視檔案的管理工作，在會計檔案管理工作中沒有足夠的投入，致使會計檔案數字化管理工作中缺乏專業(yè)的人才。
（三）相關單位領導不夠重視，管理模式較傳統
目前我國高校普遍存在這樣一個問題，越是歷史悠久的高校，其檔案管理室越大，檔案資料越繁雜，這些都是傳統會計檔案管理工作模式遺留下來的問題。目前高校的檔案管理人員和相關部門領導已經習慣了傳統紙質的檔案模式，并沒有展現出做出積極改變的態(tài)度和行動。
三、如何實現高校會計檔案數字化管理的有效性
（一）利用高校自身條件，加強網絡安全建設
網絡安全建設可有效防范來自外來網站的不安全因素，同時可實現檔案管理系統的硬件設備維護與網絡管理，進而確保介質的安全。為實現這一目標，高等院校完全可利用學?，F有的人力和物力資源優(yōu)勢，調動信息技術人員及教師的積極性，集思廣益，提高網絡的軟硬件建設，采取多種措施保證檔案數字化的準確性、安全性。
（二）加強會計檔案數字化管理人員培訓，提高其工作能力
會計檔案信息化管理對工作人員提出了更高的要求，管理人員必須突破原有的檔案管理理念，及時更新知識，積極學習并適應檔案數字化管理的內容與要求，通過學習與實踐提升個人業(yè)務素質，逐漸培養(yǎng)自身利用網絡技術熟練進行會計檔案管理的業(yè)務能力。與此同時，工作人員必須擁有良好的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，具有客觀公正的態(tài)度，實事求是的處事原則，盡職盡責，加強管理，提高檔案管理的服務質量。
（三）相關領導應積極予以支持與重視
學校領導必須予以支持與重視，改革檔案管理體制，積極引進專業(yè)人才對財務檔案進行管理，同時建立完整的檔案管理制度。比如a系統管理員采用雙人負責制和任期有限制的原則，防止人員流動或缺崗造成的損失，同時也避免的現象。b根據工作的重要程度確定安全級別，對于安全等級要求高的系統，實行分區(qū)控制。 c制定嚴格的操作程序，操作操作規(guī)程要根據職責分離和多人負責的原則，各負其責，不能超越自己的管轄范圍。d制定應急措施，保證在緊急情況下有相應的緊急處理措施，使損失減至最低等等。
（四）通過法律法規(guī)性的強制手段對數字化檔案的管理和安全性問題進行保護
任何一件事物的安全性都需要相關的法律法規(guī)等強制性措施來進行保護，高校會計檔案的數字化管理同樣離不開法律的支持和保護，通過制定和確定與之相適應的法律法規(guī)和制度，確保會計檔案數字化管理更加明細化，檔案數字化管理的策略更加清晰化。
總之，高校會計檔案數字化管理是趨勢，但實現會計檔案數字化管理還有很長的路要走，因此要依據會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，制定切實可行的會計檔案管理制度，為學校領導決策服務，逐步使高校會計檔案走入正軌，真正發(fā)揮會計檔案在高校教學、科研、行政管理和后勤服務工作中的作用。
參考文獻：
[1]周長華，吳小軍.高校檔案管理網絡化建設[J].揚州大學學報.2004.6
[2]薛四新.數字檔案安全應用研究[C].清華大學檔案.2005.11
