發(fā)布時間：2023-05-26 15:50:31
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學生學籍檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
貴州省畢節(jié)地區(qū)衛(wèi)生學校是國家級重點中等專業(yè)學校，又是貴陽醫(yī)學院、貴陽中醫(yī)學院、遵義醫(yī)學院、貴州省廣播電視大學的教學點。在校各專業(yè)學生8000余人，開設(shè)有護理、社區(qū)醫(yī)學、藥劑、助產(chǎn)士、影像技術(shù)、醫(yī)學檢驗、康復(fù)技術(shù)、高級護理等多個專業(yè)。我校不僅學生多、專業(yè)多、班次多，而且層次各異，可見學生學籍檔案種類繁多，形式多樣，檔案中的每個數(shù)據(jù)都要求準確無誤，因此，重視學生學籍檔案管理，切實抓好和不斷提高學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
中等專業(yè)衛(wèi)生學校培養(yǎng)的是治病救人的白衣天使，學生在校期間的政治表現(xiàn)、理論考試、臨床實習成績等都與用人單位的選擇、聘用息息相關(guān)，更關(guān)系到千家萬戶的就醫(yī)安全和身體健康。我校目前建立的學生學籍檔案主要包括：學生報名登記表、錄取通知書、戶籍證明、學籍卡、體檢表、新生電子注冊花名冊、學期注冊登記表、成績記錄單、學籍變動登記表、學生獎懲情況登記表、學年鑒定表、實習鑒定表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生電子注冊花名冊、頒發(fā)畢業(yè)證書花名冊、檔案傳遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等等。學生學籍檔案管理是學生管理的重要組成部分，包括檔案資料的收集、分類、整理、保管、使用、移交等環(huán)節(jié)，如果在實際管理過程中某一個環(huán)節(jié)一旦出了問題，就會造成嚴重的后果?，F(xiàn)將學籍檔案管理中容易出現(xiàn)的問題及其建議分述如下：
一、學生學籍檔案管理中容易出現(xiàn)的問題
1.新生入學是收集建立檔案的開始，學生基本資料的真實性、可靠性、完整性是這一階段管理的核心內(nèi)容。錄取通知書、戶籍證明、身份證上的相關(guān)資料不吻合，都會直接影響學生畢業(yè)證書的簽發(fā)以及畢業(yè)后的資格考試、注冊等等。例如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。在具體工作中，必須做到內(nèi)容翔實可信，不能有半點差錯；其次是字體不工整、字跡不清晰而不易辨認，不按規(guī)定的筆墨填寫而不便于永久性保存等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。容易存在的問題主要是檔案管理人員對檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，途中收集的材料中有缺項、漏項，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點是環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失檔案造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學生學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人任課教師班主任教務(wù)科學生科就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作。
4.檔案的保管利用：檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。檔案有其本質(zhì)屬性,也就是原始記錄性,原始記錄就是原件,也就是原稿，一切非原始以外的記錄，不是原稿，也就不是檔案了；所以完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度，避免出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學生學籍檔案工作的管理建議
1.增強檔案意識，加強《檔案法》宣傳；認真執(zhí)行檔案法，依法治檔，依法護檔；增強各職能科室、教師、教輔人員及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是學校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，學習有關(guān)電子計算機等先進的科學技術(shù)，用多方面的現(xiàn)代化科學知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步加強檔案的規(guī)范化管理。
2.建立健全收集與補充制度：明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3.加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校及學生本人造成不可挽回的損失。所以要不斷強化學校專職檔案員的職業(yè)道德。
4.大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的學?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。
我國的教育體制在不斷地進行改革。中學生的學籍檔案作為學生信息的憑證，在學生的轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學、升學考試等多方面發(fā)揮著重要的作用。通過分析新形勢下信息化管理狀況，對當今中學生學籍檔案管理的實施提出幾個觀點。
關(guān)鍵詞:
信息化管理;中學生;學籍;實施
1實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能
學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯誤。實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑?，F(xiàn)在，學生在校園網(wǎng)上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權(quán)益，減少老師的校對工作量。實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應(yīng)該做到及時地調(diào)整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應(yīng)該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關(guān)的部門，進行必要的數(shù)據(jù)更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。
2學校要建立健全信息化管理制度
學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現(xiàn)學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現(xiàn)冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應(yīng)該堅持依法管理，規(guī)范管理。可制定相關(guān)的制度來“有法可依”，有些學校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學校應(yīng)該讓專門的人來負責學籍管理的相關(guān)工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關(guān)制度，對學生的學籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調(diào)整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報教育局的相關(guān)部門。學籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉(zhuǎn)學、復(fù)學、升學等手續(xù)時，家長應(yīng)該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉(zhuǎn)移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉(zhuǎn);能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設(shè)置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓，熟悉計算機電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負責不同的具體事務(wù)。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應(yīng)及時地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學的狀況。關(guān)于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關(guān)人員應(yīng)該給學生作相關(guān)的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應(yīng)該讓學生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應(yīng)該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統(tǒng)進行經(jīng)常的維護。
4結(jié)語
教育是國家大計，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
參考文獻:
［1］袁小鳳．新形勢下中學生學籍檔案的信息化管理［J］．蘭臺世界，2011(8)．
關(guān)鍵詞：高校；學籍檔案；管理
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經(jīng)高等專科學校講師；湖南，長沙，410079
學籍檔案，對于即將走向社會的畢業(yè)生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經(jīng)歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態(tài)等信息。是反映學生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。準確齊全、完整規(guī)范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業(yè)時用人單位招聘人才提供重要依據(jù)，而且在畢業(yè)生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發(fā)揮重要憑證作用。所以規(guī)范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學籍檔案的特點
學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區(qū)別。
(一)、學籍檔案形成的周期性
學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規(guī)定跨年度的文件，除年度計劃、總結(jié)等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內(nèi)文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業(yè)生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業(yè)為止四年的連續(xù)記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學籍檔案內(nèi)容的廣泛性
學籍檔案的內(nèi)容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規(guī)教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內(nèi)容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內(nèi)容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內(nèi)容包括學生在校四年各門課程的學業(yè)成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業(yè)資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學籍檔案電子文件與紙質(zhì)文件的共存性
院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調(diào)閱所需的內(nèi)容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。
二、目前高校學籍檔案管理的狀況
學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應(yīng)當前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)、原始學籍檔案的信息數(shù)據(jù)不完整，整理不規(guī)范。
學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄、少目現(xiàn)象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業(yè)生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數(shù)量太多，有的沒有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實反映學生綜合素質(zhì)。
集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺泛個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力，組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉(zhuǎn)遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象
(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)進行開發(fā)利用的程度很有限。主要表現(xiàn)在國家實施電子注冊制度之前相關(guān)的學籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，但實際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規(guī)范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門，由于受到技術(shù)維護、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進程。
三、網(wǎng)絡(luò)招生對學籍檔案的影響
目前高校遠程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生的紙質(zhì)檔案的管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內(nèi)容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸郑械氖》莞纱嗍强瞻?。
三是被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復(fù)查。實行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規(guī)范學籍檔案管理的對策與措施
高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規(guī)模的擴大、專業(yè)設(shè)置和學生人數(shù)的增加，原來的學籍管理體系已不能適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學生學籍信息資料管理系統(tǒng)，以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區(qū)、系部的分級管理達到資源共享，協(xié)同管理，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應(yīng)根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規(guī)范：
(一)、加強對學籍檔案的基本管理。
1、增強檔案意識，健全規(guī)章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤稒n案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。
2、抓好各個環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統(tǒng)一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。
3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應(yīng)購置專業(yè)的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構(gòu)想：
(1)網(wǎng)絡(luò)版學籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。根據(jù)當前高校學籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢，以及本?？缧^(qū)延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網(wǎng)絡(luò)版學籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學生入學、在校期間到畢業(yè)發(fā)證等全過程實現(xiàn)“一條龍”學籍檔案信息化管理。
(2)學籍信息管理模塊的構(gòu)想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù)，而且可以從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導入相關(guān)學生資料，按不同校區(qū)、系所、專業(yè)、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數(shù)據(jù)庫?？梢愿鶕?jù)不同條件快捷地查詢各年級、各專業(yè)的學生情況，并進行學生休學、復(fù)學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進行導入、導出處理。
(3)成績管理模塊的構(gòu)想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養(yǎng)層次、班級、專業(yè)等字段，可供查詢學業(yè)成績用。在滿足不同的條件下，可以統(tǒng)計不同年級、不同專業(yè)的學業(yè)成績、年級排名，各種數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學生綜合信息管理系統(tǒng)”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數(shù)圖及成績冊，同時將考試成績從網(wǎng)上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關(guān)人員即時可在校園網(wǎng)各終端機上查閱學生的考試成績。
(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區(qū)，二級學院、教研室及相關(guān)人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢在校學生人數(shù)、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網(wǎng)查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業(yè)成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網(wǎng)上查閱學生的補考、重修人數(shù)、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以避免數(shù)據(jù)錄入過程的人為誤差，減少重復(fù)勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)教學管理規(guī)范化、信息化和科學化。
(二)加強網(wǎng)上招生檔案的管理。
1、制定相關(guān)規(guī)定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案內(nèi)容的完整性?？忌堎|(zhì)檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應(yīng)包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應(yīng)承擔學生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責，確?？忌鷻n案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|(zhì)檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
(三)、加強檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：高校；成人教育；學生檔案管理
中圖分類號：G720 文獻標志碼：A 文章編號：1009-4156(2012)04-044-02
高等教育“精英化”向“大眾化”趨勢發(fā)展體現(xiàn)了我國國民教育水平在逐步提高，高校成人教育作為高等教育中的重要部分，是與自學考試、網(wǎng)絡(luò)教育、廣播電視大學等辦學類型并駕齊驅(qū)的繼續(xù)教育途徑，我國大部分高校都設(shè)置了函授、業(yè)余或脫產(chǎn)形式的成人教育的本、?？?，為在職人員的繼續(xù)教育提供了更多的選擇和可能，也積極有效地推進了我國高等教育大眾化的進程。
一、高等學校成人教育學生檔案的特點
成人教育學生檔案管理作為學生事務(wù)管理的重要組成部分，反映著學生在接受教育期間各個方面的表現(xiàn)，包括課程學習、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲和發(fā)展等內(nèi)容。近年來，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校成人教育呈現(xiàn)出辦學形式多樣化的趨勢，這種多樣性趨勢以及成人教育學習方式的特殊性，決定了高校成人教育管理的多樣性和復(fù)雜性。
首先，由于成人教育的生源涉及面廣泛以及成人教育辦學形式、辦學點的多樣化，導致成人教育學生檔案材料復(fù)雜多樣，給學生檔案的管理帶來加大難度。其次，高校成人教育學生檔案管理較為分散，有的存放在成人教育學院、繼續(xù)教育學院或成教處，有的存放在各教學單位或辦學站點，缺乏統(tǒng)一的歸檔管理。最后，由于學生檔案的積累具有可變動性的特點，包括學習地點、學籍等方面的變動也會給學生檔案的管理帶來影響。學籍檔案是學生在校期間的歷史見證，是學籍管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值，是學生學習情況所形成的學業(yè)成績、操行評語、學歷、學位證明書等全面發(fā)展情況的客觀具體的歷史真實記錄，是原始性和憑證性的重要依據(jù)。目前，學生檔案在專升本、攻讀研究生、出國深造等方面都具有較高的查閱率和利用率，而且近年來，用人單位對學歷的審驗愈來愈嚴格，所以學生檔案也成為用人單位鑒定各類證書真?zhèn)蔚囊罁?jù)之一。
二、高校成人教育學生檔案管理存在的問題
(一)對檔案管理缺乏重視，制度不健全
由于歷史原因，一些高校對于成人教育定位的繼續(xù)教育和高層次崗位培訓認識不夠，對成教學生檔案工作缺乏足夠的重視，這在很大程度上制約了檔案工作者收集、整理和利用成人教育學生檔案的積極性和主動性。同時，缺乏規(guī)范化的管理制度，也導致了不少疏漏。雖然2008年由教育部和國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學校檔案管理辦法》，對高校檔案進行了詳細的分類，也對檔案的歸檔、整理和利用指明了方向，但其中并沒有對檔案管理過程中的具體處理流程、格式規(guī)范進行詳細的描述，因此，一些高校的成教學生檔案管理工作有較大的隨意性。比如，個別主管領(lǐng)導沒有把學生檔案管理工作列入辦學議事日程，沒有統(tǒng)一的檔案格式，管理人員也認為檔案不會長期存放在學校而是隨著學生畢業(yè)就轉(zhuǎn)走，因而不需要認真整理，還有的學生自己在填寫檔案時不認真，不仔細，不關(guān)心檔案去向等個人檔案意識淡薄現(xiàn)象時有發(fā)生。
(二)機構(gòu)設(shè)置不全，管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)
高校成教學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱。大多高校的教學院系并沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，負責檔案管理工作的人員，往往要兼顧行政、教務(wù)、考務(wù)等繁雜的工作，而且大多未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識和利用信息化技術(shù)建設(shè)檔案的技能，無法很好地掌握對檔案工作的分類、歸檔、整理等工作，給檔案管理帶來困難。而兼職人員的日常事務(wù)性工作量大，也無法投入較多時間和精力來完成檔案管理工作，降低了檔案的質(zhì)量，如文件材料缺失、不全等。此外，一些主管部門的監(jiān)督力度也有待加強，不少成教學生的檔案放置在不同的檔案管理處或教學站點，有的學生對于檔案的態(tài)度比較隨意，不認真填寫個人基本情況或者弄虛作假，檔案材料“想交就交，不想交就不交”，少數(shù)主管部門尚未對學生檔案材料進行督促檢查及審核就直接歸檔。
(三)管理模式陳舊，效率低下
高校成教學生的檔案普遍和其他資料隨意放在幾個柜子里，容易丟失、磨損。還有某些檔案材料缺乏說服力，比如內(nèi)容不齊全，需加蓋公章的材料沒有蓋章，不按檔案管理中規(guī)定要求去做等。隨著信息化的步伐加快，提高辦事效率，各行各業(yè)都開始運用網(wǎng)絡(luò)，但是部分高校成人教育的學生檔案管理方式仍停留在單純的紙質(zhì)層面，缺乏電子化、信息化，不僅查閱和利用的效率有待提高，而且對信息資源也缺乏有效的發(fā)掘利用，難以形成服務(wù)功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
三、改進高校成人教育學生檔案管理工作的幾點思考
(一)積極宣傳，提高師生的檔案管理意識
由于成人教育的學生主要來源于在職工作人員，具有分布廣、信息傳達周期長的特殊性，而且學生檔案材料的管理也需要校內(nèi)外各個管理部門和人員的協(xié)作配合，所以，我們一方面可以利用手機、網(wǎng)絡(luò)等信息工具，多渠道多角度地加強宣傳力度，使大家對學生檔案工作有足夠的重視程度，另一方面也可以定期對涉及檔案管理工作的人員進行業(yè)務(wù)培訓，從上而下增強檔案管理意識。
有了充分的重視，才能更好地促進學生檔案管理的業(yè)務(wù)建設(shè)和隊伍建設(shè)，才能保證各個工作環(huán)節(jié)對檔案材料的形成過程嚴格把關(guān)，才能維護檔案材料的真實性、可靠性、完整性和全面性，使檔案材料的收集、歸檔工作能順利進行。
(二)使用現(xiàn)代化管理手段，完善檔案管理模式
現(xiàn)代化的管理手段指的是在設(shè)備基礎(chǔ)、應(yīng)用軟件、管理資源等方面合理地搭建檔案管理平臺，以實現(xiàn)檔案信息資源與信息技術(shù)的整合與利用為目的，從傳統(tǒng)單一的檔案管理模式向現(xiàn)代科技的管理模式轉(zhuǎn)變，主要是通過先進的信息技術(shù)，利用豐富多彩的圖像、多媒體及網(wǎng)絡(luò)等方式對檔案管理工作進行完善。隨著科學發(fā)展觀的提出，“以人為本，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”成為信息化、現(xiàn)代化的基本要求，要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，就應(yīng)該強調(diào)“服務(wù)于人”，以服務(wù)為宗旨、以利用為目的。目前的管理視角開始逐步從知識管理向信息管理化模式轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也有了新的方向，承載信息開始由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變。為了避免單一性的檔案管理模式，高校應(yīng)該加強創(chuàng)新，通過檔案管理信息化的過程，調(diào)動管理人員參與工作的熱情，激發(fā)他們的積極性和主動性，并利用信息化的管理工具，為學生、為社會提供靈活多樣且兼具針對性的檔案服務(wù)?，F(xiàn)代化的管理手段能夠快速有效地完成成人教育檔案的統(tǒng)計、查閱、檢索以及遠距離傳遞檔案信息等工作，有助于提高全體成人教育教職工在檔案管理的質(zhì)量和效率，使其邁入一個新的階段。這樣，一方面可以促進管理工作更好地適應(yīng)當前經(jīng)濟發(fā)展多元化以及新技術(shù)改革創(chuàng)新的潮流；另一方面也有效地提升了管理服務(wù)的素質(zhì)乃至管理人員的素質(zhì)，達到既服務(wù)于人又服務(wù)于己的良好效果。
(三)加強管理隊伍建設(shè)，改進服務(wù)方式和管理工作
一、高校學生檔案管理的現(xiàn)狀
（一）學生檔案內(nèi)容單一
學生檔案應(yīng)該是對學生在校期間各種表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，但是在部分高校的學生檔案管理工作中，內(nèi)容比較單一，僅是對學生學習成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創(chuàng)新活動、職業(yè)技能考核以及心理狀況等沒有詳細的記載。基于就業(yè)背景下，用人單位通過學生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學生的綜合素質(zhì)能力進行判斷，由此檔案對于學生就業(yè)沒有起到任何作用。
（二）檔案材料歸檔格式不規(guī)范
學生檔案管理應(yīng)該遵循統(tǒng)一的標準格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發(fā)利用提供方便。但是部分高校的學生檔案沒有統(tǒng)一的格式要求，檔案材料的歸檔標準不統(tǒng)一。用人單位在參考學生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉(zhuǎn)出工作造成一定的制約。
（三）畢業(yè)生檔案意識薄弱
檔案是跟隨學生一升的資料，但是仍有部分高校畢業(yè)生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學生畢業(yè)后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業(yè)生就檔案自己保管，這對于就業(yè)后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。
（四）學生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范
在學生畢業(yè)后，檔案會隨學生一起轉(zhuǎn)出，原則上檔案是跟隨學生轉(zhuǎn)到用人單位，但是目前很多學生在中小企業(yè)、外資企業(yè)或者私營企業(yè)工作的居多，但是這些企業(yè)大部分不具備檔案接收權(quán)。而學生由于不了解檔案管理制度，在就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫工作單位，在學校審查不嚴的情況下，就會造成檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中丟失，這是高校學生檔案轉(zhuǎn)遞面臨的重要問題。
（五）高校學生檔案管理制度不健全
高校學生檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，但是，目前仍有部分高校學生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務(wù)，沒有單獨的人員管理。有的高校學生檔案歸學生工作管理部門或者學工處；有的高校學生檔案歸學生就業(yè)部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個學院（系），實行分散管理。畢業(yè)期間由于短時間內(nèi)要將全部學生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務(wù)重，容易出現(xiàn)錯裝、漏裝現(xiàn)象，給學生就業(yè)造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。
二、提高高校學生檔案管理水平，發(fā)揮就業(yè)指導功能
（一）完善高校學生檔案信息收集內(nèi)容
高校學生檔案除了收集學籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理部門，應(yīng)采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。
（二）強化學生檔案意識
高校學生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學生檔案管理來培養(yǎng)和教育學生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。一方面高校應(yīng)充分利用圖書館的優(yōu)勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯(lián)合起來，既拓展學生的知識面，又增加學生的學習興趣。另一方面在學生畢業(yè)前，學校應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學生檔案意識。
（三）嚴格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)
畢業(yè)生檔案收發(fā)要由專門的機構(gòu)管理，保證收發(fā)轉(zhuǎn)遞的渠道單一，管理有序。每年學生畢業(yè)時，數(shù)千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復(fù)雜，有的公司沒有機要權(quán)限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執(zhí)行登記手續(xù)，確保交換環(huán)節(jié)的準確無誤。
（四）實現(xiàn)高校學生檔案工作的信息化管理
高校招生規(guī)模逐漸擴大，學生檔案數(shù)量逐年增加，這就要求學生檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)，首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標準，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實現(xiàn)高校學生檔案管理的標準化、規(guī)范化。
一、實施全程評價，記錄成長足跡
根據(jù)學生的實際情況，統(tǒng)一制定了《學生成長紀錄袋》。它主要收集學生在學習過程中生成的各種作品，能反映學生發(fā)展情況的資料（如一份滿意的測驗卷、檢查表、獎狀、寫的字、畫的畫等），用以展現(xiàn)學生的成績與進步，描述學生學習的過程與方法，反映學生學習的態(tài)度與情感。
建立《閃光的足跡》記錄表，學生隨時將自己閃光時刻和閃光足跡記錄下來，時時鼓勵自己；建立《課堂學習觀察表》，從知識技能掌握、積極參與課堂、小組合作態(tài)度、創(chuàng)新表現(xiàn)等方面記錄學生表現(xiàn)。每個欄目16顆小星，在課堂教學中對學生的每次優(yōu)秀表現(xiàn)在相關(guān)項目中將小星涂紅，每周一匯總；建立《活動觀察記錄表》，將學生各類活動、行為習慣等方面的突出表現(xiàn)記錄下來，獎勵一顆紅星；建立《同桌（小組）眼中的我》，每周通過學生互評激勵學生進步；建立《媽媽，我又進步了》周匯報表，每周末學生將一周的上課、作業(yè)、合作、創(chuàng)新、閱讀等方面表現(xiàn)用涂星的形式展現(xiàn)出來，同時有教師一周評語、自己總體評價、家長建議反饋等專欄，教師、學生、家長周周密切聯(lián)系。評價改革使每一個老師就像神奇的“淘金者”，讓塵封了多年的一個個“頑石”閃耀出熠熠金光。
二、實施綜合評價，人人嘗試成功
利用教室后面的板報或制作專欄，規(guī)劃制作用于體現(xiàn)學生綜合素質(zhì)發(fā)展的專欄。分別給專欄命名“陽光苗苗”（今天的苗苗，明天的棟梁）、“快樂天使”（天天快樂，茁壯成長）、“為我喝彩”（精彩表現(xiàn)，為我喝彩）、“星光燦爛”（每一顆小星燦爛輝煌）、“金杯之光”（滴滴汗珠鑄就金杯之光）。每個學生每學期的綜合素質(zhì)展示按紅星、紅花、紅旗、金鑰匙、金杯五個層次遞升，一般每獲5個紅星可換一個紅花，其他依此類推。根據(jù)《課堂學習觀察表》、《活動觀察記錄表》、各類獎勵、各類考試及品德行為等方面的發(fā)展，按不同的方法，對換專欄的紅星、紅花，甚至對表現(xiàn)突出的可直接獎勵金杯。學期末學生的一切成績由閃耀的星光展示。
三、實施多維評價，充分張揚個性
在成長記錄里我分了以下欄目，讓學生在不同層面得到充分的鍛煉，個性得到充分發(fā)展。
如設(shè)立了養(yǎng)成目標欄：由學生在教師的指導下制定本周的養(yǎng)成目標，內(nèi)容可以是學習習慣養(yǎng)成方面的，也可以是行為習慣養(yǎng)成方面的內(nèi)容等等。
自我評定欄：學生每天學習結(jié)束后，根據(jù)自己一天來的表現(xiàn)進行自我評價，查找本天的優(yōu)缺點或得失，并用簡單的文字進行記錄，同時進行自評，畫出等級。 轉(zhuǎn)貼于
小組評議欄：一周結(jié)束后，以學習小組為單位進行綜合評價，并在小組一致認可的情況下畫上等級，并提出合理化建議。
周末規(guī)劃欄：主要填寫各科作業(yè)完成情況或參加的德育實踐活動情況，周一交各小組，由各小組長根據(jù)情況進行評價。
家長信息反饋欄：主要填寫學生在家的各種表現(xiàn)，包括學生自覺完成作業(yè)、自覺預(yù)習、參與家務(wù)勞動、清理個人衛(wèi)生、和諧鄰里關(guān)系、文明禮貌、是否進入網(wǎng)吧等。進行反饋后，由學生帶回學校，作為班主任了解學生在家表現(xiàn)的依據(jù)。
周末反思：學生一周來，對學習、紀律、衛(wèi)生、行為習慣等各方面進行反思，寫出反思周記，這樣既可以讓學生能夠進行總結(jié)，同時也鍛煉了學生的文筆。
經(jīng)典勵志小故事：我校的特色是創(chuàng)建書香校園，開展拓展閱讀是我們最重要的一項工作。因此我在成長記錄冊里設(shè)置了一些勵志小故事，學生每周閱讀后寫出讀后感悟。
這樣既對學生進行了思想勵志教育，又鍛煉了學生的文筆，可謂一舉兩得。每月還設(shè)置了綜合評價欄，月底，教師、家長和學習小組對該同學的表現(xiàn)進行評價。同時書中還專門為家長印制了一些家庭教育方法指導。
四、實施經(jīng)常性評價，積累智慧人生
目前各大高校學生檔案管理是一件非常繁瑣的事情，但同時檔案對于每一名學生也是極為重要的，所以傳統(tǒng)的人工管理檔案的方法已經(jīng)不能夠準確快速完成學生檔案管理的工作，本文針對各高校普遍面臨的問題采用了學生檔案管理的信息化實現(xiàn)，保證學生檔案的管理信息化、快速化，方便各高校管理人員使用。文章通過需求分析和業(yè)務(wù)分析得出實現(xiàn)的方案，并進行了相應(yīng)子模塊的設(shè)計。
【關(guān)鍵詞】信息化管理 學生檔案 模塊化
1 系統(tǒng)需求分析
目前高校作為一個巨大的集科研教學功能于一身的平臺，高校的科學研究活動和日常教學活動內(nèi)容來源于社會，同時又將這些成果服務(wù)于社會，高校具有廣泛的事物以及專業(yè)性，因此，高校檔案更新速度快，并且涉及到的內(nèi)容非常多。高校的學生檔案管理信息系統(tǒng)還有一些需求，他們是非功能性的。
首先是系統(tǒng)的可擴展性，因為高校檔案館的檔案信息主要來源于學生處和教務(wù)處，這些部門的數(shù)據(jù)信息格式。所以，高校檔案信息系統(tǒng)需要提供多種轉(zhuǎn)換方法來適應(yīng)這些不同的檔案數(shù)據(jù)格式，可擴展性對獲取元數(shù)據(jù)來說是必須的；其次是系統(tǒng)的易用性，檔案信息系統(tǒng)的對象是檔案館的管理人員和用戶，系統(tǒng)必須為管理人員和用戶提供便利的用戶界面，確保系統(tǒng)操作簡單易用性。
2 業(yè)務(wù)分析
根據(jù)高校檔案館不斷出現(xiàn)的新需求以及日常的流程，并且學習其他較好的MIS的技術(shù)功能結(jié)構(gòu)以及現(xiàn)金的解決方案，總結(jié)出高校MIS能夠?qū)崿F(xiàn)的關(guān)鍵功能與模塊，包括業(yè)務(wù)表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)管理層以及應(yīng)用基礎(chǔ)三個層次 。
業(yè)務(wù)表現(xiàn)層的內(nèi)容包括兩個方面，其一是服務(wù)申請入口，其二是檔案館的門戶網(wǎng)站，設(shè)計的目標是檔案館的現(xiàn)有客戶群和將來將成為客戶群的潛在客戶群。在這里，服務(wù)申請入口的功能是用戶通過互聯(lián)網(wǎng)填寫個人信息，申請檔案服務(wù)以及查閱申請服務(wù)的進展程度，從而更加方便用戶。檔案館門戶非常重要，它是系統(tǒng)讓外界熟知的重要通道。檔案館門為用戶提供檔案館管理流程、宣傳文件以及辦事指南，并且還提示用戶如何鏈接到服務(wù)申請入口。
業(yè)務(wù)管理層內(nèi)容包括兩個模塊，其一是服務(wù)過程管理模塊，其二是檔案信息管理模塊。前者的功能是檔案館的管理人員的流程管理，內(nèi)容有用戶審核、用戶繳費、用戶調(diào)檔、信息錄入/修改、信息校對、打印信息、通知用戶取件、用戶取件登記等流程。后者的功能是管理高校學生的所有檔案信息，它組成了檔案館永久檔案的一部分。檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要源于紙質(zhì)的學生檔案以及從教務(wù)處獲取的數(shù)據(jù)庫文件，的得到這些數(shù)據(jù)之后，管理人員導入這些數(shù)據(jù)、數(shù)字化處理和加工學生檔案，如此來滿足用戶不同情況的信息檢索、信息查詢或者是信息打印等需要。
應(yīng)用基礎(chǔ)層次的內(nèi)容包括三個方面，其一是權(quán)限管理模塊，其二是日志服務(wù)模塊，其三是信息統(tǒng)計模塊。權(quán)限管理的功能是保證不同級別的用戶擁有不同程度的操作權(quán)限。日志服務(wù)模塊的功能是追蹤用戶在系統(tǒng)內(nèi)的所有操作行為與記錄。信息統(tǒng)計模塊的功能是對客戶需求、檔案館管理人員工作量、服務(wù)質(zhì)量與數(shù)量以及費用收取等信息進行統(tǒng)計，作為檔案館其他工作的參考內(nèi)容。
3 系統(tǒng)的總體設(shè)計
本章首先針對特定的設(shè)計目標和需求目標，總體設(shè)計了檔案信息管理系統(tǒng)，同時分為功能相異的字模塊，具體描述了其中關(guān)鍵模塊的功能，剖析了系統(tǒng)中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，最終得出檔案信息管理系統(tǒng)的總體框架，同時定義了系統(tǒng)各個子模塊的功能以及數(shù)據(jù)庫模式。然后重點分析如何設(shè)計和實現(xiàn)貴州商業(yè)高等專科學校學生檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)流程管理模塊。在體系結(jié)構(gòu)方面，使用的架構(gòu)是MVC，在實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理層方面，利用的模式是傳統(tǒng)的C/S，有效達到學生檔案信息管理系統(tǒng)的功能。以下介紹的是模塊的開發(fā)框架。檔案服務(wù)工作步驟包含申清、審核、繳費、調(diào)檔、錄入/修改、校對、打印、通知取件、取件、后臺。流程的目標是為了檔案館的社會公共服務(wù)功能特別是檔案服務(wù)、檔案交流而設(shè)定。涉及服務(wù)工作流程的角色依照任務(wù)和空間的不同，服務(wù)流程劃分為客戶、超級管理員、借貸專員、錄入專員和打印專員。系統(tǒng)的用戶管理模塊是門戶模塊，用戶登陸用戶管理模塊之后才可以訪問檔案信息管理系統(tǒng)。
4 系統(tǒng)詳細設(shè)計
學生檔案信息管理系統(tǒng)就是為了解決這種事件的前后排序關(guān)系，以滿足客戶需求。初步設(shè)計的系統(tǒng)構(gòu)架包括4個部分，分別是最底層的windows操作系統(tǒng)，中間層的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，業(yè)務(wù)管理層和業(yè)務(wù)表現(xiàn)層。其中中間層的服務(wù)器包括IBM，BEA WebLogic，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)SQL。業(yè)務(wù)管理層面向檔案館的管理人員，包括服務(wù)過程管理和學生檔案管理兩個模塊。過程管理模塊用于對學生檔案服務(wù)工作的全程管理，包括數(shù)據(jù)導入、審核、繳費、調(diào)檔、校對、打印等。學生檔案管理模塊的作用主要是對學生檔案信息的增加、刪除、修改、查找等。
學校檔案管理基本功能圖如圖1所示。
5 系統(tǒng)總結(jié)
通過系統(tǒng)的基本功能的設(shè)計，可以完成系統(tǒng)的主要需求。滿足高校學生檔案管理的基本功能，極大的減少了學生檔案管理的工作強度，并且在系統(tǒng)的設(shè)計中加入了權(quán)限的管理可以對學生檔案的管理起到了保密的作用。
參考文獻
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作者簡介
池磊（1986-），男，河北省石家莊市人。助理工程師，大學本科學歷。研究方向為計算機科學與技術(shù)。
姚軍（1981-），男，河北省石家莊市人。大學本科學歷。現(xiàn)為石家莊職業(yè)技術(shù)學院現(xiàn)代教育技術(shù)中心助教。研究方向為軟硬件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)維護。
崔成（1982-），男，河北省棗強縣人。助教，碩士研究生學歷。研究方向為軟硬件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)維護。
作者單位
1.河北科技大學教務(wù)處 河北省石家莊市 050018
關(guān)鍵詞：教學檔案 設(shè)計應(yīng)用 實踐訓練 教學管理 多元化評價
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A
一、引言
實踐教學是音樂舞蹈專業(yè)人才培養(yǎng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。大學生實踐教學檔案袋是在實踐過程中形成的具有保存價值的音樂舞蹈作品、節(jié)目單、照片、光碟、策劃方案及新聞報道等歷史教學實踐記錄， 它記載了舞蹈教學的內(nèi)容、方法和效果， 反映教學實踐、教學研究和管理的全部過程。音樂舞蹈實踐教學是由校內(nèi)課外實踐和校外藝術(shù)實踐兩部分組成。校內(nèi)實踐教學主要有：觀摩專業(yè)匯報演出、基本功大賽、畢業(yè)專業(yè)匯報演出、實習實訓、畢業(yè)論文；校外實踐教學主要有：實地藝術(shù)采風、服務(wù)地方文藝演出等。通過校內(nèi)外的實踐教學，使學生將平時所學的專業(yè)知識和基本技能，初步綜合運用于實踐教學和舞臺表演中，并在實踐中進一步掌握音樂舞臺表演能力和師范技能，培養(yǎng)適應(yīng)地方文化藝術(shù)教育所需的人才；同時，也是檢查地方高校在教學中存在的問題、改進教學方法、提高育人質(zhì)量有效途徑。
四川文理學院是一所地方性本科院校，該校充分利用了高校文化藝術(shù)資源與社區(qū)文化資源共享，實施了“文化惠民在身邊、流動舞臺進基層”下鄉(xiāng)演出工程，構(gòu)建了老百姓文化生活公共服務(wù)體系。搭建了高校舞臺實踐社會化與社區(qū)之間文化互動合作，實現(xiàn)了社區(qū)文化互動中課堂教學舞臺與實踐教學的目標。自2013年以來，加強了對音樂舞蹈專業(yè)實踐教學的改革與創(chuàng)新，注重落實了三個結(jié)合：一是課堂內(nèi)外的教學內(nèi)容與地方需求相結(jié)合；二是課堂教學的專業(yè)技能與地方惠民文藝演出相結(jié)合；三是學科綜合理論知識與志愿服務(wù)鄉(xiāng)村中小學創(chuàng)新實踐活動相結(jié)合。探索社區(qū)文化與實踐教學互動的創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式。我們課題組的成員參與了音樂舞蹈專業(yè)實踐教學改革工作，對大學生舞臺教學實踐中的照片、節(jié)目單、新聞報道等資料充分調(diào)動學生進行了系統(tǒng)收集整理并分類存檔，建立了大學生服務(wù)地方演出實踐教學檔案袋， 為教學改革研究、提高教學質(zhì)量， 提供了教學實踐資料依據(jù)?，F(xiàn)就我們課題組參加大學生實踐教學檔案設(shè)計、資料收集、教學管理體會及其方法表述如下。
二、實踐教學檔案袋設(shè)計要求及步驟
（一）實踐教學檔案袋設(shè)計要求
首先，實踐教學檔案設(shè)計要凸顯以學生為主體；其二，在符合國家中長期改革和發(fā)展規(guī)劃綱要基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮大學生在實踐中的主觀能動性；其三，要結(jié)合音樂舞蹈專業(yè)實踐教學特點，注重大學生實踐過程中的總結(jié)與發(fā)展。
（二）實踐教學檔案設(shè)計的步驟
首先，明確音樂舞蹈專業(yè)學生實踐教學的目標。教師怎樣指導學生達到這些目標，關(guān)鍵是如何修正指導與學生實踐中存在的問題，怎樣通過合作方式或團隊協(xié)助來完成。其次，收集資料。實踐主題鮮明，以學生為主體，激勵學生作為實踐檔案材料的決策者，學生根據(jù)自己在實踐學習過程中的情況，選擇收集有保存價值的材料，總結(jié)在實踐學習中取得成績、反思存在的問題、整改的措施和今后努力的方向。最后是組織整理材料，以藝術(shù)實踐活動主題為主線，確保組織整理材料的原始性和系統(tǒng)性，要求書寫規(guī)范，內(nèi)容真實準確。
三、大學生實踐教學檔案袋設(shè)計內(nèi)容
實踐教學檔案袋是評價音樂舞蹈專業(yè)學生在實踐教學活動過程中的原始憑證。為了完整、準確、系統(tǒng)地把大學生實踐活動形成有保存價值的資料，歸檔管理，大體歸納設(shè)計為三個方面：
第一，學院根據(jù)學校各項教學規(guī)章制度，結(jié)合音樂舞蹈專業(yè)人才培養(yǎng)目標制定實踐管理制度，如大學生藝術(shù)實踐手冊、實踐活動工作要求等。
第二，依據(jù)專業(yè)人才培養(yǎng)目標，擬定學年度實踐教學計劃。以2015屆畢業(yè)生舞蹈專業(yè)實踐教學計劃為例：
計劃一，組織2015屆舞蹈專業(yè)學生有目標、有目的地深入川陜革命紅色根據(jù)地進行藝術(shù)采風活動，收集整理紅色文化和大巴山民歌資源，創(chuàng)作貼近基層、展示地域特點的紅色作品，培養(yǎng)學生音樂舞蹈創(chuàng)作能力。計劃二，在市區(qū)周邊建立了城鄉(xiāng)“中小學志愿服務(wù)基地”、支教幫扶實踐活動，培養(yǎng)學生自我教育、自我管理、自我服務(wù)。培養(yǎng)學生掌握中小學音樂舞蹈教師的師范技能。計劃三，應(yīng)用音樂舞蹈專業(yè)的優(yōu)勢，與地方文化館、歌舞劇院和社區(qū)服務(wù)搭建了區(qū)域文化互動的惠民演出平臺，實現(xiàn)校內(nèi)實踐實訓與校外演出的有效結(jié)合。培養(yǎng)學生適應(yīng)社會的綜合能力。為文化藝術(shù)團體、社區(qū)輸送文藝工作者及管理人才。
第三，要求學生參照以上學院制定實踐教學計劃，實踐教學目標，結(jié)合自己參加實踐教學事項，收集實踐教學檔案袋內(nèi)容材料。一是創(chuàng)建大學生實踐檔案袋是一種經(jīng)歷，要求學生自主收集材料，包含學院領(lǐng)導、指導教師、同學之間的幫助、建議和相互交流，只有這樣才能促進學生在實踐過程中不斷反思，鼓勵學生依靠自己的力量成長。二是學生對照實踐教學計劃，將自己參加藝術(shù)采風、送文化演出、義務(wù)支教完成的內(nèi)容，按時間順序如實填寫。三是學生對實踐內(nèi)容進行簡要的描述，并伴隨自己實踐過程的總結(jié)與反思及文字說明。
四、實踐教學檔案袋的應(yīng)用及管理
一是實踐教學檔案袋實行專人管理，舞蹈專業(yè)實踐教學檔案由舞蹈教研室主任按照時間安排，有計劃組織學生按要求完成實踐活動的內(nèi)容填寫，充分調(diào)動大學生有目的選擇和收集實踐學習過程中的舞蹈作品和相關(guān)材料，確保舞蹈專業(yè)實踐教學資料原始性、系統(tǒng)性及完整性。達到形成自我建檔、自我學習、自我反思、自我進步、自我成長的發(fā)展性檔案袋評價。
二是收集實踐教學檔案袋，做到定期和日常整理相結(jié)合，對實踐教學計劃、總結(jié)、藝術(shù)采風的作品，演出的光碟、節(jié)目單、活動方案；義務(wù)支教的教案、課件、教學活動記錄、成績分析、學生工作檢查記錄等資料做到及時收集， 分類整理，立卷歸檔，保存完整。
三是檢查資料遺失缺漏， 檢查判斷應(yīng)歸檔資料是否齊全歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時補漏缺少的教學檔案資料， 及時收集補齊，使之齊全完整。
四是嚴把檔案袋質(zhì)量關(guān)，大學生實踐教學檔案材料做到準確客觀，還要系統(tǒng)排列按學年度分類，注明姓名、學號、班級、 時間，這樣有利于方便查找，確保實踐教學檔案袋的質(zhì)量和管理。
經(jīng)過三年來對實踐教學檔案應(yīng)用及管理， 認識到只有充分利用實踐教學檔案的各種資料， 才能使教學管理更加科學和規(guī)范有序。2011年學校通過國家教育部本科教學合格評估， 實踐教學檔案起到了舞蹈專業(yè)人才培養(yǎng)目標支撐作用，凸顯了大學生實踐教學檔案袋的重要性。通過充分利用評估資料、大學生實踐教學檔案袋信息反饋等，探討了舞蹈專業(yè)教學特點，進行了教育教學改革，修訂了舞蹈專業(yè)人才培養(yǎng)方案，更進一步加強實踐教學比重。于2014年至2015年音樂舞蹈專業(yè)的學生取得了優(yōu)異的成績，舞蹈《雨潤巴山》參加全國第四屆大學生藝術(shù)節(jié)榮獲一等獎，舞蹈《致青春》、《魂鑄巴山》參加全國舞蹈“荷花獎”榮獲銀獎。由此可見，建立舞蹈專業(yè)大學生實踐教學檔案袋，充分體現(xiàn)了以學生為主體，教師為主導，環(huán)境育人，社會辦學“四園同心”的辦學思路，是對學生參加實踐動態(tài)、學習過程和專業(yè)成長進步的全面記錄，是推進教育教學改革，實現(xiàn)認證評價、舞蹈作品成果評價、關(guān)注大學生實踐學習效果評判，更加有利于“基礎(chǔ)知識結(jié)構(gòu)化、理論實踐融合化、教學管理信息化、考核評價多元化”人才培養(yǎng)模式改革的有序推進。大學生實踐教學檔案袋不僅可以作為學生成長過程的學習評價，還可以作為教學管理人員總結(jié)經(jīng)驗、改進工作方法，提高工作效率有效方法；亦可以作為評價教師和考察推薦人才的依據(jù)，同時達到全面調(diào)動師生積極性和創(chuàng)造性目的。
總之， 大學生實踐教學檔案袋設(shè)計是通過實踐教學過程中不斷總結(jié)反思和積累建立起來的， 它更加注重了大學生專業(yè)個性的發(fā)展，并全面反饋到課堂教學過程中，使舞蹈專業(yè)師生受益匪淺。因此， 我們要不斷規(guī)范大學生實踐教學檔案袋的收集與管理，實現(xiàn)大學生多元化評價迎合實踐課程多樣化要求，更好地為高校教育教學和管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。
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