發(fā)布時(shí)間：2023-05-28 09:40:17
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案與個(gè)人檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案 管理 改革 創(chuàng)新
隨著人力資源在企業(yè)管理中的重要性日益凸顯，人事檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，才能順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。
1 企業(yè)人事檔案管理存在的幾個(gè)主要問(wèn)題
其一是管理方式方法比較落后。很大一部分的企業(yè)人事檔案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，簡(jiǎn)單地進(jìn)行分類管理，方法繁瑣，操作起來(lái)極為不便，而且效率低，反應(yīng)慢，由于輕視提供增值服務(wù)，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有使用現(xiàn)代化和信息化手段，使檔案信息陳舊，內(nèi)容單一，日常表現(xiàn)空乏，形式雷同。有些企業(yè)配備了計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)庫(kù)，只用來(lái)存儲(chǔ)和簡(jiǎn)單檢索，信息存儲(chǔ)量太少，所以實(shí)用性比較差。從這一點(diǎn)上看，人事檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重滯后于人力資源管理的改革。因?yàn)槿瞬诺匿浻煤蜁x升，其人事檔案是重要參考，這對(duì)檔案管理工作的主動(dòng)性和系統(tǒng)性提出了高要求。
其二是檔案材料內(nèi)容不齊全，信息不真實(shí)。企業(yè)員工人事檔案應(yīng)當(dāng)完整，信息必須準(zhǔn)確，這是檔案管理的關(guān)鍵指標(biāo)，但在實(shí)際工作中存在許多明顯不足，比如沒(méi)有完整收集企業(yè)員工檔案中必備的材料，包括學(xué)歷證明、技能證書等，導(dǎo)致重要材料缺失，再如鑒別不準(zhǔn)確的問(wèn)題，把一些本來(lái)不該歸檔、手續(xù)不完備，甚至存在問(wèn)題的材料歸檔，影響了真實(shí)性。再有就是沒(méi)能及時(shí)整理，及時(shí)按規(guī)定歸檔，導(dǎo)致無(wú)序管理，甚者，一些企業(yè)沒(méi)有配套相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施不配套，材料隨意擺放，檔案管理的環(huán)境比較惡劣，加上不少企業(yè)對(duì)檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴(yán)，執(zhí)行不力，管理混亂，檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱等不按正常手續(xù)隨意進(jìn)行，嚴(yán)重違反相關(guān)規(guī)定。
其三是人員素質(zhì)建設(shè)不足。隨著人力資源管理的不斷深入，人事檔案管理手段也相應(yīng)調(diào)整變化，對(duì)從業(yè)人員提出了知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化等要求，但現(xiàn)實(shí)與需求之間存在明顯差距，例如人員配備比例不足，甚至無(wú)人管理，或是兼職管理，檔案管理員的素質(zhì)較低，原則性不夠，不熟悉業(yè)務(wù)，不踏實(shí)，缺少奉獻(xiàn)精神， 整體質(zhì)量不高。
其四是透明度不高。國(guó)家管理的人事檔案只面向組織，個(gè)人都無(wú)法查閱自己的信息，企業(yè)在這方面雖有所改進(jìn)，但開(kāi)放性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這與政務(wù)公開(kāi)、信息公開(kāi)、公正透明的現(xiàn)代法治精神相違背。
2 改革與創(chuàng)新人事檔案管理的幾個(gè)主要措施
首先，企業(yè)決策者必須重視，重新認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層引起高度重視，各部門才會(huì)主動(dòng)支持這項(xiàng)工作，逐漸認(rèn)識(shí)到員工人事檔案的積極作用，用以詳實(shí)記載員工的特長(zhǎng)興趣和工作閱歷，特別是在本企業(yè)的工作表現(xiàn)情況，對(duì)其職業(yè)生涯成長(zhǎng)有極其重要的參考作用，以形成正確判斷，其重要性與員工訪談相當(dāng)，所以，企業(yè)要建立比較完善的人力資源管理體系，必須從人事檔案的整頓和管理做起。
其次，要走制度化和標(biāo)準(zhǔn)化道路，引入現(xiàn)代化的管理理念。檔案管理不能等同于一般的文件管理，這項(xiàng)工作專業(yè)性很強(qiáng)，屬于人事機(jī)密范疇，服務(wù)于人才評(píng)估和運(yùn)用，因此，企業(yè)要樹(shù)立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，建立一整套行之有效的規(guī)章制度和管理?xiàng)l例，嚴(yán)格執(zhí)行，厘定人事檔案的管理范圍和部門職責(zé)，通過(guò)理順檔案保管、查閱、借用、收集、鑒定歸檔等流程，嚴(yán)密監(jiān)管。隨著科學(xué)技術(shù)的深入應(yīng)用，人事檔案管理要采用現(xiàn)代化技術(shù)，大面積使用計(jì)算機(jī)設(shè)備存儲(chǔ)信息，建立檢索系統(tǒng)，方便查閱的同時(shí)，提高工作效率和資料可靠程度，更有效而廣泛地利用相關(guān)社會(huì)資源。
其三，要走信息化和資源共享的路線。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理的普遍發(fā)展方向。由于這項(xiàng)工作實(shí)質(zhì)上就是信息管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息軟件，把檔案內(nèi)容從書面文字轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，使用友好的界面進(jìn)行管理，可以迅速地在不同部門或單位之間傳輸數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人力資源共享，大大提高人事檔案的利用率。例如根據(jù)企業(yè)員工的人事檔案信息，建立起一整套包括學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職稱、職務(wù)、晉升、培訓(xùn)、職業(yè)技能、管理能力、社會(huì)關(guān)系、薪酬福利等在內(nèi)的全部信息。而且，該管理系統(tǒng)還能實(shí)時(shí)跟蹤員工動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新其近期工作表現(xiàn)和成果，比純手工的人事檔案管理更準(zhǔn)確、更及時(shí)，記載內(nèi)容更為完整，幫助企業(yè)管理層在盡可能短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確了解員工情況。這種自動(dòng)化管理系統(tǒng)的上線，標(biāo)志著人事檔案管理向現(xiàn)代化管理方式邁出了第一步。
其四是從業(yè)人員必須專職化、專業(yè)化和知識(shí)化。由于這項(xiàng)工作必須向現(xiàn)代化和科學(xué)化轉(zhuǎn)變，所以要求從業(yè)人員在具備敬業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)外，還要能夠靈活使用和維護(hù)計(jì)算機(jī)軟硬件，在文化和歷史知識(shí)上必須具有一定的造詣。在工作中，尤其是人力資源管理人員的任用上，不能只聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)一面之詞，應(yīng)該嚴(yán)格考核，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)選拔，擇優(yōu)錄取，唯才是用，選拔出真正的人才。同時(shí)，要定期對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，及時(shí)更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，并在職位晉升和福利待遇上增加關(guān)注度，解除他們的后顧之憂，專心工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]薛銓.高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（09）.
[2]崔娜.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].價(jià)值工程，2011（24）.
摘要：為了全面有效地評(píng)估一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的未來(lái)發(fā)展方向，制定出一個(gè)可行的、適合農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的具體人事管理與人事檔案管理制度，本文筆者具體全面地探索了目前農(nóng)業(yè)科研單位之中的人事管理與人事檔案管理制度，并根據(jù)這些已有的人事管理制度，進(jìn)行了一系列的探討和分析，最終又使用統(tǒng)計(jì)的手段和分析的方法，找出真正適合農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展、可以確保農(nóng)業(yè)科研單位持續(xù)健康快速發(fā)展的道路。本文的最主要研究目的就是探索在當(dāng)前的信息化時(shí)代的形式之下，進(jìn)行對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位人事管理與人事檔案管理制度的探索，并從各個(gè)角度對(duì)具體的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度與人事檔案管理的建立進(jìn)行了探索。
關(guān)鍵詞 ：農(nóng)業(yè)科研單位 人事管理 人事檔案管理 改革
農(nóng)業(yè)科研單位的工作人員作為一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的最基本組成部分，只有農(nóng)業(yè)科研單位工作人員迸發(fā)出工作積極性，保證生產(chǎn)效率，提升整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的市場(chǎng)價(jià)值，才能夠保證農(nóng)業(yè)科研單位持續(xù)健康快速發(fā)展。為了有效地保證農(nóng)業(yè)科研單位可以持續(xù)健康快速發(fā)展，就要求農(nóng)業(yè)科研單位可以根據(jù)具體的環(huán)境和市場(chǎng)氛圍，制定相應(yīng)的管理規(guī)范。截至目前為止，雖然隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)可以代替許多人進(jìn)行相關(guān)的工作，但是一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的最基本組成單位還是農(nóng)業(yè)科研單位的工作人員，要想把握住當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位在新的信息時(shí)代里面的發(fā)展時(shí)機(jī)，就要求農(nóng)業(yè)科研單位制定一系列的人事管理制度機(jī)制，滿足工作人員的具體需要，組織一系列的人事管理方法，提升整個(gè)單位所有工作人員的工作積極性，提升單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。
一、農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革的重要意義
農(nóng)業(yè)科研單位進(jìn)行對(duì)工作人員的管理也要集中在提升工作人員的生產(chǎn)效率和生產(chǎn)技術(shù)。然而，進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和人才思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，以往的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制已經(jīng)不能夠滿足人才越來(lái)越多樣化的需求。雖然建立一套良好的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機(jī)制對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位來(lái)說(shuō)擁有著巨大的好處，但是截至目前，很多農(nóng)業(yè)科研單位并沒(méi)有意識(shí)到農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機(jī)制對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的巨大作用，并沒(méi)有設(shè)立出一套完善的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機(jī)制。
目前，為了制定一套行之有效的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度，各個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位和相關(guān)的專家學(xué)者都付出了很多艱苦的努力工作。在這個(gè)過(guò)程之中，也誕生了很多適合某一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位或者是適合某一種行業(yè)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理方案，促進(jìn)了農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展，發(fā)揮了很有效的作用。但是，這些農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理方案并不能形成一種放之四海而皆準(zhǔn)的全行業(yè)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理準(zhǔn)則，這就需要對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的探討和研究，尋找出一套切實(shí)可行的方案來(lái)進(jìn)行對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制的研究，切實(shí)有效地提升整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的競(jìng)爭(zhēng)能力。
二、農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
1.農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循的主要原則
為了保證整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的正常秩序，保證農(nóng)業(yè)科研單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，必須要遵循一些基本的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度原則，并在整個(gè)過(guò)程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度設(shè)計(jì)的時(shí)候，要遵循以下幾個(gè)方面的設(shè)計(jì)原則。
第一個(gè)要考慮的原則是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的物質(zhì)性人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在基本職位相差無(wú)幾的情況下，所獲得的基本工資數(shù)目也是相差無(wú)幾的，那么農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農(nóng)業(yè)科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進(jìn)行考慮的首要原則是農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的物質(zhì)性人事管理原則。
第二個(gè)要考慮的是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質(zhì)性收益，還可以收獲來(lái)自各方的尊敬，這也是促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員積極工作的源動(dòng)力之一。但是，由于農(nóng)業(yè)科研單位的管理職位畢竟有限，沒(méi)有物質(zhì)性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理原則。
第三個(gè)要考慮的是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在農(nóng)業(yè)科研單位之中，因?yàn)榉N種原因，總是難以得到自己應(yīng)有的人事管理。除此之外，在競(jìng)爭(zhēng)之中，農(nóng)業(yè)科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競(jìng)爭(zhēng)行為的出現(xiàn)。例如在家族性農(nóng)業(yè)科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制的運(yùn)行，農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理機(jī)制也難以激發(fā)出農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的積極性。因此，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度設(shè)計(jì)的時(shí)候，要注重對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理原則。
2.農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
進(jìn)入新世紀(jì)，在信息化的時(shí)代下，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制已經(jīng)不能夠滿足人才的切實(shí)需要。針對(duì)這樣的情況，在農(nóng)業(yè)科研單位推行人事管理機(jī)制的時(shí)候，一定不能夠僅僅考慮到農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的經(jīng)濟(jì)方面的人事管理，還要注重對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的全方位人事管理。例如，可以在農(nóng)業(yè)科研單位工作人員做出了對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位巨大的經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)的時(shí)候，可以考慮為農(nóng)業(yè)科研單位工作人員設(shè)立相應(yīng)的職位，滿足農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的未來(lái)發(fā)展。也可以為工作人員去報(bào)一些專業(yè)技能知識(shí)培訓(xùn)班，提升工作人員的綜合素質(zhì)水平，為農(nóng)業(yè)科研單位工作人員以后的發(fā)展提供保證。
在進(jìn)行整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理與人事檔案管理制度的評(píng)判過(guò)程之中，可以隨時(shí)進(jìn)行變化，并使用相關(guān)的檔案管理手段將這些變化記錄下來(lái)，并根據(jù)這些變化改變變量（例如農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的性別情況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的年齡狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的學(xué)歷狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的婚姻狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作時(shí)間狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的職位狀況等變量），就可以得出最合理的模型。通過(guò)對(duì)這些基本的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度的基本變量的研究，可以得出各個(gè)變量改變之后，農(nóng)業(yè)科研單位工作人員所接收到的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度的回報(bào)，以及農(nóng)業(yè)科研單位工作人員具體的滿意程度，制定出符合農(nóng)業(yè)科研單位長(zhǎng)遠(yuǎn)利益、有利于農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理基本制度，等等，這樣就可以拉近農(nóng)業(yè)科研單位和農(nóng)業(yè)科研單位工作人員之間的距離，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位持續(xù)健康快速發(fā)展。
綜上所述，本文具體地分析了一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理制度的制作過(guò)程，以及這種人事管理制度的檢測(cè)過(guò)程。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。作為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中獨(dú)立存在的個(gè)體，農(nóng)業(yè)科研單位為了保證自身的運(yùn)用和發(fā)展，必須擁有足夠的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，才能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中立足。為了有效地保證農(nóng)業(yè)科研單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就需要農(nóng)業(yè)科研單位的工作人員齊心合力，共同做好工作，為農(nóng)業(yè)科研單位的進(jìn)步添磚加瓦。
參考文獻(xiàn)
[1]里納阿里,米沙基勒艾哈邁德.人事管理和認(rèn)可制度對(duì)工作人員的人事管理和滿意度影響的研究.2012
[2]朱芝洲,俞位增,蔡文蘭.現(xiàn)代人事管理理論的演進(jìn)軌跡:二維框架分析[A].寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(9):15-18
上承戰(zhàn)略 下接人才
——人力資源管理高端視野
作者：潘平 出版社：清華大學(xué)出版社
>> 以社會(huì)需求和就業(yè)為導(dǎo)向的高等教育改革探析 基于人才需求的會(huì)計(jì)教育改革研究 以企業(yè)需求為導(dǎo)向的職業(yè)教育改革探討 信息時(shí)代我國(guó)檔案學(xué)高等教育發(fā)展之思考 以就業(yè)為導(dǎo)向的職業(yè)教育改革研究 以社會(huì)人才需求為導(dǎo)向加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院專業(yè)建設(shè)的研究 以就業(yè)為導(dǎo)向,繼續(xù)深化高等職業(yè)教育改革 日本高等教育改革及啟示 關(guān)于企業(yè)人才需求現(xiàn)狀與職業(yè)學(xué)校教育改革發(fā)展方向的調(diào)研報(bào)告 基于大眾化教育的會(huì)計(jì)人才需求與高等教育研究與分析 淺談企業(yè)人才需求與職業(yè)院校教育改革 “以學(xué)生為中心”的高等教育改革 美國(guó)職業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向的體育碩士專業(yè)學(xué)位教育改革及啟示 以“計(jì)算思維”為導(dǎo)向的高等計(jì)算機(jī)教育改革實(shí)踐 基于廊坊市企業(yè)技能型人才需求調(diào)查的網(wǎng)絡(luò)高等教育轉(zhuǎn)型發(fā)展研究 中國(guó)人才需求結(jié)構(gòu)性失衡及高等教育反思 當(dāng)前英國(guó)高等教育改革的若干趨勢(shì)及啟示 中美高等教育比較對(duì)我國(guó)高等教育改革的啟示 美國(guó)高等教育管理體制對(duì)中國(guó)高等教育改革的啟示 以經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)人才需求為導(dǎo)向的商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)策略研究 常見(jiàn)問(wèn)題解答 當(dāng)前所在位置：l.
[4]Job Board[EB/OL].[2015-12-28] . .
[7][9]張斌.我國(guó)檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)狀況調(diào)查分析[J].北京檔案，2015（4）：12-15.
①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)等方面的相關(guān)信息。同時(shí)，記錄著員工的個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實(shí)性。由于人事檔案記錄著員工詳細(xì)的個(gè)人信息，人事（勞動(dòng)）部門依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時(shí)合理解決工資等問(wèn)題。③真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而在一定程度上才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動(dòng)性。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要與員工的人事管理進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。⑤機(jī)密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個(gè)方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機(jī)密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會(huì)提供服務(wù)。
2人事檔案在現(xiàn)實(shí)中利用的主要方面
通過(guò)筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗(yàn)，員工對(duì)人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對(duì)材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時(shí)必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無(wú)疑要查閱個(gè)人的檔案資料。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于以前對(duì)個(gè)人檔案資料重要性認(rèn)識(shí)的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無(wú)法直接從某個(gè)人的檔案資料中直接驗(yàn)證，往往需要經(jīng)過(guò)連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗(yàn)證的情況。②干部的選用和提拔。由于國(guó)有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對(duì)提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說(shuō)明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個(gè)人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗(yàn)，這時(shí)個(gè)人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個(gè)人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會(huì)保障部門在職工退休手續(xù)辦理時(shí)對(duì)年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問(wèn)題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個(gè)人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實(shí)中往往會(huì)出現(xiàn)職工對(duì)于參加工作時(shí)間提出疑問(wèn)，如歷史造成的臨時(shí)工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對(duì)于曾經(jīng)下放的職工下放時(shí)間的確認(rèn)等，如個(gè)人檔案中沒(méi)有相關(guān)可以證明的原料資料，社會(huì)保障部門是無(wú)法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無(wú)法成為職工工齡時(shí)間確認(rèn)的依據(jù)。
3人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國(guó)有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對(duì)員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時(shí)，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時(shí)仍不可避免地會(huì)對(duì)干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，在他們看來(lái)，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對(duì)檔案收集的意識(shí)，導(dǎo)致“檔到用時(shí)方恨少”的局面。其次，員工缺乏對(duì)檔案資料收集、保管和提交的意識(shí)。在日常工作中對(duì)于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎(jiǎng)勵(lì)等資料沒(méi)有及時(shí)收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時(shí)間的推移難免會(huì)出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡(jiǎn)歷表等存檔資料時(shí)不夠重視，填寫隨意，對(duì)重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒(méi)有廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個(gè)版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對(duì)企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個(gè)人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時(shí)間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)法將員工日常的部門和崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與反映個(gè)人成長(zhǎng)變化經(jīng)歷的信息反映到個(gè)人檔案中，會(huì)導(dǎo)致將來(lái)調(diào)閱個(gè)人檔案相關(guān)資料時(shí)信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對(duì)不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無(wú)疑問(wèn)在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個(gè)人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時(shí)性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無(wú)疑是困難重重。
4加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見(jiàn)：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來(lái)抓，高度重視這項(xiàng)工作。從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識(shí)，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動(dòng)、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時(shí)檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項(xiàng)事務(wù)，而成為全員性的一項(xiàng)工作。②加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各級(jí)部門檔案資料管理工作，對(duì)檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進(jìn)一步提升這支隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進(jìn)一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時(shí)間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會(huì)發(fā)生很大的變動(dòng)，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人動(dòng)大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過(guò)大，通過(guò)加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高檔案管理效率。
關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；檔案；轉(zhuǎn)遞；高校
中圖分類號(hào)：F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）33-0215-02
收稿日期：2013-09-25
作者簡(jiǎn)介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規(guī)范化管理與方便利用模式探討研究。
目前高校畢業(yè)生就業(yè)模式是畢業(yè)生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協(xié)議書、報(bào)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心確定分配派遣方案，經(jīng)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行的分配就業(yè)方案。這種分配就業(yè)模式給用人單位和畢業(yè)生雙方都提供了更廣、更多的選擇機(jī)會(huì)，人才資源市場(chǎng)化配置的結(jié)果是人才流動(dòng)更加頻繁，單位退檔、畢業(yè)生跳槽、毀約改派、鼓勵(lì)畢業(yè)生到中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)、外企、民企、私企等中小企業(yè)就業(yè)，允許畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年之內(nèi)有一次改派機(jī)會(huì)等促進(jìn)就業(yè)政策措施，特別是高校的擴(kuò)招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業(yè)生涌入人才市場(chǎng)，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向由過(guò)去的清一色“單位人”，變?yōu)榻裉斓木蜆I(yè)單位無(wú)人事管理權(quán)而委托人才交流服務(wù)中心管理的“社會(huì)人”，這給高校畢業(yè)生檔案“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才交流服務(wù)中心提出了更高要求。筆者認(rèn)為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個(gè)人人事檔案的當(dāng)事人要主動(dòng)關(guān)注自己的個(gè)人檔案去向與動(dòng)態(tài)（檔案的當(dāng)事人要及時(shí)查詢并確認(rèn)自己檔案是否轉(zhuǎn)遞到指定的位置），與此同時(shí)，學(xué)校方面要切實(shí)做好以下幾方面的規(guī)范工作，才能確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)的順利完成。
一、開(kāi)展學(xué)生檔案知識(shí)講座，讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案相關(guān)知識(shí)和歸檔轉(zhuǎn)遞流程要求；學(xué)校有關(guān)部門要高度重視并精心組織相關(guān)人員通力協(xié)作，切實(shí)做好畢業(yè)生歸檔和轉(zhuǎn)遞工作
（1）讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)，知悉畢業(yè)生歸檔材料的清冊(cè)內(nèi)容，畢業(yè)生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業(yè)生對(duì)個(gè)人人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，更多地了解畢業(yè)生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞流程、畢業(yè)生派遣工作程序、畢業(yè)生立卷歸檔（個(gè)人檔案）要求等的相關(guān)信息。如《報(bào)到證》應(yīng)是畢業(yè)生與用人單位建立人事關(guān)系并到用人單位報(bào)到的憑證，報(bào)到證管戶口和檔案的轉(zhuǎn)移去向，即除北京和上海市外的任何一個(gè)城市上戶口落檔案。《學(xué)籍卡》是學(xué)籍認(rèn)證、考學(xué)、考職、評(píng)聘職稱評(píng)定、轉(zhuǎn)正定級(jí)等的重要依據(jù)。個(gè)人檔案內(nèi)相關(guān)材料的缺失會(huì)導(dǎo)致本人以該檔案材料為依據(jù)的個(gè)人證明等無(wú)法辦理，這會(huì)直接影響到個(gè)人合法利益的維護(hù)和正常社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的參與。（2）讓畢業(yè)生了解機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞檔案是怎么一回事，機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞有哪些前提條件、要求和須知：機(jī)要局規(guī)定縣團(tuán)級(jí)以上的國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必須與機(jī)要局建立了機(jī)要投遞關(guān)系后，方可為該單位投遞機(jī)要文件，否則不給投遞機(jī)要。如沒(méi)有機(jī)要投遞關(guān)系的中學(xué)就只能將機(jī)要文件投遞到他的上級(jí)機(jī)關(guān)教育局；如外企、民企、私企沒(méi)有國(guó)家人事部門規(guī)定的人事管事權(quán)，就只能將員工的人事檔案委托給當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行倪M(jìn)行管理。機(jī)要文件查詢規(guī)定在一年內(nèi)憑機(jī)要文件編號(hào)協(xié)助查詢，超過(guò)一年期限后機(jī)要局就不再協(xié)助查詢了。（3）個(gè)人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個(gè)人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個(gè)人人事檔案。個(gè)人人事檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，本人應(yīng)當(dāng)及時(shí)查詢檔案的轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài)，并及時(shí)到檔案轉(zhuǎn)入機(jī)構(gòu)查詢和確認(rèn)個(gè)人檔案是否已經(jīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)入到檔案管理單位。（4）畢業(yè)生派遣工作規(guī)定兩年之內(nèi)變換用人單位必須經(jīng)過(guò)改派，每位畢業(yè)生兩年之內(nèi)只有一次改派機(jī)會(huì)。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個(gè)報(bào)到證、提供第二個(gè)用人單位的調(diào)檔函或勞資協(xié)議書。改派在學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理，報(bào)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行。改派后持報(bào)到證到戶口遷出地公安機(jī)關(guān)改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報(bào)到證的附件通知書到個(gè)人檔案所在單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案，將通知書交給個(gè)人檔案所在單位，請(qǐng)求將過(guò)時(shí)的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個(gè)人檔案并按照通知書上的轉(zhuǎn)入單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉(zhuǎn)遞的原則，包括人檔不能分離，畢業(yè)生上戶口時(shí)要求見(jiàn)該畢業(yè)生的個(gè)人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業(yè)生檔案與戶口同步管理。
二、通過(guò)機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案校院分工及注意事項(xiàng)
（1）檔案館專職檔案員負(fù)責(zé)找好“時(shí)點(diǎn)”拷貝學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心的《畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)》，打印“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，裁切“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，在“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”上加蓋公章。負(fù)責(zé)聯(lián)系省機(jī)要局上傳下達(dá)機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞要求，了解機(jī)要接收單位的要求，確定學(xué)校畢業(yè)生檔案送到省機(jī)要局時(shí)間，訂專業(yè)車輛、定人員和搬運(yùn)工人。（2）檔案館安排布置本校各二級(jí)學(xué)院歸檔、整理、移交時(shí)間、召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)、下達(dá)文件、確定聯(lián)系人員建立聯(lián)系（專職人員指導(dǎo)監(jiān)督、兼職人員）確定各二級(jí)學(xué)院的裝檔時(shí)間。（3）畢業(yè)生檔案以個(gè)人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應(yīng)夾在該生的《畢業(yè)生登記表》中，包括學(xué)年鑒定、思想品德鑒定表、學(xué)籍卡、體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、報(bào)到證等。（4）學(xué)院分班為裝檔單元，按要求規(guī)范整理畢業(yè)生材料，并在專職檔案員的檢查和指導(dǎo)下完成裝檔封袋工作。（5）學(xué)院分班提取畢業(yè)生的高中檔案，檢查、清點(diǎn)、確認(rèn)畢業(yè)班各班學(xué)生的高中檔案準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字驗(yàn)收；然后按學(xué)號(hào)排序（小號(hào)在上，大號(hào)在下）檢查是否有誤，檢查無(wú)誤后方可與大學(xué)期間產(chǎn)生的檔案材料合并裝檔。（6）學(xué)院提前安排專人到檔案館粘貼機(jī)要文件信封，并負(fù)責(zé)將《機(jī)要轉(zhuǎn)遞通知單》和《機(jī)要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》裝入機(jī)要信封。專職檔案員負(fù)責(zé)檢查機(jī)要轉(zhuǎn)遞信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤！接收機(jī)要文件單位是否建立了機(jī)要文件投遞關(guān)系，機(jī)要文件信封的書寫是否符合機(jī)要文件投遞要求。（7）學(xué)院分班匯總畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應(yīng)當(dāng)歸入畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案袋內(nèi)，學(xué)院應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)將學(xué)院帶來(lái)的大學(xué)期間檔案材料與入學(xué)前的高中檔案合并后裝入本人的機(jī)要信封，同時(shí)對(duì)照《畢業(yè)生歸檔材料清單》檢查每一位畢業(yè)生材料歸檔情況，確認(rèn)每個(gè)畢業(yè)生已經(jīng)裝檔的材料名稱和份數(shù)。專兼職檔案員共同確認(rèn)全部個(gè)人檔案材料裝完后，再進(jìn)行檢查，經(jīng)過(guò)抽查無(wú)誤后封袋轉(zhuǎn)遞。（8）學(xué)院負(fù)責(zé)將異常情況在《畢業(yè)生歸檔材料清單》的備注欄內(nèi)特別注明，確認(rèn)是專升本、本校保研、考上本?；蛲庑Ｑ芯可⒋鏅n或緩期轉(zhuǎn)遞、留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)等情況。（9）學(xué)院根據(jù)以上情況分門別類處置畢業(yè)生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉(zhuǎn)遞清單》、《留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學(xué)生檔案。（10）對(duì)正常畢業(yè)生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的順序排列和打綑畢業(yè)生檔案等待轉(zhuǎn)遞，在等待轉(zhuǎn)遞過(guò)程中《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的檔案發(fā)生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉(zhuǎn)遞的，必須在《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負(fù)責(zé)“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”地將畢業(yè)生檔案材料轉(zhuǎn)遞到用人單位或檔案托管機(jī)構(gòu)（畢業(yè)生檔案材料齊全，機(jī)要文件袋嚴(yán)密包封）。
三、畢業(yè)生因特殊原因需申請(qǐng)辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞規(guī)范
畢業(yè)生延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案程序：本人寫出書面延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案申請(qǐng)書，說(shuō)明為什么要辦理個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞理由，經(jīng)學(xué)院考證、審批同意并明確給出處理意見(jiàn)（須審批人簽名加蓋學(xué)院公章），然后申請(qǐng)人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)書到檔案館學(xué)生檔案室簽訂《畢業(yè)生檔案暫緩轉(zhuǎn)遞協(xié)議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉(zhuǎn)出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。
常見(jiàn)的延緩轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個(gè)月不等；（2）用人單位確認(rèn)錄用該畢業(yè)生，但是進(jìn)人編制指標(biāo)待審批落實(shí)；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個(gè)人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實(shí)際用人單位是下屬子公司，學(xué)生報(bào)道上崗時(shí)才發(fā)現(xiàn)總公司簽約給出的待遇條件不能兌現(xiàn)而毀約改派；（5）畢業(yè)生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案；（6）畢業(yè)生報(bào)道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業(yè)生和檔案退回學(xué)校；（7）畢業(yè)生簽約單位在外地離家較遠(yuǎn)，學(xué)生父母親不愿意子女遠(yuǎn)行致使畢業(yè)生未報(bào)道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設(shè)工作多年，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)生家長(zhǎng)已經(jīng)調(diào)往內(nèi)地工作，畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)派遣回原生源所在地而學(xué)生本人要求改派；（9）博士入學(xué)考試時(shí)間安排較晚，錄取和發(fā)出調(diào)檔函時(shí)間就更晚，這部分畢業(yè)生主動(dòng)要求個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞；（10）學(xué)生考上博士后調(diào)檔的須在進(jìn)站開(kāi)題后，才能辦理檔案轉(zhuǎn)遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報(bào)道時(shí)間為1～30天，但是這兩個(gè)城市要求必須有入城指標(biāo)才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動(dòng)要求學(xué)校辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞，以便用人單位落實(shí)進(jìn)城反指標(biāo)。
人事檔案是檔案管理工作中的重要部分，也是人事部門管理工作之一。人事檔案是一種專門的檔案，是組織人事部門在對(duì)工作人員進(jìn)行管理過(guò)程中形成的材料。它記錄了工作人員的主要學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及行為表現(xiàn)等等情況，是反映一個(gè)人全面信息的重要資料，也是提供各種信息的重要依據(jù)。做好人事檔案的管理工作，充分認(rèn)識(shí)人事檔案的利用價(jià)值，對(duì)于全面準(zhǔn)確地考察了解選拔培養(yǎng)人才，實(shí)事求是地落實(shí)人事政策具有特別重要的意義[1]。
1人事檔案利用的現(xiàn)狀
當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，單位的人員需求及人員流動(dòng)大大增加，人事檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了一些問(wèn)題：對(duì)于人事檔案，人們似乎并不陌生，但又不十分清楚，甚至有些人不知道“什么東西是人事檔案”“自己有沒(méi)有人事檔案”，導(dǎo)致有些人沒(méi)有個(gè)人檔案，有的人找不到個(gè)人檔案，還有的人丟棄個(gè)人檔案，使得人事檔案管理出現(xiàn)混亂。同時(shí)，由于一些單位人事檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致人事檔案歸檔整理不及時(shí)，內(nèi)容整理不規(guī)范，檔案內(nèi)容不完整，嚴(yán)重影響個(gè)人檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度，制約了人事檔案的利用。截至目前，人事檔案的利用僅限于新工作入職、工資核定、工作調(diào)轉(zhuǎn)、辦理社會(huì)保險(xiǎn)、退休審批及家庭成員關(guān)系認(rèn)定等等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮出人事檔案的利用價(jià)值。隨著人才流動(dòng)的加速，“檔隨人走”、“人檔一體化”的格局也逐步被打破.伴隨而來(lái)的是由于檔案觀念淡薄、檔案轉(zhuǎn)遞等制度不健全原因造成的人事檔案材料錯(cuò)漏、遺失、偽造等混亂現(xiàn)象，使人員流動(dòng)、人才引進(jìn)等工作受到制約.從而阻礙人事管理的發(fā)展。
2提高人事檔案利用價(jià)值的建議
2.1重視人事檔案的利用價(jià)值人事檔案是個(gè)人發(fā)展的真實(shí)記錄。具有重要的、長(zhǎng)久的憑證和參考作用，它產(chǎn)生于人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，又成為人們實(shí)踐活動(dòng)的可靠憑證。如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作就業(yè)、工作調(diào)轉(zhuǎn)、參軍入伍、復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)、工資調(diào)整、直至退休等等，人事檔案記錄和反映了一個(gè)人的全部信息，它是個(gè)人能力和個(gè)人價(jià)值體現(xiàn)的重要的依據(jù)；同時(shí)人事檔案也可以反映某個(gè)歷史階段的重要依據(jù)，如通過(guò)人事檔案，人們查證過(guò)許多“時(shí)期”老干部和知識(shí)分子的歷史情況，澄清了有關(guān)事實(shí)，糾正了大批冤、假、錯(cuò)案；也充分反映出時(shí)期的特定歷史情況。因此，每個(gè)人都要從根本上意識(shí)到人事檔案的重要性，重視人事檔案的利用價(jià)值。
2.2提高人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)人事檔案工作有自己獨(dú)立的工作對(duì)象，特定的工作內(nèi)容，人事檔案的工作材料都是以個(gè)人為對(duì)象形成的，以個(gè)人為單位組卷保存，并隨時(shí)間的推移不斷積累，以此來(lái)反映個(gè)人活動(dòng)情況[1]。由于人事檔案本身需要收集、整理的材料很多，數(shù)量很大，內(nèi)容很復(fù)雜，工作起來(lái)也比較單調(diào)枯燥，因而人事檔案管理人員要熱愛(ài)檔案管理工作，認(rèn)真仔細(xì)，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格遵守相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性；人事檔案管理人員要具備一定的文字表達(dá)能力、信息意識(shí)能力、綜合分析能力，盡到保護(hù)、管理人事檔案的義務(wù)，確保人事檔案完整、真實(shí)、安全；人事檔案管理人員要保守所管理人事檔案內(nèi)容的機(jī)密，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣；人事檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的相關(guān)學(xué)科知識(shí)，發(fā)揚(yáng)開(kāi)拓進(jìn)取的奮斗精神，積極探索人事檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)、新方法，如文件整理標(biāo)準(zhǔn)，案卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)等，并結(jié)合工作實(shí)際，大膽探索，探求最佳工作方法。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，培養(yǎng)既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)管理、熟知法律法規(guī)的綜合型檔案管理人員，這樣才能真正管理好人事檔案，才能進(jìn)一步挖掘人事檔案的作用與功能。
2.3強(qiáng)化人事檔案內(nèi)容改革人事檔案的內(nèi)容主要包括：履歷材料，自傳，鑒定、考核材料，學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政治歷史審查材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，違紀(jì)材料，工資級(jí)別、任免、工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)、退休材料等等；為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的內(nèi)容必須進(jìn)行新一輪的改革，應(yīng)在原有的人事檔案內(nèi)容中加入反應(yīng)工作能力的內(nèi)容，如技術(shù)水平、工作態(tài)度和所獲成績(jī)；加入反應(yīng)成就貢獻(xiàn)的內(nèi)容，如科研成果、、發(fā)明創(chuàng)造、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、特殊貢獻(xiàn)的內(nèi)容。從而使用人單位更好地選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才，也讓人事檔案更好的利用于現(xiàn)代社會(huì)。
2.4加強(qiáng)人事檔案管理信息化隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，隨著社會(huì)信息化及電子商務(wù)的出現(xiàn)，人事檔案管理也由手工方式向信息化過(guò)渡，計(jì)算機(jī)在文字處理、輔助設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制等方面都有成熟的技術(shù)，使人事檔案的一切業(yè)務(wù)及管理工作都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。先進(jìn)的人事檔案管理信息系統(tǒng)幾乎包括了文件處理和歸檔的全部業(yè)務(wù)工作，節(jié)省了人力和時(shí)間，帶來(lái)了方便，提高了工作效率，改變了過(guò)去在堆疊的檔案室里，一份份分揀、整理、存儲(chǔ)、提取紙質(zhì)檔案的手工操作，減少了紙質(zhì)檔案因?yàn)榉磸?fù)查閱、天氣、存放時(shí)間等影響而發(fā)生破損，增強(qiáng)了人事檔案的安全性，打破紙質(zhì)檔案的“唯一存在”。
首先，將原有的人事檔案的電子化，利用人事檔案管理軟件將人事檔案有關(guān)信息輸入系統(tǒng)，通過(guò)電子手段建立個(gè)人信息體系，并以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，在此基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的編目、分類、整理、歸檔、分析工作，方便、快捷地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供所需要的人員基本情況及綜合信息，發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值。
其次，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的人事檔案數(shù)據(jù)條目，比如人員編號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、身份證號(hào)、科室、崗位、職務(wù)、職稱、參加工作時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、畢業(yè)學(xué)校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)歷、學(xué)位等等信息；同時(shí)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)更新，建立動(dòng)態(tài)信息收集網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，以保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的采集準(zhǔn)確和更新動(dòng)態(tài)信息。并與相關(guān)的檔案管理部門建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享。
3提高人事檔案利用價(jià)值的意義
人事檔案是考察、了解和合理使用人才的重要依據(jù)，在人事管理中的作用是不可替代的。健全、規(guī)范和真實(shí)的人事檔案對(duì)人力資源建立與開(kāi)發(fā)有著十分重要的作用。因此，要加強(qiáng)人事檔案的管理力度，優(yōu)化人事檔案的管理模式，充分挖掘人事檔案的利用價(jià)值，以促進(jìn)人事管理健康、和諧的發(fā)展。
綜上所述，新形勢(shì)下人事檔案管理工作需要提高人事檔案利用價(jià)值，不斷深化對(duì)檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變以往思路，使它具有現(xiàn)實(shí)意義，人事檔案管理的最終目的是指導(dǎo)我們更好地開(kāi)展工作。
一、人事檔案管理信用化的改革基礎(chǔ)
1.人事檔案與信用檔案本質(zhì)相似
人事檔案與信用檔案本質(zhì)較為相似，這一點(diǎn)為人事檔案信用化改革提供了良好基礎(chǔ)。從檔案管理實(shí)踐來(lái)看，人事檔案在一定程度上能夠體現(xiàn)出一個(gè)人的信用情況，同時(shí)也是對(duì)個(gè)人信息的詳細(xì)記錄。實(shí)施人事檔案管理主要目的在于對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行規(guī)范化管理，并形成一定的信用憑證，?畝?向檔案應(yīng)用組織或者個(gè)人提供更完善的信息服務(wù)，起到信息橋梁紐帶作用。因此，根據(jù)人事檔案的管理特點(diǎn)和數(shù)據(jù)特征，其中的部分信息與個(gè)人信用具有密切關(guān)系，能夠劃入信用檔案管理范疇。兩者之間本質(zhì)極為相似，都能夠作為個(gè)人信用的查對(duì)憑證，同時(shí)也能夠?qū)€(gè)人信用情況做出正規(guī)記錄。
2.已經(jīng)建立起個(gè)人信用信息數(shù)據(jù)庫(kù)
當(dāng)前，在人事檔案管理當(dāng)中已經(jīng)構(gòu)建起個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫(kù)，良好的信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)為人事檔案的信用化改革提供了良好的信息平臺(tái)。我國(guó)針對(duì)人事檔案的個(gè)人信用信息建設(shè)始于2006年，通過(guò)多年的運(yùn)行與充實(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)已經(jīng)形成相對(duì)完備的數(shù)據(jù)體系。發(fā)展至2015年底，該數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)個(gè)人信用信息已經(jīng)超過(guò)8億人次，數(shù)據(jù)資料豐富，覆蓋范圍較廣，尤其是針對(duì)信貸信用信息的完整率達(dá)到97%。良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)為人事檔案管理提供了極大便利，同時(shí)也為人事檔案信用化改革奠定了良好基礎(chǔ)，通過(guò)兩種檔案的交叉整合，有利于構(gòu)建起更便捷、更完整的人事檔案管理格局。
3.信用檔案管理優(yōu)勢(shì)突出
長(zhǎng)期以來(lái)，信用檔案管理已經(jīng)形成的較為成熟的運(yùn)作模式和管理經(jīng)驗(yàn)，這些對(duì)于人事檔案管理而來(lái)具有一定的借鑒作用，為人事檔案管理改革提供更有利的參考價(jià)值。從檔案管理形式來(lái)看，信用檔案的管理范疇更大，覆蓋層面更為廣泛，而且在信息來(lái)源方面途徑更為多樣化，信息檔案樣式靈活，形式較為豐富，在信息資料的來(lái)源、整合、記錄當(dāng)中更具客觀性，觀點(diǎn)較為中立，而且信用檔案更具開(kāi)放性，時(shí)效性突出，具有可調(diào)整、可更正的特點(diǎn)，不具備盈利性，法制管理特色突出，因此這些優(yōu)勢(shì)能夠?yàn)槿耸聶n案管理提供良好的參考和借鑒作用，同時(shí)也為未來(lái)人事檔案管理的信用化改革創(chuàng)造了良好條件。
二、人事檔案管理信用化改革措施
1.增加信用檔案內(nèi)容
人事檔案逐漸向社會(huì)信用管理體系靠攏，在檔案中顯示個(gè)人身份、職業(yè)變化、能力特點(diǎn)、社會(huì)信用記錄等信息。將個(gè)人信用變化、能力變化等體現(xiàn)在人事檔案中，體現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)，能夠從更多元化的角度反應(yīng)個(gè)人真實(shí)信息，從而進(jìn)一步充實(shí)人事檔案內(nèi)容，使其更具時(shí)效性和客觀性。人事檔案增加個(gè)人信用記錄之后，內(nèi)容會(huì)更加豐富，同時(shí)還包括了公共機(jī)構(gòu)對(duì)于個(gè)人信用的評(píng)價(jià)反饋等，用人單位也會(huì)對(duì)其信用情況進(jìn)行記錄，從而使個(gè)人的信用情況能夠更完整的體現(xiàn)出來(lái)。在個(gè)人信用信息中需要體現(xiàn)出信用卡使用情況、個(gè)人信貸情況、社會(huì)保障、訴訟等不同信息，尤其是在職業(yè)信用信息中，都是經(jīng)過(guò)用人單位專業(yè)評(píng)估人員進(jìn)行評(píng)價(jià)的，其信息更加真實(shí)客觀。
通過(guò)人事檔案改革，人事檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)會(huì)發(fā)生一定變化，從而使檔案管理得到合理優(yōu)化，在檔案信息的記錄中更加忠于本質(zhì)，并將這些信息政治化、身份化，能夠全面體現(xiàn)個(gè)人信息的真實(shí)性，并且將其進(jìn)行動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)，為人事管理工作提供更完善的信息參考。
2.促進(jìn)人事檔案監(jiān)管與服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變
人事檔案的建立和管理，最終目的在于實(shí)現(xiàn)社會(huì)權(quán)益的落實(shí)，尤其是在醫(yī)療、入學(xué)、保險(xiǎn)等領(lǐng)域，權(quán)益的配置與人事檔案有著直接關(guān)系。對(duì)于人事檔案的管理并不是實(shí)現(xiàn)人才控制的手段，因此在工作當(dāng)中需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理理念，使檔案管理體現(xiàn)出監(jiān)管與服務(wù)兩大特色，這也是實(shí)現(xiàn)人事檔案信用改革的重要舉措。通過(guò)檔案職能的轉(zhuǎn)化，有利于人事檔案改革的順利推進(jìn)。
3.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化
通過(guò)人事檔案管理權(quán)限的界定，有利于更多組織或者個(gè)人對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢和使用，從而促使檔案管理趨于社會(huì)化，充分發(fā)揮人事檔案在人才識(shí)別、職業(yè)升遷、福利保障方面的社會(huì)價(jià)值。例如借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家“人檔分離”機(jī)制，能夠使建檔權(quán)利落實(shí)到用熱單位中，根據(jù)個(gè)人表現(xiàn)、業(yè)績(jī)情況、工作能力、誠(chéng)信記錄等構(gòu)建起更完善的人事檔案，如果個(gè)人升遷或者離職，檔案還由原單位進(jìn)行保存，新用人單位如有需要可以向原單位申請(qǐng)檔案查閱，從而更加全面的掌握用人信息，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號(hào)】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人信息材料；是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，是學(xué)校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中的第一手資料；也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是一個(gè)老生常談的問(wèn)題，又是一個(gè)值得研究的課題。筆者通過(guò)調(diào)查和文獻(xiàn)查閱，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的新思路進(jìn)行分析和探討，提出自己的觀點(diǎn)，以期和大家共享交流，為全面做好這項(xiàng)工作盡一份力量。
1、高校學(xué)生檔案的重要性
目前，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認(rèn)為，在商業(yè)社會(huì)中，用人單位不會(huì)太重視個(gè)人檔案，而是更重視當(dāng)前個(gè)人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會(huì)關(guān)注檔案的。殊不知，忽視個(gè)人檔案會(huì)產(chǎn)生許多消極影響。
第一，影響個(gè)人利益。
有了檔案，就可以享受相關(guān)的勞動(dòng)、人事、社會(huì)等的保障服務(wù)。不管是在原來(lái)單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領(lǐng)取失業(yè)金、辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)，個(gè)人檔案記錄的職務(wù)、待遇、工齡、工資、社會(huì)保障年限等這些都是重要的依據(jù)。
第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。
第三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。
有些畢業(yè)生的檔案既沒(méi)有提交單位，也并沒(méi)有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒(méi)有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到過(guò)了幾年調(diào)動(dòng)工作的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。
第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。
現(xiàn)在自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人數(shù)不斷在增加，但是，當(dāng)眾多學(xué)子海外深造歸來(lái)、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無(wú)意間居然做了幾年的“無(wú)業(yè)人員”，給之后的工作帶來(lái)了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學(xué)生檔案管理中存在許多問(wèn)題
2.1 畢業(yè)生對(duì)自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”，對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，不僅阻礙畢業(yè)生未來(lái)的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案保管員的角色，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行不規(guī)范的操作導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題，影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不會(huì)或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)）、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識(shí)檔案工作給社會(huì)、給學(xué)校帶來(lái)的效益，從而使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質(zhì)的管理人員，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，建設(shè)多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時(shí)要配備必需的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)施、真正做到日常辦公有場(chǎng)所、收集整理有工具，存放檔案有庫(kù)房、查閱利用有保證。面對(duì)快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時(shí)代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的知識(shí)與技能，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)，辦事效率高，能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)。因此學(xué)校要把那些政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關(guān)信息，一個(gè)是間接的反映當(dāng)前社會(huì)對(duì)大學(xué)生在知識(shí)、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學(xué)生能夠根據(jù)這些信息對(duì)自己進(jìn)行有意識(shí)的設(shè)計(jì)，使自己適應(yīng)社會(huì)的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學(xué)?？梢愿鶕?jù)這些信息調(diào)整自己的教學(xué)計(jì)劃，使培養(yǎng)出來(lái)的學(xué)生更加適應(yīng)市場(chǎng)的需求。
3.4 加大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)
當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制已經(jīng)成熟。因此學(xué)生檔案的管理要進(jìn)一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學(xué)、有序，可以采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來(lái)管理學(xué)生檔案。
