發(fā)布時間：2023-06-22 09:32:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事信息檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一.用互聯(lián)網(wǎng)的視角優(yōu)化人事檔案信息化管理的模式
時展到今天，可以說，人類已經(jīng)完全進入到了信息化時代，任何人、任何部門都無法拒絕甚至回避互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，那么，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也必須需要與時俱進，大膽地將互聯(lián)網(wǎng)技術引進、應用到人事檔案管理工作中來。這就需要我們大膽運用互聯(lián)網(wǎng)視角努力優(yōu)化人事檔案管理模式。首先，建立人事檔案管理工作網(wǎng)，成立檔案管理委員會，完善委員會工作職能和檔案管理員的工作職責，構建一個完整的檔案管理體系。此外，分類整理、管理人事檔案，建立更為科學而嚴密的管理體系，建立公開透明與嚴格保密相結合的管理體系等等。
二.努力升級人事檔案信息化管理的技術
信息大爆炸時代，各種信息紛繁蕪雜，即便是人事檔案信息也不可回避這一非常嚴肅的問題，比如學歷造假、簡歷造假、獎勵與榮譽造假等等。如果僅憑有限的管理人手用傳統(tǒng)的管理方法一一甄別，先不用說其浩大的工作量，就是工作質量也足以令管理者望而卻步了。那么，我們只有勇于正視這一客觀存在的問題，積極面對，同時大膽引進先進的現(xiàn)代化信息技術，用先進的技術甄別處理，比如運用比軟件比對相關的人事檔案信息，或者借助類似于微信等智能技術適度公開一些信息以接受社會的監(jiān)督。與此同時，我們還要加大相關的硬件建設力度，比如計算機硬件的升級換代，比如提高網(wǎng)絡運營速度，比如優(yōu)化網(wǎng)絡查閱功能等等?？傊?，既然我們生活在現(xiàn)代信息社會里，不能回避也不可能拒絕現(xiàn)代信息技術，那么就叫我們雙手擁抱它，并且努力運用它為我所用。
三.盡快建立人事檔案信息化管理的標準與行業(yè)規(guī)范，并以此規(guī)避我們管理工作的不足
（一）信息公開有利于發(fā)展人事檔案管理工作。人事檔案的信息公開指得是接收、加工、輸出與運用人事檔案信息的過程。信息公開使人事檔案信息的價值得到充分的體現(xiàn)，從而成為了人事檔案管理工作的一種重要手段。人事信息的公開幫助檔案管理人員從反饋信息中及時發(fā)現(xiàn)不足，然后對工作中出現(xiàn)的問題進行有的放矢地整改。人事信息的公開還可以促進人事檔案中基礎工作的建設，使人事檔案的利用效率得到顯著提高。
（二）信息公開有利于建設人才隊伍。檔案信息記錄了人才在社會實踐中的各項典型活動，反映了人才的社會縮影，用人單位可以從人事檔案中看出人才的基本概況、社會經(jīng)歷和專長愛好。信息公開為各級部門、組織了解及考察人才提供了非常便捷的方式，提高了人事管理工作的效率，讓人才的聰明才智在合適的工作崗位上得到充分發(fā)揮，進而體現(xiàn)了其人生價值。
（三）信息公開有利于全社會人才資源共享。當今社會，人才數(shù)量眾多，人力資源管理工作需要真實、全面和準確的人事檔案信息，為國家和地方的有關部門提供有效的人事檔案信息開展統(tǒng)計分析工作。信息公開有利于人力資源的共享，方便有關單位快速了解到某個地區(qū)乃至全國的人才情況，進而根據(jù)人才的具體信息制定長遠的發(fā)展規(guī)劃。
二、信息公開給人事檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)
（一）信息公開對傳統(tǒng)人事檔案觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理的人事檔案信息歸人力資源管理部門或相關人事部門所有，具有高度保密性，個人不得查閱利用相關的人事檔案信息，因此，無法滿足公民開放利用人事檔案信息的需求。信息公開無疑打破了這種傳統(tǒng)的人事檔案觀念，使公民逐漸意識到人事檔案信息資源的所有權在本質上應該屬于廣大民眾，同時，也讓公民感受到共享人事信息資源的重要性。
（二）信息公開對傳統(tǒng)人事檔案體制的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理工作以集中統(tǒng)一與分層負責的管理體制為主，并以人的職務、身份來進行劃分，即黨政干部的人事檔案是按照職務、身份的級別劃分后由不同的組織部門進行分類管理的。這樣“人才壁壘”式的管理體制，使人力資本無法得到合理的流動，也降低了開發(fā)人力資源的力度。信息公開有利于傳統(tǒng)人事檔案體制的改革，改變了行政控制的局面，讓公民能夠平等享受到應有的權益。
（三）信息公開對傳統(tǒng)人事檔案法規(guī)的挑戰(zhàn)。為使人事檔案信息得以公開化，必須調(diào)整傳統(tǒng)的一些人事檔案法規(guī)，這樣才能滿足人事檔案信息公開性的客觀需求。例如，個人應該有權查閱或借用本人及其直系親屬的檔案信息，并且擁有監(jiān)督本人檔案信息利用過程的權利。
三、信息公開在人事檔案管理工作中的可行性對策
（一）增強社會人事檔案管理的開放意識。通過加大社會輿論宣傳，增強社會人事檔案管理的開放意識。在人事檔案管理工作中，重視人事檔案信息的開放性，為民眾提供優(yōu)質的服務，使公民能夠更加自由地利用檔案信息，營造有利于提高人事資源利用效率的良好氛圍，從而實現(xiàn)全社會人才資源共享。
（二）建立有利于人事檔案信息公開的法規(guī)制度體系。信息公開給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，為了確保人事檔案信息的真實性與安全性，應該建立有利于人事檔案信息公開的法規(guī)制度體系；在制定相關法律法規(guī)時，要充分考慮到保障公民知情權等方面的問題。
同一所學校實行兩種不同的工資制度，不同的崗位實行不同的工資級別，學校就要實行完善的考核制度，根據(jù)教師、管理等技能崗位的不同特點，在分配中堅持多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬的政策，重點向一線教師、骨干教師和做出突出成績的其他工作人員傾斜，隨之而來的問題便是人事檔案管理的同步勢在必行。
檔案管理信息庫的重要性。人事檔案來源于人事、人力資源管理活動，又反過來為人事、人力資源管理服務，它是國家機構、社會組織在人事、人力資源管理活動中形成的記錄和反映教師學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會活動、個人信用等內(nèi)容，以教師個人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。人事檔案又是使用干部的重要依據(jù)，也是人事部門為各類人才提供服務的主要依據(jù)。隨著新的形勢下工資制度的出臺，健全每一個人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關重要，每一年的崗位變動、崗變薪變，生動地體現(xiàn)出了每一個教職工的成長軌跡圖，也從中體現(xiàn)出人生的全部價值。
健全檔案管理信息庫數(shù)據(jù)量。人事檔案最大的特點是信息量大，信息結構復雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動，作出有效分析，針對每一個人每一組信息數(shù)據(jù)，進行合同時效分析、培訓分析、獎懲分析等。
關鍵詞：人事檔案 信息化 用人機制 檔案管理
客觀而論，當下社會正處于知識經(jīng)濟時代與信息時代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關注和重視。因此，應當充分把握信息時代的各項網(wǎng)絡技術以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設，通過構建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡與發(fā)展平臺，進而實現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。
一、信息時代人事檔案的管理要求
信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機制最基本的真實性、公信力設為基礎職能，還將基于當前社會信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡化和信息化建設設置為根本目標。而究其原因，一是便于當?shù)卣块T在進行相關的財政預算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設的相關投入，從而鼓勵相關研發(fā)部門更為積極地開發(fā)有利于全國聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計算機信息應用系統(tǒng)；二是在相關管理體系當中，全面推行信息化和科學化管理和業(yè)務辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當中提供廣泛的社會基礎。當然，這一切手段的實施，還應當借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據(jù)。
此外，還應遵循動態(tài)性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應該及時根據(jù)時代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實情況的變化，將最新的員工資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態(tài)記錄與動態(tài)管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預見性的決斷。
二、信息時代人事檔案的安全要求
概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環(huán)境及人為的各種介質因素。當網(wǎng)絡和計算機技術成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質在遭遇不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭受嚴重損害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統(tǒng)的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作，是維護檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網(wǎng)絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動人事檔案信息化進程工作構想
（一）科學設計檔案信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應該充分利用現(xiàn)代信息技術，設計科學化的認識檔案管理系統(tǒng)，加強人事檔案管理現(xiàn)代化建設，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務；同時，應在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設施不足所引發(fā)的有關信息化進程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設施，來構建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務；另一方面則要加強對于原始紙質文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強化檔案信息技術安全定位
只有保障網(wǎng)絡電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務。而信息技術在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進行必要的網(wǎng)絡監(jiān)控維護以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進行網(wǎng)絡系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而給檔案所有人造成難以彌補的損失和危害。
（三）構建立體化的人才服務體系
信息化時代展開的有關人事檔案管理工作人員培訓，應當圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務能力之余，要強化其對數(shù)據(jù)庫管理和操作、計算機應用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡技術應用學習能力作為競爭上崗的重要考評依據(jù)之一，以此促進工作人員不斷提升專業(yè)能力和綜合素質；第三，要以創(chuàng)新的思維、學習的理念不斷吸收新知識、新內(nèi)容，促進工作和服務質量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹立強烈的責任感來保障檔案信息安全。
（四）積極開展信息安全業(yè)務培訓
在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質，讓業(yè)務能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓制度，以實際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業(yè)，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時構筑防火墻藝術、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設備投入，以完善對于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
四、總結與建議
人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎上進行認真清查，詳細準確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據(jù)。
目前，我國現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務中所面臨的問題以書面形式反映到有關法制部門，再由法制部門呈送給國家權力機關，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進程中，還應以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面內(nèi)容，報送給有關部門報備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過構建有效的法律制度和規(guī)劃來進一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。
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【關鍵詞】信息化；高校人事檔案管理；創(chuàng)新
在這個飛速發(fā)展的時代，高校的建設越來越重要，對人才的需求量也與日俱增，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中就顯得尤為重要。近年來，高校人事管理工作在進行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，高校應該采取新的相關措施來增強人事檔案管理者的素質與能力，提高人事管理工作的質量。
一、信息化背景下做好高校人事檔案管理工作的必要性
隨著科技的不斷進步與發(fā)展，信息化已逐漸成為衡量一個國家綜合國力的標志，也是社會發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。在這種信息化背景下，高校人事檔案管理工作有著極其重要的作用。它主要的內(nèi)容包括：將使用頻率較高的、重要的人事檔案進行網(wǎng)絡化和數(shù)字化保存，以方便日后的查閱和使用。增加人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量。使高校人事檔案信息的存儲更為方便。此外，它能為高校的人才聘用提供有效的信息和依據(jù)。
（一）為高校人才的選拔提供參考。
隨著高校的建設發(fā)展，人才的流動量加大，檔案信息也更為復雜。高校人事信息檔案的信息化，能夠使領導更為直接快捷地了解到相關人員各方面的信息。如對員工最基本的業(yè)務能力、興趣愛好、目標追求、專業(yè)特長等做一個全方位的了解。
（二）高校人事檔案管理工作能有效促進檔案信息的完整與準確。
在信息化背景下，做好人事檔案管理工作可以及時更新各種數(shù)據(jù)、檔案信息，以確保信息更為準確、完整。能夠快速地統(tǒng)計分析出各類人事檔案信息，提高工作效率。
二、高校人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理工作的認識不夠、重視程度不夠。
在人事檔案管理工作中，很多工作人員認為這只是一項輔的工作，并不能為高校的發(fā)展起到實質性的作用。而高校也沒有對人事管理工作引起重視，忽視了其對人才選拔任用的重要性。或者有的管理員認為，人事檔案只要沒有損壞、丟失、泄密，對工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對它的重視度。并且由于認識上的不足，管理者并不重視對人事檔案管理工作，淡化了其地位和作用。
（二）管理模式還很落后，效率較低。
許多高校人事檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲存以紙質為主。它也具有一定的優(yōu)勢，如利用范圍廣、適應性較強、還可作為原始憑證。但紙質文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲存起來不方便等。很多高校并沒有對此引起重視，沒有制定相關的崗位，明確管理人員的職責，缺乏完善的制度。而在材料的真實性等方面，工作人員也沒有進行嚴格審查，造成了檔案的不完整以及失實等，對日后的各項工作的開展帶來很大的麻煩。
（三）缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)及管理人員。
在部分高校的人事管理工作中，由于領導的忽視、資金的缺乏等種種原因，對專門的人事管理部門的設置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。高校沒有形成科學專業(yè)的人事管理隊伍，也不設置專門的管理部門和專業(yè)的人事檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過程中出現(xiàn)各種問題。
三、信息化背景下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新
（一）提高對人事檔案管理的重視，認識到檔案管理工作
的重要性。要了解到人事檔案管理的工作關系著高校對人才選拔的重要性，它對學校的發(fā)展有著重要作用。人事部門可通過各種方式進行傳播，加大宣傳的力度，提高學院領導及教職工對它的重視。
（二）提高管理人員的素質，改進管理模式。
人事檔案管理人員自己要先重視這項工作，認識到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強對工作的責任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡環(huán)境和先進的科學技術，跟上時代的發(fā)展。
（三）加大對人事檔案管理工作的人力物力投資。
對檔案管理工作給予物質上的支撐，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，保證人事管理工作順利進行，解決檔案管理工作中財力方面的問題。
四、結束語
總而言之，在信息化背景下，高校人事檔案管理工作對于高校的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學校選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質量。因此，高校應利用當今的科學技術，整合資源、提高認識、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進行更加科學合理。這樣才能更好地促進高校和社會的進步與發(fā)展。
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1 檔案管理信息化、數(shù)字化是創(chuàng)新發(fā)展的必由之路
科技要創(chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗為“至寶”，視專家和權威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。
2 當前的應對措施
（1）檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。
由于檔案管理信息化是一項專業(yè)性強的工作任務，其需要檔案管理人員具備一定的操作能力。對此，我們需要高度重視檔案管理信息化人才培養(yǎng)。對此我們需要做好以下幾方面的工作：首先，積極引進檔案管理信息化人才，保證檔案管理人員素質的提高；其次，以檔案管理信息化建設為培訓內(nèi)容，針對檔案管理人員展開信息化知識的講解，不斷提高其信息化操作能力；最后，將檔案管理信息化建設的成果納入到個人績效考核中去，給予檔案管理人員升職，加薪的機會，以此激發(fā)其檔案管理工作的積極性。
（2）檔案管理信息化硬件建設投入。
檔案資料無論是從從管理內(nèi)容還是管理形式上來看，工作都顯得較為繁瑣和復雜多變，每天產(chǎn)生的檔案資料也非常的多，如果在采用人工和有紙化作業(yè)的話，勢必會跟不上形勢的變化，滿足不了企事業(yè)單位發(fā)展的需求。檔案資料的信息化建設是新形勢下檔案資料管理的必經(jīng)之路。隨著計算機和網(wǎng)絡的普及與使用，為檔案資料的信息化建設提供了技術保障。在檔案資料的管理中，要想實現(xiàn)信息化建設還必須采購配套的檔案資料管理和工作設備，比如電腦、打印機、復印機、掃描機、存儲器、檔案資料的管理系統(tǒng)等。檔案資料管理的信息化建設需要方方面面的支持，硬件設備是必備的基礎設施，需要采購齊全，發(fā)揮他們的作用。檔案資料管理程序較為復雜，并且隨著管理規(guī)模和數(shù)量的增加，檔案資料在信息化構建的過程中還要加快各種設備之間的整合，發(fā)揮整合的力量。隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的發(fā)展，以及打印機、復印機、各種通訊設備等技術的應用，極大的提高了工作效能，實現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。
（3）、檔案管理信息化思維模式的培養(yǎng)。
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
（4）創(chuàng)新工作模式
我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要，必須進行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
（5）練就過硬技能。
檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3 提升檔案管理的信息化服務水平
當今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
參考文獻
一、醫(yī)院人事檔案管理信息化重要性
1.醫(yī)院人事檔案是全面、歷史、客觀反應醫(yī)院員工情況的個人材料，是各醫(yī)療單位集中保存的特殊檔案，醫(yī)院人事檔案管理是人事管理的一個重要組成部分。因此，加強醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮檔案材料的價值，做到人盡其才，才盡其用，才能保障醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實施，使檔案服務為醫(yī)院的人才建設發(fā)展做出貢獻。
2.醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事安排、薪資調(diào)整和職稱評定等相關工作開展的主要依據(jù)，也是職工政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、個人經(jīng)歷等內(nèi)容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用醫(yī)院專業(yè)和行政干部的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫(yī)務人員的流動性不斷加大，醫(yī)院人事檔案管理工作需要以信息化來適應醫(yī)院檔案工作的發(fā)展需要。
3.傳統(tǒng)的人事檔案工作一直采用紙質載體進行保管，檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，工作效率也很難提高。通過將信息化技術在醫(yī)院人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統(tǒng)可以自動對醫(yī)院人事檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升醫(yī)院人事檔案的利用率，同時，人事檔案管理成本也得以降低。此外，通過計算機等現(xiàn)代化信息設備對醫(yī)院人事檔案進行信息整合，對傳統(tǒng)紙質人事檔案信息、館藏資料進行收集、管理，由傳統(tǒng)、落后的檔案管理方式，轉變?yōu)殡娮踊蛿?shù)字化，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化，提升醫(yī)院人事檔案管理效率。
二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設中的問題
1.基礎設施設備配備不健全。由于一些醫(yī)院領導對檔案工作不重視，使得硬件建設嚴重滯后，往往采取“因陋就簡”、“因地制宜”的辦法，融辦公、閱檔、倉庫為一間，沒有專用的檔案閱覽室、整編室和檔案庫房，還有的醫(yī)院檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀等。人事檔案管理，要想實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，離不開設備支持，如掃描儀、計算機等硬件設備，目前許多醫(yī)院檔案室技術設備尚不完善，醫(yī)院不愿投入更多資金，增加檔案管理設備，阻礙了人事檔案管理的信息化進程。
2.缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的信息化標準。檔案的信息化建設是一項系統(tǒng)工程，必須遵循一定的標準。目前我國檔案信息化工作中，標準建設滯后的問題十分突出。雖然我國在紙質文件和檔案的管理中形成了一整套業(yè)務標準和技術規(guī)范，但是在電子文件、電子檔案管理等檔案信息化標準制定工作方面仍處于起步階段，與國際先進水平存在一定差距。在醫(yī)院人事檔案信息化工作中，為了保證檔案信息的質量，需要制定操作性強的人事檔案信息化標準。但是在實際人事檔案管理工作中，醫(yī)院人事檔案信息化還沒有統(tǒng)一的標準可以遵循，因此也就無法實現(xiàn)資源共享。
3.醫(yī)院人事檔案管理人員素質還有待提高。
素質是一個人才智、能力和內(nèi)在涵養(yǎng)的綜合體現(xiàn)，是一種辦事、行動、思考等的綜合能力，基本要素包括德、能、勤、廉等諸方面。檔案管理人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的所決定的。醫(yī)院是救死扶傷，治病救人、服務大眾的特殊服務行業(yè)。目前，醫(yī)院人事檔案工作從業(yè)人員工作崗位調(diào)動頻繁，大部分水平參差不齊，受檔案專業(yè)教育程度大部分偏低，整體知識結構陳舊，年齡結構老化，知識更新緩慢，與快速發(fā)展的現(xiàn)代信息社會極不相符，人事檔案管理人員素質亟待提高。
三、人事檔案管理信息化的發(fā)展對策
1.樹立先進管理觀念，完善醫(yī)院人事檔案管理機制。醫(yī)院人事檔案的信息化，是一項復雜的系統(tǒng)化工作，因此，為了保障人事檔案信息化工作的順利進行，必須建立完善的檔案信息化管理制度，依據(jù)信息化的需要對各項管理流程進行有效的規(guī)范和控制。還要建立檔案信息化安全管理制度，防止電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。還要不斷落實檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案信息化管理工作的有效性。必須建立專人負責、管理層主管與部門分管的體系，實行多層次運行，做到分工明確，責任到人，建立科學的醫(yī)院人事檔案信息化管理模式。
2.針對醫(yī)院人事檔案的專業(yè)特點，制定人事檔案信息化標準。通過建立醫(yī)院人事檔案信息化相應標準，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施干部人事檔案動態(tài)管理。在今天改革開放的社會發(fā)展過程中，醫(yī)院人員流動性較大，醫(yī)院人事檔案信息資料量較大，動態(tài)變化性較大，需要建立科學的醫(yī)院人事檔案信息庫，將醫(yī)院人事檔案信息庫與醫(yī)院人事檔案管理結合起來，實現(xiàn)靜態(tài)信息和動態(tài)信息的統(tǒng)一，確保醫(yī)院人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性。此外，還要建立干部個人電子檔案全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。一般人事檔案數(shù)據(jù)庫在個人信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、及干部名冊和表格的快速生成方面有較大的優(yōu)勢，但是在對人事干部進行提拔及考察時，需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要建設醫(yī)院人事檔案全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對人事檔案信息資源的共享。同時，還要構建完善的人事檔案網(wǎng)絡管理體系，使人事檔案可以通過局域網(wǎng)進行聯(lián)接，實現(xiàn)干部檔案網(wǎng)絡化管理。
關鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設 問題對策
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結合自己的工作談談事業(yè)單位的人事檔案管理存在的問題及對策。中國
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。
2、缺乏有效的檔案管理
現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補充和更新。一部分人員業(yè)務素質不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務處理不當，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識不強
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導致部分人事檔案材料跟不上個人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團、學歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟審計、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
在信息技術飛速發(fā)展的今天，快捷的微機技術還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
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二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運行。中國
2、加強信息化建設
人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。實現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎上，還要添置必要的設備，比如計算機、打印機、掃描儀等設備，這是需要資金做基礎的，加大對檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專職檔案人員管理
事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點，其工作性質是專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。涉及到個人的隱私和一個人的成長、工作、遵紀守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質、專業(yè)素質，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業(yè)人員安排到這個崗位上。對于人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜的實際，難以應付，造成檔案管理質量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網(wǎng)絡知識。
4、提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調(diào)人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?，充分發(fā)揮檔案的作用。
三、結束語
事業(yè)單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也促進了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專職的業(yè)務人員，加快檔案的信息化建設，開發(fā)檔案的利用價值，為上級領導干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考。中國
參考文獻：
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