發(fā)布時間：2023-08-29 16:36:01
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的標準化檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案管理；標準化；質(zhì)量
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年7月8日
《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會主義建設(shè)中推行標準化，是國家的一項重要技術(shù)經(jīng)濟政策。沒有標準化，就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量、高速度?！睂ΜF(xiàn)代化社會中的檔案工作來說，也是如此。無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位、各類社會組織等等，各種組織涉及檔案種類越多，數(shù)量越大，利用的范圍就越廣，能為全社會帶來的實際的經(jīng)濟效益也就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標準，這樣才便于利用現(xiàn)代化科技手段對檔案加以管理。下面以常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處為例，就檔案管理方面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，以標準化理念實施全程規(guī)范化檔案管理做一簡單分析。
一、常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處檔案管理現(xiàn)狀
1、辦事處情況簡介。常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處（以下簡稱武進辦）成立于2007年12月份，位于武進高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)南區(qū)。建立之初主要由三個部門組成：綜合科、機電科、輕紡科，主要負責(zé)受理武進區(qū)出入境貨物的檢驗檢疫報檢，簽發(fā)各類檢驗檢疫證單，各類產(chǎn)地證書，通關(guān)放行；負責(zé)實施武進區(qū)進出口商品的檢驗鑒定和監(jiān)督管理；另有負責(zé)武進區(qū)出口主管產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的日常監(jiān)管工作，業(yè)務(wù)資料歸檔與管理工作等，后增加檢疫科，主要歸口于常州局本部動植檢科室管理，武進辦起到從旁協(xié)助作用，主要負責(zé)武進出口加工區(qū)檢驗工作。
2、辦事處檔案管理現(xiàn)狀分析。作為一個機構(gòu)較全面的大辦事處，較為全面詳實的檔案資料能為領(lǐng)導(dǎo)者提供判斷依據(jù)，能為日常檢驗監(jiān)管工作者反映真實情況，為企業(yè)提高辦事效率，基礎(chǔ)的檔案管理工作自然而然成為日常工作的重點之一。現(xiàn)階段辦事處檔案管理共分為兩大塊：辦事處綜合檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理。其中，業(yè)務(wù)檔案管理又主要分為企業(yè)報檢資料檔案管理以及日常質(zhì)量控制檔案管理。各科室設(shè)立兼職檔案管理員，負責(zé)監(jiān)督、收集、整理本部門的檔案資料，按規(guī)定做好歸檔，從而形成了全辦事處的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。綜合檔案管理主要由歸屬于綜合科的辦公室負責(zé)，所有辦事處層面的活動資料、榮譽資料、各種機構(gòu)信息往來、接待、后勤等均由辦公室專人負責(zé)收集整理，而各業(yè)務(wù)科室則主要負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)出口報檢企業(yè)的基本企業(yè)資料、出口產(chǎn)品質(zhì)量情況、生產(chǎn)情況、檢測情況、誠信環(huán)保等各個方面的資料收集、更新、歸檔等工作，為檢驗員日常對企業(yè)的監(jiān)管整改、控制出口產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定工作提供強有力的保障和依據(jù)。以輕紡科為例，將企業(yè)首先分為三大類：紡織、服裝和輕工類?；緳n案由企業(yè)注冊信息、質(zhì)檢人員信息、生產(chǎn)設(shè)備信息、主要出口產(chǎn)品信息等構(gòu)成，分為電子版與傳統(tǒng)紙質(zhì)版兩種，同時依據(jù)國家質(zhì)檢總局113號令文件精神，以出口工業(yè)品檢驗監(jiān)管系統(tǒng)為信息載體，在將企業(yè)分類后，按季度或者周期完成檢驗監(jiān)管工作，將監(jiān)管內(nèi)容輸入系統(tǒng)，同時將整改內(nèi)容可發(fā)送企業(yè)，責(zé)令整改。此種電子輸入方式取代傳統(tǒng)的手寫監(jiān)管檔案方式，既節(jié)省資源又方便快捷。機電科大體相同，另有企業(yè)報檢資料則由綜合科檢務(wù)工作人員收集歸檔，每份單據(jù)均有唯一的歸檔編碼，一般保存期限為三年，由于報檢資料數(shù)量較多，綜合科設(shè)有兩個專門檔案室保存收藏，日常的查閱、調(diào)出等均需按流程申請。
二、武進辦事處檔案管理存在的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不平衡。個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保障，雖然各部門有專人負責(zé)檔案管理工作，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺欠。
2、沒有形成完善的質(zhì)量意識，未運用過程方法進行管理，缺少持續(xù)改進的管理承諾。辦事處檔案管理規(guī)定雖然明確了相關(guān)的流程與方法，對工作有一定的質(zhì)量要求，但沒有運用系統(tǒng)的管理思想，進行檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃安排?，F(xiàn)行的檔案管理還存在“寧多勿缺一”的整理原則，檔案工作人員往往在考慮自身責(zé)任的基礎(chǔ)上，片面地追求歸檔的數(shù)量，而忽視了文件內(nèi)在的價值。
3、在檔案利用服務(wù)企業(yè)等使用者方面。大多檔案管理人員認為自己的主要工作任務(wù)是收好（屬被動接受）、管好檔案，不主動了解使用者的需求，不理會使用者的感受，對使用者的重視程度不夠，這違反了檔案管理為使用者服務(wù)的宗旨，同時也降低了為企業(yè)服務(wù)的效率。日常檔案管理工作的創(chuàng)新意識較為薄弱。雖有相關(guān)規(guī)章制度，但不少制度還比較粗略、模糊，落實力度還有待加強。
三、建立檔案質(zhì)量管理體系的可行性
1、首先，以現(xiàn)行最基礎(chǔ)通用的ISO9000質(zhì)量管理體系為例。它具有很強的通用性，無論何種類型和規(guī)模的組織，其活動只要有質(zhì)量要求，一般都適合采用。質(zhì)量管理體系標準適用社會各行各業(yè)，同樣適用于檔案管理領(lǐng)域。標準強調(diào)管理職責(zé)分明，各負其責(zé)：依照體系文件，以數(shù)據(jù)和事件為依據(jù)，預(yù)防為主，有始有終：根據(jù)工作的需要允許對管理文件進行增減和修改，以保證管理文件的科學(xué)性、完善性和適用性。這與許多機構(gòu)檔案管理制度實行的崗位責(zé)任制、目標管理等方式具有很強的相通性和包容性。
2、在IS09000標準中，建立和實施有效的內(nèi)部質(zhì)量體系的三要素包括：組織、產(chǎn)品和顧客。檔案部門是為利用者需要而提供檔案資料信息服務(wù)的部門。當我們把檔案部門的信息服務(wù)當作一種產(chǎn)品來看待的時候，質(zhì)量管理理論同樣也具有相當?shù)慕梃b與指導(dǎo)作用，它與檔案部門以利用者為中心的指導(dǎo)思想完全吻合；其顧客就是在生產(chǎn)工作中急需檔案信息服務(wù)的各種層次和不同類型的利用者。
3、在我國，有一批組織機構(gòu)和企業(yè)已廣泛實施和應(yīng)用了此標準。制定了詳細的檔案管理和服務(wù)目標、質(zhì)量方針、業(yè)務(wù)操作流程、規(guī)程、人員綜合考核辦法等文件，在執(zhí)行中取得了明顯的效果。2003年11月中旬，紹興市檔案館接受浙江質(zhì)量認證有限公司評審，一次性通過IS09000質(zhì)量體系認證，成為全國第一家質(zhì)量管理體系認證的國家綜合檔案館。實施標準化后檔案管理工作得到了加強，檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
四、建立檔案質(zhì)量管理體系的基本原則
檔案工作標準化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個人應(yīng)當遵守的共同準則和依據(jù)。檔案管理實現(xiàn)標準化要確立以下四個原則：一是建立嚴密的管理機制，形成全員參與、全面控制、高效運轉(zhuǎn)、不斷改進的管理體系，克服了以往管理中存在的基礎(chǔ)管理弱化、內(nèi)部協(xié)調(diào)不暢等問題，通過明確職責(zé)、規(guī)范程序、改進管理規(guī)范相關(guān)的管理活動和職責(zé)，理順內(nèi)部管理關(guān)系，使各個管理層面、各個操作過程、各個工作環(huán)節(jié)既相互制約又相互促進，達到管理科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范化的要求；二是確立“職責(zé)明確”、“過程控制”、“持續(xù)改進”的檔案管理新模式。綜合考慮檔案管理業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立一套預(yù)防和處理不符合要求的管理業(yè)務(wù)機制，在較大程度上解決檔案管理中隨意性較大等問題；三是要樹立“以檔案資源使用者為關(guān)注焦點”的服務(wù)理念，豐富檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵，改善檔案管理機關(guān)的形象；四是健全完善的監(jiān)督機制，確保各項制度的貫徹執(zhí)行，使制度化管理落到實處。定期開展內(nèi)部檢查，對不符合文件規(guī)定的工作和做法開具不合格報告，確定和落實糾正措施。
五、結(jié)束語
檔案質(zhì)量管理體系是全社會各類機構(gòu)進行檔案管理的必要保障，一個科學(xué)、完善的檔案質(zhì)量管理體系對機構(gòu)自身的發(fā)展有著不可估量的作用。參照同意標準來進行科學(xué)化的檔案管理，不僅會明顯改善各機構(gòu)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量、人事管理和資源配置，而且會在檔案界內(nèi)真正建立起“質(zhì)量第一、用戶至上”的文化，促進全社會檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
主要參考文獻：
[1]湯涌，劉溫健.檔案館引入ISO9000質(zhì)量管理體系的實踐與思考.中國檔案，2004.5.
筆者多年從事文書檔案的日常管理工作，現(xiàn)結(jié)合自己的學(xué)習(xí)體會和實踐經(jīng)驗，就檔案管理工作的規(guī)范化標準化建設(shè)談以下幾點看法。
一、文書處理的規(guī)范化、標準化是基礎(chǔ)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文的規(guī)范化、標準化，不僅決定公文本身的質(zhì)量，而且也影響到日后檔案的質(zhì)量，決定著檔案工作規(guī)范化、標準化建設(shè)的整體水平。為了做到檔案工作的規(guī)范化、標準化，我們要樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化是檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，認真做好文書處理的規(guī)范化、標準化建設(shè)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。具體要做到五檢查：一檢查公文用紙，質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂，左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線。二檢查制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)是否履行，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三檢查公文字跡是否牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用，如用傳真紙打印的必須進行復(fù)制。立卷歸檔的材料必須是原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。四檢查文種使用，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。五檢查移交環(huán)節(jié)，交接雙方應(yīng)當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。
二、案卷材料的統(tǒng)一收集管理是前提
案卷材料的統(tǒng)一收集管理是檔案建設(shè)規(guī)范化、標準化的前提，實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素。單位的檔案室是單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)一管理全單位的的所有檔案。單位的檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級檔案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查考核。因此，要從加強檔案室建設(shè)入手，不斷建立健全單位檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度，及時收集、整理、保管和統(tǒng)計單位的全部檔案，并對單位各科室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。
首先，所有單位的檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實、完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于日后檔案的利用。單位各科室要加強對本單位檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責(zé)，負責(zé)所在科室歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學(xué)校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項工作、一次活動由幾個科室聯(lián)合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的科室負責(zé)歸檔，其他科室協(xié)助提供相關(guān)材料。其次，要嚴格執(zhí)行文件、材料的形成單位立卷歸檔制度，堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入單位及各部門的工作計劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項工作時，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后由專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文檔材料的交接手續(xù)。同時，立卷單位應(yīng)負責(zé)將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級。根據(jù)檔案的保存價值和檔案保管期限的規(guī)定，準確劃分保存期限。凡反映單位重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內(nèi)對本單位有參考利用價值的，列為短期保存。
三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是關(guān)鍵
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。
因此，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要致力解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
四、檔案的開發(fā)利用是目的
加強檔案管理工作規(guī)范化標準化建設(shè)的根本目的就是充分利用檔案為單位各項工作服務(wù)。為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料或相關(guān)的咨詢服務(wù)。如利用通過對文書檔案資源的再加工、再整理，如專題編研等，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，為各級黨委政府決策經(jīng)濟和社會發(fā)展中遇到的問題提供參考和依據(jù)，發(fā)揮文書檔案“資政”的作用。利用文書檔案中的具有宣傳價值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化，使他們了解歷史發(fā)展軌跡，掌握時代進步脈搏，自覺加強革命傳統(tǒng)、愛國主義、集體主義和社會主義教育，發(fā)揮文書檔案“育人”的作用。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。
檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】研究院；人事檔案；標準化管理
新時期，隨著我國改革開放不斷深入，市場經(jīng)濟不斷得到完善，人們擇業(yè)變得更為靈活多變。人員流動性逐漸增加，這也增加了人事檔案管理的難度，如何做好人事檔案材料收集歸檔等管理工作已成為人事檔案管理人員思考的重點。
1.人事檔案工作管理標準化的重要意義
1.1人事檔案標準化是實現(xiàn)人事檔案工作現(xiàn)代化的前提條件
檔案工作的標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提與基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展，要想將檔案管理工作得到更好，就要充分利用檔案信息資源，使檔案信息的作用得到最大限度的發(fā)揮，通過計算機查詢獲得最經(jīng)濟、最廣泛、最便捷的檔案信息資源。但是如果想檔案資料在網(wǎng)絡(luò)上得到共享，首先要使檔案工作朝標準化邁進。
1.2人事檔案工作的標準化是時展的要求
隨著計算機的不斷發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)得到了很大程度的促進。要想更多的人對我們的檔案資源進行了解，就要對我國的檔案資源進行充分的開發(fā)，使我國的檔案資源得到最大程度的發(fā)揮。通過計算機的查詢可以獲得最便捷、最方便、最經(jīng)濟的資源共享，將檔案工作的標準化作為工作的前提與基礎(chǔ)。
1.3人事檔案工作的標準化與檔案工作的現(xiàn)代化是分不開的
在檔案工作中檔案工作的標準化是一個重要的組成部分，涉及到檔案工作的方方面面，在檔案工作中起著至關(guān)重要的作用，與檔案工作的其它組成部分共同結(jié)合起來，最終達到檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如果檔案工作的標準化得不到實現(xiàn)，檔案工作的現(xiàn)代化就得不到有效的發(fā)展，最終就會造成檔案工作的混亂。檔案工作標準化的意義與作用主要體現(xiàn)在對檔案工作中的各項內(nèi)容進行科學(xué)的管理和有序的控制，達不到標準化的檔案工作，現(xiàn)代化就無從體現(xiàn)。
2.人事檔案工作標準化的實施對策
2.1全宗的完整性應(yīng)該得到有效的維護
在歸檔工作中應(yīng)該分清主次，掌握重點，將全宗的入關(guān)口把住，對于不應(yīng)該歸檔的文件堅決不可以歸檔，與此同時還要注意避免散失應(yīng)該進行歸檔的文件。在立卷的過程中要將同類別的、有一定聯(lián)系的文件放在同一個卷宗內(nèi)，使同一問題的完整性得到保持，立卷后的文件內(nèi)容雖然龐雜但是不可以混亂，為檔案的標準化、規(guī)范化管理奠定建設(shè)的基礎(chǔ)。
2.2加強檔案人員的隊伍建設(shè)
（1）責(zé)任意識應(yīng)該得到增強。檔案管理與工作人員應(yīng)該熱愛檔案事業(yè)，對檔案工作具有強烈的使命感、責(zé)任感以及事業(yè)心，這是將檔案工作做好的基本要求。
（2）法律意識應(yīng)該得到增強。從事檔案工作的相關(guān)工作者應(yīng)該對《檔案法》進行有效的學(xué)習(xí)，具備“依法用檔”“依法治檔”的意識，對于檔案的安全與完整要進行有效的維護。
（3）奉獻意識應(yīng)該得到增強。檔案工作具有一定的保密性和隱蔽性，這就在一定程度上決定了這項工作與其它工作不同，不可以像其它工作一樣引人注目、張揚自我，它注定是一項默默無聞的工作，從事檔案工作的相關(guān)人）員應(yīng)該耐得住寂寞、不計名利、默默奉獻，只有這樣才可以將這項工作做好。
2.3在人事檔案管理工作中應(yīng)該堅持“以我為主”的原則進行歸檔
“以我為主”的原則是本單位文件歸檔的主要原則，這一原則在我國的立卷歸檔工作中是經(jīng)過多年沿用的一項基本原則。這項基本原則在執(zhí)行的過程中需要對三個方面的問題進行注意：
（1）對于文件歸檔的時效性要進行準確的把握，對于現(xiàn)行文件任務(wù)得到完成的，就應(yīng)該對其進行立卷和歸檔，但是對于還沒有完成的，就不可以對其進行立卷或者歸檔。
（2）立卷歸檔的重點要得到確立，立卷分工要合理。在檔案管理的過程中要堅持“以我為主”的基本原則，在這一原則的指導(dǎo)下將立卷歸檔的重點進行確定，除此之外還要注意將資料與文件的內(nèi)容區(qū)分開來，因為有很多資料與文件在形式、內(nèi)容等方面都具有相似之處，為了使檔案管理中的信息冗余度以及重復(fù)度得到相應(yīng)的減少，就要使檔案利用的效果得到提高。
（3）對于全宗的完整性要進行有效的維護，當然這種維護應(yīng)該建立在堅持與貫徹“以我為主”的歸檔原則前提下。
2.4通過現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的應(yīng)用使人事檔案管理標準化得到促進
隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代化的技術(shù)在檔案管理工作中得到了有效的應(yīng)用，通過現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)與管理方法的應(yīng)用，通過計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用對檔案進行立卷、整理、編號等等，進而使檔案管理變得更加迅速、全面、系統(tǒng)，檔案管理的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化以及自動化得到有效的實現(xiàn)。目前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多單位已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理，網(wǎng)絡(luò)信息化是做好檔案收集工作的重要保證。檔案材料收集工作者應(yīng)經(jīng)常聯(lián)系與本單位相關(guān)的單位，拓寬、疏通檔案收集工作的渠道，實時了解、掌握相關(guān)單位的人事信息，建立一個覆蓋所有檔案信息產(chǎn)生的人事檔案材料收集信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2.5在人事檔案管理工作中加強對檔案的整理、收集、統(tǒng)計
（1）確保人事檔案材料收集的全面、完整性。系統(tǒng)、完整的人事檔案形成需要整合各個分散的檔案材料，收集整理周期較長，必須借助科學(xué)、合理的管理規(guī)章制度進行監(jiān)督、約束。每一個單位檔案部門人員在收集檔案材料過程中，應(yīng)嚴格貫徹落實國家相關(guān)的規(guī)章、制度法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位自身的實際情況制定更加明確的材料歸檔要求、歸檔方法以及相關(guān)制度，提高管理規(guī)章、制度的執(zhí)行度，提高使檔范圍的合理性，尤其針對檔案保管的期限應(yīng)進行嚴格規(guī)定。
（2）應(yīng)加強人事檔案收集業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)。人事檔案的分散形成以及集中、統(tǒng)一管理，是人事檔案材料收集中最大的矛盾，檔案工作者應(yīng)全面了解、掌握人事檔案使用、功能、形成、管理、流動等特點，確保檔案材料收集工作的科學(xué)性、有效性。在進行人事檔案收集工作過程中，應(yīng)防止少數(shù)單位將一些本應(yīng)該移交的人事檔案私藏，出現(xiàn)不愿移交，作為自己的私有財產(chǎn)現(xiàn)象，同時也應(yīng)該預(yù)防過早將目前仍然常用的人事檔案接收到檔案形成機關(guān)，造成工作不便。
（3）實現(xiàn)檔案材料收集的規(guī)范化。
實現(xiàn)人事檔案材料收集工作的規(guī)范化、有序化是提高檔案材料收集有效性的重要手段。主要是要求工作人員全面掌握人事檔案材料形成的內(nèi)在規(guī)律，指導(dǎo)各單位材料的形成，使各單位材料都符合相應(yīng)的規(guī)范要求和標準度。在材料收集過程中應(yīng)逐件、逐頁嚴格審查每項收集材料，若收集材料未達標準要求，應(yīng)立即退回要求重做，直至達到相應(yīng)標準要求時方可歸檔。
3.結(jié)論
綜上所述，使人事檔案工作的標準化進程得到推進是檔案工作中非常重要的環(huán)節(jié)。怎樣在檔案管理工作中將檔案得到充分的利用，是現(xiàn)階段我們面臨的重要課題。所以，在人事檔案管理工作中我們應(yīng)該逐漸使檔案管理意識得到強化，在檔案管理工作中樹立起標準化的管理意識。
【參考文獻】
關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；質(zhì)量標準化管理；管理措施
雖然現(xiàn)階段社會上的數(shù)據(jù)信息都已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成了數(shù)字信息，但是本身紙質(zhì)載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對于財務(wù)檔案，紙質(zhì)案卷的管理是極為重要的，需要企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員給予其足夠的重視。所有財務(wù)信息都是從財務(wù)檔案案卷當中查閱而來的，因此在搜集財務(wù)信息時，應(yīng)保障信息的質(zhì)量，使所形成的財務(wù)檔案案卷十分準確可靠，能夠為日后相關(guān)財務(wù)信息的查閱奠定良好的基礎(chǔ)。
1 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標準化管理的意義
財務(wù)檔案能夠記錄企事業(yè)單位在運營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業(yè)單位的運營情況。財務(wù)檔案管理還能夠保障企事業(yè)單位活動的正常開展，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其具體表現(xiàn)如下。
（一）為企事業(yè)單位提供參考數(shù)據(jù)
企事業(yè)單位在開展任何活動時，都會產(chǎn)生各種財務(wù)數(shù)據(jù)，從而形成財務(wù)檔案。企事業(yè)單位中的相關(guān)管理人員需要對這些財務(wù)數(shù)據(jù)進行搜集和整理，并對其進行研究和分析，從而便于為企事業(yè)單位的日后運營提供參考[1]?，F(xiàn)階段，所有企事業(yè)單位都向財務(wù)檔案質(zhì)量標準化管理模式發(fā)展，提高了企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理水平。在這個發(fā)展過程中，財務(wù)檔案信息將會能夠為企事業(yè)單位提供真實的參考依據(jù)。企事業(yè)單位在做一些決策時，需要完全依靠財務(wù)檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發(fā)展。
（二）作為事件發(fā)生的事實依據(jù)
很多財務(wù)檔案都是企事業(yè)單位財務(wù)支出的憑證，有利于企事業(yè)單位的管理和運行。財務(wù)檔案管理工作與其他工作存在很大區(qū)別，其給企事業(yè)單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業(yè)單位運行過程中的很多地方都會起到至關(guān)重要的目的。財務(wù)檔案管理還能夠反應(yīng)企事業(yè)單位以往在財務(wù)方面的具體事實，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實的憑證[2]。
2 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標準化管理存在的問題
（一）對財務(wù)檔案案卷的管理缺乏重視
財務(wù)檔案管理對于企事業(yè)的運營和發(fā)展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對其本身工作的不重視，導(dǎo)致對財務(wù)檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統(tǒng)觀念影響，將財務(wù)信息視為機密，將財務(wù)檔案資料封存起來，不對其進行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對其進行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對其進行詳細的分類[3]。即使有一些企事業(yè)單位已經(jīng)對財務(wù)檔案案卷進行了分類管理，但是其分類較為混亂，達不到理想的效果。上述情況的出現(xiàn)，究其根本原因還是源于管理人員對財務(wù)檔案案卷管理的不重視，從而給財務(wù)檔案管理帶來了很多問題。
（二）缺乏完善的財務(wù)檔案案卷管理制度
我國在檔案管理上已經(jīng)出臺了相關(guān)法律，但是其具體實施來看，企事業(yè)單位的工作人員對這些法律的遵守意識較差，導(dǎo)致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實際意義。很多企事業(yè)單位高層管理人員甚至認為財務(wù)工作只是簡單的記賬、結(jié)算等，沒有意識到財務(wù)檔案案卷對財務(wù)工作的重要性，因此沒有按照國際的規(guī)定進行財務(wù)檔案管理工作，這在一定程度上嚴重阻礙了財務(wù)檔案管理的發(fā)展。隨著社會的進一步發(fā)展，很多企事業(yè)單位意識到了財務(wù)檔案管理的重要性，也按照我國相關(guān)法律規(guī)定進行財務(wù)檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統(tǒng)一的相關(guān)管理標準，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理難以順利完成。
（三）財務(wù)檔案的安全問題
財務(wù)檔案中記錄了一個企業(yè)和單位從建立之初到今的所有財務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息對于企業(yè)和單位來說具有重要的意義，所以應(yīng)嚴格保密財務(wù)數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)財務(wù)信息外泄的情況[4]。很多企事業(yè)單位雖然設(shè)置對財務(wù)檔案的查閱權(quán)限，避免所有人都能夠查閱財務(wù)檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴格堅守相關(guān)規(guī)定，使企事業(yè)單位中的很多工作人員都能夠查閱財務(wù)信息，這將會給企事業(yè)單位帶來很嚴重的財務(wù)信息安全問題。
3 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標準化管理措施
（一）保證財務(wù)檔案案卷質(zhì)量
控制財務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量應(yīng)該從以下幾個方面進行：首先，應(yīng)該在財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集上保障數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，既要將所有具有價值的財務(wù)信息搜集在檔案當中，還要剔除沒有任何價值的財務(wù)信息。從另一個角度而言，既要保障財務(wù)檔案信息的合理性，還要保障財務(wù)檔案的可用性，并劃分不同財務(wù)檔案的管理期限，便于區(qū)分保管。其次，對于財務(wù)檔案信息還應(yīng)做好超前控制，這主要是財務(wù)檔案的質(zhì)量會在其生命周期范圍內(nèi)受到各種因素的影響。如果想要提高財務(wù)檔案質(zhì)量，需要對所有財務(wù)檔案形成過程進行監(jiān)控，確保所有具有價值的財務(wù)信息能夠完整、正確的放入財務(wù)檔案當中，也為財務(wù)檔案的日后管理工作打下良好的基礎(chǔ)。
（二）財務(wù)檔案案卷分類管理
財務(wù)檔案的分類管理是使規(guī)范檔案的基本措施，雖然現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理已經(jīng)進行了分類管理，但是隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，項目數(shù)的增加，應(yīng)該對其進行更為細致的劃分，使其變得更為標準化。一個完美的分類方案，需要其在項目的設(shè)置上具有一定的科學(xué)性[5]。所以，財務(wù)檔案的分類應(yīng)該遵守以下幾點原則：首先，應(yīng)該保持分類項目的穩(wěn)定性。企事業(yè)單位需要根據(jù)其自身的實際情況，設(shè)置項目的類別，一旦項目設(shè)定完成，便不能夠輕易對其進行更改；其次，分類項目應(yīng)該十分簡潔明了，不能夠太過復(fù)雜。這點原則也主要取決于企事業(yè)單位的具體情況，設(shè)置不同的級數(shù)；再次，在財務(wù)檔案的分類避免重復(fù)和交叉，使其具較強的整體性，便于工作人員的后續(xù)查找。
（三）財務(wù)檔案案卷編目明確
檔案管理人員搜集到的財務(wù)檔案案卷，不管其是否進行裝訂，都必須要在其表面標上案卷的詳細信息，如案卷的編號、名稱、時間等。對于裝訂的財務(wù)案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數(shù)，而沒有裝訂的財務(wù)案卷則需要在封面標明其總件數(shù)。當案卷所有信息全部完成以后，應(yīng)該由相關(guān)工作人員進行簽字，以便當案卷出現(xiàn)質(zhì)量問題時，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。如此一來，能夠切實保障財務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使財務(wù)檔案案卷管理變得更加標準。
4 總結(jié)
雖然案卷質(zhì)量標準化管理在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對這項工作的重視程度，但也還需要事業(yè)單位中所有相關(guān)部門的配合。因此，財務(wù)檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業(yè)單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財務(wù)檔案案卷質(zhì)量的標準化管理工作?？傊挥刑岣咂笫聵I(yè)單位對財務(wù)檔案管理的重視，才能夠更好的完成財務(wù)檔案管理工作；只有通過企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員的共同努力才能夠保障財務(wù)檔案案卷質(zhì)量，使檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M行標準化管理。
參考文獻
[1]曹晶.規(guī)范財務(wù)檔案管理提高財務(wù)管理水平[J].吉林省經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報，2010，02（05）：86-87.
[2]孫鳳玲.關(guān)于事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，01（03）：47-48.
[3]容寧.財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，01（03）：96-97.
[4]高春雷.淺談財務(wù)檔案管理的規(guī)范與水平的提高[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2011，05（12）：103.
[5]崔P.淺論如何搞好財務(wù)檔案管理[J].全國商情（理論研究），2013，01（01）：67-68.
關(guān)鍵詞：檔案；標準化；網(wǎng)絡(luò)信息
中圖分類號：G271.6 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）17-0236-02
隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的進步，生活方式的多元化、社會信息服務(wù)對檔案事業(yè)的影響和沖擊，深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。人們對檔案認識的深化和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的環(huán)境和極好的機遇。信息網(wǎng)絡(luò)不僅體現(xiàn)了檔案管理的目的和接收、利用模式的統(tǒng)一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發(fā)掘擴大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。
一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化管理的作用、意義
標準化管理是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。推行標準化管理是國家現(xiàn)代化建設(shè)中的一項重要經(jīng)濟政策，其目的是在經(jīng)濟、技術(shù)、科學(xué)管理等社會活動中，對重復(fù)性事物和概念，通過制定、和實施標準達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。檔案是人類一切生產(chǎn)活動中類型最為豐富多樣的一種，具有很強的繼承性。檔案工作是一項基礎(chǔ)性管理工作，涉及到用戶活動的各個方面，除了為用戶發(fā)展提供檔案信息資料服務(wù)外，更重要的是為用戶的生存和發(fā)展積累儲備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案工作作為一個為公眾服務(wù)的行業(yè)，在管理的各個環(huán)節(jié)和工作的實踐過程中，都存在著規(guī)范化、標準化服務(wù)以及提高服務(wù)質(zhì)量的問題。因此，在生成檔案的諸多環(huán)節(jié)中，應(yīng)制定和執(zhí)行與管理制度相適應(yīng)的一系列的工作標準和制度，使檔案管理的諸多環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達到規(guī)范統(tǒng)一，使檔案管理的每個過程從無序到有序，避免未來在同一層次上的重復(fù)勞動，保證檔案信息資源在進入計算機時的可處理化，實現(xiàn)檔案信息資源的自動發(fā)、傳、收、儲等，避免檔案工作出現(xiàn)人、財、物的浪費，使有限的資金較大限度地發(fā)揮作用。
二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化的特點分析和發(fā)展現(xiàn)狀
信息網(wǎng)絡(luò)時代，技術(shù)標準顯現(xiàn)出了極大的重要性，標準在國際層面有國際標準組織、在專業(yè)領(lǐng)域有文件/檔案專業(yè)組織、在國家層面有各國檔案機構(gòu)等分別組織制定檔案信息標準，因而形成了不同層面、領(lǐng)域檔案信息標準，這些組織制定的檔案信息標準十分專業(yè)，吸取了各國檔案工作的最佳實踐經(jīng)驗，對用戶或系統(tǒng)具有明確的應(yīng)用針對性，從標準的層次上帶有操作性，或者說具有很強技術(shù)性的標準居多，所制定的標準集中反映了人類在這一領(lǐng)域的發(fā)展與應(yīng)用。從國外檔案規(guī)范化、標準化建設(shè)的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索，20世紀90年代中后期以來，檔案標準制定方面的速度明顯加快，尤其是進入21世紀，新制修訂標準數(shù)量增長了一倍多，而且發(fā)展速度在不斷加快。如以國際標準的制定為例：從2001年制定的第一個電子文件管理標準至今已了2O余項標準[1]。覆蓋了：文件管理、服務(wù)、工作流程、成像領(lǐng)域，以及文件存儲與歸檔五大領(lǐng)域的標準，檔案信息標準體系構(gòu)架正在形成，實現(xiàn)了標準的系列化與成套性[2]。
從1979年頒布《中華人民共和國標準化管理條例》以來，1983年成立了全國檔案工作標準化領(lǐng)導(dǎo)小組，1985年第一個檔案工作國家標準《檔案著錄規(guī)則》頒布實施，1991年成立全國檔案工作標準化技術(shù)委員會，同年了《檔案工作標準體系表》[3]；截至2011年底，中國已出臺10多項國家標準、近60項行業(yè)標準，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業(yè)務(wù)等工作的各個方面。這些標準相互補充、相互協(xié)調(diào)，在規(guī)范檔案工作、提高檔案利用和現(xiàn)代化管理水平等方面發(fā)揮了重要的技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障作用。
三、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化的建設(shè)原則
在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案標準化體系建立是檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性工作，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。規(guī)范化、標準化工作不是一個純理論問題，更多的是一個實踐性、應(yīng)用性的問題，涉及到檔案形成的諸多環(huán)節(jié)，如檔案著錄格式、整理方法、數(shù)據(jù)庫建設(shè)及整個網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的標準化，包括統(tǒng)一的術(shù)語定義、內(nèi)部體系結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換方式、信息流向、軟硬件接口規(guī)范、功能設(shè)置、支撐環(huán)境等各項工作，且對設(shè)備構(gòu)成、人員組成、管理方法等均有周密的規(guī)劃和設(shè)計。
1.遵循性、統(tǒng)一性
遵循已有檔案標準的基本內(nèi)容，保持標準內(nèi)容前后一致，技術(shù)水平一致，盡量不做大的改動，體現(xiàn)出與科技進步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務(wù)全程（文件生命周期系統(tǒng)）管理標準特征。例如，制定案卷質(zhì)量標準，使組卷工作達到應(yīng)有的水平；制定檔案業(yè)務(wù)流程標準，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進館檔案的質(zhì)量等。設(shè)備裝具是檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備，應(yīng)按標準化、系列化集中批量生產(chǎn)，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領(lǐng)域內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事物和概念達到統(tǒng)一，從而避免在實際工作中出現(xiàn)的重復(fù)、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進管理水平的提高。
2.創(chuàng)新性、穩(wěn)定性
不受原標準的一些束縛，根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的合理需求，進行必要的創(chuàng)新，所實施的標準在一段時期內(nèi)保持相對穩(wěn)定。如，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標準，電子文件智能元數(shù)據(jù)標準，由單體元數(shù)據(jù)標準轉(zhuǎn)向元數(shù)據(jù)語義與語法標準的系統(tǒng)化，電子環(huán)境中檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標準化是受到檔案工作者普遍關(guān)注的重點，離開了檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標準化就沒有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數(shù)據(jù)被讀取時不依賴專用的軟件環(huán)境對檔案元數(shù)據(jù)交換格式標準的研究充分展現(xiàn)了檔案信息資源共享的發(fā)展前景。
3.前瞻性、科學(xué)性
在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圍繞檔案信息化建設(shè)實踐，建立科學(xué)、有效的檔案管理體系，加強檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗收、歸檔、利用服務(wù)一系列相關(guān)需求標準，由后端管理標準向前端、全程管理標準過渡，向知識集成管理發(fā)展，延長標準的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數(shù)字檔案館功能需求標準、數(shù)據(jù)庫、電子文件管理系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)需求標準，電子文件管理逐步轉(zhuǎn)向文件生命周期全過程處理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)標準等。且由單一媒體向多種媒體過渡的發(fā)展趨勢，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、代碼編制留有擴充余地，增加一些當前尚未用上而今后可能需要的內(nèi)容等[4]。各項標準必須能清楚地反映檔案技術(shù)水平和組織的結(jié)構(gòu)程序，且每一項具體實施的內(nèi)容應(yīng)具有超前性，體現(xiàn)一定的科學(xué)引導(dǎo)性和先進性，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效持續(xù)發(fā)展。
4.實效性、安全性
在各種標準和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開發(fā)為一體的檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)，以計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字加工、信息分析技術(shù)等為支持，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集更新和共享；利用信息分析技術(shù)，打破現(xiàn)有數(shù)據(jù)的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識；利用數(shù)字處理技術(shù)實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)，審核控制檔案資源的使用權(quán)限，保證資源安全。
四、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館規(guī)范化、標準化體系結(jié)構(gòu)
在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下建立檔案規(guī)范化標準體系是檔案標準化的核心內(nèi)容，檔案規(guī)范化標準體系建立的科學(xué)、合理與否直接關(guān)系到檔案標準化的工作成敗，研究建立檔案規(guī)范化標準體系，是為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)元，在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過程中有統(tǒng)一的標準與規(guī)范，最大限度地在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下實現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，因此，檔案規(guī)范化標準體系的核心由基礎(chǔ)標準、業(yè)務(wù)標準、技術(shù)標準、管理標準和專業(yè)標準五個部分組成，其中基礎(chǔ)標準：是檔案工作基礎(chǔ)性、指導(dǎo)性的規(guī)范，在制定標準時要經(jīng)常引用的標準；業(yè)務(wù)標準：是檔案規(guī)范化標準體系的主體；技術(shù)標準：是在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下對檔案館設(shè)施設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)管理、縮微復(fù)制等技術(shù)手段進行相應(yīng)的統(tǒng)一和規(guī)范，以實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目的；管理標準：是針對檔案工作的組織、程序、職責(zé)等提出的行業(yè)工作標準，它對于建立檔案基礎(chǔ)管理、規(guī)范行業(yè)工作質(zhì)量和作風(fēng)具有重要意義；專業(yè)標準：是根據(jù)不同專業(yè)的特點而設(shè)置，突出體現(xiàn)不同專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求，以適應(yīng)檔案專業(yè)化管理的需要。每部分根據(jù)各自的工作要求確定一定的分類層次，制定相應(yīng)的具體標準，每個規(guī)范化標準部分是整個檔案規(guī)范化標準體系的子系統(tǒng)，它們既是相對獨立的、相對穩(wěn)定的，又是相互聯(lián)系、互相作用，動態(tài)發(fā)展的，它不斷在實施和制定過程中修訂、充實和完善，以適應(yīng)不同時期的工作要求，構(gòu)成一個科學(xué)、系統(tǒng)的標準體系[5]。
結(jié)語
實施檔案規(guī)范化標準化管理，是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑，是由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變，只有加速檔案工作規(guī)范化標準化，才能有利于改善檔案的基礎(chǔ)管理，有利于檔案工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下逐步走向智能化，促使檔案現(xiàn)代化制度更加完善和發(fā)展。
參考文獻：
[1] 段榮婷.論國際檔條信息標準化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢及中國的對策[J].檔案學(xué)研究，2008，（1）.
[2] 段榮婷.國際檔案信息標準化現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].中國檔案，2008，（5）.
[3] 黃建峰.檔案標準化—21世紀檔案工作發(fā)展趨勢[J].科技檔案，2000，（3）.
隨著社會的發(fā)展，人才競爭加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時，信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)和機遇。在這種情況下，推進檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，不可耽誤。
2 檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義
2.1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導(dǎo)，充分運用現(xiàn)代管理的方法，以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為技術(shù)支持手段，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復(fù)制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。
檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、成熟的必然產(chǎn)物，適應(yīng)了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網(wǎng)絡(luò)或者圖書館系統(tǒng)等實現(xiàn)資源的共享等好處。當然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個一勞永逸的狀態(tài)，它是動態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實的變動而有所調(diào)整?？傊?，檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)等先進技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。
2.2 檔案管理現(xiàn)代化的意義
檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實現(xiàn)檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現(xiàn)其價值。
3 檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題
3.1 檔案的標準化程度低下
檔案的標準化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應(yīng)有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復(fù)雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設(shè)舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。
3.2 缺乏高級管理專業(yè)人才
根據(jù)國家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學(xué)科內(nèi)具有很強的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務(wù)性的工作運轉(zhuǎn)中，復(fù)合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學(xué)習(xí)。同時，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。
3.3 檔案管理投入不足
在許多領(lǐng)導(dǎo)的眼中，檔案部門對經(jīng)濟增長和各項業(yè)績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎(chǔ)單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設(shè)既不標準，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術(shù)書籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應(yīng)有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數(shù)字化建?O無從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。
4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施
4.1 加強標準化建設(shè)
檔案管理標準化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項基礎(chǔ)工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)標準規(guī)范各類檔案的數(shù)字化。因此，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應(yīng)建立在統(tǒng)一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現(xiàn)代化的過程中出現(xiàn)不必要的混亂和無序，造成重復(fù)建設(shè)。某些部門過于強調(diào)部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的開展和要求。因此，本項工作應(yīng)當統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進。
4.2 實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
現(xiàn)代管理科學(xué)是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應(yīng)當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。檔案管理人員應(yīng)有管理現(xiàn)代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4.3 加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)步伐
人才是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進，無法獲得滿意的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應(yīng)當加強對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè)，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟、信息技術(shù)、檔案學(xué)等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應(yīng)當選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)深造，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握相應(yīng)的操作技能，推進檔案管理的現(xiàn)代化。同時，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復(fù)合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻更多的力量。
4.4 加強管理，增加經(jīng)費投入
上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當更加重視和關(guān)心檔案管理的現(xiàn)代化工作，將其列入年度計劃中，并列支必要的保障經(jīng)費；經(jīng)常性地聽取工作匯報，幫助解決檔案管理中的實際疑難問題；鼓勵檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應(yīng)以建設(shè)現(xiàn)代化、標準化的檔案室為抓手，購置和配備各類設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理水平和標準化水平，推進檔案管理現(xiàn)代化。
1.1完整性要求維護醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復(fù)雜的系統(tǒng)來進行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構(gòu)經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點
醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務(wù)對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學(xué)文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務(wù)，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
