發(fā)布時間：2022-10-22 14:01:22
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學籍檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
“學籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取,并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學籍檔案是中職學校檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是中職學校管理工作中的一項基礎性工作。健全和完善學籍檔案的管理,加強學籍檔案的開發(fā)和利用,促進學籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和標準化,對規(guī)范中職學校的教育教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進作用。
一、中職學校檔案管理的現(xiàn)狀
為適應社會的發(fā)展,服務地方經濟,近年來中職學校出現(xiàn)了辦學形式和生源多樣化的轉變,學籍檔案的種類和內容也呈現(xiàn)出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題,主要有:
1.品種繁多,內容復雜,管理難度大。中職學校為適應市場發(fā)展,逐步開設了名目繁多的專業(yè),這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學層次,而不同層次的學籍檔案管理要求不相同,但沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度,各行其是,顯得雜亂無章。
2.中職學?，F(xiàn)行的學籍管理制度欠完善、欠規(guī)范?，F(xiàn)階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜,其內部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學(包括教學計劃、課程、教材、考試、學生成績、學籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數(shù)中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較,認為學籍檔案管理無關學校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。
3.中職學校的學籍歸檔程序欠明確、欠適當,檔案信息的存儲又欠安全。少數(shù)中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”,對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置本文由收集整理訪問權限,檔案數(shù)據(jù)儲存分散,未進行備份,防病毒措施較差,易于丟失。
4.中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數(shù)中職學校的建校時間較長,學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導致其積壓堆積眾多;同時,新近學生的學籍,應做齊資料的卻沒有及時補足,或任意增刪丟棄而導致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。
5.中職學校學籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏,檔案管理設備落后。一方面,中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊,抑制著學籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷增加,原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。
二、中職學校學籍檔案管理的內容
學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程中在德、智、體各方面發(fā)展狀況的真實記載和反映,是學生整個在校學習過程的原始記錄,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結合中職學校的實際情況,中職學校學籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學生名冊、新生登記表、學生學籍卡片、考試成績卡、學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業(yè)等)的材料;(3)學生職業(yè)技能培訓參訓情況和所獲證書統(tǒng)計表;(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績;(5)學生獎懲材料:獲獎、評優(yōu)、處分等;(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表;(7)畢業(yè)生就業(yè)單位統(tǒng)計表和簽約單位合同;(8)擴展材料,即畢業(yè)生跟蹤調查統(tǒng)計情況:使用單位對畢業(yè)生質量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
為適應社會發(fā)展,服務地方經濟,近年來中職學校出現(xiàn)了辦學層次多樣化的轉變。招生種類多導致了學籍檔案復雜多樣的局面,各教學部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學校學籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發(fā)展,假畢業(yè)證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業(yè)證的真實可信,各中職學校必須做到有證可查,有據(jù)可依。
三、中職學校學籍檔案管理的特點
1.復雜性。中職學校學籍檔案的內容十分復雜,包含學生在校期間的各種表現(xiàn)及相關情況,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。
2.多變性。中職學校學籍檔案產生形成的周期較長,學生學籍情況處于不斷的變化中,比如有的學生考試成績可能從不及格到補考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學到復學等,這些變化都要及時做好記載,以便準確反映學生的學籍情況。
3.保密性。每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內需要保密,要按照有關規(guī)定進行管理。這既是對學生的愛護,又是學校防止出現(xiàn)因學籍檔案管理不善而引發(fā)法律糾紛的必要舉措。
4.利用的頻繁性。學籍檔案是中職學校檔案利用最頻繁的。學生報考高一級學歷層次(如專科或本科)、證書丟失、應征入伍等,都需要利用其在校期間的學籍檔案。用人單位鑒定證書真?zhèn)?、學生找工作等利用學籍檔案的也不在少數(shù)。
四、加強中職學校學籍檔案管理的措施
1.針對中職學校辦學層次多樣化,要逐步完善學籍檔案管理制度,統(tǒng)一要求,做到學籍檔案的種類和內容合理有序,多而不雜。
2.各級領導要關心和愛護基層學籍檔案管理人員,提高待遇,積極創(chuàng)造條件,通過培訓、經驗交流、考察學習等方式,使他們接受系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務知識培訓,提高業(yè)務能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質和要求,使之逐漸形成一支相對穩(wěn)定的、責任心強、水平較高的專業(yè)隊伍。
3.加強學籍檔案管理規(guī)范化、程序化和高效化。在中職學校中要逐步推行電子學籍檔案管理,利用校園網進行學籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復的工作中解放出來,改變過去的“經驗型”和“手工操作”管理模式,使數(shù)據(jù)可靠、準確,情況反饋及時、迅速,增強管理工作的科學性和時效性。
五、做好中職學籍檔案管理工作的方法
1.做好學籍檔案的收集和整理工作,保證學籍檔案的完整齊全。學籍檔案的收集、整理是學籍檔案管理工作中的基礎環(huán)節(jié),直接決定著學籍檔案的質量和齊全程度,也關系到提供利用工作能否順利進行。因此,做好學籍檔案的收集、整理工作尤為重要。
(1)做好前期指導工作。一是要與教學管理部門和學生管理部門協(xié)商、研究有關學籍材料項目的設計和范圍的確定,尤其重視學籍材料項目的設計與學生的動態(tài)發(fā)展聯(lián)系起來,完整地反映學生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規(guī)范,在形成部門移交學籍檔案前做好相關指導工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學籍檔案進館(室)的質量。
(2)主動收集,跟蹤收集。由于學籍檔案具有復雜多樣、產生形成周期長的特點,如果不熟悉學校的辦學模式,不主動了解學校的辦學情況,那么很可能出現(xiàn)學籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學籍檔案以前,就要主動收集相關資料,比如,當年畢業(yè)班級數(shù)量、每個班的人數(shù)、各班的畢業(yè)率等。跟蹤收集主要針對畢業(yè)或肄業(yè)學生學籍材料的后續(xù)補充收集。由于學生畢業(yè)或肄業(yè)以后其補充的材料都是由教務部門形成的,因此檔案部門就要加強與教務部門的聯(lián)系,并做好宣講工作,尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補充材料交到檔案部門。
(3)做好檢查驗收工作。由于學籍檔案材料的內容繁多,加上檔案整理人員繁多,學籍檔案的立卷整理質量就參差不齊。這就要求在收集時進行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,就立即予以糾正。
2.針對中職學校辦學形式和生源多樣化,要逐步完善學籍檔案管理體制,提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,必須把學籍檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,完善管理體制,從而加強對檔案工作的領導和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責,做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別,保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制,獎罰分明。
3.加強學籍檔案管理人員培訓,提高素質,穩(wěn)定工作隊伍。學籍檔案管理是一項非常細致的工作,具有極強的程序性和專業(yè)性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識;必須熱愛檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀律;必須有極大的責任心和學習精神,經常研究工作中出現(xiàn)的新情況,解決新問題。要建設這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現(xiàn),中職學校的領導者必須重視檔案管理人員的培訓,提高管理人員素質;必須有針對性地引進人才,培養(yǎng)人才,穩(wěn)定學籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴肅性與持續(xù)性。
關鍵詞：高校；學籍；管理
1 引言
高校學籍檔案記載了一個學生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質，也是其教育過程中達到知識水準的基本信用憑證。高校逐步認識到學生檔案的科學管理對于高校自身和學生發(fā)展的意義，從教育科研、教學、學生管理各個角度來看，加強學生學籍檔案管理具有一定的現(xiàn)實價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發(fā)展和高校發(fā)展的需要，加強檔案管理并使其發(fā)揮相應的作用，是學籍檔案人員所應關注的問題。
2 我國高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀分析
（一）高校學籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學籍管理方面，并沒有一個統(tǒng)一的標準，也沒有一個符合實際情況、可以遵循的管理規(guī)章制度。在高校內部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導致檔案在歸檔的時候出現(xiàn)問題。在管理上權責不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學生的真實情況，與實際工作脫節(jié)，無法保證一些材料能夠真實準確的歸檔。一些學生為了更好的就業(yè)，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現(xiàn)多個學生會主席，學校有時為了使畢業(yè)生獲得就業(yè)就會，甚至將一些學生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統(tǒng)一領導，造成了檔案失真，學籍檔案和畢業(yè)生的誠實信用度下降。
（二）高校學籍檔案管理的方法不夠科學
由于管理制度的欠缺，導致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現(xiàn)在兩個方面，一是學籍檔案的編排比較混亂，有的學院按照學生的專業(yè)來分，有的學院按照學生的專業(yè)交叉編排、有的學院按照學生的畢業(yè)年份來分，總之沒有形成一個相對統(tǒng)一的標準，形成相對規(guī)范的做法。另外，一些學籍檔案的組卷和裝訂也不夠規(guī)范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發(fā)現(xiàn)，電子檔案學籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴格施行。
（三）高校學籍檔案管理人員的素質參差不齊
學籍檔案管理是一項比較復雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進行系統(tǒng)的分析。其實，在實際工作中。通過學生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發(fā)有效信息，可以更好的為學校教學服務。但是相關的管理人員很少受到過這一方面的專業(yè)培訓，沒有沒使用過計算機等技術輔助完成工作，簡介造成了學籍檔案管理水平的落后。
3 我國高校學籍檔案管理應采取的對策
（一）加強高校學籍檔案管理的意識
目前高校學籍管理所涉及到的學院和專業(yè)繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點開設了分校，學生的成分也比較復雜，管理的時間跨度變大，更需要學校的領導對學籍檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理正規(guī)化，嚴格制定檔案管理的流程，努力實現(xiàn)檔案歸檔的真實性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監(jiān)督機制，明確權責，一旦出現(xiàn)問題，可以有效的解決。
（二）引進更加先進的檔案管理方法
一般來說，學籍檔案包括入學注冊、成績考核、畢業(yè)證書等材料，是一個學生學習和生活的最原始記錄，也是教學和學校管理的重要部分。隨著市場經濟對高校畢業(yè)生的就業(yè)影響越來越大，學生的原始資料對于就業(yè)單位來說具有一定的參考價值，成為了企業(yè)選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導高校的教學、科研工作，應當引進更加先進的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學校的角度進行一個統(tǒng)一的編號，同時，分配到不同學院，也應當遵循相同的規(guī)律實現(xiàn)信息的管理。要學習一些先進的管理方法，如利用計算機軟件檔案信息記錄分析，分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學校在教學之中出現(xiàn)的問題。
（三）加強高校學籍檔案人員的素質
檔案管理人員既要了解學籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎的業(yè)務操作。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術，同時由于信息技術的更新?lián)Q代，要求學籍檔案人員加大對單位內從業(yè)人員的繼續(xù)教育力度，增加相關的素質培訓和業(yè)務能力訓練，對管理人員的素質提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應當根據(jù)高校自身的需求制定科學的管理模式，多管齊下，真正實現(xiàn)科學的學籍管理。這就需要高校加強對相關人員的培訓，不斷提升其管理能力和水平。
4 結語
隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學、科研，學生的就業(yè)等方面發(fā)力，也需要不斷提升管理的能力和細節(jié)。積極探索，善于思考，將高校的學籍檔案管理落到實處，不斷滿足社會的發(fā)展和高校的需求。
參考文獻
摘要：學籍檔案時學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。為此，加強學籍檔案管理，使其發(fā)揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。筆者結合實際工作體會，分析現(xiàn)階段高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并就如何加強高校學籍檔案管理進行探索和思考。
關鍵詞：檔案管理；高校學籍檔案；問題；思考
學籍檔案是指學生從入學到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍（學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康表、體育合格表等。學籍檔案也是在學校學習、實踐中形成的具有保存價值的各種人事文件材料。它不僅是學生在校期間各方面的表現(xiàn)及重要社會實踐活動的真實記錄，而且還是反映現(xiàn)實德、智、體、美等綜合素質以及學生家庭關系、社會關系以及經濟狀況的重要原始材料，也是學?？疾?、培養(yǎng)、教育學生的第一手段，更是每個學生由學校走向社會的重要人事檔案形成的基礎。
近年來，隨著辦學規(guī)模的擴大、專業(yè)設置和學生人數(shù)的增加，原有的學籍管理模式已經不能適應高校發(fā)展的需求。此外，隨著高校擴招和畢業(yè)生就業(yè)形勢的日趨嚴峻，高校學籍檔案作用日益顯著。為此，加強學籍檔案管理，使其發(fā)揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。
一、高校學籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
（一）檔案管理工作不完善，缺乏規(guī)范性。
高校學籍管理普遍沒有統(tǒng)一的、詳細的、符合實情、可以遵循的規(guī)章制度，而學籍檔案形成時間長、來源分散、設計部門多、工作量大、缺少規(guī)范管理，便致使管理職責范圍不清，部門間工作人員相互協(xié)作欠缺，客觀上造成學生檔案管理的不認真、不嚴謹。
檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。其集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。因畢業(yè)生檔案材料的內容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而學生的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。
學籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現(xiàn)缺欄少目或填錯信息等現(xiàn)象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；由于裝訂不規(guī)范，檔案資料卷內沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。
（二）學校領導對檔案管理工作不夠重視。
學籍檔案發(fā)揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學校領導忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領導的重視，其檔案辦公設備陳舊、場地面積不足、缺乏專項業(yè)務經費和專職的檔案管理人員。
（三）檔案管理人員素質有待提高。
高校學籍檔案管理人員整體素質不高，主要表現(xiàn)在檔案管理隊伍結構不優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)中年化趨勢，知識層次及專業(yè)素質均不夠高。檔案管理部門在學校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務重、流動性大，既缺乏檔案專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，也缺乏專業(yè)水準。檔案管理隊伍觀念陳舊，業(yè)務水平低，工作積極性不高，經常為能及時按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導致學生檔案資料殘缺不齊。此現(xiàn)象嚴重制約學籍檔案管理工作的發(fā)展。
（四）檔案管理模式和工作方法落后。
目前，學籍檔案管理相對落后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術進行開發(fā)利用的程度有限，大多數(shù)高校學籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，學術檔案數(shù)量大增，呈現(xiàn)質量要求趨高、流動速度加快、存放時間短、就業(yè)方式多元化、投寄單位多等問題，傳統(tǒng)的手工管理手段已經遠不能滿足使用者的要求，而且制約著學生檔案管理的發(fā)展。即便輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事物，未能充分發(fā)揮計算機管理效能，達不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統(tǒng)。
（五）學籍檔案的開發(fā)利用不夠，缺乏后續(xù)管理。
許多高校沒有制定學籍檔案管理工作實施細則，不利于學生檔案的整理和長期保管，故降低了其憑證作用和有效開發(fā)利用。學校相關部門宣傳力度不到位，加之高校學生檔案意識薄弱，致使學籍檔案管理出現(xiàn)諸多問題，學生“棄檔”現(xiàn)象突出。
檔案管理部門和檔案管理工作者對檔案管理工作缺乏足夠認識和了解，缺乏后續(xù)管理。很多高校學籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，未真正對檔案信息進行深加工，也未能更好地為教學管理、領導決策、學生就業(yè)服務。由于受到學籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個較小的范圍內，其中查詢方法落后、查詢手續(xù)繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴重影響了學籍檔案的利用效益。
二、如何加強高校學籍檔案管理
（一）建立完善規(guī)范的檔案管理制度，注重檔案質量管理。
職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事；主管部門應加強協(xié)調，切實改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。
以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規(guī)范性；樹立檔案意識，不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規(guī)章制度，從而完善檔案管理工作。
（二）提高檔案意識，加強領導對其的重視力度。
學籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規(guī)劃管理的關鍵。學校領導的檔案質量意識最為關鍵，領導必須提高意識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性。重視檔案數(shù)字化的大勢所趨，高度重視檔案網絡信息化、數(shù)字化建設，以較高的工作質量來促進檔案質量。各級黨政管理部門和教學系管理部門都必須牢固樹立質量意識，都得提高對學籍檔案重要性的認識，并做好對下級工作人員的工作指導。
（三）加強檔案管理隊伍建設。
重視檔案干部隊伍建設，使隊伍結構不斷優(yōu)化，建立一支科學、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理隊伍。為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務水平和專業(yè)能力的平臺。形成由學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案人員負責、兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系，為學校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。
組織開展相關的業(yè)務培訓和學術交流活動，使檔案管理人員的業(yè)務水平、工作效率和運用現(xiàn)代化設備的技能全面提升。
建立相應的崗位責任制，與考核制度相互制約，形成“目標管理”的公共環(huán)境。務必保持檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，充分調動檔案管理人員的積極性、能動性、創(chuàng)造性，從而促進檔案工作與學校各項工作的協(xié)調發(fā)展，更好地為學生就業(yè)服務。
（四）健全檔案信息管理體系。
隨著網絡技術的發(fā)展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的手工管理方式已經不能滿足信息時代的要求，傳統(tǒng)的管理模式和手工方法將被打破。提出科學、規(guī)范、標準的操作方式，并統(tǒng)一工作標準。使檔案部門與有關部門密切配合，在一定程度上實現(xiàn)檔案工作和學校主要職能活動的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實踐，務實檔案工作實踐的檔案分類方案。
學籍檔案管理應實施“兩步走”戰(zhàn)略：一是紙質個人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎，在新生入學時就建立一個有著個人詳細資料的電子檔案庫，隨著檔案材內容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴大服務內容，利用信息技術全方位地向用人單位展示畢業(yè)生資源，樹立學習良好的形象，建立起一套科學、高效的學生檔案管理體系。其中，以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標準為保障。
（五）開發(fā)利用信息資源，引入現(xiàn)代化手段，做好后續(xù)管理。
檔案部門應積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，突出主動服務的特色。
利用現(xiàn)代化技術進行開發(fā)利用檔案信息資源，對數(shù)據(jù)繁雜、表格規(guī)格多樣、內容涵蓋量大等這些材料進行電腦管理，務實檔案部門現(xiàn)代管理；依托現(xiàn)代技術，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業(yè)后形成一份完整地紙質材料交給檔案部門，檔案部門做好后續(xù)管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生畢業(yè)材料必須全部輸入進去，使其作用得以真正發(fā)揮。
（六）增強意識，努力提升自身綜合素質。
首先，檔案管理人員應樹立現(xiàn)代管理意識。第一，要樹立檔案意識。高校學籍檔案管理工作是一項服務性很強的工作，為學校的教學工作和學生服務。故檔案管理人員必須樹立檔案意識，學校領導應加強學生的檔案意識。第二，要增強服務意識。積極主動地與有關部門和教研室聯(lián)系，踏實、認真地做好本職工作，端正服務態(tài)度。要善于與人交流，建立良好的人際關系，并且具有靈活的社會交往能力和巧妙的協(xié)調能力、快速的溝通能力以及對環(huán)境的適應能力等。第三，要樹立法律意識。學籍檔案管理也是一項政策性很強的工作，必須按照國家的有關法規(guī)定進行管理。檔案管理人員要樹立較強的法律意識，努力學?！稒n案法》及國家有關學歷、學籍管理方面的法律知識和學校的規(guī)章制度。同時，檔案管理人員不但要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務意識，而且要有高度的責任心和較強的綜合能力。
其次，檔案管理人員應具備過硬的業(yè)務素質。學籍檔案管理工作是一項業(yè)務性很強的工作，故管理人員必須熟悉業(yè)務，工作才能得心應手，管理人員才能做到心中有數(shù)，才能及時有效地做好工作。同時，管理人員要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和開拓創(chuàng)新的精神。不能憑個人主觀意愿、憑工作經驗辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創(chuàng)新的精神，積極專研業(yè)務，在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計算機，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統(tǒng)計、查詢、檢索學生學籍的各類信息，務實管理工作的科學性和時效性。
總之，學籍檔案是學校檔案管理工作的一個重要組成部分，而檔案質量是檔案的生命線，故做好檔案質量具有深遠的作用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，并且具備過硬的自身素質，從而使檔案質量不斷提高，務實檔案管理工作。
參考文獻：
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【關鍵詞】綜合性大學；學籍檔案管理；規(guī)范管理；技術創(chuàng)新
1前言
高校學籍檔案建立于學生入學時，結束于學生畢業(yè)走向社會或其他高校。學籍檔案記載著學生入學來源、在校學習成績以及考核情況、學籍變動信息、及學生在校期間獲得的獎懲信息以及學位授予信息等學生在校期間最基本信息。學生檔案通常由各種基本入學資料、學籍變更材料以及學生獎懲材料等多種資料冊組成，包含著學生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學生在校期間的培養(yǎng)過程以及表現(xiàn)情況。學生學籍檔案能夠為學生就業(yè)、學位學歷驗證、學生深造提供依據(jù)。新形勢下，各綜合性大學都擴大了招生規(guī)模，并實施了適應形勢發(fā)展的教育改革，先前的學籍檔案管理方法已經不能滿足教育改革的需求。加強并完善學籍管理是新形勢下綜合性大學的學籍檔案管理人員所面臨的一個重要任務。
2綜合性大學學籍檔案特點
綜合性大學學科科目多，學生來自全國乃至世界各地，教育方法復雜，經常實行與其他高校實行學生交換培養(yǎng)、與高校以及研究機構聯(lián)合培養(yǎng)等培養(yǎng)方式。這就決定了綜合性大學的學籍檔案具有龐大性、復雜性、動態(tài)性以及時效性四個基本特征。綜合性大學在校學生人數(shù)多達數(shù)萬人，學生來自全國不同地區(qū)，也有海外留學生，每個學生入學初期都帶來了最基本來源信息，學校根據(jù)學生最基本信息建立學籍檔案，學籍檔案隨著學生在校時間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學生學籍信息多達上千字，最后形成了一個規(guī)模龐大的信息庫。面對如此大量的學籍信息，學籍工作人員需要大量的統(tǒng)計和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學由于開設學科較多，學科錯綜復雜，不同學科的學生學籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學習動態(tài)信息等都有區(qū)別。另外由于綜合性大學實行聯(lián)合培養(yǎng)、交換培養(yǎng)等多種培養(yǎng)方式，導致學生學籍變動頻繁，而且普通在校生學籍也有休學、復學、轉專業(yè)等基本變動，因此學籍檔案復雜而且變動頻繁，學籍管理人員在學籍發(fā)生變動時應立即做出相應處理。學籍檔案的時效性體現(xiàn)在學籍檔案的建立、信息的采集以及學籍的調動都必須在限定的時間內完成，否則將會對學生的正常學習生活帶來一定的影響。通常學生入學兩周內即應完成信息采集并建立學籍檔案，把學生的信息錄入檔案庫。每個階段都會產生新的學籍檔案信息，都需要在規(guī)定的時間內錄入系統(tǒng);當學籍發(fā)生調動時，學籍檔案管理人員應該立即做出相應的轉入或轉出處理。
3加強籍檔案管理的措施
隨著高校教育改革的進行，高校學籍檔案管理存在的問題也逐漸浮現(xiàn)出來，建立完整而有效的學籍管理制度越來越受到重視。檔案管理人員應該根據(jù)綜合性大學學籍檔案的基本特點，在規(guī)范管理的基礎上采取一定的創(chuàng)新手段，建立一套符合學校實際情況以及學校發(fā)展動態(tài)的學籍檔案管理方法，具體措施如下。3．1提高檔案管理人員素質隨著計算機應用的普及，目前高校檔案管理采用電子信息庫與基本材料庫統(tǒng)一的方式。由于學籍檔案信息量龐大，而且信息頻繁更新，檔案管理對管理員的素質要求越來越高。學籍檔案管理應該按照檔案管理法規(guī)進行，因此學校應該并在聘用專業(yè)技術較強的檔案管理人員基礎上，加強檔案管理人員的培訓，建立一套適合學校情況的管理方法。另外，應該合理利用檔案管理人員資源，對于專業(yè)技術較強，計算機軟件使用熟練的員工，應該作為管理帶頭人員;對于使用計算機有困難的、有經驗的老員工可以管理基本資料。3．2加強師生對檔案管理重視多數(shù)高校，師生往往忽略了對學籍檔案工作，使檔案管理人員在采集信息時困難重重。由于綜合性大學學生來自世界各地，在采集檔案信息時學生及時匯報信息、語言交流等方面都需要師生的配合。因此，學校應該加強師生對學籍檔案的重視。每年入學初期學校應該組織全部新生接受學籍檔案建立的宣講，并印發(fā)學籍檔案建立流程的基本資料發(fā)到每一個學生手中。另外，由于綜合性大學學科復雜，學校應該配合學籍管理人員合理安排信息采集及上報時間，確保按時完成學籍信息建立工作。在學校的網站以及報刊欄等位置應該做出檔案建立的宣傳，讓每一位師生都了解并重視學籍檔案管理的重要性。3．3加強學籍檔案管理的交流各高校都會建立一套符合自身情況的學籍檔案管理制度，學籍檔案管理關系到每一位學生。在新形勢下，各高校都會進行一定的教育改革，改革進度也大不相同。隨著改革的進行，原有的管理制度就會表現(xiàn)出一定的落后性。由于各高校的檔案管理方法都具有自身的優(yōu)點和不足，加強學校檔案管理的經驗交流，不同學校管理人員相互學習、相互討論，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鑒其他學校管理方法的優(yōu)點，從而逐漸完善自身的管理方法。3．4加強檔案管理方法的創(chuàng)新隨著高校的發(fā)展，原有的檔案管理方法雖然可以基本滿足學校需求，但需要學校投入大量的人力。在科技技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理人員應該不斷摸索新技術，結合原有的規(guī)范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的檔案管理方法。隨著云技術的開發(fā)，檔案管理已經不再需要大量的存儲設備，而且進行云備份后檔案不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失后重建的失誤。另外，可以利用專業(yè)技術開發(fā)一套適合學?；厩闆r的搜素方法，使檔案管理人員能夠快速查找每一個基本信息并對其進行更新。因此，采用新技術新方法不僅可以減少檔案管理工作中出現(xiàn)的錯誤，還可以提高檔案管理的效率。
4結語
學生學籍檔案管理關系到每一個學生的切身利益，也是高校教育成果的基本體現(xiàn)。新形勢下，綜合性大學的學籍檔案管理已經成為一項業(yè)務繁瑣而且方法復雜的工作，原有的檔案管理方法也需要隨著教育的改革而革新。檔案管理人員應該有專業(yè)的理論知識，掌握《檔案法》的基本條款，并能夠結合新技術實施創(chuàng)新，的管理方法。另外學校還應該加大對檔案管理的重視，加強培訓，加大投入，并積極與兄弟院校的管理方法交流，這樣才能建立一套符合形式發(fā)展的學籍檔案管理方法。
參考文獻:
［1］樂蘭珍．學籍檔案管理問題的思考［J］．蘭臺世界，2007(5)．
一、新形勢下高中學籍檔案管理的意義
高中學籍檔案通常有學生報名注冊登記表、體檢表、個人學習情況等內容，詳細記錄了學生在校學習成績，可以反映出學生德、智、體、美、勞發(fā)展情況。學籍檔案是學生檔案的原始憑證，其重要性不言而喻，可以為教育部門與學校查詢、檢查、審核畢業(yè)資格等提供準確、可靠的依據(jù)。對此，高中學校要重視學籍檔案管理工作，及時做好相關資料信息的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整性與真實性，為今后的利用提供便利。
二、新形勢下高中學籍檔案管理的策略
（一）提高認識，增加投入。高中學校應做好《檔案法》宣傳工作，讓學籍檔案管理工作有章可循。學校領導要提高重視，實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的方法，督促檔案管理人員將相關法規(guī)制度落到實處，保證學籍檔案的完整和安全。此外，學校還要增加資金投入，將學籍檔案管理所需設備配置齊全，結合自身實際情況，建立專門的檔案室，并落實防火、防蟲、防盜和防潮等措施，盡快購置空調、去濕器、滅火器等設備。同時，學校還要配置打印機、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，為學籍檔案的信息化管理創(chuàng)造條件。
（二）健全檔案管理制度。高中學籍檔案管理工作涉及內容眾多，非常繁瑣復雜，檔案管理人員除了要管理學籍檔案以外，還要做好資料的收集與保管，工作難度極大。對此，學校需要建立健全的學籍檔案管理制度，并從自身實際情況出發(fā)，將學籍檔案管理工作的標準與規(guī)范明確下來，讓學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作能夠統(tǒng)一開展。通過對學籍檔案的全面整理，確保其完整性與真實性。檔案管理人員在收集學籍檔案的過程中，還應該根據(jù)規(guī)定的分類要求，認真做好整理工作，避免學籍檔案出現(xiàn)遺漏。學籍檔案在歸檔以后，檔案管理人員應定期做好檢查工作，將存在的安全隱患查找出來，及時采取有效的解決措施。同時要根據(jù)學籍檔案的變動情況，做好相應的調整，讓學籍檔案更具實用性。
（三）充分應用現(xiàn)代信息技術。從以往高中學籍檔案管理工作來看，主要采取統(tǒng)一管理紙質檔案信息的方式，其局限性很大，紙質檔案很難得到妥善保管，且在檔案室保存過程中，容易受到蟲蛀、受潮等威脅，從而出現(xiàn)損壞。這種方法不僅會浪費大量的人力和資金，工作效率也不高。對此，為提升高中學籍檔案管理成效，?n案管理人員應該不斷創(chuàng)新管理方法，加大對現(xiàn)代信息技術的應用，避免傳統(tǒng)管理方式造成的局限，簡化學籍檔案管理流程，讓信息資源得到充分利用。當前，現(xiàn)代信息技術已經被廣泛應用于社會的各個領域，在高中學籍檔案管理工作中，也應該發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢。學校也應該注重引進新的技術與設備，安排專業(yè)人員負責學籍檔案管理工作，保證將學籍信息準確、完整錄入到計算機中。同時學校也應采用自動化辦公系統(tǒng)，對學籍檔案進行管理時，提供自動檢索的功能，讓檔案利用者能夠快速、準確查找到所需信息，提升學籍檔案信息的利用率。在高中學籍檔案信息化管理工作中，還應與學?；A工作實現(xiàn)對接，為全校教學、教研工作提供準確的信息資料。此外，學校還要使用正規(guī)的信息管理平臺，不斷完善學籍檔案信息，并實現(xiàn)學籍檔案資源的共享，提升高中學籍檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
（四）提升檔案管理人員綜合素質?，F(xiàn)階段高中學籍檔案管理工作量巨大，涉及事項多，任務較重，需要加強對學籍檔案的收集、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)工作，這給檔案管理人員帶來了巨大的考驗。對此，高中學校應實行有效的獎勵制度，將檔案管理人員的工作熱情激發(fā)出來，讓學籍檔案管理工作能夠順利開展。要切實增強檔案管理人員的思想認識，能夠依法開展學籍檔案管理工作，實現(xiàn)對檔案資料的動態(tài)管理，提升工作效率。不僅如此，學校還要加大對檔案管理人員的培訓工作，讓他們了解相關檔案法律法規(guī)，并掌握檔案專業(yè)知識、計算機技術、網絡技術，從而更好地勝任學籍檔案管理工作，從而有效提升他們的素質與能力。要將管理職責明確下來，合理規(guī)定范圍，做好學籍檔案的收集、整理與利用等工作。學校應提起對學籍檔案管理工作的重視，并定期做好檢查工作，將存在的問題查找出來，責令相關負責人整改。要在日常工作中主動總結經驗，改進方法，讓高中學籍檔案管理工作再上新臺階。
關鍵詞：學籍管理 網絡化 問題與對策
高校學籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關法規(guī)，并結合學校實際制定的實施細則和規(guī)章制度，對學生從入學到畢業(yè)的整個過程所進行的質量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業(yè)與轉學，休學、復學與退學以及畢業(yè)資格與授予學位資格的審核及證書發(fā)放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現(xiàn)代化水平成為了當今研究熱點。
一、學籍檔案管理工作存在的問題
近年來，高校學籍檔案管理中存在一些問題，如一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業(yè)心不強，對有關學籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。有些學生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學生違紀現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學生管理等規(guī)章制度形同虛設，影響正常的教學秩序。
很多高校在新生入學后通過軍訓、發(fā)放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。
高校學籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
二、提高學籍管理現(xiàn)代化對策
規(guī)范管理，樹立“以服務為主”的觀念。建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數(shù)據(jù)，提高學籍管理的效率。
利用信息技術，建立網絡化的學籍管理。現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統(tǒng)計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規(guī)范化。
積極探索、推行學分制。學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據(jù)個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養(yǎng)模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學校實際情況，積極探索推行學分制。學分制應依據(jù)“拓寬基礎、淡化專業(yè)、加強素質教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃。學生只要修滿了學校規(guī)定的各項學分，就可以提前畢業(yè)。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據(jù)自身特點構建自己的知識體系。
加強考試管理，提高人才培養(yǎng)質量。課程考核是學籍管理中的重要內容，它可以檢驗教師的教學成果，還可以檢驗學生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學生能否按照教學計劃學習的客觀依據(jù)，也是對學生進行學籍處理的重要依據(jù)。加強考試管理，制定考試工作職責及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴格規(guī)定，還應建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風、考紀提供保證。
學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業(yè)務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻：
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關鍵詞 高職院校；學籍檔案；管理創(chuàng)新俗話說，教育使國家發(fā)展的根本，是民族進步的源泉。近年來，隨著社會各方面的發(fā)展進步，我國對教育事業(yè)的工作重視程度越來越高，尤其是對于擔負著我國技能型、應用型等具有專業(yè)操作技能的高級人才的培養(yǎng)的高職院校的建設工作，國家投入了極大的關注。學生的學籍管理工作是教學秩序穩(wěn)定進行的有效保障，對于確保辦學目標的實現(xiàn)、優(yōu)化高職教學環(huán)境，以及提高教學質量等方面都具有非常積極的影響意義。
一、高職院校學生學籍檔案在學校管理中的作用
學籍檔案是由學生在校學習、實習、參加社會實踐、畢業(yè)等方面的動態(tài)構成的，全面記錄了學生在學習期間的德、智、體、美、勞等方面的實際情況。它是學校對學生活動情況的掌握途徑，同時也是學校為實現(xiàn)合格人才培養(yǎng)目標，對學生進行規(guī)范化管理的主要依據(jù)。學籍檔案作為學校管理的重要組成部分，對高職院校提高管理水平和管理質量，加強完善學籍管理工作有至關重要的作用。另外學籍檔案還是社會用人單位對學生的能力、性格、優(yōu)缺點等進行全面評價的重要依據(jù)。完備的學籍檔案對高職院校的畢業(yè)生就業(yè)服務有很好的輔助作用。
二、現(xiàn)階段高職院校學生學籍檔案管理中存在的問題
縱觀各大高職院校中的學籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態(tài)，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現(xiàn)為以下幾個方面。
首先，高職院校的領導階層對學生的學籍檔案管理工作不夠重視。學生的學籍檔案在管理中和使用的時候具有潛在性和滯后性，再加上對它的投入往往不能夠達到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。
其次，高職院校學籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業(yè)素質較低。目前高職院校學籍檔案管理還沒有形成一個統(tǒng)一的、詳細的規(guī)章制度，也沒有統(tǒng)一的標準，每個院?；旧线€是沿用老模式，老方法進行學籍檔案的管理。另外，管理的不嚴格導致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規(guī)范。隨著現(xiàn)代網絡信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向網絡化發(fā)展，但是大多數(shù)檔案管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓，對網絡管理手段不熟悉，這些因素都對高職院校的學生檔案管理工作帶來了不便。
再次，學籍檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定。大多數(shù)高職院校由于對學籍檔案管理員的培訓和管理不重視，往往會導致管理人員的頻繁調動，再加上在管理的過程中又缺乏相應的規(guī)范制度，缺乏統(tǒng)一的標準，管理職責不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進行學籍檔案管理，使學籍檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象最終使學籍檔案的完整性、準確性和可利用性都受到了極大的影響。
最后，學籍檔案的開發(fā)利用還不夠充分。
三、高職院校學生學籍檔案管理模式進行創(chuàng)新的一些可行性措施
1.加強完善學籍檔案管理制度的完善，對學籍檔案進行規(guī)范化管理
高職院校學籍檔案管理是一項復雜且系統(tǒng)的工作，各大院校要采取科學、合理的措施完善學籍檔案管理有關的各項規(guī)章制度，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學化。使學籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學籍檔案管理制度還要與高職院校的實際情況有效的結合起來，改革以教務部門管理為主的管理模式，使其實現(xiàn)以各個教學系為主實行管理過程。
2.加強宣傳力度，從學生、學校、管理人員等全方面加強學籍檔案管理意識
學籍檔案是學生在校學習情況的真實反映，同時也是教學水平的真實體現(xiàn)，對學校教學工作中有非常重要的作用。高職院校的領導要高度重視學籍檔案管理工作，有效的利用學籍檔案對學校的管理狀況進行分析和改善。同時還要加強對學生有關學籍檔案的重要性教育，使他們在進行檔案填寫的時候能夠更加的慎重、認真，保障學籍檔案的真實性和完整性。
3.加強檔案管理隊伍的建設工作，提高管理人員的專業(yè)素質
學籍檔案管理工作不僅是一項具有技術性特點的工作，同時也是一項服務性的工作，是學校對學生切身利益進行保護的體現(xiàn)。檔案管理隊伍在學生的檔案管理中起到關鍵作用。高職院校要通過對檔案管理人員進行宣傳和教育，使他們能夠充分認識到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識，在學籍資料的整理中能夠認真、及時的對資料進行收集、歸檔和保管等工作，以確保學生學籍檔案的準確性和完整性。另外，還要對他們進行計算機技術的培訓，使他們能夠熟練的操作電子信息系統(tǒng)，對學生的學籍檔案進行更好的管理。
4.采用電子信息技術進行學籍檔案的管理
高職院校在進行管理模式創(chuàng)新的時候尤其要注重將電子信息技術應用到學籍檔案管理工作中，采用先進的軟件管理系統(tǒng)，通過計算機網絡建立學籍檔案管理平臺，并且通過教務管理等部門對學籍檔案的查詢和記錄進行授權，從而能夠實現(xiàn)檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強學籍檔案的利用率。學籍檔案從形成到使用要經過很多個環(huán)節(jié)的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對檔案備份、密碼設置、身份驗證等方面進行有效的設置，以保證檔案的真實性和原始性。
四、結語
總的來說，高職院校的學生學籍檔案管理是一項需要得到高度重視的工作，隨著社會的發(fā)展，電子信息技術滲透到各個領域，學生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強對學校領導、學生以及檔案管理人員的教育工作，加強對檔案管理重要性的認識，不僅能夠有效的促進學校管理水平的提高，還對學生未來的就業(yè)提供了良好的保障。
參考文獻：
開放大學是在中央廣播電視大學和地方廣播電視大學的基礎上組建，以現(xiàn)代信息技術為支撐，辦學網絡立體覆蓋全國城鄉(xiāng)，學歷與非學歷教育并重，面向全體社會成員，實施遠程開放教育的新型高等學校，是沒有圍墻的新型大學。
開放教育是高層次的教育，開放大學在對學生的培養(yǎng)、教育過程中形成的學籍檔案的管理水平直接反映出開放大學的培養(yǎng)教育水平。在校生學籍檔案是指開放大學在招生、培養(yǎng)以及學位授予過程中直接形成的對國家、社會、學校有保存價值的文字、圖表、聲像等原始記錄，是學籍管理、開題報告、論文送審、答辯、畢業(yè)論文、學位授予等的原證。學校相關部門（教務處）專門負責招生、培養(yǎng)、學位授予等相關工作。教務處設有的專（兼）職檔案員負責學籍檔案的收集、歸檔、移交等工作，并對學籍檔案進行編目、排架、保管利用。
學生學籍檔案是教學全部過程的原始記錄，一旦遭受損失，就很難完全恢復它的歷史原貌，從而失去它的利用和參考價值。因此，最大限度地保存和延長檔案壽命是學校檔案工作者不可推卸的責任，也是每個導師、學生和從事學生教育工作人員的義務。
一、開放大學學籍檔案管理的重要性
隨著社會的不斷發(fā)展，人們對檔案管理的重要性認識逐步有了很大的提高，其中，學籍檔案管理在開放大學的日常管理工作中也發(fā)揮著越來越大的作用。
高校學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展狀況的真實記錄和反映。隨著這些年高校擴大招生、多種形式辦學、出國留學人數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，利用學籍檔案了解畢業(yè)生情況的利用者越來越多，這給學籍檔案管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)。特別是近年來，隨著我國開放教育的大力發(fā)展，開放大學擔負著培養(yǎng)社會主義經濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現(xiàn)這一任務，必須加強和完善學生學籍檔案管理工作，因為學生學籍管理工作在深化教學改革、穩(wěn)定教學秩序、提高教育質量和管理水平及教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、開拓人才信息資源，增進辦學效益保證辦學目標的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。
二、我國部分開放大學學籍檔案管理的現(xiàn)狀
學籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學生從入學進入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍卡（含學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等等，是學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實地記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少開放大學的學籍檔案管理手段還相對滯后，很難適應當前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）學籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范
學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，這樣就會因為個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；又比如有的未按要求填寫，經常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒有按規(guī)定粘貼照片，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內沒有目錄、頁碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價值。
（二）檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準確
有的成人高校原有學籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒有制作相應的全目錄。因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找得到，大大影響了檔案的查全率、查準率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。
（三）檔案材料內容空泛無物，不能真實反映學生綜合素質和個性差異
這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
（四）檔案使用效率低，畢業(yè)轉遞較為混亂
雖然絕大部分成人高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前開放大學畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象。
三、學籍檔案工作中檔案管理存在的問題分析
目前部分開放大學在學籍檔案管理方面普遍存在的上述問題，分析起來不外乎以下原因：一是各成人高校的基層學籍檔案管理者素質普遍較低，對檔案管理工作的重要性認識不足，難免產生懈怠情緒；二是學校領導不夠重視，管理不完善，致使有些學籍檔案的原始依據(jù)丟失、損壞等；三是學籍檔案沒有一套完整的、相對穩(wěn)定的規(guī)章制度；四是由于基層檔案管理者各方面待遇較低，加之工作量較大，工作任務繁重，使人員流動性較大，沒有相對固定、素質較高的專業(yè)隊伍。這些問題的存在不僅影響了教育質量的提高，也影響到人才的考察使用和選拔，同時也嚴重損害了成人高校的聲譽。因此，正確認識目前開放大學學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理模式進行工作改進，就顯得尤為重要。
四、現(xiàn)階段開放大學學籍檔案管理應采取的對策及改進措施
針對目前部分開放大學學籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問題，我們必須要有清醒的認識。不僅要認識到它的復雜性，這里面有些是早已存在的，更多的是隨著社會的進步和工作方式的轉變而衍生出來的，我們要直面解決。而且還要認識到它的迫切性，學籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，才能讓檔案真正地發(fā)揮其應有的作用。因此，對目前學籍檔案工作的改進，應有針對性強的策略和方法。
為加強和完善開放大學學籍檔案管理，高校教務處等有關職能部門可著重采取以下切實有效的改進措施：
（一）樹立法律意識，提高重視程度，健全規(guī)章制度
開放大學的學生構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分多，時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此學校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物的配備上給予支持，挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作；改善辦公、管理環(huán)境，加強關于學籍檔案工作的宣傳，為開放大學學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《開放教育學籍管理暫行規(guī)定》以及遵循開放大學學籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定“新生注冊”、“學籍異動”、“畢業(yè)審核”、“學位審核”等實施細則，使學籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。
（二）按照工作規(guī)范，做好學籍檔案的收集與整理工作
學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，二級學院、系教學管理人員是關鍵。為此，要做好以下幾點：一是要經常向他們宣傳檔案和檔案工作的重要性，增強其責任感，使二級學院、系上報的有關材料、數(shù)據(jù)準確無誤，真實可信。如對學生考試成績的登記、補考門類的統(tǒng)計、受處分決定的原件等都要做到專人填寫，專人保管，有據(jù)可查。二是要加強管理，從嚴要求。對系、所教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規(guī)章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。
（三）加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
做好學籍檔案管理工作，關鍵要有一支穩(wěn)定且能勝任這一工作的隊伍。加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現(xiàn)代化的關鍵所在。開放大學必須采取切實措施，重視學籍檔案管理者的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務素質。
（四）搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。開放大學學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。開放大學可以建立先進的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。
此外，為保證檔案質量，職能部門要組織定期的監(jiān)督檢查，加大審查力度，及時糾正實施標準過程中出現(xiàn)的問題，特別要抓好學生畢業(yè)前學籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。
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