序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的檔案信息化管理探討樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。

要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念，解決檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；要?jiǎng)?chuàng)新組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)型檔案信息化管理；要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理；要?jiǎng)?chuàng)新利用途徑，為需求者提供全方位服務(wù)。

1引言

檔案信息的有效利用是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要因素。檔案信息化是隨影科學(xué)技術(shù)發(fā)展，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)合理配置和有效利用實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，提供針對(duì)性檔案信息服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)快速發(fā)展。為此，筆者探討檔案信息化管理的必要性和作用、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的措施和創(chuàng)新檔案信息化管理的途徑。

2必要性和作用

2.1信息化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)難以適應(yīng)科技發(fā)展需要。計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以及現(xiàn)代管理技術(shù)的進(jìn)步，為檔案信息化管理提供了方便手段。檔案信息化是檔案管理的發(fā)展方向和重要戰(zhàn)略，是實(shí)現(xiàn)國(guó)家信息工程的有機(jī)組成部分，對(duì)社會(huì)發(fā)展可產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。信息化管理能有效開(kāi)展檔案管理工作，在一定權(quán)限下交流和共享有用的檔案信息，顯著提高管理工作質(zhì)量和工作效率。這要求檔案管理部門(mén)要不斷完善檔案管理技術(shù)，搶抓機(jī)遇勇于挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

2.2大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)能確保檔案管理工作高效運(yùn)行。在檔案管理過(guò)程中合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，加之現(xiàn)代化管理手段，確保檔案管理工作質(zhì)量和效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)可保證檔案管理精準(zhǔn)性。采用人工方式難以完成海量檔案信息資源進(jìn)行保管、應(yīng)用與開(kāi)發(fā)工作，如果合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能保證檢索、利用和開(kāi)發(fā)檔案信息的可信度，還可顯著提高工作精度。大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于檔案保存和傳播。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存壽命相對(duì)較短，大數(shù)據(jù)技術(shù)可利用較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)、芯片、云存儲(chǔ)等不同的媒介，實(shí)現(xiàn)信息和載體的分離，極大提高檔案信息的存儲(chǔ)容量，且能多次復(fù)制存儲(chǔ)同一份檔案，防止檔案資源缺失，實(shí)現(xiàn)永久存儲(chǔ)。

2.3檔案信息化管理的作用

檔案信息化管理，能提高工作效率和辦公自動(dòng)化程度，節(jié)省人力物力，達(dá)到減員增效的目的；能實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)整理編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)檢索，按照不同要求提供不同的服務(wù)；能夠?qū)崿F(xiàn)檔案生產(chǎn)方式、生產(chǎn)格式、傳遞方式、保管方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的措施

3.1加大資金投入

檔案信息化建設(shè)需要購(gòu)置一些硬件和軟件設(shè)備，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行資金的籌措、管理和計(jì)劃使用。在資金一時(shí)難以滿(mǎn)足要求時(shí)，應(yīng)按照“先急后緩，寧缺勿濫”的原則，購(gòu)置相關(guān)設(shè)備和軟件，確保設(shè)備質(zhì)量和先進(jìn)。要加強(qiáng)檔案庫(kù)房的建設(shè)，檔案庫(kù)房的面積、溫度、濕度、透氣度、潔凈度等方面的要滿(mǎn)足基本要求。

3.2加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管理水平

我國(guó)檔案信息化管理工作質(zhì)量參差不齊，不能?chē)?yán)格做到電子文件的歸檔管理。在檔案信息化管理工作中，應(yīng)遵循要求將不同類(lèi)型檔案處理并轉(zhuǎn)換為電子文檔；為保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，應(yīng)做好積累、鑒定和歸檔等工作。所以，只有將檔案信息化管理的基礎(chǔ)性和重點(diǎn)工作做好，在具有相應(yīng)設(shè)備和高質(zhì)量培訓(xùn)管理人員的條件下，可實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

3.3政府的重視與支持

政府在檔案信息化管理中起到關(guān)鍵作用。我國(guó)檔案信息化管理起步晚但發(fā)展速度較快。隨著檔案信息化設(shè)備與時(shí)俱進(jìn)的更新和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多的電子文件存在于不同電子存貯媒介中。傳統(tǒng)紙制檔案存貯占用空間大，不便于查閱，保管利用費(fèi)用高，難以適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需要。這應(yīng)引起政府高度重視，增強(qiáng)檔案信息化管理及其建設(shè)的的緊迫感和責(zé)任感，統(tǒng)籌規(guī)劃，需求牽引，實(shí)現(xiàn)科技創(chuàng)新滾動(dòng)發(fā)展。

4創(chuàng)新檔案信息化管理的途徑

4.1創(chuàng)新思想觀念，解決檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的必要性和作用，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，年度財(cái)務(wù)預(yù)算要列入檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，根據(jù)部門(mén)或單位發(fā)展需要合理增加經(jīng)費(fèi)投入，配置先進(jìn)的管理設(shè)施、設(shè)備和軟件等必備條件，解決關(guān)鍵問(wèn)題，有組織、有計(jì)劃地順利開(kāi)展檔案信息化建設(shè)和管理工作。

4.2創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)型檔案信息化管理

檔案管理機(jī)構(gòu)要根據(jù)實(shí)際構(gòu)建合理的組織架構(gòu)，配備高素質(zhì)的檔案管理人員，建立健全檔案信息化管理規(guī)章制度。要大力引進(jìn)與檔案信息化管理有關(guān)的專(zhuān)業(yè)人才，采用多種形式多種途徑，加強(qiáng)提高管理人員管理水平和技能的培訓(xùn)教育，不斷提高其檔案信息化管理的基本理論、基本技能和綜合素質(zhì)，將檔案信息化管理手段由手工型轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)型。

4.3創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理

檔案管理工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確和齊全。要做到檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化管理，必須合理應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，以科學(xué)的手段管理和利用檔案信息資源，以檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理模式替代傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式，避免實(shí)體檔案的損毀、丟失和缺失。要合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。要提高檔案管理人員電子化信息化意識(shí)，緊跟科技發(fā)展步伐，充分運(yùn)用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段有效管理檔案信息資源；檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立專(zhuān)業(yè)化集成化綜合性的數(shù)字檔案館，合理利用信息化技術(shù)處理大量電子文件，根據(jù)科技發(fā)展改革檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化規(guī)范化管理；要有效利用電子信息管理手段，嚴(yán)格監(jiān)控檔案信息數(shù)據(jù)的接收和信息工作；要建立檔案信息收集管理平臺(tái)，一體化收集、處理、存儲(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)；要采用專(zhuān)業(yè)化的檔案管理技術(shù)，準(zhǔn)確挖掘可被利用的有效檔案信息數(shù)據(jù)；在運(yùn)用全新的檔案管理技術(shù)時(shí)，要合理運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的安全保密技術(shù)。

4.4創(chuàng)新利用途徑，為需求者提供全方位服務(wù)

在檔案利用中，應(yīng)科學(xué)設(shè)計(jì)服務(wù)途徑，提高檔案需求者的利用技能，以便在信息化時(shí)代有效利用檔案信息資源。面對(duì)大量潛在的檔案需求者，檔案管理部門(mén)要擔(dān)負(fù)起社會(huì)教育的重任，提高用戶(hù)的信息意識(shí)和信息能力，提供給用戶(hù)查詢(xún)、檢索、下載和安全使用信息資源的方法和途徑，指導(dǎo)和提升檔案用戶(hù)利用檔案信息資源的效率和技巧。檔案管理部門(mén)要探索新媒體條件下的檔案利用途徑。微博、微信等新型媒體的發(fā)展，為檔案利用提供了更為便利的條件，日益成為檔案管理部門(mén)傳播信息，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式的新平臺(tái)。檔案管理部門(mén)和其他國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)積極開(kāi)通檔案微博、微信，加強(qiáng)與檔案用戶(hù)的互動(dòng)，提供檔案咨詢(xún)服務(wù)，也可以征集信息，不斷豐富檔案信息收集途徑和方式，充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]李海霞.談新形勢(shì)下檔案信息化工作的幾點(diǎn)感想[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(21)：56，74.

[2]劉波.檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(19)：58.

[3]趙建瓊，白艷華.淺談設(shè)計(jì)檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(19)：64-65.

[4]張梅.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(18)：75，77.

[5]韋翠清.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].中國(guó)管理信息化，2018，21(13)：167-168.

作者:張鵬 單位:吉林白城市衛(wèi)生監(jiān)督所