發(fā)布時間：2023-08-10 17:11:42
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案數(shù)字化的重要性樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）在檔案管理中沒有處理好紙質檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問題
隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴大，其數(shù)量已經(jīng)達到甚至超過了紙質檔案，為了對兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質檔案和數(shù)字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預期的效果。
（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)調取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護手段，使得網(wǎng)絡黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析
考慮到當前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應的對策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預期目的，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞?，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進速度慢，推進效果不理想的問題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源與紙質檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進。
（三）對關鍵的數(shù)字化檔案信息資源實行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性
在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預防關鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應對網(wǎng)絡黑客對關鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網(wǎng)絡設施，同時采取先進的數(shù)學算法和加密手段，保證關鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標。實踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應該從以下幾個方面入手：
（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標準化管理體系中來
實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標準化管理體系，實行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質檔案一起，建立統(tǒng)一的標準化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫是未來發(fā)展的趨勢。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。
（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實際使用
為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫中的存儲效率，節(jié)省存儲空間，便于用戶實際調用，我們應該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，保證在數(shù)據(jù)庫中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲和利用。
（四）加強數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設，保證信息安全
數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設，要提高安全管理登記，保證關鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發(fā)生泄漏。
（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項人才，不斷提高管理人員素質
隨著我國經(jīng)濟發(fā)展進程的不斷加快，房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，有關房屋檔案的管理方式也上升了一個高度，逐漸由傳統(tǒng)的平面化管理轉為數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化是指結合計算機、多媒體以及數(shù)據(jù)庫將以各種形式呈現(xiàn)的房屋產(chǎn)權檔案信息轉化為數(shù)字化信息，并在此基礎上實現(xiàn)資源共享。接下來，筆者結合數(shù)字化管理理念對如何提升房屋檔案數(shù)字化管理的服務質量提出幾點合理性建議，以期建立完善的房屋檔案數(shù)字化管理體系。
關鍵詞：
服務質量；房屋檔案；數(shù)字化管理；對策
隨著房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展進程的不斷加快，有關房屋檔案管理的重要性也逐漸顯現(xiàn)出來，房屋檔案一躍成為重要的信息資源。與此同時，如何豐富檔案信息資源，高效、迅速地為社會服務也成為現(xiàn)階段房屋檔案管理工作面臨的新困難。以實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化作為房屋檔案管理工作轉型的最終目的，構建高質量、高水平的管理體系、建設完善的房屋檔案數(shù)字化管理規(guī)范在該形勢下成為解決該困難的重要方式。
1、檔案館應主動進行數(shù)字化管理規(guī)劃工作
1.1檔案館應加大資金投入。
房屋檔案數(shù)字化管理工作若進行順利則會節(jié)省大批人力、物力與財力，也會提高館藏的利用率。但是現(xiàn)階段，資金問題一直是困擾房屋檔案數(shù)字化管理的重要問題。為了構建完備的數(shù)字化體系，檔案館應為管理工作提供資金支持，并投入人力、物力與財力，努力加強檔案數(shù)字化建設。當然，一味地投入資金很可能帶來用財不當?shù)膯栴}，為了杜絕這方面的隱患，檔案館還需要強化預算工作和監(jiān)督工作，在投入資金時先對資金的使用有所預算，以便資金不足時及時給予填補。同時，還要強化監(jiān)督工作。將每一筆資金的來源、用途、后期支出等活動記錄在冊，以便及時查閱。促使每一筆資金都能有所用，落實到實處。
1.2檔案館應開展業(yè)務培訓活動。
檔案管理員業(yè)務水平的高低與房屋檔案數(shù)字化管理工作效率的高低掛鉤。檔案館為了充分發(fā)揮這個管理信息系統(tǒng)的作用，盡早適應該系統(tǒng)就應該定期開展業(yè)務培訓活動，讓每一個管理員參與到培訓活動中，盡早接收數(shù)字化管理工作的信息。檔案館培訓活動的內容應包括：如何整合和規(guī)范庫房紙質檔案；如何制定完備的、科學的檔案入庫；如何科學保存和管理檔案；如何規(guī)范管理，使管理規(guī)范化、條理化。檔案館開展業(yè)務培訓活動既能促使管理員認識到數(shù)字化管理工作的重要性，又能為之后的管理工作打下良好的基礎，起到事半功倍的作用。
2、實現(xiàn)房屋檔案數(shù)字化管理應注意相關問題
2.1基礎工作問題。
基礎工作問題也是影響房屋檔案數(shù)字化管理工作的問題之一。在實現(xiàn)數(shù)字化管理之前，檔案館應強化、做好基礎工作。先開始摸底調查，了解整個館內的存量房屋檔案，對這些先前存放的檔案進行整理與歸納，確保這些檔案準確無誤，及時排除殘缺、虛假的房屋檔案資料。在排查之后還要翻看正確的檔案，保證檔案中不出現(xiàn)字跡混亂、排序不符合規(guī)定等現(xiàn)象。這樣，才能確保檔案數(shù)字化管理工作的有序進行，為接下來的工作打下良好的基礎。
2.2檔案保存問題。
房屋檔案的保存問題應該引起重視，并不是有了數(shù)字化檔案就能忽略原始檔案。為了避免產(chǎn)生不必要的問題，房屋檔案保存應采取雙份制。就是在保有紙質檔案的基礎上建立相應的電子檔案，以防紙質檔案丟失后無法查詢相關信息。在采取雙份制之后，相關人員還應該定期瀏覽電子檔案，并將電子檔案上的信息與紙質檔案上的信息進行核對，以確保兩份檔案中的內容信息一致、真實。
3、房屋檔案管理員應創(chuàng)新管理手段
3.1從自身出發(fā)，提升專業(yè)素質。
房屋檔案數(shù)字化管理工作是一項綜合性較強的工作。因此，該項工作所需要的人才一定是綜合性、全方面的人才。從長遠來講，單純掌握計算機技術以及紙質檔案管理技術的人不能勝任數(shù)字化管理工作。只有專業(yè)性既強、技術又高超，又能掌握多學科知識的人才能勝任這項工作。所以，任職的檔案管理員需要與時俱進，掌握數(shù)字化管理理念，不斷更新技能，具備全面的知識結構以及全方位的信息意識。沒有任職的該專業(yè)的學生則需要不斷強化理論知識，提升實踐本領，了解數(shù)字化管理工作的重要性，在學習上和生活中不斷提升自己，朝著高素質、全方面人才這一方向努力，以此適應未來工作的要求。
3.2努力構建多元化檢索體系。
多元化檢索體系應包括單組條件查詢；組合條件查詢；SV300測繪系統(tǒng)查詢以及地理信息系統(tǒng)查詢等四個查詢方式。檔案管理員需要在工作時竭力構建多元化的檢索體系，以便更好的為社會服務。檔案管理員的工作并不是單一的檢查檔案、錄入檔案，更主要的是要通過自己的工作為人們謀取便利。檔案員需要建立有償查詢和免費查詢服務，明確發(fā)揮查詢的有償性與無償性。例如，一般性查詢和檢索都可以是無償性的服務，而設計深層次或者是特殊問題的檢索就應該是有償性的。當然，檔案員還需要設立相關權限，既方便百姓的查詢過程，又避免百姓查閱檔案館的內部檔案。
3.3建立準確的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
建立準確的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)是應對房地產(chǎn)市場的重要舉措，檔案相關負責人員需要利用數(shù)據(jù)分析在某一階段的房地產(chǎn)市場的發(fā)展方向以及現(xiàn)狀。當然，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)不僅僅能平衡房地產(chǎn)的供求關系，為職能部門提供各方面科學的支持，還應該為產(chǎn)權人在產(chǎn)權交易時提供各種信息資料。這是檔案相關負責人員的工作要求也是關乎檔案館能否長遠發(fā)展的重要影響因素。所以相關負責人員需要從思想上重視這項工作，用踏實的態(tài)度、科學的手段將數(shù)字化管理工作落實到實處。
總而言之，基于提升服務質量下的房屋檔案數(shù)字化管理可以解決傳統(tǒng)管理方式所帶來的時間、空間利用效果差、員工工作效率低、錯誤多等問題。該管理方式迎合了現(xiàn)階段房屋檔案管理工作發(fā)展的需要，是時代的象征，會推動房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，從而帶動經(jīng)濟的發(fā)展、推動社會的進步。筆者堅信，數(shù)字化的管理方式會逐漸應用到各行各業(yè)，也一定為市場的發(fā)展帶來積極的影響。
作者：李晶 單位：天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務中心
參考文獻
[1]陳霞紅.房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設與應用[J].浙江檔案,2010,7.
【關鍵詞】漯河市檔案館；檔案數(shù)字化；保護利用
一、檔案數(shù)字化業(yè)務外包背景
1.內外因素促進作用
隨著黨委政府、企事業(yè)單位和社會大眾對檔案重要性的廣泛認知，檔案的社會利用率大大提高，檔案管理部門的檔案保護意識和利用意識也日益增強。傳統(tǒng)手工查詢費時費力，且不利于檔案的利用和保護。內外因作用下，倒逼檔案管理部門途窮思變，加快進行檔案數(shù)字化建設，以便檔案的利用和保護。
2.數(shù)字化工作人員嚴重不足
漯河市檔案館現(xiàn)有紙質檔案25萬余卷，工作人員19名，檔案數(shù)字化加工人員4名，除1名專職從事檔案數(shù)字化加工業(yè)務外，剩余3名人員均身兼多職，不能全力投入到檔案數(shù)字化業(yè)務工作中，快速推進檔案數(shù)字化建設動力不足。
3.設備、資金投入不足
檔案數(shù)字化設備要求高速掃描儀、平板掃描儀，數(shù)字化處理軟件等系列高質量設備和軟件，這些設備價格昂貴且更新?lián)Q代周期短，維護成本高。現(xiàn)有條件下，利用現(xiàn)有人員購買設備加工的成本和效率遠不如把檔案數(shù)字化業(yè)務外包的成本和效率。此背景下，把這些數(shù)字化業(yè)務進行外包不失為一種明智的選擇。
二、外包公司的選擇和監(jiān)管審核措施
在進行此次檔案數(shù)字化外包前，漯河市檔案館從未進行過檔案外包業(yè)務的實踐，對數(shù)字化檔案業(yè)務外包沒有任何經(jīng)驗，為順利推進檔案數(shù)字化項目，館領導未雨綢繆，從外包公司的選擇到監(jiān)管審核措施的安排上都親力親為，面面俱到。
1.檔案數(shù)字化外包公司的選擇
（1）公司相關資質、規(guī)模及成本
資質和規(guī)模是我們檔案館選擇外包公司重要方面，當然，兩者對項目的成敗不構成決定作用，但可以體現(xiàn)外包公司的整體實力和對項目可能出現(xiàn)風險的承擔能力。在保證質量的前提下，盡量把成本控制最低。
（2）項目組成員的專業(yè)性及穩(wěn)定性
檔案數(shù)字化外包對項目組成員的專業(yè)性和穩(wěn)定性要求較高，其專業(yè)性和穩(wěn)定性影響著檔案外包項目的總體質量。項目組要求外包公司參與人員須是有成熟經(jīng)驗的固定員工。
2.建立健全規(guī)范的監(jiān)管審核措施，確保數(shù)據(jù)安全、檔案安全
數(shù)據(jù)的質量關系著項目的成敗，關系著利用者的切身利益。雖然對方是業(yè)界領先的數(shù)字化加工企業(yè)，又有相關政府項目的運營經(jīng)驗，為防萬一，館領導要求數(shù)字化監(jiān)管人員采取措施，劃分責任，切實保證利用者權益。
（1）嚴格管控項目物理環(huán)境，確保檔案安全
項目啟動伊始，局館領導就多次強調檔案安全重要性，工作場所要求確保檔案安全。杜絕火源水源，禁止攜帶有違檔案安全的物品入內，安裝監(jiān)控和報警器，禁止工作人員隨意攜帶檔案出入，禁止無關人員出入項目工作區(qū)域等。
（2）專人盯防，執(zhí)行”三審”制度，確保數(shù)據(jù)質量
我們各自盯防所監(jiān)管的全宗，執(zhí)行嚴格的審查制度。初審看案卷掃描質量 ，是否有模糊、歪斜、黑邊、污損等情況；二審看數(shù)字化輸入條目是否與掃描件對照；三審看掃描掛接后是否有掛錯，把好數(shù)據(jù)質量關。
三、檔案數(shù)字化外包的優(yōu)勢和不足
通過這次外包業(yè)務實踐，不僅使我們順利完成上級交付的任務，還使我們開闊了視野，增長了對檔案數(shù)字化先進技術和發(fā)展趨勢的了解，益處良多。但是也伴隨著諸多問題和風險?，F(xiàn)將檔案數(shù)字化業(yè)務外包的優(yōu)勢如實向大家作一反饋。
1.檔案數(shù)字化業(yè)務外包的優(yōu)勢：
優(yōu)勢一：速度快、質量高。實施檔案數(shù)字化外包前，市檔案館每年數(shù)字化任務5萬頁，實施檔案數(shù)字化外包后，4個月就已完成20萬頁，完成業(yè)務量速度數(shù)倍于外包前。受技術、設備因素所限，我們一般將檔案掃描后便直接掛接數(shù)據(jù)庫。外包公司擁有技術力量和處理軟件，通常掃描后會將檔案掃描影像的黑邊和污損處修復后掛接，掃描件質量較高。
優(yōu)勢二：成本低。此次業(yè)務外包業(yè)務量為20萬頁，數(shù)字化成本約為0.3元/頁，成本遠低于檔案館自身檔案數(shù)字化成本。
優(yōu)勢三：有利于檔案的保護和利用。檔案存放時間越長，數(shù)據(jù)毀損的風險就越大。快速推進檔案數(shù)字化建設，使之形成數(shù)據(jù)存放在計算機數(shù)據(jù)庫，有利于對檔案信息的保護和利用。
優(yōu)勢四，有利于集中人力完成其他工作和技術儲備。漯河市檔案館數(shù)字化加工人員由于長期從事檔案數(shù)字化基礎工作，較少時間進行知識的更新和儲備，容易造成閉門造車，固步自封的環(huán)境。如果將部分任務外包，可以空出大量人力進行其他檔案工作及知識的積累和更新。
2.檔案數(shù)字化業(yè)務外包是把雙刃劍，雖然其本身有很多優(yōu)勢，同樣也伴隨著諸多不足和風險，需要我們檔案管理部門嚴格掌控和監(jiān)管，揚利除弊，確保檔案安全和數(shù)據(jù)安全。
不足一：檔案安全風險增加。檔案數(shù)字外業(yè)務外包現(xiàn)象自出現(xiàn)伊始，其安全性便備受業(yè)界的質疑，業(yè)界質疑不無道理，畢竟檔案經(jīng)外人接觸，其安全性變少了一層保障，多了一層風險。
不足二：易造成檔案館工作人員的依賴性。如果檔案數(shù)字化長時間依賴外包公司解決，容易造成檔案館工作人員的依賴和惰性，不利于檔案館自身對新知識新技術的積累和掌握，長此以往，檔案信息化自身發(fā)展必然受制于人。
不足三：檔案加工快速化帶來其他問題。檔案數(shù)字化業(yè)務外包的快速開展，必然會衍生諸多問題，如掃描件有重掃、漏掃、掃描件次序混亂、掃描件數(shù)量與數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)條目數(shù)量不對應原文未掃全等造成原文與目錄數(shù)據(jù)不能有效對應的問題，這些問題直接影響著利用者權益和檔案館的切身利益，檔案館工作人員必須切實履行監(jiān)管審核責任，不能有絲毫馬虎。
總之，檔案數(shù)字化業(yè)務外包是現(xiàn)階段部分檔案管理部門迫不得已采取的一種臨時手段，其目的是加快檔案數(shù)字化進程，方便檔案的保護和利用，有利有弊。作為檔案管理部門，面對檔案數(shù)字化外包不應一味的固步自封、逡巡不前或將其拒之門外，如能熟悉檔案數(shù)字化加工流程，健全檔案數(shù)字化業(yè)務外包監(jiān)管審核措施，規(guī)范和引導檔案數(shù)字化外包企業(yè)促其健康發(fā)展，檔案業(yè)務外包必然會成為檔案數(shù)字化建設的一支重要力量。
（一）檔案管理意識嚴重缺乏很多醫(yī)院在發(fā)展醫(yī)療水平的過程中，忽視了檔案管理工作的同步創(chuàng)新。由于思想觀念上的局限，一些醫(yī)院的負責人沒有將檔案管理工作創(chuàng)新提上日程，不愿意投入人力、物力。當?shù)鹊结t(yī)療水平達到一定的水平后，醫(yī)院領導層才開始關注到醫(yī)院檔案資料的重要性。然而由于管理機制與人才儲備的缺失，檔案信息已經(jīng)得不到有效的利用。
（二）電子和紙質文件雙重保存狀態(tài)導致資源重疊目前很多醫(yī)院都實現(xiàn)了辦公自動化，網(wǎng)上傳遞辦理的文件辦完后又印發(fā)紙質文件歸檔保存。這就導致了內容相同的兩種文件同時和保存的局面，造成了相關資源的嚴重浪費。
（三）檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)缺乏聯(lián)系目前大多數(shù)醫(yī)院都使用了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多是專門為本醫(yī)院或者上級主管部門設計的系統(tǒng)軟件，而該系統(tǒng)絕大部分是針對該醫(yī)院或者醫(yī)療系統(tǒng)而制定的個性化軟件。而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)則是由行政主管部門設計的通用的規(guī)范化、標準化的系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)是由不同單位設計，運行環(huán)境也不同。這就導致兩個系統(tǒng)相互隔離，數(shù)據(jù)不能共享和轉化。
（四）數(shù)字化檔案資料利用效率低下很多醫(yī)院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫(yī)院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計算機等數(shù)字化設備在整個過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數(shù)字化網(wǎng)絡形式傳遞的醫(yī)院數(shù)字檔案資料，極大地消耗了相關資源。
二、構建醫(yī)院檔案管理數(shù)字化體系的現(xiàn)實路徑
（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺醫(yī)院要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須先開發(fā)出一套符合醫(yī)院自身特點的檔案管理軟件系統(tǒng)，并配備相應的硬件設施。檔案管理系統(tǒng)應該采用雙服務器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時、準確歸檔，確保檔案的安全管理。同時，還應構建檔案查詢系統(tǒng)，透過觸摸屏檢索查詢和網(wǎng)絡文檔傳輸實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理。還要定期對檔案管理系統(tǒng)進行技術檢查，不斷更新和優(yōu)化管理系統(tǒng)。
（二）加強檔案資料管理相關領域的信息交流1.在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。各級醫(yī)院應該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動化系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案資料管理系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數(shù)據(jù)信息，真正實現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間建立有效聯(lián)系2.在紙質文件和電子文件之間構建紐帶。對于紙質文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據(jù)數(shù)字化檔案的特點，制定系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。
（三）構建高素質檔案管理專職隊伍要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術水平和知識層次。醫(yī)院的檔案管理人員必須具備較強的分析能力，要能夠精準把握一些專業(yè)性較強的檔案資料，同時還要能夠根據(jù)要求提供大量檔案資料信息。醫(yī)院以及相關部門應大力引進高素質人才充實檔案管理隊伍，同時應加強對檔案管理人員的培訓力度，力爭提高數(shù)字化檔案管理人才儲備水平。
（四）增強醫(yī)院人員的檔案管理意識醫(yī)院要重視檔案管理的重要性，提高各級人員尤其是各級部門領導的檔案管理意識，使他們認識到檔案管理數(shù)字化建設的重要意義，為構建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時要加大宣傳力度，提醒醫(yī)院人員自覺保護檔案資源。
三、結語
（一）我國環(huán)保事業(yè)發(fā)展與環(huán)境問題的研究越來越深入
大量環(huán)境資料隨之增加，具有類型復雜和多樣化載體的特點，實現(xiàn)數(shù)字化管理提供寶貴的環(huán)保信息資源的同時，也給查閱與使用帶來很大的困難，大量數(shù)據(jù)的積累卻沒有得到及時的歸檔與處理，使文獻不能正確流到渠道內使用。
（二）我國環(huán)保工作起步較晚
很多環(huán)境保護機構都會受到資金和場地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對檔案管理工作重要性的認識，導致日常工作中不能做到檔案的及時收集與整理。
（三）我國的環(huán)保檔案缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)
而且對檔案數(shù)據(jù)的處理缺乏有效性，不能系統(tǒng)地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴格和規(guī)范的管理，導致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時完成檔案的整理與歸檔。很多報告歸檔卻沒有將原稿及相關附屬材料附上，再加上層層上報，導致信息的大量分散，不能形成配套的系統(tǒng)，也無法建立起有效的分析方法，不能實現(xiàn)信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發(fā)揮。
二、研究環(huán)保檔案數(shù)字化管理
（一）思想上重視檔案的數(shù)字化管理
重視環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，要從領導開始，只有領導認識到環(huán)保檔案數(shù)字化管理的重要性，才能為管理好環(huán)保檔案提供更好的條件，要加大微機等管理設備和配置資金的投入，使檔案數(shù)字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認識，努力擺脫傳統(tǒng)環(huán)保檔案工作的束縛，確定環(huán)保檔案數(shù)字化信心。
（二）數(shù)字化管理歸檔基礎工作
對檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關的收集與歸納制度，確定責任制與會簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執(zhí)行。同時，要做好電子文件的保存和識讀，做好相關的技術鑒定，還要處理好和建庫成本間關系，把不合格、不應該歸納的電子信息進行剔除，而重要的文件要及時歸檔，還要做出相應的標記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產(chǎn)生到最后結束全程的控制工作，只有實現(xiàn)著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實踐工作中才能夠得到更好地統(tǒng)計與應用。在文件歸檔過程中要做好數(shù)據(jù)的保護，避免數(shù)據(jù)的丟失，還要做好數(shù)據(jù)的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國《電子簽名法》的頒布與實施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時一定要做好簽署技術與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復制區(qū)別開來，實現(xiàn)原始電子檔案的安全。例如：要加強數(shù)字化信息的檔案管理，可以加強保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負責人，切實做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現(xiàn)以說為主、以干為輔，忙碌時就忽略保密的情況發(fā)生，保證文件不會被橫傳與抽走，的環(huán)保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進行管理。
（三）以數(shù)據(jù)庫的建設為核心
數(shù)據(jù)庫的建設包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數(shù)據(jù)庫。一般檔案管理單位只重視對檔案目錄方面的工作，對全文及多媒體等數(shù)據(jù)庫缺少深入的研究。例如：全文數(shù)據(jù)庫，既包括數(shù)字化電子文件，也包括紙質檔案，所以，必須要確定數(shù)字化范圍，優(yōu)先確定重要程度建立數(shù)據(jù)庫。而全文數(shù)據(jù)庫的建設也不能將工作重點放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環(huán)保工作作為中心點。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國性的環(huán)保工作中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)，都要認真做好數(shù)據(jù)采集，采用數(shù)字化管理，確保實際的參考價值和利用價值。以數(shù)據(jù)導入與原文掃描等方法來實現(xiàn)，所以建庫要利用好已有數(shù)據(jù)的導入，防止出現(xiàn)重復性的勞動。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對備份過程也要進行嚴格的記錄，并且定期對備份數(shù)據(jù)進行檢驗，防止系統(tǒng)癱瘓或硬件損壞造成數(shù)據(jù)庫被損毀。要注意標準化的建設，保持數(shù)據(jù)格式的兼容性，而且數(shù)據(jù)庫建設要符合國家與行業(yè)的標準及網(wǎng)絡協(xié)議標準。
三、以軟件平臺保證數(shù)字化管理
環(huán)境污染具有范圍廣、影響周期長、潛伏期限長等特點。所以，環(huán)保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環(huán)保電子信息的出現(xiàn)，急需一個良好電子軟件平臺來管理環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始調查材料等檔案資料，才能使環(huán)境信息真正實現(xiàn)橫向與縱向資源共享。據(jù)統(tǒng)計，我國環(huán)保檔案選擇軟件平臺時，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發(fā)，也可以選擇國家環(huán)保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應用的是國家統(tǒng)一通用軟件和系統(tǒng)，可以防止重復性的開發(fā)與建議，可以使國家資源得到更好地利用，實現(xiàn)標準化與自動化的網(wǎng)絡建設，更好地克服兼容性，使系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)與信息資源更好地共享。選擇系統(tǒng)時一定要重視軟件平臺通用性的考慮，軟件平臺要具有標準化和安全性，能夠實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境的支持和技術的支持，具有成本效益的觀念。同時，還要正確處理投入和產(chǎn)出間關系，充分考慮到效率的問題，按照自身發(fā)展的特點，進行準確的定位，以綠色理念打造環(huán)保檔案信息管理平臺，制定環(huán)保檔案信息目錄，建立健全制度。
四、數(shù)字化管理對人員的要求
環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員要了解環(huán)保檔案管理的相關業(yè)務，掌握計算機和網(wǎng)絡方面的專業(yè)技術，可以解決各種相關的技術問題，還要有良好職業(yè)道德、保密意識與責任感。數(shù)字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責與任務?？梢哉f，環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實現(xiàn)檔案信息的重要導航。由此可見，加強對數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)是保證環(huán)保檔案數(shù)字化管理基礎，需要復合型管理人才，尤其是計算機與檔案都精通的復合型管理人才。缺少人才會使檔案工作的數(shù)字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數(shù)字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓的方式，提高檔案管理人員業(yè)務、政治等方面的素質，確立考試的制度，實現(xiàn)檔案工作的標準化與數(shù)字化。
五、標準化與計算機化的管理基礎
【關鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實；方法
檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢，是時代的進步和創(chuàng)新，計算機網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫技術對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現(xiàn)實意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。
一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點
（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學技術及數(shù)字信息技術發(fā)展普及的基礎上，運用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡系統(tǒng)為技術設施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復雜的過程，如果信息過時還會嚴重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學技術，能夠將那些紙質的檔案以數(shù)字化的形式儲存在計算機的內部，避免了大量紙質的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學技術接軌，充分地利用了網(wǎng)絡和計算機的功能，同時也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)發(fā)送給各級部門，拓寬了服務的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。
二、管理檔案數(shù)字化的方法
（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用
率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎性的工作。在進行檔案數(shù)字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復制等的工作進行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫，這是開展數(shù)字化工作的基礎，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫的建設，重質量。要對檔案信息資料進行準確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯。因為檔案數(shù)據(jù)的對錯、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項系統(tǒng)的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過著錄標引，將企業(yè)內收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數(shù)據(jù)庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個基層報表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數(shù)據(jù)，通過計算機網(wǎng)絡直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進行一些調整，還要根據(jù)上級的使用情況和要求，及時、迅速、準確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業(yè)內部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當下這個時代必須要將檔案工作實現(xiàn)技術化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對現(xiàn)存的檔案資料進行數(shù)字化的開發(fā)，利用數(shù)字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當將這些檔案資料進行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數(shù)字化轉換時，還要注重當前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質，檔案管理人員可以通過學習和時間來掌握系統(tǒng)的文化素質、專業(yè)理論知識以及業(yè)務能力、技能素質和應用現(xiàn)代化的新技術等。隨著數(shù)字信息技術的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務的的專業(yè)知識、多媒體知識和相關的學科知識，還要掌握熟練地網(wǎng)絡信息技術和計算機操作技術。不僅要提高他們的素質，還要加強檔案管理者的隊伍建設，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因為數(shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環(huán)節(jié)都需要各個部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關的部分，對其進行數(shù)字化的處理；還可以設立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業(yè)知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時間內實現(xiàn)，所以可以先保證重點檔案的數(shù)字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對企業(yè)長遠發(fā)展有著重要指導意義和作用的檔案，更要特別關注它的數(shù)字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。
檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會發(fā)展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標志，計算機網(wǎng)絡數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。
參 考 文 獻
[1]劉云霞．淺談檔案管理的數(shù)字化[J]．科技情報開發(fā)與經(jīng)濟．2011：2（21）
[2]馬秀英．試論網(wǎng)絡環(huán)境下的網(wǎng)絡創(chuàng)新服務[J]．城建檔案．2011-
02-05
[3]許平．淺談檔案管理數(shù)字化與高素質人才隊伍建設[J]．基層工作．2009-09-02
[4]富玉．關于建設數(shù)字化檔案管理的幾點思考[J]．現(xiàn)代商業(yè)．2010-
10-25
[關鍵詞]社保檔案數(shù)字化；重要性；淺析
一、社會保險檔案管理的重要性
社會保險是國家通過立法的形式，由社會集中建立基金，以勞動者在年老、患病、工傷、失業(yè)、生育等喪失勞動能力的情況下能夠獲得國家和社會補償和幫助的一種社會保障制度，它保護勞動者身體健康，保障其基本生活，促進生產(chǎn)發(fā)展。保證經(jīng)濟正常運行，維護社會安定，是我國一項重要的涉及到幾億人的國家制度。在辦理社保業(yè)務過程中產(chǎn)生的大量社會保險檔案，來源于社會保險實踐又服務于社會保險實踐，涉及每一個參保人員的切身利益，關系到千家萬戶，是維護廣大參保人員根本權益不可替代的重要依據(jù)，具有不可或缺的基礎地位和舉足輕重的重要作用。如果忽視社會保險檔案管理工作，缺乏系統(tǒng)的檔案管理機制和管理手段。那么，社會保險基金安全就不會得到有效保障，廣大參保人員提供優(yōu)質服務就難以實現(xiàn)，廣大參保人員的合法權益就有可能受損害，社會保險也就無法得到科學發(fā)展。
二、高度集約的信息管理模式，確保了經(jīng)辦數(shù)據(jù)的原始性
確保數(shù)字檔案的真實性、原始性是檔案管理領域一直以來關注的課題，由于數(shù)字檔案是電子信息，具有可變性和虛擬性的特點，因此電子文件信息存檔的原始性認證成為一直以來困擾檔案界的主要問題，社保數(shù)字檔案如何保證其原始性?高度集約的業(yè)務管理信息系統(tǒng)，可確保經(jīng)辦數(shù)據(jù)原始性。主要體現(xiàn)在：
1 社保經(jīng)辦業(yè)務數(shù)據(jù)有嚴格的期間限制，是規(guī)范化、標準化的準金融信息，與會計電算化中記賬后的會計信息一樣，一經(jīng)記賬確認不可更改。而且社保經(jīng)辦信息通過登記、核定、申報、結算的幾個環(huán)節(jié)才能最終確定并產(chǎn)生，操作嚴密、層層把關、環(huán)環(huán)相扣。特殊政策業(yè)務還有嚴格的審批制度，是原始紙介材料數(shù)字化的體現(xiàn)，其原始性與記賬憑證相同。
2 嚴格的經(jīng)辦流程設計。使經(jīng)辦業(yè)務與會計系統(tǒng)密切聯(lián)系形成無縫聯(lián)接，業(yè)務操作結果與會計記賬結果保持高度的嚴整性，確保了每次經(jīng)辦受理的內容與參保個人或參保單位申報原始材料的一致性，并最終體現(xiàn)在會計核準的記賬信息中，沒有電子信息可隨意更改和復制的可能性，確保了電子數(shù)據(jù)的唯一性、真實性和原始性。
社保經(jīng)辦管理高度信息化、規(guī)范化、標準化的特征，使經(jīng)辦信息與數(shù)字化檔案記錄形成了一條鏈式對應關系，兩方數(shù)據(jù)具備互斥關系，任何一點被修改都會產(chǎn)生鏈式反應，很容易被檢索發(fā)現(xiàn)，因此數(shù)字建檔后的檔案修改是毫無意義的。此外，還應建立數(shù)字檔案歸集業(yè)務審批制度，嚴格“系統(tǒng)設計、統(tǒng)一授權、分級管理”，以提高數(shù)字檔案原始信息的歸集質量。
三、社保數(shù)字檔案應用將引領檔案資源利用新時代
1 征管信息預測。社保檔案涉及的內容較為廣泛，即有文書類檔案也有業(yè)務類檔案，管理信息預測功能僅需采集征繳業(yè)務類檔案信息即可實現(xiàn)，在形成社保數(shù)字檔案后，可檢索全部參保人員的參加工作時問、參保時間、繳貸中斷、據(jù)實間斷信息，對未來幾年內存在的補繳贊征集、恢復繳費征集、未來再就業(yè)方面參保總量及區(qū)縣分布進行科學預測，以便于制定有效的擴面和補征收計劃，使社?；饝鞅M征。
2 機構內控管理。數(shù)字化社保檔案像是一面明鏡，它詳細地記錄著經(jīng)辦機構每項業(yè)務的經(jīng)辦信息，包括經(jīng)辦人員、審批人員等信息，數(shù)字化社保檔案就如同會計電算化記賬后生成的分錄明細，將每筆業(yè)務的來龍去脈都記錄在案，并可將其業(yè)務記錄和審批記錄瞬間顯現(xiàn)，這就為建立健全機構內控管理機制提供了重要的技術信息保障，使機構內控管理工作可按任意業(yè)務的操作流程檢查經(jīng)辦、杜絕問題情形的發(fā)生，是確保機構廉潔自律有效監(jiān)督工具，是機構實現(xiàn)內控機制制度化的手段保障。
3 經(jīng)辦業(yè)務事后監(jiān)督。數(shù)字化社保檔案資源能提供有效的事后監(jiān)督與預警防范手段，結合各類經(jīng)辦業(yè)務的經(jīng)辦流程設計信息臨測點。借鑒會計電算化的一些簡單核查方法，如：借鑒試算平衡法可監(jiān)測業(yè)務中各類具有平衡關系的內容、余額調解表法可監(jiān)測歷史業(yè)務操作是否與現(xiàn)生產(chǎn)庫當前值相符等，同理不同工，利用預設的簡單規(guī)則借以發(fā)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的變更是否符合業(yè)務流程特征，開發(fā)出系統(tǒng)程序，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦不足，預警提示防止問題發(fā)生，進而不斷完善經(jīng)辦管理。數(shù)字檔案將為事后監(jiān)督工作導航，確保經(jīng)辦工作的高效率與高質量并存。
四、數(shù)字化檔案的信息采集
一般數(shù)字檔案，對檔案進行全文存儲，在檔案信息系統(tǒng)中采用目錄式管理，把全文、圖像信息及瀏覽功能集成于目錄中，以目錄數(shù)據(jù)作檢索依據(jù)，實現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，是對數(shù)字檔案的簡單應用。社保數(shù)字檔案有別于數(shù)字圖書館、檔案館的全文存儲，它能形成對條式記錄與表式記錄情況的對接，不是單純意義上的信息與圖像存儲與查詢。
社保檔案中基金經(jīng)辦業(yè)務檔案所占的比重較大，如何高效地接收業(yè)務檔案信息，自動進行檔案分類并生成檔案案卷目錄表，是社保數(shù)字檔案歸案要解決的難題。因此，建立數(shù)字檔案需要考慮與目前較為完善的生產(chǎn)信息系統(tǒng)相結合，完成與多險種業(yè)務信息的對接，實現(xiàn)對答類業(yè)務檔案的自動化歸集，減輕檔案的人工歸集壓力，提高檔案的歸案效率與準確率。
五、加快社保數(shù)字檔案建設步伐，實現(xiàn)管理、服務雙贏
目前，檔案管理的目錄管理系統(tǒng)已日趨成熟，數(shù)字化檔案工作開始進入探索階段，各類電子文件、網(wǎng)片存儲的檔案管理與應用僅是把紙介信息轉換成電子數(shù)據(jù)，尚缺乏對數(shù)字檔案整體資源的綜合開發(fā)利用。當前，社保工程信息系統(tǒng)的快速成熟與發(fā)展，無疑為加快社保檔案管理工作的數(shù)字化進程提供了便利條件，日漸完善的生產(chǎn)信息系統(tǒng)既為檔案數(shù)字化建設提供了可靠的原始數(shù)據(jù)，同時高度集約化的信息管理模式，也為實現(xiàn)社保檔案管理工作向檔案數(shù)字化管理的更高階段邁進奠定了基礎。
關鍵詞 檔案數(shù)字化 建設 問題 探討
檔案數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著電腦網(wǎng)絡技術的發(fā)展、信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數(shù)字化檔案將紙質版檔案輸入電腦進行管理，與網(wǎng)絡技術相融合，不但實現(xiàn)了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理沒有進行專業(yè)的知識培訓與學習，使得檔案數(shù)字化建設難以進行和提高。
一、檔案數(shù)字化建設存在的幾個問題
（一）紙質版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設
雖然紙質版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數(shù)字化建設，首先必須借助紙質版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質版檔案，才有高質量的數(shù)字化檔案，而紙質版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業(yè)務不專業(yè)的管理者來說，做好紙質版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件
現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，也就失去了數(shù)字化建設的意義；進而也就無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計算機相匹配，一旦離開本行業(yè)的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。
（三）計算機病毒始終是檔案數(shù)字化建設中的困擾
計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權被破壞，不僅會給單位造成嚴重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數(shù)字化建設必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務知識單一
要進行檔案數(shù)字化建設，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領導直接派遣與檔案管理工作性質相近的職工，或者計算機專業(yè)的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設，也不利于單位的檔案管理。嚴格來說，具備兩門知識的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設越發(fā)困難。
二、針對檔案數(shù)字化建設問題的幾點思考
（一）做好紙質版檔案
雖然紙質版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質版的檔案建設。對此，一是要做好紙質版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內容、數(shù)字標點等。只有確保紙質版檔案的內容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數(shù)字化建設的意義。否則錯誤的數(shù)字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導管理者一錯再錯。二是要做好紙質版檔案的完整性和延續(xù)性。個人檔案或者單位檔案，因職工調動或者單位搬遷建設等容易導致紙質版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質版檔案的安全。檔案信息關系到個人和單位的隱私，關乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。
（二）加強數(shù)據(jù)庫建設和管理
數(shù)字化信息技術的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設的關鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發(fā)展的信息技術，不斷建設和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數(shù)據(jù)庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統(tǒng)一認識，充分認識數(shù)據(jù)庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術水平
鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網(wǎng)絡知識，提高計算機應用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數(shù)字化建設的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設質量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質。不管是對紙質版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務素質和道德素質都至關重要。其管理水平和責任態(tài)度決定了檔案管理的質量以及檔案數(shù)字化建設的質量。因此，有關部門必須加強管理者的道德修養(yǎng)，嚴格做好對檔案管理者的管理。
（四）要引進和應用先進的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數(shù)字化建設的管理系統(tǒng)，必須與計算機與網(wǎng)絡升級同步，即必須讓管理軟件進行相應的升級更新。否則隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案的數(shù)字化建設。此外，要引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數(shù)字化建設的更新升級，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應用更加方便，從而真正達到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結語
要做好檔案數(shù)字化建設，必須從根本上抓起。如引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設才有意義，才能順應數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻
[1] 裴海霞.檔案數(shù)字化建設問題的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2016（17）：115.
[2] 張松令.新時期檔案的數(shù)字化管理[A]. 2016年第一屆今日財富論壇論文集[C].今日財富雜志社，2016：1.
