發(fā)布時(shí)間：2022-03-30 18:24:27
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶(hù)來(lái)電話(huà)咨詢(xún)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶(hù)前來(lái)咨詢(xún)工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話(huà)處理電話(huà)事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶(hù)接待客戶(hù)。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門(mén)，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專(zhuān)報(bào)專(zhuān)題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語(yǔ)
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類(lèi)載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻(xiàn)：
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一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門(mén)由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類(lèi)似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料,是建設(shè)各主管部門(mén)依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù),是抗震防災(zāi)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要信息,也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建、審計(jì)稽查、維護(hù)權(quán)益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設(shè)開(kāi)展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用等,是城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。按照國(guó)務(wù)院《科技檔案工作條例》(國(guó)發(fā)[1980]302號(hào)第二十八條,大中小城市都應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的城建檔案管理機(jī)構(gòu),特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期和永久保存的基本建設(shè)檔案。小城市和縣鎮(zhèn)按照要求,也要建立城建檔案館或設(shè)立城建檔案室,并配備專(zhuān)職檔案管理人員。
2城建檔案工作現(xiàn)狀分析
目前,全國(guó)80%的縣級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)設(shè)立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城建檔案,相當(dāng)一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導(dǎo)監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作,形成了“一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門(mén)以及建設(shè)單位,將建設(shè)項(xiàng)目檔案工作作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容,納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序、崗位責(zé)任制,逐步走上良性發(fā)展的軌道。各建設(shè)行政主管部門(mén)將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書(shū)一證”制度(即工程開(kāi)工前建設(shè)單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)》,工程竣工驗(yàn)收備案前要由城建檔案管理部門(mén)出具《城建工程檔案驗(yàn)收合格證》),工程檔案接收率達(dá)90%以上。城建檔案館(室)檔案數(shù)量快速增長(zhǎng),各館配備了相應(yīng)的硬件設(shè)備,如密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫濕度自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備等,按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》和建設(shè)部頒布的《城建檔案分類(lèi)大綱》、《城建檔案保管期限與密級(jí)劃分》等一系列技術(shù)規(guī)范整理檔案,檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化程度大大提高,村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作開(kāi)始起步,各地積極貫徹《城市地下管線(xiàn)工程檔案管理辦法》,初見(jiàn)成效。
湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國(guó)家一級(jí)城建檔案館”;縣級(jí)城建檔案館(室)在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持下逐步發(fā)展壯大。醴陵市2006晉升為省一級(jí)城建檔案館,攸縣設(shè)立專(zhuān)門(mén)的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設(shè)局設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案室。無(wú)論是人員配置、庫(kù)房建設(shè)都相應(yīng)的增加和擴(kuò)大,整個(gè)縣(市)館藏由原來(lái)的幾千卷上升到3萬(wàn)余卷。
我國(guó)已進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的新階段,各地各部門(mén)正全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展,開(kāi)展社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè),推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程,在這種形勢(shì)下,城市建設(shè)事業(yè)將獲得前所未有的發(fā)展,對(duì)城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰(zhàn),出現(xiàn)了新的問(wèn)題和不足:城建檔案的服務(wù)效能有待提高;地下管線(xiàn)工程檔案管理滯后;信息化、數(shù)字化建設(shè)步子不大,建設(shè)檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)向“信息服務(wù)型”的根本轉(zhuǎn)變。
3創(chuàng)新工作機(jī)制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
挑戰(zhàn)意味著機(jī)遇,問(wèn)題就是機(jī)會(huì)。我們必須抓住機(jī)遇,解放思想,與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)造性地開(kāi)展工作,建立城建檔案信息資源主動(dòng)服務(wù)工作機(jī)制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)中取得突破性進(jìn)展。立足構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)對(duì)城建檔案工作的要求和當(dāng)前形勢(shì),努力創(chuàng)新城建檔案工作機(jī)制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù),我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾點(diǎn):
3.1抓好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的收集,將城建檔案館(室)建設(shè)成為城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心。
積極實(shí)施重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過(guò)程管理,即以項(xiàng)目法人為管理核心,以納入合同為管理依據(jù),以監(jiān)理控制為重要手段,在檔案行政管理部門(mén)、專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)、城建檔案部門(mén)及項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下,實(shí)施事前介入、事中控制、事后稽查、驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程控制的新的重大建設(shè)項(xiàng)目管理模式。國(guó)家對(duì)城市防災(zāi)抗災(zāi),應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應(yīng)緊密配合有關(guān)部門(mén)預(yù)防和應(yīng)對(duì)城鄉(xiāng)突發(fā)事件,一是做好重要工程包括重要建設(shè)、地下管線(xiàn)、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機(jī)制和受損恢復(fù)機(jī)制;三是加強(qiáng)對(duì)重要工程檔案的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供及時(shí)準(zhǔn)確的服務(wù)。
株洲市城建檔案館在抓好重大項(xiàng)目檔案工作方面取得了一定的成效。通過(guò)加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作力度,工作人員經(jīng)常性地深入施工現(xiàn)場(chǎng),跟蹤服務(wù),及時(shí)介入,多方協(xié)調(diào),進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),確保了資料收集的完整性和及時(shí)性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗(yàn)收備案項(xiàng)目1591項(xiàng),重點(diǎn)工程210項(xiàng)左右,僅2005、2006年共收集重點(diǎn)工程檔案約4000卷。6年來(lái)新增入庫(kù)檔案約38000卷,為全市城市建設(shè)發(fā)展做出了一定的貢獻(xiàn)。
3.2加強(qiáng)地下管線(xiàn)工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)地下管線(xiàn)工程檔案信息中心。
地下管線(xiàn)是城市的生命線(xiàn)。2005年建設(shè)部136號(hào)令頒布了《城市地下管線(xiàn)工程檔案管理辦法》。各級(jí)建設(shè)部門(mén)要建立配套政策措施,納入行政審批環(huán)節(jié),把《辦法》所規(guī)定的查詢(xún)制度、告知制度、竣工測(cè)量制度、檔案移交制度、預(yù)驗(yàn)收制度、檔案動(dòng)態(tài)管理制度、責(zé)任制度等,納入規(guī)劃管理、施工管理、備案管理相關(guān)環(huán)節(jié),建立起各部門(mén)、各行業(yè)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線(xiàn)檔案信息管理體制和運(yùn)行機(jī)制,保證各類(lèi)地下管線(xiàn)檔案信息及時(shí)移交,借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段,建立城市地下管線(xiàn)信息管理系統(tǒng),為城市建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2004年,長(zhǎng)沙市城建檔案館通過(guò)省、市人大出臺(tái)了《長(zhǎng)沙市城市地下管線(xiàn)工程檔案管理?xiàng)l例》,通過(guò)行政執(zhí)法和地下管線(xiàn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及檢查督促,推動(dòng)了地下管線(xiàn)工程檔案工作全面發(fā)展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃?xì)狻⑼ㄐ?、電力等?zhuān)業(yè)管線(xiàn)工程檔案都做到了業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位、檔案編制規(guī)范、收集工作有力、報(bào)送移交及時(shí);2005年至2008年共接收各類(lèi)管線(xiàn)工程檔案4000多卷;并根據(jù)城市隧道工程、輕軌工程的發(fā)展,適時(shí)跟進(jìn),出臺(tái)了一系列規(guī)范文件,主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。特別是在地下管線(xiàn)檔案信息中心建設(shè)方面,長(zhǎng)沙館自2006年以來(lái),通過(guò)市財(cái)政投入3370多萬(wàn)元,完成了“長(zhǎng)沙市地下管線(xiàn)信息化工程(一期)”,實(shí)現(xiàn)了地下管線(xiàn)信息的動(dòng)態(tài)管理,把長(zhǎng)沙市城建檔案館打造成了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及長(zhǎng)沙市經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)工作平臺(tái),充分展示了城建檔案工作在城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。
3.3推進(jìn)城建檔案工作信息化,實(shí)現(xiàn)由“收集保管型”向“信息服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)正在進(jìn)行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,即從信息技術(shù)階段轉(zhuǎn)向信息資源階段,從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段轉(zhuǎn)向深入應(yīng)用階段,從數(shù)量建設(shè)階段轉(zhuǎn)向質(zhì)量建設(shè)階段,從粗放配置階段轉(zhuǎn)向集約經(jīng)營(yíng)階段。檔案是國(guó)家的基礎(chǔ)性原生性信息資源,檔案部門(mén)是信息資源大戶(hù),檔案工作從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是信息化工作,面對(duì)國(guó)家信息工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉(zhuǎn)變工作思路,把重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加快檔案信息化資源建設(shè),發(fā)揮檔案信息資源的重要作用上來(lái)。
當(dāng)前多數(shù)城市采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理,不少城市開(kāi)設(shè)了局域網(wǎng),有的開(kāi)始建設(shè)數(shù)字化城建檔案館,但各地發(fā)展極不均衡,距離社會(huì)主義和諧社會(huì)對(duì)“信息化服務(wù)”的要求甚遠(yuǎn)。各城建檔案部門(mén)一定要認(rèn)清形勢(shì),居安思危,積極應(yīng)對(duì),國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動(dòng)了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作。試點(diǎn)確定了6個(gè)方面主題和16個(gè)試點(diǎn)單位,其中沈陽(yáng)市房地產(chǎn)檔案館與另外兩家單位聯(lián)合承擔(dān)“檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)”的試點(diǎn)任務(wù),要求對(duì)利用信息化手段、采取不同運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)用多種形式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)、提供社會(huì)化服務(wù)等方面工作進(jìn)行探索實(shí)踐、總結(jié)歸納。各城建檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)融入對(duì)接全國(guó)檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)建設(shè)信息資料中心?！笆濉逼陂g,株洲市城建檔案館先后投資60余萬(wàn)元,用于聲像設(shè)備和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)。安裝了局域網(wǎng),開(kāi)發(fā)了“城建檔案信息系統(tǒng)”,建立了株洲市城建檔案信息網(wǎng)站,逐步實(shí)現(xiàn)了城建檔案收集、管理、利用、統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)代化,結(jié)束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來(lái),共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復(fù)制資料50000余份,為城市建設(shè)、重點(diǎn)工程建設(shè)提供了大量的基礎(chǔ)資料,也為全市各行各業(yè)及人民群眾改擴(kuò)工程、解決糾紛、補(bǔ)辦手續(xù)、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務(wù),創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
3.4抓好村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作,為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
總理在今年的《政府工作報(bào)告》中提出,要切實(shí)把國(guó)家基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向農(nóng)村,大力加強(qiáng)農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加快農(nóng)村水利、道路、電網(wǎng)、通信、安全飲水、沼氣等設(shè)施建設(shè),集中力量用兩到三年時(shí)間基本完成全國(guó)大中型和重點(diǎn)小型病險(xiǎn)水庫(kù)改造。各地建設(shè)規(guī)劃部門(mén)必須加強(qiáng)與檔案、民政、農(nóng)業(yè)等部門(mén)的合作,將村鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案管理納入三農(nóng)工作、村鎮(zhèn)建檔工作,進(jìn)一步納入村鎮(zhèn)建設(shè)工程規(guī)劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集、保管和開(kāi)發(fā)利用。
對(duì)株洲市各縣(市)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作來(lái)說(shuō),一是要進(jìn)一步建立健全工作機(jī)構(gòu),提高工作人員素質(zhì)。特別是在鎮(zhèn)一級(jí),一定要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),目前鎮(zhèn)域規(guī)劃建設(shè)發(fā)展很快,建設(shè)檔案工作要跟上新農(nóng)村建設(shè)步伐,不能留下空白。二是要進(jìn)一步加大投入,提高硬件配置,落實(shí)工作場(chǎng)地和檔案保管庫(kù)房,配備必要的工作設(shè)備設(shè)施,改善技術(shù)工作條件。三是要進(jìn)一步爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,努力用好地方政策,以有為爭(zhēng)有位,不斷打開(kāi)工作局面。四是要進(jìn)一步營(yíng)造城建檔案工作一盤(pán)棋的工作氛圍,加強(qiáng)市、區(qū)縣(市)、鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作聯(lián)動(dòng),建立信息員隊(duì)伍和工作網(wǎng)絡(luò),開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)橫向交流,增強(qiáng)建設(shè)檔案工作為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)的整體實(shí)力和成效。
做好城建檔案工作,服務(wù)和諧社會(huì),是我們每個(gè)檔案人應(yīng)盡的職責(zé)。認(rèn)認(rèn)真真工作,踏踏實(shí)實(shí)做人,敢于創(chuàng)新,城建檔案事業(yè)正如這五月石榴花一樣,將會(huì)綻放出艷麗奪目之彩!
參考文獻(xiàn):
[1]求真實(shí)務(wù),開(kāi)拓創(chuàng)新,全面抓好中小城市建設(shè)檔案工作——建設(shè)部辦公室主任李秉仁在全國(guó)中小城市建設(shè)檔案工作座談會(huì)上的講話(huà).2006-11.
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿(mǎn)足全社會(huì)用戶(hù)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩?hù)和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門(mén)分離獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專(zhuān)業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專(zhuān)業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專(zhuān)業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門(mén)無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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[2]周曙東.電子商務(wù)概論[M].南京：東南大學(xué)出版社，2002
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響
1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。
3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
2解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
1思想意識(shí)上的創(chuàng)新
很多時(shí)候變革之所以不能發(fā)生，是因?yàn)槿藗內(nèi)狈ψ兏锏囊庾R(shí)，缺乏創(chuàng)新的動(dòng)力。作為檔案管理人員，首先要從主觀意識(shí)上做一位現(xiàn)代人，對(duì)新生事物不抵制、不反感，而應(yīng)該懷著一種熱情去擁抱這些新的事物。世界每時(shí)每刻都在發(fā)生著變化，變化的產(chǎn)生離不開(kāi)創(chuàng)新的人。因此，我們不能止步不前，傳統(tǒng)守舊，而是要勇于突破，不斷超越自己，將鮮活的人生態(tài)度和思想觀念注入到我們的檔案管理工作當(dāng)中，不斷提高我們的服務(wù)水平。
1）檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新。作為一名檔案管理人員，我們要踏實(shí)工作，敬業(yè)奉獻(xiàn)。然而，我們也要富于創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新的精神和能力。我們的腦子要靈活，眼界要放寬，要利用一切空閑時(shí)間去了解這個(gè)世界的新變化，把吸取來(lái)的新觀念和思想運(yùn)用到我們的檔案管理工作的創(chuàng)新上面。我們要通過(guò)思想觀念的創(chuàng)新和工作方法的創(chuàng)新，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會(huì)，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過(guò)檔案工作者的開(kāi)拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2）檔案人員要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。檔案管理工作兼具業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)的雙重屬性。從事檔案管理工作的人員需要同時(shí)具備高超的業(yè)務(wù)功底，同時(shí)也需要具備過(guò)硬的管理水平和全心全意為人民的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能不僅包括傳統(tǒng)的分類(lèi)、整理等工作技能，也包括由信息技術(shù)發(fā)展所帶來(lái)的新的技能。如開(kāi)展信息化檔案管理工作所需要的計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力，信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)維護(hù)能力等。伴隨著信息系統(tǒng)的生成，作為一名檔案管理工作人員，要學(xué)會(huì)熟練的對(duì)信息系統(tǒng)加以使用，讓信息系統(tǒng)真正為自己的檔案管理工作發(fā)揮實(shí)效，通過(guò)信息系統(tǒng)的輔助使得自己的管理觀念和方法都能得到創(chuàng)新提高。另外全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)和熱情，是檔案管理工作人員素質(zhì)不斷提高，工作水平不斷進(jìn)步的動(dòng)力源泉，如果缺乏這種意識(shí)和熱情，工作人員所表現(xiàn)出來(lái)的往往是消極懈怠，敷衍了事，這種情況需要加以避免，最好從制度上加以遏制。
3）檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)。檔案人員平時(shí)的工作比較瑣碎枯燥，因此，豐富的業(yè)余文化生活不可缺少，這將會(huì)拓寬工作人員的視野，愉悅他們的心情，同時(shí)也豐富了知識(shí)，給本職工作帶來(lái)了創(chuàng)新靈感的來(lái)源。在新思想、新理論、新技術(shù)不斷出現(xiàn)的當(dāng)今時(shí)代，每一位檔案人員都要把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種習(xí)慣，只有不斷用好奇心去面對(duì)周?chē)囊磺?，我們的知識(shí)才能不斷豐富，才能勝任我們的檔案管理工作，也才能用我們的所學(xué)去革新我們的工作，讓我們的工作效率更高，給人民群眾帶來(lái)更多，更便捷、高效的服務(wù)。
2通過(guò)擴(kuò)大范圍創(chuàng)新檔案管理服務(wù)
1）創(chuàng)新服務(wù)方式，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會(huì)，從傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，我們的工作效率有了難以想象的提高，我們不僅僅只是單純地保管檔案，而且我們要注意到自身?yè)碛械母噘Y源，在國(guó)家法規(guī)所允許的范圍內(nèi)，我們可以創(chuàng)新服務(wù)品種，通過(guò)高質(zhì)量的服務(wù)創(chuàng)辦新的檔案管理收益增長(zhǎng)點(diǎn)。如研發(fā)供人們快速查詢(xún)的手機(jī)app，為各大機(jī)關(guān)團(tuán)體事業(yè)單位以及各級(jí)給類(lèi)企業(yè)等提供精準(zhǔn)的信息化服務(wù)，類(lèi)似的創(chuàng)新可以讓我們的眼界放開(kāi)，給檔案管理事業(yè)帶來(lái)更多的利益增長(zhǎng)點(diǎn)。
2）信息服務(wù)的多元化、多主體化。在工作中，我們要實(shí)現(xiàn)將服務(wù)從單純?yōu)槠笫聵I(yè)單位內(nèi)部服務(wù)向面向全社會(huì)服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化。在保證信息安全的情況下，檔案管理信息服務(wù)要面向社會(huì)提供更多有針對(duì)性的特定服務(wù)，這種做法將會(huì)與個(gè)人誠(chéng)信系統(tǒng)等共同為社會(huì)的有秩序可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。
3管理機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新
當(dāng)前，在傳統(tǒng)文檔和電子文檔并存的情況下，如何加強(qiáng)管理的條理性和安全性非常重要。這就需要我們不僅從技術(shù)和工作方法上進(jìn)行創(chuàng)新，也要從管理機(jī)制上加以更新。一些常規(guī)的操作規(guī)范，電子文檔的提取查看權(quán)限等都應(yīng)該制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，工作中嚴(yán)格按照規(guī)范操作。另外，對(duì)于檔案管理工作人員的規(guī)范和培訓(xùn)等，都要制度化、細(xì)化才能保證工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，零差錯(cuò)。我們可以向其他國(guó)家和單位學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，使本單位的管理機(jī)制不斷完善。
4人才管理創(chuàng)新
檔案管理事業(yè)的成熟發(fā)展，高素質(zhì)的人才是關(guān)鍵。一般來(lái)說(shuō)，從事檔案管理工作人員待遇相對(duì)較低，人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也有偏差。因此，從人才引進(jìn)的角度來(lái)說(shuō)，很多單位無(wú)法吸引到高學(xué)歷高素質(zhì)兼?zhèn)涞娜瞬?。所以，為了改善這種情況，我們需要主動(dòng)提高工作人員的待遇、改善工作環(huán)境、注意安全防護(hù)。安排彈性的工作時(shí)間。使工作人員的培訓(xùn)制度化等等。在人才管理方法實(shí)行人性化管理，注意人員的心理保健，讓他們沒(méi)有后顧之憂(yōu)。
社會(huì)規(guī)模的擴(kuò)大和社會(huì)改革的深入，與醫(yī)療保險(xiǎn)檔案為載體信息資源與日俱增，對(duì)檔案工作者的工作提出新的要求。目前的發(fā)展趨勢(shì)是：傳統(tǒng)載體檔案與數(shù)字檔案相融合，形成新的檔案工作對(duì)象；實(shí)體檔案保管和檔案信息開(kāi)發(fā)相融合，形成新的檔案工作任務(wù)；檔案呈資金密集和知識(shí)密集的特征，形成新的檔案工作性質(zhì)。換句話(huà)說(shuō)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作具有數(shù)字化、信息化、資金密集化、知識(shí)密集化等發(fā)展趨勢(shì)，而這一切皆屬于當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作創(chuàng)新的新任務(wù)，亟需應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段和先進(jìn)科學(xué)技術(shù)設(shè)備，為其發(fā)展注入活力，方可逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。由此可見(jiàn)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作創(chuàng)新迎合了信息社會(huì)發(fā)展的需求，信息化不僅是檔案工作發(fā)展的基本條件，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的基本方向要求，另外醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新，符合當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作發(fā)展需求，有利于推動(dòng)工作的可持續(xù)發(fā)展。
二、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作創(chuàng)新的方法研究
在了解醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作創(chuàng)新必要性的基礎(chǔ)上，需確定檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)，一方面結(jié)合檔案利用者的需求，明確創(chuàng)新方向，另一方面是將創(chuàng)新內(nèi)容與創(chuàng)新方式相結(jié)合，深化管理工作創(chuàng)新的內(nèi)涵。
（一）結(jié)合檔案利用者需求
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新，是包括醫(yī)療工作者、科研人員、政府部分、社會(huì)大眾員在內(nèi)所有檔案信息利用者的共同需求和愿望，因此，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新，需要結(jié)合檔案利用者的需求。
1.檔案信息需求方向的掌握
由于檔案利用者在知識(shí)結(jié)構(gòu)、社會(huì)實(shí)踐、年齡閱歷等方面都具有差別性，直接影響各自的檔案信息需求方向，為此要求在開(kāi)展醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)，努力從這些用戶(hù)的需求規(guī)律出發(fā)，多層次和多角度揭示檔案信息，并結(jié)合多用戶(hù)的需求，提高檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性、預(yù)見(jiàn)性、針對(duì)性。譬如醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)主體是醫(yī)療機(jī)構(gòu)和病患者，前者利用檔案是服務(wù)患者所需，后者則是為了通過(guò)保險(xiǎn)渠道報(bào)銷(xiāo)醫(yī)療費(fèi)用，因此，所有的檔案信息應(yīng)該從醫(yī)療機(jī)構(gòu)和病患者的層面體現(xiàn)出不同的內(nèi)容。
2.用戶(hù)需求評(píng)價(jià)指標(biāo)
為了掌握檔案信息利用者的需求方向，要求檔案管理人員深入基層，對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查、了解和核實(shí)，掌握檔案利用者的需求內(nèi)容和規(guī)律，為檔案內(nèi)容創(chuàng)新提供參考性的意見(jiàn)。譬如管理者的管理職能關(guān)系到檔案信息的全局性和綜合性，因此應(yīng)該重點(diǎn)收集活動(dòng)相關(guān)的文件材料，典型經(jīng)驗(yàn)材料、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等，而普通工作者是管理者計(jì)劃的執(zhí)行者，因此信息的收集要盡量?jī)A向于他們實(shí)際工作意見(jiàn)和建議。
3.創(chuàng)設(shè)檔案利用者需求的心理環(huán)境
檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案組織形式、檔案利用方式等，都會(huì)直接或者間接影響檔案利用者的需求心理，而相應(yīng)的內(nèi)心體現(xiàn)，會(huì)影響檔案的需求行為。為此，作為檔案管理部門(mén)，應(yīng)該創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，形成具有活力的檔案用戶(hù)隊(duì)伍，譬如以最為簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)檢索方式，讓用戶(hù)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)容找到自己所需的檔案資料，同時(shí)建立網(wǎng)絡(luò)反饋渠道，讓用戶(hù)能夠動(dòng)態(tài)提出相關(guān)的評(píng)價(jià)和需求，作為檔案事業(yè)創(chuàng)新工作開(kāi)展的依據(jù)。
（二）利用內(nèi)容與方式創(chuàng)新
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化創(chuàng)新，服務(wù)內(nèi)容和方式將呈現(xiàn)多元化的特征，這是拓展檔案社會(huì)服務(wù)效能的關(guān)鍵?？山Y(jié)合現(xiàn)實(shí)需求和針對(duì)檔案特點(diǎn)作用，在提供一般利用的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新利用內(nèi)容和方式，以促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
1.服務(wù)方式改變
利用檔案數(shù)字化資源利用的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)展覽舉辦、規(guī)章制度制定、檔案知識(shí)宣傳普及冊(cè)印發(fā)等方式，將傳統(tǒng)的查閱利用方式，轉(zhuǎn)變成為咨詢(xún)服務(wù)的方式，以及將檢索工具的模式，轉(zhuǎn)變成為多途徑和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)方式。
2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的服務(wù)創(chuàng)新
除了在網(wǎng)絡(luò)上提供檔案服務(wù)相關(guān)的簡(jiǎn)介、快報(bào)等靜態(tài)信息，還需要將具有一定經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、科技、文化價(jià)值內(nèi)容的動(dòng)態(tài)檔案信息，通過(guò)互動(dòng)性網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供給檔案利用者需求的信息，譬如開(kāi)展在線(xiàn)咨詢(xún)，檔案利用者可以通過(guò)電子郵箱、在線(xiàn)QQ、網(wǎng)絡(luò)電話(huà)等方式，直接向檔案工作者提出相關(guān)問(wèn)題，并由檔案管理者在線(xiàn)直接解決檔案利用者所遇到的問(wèn)題。
（三）編目與編研創(chuàng)新
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化創(chuàng)新，要求進(jìn)行重新的編目和編研，盤(pán)活檔案的內(nèi)容，提高檔案的服務(wù)工作地位，在編目和編研的時(shí)候，一方面要求快速準(zhǔn)確地提供檔案信息，另一方面是結(jié)合工作時(shí)間，編制檢索工具和匯編檔案文件。
1.根據(jù)數(shù)字化信息時(shí)代的要求
進(jìn)一步完善檔案檢索體系，提供查找線(xiàn)索、揭示檔案內(nèi)容、科學(xué)管理、信息交流等功能，根據(jù)檔案利用者的實(shí)際情況和特點(diǎn)，完善各種檢索工具，開(kāi)拓可以從不同層次和角度查找檔案的檢索渠道。
2.編索工具
以網(wǎng)絡(luò)化為發(fā)展方向，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，縮短利用者與檔案之間的距離，譬如在相關(guān)網(wǎng)站上建立有效鏈接地址，將網(wǎng)上分散的檔案信息資源集合起來(lái)，優(yōu)化檔案的檢索利用。
3.檔案編目
在熟悉檔案內(nèi)容的前提下，深入研究檔案的內(nèi)容，積極開(kāi)展檔案的編研工作，深入挖掘檔案的信息資源。
三、結(jié)束語(yǔ)
基層單位檔案工作記錄是單位開(kāi)展檔案工作的全面的真實(shí)記錄，可以反映基層單位和檔案員進(jìn)行檔案日常管理工作的詳細(xì)情況，可以體現(xiàn)基層單位對(duì)檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度、工作數(shù)量、進(jìn)度和質(zhì)量?；鶎訂挝粰n案工作記錄可以為檔案工作研究提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的“工具書(shū)”和實(shí)際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標(biāo)。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計(jì)劃、總結(jié)短缺?；鶎訂挝粰n案工作沒(méi)有列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)中，專(zhuān)職檔案員檔案工作沒(méi)有正式的年度計(jì)劃、總結(jié)。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對(duì)基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30％的基層單位檔案工作沒(méi)有列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)，基層單位專(zhuān)職檔案員中有80％的人沒(méi)有制訂正式的全年檔案工作計(jì)劃，95％的專(zhuān)職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報(bào)告作為檔案工作年底總結(jié)。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調(diào)整交接工作時(shí)的手續(xù)，另一種是業(yè)務(wù)科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內(nèi)容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計(jì)，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領(lǐng)導(dǎo)作為見(jiàn)證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20％基層單位專(zhuān)職檔案員收集業(yè)務(wù)科室檔案材料時(shí)給對(duì)方寫(xiě)張收條留給對(duì)方；50％檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個(gè)總數(shù)記錄；30％檔案員既不給業(yè)務(wù)人員辦手續(xù)，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作?；鶎訂挝粰n案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內(nèi)容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲(chóng)藥的記錄，但不規(guī)范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內(nèi)容記錄不詳細(xì)?；鶎訖n案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過(guò)會(huì)議學(xué)習(xí)、組織檔案知識(shí)答題、檔案知識(shí)競(jìng)賽的形式進(jìn)行，也可以通過(guò)展覽、展示的形式進(jìn)行，還可以通過(guò)舉辦各種專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的形式進(jìn)行?；鶎訂挝婚_(kāi)展檔案宣傳工作時(shí)，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85％在黨委會(huì)議或機(jī)關(guān)全體會(huì)議上學(xué)習(xí)過(guò)檔案法律、法規(guī)或有關(guān)檔案文件，這些單位中，95％會(huì)議記錄上有記載，98％沒(méi)有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40％組織過(guò)檔案知識(shí)競(jìng)賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒(méi)有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20％舉辦過(guò)檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒(méi)有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀，導(dǎo)致無(wú)法劃清問(wèn)題的責(zé)任，直接影響了對(duì)檔案工作的考核成績(jī)，也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進(jìn)步。如沒(méi)有檔案工作計(jì)劃、總結(jié)，使得基層檔案工作雜亂無(wú)章，沒(méi)有連續(xù)性，造成單位領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案工作數(shù)量和進(jìn)度，那么領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時(shí)就沒(méi)有給檔案工作留有必要的時(shí)間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數(shù)量。但質(zhì)量也不高。如沒(méi)有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作記錄和宣傳記錄。考核時(shí)就無(wú)法證明有些工作開(kāi)展與否。如果沒(méi)有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無(wú)法分清責(zé)任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識(shí)淡薄?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開(kāi)展。有些領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)為只要按時(shí)歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時(shí)不出問(wèn)題就行，檔案工作不計(jì)入年底考核。這種態(tài)度直接造成機(jī)關(guān)或主觀部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)內(nèi)容沒(méi)有涵蓋檔案工作，機(jī)關(guān)從不宣傳檔案工作。檔案員沒(méi)有按要求開(kāi)展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，檔案員頻繁變動(dòng)沒(méi)有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁?；鶎訂挝粰n案員兼職過(guò)多，沒(méi)有時(shí)間、精力按要求開(kāi)展檔案工作，導(dǎo)致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓(xùn)，導(dǎo)致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務(wù)沒(méi)有開(kāi)展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)多年沒(méi)有改動(dòng)，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴(yán)，工作記錄沒(méi)有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平。所以導(dǎo)致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制。有些基層檔案員沒(méi)有按時(shí)參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識(shí)仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開(kāi)展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門(mén)首先應(yīng)該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計(jì)劃、總結(jié)，基層單位計(jì)劃、總結(jié)內(nèi)容要涵蓋檔案工作?；鶎訂挝粰n案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對(duì)檔案室安全檢查的時(shí)間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄。基層單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應(yīng)規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報(bào)送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實(shí)記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補(bǔ)充的記錄?，F(xiàn)階段基層單位可以通過(guò)電子郵件報(bào)送電子的檔案工作記錄，當(dāng)檔案網(wǎng)絡(luò)完全建立起來(lái)之后，可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)展檔案工作，當(dāng)時(shí)形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門(mén)保存。制度中應(yīng)規(guī)定記錄的方法和形式，針對(duì)不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場(chǎng)聲像記錄，而檔案工作計(jì)劃、總結(jié)只要求文字記錄等。制度也應(yīng)規(guī)定記錄內(nèi)容要求，如交接手續(xù)要有雙方當(dāng)事人簽字和領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)證簽字、檔案的數(shù)量等內(nèi)容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等內(nèi)容等等。
3、基層單位報(bào)送檔案工作記錄渠道暢通?，F(xiàn)階段可以申請(qǐng)專(zhuān)用的大容量電子郵箱，供基層單位報(bào)送電子檔案工作記錄。將來(lái)應(yīng)全面使用統(tǒng)一檔案專(zhuān)用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，形成檔案工作記錄自動(dòng)保存到檔案行政管理部門(mén)。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開(kāi)發(fā)出檔案辦公專(zhuān)用軟件，在本區(qū)選取試點(diǎn)單位開(kāi)始使用，經(jīng)過(guò)修改、完善，成熟后將在全區(qū)全面推廣，到時(shí)可以實(shí)現(xiàn)基層單位檔案工作全部在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。檔案工作記錄自動(dòng)保存、傳輸?shù)絽^(qū)檔案局服務(wù)器上。
4、及時(shí)組織基層單位進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案員的整體素質(zhì)。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作記錄制度出臺(tái)后，檔案行政管理部門(mén)對(duì)本地區(qū)基層單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案員要及時(shí)組織培訓(xùn)，及早在本地區(qū)全面推廣。
