發(fā)布時(shí)間：2023-02-03 01:59:21
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作交流材料樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
人事檔案管理工作的重要性人事檔案區(qū)別于一般文書檔案及業(yè)務(wù)檔案，它具有現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、真實(shí)性、完整性［1］，人事檔案的內(nèi)容包括從一個(gè)人出生到死亡整個(gè)過程中形成的大量材料。而一個(gè)人的職業(yè)史材料是人事檔案中極其重要的材料，占個(gè)人職業(yè)人事檔案內(nèi)容的絕大部分。一般疾控機(jī)構(gòu)職工一個(gè)完整的人事檔案應(yīng)歸檔的材料主要應(yīng)包括10個(gè)方面內(nèi)容:履歷類材料，錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料，學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料，業(yè)績、論文類材料，健康管理類材料，工資類材料，獎(jiǎng)勵(lì)類材料，違犯處罰類材料，參加黨團(tuán)類材料及其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等。作為公共衛(wèi)生專業(yè)的疾控機(jī)構(gòu)人事檔案，目前在績效考核、計(jì)量認(rèn)證評審及職稱評審、崗位聘任等工作中體現(xiàn)著越來越來重要的作用。人事檔案存在的問題根據(jù)國家人事制度的有關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位實(shí)行人事制度，其中事業(yè)單位的人事檔案交由當(dāng)?shù)厝瞬?a href="http://ymbev.com/haowen/19648.html" target="_blank">交流中心代管。人事檔案管理的社會化，改變了人事檔案純屬單位的一些弊端。但是隨著人事制度的進(jìn)一步推行，人事檔案在的過程中逐漸出現(xiàn)了一些問題。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個(gè)人成長經(jīng)歷的真實(shí)反映［2］，隨著單位職工的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)、全面地反映其人生經(jīng)歷。目前，因?yàn)槁毠と耸聶n案由人才交流中心管理，單位對存放在人才交流中心的職工人事檔案內(nèi)容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側(cè)重于被動收接、保管、存放，對相關(guān)單位轉(zhuǎn)來的歸檔材料基本不進(jìn)行審核，平時(shí)也不會與用人單位進(jìn)行主動溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團(tuán)類材料、違犯處罰類材料等需要由相關(guān)部門轉(zhuǎn)交到人才交流中心，這個(gè)過程要經(jīng)過多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí)，則用人單位對職工人事檔案情況就會一無所知［3］，就會導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，最終將造成職工人事檔案內(nèi)容不完整，在影響了檔案信息質(zhì)量的同時(shí)，也將可能會嚴(yán)重?fù)p害到職工個(gè)人切身利益。
2職工業(yè)務(wù)技術(shù)類等資料難以納入人事檔案
人事部門規(guī)定，人事機(jī)構(gòu)受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復(fù)印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績論文類資料，繼續(xù)教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料，獎(jiǎng)勵(lì)類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因?yàn)檫@些材料原件一般由職工個(gè)人保管，復(fù)印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個(gè)人的職業(yè)史、榮譽(yù)史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作及職工的職稱評審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會對職工人事檔案完整性造成嚴(yán)重影響，也影響疾病預(yù)防控制日常工作有效開展。
3檔案調(diào)閱利用不便，影響檔案的開發(fā)利用
對于疾控機(jī)構(gòu)來講，由于日常工作及職稱評審、崗位聘任等需要，要經(jīng)常調(diào)閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調(diào)閱要經(jīng)過多道手續(xù)，利用起來極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢下人事檔案管理工作對策當(dāng)前，政府對疾控機(jī)構(gòu)的績效考核、疾控機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評審、職工個(gè)人職稱評審、崗位聘任等工作，均需要及時(shí)調(diào)閱利用人事檔案。因此，筆者認(rèn)為在人事制度下，縣級疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作不但不應(yīng)該放松，反而應(yīng)該加強(qiáng)。結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為縣級疾控機(jī)構(gòu)可以采取下列措施，加強(qiáng)人事檔案管理工作。
1.加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性教育。明確應(yīng)歸檔的材料范圍，使每個(gè)職工知道其人事檔案應(yīng)歸檔的材料，引導(dǎo)職工及時(shí)將相關(guān)資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內(nèi)容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料;業(yè)績、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎(jiǎng)勵(lì)類材料;違犯處罰類材料;參加黨團(tuán)類材料;其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等10個(gè)方面內(nèi)容。本單位建立的人事檔案內(nèi)容側(cè)重于職工的職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料，業(yè)績、論文類材料，健康管理類材料，獎(jiǎng)勵(lì)類材料。歸檔材料主要以復(fù)印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應(yīng)歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學(xué)習(xí)登記制度、學(xué)分管理登記制度、論文版面費(fèi)報(bào)銷登記制度、獎(jiǎng)勵(lì)證書登記制度、職稱證書登記制度、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)費(fèi)報(bào)銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應(yīng)歸檔材料及時(shí)歸檔;另外辦公室人事管理人員及時(shí)將工資類材料、參加黨團(tuán)類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復(fù)印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
4.檔案管理人員做好日常服務(wù)。一是對職工及相關(guān)科室提交的人事歸檔材料，盡量做到隨辦隨歸，在辦理歸檔時(shí)，要認(rèn)真核實(shí)原件，確保歸檔復(fù)印件材料的真實(shí)性。二是及時(shí)為單位工作及職工個(gè)人提供人事檔案，以提高人事檔案的利用率，進(jìn)而提高職工參與人事檔案管理的主動性和積極性。
“中國―阿拉伯國家博覽會”（以下簡稱“中阿博覽會”），是經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，由商務(wù)部、中國貿(mào)促會、寧夏回族自治區(qū)人民政府共同主辦的國家級、國際性綜合博覽會。自2010年以來，中阿博覽會（原中阿經(jīng)貿(mào)論壇）已在寧夏成功舉辦了五屆，在國際、國內(nèi)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。2015年9月11日舉行的“中阿衛(wèi)生合作論壇”是第五屆“中阿博覽會”的6個(gè)子論壇之一，它由論壇開幕式及主旨演講、衛(wèi)生合作研討會、學(xué)術(shù)交流大會、健康產(chǎn)業(yè)博覽會暨健康產(chǎn)業(yè)論壇四大板塊組成。其中，學(xué)術(shù)交流大會板塊共舉辦4場國際學(xué)術(shù)交流會議，分別是：中阿傳染病防控研討會、慢性非傳染性疾病學(xué)術(shù)交流大會、眼科國際高峰會議和傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)國際交流會議。
寧夏疾控中心（以下簡稱“中心”）作為“中阿傳染病防控研討會”的承辦方之一，首次參與了大型國際會議的籌備與承辦。工作期間，相關(guān)科室形成了大量的文字、圖片等資料。如何以本次研討會為契機(jī)，做好重大會議專題檔的收集，真實(shí)反映會議全貌，并為今后類似活動的舉辦提供參考與借鑒，成為今后中心檔案工作者面臨的一項(xiàng)新任務(wù)。
一、疾控工作重大會議的特點(diǎn)
1.會議目標(biāo)特定性。疾控工作重大會議是真實(shí)反映疾病預(yù)防制工作進(jìn)展、管理、科研與民生項(xiàng)目的一面鏡子，會議目的性強(qiáng)，意義重大，任務(wù)目標(biāo)一致，因此它所形成的檔案具有很強(qiáng)的特定性或?qū)Ｒ恍浴?/p>
2.資料產(chǎn)生階段性。疾控機(jī)構(gòu)是依據(jù)年度工作計(jì)劃和相關(guān)工作指令來舉辦重大的工作會議，因此會議資料的產(chǎn)生呈現(xiàn)明顯的階段性，在某個(gè)時(shí)期文件會集中產(chǎn)出。
3.人員組成臨時(shí)性。對于重大的疾控工作會議而言，會議籌備工作往往需要幾個(gè)部門聯(lián)合承辦，其工作人員多由衛(wèi)計(jì)委下屬不同單位的職員或疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部的不同員工臨時(shí)出任。
二、中―阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會資料收集情況
本次研討會的目的，旨在為來自我國、世界衛(wèi)生組織和阿拉伯國家的傳染病防控專家們搭起切磋、交流的國際平臺，共同探討中國與阿拉伯國家傳染病防控工作的前沿和發(fā)展趨勢及所面臨的挑戰(zhàn)和任務(wù)。其會議材料的收集主要包括以下幾方面。
1.文書資料：研討會籌備期間形成的請示、批復(fù)、函及通知等有關(guān)文件資料；會議結(jié)束后形成的各種相關(guān)工作總結(jié)。
2.工作資料：研討會籌備過程中制定的各種工作方案、接待方案、工作任務(wù)分解細(xì)則；研討會實(shí)施方案、工作手冊、會務(wù)指南、日程安排（中、英、阿文）、會議報(bào)到冊、開幕式主持詞、嘉賓致辭以及研討會籌備、舉辦過程中形成或簽訂的各類合同、協(xié)議等。
3.嘉?e及授課專家資料，包括嘉賓及授課專家的中英文個(gè)人簡介、PPT課件（中、英、阿文）、交流資料等。
4.音像資料：研討會籌備、舉辦期間形成的照片、錄音、錄像。
5.財(cái)務(wù)資料：研討會籌備、舉辦期間產(chǎn)生的會務(wù)經(jīng)費(fèi)預(yù)決算報(bào)表、會務(wù)費(fèi)支出明細(xì)表、憑證、賬簿及其他核算資料。
6.電子資料，包括電子照片、電子文檔、光盤等。
7.其他需要收集的資料，如：會場效果圖、會場背景墻、工作人員信息、主要領(lǐng)導(dǎo)、專家、嘉賓行程安排、會務(wù)接待車輛安排等。
三、中―阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會資料收集過程中暴露出的問題
經(jīng)過多方努力，“中―阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會”圓滿舉辦，資料收集工作也如期完成，但檔案資料收集的硬傷也凸顯了出來。
1.檔案部門對重大會議的參與度為零。中心作為研討會的承辦方之一，在落實(shí)工作任務(wù)時(shí)，從未提及檔案部門的職責(zé)，最后的資料整理工作，也由別的科室負(fù)責(zé)。
2.研討會材料歸檔不齊。由于中心的檔案部門從未制定過《重大會議專題文件資料歸檔范圍與保管期限》，而我中心的上級主管部門――自治區(qū)衛(wèi)生計(jì)生委也沒有相應(yīng)的文件，只是在會議結(jié)束后，自治區(qū)衛(wèi)生計(jì)生委疾控處（研討會的另一承辦部門）印發(fā)的《中阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會總結(jié)工作安排》一文中列出要求上報(bào)的資料，但從檔案管理的角度來看，這份工作安排缺失了一些重要的內(nèi)容，如：主流媒體的報(bào)道資料、重要的工作信息與電子郵件、有價(jià)值的實(shí)物資料等。
3.文件、資料保管分散。中心多個(gè)部門參與了本次研討會的籌備，因此籌備工作中形成的許多文件、音像或有價(jià)值的實(shí)物資料，都散落在不同科室的個(gè)人手中，造成重大會議資料收集難度較大。同時(shí)，由于這些科室在籌備過程中更側(cè)重于工作任務(wù)本身，因而很容易忽略對文件材料的收集、整理，產(chǎn)生材料收集不完整的現(xiàn)象。
4.檔案工作者專業(yè)技能低。在研討會籌備與后會資料整理期間，中心沒有專職檔案人員參與此項(xiàng)工作，而各科室參與籌備工作的人員，因沒有接受過檔案知識專業(yè)培訓(xùn)，所以專業(yè)技能較低。
四、加強(qiáng)重大工作會議專題檔案資料收集與管理的方法
1.檔案管理及時(shí)介入。與疾控工作有關(guān)的國際學(xué)術(shù)交流會議或其他重大工作會議具有顯明的工作特征和不可替代的特殊地位。長期以來，由于疏于檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理，重大會議專題檔案的完整性得不到保證，今后再次籌備重大疾控工作會議時(shí)，會議的主辦方或承辦方，應(yīng)在第一時(shí)間向各自的檔案部門進(jìn)行通報(bào)，并將檔案部門列為籌備工作成員之一，全程參與會議各項(xiàng)工作，加強(qiáng)對重大會議專題檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)工作，以保證相關(guān)資料收集的完整性與及時(shí)性，不斷豐富館藏內(nèi)容。
2.完善制度，明確職責(zé)。檔案部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與工作需求，不斷健全和完善檔案管理制度，除了制定《疾控工作重大會議文件材料歸檔范圍和保管期限表》為檔案的收集和管理提供技術(shù)支持之外，在重大會議籌備期間，還應(yīng)明確各部門相關(guān)責(zé)任人，充分考慮各部門的工作特點(diǎn)，細(xì)化資料收集工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到職責(zé)明確，分工合理。同時(shí)，檔案部門還應(yīng)落實(shí)檔案接收流程，完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
3.專業(yè)培訓(xùn)，提升素養(yǎng)。檔案部門應(yīng)對專（兼）職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)實(shí)操培訓(xùn)，觀摩自治區(qū)和銀川市檔案館的館藏資料，聽專家全面講解文件材料收集、整理的方法與技術(shù)，不斷提高檔案工作者的專業(yè)技能，強(qiáng)化檔案責(zé)任意識。此外，在日常工作中，中心檔案室還可聘請專家進(jìn)行檔案工作的監(jiān)督、檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。
【關(guān)鍵詞】外事檔案；重要性；管理
高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實(shí)體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等。
高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀(jì)要，總結(jié)等相關(guān)重要文字材料。同時(shí)還有雙方交流合作過程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈送的一些具有保存和紀(jì)念意義的實(shí)物等。加強(qiáng)對這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學(xué)校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。
社會各方面的迅猛發(fā)展使得上至國家下至學(xué)校都為不斷充實(shí)自身的實(shí)力而尋求國際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國際交流與合作的推動力。
高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起著積極的作用。
高校外事檔案可成為連接各合作單位，團(tuán)體，個(gè)人的橋梁，是雙方開展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見證。對加強(qiáng)與推進(jìn)高校與合作交流方的進(jìn)一步合作與交流具有十分重要的作用。
一、高校外事檔案的重要性
改革開放20余年來，隨著我國對外開放的深入開展，隨著信息時(shí)代的悄然來臨，隨著國內(nèi)高校間強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合和不斷擴(kuò)大的對外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來越受到各方面的高度重視。國家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計(jì)劃和管理制度中，落實(shí)到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行。
過去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡單的資料保管，而檔案管理者更象是倉庫保管員，他們僅進(jìn)行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動，檔案資料的信息、情報(bào)價(jià)值和使用價(jià)值幾乎沒有體現(xiàn)出來，更逞論大范圍地開發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財(cái)力進(jìn)行收集處理的信息資源悄無聲息地被流失和湮沒，造成了巨大的資源浪費(fèi)。隨著社會更加開放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)今天的社會需求。
高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動及對外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學(xué)校在國內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)?？蒲械陌l(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生面對全球范圍競爭的心理和目標(biāo)定位，影響到學(xué)校掌握國際、國內(nèi)的科學(xué)動態(tài)并及時(shí)調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等。總之高校外事檔案的工作技術(shù)、管理開發(fā)方式和管理水平的提高對高校的全面發(fā)展至關(guān)重要。
二、高校外事檔案的技術(shù)化
做好高校外事檔案工作除在思想認(rèn)識上引起足夠重視外，還應(yīng)注意在實(shí)際工作中的技術(shù)支持。高校外事檔案工作應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)技術(shù)科學(xué)管理為條件，以情報(bào)收集和服務(wù)群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理以服務(wù)于群體具有重要意義。
首先，引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急，把簡單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報(bào)的管理系統(tǒng)就使這項(xiàng)工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會價(jià)值。現(xiàn)代信息技術(shù)是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢的。計(jì)算機(jī)作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對現(xiàn)代化外事檔案管理來說是不可或缺的。同時(shí)，學(xué)校的教職工和學(xué)生也可以利用該信息資源與外界進(jìn)行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動態(tài)，為自己工作和學(xué)習(xí)做準(zhǔn)備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學(xué)校內(nèi)部的管理組織機(jī)構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領(lǐng)導(dǎo)層的垂直管理；另一方面則可在國內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長補(bǔ)短，對學(xué)校建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究產(chǎn)生積極的貢獻(xiàn)。此外，我們還要注重對公開交換的信息資信做好認(rèn)真地篩選，注意機(jī)密文檔的保密工作等等。
三、高校外事檔案的國際化
在高校國際化過程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國際化給外事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來新的機(jī)遇。
高等學(xué)校國際化進(jìn)程的推進(jìn)，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進(jìn)及提高，為提高我國高等教育的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)我國高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。
四、高校外事檔案的電子化
隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對電子文件進(jìn)行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問題。
建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責(zé)要求，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實(shí)可靠。建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度，歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲介質(zhì)，對所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強(qiáng)對電子文件利用活動的管理，電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。
加強(qiáng)對外事檔案信息化管理人員的培訓(xùn)。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，培養(yǎng)精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實(shí)性的根本措施。
利用網(wǎng)絡(luò)平臺，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。
建立外籍專家、教師個(gè)人信息的網(wǎng)絡(luò)檔案，省內(nèi)各高校間可通過網(wǎng)絡(luò)檔案索取滿足自己要求的外籍人才。方便、快捷、時(shí)效性強(qiáng)。幾所高校還可共同聘請相同類型的外籍專家、教師，實(shí)現(xiàn)人才共享，避免人才資源浪費(fèi)。
【關(guān)鍵詞】班主任 學(xué)生檔案 檔案管理
1 中等職業(yè)學(xué)校建立學(xué)生檔案的好處
1.1學(xué)生檔案是學(xué)校檔案和“校史”的重要組成部分
學(xué)生的檔案管理是學(xué)校檔案管理的一部分，是重要的學(xué)校歷史資料，這個(gè)資料是學(xué)校發(fā)展的見證，是展示學(xué)校工作實(shí)績的一個(gè)窗口，是學(xué)校評估資料不可缺少的、重要的組成部分。班主任如果將班級學(xué)生檔案管理工作做好了，就能為學(xué)校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化奠定良好的基礎(chǔ)。
1.2使學(xué)生將被動約束變?yōu)樽晕壹s束、被動管理變?yōu)樽晕夜芾?/p>
人事檔案的價(jià)值有兩個(gè)方面涵義，一是憑證價(jià)值；二是參考價(jià)值。學(xué)生為了不在自己的檔案中留下不好的痕跡和記錄，會將老師、家長的管教變?yōu)樽晕医逃儽粍蛹s束為自我約束、被動管理為自我管理，有助于學(xué)校的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)，使考試作弊等得到有效遏制，使學(xué)生的思想政治工作和管理能夠順理成章，樹立起良好的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)，促進(jìn)學(xué)生德、智、體、美、勞全面和諧地發(fā)展和培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，讓學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)走向工作崗位。
1.3學(xué)生檔案可提高辦事效率
提高生產(chǎn)力的有效途徑之一就是提高工作效率。班主任將班級學(xué)生檔案管理好，將各種資料整理得井井有條，需要什么隨手可得，滿足班主任和學(xué)校各個(gè)部門工作的需要，這就大大提高了班主任和學(xué)校各部門的辦事效率，對學(xué)校的發(fā)展將起到重要的作用。
1.4學(xué)生檔案是綜合評價(jià)學(xué)生和評先選優(yōu)等的依據(jù)
每學(xué)期期末“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生”、“優(yōu)秀團(tuán)員”、“優(yōu)秀團(tuán)干部”、獎(jiǎng)學(xué)金等的產(chǎn)生，貧困學(xué)生補(bǔ)助基金的發(fā)放等，都涉及到班主任對學(xué)生進(jìn)行的綜合評價(jià)。班主任平時(shí)積累了學(xué)生的點(diǎn)滴材料，熟知每一個(gè)學(xué)生的各科學(xué)習(xí)、遵守紀(jì)律、勞動表現(xiàn)、家庭經(jīng)濟(jì)等等情況，對學(xué)生的評價(jià)就有根有據(jù)，評選出來的先進(jìn)和優(yōu)秀就讓人口服心服，發(fā)放出去的貧困補(bǔ)助金才真正落到了實(shí)處。
1.5學(xué)生檔案是班主任與家長交流的資料
教育的本質(zhì)是一種溝通。學(xué)校、家庭、社會三位一體的教育，早已被人們認(rèn)識和接受。因此，班主任與家長的交流和溝通是經(jīng)常不斷的。但這些交流與溝通并不一定都是有效的，并不一定都能產(chǎn)生教育的合力。班主任與家長的交流溝通，如果不把握好，事倍功半不說，還有可能導(dǎo)致學(xué)?；虬嘀魅闻c家長關(guān)系的破裂，從而直接影響教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，影響學(xué)生的健康成長。
1.6學(xué)生檔案是學(xué)生畢業(yè)必不可少的材料和推薦就業(yè)的基礎(chǔ)
檔案能綜合反映學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞諸方面發(fā)展的情況，當(dāng)學(xué)生面臨畢業(yè)即將走上工作崗位時(shí)，檔案是學(xué)生的“資本”，因此，每個(gè)學(xué)生都希望他的檔案材料每一樣都是“好”的，但他做到了每一樣都好嗎？班主任不可能以壞充好，以劣代優(yōu)，必須實(shí)事求是，公平、準(zhǔn)確地評價(jià)每一個(gè)學(xué)生。這就要求班主任在沒有私心的同時(shí)，有一個(gè)正確的工作態(tài)度和良好的工作方法，將學(xué)生的每一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，每一個(gè)缺點(diǎn)，記錄得清清楚楚，在對學(xué)生進(jìn)行評價(jià)時(shí)，好在哪里，差在何處，誰好誰差，有證有據(jù)，一目了然。
2 中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的內(nèi)容
中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生的檔案內(nèi)容包括兩類：第一類是學(xué)生個(gè)人檔案（指面向?qū)W生本人設(shè)立的檔案）；第二類是班級整體檔案（指面向全班學(xué)生設(shè)立的檔案）。
其具體內(nèi)容主要包括：進(jìn)校時(shí)：入學(xué)通知書、《新生報(bào)到程序表》、《新生登記表》、《家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表》及貧困證明、學(xué)生進(jìn)校時(shí)的照片、《入團(tuán)志愿書》；獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料：每學(xué)期的獲獎(jiǎng)情況記錄、每學(xué)期受到的處分情況記錄、檢查；綜合表現(xiàn)材料：《每學(xué)期學(xué)生考勤統(tǒng)計(jì)一覽表》、《每學(xué)期學(xué)生勞動情況一覽表》《學(xué)生成績卡》、《學(xué)生每月操行成績一覽表》、《學(xué)生綜合評定成績一覽表》、每學(xué)期參加各種活動的情況記錄、每學(xué)期班主任及班委會的評價(jià)記錄；畢業(yè)前夕：畢業(yè)前的照片、職業(yè)技能鑒定情況、《實(shí)習(xí)鑒定表》、《實(shí)習(xí)報(bào)告》、《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》、《畢業(yè)生登記表》。
3 如何加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的管理
3.1準(zhǔn)備好檔案所需要的各種表格
在以上檔案內(nèi)容中，無論是學(xué)生個(gè)人檔案，還是班級整體檔案，都涉及到很多表格，表格中實(shí)際上包含了大量的信息，因此，表格如果設(shè)計(jì)不好，檔案的信息就不全、不完整，檔案的用途就大打折扣。因此，在建立檔案前就必須將檔案涉及到的各種表格設(shè)計(jì)好，甚至打印好。
3.2紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合
具體做法是：第一，為每一個(gè)學(xué)生準(zhǔn)備一個(gè)檔案袋，隨時(shí)收集、存放學(xué)生的各種個(gè)人紙質(zhì)檔案材料；第二，為班級準(zhǔn)備幾個(gè)檔案盒，隨時(shí)收集、存放班級的各種紙質(zhì)檔案材料；第三，在電腦上為每一個(gè)學(xué)生準(zhǔn)備一個(gè)文件夾，裝入設(shè)計(jì)好的各種表格，隨時(shí)收集、輸入學(xué)生的各種個(gè)人電子檔案材料；第四，在電腦上為班級建立一個(gè)管理系統(tǒng)，隨時(shí)收集、輸入班級的電子檔案材料。
3.3有強(qiáng)烈的收集意識，并及時(shí)存放
對學(xué)生及班級的任何材料，要有強(qiáng)烈的收集意識，不要怕麻煩。有時(shí)看似無用的材料在關(guān)鍵時(shí)卻派上了大用場，因此不要隨手將“廢物”扔掉，放一放再看是否有價(jià)值。并且對材料要及時(shí)記錄，及時(shí)存放，以免事后遺忘，使有用的材料失去它應(yīng)有的意義。
3.4材料的分類、書寫和檔案的移交
材料有了，但雜亂無章，使用的時(shí)候常常找不到。因此，應(yīng)根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行分類，清晰地列出目錄，使檔案材料有“歸屬”，對號入座，便于及時(shí)查找。為檔案材料保存時(shí)間長久，書寫時(shí)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，絕不能使用圓珠筆。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)學(xué)生管理工作的政策規(guī)定，學(xué)生畢業(yè)后，班主任應(yīng)將完整齊全的學(xué)生個(gè)人檔案材料（紙質(zhì)檔案）移交學(xué)校有關(guān)部門，嚴(yán)禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。而班級檔案材料和學(xué)生個(gè)人的電子檔案材料，除移交學(xué)校有關(guān)部門妥善保存外，班主任最好也能夠備份保存，為今后的查找提供方便。
班主任對學(xué)生檔案的建立、管理工作，是一項(xiàng)長期、復(fù)雜、細(xì)致的工作，需要班主任有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，必須腳踏實(shí)地、一絲不茍，這是“太陽底下最光輝的職業(yè)——教師”所賦予我們的職責(zé)！檔案中點(diǎn)點(diǎn)滴滴的內(nèi)容都體現(xiàn)了教師對學(xué)生的尊重與關(guān)愛。班主任工作是艱辛和勞累的，但更是充實(shí)與快樂的！
參考文獻(xiàn)
論文摘要：在高校的建設(shè)發(fā)展中，教學(xué)工作是重點(diǎn)、是核心，而教師又是教學(xué)的核心資源。師資隊(duì)伍的建設(shè)關(guān)系到學(xué)校建設(shè)發(fā)展的速度，師資的水平關(guān)系著高教教育的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)師資隊(duì)伍的建設(shè)是高校工作的重中之重。要做好教師管理工作，激發(fā)教師的工作熱情，就必須科學(xué)規(guī)范的建立教師教學(xué)檔案，充分地利用，才能有效地發(fā)揮教師檔案的作用，才能使教學(xué)檔案不段地、更好地為教學(xué)服務(wù)。
一、教師教學(xué)檔案的內(nèi)容
（一）教學(xué)內(nèi)容。教學(xué)內(nèi)容包括教師授課的教學(xué)日歷、授課對象的層次和專業(yè)、授課學(xué)時(shí)、教案、歷次考試測評內(nèi)容等，這些均是教學(xué)授課的主題，也是教學(xué)檔案的主要內(nèi)容。從中可以反映出教師的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)水平、教學(xué)效果、教學(xué)手段和教師個(gè)人的能力，也可反映教師的基本素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，通過這些可以了解和掌握教師教學(xué)活動的情況和發(fā)展動態(tài)。
（二）科研內(nèi)容。繼承和創(chuàng)新是科研工作的本質(zhì)特征，教學(xué)和科研相互促進(jìn)、相輔相成，教學(xué)為科研提供信息，為科研打下物質(zhì)基礎(chǔ)，而科研創(chuàng)新的內(nèi)容又應(yīng)用于教學(xué)之中，服務(wù)于教學(xué)?？蒲性趧?chuàng)新的道路上，開辟了一片嶄新的區(qū)域，研究和探索著專業(yè)知識前沿的領(lǐng)域，對更新理論知識、提高教學(xué)質(zhì)量起著決定性作用。因此，將教師的科研課題申請書、立項(xiàng)書及課題論證、課題研究、課題鑒定等三大階段的內(nèi)容整理歸入教學(xué)檔案，以及以后的課題交流情況、發(fā)明專利情況應(yīng)一同整理歸入教學(xué)檔案，在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，加以推廣利用，提高社會影響和社會效益，這樣，對提高教師科學(xué)研究的積極性、促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，推動學(xué)校發(fā)展均起著重要的作用。
（三）業(yè)績材料及學(xué)術(shù)交流。學(xué)術(shù)交流是提高師資水平不可缺少的途徑，也是教師互相學(xué)習(xí)、開拓知識的最好途徑。通過交流，教師可以取他人之長，補(bǔ)己之短，可以吸取和借鑒先進(jìn)的教學(xué)方法，可以了解外校的教學(xué)活動、科研情況，可以針對尖端問題進(jìn)行探討磋商等等。積極鼓勵(lì)和支持教師進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，并將交流的資料及教師個(gè)人的交流匯報(bào)總結(jié)作為歸檔內(nèi)容存人業(yè)務(wù)檔案，同時(shí)將教師的學(xué)術(shù)論文、論著及編寫的習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)等業(yè)績材料．一并歸檔保存。業(yè)績材料在很大程度上反映著教師的專業(yè)素質(zhì)和理論水平，是教學(xué)評估的有力見證。
（四）教學(xué)管理。教學(xué)工作離不開管理，科學(xué)的教學(xué)管理，不僅促使教學(xué)質(zhì)量的提高，而且也極大地調(diào)動了教師從教、從研的積極性，教學(xué)管理應(yīng)本著規(guī)范、科學(xué)的原則，將教學(xué)管理制度、教師業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及政治學(xué)習(xí)記錄、教師的專題講座報(bào)告會、教學(xué)檢查、評先評優(yōu)等記錄、資料、證書歸入教學(xué)檔案進(jìn)行管理，使教學(xué)管理為教學(xué)服務(wù)并成為教學(xué)保障的有力武器。
二、教師教學(xué)檔案的作用
高校教學(xué)檔案是教師在以教學(xué)和科研為中心的社會實(shí)踐活動中，形成的反映教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績的信息載體，它以個(gè)人為基本單元，按歸檔制度整理和保管，隨時(shí)以備查考，是高校的人才資源信息庫。因此，對高校教師檔案的管理，就是建好高校的人才信息庫，并充分發(fā)揮人才信息庫為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)的功能。教學(xué)檔案在高校教學(xué)和科研中發(fā)揮著不可替代的重要作用。主要表現(xiàn)為：首先，它為正確評估教師工作量的飽和、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績等提供了可靠的依據(jù)。教師教學(xué)檔案由于及時(shí)收錄了教師在一定時(shí)期內(nèi)的教學(xué)工作量、作業(yè)批改、畢業(yè)指導(dǎo)、科研情況以及獲獎(jiǎng)情況等記載，量化考核以及綜合評估等材料，實(shí)事求是，準(zhǔn)確可靠，給評價(jià)教師的素質(zhì)和業(yè)績提供了真實(shí)可靠的依據(jù)。其次，它為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理部門制定教師引進(jìn)、培養(yǎng)等計(jì)劃提供了參考依據(jù)。因?yàn)樗涊d了全校教師的年齡、學(xué)歷、職稱、專業(yè)、業(yè)績等基本信息，通過統(tǒng)計(jì)反映出當(dāng)前學(xué)校師資隊(duì)伍的各種結(jié)構(gòu)比例、各學(xué)科之間的教師比例等關(guān)系。以此為依據(jù)，結(jié)合學(xué)校專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)及發(fā)展規(guī)模，可以制定出既切合實(shí)際又有利于學(xué)校發(fā)展的師資引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)劃。再次，客觀存在為學(xué)校順利通過教學(xué)評估、課程評估、專業(yè)評估、學(xué)位授予權(quán)評估等提供基本信息資料。同時(shí)，高校教學(xué)檔案構(gòu)成了高校人才信息庫。它對高校選拔各層次的管理人員，建立各類錄用、量才選拔發(fā)揮著積極作用?？梢酝ㄟ^對教學(xué)檔案的查閱，能夠公正、客觀、全面地了解一個(gè)教師的教學(xué)、科研、社會活動等綜合情況。同時(shí)對于開發(fā)智力資源、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，也可以起到重要的參考作用。
三、教師教學(xué)檔案的利用
建立教學(xué)檔案是為了更好地利用它所蘊(yùn)含的信息資源，最大限度地利用業(yè)務(wù)信息資源為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，不斷提高教師素質(zhì)和教育質(zhì)量是建立業(yè)務(wù)檔案的最終目的。教學(xué)檔案的內(nèi)容來源于校內(nèi)教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，同時(shí)又服務(wù)于教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，這些為教學(xué)改革、為學(xué)校發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策提供著可靠的依據(jù)，為選拔骨干教師、評先評優(yōu)、教學(xué)質(zhì)量工程等項(xiàng)目均提供著可靠的依據(jù)，為學(xué)校進(jìn)行科學(xué)研究、教師進(jìn)修培訓(xùn)、課程改革、專業(yè)調(diào)整與設(shè)置，科研成果推廣應(yīng)用等提供有價(jià)值的信息。
2l世紀(jì)是全世界各項(xiàng)事業(yè)發(fā)生重大變革和發(fā)展的時(shí)期，支撐這個(gè)世界進(jìn)步最為重要的因素是人才，因此，建立并充分發(fā)揮教師教學(xué)檔案的作用，對高校的改革和發(fā)展起著推動作用?？茖W(xué)管理檔案、為教學(xué)服務(wù)。在教師的教學(xué)檔案中，大量有價(jià)值的信息分散在個(gè)人的案卷中，如何把這些分散的信息集中起來，最有效的方式就是做好科學(xué)編研工作，將教師教學(xué)檔案信息分專題編研，可以大大地提高其利用價(jià)值。教師教學(xué)檔案雖然對象單一，但由于教師活動領(lǐng)域廣泛，涉及教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)活動、進(jìn)修學(xué)習(xí)、教學(xué)管理等方面，內(nèi)容非常豐富，做好編研工作，讓準(zhǔn)確的信息資源更好地為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
總之，建立教師教學(xué)檔案是社會的需要，是師資隊(duì)伍建設(shè)的需要，是高校建設(shè)發(fā)展的需要。做好教師教學(xué)檔案管理，科學(xué)編研，綜合利用有效開發(fā)信息資源，充分發(fā)揮檔案的社會作用，為創(chuàng)建一流的高校而努力。
參考文獻(xiàn)
[1]劉芳.論高校教師檔案意識的培養(yǎng)[J].蘭臺世界，2007，(9).
關(guān)鍵詞： 企業(yè)職工檔案 存在問題 對策
企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。它關(guān)系到職工職稱評定、失業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等許多方面，是職工享受各項(xiàng)社會保險(xiǎn)待遇和辦理退休手續(xù)的主要依據(jù)，是國家檔案的組成部分。因此，有效地管理和利用企業(yè)職工檔案，對落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、維護(hù)企業(yè)職工利益，維護(hù)社會穩(wěn)定，完善勞動力市場，構(gòu)建社會主義和諧社會具有十分重要的意義。
一、當(dāng)前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
原勞動部、國家檔案行政部門于1992年頒布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，已經(jīng)不能適應(yīng)新的形勢發(fā)展需要，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)一步深入，企業(yè)實(shí)行改制、破產(chǎn)已進(jìn)入掃尾階段，原有的企業(yè)職工檔案歸用人單位或主管單位管理已不再存在，現(xiàn)在企業(yè)職工檔案工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。目前主要存在以下四個(gè)方面的問題：
（一）管理機(jī)制滯后
1、現(xiàn)行檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)?，F(xiàn)在企業(yè)職工檔案由多個(gè)部門管理，職責(zé)分工交叉重迭。人事部門管理干部身份的職工檔案，勞動和社會保障部門管理改制、破產(chǎn)和下崗分流人員職工檔案，其中內(nèi)退和退休由養(yǎng)老保險(xiǎn)所屬經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理。這種管理方式，有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動合同制，給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益，促進(jìn)勞動力合理有序流動，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。
2、改制、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案走向不清。改制、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案歸市勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理，而有些改制企業(yè)的職工檔案，最近則歸其主管單位市經(jīng)貿(mào)委管理，有的職工檔案暫歸留守處管理，造成管理混亂，查找困難。企業(yè)的職工到退休或落實(shí)有關(guān)優(yōu)惠政策時(shí)，只知道都到勞動和社會保障行政部門找，時(shí)常有找不到的情況發(fā)生，給職工帶來極大的不便。
3、職工檔案管理的利益與責(zé)任關(guān)系不明。企業(yè)改制時(shí)，由于接收職工檔案有一筆費(fèi)用，有些主管單位就爭著要接收被改制企業(yè)的職工檔案。待費(fèi)用用完之后，又覺得這些檔案是累贅，想移交給勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心，可技術(shù)工人交流中心又是自收自支的單位，不交費(fèi)用則拒絕免費(fèi)管理檔案。
4、解除勞動關(guān)系人員檔案轉(zhuǎn)移不明確。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的導(dǎo)入，改制、破產(chǎn)企業(yè)逐步增多，解除勞動關(guān)系人員的檔案后續(xù)問題日益呈現(xiàn)，解除勞動關(guān)系人員在與企業(yè)解除勞動關(guān)系時(shí)，企業(yè)給予員工一次性經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，在得到經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金后，員工的檔案能否轉(zhuǎn)移沒有明確的政策性文件。
（二）領(lǐng)導(dǎo)管理檔案意識淡薄
1、重視程度不夠。企業(yè)是以營利為目的從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的社會經(jīng)濟(jì)組織，受習(xí)慣定式的影響，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和部分同志認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，檔案所需經(jīng)費(fèi)短缺、發(fā)展后勁不足，導(dǎo)致了檔案工作處于被動應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成職工檔案工作。隨著改革的全面深化，企業(yè)精簡人員編制，檔案管理體制受到?jīng)_擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，不能集中精力開展檔案工作。
2、檔案意識逐漸淡化。由于企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革進(jìn)程的不斷加快，其中大部分企業(yè)改制成非公有制企業(yè)，企業(yè)人事檔案管理工作遇到了前所未有的新問題。保留在留守處或老廠人員檔案雖然名義上有主管單位，但受方方面面因素的影響，這些單位的檔案多數(shù)被遺忘在角落，甚至丟失；而無留守處的單位，則企業(yè)職工提著檔案回家，自己拿著檔案回家涂改。改制企業(yè)中，有的片面地認(rèn)為，企業(yè)經(jīng)營者與員工是“雇傭關(guān)系”，用的是職工現(xiàn)有的勞動力，花功夫、費(fèi)財(cái)力抓職工檔案管理沒有必要，因而，不能把職工檔案管理工作列入工作日程，造成了職工檔案收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)問題倍出，嚴(yán)重影響了工作的正常開展。甚至有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個(gè)人利益。
（三）管理方法落后
職工檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。多數(shù)企業(yè)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子。在運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化手段，充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面下功夫不夠。
（四）檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
二、解決企業(yè)職工檔案工作存在問題的對策
要解決企業(yè)職工檔案工作存在問題，必須貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持以人為本，以創(chuàng)新為動力，以檔案信息化建設(shè)為手段，以服務(wù)為方向，促進(jìn)企業(yè)職工檔案工作向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
(一)建立與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代管理體制
1、要明確檔案的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)制定本地《企業(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當(dāng)?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T認(rèn)定后，具備保管條件的的用人單位，二是當(dāng)?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T的技術(shù)工人交流中心。嚴(yán)禁職工個(gè)人或他人保管檔案，民營中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也不得保存職工檔案。
2、要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對有單位接收的人員應(yīng)及時(shí)將其檔案辦理交接；對臨時(shí)未落實(shí)單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理，待落實(shí)單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對解除勞動關(guān)系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理；對下崗人員的檔案，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心保存，以便再就業(yè)時(shí)使用。
3、管理方式應(yīng)適應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要，由現(xiàn)在的多級分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。有條件的大中型企業(yè)由勞動和社會保障行政部門、檔案行政部門指導(dǎo)，獨(dú)立管理職工檔案，小型企業(yè)和私營、個(gè)體、外資企業(yè)的職工檔案由當(dāng)?shù)貏趧颖Ｕ暇值募夹g(shù)工人交流中心管理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立個(gè)人檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)等一條龍管理體系，這樣既能有效地保障職工個(gè)人利益，方便企業(yè)的職工管理工作，杜絕檔案管理中不良現(xiàn)象的發(fā)展，又能充分發(fā)揮勞動和社會保障行政部門的服務(wù)職能，提高辦事效率。今后將逐步過渡到對本地區(qū)企業(yè)職工檔案實(shí)行由當(dāng)?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T集中統(tǒng)一保管，由當(dāng)?shù)貦n案行政部門統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，將職工的檔案劃分為在職、失業(yè)和勞動事務(wù)三個(gè)部分，實(shí)行統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理，查閱取證制度化、網(wǎng)絡(luò)化。此舉可避免職工檔案在企業(yè)的隨意性和職工流動、再就業(yè)等統(tǒng)計(jì)查詢的不穩(wěn)定因素，為當(dāng)前的下崗、失業(yè)人員再就業(yè)以及職工辦理退休等提供方便。
（二）強(qiáng)化檔案意識，提高企業(yè)職工檔案工作地位
加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。一是充分利用報(bào)紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)計(jì)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓(xùn)形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識，工作實(shí)踐中自覺地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，促進(jìn)企業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。
（三）加強(qiáng)管理，形成科學(xué)完善的管理機(jī)制
1、加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)。勞動和保障行政部門對企業(yè)職工檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，檔案行政部門對企業(yè)職工檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。
2、提高檔案工作的規(guī)范化程度。為了使檔案管理程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，必須結(jié)合職工檔案工作實(shí)際建立健全各項(xiàng)制度，并嚴(yán)格執(zhí)行制度，檢查落實(shí)制度，切實(shí)做到有法必依，有章可循。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
3、做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案管理單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《勞動法》和《檔案法》，健全檔案管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地為每一個(gè)職工記錄、收集、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，保證職工檔案的完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用。
4、提高檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著檔案現(xiàn)代化管理的深入，隨著信息時(shí)代的到來，各種現(xiàn)代化設(shè)施以迅雷不及掩耳之勢襲來，使計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)生了新的變革，正邁向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。我國傳統(tǒng)的職工檔案管理應(yīng)由控制性、分散性管理轉(zhuǎn)向服務(wù)性、集中性管理，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為我們提供了發(fā)展的契機(jī)。要不斷強(qiáng)化檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識，對他們進(jìn)行現(xiàn)代化微機(jī)知識培訓(xùn)，并熟練掌握有關(guān)知識。要重視運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備手段，對職工人事檔案信息進(jìn)行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，充分發(fā)揮現(xiàn)代化工具的作用。
（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
人才是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，把檔案干部培養(yǎng)成學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型人才是新形勢下做好企業(yè)職工檔案工作，開創(chuàng)新局面的前提和保證。要從促進(jìn)事業(yè)發(fā)展出發(fā)，堅(jiān)持以人為本，積極實(shí)施人才工程，努力構(gòu)造一個(gè)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、使用人才、儲備人才的良好機(jī)制，建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的職工檔案管理隊(duì)伍。
1、要嚴(yán)把選人關(guān)。檔案工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，根據(jù)新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時(shí)，要注重選拔思想政治素質(zhì)高，年紀(jì)輕、學(xué)歷高、擅長計(jì)算機(jī)操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。
2、要強(qiáng)化培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。注重實(shí)用性，以整代訓(xùn)。分期分批集中檔案管理人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，圍繞疑難問題進(jìn)行研究探討，以達(dá)到取長補(bǔ)短，共同提高的目的。同時(shí)積極鼓勵(lì)檔案管理人員在職自學(xué)，并加強(qiáng)自學(xué)情況檢查和督促，從業(yè)務(wù)能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業(yè)職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業(yè)職工檔案管理經(jīng)驗(yàn)，解決疑難問題，研究新的發(fā)展思路，提升工作水平。
3、要健全目標(biāo)管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標(biāo)管理，并與年終考核相結(jié)合，從而促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。
4、要引入競爭，形成有效激勵(lì)機(jī)制。檔案管理的核心就是將人力資源當(dāng)中蘊(yùn)藏的一切力量都挖掘和發(fā)揮出來。在這一過程中有效利用激勵(lì)機(jī)制是調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性的重要手段。一是人性激勵(lì)。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關(guān)心愛護(hù)檔案管理人員，大力調(diào)動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性。二是知識激勵(lì)。在創(chuàng)造條件對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，鼓勵(lì)他們自學(xué)成才和參加各種繼續(xù)教育活動，對自學(xué)成才者重新量才使用。三是目標(biāo)激勵(lì)。根據(jù)工作任務(wù)科學(xué)、合理地制定目標(biāo)及目標(biāo)完成與否的獎(jiǎng)懲制度，從而激勵(lì)每一位檔案工作者為完成這些目標(biāo)去發(fā)揮聰明才智，使一切有利于檔案事業(yè)發(fā)展的有生力量盡情地迸發(fā)出來。
集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義，一是檔案實(shí)體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項(xiàng)檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的制度。如果一個(gè)單位沒有落實(shí)“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實(shí)“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
要搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。近年來，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，在公司領(lǐng)導(dǎo)班子會上多次提出加強(qiáng)檔案管理工作，建立了以公司黨委書記負(fù)責(zé)制，公司辦公室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作發(fā)展目標(biāo)列入公司年度工作計(jì)劃，檔案管理要上新臺階，使其達(dá)到檔案法規(guī)的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)了文書、科技、會計(jì)、聲像電子、實(shí)物、人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并于2010年8月通過了河南省檔案工作目標(biāo)管理先進(jìn)單位，檔案管理工作步入正規(guī)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中的作用。
要加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對電子檔案的信息保護(hù)。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。要結(jié)合當(dāng)前的中心工作，為科學(xué)決策提供參考。
一、明確目標(biāo)，分類管理
根據(jù)學(xué)校檔案的特點(diǎn)，結(jié)合教育工作的實(shí)際需要，學(xué)校檔案可分為：文書檔案；教學(xué)檔案；學(xué)生檔案；教師檔案；德育檔案，體育、美育、音樂、勞動技術(shù)、衛(wèi)生檔案；特色檔案；安全檔案；其他檔案等九大類。為了便于查找利用，每一大類又可進(jìn)行細(xì)化，即將文書檔案劃分為上級機(jī)關(guān)文件、通知、通報(bào)；簡報(bào)、教育報(bào)；學(xué)期和年度《教工手冊》；各類規(guī)章制度、人員職責(zé)；各種會議記錄；學(xué)校發(fā)展建設(shè)規(guī)劃；學(xué)?；厩闆r；學(xué)校各類組織機(jī)構(gòu)。教學(xué)檔案劃分為學(xué)校各類課堂講評標(biāo)準(zhǔn)；課改日志；教研組活動記錄；骨干教師、培養(yǎng)對象檔案；校改實(shí)驗(yàn)檔案；學(xué)校優(yōu)秀教學(xué)論文集；教學(xué)質(zhì)量分析；教學(xué)檢查記錄；學(xué)科教學(xué)成績；學(xué)科課外小組訓(xùn)練記錄；教學(xué)競賽記錄；教師講學(xué)評估；教學(xué)交流活動記錄；手抄報(bào)等大語文資料；教師教學(xué)講評標(biāo)準(zhǔn)；學(xué)校體育活動記錄；學(xué)校藝術(shù)活動記錄；學(xué)生作業(yè)批改記錄；校本課程教材；學(xué)期學(xué)生教材一覽表。學(xué)生檔案劃分為新生錄取花名冊；新生登記表；新生學(xué)籍變化情況；流失生花名冊；畢業(yè)生花名冊；學(xué)生獎(jiǎng)懲情況；流失生回收檔案；學(xué)年班級花名冊；學(xué)生評價(jià)手冊。教師檔案劃分為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人成長檔案；骨干教師個(gè)人成長檔案；培養(yǎng)對象個(gè)人成長檔案；教師個(gè)人成長檔案；教師基本情況統(tǒng)計(jì)表；骨干教師基本情況；課改典型教師檔案；教師獎(jiǎng)懲情況；教師業(yè)績考核資料；教師基本功訓(xùn)練、比賽材料；教師學(xué)歷復(fù)印件。德育檔案劃分為學(xué)校德育工作手冊； 班主任工作手冊；德育活動資料；德育專題研討論文；黨、團(tuán)建設(shè)；家長學(xué)校建設(shè)材料；升旗活動及安排記錄；依法治校資料。體育、美育、音樂、勞動技術(shù)、衛(wèi)生檔案劃分為校園體育節(jié)、藝術(shù)節(jié)材料；各種活動獲獎(jiǎng)紀(jì)錄；校運(yùn)會有關(guān)材料；單項(xiàng)體育競賽材料；學(xué)生健康檢查表；心理健康材料。特色建設(shè)檔案劃分為特色建設(shè)計(jì)劃總結(jié)；特色建設(shè)活動記錄；特色建設(shè)成果；特色建設(shè)組織機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度。安全工作檔案劃分為單位基本情況，重點(diǎn)部位情況；安全責(zé)任人、管理人、安全員責(zé)任分工表；安全設(shè)施、器材情況；安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)記錄；各類安全隱患及其整改情況記錄；各類安全檢查、巡查記錄；各類安全宣傳培訓(xùn)記錄；各類事故及處理記錄；各類應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；食品衛(wèi)生管理檔案。其他檔案劃分為學(xué)校辦校水平社會滿意度調(diào)研表；學(xué)校集體、個(gè)人各類榮譽(yù)證書；檢查記錄；音像資料；音體美勞、衛(wèi)生器材登記；實(shí)驗(yàn)室各種器材登記。通過詳細(xì)的劃分標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)校的檔案分類有章可循，為分類管理奠定基礎(chǔ)。
二、注重收集，形成規(guī)范材料
檔案是高級中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也可直接反映本單位的工作實(shí)績。但從當(dāng)前我國高級中學(xué)學(xué)校文件材料收集的實(shí)際情況看，有的文件材料特別是學(xué)校本身形成的不同載體的“賬外”文件材料，得不到及時(shí)地收集整理歸檔，存在不完整、不齊全的現(xiàn)象。我校在此方面進(jìn)行了一些積極探索，即在年初制定各級工作目標(biāo)責(zé)任書和檔案臺賬資料考評表，將需收集歸檔的文件材料全部細(xì)化到個(gè)人，并與年終考核掛鉤，凡是檔案資料不全的在職人員年終考核適當(dāng)扣分，對文件材料收集歸檔成績顯著個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)加分，對學(xué)校的檔案管理工作起到了較好的推動作用。
三、實(shí)現(xiàn)信息化管理，全面提升管理水平
為了校園各群體可以方便、快捷地利用檔案信息，學(xué)校可將利用率高的檔案進(jìn)行信息化處理，既可提高學(xué)校檔案的利用率，又可大大促進(jìn)學(xué)校檔案的科學(xué)管理。在平時(shí)的資料建設(shè)上，應(yīng)做到事事有記載，件件有材料，并充分利用錄像機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化音像器材，將學(xué)校每一次教研活動及各種節(jié)慶活動、參觀交流活動等全部記錄保存，使校檔案室各種資料齊備，全面而完整地記錄學(xué)校的創(chuàng)業(yè)發(fā)展史，為學(xué)校積累寶貴的財(cái)富；可利用學(xué)校的多媒體網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)軟硬件共享，減少學(xué)校在硬件上的開支，更好地發(fā)揮各種教學(xué)設(shè)備的效益。
