發(fā)布時(shí)間：2023-02-27 11:13:40
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案館做好年鑒樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】 重點(diǎn)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介編纂
Abstract This paper analyzes the key urban construction projects important role in its range of content included to clarify the key urban construction project information is information collection methods and principles of writing Introduction.Key words Key Project Profile codification
中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2013）
城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介，是城建檔案重要的基礎(chǔ)編研資料之一，其反映的是城建重點(diǎn)建設(shè)工程、重大產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目工程、重大基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目和關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重要項(xiàng)目工程建設(shè)情況。各館、室對(duì)此都 比較了解，普遍開展了對(duì)這一內(nèi)容的編纂工作。為了能進(jìn)一步做好這一編纂工作，在此作些粗淺研究，以其共勉。
一、認(rèn)清城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目的重要作用
1、城建重點(diǎn)工程份量重。城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目，或是重要的市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，或是城建重點(diǎn)大的建設(shè)項(xiàng)目，或是關(guān)系民生的重點(diǎn)工程，這些與城市的發(fā)展、與人民的切身利益息息相關(guān)，在建設(shè)工程項(xiàng)目所占的比重也比較大。因而，重點(diǎn)工程是工程中的重點(diǎn)，理所當(dāng)然應(yīng)該受到重視。
2、城建重點(diǎn)工程影響大。由于重點(diǎn)工程，往往被當(dāng)?shù)卣袨槟甓鹊氖姓攸c(diǎn)建設(shè)工程，比較引人注目，加之不少重點(diǎn)工程建設(shè)體量大，投資多，建設(shè)工期長(zhǎng)，建成后的投資收益高，被社會(huì)廣泛關(guān)注。因而，重點(diǎn)工程項(xiàng)目的影響度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了一般工程。
3、城建重點(diǎn)工程檔案是館藏的重點(diǎn)。重點(diǎn)工程因其大、重要施工、難度高，施工中往往采用新科技新技術(shù)比較多。其形成的檔案一是多，二是科技含量高，檔案的參考使用價(jià)值比較大。因此，各館、室都把它作為重點(diǎn)檔案管理，從施工初期便介入，經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)做好檔案收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，驗(yàn)收中認(rèn)真把關(guān)，并完整及時(shí)地接收進(jìn)館。把它列為館藏的重點(diǎn)名副其實(shí)，這也是城建檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。
二、明白城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目包含的內(nèi)容范圍
1、被當(dāng)?shù)卣腥氤墙ㄖ攸c(diǎn)工程的建設(shè)項(xiàng)目。各地縣以上政府部門，每年都會(huì)列出城建重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目工程作為年度重點(diǎn)工程。這無(wú)疑是城建檔案館、室的重點(diǎn)工程檔案，應(yīng)該從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批開始就非常關(guān)注，加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)每一個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，把好檔案接收關(guān)，確保這些檔案能齊全完整及時(shí)地被接收進(jìn)館，以不斷豐富館藏城建檔案資源。
2、具有深遠(yuǎn)影響的重大產(chǎn)業(yè)建設(shè)項(xiàng)目。工業(yè)項(xiàng)目是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)項(xiàng)目，特別是一些重大產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)力更大，產(chǎn)業(yè)規(guī)模大，基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的規(guī)模也大，產(chǎn)生的基本建設(shè)檔案也多。還有一些不隸屬于本地投資管轄的項(xiàng)目，如省屬、部屬企業(yè)或國(guó)家直接投資建設(shè)的產(chǎn)業(yè)工程項(xiàng)目，毫無(wú)疑問也應(yīng)該成為當(dāng)?shù)爻墙n案館、室的重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案。城建檔案館、室應(yīng)采取措施，疏通關(guān)系，做好工作，把這些檔案盡量及時(shí)接收進(jìn)館。
3、重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目。主要指城市范圍內(nèi)重要和大的道路、橋架、廣場(chǎng)、隧道、公共交通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理、處置工程。這些工程涉及民生、市容和城市承載能力，影響范圍廣，維護(hù)經(jīng)常，工程質(zhì)量要求比較高。建設(shè)部為了把這些建設(shè)工程檔案收集好、保管好，專門下發(fā)了文件，頒發(fā)了《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》。國(guó)家對(duì)這類工程和建設(shè)工程檔案如此重視，我們沒有理由不把它作為重點(diǎn)建設(shè)工程。
4、關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事。中華人民共和國(guó)是人民民主的國(guó)家，各級(jí)人民政府是人民的政權(quán)，是全心全意為人民服務(wù)的。因此，一切為了人民，是政府的宗旨。政府每年推出的惠及民生的重大實(shí)事工程，很得人心，影響深遠(yuǎn)，這也是讓人民共享改革和城市建設(shè)成果的具體行動(dòng)。因此，這類工程檔案也是各館、室的重點(diǎn)工程檔案。
5、體量比較大的建設(shè)工程項(xiàng)目。除上述兩種情形 ，一些建筑體量比較大,特別是單體建筑體量比較大的建設(shè)工程項(xiàng)目，也應(yīng)該作為檔案館、室的重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案。因?yàn)檫@些項(xiàng)目投資大，使用年限長(zhǎng)，涉及面比較廣，使用范圍也比較廣，影響比較大。因此，檔案館、室也應(yīng)該把這類檔案作為重點(diǎn)工程檔案。
6、比較重要的橋涵工程項(xiàng)目。架設(shè)在比較重要路段上的橋涵或體量比較大的公路、鐵路、跨海大橋等，也是重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目，城建檔案館、室也應(yīng)把它們作為城建重點(diǎn)工程建設(shè)檔案，及時(shí)接收進(jìn)館，以備利用。
三、做好城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目資料的收集整理
1、收集好立項(xiàng)、審批過的建設(shè)信息。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案，是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收全過程中形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的各種形式和載體的項(xiàng)目文件。是項(xiàng)目工程的真實(shí)寫照，是項(xiàng)目日后進(jìn)行維修、管理、改造、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。立項(xiàng)、審批等前期信息資料的收集、是為了開工建設(shè)后更好地做好檔案文件材料收集的跟蹤業(yè)務(wù)指導(dǎo)和最終齊全完整地把工程檔案收集進(jìn)館。這是工程檔案重要信息鏈的前端，可以起到指引作用，引導(dǎo)我們?nèi)ニ阉髌湎嚓P(guān)的信息資料，應(yīng)該引起重視。
2、收集好政府及建設(shè)行政部門相關(guān)的建設(shè)資料。一個(gè)重大的建設(shè)項(xiàng)目，從啟動(dòng)到完成，是多個(gè)部門和單位共同努力的結(jié)果，有的甚至是較長(zhǎng)時(shí)期共同奮斗而成。在這個(gè)過程中，各自不同的角度關(guān)注和反映著工程建設(shè)的成長(zhǎng)及最后的竣工落成。這些從不同側(cè)面反映的眾多建設(shè)信息，極為豐富精彩，是編纂重點(diǎn)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介的重要素材，應(yīng)該很好地收集、歸攏、記錄、存放、以備使用。這些資料主要有政府部門的當(dāng)?shù)?a href="http://ymbev.com/haowen/22098.html" target="_blank">年鑒、政府網(wǎng)站的重要新聞、當(dāng)?shù)氐男侣剤?bào)紙、建設(shè)部門的建設(shè)年鑒中有關(guān)的資料等。
3、查閱好館藏檔案。館藏城建重點(diǎn)工程檔案，是重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)的信息中心，是其各種建設(shè)信息數(shù)據(jù)的聚集地，是編纂城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介的主要依靠材料。因此，必須認(rèn)真查閱、摘記、編匯、選取，以滿足成稿的需要。館藏城建重點(diǎn)工程檔案是重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目簡(jiǎn)介的主要信息來(lái)源，關(guān)鍵之點(diǎn)是收集進(jìn)館的重點(diǎn)建設(shè)工程檔案必須完整、齊全。因此，這就涉及重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作是不是順利，符合不符合規(guī)范程序，建設(shè)行政主管部門之間的配合是否緊密。只有解決了這些問題，才能確保重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案能完整、齊全、及時(shí)地接收進(jìn)館，館藏檔案的資源結(jié)構(gòu)才能科學(xué)合理，城建檔案館、室才能成為真正意義上的城建資源信息中心。從而為編纂城建重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介創(chuàng)造有利條件。
四、城建重點(diǎn)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介的寫作原則
1、把握基本特點(diǎn)。編好重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介，很重要的是把握住重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目的特征和其檔案的特點(diǎn)，然后才能具有針對(duì)性地去查閱、認(rèn)識(shí)、描寫和敘述。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程的主要特征：一是投資大，且多以國(guó)家投資為主；二是工期長(zhǎng)；三是參建單位多，涉及部門廣；四是領(lǐng)導(dǎo)重視，推動(dòng)作用大；五是投資主體多元化。其檔案的特點(diǎn)：一是載體多樣，數(shù)量多，保存價(jià)值高；二是來(lái)源廣泛涉及面廣；三是形成和歸檔時(shí)間相應(yīng)較長(zhǎng)；四是涉及學(xué)科、專業(yè)技術(shù)面寬，門類繁多。把握住這些特征和特點(diǎn)，查閱時(shí)才能有所選擇，不走彎路，少浪費(fèi)時(shí)間，需要啥看啥；寫作時(shí)才能有的放矢，分清主次，將其最有價(jià)值的部分，盡量予以突出。
2、注重館藏檔案。館藏重點(diǎn)工程檔案，對(duì)該工程的項(xiàng)目建設(shè)狀況反映的最真實(shí)、最完整，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)和技術(shù)數(shù)據(jù)記錄的也最全，因而是最可依賴的版本。寫作時(shí)應(yīng)以該工程檔案為藍(lán)本，對(duì)一些不清楚、不詳盡的部分，再去參考其它的信息內(nèi)容?？傊瑱n案里有的應(yīng)如實(shí)反映，檔案里缺的應(yīng)如實(shí)補(bǔ)充，使“簡(jiǎn)介”盡可能的全面。
Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.
關(guān)鍵詞： 煤炭企業(yè)；檔案管理網(wǎng)絡(luò)；思考
Key words： coal enterprises；records management network；thinking
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2014）03-0178-02
0 引言
隨著煤炭企業(yè)改革開放的不斷深入發(fā)展，循環(huán)經(jīng)濟(jì)得到較快發(fā)展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長(zhǎng)產(chǎn)業(yè)鏈條，形成了以煤炭生產(chǎn)為主多種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)并存的格局，煤炭企業(yè)紛紛成立了各大集團(tuán)公司，這就使檔案館的工作必然擔(dān)負(fù)起集團(tuán)公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務(wù)，建立怎樣檔案管理網(wǎng)絡(luò)？形成怎樣的工作體制、運(yùn)行機(jī)制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進(jìn)行一一探討。
1 面臨的問題
1.1 檔案工作運(yùn)行機(jī)制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌 目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，認(rèn)為檔案工作不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級(jí)單位檔案科（室）為重點(diǎn)，部門檔案資料網(wǎng)點(diǎn)補(bǔ)充的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂，機(jī)構(gòu)變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無(wú)著落，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴(yán)重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識(shí)到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。
1.2 檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要 隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團(tuán)公司是以煤炭為主業(yè)，同時(shí)始終把循環(huán)經(jīng)濟(jì)作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)。現(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制，企業(yè)集團(tuán)和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級(jí)隸屬關(guān)系，已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個(gè)獨(dú)立法人單位的新型關(guān)系，企業(yè)集團(tuán)原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機(jī)構(gòu)、管理體制、經(jīng)營(yíng)方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來(lái)的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無(wú)法滿足企業(yè)個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。
1.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng) 檔案工作是一項(xiàng)十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個(gè)人就能干，沒有技術(shù)含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來(lái)看門守?cái)偩托?。檔案工作對(duì)檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個(gè)職能部門工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識(shí)，有了較廣博的知識(shí)面，才能對(duì)多方位的工作應(yīng)對(duì)自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。
2 煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因
2.1 沒有形成一套強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心 形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨(dú)行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心，不能準(zhǔn)確把握上級(jí)指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運(yùn)行程序銜接不上，職責(zé)不明確。
2.2 沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度 不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項(xiàng)目檔案的審批立項(xiàng)與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有機(jī)聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗(yàn)收簽字，隨意開箱運(yùn)行，造成檔案資料丟失。
2.3 企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí) 不少單位往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時(shí)，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導(dǎo)致檔案缺失。
2.4 在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中，企業(yè)和主管部門對(duì)檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會(huì)計(jì)檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會(huì)給國(guó)家、企業(yè)造成不可挽回的損失。
3 決解問題的辦法
3.1 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理 規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號(hào)。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，便于了解掌控各級(jí)檔案管理部門工作動(dòng)向，及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團(tuán)公司為例：1988年潞安集團(tuán)公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里，集團(tuán)公司檔案館改進(jìn)工作思路，及時(shí)對(duì)公司所屬各單位進(jìn)行調(diào)查摸底，對(duì)符合構(gòu)成全宗三要素的單位，給予全宗號(hào)。并對(duì)有全宗號(hào)的單位進(jìn)行嚴(yán)格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關(guān)于潞安集團(tuán)公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號(hào)的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機(jī)整體，便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，有效地保護(hù)和利用檔案。
3.2 健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，堅(jiān)持依法辦事 建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，形成開展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團(tuán)公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對(duì)公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標(biāo)、有考核、有監(jiān)督。有目標(biāo)：開局之年就制訂詳盡的工作計(jì)劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動(dòng)檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標(biāo)，相應(yīng)制定考核辦法，進(jìn)一步推進(jìn)和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強(qiáng)文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)為集團(tuán)的服務(wù)意識(shí)。
3.3 創(chuàng)新管理模式 建立檔案協(xié)助方陣 為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化。潞安集團(tuán)是山西五大煤炭企業(yè)集團(tuán)之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級(jí)增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。潞安集團(tuán)公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實(shí)施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個(gè)立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個(gè)方陣，每一方陣設(shè)有協(xié)作負(fù)責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過反復(fù)考慮，權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后，才被列入負(fù)責(zé)單位。采用這種管理模式，一方面可以加強(qiáng)各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠(yuǎn)，不必要的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進(jìn)公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進(jìn)公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為集團(tuán)公司服務(wù)。
3.4 全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道 由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設(shè)施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫(kù)房亂堆亂放雜物等等，嚴(yán)重危及檔案安全。所以全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道非常必要的。以潞安集團(tuán)公司為例：該公司檔案館為全面推動(dòng)集團(tuán)公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺(tái)階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項(xiàng)管理措施、下發(fā)各種針對(duì)性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評(píng)比、達(dá)標(biāo)活動(dòng)。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫(kù)，并嚴(yán)格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時(shí)配備了相應(yīng)的專職檔案管理員，制定了相應(yīng)的檔案管理制度，建立了符合本單位實(shí)際情況的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，大大夯實(shí)了檔案工作基礎(chǔ)，為集團(tuán)公司全面推動(dòng)檔案工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。
3.5 用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失 煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時(shí)對(duì)自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對(duì)性地下發(fā)年報(bào)統(tǒng)計(jì)文件，及時(shí)了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動(dòng)向，從而及時(shí)掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對(duì)關(guān)閉破產(chǎn)單位開展檔案指導(dǎo)工作，督促這些單位夯實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案妥善保管，確保檔案萬(wàn)無(wú)一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調(diào)動(dòng)制度。
3.6 培訓(xùn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案人員，需建立靈活多樣培訓(xùn)機(jī)制，提高人員素質(zhì) 要有一批以煤炭企業(yè)檔案館為核心的管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)的能勝任煤炭企業(yè)檔案工作的管理人員。培訓(xùn)管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案管理人員，可根據(jù)本單位實(shí)際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍。另一種方法：直接邀請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門選派專業(yè)骨干人員深入基層，改變以往站在講臺(tái)理論教學(xué)模式，采用和學(xué)員互動(dòng)教學(xué)或直接親自手把手教學(xué)，以干代訓(xùn)，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時(shí)熟悉了解本單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、安全、基建等等方面工作內(nèi)容，提高檔案人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)本領(lǐng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐建民.檔案管理中心[Z].中遠(yuǎn)集裝箱運(yùn)輸有限公司年鑒，2002.
關(guān)鍵詞：城建檔案、編研、編研成果
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
城建檔案編研工作是以城建檔案館藏為對(duì)象，以滿足城市建設(shè)和社會(huì)利用檔案的需求為目的，在研究城建檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照一定的題目，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、挑選、編輯和評(píng)價(jià)，是為城建檔案事業(yè)和社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。通過編研，把城建檔案有價(jià)值的信息集中、系統(tǒng)地展現(xiàn)在利用者面前，為利用者提供快捷方便的服務(wù)。它是使城建檔案管理“深化”，檔案資料“活化”，主動(dòng)有效提供檔案信息服務(wù)的一個(gè)重要手段，是城建檔案管理工作向高層次方向發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。面對(duì)日益變化的城市面貌，我們有責(zé)任將這些變化記錄下來(lái)。
一、城建檔案編研工作現(xiàn)狀
城建檔案信息資源的不斷增加和社會(huì)對(duì)檔案利用的日益頻繁，促進(jìn)了城建檔案編研工作的發(fā)展，近年來(lái)，盡管編研業(yè)務(wù)有所發(fā)展，但從目前情況看還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在：
（一）重視“編”而忽視“研”
城建檔案編研工作目前的瓶頸處于“研究性”編研很少的階段，大多數(shù)只是進(jìn)行一個(gè)初步的編寫等工作，所謂“編”充其量也只是檔案資料的機(jī)械“匯總”，這是在沒有深入研究情況下的無(wú)奈之舉，而真正意義上對(duì)于城建檔案信息資源利用起著重大作用的則是具有創(chuàng)造性的編研成果。
（二）編研成果沒能產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益
以往，城建檔案的信息編研資料大多都是為了應(yīng)付各類檢查、評(píng)估或作為內(nèi)部參考資料，真正能走上社會(huì)，產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的并不多。雖然近年來(lái)城建檔案工作編研工作已經(jīng)日益呈現(xiàn)重要性，但由于各種因素的制約，編研成果并不樂觀。
（三）選題狹窄陳舊、形式單一
如今，海量的城建檔案信息資源所要承載的信息成果需要通過不同的形式被展現(xiàn)出來(lái)，特別是城建檔案編研工作需要借助更多的攝影、聲像等技術(shù)的應(yīng)用，這主要集中體現(xiàn)在一些畫冊(cè)、專題片上。而現(xiàn)實(shí)的情況是，城建檔案編研工作選題陳舊、形式比較單一，所以，在城建檔案編研工作中要通過深入細(xì)致的研究、分析、綜合與歸納，找出具有指導(dǎo)性和借鑒意義的結(jié)論，并通過不同形式將其充分展現(xiàn)出來(lái)。如南寧市城建檔案館創(chuàng)辦的《南寧城建檔案》季刊、《南寧水城建設(shè)》《南寧百年圖證》等；本溪市城建檔案館的《本溪市城鄉(xiāng)建設(shè)年鑒》；近年，由杭州市城管辦與杭州電視臺(tái)綜合頻道聯(lián)合制作的40集電視系列片《小巷故事》，生動(dòng)有趣地?cái)⒄f了杭州街巷的歷史沿革、典故和民間傳聞，向世人再現(xiàn)了古老杭州街巷里弄的歷史文化內(nèi)涵。杭州市城建檔案館的《近代杭州圖集》《杭州古舊地圖集》《杭州金字招牌·中華老字號(hào)風(fēng)采》等。
城建檔案編研工作幾點(diǎn)體會(huì)
城建檔案編研工作是較高層次、較高效能的檔案利用方式；是促進(jìn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，擴(kuò)大城建檔案機(jī)構(gòu)社會(huì)影響、提高社會(huì)地位的強(qiáng)力推手；也是保存城建檔案完整和加強(qiáng)城建檔案?jìng)鞑サ淖罴淹緩健Ｔ谛聲r(shí)期環(huán)境下以及各種因素的轉(zhuǎn)變中，我們必須把城建檔案編研工作提到一個(gè)重要地位，多渠道、多方法完善和創(chuàng)新城建檔案編研之路。
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好編研工作的重要保證
在過去相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，大多數(shù)城建檔案館的編研室并沒有過多的實(shí)質(zhì)性工作，只是簡(jiǎn)單的資料收集與管理，隨著資料的日益增多，我們發(fā)現(xiàn)無(wú)論是城建檔案理論的研究還是工作的實(shí)踐，都必須從實(shí)際出發(fā)，所做的各項(xiàng)工作都應(yīng)及時(shí)總結(jié)，長(zhǎng)期積累，進(jìn)行分析、梳理、歸納，寫出具有專業(yè)特點(diǎn)的編研成果，用來(lái)指導(dǎo)工作。所以前提是只有引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，才能加大資金的投入、指定專業(yè)人才負(fù)責(zé)編研工作，從而把編研工作納入到館業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，對(duì)編研工作做到年初有計(jì)劃，中間有檢查，年底出成果，保證編研成果保質(zhì)保量。
（二）編研意識(shí)創(chuàng)新化
城建檔案編研成果創(chuàng)新的前提是編研意識(shí)的創(chuàng)新，思想觀念的不斷改變，是一切事物發(fā)展的動(dòng)力。編研意識(shí)創(chuàng)新化主要包含三個(gè)方面，一是產(chǎn)業(yè)意識(shí)。檔案屬于新興信息產(chǎn)業(yè)的一部分，要提高產(chǎn)業(yè)一是，最大限度發(fā)揮信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。二是服務(wù)意識(shí)。編研工作需要以用戶需求為宗旨，通過編研成果在更高層次上進(jìn)行服務(wù)。三是經(jīng)濟(jì)意識(shí)。要重視市場(chǎng)需求，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，找準(zhǔn)服務(wù)對(duì)象，使編研開發(fā)具有針對(duì)性、目的性，形成以編研促利用，以利用檢驗(yàn)編研的良性循環(huán)。
（三）編研成果精品化
編研成果的優(yōu)劣，很大程度取決于作品內(nèi)容的可觀性、可讀性、可藏性。城建檔案編研內(nèi)容雖立足于檔案，但編研成果本身往往也成為重要檔案史料，在內(nèi)容的選擇上理應(yīng)做到深、值、廣。所以在編研選題上首先做到圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)，使編研工作進(jìn)口時(shí)代主題，緊跟城市化進(jìn)程。其次要體現(xiàn)專業(yè)特點(diǎn)和地方特色。如不同時(shí)期的施工技術(shù)、建筑風(fēng)格等。突出服務(wù)重點(diǎn)和館藏優(yōu)勢(shì)。盡可能顯示館藏優(yōu)勢(shì)，逐步走出一條有地域特色、館藏特色、專業(yè)特色的編研新路子?，F(xiàn)階段已經(jīng)有部分城建檔案館著手開展編研創(chuàng)新性、精品化研究成果。
（四）編研人才復(fù)合化
城建檔案學(xué)科跨度大，涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)，特別注重實(shí)用性和各種載體的運(yùn)用。因此，編研工作者不僅需要了解建筑方面的知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，還要有深厚的文字功底和編排能力等本領(lǐng)，在基礎(chǔ)扎實(shí)之外還需要不定期開展針對(duì)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部和外部培訓(xùn)。
[關(guān)鍵詞]檔案信息資源開發(fā)利用；手段；探析
檔案信息的種類可以包括科研動(dòng)態(tài)、新材料信息、新品種信息、金融信息、人才信息、企業(yè)管理信息、經(jīng)濟(jì)綜合信息等等， 同時(shí)， 又可以展示實(shí)物樣品、編輯信息專集、信息快報(bào)、圖片信息、音像信息等。檔案信息具有豐富而可靠的特點(diǎn)。過去由于檔案部門過分強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，使人們認(rèn)為檔案館是保密重地， 是對(duì)外封鎖的， 也使檔案工作被蒙上一種神秘的色彩。所以， 人們對(duì)新形勢(shì)下檔案工作不了解， 對(duì)檔案本身的真實(shí)性、知識(shí)性、信息性、權(quán)威性認(rèn)識(shí)淡薄， 不會(huì)、不敢、不善于利用檔案。一些人甚至不知道檔案還有信息利用價(jià)值。但這并不意味著人們無(wú)利用檔案之實(shí)際需要。鑒于檔案及檔案工作實(shí)際， 作為檔案工作者， 我們有責(zé)任加強(qiáng)檔案信息轉(zhuǎn)化工作， 并以能為一般公眾接受的形式將檔案信息輸入社會(huì)， 服務(wù)社會(huì)。目前， 這方面除了進(jìn)一步做好傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作外， 有必要研究、探索新的傳播檔案信息途徑， 以豐富檔案信息的輸出。
1. 編制科學(xué)的檢索體系， 方便檔案信息資源的開發(fā)與利用。社會(huì)對(duì)檔案信息利用和需求日益增多， 只有先進(jìn)的傳遞手段， 才能把檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、多渠道地傳遞出去， 方便利用。目前， 檔案檢索工具比較單一， 檢索手段比較陳舊落后， 特別是檔案信息檢索深度差， 檔案信息無(wú)論從數(shù)量上、還是從積累速度上看都與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不相適應(yīng)。因而， 做好檔案信息資源的開發(fā)工作， 必須編制科學(xué)的檢索體系， 為利用者提供更多的檢索渠道， 增強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用能力。對(duì)綜合性檔案館而言， 它的檢索工具應(yīng)具備案卷目錄、全引目錄、文件分類卡片（ 目錄） 、人名卡片（目錄） 、全宗介紹、檔案館指南等。有了這些規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的檔案檢索工具， 檔案利用者可根據(jù)自己熟悉的渠道隨時(shí)查找所需要的檔案信息。這樣， 就能方便用戶， 較大限度地發(fā)揮檔案的資源性作用， 較好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
2. 搞好檔案編研工作， 提高檔案信息資源開發(fā)利用效益。編研工作的目的就是為利用者提供更加系統(tǒng)、完善、精煉的檔案資料。過去對(duì)這項(xiàng)工作只停留在一般的編目工作上， 沒有將檔案信息作為信息資源去開發(fā)、去深化。為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要， 使檔案利用渠道得到拓展， 使檔案工作得到深化， 必須對(duì)檔案信息進(jìn)行編研加工， 將有價(jià)值的檔案信息資源充分地開發(fā)出來(lái)， 及時(shí)地、有針對(duì)性地提供給廣大用戶， 使之產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案工作者應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求， 結(jié)合具體情況編研出有關(guān)檔案的匯編、摘編、簡(jiǎn)介、指導(dǎo)性文選、年鑒、圖冊(cè)等， 便于檔案利用者更好地利用。
3. 加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)， 保證檔案信息資源開發(fā)質(zhì)量。檔案具有高知識(shí)含量， 因而要想開發(fā)利用好檔案信息資源， 就必須擁有一批文化素質(zhì)高， 具有一定專業(yè)知識(shí)的人。所以， 應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才培育系統(tǒng)的建設(shè)， 迅速造就一批具有廣泛的知識(shí)基礎(chǔ)、能夠操作和掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，能夠分析研究、開發(fā)利用檔案信息的專門人才， 這樣才能保證檔案信息開發(fā)的準(zhǔn)確、快速和高質(zhì)量。同時(shí)， 檔案人員應(yīng)參與社會(huì)實(shí)踐、學(xué)用結(jié)合， 注重自身素質(zhì)的培養(yǎng)和提高， 以適應(yīng)檔案工作和檔案信息現(xiàn)代化和國(guó)際化的要求。
4. 強(qiáng)化信息的輸出與反饋工作， 快速準(zhǔn)確提供檔案信息資源。為了使開發(fā)出來(lái)的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值， 就要將開發(fā)出來(lái)的信息及時(shí)輸送出去， 得到及時(shí)利用。只有被利用， 才能產(chǎn)生一定的效益。不能像過去那樣， 等著用戶走上門來(lái)才提供利用檔案。在發(fā)出的信息及時(shí)傳遞到急需部門的同時(shí)， 定向跟蹤了解利用效果， 并及時(shí)反饋利用過程中存在的問題， 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出差距， 使檔案信息資源開發(fā)工作逐步深化， 向健康方向發(fā)展。
5. 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)， 形成檔案信息傳遞的良性循環(huán)。運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)傳遞檔案信息， 是建立檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)、增強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)能力的重要手段。通過計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)， 形成地區(qū)性和全國(guó)性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)， 進(jìn)行科學(xué)管理， 使檔案利用從單獨(dú)的服務(wù)方式向網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變， 把檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞出去，提高檔案信息的利用率， 更有效地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)， 從而形成檔案信息傳遞的良性循環(huán)。
關(guān)鍵詞:檔案價(jià)值鑒定;現(xiàn)狀;對(duì)策
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1009-9166(2010)011(C)-0219-02
檔案鑒定是決定檔案存毀的重要手段,對(duì)高質(zhì)量的檔案信息資源建設(shè),對(duì)館藏檔案的優(yōu)化起著重要的乃至決定性的作用。并直接影響人、財(cái)、物的科學(xué)和有效地利用。同時(shí)檔案鑒定也是檔案學(xué)理論中的核心和難點(diǎn)。是一個(gè)既難解決又必須解決的實(shí)際問題。本文就檔案鑒定的現(xiàn)狀、成因和對(duì)策表達(dá)一些個(gè)人觀點(diǎn)。
一、檔案鑒定現(xiàn)狀
(一)檔案價(jià)值鑒定缺乏明確定義使得檔案價(jià)值鑒定理論研究混亂。
目前在檔案價(jià)值鑒定的理論研究方面對(duì)檔案價(jià)值鑒定定義不明確,造成檔案價(jià)值鑒定理論魚龍混雜,檔案價(jià)值鑒定在檔案學(xué)理論方面還沒有形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。
一些教科書中雖然對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行了闡述,但是也僅僅是對(duì)依靠歸檔文件產(chǎn)生的歷史背景、條件、內(nèi)容的重要程度等因素來(lái)確定價(jià)值鑒定的一般原則和方法進(jìn)行描述,而沒有給出一個(gè)明確的定義。然后就是在檔案價(jià)值鑒定中常出現(xiàn)一些判斷性的錯(cuò)誤,例如有的將“文件”與“檔案”兩個(gè)概念相混淆;有的弄不清檔案價(jià)值鑒定的起始點(diǎn)和終止點(diǎn);也有的將檔案價(jià)值與檔案價(jià)值鑒定混為一談。業(yè)界專家應(yīng)該通過討論明確的提出關(guān)于檔案價(jià)值鑒定的定義,以加快檔案價(jià)值鑒定的研究。筆者認(rèn)為,檔案價(jià)值鑒定就是相關(guān)的檔案工作者,根據(jù)特定的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn),然后采用一定的方法去判斷檔案的價(jià)值,并將檔案根據(jù)其價(jià)值等級(jí)進(jìn)行分類,然后確定這些檔案的保存期限。
(二)檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)不完善
檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)不完善主要體現(xiàn)在以下幾方面。第一,檔案價(jià)值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”,有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理,使得檔案價(jià)值鑒定工作無(wú)法有效的開展。第二,檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的可操作性不強(qiáng),為檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍的建設(shè)帶來(lái)了許多困難。第三,檔案鑒定人員缺乏相應(yīng)的理論知識(shí),對(duì)檔案鑒定的重要性和復(fù)雜性缺乏認(rèn)識(shí)。我國(guó)到目前為止對(duì)于專業(yè)的檔案鑒定人才都十分的缺乏。
(三)檔案鑒定質(zhì)量尚需改進(jìn)
由于隨著時(shí)間的推移和社會(huì)的發(fā)展,很難把握住檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)是什么,從而使得有些已經(jīng)失去保存價(jià)值的文書檔案和會(huì)計(jì)檔案仍被繼續(xù)保存。由于各方面的原因,使得原有檔案保管期限劃分不清,但這都是檔案鑒定質(zhì)量不過關(guān)所引起的。在工作中,部分檔案管理人員沒有注意區(qū)分具有相似之處的文件資料,也做到具體問題具體分析,從而使得檔案鑒定的質(zhì)量不夠高。
(四)把檔案價(jià)值鑒定視為檔案工作的一個(gè)環(huán)節(jié),制約了檔案價(jià)值鑒定的實(shí)現(xiàn)
檔案價(jià)值鑒定工作的發(fā)展,除了需要正確的理論指導(dǎo)外,還需要一個(gè)完整的工作思路和方法。我國(guó)目前僅僅是將檔案鑒定工作看作是檔案管理的眾多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一,只是剔除和銷毀沒有保存價(jià)值的檔案。這種檔案價(jià)值鑒定觀是消極的,會(huì)對(duì)檔案鑒定實(shí)踐帶來(lái)嚴(yán)重的限制。而西方國(guó)家一直將檔案鑒定視為一個(gè)復(fù)雜的工作過程,把檔案鑒定看成是對(duì)檔案的選擇,是檔案管理過程中一個(gè)有效的組成部分,一種在程序上和日常工作中的選擇。他們強(qiáng)調(diào)檔案鑒定是動(dòng)態(tài)的,認(rèn)為檔案鑒定已逐步由一種手段最終成為所有檔案工作的核心,影響和制約檔案管理上的其他方面。從這里就可以看出我國(guó)檔案鑒定工作的理論和方法都需要加以改進(jìn)。
二、檔案鑒定現(xiàn)狀出現(xiàn)的原因分析
出現(xiàn)上述問題的主要原因是多方面的。主要分為客觀因素和主觀因素進(jìn)行討論。
(一)客觀因素
從客觀上講我國(guó)檔案鑒定工作受到國(guó)家的重視,曾有所發(fā)展,但由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因,使我們的檔案鑒定工作起步早,發(fā)展慢,價(jià)值鑒定成了制約檔案工作的瓶頸。例如我國(guó)目前為止都還沒有一套完善的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于檔案價(jià)值鑒定的理論研究也嚴(yán)重滯后。同時(shí)我國(guó)對(duì)檔案價(jià)值鑒定專業(yè)人才的培養(yǎng)嚴(yán)重不足,使得檔案價(jià)值鑒定工作出現(xiàn)了很多的不足之處。
長(zhǎng)期以來(lái),我們?cè)u(píng)價(jià)檔案工作優(yōu)劣的重點(diǎn)在于館藏的豐富程度,而且往往以館藏量給檔案館定編制,以館藏量給檔案館撥經(jīng)費(fèi)這種重館藏,輕鑒定的思想在一定程度上為豐富館藏奠定了基礎(chǔ),但帶來(lái)的負(fù)面影響更大,進(jìn)而使檔案館一味追求收集,攀比館藏,進(jìn)館檔案質(zhì)量無(wú)法保障。傳統(tǒng)思想的盛行使得分析檔案價(jià)值時(shí)必須留有余地,在關(guān)鍵環(huán)節(jié)中保持可調(diào)性,事先預(yù)備多種調(diào)節(jié)方案,充分分析事態(tài)的多種可能發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)急措施,使檔案價(jià)值鑒定始終處于比較主動(dòng)的地位。
文件數(shù)量呈指數(shù)的增長(zhǎng),使得原有的鑒定標(biāo)準(zhǔn)的不足之處日益突現(xiàn):保管期限表內(nèi)容不全面,立檔單位的主體地位不突出,歸檔范圍界定過寬,條文表述性不強(qiáng),新型載體檔案歸檔范圍不明確等,都使檔案鑒定工作處于有章難循的半停滯狀態(tài),也就制約著鑒定理論的發(fā)展和提高,進(jìn)而實(shí)踐與理論互相制約。
(二)主觀因素
由于現(xiàn)在的很多檔案工作者都存在著生理心理知識(shí)多寡分析問題能力等多方面的個(gè)體差異以及檔案價(jià)值本來(lái)具有的多元性相對(duì)性和潛在性等特點(diǎn),因而,在沒有完備的鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系的情況下,不同的人對(duì)相同的檔案往往會(huì)做出不同的價(jià)值鑒定結(jié)果所以,在實(shí)踐工作之中,許多檔案工作者都存在怕錯(cuò)畏難的心理。這些嚴(yán)重的影響到了檔案價(jià)值鑒定的工作的開展。
檔案價(jià)值鑒定不僅僅是對(duì)過去實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),同時(shí)也是對(duì)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的預(yù)測(cè)。但是過去的經(jīng)驗(yàn)無(wú)法完全指導(dǎo)未來(lái),對(duì)未來(lái)的預(yù)測(cè)必然要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。而許多的檔案工作者因?yàn)楸Ｊ厮枷氲拇嬖?怕自己一時(shí)疏忽,釀成錯(cuò)誤,進(jìn)而造成不可挽回的損失,寧肯等一等,靠一靠,也不愿冒險(xiǎn)殊不知。
因?yàn)檫@個(gè)時(shí)代的信息極度膨脹,使得選擇獲取信息的能力成為衡量專業(yè)水平的標(biāo)準(zhǔn)。也正因?yàn)槿绱?檔案價(jià)值鑒定工作極具挑戰(zhàn)性,它要求鑒定人員有較高素質(zhì),能從龐雜的信息中識(shí)別真?zhèn)蔚聦?shí)上,許多檔案工作者已經(jīng)養(yǎng)成了四平八穩(wěn)的工作習(xí)慣,在不求無(wú)功,但求無(wú)過的思想指導(dǎo)下,極易產(chǎn)生畏難心理,使實(shí)踐工作中檔案只進(jìn)不出,只保管不銷毀現(xiàn)象十分普遍,因而很難從實(shí)踐之中發(fā)展鑒定理論來(lái)指導(dǎo)鑒定工作。
三、改善檔案價(jià)值鑒定現(xiàn)狀的對(duì)策
(一)加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定理論的研究
我們要把檔案鑒定工作作為一個(gè)系統(tǒng)工作,組織專門人才分課題進(jìn)行攻關(guān),并認(rèn)真借鑒、吸收國(guó)外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果,完善與豐富我國(guó)檔案鑒定理論體系,形成具有中國(guó)特色的檔案鑒定的理論體系,從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實(shí)踐。檔案價(jià)值鑒定理論發(fā)展較慢,影響了檔案價(jià)值鑒定工作的發(fā)展。我國(guó)現(xiàn)有的檔案價(jià)值理論基本上只能滿足建國(guó)初期檔案鑒定工作的需要,遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在的檔案價(jià)值鑒定現(xiàn)狀。從事檔案工作實(shí)踐的人員和檔案學(xué)理論研究的人員,應(yīng)當(dāng)攜手并肩,共同開展檔案價(jià)值鑒定理論的研究。一方面,檔案部門要充分利用現(xiàn)有理論,積極開展檔案價(jià)值鑒定工作,創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn),為檔案價(jià)值鑒定理論的研究提供豐富的實(shí)際材料;另一方面,檔案學(xué)理論研究人員要深入實(shí)際,在調(diào)查研究、收集和掌握檔案價(jià)值鑒定的豐富材料的基礎(chǔ)上,進(jìn)行理論研究,充實(shí)現(xiàn)有檔案價(jià)值鑒定理論,使其逐步超于完善,有效地指導(dǎo)檔案價(jià)值鑒定工作的實(shí)踐活動(dòng)。
(二)建立健全檔案價(jià)值鑒定工作規(guī)章制度
檔案的價(jià)值必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。國(guó)家機(jī)器檔案行政掛歷部門制定全國(guó)統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn),是我們制定本部門檔案價(jià)值鑒定規(guī)章制度的指導(dǎo)方針,同時(shí)本單位的實(shí)際情況也是我們制定規(guī)章制度的依據(jù)。有了鑒定工作各種制度的約束,就可以在文件歸檔時(shí)有章可循,保證檔案價(jià)值鑒定效果的一致性;就會(huì)使檔案人員在監(jiān)督檔案鑒定工作開展時(shí),有法可依,保證檔案鑒定者一檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)不流于形式。
(三)建立專門的檔案鑒定組織
各級(jí)檔案局、館要建立專門的檔案鑒定機(jī)構(gòu),其主要任務(wù)是:提出職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例,協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn),監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價(jià)值鑒定,并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
(四)重視專業(yè)的檔案鑒定人才的培訓(xùn),加強(qiáng)檔案鑒定對(duì)物的建設(shè)
當(dāng)前,我國(guó)檔案隊(duì)伍專業(yè)水平低、檔案管理人員年齡普遍偏大,與檔案鑒定工作的需求極不協(xié)調(diào)。檔案鑒定工作的主要內(nèi)容是分析檔案的價(jià)值,并根據(jù)其不同價(jià)值確定不同的保管期限,這一工作具有較大的主觀性因素,往往因?yàn)殍b定工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和對(duì)檔案的了解程度不同而造成很大差異,因此,檔案管理人員要加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí),掌握規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代技術(shù),提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì),將檔案鑒定工作作為檔案業(yè)務(wù)的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)來(lái)抓,不斷提高檔案管理水平。此外,我們要成立鑒定小組,把檔案價(jià)值鑒定工作納入工作議事日程,全面地貫徹落實(shí)和實(shí)施此項(xiàng)工作。
(五)加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度和交流力度
在日常工作中為各部門提供相關(guān)檔案參考,編研有價(jià)值的制度、方案、沿革事記年鑒及專題材料,提高檔案的利用效率,從而強(qiáng)化各部門人員的檔案意識(shí);開展宣傳和組織交流活動(dòng),使大家能夠更多地了解檔案鑒定工作的重要性;要經(jīng)常性地開展有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和制度的宣傳,堅(jiān)持依法治檔,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,使檔案鑒定工作能夠得以順利開展,從而推動(dòng)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。
結(jié)束語(yǔ):總之我國(guó)目前的檔案價(jià)值鑒定工作嚴(yán)重滯后,不僅適應(yīng)不了我國(guó)目前的檔案價(jià)值鑒定工作,同時(shí)還不能夠與國(guó)際上的先進(jìn)檔案價(jià)值鑒定研究接軌。只有加強(qiáng)檔案價(jià)值隊(duì)伍建設(shè),提高檔案價(jià)值鑒定理論研究的水平,激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)才能夠使得檔案價(jià)值鑒定工作越做越好。
作者單位:福州廣播電視集團(tuán)
參考文獻(xiàn):
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[2]仝艷鋒.檔案的文物價(jià)值論[J].檔案管理,2009(2):9-12.
1 研究目的和意義
檔案是濃縮的、凝固的歷史，有道是：千秋功績(jī)，檔案為憑，黃金有價(jià)，檔案無(wú)價(jià)。檔案是原始的歷史記錄。管理檔案的目的就是為當(dāng)代及后人提供利用。通過對(duì)我院檔案利用情況的研究，以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，提高檔案利用效率，努力為醫(yī)院管理和各科（處）室的工作提供信息支持。
2 院檔案室的現(xiàn)狀
我院的檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)和客觀的記錄，是醫(yī)療工作中不可缺少的信息資源。為了提高檔案的開發(fā)利用，更好地為醫(yī)院的建設(shè)服務(wù)，我院檔案室打破被動(dòng)的、守?cái)傂偷木置妫哟罅诵麄髁Χ?，?qiáng)化了服務(wù)意識(shí)，健全和完善了《檔案借閱制度》、《重要文件目錄》、《專題目錄》、《案卷目錄》、《卷內(nèi)目錄》、《檔案利用登記》等，通過借、閱、復(fù)印、網(wǎng)上瀏覽、電話咨詢等多種形式，為使用者提供便利優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使我院檔案開發(fā)利用效果有了顯著的提高。
3 研究對(duì)象、方法及結(jié)果
我們對(duì)醫(yī)院1998～2004年7年當(dāng)中的各類檔案從利用人次和利用卷（件）的數(shù)量上進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)學(xué)處理，研究表明室藏檔案利用率在逐年大幅度的上升。見表1，圖1。 通過表1和圖1發(fā)現(xiàn)，2004年比1998年檔案利用人次增長(zhǎng)了24.6倍，2004年比1998年利用檔案卷（件）增長(zhǎng)了40.1倍。表1 河北省人民醫(yī)院檔案室7年來(lái)檔案利用情況比較圖1 河北省人民醫(yī)院檔案利用情況比較
4 檔案開發(fā)利用分析
4.1 利用文書檔案進(jìn)行醫(yī)院的科學(xué)管理和開展編史修志工作。為醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)研究衛(wèi)生工作歷史、科學(xué)決策、制訂規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、落實(shí)政策、解決歷史遺留問題、職稱評(píng)定、案件調(diào)查、處理醫(yī)療糾紛等提供大量的原始依據(jù)。為編撰《河北衛(wèi)生年鑒》、《河北省醫(yī)院院志》、《河北省醫(yī)院制度管理手冊(cè)》以及制定我院《ISO90001醫(yī)院國(guó)際管理標(biāo)準(zhǔn)》等工作提供了大量詳實(shí)有價(jià)值的檔案資料，使得這些工作得以順利進(jìn)行。
4.2 利用檔案為各種創(chuàng)建活動(dòng)和迎接上級(jí)檢查工作提供保障。如為創(chuàng)建國(guó)家“百佳醫(yī)院”、全國(guó)百姓放心示范醫(yī)院、省級(jí)“三甲醫(yī)院”、愛嬰醫(yī)院等各種活動(dòng)以及院務(wù)公開、監(jiān)督、計(jì)劃生育等各項(xiàng)檢查工作中，提供了大量的原始資料，保證各科處室順利地完成各項(xiàng)檢查工作。
4.3 利用基建檔案進(jìn)行醫(yī)院的各項(xiàng)改造工程。為我院的干部病房樓、門診樓、CT中心、腫瘤病房、手術(shù)室、心臟診療中心、婦產(chǎn)科門診、產(chǎn)房等改造裝修、消防設(shè)施的安裝等工程，提供了大量的基建圖紙，方便了各項(xiàng)改造工程，使其能夠順利的進(jìn)行施工。
4.4 利用會(huì)計(jì)檔案出具準(zhǔn)確的憑證。為我院的審計(jì)、銀行信貸、核實(shí)賬目等工作，提供了大量的原始憑證，減少和避免了我院的各項(xiàng)損失。
4.5 利用醫(yī)療設(shè)備檔案確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用。在我院的醫(yī)療設(shè)備付款、維修、糾紛等方面，提供大量的廠家情況以及查考資料，使醫(yī)療設(shè)備的交易和維修得以順利進(jìn)行，減少了不必要的糾紛。
4.6 利用檔案為處理各種糾紛提供法律依據(jù)。在我院的經(jīng)濟(jì)糾紛、土地糾紛、醫(yī)療糾紛等官司中，出示了大量的原始證據(jù)和材料，使解決糾紛找到了可靠有利的法律、法規(guī)依據(jù)，減少了不必要的損失。
轉(zhuǎn)貼于 5 進(jìn)一步開發(fā)利用檔案的具體措施
5.1 宣傳檔案的使用價(jià)值，提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，增加檔案的利用率。
隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案使用要進(jìn)一步開放，同時(shí)要加強(qiáng)檔案的社會(huì)宣傳工作，為了提高醫(yī)院檔案的開發(fā)利用率，更好地為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，必須打破以往檔案的神秘性，樹立開放服務(wù)的形象，使越來(lái)越多的人開始認(rèn)識(shí)到檔案在各項(xiàng)工作中的重要性，使他們自覺走進(jìn)檔案室。
5.2 樹立服務(wù)大局的指導(dǎo)思想，為使用者提供優(yōu)質(zhì)便利服務(wù)，提高檔案的利用率。
檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)和工作，提高創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)。要緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作，樹立“以人為本”的思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。我們采取接待查檔、函電代辦查檔、查檔咨詢、檔案復(fù)制、出具檔案證明等等方式提供利用服務(wù)。我們從封閉、為少數(shù)人服務(wù)的保守、傳統(tǒng)的守?cái)傂团f理念中走出來(lái)，為實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開透明，檔案高效利用做貢獻(xiàn)。真正做到“館為民所開，檔為民所用”。
5.3 充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和工具，開發(fā)多種渠道，提供檔案利用服務(wù)。
要根據(jù)醫(yī)院的工作實(shí)際和發(fā)展要求，除利用多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號(hào)目錄，供利用者自行檢索外，還利用微機(jī)檔案管理系統(tǒng)檢索便捷的優(yōu)點(diǎn)，為查詢者提供快速查詢服務(wù)，又通過醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)開辟了檔案一隅，為尋求查證建立了一個(gè)規(guī)范、高效、開放的檔案信息利用平臺(tái)，提供檔案信息和檔案常用內(nèi)容，既可以為檔案工作做了宣傳，又可以為各科處室及時(shí)了解、掌握、咨詢、利用檔案提供了便利，使他們足不出戶就可以快捷方便的查找檔案資料。
6 總結(jié)
只要人類還在這個(gè)星球上繁衍生息，檔案學(xué)作為一個(gè)專門的社會(huì)學(xué)科就會(huì)永遠(yuǎn)存在，檔案工作為人類社會(huì)分工的一部分，也會(huì)永遠(yuǎn)存在。因此，作為一名檔案工作者我感到自豪，同時(shí)，我也意識(shí)到使命的神圣，做好檔案工作，可以說是功在當(dāng)代，利在千秋。我們現(xiàn)在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒。因此，隨著社會(huì)的發(fā)展，隨著醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對(duì)檔案的重要性以及檔案資料的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)的逐步提高，人們將學(xué)會(huì)查閱檔案信息和利用回溯性信息［1，2］，可以預(yù)測(cè)，對(duì)檔案利用的需求會(huì)不斷增加，檔案的利用者會(huì)越來(lái)越多，檔案的利用量也會(huì)越來(lái)越大，這種趨勢(shì)將會(huì)全面和持續(xù)的發(fā)展下去。
參考文獻(xiàn)
1 宗文萍.構(gòu)建我國(guó)檔案科技創(chuàng)新體系.中國(guó)檔案，2004，7：9-11.
【摘要】：保護(hù)和弘揚(yáng)民族優(yōu)秀文化己成為當(dāng)今世界各國(guó)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，地方文獻(xiàn)正是此項(xiàng)工作的主要信息來(lái)源?？h級(jí)公共圖書館地方文獻(xiàn)工作所處的地位和作用是各級(jí)公共圖書館無(wú)法替代的。本文論述了地方文獻(xiàn)在縣級(jí)圖書館中的地位及對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)發(fā)展的重要意義，論述了縣館地方文獻(xiàn)工作中正確認(rèn)識(shí)并處理好上下左右?guī)追N關(guān)系的必要性及遵循原則。
地方文獻(xiàn)又稱鄉(xiāng)邦文獻(xiàn)，是記錄一地自然概貌、社會(huì)狀態(tài)、人文發(fā)展和歷史軌跡的文獻(xiàn)資料之統(tǒng)稱。是了解和研究、建設(shè)和發(fā)展一地的重要的信息資源。在當(dāng)前，尤其是弘揚(yáng)民族優(yōu)秀文化、保存地方文化遺產(chǎn)、進(jìn)行愛國(guó)愛鄉(xiāng)教育的好教材，也是在改革開放中創(chuàng)立地方特色產(chǎn)業(yè)、振興地方經(jīng)濟(jì)、搞好地方建設(shè)的重要依據(jù)。地方文獻(xiàn)的獨(dú)特而重要的作用，若一言以蔽之，可以“鑒住知今，趨利避害，福澤鄉(xiāng)邦”概括。從古代的藏書樓到現(xiàn)代各級(jí)公共圖書館，我國(guó)歷來(lái)有收集、保藏、整理和開發(fā)利用地方文獻(xiàn)的悠久傳統(tǒng)，地方文獻(xiàn)工作也歷來(lái)是各級(jí)公共圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)中不可或缺的重點(diǎn)之一，即使在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，更顯示輿眾不同、舍我其誰(shuí)的獨(dú)有的存在價(jià)值，地方文獻(xiàn)仍是各級(jí)公共圖書館普遍的、贏得聲譽(yù)的王牌。而在各級(jí)公共圖書館中，縣級(jí)公共圖書館的地方文獻(xiàn)建設(shè)又處?kù)痘A(chǔ)的舉足輕重的地位，其重要性既在於對(duì)本縣精神文明建設(shè)和物質(zhì)文明建設(shè)的獨(dú)特的參考借鑒作用，也在于在整個(gè)公共圖書館系統(tǒng)鏈中據(jù)有不可替代的集散中心、中介橋梁地位。本文擬從下述兩個(gè)方面詳論之。
一、地方文獻(xiàn)工作重要性——縣圖書館
（一）是創(chuàng)特色館藏、特色服務(wù)的重要途徑
長(zhǎng)期以來(lái)，圖書館在確立藏書發(fā)展目標(biāo)時(shí)，比較注重藏書發(fā)展數(shù)量目標(biāo)，即在一定時(shí)期內(nèi)館藏文獻(xiàn)數(shù)量的增長(zhǎng)指數(shù)、各學(xué)科文獻(xiàn)的覆蓋率以及藏書保障等，較少考慮優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu)和形成特色藏書體系。這種現(xiàn)象在縣館尤為突出，其原因主要在現(xiàn)有評(píng)級(jí)體系的指標(biāo)要求及工作人員數(shù)量的比例要求。許多縣館已經(jīng)形成了這樣的態(tài)勢(shì)，縣館所收藏的專業(yè)圖書不及專業(yè)圖書館和專業(yè)型私人藏書多。雖然他們藏書總量少，但有關(guān)特定專業(yè)的書刊收集比較齊全。普通讀物特別是武打小說及言情小說，某些個(gè)體租書店購(gòu)置豐富，大可與縣館分庭抗禮。而且租書店多分布在城鎮(zhèn)的大街小巷，十分便利借閱。每天的讀者借閱量超過當(dāng)?shù)毓矆D書館。這種情況使縣館處?kù)秾擂魏捅粍?dòng)的局面。
然而，縣館自有其強(qiáng)勁的優(yōu)勢(shì)所在。除了政府的支持，所處的中心地位及較為長(zhǎng)久的建館歷史外，文獻(xiàn)資源的綜合優(yōu)勢(shì)及地方文獻(xiàn)的特色優(yōu)勢(shì)為本縣其他單位或個(gè)人所難以企及。尤其是地方文獻(xiàn)的特色優(yōu)勢(shì)，不僅使縣館在當(dāng)?shù)靥庫(kù)渡嵛移湔l(shuí)的強(qiáng)勢(shì)地位，也是縣館走出縣境，而向全省、全國(guó)乃至全球讀者的唯一王牌，是縣館在全社會(huì)和同行中樹形象、打品牌的主要資本和途徑之一。例如海鹽市圖書館以張?jiān)獫?jì)先生命名：稱之為張?jiān)獫?jì)圖書館。該館以張?jiān)獫?jì)先生生平史料為主線，以“張?jiān)獫?jì)先生紀(jì)念室”為該館地方文獻(xiàn)收藏陳列中心，通過各種途徑大量收集地方文獻(xiàn)資料，其中有關(guān)張?jiān)獫?jì)先生生平事跡、著作、研究論文書信、實(shí)物等80件，各類有關(guān)照片190張。十年來(lái)前往參觀的海外及國(guó)內(nèi)團(tuán)體1350多個(gè)、39500余人次。因此，以“張?jiān)獫?jì)先生紀(jì)念室”為中心的地方文獻(xiàn)陳列中心，成為海鹽張?jiān)獫?jì)圖書館的“拳頭產(chǎn)品”。又義烏市在收集地方文獻(xiàn)過程中，發(fā)現(xiàn)義烏籍著者編寫的著作十分豐富，數(shù)量較多，遂確定收集義烏籍人士著作資料為重點(diǎn)，創(chuàng)辦了義烏籍人士著作陳列館。收集了義烏籍人士著作3000余冊(cè)、照片200余張，合計(jì)90000余萬(wàn)字，重要名人的手跡文稿原件和影印件60余幅。成為義烏市圖書館特色之一。
（二）為地方?jīng)Q策機(jī)構(gòu)提供科學(xué)依據(jù)
在當(dāng)前改革開放大環(huán)境下，加何利用本地區(qū)特有的優(yōu)勢(shì)來(lái)振興地方經(jīng)齊，成為各地政府部門優(yōu)先考慮的課題。因此，各地政府在制訂各種發(fā)展規(guī)劃時(shí)，必須充分了解本地區(qū)自然環(huán)境、資源狀況、各產(chǎn)業(yè)部門特點(diǎn)以及不同時(shí)期的方針政策、成就、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)進(jìn)步等各個(gè)領(lǐng)域的重大進(jìn)展信息，分析得失。而地方文獻(xiàn)正是這些信息資源的重要組成部分。例如：永康市黨政領(lǐng)導(dǎo)在舊城區(qū)改造過程中，大量查閱古今地方文獻(xiàn)資料，發(fā)現(xiàn)和保存了古城墻、城皇廟，建成具有晚清風(fēng)格的商業(yè)建筑群，使永康城區(qū)面貌大為改觀。
（三）弘揚(yáng)民族優(yōu)秀文化，進(jìn)行社會(huì)教育的好教材
中華民族有著悠久的歷史和燦爛的文化，保護(hù)和弘揚(yáng)民族優(yōu)秀文化是圖書館工作者有著不可推卸的責(zé)任?！耙环剿琉B(yǎng)一方人”，不同時(shí)代不同地區(qū)有著不同的文化內(nèi)涵，而地方文獻(xiàn)正是前人留給我們豐富的文化遺產(chǎn)，取其精華而用之，必將對(duì)社會(huì)的文明、人類的進(jìn)步產(chǎn)生獨(dú)特的作用。另外，由於地方文獻(xiàn)記錄和反映的是這一地區(qū)歷史人文景觀，對(duì)於同一家鄉(xiāng)的人來(lái)說格外有親切感，感染力、說服力特別強(qiáng)，從而激發(fā)他們愛祖國(guó)、愛家鄉(xiāng)，建設(shè)美好家園的精神力量。例如：永康市圖書館收集了大量永康籍人士著作，配以作者的照片和簡(jiǎn)介，由市政府出面，借“方巖文化廟會(huì)”機(jī)會(huì)，舉辦了永康籍人士著作展覽。由於讀者和作者同是故鄉(xiāng)人，共同的鄉(xiāng)音，共同的風(fēng)俗習(xí)慣，濃濃的鄉(xiāng)情把他們之間距離拉近，由此產(chǎn)生的教育作用和精神動(dòng)力難以估量。就像有些讀者在留言簿上所寫的：“整個(gè)書展說明永康籍人士群星燦爛，碩果累累，看後叫人振奮不已，它將是教育後代的好課堂?！薄袄^承永康人的進(jìn)取精神?！薄拔乙惨蔀槊?，而且要超過他們，更有成就。”這些足以說明，類似的書展等地方文獻(xiàn)開發(fā)活動(dòng)對(duì)當(dāng)?shù)厝嗣竦乃茉?、?guī)范、引導(dǎo)和凝聚作用的巨大。
（四）為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
地方文獻(xiàn)雖然有古今之分，但它們都是反映當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)土人情等情況的文獻(xiàn)資料。從古代的地方文獻(xiàn)中可以挖掘、開發(fā)或者繼承符合本地實(shí)際的歷史文獻(xiàn)資源。例伽：溫州打字臘紙廠從《溫州府志》中了解到溫州鐲紙是古代有名的貢紙，但失傳已久。該廠恢復(fù)和發(fā)展了這一傳統(tǒng)工藝，試制成功溫州皮紙，從而誕生了溫州皮紙廠。產(chǎn)品被國(guó)內(nèi)著名畫家評(píng)為佳品，并遠(yuǎn)銷日本。永康市政府根據(jù)《欽定四庫(kù)全書》中有關(guān)文獻(xiàn)記載，中華民族的祖先皇帝（軒轅氏）曾在本市石城山治金鑄鼎這一典故，結(jié)合永康五金之鄉(xiāng)這一特點(diǎn)，開發(fā)了石城山黃帝五金文化。根據(jù)史料重建“鳳凰”“龍虎”二塔，大做“五金文化”的文章，使永康的五金產(chǎn)業(yè)和旅游業(yè)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，繁榮了永康五金產(chǎn)業(yè)。現(xiàn)在，永康“中國(guó)科技五金城”已成為中國(guó)五金產(chǎn)品集散地，成為永康經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)。安吉縣素有竹鄉(xiāng)之稱，毛竹蓄積量和商品量均占全國(guó)首位，有著豐富的竹林資源及品種眾多的竹制品。安吉縣圖書館專門以“竹”為題，利用館藏有關(guān)竹的地方文獻(xiàn)資料，聘請(qǐng)本地林業(yè)專家，組織和編寫安吉“竹資源及分布”，“竹的培育管理”，“竹的加工采用”，“竹及其制品的購(gòu)銷與運(yùn)輸”。為發(fā)展地方特色經(jīng)濟(jì)起到了巨大的推動(dòng)作用。
（五）為學(xué)術(shù)研究提供資料，促進(jìn)交流與合作
某一地區(qū)的學(xué)術(shù)研究，往往帶有地方特點(diǎn)，具有地方色彩，因此地方文獻(xiàn)的服務(wù)利用是必不可少的。如浙大教育系碩士研究生仲玉美同志多次前往張?jiān)獫?jì)先生紀(jì)念室查閱有關(guān)張?jiān)獫?jì)的資料，使她順利地完成了《張?jiān)獫?jì)的教育思想》五萬(wàn)余字的畢業(yè)論文，受到指導(dǎo)老師的好評(píng)。張?jiān)獫?jì)的哲嗣張樹年主編的《張?jiān)獫?jì)年譜》七十萬(wàn)字的巨著，張?jiān)獫?jì)圖書館為他提供了近百篇資料。樂清市圖書館在整理樂清籍明代比部官員陳璋的資料時(shí)根據(jù)資料推斷陳璋就是《比部招議》的作者，因此，該館將有關(guān)資料寄到臺(tái)灣傅斯年圖書館，為他們解決了多年來(lái)《比部招議》作者無(wú)從考證的難題。
地方文獻(xiàn)的作用及其工作意義遠(yuǎn)非上述五點(diǎn)所能涵蓋，但縣館利用自身已有的優(yōu)勢(shì)，努力做好地方文獻(xiàn)的搜集、保藏、整理與開發(fā)利用卻是毫無(wú)疑義的。當(dāng)前，一些縣市公共圖書館的地方文獻(xiàn)工作所以難有起色，少見作為，其主要原因除了上級(jí)主管部門的認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，投入不力等外，也與圖書館自身的因素有關(guān)，如專職人員的設(shè)置、工作成效的檢測(cè)與激勵(lì)機(jī)制、收集范圍及重點(diǎn)的確立、收藏與開發(fā)利用的關(guān)系等，均來(lái)不得半點(diǎn)疏忽與敷衍。在創(chuàng)建數(shù)字化圖書館，實(shí)現(xiàn)資源共享的今天?？h級(jí)圖書館更應(yīng)站在新的起點(diǎn)和高度，立足本縣，著眼全局，充分認(rèn)識(shí)和提高自己在全市、全省乃至全國(guó)文獻(xiàn)資源網(wǎng)中的地位，以取得更大的成效。
二、縣館地方文獻(xiàn)工作應(yīng)處理好上下左右?guī)追N關(guān)系
縣級(jí)公共圖書館是我國(guó)公共圖書館系統(tǒng)中單獨(dú)成建制的最基礎(chǔ)的一級(jí)，也是數(shù)量最龐大、面向最廣大基層的公共圖書館群體。搞好地方文獻(xiàn)建設(shè)，單靠縣館天馬行空獨(dú)往獨(dú)來(lái)難有好的成效。因此，正確認(rèn)識(shí)并處理好相關(guān)的上下左右關(guān)系十分重要。
（一）與上級(jí)圖書館的關(guān)系
主要指行政區(qū)域歸屬的市、省兩級(jí)公共圖書館。縣館與市、省公共圖書館的關(guān)系因長(zhǎng)期以來(lái)形成的縱向業(yè)務(wù)聯(lián)系而具有較為穩(wěn)固和良好的態(tài)勢(shì)。就某一縣域的地方文獻(xiàn)而言，縣館得天時(shí)、地利、人和之便，具有信息靈、人情熟、收集易、成本低、齊全率高等顯著優(yōu)勢(shì)。為支援市、省兩級(jí)公共圖書館地方文獻(xiàn)資源建設(shè)，也為更好地宣傳、利用、開發(fā)研究本地文獻(xiàn)資源，縣館理應(yīng)主動(dòng)地承擔(dān)起向市、省兩級(jí)公共圖書館提供地方文獻(xiàn)的職責(zé)。提供的文獻(xiàn)資料既可以是本地出版的，也可以是外地出版的；既包括正式出版物，也包括各種非正式出版物。提供的方式，既可以是無(wú)償?shù)?，也可以是有償?shù)模瑧?yīng)視實(shí)際情況與雙方約定而行。鑒於各縣館人力、財(cái)力及文獻(xiàn)的出版、存在狀況的差異，在不便或無(wú)法提供文獻(xiàn)時(shí)，及時(shí)地提供準(zhǔn)確而詳細(xì)的文獻(xiàn)信息也是對(duì)上級(jí)館地方文獻(xiàn)工作的有力支持，在實(shí)
踐中這一形式也較為普遍地被采用。而當(dāng)市、省館派員到縣里調(diào)研、采訪或征集時(shí)，縣館應(yīng)給予必要的導(dǎo)引和牽線聯(lián)絡(luò)將是十分有益的。
由此看，縣館可以成為市、省館地方文獻(xiàn)建設(shè)的好助手、基地站和中介橋梁；諸多縣館的共同幫襯將使市、省兩級(jí)圖書館的地方文獻(xiàn)工作更有成效。
值得指出的是，在與市、省兩級(jí)公共圖書館的關(guān)系中，縣館扮演的不僅僅是單純的提供文獻(xiàn)或文獻(xiàn)信息的角色，她還應(yīng)當(dāng)享有接受上級(jí)區(qū)域館指導(dǎo)援助的權(quán)利。即縣館與市、省館的關(guān)系是一種雙向的、互助互利的合作關(guān)系。市、省兩級(jí)圖書館對(duì)縣館地方文獻(xiàn)工作的支持決不是簡(jiǎn)單的回報(bào)或交換，也應(yīng)視作義不容辭的義務(wù)。這種義務(wù)主要體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：
1.業(yè)務(wù)方面必要的指導(dǎo)幫助。如對(duì)縣館地方文獻(xiàn)專室（庫(kù)）建設(shè)中分類、排架及編目等業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)，有關(guān)地方文獻(xiàn)工作新精神、新觀點(diǎn)、新做法的傳達(dá)和通報(bào)等。
2．地方文獻(xiàn)讀者服務(wù)工作方面的支持。鑒於縣館建館時(shí)間普遍不長(zhǎng)久，縣館在歷史文獻(xiàn)的收藏方面均較為簿弱。因此，在應(yīng)對(duì)廣大讀者的查檢特別是研究型、項(xiàng)目開發(fā)型讀者的文獻(xiàn)需求時(shí)往往感到力不從心，這時(shí)省、市館理應(yīng)熱情的無(wú)所保留地及時(shí)施以援手，幫助縣館共同為該地“兩個(gè)文明”建設(shè)出力加油。
3．地方文獻(xiàn)資料方面的支持。大致可包括兩個(gè)層面：一是以贈(zèng)送或交換形式供給省、市級(jí)區(qū)域的地方文獻(xiàn)資料。這類文獻(xiàn)因內(nèi)容上涵蓋多個(gè)縣、區(qū)，各縣級(jí)館又因經(jīng)費(fèi)緊缺等原因，多不將這類文獻(xiàn)列入必收范圍，但其長(zhǎng)期的潛在的作用又較大。如各種省級(jí)專業(yè)志，省級(jí)年鑒、概覽，城市詞典、百科全書等，很少有縣級(jí)館收藏這些書。省館即可以多余的復(fù)本或有意識(shí)多購(gòu)置某些常用工具書以回贈(zèng)縣館，這對(duì)於縣館地方文獻(xiàn)建設(shè)將起到豐富品種、加深內(nèi)涵、擴(kuò)展外延的作用。二是以文獻(xiàn)復(fù)制方式提供給縣級(jí)館缺藏的重要的該縣地方文獻(xiàn)資料。即使在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，省、市館的老大哥對(duì)於縣館同行兄弟也應(yīng)以事業(yè)為重，友情為重，不能斤斤計(jì)較於收這費(fèi)那費(fèi)。
4．在地方文獻(xiàn)的研究開發(fā)方面，省、市館應(yīng)起牽頭和組織作用，如編制聯(lián)合目錄，組建數(shù)據(jù)庫(kù)，研討發(fā)展規(guī)劃等，既是一種協(xié)作的必需，也是一種示范、引領(lǐng)過程。
（二）與本縣各相關(guān)機(jī)構(gòu)的關(guān)系
由於歷史的原因及各縣地情的差別，一縣的地方文獻(xiàn)除收藏於縣圖書館外，往往還收藏於該縣的檔案館、博物館、文物館及有關(guān)的紀(jì)念館、名人故居陳列館（室）、名勝古跡管理處乃至著名寺廟等，有的還在數(shù)量或品種上占有較大的優(yōu)勢(shì)，如歷史檔案、家譜、名人手稿、圖照、碑刻、考古文物等類地方文獻(xiàn)均系縣館的薄弱環(huán)節(jié)。因此，正確認(rèn)識(shí)并處理好與這些機(jī)構(gòu)的關(guān)系至關(guān)重要。浙江物產(chǎn)富饒、英杰輩出，又久享“文獻(xiàn)之邦”美譽(yù)，遍及全省各地的紀(jì)念館、博物館不知幾多。以人物論，魯迅、秋瑾、徐胄、、徐錫麟、章太炎、李叔同、張?jiān)獫?jì)、龔自珍、茅盾、豐子愷、沈鈞儒、湯顯祖、王國(guó)維、徐志摩、等俱已專設(shè)個(gè)人紀(jì)念館，有關(guān)其人生平及研究的文獻(xiàn)資料大都遠(yuǎn)勝過當(dāng)?shù)乜h館的收藏。以專題論，寧波的服裝、安吉的毛竹、永康的小五金、慶元的香菇、杭州的絲綢、茶葉、剪刀、嵊州的越劇、龍泉的青瓷等專題博物館均收藏有豐富的專題文獻(xiàn)資料。還有各縣的方志辦、年鑒辦、地名辦等機(jī)構(gòu)，因編纂之需也多已廣泛搜集，累結(jié)了大量珍貴的地方文獻(xiàn)。
所有上述這些機(jī)構(gòu)收藏的地方文獻(xiàn)，毫無(wú)疑問是當(dāng)?shù)匚墨I(xiàn)資源寶庫(kù)的重要組成部分，也必然成為縣圖書館開發(fā)利用的重要文獻(xiàn)之一。縣情千差萬(wàn)別，但開發(fā)利用地方文獻(xiàn)的基本原則應(yīng)是不變的。這就是：一、要摸清家底，做到心中有數(shù)。要下力氣搞好文獻(xiàn)資源調(diào)查，對(duì)本縣行政區(qū)域內(nèi)所有機(jī)構(gòu)或個(gè)人藏有的鄉(xiāng)土文獻(xiàn)作周密的調(diào)查，一一登記造冊(cè)，編就多形式多用途的文獻(xiàn)目錄，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)編成數(shù)據(jù)庫(kù)，形成多渠道、多主題檢索功能。對(duì)本地的文獻(xiàn)資源了然於胸，這是做好文獻(xiàn)建設(shè)與讀者服務(wù)工作的基礎(chǔ)。二、要輿主要文獻(xiàn)收藏機(jī)構(gòu)與個(gè)人建立良好的協(xié)作關(guān)系?；ネㄓ袩o(wú)，互為補(bǔ)充。光靠人情、信用不行。要以制度作保障，以規(guī)約、協(xié)議等形式將這種協(xié)作關(guān)系固定下來(lái)持續(xù)不去。為此，取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持必不可少，以便作必要的協(xié)調(diào)和促進(jìn)。三、重要的利用率高的歷史文獻(xiàn)應(yīng)
設(shè)法復(fù)制收藏。這樣做既利于方便讀者利用，也利于保護(hù)原始文獻(xiàn)的品質(zhì)，還可免除因?yàn)?zāi)禍變故遭致?lián)p毀之患。復(fù)制本縣其他機(jī)構(gòu)特藏的文獻(xiàn)，在實(shí)際操作中往往難以暢行。癥結(jié)即在狹隘的本位主義，以惟我獨(dú)有別無(wú)分藏為榮耀。因此，宣傳和倡導(dǎo)文獻(xiàn)資源貴在利用及資源共享的意義十分必要。
（三）與轄區(qū)各下屬機(jī)構(gòu)及個(gè)人的關(guān)系
縣館應(yīng)成為下級(jí)轄區(qū)地方文獻(xiàn)匯聚和收藏的中心。就一縣而言，縣圖書館的優(yōu)勢(shì)顯而易見：（1）有獨(dú)立而穩(wěn)固的建制機(jī)構(gòu)，有良好的工作和保藏場(chǎng)所，穩(wěn)定的財(cái)經(jīng)支持，有條件開展經(jīng)常性的長(zhǎng)期的征集、收藏整理及開發(fā)研究工作。（2）有專業(yè)人才優(yōu)勢(shì)?？h館的地方文獻(xiàn)工作一般有專人司職，
具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，包括對(duì)本地歷史人文、風(fēng)俗民情的熟知，對(duì)圖書文獻(xiàn)學(xué)的基本了解，有較為廣泛的社會(huì)聯(lián)系及一定的公關(guān)能力。（3）在當(dāng)?shù)氐男蜗蠛推放苾?yōu)勢(shì)。作為一縣文獻(xiàn)收藏和利用中心，縣館一般具有可靠和良好的聲譽(yù)，本地的機(jī)構(gòu)成個(gè)人均愿意將生產(chǎn)的或存有的文獻(xiàn)交縣館保存和流播。（4）縣級(jí)行政區(qū)域地方文獻(xiàn)的產(chǎn)出品種齊全，數(shù)量較大，如各類地方志、年鑒、地圖、民間文學(xué)或戲曲資料集成、電話號(hào)簿、地方報(bào)紙、機(jī)關(guān)刊物等。為就地收藏、形成規(guī)模創(chuàng)造了條件。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)便沒有了上述的優(yōu)勢(shì)和規(guī)模。
總之，與省市圖書館的鞭長(zhǎng)莫及相比，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)的無(wú)奈無(wú)力相比，縣館
得天獨(dú)厚、輻射有力，是地方文獻(xiàn)建設(shè)中十分關(guān)鍵的一級(jí)集散中心。縣館與轄屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)的關(guān)系，主要是做好地方文獻(xiàn)的宣傳和征集工作。要利用報(bào)紙、電視、廣播等各種傳媒，開展書展、講座、讀書活動(dòng)、走訪等多種形式，深入普遍地宣傳地方文獻(xiàn)工作利于當(dāng)世、福澤子孫的重要意義，使各機(jī)構(gòu)、團(tuán)體和個(gè)人自覺而主動(dòng)地愿意呈送新產(chǎn)生的文獻(xiàn)資料；使廣大城鄉(xiāng)群眾樂于捐送個(gè)人擁有的重要文獻(xiàn)資料。這后一點(diǎn)尤應(yīng)加以重視?，F(xiàn)存的鄉(xiāng)土文獻(xiàn)中大部分仍散藏於個(gè)人手中，如蘭溪、永康、新昌、縉云等縣各遺存的數(shù)百部家譜中的絕大部分均分藏於城鄉(xiāng)個(gè)人。這些個(gè)人的收藏條件往往不盡理想，難免因天災(zāi)人禍遭毀損。縣館即使不能征得或收購(gòu)這些歷經(jīng)劫難的寶貴文獻(xiàn)，也應(yīng)設(shè)法予以復(fù)制、保存。當(dāng)然，征集工作還得講究策略與方法。尤其是在當(dāng)今廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)的教育普及程度還不高，經(jīng)濟(jì)還不富裕的情況下，一味的說教宣傳可能收效甚微。這時(shí)候給予必要的社會(huì)榮譽(yù)，一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，或某些力所能及的福利待遇，則可能大有收獲。
兩浙文獻(xiàn)源流悠遠(yuǎn)，精神長(zhǎng)存。作為圖書館工作者，位處縣館的基礎(chǔ)地位，理當(dāng)義不容辭地把一方的地方文獻(xiàn)工作搞得扎扎實(shí)實(shí)，有聲有色，以更好地服務(wù)社會(huì)，奉獻(xiàn)社會(huì)。
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1 學(xué)籍檔案的隱私性
1.1 隱私的定義
隱私，顧名思義，是指隱蔽、不公開的私事?！半[私”一詞在中國(guó)最早出現(xiàn)于周朝初年，但在當(dāng)時(shí)的意思是衣服，也就是把不愿示人的藏起來(lái)的東西。[1]隱私權(quán)包括兩個(gè)方面：通信秘密權(quán)和個(gè)人生活秘密權(quán)。個(gè)人生活秘密權(quán)是指“公民對(duì)其個(gè)人資料、財(cái)產(chǎn)狀況以及生活經(jīng)歷等個(gè)人信息享有禁止他人非法利用的權(quán)利”。[2]
1.2 學(xué)籍檔案中的隱私成分
學(xué)籍檔案是學(xué)生個(gè)人檔案的重要組成部分，囊括了入學(xué)通知書、學(xué)籍卡、學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍異動(dòng)記錄表、畢業(yè)生登記表、各學(xué)年成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、入黨（團(tuán)）材料等，高校學(xué)生還有實(shí)習(xí)報(bào)告、就業(yè)登記表、報(bào)到證等具有查考利用價(jià)值可用于法律憑證的原始材料。
例如學(xué)生登記表中就記錄了學(xué)生姓名、年齡、性別、出生年月、身份證號(hào)碼、親屬情況、家庭住址等個(gè)人情況，學(xué)生在校獎(jiǎng)懲材料更是屬于個(gè)人隱私，以上信息均是屬于可以直接指向個(gè)人特征的私密信息，具有隱私性。[3]
2 學(xué)籍檔案利用過程中隱私泄露的成因分析
2.1 相對(duì)應(yīng)的管理規(guī)定不夠完善
目前在我國(guó)法律體系中，2007年頒布的《政府信息公開條例》中，第十四條行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全政府信息保密審查機(jī)制，明確審查的程序和責(zé)任。第二十三條行政機(jī)關(guān)認(rèn)為申請(qǐng)公開的政府信息涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私，公開后可能損害第三方合法權(quán)益的，應(yīng)當(dāng)書面征求第三方的意見；第三方不同意公開的，不得公開。對(duì)于隱私權(quán)的保護(hù)第一次有了較正式的規(guī)定。緊接著2009年頒布的《中華人民共和國(guó)侵權(quán)責(zé)任法》第2條規(guī)定，侵害民事權(quán)益（包括隱私權(quán)在內(nèi)的人身、財(cái)產(chǎn)權(quán)益），應(yīng)當(dāng)依照本法承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。這是我國(guó)首次從法律上正式確立了隱私權(quán)的概念。但《檔案法》中的第二十一條、第二十二條規(guī)定，僅暗含了隱私權(quán)問題，沒有真正對(duì)隱私權(quán)問題，作出系統(tǒng)、全面的規(guī)定，實(shí)施細(xì)則也沒有詳細(xì)的、具體的、可操作的條目與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，導(dǎo)致檔案工作開展中對(duì)于隱私權(quán)的問題無(wú)法可依，由此出現(xiàn)的一些隱私被侵犯的問題也難以得到實(shí)際的追訴。
2.2 檔案工作者隱私保護(hù)意識(shí)不足
第一，檔案工作者對(duì)《檔案法》以外的法律敏感性不高，存在隱私權(quán)保護(hù)意識(shí)薄弱的現(xiàn)象。如部分檔案部門因人手不足，往往會(huì)聘請(qǐng)學(xué)生助理或兼職人員協(xié)助查檔或錄入檔案，當(dāng)有查檔者需要查閱學(xué)籍檔案時(shí)，檔案工作者直接讓學(xué)生助理或兼職人員去調(diào)檔，無(wú)意（或蓄意）查看了其他學(xué)生的學(xué)籍檔案，并對(duì)他人的隱私進(jìn)行傳播，最終有可能對(duì)當(dāng)事人造成傷害。對(duì)于一些經(jīng)常需要查閱的學(xué)籍檔案，為了方便沒有放回庫(kù)房，被其他來(lái)辦事的人員獲得他人的隱私而造成不良后果。
第二，因?yàn)榭蒲械男枰{(diào)用學(xué)生某方面情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檔案工作者在提供資料時(shí)，由于忽視往往沒有對(duì)其中需調(diào)查的內(nèi)容外的涉及到個(gè)人隱私的敏感內(nèi)容進(jìn)行處理，就將材料提取送出，在送往郵寄的時(shí)候也沒有對(duì)材料進(jìn)行有效的保護(hù)，從而造成他人隱私的泄漏。
2.3 對(duì)查檔者的身份驗(yàn)證程序不完善
目前對(duì)于學(xué)籍檔案查詢有需求的大部分是學(xué)生本人或?qū)W生將就業(yè)（就讀）的單位，單位查詢往往都是正式來(lái)函，檔案部門接到來(lái)函后將查詢結(jié)果直接反饋至對(duì)方單位。個(gè)人查詢現(xiàn)在大部分都是查檔者來(lái)電或是委托在校的師弟師妹查詢，對(duì)于來(lái)電查詢，工作人員往往只是與對(duì)方核對(duì)姓名、身份證號(hào)碼等一些基礎(chǔ)信息無(wú)誤后，便將相關(guān)資料傳真或掃描給對(duì)方，委托他人代為查詢的，多是被委托人并無(wú)委托書就直接過來(lái)檔案部門，請(qǐng)委托人致電檔案部門說明此查詢屬實(shí)，則可以對(duì)該檔案進(jìn)行查閱。由于當(dāng)今對(duì)某人身份證號(hào)碼的獲取并不復(fù)雜，檔案部門對(duì)于身份驗(yàn)證的程序過于簡(jiǎn)單，從而令不法分子有可乘之機(jī)查閱到需要的他人隱私。
2.4 軟件漏洞導(dǎo)致學(xué)籍信息外泄
在2002年11月25日，國(guó)家檔案局與中央檔案館聯(lián)合了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，其明確提出要“積極推進(jìn)檔案資源數(shù)字化”。目前絕大多數(shù)學(xué)校檔案部門都按照文件的精神執(zhí)行，而且部分的學(xué)校也同時(shí)在推進(jìn)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化以便于利用，但由于使用的軟件多樣性和完善性的不同，對(duì)檔案的隱私安全潛藏了較大的風(fēng)險(xiǎn)。如2010年3月，華商網(wǎng)登出一則名為《7萬(wàn)學(xué)生學(xué)籍信息被泄露上網(wǎng) 家長(zhǎng)對(duì)此表示氣憤》的報(bào)道，其中就是由于網(wǎng)站的“用戶名驗(yàn)證機(jī)制” 被繞過后，從其他路徑進(jìn)入了網(wǎng)站，造成了西安市新城區(qū)近7萬(wàn)名的學(xué)籍信息泄露。
2.5 硬件設(shè)備的泄露
無(wú)論是已數(shù)字化學(xué)籍檔案的利用，還是紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化學(xué)籍檔案，都必須通過計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行操作，且許多檔案部門為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，往往會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)將掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行共享，由于這些設(shè)備都具有緩存，掃描過、打印過的文件都可以暫時(shí)保存在設(shè)備上，不法分子就可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)該設(shè)備的緩存進(jìn)行掃描，獲取他人隱私。
2.6 網(wǎng)站的泄密
信息化已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必經(jīng)之路，由于電子文檔有著其他傳統(tǒng)載體不可比擬的傳輸性和便利性，對(duì)于數(shù)字化的學(xué)籍檔案的利用呈現(xiàn)出高速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，大部分?jǐn)?shù)字化的檔案都是保存為PDF或JPG格式，在查檔和利用過程中，有的時(shí)候需要在兩種格式之間轉(zhuǎn)化，目前許多網(wǎng)站提供免費(fèi)的格式轉(zhuǎn)化服務(wù)，工作人員為了方便將該檔案資料在網(wǎng)上轉(zhuǎn)化格式，未考慮到這些文檔會(huì)暫存（或保存）在該網(wǎng)站的服務(wù)器上，從而成為學(xué)籍檔案隱私泄露的高危因素之一。
3 對(duì)學(xué)籍檔案利用過程中隱私保護(hù)的對(duì)策
3.1 完善制度，運(yùn)用規(guī)范化流程加強(qiáng)隱私保護(hù)
第一，依法治校，制度先行。我們可根據(jù)《檔案法》、《政府信息公開條例》、《中華人民共和國(guó)侵權(quán)責(zé)任法》以及我國(guó)首個(gè)個(gè)人信息保護(hù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)――《信息安全技術(shù) 公共及商用服務(wù)信息系統(tǒng)個(gè)人信息保護(hù)指南》等上位法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立健全學(xué)籍檔案資料的登記、借閱、復(fù)制以及工作人員操作守則等制度，根據(jù)查檔者不同層次的要求，制定不同層次的審批制度與身份驗(yàn)證程序，令學(xué)籍檔案在利用的過程中，充分保護(hù)當(dāng)事人的隱私不受侵犯。
第二，針對(duì)身份驗(yàn)證的實(shí)際情況。如果是單位來(lái)函查檔，必須嚴(yán)格按照要求寫清楚所需要查閱的詳細(xì)項(xiàng)目，對(duì)于涉及到個(gè)人隱私的還必須盡可能聯(lián)系當(dāng)事人以確認(rèn)真?zhèn)?。?duì)于個(gè)人查檔，可考慮要求學(xué)生畢業(yè)時(shí)提供一個(gè)手機(jī)號(hào)，檔案部門再發(fā)送由該生學(xué)籍檔案隨機(jī)生成的一維碼或二維碼作為查檔時(shí)身份驗(yàn)證的憑證，如該生更換號(hào)碼須在更換號(hào)碼前書面告知檔案部門及時(shí)修改，如果該生沒來(lái)得及通知檔案部門更換號(hào)碼，檔案工作者必須在核對(duì)該生姓名、身份證號(hào)碼、專業(yè)等一般信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)行如畢業(yè)年份、獎(jiǎng)懲信息等隱私性問題的深度確認(rèn)，以求最大限度保護(hù)其隱私。
第三，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸學(xué)籍檔案的實(shí)際情況。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的開放性決定了它的風(fēng)險(xiǎn)性，所以檔案工作者對(duì)于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膶W(xué)籍檔案材料盡可能選擇兼容性強(qiáng)、保密度高的文件格式。PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨(dú)立于設(shè)備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個(gè)文件中，[4]可靠性、集成度都較JPG等文件格式為優(yōu)，且PDF文件格式是國(guó)際通用的文件格式，因此對(duì)于需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膶W(xué)籍檔案，應(yīng)盡可能使用PDF格式保存。為了保護(hù)隱私要對(duì)其加上128位的AES隨機(jī)密碼保護(hù)或是其它如禁止打印、禁止復(fù)制或是匯入憑證檔案等限制，生成的密碼則通過該生預(yù)留的手機(jī)號(hào)碼進(jìn)行發(fā)送，盡可能確保其中的隱私信息無(wú)法被輕易獲取。
3.2 提高檔案工作者隱私保護(hù)意識(shí)
學(xué)籍檔案在利用過程中最有可能發(fā)生的隱私泄露問題就是人為的泄密。因此，在完善相關(guān)制度和規(guī)范化利用流程的情況下，不斷提升檔案工作者的隱私保護(hù)意識(shí)尤其重要。我們可利用檔案同行間業(yè)務(wù)交流的機(jī)會(huì)，在交流業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，可對(duì)國(guó)內(nèi)外檔案的隱私保護(hù)現(xiàn)狀進(jìn)行探討，在探討中不斷強(qiáng)化隱私保護(hù)的在個(gè)人心中的重要性。此外，還可以通過各類媒體，對(duì)一些檔案隱私保護(hù)的新技術(shù)、新方法進(jìn)行宣傳，對(duì)于在隱私保護(hù)中先進(jìn)的人和事要大力表?yè)P(yáng)，對(duì)于玩忽職守的則要嚴(yán)厲批評(píng)和通報(bào)，營(yíng)造出良好的氛圍，逐步形成自發(fā)的隱私保護(hù)意識(shí)。
3.3 保證電子設(shè)備的環(huán)境安全
