發(fā)布時(shí)間：2023-03-08 15:26:06
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案數(shù)字化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、讓塵封檔案重現(xiàn)光彩
2007年7月，正值“三伏天”，盧龍縣檔案局組織人員到該縣石門(mén)鎮(zhèn)集貿(mào)市場(chǎng)旁邊的一座老樓前，順著看守人所指，前來(lái)接收檔案的茆建忠和趙文合走進(jìn)了存放檔案的三間屋子。嚯，檔案可是不少，柜里柜外，柜上柜下，各類(lèi)檔案橫七豎八地躺著，毫無(wú)規(guī)矩。打開(kāi)虛掩的柜門(mén)，一股發(fā)霉的刺鼻氣味迎面撲來(lái);拿下柜上的檔案，好家伙，滿(mǎn)是塵土，里面還夾雜著老鼠糞便或老鼠皮……這便是接收原盧龍縣陶瓷廠(chǎng)檔案的真實(shí)場(chǎng)景。
上世紀(jì)九十年代，盧龍縣陶瓷廠(chǎng)面臨破產(chǎn)，為了挽救這家國(guó)有企業(yè)，后來(lái)由原企業(yè)的職工出資入股進(jìn)行改制，然而沒(méi)經(jīng)營(yíng)幾年，改制企業(yè)也是艱難維系，無(wú)奈宣告企業(yè)破產(chǎn)，并最終賣(mài)給了一名個(gè)人。還在那段時(shí)期，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的洗禮下，盧龍縣的很多國(guó)有或集體企業(yè)像陶瓷廠(chǎng)一樣遭遇破產(chǎn)……
2007年，上任不久的盧龍縣檔案局局長(zhǎng)周艷清，開(kāi)始狠抓檔案資源建設(shè)，決定依照《檔案法》對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行接收，以貫徹落實(shí)上級(jí)所要求的“資政惠民”。然而起初接收并不順利，因?yàn)闀r(shí)隔已過(guò)十年，很多破產(chǎn)企業(yè)都被賣(mài)給了個(gè)人，新的經(jīng)營(yíng)者并不太買(mǎi)檔案局的帳，無(wú)奈，周艷清與縣工信局聯(lián)系，希望在該局的幫助下能夠讓工作順利些。就這樣，破產(chǎn)企業(yè)檔案接收開(kāi)始了。
當(dāng)縣檔案局負(fù)責(zé)接收的同志趕到第一家破產(chǎn)企業(yè)縣陶瓷廠(chǎng)原址時(shí)，位于205國(guó)道南側(cè)的一廠(chǎng)大門(mén)緊鎖，隨后轉(zhuǎn)到位于國(guó)道北側(cè)的二廠(chǎng)，空空的廠(chǎng)房只有一名60左右歲的看門(mén)人，一打聽(tīng)，卻不是原陶瓷廠(chǎng)的看守人，而是新經(jīng)營(yíng)者安排看院的，經(jīng)了解，原陶瓷廠(chǎng)的所有檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移，但具置不知道。無(wú)奈，接收同志只好給縣工信局的同志打電話(huà)，經(jīng)過(guò)輾轉(zhuǎn)查找，得知有一個(gè)人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)看管原陶瓷廠(chǎng)的檔案，但因?yàn)楣べY太少，熱情不高，看護(hù)也是隔三差五去一回。一番周折過(guò)后，縣檔案局與該人取得聯(lián)系，定好接收日子，發(fā)生了本文開(kāi)頭的一幕。
那一天，縣檔案局整整接收了一雙排小貨車(chē)的原陶瓷廠(chǎng)檔案。從車(chē)上卸到局機(jī)關(guān)，因?yàn)闄n案太多，無(wú)法及時(shí)入庫(kù)，一尼龍袋、一尼龍袋的檔案只好暫存在縣行政中心一樓的樓道里，等待工作人員分檢、歸檔，再入庫(kù)。
參加接收的茆建忠回憶，那時(shí)，局機(jī)關(guān)人少，總共9個(gè)人，其中6名女同志、3名男同志。白天，通常由男同志負(fù)責(zé)前往破產(chǎn)企業(yè)接收;回來(lái)，大家共同分檢。由于很多檔案已經(jīng)發(fā)霉，分檢時(shí)，很多同志都戴上口罩，即便如此，也有人嘴發(fā)麻，患上皮膚過(guò)敏。為了節(jié)省時(shí)間，等檔案入庫(kù)時(shí)，女同志也跟男同志一起，搬著一摞摞的檔案，最晚干到晚上8點(diǎn)多?？嗪屠鄄槐囟嗾f(shuō)，頭疼的是一些看管檔案的不愿將破產(chǎn)企業(yè)檔案移交，他們認(rèn)為，既然有人買(mǎi)下了破產(chǎn)企業(yè)，就自然包括遺留下來(lái)的企業(yè)檔案，都沒(méi)什么價(jià)值，賣(mài)了還能換回幾個(gè)錢(qián)。面對(duì)這群人的“抵觸”，負(fù)責(zé)檔案接收的同志只好做他們工作，講依據(jù)《檔案法》破產(chǎn)企業(yè)的檔案必須向國(guó)家檔案館移交，講原始檔案的重要價(jià)值。即便如此苦口婆心地做工作，但在那段接收檔案過(guò)程中，還是有幾家破產(chǎn)企業(yè)的檔案沒(méi)有接收下來(lái)，因?yàn)橛腥藢⑺鼈儺?dāng)破爛賣(mài)了。對(duì)此，茆建忠很是遺憾。
局長(zhǎng)周艷清說(shuō)，整整一個(gè)月，馬不停蹄地接收了十幾家破產(chǎn)企業(yè)的檔案，這些被遺棄的會(huì)計(jì)檔案、科技檔案和文書(shū)檔案，后來(lái)在服務(wù)百姓上發(fā)揮了重要作用。
二、數(shù)字化管理便民利民
到2008年，盧龍縣檔案局總共接收了3萬(wàn)余卷破產(chǎn)改制企業(yè)檔案，也就在這一年，按照上級(jí)政策，盧龍縣開(kāi)始為企業(yè)下崗職工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)接續(xù)。這一政策出臺(tái)，讓破產(chǎn)、改制企業(yè)下崗職工看到了希望。然而，這一年實(shí)在不普通，時(shí)值奧運(yùn)會(huì)在北京舉辦，萬(wàn)眾矚目。為下崗職工接續(xù)養(yǎng)老保險(xiǎn)一旦處理不好，極易引發(fā)重大。這時(shí)的縣檔案局被推到了風(fēng)口浪尖。
有熟悉政府部門(mén)職能的下崗職工很快找到了縣檔案局，面對(duì)他們急迫的查檔需求，檔案局工作人員加班加點(diǎn)幫助查檔;而一些不知道縣檔案局的，起初先到了改制企業(yè)查檔，可企業(yè)已改制多年，有的檔案健全，還好，有的甚至沒(méi)有檔案，甭提下崗職工的檔案。當(dāng)這些失望的下崗職工，輾轉(zhuǎn)打聽(tīng)來(lái)到縣檔案局，大多帶著情緒，對(duì)此，縣檔案局的工作人員首先做好安慰，之后和他們一起尋找檔案。從滿(mǎn)懷希望，到失望，再到重燃希望，滿(mǎn)意而歸，在為企業(yè)下崗職工贏(yíng)得養(yǎng)老保障的同時(shí)，也給縣檔案局帶來(lái)了好口碑。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2008年至今，盧龍縣檔案局共接待企業(yè)下崗職工6500余人，調(diào)閱利用各門(mén)類(lèi)檔案7萬(wàn)余卷，提供涉及招工、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職工調(diào)轉(zhuǎn)等方面的證明5萬(wàn)余份，有力促進(jìn)了社會(huì)和諧穩(wěn)定。
隨著館藏檔案迅速增加和群眾日益增長(zhǎng)的查檔需要， 2009年，盧龍縣檔案局抓住河北省啟動(dòng)省、市、縣三級(jí)國(guó)家檔案館數(shù)字化工程的有利時(shí)機(jī)，把檔案管理向信息化推進(jìn)。本著“急用先上”的原則，優(yōu)先把縣委、縣政府重要檔案、珍貴資料以及與民生聯(lián)系密切、利用率高的勞動(dòng)人事、林改、計(jì)生等檔案進(jìn)行了數(shù)字化。
2011年11月9日，盧龍縣檔案局突然涌入60名群眾，把工作人員驚了一大跳。一打聽(tīng)，原來(lái)他們都是農(nóng)村原民辦、代課教師。最近，省里下發(fā)了為農(nóng)村原民辦、代課教師發(fā)放養(yǎng)老補(bǔ)助的通知，這可驚動(dòng)了一大批人。然而，這些查閱者年紀(jì)偏大，有的上班時(shí)間過(guò)早，有的任教期間換過(guò)幾個(gè)地方，有的連自己也說(shuō)不清楚具體參加工作的時(shí)間和離校時(shí)間，怎么辦呢？如果工齡校不準(zhǔn)，不但查詢(xún)者不滿(mǎn)意，縣里也無(wú)依據(jù)發(fā)放補(bǔ)助，而且每個(gè)工齡每年每人能達(dá)到240元，可不是個(gè)小數(shù)目，傷不起這些老教師的心！
其實(shí)，這些老教師不必著急，現(xiàn)在檔案數(shù)字化了，只要檔案里有，輸入一些關(guān)鍵字，就能很快查到。然而，這一天來(lái)得實(shí)在太多了，沒(méi)想到以后幾天越來(lái)越多，最多時(shí)達(dá)到200人。為了維持秩序，縣檔案局開(kāi)始為他們發(fā)放號(hào)牌。有序組織，既保證了縣行政中心正常辦公，還為查檔節(jié)省了時(shí)間。短短半個(gè)月，為1500人查檔，查閱檔案2.5萬(wàn)卷，出據(jù)證明1萬(wàn)余份。這一年，縣檔案局獲得全縣穩(wěn)定先進(jìn)單位。
三、優(yōu)化服務(wù)拓展工作觸角
檔案數(shù)字化建設(shè)為群眾查檔、開(kāi)具證明提供了便捷，也使工作人員騰出更多的時(shí)間研究工作創(chuàng)新，拓展工作觸角，還與縣里的中心工作同頻共振。
這些年，該局全面提高隊(duì)伍素質(zhì)，在落實(shí)“中央八項(xiàng)規(guī)定”、力治“”的同時(shí)，開(kāi)展“百問(wèn)不煩，百查不厭”活動(dòng)，圍繞“讓群眾好辦事、為群眾辦好事”的主題，推出系列便民舉措，優(yōu)先為70歲以上老年人、殘疾人服務(wù)，減少他們查閱檔案的等候時(shí)間，并公開(kāi)查檔人員的聯(lián)系方式，主動(dòng)延長(zhǎng)查檔時(shí)間。一些群眾來(lái)去不便，縣檔案局還接受電話(huà)查閱和咨詢(xún)服務(wù)，避免群眾在查閱檔案時(shí)走“冤枉路”。在其接待窗口，還提供縣內(nèi)相關(guān)職能部門(mén)、派出所和人口與計(jì)劃生育部門(mén)的辦公地點(diǎn)及聯(lián)系電話(huà)等，方便他們辦理其它手續(xù)。
這些年，該局注重檔案編研，編寫(xiě)的《利用檔案解決土地權(quán)屬糾紛》獲開(kāi)發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果優(yōu)秀獎(jiǎng)，《利用民生檔案為企業(yè)職工接續(xù)養(yǎng)老保險(xiǎn)提供依據(jù)》獲開(kāi)發(fā)利用優(yōu)秀服務(wù)成果二等獎(jiǎng)，《為民辦教師接續(xù)養(yǎng)老保險(xiǎn)》獲開(kāi)發(fā)利用優(yōu)秀服務(wù)成果一等獎(jiǎng)。此外，深入歷史挖掘，聯(lián)系縣內(nèi)文化界知名人士，收集盧龍歷史文化，先后出版了《走近孤竹》、《漫畫(huà)盧龍旅游》、《康熙盧龍縣志校注》等書(shū)籍。
這些年，該局廣泛參與縣里的中心工作，參與招商引資，連續(xù)3年被縣委、縣政府授予招商引資工作“發(fā)展之星”榮譽(yù)稱(chēng)號(hào);參與拆遷、文明生態(tài)村幫建、聯(lián)村幫建等活動(dòng)，連續(xù)18年被市委、市政府授予文明單位或文明單位標(biāo)兵。
[關(guān)鍵詞]城建；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)
中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國(guó)城市化建設(shè)水平不斷提高的當(dāng)下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線(xiàn)、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項(xiàng)目的數(shù)量也越來(lái)越多，給城建檔案管理工作到來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進(jìn)程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時(shí)代中，無(wú)法滿(mǎn)足人們對(duì)信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點(diǎn)，如何以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，大力推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實(shí)際問(wèn)題。
一、 檔案管理數(shù)字化概述
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對(duì)原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行完整的采集，進(jìn)而形成能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別的文件類(lèi)型，最后存儲(chǔ)到磁帶、光盤(pán)等信息載體之中，以提高對(duì)檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲(chǔ)與建庫(kù)、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢(shì)：一是在全社會(huì)范圍內(nèi)都開(kāi)展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，在高校、城建、企業(yè)等各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。
二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
（一） 符合時(shí)展的需要
在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢(shì)。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在城建各部門(mén)中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等工作的效率實(shí)現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實(shí)現(xiàn)的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化
推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將城市建設(shè)中的所有工程項(xiàng)目都納入到數(shù)字化管理的體系當(dāng)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，確保了其工作的安全、準(zhǔn)確和高效，使得檔案管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。
（三） 利于城建檔案的開(kāi)發(fā)
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于城建檔案的開(kāi)發(fā)產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶(hù)構(gòu)建了信息資料查詢(xún)的平臺(tái)，用戶(hù)只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺(tái)，就可以進(jìn)行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請(qǐng)，并與社會(huì)其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作，進(jìn)而形成了集成化管理的運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考，對(duì)于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，開(kāi)展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作，應(yīng)該對(duì)原有的思維定式進(jìn)行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進(jìn)行著手：
（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求
規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求是推動(dòng)其工作開(kāi)展的前提條件和主要方式，特別是對(duì)檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲(chǔ)等一系列工作而言，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化控制。在參考國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，對(duì)以下工作要求進(jìn)行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，以保證檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性；③對(duì)檔案管理工作者的行為進(jìn)行規(guī)范性指標(biāo)的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實(shí)性。
（二） 合理設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)功能系統(tǒng)
城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專(zhuān)業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)來(lái)承擔(dān)建設(shè)的，但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)合理性，其檔案管理部門(mén)的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計(jì)工作當(dāng)中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺(tái)和軟件平臺(tái)都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，主要涉及到文檔庫(kù)、空間庫(kù)和影像庫(kù)三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行資料編碼，以保證用戶(hù)能夠準(zhǔn)確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要?jiǎng)?chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術(shù)對(duì)不同載體的檔案信息進(jìn)行高效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的多層次開(kāi)發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。
（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度
城建檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對(duì)城建檔案進(jìn)行集中管理的主要場(chǎng)所，是社會(huì)資源消費(fèi)的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺(tái)為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺(tái)”和面向館外的“統(tǒng)一門(mén)戶(hù)網(wǎng)站”為核心，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，實(shí)際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實(shí)現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門(mén)、審批部門(mén)和管理部門(mén)等實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來(lái)發(fā)展。
（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊(duì)伍
檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。一方面要通過(guò)開(kāi)展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高其運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的技能；一方面要通過(guò)開(kāi)展多種形式的教學(xué)教研活動(dòng)，向其介紹最新的科技動(dòng)態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進(jìn)行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。
結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，要想切實(shí)發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊(duì)伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)等方面來(lái)實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)；當(dāng)然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個(gè)探索的階段，還需要工作人員對(duì)其進(jìn)行不斷的深入研究，以推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。
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[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；安全；檔案；數(shù)字檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）16-0-02
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息查詢(xún)速度和數(shù)量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進(jìn)，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門(mén)迎來(lái)了館藏檔案數(shù)字化的浪潮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檢索和查閱上都較為復(fù)雜，保存效果也較差，不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用，數(shù)字檔案存儲(chǔ)空間小、利用便捷，所以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為檔案工作的主流趨勢(shì)，為了節(jié)約人力、物力資源，控制成本，數(shù)字化外包走上舞臺(tái)。南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館也加入了數(shù)字化的大軍，根據(jù)幾年來(lái)的數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作中存在的問(wèn)題做了總結(jié)和思考。
1 做好檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備
1.1 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，做好標(biāo)書(shū)
通常招投標(biāo)部門(mén)會(huì)根據(jù)標(biāo)書(shū)要求結(jié)合競(jìng)標(biāo)價(jià)格來(lái)確定中標(biāo)方，所以要得到滿(mǎn)意的競(jìng)標(biāo)商，首先要做好前期的調(diào)研和考察。對(duì)已經(jīng)完成數(shù)字化和正在進(jìn)行數(shù)字化的單位走訪(fǎng)，了解數(shù)字化服務(wù)公司的情況和數(shù)字化部門(mén)對(duì)該工作的意見(jiàn)，實(shí)地體會(huì)數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)工作并了解數(shù)字化流程和注意事項(xiàng)。征詢(xún)專(zhuān)家和相關(guān)行政機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)，結(jié)合企業(yè)背景和檔案數(shù)字化外包規(guī)定，邀請(qǐng)符合條件的公司到單位競(jìng)標(biāo)，擇優(yōu)選擇。
1.2鑒定、統(tǒng)計(jì)要數(shù)字化的檔案，簽訂相關(guān)協(xié)議
結(jié)合本部門(mén)資金和需求，對(duì)館藏檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)，按照密級(jí)和年限確定數(shù)字化的范圍和數(shù)量，根據(jù)鑒定、統(tǒng)計(jì)結(jié)果，和公司簽訂“檔案數(shù)字化加工合同書(shū)”。此外，還應(yīng)簽訂“檔案數(shù)字化加工保密協(xié)議”，明確雙方各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、權(quán)責(zé)問(wèn)題及保密責(zé)任，保障數(shù)字化過(guò)程檔案信息的絕對(duì)安全。
1.3做好場(chǎng)地的安全設(shè)施布置
首先，工作室需要進(jìn)行全方位24小時(shí)監(jiān)控，要安裝前后攝像頭，保證360度無(wú)死角。其次，做好電子產(chǎn)品檢測(cè)，合同中規(guī)定禁止攜帶電子產(chǎn)品，但是檔案部門(mén)不可能對(duì)外包人員搜身，有效的辦法是采取電子探測(cè)，但自動(dòng)電子探測(cè)門(mén)的代價(jià)較高，掃描工作本身又短期性的；人工探測(cè)費(fèi)用可以接受，但是掃描人員較多，且出入頻繁，長(zhǎng)期守門(mén)也不現(xiàn)實(shí)，所以這個(gè)問(wèn)題仍然不能得到很好的解決。最后，做好場(chǎng)地信號(hào)屏蔽，場(chǎng)地是無(wú)網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域但是卻因?yàn)闂l件限制，可以接收手機(jī)信號(hào)和網(wǎng)絡(luò)信號(hào)，所以應(yīng)安裝信號(hào)屏蔽器。此外，U盤(pán)變得越來(lái)越小，越來(lái)越隱秘，裝飾品成了U盤(pán)的外衣，主機(jī)USB口也較隱秘，U盤(pán)插上去人眼幾乎都無(wú)法察覺(jué)，更不用說(shuō)安裝在高處的攝像頭，因此還要拆去主機(jī)上的所有可能外設(shè)安插接口。
1.4 與外包方提前協(xié)商，盡可能保證人員穩(wěn)定性
掃描工作較為枯燥，且含金量較低，工資偏低，工作人員多為年輕、低學(xué)歷人群，這就造成外包公司中掃描人員整體素質(zhì)偏低且流動(dòng)性大。而人員變動(dòng)由外包公司管轄，檔案部門(mén)無(wú)權(quán)干涉，這會(huì)造成后期檔案檢查中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)權(quán)責(zé)不清，如檔案單頁(yè)丟失，掃描數(shù)據(jù)交接不清等問(wèn)題，給檔案的安全性帶來(lái)極大的隱患。
1.5 制訂數(shù)字化加工方案
按照《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 31―2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求制訂加工方案，包括：前期準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)（借還檔案，掃描文件命名、電子目錄與紙質(zhì)目錄校對(duì)，紙質(zhì)目錄與紙質(zhì)原件校對(duì)），掃描中標(biāo)準(zhǔn)（確定文書(shū)、圖紙、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等參數(shù)；掃描操作規(guī)定，要保證紙張，頁(yè)碼順序、案卷順序、檔案盒都保持拆卷前的狀態(tài)，規(guī)定問(wèn)題另行備注不可在原件上進(jìn)行，不能因加工或拆卷而造成對(duì)紙質(zhì)文件的損壞）、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（確定檢查標(biāo)準(zhǔn)，文件歪斜、紙張大小與原件不符、頁(yè)碼順序不對(duì)、漏頁(yè)或重復(fù)、PDF文件未雙層處理、文件不清晰、光盤(pán)刻錄數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)不全等重新處理）。
2 檔案數(shù)字化工作的實(shí)施
2.1 借閱歸還檔案
檔案應(yīng)遵循當(dāng)天借出、當(dāng)天歸還的原則。雙方工作人員均要在“數(shù)字化檔案借閱記錄”上登記、簽名，寫(xiě)清案卷數(shù)量和卷號(hào)、借出和歸還時(shí)間、雙方負(fù)責(zé)人簽字。在檔案出庫(kù)入庫(kù)時(shí)都需清點(diǎn)清楚，出庫(kù)后數(shù)字化服務(wù)人員檢查有無(wú)缺損，入庫(kù)時(shí)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人檢查原件是否復(fù)原，數(shù)目、排序是否正確，有無(wú)缺頁(yè)損壞等問(wèn)題。檔案應(yīng)及時(shí)還回到庫(kù)房，以免信息外漏或者丟失。通常，實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案較重且較多，搬運(yùn)過(guò)程只能記錄檔號(hào)和卷數(shù)，內(nèi)部雖有目錄但裝訂完了后很難做到一頁(yè)一頁(yè)的檢查，被遺漏或者定錯(cuò)一頁(yè)或幾頁(yè)，如果紙質(zhì)的檔案常年未被利用，根本無(wú)法察覺(jué)，多年后再發(fā)現(xiàn)也無(wú)從確定是怎么漏失的；以件為單位的檔案，由于統(tǒng)計(jì)數(shù)量更加龐大，一份一份地查看更加不現(xiàn)實(shí)；檔案因年代過(guò)久，紙質(zhì)易因老化出現(xiàn)損壞；工作人員有時(shí)也因翻頁(yè)時(shí)動(dòng)作幅度較大造成原件受損；案卷過(guò)厚，數(shù)字化服務(wù)人員裝訂不仔細(xì)，個(gè)別紙張會(huì)錯(cuò)位，造成打孔時(shí)打在內(nèi)容上，破壞了原件等。因此，紙質(zhì)檔案交接過(guò)程中需要工作人員耐心、細(xì)致，制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范，保持操作的統(tǒng)一，保證紙質(zhì)、數(shù)字化檔案的安全。而目前好多檔案館庫(kù)房、辦公區(qū)較小，有的僅一墻之隔，掃描直接在庫(kù)房中進(jìn)行，雖然方便操作，節(jié)省了空間和時(shí)間，但給檔案的安全帶來(lái)了極大的隱患，所以這種情況要杜絕。
2.2 檔案掃描過(guò)程
第一，拆卷。檔案不論是件、卷、盒，都應(yīng)遵從復(fù)原后保持檔案裝訂原貌的原則，所以在拆卷時(shí)要按照順序，一本本有序進(jìn)行，力度適中，以不損壞檔案為原則。第二，掃描。掃描的文件、圖片、圖紙都應(yīng)達(dá)到制定的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的要求，保持內(nèi)容、大小、色彩均與原件一致，應(yīng)按照文件編號(hào)處理、合成一份文件，按照規(guī)定的命名方式命名，等待掛接。通常，普通文件按300dpi黑白掃描，老舊泛黃檔案和彩頁(yè)按300dpi彩色掃描，并保存為PDF和JPEG兩種格式；照片掃描像素為600dpi以上，保存為JPEG格式；圖紙掃描像素根據(jù)圖紙大小調(diào)整，以?xún)?nèi)容絕對(duì)清晰為標(biāo)準(zhǔn)，保存為T(mén)IF和PDF兩種格式。老舊泛黃檔案如果破損嚴(yán)重或無(wú)法直接掃描，還需要先進(jìn)行修復(fù)處理。掃描的圖片通常要進(jìn)行糾偏、去污、拼接、裁剪等技術(shù)處理。第三，裝訂。掃描完成后，應(yīng)將檔案按照檔案的裝訂原貌進(jìn)行重新裝訂，且應(yīng)注意保持檔案的頁(yè)碼、件號(hào)、卷號(hào)順序不變，內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。
3 檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)后期處理
3.1 數(shù)字化數(shù)據(jù)檢查
掃描工作量大，重復(fù)性強(qiáng)，檔案具有相似性，掃描時(shí)容易造成漏頁(yè)，錯(cuò)頁(yè)的現(xiàn)象，因此，數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行質(zhì)量檢查。因?yàn)閿?shù)字化數(shù)據(jù)量巨大，采用抽檢的方式進(jìn)行檢查。通常，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%，合格率達(dá)到95%以上（含95%），認(rèn)為合格（合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%）。但實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，檔案需要絕對(duì)的完整、清晰和真實(shí)，抽檢對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)存在有很大的問(wèn)題。首先，掃描工作具有主觀(guān)性，和掃描個(gè)人認(rèn)真程度密切相關(guān)，所以常常發(fā)現(xiàn)掃描問(wèn)題是扎堆出現(xiàn)的。其次，案卷需要裝訂，就容易出現(xiàn)頁(yè)碼遺漏、標(biāo)注錯(cuò)誤的現(xiàn)象，數(shù)字化過(guò)程也是二次糾正的一個(gè)好時(shí)機(jī)，而抽檢很難發(fā)現(xiàn)。最后，如招投標(biāo)、科研文件部分檔案不需要數(shù)字化，數(shù)據(jù)自然會(huì)出現(xiàn)斷碼的情況，抽檢很難排除缺頁(yè)原因是斷碼還是漏掃。況且由于數(shù)量巨大，一旦掛接入系統(tǒng)，后期利用中很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，一旦出現(xiàn)問(wèn)題后，糾正也很麻煩。為了解決遺漏問(wèn)題，可能檔案還要重新掃描、處理，然后再覆蓋系統(tǒng)數(shù)據(jù)、光盤(pán)數(shù)據(jù)、移動(dòng)硬盤(pán)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，還會(huì)給利用者帶來(lái)不便。所以本館采用一頁(yè)一頁(yè)檢查的方式，雖然耗時(shí)耗力，但一勞永逸。審核完畢后，一定要盡快針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行修改，再次檢查無(wú)誤后，必須負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、簽字后方有效。
3.2 存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)檢查
電子數(shù)據(jù)需要載體存儲(chǔ)、備份，通常保存載體為光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、服務(wù)器等。為保證數(shù)據(jù)安全，通常采用在線(xiàn)、離線(xiàn)備份和多套備份方式。所以檢查過(guò)程要針對(duì)不同的備份載體進(jìn)行。通常針對(duì)設(shè)備是否正常（光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)是否可讀）、數(shù)據(jù)是否可正常讀取、數(shù)據(jù)數(shù)量是否正確，數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整等標(biāo)準(zhǔn)檢查。檢查完成后離線(xiàn)備份數(shù)據(jù)需要進(jìn)行目錄著錄、粘貼標(biāo)貼、存放入庫(kù)等操作，以便今后的管理和利用。
3.3 原文掛接
數(shù)字化數(shù)據(jù)檢查無(wú)誤后，可以將其掛接到系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的目錄下，開(kāi)始進(jìn)行利用。因數(shù)字化文件數(shù)量巨大，通常采用批量掛接的方式，需要文件名稱(chēng)與數(shù)據(jù)庫(kù)中目錄一一對(duì)應(yīng)，這是就體現(xiàn)了文件命名規(guī)則的重要性。掛接過(guò)程會(huì)出現(xiàn)電子目錄找不到，或者目錄多條的現(xiàn)象，就需要即使修改電子目錄，重新掛接該條數(shù)據(jù)。掛接完成后，需要針對(duì)掛接的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，通常問(wèn)題有數(shù)據(jù)顯示不正常、文件打不開(kāi)、掛接漏頁(yè)、掛錯(cuò)位置、文件格式錯(cuò)誤，無(wú)法下載等問(wèn)題，因文件內(nèi)容本身就大，數(shù)據(jù)量又多，工作量也更加龐大，通常只能采取抽檢的方式進(jìn)行，抽檢的比率不得低于5%，合格率達(dá)到95%以上（含95%），認(rèn)為合格。掛接原文的錯(cuò)誤通常都是一眼就可發(fā)現(xiàn)的，且不涉及文件內(nèi)容，所以抽檢是可以保證檔案的真實(shí)有效性，后期利用發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，只需要找出備份文件重新掛接即可，工作量也較小。
4 結(jié) 語(yǔ)
館藏檔案的數(shù)字化降低了檔案的保存成本，提高了檢索利用的便捷性，同時(shí)也有效推動(dòng)了檔案電子信息化進(jìn)程，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用。但因檔案數(shù)量巨大而催生的數(shù)字化外包，給檔案安全也帶了新的風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門(mén)除了在數(shù)字化外包期間做好上述的工作，還應(yīng)增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，對(duì)全館人員進(jìn)行數(shù)字化安全風(fēng)險(xiǎn)教育，讓檔案工作者做好數(shù)字化期間的監(jiān)督工作，確保數(shù)字化工作期間，檔案信息和原件得到最大程度的安全保障。
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中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）05-000-01
摘 要 文書(shū)檔案是地勘單位的重要信息資源，因此加強(qiáng)地勘單位文書(shū)檔案建設(shè)工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式的不足日益顯現(xiàn)出來(lái)，文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)成為地勘單位的一個(gè)必然選擇。本文從分析地勘單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀及文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)重要性入手，對(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法進(jìn)行了探究，并指出了文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)中要注意的幾個(gè)問(wèn)題，旨在促進(jìn)地勘單位文書(shū)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。
關(guān)鍵詞 地勘單位 文書(shū)檔案 數(shù)字化
文書(shū)檔案是地勘單位的重要信息資源，對(duì)地勘單位的發(fā)展有著重要的意義。隨著地勘單位開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的不斷增多，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式已越來(lái)越不適應(yīng)社會(huì)及地勘單位發(fā)展的需要，文書(shū)檔案的整理及儲(chǔ)存工作成為地勘單位的一項(xiàng)重點(diǎn)及難點(diǎn)工作。地勘單位文書(shū)檔案數(shù)字化的建設(shè)不僅能夠有效解決傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的必然選擇。
一、地勘單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化建設(shè)重要性分析
（一）地勘單位文書(shū)管理現(xiàn)狀
從目前來(lái)看，紙質(zhì)文書(shū)檔案仍然是我國(guó)大部分地勘單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理的方式，但是這種傳統(tǒng)的管理方式存在的問(wèn)題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質(zhì)文書(shū)檔案在管理過(guò)程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質(zhì)檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現(xiàn)安全問(wèn)題，由于部分地勘單位沒(méi)有建設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室，致使文書(shū)檔案儲(chǔ)存比較亂，很容易出現(xiàn)存放安全問(wèn)題。
（二）文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
結(jié)合目前地勘單位發(fā)展的需要及傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，地勘單位加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)就顯得尤為重要。一是文書(shū)檔案數(shù)字化管理是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距；二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理可以在更大程度上提高文書(shū)檔案的管理水平、使用效率以及加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的保護(hù)。三是是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的有關(guān)“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”文件要求的體現(xiàn)?？偟膩?lái)說(shuō)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性日益突顯，已經(jīng)成為檔案管理部門(mén)高度重視的一個(gè)問(wèn)題。
二、地勘單位文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法
（一）地勘單位文書(shū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立
要實(shí)現(xiàn)地勘單位文書(shū)檔案數(shù)字化管理，就要從建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開(kāi)始。首先，地勘單位應(yīng)該運(yùn)用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的先進(jìn)性，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員要通過(guò)認(rèn)真的輸入檢驗(yàn)以確保
文件資料錄入的準(zhǔn)確性。此外，要重視對(duì)文書(shū)檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等新型數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的文文書(shū)檔案內(nèi)容。
（二）系統(tǒng)網(wǎng)站的建立
地勘單位文書(shū)檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員就要進(jìn)行局系統(tǒng)網(wǎng)站的建立工作。首先，管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書(shū)檔案的管理效率。其次，在注冊(cè)局系統(tǒng)網(wǎng)站的過(guò)程中，管理人員應(yīng)與相關(guān)政府網(wǎng)站進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，提高地勘單位文書(shū)檔案資源的利用效率。此外，應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，以不斷提高地質(zhì)礦產(chǎn)勘查部門(mén)的政務(wù)工作服務(wù)水平。
（三）文書(shū)檔案監(jiān)管體系的建立
有效的監(jiān)管措施是提高文書(shū)檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統(tǒng)網(wǎng)站后就要建立相應(yīng)的監(jiān)管體系。首先，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案資料信息錄入的監(jiān)管。其次，在文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)電子文件的利用與收集工作。此外，文書(shū)檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，針對(duì)固有檔案管理軟件的實(shí)際使用情況及出現(xiàn)的問(wèn)題及不足，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化與改善。
三、地勘單位文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)注意要點(diǎn)
（一）加強(qiáng)對(duì)原文件的保管工作
由于在進(jìn)行文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，尤其是在進(jìn)行電子化掃描的過(guò)程中，需要把檔案拆開(kāi)，如果不注意就很容易l生文書(shū)檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強(qiáng)對(duì)原文件的保管工作。掃描時(shí)要正確設(shè)置掃描參數(shù)，以確保掃描圖片的質(zhì)量。
（二）重視文書(shū)檔案質(zhì)量檢查工作
質(zhì)量檢查工作是保證文書(shū)檔案資料質(zhì)量的有效途徑。文書(shū)檔案質(zhì)量檢查應(yīng)包括數(shù)字化前文書(shū)檔案整理的檢查、對(duì)數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進(jìn)行檢查，以確保文書(shū)檔案資料數(shù)字化后的有效性。
（三）做好文書(shū)檔案保密與保管工作
在檔案數(shù)字化過(guò)程中，做好文書(shū)檔案的保密與保管工作是非常重要的，對(duì)于一些不能對(duì)外公開(kāi)或泄密的文件，應(yīng)安排專(zhuān)門(mén)的檔案工作人員進(jìn)行掃描，同時(shí)，在紙質(zhì)檔案掃描而形成電子文件的過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)保密與保管監(jiān)管工作工作。此外，要安排專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行該項(xiàng)工作，以確保工作的效率。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理
數(shù)字化檔案館是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。關(guān)于數(shù)字化檔案館的概念，目前國(guó)內(nèi)外尚無(wú)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，我們將其概括為：數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。通過(guò)各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。
1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性
1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)展的需要
我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)人了信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。從20世紀(jì)80年代開(kāi)始，計(jì)算機(jī)就開(kāi)始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計(jì)算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)等方面，并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。
1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)
建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對(duì)于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)
數(shù)字化檔案館以其對(duì)信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過(guò)各種方式作用于兩個(gè)文明建設(shè)，最終會(huì)成為科教興國(guó)的源泉和動(dòng)力。同時(shí)，檔案信息可以說(shuō)是前人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容
數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；檔案門(mén)戶(hù)（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。
根據(jù)對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)識(shí)。可以認(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在采取必要的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實(shí)施有效管理。這就要求檔案工作人員對(duì)本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類(lèi)、管理方式等有一個(gè)全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購(gòu)置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪(fǎng)型是由單合計(jì)算機(jī)處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過(guò)因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個(gè)開(kāi)放的檔案館，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個(gè)數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，從一定意義上說(shuō)數(shù)字化檔案館的館藏可以無(wú)限擴(kuò)大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶(hù)使用方便化。用戶(hù)可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館
數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書(shū)處理部門(mén)、檔案館（室）同時(shí)開(kāi)展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來(lái)構(gòu)建我國(guó)的數(shù)字化檔案館，是切實(shí)可行的。
首先，各檔案館對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，同時(shí)為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理的同時(shí)也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類(lèi)型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無(wú)需實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或來(lái)不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽(tīng)型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對(duì)原有的印刷型、視聽(tīng)型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。
第二，文書(shū)處理部門(mén)在處理各種文書(shū)過(guò)程中對(duì)所處理的文書(shū)信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門(mén)制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國(guó)家管理的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。
第三，機(jī)關(guān)檔案室的各類(lèi)檔案最終交由各級(jí)檔案館保存，檔案館要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定，能公開(kāi)的及時(shí)上網(wǎng)公布，對(duì)非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進(jìn)行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶(hù)。
關(guān)鍵詞：高校；檔案；數(shù)字化建設(shè)
自從進(jìn)入二十一世界以來(lái)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)就呈現(xiàn)出了飛速發(fā)展的景象，在高校的檔案信息中也對(duì)新的科學(xué)技術(shù)提出了更多的要求，不斷出現(xiàn)的數(shù)字化技術(shù)給高校的檔案管理帶來(lái)了全新的工具和途徑。過(guò)去的高校檔案管理已經(jīng)逐漸在現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理方式，這是歷史發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的必然要求。同時(shí)，隨著高校在數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐的不斷深入，檔案信息的數(shù)字化建設(shè)也同樣成為了校園數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，因此從高校的角度來(lái)說(shuō)怎樣更好地利用先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)參與檔案管理，使之更高效地為其服務(wù)，促進(jìn)檔案信息管理對(duì)高校整體工作的推進(jìn)作用，是目前高校的數(shù)字化改革過(guò)程中需要注意的問(wèn)題。
1 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
我國(guó)傳統(tǒng)的高校檔案管理都是利用人工作業(yè)的方法，在資料查找的過(guò)程中會(huì)消耗大量的人力物力，甚至?xí)驗(yàn)槿藶樵驎?huì)帶來(lái)資料的破損，在在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，是檔案上的內(nèi)容會(huì)被進(jìn)行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類(lèi)，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索，另外這樣還節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)和資料共享。
1.1 提高檔案服務(wù)質(zhì)量
過(guò)去的檔案多為紙質(zhì)文件，進(jìn)行檔案管理的方式也多為直接物理勞動(dòng)，這樣的過(guò)程非常消耗人力，因此多數(shù)資料為了進(jìn)行保護(hù)利用率都不高，這給的俺干的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了影響，但是進(jìn)入到數(shù)字化階段以來(lái)，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的管理使得該項(xiàng)工作更加有效率，能夠保證所有的過(guò)程都準(zhǔn)確無(wú)誤，減少了人力和財(cái)力的投入，還可以提高整個(gè)管理的效率，可以說(shuō)數(shù)字化建設(shè)推動(dòng)了檔案管理從人工到數(shù)字化的巨大轉(zhuǎn)變。從高校的角度來(lái)說(shuō)，檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理之后，學(xué)校的每個(gè)部門(mén)都能夠迅速及時(shí)地獲得最新的需求信息，根據(jù)每個(gè)部門(mén)的需要對(duì)信息進(jìn)行匯總和組織，然后傳送到相應(yīng)的部門(mén)，這樣就可以最大程度地提高高校的檔案服務(wù)管理水平，更好地服務(wù)于高校其它部門(mén)。
1.2 提高檔案利用率
近年來(lái)，我國(guó)的高校規(guī)模越來(lái)越龐大，每個(gè)高校都在面臨著更大的檔案管理壓力，尤其是對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理壓力，數(shù)量非常眾多且工作量非常大。因此高校必須要能夠采取有效的方法來(lái)解決這樣的壓力，科學(xué)處理好創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)系，提高檔案的利用效率，不斷推動(dòng)檔案管理的進(jìn)步。然而我國(guó)多數(shù)高校的檔案管理水平仍然不高，這對(duì)我國(guó)檔案管理事業(yè)帶來(lái)了重大的阻礙，所以說(shuō)建立好數(shù)字化平臺(tái)對(duì)于高校的改革發(fā)展具有重要意義。
2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑
從高校的角度來(lái)說(shuō)，盡快進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)以幫助提升檔案管理的質(zhì)量與水平是迫在眉睫的關(guān)鍵性工作，但是也要采取適當(dāng)?shù)姆绞剑诮ㄔO(shè)的過(guò)程中注意方式方法，這樣才能夠讓數(shù)字化技術(shù)真正在檔案信息工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.1 提高資本投入
當(dāng)前我國(guó)許多高校并沒(méi)有充分意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的意義，因此在資金上的投入明顯不足，這樣就極大地限制了檔案信息的對(duì)外共享，。在檔案工作中的資金投入多數(shù)都應(yīng)當(dāng)用在軟硬件上，這樣在電子產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代的時(shí)代中，必須要能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，緊跟時(shí)代的步伐，不至于在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天在管理方式上既然處于落后的狀態(tài)，這樣不僅符合檔案工作的發(fā)展需要，也符合當(dāng)今時(shí)展的方向。
2.2 保證數(shù)字化安全性
檔案資料一般都具有高度的機(jī)密性和重要性，因此需要對(duì)檔案資料進(jìn)行安全性的保障工作，具體可以針對(duì)其進(jìn)行安全化的軟硬件設(shè)置，同時(shí)高校也可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全方面的教育培訓(xùn)，防止其在工作中出現(xiàn)失誤性操作或者人為地進(jìn)行違規(guī)的操作，在工作中還能夠及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，并及時(shí)清除安全隱患，當(dāng)前全世界許多行業(yè)都已經(jīng)邁入數(shù)字化的時(shí)代，檔案工作也必須一樣，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方式，堅(jiān)持學(xué)習(xí)和不斷創(chuàng)新，只有這樣才能夠一直保證高校檔案管理的先進(jìn)性和安全性。
2.3 建設(shè)高效管理團(tuán)隊(duì)
在高校內(nèi)部建設(shè)一個(gè)高效的管理團(tuán)隊(duì)，必須要能夠使學(xué)校的管理人員意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的意義所在，將數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校改革發(fā)展的重要工作中去，同時(shí)高校的工作考評(píng)也應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入到其中，并配備一套與之相適合的管理制度，另外還需要聯(lián)系學(xué)校實(shí)際，對(duì)工作人員進(jìn)行合理分配，使檔案管理更加全面有效。還有，在工作人員的分配上，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)建立一套人員的流動(dòng)與動(dòng)態(tài)分配機(jī)制，這樣可以隨時(shí)開(kāi)展靈活的變動(dòng)，保證所有崗位都能夠快速融入新的工作人員，在熟練技能的引導(dǎo)下更加高效地進(jìn)行檔案管理。
2.4 合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)
在對(duì)高校進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)全面考慮自身的實(shí)際情況使之具有合理性和規(guī)劃性，在建設(shè)過(guò)程中必須有步驟地完成數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)，合理地對(duì)檔案工作人員進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，有選擇性地對(duì)每一個(gè)檔案部類(lèi)中較為重要的部分進(jìn)行數(shù)字化處理，在工作中，每一個(gè)工作人員都應(yīng)當(dāng)具備全局意識(shí)，在保證檔案信息安全和完整的情況下，為檔案信息提供完善的保障，避免信息出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤。
3 總結(jié)
總的來(lái)說(shuō)，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)具有非常重要的意義，學(xué)校的每一個(gè)部門(mén)都應(yīng)當(dāng)重視起來(lái)，盡快使用良好科學(xué)有效的方法進(jìn)行相關(guān)門(mén)類(lèi)的數(shù)字化建設(shè)工作，只有將檔案管理的效率和質(zhì)量都提高起來(lái)，才能夠更好地推動(dòng)學(xué)校整體的建設(shè)與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來(lái)，我們臨海市檔案部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來(lái)了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿(mǎn)意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢(xún)、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢(xún)，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來(lái)，我們臨海市檔案部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來(lái)了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿(mǎn)意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢(xún)、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢(xún)，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期
