發(fā)布時(shí)間：2023-03-16 15:54:47
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題
目前，對(duì)于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級(jí)各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏?cái)?shù)量較少的時(shí)期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館，館藏?cái)?shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：
1進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動(dòng)性。在實(shí)際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機(jī)性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗(yàn)判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時(shí)常是一個(gè)全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個(gè)的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動(dòng)。
2每個(gè)全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費(fèi)。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗(yàn)的判斷，“一廂情愿”，估計(jì)而已。一個(gè)立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會(huì)隨著社會(huì)環(huán)境的變化而變化，但我們對(duì)其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費(fèi)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，為了避免整個(gè)檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會(huì)使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費(fèi)和管理上的不穩(wěn)定性。實(shí)際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會(huì)由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費(fèi)是驚人的，我們不妨做一個(gè)推測(cè)就足以證明這一點(diǎn)：如果每個(gè)全宗后留有30厘米的長(zhǎng)度棄之不用，那么100個(gè)全宗之間將會(huì)有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費(fèi)就是很可觀的。
以上這些問題，造成了管理工作的被動(dòng)與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動(dòng)，增加了對(duì)檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會(huì)打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對(duì)于還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的檔案館，造成了管理工作的被動(dòng)，不利于檔案的提供利用。隨著時(shí)間的推移與機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施，近幾年將是檔案接收進(jìn)館的，許多檔案要分批進(jìn)館，預(yù)留位置一旦不科學(xué)，將會(huì)使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動(dòng)，使管理工作處于一種“拆東墻補(bǔ)西墻”的被動(dòng)局面。
二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放
1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對(duì)于收集工作來講是絕對(duì)的，這就是要切實(shí)保證“一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅(jiān)持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個(gè)全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實(shí)這一觀點(diǎn)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對(duì)于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時(shí)也要避免犯“絕對(duì)主義”的錯(cuò)誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況而做相應(yīng)的變動(dòng)。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個(gè)相對(duì)的不可分散，也就是說，一個(gè)全宗的檔案可以按目錄或時(shí)期分別存放，而并不強(qiáng)求必須集中存放在一起。
2對(duì)需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級(jí)各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價(jià)值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊(cè)，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時(shí)間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：
1對(duì)立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因?yàn)槲覀冋莆樟诉@部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。
2對(duì)未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。
3在前兩項(xiàng)調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對(duì)立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測(cè)，并做好規(guī)劃。要對(duì)立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測(cè)其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。
3立足本館，對(duì)館藏現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認(rèn)為主要做好以下三方面工作：
1調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項(xiàng)工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個(gè)確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨(dú)排列存放。
2調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項(xiàng)工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時(shí)給出檔號(hào)，在必要時(shí)可減少重復(fù)性勞動(dòng)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，可以考慮將新進(jìn)館檔案順接原有目錄號(hào)順序給新的目錄號(hào)，然后將這部分檔案排列于其它存放地點(diǎn)。
3調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫房面積及其它保管條件等以及將來的發(fā)展趨勢(shì)比如設(shè)備的增添，面積的擴(kuò)建等，為全宗科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的分析、判斷，為待進(jìn)館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時(shí)也要考慮其經(jīng)濟(jì)效益。
筆者結(jié)合實(shí)際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學(xué)合理的排放提出了一些初步設(shè)想：以便于管理為出發(fā)點(diǎn)，在確定進(jìn)館檔案范圍、數(shù)量的情況下，結(jié)合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時(shí)期存放，使整個(gè)館藏檔案形成一個(gè)個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時(shí)期檔案構(gòu)成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時(shí)期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個(gè)時(shí)間界限，對(duì)這以前的檔案，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為這一時(shí)期待進(jìn)館檔案預(yù)留出位置，并且這一時(shí)期全宗的排放盡可能在預(yù)留的范圍內(nèi)變動(dòng)，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對(duì)穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進(jìn)館檔案全部接收完畢后，這一時(shí)期的檔案則形成了一個(gè)穩(wěn)定的管理個(gè)體。對(duì)這一年以后至某一個(gè)年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號(hào)重新進(jìn)行集中存放，對(duì)待進(jìn)館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個(gè)良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實(shí)際工作中，所有全宗的排放可不必強(qiáng)求按由小到大的全宗號(hào)順序排列，因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。
摘要：企業(yè)職工檔案是對(duì)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個(gè)重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測(cè)和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢(shì)下，企業(yè)勞動(dòng)職工、工資分配、社會(huì)保障制度等各項(xiàng)改革措施也在不斷深入，企業(yè)職工檔案管理如何跟隨企業(yè)發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)于企業(yè)，已成為當(dāng)前企業(yè)面臨的一個(gè)重要問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施
1企業(yè)檔案管理工作的特性
1.1獨(dú)立性企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對(duì)其資產(chǎn)有獨(dú)立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分,企業(yè)也依法享有獨(dú)立的支配權(quán)。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對(duì)外開放，沒有對(duì)外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。
1.2專業(yè)性在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)主要是以經(jīng)營(yíng)為中心開展一系列活動(dòng)，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營(yíng)性的文件材料。同時(shí)，為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分。
1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動(dòng)中的一個(gè)系統(tǒng)工程。
2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用
2.1對(duì)企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動(dòng)作用。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競(jìng)爭(zhēng)勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強(qiáng)職工德檔案管理工作，從一定程度上對(duì)企業(yè)員工的地位、榮譽(yù)、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合體現(xiàn)。
2.2是培育企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要工具核心競(jìng)爭(zhēng)力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財(cái)富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強(qiáng)力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地的重要條件。對(duì)于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠(chéng)信的做人，進(jìn)而樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的培育。
2.3是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對(duì)單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實(shí)、完整的個(gè)人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。同時(shí)，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對(duì)職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測(cè)，并制定出長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
3加強(qiáng)職工檔案管理工作的措施
3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，流動(dòng)性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個(gè)中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實(shí)現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長(zhǎng)”的目的。
3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化
當(dāng)前，企業(yè)各項(xiàng)制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊(duì)伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實(shí)。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時(shí)效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時(shí)有效提供。因此，盡快實(shí)現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個(gè)環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動(dòng)腦筋，有針對(duì)性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時(shí)，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計(jì)算機(jī)檢索、文件級(jí)裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡(jiǎn)單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時(shí)間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號(hào)，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計(jì)算機(jī)來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實(shí)踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業(yè)的理論知識(shí)，掌握這項(xiàng)工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧，第二要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識(shí)和應(yīng)用文寫作等方面的知識(shí)。如果沒有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力，不熟悉檔案的內(nèi)在聯(lián)系和業(yè)務(wù)工作中的的環(huán)節(jié)、步驟，就不可能做好做實(shí)檔案工作。檔案保管價(jià)值的鑒定取決于它所記述的科學(xué)技術(shù)知識(shí)的價(jià)值，只有全面掌握相關(guān)門類的知識(shí)，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有扎實(shí)的語言功底就無法有效搞好這項(xiàng)工作。因此，作為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案工作者，必須嚴(yán)格要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化檔案理論知識(shí)和管理能力，并且要加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握多方位的知識(shí)，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。
檔案安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水平，積極應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案管理工作存在的各項(xiàng)挑戰(zhàn)。反觀當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問題，直接影響了其檔案管理工作正常進(jìn)行，甚至還會(huì)給單位造成巨大損失。從總體來看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、保密意識(shí)等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環(huán)節(jié)沒有按規(guī)范嚴(yán)格操作。三是網(wǎng)絡(luò)安全、自然災(zāi)害、軟硬件設(shè)施安全等因素。
2預(yù)防為主，切實(shí)做好檔案安全管理工作
2.1提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案安全管理責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)為進(jìn)一步提升檔案安全管理質(zhì)量和效率，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，逐步強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。在日常管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定切實(shí)可行的檔案安全管理措施，同時(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)。在思想認(rèn)識(shí)上，檔案管理部門應(yīng)該明確其工作性質(zhì)、地位、特點(diǎn)，堅(jiān)持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實(shí)做好檔案安全防范工作。此外，檔案權(quán)利部門還應(yīng)積極開展檔案安全宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)全員檔案安全意識(shí)，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責(zé)”的觀念，培養(yǎng)和強(qiáng)化全員檔案安全管理責(zé)任意識(shí)。
2.2建立健全檔案安全管理機(jī)制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應(yīng)該逐步強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立健全其檔案安全管理機(jī)制，明確檔案安全管理要求與規(guī)則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案流動(dòng)、保管和利用制度，構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個(gè)檔案管理部門的安全應(yīng)急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應(yīng)該從本單位實(shí)際出發(fā)，嚴(yán)把檔案案卷質(zhì)量關(guān)，各項(xiàng)檔案資料進(jìn)出館均要做好登記，以防出現(xiàn)丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運(yùn)用一系列現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量。
2.3要按規(guī)定配置檔案用房和檔案設(shè)施，防止檔案實(shí)體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護(hù)和利用服務(wù)提供最基本的物質(zhì)條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對(duì)外服務(wù)的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設(shè)置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個(gè)很大的問題。一旦發(fā)生自然災(zāi)害，后果嚴(yán)重。檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑建設(shè)規(guī)范》設(shè)計(jì)建造。保障檔案實(shí)體安全，要落實(shí)檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規(guī)定購置檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案包裝材料。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全排查工作，并對(duì)館內(nèi)設(shè)備擺放，特別是電器擺放進(jìn)行合理的規(guī)劃布局，并規(guī)范布置設(shè)備路線。要定期檢查電源線路、火警自動(dòng)噴淋系統(tǒng)、電子防盜報(bào)警系統(tǒng)等，防止因線路老化或短路引發(fā)火災(zāi)。需要配備專門人員對(duì)館內(nèi)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。庫房?jī)?nèi)檔案裝具要合理布局、避光通風(fēng)、整齊有序，且要遵循突出重點(diǎn)，兼顧一般的原則，以便發(fā)生突況時(shí)能及時(shí)有效地進(jìn)行搶救，降低檔案損失程度。
.4實(shí)施檔案登記備份，保障信息數(shù)據(jù)安全檔案登記備份是以強(qiáng)化檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，著力于提升檔案部門服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據(jù)、保存真實(shí)記憶。在開展檔案登記備份工作中，應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理，突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌推進(jìn)，安全保密、有效服務(wù)等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現(xiàn)，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)大大減輕。但與此同時(shí)，檔案信息數(shù)據(jù)安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監(jiān)管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應(yīng)該采用檔案登記備份的方式進(jìn)行檔案管理，深化檔案安全體系建設(shè)，以有效保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，檔案館還應(yīng)加強(qiáng)館外檔案監(jiān)管力度，盡可能地減少檔案丟失現(xiàn)象。
2.5提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，防止因?yàn)榧夹g(shù)原因或突況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時(shí)代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理部門必須通過各種數(shù)字化和信息化手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設(shè)立相應(yīng)的信息防火墻，設(shè)置訪問權(quán)限，并建立起一套完備的信息備份與恢復(fù)系統(tǒng)，防止黑客入侵檔案信息管理系統(tǒng)。此外，檔案館還應(yīng)采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格控制和規(guī)范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)操作習(xí)慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統(tǒng)的使用過程中，要使用安全系數(shù)較高的用戶口令和密碼，謹(jǐn)防他人非法進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時(shí)更換口令與密碼。第三，檔案館的計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專人專用，使用者必須維護(hù)好自己的計(jì)算機(jī)，防止出現(xiàn)信息丟失和損毀。未經(jīng)允許，使用者不得擅自在計(jì)算機(jī)上下載軟件和游戲。第四，計(jì)算機(jī)的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)，不瀏覽非法網(wǎng)頁和點(diǎn)擊陌生鏈接，同時(shí)每天還要做好數(shù)據(jù)備份。
2.6做好檔案安全管理的其他預(yù)防措施做實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，提高案卷質(zhì)量。封存原件，大力開發(fā)電子數(shù)據(jù)，或是利用檔案復(fù)制件代替原件進(jìn)行利用，減少原件損害。加強(qiáng)日常管理和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)受損和病變檔案。積極開展電子檔案異質(zhì)備份，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案相對(duì)應(yīng)的管理方式。
(一)歷次專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審的本人申報(bào)材料是基本材料，它比較全面地反映了該教師一定時(shí)期內(nèi)的專業(yè)技術(shù)水平。幾年來多數(shù)教師已積累了3次，有的已達(dá)到4次。
(二)每年度的教育、教學(xué)工作考核表及師德評(píng)價(jià)，綜合技能評(píng)價(jià)、公開課評(píng)價(jià)、教學(xué)反思、一幫一、談話記錄等。
(三)學(xué)歷證明復(fù)印件。教師是終身學(xué)習(xí)制的，因此，繼續(xù)教育是教師學(xué)習(xí)的主要途徑。不少教師通過在職或離職進(jìn)修獲得新的學(xué)歷應(yīng)及時(shí)充實(shí)。有的由本科達(dá)到碩士再達(dá)到博士學(xué)位。
(四)各類榮譽(yù)證書復(fù)印件。包括各級(jí)各類的優(yōu)秀、先進(jìn);論文獲獎(jiǎng)及指導(dǎo)學(xué)生參加各種競(jìng)賽獲指導(dǎo)教師獎(jiǎng)等。
(五)學(xué)術(shù)成果復(fù)印件。凡在報(bào)刊上公開發(fā)表的論文、教改經(jīng)驗(yàn)、公開出版的專著以及編寫的教學(xué)用書。這些復(fù)印件必須有書刊的封面和目錄，以保持其真實(shí)性，它是衡量教師、教研最有份量的見證。
(六)課題立項(xiàng)申請(qǐng)書、結(jié)題報(bào)告、成果鑒定證書等復(fù)印件。
一、做好導(dǎo)查工作
所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個(gè)人第一次來到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí),如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對(duì)象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。
接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動(dòng)詢問式,即主動(dòng)詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式,即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí),作為接待人員,就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。
二、做好排查工作
在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí),作為檔案館接待工作者,不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會(huì)議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級(jí)各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對(duì)待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。
三、做好代查工作
代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢(shì)下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場(chǎng)行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場(chǎng)代查,這又分為兩種,一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動(dòng)代查,這主要是指那些卻需社會(huì)給予關(guān)愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對(duì)這部分特殊群體不僅要我們主動(dòng)給予熱情關(guān)愛,而且要盡可能給予無償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡(jiǎn)單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。
四、做好協(xié)查工作
協(xié)查是指以國(guó)家綜合檔案館為主體,協(xié)同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個(gè)檔案查閱系統(tǒng),實(shí)行檔案資料源的互補(bǔ)與共享。在實(shí)際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會(huì)公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯(cuò)路入錯(cuò)門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設(shè)置的門檻往往比較高,如需領(lǐng)導(dǎo)層層審批,要正式介紹信,內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門檔案員對(duì)外接待查閱不是他們的主要工作,對(duì)利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時(shí)不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個(gè)別檔案館(室)沒有收費(fèi)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),造成亂收費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。4、在個(gè)別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關(guān)部門只認(rèn)準(zhǔn)檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當(dāng)前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級(jí)綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實(shí)際操作中需要一個(gè)較為艱難而長(zhǎng)期的過程。在這個(gè)過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應(yīng)將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導(dǎo)查能在較短的時(shí)間內(nèi),掌握檔案館館藏的內(nèi)容,為利用者查找檔案提供有價(jià)值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調(diào)度、安排、監(jiān)管查閱者的權(quán)利。第三,在檔案館內(nèi)統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費(fèi)票據(jù),統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應(yīng)主動(dòng)在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談?wù)勥@種模式的含義、特點(diǎn)及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。
1.1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性
人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
1.3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點(diǎn)
2.1人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
2.2人事檔案社會(huì)化開放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理
由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。
流動(dòng)人員一般沒有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。
2.3社會(huì)化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)
即將到來的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí)，政治體制改革的深化，會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時(shí)，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級(jí)別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門分開管理，完全可以實(shí)行社會(huì)化開放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
基礎(chǔ)設(shè)施的完善與否是醫(yī)院圖書檔案現(xiàn)代化管理的保障，當(dāng)下，醫(yī)院正處速發(fā)展階段，為了滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，必須投入一些質(zhì)量好的、耐用的基礎(chǔ)設(shè)施，但是并不是所有的醫(yī)院都有先見之明，更多的時(shí)候他們忽視對(duì)圖書檔案管理中基礎(chǔ)設(shè)施的投入，使得工作不能良好的展開，最終導(dǎo)致圖書管理的信息化沒有一絲進(jìn)展。此外，我國(guó)很多醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化的過程中只重視檔案的數(shù)字化加工，對(duì)于圖書檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)則是不管不顧，在軟件的使用方面，也是那種單機(jī)版的設(shè)備，這種單機(jī)版存在著很多的缺陷，完全不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，掃描儀等的型號(hào)、等級(jí)等也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。
二、促進(jìn)醫(yī)院圖書檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
2.1正確認(rèn)識(shí)并提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，加大投入
隨著醫(yī)院的發(fā)展，圖書檔案管理的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，工作人員所要面對(duì)的信息量也大大的增加，傳統(tǒng)的手工管理與實(shí)體管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)員工對(duì)圖書檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，首先要不斷的提升員工自身的素質(zhì)，員工作為醫(yī)院發(fā)展的最重要的因素，其素質(zhì)的提高直接關(guān)系著醫(yī)院的未來；其次要在醫(yī)院建立起和諧、溫馨的工作環(huán)境，只有在一個(gè)良好的環(huán)境中，員工才能真正的投入到工作中去，并真正的做到為醫(yī)院服務(wù)；最后，醫(yī)院也要給足提供檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)，眾所周知，醫(yī)院的發(fā)展與資金一直掛鉤，只有有了足夠的資金，才能真正的提高醫(yī)院的辦事效率，從而不斷的促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展?？傊?，在促進(jìn)醫(yī)院圖書檔案信息化建設(shè)的過程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)鍵，加大投入已獲得足夠多的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是基礎(chǔ)。
2.2不斷加強(qiáng)工作人員的信息化建設(shè)意識(shí)，完善網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)
在醫(yī)院圖書檔案信息化建設(shè)的過程中，員工發(fā)揮著異常重要的作用，因此，必須充分發(fā)揮工作人員的作用，努力的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，本文從以下幾個(gè)方面論述如何加強(qiáng)工作人員的信息化建設(shè)意識(shí)。首先，在醫(yī)院內(nèi)部，要積極的轉(zhuǎn)變員工的傳統(tǒng)觀念，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程；其次，醫(yī)院還要不斷的加強(qiáng)工作人員技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，只有擁有超強(qiáng)的技術(shù)，才能在工作的時(shí)候得心應(yīng)手；最后，由于信息化內(nèi)容的不斷變化，醫(yī)院必須培養(yǎng)出一批全能的工作人員，以適應(yīng)檔案工作管理的新要求。近年來，網(wǎng)絡(luò)得到了飛速發(fā)展，在醫(yī)院圖書檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為促進(jìn)其發(fā)展的必不可少的因素，完善網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)，是醫(yī)院、員工的共同心愿。除此之外，還要建設(shè)一個(gè)比較完備的信息管理及共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化協(xié)調(diào)管理，使檔案通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠被人們廣泛的應(yīng)用。
三、結(jié)語
檔案管理的根本目的在于檔案利用要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案的利用的高效準(zhǔn)確的基礎(chǔ)一定需要做好檔案的基礎(chǔ)管理。因此，檔案人員要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫，同時(shí)，做好檔案的編目、檢索、編研工作，健全檔案文件的資料，為檢索工具提供完整的信息。此外，在做好信息完善的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案保管工作，隨時(shí)為需要者及時(shí)提供需要的信息。對(duì)于一些重要的檔案，要要備有微縮或復(fù)制件。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。檔案管理工作是在做好基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)上適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化進(jìn)行新途徑的改革，改革意在提高檔案管理的水平，將傳統(tǒng)的方式方法不能適應(yīng)社會(huì)的部分摒棄，充分發(fā)揮檔案管理的作用。全面做好檔案管理工作，不僅提高單位的管理水平，還能為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做些貢獻(xiàn)。
2.檔案管理檔案信息管理
2.1管理對(duì)象不是所有的文件都要進(jìn)行檔案管理，下面幾個(gè)情況就不能成為檔案管理資源：第一，一些不值得保存的檔案，統(tǒng)一起來沒有形成資源；第二，一份或是多份信息或是館藏信息同樣不能作為檔案管理資源；第三，對(duì)于一些沒有組織、沒有順序的檔案；檔案信息包括內(nèi)延和外延信息內(nèi)容，以及和其相關(guān)的設(shè)備、人員、資金等，由此可以看出，檔案信息資源的概念要更加綜合化，比起檔案的概念來說。因此，檔案資源管理要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和角度去看，重視所包含信息的揭示與開發(fā)，并且要打破傳統(tǒng)的管理模式，走出單一檔案管理部門各自為政的局面。
2.2管理手段檔案管理的手段呈現(xiàn)著多元化、集成化的發(fā)展特點(diǎn)，管理手段有行政手段、經(jīng)濟(jì)手段、法律手段、教育手段、技術(shù)手段等。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并且取得很好的效果，主要由于：
首先，由信息技術(shù)自身的特點(diǎn)決定。信息技術(shù)是先導(dǎo)科學(xué)技術(shù)中新興的技術(shù)領(lǐng)域，是高技術(shù)中的先導(dǎo)技術(shù)。它的發(fā)展與信息要素的作用在人類社會(huì)中日益突現(xiàn)是分不開的。為了開發(fā)信息資源，人們利用科學(xué)技術(shù)廣泛地采集分析、處理、利用來自自然界及社會(huì)的信息，并積累形成了信息技術(shù)。信息技術(shù)也就是指運(yùn)用信息科學(xué)的原理和方法研究信息的產(chǎn)生、獲取、變換、傳輸、存儲(chǔ)、處理和利用的工程技術(shù)，又稱信息工程。閉其中主要包括微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。這些技術(shù)使得人們?cè)谔幚硇畔r(shí)得心應(yīng)手，再加上信息又與人們的生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活密不可分，因而信息技術(shù)具有極為廣泛的適應(yīng)性和極強(qiáng)的滲透性。它廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)制造、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、辦公業(yè)務(wù)、家庭生活、教育、科研、金融、氣象、軍事、大眾傳播等領(lǐng)域。作為與信息要素有直接聯(lián)系的檔案信息資源管理更會(huì)受到信息技術(shù)的深刻影響和滲透。
其次，由檔案信息資源管理的內(nèi)在要求決定。檔案管理是可操控性。檔案信息是可以加工和利用的，這也是檔案信息資源管理的特征。由于檔案信息資源是記錄人類生產(chǎn)活動(dòng)而產(chǎn)生的，人類也可以利用或是加工它。隨著信息化社會(huì)的到來，科學(xué)技術(shù)在日新月異的發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展都在借助科技的順風(fēng)船進(jìn)行改革創(chuàng)新，檔案管理也不列外。正因此檔案信息資源管理利用信息技術(shù)的手段進(jìn)行加工利用，才能將大量的、有利用價(jià)值的信息動(dòng)態(tài)的為人所用，豐富了人類資源的財(cái)富。建立檔案資源信息管理就是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對(duì)所有的資源信息進(jìn)行整體、統(tǒng)一、管理，最大程度的提高信息的利用管理，因此，檔案信息資源管理改革要圍繞這一目標(biāo)進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)就要應(yīng)用大量的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，新型技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案資源信息管理的有效途徑，能使信息檢索更加的高效，而且信息的儲(chǔ)存量大。檔案信息資源管理需要利用信息技術(shù)，再加上信息技術(shù)的適應(yīng)性和滲透性使得檔案信息資源管理與現(xiàn)代信息技術(shù)緊密地結(jié)合在一起。這將會(huì)使檔案事業(yè)發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，越來越處于無法替代的地位。這是傳統(tǒng)檔案管理單一化、手工為主的管理手段無法做到的。
3.結(jié)語
