發(fā)布時間：2023-03-17 18:02:40
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的城建檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
(一)對城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識不全面,觀念落后
城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不全面,對計算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識;不能按照計算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實(shí)體城建檔案的安全問題,其二是計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計劃時,同時向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計算機(jī)存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強(qiáng)城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計算機(jī)病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。
(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實(shí)際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。
(五)加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^主題標(biāo)引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
三、結(jié)束
城建檔案工作具有非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對其進(jìn)行利用。檔案工作者還要在實(shí)際的工作中不斷的加強(qiáng)自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，每一個檔案都有其專業(yè)性，城建檔案利用的過程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個角度進(jìn)行檔案工作，檔案工作者要從多個方面掌握科學(xué)知識，同時還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業(yè)知識、大專以上的理論水平,無論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達(dá)到一定的專業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識,在管理好檔案的同時,利用所學(xué)的理論知識,積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無,為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)圖集及科技書籍供銷點(diǎn),這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會帶來了效益,有力的促進(jìn)了本地區(qū)工程設(shè)計的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢,積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項(xiàng)目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益及社會效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統(tǒng)中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機(jī)和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點(diǎn),一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟(jì)效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長期性等特點(diǎn),這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實(shí)際工作中,講究效益要有遠(yuǎn)謀,更要有遠(yuǎn)慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進(jìn)行檔案信息咨詢服務(wù)見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因?yàn)闄n案整理、保護(hù)等基礎(chǔ)工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動的結(jié)果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護(hù)分不開的,現(xiàn)在對城建檔案整理、保護(hù)工作給予的投入,會產(chǎn)生長遠(yuǎn)效益。如果看不到這一點(diǎn)。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹(jǐn)防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機(jī)密性,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理強(qiáng)化保密觀念,落實(shí)保密制度,確定使用范圍時,就要嚴(yán)格把關(guān),不能因?yàn)橛猩鐣枨?就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。
3結(jié)束語
（一）收集與利用明顯錯位。檔案收集來源不均衡，影響檔案利用的質(zhì)量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結(jié)果雖然解決了一時之需，但建立和完善動態(tài)管理更有利于提供及時高效的服務(wù)。以銅陵市長江路人防地下工程為例，施工前施工單位調(diào)閱了所有沿街工程地質(zhì)勘察報告、地下管線等檔案，為指導(dǎo)長江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。
（二）檔案質(zhì)量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點(diǎn)是民用建筑，由于開發(fā)強(qiáng)度高，開發(fā)單位資質(zhì)參差不齊，部分檔案在制作時就存在漏項(xiàng),甚至空白。同時，檔案館本身也存在只重視館藏數(shù)量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館,質(zhì)量難以保證，從而進(jìn)一步制約了檔案的利用。
（三）檔案載體過于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
二、檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實(shí)檔案利用的需要
（一）信息化建設(shè)中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn),而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。
（二）信息化建設(shè)中,軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)開發(fā)是對傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實(shí)施,也就是說需要從整個系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應(yīng)對，信息化只實(shí)現(xiàn)了目錄信息化。
（三）既有標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一。如國土和規(guī)劃所用標(biāo)準(zhǔn)有差異，市政道路與交通道路的標(biāo)準(zhǔn)不相同等，這些對信息化利用造成了一定的障礙。
三、城建檔案利用的法律、法規(guī)過于原則化，對實(shí)際操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)
（一）信息公開要求?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》早在2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會議就通過，自2008年5月1日起施行?！稐l例》從基本原則、公開的范圍、公開的方式和程序、監(jiān)督和保障等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定，是我國政府信息公開的基本法規(guī)。規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對政府信息公開工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。國家按照“公開為原則，不公開為例外”的基本要求，大力推行政務(wù)公開工作。電子政務(wù)是信息公開的重要載體。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)的同時，構(gòu)建網(wǎng)上信息公開平臺。但條例沒有實(shí)施細(xì)則，具體的辦法需要地方政府制定。針對城建檔案的管理沒有形成政府規(guī)范性的文件予以指導(dǎo)。
（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時27年，其中針對檔案開放內(nèi)容過于寬泛。國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于,30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務(wù)院批準(zhǔn)施行。檔案館應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。對于城建檔案館如何操作沒有可以具體的操作規(guī)程。城建檔案與個人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開的范圍和比例應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)寬于檔案法的要求。
（三）檔案利用的手續(xù)沒有統(tǒng)一規(guī)定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個人產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具房產(chǎn)證、產(chǎn)權(quán)的身份證和人身份證，如果在辦理房產(chǎn)證之前，可出具購票發(fā)票、合同等相當(dāng)于房產(chǎn)屬性說明材料等。
（四）檔案利用過程中的憑證作用沒有法律規(guī)范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”。檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性才能保證它的憑證作用。
四、外借檔案存在遺失或受污的風(fēng)險
（一）規(guī)劃系統(tǒng)外，借閱檔案基本上有借無還，沒有相關(guān)的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復(fù)印，關(guān)鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。
（二）在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，用后檔案不能及時歸還。
五、如何改善目前檔案利用過程中存在的問題
（一）擴(kuò)大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)豐富館藏、藏用結(jié)合是檔案工作的原則。一方面從調(diào)查研究入手，充分了解我市建設(shè)和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學(xué)的收集方案，采取積極有效的方法，有計劃、有步驟地開展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過多種渠道，加強(qiáng)對散存在社會其它部門和個人手中的城市建設(shè)檔案及有關(guān)資料開展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對性和實(shí)效性。從目前情況看，首先是根據(jù)利用需求，有針對性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項(xiàng)制度，但普查后的日常收集管理機(jī)制還沒有完全形成，要根據(jù)近年來地下管線的新趨勢，加強(qiáng)與水利、電信、人防等部門的溝通，重點(diǎn)開展雨污分流、三網(wǎng)入戶、地下商業(yè)開發(fā)等重點(diǎn)工程的跟蹤服務(wù)，確保相關(guān)專業(yè)的檔案及時收集。其次是開展工業(yè)、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設(shè)檔案，隸屬教育部門管理的各類學(xué)校所形成的教學(xué)樓實(shí)驗(yàn)樓工程檔案,隸屬衛(wèi)生部門管理的醫(yī)院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側(cè)面反映了城市的建設(shè)與發(fā)展變遷。另外還應(yīng)根據(jù)城市文化品味的提升，加強(qiáng)對本地的地方特色檔案的調(diào)查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價值的老舊街區(qū)與建筑等，這些檔案內(nèi)容的收集進(jìn)館，更能豐富館藏內(nèi)容和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應(yīng)制定年度的詳細(xì)工作計劃和目標(biāo)管理，做到年度計劃與遠(yuǎn)期工作目標(biāo)相結(jié)合，形成有效的內(nèi)部工作機(jī)制。只有通過廣泛的調(diào)查研究，摸清“家底”，搞清利用規(guī)律，才能理清收集工作的思路，為制度科學(xué)可行的收集工作方案，提供全面準(zhǔn)確的依據(jù)，也只有進(jìn)一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開展和利用效果的不斷提升。
（二）加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)城建檔案的管理逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，建立一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系已經(jīng)成為各檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過幾年的實(shí)踐，城建檔案數(shù)字化掃描已達(dá)5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)即時查詢，查全率大大提高。下一步改進(jìn)的重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是建立數(shù)字檔案的入館標(biāo)準(zhǔn)，由相關(guān)單位從入館前就形成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統(tǒng)的建立，形成統(tǒng)一的數(shù)字平臺，方便檔案之間的銜接與對照；三是完善管理的各項(xiàng)軟硬件，在利用上盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢與利用。
（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉(zhuǎn)變，要求行政權(quán)力的運(yùn)作依據(jù)、程序、過程、結(jié)果，除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的外，都要依法公開，做到?jīng)Q策讓公眾參與、執(zhí)行受公眾監(jiān)督，保障公民對行政管理事務(wù)的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，促進(jìn)政府依法行政。這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變以往對內(nèi)服務(wù)為主的服務(wù)方向，及時接收政府及其職能部門形成的政策性、規(guī)范性、公益性文件，通過各種方式和途徑向社會公開，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強(qiáng)公眾對政府法規(guī)、政策的認(rèn)知和認(rèn)同。而檔案部門要承擔(dān)起政務(wù)信息（包括現(xiàn)行文件和檔案信息）公開的職能職責(zé)，必須嚴(yán)格依法管檔。因此，應(yīng)當(dāng)在遵循《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開辦法和實(shí)施細(xì)則，明確公開的具體范圍、內(nèi)容和方式，制定詳細(xì)的程序，確保簡便、高效、合法、適度。
職業(yè)素養(yǎng)是通過組織管理將工作中必備的素養(yǎng)變成一種文化習(xí)慣。培育職業(yè)素養(yǎng)需要切實(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制，發(fā)揮主觀能動性，把工作推向有序、系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、效率、負(fù)責(zé)的最佳狀態(tài)。檔案管理工作人員對于檔案基礎(chǔ)管理工作而言，是至關(guān)重要的管理主題，要完善城建檔案管理基礎(chǔ)工作，就必須提高工作人員的素質(zhì)。首先，必須加強(qiáng)對城建檔案工作者的專業(yè)技能培訓(xùn)，使每一位工作人員都能達(dá)到對工作任務(wù)進(jìn)行熟練精確的操作。其次，還必須對檔案工作人員加強(qiáng)其他方面的素質(zhì)培養(yǎng)，比如與建設(shè)工作相關(guān)的一些知識信息的培訓(xùn)。同時，在網(wǎng)絡(luò)信息時代，對檔案工作者的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)的培訓(xùn)也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質(zhì)量是城建檔案管理工作中最為重要的一個工作任務(wù)。城市建設(shè)需要的及時有效的信息，城建檔案管理工作人員對檔案進(jìn)行整理時就必須實(shí)現(xiàn)對于檔案信息資源的系統(tǒng)化歸類，完善檔案信息資源目標(biāo)工作，加強(qiáng)檔案信息資源的準(zhǔn)確性。
總之，城建檔案工作人員既要掌握檔案工作的原理方法，也要對不同工程建設(shè)形成的檔案特點(diǎn)、規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確把握。因此，應(yīng)該培養(yǎng)自身的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高學(xué)習(xí)能力，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。要以領(lǐng)導(dǎo)為核心，在工作中通過組織參加培訓(xùn)、專業(yè)研討及解讀新法規(guī)、新規(guī)范等方式，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，深入地開展創(chuàng)建學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)活動。努力提高對城建檔案工作的認(rèn)識，以適應(yīng)城建檔案管理工作發(fā)展的要求城建檔案主要產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、勘察設(shè)計、施工單位，其積累形成的質(zhì)量將直接影響城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)對城建檔案的有效利用。
目前，城建檔案工作的重要性已越來越被全社會所認(rèn)識和重視，城建檔案的作用越來越凸顯。隨著國內(nèi)建設(shè)水平的快速提高和發(fā)展，新的建筑機(jī)構(gòu)、施工工藝不斷呈現(xiàn)及政策法規(guī)的更新出臺，城建檔案人員在工作中面臨著信息“管涌”，這種形式“逼迫”城建檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識，提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的新發(fā)展。增強(qiáng)服務(wù)不斷創(chuàng)新觀念，以服務(wù)促發(fā)展創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容是城建檔案館服務(wù)工作創(chuàng)新的先導(dǎo)，而信息服務(wù)則是服務(wù)工作內(nèi)容的重中之重。城建檔案工作的本質(zhì)是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要樹立“寓管理于服務(wù)之中，寓執(zhí)法于服務(wù)之中”的管理理念，樹立服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)建設(shè)、服務(wù)民生的新觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，走出傳統(tǒng)的思想誤區(qū)，強(qiáng)化服務(wù)意識，深化信息服務(wù)內(nèi)容。把服務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息的深加工和信息資源的開發(fā)利用上來。
通過拓寬信息來源，深化檔案信息加工等手段，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，樹立城建檔案服務(wù)品牌，展示城建檔案館的地位和作用。伴隨著社會的發(fā)展和用戶信息需求的變化，信息服務(wù)也處于不斷發(fā)展和深化之中，當(dāng)前的城建檔案信息服務(wù)正在發(fā)生歷史性的變革，信息服務(wù)的內(nèi)容、方向以及模式也都面臨著新的調(diào)整?？傮w看來，城建檔案信息服務(wù)已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，基本實(shí)現(xiàn)了服務(wù)內(nèi)容綜合化，服務(wù)理念的社會化，但與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，城建檔案的利用率還是不盡人意。因此我們應(yīng)該從城建檔案信息服務(wù)創(chuàng)新上下功夫來吸引公眾的注意力，以引導(dǎo)需求，創(chuàng)造需求，使城建檔案在信息利用方面有進(jìn)一步的提高。
服務(wù)理念的創(chuàng)新城建檔案工作者在新的歷史時期，應(yīng)該以改革的精神研究新形勢下的新問題、新特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的根本性轉(zhuǎn)變。一是樹立市場經(jīng)濟(jì)意識，努力實(shí)現(xiàn)由計劃經(jīng)濟(jì)管理模式向以市場經(jīng)濟(jì)為導(dǎo)向的管理模式的轉(zhuǎn)變。二是樹立法制意識，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作由經(jīng)濟(jì)、行政手段管理向依法管理轉(zhuǎn)變。三是樹立信息意識，努力實(shí)現(xiàn)以城建檔案實(shí)體管理為主向以城建檔案信息開發(fā)、利用為主轉(zhuǎn)變。四是樹立現(xiàn)代化意識，努力實(shí)現(xiàn)手工和簡單技術(shù)型管理向城建檔案信息數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。五是樹立社會化意識，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案的單一型、被動型服務(wù)向全方位、全過程滿足社會需求的主動服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。六是樹立人才意識，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作人才意識，實(shí)現(xiàn)檔案工作人才素質(zhì)由單一專業(yè)型向一專多能型的復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發(fā)展是必然的發(fā)展趨勢。在城建檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績。計算機(jī)應(yīng)用到城建檔案管理中又非常大的優(yōu)勢，比如計算機(jī)的存儲量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計算的這些優(yōu)點(diǎn)可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規(guī)范化、科學(xué)化。目前，我國的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分的發(fā)揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應(yīng)用計算機(jī)，提升城建檔案現(xiàn)代化的管理水平，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)的功能
（一）自動化管理城建檔案
計算機(jī)有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進(jìn)行推理與判斷，所以在信息處理時，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)能夠使管理工作自動化，可是將城建檔案進(jìn)行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案信息的使用和開發(fā)。
（二）數(shù)字化管理城建檔案
在城建檔案管理時，紙質(zhì)的檔案信息在錄入時非常麻煩，需要浪費(fèi)大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護(hù)工作非常繁瑣。城建檔案管理應(yīng)用計算機(jī)，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會發(fā)生磨損和丟失，在使用中可以迅速調(diào)取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網(wǎng)絡(luò)化信息檢索
目前，在圖書管理中已經(jīng)廣泛的應(yīng)用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認(rèn)可和支持。在城建檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)化，在檔案信息檢索時可以使用脫機(jī)檢索，只能網(wǎng)絡(luò)檢索以及聯(lián)機(jī)檢索，這樣可以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。
三、計算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用
在城建檔案中應(yīng)用計算機(jī)首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業(yè)知識，還要掌握先進(jìn)的技術(shù)，充分的動腦思考后再進(jìn)行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。在城建檔案管理中，計算機(jī)知識起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應(yīng)該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時的資料以后，在輸入計算機(jī)中，要保證信息的準(zhǔn)確性，否則使用計算機(jī)管理城建檔案就失去了意義。然后，要對城建檔案信息進(jìn)行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對收集的信息進(jìn)行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進(jìn)行歸納分類，然后輸入到計算機(jī)中，就能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案管理電子化。最后，要利用計算機(jī)來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計算機(jī)中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計算機(jī)管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時間的浪費(fèi)?？梢钥s短城建檔案的查閱時間，及時的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節(jié)約了大量的資金，并且可以多次的產(chǎn)出。通過計算機(jī)來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴(kuò)大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質(zhì)量。
四、結(jié)語
建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計、施工全過程活動中直接形成的具有歸檔保存的有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
建設(shè)工程檔案資料是指建設(shè)工程項(xiàng)目從籌備到施工和竣工驗(yàn)收過程中形成并收集和整理的規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗(yàn)收資料等。
2 建設(shè)工程檔案資料的主要內(nèi)容
2.1 施工準(zhǔn)備階段的主要文件資料
立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)有關(guān)負(fù)責(zé)人的信息資料等。
2.2 監(jiān)理方面的主要文件資料
監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；進(jìn)度控制方面的文件資料；質(zhì)量控制方面的文件資料；造價控制方面的文件資料；分包單位資質(zhì)方面的文件資料；監(jiān)理通知；合同與其他事項(xiàng)方面的文件資料；監(jiān)理工作總結(jié)等。
2.3 施工方面的主要文件資料（建筑安裝工程）
（1）土建工程（建筑與結(jié)構(gòu)）。施工技術(shù)準(zhǔn)備文件；施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件；地基處理記錄；施工圖紙變更記錄；建筑材料、預(yù)制構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報告；施工試驗(yàn)記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。
（2）設(shè)備安裝工程（給排水、電器、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程）。施工記錄；施工圖紙變更記錄；設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢測、安裝記錄；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工試驗(yàn)記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。
2.4 室外工程
（1）室外安裝工程（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件?/p>
（2）室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。
2.5 竣工驗(yàn)收文件
（1）工程竣工總結(jié)文件。主要有：工程概況表；工程竣工總結(jié)。
（2）工程竣工驗(yàn)收記錄文件。主要有：單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；竣工驗(yàn)收證明書；竣工驗(yàn)收報告；竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）；工程質(zhì)量保修書等。
（3）財務(wù)文件。決算文件；交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細(xì)表。
（4）聲像、縮微、電子檔案。聲像檔案；縮微品；電子檔案等。
3 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的問題
3.1 不重視建設(shè)工程檔案資料的管理工作
建設(shè)工程檔案資料的收集和管理工作是建筑工程施工全過程管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？v觀建筑施工現(xiàn)場的管理工作，現(xiàn)在很多施工單位的管理人員只重視施工現(xiàn)場的管理，即：抓工期、抓進(jìn)度、抓節(jié)約，就是不抓施工技術(shù)資料的收集、整理和歸檔等管理工作，造成因工程檔案資料滯后而致使影響竣工驗(yàn)收、影響竣工驗(yàn)收備案、影響工程移交、影響房屋產(chǎn)權(quán)證的辦理等各項(xiàng)工作正常進(jìn)行現(xiàn)象的發(fā)生。
3.2 “以包代管”弊端多多
目前，建筑工程施工過程中的檔資料收集和管理實(shí)施“以包代管”現(xiàn)象較為普遍。由于建筑市場管理方面的原因，大部分施工企業(yè)的老板為圖省事，將工程檔案資料的收集和管理工作承包給社會上的其他有關(guān)人員去做，造成了施工企業(yè)內(nèi)部專職資料員形同虛設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生。目前，這些社會人員承包“工程檔案資料的收集和管理”已形成了一種職業(yè)，同時這些社會人員也成為了真正的社會“專職資料員”。
由于這些社會“專職資料員”無營業(yè)執(zhí)照、無固定場所、無資質(zhì)、無主管部門管理，所以他們收集整理的資料不規(guī)范現(xiàn)象較為普遍。
3.3 弄虛作假、不規(guī)范現(xiàn)象普遍
3.3.1 “資料員”不在施工現(xiàn)場
由于施工企業(yè)對這些社會上的“專職資料員”支付的承包費(fèi)不是很高，所以就出現(xiàn)了一個“專職資料員”要承包若干個工程項(xiàng)目的現(xiàn)象。這些“專職資料員”不但每天要跑若干個工地收集資料，每天要跑若干個工地應(yīng)付來自各方面的各類型的檢查工作，更重要的是還要回到家里“做資料”，所以他們沒有時間也不可能每天都固定在一個施工現(xiàn)場。
3.3.2 現(xiàn)場記錄不真實(shí)
由于這些“專職資料員”不在施工現(xiàn)場，所需資料只能是在家“閉門造車”。如施工日志的記載：僅憑施工負(fù)責(zé)人的口述情況進(jìn)行記錄，造成施工日志過于簡單，不連續(xù)，沒有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，只是對每天的日期、停水停電、現(xiàn)場施工的內(nèi)容進(jìn)行記錄，而對當(dāng)天施工中遇到的質(zhì)量、安全方面的問題、隱蔽工程驗(yàn)收方面的問題及解決問題的辦法和時間要求等實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容卻沒有記載。
3.3.3 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評定超前
根據(jù)社會“專職資料員”在家“閉門造車”的特性，筆者發(fā)現(xiàn)，幾乎每個工程的檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程的檢查驗(yàn)收記錄資料都是在未進(jìn)行檢查驗(yàn)收之前做好的，且檢查驗(yàn)收的內(nèi)容也都是完全一樣的，其驗(yàn)收結(jié)論也都是相同的。
3.3.4 檢查驗(yàn)收記錄填寫不規(guī)范
例如：保證項(xiàng)目內(nèi)容填寫不詳細(xì)不具體，驗(yàn)收意見均填寫為“符合要求”、“滿足規(guī)范要求”等一概而論，且不用文字說明，隨隨便便地用符號代替。再如：規(guī)范要求主控項(xiàng)目的合格率必須是100%，即不允許出現(xiàn)不合格的點(diǎn)和處，如現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)不合格點(diǎn)或處應(yīng)及時返工。但在有的資料里面會出現(xiàn)主控項(xiàng)目不合格評定記錄的現(xiàn)象。
3.3.5 檔案資料缺項(xiàng)不完整
例如：混凝土試塊強(qiáng)度報告缺項(xiàng)較多現(xiàn)象普遍。究其原因是：“專職資料員”認(rèn)為商品混凝土生產(chǎn)企業(yè)提供有全套資料，施工現(xiàn)場就不需要再留試塊了，或者是每層留一組作為備用即可。這樣不但造成了保證資料缺項(xiàng)的現(xiàn)象，而且還給混凝土強(qiáng)度等級的評定工作帶來了較大的困難。因?yàn)樵诿恳粋€樓層里最少要有三種（如：C20用于構(gòu)造柱、C25用于樓梯、C30用于梁板墻等）強(qiáng)度等級的混凝土出現(xiàn)，僅有一組試塊是無法對其進(jìn)行評定的。
4 防治措施
4.1 提高認(rèn)識，重視管理
建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理機(jī)構(gòu)都要共同重視工程檔案資料的管理工作，要充分認(rèn)識到工程檔案資料的重要性，只有準(zhǔn)確認(rèn)真的做好工程檔案資料的收集和管理工作，才能夠正確地評價工程質(zhì)量等級，才能夠保證工程竣工結(jié)算的順利進(jìn)行。所以，施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理或總工程師要親自抓好工程檔案資料的收集整理和管理工作，建設(shè)單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)要協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)做好工程檔案資料的收集整理和管理工作，主要參建單位齊抓共管，一定能夠做好工程檔案資料的收集整理和管理工作。
4.2 加強(qiáng)政府監(jiān)管，規(guī)范檔案管理
根據(jù)目前建筑工程施工過程中實(shí)施由社會“專職資料員”對工程檔案資料收集和管理的實(shí)際情況，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門要對這部分社會力量引起足夠的認(rèn)識，要加強(qiáng)對他們的正確引導(dǎo)，組織有關(guān)專家對他們進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，定期不定期的對他們的工作進(jìn)行互檢和聯(lián)檢，提高他們的技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，已達(dá)規(guī)范建設(shè)工程檔案收集整理和管理工作的有序開展。
4.3 齊抓共管，杜絕弄虛作假現(xiàn)象
住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館要形成三位一體的監(jiān)督機(jī)制，在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門對他們正確引導(dǎo)、組織培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站對其實(shí)施過程監(jiān)督，城建檔案館在工程竣工驗(yàn)收前的檔案資料預(yù)驗(yàn)收過程中、對竣工工程檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，使工程檔案資料從施工全過程到進(jìn)入檔案館入庫過程中都能得到有效的管理，使其建設(shè)工程檔案資料的收集整理和管理工作逐步走向正規(guī)化和規(guī)范化。
1.1房產(chǎn)檔案為城市建設(shè)過程中住房拆遷提供有效的憑據(jù)在城市發(fā)展過程中，為保證城市發(fā)展的質(zhì)量，提高城市建設(shè)水平，必須根據(jù)城市重建的系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計，拆除一部分建筑物，對城市的布局進(jìn)行重新安排，這個過程會涉及到房屋拆遷的問題。拆遷問題已經(jīng)成為現(xiàn)階段社會關(guān)注的焦點(diǎn)，也是城市建設(shè)工作中的難點(diǎn)問題。要保證城市建設(shè)過程中拆遷工作的準(zhǔn)確無誤以及被拆遷人的合法權(quán)利不受到侵害，拆遷單位就必須通過房產(chǎn)檔案準(zhǔn)確核實(shí)拆遷房屋的所有權(quán)人、建筑物面積、結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)證以及權(quán)利是否完整性等信息，利用房產(chǎn)檔案提供的真實(shí)信息，才能夠有效的解決拆遷過程中產(chǎn)生的一些關(guān)于房屋的問題，確保房屋拆遷工作能夠順利進(jìn)行，為城市建設(shè)提供保障。
1.2房產(chǎn)檔案能夠?yàn)榉课蓍_發(fā)商順利房地產(chǎn)市場提供有利的支持房地產(chǎn)商進(jìn)行房地產(chǎn)市場開發(fā)的最終目的是獲得較大的利潤，促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。房地產(chǎn)開發(fā)是一項(xiàng)投資和風(fēng)險都比較大的行業(yè)，開發(fā)過程中涉及的環(huán)節(jié)也比較多，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)要取得房地產(chǎn)開發(fā)的順利，就必須進(jìn)過詳細(xì)的市場分析，而房地產(chǎn)檔案能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)開發(fā)的市場分析提供重要的參考。通過查閱房地產(chǎn)檔案可以詳細(xì)了解到各種類型商品房的修建、銷售以及房屋空置率情況，從而準(zhǔn)確分析出市場上已經(jīng)趨于飽和和急需的商品房類型，在開發(fā)前期做出準(zhǔn)確的定位和選擇，同時還可以對商品房的戶型和面積做出正確的定位，正確的定位對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的投資和收益起著至關(guān)重要的作用。所以，房地產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)開發(fā)過程中占據(jù)著重要地位，在城市建設(shè)過程中也具有重要意義。
1.3房產(chǎn)檔案為城市建設(shè)中的防災(zāi)減災(zāi)提供重要的保證隨著建筑規(guī)模的不斷擴(kuò)大，建筑中自然災(zāi)害或火災(zāi)等事故的頻發(fā)，提高了建筑單位對建筑安全的重視度。如何規(guī)避火災(zāi)等安全事故，減小自然災(zāi)害對房屋建筑的破壞，這就需要大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。房產(chǎn)檔案作為城市規(guī)劃和基礎(chǔ)建設(shè)的重要?dú)v史記錄，在抵御自然災(zāi)害方面有著非常重要的作用。建設(shè)單位可以通過查閱房產(chǎn)檔案中的房屋類型和結(jié)構(gòu)，制定出科學(xué)、合理的房屋建設(shè)規(guī)劃，優(yōu)化房屋建設(shè)技術(shù)，提高房屋建設(shè)中建筑材料的質(zhì)量，優(yōu)化房屋結(jié)構(gòu)，最大限度的減小自然災(zāi)害或火災(zāi)等安全事故對房屋的破壞，提升整個城市的安全，對促進(jìn)城市健康發(fā)展有十分重要的作用。
2如何充分發(fā)揮出房產(chǎn)檔案在城市建設(shè)中的重要作用
房產(chǎn)檔案對城市建設(shè)具有非常重要的意義，它能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)提供有效的信息參考和保障，能夠提高城市建設(shè)的質(zhì)量水平，促進(jìn)城市健康有序的發(fā)展。但是，在城市建設(shè)過程中如何充分發(fā)揮出房產(chǎn)檔案的優(yōu)勢，應(yīng)該從這幾方面深入分析。首先，提高房產(chǎn)檔案的質(zhì)量，增強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，房產(chǎn)檔案記錄的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到城市建設(shè)的質(zhì)量，司法鑒定和經(jīng)濟(jì)適用房的建設(shè)都需要參考房產(chǎn)檔案，并對房產(chǎn)檔案中的歷史記錄進(jìn)行分析，只有這樣才能保證司法鑒定的結(jié)果合法性、科學(xué)性，才能在城市建設(shè)過程中順利進(jìn)行經(jīng)濟(jì)適用房的建設(shè)。所以房產(chǎn)檔案管理人員在工作過程中要堅持以人為本，提高房產(chǎn)檔案的質(zhì)量。其次，優(yōu)化房產(chǎn)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的房產(chǎn)檔案管理的有效整合，建立完善的信息系統(tǒng)，在信息平臺上實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的共享，為城市建設(shè)的發(fā)展提供更高效的工具，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行房產(chǎn)信息的收集和傳播，為城市建設(shè)過程中的科學(xué)決策提供更加豐富的資源保證，促進(jìn)社會的進(jìn)步和發(fā)展，對城市建設(shè)的順利開展也有非常重要的作用。最后，城市建設(shè)過程中加大房產(chǎn)檔案的利用率，通過參考房產(chǎn)檔案，分析房產(chǎn)檔案中的歷史記錄，制定合理、科學(xué)的城市建設(shè)規(guī)劃，在城市建設(shè)前期確定城市發(fā)展的定位，為城市建設(shè)的順利開展和質(zhì)量提供有力的支持。
3結(jié)束語
1.1社會檔案意識不強(qiáng)。所謂的檔案意識就是指公眾對檔案本身、檔案利用價值、工作人員的性質(zhì)以及工作方式等方面的認(rèn)識，除此之外還包括人們對檔案工作所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)的觀點(diǎn)和看法。但是，由于受到我國傳統(tǒng)思想文化的影響，檔案管理工作人員的社會檔案意識明顯不夠。很多公眾只是簡單地對檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行了解和認(rèn)識，嚴(yán)重地忽視了自身作為權(quán)利的使用者這一方面，因此，有些群眾還沒有完全了解到自己所擁有的基本利益，更談不上對自己所擁有的權(quán)利進(jìn)行執(zhí)行，所以說，檔案法律法規(guī)從某種程度上還具有缺陷。長此以往，群眾在利用檔案時，如果自身權(quán)利受到了嚴(yán)重地侵犯，很難進(jìn)行維護(hù)。群眾社會檔案意識不強(qiáng)是檔案開放利用過程中比較嚴(yán)重的問題之一。要想對這一問題進(jìn)行改善，檔案管理部門需要加大宣傳的力度，讓公眾全面地了解檔案管理。在利用檔案信息的過程中，公眾還應(yīng)該遵守相關(guān)的政策和法規(guī)，來提升檔案開放利用的高效性。
1.2法制建設(shè)滯后性較強(qiáng)。近年來，社會體制改革在不斷加快，我國的檔案管理工作也邁入了新的階段，檔案管理體系得到了不斷改進(jìn)和完善。從檔案管理工作上看，完善的法律法規(guī)體系是促進(jìn)檔案管理工作高效進(jìn)行的重點(diǎn)。但是，不得不說我國的法制建設(shè)還存在著嚴(yán)重的落后現(xiàn)象，有些法律幾乎沒有得到過修改，和現(xiàn)如今社會發(fā)展的現(xiàn)狀完全不相符。這勢必會影響到社會各個領(lǐng)域的發(fā)展，尤其是檔案管理工作。雖然有些學(xué)者對檔案的法制建設(shè)工作在不斷研究，并且也取得了一定的成績，但是修改法律的行為并沒有得到落實(shí)。有些地區(qū)的檔案管理工作中的法制建設(shè)的內(nèi)容并沒有得到工作人員的重視，所以說，檔案管理工作中法制建設(shè)的滯后性是比較突出的問題，亟待解決。另外，現(xiàn)如今，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基本得到了普及，電子檔案形式比較常見，檔案信息的安全性也應(yīng)該得到保障。因此，為了提升檔案信息的安全性，加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)工作越來越重要。
1.3檔案人員素質(zhì)不高。檔案人員是進(jìn)行檔案管理的主體，掌管了檔案從收集、整理、分類、鑒定和提供利用的全部過程，也就是說檔案的命運(yùn)都在其手中掌握。但由于受傳統(tǒng)管理體制影響，以往我國檔案部門對檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)，而忽略了綜合素質(zhì)，特別是專業(yè)素質(zhì)，而且檔案管理隊(duì)伍年齡偏大，知識結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，這直接影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，在檔案開放利用法制建設(shè)進(jìn)程中，急需加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的隊(duì)伍建設(shè)，從知識水平、信息意識和分析判斷能力上充實(shí)和提高檔案從業(yè)人員的整體綜合素質(zhì)。
2改善檔案開放利用法制建設(shè)的解決對策
2.1提高社會的檔案意識。人們對法的深刻領(lǐng)悟和衷心擁護(hù)是檔案法律法規(guī)貫徹實(shí)施的最主要保障，因此，相關(guān)部門應(yīng)該加大宣傳的工作力度，增加宣傳途徑，全方位開展相關(guān)法律常識的宣傳，才能為公民樹立良好的檔案意識。首先，通過廣播、電視、講座、報紙等盡可能多的方法和途徑進(jìn)行全面徹底的普法宣傳，使每一個公民能夠時時刻刻接受普法教育，建立起維護(hù)自身檔案利用權(quán)和公共信息知情權(quán)等權(quán)利的法律意識。第二，大力加強(qiáng)對相關(guān)法律宣傳方式的創(chuàng)新工作，通過增強(qiáng)內(nèi)容和形式等措施吸引公眾的關(guān)注，提高他們對檔案信息的興趣和求知欲。以趣味性、娛樂性、知識性、技藝性、生活性、懸疑性等方式將相關(guān)的內(nèi)容介紹給普通民眾，通過進(jìn)一步加強(qiáng)和完善相關(guān)的咨詢途徑及時獲取公眾的立法意見和建議。
2.2健全和完善檔案開放利用的法律法規(guī)體系。隨著我國民主和法治的進(jìn)程加快，公民權(quán)利意識和公眾意識正在逐步增強(qiáng)。在我國，一切權(quán)利屬于人民，國家機(jī)關(guān)必須依靠人民的支持，充分參考人民的意見并接受他們的監(jiān)督，真正做到為人民服務(wù)。在實(shí)際的國家管理工作中，人民有權(quán)利積極參與并進(jìn)行管理，而實(shí)現(xiàn)對的管理及監(jiān)督的前提條件是公民享有知情權(quán)，只有知情以后才能真正行使民主管理的權(quán)力。所謂知情權(quán)，是指知悉、獲取信息的自由與權(quán)利，公民有權(quán)利作為最大的信息生產(chǎn)者和信息擁有者獲取政府等部門的有關(guān)決策、政務(wù)以及涉及到自身合法權(quán)益等方面的信息。
2.3加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前，隨著政府信息逐漸向公眾而開發(fā)，對于檔案人員的素質(zhì)修養(yǎng)以及管理能力都有了更高一層的要求。其自身不僅要具備專業(yè)的技能知識，還要擁有較高的綜合素質(zhì)水平，加強(qiáng)樹立正確的人生價值觀，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)保護(hù)國家的機(jī)密信息，全面掌握相關(guān)的法律知識，加強(qiáng)建立完善的檔案管理體系，制定出嚴(yán)格的規(guī)章制度，從而確保檔案管理工作的順利開展。其次，檔案人員還要熟練的使用計算機(jī)系統(tǒng)，將更多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際的管理工作中，以此來不斷提高工作效率與質(zhì)量，建設(shè)高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，全心全意的為人們服務(wù)，逐步提高檔案資源的利用，促進(jìn)檔案開放利用的可持續(xù)發(fā)展。
3結(jié)論
