發(fā)布時間：2023-03-20 16:17:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的信息檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能
水利檔案管理工作之中，檔案的管理人員是檔案管理和信息化實施的直接人員，因此他們的綜合素質(zhì)與業(yè)務能力直接決定了我國水利檔案管理工作的推進與發(fā)展。但是，在實際的工作之中可以發(fā)現(xiàn)，水利檔案管理的工作人員在實際的檔案管理工作之中并沒有過硬的管理技能，對于檔案管理信息化更是無從談起，根本無法順利推進我水利檔案管理信息化的進程，這就直接導致了我國水利檔案管理信息化工作的落后。
（二）信息管理安全威脅大
在推進檔案管理信息化的過程之中必然會遇到信息安全問題。眾所周知，現(xiàn)代網(wǎng)絡信息的傳播與發(fā)展面臨著很多安全問題，對于水利檔案管理信息化也是這樣，我國水利檔案管理信息化過程之中就存在著很大的安全隱患。造成這種情況的原因是多樣的，主要是由于我國水利檔案管理工作的信息化體系仍然不夠完善，這是造成我國水利檔案管理信息管理安全問題的首要原因。其次，我國檔案管理信息化的管理安全防護系統(tǒng)仍然存在很多漏洞，這同樣為我國水利檔案信息化的信息安全構(gòu)成了相關(guān)的威脅。
二、促進我國水利檔案管理信息化工作進步的措施
（一）加快水利檔案信息化建設(shè)步伐
水利檔案管理信息化的進步與發(fā)展，必須依靠相關(guān)領(lǐng)導的直接指導，制定科學的發(fā)展措施，水利檔案的信息化建設(shè)就是對檔案資料運用現(xiàn)代化的計算機手段再梳理、再利用，工作量巨大，因而，加快水利檔案的信息化建設(shè)步伐，必須有科學合理的規(guī)劃，把握好方向，充分發(fā)揮拼搏進取、務實高效的精神，爭取取得實質(zhì)性的進展。不斷的建立和完善水利檔案信息化的體制和系統(tǒng)，只有這樣才能不斷的推進我國水利檔案信息化的發(fā)展步伐。
（二）加強檔案管理信息化人員素質(zhì)培養(yǎng)
檔案管理人員對于檔案管理信息化的推進起著直接的作用和價值，在實際的工作之中要想推進水利檔案管理的信息化必須充分的重視水利檔案管理工作人員信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，實際的培養(yǎng)方式有很多，其中較為有效的方式有：第一，直接引進具有先進信息化能力的檔案管理人才，讓他們帶動整個檔案管理人員的管理能力；第二，可以組織現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期的培訓，通過科學的培訓讓其獲得相應的檔案管理經(jīng)驗，促進檔案管理信息化的不斷進步與發(fā)展。
（三）加強檔案管理信息化的安全建設(shè)
應當提高安全防范意識，信息管理人員要有較高的安全防范意識，并注意日常行為規(guī)范，這樣才能在日常工作中積極發(fā)現(xiàn)和避免安全危險的發(fā)生，當然企業(yè)內(nèi)部員工都應當樹立保護企業(yè)信息資產(chǎn)安全的意識，只有這樣才能保證我國水利檔案管理信息化推進過程之中的安全問題，保證水利檔案管理信息化的順利發(fā)展。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施
0引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當下，現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭?，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
2電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復雜的問題，設(shè)計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
3規(guī)范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
4結(jié)語
電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
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（一）方便受眾查閱，使其事業(yè)單位的工作清晰化、系統(tǒng)化檔案信息資源為企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要的資料信息，是企業(yè)穩(wěn)步和諧發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展中，都比較重視檔案的管理工作。通過檔案管理部門對信息資源的統(tǒng)一收集和管理，將加快對檔案相關(guān)信息的查詢速度，促進企業(yè)或事業(yè)單位在發(fā)展中工作具有條理化和系統(tǒng)化，從而使高層人員的管理工作更為方便。
（二）關(guān)系著社會的發(fā)展，是國家信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)檔案管理作為社會經(jīng)濟快速發(fā)展的重要動力，是促進國家信息化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。社會經(jīng)濟的發(fā)展、人們生活水平的提高以及區(qū)域文明的建設(shè)都來自于日常的檔案管理活動。在一定程度上來說，檔案管理越系統(tǒng)化、合理化，社會經(jīng)濟的發(fā)展取值以及國家事業(yè)單位的決策就會越準確、規(guī)范。目前，大部分的事業(yè)單位在國家政策的指引下，依法管理并監(jiān)督檔案管理工作的實施，規(guī)范檔案管理工作的進行，并制定科學合理的工作計劃，確保規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作順利開展。
二、新時代下檔案管理的發(fā)展趨勢分析
（一）檔案管理向信息化方向發(fā)展隨著社會科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機信息技術(shù)的應用與普及，為人們的生活和生產(chǎn)工作都帶來了重要的影響。對檔案管理工作來說，在新時代下，檔案管理工作將以信息化做為主要的發(fā)展方向。在信息化的發(fā)展趨勢下，檔案信息資料的收集和整理以及檔案文件的備案都可以借助計算機信息技術(shù)來完成。這不但可以節(jié)省檔案信息收集與鑒別時所花費的時間，而且在一定的程度上提高了檔案資料的安全性能。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以使受眾無國界、無區(qū)域界線、無障礙的查詢檔案資料，實現(xiàn)檔案信息資源共享，而且能為企業(yè)或事業(yè)單位的重要決策提供有效的支持和根據(jù)，從而促進企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
（二）檔案管理向一體化方向發(fā)展檔案管理的一體化是指對檔案管理各個階段的一個整合，它取消了檔案管理中的各個獨立環(huán)節(jié)，更好的提高了檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理一般可分為四個階段，包括：檔案的收集備案階段、檔案的使用階段、檔案的保存階段、檔案的長期保存階段。這四個階段中前兩個階段檔案是以文件的形式而存在，后兩個階段才是現(xiàn)實意義上的檔案資料。由于文件和檔案的管理方法和標準有所差異，所以檔案管理的工作效率受到了嚴重的影響。因此，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國家對檔案管理工作的不斷重視，檔案管理逐漸向一體化方向發(fā)展，將在檔案管理工作中，明確檔案管理一體化的流程和操作，對文件及檔案管理進行整合，以提高檔案管理的工作效率。
（三）檔案管理向多元化方向發(fā)展在新時期下，檔案管理的作用逐漸獲得了人們的認可，其工作重心也由管理保存向服務大眾的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理的數(shù)量是隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展而豐富的，從國家公務信息到公民的日常生活，從學術(shù)研究到事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的作用貫穿于人們生活以及生產(chǎn)工作的始終。因此，檔案管理工作將向多元化服務發(fā)展，向不同的社會群體提供其所需要的檔案信息查詢服務，從而充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。與此同時，在檔案信息的查詢方面，除了紙質(zhì)檔案的查詢方式之外，還可以利用網(wǎng)絡進行檔案資料查詢服務，以滿足不同地區(qū)不同人們的檔案查詢需要。
三、結(jié)束語
（一）檔案管理人員要樹立正確的管理觀念
廣播電視單位應從檔案管理的具體情況出發(fā)，來設(shè)置相關(guān)的管理部門和管理人員，并且要引進該領(lǐng)域的高素質(zhì)人員，優(yōu)化管理人才隊伍，提高整體管理水平。管理人員素質(zhì)的與廣播電視檔案的信息化管理水平息息相關(guān)，提高管理人員素質(zhì)，幫助管理人員樹立正確的意識十分重要，廣播電視單位要結(jié)合管理人員的具體情況，對其進行培訓。首先，要建立健全一套完善的規(guī)章制度，使各部門分工明確，提高管理效率；其次，在實踐中強化管理人員的業(yè)務能力，統(tǒng)一規(guī)定操作規(guī)范，使得管理人員能夠熟練掌握操作方法；最后，應使管理人員認識到信息化對廣播電視檔案管理的重要性，培養(yǎng)管理人員的責任意識，幫助管理人員樹立正確的管理觀念。
（二）提高檔案的信息化水平
廣播電視機構(gòu)要在檔案的信息化建設(shè)中投入大量的資源，如計算機、路由器、掃描儀等，為管理工作提供完備的硬件設(shè)施，要引進與之相關(guān)的專業(yè)人才，加強對管理人員計算機軟件操作能力的培訓，開發(fā)和完善系統(tǒng)軟件，逐步建立一個龐大的數(shù)據(jù)庫，將廣播電視檔案信息化，從而利于管理。管理人員要根據(jù)信息來源，將每年上交的檔案資料分門別類，進行信息化處理，形成統(tǒng)一的標準化格式，實行雙套保存方式，節(jié)約管理機構(gòu)的人力和物力資源，促進檔案的信息化管理。除此之外，要結(jié)合檔案信息的重要程度，將檔案信息分為公開信息、內(nèi)部信息、秘密信息和高度機密信息等四個等級，方便對其進行加密，建立完善的網(wǎng)上信息機密保存制度。管理人員要瀏覽檔案信息，必須要通過網(wǎng)上信息驗證，不同的身份、職位查看信息的權(quán)限不同，這樣就能提高系統(tǒng)軟件信息的安全性。
（三）推進基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
廣播電視檔案要實現(xiàn)信息化管理，就必須要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一方面，廣播電視機構(gòu)有眾多的部門，信息檔案的種類也很多，為了便于檔案管理和查閱，應創(chuàng)建一個檔案信息化管理系統(tǒng)，覆蓋到各個部門，實現(xiàn)檔案共享。另一方面，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫也十分重要，與能否實現(xiàn)檔案的信息化管理密切相關(guān)，要做好電子文件的收集、歸檔和檔案目錄數(shù)據(jù)的整理、錄入工作，做到信息化建設(shè)與信息資源共享同步，推進電視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
（四）加強對廣播電視檔信息的安全管理廣播電視檔案的資料信息非常重要，有的具有一定的機密性，因此要維護電子信息檔案的安全。做好廣播電視檔案安全管理，要從以下幾個方面入手，第一，在將計算機投入使用之前，一定要保證計算機的安全性，要定期對計算機軟件進行殺毒，防止病毒入侵，造成檔案信息外露。第二，要對網(wǎng)上信息進行加密儲存，廣播電視機構(gòu)應根檔案信息的機密程度不同，將檔案信息分成公開信息、內(nèi)部信息、秘密信息、該機機密信息等四個等級，并對其進行機密處理。
二、結(jié)語
1、教學綜合類。
上級教育主管部門和學校下達的指導性、指令性文件材料。包括教育改革、招生計劃、畢業(yè)分配等方面的計劃、指示、規(guī)定和辦法等。
2、教學管理類。
各種教學管理制度、教學計劃、教學大綱以及教學質(zhì)量檢查、教學競賽活動、教學觀摩、課堂教學和考試質(zhì)結(jié)等原始資料。
3、教學研究類。
教學改革方案、教研室教研活動計劃、教學方法研究和總結(jié);合格課程、重點課程、課堂教學質(zhì)量測評、優(yōu)秀課程建設(shè)等材料。
4、師資類。
教師隊伍建設(shè)規(guī)劃、師資需求、培訓、業(yè)務考核、教師發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃、職務評聘材料及教師個人業(yè)務檔案等。
二、年級教學檔案具有鮮明的教學一線的特點
1、檔案的內(nèi)部性和原始性。
學校教學檔案大多是系年級教學管理和教學實踐活動中自然形成的歷史記錄,并為其直接管理和使用,一般不經(jīng)過文書專業(yè)處理部門的收發(fā)登記,其中不帶文號的資料居多。
2、內(nèi)容的專業(yè)性和多學科性。
由于學校年級的設(shè)置、學科劃分比較細致,各年級在課程設(shè)置、教學內(nèi)容、學時分配、教學方法等方面有所不同,因而這些教學檔案材料表現(xiàn)出很強的專業(yè)性和多學科性。
3、運行的周期性和成套性。
教學檔案,不是以自然年度為周期,而是以學期或?qū)W年,甚至更長的時間為周期。如學期或?qū)W年度工作計劃、總結(jié)、招生計劃、某一課程的授課計劃、學生統(tǒng)計報表等。
4、資料形式呈現(xiàn)多樣性。
教學檔案的內(nèi)容豐富,載體形式多樣化,除了紙質(zhì)的文件材料、教學計劃、大綱、學生成績,還有照片、錄音、錄像、課件等記錄材料。
三、學校檔案的具體內(nèi)容與管理方法
1、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
學校辦公室在每年度結(jié)束后，將一年的學校辦公文件印刷本、原稿、審閱意見書等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時認真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。將已經(jīng)處理完畢的各種文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系進行分類、組卷后移交學校相關(guān)的檔案部門。通過嚴格的價值鑒定，區(qū)分出這些檔案的價值，最總根據(jù)其價值確定重要程度和保管期限。然后根據(jù)相關(guān)的的分類方法并根據(jù)其重要程度、保存期限分別進行立卷。同時將每一卷檔案填好備考表，將卷內(nèi)的缺點和缺少的內(nèi)容一一注明。在保管上紙質(zhì)檔案要注意其對環(huán)境的要求。首先是其庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間。其次庫房內(nèi)要有有效的防護措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。
2、電子檔案管理
具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸?shù)忍攸c，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的：
（1）電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證；
（2）電子檔案對環(huán)境的依賴程度較高；
（3）電子檔案安全保護措施比較復雜；
（4）電子檔案的原始性、真實性難以保證。
因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。
①電子文件收集
《歸檔文件整理原則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)定，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標和依據(jù)。電子文件形成后，要保證收集積累過程中的電子文件齊全、準確、完整、有效。注意修改過程中及時更換最新版本。
（1）電子文件收集范圍。
電子文件的收集范圍為應該作為檔案保存的文件，除按國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
（2）電子文件格式。
單位形成的同一類型的電子文件格式應統(tǒng)一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，圖象文件采用TIFF、JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG、AVI格式，聲音文件采用MP3、WAV格式等等。
②電子文檔的規(guī)理整合
齊全性、準確性、完整性、一致性；收集范圍、保管期限、密級，每項都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時間、類別區(qū)分，以件為單位分項目進行整理脫機存儲在光盤、硬盤、U盤等載體上。
四、針對目前中學檔案管理存在的問題與對策
1、針對認識不夠,加強領(lǐng)導重視,提高認識
在中學校教學中，存在學院教學部門領(lǐng)導對教學檔案管理工作重視不夠，經(jīng)費投入不足，就連做教學檔案的人員也有相當一部分認識不清楚，同時各教職工對檔案工作在教學科研中的重要性認識不到位，由此，出現(xiàn)不能及時的將原始第一手材料移交到教學檔案管理人員手里等現(xiàn)象。針對以上現(xiàn)象我們首先應成立教學檔案管理工作領(lǐng)導小組，分管教學的年級長任組長，由教務處處長任副組長，配置具有專業(yè)知識、專職檔案管理人員，負責對教學檔案建設(shè)與管理進行全面的業(yè)務工作，最后應重視對教學檔案工作的宣傳，增加人員的檔案意識。
2、針對教學檔案實體分類構(gòu)建的不完善，加強分類構(gòu)建
大部分中學校都沒有專門的組織機構(gòu)，因此對教學檔案實體分類不完善，不全面，針對這種情況，我們應按學年度，由年級、班級、教學研究室三級分別進行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙制文件的不同載體分別歸檔、保管。
1低保檔案信息管理的特性分析
低保檔案信息管理工作的開展，是以社會服務政策落實、社會救濟收益落實為中心，其管理職責以記錄低保用戶信息、低保福利領(lǐng)取信息、低保服務信息為主，所以，其管理工作的開展具有廣泛性、動態(tài)性、雙軌性、多層面性。廣泛性是指低保檔案管理針對廣大民眾群體，其低保申報人員、生活需求等方面存在明顯差異，而動態(tài)性是指隨著民生政策的多項調(diào)整，低保檔案管理也需要隨著政策、服務現(xiàn)狀進行調(diào)整。最后，明確低保檔案信息管理的特性，對吉林省公主嶺市的社會救助體系完善及創(chuàng)新有積極作用。
2吉林省公主嶺市低保檔案信息管理現(xiàn)狀
吉林省公主嶺市以搭建局域網(wǎng)絡的方式，對區(qū)域內(nèi)的民生需求、低保用戶信息、低保用戶服務及民生政策落實等方面進行分化與調(diào)整，在注重低保檔案信息管理處理的前提下，對低保檔案進行審核及分類，但是，低保用戶本身的信息虛假問題、低保申請審核及立案存儲等方面，還需要進一步總結(jié)與統(tǒng)一處理。例如，吉林省公主嶺市的低保申請與低保審核分化為兩個體系，部分低保服務提供極容易出現(xiàn)材料不齊全、不規(guī)范的情況。此外，低保服務工作的開展，其管理工作忽略了服務時效性，部分低保申請及立案缺少及時性，嚴重影響低保檔案信息管理工作的效率提升。最后，隨著大數(shù)據(jù)信息及網(wǎng)絡平臺搭建，低保電子檔案的數(shù)據(jù)庫安全也影響低保檔案信息管理的效果優(yōu)化，低保檔案信息存儲以五年為主，但是，這并不能滿足社會救助體系及低保服務的綜合性落實與改革。吉林省公主嶺市低保檔案信息管理雖然有專業(yè)化流程，但是，立案時效、申報信息審核、低保用戶服務提供、檔案信息的安全性等方面仍需進一步強化。缺少針對低保檔案信息的管理及安全保護，直接影響網(wǎng)絡背景下的新型社會救助體系創(chuàng)新。
3優(yōu)化吉林省公主嶺市低保檔案信息管理的可行性措施
3.1深化低保檔案信息的基礎(chǔ)建設(shè)。低保檔案的基礎(chǔ)建設(shè)需要從低保人員檔案、低保檔案保存規(guī)范性入手，這是構(gòu)建新型社會救助體系的基礎(chǔ)性工作。對吉林省公主嶺市的不同低保人員進行集中處理，并以鎮(zhèn)、鄉(xiāng)、村為基點，對低保人群的基本信息、生活水平、貧困程度等方面進行信息收集，以此為后續(xù)的低保服務開展提供信息依據(jù)。針對低保檔案信息的收集、存儲，以完善檔案規(guī)范管理制度的方式，結(jié)合村鎮(zhèn)的實際情況，構(gòu)建專項的檔案管理制度。例如，部分低保用戶身體有殘疾，可以采用成立“殘疾人低保檔案庫”的方式，對不同殘疾等級的低保用戶提供不同的社會救助服務。3.2落實動態(tài)管理。民生政策及新型社會救助服務體系的構(gòu)建，需要結(jié)合吉林省公主嶺市的民生情況以及低保服務的落實情況進行分析，在與其他行政部門協(xié)調(diào)落實社會服務的過程中，需要針對低保用戶的經(jīng)濟水平變化進行調(diào)整。強化低保申請及低保辦理的資質(zhì)，在明確低保對象后，為期發(fā)放低保金。針對部分已經(jīng)“脫貧”用戶，需要及時進行處理，采用定期、不定期的抽查、民生普及的方式，對低保用戶、申報低保人群的經(jīng)濟條件、實際生活情況進行信息收集與整理，這是利用低保檔案信息實現(xiàn)低保服務效益最大化的關(guān)鍵性工作。3.3強化信息化數(shù)據(jù)庫的安全性。隨著網(wǎng)絡低保檔案信息庫的構(gòu)建，相對簡化了低保檔案信息的管理流程，但是，信息化數(shù)據(jù)庫的安全性及技術(shù)應用等方面仍需進一步強化，所以，吉林省公主嶺市的低保檔案信息管理，需要針對不同低保人群、不同時間段內(nèi)的低保申請用戶進行專項管理，以成立“低保申請數(shù)據(jù)庫”、“低保審核數(shù)據(jù)庫”、“低保用戶服務數(shù)據(jù)庫”、“低保用戶調(diào)查數(shù)據(jù)庫”的方式，實現(xiàn)社會救助體系的網(wǎng)絡化、信息化。局域網(wǎng)絡的安全需要以信息查詢準則、信息隱蔽性為中心，例如，不允許擅自對低保用戶信息進行拷貝，以網(wǎng)絡監(jiān)測的方式，對低保檔案信息的應用方式進行監(jiān)管，以此提高低保檔案信息的安全性。3.4注重人員管理及培養(yǎng)。吉林省公主嶺市新型社會救助體系及低保檔案管理工作的落實與調(diào)整，需要從人員培訓、人員管理的角度進行強化。采用“獎懲制度”并從的方式，對低保檔案的經(jīng)手人員進行管理，針對人員的信息處理效率、信息存儲全面性、信息安全性保護等方面進行審核，以構(gòu)建綜合性人員管理制度的方式，實現(xiàn)低保服務處理時效性、管理效果的綜合提升。在分化人才培養(yǎng)及檔案人員管理的過程中，需要以低保檔案數(shù)據(jù)庫為中心，并以成立檔案人員培訓機制的方式，對檔案人員的網(wǎng)絡技術(shù)、信息處理能力等方面進行提升，以此推動新型社會救助體系建設(shè)及低保檔案信息管理質(zhì)量的協(xié)調(diào)發(fā)展。
作者:左丹 單位:吉林省公主嶺市民政局社會救助事業(yè)中心
1.1從檔案信息屬性出發(fā)
檔案經(jīng)歷了數(shù)千年的歷史，其中記錄了大量的文獻資料，可以說，檔案承載了人類歷史文化發(fā)展的一切信息資源，這些資源都是可以直接借鑒和利用的，一般可以將這些可見的信息資源稱之為顯性知識。這些顯性知識是人類在歷史發(fā)展的長河中，一切勞動以及智慧的結(jié)晶，是社會發(fā)展的重要參考依據(jù)。在檔案事業(yè)中，檔案信息管理與知識管理的信息資源基礎(chǔ)是相同的，而且知識管理主要對象是顯性知識，其主要是針對檔案信息資源進行有效管理的一種知識系統(tǒng)。由于知識管理與檔案信息管理在屬性上具有一定的共性，因此，在融合上也具有一定的可行性。
1.2從知識管理時的研究成果出發(fā)
就目前的社會發(fā)展狀況而言，知識管理為了迎合社會的發(fā)展，不斷進行著自我的改進，已經(jīng)逐漸形成了一套自我管理理論，雖然這些理論尚處于發(fā)展和完備的階段，其中還存在一定的不足，但是其由社會發(fā)展所衍生，在某種程度上來說，能夠滿足知識管理發(fā)展的需要，對社會的發(fā)展有著一定意義上的促進作用。在將知識管理與檔案信息管理相融合時，要對檔案信息管理與知識管理所需要的條件進行綜合的考慮，不斷的對管理理論進行優(yōu)化，將先進的科學技術(shù)引進檔案信息管理與知識管理中，從而推動兩者的融合。
1.3從檔案信息管理存在的問題出發(fā)
在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，由于許多人們還沒有認識到檔案管理工作的重要性，沒有將各種先進的科學技術(shù)、管理理念應用在其中，導致檔案管理工作的質(zhì)量與效率無法提高，知識資源無法中分發(fā)揮作用，阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此時，有些部門為了解決上述問題，引進了大量的檔案管理設(shè)備，加強了對工作人員的培訓工作，但是仍然沒有達到理想的效果，這就要求我們不斷探索，將檔案信息管理與知識管理融合起來，促進檔案信息事業(yè)的健康發(fā)展。
2知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
2.1通過知識管理可以進一步完善檔案信息管理的職能
在檔案信息管理中引入知識管理，可以使得檔案信息管理的職能進行進一步的優(yōu)化，從而對檔案信息管理中的管理模式、業(yè)務流程以及人力資源管理等內(nèi)容進行更為精細的管理，使得檔案信息管理的作用得到更有效的發(fā)揮。如今，在檔案管理中，逐漸引入了大量的先進信息技術(shù)以及計算機技術(shù)，檔案管理的職能出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，使得檔案信息管理在時代的發(fā)展中，不致落后于時展的腳步，能夠迎合時展的要求，從而推動檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。而造成檔案信息職能出現(xiàn)的原因包含了各個方面，而主要的原因在于：
①管理形式的變化，從實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理；
②管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變。由于上述兩方面原因的影響，使得檔案知識信息的開發(fā)和利用逐漸加強，檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦m應當今社會發(fā)展需求的智能化管理模式以及信息化管理模式，從而實現(xiàn)了資源的高效共享。在檔案信息管理職能發(fā)生變化的同時，檔案管理人員的工作內(nèi)容也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，如今的實體管理與知識管理的管理人員在工作內(nèi)容上都與傳統(tǒng)的工作內(nèi)容有著明顯的不同，這都是由于當那信息管理發(fā)生了轉(zhuǎn)變的緣故。
2.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造
業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。
2.3知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。
3結(jié)語
新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會進程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)平臺基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進其服務職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應用于各個行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應時代社會技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時期，其中一個改革關(guān)鍵點即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容
事業(yè)單位檔案管理工作應遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責、強化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充等。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。
（二）自動化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識別、電子標簽以及OCR識別等。以自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。
（四）互動化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個檔案信息僅對應一份信息，缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務質(zhì)量和增強系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革措施
面對當前信息化社會發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：
（一）加強檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力培訓，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責任意識的提升，對檔案工作科學化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務水平，增強服務意識和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。
（三）通過對事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化和業(yè)務標準進行制度化。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程的重構(gòu)；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務功能范圍和服務內(nèi)容形式等，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務能力的拓展；通過不斷加強事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設(shè)；通過強化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對事業(yè)單位流動人員檔案管理，應針對指定信息統(tǒng)計，進行適應性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質(zhì)量與效率。
四、小結(jié)
