發(fā)布時間：2023-03-29 09:22:32
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案監(jiān)管論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個部分。
（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項目文件的存檔準備。
（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯(lián)系的。文檔人員在進行文件歸檔時應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。
（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。
（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。
（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。
系統(tǒng)共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計管理、系統(tǒng)管理。
（一）項目管理功能模塊對應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進度、項目查詢這四個功能
（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。
（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結(jié)果評論，并發(fā)出“出錯信息修改單”。
（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。
（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續(xù)，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。
（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。
（七）檔案統(tǒng)計管理：統(tǒng)計管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計工作，包括項目統(tǒng)計，歸檔統(tǒng)計，利用統(tǒng)計，電子檔案匯總統(tǒng)計，實物檔案匯總統(tǒng)計等。
（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護功能：可對檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙設(shè)計階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
潛在的人才信息
經(jīng)濟的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強服務(wù)手段，并進而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設(shè)進行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進行不同層次的進行研究與開發(fā)，對基礎(chǔ)性的調(diào)控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對策，參與到企業(yè)管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調(diào)控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運作，并把整體的檔案管路信息化進行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動化系統(tǒng)，并積極主動的進行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
城建檔案工作具有非常強的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對其進行利用。檔案工作者還要在實際的工作中不斷的加強自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，每一個檔案都有其專業(yè)性，城建檔案利用的過程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個角度進行檔案工作，檔案工作者要從多個方面掌握科學(xué)知識，同時還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業(yè)知識、大專以上的理論水平,無論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達到一定的專業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識,在管理好檔案的同時,利用所學(xué)的理論知識,積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無,為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計標準圖集及科技書籍供銷點,這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會帶來了效益,有力的促進了本地區(qū)工程設(shè)計的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢,積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟效益及社會效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統(tǒng)中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點,一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長期性等特點,這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實際工作中,講究效益要有遠謀,更要有遠慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進行檔案信息咨詢服務(wù)見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因為檔案整理、保護等基礎(chǔ)工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動的結(jié)果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護分不開的,現(xiàn)在對城建檔案整理、保護工作給予的投入,會產(chǎn)生長遠效益。如果看不到這一點。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹防產(chǎn)生負效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機密性,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理強化保密觀念,落實保密制度,確定使用范圍時,就要嚴格把關(guān),不能因為有社會需求,就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。
3結(jié)束語
新形勢下，檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領(lǐng)域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進一步促進檔案管理工作的新發(fā)展。在這種形勢下，檔案管理工作人員如何更好的認識清楚各種信息就成為必須要解決的首先問題。在此意義上，通過合理發(fā)揮檔案統(tǒng)計的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認識清楚各種信息，為進一步做好檔案管理工作奠定前期準備工作。一方面，檔案統(tǒng)計發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢將復(fù)雜的信息通過形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來；面對紛繁復(fù)雜的信息，如何能夠盡快到認識到相關(guān)的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問題。檔案統(tǒng)計以其巨大的優(yōu)勢，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統(tǒng)計的運用方法，就可以在檔案統(tǒng)計的幫助下盡快的認識清楚相關(guān)信息，這就為檔案管理工作人員進一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統(tǒng)計可以有效的幫助的檔案管理工作人員認識清楚檔案管理中存在的問題；從傳統(tǒng)檔案管理的模式來看，檔案管理工作人員要想進一步優(yōu)化檔案管理工作，需要經(jīng)過縝密的調(diào)研和思考，特別是要對相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究才能得出相應(yīng)的結(jié)論。而在檔案統(tǒng)計的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問題等。由此可見，正是由于檔案統(tǒng)計的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，這對于進一步促進檔案管理工作的新進展發(fā)揮著自身的認識優(yōu)勢。
二、檔案統(tǒng)計是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統(tǒng)計運用科學(xué)的統(tǒng)計方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計是依托計算機等高科技器材成型的統(tǒng)計方法，具有無比強大的技術(shù)優(yōu)勢。當(dāng)檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統(tǒng)計的優(yōu)勢，把這些信息輸入計算機系統(tǒng)，在計算機系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統(tǒng)計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統(tǒng)計的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統(tǒng)計也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計的科技優(yōu)勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見，科學(xué)合理的運用檔案統(tǒng)計，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節(jié)約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統(tǒng)計是科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作的有效方法
檔案統(tǒng)計在除了是幫助檔案管理工作人員認識基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對規(guī)劃檔案管理工作也有著科學(xué)的指導(dǎo)作用。從這一意義上來說，充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計在規(guī)劃檔案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來說，檔案統(tǒng)計在科學(xué)規(guī)劃檔案管理方面的作用主要體現(xiàn)在以下三個方面。第一，檔案統(tǒng)計有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實際上，只有合理利用了檔案統(tǒng)計，就可以達到這一點。原因在于，檔案統(tǒng)計可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規(guī)劃，解決存在的問題，而且還可以對相關(guān)的信息進行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據(jù)檔案統(tǒng)計的結(jié)果去做好本職工作。由此可見，只要合理發(fā)揮出了檔案統(tǒng)計的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實際工作中做到合理分工。第二，檔案統(tǒng)計有助于促進檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)；檔案統(tǒng)計是高科技的產(chǎn)物，對于檔案管理工作人員來說，為了更好的適應(yīng)新形勢的要求，更好的提高工作效率，節(jié)約工作時間，就不得不去學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計的相關(guān)知識。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)就會因檔案統(tǒng)計的運用得以提升。從這一意義上來看，檔案管理工作對于科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統(tǒng)計有助于幫助檔案管理工作找到合適的發(fā)展方向；檔案管理工作是一項職業(yè)，對于檔案管理工作本身來說，必須在適應(yīng)新形勢的環(huán)境下才能獲得發(fā)展。對于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識才能贏得職業(yè)發(fā)展的新空間。在此境遇下，檔案統(tǒng)計不僅為檔案管理工作本身帶來了一定發(fā)展方向上的指導(dǎo)，而且還為檔案管理工作人員的發(fā)展帶來了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統(tǒng)計的作用下，會發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，因此就會積極的采取相關(guān)措施予以解決。實際上，在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中，檔案統(tǒng)計卻在為檔案管理工作本身提供了發(fā)展方向上的指導(dǎo)，那就是如何避免問題、如何擴展發(fā)展空間等。從檔案管理工作的角度來看，在檔案統(tǒng)計的作用下，檔案管理人員不僅會提升自身的素質(zhì)，而且還會考慮到適應(yīng)新形勢的要求，從而采取相關(guān)措施提升自己各方面的能力，以便更好的實現(xiàn)自身的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
案件材料實行檔案管理人員（書記員可以兼任）立卷制度，做到誰承辦，誰立卷，案結(jié)卷成。案件承辦人員在結(jié)案后15天內(nèi)，應(yīng)當(dāng)認真檢查案件的全部材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)文件材料不齊備應(yīng)當(dāng)及時補齊或補救，并去掉與該案無關(guān)的材料，再行排列整理。歸檔的專利行政執(zhí)法文件材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)批示的除外），重份的材料應(yīng)當(dāng)剔除。多余的調(diào)解書、處理決定書、撤銷案件通知書，為備日后查考，可以保留3份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
2專利執(zhí)法案件的立卷整理
執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)使用A4紙，雙面打印，縱向使用。執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)加蓋管理專利工作的部門騎縫章。對專利執(zhí)法案件材料的歸納立卷整理。專利執(zhí)法案件的立卷原則是真實原則，即收集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是執(zhí)法過程中產(chǎn)生的原始文件，獨立原則，即每一個案件應(yīng)當(dāng)建立一份獨立的案卷。專利行政執(zhí)法案件立卷的形式是對收集的的執(zhí)法案件材料必須完整，準確，保證相互關(guān)聯(lián)，全面客觀地反映專利行政執(zhí)法工作的全過程。專利執(zhí)法案件材料必須用A4規(guī)格紙張，或折疊為A4規(guī)格大小。專利行政執(zhí)法案件的案卷包括：案卷夾、卷宗封面、卷內(nèi)目錄、案卷夾內(nèi)的各種文件。
3專利執(zhí)法案卷的移交案件
自立案之日起6個月內(nèi)由案件承辦人員向案件檔案管理員移交。專利行政執(zhí)法的文件材料，按年度、一案一號的原則，單獨立卷，每個案件從立案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、函電等一律使用立案時編定的案號。案件移交前，案件檔案管理人員應(yīng)當(dāng)逐卷清點，檢查案卷質(zhì)量，對不符合規(guī)定要求的案卷應(yīng)當(dāng)及時地采取措施予以補救。案件檔案管理人員確認移交案卷符合要求后，交接雙方要在案卷移交清單上簽字。
4專利執(zhí)法案件的檔案管理
4.1專利執(zhí)法案件的報送管理專利
工作的部門要建立及時、準確、全面、有效的專利執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)報送制度，明確責(zé)任人和聯(lián)系人，責(zé)任人負責(zé)對執(zhí)法數(shù)據(jù)的真實性、準確性進行審核，聯(lián)系人負責(zé)數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)報送工作，由報送單位負責(zé)對報送的案件數(shù)據(jù)的質(zhì)量負責(zé)。國家知識產(chǎn)權(quán)局對專利執(zhí)法數(shù)據(jù)報送情況按年度進行檢查，有關(guān)報送和工作情況，做為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標之一。管理專利工作的部門在報送專利糾紛調(diào)處案件或假冒專利案件查處時，應(yīng)當(dāng)同時報送相應(yīng)的立案表或結(jié)案表。對重大專利案件報送管理時，必要時還應(yīng)當(dāng)報送調(diào)解書、處理決定書、行政處罰書、案件涉及的主要書面證據(jù)等有關(guān)材料（復(fù)印件）。市級管理專利工作的部門在每月15日前將上月本單位專利執(zhí)法案件報至所屬的各省級管理專利工作的部門，省級管理專利工作部門在每月20日之前將上月本轄區(qū)內(nèi)的專利執(zhí)法數(shù)據(jù)整理上報至國家知識產(chǎn)權(quán)局，對重大專利案件報告的時間要求，按相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。執(zhí)法數(shù)據(jù)包括紙件和電子文檔各一份，紙件通過郵寄方式上報，電子文檔發(fā)送至國家知識產(chǎn)權(quán)局指定的電子郵箱。
4.2專利執(zhí)法案件的備案管理專利
執(zhí)法案件報告?zhèn)浒?，必須堅持真實、全面、高效的原則。重大專利執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)自結(jié)案之日起1周內(nèi)，也可以在辦案過程中，由承辦案件的管理專利工作的部門報告國家知識產(chǎn)權(quán)局，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應(yīng)當(dāng)同時向省級管理專利工作的部門報告。對關(guān)系到國家經(jīng)濟安全與人身安全的特別重大的專利案件，辦案機關(guān)應(yīng)當(dāng)在立案前或立案之日起1周內(nèi)向國家知識產(chǎn)權(quán)局報告，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應(yīng)當(dāng)同時向省級管理專利工作的部門報告。重大專利執(zhí)法案件調(diào)處或查處后，當(dāng)事人不服，管理專利工作的部門決定，向當(dāng)?shù)胤ㄔ禾嵩A的，或管理專利工作的部門請求人民法院強制執(zhí)行。管理專利工作的部門應(yīng)當(dāng)訴訟結(jié)束或執(zhí)行情況報告國家知識產(chǎn)權(quán)局。國家知識產(chǎn)權(quán)局負責(zé)具體的報告接收、備案及相應(yīng)的管理、協(xié)調(diào)工作。地方管理專利工作的部門可以查閱案件材料，了解備案情況。國家知識產(chǎn)權(quán)局對報告?zhèn)浒傅闹卮髮＠讣牧蠈嵭幸?guī)范管理，按年度進行綜合分析，并通告地方管理專利工作的部門和國務(wù)院有關(guān)部門。國家知識產(chǎn)權(quán)局對重大專利案件報告情況按年度進行檢查，有關(guān)報案和工作情況，作為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標之一。專利管理部門要按照轉(zhuǎn)換政府職能、強化事中事后監(jiān)管要求，加強對基層工作的指導(dǎo)檢查。將資源向執(zhí)法一線傾斜，配備必要的交通工具和執(zhí)法宣傳手冊。在市民中開展侵權(quán)、假冒專利案件的宣傳教育并發(fā)放宣傳手冊，讓廣大市民深刻了解專利執(zhí)法案件的相關(guān)知識。更好的維護了市場的經(jīng)濟秩序、保護了消費者的權(quán)益。專利管理部門應(yīng)當(dāng)建立專利保護和維權(quán)援助制度，為專利權(quán)人提供及時、有效的求助渠道，并發(fā)揮行業(yè)協(xié)會、專利服務(wù)機構(gòu)的作用。指導(dǎo)專利維權(quán)機構(gòu)開展相關(guān)活動。專利管理部門應(yīng)當(dāng)建立專利信息公共服務(wù)平臺，建立支柱產(chǎn)業(yè)和重點技術(shù)領(lǐng)域的專利信息數(shù)據(jù)庫，促進專利信息的傳播、開發(fā)和利用。專利管理部門應(yīng)當(dāng)監(jiān)測本地區(qū)重點行業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè)和重點技術(shù)領(lǐng)域的國內(nèi)外專利狀況，建立專利預(yù)警通報制度，指導(dǎo)有關(guān)行政部門和行業(yè)協(xié)會、企業(yè)建立專利預(yù)警與應(yīng)急機制。發(fā)展改革、經(jīng)濟和信息化、科學(xué)技術(shù)等行政部門應(yīng)當(dāng)將擁有專利的質(zhì)量和數(shù)量，作為財政資金支持和研究開發(fā)、技術(shù)改造、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)化等項目立項和審批的重要條件，作為工程研究中心、工程技術(shù)中心、企業(yè)技術(shù)中心、重點實驗室、工程實驗室等認定和考核的指標。
5總結(jié)
近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設(shè)方面都作了大量的工作，經(jīng)歷了從單一到綜合，從獨立到網(wǎng)絡(luò)，從內(nèi)部到Internet的發(fā)展過程，建立了相應(yīng)的計算機管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重進行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，致力于將最新的計算機技術(shù)運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統(tǒng)》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術(shù)聯(lián)合公司”聯(lián)合開發(fā)了城建檔案信息管理系統(tǒng)，（基于WindowsNt操作系統(tǒng)，Oracle8i數(shù)據(jù)庫，客戶機/服務(wù)器的C/S操作模式）系統(tǒng)以城建檔案信息為開發(fā)主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)。2000年系統(tǒng)一期開發(fā)完成，2001年，購置HPLH6000服務(wù)器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網(wǎng)的建設(shè)。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統(tǒng)，解決了檔案系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統(tǒng)的安全可*性及抗災(zāi)難性。2002年實現(xiàn)了館藏7萬卷檔案的數(shù)字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數(shù)據(jù)量已達230G.。初步實現(xiàn)了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應(yīng)用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數(shù)字技術(shù)和計算機及其設(shè)備的成熟和發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進，城建檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求，主要體現(xiàn)：1系統(tǒng)平臺的局限，原來系統(tǒng)是由PowerBuilder開發(fā)完成，在Internet飛速發(fā)展的今天，利用C/S體系結(jié)構(gòu)開發(fā)的系統(tǒng)在很大程度上無法達到數(shù)字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質(zhì)上必須作調(diào)整，采用Browser/Server體系結(jié)構(gòu)。2.功能的局限：原有系統(tǒng)在統(tǒng)計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統(tǒng)無法實現(xiàn)跨庫查詢，使檔案利用出現(xiàn)不便，3.業(yè)務(wù)、行政辦公自動化不成體系，無法適應(yīng)數(shù)字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品但電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。檔案館自身的技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。4提供利用方式傳統(tǒng)單一，仍未走出封閉狀態(tài)。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現(xiàn)代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術(shù)革命的不斷深入檔案的存儲載體發(fā)生了變化，紙質(zhì)檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現(xiàn)代技術(shù)制作的機讀檔案數(shù)量不斷增加，如何存儲、開發(fā)成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化的必然趨勢，我們迫切需要加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。
二、數(shù)字城建檔案館開發(fā)原則：
數(shù)字城建檔案館開發(fā)需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統(tǒng)以開發(fā)利用城建檔案信息，建設(shè)數(shù)字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標準規(guī)范為依托，以數(shù)據(jù)庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質(zhì)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、圖象處理技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)新技術(shù)，實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數(shù)字化及海量存儲，實現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)、驗收等管理環(huán)節(jié)，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)工作全過程的計算機管理，同時系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務(wù)處理功能，支持互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數(shù)字化水平。
三、建設(shè)目標：
1提高城建檔案館的信息化建設(shè)整體水平，建設(shè)全國一流的數(shù)字檔案館。
這次開發(fā)將建設(shè)一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化、辦公自動化的數(shù)字城建檔案館。實現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發(fā)利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力，做“數(shù)字城市、數(shù)字局”合格的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。城建檔案館將更加貼近城市建設(shè)的脈搏，將為城市建設(shè)提供更及時、準確的檔案信息。
2實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時，率先提出了城建檔案計算機管理系統(tǒng)應(yīng)以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統(tǒng)水平在全國一直處于領(lǐng)先地位。這次升級新系統(tǒng)將運用當(dāng)今新的開發(fā)工具，克服PB這種老開發(fā)工具的局限性，在原有C/S結(jié)構(gòu)上，增加B/S結(jié)構(gòu)，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發(fā)聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業(yè)務(wù)信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接，進一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)檔案信息更深層次的開發(fā)，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現(xiàn)數(shù)字城建檔案館管理探索一條新路，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的重要作用。
3簡化工作程序，提高工作效率與質(zhì)量。
（1）城建檔案館主要業(yè)務(wù)工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的辦公自動化系統(tǒng)，充分運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統(tǒng)計、打印等工作，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。將手工作業(yè)交給計算機，將信息處理交給網(wǎng)絡(luò)，可以改變目前我館目前有些工作周轉(zhuǎn)時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準確率低，工作煩瑣的現(xiàn)象
（2）業(yè)務(wù)辦公、行政辦公自動化的實現(xiàn)，使城建檔案館的信息化工作從點發(fā)展達到面，改變了原先在辦公自動化應(yīng)用方面的空白，并可通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段直接查詢、統(tǒng)計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應(yīng)規(guī)劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應(yīng)城市建設(shè)、發(fā)展的基本需要。
（3）相關(guān)電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，保證了檔案信息質(zhì)量。
目前檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應(yīng)用相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件，實現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節(jié)約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數(shù)量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數(shù)字化的被動局面。
4實現(xiàn)檔案信息的資源共享，為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理服務(wù)。
城建檔案管理信息系統(tǒng)通過與局電子檔案系統(tǒng)的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉(zhuǎn)過程，這不僅實現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實數(shù)據(jù)的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規(guī)劃、設(shè)計、管理人員，為城市規(guī)劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務(wù)，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務(wù)開啟了一扇新的大門。
5實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理工作的程序化、規(guī)范化。
通過辦公自動化系統(tǒng)推廣業(yè)務(wù)工作中的規(guī)范化標準，統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一指導(dǎo)思想，實現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質(zhì)量。
6.開發(fā)網(wǎng)上辦公，實現(xiàn)服務(wù)模式的根本轉(zhuǎn)變。
隨著城建檔案館服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的需要，深層次服務(wù)與利用成為當(dāng)前城建檔案服務(wù)的主題與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網(wǎng)上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發(fā)建立高速互動、突出本行業(yè)特點的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動服務(wù)變主動服務(wù)的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個重要窗口。
7.引進最新的立體倉庫的建設(shè)思想，改變傳統(tǒng)的庫房管理方式。
在庫房管理中運用三維立體顯示技術(shù)與溫濕度監(jiān)控、自動報警系統(tǒng)相結(jié)合，是我們這次開發(fā)的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監(jiān)控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具置等，實現(xiàn)庫房管理真正意義上的現(xiàn)代化管理。
四、開發(fā)內(nèi)容：
1.城建檔案信息系統(tǒng)升級。
實現(xiàn)由原C/S結(jié)構(gòu)，升級為B/S結(jié)構(gòu)，同時增加以下主要功能：
（1）信息查詢實現(xiàn)各類檔案信息的跨庫查詢。
（2）著錄信息項動態(tài)維護，能自行編輯定義統(tǒng)計報表，加強信息編研功能，實現(xiàn)靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標準的數(shù)據(jù)接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導(dǎo)入。
（4）實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。
（5）開發(fā)管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數(shù)字化海量存儲、管理。
（7）實現(xiàn)庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統(tǒng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數(shù)據(jù)庫管理功能。
2.業(yè)務(wù)辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業(yè)務(wù)工作，實現(xiàn)各項工作網(wǎng)上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動化：實現(xiàn)館內(nèi)公文的網(wǎng)上運轉(zhuǎn)、歸檔、管理。實現(xiàn)館內(nèi)行政事務(wù)辦理的網(wǎng)上督察、考核。實現(xiàn)固定資產(chǎn)、辦公用品、工資的自動化管理。
4.網(wǎng)站：建立一個為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動的網(wǎng)站。重點是實現(xiàn)基于數(shù)據(jù)庫的、即時的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。
五、開發(fā)技術(shù)路線：
系統(tǒng)技術(shù)路線：操作系統(tǒng)平臺：采用Windows系列Windows2003Server
數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：采用Oracle9i
WEB服務(wù)器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統(tǒng)開發(fā)模式：基于Brower/Server體系結(jié)構(gòu)
開發(fā)工具：采用微軟的.NET技術(shù)。
六、目前實施情況
1、數(shù)據(jù)準備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標準制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》《天津市建設(shè)工程文件整理歸檔規(guī)范》等一系列標準化文件。
3、技術(shù)開發(fā)：業(yè)務(wù)辦公、。業(yè)務(wù)辦公自動化系統(tǒng)已開發(fā)完成，現(xiàn)已進入試運行階段，檔案信息管理系統(tǒng)升級將在9月10日完成，網(wǎng)站也將在九月中旬開通。SAN存儲區(qū)域網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)完成設(shè)備采購，進入安裝調(diào)試階段。
七、幾點體會：
1、提高認識，樹立信息化的意識。
在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責(zé)任感，要認識到在這個信息時代，只有充分發(fā)揮檔案信息資源在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔?。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。
首先要樹立以市場需求為導(dǎo)向的觀念，圍繞社會需求開展數(shù)字館的建設(shè)，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數(shù)字化是不必要的。我們應(yīng)根據(jù)社會需求，研究確定數(shù)字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數(shù)字化，優(yōu)先數(shù)字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的速度，另一方面節(jié)約資金。其次樹立服務(wù)觀念，要以向社會提供高效能的服務(wù)為最終目的。為社會服務(wù)，傳統(tǒng)地提供檔案原件的方式，不能適應(yīng)社會需要，只有對城建檔案信息進行標準化處理，加大檔案資源的開發(fā)深度，才能滿足全方位，多層次，多專業(yè)的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細的調(diào)研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當(dāng)是較為普遍的通用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，而是根據(jù)各類檔案的不同特點設(shè)置了十三類庫結(jié)構(gòu)。通過多層著錄，深度標引大大加強了檔案資源的開發(fā)深度，同時我們還本著“以人為本”的設(shè)計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內(nèi)容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉(zhuǎn)變以檔案實體為主要管理對象的傳統(tǒng)觀念。數(shù)字檔案館的建設(shè)要圍繞這一觀念去進行。
3、注重前期準備，突出開發(fā)需求。
我館從長遠維護考慮，采用“以我為主，聯(lián)合開發(fā)原則”開發(fā)方式。因此開發(fā)的前期準備工作十分關(guān)鍵。我館分六個階段進行準備，第一階段是市場調(diào)研。既對開發(fā)技術(shù)、開發(fā)公司又對館內(nèi)、社會需求進行調(diào)研。
第二階段考察階段，對有關(guān)軟件開發(fā)公司進行考察，審核其相關(guān)的資質(zhì)材料、開發(fā)業(yè)績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數(shù)字化開發(fā)需求會，組織通過初選的軟件開發(fā)公司來館，了解館目前業(yè)務(wù)情況及原有系統(tǒng)情況。聽取館開發(fā)需求，并提出統(tǒng)一要求，限時上報開發(fā)方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發(fā)工作的科學(xué)、嚴密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業(yè)的有關(guān)專家組成專家評審組。召開城建檔案館數(shù)字化建設(shè)方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發(fā)公司。我們根據(jù)專家意見及商務(wù)談判的結(jié)果，選擇優(yōu)尼泰信息技術(shù)有限公司為開發(fā)合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發(fā)部門同開發(fā)公司、相關(guān)業(yè)務(wù)部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)規(guī)模，明確各職能科室所要處理的數(shù)據(jù)，科室間的發(fā)生的數(shù)據(jù)量，以及對計算機系統(tǒng)的功能需求和性能要求，規(guī)范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發(fā)，用開發(fā)拓展需求。讓用戶與計算機開發(fā)人員充分交流，，讓用戶在開發(fā)初期，就能看到原型。增加開發(fā)過程透明度，盡量減少后期的修改，實現(xiàn)效率、質(zhì)量的雙贏。
4、檔案信息質(zhì)量是數(shù)字檔案館的根基。
信息質(zhì)量關(guān)系到整個系統(tǒng)建設(shè)的成敗，在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。我館為嚴把檔案信息質(zhì)量關(guān)，建立檔案數(shù)字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓(xùn)教材，對每個上崗人員進行崗位培訓(xùn)。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數(shù)字化的檔案進行整理檢查?？纯词欠穹险硪?guī)范，分類排序是否正確。二是科室項目負責(zé)人對數(shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖象質(zhì)量的檢查，并對著錄數(shù)據(jù)進行核查。三是室主任對數(shù)字化檔案進行抽查。保證檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。
5、基礎(chǔ)工作是數(shù)字化的前提，基礎(chǔ)工作先行才能保證系統(tǒng)的，從1999年系統(tǒng)開發(fā)，我館一直同步抓好檔案的基礎(chǔ)工作。
（1）進行標準化規(guī)范體系的建設(shè)。標準規(guī)范體系建設(shè)是實現(xiàn)數(shù)字館的保證、基礎(chǔ)、條件，系統(tǒng)建設(shè)，標準先行，只有安計劃有步驟地作好信息標準化，才能建立堅實的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。我館目前已從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內(nèi)容分階段分步驟來進行數(shù)字城建檔案館的標準規(guī)范體系建設(shè)。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》等標準化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標準化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規(guī)劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數(shù)字化打下了堅實的基礎(chǔ)。
（3）通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范新進館的檔案質(zhì)量。
6、基礎(chǔ)設(shè)施投入統(tǒng)籌規(guī)劃、分步進行。
企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館/問題
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認識到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價值問題
檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認數(shù)字檔案的憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認識上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數(shù)字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。
1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變?！盵2]
1.3管理制度上的問題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴格而科學(xué)的標準體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長期存取問題
數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題?！皳?jù)報道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲設(shè)備還不可能解決計算機數(shù)據(jù)存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺普通電腦可以讀出來。
2.2機讀語言格式?！坝嬎銠C語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機設(shè)備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問題
“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當(dāng)會直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問題
安全問題是計算機網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現(xiàn)為：其一，計算機病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒?！皣庥腥斯烙嫞F(xiàn)在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復(fù)制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺互換互訪技術(shù)、海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。
5.3技術(shù)過時問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會造成數(shù)字檔案信息無法準確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標準化問題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。這個整體性的數(shù)字檔案館事實上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個個相對獨立的數(shù)字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標引標準、數(shù)據(jù)描述標準、元數(shù)據(jù)標準、全文數(shù)據(jù)庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準?！岸鴮嶋H上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標準化是一個體系，是一個系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標準可遵循；其二，有些標準規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會對原標準產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時修訂標準。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費用是巨大的，而且它的建設(shè)費用要遠遠高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂?、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟問題
與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟負擔(dān)，經(jīng)濟問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費用是巨大的，開發(fā)一個稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經(jīng)濟實力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費用對于本來就經(jīng)費緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對中西部欠發(fā)達地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數(shù)字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數(shù)據(jù)使用費和設(shè)備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？?，而在市場經(jīng)濟利益的強大動因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費用，也是一個既不可預(yù)見又不容易解決的難題。超級秘書網(wǎng)
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費來看，每小時的費用是發(fā)達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網(wǎng)絡(luò)收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當(dāng)高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。
9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點.檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網(wǎng)上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實現(xiàn)檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進行有效保護成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實可行的保護技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當(dāng)長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統(tǒng)一尚需時日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認識并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會造成對數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統(tǒng)一認識或基本統(tǒng)一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題。“數(shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時有種傾向，認為因特網(wǎng)就是一個數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學(xué)習(xí)知識、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍?，并采取相?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對數(shù)字檔案概念的認識卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認識，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認識，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報、數(shù)字資料、數(shù)字文獻籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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