發(fā)布時(shí)間：2023-05-16 10:36:05
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購(gòu)合同管理模板樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
招標(biāo)采購(gòu)的物資，應(yīng)按照招標(biāo)文件中約定的時(shí)間（一般為30天）完成合同簽訂，不得無(wú)故拖延。招標(biāo)采購(gòu)的物資，合同應(yīng)以中標(biāo)通知書(shū)、投標(biāo)文件、專用合同條款、通用合同條款、招標(biāo)技術(shù)規(guī)范書(shū)、已標(biāo)價(jià)合同貨物清單、招投標(biāo)澄清文件和往來(lái)函件等招投標(biāo)資料作為簽訂依據(jù)。非招標(biāo)采購(gòu)物資合同應(yīng)以確定采購(gòu)結(jié)果的相關(guān)信息作為簽訂的依據(jù)。招標(biāo)采購(gòu)的物資，簽訂書(shū)面合同的標(biāo)的、價(jià)款、質(zhì)量、履行期限等主要條款應(yīng)與招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件的內(nèi)容一致，不得再行簽訂背離合同的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。
二、合同管理模式
電網(wǎng)企業(yè)合同管理歷經(jīng)了3個(gè)階段的變化。2004年以前，各網(wǎng)省公司負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的物資采購(gòu)，沒(méi)有統(tǒng)一的物資合同管理；2005～2008年，電網(wǎng)企業(yè)實(shí)施兩級(jí)集中規(guī)模招標(biāo)采購(gòu)模式，合同管理采取哪級(jí)項(xiàng)目單位出資，相應(yīng)物資部門(mén)進(jìn)行簽約，履約結(jié)算；2009年至今，電網(wǎng)企業(yè)實(shí)施全面的物資集約化體系建設(shè)，按照物資集約化整體設(shè)計(jì)方案變革組織架構(gòu)、創(chuàng)新管理模式、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，全面提升物資集約化程度，實(shí)行“統(tǒng)簽、統(tǒng)付”管理。即：省公司出資采購(gòu)的物資合同全部由省公司進(jìn)行簽訂、結(jié)算。隨著物力集約化不斷深入，目前，電網(wǎng)企業(yè)合同管理體系是以批次采購(gòu)合同管理為主、協(xié)議庫(kù)存及超市化采購(gòu)框架合同為輔，全面覆蓋公司基建項(xiàng)目、技改項(xiàng)目、農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目、電能表及日常辦公運(yùn)維物資的全口徑合同管理模式。電網(wǎng)企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)合同文本實(shí)行統(tǒng)一管理，目前應(yīng)用98套物資采購(gòu)合同文本，用以規(guī)范公司合同承辦人員的合同簽訂、履行行為，防范法律、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，增加社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。合同簽約全面應(yīng)用ERP系統(tǒng)和電子商務(wù)平臺(tái)，系統(tǒng)固化文本格式和簽訂流程，招標(biāo)結(jié)果自動(dòng)回傳，合同文本自動(dòng)生成。招標(biāo)采購(gòu)的物資，合同簽訂可采用簡(jiǎn)化簽約文本，簽訂時(shí)只打印并簽署合同協(xié)議書(shū)和附件，通用合同條款和專用合同條款以招標(biāo)文件規(guī)定并經(jīng)投標(biāo)文件及澄清文件確認(rèn)的合同商務(wù)和技術(shù)條款為準(zhǔn)。
三、合同管理流程
系統(tǒng)流轉(zhuǎn)：合同管理人員根據(jù)電子商務(wù)平臺(tái)的中標(biāo)結(jié)果，以需求單位或者工程項(xiàng)目為單位根據(jù)合同模板起草物資合同，供應(yīng)商通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)在線對(duì)合同草稿進(jìn)行確認(rèn)，電子商務(wù)平臺(tái)將合同結(jié)構(gòu)化信息（即合同協(xié)議書(shū)、供貨范圍及分項(xiàng)報(bào)價(jià)分析表等）傳遞給ERP系統(tǒng)，生成采購(gòu)訂單。同時(shí)，合同在經(jīng)法系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，完成審批程序。紙制合同簽訂：供應(yīng)商攜中標(biāo)通知書(shū)等相關(guān)資料至供應(yīng)商服務(wù)大廳簽訂商務(wù)合同。合同承辦人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)供應(yīng)商提供的相應(yīng)資料是否齊備。供應(yīng)商授權(quán)代表應(yīng)對(duì)合同正本逐頁(yè)小簽或加蓋合同騎縫章。合同履約流程。建立物資供應(yīng)臺(tái)賬管理機(jī)制：在合同臺(tái)賬的基礎(chǔ)上，對(duì)計(jì)劃、招標(biāo)、履約、配送、結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充，形成從計(jì)劃到結(jié)算的“物資供應(yīng)一本帳”管理。建立兩級(jí)物資調(diào)配機(jī)制：在省公司層面建立物資調(diào)配中心、在地（市）公司設(shè)立物資調(diào)配室。按照管理范疇，省公司調(diào)配中心負(fù)責(zé)全部基建項(xiàng)目、農(nóng)網(wǎng)工程及業(yè)務(wù)范圍內(nèi)部分檢修類的物資需求和統(tǒng)一安排物資供應(yīng)，對(duì)外統(tǒng)一安排供應(yīng)商資源；地市公司負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的物資調(diào)配管理，分析和監(jiān)控本地（市）物資供應(yīng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況，積極協(xié)調(diào)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)和供應(yīng)商履約，主動(dòng)落實(shí)物資到貨情況。建立月計(jì)劃、周協(xié)調(diào)、日調(diào)度工作機(jī)制：物資調(diào)配中心（室）每月編制物資供應(yīng)計(jì)劃，統(tǒng)籌安排供應(yīng)商生產(chǎn)和現(xiàn)場(chǎng)到貨計(jì)劃；每周召開(kāi)履約協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)計(jì)劃執(zhí)行中的問(wèn)題；每日調(diào)度供應(yīng)商發(fā)貨和現(xiàn)場(chǎng)接收，跟蹤掌控物資到貨情況。建立監(jiān)控預(yù)警機(jī)制。按照物資供應(yīng)過(guò)程中的不同階段和環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌安排合理需求計(jì)劃、招標(biāo)計(jì)劃、供應(yīng)計(jì)劃和結(jié)算計(jì)劃的時(shí)間，根據(jù)各時(shí)間節(jié)點(diǎn)，監(jiān)督物資供應(yīng)執(zhí)行，提前預(yù)警、跟蹤督辦、主動(dòng)履約、保障供應(yīng)。在ERP平臺(tái)開(kāi)發(fā)監(jiān)控預(yù)警功能，設(shè)置四級(jí)預(yù)警參數(shù)，監(jiān)控物資供應(yīng)鏈全過(guò)程，主動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，并通過(guò)督辦單跟蹤解決預(yù)警信息。合同結(jié)算管理主要分為保函管理、發(fā)票管理、付款申請(qǐng)管理三個(gè)內(nèi)容，合同款項(xiàng)主要主要根據(jù)履約的過(guò)程分為預(yù)付款、到貨款、質(zhì)?？?、投運(yùn)款四階段款項(xiàng)。預(yù)付款申請(qǐng)由供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺(tái)登記履約保函信息，生成預(yù)付款申請(qǐng)；到貨款申請(qǐng)由供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺(tái)登記發(fā)票信息生成到貨款申請(qǐng)；完成投運(yùn)管理與質(zhì)保管理后可分別生成投運(yùn)款與質(zhì)?？钌暾?qǐng)。
四、下一步合同管理重點(diǎn)
0 引 言
我國(guó)自2016年5月1日在全國(guó)范圍內(nèi)全面推行“營(yíng)改增”試點(diǎn)至今已經(jīng)歷了兩年多的時(shí)間。建筑行業(yè)中的施工單位按照“營(yíng)改增”要求修訂了相關(guān)制度，建立了完整的進(jìn)項(xiàng)稅、銷項(xiàng)稅登記抵扣鏈條，細(xì)化了工程項(xiàng)目成本管理環(huán)節(jié)中的預(yù)控方案、勞務(wù)分包等具體管理措施，減少了稅制改革帶來(lái)的影響，取得了一定的成效。但從這兩年執(zhí)行一般計(jì)稅法的工程項(xiàng)目施工情況來(lái)看，如何利用此次稅制改革推動(dòng)工程項(xiàng)目的成本管理向科技化、專業(yè)化方向升級(jí)，提升自身在建筑行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，還需要施工單位在成本管理方面將各項(xiàng)改革制度及管理理念深入到具體工程項(xiàng)目的基層各級(jí)管理人員中，從基層提升成本動(dòng)態(tài)管理水平，進(jìn)而提升整個(gè)企業(yè)的成本管理水平。
1 “營(yíng)改增”后工程項(xiàng)目采取的成本管控措施
1.1 制訂工程項(xiàng)目的成本預(yù)控方案
成本預(yù)控方案作為工程項(xiàng)目施工前的總體方案，與“營(yíng)改增”前的內(nèi)容相比，增加了稅務(wù)籌劃項(xiàng)目，最顯著的區(qū)別是實(shí)行“價(jià)稅分離”計(jì)算成本，在具體操作上更貼近實(shí)用性與可操作性，不再以指導(dǎo)性意見(jiàn)為主。在稅賦方面，為降低稅制改革影響，在方案中詳細(xì)計(jì)算了銷項(xiàng)稅、進(jìn)項(xiàng)稅，提前謀劃了每一份可能發(fā)生的合同，特別是物資采購(gòu)合同，精確到每一項(xiàng)材料的采購(gòu)成本與稅額計(jì)算，為降低工程項(xiàng)目成本在開(kāi)工前制訂了可操作的具體方案。
1.2 “營(yíng)改增”后進(jìn)行勞務(wù)分包管理
“營(yíng)改增”后的勞務(wù)分包管理已不能通過(guò)勞務(wù)公司發(fā)放民工工資進(jìn)行避稅，所有勞務(wù)費(fèi)用均需辦理驗(yàn)工并開(kāi)具發(fā)票進(jìn)行結(jié)算支付?；诖耍┕挝辉谶x擇勞務(wù)分包單位時(shí)需要優(yōu)先選擇擁有完整財(cái)稅管理的一般納稅人作為勞務(wù)分包方，通過(guò)降低稅賦成本來(lái)降低勞務(wù)成本。但是，目前擁有完整財(cái)稅管理、建有稅賦抵扣鏈條的勞務(wù)分包單位較少，沒(méi)有稅賦抵扣鏈條的小規(guī)模納稅人的勞務(wù)分包單位短時(shí)間內(nèi)還不能被完全淘汰。對(duì)于這些勞務(wù)分包單位，在不增加總成本的前提下將這些勞務(wù)分包單位施工所需的五金電料、大型機(jī)具交給甲方單位采購(gòu)（簡(jiǎn)稱：甲供料），以此減少項(xiàng)目的可抵扣材料稅額，降低工程項(xiàng)目的總成本，例如砼澆筑、鋼筋集中加工等施工項(xiàng)目模板、五金料等材料由施工單位采購(gòu)，所得材料增值稅額就可以放入項(xiàng)目抵扣鏈條中降低成本，同時(shí)也減少勞務(wù)分包單位在材料采購(gòu)中取得的利潤(rùn)。
1.3 “營(yíng)改增”后進(jìn)行稅賦成本管理
1.3.1 工程項(xiàng)目稅金成本的構(gòu)成
“營(yíng)改增”后采用一般計(jì)稅法工程項(xiàng)目的稅賦成本組成如下。①稅賦成本=銷項(xiàng)稅額-可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額+進(jìn)項(xiàng)稅額;
②銷項(xiàng)稅額=增值稅額+附加稅（由城建及教育附加稅、企業(yè)所得稅和印花稅組成）;③可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額=開(kāi)具勞務(wù)、材料、設(shè)備采購(gòu)等增值稅專用發(fā)票的票面稅額合計(jì);④進(jìn)項(xiàng)稅額=可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額+開(kāi)具設(shè)備租賃、房屋租賃等增值稅普通發(fā)票產(chǎn)生的稅額;⑤稅金收益=增值稅稅額（由建設(shè)單位或投資方承擔(dān)）-稅賦成本。
1.3.2 工程項(xiàng)目稅賦成本的具體操作
“營(yíng)改增”后采用一般計(jì)稅法的工程項(xiàng)目稅率為10%（2018年5月1日調(diào)整），在項(xiàng)目所在地預(yù)繳2%的增值稅與附加稅（地稅、印花稅），同時(shí)將繳稅憑證與增值稅抵扣聯(lián)交給法人單位在單位所在地繳納剩余的增值稅后開(kāi)具增值稅發(fā)票，對(duì)目前工程項(xiàng)目而言，稅賦成本的最低方案是取得與8%增值稅等額的可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。理論上超出部分則要通過(guò)法人單位在公司層面進(jìn)行抵扣，可實(shí)際操作中卻無(wú)法進(jìn)行有效抵扣。因此，在成本預(yù)控方案中對(duì)整個(gè)項(xiàng)目稅額進(jìn)行精細(xì)化計(jì)算，精確到可能發(fā)生的每一份合同或費(fèi)用產(chǎn)生的稅額，并在工程項(xiàng)目施工過(guò)程中建立臺(tái)賬隨時(shí)登記并定期匯總核算進(jìn)項(xiàng)、銷項(xiàng)稅額與抵扣情況，杜絕出現(xiàn)重復(fù)繳稅的情況。
1.3.3 建筑市場(chǎng)的稅賦情況
目前，鋼材、水泥、錨具、鋼絞線等材料均可開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，稅額可形成有效抵扣，而地材采購(gòu)、設(shè)備租賃可以從個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶中采購(gòu)或租賃，很難取得發(fā)票，需要中介公司代購(gòu)并開(kāi)具增值稅專用發(fā)票。使用中介公司無(wú)疑是花錢買發(fā)票，還可能流失收益。因此，如無(wú)特殊情況，企業(yè)應(yīng)杜絕由中介公司代購(gòu)材料或代租設(shè)備，應(yīng)盡可能地將無(wú)法開(kāi)具發(fā)票的材料采購(gòu)或設(shè)備租賃放入勞務(wù)分包或?qū)I(yè)分包的合同清單內(nèi)容中，以此降低中介成本，規(guī)避稅金風(fēng)險(xiǎn)。
1.4 “營(yíng)改增”后進(jìn)行合同管理
“營(yíng)改增”后各工程項(xiàng)目在與勞務(wù)（專業(yè)）分包方、物資供應(yīng)商及設(shè)備供應(yīng)方等單位簽訂合同時(shí)，除明確合同單價(jià)與總價(jià)外，還要對(duì)基礎(chǔ)信息、稅率、增值稅發(fā)票情況及結(jié)算情況做出規(guī)范性要求，規(guī)定開(kāi)具可抵扣的增值稅專用發(fā)票。在合同價(jià)款中實(shí)行價(jià)稅分離，分別計(jì)算合同額與稅金，明確不同稅率的納稅人稅賦情況?！盃I(yíng)改增”后的合同管理涉及安全質(zhì)量控制、會(huì)計(jì)核算、工程計(jì)量、物資供應(yīng)各方面，因此，在簽訂合同前需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)人員、工程技術(shù)人員、經(jīng)營(yíng)（成本）管理人員審批，在合同確定并簽訂后要給各方及時(shí)進(jìn)行合同交底，同時(shí)利用合同交底的機(jī)會(huì)及時(shí)普及會(huì)計(jì)核算制度、成本管理等知識(shí)，以利于合同執(zhí)行過(guò)程中的具體操作。
1.5 “營(yíng)改增”后進(jìn)行材料采購(gòu)管理
物資材料成本在工程項(xiàng)目總成本中的比重在50%～60%以上，是成本管中最重要的環(huán)節(jié)，也是“營(yíng)改增”后一般計(jì)稅法施工項(xiàng)目可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅的主要來(lái)源。材料有效管理確保采購(gòu)成本最低是工程項(xiàng)目成本管理的核心，因此，“營(yíng)改增”后一般計(jì)稅法的工程項(xiàng)目在材料管理上采取了以下措施。①發(fā)揮大宗物資集團(tuán)采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，利用大宗物資集團(tuán)采購(gòu)優(yōu)勢(shì)在工程項(xiàng)目開(kāi)工前或開(kāi)工后一個(gè)月內(nèi)先簽訂工程項(xiàng)目所需的材料采購(gòu)合同，購(gòu)入部分前期施工所需的鋼材、水泥等材料，取得一定的進(jìn)項(xiàng)稅額，避免工程項(xiàng)目前期用現(xiàn)金繳稅。②充分利用供應(yīng)商信息庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)物資供應(yīng)單價(jià)進(jìn)行合理估價(jià)，以此預(yù)估供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性，確保材料采購(gòu)成本最低。及時(shí)對(duì)比信息庫(kù)中各類物資不同時(shí)期、不同供應(yīng)商的銷售單價(jià)情況，并結(jié)合施工項(xiàng)目庫(kù)存能力進(jìn)行綜合分析，以此確定所屬工程項(xiàng)目的材料采購(gòu)價(jià)格，避免出現(xiàn)供應(yīng)商圍標(biāo)、串標(biāo)、不合理低價(jià)中標(biāo)等情況，避免給工程項(xiàng)目成本帶來(lái)隱患。③在滿足現(xiàn)行法律和相關(guān)制度的前提下，合理將不能取得有效增值稅專用發(fā)票的地材等物資材料劃入分包單價(jià)中。目前，建筑行業(yè)內(nèi)的砂石料、商品砼（自建攪拌站除外）等工程材料由個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶供應(yīng)，不能提供增值稅專用發(fā)票，采購(gòu)這些材料在滿足有關(guān)規(guī)定的前提下納入分包合同的清單單價(jià)中，由分包單位按照物資采購(gòu)與質(zhì)檢要求購(gòu)入，雖然有部分進(jìn)項(xiàng)稅額損失但只要不對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目稅賦抵扣鏈產(chǎn)生較大影響，就能降低部分不含稅的材料成本。④加強(qiáng)工程項(xiàng)目物資管人員培訓(xùn)與人才隊(duì)伍建設(shè)，提升物資管理人員的成本管控水平，將人為因素造成的效益流失降到最低。物資材料從詢價(jià)、招標(biāo)采購(gòu)、點(diǎn)收、質(zhì)檢到最終結(jié)算涉及會(huì)計(jì)核算、資金使用、工程技術(shù)、成本管理等多方面的知識(shí)，物資管理人員雖然了解相關(guān)法制，但是短期內(nèi)在具體操作中難免會(huì)出現(xiàn)教條主義或經(jīng)驗(yàn)主義，進(jìn)而會(huì)造成工程材料浪費(fèi)、誤用問(wèn)題?；诖?，企業(yè)要充分利用工程項(xiàng)目，物資管理人員要理論結(jié)合實(shí)際，切實(shí)做好物資材料的成本管控工作。
2 “營(yíng)改增”后施工項(xiàng)目成本管理工作的動(dòng)態(tài)管理
目前，國(guó)內(nèi)建筑市場(chǎng)產(chǎn)能過(guò)剩，建筑市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，“營(yíng)改增”后的兩年多來(lái)，大多數(shù)施工企業(yè)調(diào)整了工程項(xiàng)目的成本管理工作。隨著“營(yíng)改增”工作的不斷深入，國(guó)家在稅賦政策方面的調(diào)整會(huì)越來(lái)越頻繁，從而要求施工單位在工程項(xiàng)目的成本管理方面實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，將制度調(diào)整上升為應(yīng)對(duì)不同環(huán)境、不同政策的動(dòng)態(tài)管理，特別是工程項(xiàng)目的成本管理，要在現(xiàn)有成本管理措施上引入動(dòng)態(tài)管理理念，以提升工程項(xiàng)目成本管理水平，確保施工企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
2.1 在分包管理方面擴(kuò)大勞務(wù)輸出使用范圍
“營(yíng)改增”后的工程項(xiàng)目分包管理大多是采用勞務(wù)分包或?qū)I(yè)分包，優(yōu)點(diǎn)是減輕工程項(xiàng)目管理層負(fù)擔(dān)，降低成本管控風(fēng)險(xiǎn)，但不利于施工單位進(jìn)行“精細(xì)化、專業(yè)化”管理，容易出現(xiàn)“扯皮”現(xiàn)象，工期長(zhǎng)的施工項(xiàng)目容易回到過(guò)去“以包代管”的情況。對(duì)于砼攪拌站、鋼筋集中加工場(chǎng)等內(nèi)容單一的工作可使用勞務(wù)輸出模式，這種管理模式可根據(jù)施工任務(wù)調(diào)整勞務(wù)人員數(shù)量，從而實(shí)行勞務(wù)成本的動(dòng)態(tài)管理，并確保施工質(zhì)量，減少利潤(rùn)流失。施工企業(yè)應(yīng)建立健全勞務(wù)輸出模式下的各項(xiàng)管理制度，提升現(xiàn)場(chǎng)管理人員的“精細(xì)化、專業(yè)化”管理水平，從而從源頭上提升施工單位的成本動(dòng)態(tài)管理能力。
2.2 細(xì)化分包單價(jià)建立分包單價(jià)計(jì)算的動(dòng)態(tài)機(jī)制
“營(yíng)改增”后實(shí)行的價(jià)稅分離對(duì)分包單價(jià)的影響很大，近年來(lái)，施工企業(yè)在確定分包單價(jià)時(shí)大多是參考近期已完工項(xiàng)目的勞務(wù)分包單價(jià)或由分包單位自行報(bào)價(jià)，沒(méi)有針對(duì)所屬工程項(xiàng)目的具體情況對(duì)分包項(xiàng)目的工作內(nèi)容、費(fèi)用包含情況進(jìn)行對(duì)比及拆分，這是分包單價(jià)難以確定的重要原因。拆分已完工程分包清單項(xiàng)目的工作內(nèi)容及費(fèi)用，再借鑒所屬工程項(xiàng)目的分包清單，從而能有效避免因分包單價(jià)造成糾紛。以常用的“鋼筋制安”分包項(xiàng)目為例，在引用已完工項(xiàng)目單價(jià)時(shí)應(yīng)先將鋼筋制安拆分為鋼筋制作、鋼筋場(chǎng)內(nèi)運(yùn)輸、鋼筋現(xiàn)場(chǎng)綁扎3項(xiàng)，并按照加工100 t以內(nèi)、100～300 t等不同重量級(jí)別分別折算單價(jià)，再根據(jù)項(xiàng)目施工情況分部位計(jì)算，最后進(jìn)行匯總后計(jì)算加權(quán)平均單價(jià)。雖然過(guò)程比較復(fù)雜，但在實(shí)際操作中，只要利用好電腦軟件預(yù)先設(shè)立好模板，很快就能計(jì)算出加權(quán)平均單價(jià)。拆分后的單價(jià)是各工序的基礎(chǔ)單價(jià)，不同工程項(xiàng)目偏差小，計(jì)算結(jié)果也最接近實(shí)際成本。因此，根據(jù)已完工程的分包單價(jià)建立一套基礎(chǔ)單價(jià)計(jì)算制度，并以此作為分包單價(jià)的計(jì)算依據(jù)，是今后企業(yè)需要完善的工作。
2.3 跨項(xiàng)目間的進(jìn)項(xiàng)稅與銷項(xiàng)稅進(jìn)行抵扣
通過(guò)單位法人抵扣跨項(xiàng)目間的進(jìn)項(xiàng)稅額，能夠擴(kuò)大進(jìn)項(xiàng)稅與銷項(xiàng)稅的抵扣范圍，站在單位法人角度動(dòng)態(tài)管理增值稅抵扣鏈，以此降低施工項(xiàng)目的稅賦成本。由于不同工程項(xiàng)目在施工進(jìn)度、施工內(nèi)容方面存在差異，不同項(xiàng)目會(huì)存在進(jìn)項(xiàng)稅不足或富余的情況，例如橋涵、房建工程可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額容易出現(xiàn)富余，路基土石方工程則容易出現(xiàn)可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額不足，通過(guò)跨項(xiàng)目間的稅額抵扣可有效降低兩個(gè)施工項(xiàng)目的稅額成本，并緩解流動(dòng)資金壓力，減少“花錢買稅額”的情況。
2.4 增加合同的動(dòng)態(tài)管理
“營(yíng)改增”后的施工單位在工程項(xiàng)目的合同管理上出臺(tái)了不同的合同范本，主要包括勞務(wù)（專業(yè)）分包合同范本、物資（設(shè)備）采購(gòu)合同范本、設(shè)備租賃合同范本等。隨著“營(yíng)改增”稅制改革工作的深入，企業(yè)出現(xiàn)了各種不同的管理形式，對(duì)合同簽訂提出了新的要求，將包含在合同單價(jià)中的成本作為獨(dú)立項(xiàng)目來(lái)簽訂合同的情況越來(lái)越多，例如將材料采購(gòu)單價(jià)運(yùn)費(fèi)分離出來(lái)，單獨(dú)簽訂合同，從而降低成本。制定一套通用合同模板與配套的合同修訂制度，對(duì)合同實(shí)行動(dòng)態(tài)管理是今后的發(fā)展方向。
2.5 根據(jù)工程項(xiàng)目的具體情況拆分材料采購(gòu)單價(jià)降低價(jià)差風(fēng)險(xiǎn)
目前，材料采購(gòu)不含稅單價(jià)包含了材料原價(jià)、運(yùn)輸費(fèi)用及臨時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)保管費(fèi)用，稅率都是13%，工期長(zhǎng)的項(xiàng)目在不同時(shí)間的材料原價(jià)、運(yùn)價(jià)波動(dòng)幅度不一樣，材料采購(gòu)稅率、運(yùn)輸稅率、臨時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)保管稅率均不同，因此在材料采購(gòu)合同中應(yīng)對(duì)不同稅率的費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)計(jì)算，并明確不同費(fèi)用的稅率，同時(shí)約定價(jià)格波動(dòng)引起的調(diào)價(jià)，以此降低價(jià)差風(fēng)險(xiǎn)，減少因材料價(jià)格波動(dòng)帶來(lái)的合同糾紛。
3 結(jié) 語(yǔ)
傳化化學(xué)集團(tuán)從成立采購(gòu)中心集中采購(gòu)以來(lái)，主要存在以下痛點(diǎn)：
供應(yīng)商分布不合理，很多關(guān)鍵原材料是獨(dú)家供應(yīng)，傳化化學(xué)的議價(jià)能力并不強(qiáng)；應(yīng)付款周期明顯不合理，沒(méi)有硬性標(biāo)準(zhǔn)約束；供應(yīng)商準(zhǔn)入和評(píng)價(jià)機(jī)制不健全；下屬各公司產(chǎn)品原材料出于保密的目的編碼和名稱不統(tǒng)一，存在一物多碼的情況；采購(gòu)中心的采購(gòu)員被日?，嵥槭聞?wù)所累，不能集中精力做戰(zhàn)略尋源、行情研究；詢比價(jià)過(guò)程不透明、不標(biāo)準(zhǔn)；從采購(gòu)計(jì)劃到合同、訂單的審批流程過(guò)長(zhǎng)，效率過(guò)低；缺乏對(duì)采購(gòu)員的績(jī)效考核機(jī)制；采購(gòu)中心與下屬企業(yè)之間的界面不清晰，集采和自采物料存在模糊等痛點(diǎn)。為保障傳化化學(xué)的國(guó)際化戰(zhàn)略的落地，推動(dòng)傳化化學(xué)“卓越運(yùn)營(yíng)”轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、集中化管理，傳化化學(xué)啟動(dòng)SRM項(xiàng)目，試圖通過(guò)SRM項(xiàng)目的順利實(shí)施，達(dá)到加強(qiáng)采購(gòu)全過(guò)程管控、提升供應(yīng)鏈協(xié)同能力、建立標(biāo)準(zhǔn)化體系的目標(biāo)。
SRM系統(tǒng)把控供應(yīng)商管理
供應(yīng)商準(zhǔn)入管理功能
當(dāng)現(xiàn)有貨源無(wú)法滿足采購(gòu)需求時(shí)，由負(fù)責(zé)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的部門(mén)，通過(guò)同行推介、報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)信息、行業(yè)展銷會(huì)等渠道獲取新的貨源信息，接洽、現(xiàn)場(chǎng)考察供應(yīng)商并達(dá)成合作意向。提供開(kāi)放平臺(tái)供供應(yīng)商自助注冊(cè)，維護(hù)供應(yīng)商基本信息，維護(hù)供應(yīng)商主營(yíng)產(chǎn)品及品牌、倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨地址等物料清單信息。根據(jù)采購(gòu)物料的市場(chǎng)特點(diǎn)，可由供應(yīng)商進(jìn)行自主注冊(cè)，并依據(jù)物料品類管理的細(xì)分原則形成每一類物料供應(yīng)商的長(zhǎng)名單。
供應(yīng)商主數(shù)據(jù)集中管理
建立統(tǒng)一編碼規(guī)則，根據(jù)在規(guī)則下整理后的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，形成集成唯一的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)基本信息，保證在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中供應(yīng)商的一致性。將來(lái)所有供應(yīng)商數(shù)據(jù)基本信息更改、業(yè)務(wù)凍結(jié)必須在SRM系統(tǒng)中完成，在ERP系統(tǒng)中只提供相應(yīng)的查詢功能。由于所有供應(yīng)商信息在SRM系統(tǒng)中完成，供應(yīng)商資質(zhì)、認(rèn)證填報(bào)、業(yè)績(jī)以及產(chǎn)品目錄全部在SRM系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。不合格供應(yīng)商一旦在SRM系統(tǒng)中被凍結(jié)，則不允許在SRM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生任何業(yè)務(wù)往來(lái)。
供應(yīng)商認(rèn)證管理功能
針對(duì)不同物資品類的供應(yīng)商，根據(jù)采購(gòu)物資類別的相關(guān)特點(diǎn)及貿(mào)易、分銷和生產(chǎn)等不同的業(yè)務(wù)形態(tài)，由采購(gòu)中心供應(yīng)商資質(zhì)與認(rèn)證的審核部門(mén)，設(shè)置對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)主要基于產(chǎn)品和服務(wù)、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)狀況、管理能力等多個(gè)維度，并由供應(yīng)商審核部門(mén)依據(jù)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)部門(mén)提供的資料對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)核實(shí)和認(rèn)證，確定是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于供應(yīng)商認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)必須由采購(gòu)中心統(tǒng)一制定，下屬單位日常申請(qǐng)的供應(yīng)商的認(rèn)證審批流程必須在采購(gòu)中心完成。
供應(yīng)商改進(jìn)與退出管理功能
按照供應(yīng)商管理制度，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商兩級(jí)集中管理，采購(gòu)中心與下屬單位按權(quán)責(zé)管理不同級(jí)別的供應(yīng)商以及同一供應(yīng)商的不同屬性，按照權(quán)限分配，采購(gòu)中心統(tǒng)一管理所有供應(yīng)商的退出響應(yīng)流程，并作出最后決定。按等級(jí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的處理措施，采購(gòu)過(guò)程中各物資品類或服務(wù)類供應(yīng)商，可由采購(gòu)中心及下屬單位二級(jí)出具績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告督促其改進(jìn)，采購(gòu)過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題的供應(yīng)商可直接在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)集團(tuán)及下屬單位二級(jí)凍結(jié)禁止使用的管理模式。如果供應(yīng)商仍舊不能改進(jìn)供貨能力及服務(wù)水平的， 淘汰此類供應(yīng)商可直接在系統(tǒng)禁止使用。依據(jù)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理功能
供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理應(yīng)分為采購(gòu)中心供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)、下屬公司/單位供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)多級(jí)評(píng)價(jià)管理功能。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果信息能全方位體現(xiàn)供應(yīng)商歷年、歷次績(jī)效，以支持其自主的采購(gòu)評(píng)標(biāo)業(yè)務(wù)。支持采購(gòu)中心及下屬公司供應(yīng)商歷史績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果的互相查詢與共享。同一個(gè)供應(yīng)商在不同業(yè)務(wù)單位的供應(yīng)商績(jī)效庫(kù)中，應(yīng)保證使用同一編碼。根據(jù)不同的采購(gòu)物資特點(diǎn)，和業(yè)務(wù)板塊選定績(jī)效評(píng)估的內(nèi)容，如QCDSTM指標(biāo)、價(jià)格等，設(shè)定例如交貨及時(shí)率、價(jià)格水平，付款條款等評(píng)估指標(biāo)，并依據(jù)對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響，設(shè)置對(duì)應(yīng)指標(biāo)的權(quán)重，針對(duì)不同采購(gòu)物料，選擇不同的評(píng)估模板；供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估結(jié)果，作為深度合作和優(yōu)化淘汰的依據(jù)，向供應(yīng)商傳遞績(jī)效評(píng)估結(jié)果并設(shè)計(jì)改善和提升計(jì)劃，提高與供應(yīng)商合作效率。
供應(yīng)商分級(jí)分類管理功能
供應(yīng)商分級(jí)分類，可以按物資品類，細(xì)分為一般供應(yīng)商、重要供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。供應(yīng)商根據(jù)不同的分類，可以采取不同的管理措施。
SRM系統(tǒng)完善采購(gòu)管理
采購(gòu)需求計(jì)劃管理功能
采購(gòu)需求計(jì)劃的制定，基于生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生的原材料需求、庫(kù)存需求、市場(chǎng)預(yù)測(cè)產(chǎn)生；生產(chǎn)用設(shè)備、大型備件等工程類物資的采購(gòu)，基于工程項(xiàng)目的需求產(chǎn)生；生產(chǎn)企業(yè)備品備件的采購(gòu)，基于生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)部門(mén)的需求產(chǎn)生。采購(gòu)需求計(jì)劃管理，將需求產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃及貨源分配的流程固化于系統(tǒng)，使流程規(guī)范化、透明化，提高下屬企業(yè)的需求提報(bào)準(zhǔn)確率，及采購(gòu)中心的采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確率。
采購(gòu)全流程管理功能
尋源采購(gòu)功能可分為詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。
采購(gòu)目錄管理功能
產(chǎn)品目錄為目錄中最基本的目錄結(jié)構(gòu)，對(duì)所有內(nèi)部用戶提供基本的瀏覽能力。
該目錄對(duì)所有內(nèi)部用戶開(kāi)放，并可察看在其上面鏈接的相關(guān)產(chǎn)品及詳細(xì)屬性。系統(tǒng)具有建立標(biāo)準(zhǔn)目錄的功能，將供應(yīng)商產(chǎn)品信息錄入到目錄中，系統(tǒng)功能可以做到添加、修改、刪除產(chǎn)品信息，并能夠選取產(chǎn)品目錄形成采購(gòu)訂單等業(yè)務(wù)單據(jù)。
采購(gòu)價(jià)格庫(kù)管理功能
基于化工原料物資品類價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，分析價(jià)格趨勢(shì)，結(jié)合同期市場(chǎng)情況，對(duì)影響價(jià)格的因素進(jìn)行分析，對(duì)未來(lái)經(jīng)營(yíng)提供決策支持和預(yù)警。根據(jù)原料的配比，通過(guò)各種渠道進(jìn)行成分的價(jià)格分析，以利于今后尋源談判過(guò)程中，增加對(duì)價(jià)格區(qū)間的話語(yǔ)權(quán)，逐步建立原材料的價(jià)格庫(kù)信息。
采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理功能
采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理功能應(yīng)實(shí)現(xiàn)合同結(jié)構(gòu)化信息形成，審批以及制作合同模版、合同文本等功能，同時(shí)合同在企業(yè)內(nèi)部的開(kāi)放查詢、修改功能應(yīng)可以按需設(shè)定。采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理，支持一次性采購(gòu)合同和長(zhǎng)期協(xié)議性合同。系統(tǒng)還應(yīng)提供不同管理級(jí)別的合同查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表，供企業(yè)決策使用。原材料采購(gòu)有年度框架協(xié)議/合同來(lái)確定價(jià)格；輔料也有框架協(xié)議/合同的管理功能。另外，目錄采購(gòu)的貨源，也可以來(lái)自簽署的年度框架協(xié)議/合同。
采購(gòu)審批工作流管理功能
打通現(xiàn)有采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)中心內(nèi)部，采購(gòu)中心與各下屬企業(yè)和生產(chǎn)單位之間的協(xié)同管理，打破各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的協(xié)同。
摘要：建筑工程；施工成本；控制；管理
中圖分類號(hào)：TU71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
工程施工成本控制必須以保證合同規(guī)定的施工質(zhì)量、安全及工期為前提。以合同管理為根本，嚴(yán)格進(jìn)行全過(guò)程控制；技術(shù)上勇于創(chuàng)新，積極采用建設(shè)部推廣的“四新”技術(shù)，優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)和施工方案；做到以人為本，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，提高全體管理人員的成本意識(shí)和能力；現(xiàn)場(chǎng)管理以材料的采購(gòu)和使用為控制重點(diǎn)，嚴(yán)格限額領(lǐng)料。通過(guò)提高項(xiàng)目整體管理水平，有效的控制施工成本，做到企業(yè)利益最大化。施工項(xiàng)目如何降低施工成本主要應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：
一、合同費(fèi)用控制措施項(xiàng)目中涉及到的合同包括與建設(shè)單位的合同、勞務(wù)合同、分包合同、材料采購(gòu)合同、三大工具及機(jī)械設(shè)備租賃合同等諸多合同，合同管理應(yīng)貫穿整個(gè)施工過(guò)程。
1、工期及費(fèi)用索賠項(xiàng)目部所有管理人員召開(kāi)合同學(xué)習(xí)管理專題會(huì)，對(duì)每個(gè)合同的各項(xiàng)條款理解透徹，充分利用合同中對(duì)己方有利的條款，同時(shí)避讓不利條款，尋找合同中的漏洞，努力做好向甲方的經(jīng)濟(jì)索賠和來(lái)自甲方的反索賠工作；在施工過(guò)程中完善基礎(chǔ)資料，及時(shí)做好設(shè)計(jì)變更、工程洽商的簽證，做到先簽證后施工。同時(shí)完善項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)和技術(shù)管理，避免被索賠。
2、各種分包合同管理勞務(wù)隊(duì)伍、分包隊(duì)伍和材料供應(yīng)商的選定均采取招標(biāo)確定，以合理低價(jià)中標(biāo)為原則，從而降低工程施工成本。
二、人工費(fèi)控制措施
1、積極組織開(kāi)展QC小組攻關(guān)活動(dòng)，提高專業(yè)技術(shù)人員和工人的業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力。最大限度的發(fā)揮每個(gè)人的能力，提高整個(gè)項(xiàng)目的工作效率，減少問(wèn)題和事故發(fā)生，有利于工程成本的降低。職工工作素養(yǎng)的提高，能夠加快施工進(jìn)度，降低工料機(jī)的消耗，有效降低施工成本。
2、人工費(fèi)控制實(shí)行量?jī)r(jià)分離的方法，做好人工成本的詢價(jià)，同時(shí)防止重復(fù)用工、返工損失等造成的人工費(fèi)的超支。
3、 實(shí)行員工工資與責(zé)任成本目標(biāo)的完成情況掛鉤，對(duì)各班組實(shí)行工資包干制度。合理配置人員，做到不閑置人員，搶工期時(shí)人員配備充足，人員安排合理。
4、項(xiàng)目管理費(fèi)主要是管理人員的費(fèi)用，在滿足工作的前提下，壓縮非生產(chǎn)人員，實(shí)行一人多崗，采取指標(biāo)控制、費(fèi)用包干等辦法，最大限度地節(jié)約非生產(chǎn)性開(kāi)支。
三、材料費(fèi)控制措施
1、在工程建設(shè)當(dāng)中，材料成本占整個(gè)工程成本的比重最大，材料費(fèi)一般占全部工程費(fèi)的65%一75%，有較大的節(jié)約潛力。材料科根據(jù)施工預(yù)算的材料數(shù)量及工期作出采購(gòu)計(jì)劃，并圍繞預(yù)算定額和當(dāng)?shù)夭牧鲜袌?chǎng)價(jià)格，對(duì)用量大的材料采用公開(kāi)招標(biāo)或者直接從廠家進(jìn)貨，減少中間商環(huán)節(jié)，節(jié)約材料差價(jià)，把價(jià)格降下來(lái)；零星的材料用多少結(jié)算多少，減少材料的庫(kù)存成本和運(yùn)輸成本，降低材料采購(gòu)成本價(jià)。
2、建立健全材料的收、發(fā)、領(lǐng)、退料制度和核算，嚴(yán)格出入庫(kù)手續(xù)，實(shí)行限額領(lǐng)料，防止大量賒入的材料不辦入庫(kù)手續(xù)而直接進(jìn)入施工工地，使財(cái)務(wù)消耗與實(shí)際成本不實(shí)。
推行三級(jí)收料及限額領(lǐng)料制度，三級(jí)收料就是首先由收料員清點(diǎn)數(shù)量，記錄簽字，其次是材料部門(mén)的收料員清點(diǎn)數(shù)量，驗(yàn)收登記，再由施工作業(yè)隊(duì)清點(diǎn)并確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不足或過(guò)剩時(shí)，由材料科解決。以施工消耗定額為計(jì)算依據(jù)，同樣按“量?jī)r(jià)分離”的原則將各分部、分項(xiàng)工程的工程量進(jìn)行精確計(jì)算后實(shí)行限額領(lǐng)料，超支自負(fù)；節(jié)約分成。對(duì)于超量要查找原因，明確責(zé)任，經(jīng)處理后才能另補(bǔ)料單領(lǐng)用。按理論用量加合理?yè)p耗的辦法與施工作業(yè)隊(duì)結(jié)算，節(jié)約時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，超出時(shí)由施工作業(yè)隊(duì)自行承擔(dān)，從施工作業(yè)隊(duì)結(jié)算金額中扣除，這樣施工人員才會(huì)更合理的使用材料， 減少浪費(fèi)損失。
3、合理組織材料進(jìn)出場(chǎng)，施工現(xiàn)場(chǎng)人員根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)及現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度情況作細(xì)致分析，正確確定各種材料合理的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、堆放地點(diǎn)及數(shù)量，盡量避免材料二次搬運(yùn)費(fèi)用和受潮、受損、被盜的發(fā)生。
4、施工現(xiàn)場(chǎng)可用余料和結(jié)構(gòu)件、模板、腳手架等周轉(zhuǎn)材料的回收和核算是不可忽視的工作。建立健全余料回收和周轉(zhuǎn)材料攤銷的核算，及時(shí)將余料集中回收、清空。
5、材料節(jié)約
加強(qiáng)完善鋼筋翻樣配料工作，購(gòu)買鋼筋時(shí)合理選用料長(zhǎng)，減少加工剩余短料；鋼筋采取現(xiàn)場(chǎng)集中加工成型，對(duì)剩余短料應(yīng)盡量利用。避免以大代小，以優(yōu)代劣。
嚴(yán)禁木材劣用、長(zhǎng)材短用、大材小用，合理選用木材；使用快拆體系，加速木材周轉(zhuǎn)；不得隨意切斷或鋸、割； 拆除模板按規(guī)定運(yùn)到模板堆放場(chǎng)地，由模板保養(yǎng)人員及時(shí)對(duì)模板進(jìn)行清理、修正、刷脫模劑，做到精心保養(yǎng)，以延長(zhǎng)模板的使用期限。
四、機(jī)械費(fèi)控制措施
1、根據(jù)不同的建筑物合理的選擇機(jī)械及組合方式。合理調(diào)控施工生產(chǎn)順序，加強(qiáng)對(duì)各分部分項(xiàng)工程施工計(jì)劃節(jié)點(diǎn)控制和動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)施工調(diào)度，避免因施工計(jì)劃不周和盲目調(diào)度造成的窩工損失、機(jī)械利用率降低、物料積壓等；做好機(jī)操人員與生產(chǎn)班組的協(xié)調(diào)和配合工作，提高設(shè)備的臺(tái)班產(chǎn)量。加大周轉(zhuǎn)料具的合理投入，提高利用率和周轉(zhuǎn)次數(shù)降低成本。
2、堅(jiān)持設(shè)備租賃制，對(duì)機(jī)械設(shè)備采取集中管理和統(tǒng)一調(diào)配的模式，項(xiàng)目實(shí)施中要根據(jù)不同的工程施工階段和計(jì)劃，做到及時(shí)租賃和退還，切實(shí)加強(qiáng)機(jī)械設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，提高機(jī)械設(shè)備的利用率和完好率。
五、技術(shù)控制降低成本措施
1、工程質(zhì)量控制重點(diǎn)放在預(yù)控和過(guò)程控制上，將質(zhì)量問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，嚴(yán)格按施工圖紙、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)組織施工，嚴(yán)格監(jiān)督、檢查，確保各分部、分項(xiàng)工程一次交驗(yàn)合格，減少返工、浪費(fèi)造成的損失支出。
2、二次設(shè)計(jì)，進(jìn)一步優(yōu)化施工方案，采用不同的施工方案、不同的現(xiàn)場(chǎng)平面布置，對(duì)施工成本的影響可能會(huì)有很大的差別。方案優(yōu)化采用項(xiàng)目部集體討論和邀請(qǐng)專家等方法，做到從全局考慮，并有重點(diǎn)的提前制定措施解決施工中的難點(diǎn)問(wèn)題。
3、施工中積極采用“四新”技術(shù)（新材料、新工藝、新設(shè)備、新技術(shù)）和科技成果，關(guān)鍵在于能夠更可靠的保證質(zhì)量，減少人、機(jī)、料的投入。
六、現(xiàn)場(chǎng)安全、文明控制措施
1、施工現(xiàn)場(chǎng)管理采用動(dòng)態(tài)管理，每天將現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)與計(jì)劃相比較，及時(shí)判斷提出建議，使現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)及各項(xiàng)管理工作和項(xiàng)目成本在施工全過(guò)程中始終處于受控狀態(tài)。
2、保證各作業(yè)隊(duì)的資源配置能夠動(dòng)態(tài)的滿足工程施工需要，并且做好各作業(yè)隊(duì)間的協(xié)調(diào)工作，使各工序之間的銜接盡量緊密，減少各工序之間的沖突，以加快施工速度，節(jié)約人、機(jī)、料的投入，從而降低工程施工成本。
3、施工現(xiàn)場(chǎng)將安全放在第一位，合理投入安全用工、用料，在實(shí)施中進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保不發(fā)生安全事故。只有安全得到有效保證，成本目標(biāo)才得到保證。
七、其它費(fèi)用控制措施
1、處理好業(yè)主、監(jiān)理及與政府管理部門(mén)的關(guān)系，把好質(zhì)量、安全、文明施工關(guān)，確保各分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量交驗(yàn)一次合格，避免重復(fù)交驗(yàn)所浪費(fèi)的招待費(fèi)用。
2、加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)區(qū)、辦公、生活區(qū)用水、用電的控制和管理，禁止長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水現(xiàn)象發(fā)生。
一、引言
隨著大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)[ 1 ]、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，從2012年開(kāi)始，重慶海事局持續(xù)建設(shè)以財(cái)務(wù)集中核算為核心業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)云平臺(tái)。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《內(nèi)控規(guī)范》），開(kāi)發(fā)了“經(jīng)濟(jì)合同管理子系統(tǒng)”，初步實(shí)現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實(shí)現(xiàn)單位合同控制目標(biāo)、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過(guò)程中，信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來(lái)學(xué)者們一直關(guān)注信息技術(shù)如何影響合同管理的問(wèn)題。閆秀杰[ 3 ]認(rèn)為合同款收付進(jìn)度是判斷合同履行風(fēng)險(xiǎn)的重要參考證據(jù)，可以從會(huì)計(jì)核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對(duì)合同款收付涉及的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行獨(dú)立歸集，實(shí)現(xiàn)合同款收付過(guò)程明細(xì)管理。劉華等[ 4 ]認(rèn)為可以應(yīng)用知識(shí)管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺(tái)，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺(tái)下構(gòu)建合同庫(kù)、知識(shí)庫(kù)、專家?guī)旌椭R(shí)交流中心四個(gè)模塊。馬穎[ 5 ]認(rèn)為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過(guò)程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過(guò)程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)在每個(gè)過(guò)程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個(gè)適時(shí)的動(dòng)態(tài)過(guò)程控制系統(tǒng)。
綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻(xiàn)主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進(jìn)行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問(wèn)題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)為研究對(duì)象，通過(guò)實(shí)地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問(wèn)題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進(jìn)及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析
（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程
重慶海事局是交通運(yùn)輸部設(shè)置在長(zhǎng)江干線負(fù)責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機(jī)關(guān)，下設(shè)12個(gè)海事處及26個(gè)海事執(zhí)法大隊(duì)。該單位于2013年7月1日起實(shí)施《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，對(duì)合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等作出了詳細(xì)規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個(gè)階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行，合同履行和合同檔案管理兩個(gè)階段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理?；谪?cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理，結(jié)合智能終端APP應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了合同的移動(dòng)審批、實(shí)時(shí)查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因?yàn)橄聦贆C(jī)構(gòu)眾多、地理位置分散而導(dǎo)致合同無(wú)法集中管理所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)線下的經(jīng)濟(jì)合同調(diào)查、談判和在財(cái)務(wù)云平臺(tái)線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達(dá)到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進(jìn)行，由合同承辦部門(mén)具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進(jìn)入審批流程，相關(guān)職能審查部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組進(jìn)行審核，之后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同履行階段流程由基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，由合同承辦人通過(guò)“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對(duì)象的信息、金額、編號(hào)、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關(guān)資料通過(guò)掃描的方式上傳到云平臺(tái)上以附件的形式保存，同時(shí)填寫(xiě)合同的收支計(jì)劃并設(shè)置到期提醒功能。在計(jì)劃收支時(shí)間的前十日，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行合同款項(xiàng)收付操作，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批復(fù)核完成之后由財(cái)務(wù)人員向簽約對(duì)象收付款。履行完合同中明確的各項(xiàng)義務(wù)之后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算，由合同承辦部門(mén)進(jìn)行歸檔操作。
經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)職能審查部門(mén)及合同復(fù)核小組成員可以借助智能手機(jī)或平板電腦等移動(dòng)智能終端通過(guò)APP應(yīng)用隨時(shí)完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)人員也能夠隨時(shí)接入云平臺(tái)，實(shí)時(shí)查詢合同執(zhí)行進(jìn)度，借助臺(tái)賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。
（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過(guò)云平臺(tái)初步實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問(wèn)題。
1.云平臺(tái)未實(shí)現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無(wú)法有效分析簽約對(duì)象資信的風(fēng)險(xiǎn)
簽約對(duì)象的資信調(diào)查是簽約前一項(xiàng)非常重要的工作，該工作的落實(shí)可確認(rèn)簽約對(duì)象是否有能力履行合同，從而降低交易風(fēng)險(xiǎn)。在進(jìn)行合同前期調(diào)查時(shí)，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對(duì)象的資料或進(jìn)行實(shí)地考察訪問(wèn)，再進(jìn)行主觀判斷其財(cái)產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營(yíng)能力等。使用這種方式進(jìn)行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個(gè)人偏好影響而導(dǎo)致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風(fēng)險(xiǎn)。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺(tái)，卻沒(méi)有充分利用云平臺(tái)的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建合同調(diào)查對(duì)象的資信主題數(shù)據(jù)庫(kù)，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對(duì)象的資質(zhì)、誠(chéng)信度、業(yè)務(wù)能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務(wù)和合同類型都相對(duì)比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對(duì)象，但是一旦面臨新的合作對(duì)象，若未對(duì)簽約對(duì)象的資信情況進(jìn)行全面分析，就會(huì)給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。
2.云平臺(tái)不能及時(shí)反映項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺(tái)進(jìn)行，利用合同管理系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)查詢所有合同的執(zhí)行進(jìn)度，在很大程度上解決了未實(shí)現(xiàn)信息化管理之前無(wú)法隨時(shí)了解每個(gè)合同執(zhí)行進(jìn)度的問(wèn)題。但是，由于風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生可能存在于合同管理的各個(gè)階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項(xiàng)、檔案管理階段面臨合同或相關(guān)資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)等，這就需要云平臺(tái)有一套較完備的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)合同進(jìn)行全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)管理。在合同履行階段系統(tǒng)設(shè)計(jì)了“到期提醒”的風(fēng)險(xiǎn)防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計(jì)劃收付款時(shí)間自動(dòng)判斷并于十日前提示工作人員收付款項(xiàng)，但是由于系統(tǒng)無(wú)法主動(dòng)監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，存在項(xiàng)目進(jìn)度和計(jì)劃收付款項(xiàng)進(jìn)度不符的情況，使得到期提醒功能無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。因此，合同款項(xiàng)收付時(shí)間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風(fēng)險(xiǎn)得不到控制時(shí)就會(huì)導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。
3.云平臺(tái)上合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)資源價(jià)值挖掘不夠，風(fēng)險(xiǎn)防控水平較差
大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會(huì)反饋到合同業(yè)務(wù)活動(dòng)中，是進(jìn)行合同管理決策、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購(gòu)、建設(shè)項(xiàng)目、國(guó)有資產(chǎn)等多個(gè)業(yè)務(wù)板塊，這些業(yè)務(wù)過(guò)程都在云平臺(tái)上運(yùn)行，形成了大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺(tái)對(duì)合同進(jìn)行管理后，臺(tái)賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺(tái)中合同管理只是圍繞其業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行，對(duì)掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒(méi)有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實(shí)施合同的電子檔案管理，因此對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘還不夠，致使合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控能力較弱。
三、基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)
重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財(cái)務(wù)云平臺(tái)設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個(gè)階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關(guān)票據(jù)文件管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計(jì)與評(píng)估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對(duì)重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題，結(jié)合財(cái)政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過(guò)程，基于現(xiàn)有云平臺(tái)中的合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)流程如圖3所示。
主要從簽約對(duì)象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及風(fēng)險(xiǎn)防范等方面重點(diǎn)闡述基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)對(duì)合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進(jìn)措施。
（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫(kù)，全面分析簽約對(duì)象的資信情況
在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓寬數(shù)據(jù)采集來(lái)源，從云平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對(duì)象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺(tái)上記錄的簽約對(duì)象的基本信息、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計(jì)、合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關(guān)于合同調(diào)查對(duì)象的財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關(guān)于合同調(diào)查對(duì)象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)對(duì)海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫(kù)，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎(chǔ)，使對(duì)簽約對(duì)象的資信調(diào)查更加科學(xué)、全面、準(zhǔn)確。
同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)簽約對(duì)象的資質(zhì)、信譽(yù)和能力進(jìn)行綜合評(píng)估，可以分析合同調(diào)查對(duì)象的競(jìng)爭(zhēng)力和潛在風(fēng)險(xiǎn)，以此規(guī)范對(duì)合同調(diào)查對(duì)象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。但是，對(duì)簽約對(duì)象的評(píng)級(jí)不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)；對(duì)簽約對(duì)象的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等做采集、存儲(chǔ)、處理與分析，用信用等級(jí)來(lái)綜合評(píng)定簽約對(duì)象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)
在云平臺(tái)合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實(shí)現(xiàn)合同信息的錄入。一是標(biāo)準(zhǔn)合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫(xiě)有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素即可自動(dòng)生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，在起草時(shí)可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取備選條款，即可通過(guò)選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫(xiě)不完整和不規(guī)范，增加了對(duì)合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)及合同樣本，通過(guò)預(yù)先設(shè)定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補(bǔ)充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時(shí)間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行對(duì)比，對(duì)于存在規(guī)定但未填寫(xiě)或者填寫(xiě)有錯(cuò)誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)不一致，利用信息技術(shù)可以使系統(tǒng)基于合同分類來(lái)梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對(duì)重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理，然后形成風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，并存儲(chǔ)在云平臺(tái)中。這樣，系統(tǒng)進(jìn)行初審后可以在合同審核流程的每個(gè)環(huán)節(jié)提醒相關(guān)職能部門(mén)的審核人員及復(fù)核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)防范的風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)過(guò)程需要界定審核過(guò)程中不同部門(mén)的審核職責(zé)，以降低合同訂立過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過(guò)對(duì)合同類別進(jìn)行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會(huì)將此類合同自動(dòng)傳輸?shù)接嘘P(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。合同審批過(guò)程中流經(jīng)的具體審批部門(mén)會(huì)根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會(huì)根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時(shí)，就會(huì)以待辦事項(xiàng)做出自動(dòng)提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，設(shè)計(jì)差異化的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)提示與預(yù)警功能
在云平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)中增加合同實(shí)施進(jìn)度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，在合同管理各個(gè)階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置提醒來(lái)防控風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的全生命周期動(dòng)態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)推送消息提醒，借助智能手機(jī)或平板電腦等移動(dòng)智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關(guān)人員及時(shí)跟進(jìn)履行進(jìn)度，規(guī)避合同履行風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預(yù)警逐漸升級(jí)的方法對(duì)超期的合同做不同程度的提醒，使相關(guān)人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風(fēng)險(xiǎn)。
合同履行過(guò)程中，根據(jù)合同中的具體條款會(huì)生成收付計(jì)劃，并通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況進(jìn)行監(jiān)控，具體包括合同款項(xiàng)收付提醒、實(shí)際收付執(zhí)行情況記錄和項(xiàng)目執(zhí)行情況。對(duì)合同款項(xiàng)收付時(shí)間和收付金額需要進(jìn)行嚴(yán)格控制，及時(shí)提醒按照合同計(jì)劃進(jìn)行收付。通過(guò)對(duì)合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評(píng)估、查詢、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實(shí)現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標(biāo)。
（四）強(qiáng)化合同管理全過(guò)程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控水平
重慶海事局可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件儲(chǔ)存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對(duì)合同管理數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析時(shí)，可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺(tái)上獲取不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，再應(yīng)用數(shù)據(jù)清洗、自動(dòng)分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對(duì)這些數(shù)據(jù)按采購(gòu)人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對(duì)象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，根據(jù)合同全過(guò)程管理的要求，針對(duì)采購(gòu)合同的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開(kāi)數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對(duì)象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個(gè)階段所涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析合作對(duì)象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進(jìn)度、合同款收付進(jìn)度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計(jì)等不同?h節(jié)的具體指標(biāo)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析評(píng)價(jià)，并為合同風(fēng)險(xiǎn)管控提供輔助決策支持。
為進(jìn)一步適應(yīng)新聯(lián)通在建工程項(xiàng)目管理需求，融合原聯(lián)通、網(wǎng)通管理優(yōu)勢(shì)，公司采取抓兩頭、控中間的方案———兩頭即資本性支出入賬及時(shí)性和轉(zhuǎn)固入賬及時(shí)性，中間即進(jìn)度監(jiān)控，進(jìn)一步優(yōu)化提升現(xiàn)有PMS在建工程管理系統(tǒng)，使其與物流管理系統(tǒng)、合同債務(wù)管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)共享，逐步實(shí)現(xiàn)在建工程財(cái)務(wù)日常管控的精確化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化。具體分為以下幾方面：
（一）鞏固PMS系統(tǒng)項(xiàng)目管理優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步發(fā)揮系統(tǒng)管理功能
主要包括：（1）系統(tǒng)中的工程項(xiàng)目與ERP系統(tǒng)PA（項(xiàng)目會(huì)計(jì)模塊）完全匹配，在PMS系統(tǒng)中立項(xiàng)后導(dǎo)入PA，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目信息與工程財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)一致；（2）PMS系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)PA模塊間建立接口，定時(shí)從ERP系統(tǒng)中采集每項(xiàng)工程的在建工程發(fā)生額、月末余額及在建工程轉(zhuǎn)資額和轉(zhuǎn)資分類等財(cái)務(wù)信息，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸，余額保持一致；（3）充分利用PMS系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理模式，實(shí)現(xiàn)每個(gè)工程從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、預(yù)算、計(jì)劃下達(dá)、開(kāi)工、發(fā)生工程支出到設(shè)備到貨、初驗(yàn)、終驗(yàn)、轉(zhuǎn)固、撥款等的網(wǎng)上全過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)管；（4）自動(dòng)生成在建工程月報(bào)表、在建工程分析表、投資完成計(jì)算表、投資轉(zhuǎn)固率計(jì)算表等財(cái)務(wù)報(bào)表，提高工作效率；（5）工程財(cái)務(wù)管理人員通過(guò)PMS系統(tǒng)，對(duì)照工程進(jìn)度監(jiān)督在建工程入賬及時(shí)率和轉(zhuǎn)固及時(shí)率，保證在建工程財(cái)務(wù)入賬金額與工程形象進(jìn)度的一致性，保證工程進(jìn)度與撥款、工程支出的一致性和在建工程的及時(shí)轉(zhuǎn)固。
（二）適應(yīng)新公司工程項(xiàng)目管理需求，改造PMS管理系統(tǒng)，進(jìn)行工程財(cái)務(wù)管理的有效支撐
首先，擬會(huì)同專業(yè)部門(mén)，對(duì)主體公司PMS進(jìn)行改造，將以前開(kāi)工的原聯(lián)通移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)類續(xù)建項(xiàng)目逐步納入主體公司PMS進(jìn)行統(tǒng)一管理；其次，鑒于山東聯(lián)通主體公司在建工程已全部通過(guò)PMS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，運(yùn)行穩(wěn)定，效果明顯，擬主動(dòng)協(xié)助配合移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)公司，與PMS系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行討論、交流，提出PMS系統(tǒng)優(yōu)化需求，在PMS系統(tǒng)中增設(shè)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)工程財(cái)務(wù)單元，將新開(kāi)工工程逐步納入到系統(tǒng)中進(jìn)行管理，通過(guò)系統(tǒng)完成移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)公司各項(xiàng)工程財(cái)務(wù)管理工作。
（三）結(jié)合集團(tuán)下發(fā)的資本性支出月報(bào)，完善PMS系統(tǒng)各類工程財(cái)務(wù)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)計(jì)分析功能，提高對(duì)資本性支出的分析、披露水平
目前山東聯(lián)通在PMS系統(tǒng)中可以自動(dòng)生成間接法下的投資完成報(bào)表，擬在系統(tǒng)中增加直接法下的投資完成報(bào)表，財(cái)務(wù)部門(mén)每月進(jìn)行資本性支出入賬的日常清理、對(duì)賬，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)制資本性支出直接法和間接法的核對(duì)一致，確保資本性支出數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的及時(shí)、準(zhǔn)確和及時(shí)、足額入賬。同時(shí)，在PMS系統(tǒng)中完善固定資產(chǎn)零購(gòu)報(bào)表，比照在建工程月報(bào)，區(qū)分無(wú)形資產(chǎn)、固定資產(chǎn)及研發(fā)支出數(shù)據(jù)，確保項(xiàng)目的管理清晰；通過(guò)PMS抓取ERP系統(tǒng)PA模塊省管工程轉(zhuǎn)資到各地市的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)資備查簿、購(gòu)置備查簿的電子化，并可隨時(shí)在系統(tǒng)中查詢。
（四）在PMS系統(tǒng)中增加與合同管理系統(tǒng)的接口，獲取合同簽訂、執(zhí)行情況
融合雙方管理優(yōu)勢(shì)，將原聯(lián)通通過(guò)合同控制系統(tǒng)與PA對(duì)接實(shí)現(xiàn)的合同管理與項(xiàng)目應(yīng)付款逐一對(duì)應(yīng)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)到新聯(lián)通的工程財(cái)務(wù)管理工作中去，在PMS系統(tǒng)中增加與合同管理系統(tǒng)的接口，獲取合同簽訂、執(zhí)行情況，與在建工程月報(bào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，為收付制資本性支出的精細(xì)化管控打好基礎(chǔ)。（五）改造PMS現(xiàn)有撥款流程，強(qiáng)化統(tǒng)計(jì)、分析功能適應(yīng)資金收支兩條線的管理需求，改造PMS現(xiàn)有撥款流程，強(qiáng)化統(tǒng)計(jì)、分析功能，實(shí)現(xiàn)資本性支出進(jìn)度與工程付款進(jìn)度的約束和對(duì)應(yīng)，監(jiān)督收付制與權(quán)責(zé)制資本性支出進(jìn)度配比情況，以工程付款促投資完成。
二、支撐與監(jiān)督并重，落實(shí)工程財(cái)務(wù)全過(guò)程管理理念
前期利用PMS系統(tǒng)重點(diǎn)進(jìn)行了驗(yàn)收轉(zhuǎn)固和資本性支出入賬的監(jiān)控，包括轉(zhuǎn)固進(jìn)度監(jiān)控、資本性支出對(duì)賬等，有效體現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)工程前、后端的支撐。在此基礎(chǔ)上，充分利用PMS系統(tǒng)，以會(huì)簽、參會(huì)等多種形式參與在建工程全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)在建工程全過(guò)程的管理支撐。
（一）加強(qiáng)在建工程項(xiàng)目建設(shè)前期工作的財(cái)務(wù)管理
在建工程前期工作包括立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)等各項(xiàng)工作，這一階段對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程造價(jià)的控制在總體上起著決定性作用?？梢蚤_(kāi)展以下工作：（1）對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)中財(cái)務(wù)分析和預(yù)測(cè)結(jié)論的可靠性出具意見(jiàn)；（2）對(duì)可行性研究的過(guò)程及其結(jié)論的正確性和方法的恰當(dāng)性方面進(jìn)行審查，判斷項(xiàng)目的財(cái)務(wù)可行性；（3）落實(shí)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的采購(gòu)需求、采購(gòu)合同的財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)和意見(jiàn)出具方式，履行財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，著重關(guān)注合同金額、設(shè)備清單、付款條件等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)，對(duì)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化模板，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保規(guī)范統(tǒng)一。
（二）加強(qiáng)在建工程項(xiàng)目建設(shè)期間的財(cái)務(wù)管理
在建工程實(shí)施階段是指工程項(xiàng)目經(jīng)可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)、投資計(jì)劃下達(dá)后，從開(kāi)始建設(shè)到項(xiàng)目建成投產(chǎn)移交的階段。擬加強(qiáng)以下幾個(gè)方面工作：（1）加強(qiáng)權(quán)責(zé)制資本性支出的及時(shí)入賬。每月通過(guò)PMS系統(tǒng)監(jiān)控工程形象進(jìn)度和財(cái)務(wù)入賬進(jìn)度的一致性，每月逐個(gè)工程比較賬面投資完成數(shù)與工程建設(shè)進(jìn)度，差異較大的自動(dòng)預(yù)警。（2）與供應(yīng)商協(xié)調(diào)到貨流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督。ERP系統(tǒng)上線后，資本性支出入賬前移到物流出入庫(kù)端口，財(cái)務(wù)監(jiān)督角色不能缺失，設(shè)備到貨后供應(yīng)商到貨通知應(yīng)同時(shí)提交財(cái)務(wù)、物流，財(cái)務(wù)核對(duì)督促入賬情況。（3）增設(shè)PMS系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)合同信息共享，在PMS系統(tǒng)中生成合同臺(tái)賬，通過(guò)項(xiàng)目編碼與在建工程項(xiàng)目報(bào)表進(jìn)行關(guān)聯(lián)、對(duì)應(yīng)，掌握、監(jiān)督在建工程價(jià)款的結(jié)算支付情況。
（三）加強(qiáng)在建工程竣工驗(yàn)收階段的財(cái)務(wù)管理
主要有：（1）充分發(fā)揮PMS系統(tǒng)信息共享的作用，對(duì)于工程進(jìn)度達(dá)到驗(yàn)收環(huán)節(jié)的，PMS系統(tǒng)自動(dòng)告警，督促相關(guān)部門(mén)盡快完成驗(yàn)收工作；（2）通過(guò)ERP和PMS系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)化流程自動(dòng)完成竣工決算的編制，生成竣工決算或轉(zhuǎn)資明細(xì)表，直接傳到FA（固定資產(chǎn)管理模塊），提高轉(zhuǎn)資速度和質(zhì)量，為固定資產(chǎn)的全生命周期管理打好基礎(chǔ)。
三、細(xì)化工作流程，提高操作效率
華北油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部計(jì)劃財(cái)務(wù)處是事業(yè)部計(jì)劃項(xiàng)目管理的歸口管理部門(mén)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)項(xiàng)目的前期工作,組織安排、評(píng)審項(xiàng)目建議書(shū)和可行性研究報(bào)告;組織項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)方案審查、施工圖設(shè)計(jì);負(fù)責(zé)項(xiàng)目的概算、預(yù)算和結(jié)算初步審查;監(jiān)督檢查項(xiàng)目執(zhí)行情況;對(duì)計(jì)劃項(xiàng)目完成情況進(jìn)行考核;組織項(xiàng)目后評(píng)價(jià)工作。
華北石油礦區(qū)建設(shè)工程監(jiān)督管理實(shí)行兩級(jí)管理制度。華北石油管理局礦區(qū)建設(shè)管理處和礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部礦區(qū)建設(shè)管理處合署辦公,對(duì)華北油田建設(shè)工程以監(jiān)管為主并做好對(duì)華北油田礦區(qū)重點(diǎn)建設(shè)工程的協(xié)調(diào)、監(jiān)管工作;華北油田公司各二級(jí)單位的礦建管理部門(mén)對(duì)本單位的工程項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)管,主要負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目全過(guò)程管理工作。
二、華北油田礦區(qū)建設(shè)項(xiàng)目管理工作特點(diǎn)
(一)涉及面廣礦區(qū)建設(shè)施工項(xiàng)目管理是一個(gè)多部門(mén)、多專業(yè)的綜合全面的管理。它不單包括施工過(guò)程中的生產(chǎn)管理,還涉及到技術(shù)、質(zhì)量、材料、計(jì)劃、安全和合同等方方面面的管理內(nèi)容。(二)工作量大一個(gè)建筑物的形成,需要消耗的物資種類繁多,需要大量的施工活動(dòng)共同參與。對(duì)所有這些施工環(huán)節(jié)及其用到的資源都做到管理工作的深入到位,而這些僅僅是項(xiàng)目管理中的生產(chǎn)管理和材料管理兩個(gè)側(cè)面。(三)制約性強(qiáng)項(xiàng)目管理工作必然要符合建設(shè)工程項(xiàng)目從計(jì)劃決策到竣工驗(yàn)收這樣一個(gè)循序漸進(jìn)的內(nèi)在規(guī)律。因此,建筑施工項(xiàng)目管理不僅要符合建筑工程有關(guān)規(guī)范規(guī)定的要求,還要做到彼此協(xié)作、安排有序。(四)信息流量大信息與物質(zhì)、能源一樣,是構(gòu)成社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源。任何一項(xiàng)管理活動(dòng)都離不開(kāi)某種信息的處理工作。建筑施工項(xiàng)目各方面的管理活動(dòng)并不孤立,它們之間既互為依托又互相制約,如何將工程管理方面的信息最快的反映到工程管理層,是保障工程項(xiàng)目管理效率的關(guān)鍵。
三、項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)
當(dāng)前,計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用,當(dāng)然在建筑業(yè)也不例外,在建筑行業(yè)中從設(shè)計(jì)到施工到后期維護(hù)使用各個(gè)環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用顯得日益重要,特別是在施工階段涉及專業(yè)廣、管理項(xiàng)目繁多、工期緊張,計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是專業(yè)軟件的應(yīng)用對(duì)提高施工管理人員的工作效率效果顯著,從而使專業(yè)軟件在施工管理人員在工作中廣泛應(yīng)用,在施工項(xiàng)目的成本控制、質(zhì)量控制和進(jìn)度控制中都計(jì)算機(jī)技術(shù)都發(fā)揮著重要輔助作用。
建設(shè)項(xiàng)目管理信息化指的是建設(shè)項(xiàng)目管理信息資源的開(kāi)發(fā)和利用,以及信息技術(shù)在建設(shè)項(xiàng)目管理中的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。通俗的說(shuō)就是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段,將現(xiàn)有建設(shè)項(xiàng)目管理內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)整合和集成,以便提高管理水平、降低管理成本、提高管理效率。信息技術(shù)在建設(shè)項(xiàng)目管理中的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用,包括在建設(shè)項(xiàng)目決策階段的開(kāi)發(fā)管理、實(shí)施階段的項(xiàng)目管理和使用階段的設(shè)施管理中開(kāi)發(fā)和應(yīng)用信息技術(shù)。目前總的發(fā)展趨勢(shì)是基于網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)項(xiàng)目管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。
建設(shè)項(xiàng)目管理信息化存在以下特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì):
(一)及時(shí)準(zhǔn)確地提供項(xiàng)目決策的有關(guān)信息。它可基于信息技術(shù)提供的可能性,對(duì)管理過(guò)程中需要處理的所有信息進(jìn)行高效地采集、加工、傳遞和實(shí)時(shí)共享,減少部門(mén)之間對(duì)信息處理的重復(fù)工作。共享的信息為項(xiàng)目管理服務(wù)、為項(xiàng)目決策提供及時(shí)、直觀的工程進(jìn)度、資金使用等情況,使領(lǐng)導(dǎo)能從宏觀角度進(jìn)行宏觀控制和管理。
(二)保障工程項(xiàng)目計(jì)劃和管理科學(xué)合理。它使監(jiān)督檢查等控制及信息反饋?zhàn)兊酶鼮榧皶r(shí)有效,使以生產(chǎn)計(jì)劃和物資計(jì)劃為典型代表的計(jì)劃工作能夠依據(jù)已有工程的計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)而變得更為先進(jìn)合理,使建筑施工活動(dòng)以及項(xiàng)目管理活動(dòng)流程的組織更加科學(xué)化,并正確引導(dǎo)項(xiàng)目管理活動(dòng)的開(kāi)展,以提高施工管理的自動(dòng)化水平。
(三)為項(xiàng)目成本核算與財(cái)務(wù)分析提供數(shù)據(jù)依據(jù)。無(wú)論是從一個(gè)項(xiàng)目的角度,還是從公司整體的角度,都可將項(xiàng)目的成本計(jì)劃與跟蹤工作細(xì)化,將人力資源成本、費(fèi)用、采購(gòu)、材料設(shè)備等成本要素分解到項(xiàng)目各個(gè)工作環(huán)節(jié),為公司級(jí)的成本核算與財(cái)務(wù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
(四)便于項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)、人員之間的溝通。由于每個(gè)項(xiàng)目都要涉及到各個(gè)相關(guān)部門(mén)及不同的供應(yīng)商,每個(gè)部門(mén)及相關(guān)人員從不同的角度都需要了解項(xiàng)目的各個(gè)方面進(jìn)度情況,提供一個(gè)有效的項(xiàng)目數(shù)據(jù)平臺(tái)是解決各個(gè)相關(guān)群體和個(gè)人之間溝通協(xié)調(diào)的捷徑。
(五)項(xiàng)目的跟蹤報(bào)告機(jī)制。隨著項(xiàng)目工作的展開(kāi),工程進(jìn)度、合同執(zhí)行情況、資金使用情況、物資及人力資源調(diào)配情況是公司、項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)及各個(gè)專業(yè)工程師都非常關(guān)心的問(wèn)題,通過(guò)各個(gè)相關(guān)部門(mén)都及時(shí)報(bào)送相關(guān)的項(xiàng)目數(shù)據(jù),可以保障各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況,進(jìn)行動(dòng)態(tài)地分析、控制、管理工作。
(六)信息的有效性傳遞。由于個(gè)人理解差異、部門(mén)利益考慮、過(guò)程延誤等原因,組織內(nèi)部上下級(jí)之間的信息、指令的在傳遞過(guò)程中也存在著信息失真與信息延誤等現(xiàn)象,組織內(nèi)部自上而下形成的信息漏斗效應(yīng)。在信息流通量與協(xié)同管理量非常大的現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目管理中,信息的有效性傳遞可以有效避免很多扯皮、推委現(xiàn)象的發(fā)生,使得項(xiàng)目高層管理人員(項(xiàng)目經(jīng)理)的協(xié)調(diào)工作得心應(yīng)手。
四、項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則
(一)貼近實(shí)際業(yè)務(wù),簡(jiǎn)單易用
工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)操作符合實(shí)際工程管理業(yè)務(wù)方式,使用方法易于理解、操作簡(jiǎn)單,掌握起來(lái)快捷、方便。完整的隨機(jī)幫助及操作向?qū)лo助學(xué)習(xí)操作。系統(tǒng)的初始界面要簡(jiǎn)潔明確,將項(xiàng)目的決策、立項(xiàng)、基本建設(shè)程序、進(jìn)度、資金、結(jié)算等最基本情況顯示出來(lái),便于領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)掌握工程項(xiàng)目情況,以做出科學(xué)決策。
(二)先進(jìn)的管理思想及軟件技術(shù)
系統(tǒng)要以國(guó)際先進(jìn)的PMBOK(《項(xiàng)目管理知識(shí)體系》)為基礎(chǔ)、運(yùn)用領(lǐng)先的項(xiàng)目管理理論及數(shù)學(xué)模型,同時(shí)要結(jié)合中國(guó)國(guó)情。產(chǎn)品要既適用,又具有先進(jìn)性,具有生命力、有雄厚持續(xù)發(fā)展能力的主流技術(shù),在今后的一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)過(guò)時(shí)、并且健康發(fā)展的技術(shù)平臺(tái)。
(三)良好擴(kuò)展性和適應(yīng)性
能針對(duì)不斷發(fā)展的企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和組織結(jié)構(gòu),滿足各級(jí)組織、員工的門(mén)戶界面擴(kuò)充和變化的需要。能夠滿足工程管理系統(tǒng)與現(xiàn)工程管理業(yè)務(wù)雙軌制運(yùn)行的要求。具備門(mén)戶單一密碼登錄、各職能應(yīng)用通行的能力。同時(shí)可以要提供系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出接口,便于本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)(如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA、Erp、公司網(wǎng)站)的數(shù)據(jù)銜接。
(四)高可靠性、高安全性
多級(jí)權(quán)限控制,防止非法操作和擅自使用,并具有操作全面跟蹤記錄功能。最好設(shè)置服務(wù)功能,實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離和數(shù)據(jù)加解密功能保護(hù)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)安全。具有普通員工、部門(mén)管理員、部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)及網(wǎng)絡(luò)管理員等多種權(quán)限設(shè)定。提供完整的歷史追溯功能。可以為每個(gè)項(xiàng)目管理人營(yíng)造一個(gè)量身定制的辦公空間。
(五)智能預(yù)警機(jī)制
動(dòng)態(tài)預(yù)警機(jī)制,突出監(jiān)督時(shí)效,針對(duì)項(xiàng)目管理工作周期長(zhǎng)、對(duì)象多、任務(wù)重的客觀情況,系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中,新增了智能預(yù)警機(jī)制,對(duì)于即將到來(lái)的合同、進(jìn)度報(bào)告等工作,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警,體現(xiàn)管理的時(shí)效性。
五、項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要功能展示
(一)進(jìn)度計(jì)劃模塊
進(jìn)度計(jì)劃模塊包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等功能,通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的WBS分解,針對(duì)每個(gè)工作包可以從時(shí)間、費(fèi)用、資源、材料設(shè)備、工程量、合同資金、質(zhì)量、文檔、責(zé)任人等多個(gè)角度制訂項(xiàng)目計(jì)劃,并從上述各個(gè)側(cè)面報(bào)告進(jìn)度情況,便于跟蹤、對(duì)比分析;項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、形象進(jìn)度報(bào)告等報(bào)表隨時(shí) 反映項(xiàng)目進(jìn)展情況。
WBS編碼設(shè)置功能,可以對(duì)不同的項(xiàng)目任意設(shè)置編碼規(guī)則。軟件項(xiàng)目模版功能,允許用戶將WBS保存為模版或從模版生成,并據(jù)此與P3、MS Project進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
(二)合同管理模塊
合同管理模塊以甲乙方、合同金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息為核心,輔助以合同付款計(jì)劃與實(shí)際撥付、合同變更管理、合同違約索賠管理、合同模板等功能,并與WBS關(guān)聯(lián),方便、快捷地產(chǎn)生合同臺(tái)帳等各種匯總和明細(xì)合同報(bào)表,從而實(shí)現(xiàn)合同信息的存儲(chǔ)、查詢、分析等管理目標(biāo)。
(三)材料管理模塊
根據(jù)加載到WBS上的材料和設(shè)備需求,可以對(duì)項(xiàng)目形成總的材料設(shè)備需求計(jì)劃,根據(jù)工程進(jìn)度,材料進(jìn)場(chǎng)日期和企業(yè)采購(gòu)提前期,進(jìn)行資源運(yùn)算,得到不同時(shí)期的采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后,產(chǎn)生采購(gòu)單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等業(yè)務(wù)單據(jù),全面跟蹤、控制材料設(shè)備的計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用及庫(kù)存情況。
采購(gòu)單、入庫(kù)單與采購(gòu)合同關(guān)聯(lián),便于分析控制撥款計(jì)劃與實(shí)際付款。
(四)資源管理模塊
以WBS為核心的資源管理,囊括了onmouse人力資源和機(jī)械設(shè)備等資源要素,通過(guò)分析工作包的資源計(jì)劃、資源負(fù)荷,可對(duì)驅(qū)動(dòng)資源進(jìn)行合理配合、資源優(yōu)化;對(duì)工作包明確責(zé)任部門(mén)及人員,是責(zé)任矩陣和資源中心的基礎(chǔ)。
(五)文檔管理模塊
文檔管理模塊不僅是對(duì)各種文件、技術(shù)資料的簡(jiǎn)單分類保存,實(shí)現(xiàn)WORD、EXCEL文件的在線編輯,還可與WBS關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、類別的雙向管理。文檔查詢可按各種要素進(jìn)行資料快速檢索、借閱管理記錄資料文件來(lái)龍去脈;基于文件級(jí)別的權(quán)限控制,不僅保障文件安全,還便于相關(guān)人員進(jìn)行文件編輯。
(六)項(xiàng)目跟蹤與報(bào)告模塊
具體而言，項(xiàng)目總體單位應(yīng)總體負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作，各單位均應(yīng)按照上級(jí)項(xiàng)目主管部門(mén)有關(guān)的財(cái)務(wù)驗(yàn)收規(guī)定和要求，遵循財(cái)務(wù)驗(yàn)收管理規(guī)范和流程，認(rèn)真嚴(yán)肅對(duì)待。
1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工合作
不以規(guī)矩，不成方圓，統(tǒng)一的集中領(lǐng)導(dǎo)是對(duì)財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作的一種約束，也是指引財(cái)務(wù)驗(yàn)收通過(guò)的重要保障。針對(duì)課題承擔(dān)單位較多，且分布在多個(gè)城市的狀況，財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)更顯得尤為重要。
作為財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作的總負(fù)責(zé)單位，項(xiàng)目總體單位應(yīng)及時(shí)地根據(jù)上級(jí)項(xiàng)目主管部門(mén)財(cái)務(wù)驗(yàn)收的具體要求，提前部署成立驗(yàn)收工作組，統(tǒng)一組織項(xiàng)目及各課題財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作。具體而言，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)具體工作，包括財(cái)務(wù)驗(yàn)收資料、財(cái)務(wù)憑證、驗(yàn)收會(huì)場(chǎng)、各課題聯(lián)系等工作，并對(duì)每個(gè)人的工作職責(zé)、工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)安排。如財(cái)務(wù)憑證負(fù)責(zé)人應(yīng)事前審核財(cái)務(wù)憑證資料，并要保證很快提供給專家所需的財(cái)務(wù)憑證。同時(shí)，驗(yàn)收工作組的每個(gè)人均應(yīng)明確熟知自己的工作職責(zé)，并保證按時(shí)保質(zhì)完成工作任務(wù)，遇到突發(fā)的緊急事件，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，共同協(xié)商解決措施。
2.有效溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)
溝通協(xié)調(diào)能力在各行各業(yè)都扮演著極其重要的角色，溝通協(xié)調(diào)素質(zhì)的高低往往會(huì)決定一件事情的成功與否。作為多個(gè)課題的項(xiàng)目總體單位，統(tǒng)一負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作，無(wú)論是驗(yàn)收前的周密準(zhǔn)備，還是驗(yàn)收中的有序安排，協(xié)調(diào)溝通都發(fā)揮了重要的作用。
一方面，項(xiàng)目總體單位應(yīng)積極主動(dòng)與上級(jí)項(xiàng)目主管部門(mén)密切溝通，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地掌握和理解財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作的具體要求，包括驗(yàn)收文檔、驗(yàn)收議程、驗(yàn)收材料、會(huì)議事宜等，從而精心周密、從嚴(yán)從細(xì)做好各項(xiàng)工作。另一方面，項(xiàng)目總體單位還應(yīng)密切與各課題單位協(xié)調(diào)溝通，不僅及時(shí)將上級(jí)項(xiàng)目主管部門(mén)的各項(xiàng)要求準(zhǔn)確傳達(dá)給各課題單位，而且在內(nèi)容的準(zhǔn)確性、資料的完備性、上交的時(shí)間性等方面對(duì)各課題單位進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，以確保財(cái)務(wù)驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，對(duì)于各課題單位存在的有些可能影響驗(yàn)收通過(guò)的小細(xì)節(jié)、小問(wèn)題，如項(xiàng)目延期、預(yù)算變更批復(fù)等，項(xiàng)目總體單位應(yīng)及時(shí)地與有關(guān)各方進(jìn)行協(xié)商解決，做到事先溝通，并最終達(dá)成有效共識(shí)。
3.注重準(zhǔn)備，有備無(wú)患
俗話說(shuō)“不打無(wú)把握之仗”，只有足夠地估計(jì)困難，充分地準(zhǔn)備克服困難，有備無(wú)患，才能掌握主動(dòng)，立于不敗之地。面對(duì)多個(gè)課題單位分布各地、審計(jì)要求嚴(yán)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)高的現(xiàn)狀，項(xiàng)目總體單位在驗(yàn)收前應(yīng)做充分的準(zhǔn)備工作。
具體而言，一是，在日常工作中，項(xiàng)目總體單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目及各課題研發(fā)工作安排，及時(shí)組織各課題單位申請(qǐng)延期調(diào)整，并與上級(jí)項(xiàng)目主管部門(mén)積極溝通，以取得調(diào)整批復(fù)。同時(shí)，要求各課題在延期調(diào)整周期內(nèi)，必須重視經(jīng)費(fèi)支出的合規(guī)性、合理性，確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，并督促各課題財(cái)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人收集預(yù)算執(zhí)行中的點(diǎn)滴，且有效解決、處理，做到心里有數(shù)，便于財(cái)務(wù)審計(jì)、財(cái)務(wù)驗(yàn)收資料準(zhǔn)備工作的順利開(kāi)展；二是，在事務(wù)所財(cái)務(wù)審計(jì)中，項(xiàng)目總體單位應(yīng)組織各課題單位提前準(zhǔn)備詳細(xì)的經(jīng)費(fèi)支出財(cái)務(wù)憑證材料，并與審計(jì)人員就課題經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的方方面面進(jìn)行充分溝通，合理歸集會(huì)計(jì)科目至預(yù)算科目，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)審計(jì)認(rèn)定；三是，在財(cái)務(wù)驗(yàn)收準(zhǔn)備中，項(xiàng)目總體單位應(yīng)再次組織各課題對(duì)所承擔(dān)課題的經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行全面嚴(yán)格自檢，對(duì)所有支出財(cái)務(wù)憑證全面、系統(tǒng)地進(jìn)行自查，特別針對(duì)設(shè)備、材料等經(jīng)費(fèi)支出合同、票據(jù)、驗(yàn)收、出入庫(kù)等財(cái)務(wù)憑證的完備性，進(jìn)行逐一檢查；四是，在驗(yàn)收會(huì)前1-2天，項(xiàng)目總體單位應(yīng)提前檢查各課題單位準(zhǔn)備的財(cái)務(wù)資料，相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)檢查、落實(shí)、確認(rèn)已經(jīng)完成各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括查看準(zhǔn)備資料份數(shù)是否齊全，驗(yàn)收材料課題負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人是否簽字，是否蓋公章等工作。
4.財(cái)務(wù)驗(yàn)收，沉著應(yīng)對(duì)
精心部署、有序備戰(zhàn)，目的只有一個(gè)，就是確保項(xiàng)目及各課題順利通過(guò)財(cái)務(wù)驗(yàn)收。而召開(kāi)驗(yàn)收會(huì)議是整個(gè)財(cái)務(wù)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的重中之重，能否順利通過(guò)驗(yàn)收在此一搏，因此更要十二分地重視。
在財(cái)務(wù)驗(yàn)收會(huì)議中，項(xiàng)目總體單位及各課題單位應(yīng)注意聽(tīng)取會(huì)議主持人（一般為財(cái)務(wù)專家組長(zhǎng)）的講話，按照時(shí)間要求和順序，各課題財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人自信、沉著、冷靜地進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)、接受、記錄專家提問(wèn)并嚴(yán)謹(jǐn)答復(fù)，如有嚴(yán)格時(shí)間限制，需要適時(shí)調(diào)整匯報(bào)內(nèi)容和時(shí)間。 同時(shí)，對(duì)于專家指出的一些問(wèn)題，匯報(bào)人可盡量充分闡述自己的觀點(diǎn)和見(jiàn)解，對(duì)于因技術(shù)專業(yè)性較強(qiáng)，與財(cái)務(wù)專家溝通不暢時(shí)，可要求兼具技術(shù)與財(cái)務(wù)知識(shí)的相關(guān)專家予以解釋。
另外，由于經(jīng)費(fèi)支出是圍繞技術(shù)研發(fā)展開(kāi)的，任何一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出都是基于技術(shù)研發(fā)工作的需要，因此，若時(shí)間允許，項(xiàng)目總體單位及各課題單位應(yīng)盡可能安排財(cái)務(wù)專家前往實(shí)驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地視察，并安排專人，運(yùn)用通俗科學(xué)的語(yǔ)言為財(cái)務(wù)專家講解技術(shù)研發(fā)內(nèi)容，這樣更便于與財(cái)務(wù)專家溝通經(jīng)費(fèi)支出的方方面面。
5.重視細(xì)節(jié)，提升亮點(diǎn)
精密統(tǒng)籌、艱苦細(xì)致的準(zhǔn)備工作很重要，但還需在細(xì)節(jié)上下功夫，提升“亮點(diǎn)”。鑒于財(cái)務(wù)驗(yàn)收安排時(shí)間緊、課題承擔(dān)單位多，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收資料多、財(cái)務(wù)檢查較嚴(yán)格的現(xiàn)狀，項(xiàng)目總體單位應(yīng)對(duì)各課題單位財(cái)務(wù)驗(yàn)收材料提出較高要求。
首先，項(xiàng)目總體單位應(yīng)編制財(cái)務(wù)驗(yàn)收資料模板，及時(shí)組織各課題單位規(guī)范編制、復(fù)印、裝訂財(cái)務(wù)驗(yàn)收資料，如統(tǒng)一規(guī)定各課題單位驗(yàn)收PPT模板、目錄編排、裝訂格式、字體字號(hào)等。其次，項(xiàng)目總體單位應(yīng)要求各課題上交材料條理清晰，按順序裝訂文檔，并整理文檔匯總清單，方便現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收專家的翻看審閱。
6.汲取經(jīng)驗(yàn)，完善后續(xù)執(zhí)行
反思才能進(jìn)步，總結(jié)才會(huì)提高。在財(cái)務(wù)驗(yàn)收通過(guò)后，針對(duì)預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題和驗(yàn)收專家的建議，項(xiàng)目總體單位應(yīng)組織各課題單位進(jìn)行深入研討和反思總結(jié)。
