發(fā)布時(shí)間：2023-05-17 15:42:59
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理重點(diǎn)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【摘要】在信息化數(shù)據(jù)檔案管理的過(guò)程中，檔案管理的安全問(wèn)題，成為管理的重要問(wèn)題。如何在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，做好信息化數(shù)據(jù)檔案管理的工作，成為有關(guān)部門(mén)必須思考的問(wèn)題之一。本文將簡(jiǎn)要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，旨在更好地促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理水平的提高。
關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點(diǎn)；難點(diǎn)
在實(shí)際工作中，檔案管理信息化主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的調(diào)整與管理，從而達(dá)到對(duì)檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問(wèn)題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問(wèn)題、防篡改問(wèn)題，影響了信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。
一、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要性分析
目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對(duì)職工檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的效率，具有重要的促進(jìn)作用。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問(wèn)題，在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來(lái)了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過(guò)手工制作完成的，規(guī)范性不強(qiáng)，時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，對(duì)于檔案信息的同步性沒(méi)有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個(gè)問(wèn)題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速地實(shí)現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時(shí)查詢，以滿足不同單位對(duì)檔案信息的有效需求。
二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問(wèn)題分析
（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時(shí)期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時(shí)的更新，很難有效地開(kāi)展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實(shí)際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對(duì)較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門(mén)的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴(yán)重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門(mén)單位盲目進(jìn)行檔案資料的收集工作，在沒(méi)有將資料進(jìn)行分類之前，不考慮資料的使用價(jià)值，不進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，直接記錄下來(lái)。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達(dá)到檔案資料的詳盡度要求，但實(shí)際上資料的價(jià)值不高，反而因?yàn)檎加昧舜罅康馁Y源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問(wèn)題，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會(huì)產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門(mén)的人員服務(wù)意識(shí)欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。
（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會(huì)直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進(jìn)行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長(zhǎng)的工作人員由于自身知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)新概念、新知識(shí)的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無(wú)法深入開(kāi)展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無(wú)法取得顯著的成效。
三、促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析
結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進(jìn)行深入分析，有利于促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時(shí)間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。
（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進(jìn)一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問(wèn)題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時(shí)間內(nèi)完成檔案部門(mén)硬件設(shè)備和軟件的更新。同時(shí)，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財(cái)政和政策兩個(gè)方面，確保檔案管理工作可以順利地開(kāi)展下去。單位在財(cái)政方面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項(xiàng)資金，保證檔案管理部門(mén)硬件和軟件設(shè)施更新及擴(kuò)展工作。在政策方面，可以通過(guò)企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵(lì)工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高。
（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問(wèn)題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案信息收集的過(guò)程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒(méi)有查閱價(jià)值的信息。同時(shí)，按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問(wèn)題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問(wèn)題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問(wèn)題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用。
（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對(duì)有效的策略。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期準(zhǔn)備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實(shí)理念以及開(kāi)拓意識(shí)，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時(shí)，檔案管理部門(mén)也可以根據(jù)實(shí)際的工作需要，積極引進(jìn)專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進(jìn)行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實(shí)際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問(wèn)題，積極探究解決的策略，力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)做好檔案管理工作。
綜上所述，由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來(lái)越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當(dāng)前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；醫(yī)院
醫(yī)院人事檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量不僅關(guān)系著人事檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的作用與價(jià)值的發(fā)揮，同時(shí)也與醫(yī)院職工自身的發(fā)展與個(gè)人利益緊密相關(guān)，因此，應(yīng)得到足夠的重視。但我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀整體并不樂(lè)觀，檔案管理中的一系列重點(diǎn)工作內(nèi)容得不到有效的落實(shí)，這也就導(dǎo)致了人事檔案管理工作不能完全適應(yīng)時(shí)展的要求，長(zhǎng)此以往必將對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展帶來(lái)不利的影響，必須要采取有效的措施對(duì)其予以強(qiáng)化。
1當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作上的不足
1.1規(guī)章制度不健全。
進(jìn)入新時(shí)期，我國(guó)的醫(yī)院基本都已完成了人事機(jī)制的改革，而面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)所帶來(lái)的新形勢(shì)，當(dāng)前醫(yī)療領(lǐng)域?qū)I(yè)人才的流動(dòng)性也有了很大的加強(qiáng)，這也很大程度上刺激著醫(yī)院對(duì)自身辦院條件與人才管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化與完善。但在人事檔案管理工作方面，終身制的原則仍舊沒(méi)有得到改革與調(diào)整，這也一定程度上限制了人才的正常流動(dòng)。同時(shí)在人事檔案管理規(guī)章制度的健全性方面也存在著一定的不足，這也將影響人事檔案資料的完整性，給人事調(diào)動(dòng)、審核等工作造成不便。
1.2動(dòng)態(tài)管理水平低。
實(shí)行動(dòng)態(tài)管理對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的有效開(kāi)展具有著積極的作用，但目前我國(guó)許多醫(yī)院在人事檔案管理工作中缺乏動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，不注重動(dòng)態(tài)管理的全面性，在管理過(guò)程中主動(dòng)性與積極性不高，使得動(dòng)態(tài)管理官水平較低，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
1.3管理措施較落后。
當(dāng)前我國(guó)一些醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理工作重視不足，在檔案管理措施方面長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)守舊的措施與方法，使得檔案管理工作不能與醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需要相適應(yīng)，加之部分工作人員檔案管理專業(yè)水平與素質(zhì)較低，缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的掌握，常常造成檔案管理工作中各類失誤的發(fā)生。
2新時(shí)期我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理的工作重點(diǎn)
2.1加強(qiáng)人事檔案管理的法制化水平。
我國(guó)在規(guī)范檔案管理工作方面有著明確的法律規(guī)定，在法治社會(huì)建設(shè)的今天，依法開(kāi)展檔案管理工作也是醫(yī)院人事檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。醫(yī)院應(yīng)認(rèn)真貫徹、宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，做好對(duì)內(nèi)部的檔案管理普法教育與宣傳，利用各種宣傳渠道，包括學(xué)習(xí)資料、內(nèi)部刊物、醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，全面提高醫(yī)院所有成員的檔案意識(shí)與法制觀念，并制定嚴(yán)格的違規(guī)處罰機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作中的違法違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)厲懲處，提高醫(yī)院人事管理的法制化水平。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)化水平。
醫(yī)院人事檔案應(yīng)實(shí)行全面動(dòng)態(tài)管理，檔案新內(nèi)容需著重表現(xiàn)一個(gè)人每一個(gè)階段的真實(shí)面貌，既要體現(xiàn)個(gè)人特色，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，又要反映醫(yī)療技術(shù)水平，如技術(shù)專長(zhǎng)、科研成果。醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充體現(xiàn)個(gè)人特色和時(shí)展的新內(nèi)容；增加一些反映個(gè)人特色的內(nèi)容，可以是誠(chéng)信材料，如為人信用度，病人滿意度，也可以是德、能、勤、績(jī)的考核材料“，德”包含政治思想認(rèn)識(shí)水平和職業(yè)道德“，能”是體現(xiàn)專業(yè)技術(shù)水平“，勤”表現(xiàn)在工作態(tài)度是否積極勤勞和是否遵守勞動(dòng)紀(jì)律“，績(jī)”包含門(mén)診量、手術(shù)臺(tái)數(shù)、疾病治愈率、篇數(shù)、科研成果、學(xué)術(shù)地位、獎(jiǎng)勵(lì)等；應(yīng)該及時(shí)增加體現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平的工作項(xiàng)目。
2.3加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。
在醫(yī)院人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化；檔案管理人員多從臨床科室中產(chǎn)生，專業(yè)不對(duì)口的現(xiàn)象很普遍;醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l件落后，工作環(huán)境差強(qiáng)人意，使一部分人員不愿意從事檔案管理工作；醫(yī)院人事檔案管理工作量大而繁瑣，檔案管理人員流動(dòng)性大，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定等，對(duì)醫(yī)院人事檔案事業(yè)的發(fā)展起了阻礙的作用。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)醫(yī)院人事檔案工作涉及醫(yī)院管理的方方面面，檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，具備醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)、人事管理學(xué)及醫(yī)院管理學(xué)知識(shí)。各級(jí)醫(yī)院不僅要選派思想上、政治上、工作作風(fēng)和業(yè)務(wù)能力等方面過(guò)硬的干部從事人事檔案管理工作，還必須抓好檔案人員的繼續(xù)教育，全面提高檔案人員素質(zhì)。
2.4推動(dòng)人事檔案管理的服務(wù)性轉(zhuǎn)型。
以往醫(yī)院人事檔案管理工作在服務(wù)性上相對(duì)較差，檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏服務(wù)觀念，工作效率也相對(duì)較低，甚至人事檔案管理工作被簡(jiǎn)單的等同于材料保管，工作方式十分被動(dòng)，這就更無(wú)法發(fā)揮人事檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的服務(wù)價(jià)值。對(duì)此，在新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)樹(shù)立起良好服務(wù)觀念，大力推動(dòng)人事檔案管理向服務(wù)性轉(zhuǎn)型，改變保守被動(dòng)的人事檔案管理工作觀念與工作方式，更加主動(dòng)的對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集與整合，并注重結(jié)合醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的實(shí)際挖掘和開(kāi)發(fā)人事檔案的利用價(jià)值，拓寬人事檔案利用的途徑，從而更好地發(fā)揮人事檔案對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的服務(wù)作用，提高檔案的有效利用價(jià)值。此外，在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的總體環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作還應(yīng)加強(qiáng)時(shí)效性，通過(guò)人事檔案管理工作效率的提升，提高醫(yī)院人才吸收與人才培養(yǎng)的有效性，從而以人才的力量為醫(yī)院增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，為醫(yī)院在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下的良好發(fā)展提供服務(wù)與保障。
2.5加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。
人事檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，隨著各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作將更多地依賴于人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。因此建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。過(guò)去，我們的人事檔案管理工作全靠手工方式查找、調(diào)閱、摘抄、綜合、分析、統(tǒng)計(jì)，既費(fèi)人力，又費(fèi)時(shí)間?，F(xiàn)在我們可以通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)觀信息管理自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，使人事信息由傳統(tǒng)的手工處理方式轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)處理方式，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的大容量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和遠(yuǎn)程交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。因此，必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性。
3結(jié)論
進(jìn)入新時(shí)期后，醫(yī)院在外部環(huán)境與內(nèi)部管理要求等方面都已發(fā)生了很大的改變，面對(duì)新形勢(shì)的變化，醫(yī)院應(yīng)積極改變?nèi)耸聶n案管理工作的觀念、方法，提高檔案管理意識(shí)，從自身實(shí)際出發(fā)，把握人事檔案管理工作的重點(diǎn)，充分發(fā)揮人事檔案的重要使用價(jià)值，從而為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：東營(yíng)市重點(diǎn)工程 檔案管理
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
正文：東營(yíng)市作為黃藍(lán)兩大國(guó)家戰(zhàn)略交匯城市，面臨重大發(fā)展機(jī)遇，推動(dòng)“十二五”發(fā)展，工作的關(guān)鍵和主攻方向就是加快推進(jìn)黃藍(lán)兩大國(guó)家戰(zhàn)略的實(shí)施，建設(shè)高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)和藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)。確定一批重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目是東營(yíng)市中心城發(fā)展最迫切需要的，是廣大人民群眾熱切期盼的，對(duì)東營(yíng)市的建設(shè)發(fā)展，對(duì)提升黃河三角洲中心城市的形象，對(duì)保障改善民聲非常重要。精心組織實(shí)施好這批項(xiàng)目，東營(yíng)將發(fā)生重大變化，民生將得到極大改善。
一、東營(yíng)市的重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目需要嚴(yán)格的檔案管理
東營(yíng)市公布2014年全市重點(diǎn)工程項(xiàng)目，其中重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目78個(gè)，重點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目14個(gè)，主要包括農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)、城市建設(shè)、能源交通基礎(chǔ)設(shè)施和社會(huì)民生五大方面。
要將這些事關(guān)城市發(fā)展大計(jì)的重點(diǎn)工程做細(xì)、做精，離不開(kāi)建立科學(xué)高效的項(xiàng)目推進(jìn)機(jī)制和管理機(jī)制和嚴(yán)格高效的項(xiàng)目檔案管理。建設(shè)工程在基本建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部工程文件是聯(lián)系緊密，互為依存，不能割裂的系列文件?！?】
二、加強(qiáng)工程檔案管理的重要性
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是工程建沒(méi)過(guò)程中的真實(shí)記錄，它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄．是寶貴的信息資源，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。對(duì)工程后期檢測(cè)、維修、改建、擴(kuò)建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)利用、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等有著重要的作用，建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系。通過(guò)對(duì)它的管理、編研、開(kāi)發(fā)和利用．必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富。
三、做好工程檔案管理的措施
東營(yíng)市黃河水城管理委員會(huì)辦公室主要負(fù)責(zé)黃河水城管理委員會(huì)的日常管理工作，承擔(dān)管轄區(qū)域內(nèi)市政設(shè)施、園林綠化、環(huán)境衛(wèi)生的養(yǎng)護(hù)管理工作，承擔(dān)中心城西城區(qū)改造建設(shè)任務(wù)和金湖銀河生態(tài)工程建設(shè)。在推進(jìn)黃河水城深度開(kāi)發(fā)、改善中心城水系水質(zhì)，加快金湖銀河生態(tài)工程和西城老城區(qū)改造建設(shè)、保障改善民生、提高城市環(huán)境質(zhì)量等方面實(shí)現(xiàn)了新突破，緊緊圍繞全市中心工作大局，不斷拓展檔案工作，在檔案資源上夯實(shí)基礎(chǔ)，在檔案開(kāi)發(fā)利用上出成果，在檔案信息化建設(shè)上求突破，在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上下功夫，在檔案創(chuàng)新服務(wù)上做文章，努力建設(shè)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)精的新時(shí)期檔案隊(duì)伍，為全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供了有力支撐和保障。
（1）重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平。建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過(guò)程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務(wù)于工程，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期。遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。在簽訂承包合同時(shí)必須設(shè)工程檔案要求的條款，明確參與施工各單位的檔案職責(zé)?！?】將工程檔案管理納入工程建設(shè)管理程序，建立健全工程檔案管理體制，做到工程檔案工作與工程建設(shè)同步?！?】【4】有些建筑公司，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開(kāi)始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來(lái)很大難度。而且，一般施工單位沒(méi)有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部門(mén)，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對(duì)資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來(lái)，拖延了資料整理時(shí)間。鑒于上述原因，在工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn)。理解建筑工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。
（2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。西城改造重點(diǎn)實(shí)施續(xù)建項(xiàng)目10個(gè)，新建項(xiàng)目11個(gè)。其中，續(xù)建項(xiàng)目有濰坊路、嵩山路、菏澤路、天目山路、東營(yíng)河橋、魚(yú)臺(tái)路及耿井片區(qū)雨污水管道維修疏通工程、耿井片區(qū)雨污水管線維修、影視街、商河路綜合改造、賓平街、西城北污水處理廠外管網(wǎng)工程、黃河路（西一路至西四路）綠化提升工程、勝利廣場(chǎng)周邊支路和西城道路及橋梁維修工程，新建項(xiàng)目有油城廣場(chǎng)片區(qū)、工益集團(tuán)及科技館片區(qū)、勝動(dòng)集團(tuán)片區(qū)、黃河鉆井運(yùn)輸二公司片區(qū)改造工程、西五路道路工程、賀蘭山路道路工程、云門(mén)山路道路工程、西城部分道路景觀改造工程、南一路建設(shè)工程、城市道路照明項(xiàng)目、危橋大修工程。除上述項(xiàng)目，2014年西城改造指揮部還參與廣利河及五六干合排截污干管維修、城市管理示范街項(xiàng)目西城部分、老廣蒲溝截污干管及泵站維修、西城道路市政消防栓建設(shè)等項(xiàng)目實(shí)施，同時(shí)負(fù)責(zé)測(cè)井公園、淄博路西延（東營(yíng)區(qū)段）等工程實(shí)施。項(xiàng)目多、任務(wù)重，但所有工程項(xiàng)目堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，建立專門(mén)的工程檔案室，配備專門(mén)的檔案管理人員， 深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)工程檔案的服務(wù)工作。東營(yíng)市金湖銀河生態(tài)工程檔案管理人員在主動(dòng)做好對(duì)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，不但深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，了解工程的實(shí)際情況。做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問(wèn)題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點(diǎn)工程服務(wù)的新路子。
（3）嚴(yán)把工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序。工程竣工驗(yàn)收備案工作形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來(lái)．委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理．對(duì)深化建設(shè)工程管理體制．規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長(zhǎng)期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。
（4）有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立檔案檢索系統(tǒng)。提高檔案管理水平，提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便對(duì)檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門(mén)的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門(mén)和類別進(jìn)行分類與編號(hào)。
（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才培訓(xùn)，建立高水平工程檔案管理?，F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開(kāi)現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開(kāi)具有綜合素質(zhì)的管理人員。實(shí)踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時(shí)間短、見(jiàn)效快、針對(duì)性強(qiáng)、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)工程檔案的管理能力，對(duì)東營(yíng)市工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。
結(jié)語(yǔ)：綜上所述．重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作在城市工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一，因此．認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要，我們要嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，制定具體的措施，確保整體工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
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2006年7月17日南京市《重大活動(dòng)（事件）檔案管理登記辦法》和《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》頒布實(shí)施。
《重大活動(dòng)（事件）檔案管理登記辦法》共分11條，文末附有重大活動(dòng)和重大事件檔案管理登記表。第二條本辦法所指重大活動(dòng)（事件）是指市委、市政府及其部門(mén)在本行政區(qū)域內(nèi)組織的具有較大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、體育、宗教、外事等方面的活動(dòng)，或者在本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的重大事件。第四條各重大活動(dòng)的主辦、承辦單位或由多個(gè)單位參加組成的臨時(shí)籌備機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)項(xiàng)目確定后10個(gè)工作日內(nèi)依法向南京市檔案行政管理部門(mén)登記備案。以市委、市政府名義主辦、承辦的重大活動(dòng)應(yīng)當(dāng)由籌備機(jī)構(gòu)的辦公室（秘書(shū)處）辦理登記備案手續(xù)；由多個(gè)單位組成的臨時(shí)籌備機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)由臨時(shí)籌備機(jī)構(gòu)所在的部門(mén)登記備案。第五條本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的重大事件，應(yīng)當(dāng)在事件基本處理后10個(gè)工作日內(nèi)，由牽頭處理事件部門(mén)依法向南京市檔案行政管理部門(mén)登記備案。 第六條區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)可以依照本辦法對(duì)本行政管理范圍內(nèi)區(qū)縣黨委、政府組織的重大活動(dòng)(事件)進(jìn)行登記。第七條登記備案的方式可以在南京檔案網(wǎng)站（archivesnj.省略）政務(wù)公開(kāi)欄目填寫(xiě)登記表進(jìn)行網(wǎng)上登記，也可以下載登記表填寫(xiě)并送南京市檔案局進(jìn)行登記。第八條檔案行政管理部門(mén)在接受登記后7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)與重大活動(dòng)（事件）的主辦、承辦單位、處理單位建立工作聯(lián)系，對(duì)重大活動(dòng)（事件）檔案的收集、整理、歸檔和移交工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第九條對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行重大活動(dòng)（事件）登記備案的單位，將依據(jù)《南京市檔案條例》第二十七條，責(zé)令限期整改，逾期不改的，檔案行政管理部門(mén)對(duì)其可以處以一千元以上一萬(wàn)元以下的罰款。
《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》有11項(xiàng)條款，后面附有重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理聯(lián)系登記表、項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表。第二條 本辦法所指重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，以市政府公布的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單為準(zhǔn)。第三條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試生產(chǎn)、到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程中形成的，具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的文件材料。第四條登記工作的組織：（一）南京市檔案局每年根據(jù)市政府公布的南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，統(tǒng)一部署南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記工作；各項(xiàng)目主管部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目所在地的區(qū)縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)做好對(duì)本部門(mén)和本地區(qū)南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。（二）凡新建、擴(kuò)建、改建、在建、收尾和竣工試生產(chǎn)的南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，均屬本辦法要求登記范圍，登記由建設(shè)項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位負(fù)責(zé)組織填寫(xiě)“南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，報(bào)送南京市檔案局。（三）南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一為聯(lián)系登記表，表二為項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表，分別于市政府公布南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單后30個(gè)工作日內(nèi)和項(xiàng)目開(kāi)工后60個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)并報(bào)送。（四）對(duì)未按規(guī)定填報(bào)“表一”進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理登記的單位，市及所在區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)將送達(dá)“限期登記通知單”，并限期7個(gè)工作日補(bǔ)登并報(bào)送，仍不登記的，將依照《南京市檔案條例》第二十七條規(guī)定，對(duì)責(zé)任單位處以一千元以上一萬(wàn)元以下的罰款。（五）南京市檔案局于每年5月底匯總“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表”填報(bào)情況，并及時(shí)向全市公布。第五條登記工作的要求：（一）“南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”可在南京市檔案局和區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)領(lǐng)取或在南京市檔案局（館）網(wǎng)站下載。（二）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位在市政府公布南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單公布后應(yīng)及時(shí)向南京市檔案局報(bào)送“聯(lián)系登記表”。（三）非當(dāng)年竣工的南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位在每年3月底前填寫(xiě)“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表”報(bào)送市檔案局。（四）項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位應(yīng)按要求認(rèn)真填寫(xiě)登記表各欄目并按時(shí)報(bào)送。第六條為確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的正常秩序，任何部門(mén)和單位不得向南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目收取任何形式的檔案管理登記費(fèi)用。第七條重大技改項(xiàng)目、重大利用外資項(xiàng)目的檔案管理登記工作，依照本辦法執(zhí)行。
（此辦法文本由南京市檔案局法規(guī)處楊炳榮提供）
中小學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映學(xué)校各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。筆者根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，就中小學(xué)校檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、中小學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題
就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
1、檔案管理人員缺乏。據(jù)了解，多數(shù)學(xué)校沒(méi)有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平低下；
2、大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，更認(rèn)識(shí)不到做好檔案管理工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用；
3、管理?xiàng)l件不合格。不少學(xué)校沒(méi)有專門(mén)的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設(shè)備不齊全，直接影響著學(xué)校檔案的保管和使用效果。
4、檔案收集很不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多；
5、檔案載體結(jié)構(gòu)單一。受條件和設(shè)備等方面的制約，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫(xiě)、頁(yè)面規(guī)格不一的案卷，而電子、音像、磁盤(pán)等介質(zhì)的檔案卻很少；
二、做好中小學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
1、建立檔案要有強(qiáng)烈的立檔意識(shí)。要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)收放保管。如，學(xué)生獲獎(jiǎng)通知，即使本校學(xué)生沒(méi)有獲獎(jiǎng)，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒(méi)有獲獎(jiǎng)或未參賽情況。這樣就不會(huì)有獲獎(jiǎng)漏登之嫌，便于核查。倘若當(dāng)時(shí)認(rèn)為某材料無(wú)存檔價(jià)值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)引入待整理檔案袋小憩。
隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開(kāi)，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化，筆者認(rèn)為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹(shù)立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因?yàn)闄n案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)?；蛎＝㈤L(zhǎng)期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享，將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的重要工具，進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。
2、確立現(xiàn)代化管理意識(shí)。提高中小學(xué)校全體教職工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是做好學(xué)校檔案工作的前提。為此，教育主管部門(mén)要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要確定一名副校長(zhǎng)分管此項(xiàng)工作。要經(jīng)常組織廣大教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義做法，扎扎實(shí)實(shí)地抓好學(xué)校檔案工作。必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。根據(jù)“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足社會(huì)家長(zhǎng)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值趨向，以現(xiàn)念和創(chuàng)新思維來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。同時(shí)，要建立起一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求，設(shè)立專職（或指定專人）負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。規(guī)范檔案建設(shè)工作。不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各中小學(xué)校一方面要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。另一方面要專門(mén)設(shè)立檔案室，所有檔案按文書(shū)類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
3.相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，分類歸檔。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過(guò)程中，應(yīng)著重收集本學(xué)校形成的文件資料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料等方面的材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同門(mén)類、不同載體按時(shí)間、分類別分別整理歸檔。同時(shí)，要根據(jù)教育主管部門(mén)和檔案管理部門(mén)的要求，軟硬件同步推進(jìn)，在各方面積極創(chuàng)造條件，使學(xué)校的檔案管理工作更加完善。
（一）存儲(chǔ)載體不安全電子檔案對(duì)存儲(chǔ)載體有著很高的要求，如果存儲(chǔ)載體的安全性得不到保證，將可能直接導(dǎo)致電子檔案損壞乃至滅失。如：學(xué)校里部分教師把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績(jī)、考試試卷和備課教案等）簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤(pán)作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于U盤(pán)的質(zhì)量、壽命、丟失、病毒感染等問(wèn)題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。
（二）專業(yè)人才缺乏電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。由于學(xué)校從事檔案工作的專業(yè)人員相對(duì)偏少，多數(shù)科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來(lái)紙質(zhì)管理下的工作人員，工作方式無(wú)法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，缺乏專業(yè)人員、操作不夠規(guī)范等都在影響著電子檔案管理工作的規(guī)范化。（四）電子歸檔意識(shí)薄弱學(xué)校部分科室還沒(méi)有將檔案工作中紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，其利用率也比較低，除了在辦學(xué)水平評(píng)估期間引起重視外，平時(shí)在檔案管理中都沒(méi)有意識(shí)到電子文件的重要性，對(duì)其歸檔、保管等一系列問(wèn)題也沒(méi)有給予充分重視和關(guān)注，不僅達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規(guī)范化管理帶來(lái)諸多不便。
二、提高中職學(xué)校電子檔案管理水平的對(duì)策
（一）樹(shù)立科學(xué)的電子檔案管理發(fā)展理念要用觀念創(chuàng)新助推電子檔案管理工作，重點(diǎn)樹(shù)立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教育教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的電子檔案工作理念，堅(jiān)持中職學(xué)校檔案建設(shè)與科室、職能部門(mén)二級(jí)檔案建設(shè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識(shí)；三是協(xié)調(diào)發(fā)展的電子檔案工作觀念，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩方面都要加強(qiáng)，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設(shè)上，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案的場(chǎng)所建設(shè)和庫(kù)房建設(shè)，爭(zhēng)取采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。
（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能電子檔案管理人員要熟練掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)，并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；全面熟悉檔案業(yè)務(wù)管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的具體管理方法；刻苦學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識(shí)，注重點(diǎn)滴積累。同時(shí)，既要有人文素養(yǎng)，又要有創(chuàng)新意識(shí)與能力。
關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)
當(dāng)前，我國(guó)煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸開(kāi)始健全起來(lái)。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對(duì)的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現(xiàn)共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對(duì)電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問(wèn)題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會(huì)信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報(bào)表、圖紙等。是一種相對(duì)而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開(kāi)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開(kāi)放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語(yǔ)
社會(huì)信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢(shì)，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠
在水利工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作往往不會(huì)被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問(wèn)題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對(duì)檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒(méi)有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無(wú)明確的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過(guò)程中，各參建單位對(duì)文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無(wú)檔案部門(mén)參加等因素，使得檔案管理工作的開(kāi)展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個(gè)單項(xiàng)工程會(huì)被分成多個(gè)標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會(huì)分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識(shí)薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時(shí)完工才是主要工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集管理工作不重視，普遍沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對(duì)于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時(shí)間不長(zhǎng)的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動(dòng)的接受并保存文件資料。再加上工程工期長(zhǎng)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、人員流動(dòng)性等不確定性因素，還會(huì)發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問(wèn)題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會(huì)出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會(huì)突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無(wú)法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時(shí)都會(huì)成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場(chǎng)地和條件的限制，項(xiàng)目部無(wú)集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會(huì)放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會(huì)留存施工建設(shè)場(chǎng)面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對(duì)比照片都不齊全。有照片的也沒(méi)有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊(cè)中，并配以詳細(xì)的文字說(shuō)明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒(méi)有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒(méi)有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門(mén)較多，受時(shí)間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會(huì)由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門(mén)一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過(guò)程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)被檔案行政管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對(duì)今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門(mén)的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來(lái)看，水務(wù)部門(mén)及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
