發(fā)布時間：2023-05-24 16:33:38
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理分類樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、確保分類體系具有思想性
檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案分類體現(xiàn)了人們對檔案的基本認(rèn)識，是人類主觀意識的反映。
首先，要充分體現(xiàn)依法治檔的理念，中學(xué)學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施條例》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、學(xué)籍等檔案在中學(xué)學(xué)校檔案中的中心地位，強(qiáng)化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學(xué)、真實(shí)地反映學(xué)校管理工作全貌，全面系統(tǒng)反映新時期中學(xué)職能活動的新情況、新特點(diǎn)。
其次，要充分體現(xiàn)綜合性，學(xué)校檔案的分類體系是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，特別是面向中學(xué)具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則等多方面內(nèi)容，并且要將檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確應(yīng)用到實(shí)踐中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長遠(yuǎn)發(fā)展。
再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經(jīng)形成了以《檔案法》及其實(shí)施辦法為核心，各行業(yè)檔案管理規(guī)定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，確立了檔案工作的基本目標(biāo)。對于中學(xué)學(xué)校檔案工作來說，除了宏觀的導(dǎo)向外，還必須根據(jù)學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)建立具有操作性的工作規(guī)范，為中學(xué)學(xué)校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導(dǎo)下，堅(jiān)持整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學(xué)學(xué)校檔案的分類方法。
二、增強(qiáng)分類體系的科學(xué)性
科學(xué)性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是從實(shí)踐的角度來看，要實(shí)事求是，符合學(xué)校檔案工作的實(shí)際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機(jī)地結(jié)合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實(shí)現(xiàn)分類表的全覆蓋。
首先要形成科學(xué)的概念體系。采用“學(xué)校檔案”這一具有綜合性的概念，學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學(xué)校檔案。中學(xué)學(xué)校檔案以中學(xué)全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領(lǐng)域范疇以及特點(diǎn)，將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。
其次要把握檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協(xié)調(diào)。再次，確立科學(xué)的類目體系。類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內(nèi)不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標(biāo)識符號等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。
最后，類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學(xué)學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分類體系的適用性
首先，要具有適度的靈活性。中學(xué)具有多樣性的特點(diǎn)，不僅分初級和高級中學(xué)，還分普通中學(xué)和職業(yè)中學(xué)等。因此，中學(xué)學(xué)校檔案的分類體系在強(qiáng)調(diào)宏觀和總體原則統(tǒng)一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)。各?？梢栽诳偟姆诸愺w系基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
其次，要具有較好的包容度。根據(jù)中學(xué)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，可以初步將學(xué)校檔案分為黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會等10大類，在此基礎(chǔ)上對每一類檔案進(jìn)行二級分類，根據(jù)檔案的數(shù)量確定分類的層次。
關(guān)鍵詞：本科教學(xué)評估 教學(xué)檔案 分類管理
本科教學(xué)工作水平評估根據(jù)一定的指標(biāo)體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上對高校辦學(xué)條件和教育教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行客觀評價。高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，揭示教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。雖然教學(xué)檔案在評估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目，但是評估指標(biāo)體系中的大多數(shù)指標(biāo)和觀測點(diǎn)都是以教學(xué)檔案為依據(jù)的，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、試卷、成績、畢業(yè)論文等都是評估材料的重要依據(jù)。實(shí)踐證明，教學(xué)評估與教學(xué)檔案建設(shè)相輔相成、相互促進(jìn)，教學(xué)檔案是教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時教學(xué)評估又能促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，提升教學(xué)檔案的價值和地位，教學(xué)評估工作為提升教學(xué)檔案建設(shè)水平帶來了新的契機(jī)。然而教學(xué)檔案材料具有內(nèi)容豐富、類別復(fù)雜、涉及面廣的特點(diǎn)，這就使得教學(xué)檔案的詳細(xì)分類十分困難。如何根據(jù)教育教學(xué)規(guī)律建立行之有效的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是教學(xué)管理人員面臨的一個重要問題。
一、本科教學(xué)評估方案與高校教學(xué)檔案。
(一)本科教學(xué)評估方案與高校教學(xué)檔案的關(guān)系。
在高校教學(xué)水平評估方案中，一級指標(biāo)有七項(xiàng)，其中與教學(xué)檔案明顯相關(guān)的指標(biāo)占了三項(xiàng)，分別是：
1 專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革。包括專業(yè)、課程與實(shí)踐教學(xué)三個方面。這部分內(nèi)容廣泛，是評估材料中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。它主要反映專業(yè)的總體布局與結(jié)構(gòu)是否合理。專業(yè)的設(shè)置是否適應(yīng)社會的需要；改革教學(xué)方法與手段的效果：實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的科學(xué)性和取得的效果等。
2 教學(xué)管理。包括管理隊(duì)伍與質(zhì)量監(jiān)控兩個二級指標(biāo)。管理隊(duì)伍的情況可以從人事檔案中收集。質(zhì)量監(jiān)控部分主要就是觀測教學(xué)規(guī)章制度的建設(shè)與執(zhí)行、各主要教學(xué)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控。
3 教學(xué)效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會聲譽(yù)、就業(yè)七個二級指標(biāo)。主要觀測學(xué)生基本理論與技能的實(shí)際水平、學(xué)生創(chuàng)新精神與實(shí)踐能力、論文質(zhì)量、學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及多個檔案體系，教學(xué)檔案是其中主要一個材料來源。
(二)本科教學(xué)評估體系下教學(xué)檔案的細(xì)化。
對照本科教學(xué)評估指標(biāo)體系中關(guān)于教學(xué)檔案的指標(biāo)，筆者根據(jù)實(shí)際工作情況，將院系教學(xué)檔案細(xì)化為如下四個方面。
1 基本教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)評估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革的部分指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程安排、教師授課計(jì)劃書、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學(xué)評估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和教學(xué)效果指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括學(xué)籍管理、調(diào)課管理、學(xué)期各類教學(xué)總結(jié)、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學(xué)評估方案中專業(yè)建設(shè)與家偶爾改革的部分指標(biāo)和教學(xué)效果兩個指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案包括理論課程排課管理、教學(xué)改革、教材管理、實(shí)踐教學(xué)管理、畢業(yè)論文管理。
4 教學(xué)質(zhì)量管理文件：涵蓋教學(xué)評估方案中專教學(xué)效果及教學(xué)管理兩個指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案包括包括教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、各類成績管理。
二、本科教學(xué)評估下的“高校院系教學(xué)檔案分類管理”運(yùn)行機(jī)制研究
(一)教學(xué)檔案分類管理的原則。
1 真實(shí)性原則。教學(xué)檔案是歷史的原始記錄，必須真實(shí)、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進(jìn)行分類，科學(xué)選擇分類方法，合理設(shè)置分類項(xiàng)目，從而使教學(xué)檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學(xué)活動的本來面目。這是教學(xué)檔案分類管理的首要原則。
2 系統(tǒng)性原則。由于教學(xué)檔案是在處理教與學(xué)的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關(guān)系錯綜復(fù)雜，因此，在進(jìn)行教學(xué)檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性和縱橫關(guān)系的明確性。如我們在對教學(xué)檔案進(jìn)行分類時縱向可以根據(jù)學(xué)年進(jìn)行分類，橫向可以按照檔案職能進(jìn)行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而不能第一次以學(xué)年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學(xué)年橫向分類。這是教學(xué)檔案分類管理的根本性原則。
3 實(shí)用性原則。也是教學(xué)檔案分類管理的終極目標(biāo)。教學(xué)檔案是為教育教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學(xué)檔案進(jìn)行分類時就必須考慮其實(shí)用性。如根據(jù)學(xué)年進(jìn)行教學(xué)檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點(diǎn)而生搬硬套進(jìn)行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學(xué)檔案分類管理的一般方法。
在教學(xué)檔案分類管理的原則指引下，筆者認(rèn)為可以采用如下方法對教學(xué)檔案進(jìn)行分類。
1 按教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類。教學(xué)檔案是一個復(fù)雜的整體，各種教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、成分、形式各不相同，各有特點(diǎn)。據(jù)此，筆者根據(jù)本科教學(xué)評估方案，具體分析教學(xué)檔案的構(gòu)成，針對不同檔案的特點(diǎn)，提出了按照教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類的方法。按照教學(xué)檔案職能進(jìn)行分類就是在本科教學(xué)評估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個方面。
2 按學(xué)年――學(xué)期進(jìn)行分類。在高校實(shí)行學(xué)年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀(jì)大學(xué)的初建階段，就實(shí)行學(xué)年制的分科教學(xué)制度。我國高校經(jīng)歷了學(xué)分制―學(xué)年制一學(xué)年學(xué)分制這樣一個過程。目前高校多數(shù)實(shí)行學(xué)年學(xué)分制這樣一種教學(xué)管理制度。它保留了學(xué)年制的整齊劃一等特點(diǎn)，為教學(xué)檔案按照年度進(jìn)行分類提供了依據(jù)。按學(xué)年分類即意味著按學(xué)期分類，按學(xué)期分類其實(shí)是按學(xué)年分類的細(xì)化?，F(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學(xué)年都要分為兩個學(xué)期，相應(yīng)的教學(xué)檔案就可以在學(xué)年之下再根據(jù)不同的學(xué)期進(jìn)行分類。
(三)本科教學(xué)評估下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學(xué)評估與教學(xué)檔案的關(guān)系后，秉著教學(xué)檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”。
首先，根據(jù)筆者提出的職能分工的要求，將本科教學(xué)評估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學(xué)文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件)、4(教學(xué)質(zhì)量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學(xué)計(jì)劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績管理)。
1、地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)對分類不夠完善?，F(xiàn)階段的地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理不夠完善，缺乏對數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類編輯和處理，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案不能得到有效的保管，分類不完善的數(shù)字化檔案，在檔案調(diào)用時不能將這些檔案直接調(diào)出，同時在對各種類型的數(shù)字化項(xiàng)目檔案沒能進(jìn)行有效分類，管理降低了檔案管理的有效性和工作效率。
2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理效率低下。
3、檔案管理水平有待提高?，F(xiàn)階段的數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作認(rèn)識不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。
4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒有進(jìn)行有效配合，沒能將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。
二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議
1、加強(qiáng)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。
2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍?？茖W(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理過程中，完善的項(xiàng)目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。
3、加強(qiáng)對先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。
4、加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對出現(xiàn)的數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。
三、結(jié)束語
一、學(xué)校檔案管理的意義
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時，通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個學(xué)校管理當(dāng)中。所以說檔案管理不能簡單的說是學(xué)校管理的一部分。
二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的措施
（一）嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)
現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進(jìn)專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對引進(jìn)的人才進(jìn)行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎(chǔ)知識的考察，但是也要有相應(yīng)的對實(shí)際問題的分析。面試的考察重點(diǎn)即位才和德。一方面，引進(jìn)的人才要熟悉工作流程，必要時可現(xiàn)場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識
很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。
（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程
現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時甚至影響工作的正常進(jìn)行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計(jì)分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會將圖書管理作為重點(diǎn)工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。
（四）合理的檔案分類
日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進(jìn)行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。
（五）創(chuàng)新管理手段
1、加強(qiáng)知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴(kuò)大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競爭機(jī)制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問題” 標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行分類是較為常見的問題，這種分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關(guān)。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導(dǎo)。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實(shí)際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強(qiáng)檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)
專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來進(jìn)行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。
4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)
加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會，對實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見問題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。
4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護(hù)其歷史面貌。
科學(xué)合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。
5 結(jié)束語
檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評價指標(biāo)；管理流程 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過程業(yè)務(wù)的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項(xiàng)目的個體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開始前，就要收集工程開工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設(shè)過程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評價指標(biāo)體系，擬定評價閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評價，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2 指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評價指標(biāo)與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標(biāo)系數(shù)對某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評價指數(shù)G=0.92，評價為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優(yōu)良。
3 結(jié)語
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
[1] 嚴(yán)杰.淺談大型水庫水利工程建設(shè)檔案管理[J].工業(yè)b，2015，（31）.
關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號：TP314 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對員工檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。
2、系統(tǒng)功能分析
本系統(tǒng)主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行分類和分柜管理，還可進(jìn)行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項(xiàng)：
(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。
(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計(jì)
3.1 檔案管理窗體設(shè)計(jì)
檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點(diǎn)下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項(xiàng)前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實(shí)現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計(jì)
當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結(jié)語
該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
[1]張?jiān)鰪?qiáng).Delphi7實(shí)用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.
[關(guān)鍵詞]電力系統(tǒng)；檔案管理；措施
中圖分類號：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0210-01
前言
隨著我國電力系統(tǒng)的深化改革，對于經(jīng)營與企業(yè)管理提出更高要求。檔案管理作為企業(yè)改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料，傳統(tǒng)的檔案管理方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)今發(fā)展的需求。提高檔案管理水平，為企業(yè)的快速發(fā)展提供助力。
1、電力檔案管理的意義
檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，注重對不同階段檔案之間的關(guān)聯(lián)實(shí)行管理，充分體現(xiàn)了檔案管理制度、方法、內(nèi)容等方面的遞進(jìn)銜接關(guān)系，實(shí)施檔案管理能明確人員的職責(zé)，提高整體的管理效率。一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理，能提高人員的工作積極性和主動性，優(yōu)化人力、物力資源整合配置，對檔案實(shí)行細(xì)致的管理，明確階段工作重點(diǎn)，減少不必要的勞動[1]；另一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理后，按照階段工作特點(diǎn)，制定詳細(xì)的規(guī)范，明確本階段的具體任務(wù)，促使每位員工在各盡其職的基礎(chǔ)上，不會出現(xiàn)工作職能的交叉和重疊，防止權(quán)責(zé)不明、越職管理的事件發(fā)生。
2、我國電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題
2.1缺乏領(lǐng)導(dǎo)層次的重視
電力系統(tǒng)的檔案管理工作，嚴(yán)重缺乏高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認(rèn)為檔案管理工作可有可無，相反的卻極其重視市場產(chǎn)品質(zhì)量、占有率、售后服務(wù)等內(nèi)容，這樣就使得下層員工對檔案管理工作缺乏積極性。正是由于這個原因，很多電力系統(tǒng)單位對檔案管理的資金投入少條件差、管理手段落后，檔案設(shè)施不完整；沒有建立完善的材料收集制，造成檔案數(shù)量不全內(nèi)容缺失，對電力系統(tǒng)無法提供高效能高質(zhì)量的服務(wù)，何況是檔案管理的目標(biāo)、規(guī)章制度建立。
2.2缺乏專業(yè)的管理人員
電力系統(tǒng)檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的管理，有些負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員根本不懂得如何去管理檔案，把檔案管理看成是簡單的分類收集，由于管理人員的責(zé)任意識差、專業(yè)水平低，導(dǎo)致檔案管理停滯不前；部分電力系統(tǒng)采用庫房兼?zhèn)渥龀蓹n案室，更嚴(yán)重的甚至有些電力系統(tǒng)根本沒有設(shè)立檔案室；電檔案管理的隨意性比較大，存在抽調(diào)檔案資料，任意涂改的情況；許多電力公司檔案保管不合理，流失很多寶貴的資料，為日后的發(fā)展帶來很多不便之處，因?yàn)闆]有科學(xué)的保管期限和歸檔范圍的界定，致使非常多沒有保存價值的資料被長期保管，這種情況嚴(yán)重增加了經(jīng)營管理的成本。
2.3缺乏先進(jìn)的指導(dǎo)理論
檔案管理工作是當(dāng)前情況下電力系統(tǒng)部門面臨的重要難題，急需相關(guān)方面的政策指導(dǎo)和理論知識，尤其要特別注意以下幾方面問題：電力系統(tǒng)檔案的法律地位和產(chǎn)權(quán)特征；產(chǎn)權(quán)變更電力系統(tǒng)檔案的流向；如何鑒定有保存價值的檔案，這些問題的解決都需要檔案管理部門進(jìn)行探討研究，在具體工作中完善電力公司的檔案管理模式，國家頒布相關(guān)的政策法規(guī)，引導(dǎo)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。
2.4檔案管理存在的隱患
電力系統(tǒng)檔案管理建設(shè)常見的安全隱患有：庫房布局不合理、庫房建設(shè)不符合安全防護(hù)的規(guī)定等。
3、提高電力系統(tǒng)檔案管理水平的具體措施
3.1加強(qiáng)單位管理層的重視
對電力系統(tǒng)檔案的管理，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，政府制定相關(guān)規(guī)定政策，在宏觀上加強(qiáng)對檔案管理的要求；企業(yè)內(nèi)部建立監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，提倡建立完整的檔案管理系統(tǒng)；管理層堅(jiān)持檔案管理和市場占有率并舉的原則，促進(jìn)對檔案的管理。
3.2對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)
對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的選拔，保障每個人都持有從業(yè)資格證才能上崗工作；考核員工的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識；定期展開培訓(xùn)，選擇優(yōu)秀的人員到外國進(jìn)修學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的理念技術(shù)，為我國電力系統(tǒng)檔案管理作出更大的貢獻(xiàn)。
3.3增強(qiáng)理論指導(dǎo)
電力系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)單位和專業(yè)人員，對其進(jìn)行深刻的探討研究，制定符合我國國情的檔案規(guī)范，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對各單位的檔案實(shí)行管理，便于檔案的規(guī)范和查閱。健全檔案的保存機(jī)制，對作用重大的檔案進(jìn)行整合分類，對于時間年限久遠(yuǎn)，價值小的檔案實(shí)行銷毀，避免占據(jù)大量的空間和資源，浪費(fèi)管理成本。
3.4合理設(shè)計(jì)檔案室
根據(jù)檔案資料數(shù)量大、種類多、繁瑣復(fù)雜的特性，合理設(shè)計(jì)檔案室，在電力企業(yè)，規(guī)劃獨(dú)立的正規(guī)的檔案室，便于對企業(yè)資料的管理和查閱。
3.5具體的檔案管理過程
電力系統(tǒng)檔案管理，主要分為四個環(huán)節(jié)，分別是檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應(yīng)用，每個環(huán)節(jié)之間既是相互獨(dú)立的個體，卻又存在緊密的聯(lián)系，體現(xiàn)檔案管理的效能。
3.5.1檔案收集。進(jìn)行檔案管理的首要步驟就是收集資料，這就要求對電力企業(yè)中每個部門的發(fā)展歷史、研究成果，進(jìn)行系統(tǒng)的鑒定，收集保存價值重大信息資料。在具體的實(shí)施中，第一，建立健全管理制度，鑒別有價值的資料，進(jìn)行歸檔保存；第二，規(guī)定各部門轉(zhuǎn)卻記錄發(fā)明創(chuàng)新和生產(chǎn)活動，便于對檔案信息的采集；第三，進(jìn)行交流溝通，對各部門的檔案定期收集。
3.5.2檔案分類。把收集的檔案資料按照內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，并編碼記錄，系統(tǒng)的進(jìn)行排列，形成平行或從屬的檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理部門加強(qiáng)對登記、分類機(jī)制的完善，對檔案的時間、范圍做出詳細(xì)要求；采用復(fù)合型方法進(jìn)行分類，可以按照部門平行分類，或者根據(jù)時間縱向分類。
3.5.3檔案保管。在檔案保管中，要貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制，第一，設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范和目標(biāo)約束管理人員的行為，對資料的數(shù)量、格式和規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，規(guī)范檔案的目錄、標(biāo)題、時間等工作。第二，建內(nèi)部控制制度，對工作人員進(jìn)行監(jiān)管，把具體工作落實(shí)每個人身上，掌握了解檔案的庫存情況，進(jìn)行檔案保管時，實(shí)行相互制約相互監(jiān)督的模式，促使人們嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作。當(dāng)出現(xiàn)管理人員退休或調(diào)動前，需對其承擔(dān)的檔案管理實(shí)行全方位的檢查，確定沒有問題后，才可以辦理相關(guān)手續(xù)，這樣可以很好地的保護(hù)電力系統(tǒng)檔案資料。第三，把檔案管理納入到業(yè)績考核范圍內(nèi)，對于管理出現(xiàn)人為失誤情況，進(jìn)行處罰，嚴(yán)重的辭退，對于管理工作完善的人員，進(jìn)行獎金、福利等獎勵。
3.5.4檔案利用。前三個環(huán)節(jié)的一切管理工作都是為利用打下基礎(chǔ)的，通過借出、交流、閱覽詢等方式，發(fā)揮電力系統(tǒng)成果的余熱，推動電力企業(yè)的技術(shù)改革。在檔案查閱借出等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行如實(shí)的記錄，保證檔案的完整和安全。
4、結(jié)束語
綜上所述，在新時期下，加強(qiáng)檔案管理，對電力公司的發(fā)展和運(yùn)營有重要的作用，通過加強(qiáng)單位管理層的重視、培訓(xùn)管理人員、增強(qiáng)理論指導(dǎo)、合理設(shè)計(jì)檔案室等措施系統(tǒng)高效的進(jìn)行檔案管理，切實(shí)管理好檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應(yīng)用四個環(huán)節(jié)，促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案管理發(fā)揮巨大的意義。
參考文獻(xiàn)
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