發(fā)布時(shí)間：2023-05-24 16:33:40
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關(guān)鍵詞：電子檔案；高職院校；整合管理；路徑
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-4107（2013）08-0089-02
經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的檔案所呈現(xiàn)出的文件形態(tài)就是電子檔案，電子檔案不僅具有二進(jìn)制數(shù)字計(jì)算的信息處理方式，還具有整合信息資源的能力，同時(shí)還表現(xiàn)出管理學(xué)生檔案的能力和特色。電子檔案在數(shù)字化處理信息時(shí)，超越了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)文件方式，把檔案內(nèi)容如圖像、文字、數(shù)字等編寫成信息符號(hào)，進(jìn)行信息融合，形成學(xué)生檔案信息的要素，從而使檔案信息不僅能提供單一性查詢，還具有管理能力，即進(jìn)行個(gè)性化記錄和信息共享能力。電子檔案在國內(nèi)外檔案機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位專項(xiàng)管理中早有運(yùn)用，新時(shí)期，我國高職院校引入電子檔案管理系統(tǒng)，不僅是高職院校教學(xué)改革的需要，也是文件數(shù)字化管理的必然要求。
一、高職院校電子檔案管理存在的弊端
（一）管理方式封閉，缺乏共享觀念
各高職院校在各自的檔案管理上仍以封閉式管理為主，缺乏檔案信息資源的共享和溝通管理觀念?；诖?，電子檔案信息資源的建設(shè)屬性沒有得到充分發(fā)揮，仍然處在形式轉(zhuǎn)變或被忽略的誤區(qū)中，一方面造成信息資源流失現(xiàn)象嚴(yán)重，另一方面造成信息資源存檔重復(fù)，浪費(fèi)資源現(xiàn)象嚴(yán)重。
（二）技術(shù)差異，成為資源共享的障礙
領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不同，各高職院校電子檔案管理水平也隨之不同。有技術(shù)支持的檔案信息資源建設(shè)，可以直接與企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而沒有經(jīng)費(fèi)或缺乏技術(shù)支持的高職院校檔案管理的狀況會(huì)怎樣我們可想而知。因此，各個(gè)高職院校的電子檔案整合管理的實(shí)現(xiàn)必須有后臺(tái)技術(shù)的大力支持，而技術(shù)水平的差異，造成校際之間的技術(shù)對(duì)接的難度。目前各高職院校存在的信息孤立現(xiàn)象尚未彌合，造成校際間的信息無法鏈接，難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合。
（三）割據(jù)管理，無法滿足社會(huì)需求
高職院校的學(xué)生和教師在參與社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中，他們所涉及的出國、推薦、評(píng)獎(jiǎng)等方方面面，無不需要母校給予檔案資料的提供。而高職院校檔案資源的割據(jù)性、獨(dú)立性和分散管理，盡管已經(jīng)實(shí)行電子檔案管理，但仍不能使用戶的社會(huì)需求得以滿足。例如，高職院校學(xué)生的成績(jī)檔案，在學(xué)生參與就業(yè)、留學(xué)、考研等方面可以通過信息查詢而提供真?zhèn)巫C明的價(jià)值和依據(jù)，其應(yīng)用頻率極高。
二、高職院校電子檔案整合管理的現(xiàn)實(shí)意義
2003年7月28日，國家檔案局的第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對(duì)電子公文歸檔管理工作的實(shí)施辦法和基本條例規(guī)定的非常明確，闡述了檔案數(shù)據(jù)庫和電子公文錄入與共享的合理前提。《中華人民共和國電子簽名法》于2005年4月1日正式頒布實(shí)施，突破性地闡述了電子簽名的法律效力，并提出了電子檔案管理的改革依據(jù)。因此，在政策的指導(dǎo)下，新時(shí)期加大電子檔案整合力度，實(shí)現(xiàn)信息資源廣泛共享。
（一）電子檔案的整合管理是檔案信息安全的保證
在高職院校成績(jī)錄入系統(tǒng)和學(xué)分制選課系統(tǒng)中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為學(xué)生成績(jī)檔案的電子管理創(chuàng)造了得天獨(dú)厚的條件?？荚嚽坝山虅?wù)員把學(xué)生進(jìn)行門類劃分，劃分標(biāo)準(zhǔn)是選修課、基礎(chǔ)課和必修課等，然后通過后臺(tái)錄入各門課程的基本信息，考試后，任課教師經(jīng)批卷獲得成績(jī)數(shù)據(jù)。在成績(jī)提交存檔之前，由教務(wù)員――教務(wù)管理終端來制定限制更改的權(quán)限，來限制教師和學(xué)生更改成績(jī)，從而確保學(xué)生成績(jī)檔案保存的真實(shí)性和客觀性。
（二）電子檔案的整合管理是推動(dòng)信息資源共享的重要前提
使用檔案是檔案管理和保存的最終目的。各高職院校由于存在技術(shù)上的差異，所以各校的電子檔案數(shù)據(jù)庫的保存形態(tài)各不相同，如大多處于全文數(shù)據(jù)庫、條目數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫三種形態(tài)，從而造成院校間對(duì)接難，用戶的社會(huì)需求服務(wù)難以滿足。新時(shí)期，電子檔案要實(shí)現(xiàn)整合管理，可以建立檔案聯(lián)盟委員會(huì)，各高職院校間的電子檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)，優(yōu)化信息資源，從而提高高職院校電子檔案的服務(wù)能力和利用率，推動(dòng)信息資源共享。
（三）電子檔案的整合管理有利于提高檔案教育與培訓(xùn)的針對(duì)性
各高職院校培養(yǎng)的檔案人員就業(yè)以后，在崗的檔案人員培訓(xùn)大多培養(yǎng)教育各單位的骨干群體。由于各高職院校檔案管理人員的實(shí)際管理能力和學(xué)歷水平存在差異，其培訓(xùn)層次和內(nèi)容往往無法完全滿足檔案人員的不同需求。然而電子檔案整合管理后，檔案管理人員的崗位、學(xué)歷背景、工齡的差異就清楚的呈現(xiàn)在我們面前，這樣，檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在確立培訓(xùn)方式和培訓(xùn)選題時(shí)就更具有針對(duì)性，從而使檔案人員的客戶應(yīng)對(duì)服務(wù)能力提高，提升電子檔案管理的管理水平。
（四）電子檔案的整合管理有利于檔案的開放利用
檔案保管的核心和根本目的就是利用。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。當(dāng)前各高職院校檔案館都存在各自為政現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化程度低、規(guī)模小、不規(guī)范、又缺乏整體性，其利用率受到嚴(yán)重影響。當(dāng)前高職院校檔案館建立的數(shù)據(jù)庫多數(shù)是條目數(shù)據(jù)庫，極其缺少多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，用戶的個(gè)性化需求無法滿足。
三、高職院校電子檔案整合管理的路徑
當(dāng)下，縱觀國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，檔案管理的信息化模式不外乎分散和集中兩種管理模式。我們當(dāng)前主張的整合管理類似于集中管理模式，整合管理對(duì)電子檔案的負(fù)載形式不做任何要求，只對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和形態(tài)做要求，電子信息資源的聯(lián)系是通過檔案機(jī)構(gòu)的控制和組織能力來實(shí)現(xiàn)[1]。美國一直以來以運(yùn)行集中式電子檔案管理為主，美國政府將州政府與中央政府之間的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)運(yùn)用集中式管理的方式來整合，然后通過保管、歸檔的方式建立數(shù)據(jù)源并統(tǒng)一口徑，建立直觀形象的搜索引擎供社會(huì)用戶使用，實(shí)現(xiàn)靈活多樣的個(gè)性化檔案服務(wù)。
（一）構(gòu)建檔案協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)電子檔案整合管理
電子檔案實(shí)現(xiàn)整合，就要在各高職院校間建立關(guān)聯(lián)，然而要實(shí)現(xiàn)服務(wù)能力的社會(huì)化，并非是某個(gè)院校能解決的問題。究其原因，必須由教育主管部門方能解決這個(gè)問題，授權(quán)一個(gè)能制定政策、調(diào)配資源、協(xié)調(diào)院校的永久管理機(jī)構(gòu)。具體實(shí)施辦法是，由教育部下達(dá)指示，各高職院校響應(yīng)組建成員機(jī)構(gòu)，重點(diǎn)院校建立永久組織機(jī)構(gòu)，促進(jìn)高職院校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和電子檔案資源體系的構(gòu)建。依據(jù)我國高職院校當(dāng)前情形，具有檔案專業(yè)學(xué)位授權(quán)和教育的高職院校，不僅能進(jìn)行檔案培訓(xùn)，還能召開和承辦檔案會(huì)議，這種具有資深調(diào)動(dòng)和協(xié)調(diào)能力的院校應(yīng)成為電子檔案整合管理的中心，應(yīng)以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建權(quán)益和職能明晰的各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)。
（二）加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)，構(gòu)建電子檔案整合管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)是一種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其功能是具有接收電子文件歸檔、變動(dòng)通知檔案、組卷整理、電子查閱復(fù)制、檔案檢索編目。能自主使用的多元化的電子檔案管理系統(tǒng)，其技術(shù)水平必須是較強(qiáng)的。電子檔案管理系統(tǒng)一般由多個(gè)互相聯(lián)系的子系統(tǒng)構(gòu)成，在其數(shù)字化過程中還包含知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、文件的格式標(biāo)準(zhǔn)等問題，并綜合運(yùn)用文字識(shí)別技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理技術(shù)[2]。高職院校應(yīng)依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與本校校園網(wǎng)連接，架構(gòu)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，對(duì)外部和內(nèi)部數(shù)據(jù)庫實(shí)施全面管理；并加大技術(shù)研發(fā)力度，構(gòu)建高職院校檔案信息交流平臺(tái)――電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收集、整理、統(tǒng)計(jì)和利用電子檔案，其系統(tǒng)技術(shù)包括檔案文件存儲(chǔ)格式兼容技術(shù)、OCR 實(shí)現(xiàn)技術(shù)，海量數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)技術(shù)。
（三）樹立社會(huì)化服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)電子檔案整合管理
要從檔案的內(nèi)涵上真正明確電子檔案的服務(wù)方向和價(jià)值，信息資源自身優(yōu)勢(shì)是確保電子檔案集中管理的重要條件，從高職院校在科研和教學(xué)中應(yīng)用電子檔案的過程中體會(huì)到電子檔案的作用和價(jià)值，由此把高職院校檔案管理傳統(tǒng)思維打破。傳統(tǒng)上認(rèn)為，高職院校檔案的作用是在學(xué)生就業(yè)、離校和調(diào)動(dòng)單位等方面時(shí)需要查詢使用證明，然而，實(shí)際上，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)認(rèn)證和各類公用文書等方面的使用與歸檔，對(duì)科學(xué)研究和教學(xué)上的輔助作用是很大的。現(xiàn)在以職業(yè)院校為例，師生的發(fā)明和科研經(jīng)由國家的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證以后，往往形成書面的證明材料就馬上歸檔，其他教師即使在同一個(gè)學(xué)校如果聯(lián)系不密切是無法知道這個(gè)信息的。各高職院校教師的科研成果、教學(xué)改革、課題方面大多都是如此，所有取得的科研和教學(xué)成果都會(huì)在各自院校的檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中孤立保存，這些成果對(duì)社會(huì)普通用戶來說是無法使用和調(diào)用的，也不利于相同領(lǐng)域科研、教學(xué)的交流和提高，這就為電子檔案集中管理提出了迫切要求。為此，高職院校應(yīng)樹立社會(huì)化服務(wù)理念，建立校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合集中管理[3]。
（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，提高電子檔案系統(tǒng)安全防護(hù)能力
檔案在進(jìn)行數(shù)字化、電子化的過程中，來自互聯(lián)網(wǎng)的安全問題很多，不光是高職院校的成績(jī)檔案，只要有網(wǎng)絡(luò)共享和信息服務(wù)的行為產(chǎn)生，就會(huì)有非正規(guī)渠道獲取信息的行為出現(xiàn)?？梢越?duì)抗病毒入侵的防火墻、對(duì)教務(wù)網(wǎng)絡(luò)、軟件和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，采取系統(tǒng)跟蹤維護(hù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)殺毒來進(jìn)行安全防護(hù)，但這些都是目前高職院校在電子檔案管理上十分缺失的。在檔案管理中，高職院校應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入，確保檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，由此引發(fā)我們對(duì)高職院校檔案管理工作是否重視的思考，高職院校的教學(xué)和科研的確重要，經(jīng)費(fèi)開支自然向教學(xué)和科研開綠燈，而學(xué)生成績(jī)檔案與教學(xué)、科研關(guān)系密切，也是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因此，高職院校應(yīng)充分考慮教學(xué)和管理的結(jié)構(gòu)平衡，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，提高系統(tǒng)防護(hù)能力。
參考文獻(xiàn)：
[1][美]G.Briam Burke；邵熠星譯.美國政府?dāng)?shù)字信息管理 與保存[J].檔案學(xué)研究，2008，（6）.
本市重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目和市政設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案是城市建設(shè)與發(fā)展的重要記錄和依據(jù)，是城市規(guī)劃管理工作的基礎(chǔ)資料和寶貴資源。做好建設(shè)工程項(xiàng)目的建檔管檔工作，對(duì)于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制、追究工程質(zhì)量責(zé)任，以及工程項(xiàng)目日后的維修、改建、擴(kuò)建等具有十分重要的意義。各單位、各部門要明確領(lǐng)導(dǎo)，配備專門檔案室或?qū)Ｂ殭n案資料管理人員。
二、給予經(jīng)費(fèi)保障
編制重點(diǎn)工程、市政設(shè)施工程計(jì)劃時(shí)，建設(shè)單位把市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的費(fèi)用列入工程造價(jià)，并在施工合同中增加市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的條款。
三、履行建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任
建設(shè)單位在領(lǐng)取建設(shè)工程施工許可證前，應(yīng)與市城市建設(shè)檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送服務(wù)合同書》。建設(shè)單位在組建項(xiàng)目法人時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確建設(shè)工程竣工檔案的編制責(zé)任和具體責(zé)任人，負(fù)責(zé)編制和移交施工資料、監(jiān)理資料、竣工資料的匯總與報(bào)送；施工單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定以及合同的約定，及時(shí)編制、移交竣工檔案及其他資料，并對(duì)其準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)督促施工單位及時(shí)收集、整理有關(guān)資料，并協(xié)助建設(shè)單位做好建設(shè)工程竣工檔案的匯總。
四、按國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制
建設(shè)工程檔案由項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)的全過程組成，內(nèi)容包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，可自行編制，也可委托市城市建設(shè)檔案館代為編制。建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)市城市建設(shè)檔案館對(duì)施工技術(shù)文件及聲像檔案等進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。
五、辦理備案手續(xù)
重點(diǎn)工程、市政設(shè)施工程開工建設(shè)前，建設(shè)單位應(yīng)告知施工單位在市城市建設(shè)檔案館領(lǐng)取《編制和報(bào)送工程檔案告知書》，辦理檔案相關(guān)備案手續(xù)；建設(shè)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，必須取得市城市建設(shè)檔案館出具的《建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收意見書》，否則，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門不予驗(yàn)收備案。
六、及時(shí)按規(guī)定移交檔案
重點(diǎn)工程、市政設(shè)施工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)將工程檔案移交市城市建設(shè)檔案館，移交的檔案應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定；市城市建設(shè)檔案館對(duì)經(jīng)審驗(yàn)合格的檔案辦理移交手續(xù)，發(fā)放建設(shè)工程檔案合格證。對(duì)年1月1日前竣工的重點(diǎn)工程和市政設(shè)施工程，各建設(shè)單位應(yīng)盡快向市城市建設(shè)檔案館移交竣工檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、加強(qiáng)指導(dǎo)與培訓(xùn)
市城市建設(shè)檔案館要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程和市政設(shè)施工程建檔管檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，提供檔案管理的技術(shù)服務(wù)，適時(shí)地對(duì)各單位、各部門的檔案資料管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2017年是深入實(shí)施“十三五”規(guī)劃的重要一年，是推動(dòng)檔案強(qiáng)省建設(shè)向縱深發(fā)展的關(guān)鍵之年，如何將2017年全省幾項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)落到實(shí)處，見到成效，下面省局幾位處長(zhǎng)圍繞一些“小目標(biāo)”給大家指出了“路線圖”“時(shí)間表”和“任務(wù)書”。
2017年，省局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處將圍繞檔案事業(yè)發(fā)展中心任務(wù)，認(rèn)真貫徹省委、省政府兩辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的意見》，針對(duì)我省檔案事業(yè)發(fā)展中的檔案館室硬件建設(shè)規(guī)范化率低、業(yè)務(wù)水平高低分化嚴(yán)重的問題，加大檔案管理規(guī)范化建設(shè)督導(dǎo)力度，認(rèn)真履行檔案行政管理職能，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)開展。
一、鍥而不舍的繼續(xù)推進(jìn)檔案館建設(shè)，重點(diǎn)對(duì)已獲得中央補(bǔ)助資金但未_工的11個(gè)縣級(jí)檔案館項(xiàng)目進(jìn)行督導(dǎo)，提高我省縣級(jí)館開工率；對(duì)于已建成的市、縣檔案館新館的設(shè)施設(shè)備配備情況予以督導(dǎo)；完善縣級(jí)綜合檔案館項(xiàng)目建設(shè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)；積極做好2018年度縣級(jí)檔案館申請(qǐng)中央資金補(bǔ)助指導(dǎo)工作。
二、加大民生檔案接收進(jìn)館工作力度，在11個(gè)設(shè)區(qū)市各選一個(gè)縣級(jí)館作為試點(diǎn)建立民生檔案查閱中心，年內(nèi)完成試點(diǎn)掛牌工作。按國家局要求，適時(shí)開展市、縣綜合檔案館業(yè)務(wù)考核試點(diǎn)工作。
三、繼續(xù)開展對(duì)省直單位年度檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)工作，實(shí)地檢查不少于60家；同時(shí)督導(dǎo)各市縣對(duì)直屬機(jī)關(guān)單位開展相關(guān)監(jiān)督指導(dǎo)工作，要求三年內(nèi)全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質(zhì)量和檔案歸檔率。
四、印發(fā)《河北省檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案室建設(shè)的意見》（暫定名），以此為契機(jī)，推進(jìn)機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，推進(jìn)檔案室工作的規(guī)范化建設(shè)，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統(tǒng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)工作為抓手，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，逐步解決檔案數(shù)字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，推進(jìn)各系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)。
六、繼續(xù)深化農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作，宣傳貫徹《村級(jí)檔案管理辦法》；配合省農(nóng)業(yè)廳做好農(nóng)村土地確權(quán)檔案整理驗(yàn)收相關(guān)工作；對(duì)全省土地確權(quán)檔案進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)并逐步建立數(shù)據(jù)庫；依據(jù)國家局相關(guān)文件精神，啟動(dòng)精準(zhǔn)扶貧、美麗鄉(xiāng)村建檔工作。
七、加強(qiáng)對(duì)省監(jiān)管企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，全面完成省屬企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準(zhǔn)工作，督導(dǎo)二、三級(jí)單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
八、加強(qiáng)對(duì)省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)2017年省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行登記，建立完善省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作制度；開展省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查驗(yàn)收工作。
一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責(zé)
事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理是服務(wù)于工程建設(shè)，確保工程建設(shè)能夠充分地按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行。然而存在一部分單位對(duì)于檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作的職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致了事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理的工作成效相對(duì)低下。所以，事業(yè)單位在工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案的管理上，應(yīng)該切實(shí)地提高其檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)該更為細(xì)致地劃分檔案管理的職責(zé)，并且出臺(tái)相關(guān)的評(píng)價(jià)與考核的措施，推動(dòng)檔案管理成效的提高。比如在對(duì)工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員的考核評(píng)價(jià)上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責(zé)意識(shí)、崗位落實(shí)、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機(jī)地形成一個(gè)考核與評(píng)價(jià)的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機(jī)地結(jié)合在一起，激勵(lì)更多的檔案管理人員用心做好工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理成效。
二、信息時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展
（一）數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理。數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設(shè)量大、工程款項(xiàng)計(jì)算多，造成一個(gè)工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時(shí)在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個(gè)方面都可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的服務(wù)，大大提高了工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個(gè)檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設(shè)與管理中。
關(guān)鍵詞：雍正朱批；重人思想；引見制度；監(jiān)察體系
奏折，也稱“密折”，是清朝前期統(tǒng)治者鑒于明制題本與奏本之不便而創(chuàng)立的官文書，“至遲到康熙三十二年（一六九三年）”[1]已存在，雍正在位期間，大力改革與推廣，為后世留下大量“朱批奏折”。
雍正即位之初，“吏治廢弛、朋黨橫行”的痼疾，給雍正朝的穩(wěn)定統(tǒng)治帶來巨大挑戰(zhàn)，這讓雍正察覺到選拔任用賢才的戰(zhàn)略重要性。故在雍正朱批中，有一套較為系統(tǒng)的治人理念，主要表現(xiàn)在重人思想、推廣引見制度以及利用密折建立嚴(yán)密監(jiān)察體系三個(gè)方面。
1 用人為本之重人思想
首先，他將用人之政定位于統(tǒng)治之根本。在他的朱批奏折中，不止一次強(qiáng)調(diào)此看法。在一封鄂爾泰向雍正呈奏云南廣西大小文武官員考評(píng)的奏折中，雍正朱批道，“天下惟以用人一政為本，其余皆枝葉事耳”，并勸誡鄂爾泰等這類封疆大臣要以“留神用材為要”。還有諸如“朕惟治天下之道，首重用人”等提法。并將用人置于治法之上，稱“有治人無治法”，認(rèn)為有些律令條例能否發(fā)揮其最大效力關(guān)鍵在于執(zhí)行主事之人。其次，“唯才是用，不拘一格”?！半抻萌诵姓杂械览怼?，“從來用人，只論人材，原未科定條例”。雍正選拔人才雖按“例”，但深知此“非永世用人之良策”，“不必拘于成例，只以得人為務(wù)”[2]，即不將其作為框架去嵌套，而將真才實(shí)學(xué)作為主要標(biāo)準(zhǔn)。
可以看出，雍正將用人上升為系國家治亂之戰(zhàn)略高度，這必會(huì)帶來對(duì)此時(shí)期官員人事檔案管理工作的強(qiáng)調(diào)，其“首重用人”思想為官員人事檔案工作的蓬勃發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。
2 大力推廣引見制度
據(jù)黃十慶先生在《清代的引見制度》一文中介紹，清代引見制度自清世祖時(shí)（順治十二年）正式用于清代官制之中，經(jīng)過康熙、雍正兩位皇帝不同程度的推廣，至乾隆時(shí)期基本成熟定型。按照清制，四品以下官員的任用、升遷或降職，都需要面見皇帝，親自接受皇帝的旨意。其間，需向皇帝呈上該官員的引見單，內(nèi)容涉及籍貫、年齡、出身、做官履歷等?；实垡贿呴喿x引見單，一邊對(duì)官員面試，進(jìn)而將其評(píng)價(jià)等用朱筆批在引見單（稱之為“朱筆引見單”）上。雍正對(duì)于官員引見尤為重視，他秉承其父“引見時(shí)朕得以知悉”之思想，大力推廣官員引見制度，“擴(kuò)大對(duì)象、及時(shí)進(jìn)行、仔細(xì)考察、討論政事、詳細(xì)記錄”[3]，并創(chuàng)建多種引見形式，諸如，貢監(jiān)考職引見、大計(jì)參劾引見及特殊引見等，涉及朝中中下級(jí)文武各類官員。
雍正之所以大力推廣引見制度，與他用人為本的思想分不開。對(duì)中下級(jí)官員的廣泛召見，一方面，通過天子的神圣權(quán)威收攬人心，集用人權(quán)于君主一人之手；另一方面，更為重要的是，通過引見這種面試形式，考察上呈官員履歷、考核評(píng)定等相關(guān)材料是否屬實(shí)，保證賢才真正為朝廷所用。這就在一定程度上，保證了官員履歷檔案的真實(shí)可靠性。這不僅利于雍正唯才是用，而且，為后世保存了大量豐富真實(shí)的一手材料，極其珍貴。
更進(jìn)一步地說，在那個(gè)缺乏影像資料的時(shí)代，僅由某一官員的履歷單、履歷折等文字檔案并不能完全了解該官員的綜合素質(zhì)，不免對(duì)某一官員的評(píng)價(jià)有較大誤差。而引見制度恰好彌補(bǔ)這一不足，不僅使皇帝對(duì)引見官員的樣貌、性格、氣質(zhì)、形象等有一個(gè)非常直觀的印象，同時(shí)，也初步考察了他們的心理素質(zhì)、應(yīng)變與交流能力，進(jìn)而了解到各級(jí)官吏一些獨(dú)特之處。在中國第一歷史檔案館編《清代檔案史料叢編》第九輯（P44～P156）的二百五十九件朱筆引見單中，就有生動(dòng)體現(xiàn)。例如，第57件“殷邦翰”的朱筆引見單中，雍正朱批“冒失，急躁人，特快，但不似壞人”，故評(píng)定為“中中”之人，以備日后參考；有些官員“外像似不及，有暗才，一開口甚有可取”。有時(shí)，雍正也會(huì)對(duì)履歷單、履歷片上的內(nèi)容有所懷疑，有些直接批在履歷單上，以便查明。如，第96件“封元震”單記載此人“年四十七歲”，雍正批“似五十外人”，有些存疑，持觀望態(tài)度。例，第191件“馬靈阿”單，雍正朱批“人人說好，鄂爾泰亦說好用的。人輕浮，俗些”，因此，將其“試用看”便知虛實(shí)；有些直接進(jìn)行詢問，當(dāng)場(chǎng)檢驗(yàn)與更正。雍正在接見工科給事中鄭其儲(chǔ)（湖廣荊州府石首縣人）時(shí)，覺得其“器度小，又似有出息之人”，故“復(fù)喚進(jìn)問湖北事宜，一味支吾，甚欠忠實(shí)……大失可望……談?wù)Z（嗚嚕嗚嚕）的”，評(píng)定為“不真，非誠人也”[4]?？傊瑹o論是上述哪種糾正方式，都在很大程度上保證了官員履歷檔案的真實(shí)性，為雍正選賢任能提供保障。
3 利用朱批奏折建立嚴(yán)密監(jiān)察網(wǎng)
縱觀雍正治人理念，他有一整套完備的官員人事任用及檔案管理辦法。其核心是通過密折建立嚴(yán)密監(jiān)察體系保證各級(jí)官員各司其職、勤奮務(wù)實(shí)。
其實(shí)，雍正時(shí)期，早已有專門考核官員政績(jī)、考察監(jiān)督官員是否稱職之制度。據(jù)秦國經(jīng)先生在《清代官員履歷檔案全編》之緒言中所述，清代考核制度有其弊端。例如，地方官員的考核——大計(jì)，它是一套非常程式化的考核制度。按規(guī)定，每三年，將各地官員之政績(jī)?cè)靸?cè)上報(bào)督撫，繼之吏部，而后，多次反復(fù)，經(jīng)過層層核查批示最終評(píng)定等級(jí)。此方式，幾乎不能反映地方官員日常行政、為官操守等具體情況。官員甚至有機(jī)會(huì)根據(jù)程序要求刻意編造一些政績(jī)材料來應(yīng)付考績(jī)。雍正正是察覺此不足，希望通過奏折密報(bào)制度建立“官官相督”的監(jiān)察體系，進(jìn)而了解各級(jí)官員平時(shí)為政情形，訓(xùn)導(dǎo)各級(jí)官員務(wù)實(shí)廉潔，澄清吏治。
關(guān)鍵詞：檔案電子信息化；檔案教學(xué)；實(shí)踐；應(yīng)用
G275.2
《信息文書與檔案》是商務(wù)助理專業(yè)主干課程之一，課本按照文書與檔案管理的辦理流程，系統(tǒng)介紹了采集信息、草擬文書、辦理文書、管理檔案等內(nèi)容。任務(wù)情境之中包含了理論知識(shí)和實(shí)踐操作。以模塊四《管理檔案》為例，即檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。不僅要正確地將歸檔文件區(qū)分“件”，更要最終親自動(dòng)手將文件整理成合格的檔案。僅僅依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理過程并不能將每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能都掌握到位。本文結(jié)合課堂與企業(yè)的實(shí)際需要，與浙江京圖科技有限公司共同開發(fā)了“商務(wù)助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”，并在教學(xué)實(shí)踐中應(yīng)用這一軟件開展課堂教學(xué)，并總結(jié)了教學(xué)實(shí)踐中的優(yōu)縈氬蛔恪
一、現(xiàn)狀與需求。
（一）課堂需要：
（1）缺乏各類真實(shí)的文件進(jìn)行實(shí)訓(xùn)。比如，在判斷文件的保管期限時(shí)，需要大量紙質(zhì)檔案文件對(duì)照《檔案保管期限表》反復(fù)實(shí)踐練習(xí)，才能在工作中迅速、正確地判斷一份文件正確的保管期限，掌握這一既能。教學(xué)實(shí)訓(xùn)過程中學(xué)校的教師無法提供各類真實(shí)的大量紙質(zhì)檔案供學(xué)生實(shí)訓(xùn)，教學(xué)過程中只能紙上談兵，淺嘗輒止。
（2）實(shí)訓(xùn)材料繁復(fù)，價(jià)格高。紙質(zhì)檔案整理時(shí)，教師需要準(zhǔn)備好大量的待整理文件，購買檔案盒、準(zhǔn)備歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表、包角紙、歸檔章、印泥、號(hào)碼機(jī)等各類耗材與設(shè)備。實(shí)訓(xùn)中，學(xué)生一旦填寫、整理錯(cuò)誤，整個(gè)文件以及其中很多材料都將報(bào)廢，不能重復(fù)使用，一次實(shí)訓(xùn)經(jīng)費(fèi)高、效率低。
（二）企業(yè)需求：
商務(wù)助理專業(yè)在制定新的人才培養(yǎng)模式時(shí)，通過實(shí)地走訪、網(wǎng)絡(luò)問卷等形式考查了各類企事業(yè)單位，發(fā)現(xiàn)隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作日益受到重視。紙質(zhì)檔案越來越多地作為電子化檔案保存。許多企業(yè)單位需要對(duì)電子文件產(chǎn)生以前的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化工作。人們對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來越高要求的同時(shí)，也面臨著檔案管理人才緊缺的窘境。紙質(zhì)檔案電子化保存這一技能已成為企業(yè)對(duì)于商務(wù)助理類人才的一個(gè)新的要求點(diǎn)。學(xué)校教育勢(shì)必要從企業(yè)用人需要角度培養(yǎng)更多的適用人才。[參考文獻(xiàn)：
[1]柴軍榮 文書檔案電子化管理探討[J] 2013.9]
二、開發(fā)與制作。
商務(wù)助理專業(yè)基于檔案管理教學(xué)現(xiàn)狀與用人單位的實(shí)際需求，經(jīng)過多次溝通、交流與浙江京圖科技有限公司共同開發(fā)了“商務(wù)助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”（見圖1）。整個(gè)系統(tǒng)按照OAIS模型分為檔案教學(xué)、檔案考試、成果統(tǒng)計(jì)等，其功能涵蓋對(duì)文書類檔案、科技類檔案、電子照片類檔案等類別檔案整理的全過程。京圖公司還將在系統(tǒng)中附帶大量企業(yè)真實(shí)檔案（隱去保密信息）供學(xué)生實(shí)訓(xùn)使用。
（圖1：商務(wù)助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件內(nèi)容架構(gòu)）
信息錄入：主要完成標(biāo)準(zhǔn)信息的錄入，為檔案教學(xué)、檔案考試模塊打下基礎(chǔ)。通過此模塊，教師錄入作為標(biāo)準(zhǔn)答案的檔案信息，檔案教學(xué)模式時(shí)可以在課堂教學(xué)、測(cè)試時(shí)將檔案信息給學(xué)生，供教學(xué)考試使用。
檔案教學(xué)：主要完成各種類別檔案的教學(xué)任務(wù)。
（一）文書檔案教學(xué)，學(xué)生在工具包知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成文書類檔案的整理工作，熟悉文書檔案的整理流程；
（二）科技檔案教學(xué)，學(xué)生根據(jù)科研、產(chǎn)品、設(shè)備、基建四類科技檔案整理方案，在書本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成所有科技檔案的整理工作，熟悉科技檔案的整理流程；
（三）電子照片檔案教學(xué)，針對(duì)學(xué)生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成電子照片檔案的整理工作，熟悉電子照片檔案的整理流程。
檔案測(cè)試：主要完成各種類別檔案的考試測(cè)評(píng)。
（一）文書檔案考試，進(jìn)入文書檔案考試界面，系統(tǒng)將關(guān)閉知識(shí)點(diǎn)展示以及系統(tǒng)提示，學(xué)生獨(dú)立完成文書檔案的整理，考查學(xué)生對(duì)文書檔案整理的掌握情況；
（二）科技檔案教學(xué)： 進(jìn)入科技檔案考試界面， 系統(tǒng)同樣關(guān)閉知識(shí)點(diǎn)展示和系統(tǒng)提示，學(xué)生獨(dú)立完成科技檔案的整理，考查學(xué)生對(duì)科技檔案整理的掌握情況；
（三）電子照片檔案教學(xué)，針對(duì)學(xué)生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下， 完成電子照片檔案的整理工作， 熟悉電子照片檔案的整理流程。
三、實(shí)踐與運(yùn)用
（一）課前準(zhǔn)備
教師準(zhǔn)備：教師完成信息錄入部分，將十份需要交給學(xué)生完成電子化管理的紙質(zhì)檔案提交至系統(tǒng)，并將文件的關(guān)鍵信息：全宗名、年度、保管期限、歸檔章、歸檔文件目錄等錄入系統(tǒng)，作為實(shí)訓(xùn)時(shí)提示或考查學(xué)生的知識(shí)點(diǎn)。課堂教學(xué)時(shí)，教師使用檔案教學(xué)模式。
學(xué)生準(zhǔn)備：熟悉檔案電子信息管理軟件各部分的操作方法。
（二）課堂教學(xué)策略（見圖2）
照片回顧 下發(fā)文件：
陽光會(huì)務(wù)服務(wù)公司承接的商務(wù)助理專業(yè)“魅力商務(wù) 全能助理”閉幕式順利結(jié)束了，以照片的形式回顧閉幕式“經(jīng)典一刻“，同時(shí)會(huì)后產(chǎn)生了大量的會(huì)議文件需要整理，為了方便日后的查找和利用，會(huì)議文件除了按照文書檔案歸檔外，還要進(jìn)行紙質(zhì)文件電子化管理。陽光會(huì)務(wù)服務(wù)公司高葉接到了這個(gè)任務(wù)，要對(duì)10份會(huì)議文件通過檔案電子信息管理軟件進(jìn)歸檔。
引導(dǎo)實(shí)施 文件歸檔：
任務(wù)導(dǎo)入之后，引導(dǎo)學(xué)生說出檔案歸檔整理的基本步驟（圖3），即
確定“件”
【關(guān)鍵詞】新視角 檔案整理
【中圖分類號(hào)】G272 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對(duì)保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等都有重要的作用。在社會(huì)科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問題
1.檔案整理缺乏認(rèn)識(shí)
由于部分單位對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏足夠的人力財(cái)力投入，導(dǎo)致檔案整理工作一直沒有落到實(shí)處。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業(yè)素質(zhì)，不能高質(zhì)量、高效率地完成歸檔的任務(wù)，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業(yè)素質(zhì)，但是由于上級(jí)缺乏重視，引起員工對(duì)工作的忽視，出現(xiàn)工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，偏向老齡化，缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務(wù)均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調(diào)閱為一體，沒有很好的區(qū)分，對(duì)檔案館的服務(wù)性產(chǎn)生了影響。
2.檔案整理意識(shí)薄弱
對(duì)單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質(zhì)導(dǎo)致其不容易出成績(jī)，不受外界重視，甚至被認(rèn)為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財(cái)力的投入。種種不良意識(shí)導(dǎo)致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認(rèn)識(shí)，部分單位還對(duì)資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴(yán)重制約了檔案整理工作的有效有序進(jìn)行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對(duì)自己的工作產(chǎn)生了認(rèn)識(shí)偏差，他們認(rèn)為檔案整理不重要甚至不需要進(jìn)行，只需看好檔案即可；同時(shí)單位又缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行，這在飛速發(fā)展的社會(huì)與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實(shí)用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規(guī)范流程
規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的工作流程或操作手冊(cè)，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對(duì)檔案的實(shí)用價(jià)值產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強(qiáng)化檔案整理人員的知識(shí)技能培訓(xùn)
要讓檔案整理跟上時(shí)展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進(jìn)。首先應(yīng)配置先進(jìn)的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運(yùn)用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對(duì)于檔案的新載體、新種類、新材料，設(shè)備的新技術(shù)、新功能、新知識(shí)，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應(yīng)引進(jìn)年輕的檔案整理人才，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢(shì)所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗(yàn)證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個(gè)條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡(jiǎn)化日后的管理與查詢。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；（2）對(duì)企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗(yàn)；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊(yùn)。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。
三 結(jié)束語
綜上所述，從加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進(jìn)，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個(gè)方面下功夫，就能在新時(shí)代更好地進(jìn)行檔案整理工作。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞： 文秘 《檔案管理學(xué)》 教學(xué)改革
《檔案管理學(xué)》這門課程以檔案管理的總體性、宏觀性理論和檔案管理基本方法、原則的理論為指導(dǎo)，傳授從事檔案工作的基本方法和技能，它既要求學(xué)生應(yīng)當(dāng)掌握檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等實(shí)體管理理論，以及檢索、提供利用、編研等檔案信息開發(fā)利用理論，更要求學(xué)生必須掌握上述八項(xiàng)內(nèi)容的檔案管理工作操作實(shí)務(wù)。
檔案管理學(xué)是提高學(xué)生動(dòng)手能力，樹立創(chuàng)新精神的重要環(huán)節(jié)，除了需要廣博的理論知識(shí)做支撐外，還需要注重課程實(shí)踐教學(xué)，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案工作的感性認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生分析、綜合、解決問題的能力，確保教學(xué)質(zhì)量，提高學(xué)生專業(yè)素質(zhì)。
一、對(duì)教學(xué)內(nèi)容、方法、方式進(jìn)行改革
首先，現(xiàn)代社會(huì)需要的是既能動(dòng)腦又能動(dòng)手，既掌握一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)又具有較高操作技能的復(fù)合型文秘人才，這就要求文秘專業(yè)中檔案管理課程的教學(xué)不能只停留在書本知識(shí)和一些經(jīng)驗(yàn)等方面，要積極探索與研究適合文秘專業(yè)的教學(xué)改革，適應(yīng)現(xiàn)代辦公條件下文件與檔案管理的新變化，適應(yīng)電子文件、數(shù)字檔案館的保管與利用，這就需要學(xué)生在創(chuàng)造性地綜合運(yùn)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問題方面有所突破，在運(yùn)用跨學(xué)科理論知識(shí)分析解決實(shí)際問題能力方面有所創(chuàng)新。如：以“件”為單位進(jìn)行檔案整理是在文秘與檔案工作不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化條件日趨完善的情況下，為簡(jiǎn)化文書處理和檔案整理程序，逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)檔案整理方法的創(chuàng)新，這些內(nèi)容教科書上還來不及編進(jìn)去，及時(shí)補(bǔ)充并開展相關(guān)的實(shí)踐教學(xué)才能讓學(xué)生所學(xué)的知識(shí)和技能緊跟檔案工作發(fā)展的步伐，提高學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。
其次，提倡教學(xué)方法靈活性、多樣化。在教學(xué)過程中，既要有教師的講授，又要有實(shí)踐參觀、案例分析，實(shí)施啟發(fā)式、自習(xí)討論式教學(xué)方法。在檔案管理課程教學(xué)中應(yīng)突出職業(yè)能力培養(yǎng)，充分發(fā)揮“教師主導(dǎo)，學(xué)生主體”的作用，把學(xué)生推向?qū)W習(xí)主人的位置。
再次，借助多媒體等現(xiàn)代化的教學(xué)方式，豐富教學(xué)內(nèi)容。課堂上使用課件能使沉悶的課堂立刻生動(dòng)起來，在特定的理論內(nèi)容里添加相關(guān)的圖片和音頻、視頻文件，如在檔案管理過程中使用的表冊(cè)樣式、檔案館的庫房實(shí)景、檔案管理設(shè)備的外觀樣式、整理完畢的檔案規(guī)范樣本及一些史料故事等，使授課內(nèi)容趨于形象直觀，從而有助于學(xué)生縮短認(rèn)識(shí)理解的過程，輕松愉快地度過幾十分鐘，提高學(xué)生參與教學(xué)的積極性，增強(qiáng)課堂教學(xué)效果。
二、注重現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，在真實(shí)環(huán)境中進(jìn)行“實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練”
注重發(fā)揮學(xué)生的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，把課堂搬出教室，將學(xué)校檔案館、各專門檔案室作為課程的教學(xué)實(shí)踐基地，使學(xué)生切實(shí)掌握檔案工作環(huán)節(jié)；熟悉檔案館的各種設(shè)備器械，并學(xué)會(huì)使用；接觸到不同載體、不同形狀、不同類型的檔案，并親身實(shí)踐對(duì)于它們的整理及保管方法。通過這種模式，學(xué)生形成了關(guān)于檔案宏觀的感性認(rèn)識(shí)，縮短了走上工作崗位從事相關(guān)工作的適應(yīng)期，教師也可以把它當(dāng)做檢驗(yàn)授課效果的一個(gè)標(biāo)尺，憑此考查學(xué)生對(duì)課堂所學(xué)知識(shí)要點(diǎn)的掌握程度，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)弱點(diǎn)并加以強(qiáng)化訓(xùn)練。
三、引入案例教學(xué)，全面培養(yǎng)學(xué)生的思維能力
運(yùn)用案例教學(xué)法，有利于“活化”教學(xué)內(nèi)容，把抽象的概念、原理具體化，讓它們處于一定的情景中。教師可以結(jié)合社會(huì)中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，選擇具有典型性、啟發(fā)性和針對(duì)性的案例引入課程教學(xué)中，這樣既能活躍課堂氣氛，又有助于學(xué)生更加注重理論聯(lián)系實(shí)際，掌握基本原理及其適用的方法和原則，拓寬思考角度和深度，培養(yǎng)全面的思維能力，增強(qiáng)教學(xué)效果。誠然，課堂上對(duì)于“八千麻袋事件”、“湯國基事件”、“如此‘特殊’退休事件”及“棄檔族”等案例的探討結(jié)果并不是非常重要的，重要的是培養(yǎng)了學(xué)生分析、思考問題的能力。
教師還可以組織學(xué)生通過現(xiàn)代化教學(xué)網(wǎng)絡(luò)觀看以“檔案”為題材的專題節(jié)目，如大型系列片《清宮秘檔》，中央電視臺(tái)的《國寶檔案》，北京電視臺(tái)的《檔案》，深圳電視臺(tái)的《解密》等欄目，這些欄目有些案例很典型，制作也很成功，有些欄目還有專家點(diǎn)評(píng)，對(duì)教學(xué)會(huì)很有幫助。
四、改變傳統(tǒng)的作業(yè)模式，嘗試新型實(shí)踐性作業(yè)法
作業(yè)是鞏固和檢驗(yàn)教學(xué)效果的最主要手段之一。傳統(tǒng)的應(yīng)用型學(xué)科作業(yè)模式，以考查理論與概念的書面練習(xí)為主，學(xué)生完成作業(yè)的方式大多數(shù)是通過文字?jǐn)⑹鰜砘卮饐栴}，許多人就采取抄書、抄襲的方法應(yīng)付。而實(shí)踐性作業(yè)模式，轉(zhuǎn)到以理論與實(shí)踐相結(jié)合的能力訓(xùn)練為主上，能使學(xué)生將所學(xué)理論知識(shí)融會(huì)貫通，達(dá)到較好的教學(xué)效果。
檔案管理學(xué)是一個(gè)完整的知識(shí)體系，涉及檔案的收、管、用等各個(gè)方面，具有很強(qiáng)的技術(shù)性和操作性，光靠講解是不夠的，尤其是對(duì)于毫無檔案工作感性認(rèn)識(shí)的學(xué)生來說，掌握檔案整理、鑒定、分類、著錄標(biāo)引、編制檢索工具等業(yè)務(wù)工作內(nèi)容都有較大的難度。檔案整理大作業(yè)是《檔案管理學(xué)》課程教學(xué)實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的有效形式，也是對(duì)傳統(tǒng)應(yīng)用型學(xué)科作業(yè)模式改革的有益嘗試。
在講解歸檔文件整理時(shí)，采取歸檔文件整理大作業(yè)模式，利用學(xué)校不歸檔的文件，將其隨機(jī)分發(fā)給學(xué)生，每人20份以上以“件”為單位進(jìn)行檔案整理，讓學(xué)生模擬具體的實(shí)際工作進(jìn)行操作練習(xí)，教師指導(dǎo)學(xué)生完成對(duì)歸檔文件分類、鑒定、確定保管期限、排列、編號(hào)、編目、裝盒等實(shí)訓(xùn)過程，這就促使學(xué)生必須獨(dú)立完成各自的作業(yè)，從而避免了互抄作業(yè)的現(xiàn)象。這種“邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐”的方法，給學(xué)生提供了實(shí)實(shí)在在的管理對(duì)象，并要求他們運(yùn)用書本知識(shí)解決實(shí)際問題，不僅可以從感性與理性的結(jié)合上加深對(duì)書本知識(shí)的理解，而且可以通過理論與實(shí)踐的結(jié)合，將理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)際獨(dú)立工作能力。
五、改革課程考試和成績(jī)?cè)u(píng)定的方法，引入“創(chuàng)新分”機(jī)制
對(duì)檔案管理學(xué)考試方式進(jìn)行改革，改傳統(tǒng)的死記硬背的閉卷考試方式為大綜合論述題的模式，著重考查學(xué)生分析問題的能力、解決問題的能力。
