發(fā)布時(shí)間：2023-05-25 18:12:44
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理工作現(xiàn)狀樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案管理；功能定位；工作對(duì)策
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-8937（2012）08-0049-02
人民平時(shí)生活中，社區(qū)是一個(gè)不可缺少的綜合性基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)，它承擔(dān)著人民群眾方方面面的生活需求，同時(shí)又承擔(dān)著黨和國家制定的政策法規(guī)的落實(shí)重任，而檔案的管理工作是一項(xiàng)重要的社區(qū)基礎(chǔ)性工作，它不僅真實(shí)地記錄著社區(qū)的發(fā)展歷程，而且還見證著社區(qū)各方面建設(shè)，更在社區(qū)建設(shè)和諧社會(huì)的歷史進(jìn)程中有著異常重要作用。
1當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作的基本情況
社區(qū)雖然是最基層的群眾組織機(jī)構(gòu)，但也 “麻雀雖小、五臟俱全”，“上面千條線，下面一根針”，方方面面的工作都需要社區(qū)來給予落實(shí)。這些客觀情況決定了，作為日?；A(chǔ)性的社區(qū)檔案管理工作也有著一些鮮明的特點(diǎn)：
一是社區(qū)檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動(dòng)頻等特點(diǎn)，導(dǎo)致履行日常檔案管理工作職責(zé)較難?？傮w上看，一個(gè)社區(qū)普遍不過十余人的規(guī)模，加之日常繁雜事務(wù)多，這就決定了檔案管理工作人員有三個(gè)特點(diǎn)：缺人手，絕大多數(shù)社區(qū)沒有安排專門的工作人員進(jìn)行檔案管理，一般都是由相對(duì)清閑的人員兼任；身兼多職，有些檔案員還身兼婦聯(lián)主任、文書等職；人員的變動(dòng)經(jīng)常，一般檔案工作1～2年的居多，而且還有的社區(qū)一年人員要變動(dòng)好幾次，有的基層單位考慮崗位時(shí)選擇一些待退休、待生小孩人員、身體多病的人員在崗，普遍將檔案管理崗位作為“臨時(shí)崗”。因?yàn)閸徫蛔儎?dòng)頻繁，還有的工作人員甚至沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，有的業(yè)務(wù)剛?cè)腴T后就被調(diào)整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。
二是社區(qū)檔案工作制度建設(shè)存在弱化現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化難以落實(shí)。各個(gè)社區(qū)都根據(jù)社區(qū)工作的自身特點(diǎn)，檔案室基本建立健全了從檔案儲(chǔ)存、保密、鑒定、借閱以及銷毀等各項(xiàng)管理制度，但這一系列制度的執(zhí)行范圍不出檔案室，其它工作人員大多知之不清或執(zhí)行不力，社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)如此進(jìn)行制度建設(shè)，容易造成社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作難以開展。
三是一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社區(qū)檔案管理工作存有模糊認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致社區(qū)檔案工作存在著先天不足的現(xiàn)象。在基層有一些管理者對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要。加之受編制體制等方面制約，大多數(shù)的社區(qū)沒設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，一般檔案室都掛靠在上級(jí)單位辦公室進(jìn)行管理，這就容易形成檔案管理職責(zé)不明、責(zé)任不清等現(xiàn)象。
四是社區(qū)檔案周邊服務(wù)功能開發(fā)不足，以致現(xiàn)有檔案難以發(fā)揮應(yīng)有作用。社區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該在上級(jí)部門的指導(dǎo)下，不但應(yīng)該要開展社區(qū)檔案規(guī)劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)工作，而且還應(yīng)當(dāng)開展社區(qū)綜合信息的溝通交流和利用的工作。同時(shí)社區(qū)檔案部門還應(yīng)該是檔案服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾的重要場(chǎng)所，但當(dāng)前檔案管理人員對(duì)社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)重保管、輕利用的思想以及對(duì)檔案資源開發(fā)利用下功夫不深。放棄了檔案信息服務(wù)保障功能的開發(fā)，也就放棄了檔案與檔案工作“更上一層樓”的機(jī)會(huì)，從而會(huì)間接導(dǎo)致社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)工作地位的下降。
2新時(shí)期社區(qū)檔案管理工作新的認(rèn)識(shí)和定位
隨著各地加快推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)的進(jìn)程，檔案管理工作也要不斷地適應(yīng)新的歷史任務(wù)，加快推進(jìn)服務(wù)形式與內(nèi)容的多樣化，不僅要使檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展成為社區(qū)檔案安全保管基地，還要成為社區(qū)文化宣傳、社區(qū)文化休閑場(chǎng)所、鄉(xiāng)情教育園地和工作的管理中樞、社區(qū)檔案利用服務(wù)中心。
①新時(shí)期社區(qū)檔案工作任務(wù)以及要求。負(fù)責(zé)制定和實(shí)施相關(guān)的社區(qū)檔案工作的規(guī)劃和操作標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)管理范圍內(nèi)的各種組織工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。要做好檔案法律、法規(guī)的普及和宣傳，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)。負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的收集管理和開發(fā)。要做好對(duì)社區(qū)的國有企業(yè)、事業(yè)單位、行政村的檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，還應(yīng)督促管理轄區(qū)內(nèi)居民服務(wù)工作的收集，指導(dǎo)其規(guī)范整理，從而成為社區(qū)檔案工作管理的中樞機(jī)構(gòu)。
②社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)要在建設(shè)和諧社會(huì)進(jìn)程中占有一席之地。作為社區(qū)檔案信息資源庫，檔案管理工作從領(lǐng)導(dǎo)決策、政策出臺(tái)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、文化教育、文件公開等方面服務(wù)途徑多，服務(wù)范圍寬泛，能夠展現(xiàn)社區(qū)檔案價(jià)值的最大化，特別是在推進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)進(jìn)程中，社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)占有重要的一席之地。
③社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)要建設(shè)成為社區(qū)文化宣傳的教育園地。在社區(qū)檔案保存有眾多的檔案，它們載體多樣化、內(nèi)容也十分豐富，許多珍貴的革命遺址遺跡、重要的歷史事件、眾多反應(yīng)社會(huì)進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的史實(shí)都保存在檔案室，社區(qū)檔案管理相關(guān)部門有責(zé)任對(duì)這些寶貴的歷史遺產(chǎn)以及精神文化財(cái)富進(jìn)行開發(fā)，使其真正發(fā)揮出傳承文明、資政育人的作用，把檔案管理工作看作建設(shè)社區(qū)文化宣傳教育園地的重要組成部分。
④社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)要建設(shè)成為社區(qū)文化休閑的場(chǎng)所。應(yīng)該把在社區(qū)檔案工作中記錄重大歷史事件或者反映本地區(qū)風(fēng)土人情的檔案進(jìn)行開發(fā)，對(duì)有關(guān)家族文化的家譜或者有關(guān)本地名人的檔案進(jìn)行整理，特別是一些讓人感興趣的聲像、多媒體檔案，可以進(jìn)一步豐富基層百姓的業(yè)務(wù)文化生活。
3當(dāng)前加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的幾點(diǎn)意見
檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區(qū)應(yīng)盡力將檔案工作單列出來，在列入社區(qū)發(fā)展總體規(guī)劃的同時(shí)，成立功能完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，形成檔案管理工作的良好機(jī)制，推進(jìn)社區(qū)檔案管理工作健康有序發(fā)展。
①社區(qū)檔案管理工作要列入社區(qū)發(fā)展總體規(guī)劃中，形成“一盤棋”思想?，F(xiàn)行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規(guī)定：“各級(jí)黨委、人民政府應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制，切實(shí)解決檔案庫房、設(shè)備和工作人員等實(shí)際問題”。于此同時(shí)，在檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)上應(yīng)該加大投入，需要把檔案建設(shè)開支也加入到財(cái)政預(yù)算，還要使考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制更加完善，要使檔案建設(shè)加入到社會(huì)的發(fā)展目標(biāo)層面來評(píng)價(jià)、考核，從而為社區(qū)檔案事業(yè)又好又快的發(fā)展提供保障。
②在社區(qū)的工作議事日程中應(yīng)該加入檔案管理工作的內(nèi)容，并且檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該相對(duì)獨(dú)立。檔案管理機(jī)構(gòu)在建設(shè)的過程中，應(yīng)該依托上一級(jí)主管部門建設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并安排一名社區(qū)負(fù)責(zé)人擔(dān)任檔案管理工作負(fù)責(zé)人，同時(shí)根據(jù)情況從社區(qū)人員中選配1～2名人員，做到專職專責(zé)。
③要在構(gòu)建和諧外部大環(huán)境的基礎(chǔ)上，營造良好的社區(qū)檔案管理工作小環(huán)境。要使檔案管理工作開展的更好，應(yīng)該在最大程度上保持相對(duì)穩(wěn)定的工作人員崗位，可以通過晉升機(jī)會(huì)和優(yōu)厚薪金的方法，加強(qiáng)對(duì)人員的崗位吸引力。于此同時(shí)，對(duì)工作人員應(yīng)該定期進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且要具體崗位和職責(zé)對(duì)檔案人員進(jìn)行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。
④要以制度建設(shè)為抓手，加快推進(jìn)社區(qū)檔案的管理向正規(guī)化軌道發(fā)展。由于社區(qū)的檔案工作牽扯到方方面面，涉及面廣泛，因此要正常規(guī)范開展社區(qū)的檔案工作，就應(yīng)該要有健全的規(guī)章、制度，要對(duì)平時(shí)工作中的各個(gè)細(xì)節(jié)都需要做出規(guī)定，從而使檔案的日常管理過程中實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。
⑤要通過:管用結(jié)合”、“宣教并舉”，要在最大程度上實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。在平時(shí)工作中應(yīng)開展多樣檔案法律、法規(guī)的宣傳教育活動(dòng)，使廣大人民群眾在平時(shí)生活中養(yǎng)成良好的檔案意識(shí)，形成檔案工作的社會(huì)共識(shí)。
關(guān)鍵詞：高校檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)；對(duì)策
引言
高校檔案管理工作會(huì)直接影響檔案工作的質(zhì)量和效率，尤其是在高校教育體質(zhì)不斷改革，教育范圍不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新，這樣才能夠與新時(shí)期高等教育發(fā)展要求相適應(yīng)，更好為高校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作現(xiàn)狀
雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強(qiáng)化，檔案管理質(zhì)量也有所提高，但是由于檔案管理內(nèi)容多，工作強(qiáng)度大，因此其中依舊有很多問題，改進(jìn)檔案管理對(duì)策迫在眉睫，下面針對(duì)目前檔案管理工作的現(xiàn)狀今昔幾點(diǎn)分析：
1.缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍
雖然檔案管理工作對(duì)于高校的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。因此在n案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，檔案管理很難規(guī)范進(jìn)行。從檔案學(xué)特點(diǎn)來說，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對(duì)于管理人員與教師的要求很高。由于學(xué)校內(nèi)部人才流動(dòng)性大，管理人員與教師專業(yè)性很難得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，根本認(rèn)識(shí)不知道檔案管理的工作要點(diǎn)，對(duì)先進(jìn)的管理技術(shù)不熟悉，進(jìn)而影響了檔案管理的規(guī)范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴(yán)謹(jǐn)，常常出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤等問題。
2.信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高
在社會(huì)信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理事業(yè)的主要趨勢(shì)，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅大幅提升了工作效率和質(zhì)量，也實(shí)現(xiàn)了操作上的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺(tái)，就是雖然引入了信息技術(shù)，但卻沒有與學(xué)校發(fā)展實(shí)際相結(jié)合，導(dǎo)致信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)無法發(fā)揮，信息化程度不高。
3.欠缺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備
檔案數(shù)字化管理依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備以及大量的計(jì)算機(jī)軟件，否則管理將無法進(jìn)行下去?，F(xiàn)階段雖然很多高校建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也開始強(qiáng)調(diào)數(shù)字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規(guī)范，個(gè)別高校計(jì)算機(jī)設(shè)備極少，信息化辦公無法全面落實(shí)。檔案調(diào)取以及閱讀十分不變，雖然引入了數(shù)字化管理理念，但是卻沒有將數(shù)字化硬件與軟件設(shè)備購置完全，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發(fā)揮不出來。
4.檔案檢索效率相對(duì)較低
現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)檢索是作為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質(zhì)量。但是目前很多學(xué)校在檔案檢索方面的技術(shù)并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。
二、高校檔案管理工作改進(jìn)對(duì)策
在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對(duì)具體的改進(jìn)對(duì)策進(jìn)行具體分析：
1.完善檔案管理規(guī)章制度環(huán)境
為了能夠確保檔案管理各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，學(xué)校內(nèi)部必須要建立完善的規(guī)章制度，并且要從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展需要，有針對(duì)性的完善管理策略，在原有規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和補(bǔ)充。以提升學(xué)校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴(yán)格遵循規(guī)范制度，其他部門的管理人員與教師應(yīng)該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規(guī)范化建設(shè)努力。
2.從檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)來提供管理水平
檔案規(guī)范化建設(shè)與檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實(shí)現(xiàn)。所以說高校領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)納入學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實(shí)踐性、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作得的重要性以及自身的責(zé)任，進(jìn)而在未來的管理中能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
3.增加經(jīng)費(fèi)投入，提升檔案資源開發(fā)水平
高校應(yīng)該從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)出發(fā)，客觀認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理的關(guān)鍵，而檔案資源開發(fā)需要大量的經(jīng)費(fèi)，因此高校應(yīng)該建立檔案管理專項(xiàng)資金，做到?？顚Ｓ?，依靠地方政府以及其他機(jī)構(gòu)的提供資金，資金來源講究多源化，政府財(cái)政在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)期，所面臨的財(cái)政支出越來越多，高校應(yīng)該通過綜合運(yùn)用多種手段，幫助政府減輕負(fù)擔(dān)。另外，學(xué)校還必須要強(qiáng)化信息化建設(shè)力度，并且通過完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員建設(shè)力度，充分利用信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔檔案管理力度和作用，為學(xué)校教育工作提供更多的資料和依據(jù)。3.2建立健全高校檔案管理工作的各
4.建立健全規(guī)章制度
應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)和本校、系的實(shí)際情況，制定和調(diào)整檔案的各項(xiàng)管理制度。使教學(xué)檔案管理全而實(shí)行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一；納入單位考核、獎(jiǎng)懲制度之中；做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時(shí)間有保證，經(jīng)費(fèi)開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位責(zé)任制和檢查評(píng)比制度。
結(jié)束語
高校檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質(zhì)不高的問題非常普遍，這必然會(huì)制約檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，會(huì)無法滿足高校教育教學(xué)的各項(xiàng)要求，因此本文針對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了具體的優(yōu)化對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的管理者提供一些建議和參考。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)檔案；現(xiàn)狀；財(cái)務(wù)管理
會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理這一財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財(cái)務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀與存在問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
3會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！币虼耍鲉挝粦?yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
4規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
5.同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。
關(guān)鍵詞：聲像檔案 管理工作 電視臺(tái)
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過程中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實(shí)際價(jià)值。因此，本文通過對(duì)聲像檔案的加強(qiáng)管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺(tái)中有著極為重要的作用和意義。
1.目前聲像檔案的管理狀態(tài)
1.1管理檔案的意識(shí)不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)于電視臺(tái)的重要性，導(dǎo)致管理意識(shí)的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時(shí)效性比較強(qiáng)，對(duì)于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時(shí)將聲像檔案進(jìn)行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識(shí)，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復(fù)多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲(chǔ)起來。沒有清晰的檔案管理意識(shí)，也就無法及時(shí)有效的將聲像檔案進(jìn)行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護(hù)設(shè)備落后
在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦校珜?duì)于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲(chǔ)要求，使得聲像檔案無法進(jìn)行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進(jìn)
電視臺(tái)在管理聲像檔案過程中，應(yīng)根據(jù)周圍綜合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以社會(huì)重大的事件和活動(dòng)為中心，積極主動(dòng)的履行電視宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進(jìn)的管理方法，使得檔案存儲(chǔ)受到了嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致每個(gè)單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設(shè)備和專職管理團(tuán)隊(duì)，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無法對(duì)有聲像檔案和無聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準(zhǔn)則未完善
大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理。管理準(zhǔn)則的不完善，導(dǎo)致部分單位沒有將有關(guān)制度貫徹落實(shí)好，難以起到應(yīng)有的保護(hù)作用，而該舉措造成了任何時(shí)候都可移交現(xiàn)象，也就是說各科室可以實(shí)行分散保管措施和個(gè)人保管措施，每年進(jìn)行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。
2.聲像檔案管理工作提高的思考
2.1提高宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)
在聲像檔案的管理工作中，必須嚴(yán)格培訓(xùn)與聲像檔案有關(guān)的工作人員，要求所有工作人員對(duì)于聲像檔案管理工作一定要認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、目標(biāo)明確以及責(zé)任落實(shí)等。此外，不但要提高工作人員的檔案管理意識(shí)，還要適時(shí)的增強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的有效性宣傳，獲得主管部門和新聞單位的贊同后才能為檔案管理提供更過的幫助，使檔案管理擁有良好的工作氛圍。同時(shí)對(duì)于書籍、雜志和報(bào)紙等多方面新信息，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)管理，提高工作人員的學(xué)習(xí)能力，充分將文化優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，增加同行之間的互動(dòng)交流，把每個(gè)電視臺(tái)的獨(dú)特風(fēng)格合理科學(xué)的結(jié)合起來，展開多方面的學(xué)習(xí)交流，通過各式各樣的音像資料，展現(xiàn)出各電視臺(tái)的自我韻味，以實(shí)現(xiàn)宣傳的目的【3】。
2.2提高聲像檔案資料的管理
對(duì)于聲像檔案的加強(qiáng)管理，應(yīng)先恰當(dāng)?shù)墓芾砗寐曄駲n案資料。在管理資料時(shí)可設(shè)置獨(dú)立的檔案室和陳列柜，分類整理好聲像檔案，同時(shí)做好接收編制工作，以便可以很好的實(shí)施管理以及快速的提供使用。音像資料的形成是采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)建造而成的，所以各單位設(shè)置的獨(dú)立檔案室應(yīng)根據(jù)要求裝備有防潮柜、消磁柜、倒帶機(jī)、光盤刻錄機(jī)以及電腦等物品，使聲像檔案符合多方面存儲(chǔ)要求，如防震、防火、防光、防磁、恒溫和控濕等方面。與實(shí)際的管理情況相結(jié)合，創(chuàng)造更好的存儲(chǔ)條件，盡最大的努力做到穩(wěn)妥完善保管，以實(shí)現(xiàn)長期保存的目的。除此之外，在保管聲像檔案的過程中還必須定期對(duì)錄音和錄像進(jìn)行倒帶檢查，此舉有利于聲像檔案使用壽命的延長，注意在保管時(shí)還應(yīng)做到獨(dú)立成卷，使用全封閉式的鐵柜做單獨(dú)存儲(chǔ)，盡可能實(shí)現(xiàn)聲像檔案使用周期的延長。
2.3實(shí)施集中式的統(tǒng)一管理措施
聲像檔案管理工作的有效性提高，應(yīng)先不斷培養(yǎng)聲像檔案管理者的整體素質(zhì)。只有提高管理者的工作思想和科學(xué)技能，才能夠迅速掌握先進(jìn)的管理手段，才能將聲像檔案的最大優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。管理者必須定期檢查與聲像檔案相關(guān)的工作，針對(duì)問題做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對(duì)于聲像檔案的管理工作來說有著非常重要的督促作用【4】。除此之外，電視臺(tái)還應(yīng)該樹立良好的形象，通過不斷地發(fā)展變化形成具有自我風(fēng)采的特點(diǎn)，進(jìn)一步提高了電視臺(tái)對(duì)社會(huì)的影響力，有利于專題素材的全面研發(fā)，使制作部門的需求得以滿足，制作出具有層次感和歷史感的電視節(jié)目。而已經(jīng)完全歸檔好的音像成品應(yīng)實(shí)施系統(tǒng)整理工作，制定出切實(shí)可行的配套措施，根據(jù)分類計(jì)劃合理有序的將檔案排列清晰，積極努力的提高整體管理水平。
2.4完善聲像檔案的管理機(jī)制
由于聲像檔案的管理工作十分混亂，因此要進(jìn)一步完善聲像檔案的管理機(jī)制。管理部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定并貫徹落實(shí)好管理聲像檔案政策，集中好已存在的聲像材料，統(tǒng)一對(duì)收集、歸檔和移交等工作進(jìn)行管理，按照制定的政策嚴(yán)格執(zhí)行，加強(qiáng)規(guī)范化管理。同時(shí)電視臺(tái)還應(yīng)將每日播出的新聞根據(jù)內(nèi)容劃分為多種類別，如農(nóng)業(yè)、工業(yè)、城市建筑和交通運(yùn)輸?shù)?，各電視臺(tái)再依照具體情況設(shè)立一個(gè)具有規(guī)范化和實(shí)用性的數(shù)據(jù)庫，有利于聲像檔案歸檔質(zhì)量的保證【5】。
3.結(jié)束語
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點(diǎn)，以一種生動(dòng)活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在電視臺(tái)中屬于一個(gè)記錄節(jié)目內(nèi)容的重要載體，同時(shí)也是電視專題和新聞背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應(yīng)積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達(dá)到聲像檔案完整保存的目的。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：新時(shí)期 醫(yī)院檔案 管理現(xiàn)狀 管理對(duì)策
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，醫(yī)院檔案管理工作涵蓋實(shí)物檔案在內(nèi)的黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類、科學(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類等門類檔案，這些檔案資料在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著查考憑證、參考依據(jù)、科學(xué)研究、宣傳教育的重要作用[1]。因此，醫(yī)院檔案工作是否能完善、落實(shí)好關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療、科研、管理和教學(xué)等能否有條不紊地良性發(fā)展，如何更合理的開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮庫存檔案資源的潛在作用，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的各種問題，并相應(yīng)地采取一些對(duì)策，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院管理，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，作者試著從以下幾方面進(jìn)行闡述。
1.檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不夠完善，檔案管理較分散
在社會(huì)不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，檔案管理工作的內(nèi)涵也不斷發(fā)生改變。通過走訪了解到，在醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院制定了適合用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。同時(shí)，對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。檔案管理分散，資料重復(fù)保存，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的利用率低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
1.2檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率偏低
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案逐漸發(fā)展成為一種信息資源，在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著重要的作用。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，大多數(shù)檔案工作者不了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù)，不了解檔案事業(yè)的發(fā)展具有社會(huì)化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點(diǎn)，認(rèn)為只要做好立卷、歸檔、鑒定、保管等工作，基本上就可以了，主觀意識(shí)上認(rèn)識(shí)不到位，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。
1.3檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，缺少專業(yè)人員
檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要全面掌握科學(xué)管理現(xiàn)代檔案的多項(xiàng)綜合技能。目前很多從事醫(yī)院檔案管理的人員文化素質(zhì)參差不齊，或者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，或者缺乏專業(yè)的理論指導(dǎo)，造成技術(shù)落后、觀念滯后。21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，檔案管理人員每天接觸和處理的信息量不僅龐大而且其種類也比較復(fù)雜。在實(shí)際工作中，許多檔案管理人員處理工作時(shí)停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展需求。
1.4檔案管理工作硬件設(shè)備投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高
當(dāng)前，各級(jí)醫(yī)院引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理及高科技手段用于檔案管理的并不多，醫(yī)院的檔案管理工作不是缺乏專業(yè)的硬件設(shè)施，就是專門用于檔案管理的配套設(shè)施不齊全。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人們對(duì)自身健康的關(guān)注增加，醫(yī)院每日的就診量急劇上升，檔案管理需要收集的信息也急劇增多。由于醫(yī)院管理只重醫(yī)療而輕檔案的原因，檔案管理的管理設(shè)備跟不上時(shí)展的需要，檔案管理人員僅僅依靠手工完成檔案的收集、檢索這類繁瑣的工作，這勢(shì)必會(huì)造成檔案管理工作量的急劇增加而降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，繁瑣的收集檢索工作往往容易使檔案管理人員忽視重要信息的收集處理[2]。
2.醫(yī)院檔案管理對(duì)策
2.1健全檔案制度，建立檔案管理新模式
醫(yī)院要結(jié)合本單位工作實(shí)際情況，完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，在嚴(yán)格遵循《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)的條件下，使檔案每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有明確的要求和制度的約束。健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案利用、保管和保管期限等制度，并將這些制度納入綜合性醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核方法之中。并形成由院長或副院長直接分管，院辦公室主任、各部門負(fù)責(zé)人和專兼職檔案人員共同組成以臨床醫(yī)技為主的檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。使醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。
2.2增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案開發(fā)利用率
檔案管理的根本目的就是要搞好檔案信息的開發(fā)利用，真正發(fā)揮檔案的效益，使信息資源得到共享，這就需要增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案意識(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要做好全體員工特別是職能部門人員的檔案法規(guī)意識(shí)宣傳，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；檔案管理人員要具備高素質(zhì)的管理技術(shù)，真正樹立為醫(yī)院發(fā)展和全體員工服務(wù)的意識(shí)，真抓實(shí)干，深層次、多渠道地開發(fā)檔案資源，加強(qiáng)醫(yī)院文書、專業(yè)、病案、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、音像等各門類檔案的開發(fā)與利用[3]，建立起醫(yī)院檔案體系；同時(shí)，檔案管理人員要積極主動(dòng)運(yùn)用各種檢索工具和編研成果，落實(shí)崗位責(zé)任制，加大考核力度，及時(shí)快捷地為醫(yī)務(wù)人員提供可靠的依據(jù)，擴(kuò)大檔案在職工中的影響。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、政治性很高的工作，這就要求檔案管理人員要具備良好的政治思想素質(zhì)，堅(jiān)持正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，要具備高度的責(zé)任感和使命感；同時(shí)，檔案管理工作又是一項(xiàng)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程。這就要求檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，采取靈活多樣的學(xué)習(xí)、教育或培訓(xùn)形式，鉆研新業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能；另外，應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)在實(shí)踐中研究新方法，探索新思路，更好地為新時(shí)期醫(yī)院各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
2.4加大檔案硬件設(shè)施投入，引進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)
新時(shí)期，醫(yī)院若要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要加大檔案的硬件設(shè)施投入力度，加大資金投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，包括空調(diào)設(shè)備，除濕、保溫、防蟲、防火等設(shè)備。同時(shí)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案文件的采集、著錄、檢索、傳輸?shù)裙ぷ?，輔助檔案管理人員全面系統(tǒng)迅速的管理和提供檔案資料，醫(yī)院的檔案部門在自己醫(yī)院的局域網(wǎng)之中將病歷、人事檔案、圖書資料等進(jìn)行編制，利用專門的軟件對(duì)其進(jìn)行管理操作，才能使檔案管理真正邁向網(wǎng)絡(luò)化[4]。逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科學(xué)的管理模式。
3.結(jié) 語
綜上所述，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院工作占有重要的位置。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展、信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案管理工作正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，也遇到了難得的發(fā)展機(jī)遇。因此，醫(yī)院的管理者及檔案管理人員應(yīng)清晰的認(rèn)識(shí)到檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，采取新舉措及時(shí)解決存在的問題，最大限度發(fā)揮檔案管理帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，真正為醫(yī)院改革發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]霍淑英，楊金紅，任崇萍. 做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作探討[J].中外健康文摘，2012，9（13）：412.
[2]蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理[J].西部醫(yī)學(xué)，2008，20（2）：444-445.
現(xiàn)階段，隨著改革的不斷深化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在著與其它工作發(fā)展不協(xié)調(diào)的狀況。作為檔案管理工作者，我們要弄清楚工作中存在的問題和不足，并研究和探索相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以便促進(jìn)單位管理工作更好發(fā)展。
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位n案管理的現(xiàn)狀
（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不深
主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是不少機(jī)關(guān)事業(yè)學(xué)位的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有意識(shí)到做好檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的作用和影響。甚至一些領(lǐng)導(dǎo)撤銷檔案管理機(jī)構(gòu)，更不用指望檔案能夠發(fā)揮它應(yīng)有的憑證和參考的作用了。二是單位的檔案工作人員在主觀意識(shí)上就沒有形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案進(jìn)行合理規(guī)范管理的思想態(tài)度，加之領(lǐng)導(dǎo)不重視，缺乏工作的動(dòng)力，管理意識(shí)和保密意識(shí)薄弱，工作懈怠，導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理混亂，對(duì)檔案的管理措施實(shí)施不到位，造成部分檔案的丟失和不完善，在某種程度上，嚴(yán)重影響了單位的發(fā)展。三是單位內(nèi)部各部門的員工對(duì)檔案工作沒有清晰的認(rèn)識(shí)。認(rèn)為檔案工作是檔案人員的事情，在工作中缺乏文件歸檔保存的意識(shí)，辦理完畢的文件不注重保存，直接導(dǎo)致檔案工作人員在收集整理文件時(shí)不齊全和不完整，使得收集到的檔案資源無法有效地提供利用。
（二）檔案專業(yè)人才匱乏
社會(huì)發(fā)展離不開人才，尤其是專業(yè)優(yōu)秀的人才更是不可或缺的。檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)的、復(fù)雜的工作，必須要有專業(yè)的人才才能夠勝任。檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，直接決定了單位檔案管理的質(zhì)量和效率。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位是定編定崗，編制緊張，使得配備兼職檔案員成了一個(gè)普遍的現(xiàn)象。兼職檔案員在單位中身兼數(shù)職，事務(wù)繁多，有的檔案員感覺進(jìn)了檔案室就像被打入了“冷宮”，不會(huì)有再大的發(fā)展。有的是單位新入職員工，不能馬上擔(dān)當(dāng)重任，被領(lǐng)導(dǎo)派到檔案室去熟悉單位工作環(huán)境，也有的單位通過招聘臨時(shí)整檔人員的方式來應(yīng)對(duì)檔案管理工作的需要。極少有檔案員是專業(yè)科班出身，筆者并非強(qiáng)調(diào)只有專業(yè)科班出身就能做好檔案工作，而是說很多檔案員在進(jìn)檔案室之前，對(duì)于檔案的了解和認(rèn)識(shí)是“0”基礎(chǔ)，只能靠前一任檔案員口頭簡(jiǎn)單介紹。這就導(dǎo)致檔案人員流動(dòng)太過頻繁，檔案工作交接不及時(shí)，不到位，不全面，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能無法得到有效傳承。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯(cuò)誤百出。同時(shí)，即使有配備專職檔案員的單位，也有因檔案員工作態(tài)度不好而影響了檔案工作的實(shí)效。
（三）檔案經(jīng)費(fèi)投入少，軟硬件設(shè)備落后
機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的涉及多個(gè)部門的工作。健全的基礎(chǔ)設(shè)施、充足的資金投入是做好這項(xiàng)工作必不可少的條件。而當(dāng)前，很多單位暫且不說高大上的現(xiàn)代化管理的軟硬件設(shè)施投入，就連最基本的檔案庫房也是為了應(yīng)對(duì)檔案行政管理部門的檢查臨時(shí)騰挪出來的。有的單位有檔案庫房，不僅面積小，還在空地上堆放其它物品，檔案庫房已然成了雜物庫房。檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，庫房建設(shè)不規(guī)范，檔案保管條件差，對(duì)溫濕度不能有效控制，使得紙質(zhì)檔案材料發(fā)生霉變、損毀現(xiàn)象，威脅著檔案的安全。
（四）缺乏規(guī)范有效的檔案管理和利用制度
規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。我們做任何事、任何工作都要遵循一定的道德規(guī)范或規(guī)章制度，然而目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度還不健全，甚至漏洞百出，缺乏相應(yīng)的權(quán)力制約機(jī)制。也有的單位規(guī)章制度不少，看起來也很全面，但是缺乏足夠的執(zhí)行力，再好的規(guī)章制度，沒有了嚴(yán)格的執(zhí)行力，也就成了一句空話。
（五）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱
縱觀檔案管理工作，一般我們將其劃為8個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)。這8個(gè)環(huán)節(jié)，都貫穿著社會(huì)需要和提供利用工作的要求；同時(shí)，前面諸環(huán)節(jié)又都直接影響著提供利用。對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有價(jià)值的材料沒能進(jìn)入到檔案室保管而造成遺失；檔案價(jià)值鑒定不到位，使得很多沒有保存價(jià)值的材料進(jìn)入了檔案室，增加了庫房壓力，加大了工作人員的工作量，到了保管期限可以銷毀的材料，由于種種原因，不銷毀，也使得保管矛盾越來越突出，等等。檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱是影響檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素。
（六）信息化水平低
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各級(jí)政府開始使用信息化辦公系統(tǒng)，大大提高了工作效率，而且無紙化辦公也不再是一個(gè)夢(mèng)。雖然目前也有不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作轉(zhuǎn)向了信息化，但是也僅僅是實(shí)現(xiàn)利用軟件來進(jìn)行檔案的錄入、排序和檢索，還未能實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致檔案資料的利用率低，沒有完全發(fā)揮出應(yīng)的功能。
（七）對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠。
檔案的收集、整理、保管是手段，檔案信息資源的開發(fā)利用才是最終的目的。鑒于前面筆者所羅列的一些現(xiàn)狀，使得檔案信息資源的開發(fā)缺少必要的條件，如人員素質(zhì)水平、經(jīng)費(fèi)投入等等，那當(dāng)然是不能夠做好的。影響檔案信息資源開發(fā)還有一個(gè)重要的因素，那就是單位內(nèi)部的檔案管理人員對(duì)檔案沒有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，他們只單純地認(rèn)為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時(shí)能夠很容易地找到就可以了，其實(shí)不然，檔案對(duì)單位內(nèi)部進(jìn)行決策時(shí)有著非常重要的指導(dǎo)作用，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)單位過去的發(fā)展進(jìn)行分析總結(jié)，然后對(duì)未來提出一些有建設(shè)性的意見，所以，對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用有著十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。目前，許多事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員還沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠，嚴(yán)重制約了單位的未來發(fā)展。
二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策
（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作要想取得較高的水平，就需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作提起足夠的重視，改變那種把檔案管理工作當(dāng)做可有可無的輔工作的認(rèn)識(shí)。一是檔案工作者自身要通過學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)等等方式，改變自身對(duì)于檔案管理工作的偏見，如果連檔案管理者自身都不重視檔案管理工作，又怎能期望得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同和支持呢？二是檔案工作者要多多向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作的重要性。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候，并非領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，而是領(lǐng)導(dǎo)不了解情況。檔案工作者多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)檔案的內(nèi)容、案例、工作，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到原來檔案管理工作是這樣一種專業(yè)性的工作，重要性的工作，慢慢地就會(huì)提高對(duì)檔案工作的重視程度。三是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理在單位整體工作中的重要性，把檔案管理工作列入到單位發(fā)展規(guī)劃中，列入到日常工作計(jì)劃中，并制訂相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲制度。
（二）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)必須有所提升。要保障檔案管理工作人員有較高的專業(yè)能力，筆者認(rèn)為可以從以下兩個(gè)方面入手：
一是在檔案管理工作人員的招聘上，設(shè)置相應(yīng)的任職條件，包括專業(yè)的檔案管理知識(shí)以及強(qiáng)烈的職業(yè)認(rèn)同感和責(zé)任心，也就是相應(yīng)提高任職的門檻。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，并不是無任何基礎(chǔ)條件的人員就能夠勝任的。
二是在部T工作開展的過程中，要加強(qiáng)并有針對(duì)性地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。包括綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠的能力來完成自己的工作。
三是促進(jìn)檔案管理工作人員基本職業(yè)道德的養(yǎng)成。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，還是一項(xiàng)保密性的、政治性的工作。良好的職業(yè)道德操守，于公于私都是很必要的。要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位發(fā)展的影響，在工作中做到公平公正，實(shí)事求是，對(duì)自己的工作保持高度的警惕性，真實(shí)地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好。
（三）加強(qiáng)資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
落實(shí)檔案管理工作，不僅要有思想上的重視，也要有物質(zhì)上的保障，即資金支持。要不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案資源存放科學(xué)，安全、有序。首先，要設(shè)置專門的檔案室，使檔案資源有地方放置；其次要有必要的檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使檔案資源安全保管，減少檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)
（四）建立和完善檔案管理制度
“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要實(shí)現(xiàn)有效的管理，必須首先建章立制。
對(duì)于檔案管理人員來說，就是要建立合理的檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，明確檔案管理人員的的崗位職責(zé)和范圍，建立有效的信息溝通渠道，同時(shí)建立完善的工作監(jiān)督制度，以及時(shí)有效地堵住檔案管理工作漏洞。最后還要建立檔案人員合理的激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理工作人員的工作積極性和對(duì)檔案事業(yè)的職業(yè)認(rèn)同感。
對(duì)于檔案信息資源來說，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明確檔案保管期限的劃分和歸檔制度。同時(shí)要建立起清楚明晰的檔案借閱、登記、統(tǒng)計(jì)制度，詳細(xì)記錄檔案的使用情況，及時(shí)查找遺失缺漏。
（五）加強(qiáng)信息化在檔案管理中的應(yīng)用
現(xiàn)代社會(huì)，信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)我們的工作、生活影響越來越大。在這樣一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)到到現(xiàn)代檔案管理工作中。一是通過配備信息設(shè)備和技術(shù)手段，對(duì)已有的檔案資源進(jìn)行整理，以提高查全率和查準(zhǔn)率，提高工作效率；二是通過對(duì)檔案信息資源的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)提高檔案資源利用頻率，更好應(yīng)對(duì)檔案實(shí)體的自然損壞和自然災(zāi)害；三是通過對(duì)檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)借閱、異地借閱和信息共享。
（六）加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用
關(guān)鍵詞：文書檔案管理現(xiàn)狀 措施 發(fā)展方向
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的不斷進(jìn)步，企業(yè)的文書檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，是建立健全企業(yè)管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)發(fā)展的最基礎(chǔ)性工作。但是，就目前中國國情而言，很多單位對(duì)企業(yè)的文書檔案管理工作都不夠重視，忽略了它在企業(yè)發(fā)展中最基礎(chǔ)性的作用，在文書檔案管理工作中依然存在著很多問題，而這些問題得不到有效解決，就會(huì)對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展造成阻礙。所以必須要對(duì)企業(yè)文書管理工作有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，了解它在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，在明確企業(yè)發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，通過一些有效的途徑使其得到改善。
一、我國文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）企業(yè)文書檔案管理基礎(chǔ)普遍較差。 多年來企業(yè)文書檔案管理一直處于封閉式 管理狀態(tài)，檔案管理的主要目的在于保管并以 不丟失為原則，每個(gè)時(shí)期對(duì)檔案的質(zhì)量要求不 同、對(duì)檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一，對(duì)檔案工作的 重視和投入不足，檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)參差 不齊，造成檔案管理基礎(chǔ)較差的局面。
（二）企業(yè)文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題。 企業(yè)在實(shí)際工作中，文書與檔案實(shí)行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔 案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。由于文書人員檔案意識(shí)淡薄，忽視檔案管理人員對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、用紙不規(guī)范、裝訂不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦理程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況，文書處理文件工作質(zhì)量的高低直接影響了文書檔案收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用，而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等都有一定的影響。
（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠，各部門對(duì)檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。 由于許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不能 給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)存在一定的偏差，對(duì)其技術(shù)含量的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在配備檔案管理人員時(shí)往往降低用人標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)未引起高度的重 視，無形中造成檔案管理人員的素質(zhì)偏低，缺少必備的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)檔案必要設(shè)施的投入不夠，直接制約了檔案管理水平的提高。另外，各部門在收集檔案的過程中，為了本部門利用方便，不愿意將一些屬于歸檔 范圍的檔案及時(shí)交檔案部門統(tǒng)一歸檔，而檔案 人員又很難掌握其所有應(yīng)歸檔的文件，造成一些重要資料人為的流失。檔案在借閱過程中，還存在過期不還，催還未果的情況，檔案部門很難對(duì)其他部門采取相應(yīng)的處罰措施，真正發(fā)揮其應(yīng)有的職能。
（四）各部門不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作。文書檔案工作需要企業(yè)的各個(gè)部門的配合，比如歸檔工作需要從各個(gè)部門收集重要的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理保管。而一些部門為了自己工作的便利或以要事在身為推脫，不愿意或不積極將需要?dú)w檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。如此下去，文書檔案管理工作的效率低下是一方面，重要文件的丟失那就是更重要的后果了。各部門對(duì)檔案工作的配合不夠，必定會(huì)制約檔案管理水平的提高。
二、企業(yè)文書檔案管理工作的改進(jìn)措施以及發(fā)展方向
找到了在文書檔案的管理工作中所存在的主要問題，我們就要針對(duì)這些問題進(jìn)行分析和改進(jìn)，促進(jìn)文書檔案管理工作的完善。下面我就針對(duì)這個(gè)問題提出的一些適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)方法，對(duì)我國企業(yè)文書檔案管理工作未來的發(fā)展方向進(jìn)行一個(gè)合理的展望。
（一）提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度
企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)要先從正確觀念的樹立方面著手，只有把觀念擺正，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視，才能在接下來的實(shí)踐中有良好的心態(tài)去處理遇到的問題和有效的進(jìn)行管理。對(duì)于管理者，必須要深刻的意識(shí)到文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性作用，不能只注重眼前的效益，要從長遠(yuǎn)的利益考慮，對(duì)文書檔案管理工作加以重視，并完善其管理制度，對(duì)員工在這方面的管理提出更高要求。而對(duì)于企業(yè)員工來講，則要在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，提高工作熱情及其積極性，不管事務(wù)大小，都應(yīng)當(dāng)保持專業(yè)的職業(yè)精神努力去做好，認(rèn)真對(duì)待，減少在管理工作中所出現(xiàn)的差錯(cuò)，提高管理質(zhì)量和管理效率。同時(shí)也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在這個(gè)向信息化趨勢(shì)不斷加強(qiáng)的年代，應(yīng)該注重對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，將其運(yùn)用在企業(yè)文書檔案的管理上，為企業(yè)信息化的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。
（二）解決好企業(yè)文書和檔案之間的鏈接問題
在文書檔案管理工作中，一定要注意對(duì)文件質(zhì)量的管理，文書工作的優(yōu)良程度對(duì)檔案管理工作的開展具有重要影響，文書是否規(guī)范、文書質(zhì)量的高低決定著文書管理工作能否有效進(jìn)行。因此，就必須處理好文書工作和檔案管理工作的銜接問題，使其相互協(xié)調(diào)，推進(jìn)文書和方案管理工作的一體化進(jìn)程。同時(shí)，還要注重材料的質(zhì)量問題，要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙張大小、文字格式、批文等進(jìn)行規(guī)范化的處理，對(duì)于收發(fā)的資料數(shù)據(jù)，要繼續(xù)詳細(xì)的記載，防止錯(cuò)誤、疏漏的出現(xiàn)。發(fā)現(xiàn)文件錯(cuò)誤要及時(shí)糾正，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時(shí)補(bǔ)充，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，才能保證材料的質(zhì)量和完整程度，才能夠提升管理效率。
（三）提高員工的個(gè)人素質(zhì)
在挑選員工方面，企業(yè)應(yīng)該首先考慮到員工的專業(yè)性問題，盡量挑選在文檔管理上有經(jīng)驗(yàn)的人員，對(duì)于新入職的員工，在入職之前，企業(yè)必須要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使從業(yè)人員對(duì)文件檔案的管理工作有比較全面的了解和深刻的認(rèn)識(shí)，要在員工的心中樹立正確的價(jià)值導(dǎo)向，培養(yǎng)員工的專業(yè)素養(yǎng)。積極樂觀的心態(tài)、正確的管理態(tài)度、較高的從業(yè)熱情是這項(xiàng)工作能夠長久有序的進(jìn)行下去的必要條件。另外，企業(yè)還要借鑒國外的成功案例，將國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合起來，充分的培養(yǎng)員工，發(fā)掘員工潛力。
三、結(jié)束語
企業(yè)要強(qiáng)化文檔管理水平，加強(qiáng)各部門的交流合作，做好文檔管理工作。要緊跟信息時(shí)代的潮流，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行新的管理模式，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?！?/p>
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 文書檔案 管理工作 現(xiàn)狀分析 對(duì)策研究
中圖分類號(hào)：G63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（a）-0171-01
對(duì)于整個(gè)中職學(xué)校來說，文書檔案工作是每一個(gè)職能科室工作中所必需的工作。學(xué)校通過文書檔案工作來整理每一份文件，并對(duì)其進(jìn)行周期性地處理。文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎(chǔ)，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學(xué)校的情況而言，中職學(xué)校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時(shí)為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學(xué)校各方面的需求，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。
1 中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
1.1 認(rèn)識(shí)不足
文書檔案工作是需要對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行相應(yīng)地處理的，是一個(gè)長期積累的過程，所以，文書檔案工作的成績顯現(xiàn)也比較緩慢，通常也不容易引起他人的注意，這也就導(dǎo)致了長久以來很多人并沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，反而錯(cuò)誤地認(rèn)為文書檔案管理工作就是對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫、保管和整理。只要檔案工作人員不把檔案信息泄露出去或者弄丟，只要保管整理了能應(yīng)對(duì)檔案科對(duì)檔案的檢查，就與學(xué)校的發(fā)展關(guān)系不大。正是這些錯(cuò)誤的觀念，使得大多數(shù)人沒有重視學(xué)校的文書檔案管理工作。
1.2 不易保存和整理
隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，各個(gè)科室需要?dú)w檔的東西越來越多，文書檔案也就日益增多，不僅僅是內(nèi)容有一定的增加，文書檔案的式樣也逐漸增多。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，比如說文書檔案保存的環(huán)境比較潮濕、紙質(zhì)文案所占地面積過大等等。針對(duì)如此大量的文書檔案，需要花費(fèi)文書檔案專職工作人員更多的時(shí)間去進(jìn)行分類的保存和整理，不僅程序非常繁瑣，而且整理出來的效果也不一定讓人滿意，難以保證案卷的質(zhì)量。
1.3 對(duì)文書檔案資源的開發(fā)不夠
很多單位都錯(cuò)誤地認(rèn)為，只要能夠保存和管理好文書檔案，不讓檔案受損或缺少就可以了，這種做法其實(shí)只是注重了對(duì)檔案的收集、整理和保管工作，是沒有真正地發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的作用的。文書檔案工作作為每一個(gè)職能科室工作中的一個(gè)重要的組成部分，是需要在各個(gè)科室與檔案工作人員有效地配合之下才能夠順利完成的。如果部門與部門之間都不愿意把重要的、需要?dú)w檔的文件資料交給檔案管理工作人員，不配合工作人員的檔案工作，不僅不利于檔案工作人員充分發(fā)揮自我能力，制約檔案管理的水平，而且很容易造成重要的文件資料的散失。
2 加強(qiáng)中職學(xué)校文書檔案管理工作的對(duì)策
2.1 切實(shí)提高認(rèn)識(shí)
要想使教職工認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，最重要的就是必須要在思想上徹底轉(zhuǎn)變他們對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，只有當(dāng)人們從思想上開始認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性，才會(huì)認(rèn)真去了解，才會(huì)給予充分的重視。具體可以體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，學(xué)校要在物質(zhì)上加大對(duì)文書檔案管理工作的支持，通過有效的運(yùn)行機(jī)制，及時(shí)、完整地提供檔案信息，并且規(guī)范化管理文書檔案工作；另一方面，學(xué)校在規(guī)劃和安排單位全年的工作時(shí)，應(yīng)該把文書檔案管理工作納入全年的工作之中，通過這種方法提高文書檔案管理工作的地位和影響力度，讓教職工充分意識(shí)到學(xué)校的文書檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重大意義。
2.2 改革文書檔案管理體制
傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，這就要求中職學(xué)校應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的情況不斷地改革和創(chuàng)新，以便能夠更好地滿足學(xué)校發(fā)展的需要。一方面，要想改革創(chuàng)新，首要工作就是改革創(chuàng)新文書檔案管理的體制，把原先簡(jiǎn)單化、刻板化的文書檔案工作變?yōu)檫m合檔案員管理的靈活度強(qiáng)、適應(yīng)性強(qiáng)的工作，充分發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的作用和潛能，更好地為學(xué)校服務(wù)。另一方面，學(xué)校應(yīng)該加大對(duì)文書檔案工作的物質(zhì)支持，通過建立健全的運(yùn)行機(jī)制，加大規(guī)章制度的管理和約束力度，提高各個(gè)科室或者檔案員的行為作風(fēng)，從而不斷提高對(duì)文書檔案管理的質(zhì)量。
2.3 加強(qiáng)部門之間的溝通協(xié)調(diào)
文書檔案工作是需要各個(gè)科室的配合才能順利完成的，而不是通過自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部門同事不愿意把重要的需要?dú)w檔的文件資料交給檔案管理人員，也是不利于順利完成檔案工作的。因此，各個(gè)部分需要積極配合檔案工作人員的工作，及時(shí)溝通，才有利于檔案員齊全地收集文書檔案資料。并且，檔案工作人員在與部門同事溝通的時(shí)候也要注意一定的技巧，首先自己要明確收集的范圍和要求，然后正確向部門同事闡明，這樣才能減少兩者之間的工作摩擦，才能夠達(dá)到“雙贏”的效果，才能提升文書檔案工作的效率。
2.4 改革傳統(tǒng)的整理方法
傳統(tǒng)的文書檔案管理都是檔案工作人員人工立卷的，這種管理紙質(zhì)檔案的方法，繁瑣復(fù)雜，整理起來既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，并且由于不同的檔案管理員對(duì)文件的理解不一樣，在分類管理的時(shí)候也就會(huì)產(chǎn)生一定的分歧，這樣不僅會(huì)影響案卷的質(zhì)量，而且也會(huì)給以后的利用工作帶來許多不便。根據(jù)國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定了新的《歸檔文件整理規(guī)則》，省去了以往的案卷標(biāo)題分類，只需要以件為單位來分類管理就可以了，這時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)整理或檢索文件，不僅省時(shí)省力，方便快捷，而且也可以避免人為因素對(duì)文書檔案分類管理的影響，從而提高了檔案工作的效率，真正達(dá)到事半功倍的效果。
2.5 大力培養(yǎng)檔案管理人才
文書檔案工作與其他的工作有所不同，是一項(xiàng)相對(duì)比較寂寞的工作，這也就要求檔案工作人員熱愛這個(gè)事業(yè)。檔案工作人員只有對(duì)這份工作具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，才能不斷地去思考、去探索。因此，學(xué)校要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式定期培養(yǎng)檔案工作人員的檔案專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要求檔案工作人員努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息技術(shù)，為把檔案工作人員培養(yǎng)成為一個(gè)綜合型的文書檔案管理人才而努力。
參考文獻(xiàn)
[1] 霍世清.機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J].攀登，2007（5）.
