發(fā)布時(shí)間：2023-05-26 15:50:20
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的目的和意義樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問(wèn)題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問(wèn)題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項(xiàng)目的研究或?yàn)榭萍紤?yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來(lái)，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實(shí)施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實(shí)施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實(shí)施科技檔案管理，可以對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理，如根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準(zhǔn)備方面、研究實(shí)驗(yàn)方面的、總結(jié)鑒定驗(yàn)收方面的檔案，并進(jìn)行有針對(duì)性的控制，以此來(lái)提高科研檔案管理效果。
其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實(shí)施的過(guò)程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實(shí)施科技檔案管理的過(guò)程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對(duì)涵蓋企業(yè)全部活動(dòng)所產(chǎn)生的各種檔案文書(shū)進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國(guó)內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問(wèn)題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實(shí)際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計(jì)劃、有目的地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對(duì)此，筆者的建議是：
首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。基于此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實(shí)施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大科研項(xiàng)目檔案中明確了科技的成果及研究過(guò)程，對(duì)于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值，科技檔案管理實(shí)施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項(xiàng)目檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)或內(nèi)容來(lái)對(duì)待，將此項(xiàng)工作的責(zé)任具體落實(shí)到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項(xiàng)目檔案。
最后，加大科技檔案的開(kāi)發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺(tái)，以便更好地開(kāi)發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語(yǔ)
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國(guó)一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價(jià)值，致使科技檔案在企業(yè)部門(mén)之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價(jià)值。
【參考文獻(xiàn)】
[1]戴志艷.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實(shí)踐意義分析[J].中國(guó)科技縱橫，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略[J].企業(yè)改革與管理，2014（6）：33-33.
檔案管理信息化就是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息的進(jìn)行收集、傳輸以及儲(chǔ)存的活動(dòng)。檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展有非常深遠(yuǎn)的意義。在新時(shí)期要對(duì)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。對(duì)檔案管理信息化的意義做了闡述，同時(shí)也對(duì)新時(shí)期檔案管理信息化的對(duì)策做了簡(jiǎn)單分析。
關(guān)鍵詞：
信息化；檔案管理；制度
中圖分類號(hào)：F27
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：16723198（2013）02009201
當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各項(xiàng)管理中的使用也越來(lái)越多，檔案管理部門(mén)開(kāi)展信息化管理有效提高了檔案管理水平，同時(shí)也提高了檔案的利用效率。但是因?yàn)闄n案信息化管理中觀念、設(shè)備、人的因素的影響，在檔案的信息化管理中存在的問(wèn)題是比較嚴(yán)重，沒(méi)有充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì)。所以在新時(shí)期要對(duì)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。
1檔案管理信息化及其意義
檔案管理信息化就是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息的進(jìn)行收集、傳輸以及儲(chǔ)存的活動(dòng)。真正意義上的檔案管理信息化有兩個(gè)內(nèi)容：分別是檔案信息數(shù)字化、檔案?jìng)鬟f的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理的信息化只是一種檔案管理的方法，在管理的過(guò)程中還是要遵循檔案管理法規(guī)。檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展非常深遠(yuǎn)的意義。
利用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作的意義主要有以下三點(diǎn)：第一，有效改善檔案管理工作。在實(shí)行信息化檔案管理之后，才能促進(jìn)檔案管理職能的轉(zhuǎn)變，沖破管理中的各種限制，從而為檔案信息使用者提供更好的服務(wù)。第二，對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用有很重要意義。利用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作，可以使檔案信息更加的系統(tǒng)，最大限度的挖掘檔案信息價(jià)值，提高檔案信息的利用率。第三，擴(kuò)大了檔案服務(wù)范圍，因?yàn)樵谛畔⒒墓芾碇?，檔案信息可以進(jìn)行拷貝，總的信息占據(jù)的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時(shí)將檔案信息傳遞給需要的人員。
雖然檔案管理信息化給檔案管理工作效率的提高帶來(lái)了很大的好處，但是利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作也存在一定的問(wèn)題，檔案信息的安全性就是最突出的問(wèn)題，因?yàn)樾畔⒒芾碇幸褂糜?jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)，而這兩者受到外界不法分子的入侵較多，所以檔案信息被非法竊取和丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重。
2新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理信息化的策略
2.1加強(qiáng)設(shè)備建設(shè)
要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化最基本的是要完善軟硬件設(shè)施。第一，完善硬件設(shè)施。在檔案信息化管理中不僅需要使用到計(jì)算機(jī)設(shè)備，而且光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀等設(shè)施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配備完善的硬件管理設(shè)施，同時(shí)要完善網(wǎng)絡(luò)的敷設(shè)，保證將信息使用主體與檔案管理設(shè)備聯(lián)系在一起。第二，要選擇合適的管理軟件，在當(dāng)前很多信息化管理中軟件的使用不當(dāng)，很多管理軟件中漏洞比較多，在檔案管理中安全隱患比較多。為了有效解決這種情況要對(duì)管理系統(tǒng)的技術(shù)成熟度深入研究，選擇各方面技術(shù)比較成熟的軟件。
2.2建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作本來(lái)就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作檔案管理人員不僅要對(duì)信息進(jìn)行加工處理，還要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的內(nèi)容就更多的，為了保障管理工作的順利進(jìn)行必須要建立完善的檔案信息化管理制度。第一，檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化的需要對(duì)各項(xiàng)管理流程的管理人員的行為進(jìn)行有效的規(guī)范和控制，對(duì)于信息化管理的各個(gè)步驟形成嚴(yán)格的約束。第二，要建立安全管理制度。針對(duì)電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作等都嚴(yán)格限制，設(shè)置權(quán)限。第三，要完善責(zé)任制。對(duì)檔案管理人員的責(zé)任不斷落實(shí)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)，在檔案管理中可以進(jìn)行自我的控制，有效提高檔案管理工作效率。
2.3建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理信息化是一種管理手段，其目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源，利用的最大化。因?yàn)樵跈n案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作方法是千差萬(wàn)別的，在信息化管理中要做到檔案信息共享就比較麻煩。所以有必要建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案的整理、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一，以此作為衡量檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)這樣的標(biāo)準(zhǔn)的建立，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳遞的時(shí)候就可以暢行無(wú)阻，在檔案信息使用中就能做到資源的共享。
2.4加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員對(duì)檔案管理水平的影響是比較深遠(yuǎn)的，信息化的檔案管理使用到的各種設(shè)備、技術(shù)比較多，所以對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也有了新的要求。檔案管理人員不僅要有專門(mén)的檔案管理知識(shí)，而且對(duì)一些設(shè)備操作和技術(shù)使用要非常熟練，高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案管理信息化的需要。所以檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要讓他們?cè)谂嘤?xùn)中掌握最新的檔案管理理念和管理方法，而且重點(diǎn)是要對(duì)他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行加強(qiáng)，提高他們的綜合素質(zhì)，從而能更好的適應(yīng)信息化管理的需要。
3結(jié)論
總之，信息化檔案管理是未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)，檔案管理部門(mén)要提高信息化檔案管理水平首先要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念，建立完善的檔案管理信息化制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的控制。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，針對(duì)的檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，另外檔案管理部門(mén)還應(yīng)該不斷加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)，讓他們掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)和操作技術(shù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高校；試卷檔案；紙質(zhì)試卷；技術(shù)性問(wèn)題
高校試卷內(nèi)容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會(huì)涉及各個(gè)學(xué)院、各個(gè)系和相關(guān)的老師。試卷的歸檔是一個(gè)復(fù)雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒(méi)有科學(xué)合理的管理方法，就會(huì)出現(xiàn)管理混亂，也就說(shuō)明高校的管理水平低。因此，建立一個(gè)科學(xué)合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學(xué)校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問(wèn)題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問(wèn)題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問(wèn)題，高校對(duì)于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗(yàn)的，但是在管理的過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)紕漏。高校對(duì)于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問(wèn)題。試卷檔案建立的目的是為了讓學(xué)校和老師充分利用，以便改善教學(xué)質(zhì)量和明確教學(xué)方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規(guī)范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)
當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，因此學(xué)校要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過(guò)程。過(guò)去我國(guó)的高校對(duì)于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個(gè)龐大的工程，涉及各個(gè)學(xué)院和各個(gè)系，過(guò)程十分繁瑣，浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間。所以，試卷檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時(shí)樹(shù)立科學(xué)的、先進(jìn)的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。
2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能
（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用試卷管理是教務(wù)管理的職責(zé)之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢?cè)嚲碛嘘P(guān)信息的時(shí)候十分不易。但是在信息化時(shí)代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學(xué)院、班級(jí)、科目和老師進(jìn)行整理。同時(shí)可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學(xué)校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)與優(yōu)化優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時(shí)間?？茖W(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計(jì)查找條件，比如學(xué)院、科目、班級(jí)等。實(shí)現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致管理混亂的問(wèn)題，方便抽查試卷信息。
3.簡(jiǎn)化試卷歸檔程序
由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡(jiǎn)化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個(gè)學(xué)院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡(jiǎn)化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進(jìn)行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實(shí)性
試卷是檢驗(yàn)學(xué)生學(xué)習(xí)成果和學(xué)校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學(xué)校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實(shí)有效的。試卷需要及時(shí)回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒(méi)有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實(shí)性，才能在調(diào)取檔案的時(shí)候輕易地找到。5.簡(jiǎn)化試卷檔案查詢程序高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學(xué)校的管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是學(xué)校的教學(xué)成果。試卷記錄的不僅僅是學(xué)生的成績(jī)，還有考核老師和學(xué)校之間的配合，這就間接地考核了學(xué)校各部門(mén)之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時(shí)老師還可以根據(jù)試卷的測(cè)試結(jié)果，調(diào)整接下來(lái)的教學(xué)方向和重點(diǎn)，讓學(xué)生更容易接受老師所教的內(nèi)容。高校建立科學(xué)合理的試卷檔案管理機(jī)制，可以提高學(xué)校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時(shí)間，同時(shí)可以保證試卷保存完整，簡(jiǎn)化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認(rèn)識(shí)到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻(xiàn)：
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［2］楊杰.高校檔案資料規(guī)范化管理探索［J］.攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（3）：33-40.
摘要：檔案學(xué)作為一門(mén)新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過(guò)程。檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
關(guān)鍵詞：檔案管理，科學(xué)化，發(fā)展
Abstract: as a new subject of archival science, is still at the stage is not yet. Along with the progress of the society and the development of science and technology, archives and archives work is also in constant development, the theory of archival science is continually in the construction of the understanding of the archives have a constantly enrich and perfect development process. The object of the archives management of the archives, service object is archive users, which should be solved basic contradictions that is dispersed, messy, the archives of impurity, quantity, only existing copy and so on the condition and social use file request centralized, system, high quality, and the contradiction between the shows, widely.
Keywords: file management, scientific, and development
0引言
中國(guó)檔案學(xué)界從20世紀(jì)50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》誕生，才對(duì)檔案的定義有了一個(gè)比較一致的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。該法稱：檔案“是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄?！敝袊?guó)檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄。檔案學(xué)作為一門(mén)新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過(guò)程。
1. 檔案管理
檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過(guò)程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來(lái)看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開(kāi)放系統(tǒng)而發(fā)展的。
2.檔案管理實(shí)施
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。
3.檔案管理科學(xué)化
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見(jiàn)證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
4.結(jié)語(yǔ)
檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；重要性
1科研檔案管理的含義
科研檔案形成于科研工作中，是指其中具有保留價(jià)值的部分資料，是一種科學(xué)儲(chǔ)備形式，也是重要的信息來(lái)源?？蒲袡n案管理是科研管理的重要組成部分，是指對(duì)于科研檔案進(jìn)行歸檔、整理與移交、管理與利用。首先要對(duì)各類材料進(jìn)行歸類，將科研與科技研究進(jìn)行區(qū)分，針對(duì)不同品類進(jìn)行規(guī)范。其次將所有材料整理成卷，編寫(xiě)目錄方便查詢，并將檔案移交管理部門(mén)保管。最后是檔案的管理與應(yīng)用，針對(duì)檔案的保密程度進(jìn)行保存，并規(guī)定密級(jí)，形成系統(tǒng)化的管理流程?？蒲袡n案管理的目的就是將其應(yīng)用于新的研究與實(shí)踐，因此檔案的存放應(yīng)當(dāng)方便進(jìn)行查閱，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助于現(xiàn)代化的管理手段來(lái)提升檔案的利用率，發(fā)揮檔案真正的價(jià)值。
2科研檔案管理的作用
科研工作的開(kāi)展需要對(duì)以往學(xué)者的研究成果進(jìn)行參考，取其精華，通過(guò)借鑒前人的研究成果與研究方法，融入自身的研究進(jìn)行創(chuàng)新，因此科研檔案對(duì)于新興科研工作的開(kāi)展意義重大?？蒲袡n案管理工作是否順利，關(guān)系著科學(xué)化管理是否可以實(shí)現(xiàn)。
2.1科研檔案具有重要的價(jià)值
科研檔案記錄了以往重要的科研活動(dòng)及其成果，展現(xiàn)了前人對(duì)于某種問(wèn)題或現(xiàn)象的思考，它是歷史科研成果的文字載體，也是科研成果的存在形式，因此科研檔案中積累了無(wú)數(shù)前人的豐富經(jīng)驗(yàn)?？蒲兴降牟粩嗵嵘刃枰迈r的研究成果來(lái)補(bǔ)充，也需要對(duì)于歷史成果進(jìn)行一定的延續(xù)，只有在繼承的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，才能推動(dòng)科研不斷向前發(fā)展，因此科研檔案不僅是科研活動(dòng)的反映，也是科研水平的體現(xiàn)?？蒲谢顒?dòng)需要對(duì)以往的研究成果進(jìn)行繼承，并且科研工作人員需要閱讀大量的科研檔案來(lái)啟發(fā)思維，在遇到不確定的問(wèn)題時(shí)，也需要科研檔案來(lái)進(jìn)行理論支撐，因此科研檔案是一種不可或缺的憑證?？蒲袡n案本身具有一定的價(jià)值，但是這種價(jià)值需要開(kāi)發(fā)才能發(fā)揮作用。例如一項(xiàng)成果雖被理論證實(shí)，但是還需要實(shí)踐檢驗(yàn)才能正式形成效用。
2.2科研檔案是進(jìn)行科研的依據(jù)
新的科研課題的確立，總是需要對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外的相關(guān)科研課題進(jìn)行充分的研究，確定現(xiàn)有的研究成果處于何種程度，并且進(jìn)一步明確進(jìn)行科研工作的目的及其實(shí)際意義，在做好充分的準(zhǔn)備工作之后，才能著手進(jìn)行。在課題申請(qǐng)過(guò)程中，需要對(duì)于課題的可行性進(jìn)行一定的論證與考核，需要不斷完善后才可以確立，每一步驟所產(chǎn)出的這些材料都需要作為科研檔案進(jìn)行保存。不僅如此，通過(guò)對(duì)以往的科研檔案進(jìn)行反復(fù)查閱研究，可以避免重復(fù)研究或多人研究的現(xiàn)象，尤其是某種科學(xué)技術(shù)或者專利發(fā)明，牽涉產(chǎn)權(quán)等問(wèn)題時(shí)，需要明確主體，進(jìn)行規(guī)范管理，這時(shí)科研檔案成為首要的考慮因素。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)科交叉現(xiàn)狀越來(lái)越普遍，對(duì)于某課題的研究需要對(duì)主流學(xué)科以及相關(guān)學(xué)科進(jìn)行把握，因此全面、綜合以及系統(tǒng)的科研檔案可以為研究者提供全方位的參考資料，并且提高研究效率。
2.3科研檔案是考核管理人員的重要標(biāo)準(zhǔn)
由于科研檔案的重要作用，對(duì)于科研檔案管理人員的素質(zhì)也有十分高的要求，因此科研檔案的保存是否完善、是否規(guī)整，對(duì)于科研管理人員都具有很大的挑戰(zhàn)。完善的科研檔案管理不僅為科研工作者提供了研究工作上的便利，也是科研檔案管理人員辛勤勞動(dòng)的見(jiàn)證，是考核其業(yè)績(jī)與工作成果的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是對(duì)以往科研工作者科研成果的尊重，科研檔案管理的成效也可以體現(xiàn)出一個(gè)國(guó)家對(duì)于科研工作的重視程度與支持程度，可以樹(shù)立廣大科研人員的信心，鼓舞其潛心進(jìn)行科學(xué)研究的斗志，因此科研檔案管理對(duì)于多方工作者都具有十分重要的意義。
3有效管理科研檔案的意義
科研檔案的有效管理與應(yīng)用有利于提升科研水平，科研檔案有利于加快創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)換，因此，檔案必須保證真實(shí)、完整，并且在科研工作中應(yīng)用得恰到好處。科研檔案的有效應(yīng)用可以促進(jìn)研究進(jìn)程，科研項(xiàng)目的開(kāi)展需要很多的歷史資料作為支撐，因此條理清晰、保存完好的科研資料是科研項(xiàng)目起步的基石，可以避免在工作中走彎路，加快研究進(jìn)程。科研工作中一些重要文件的保存有利于在后續(xù)研究中進(jìn)行查閱、糾錯(cuò)并改正，一般的科研項(xiàng)目利益相關(guān)主體繁多、情況較為復(fù)雜，因此才具有研究的價(jià)值，及時(shí)有效的資料保存與建檔可以為之后的科學(xué)研究工作提供便利，提升研究效率與科研工作的開(kāi)展速度。綜上所述，科研檔案管理工作與科研工作密不可分，并且科研檔案的有效管理在現(xiàn)實(shí)中意義重大，科研檔案的管理工作是科研工作的基石，也成為科技發(fā)展的必備基礎(chǔ)，保證了科研工作的準(zhǔn)確、真實(shí)與完整，因此在實(shí)際工作中，科研檔案管理人員要明確自身職責(zé)，創(chuàng)新科研檔案管理方法，用現(xiàn)代化的手段提升科研檔案管理效率，為各方面的科研工作提供便利。
參考文獻(xiàn)：
［1］王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性［J］.青?？萍?，2007，（03）：79-80.
【關(guān)鍵詞】自學(xué)考試 考籍檔案 電子化管理 意義 建議
一、自學(xué)考試考籍檔案電子化的重要意義
隨著信息化水平的提高，檔案的電子化已經(jīng)成為了一種發(fā)展的趨勢(shì)，考籍檔案管理也是一樣，提高其電子化水平，不但可以節(jié)省必要的勞動(dòng)和資金，還能夠提高檔案管理的效率，更好地促進(jìn)自學(xué)考試考籍檔案管理的發(fā)展。具體淶水，實(shí)現(xiàn)自學(xué)考試考籍檔案管理的電子化有以下幾個(gè)方面的意義：
（一）提升高校綜合管理水平
隨著管理科學(xué)的不斷發(fā)展，管理水平的高低對(duì)于一個(gè)組織的生存和發(fā)展有著十分重要的意義。對(duì)自學(xué)考試考籍檔案的管理只是學(xué)校相應(yīng)配套管理的一個(gè)主要的部門(mén)，相應(yīng)的還有行政管理、財(cái)務(wù)管理等。如果在考籍管理上存在一定缺陷的話，不但影響其相應(yīng)工作的效率對(duì)于企業(yè)的管理也有很大的影響，諸如課程合格證書(shū)的打印、跨專業(yè)情況統(tǒng)計(jì)、專業(yè)分布情況、畢業(yè)生人數(shù)等，這些數(shù)據(jù)、報(bào)表對(duì)于相應(yīng)的行政管理、財(cái)務(wù)管理等相應(yīng)的調(diào)查、分析、總結(jié)等都有著十分重要的地位，只有在考籍管理的電子化上面入手，才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)考籍檔案的電子化管理，從而使得學(xué)校整體的管理水平都得到了很大的提升。
（二）提高考籍檔案管理的效率
以往在考籍管理方面往往采用的是手工操作的方式，這樣就需要大量的勞動(dòng)力，且工作效率十分低下，為了節(jié)省相應(yīng)的開(kāi)支，專業(yè)人員也比較缺乏，擔(dān)任相應(yīng)工作的往往是一些中年人，其對(duì)于信息技術(shù)往往不是非常了解，這樣就使得考籍檔案管理的技術(shù)更新非常緩慢，使得其管理的效率非常低下。而相應(yīng)的考籍的數(shù)據(jù)往往需要被調(diào)用，諸如對(duì)相應(yīng)的轉(zhuǎn)考、借考、免考情況的處理，對(duì)畢業(yè)生人數(shù)的統(tǒng)計(jì)等方面都需要利用到考籍檔案的相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息。若是其在這方面不是很完善的話，則在數(shù)據(jù)提供上將會(huì)面臨很大的問(wèn)題，這樣對(duì)于其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是十分不利的，而通過(guò)考籍檔案的電子化則能夠很好地解決這個(gè)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等成為了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料收集、電子報(bào)表的重要的技術(shù)支撐，在這樣的情況下，學(xué)?？技畽n案管理的效率得到提升，進(jìn)一步促進(jìn)了高?？技畽n案管理的水平。
（三）提供信息服務(wù)
自學(xué)考試考籍管理除了具有以下兩個(gè)方面的意義之外，其還具有一定的信息服務(wù)的職能，具有來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾個(gè)方面：
（1）驗(yàn)證證書(shū)的真?zhèn)巍，F(xiàn)在的社會(huì)上辦假證成風(fēng)，實(shí)現(xiàn)了自學(xué)考試考籍檔案電子化之后，就能提供相應(yīng)的查詢服務(wù)，使相應(yīng)的信息能夠被驗(yàn)證，這樣就能更好地扼制不良之分，使得相應(yīng)考生的證書(shū)能夠被證實(shí)，使其能夠更好地得到社會(huì)的認(rèn)可。
（2）為考生提供服務(wù)。由于自學(xué)考試具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，使得其相應(yīng)的專業(yè)開(kāi)設(shè)比較廣，相應(yīng)的借考、轉(zhuǎn)考等形式也比較多，這樣就使得相應(yīng)的工作部門(mén)的工作量比較大，其檔案的類別也比較復(fù)雜，流動(dòng)性也比較大，為此，若是沒(méi)有電子化的檔案管理的話，則不能為相應(yīng)的考生提供相應(yīng)的服務(wù)，使得自學(xué)考試的管理受到很大的影響?？技P(guān)系到相應(yīng)考生的切身利益，檔案的丟失、損壞等對(duì)其職業(yè)發(fā)展、社會(huì)前途等都有著很大的影響，為此，實(shí)現(xiàn)考籍檔案的電子化是自學(xué)考試的內(nèi)在要求，只有這樣，才能更好地為考生服務(wù)。
二、自學(xué)考試考籍檔案電子化管理的建議
（一）加強(qiáng)對(duì)自學(xué)考試考籍檔案電子化的認(rèn)識(shí)
為了更好地進(jìn)行相應(yīng)的考籍檔案的電子化建設(shè)，就需要對(duì)考籍檔案的管理本身加深了解，這樣才能在管理的時(shí)候有的放矢，更具針對(duì)性。由于考籍檔案具有很強(qiáng)的開(kāi)放性、廣泛性、復(fù)雜性等特征，這使其的管理的復(fù)雜程度、工作量等方面都比一般檔案管理要復(fù)雜，只有在把握這個(gè)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，開(kāi)展相應(yīng)的建設(shè)行為，才能更好地促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
（二）做好資料的收集工作
要實(shí)現(xiàn)考籍檔案的電子化，兩個(gè)工作步驟是必不可少的，一個(gè)就是對(duì)相應(yīng)的檔案的數(shù)字化的處理，這能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，從而使其成為電子化檔案的必要的組成部分。另一個(gè)就是對(duì)相應(yīng)的電子文件的收集歸檔。這兩個(gè)方面對(duì)于電子檔案的建設(shè)都具有重要的意義，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的過(guò)程要注意相應(yīng)信息的準(zhǔn)確、真實(shí)，在對(duì)其進(jìn)行歸檔的時(shí)候，要掌握科學(xué)地歸檔方法，這樣不但可以提高工作的效率，還可以減少重復(fù)的老公，保證電子文件的完整。
（三）加強(qiáng)對(duì)考籍檔案的保密管理
考籍檔案是考生的私人的信息，一經(jīng)泄露的話將對(duì)其產(chǎn)生很大的影響，為此，在檔案電子化的過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全、保密的管理，既不能發(fā)生相應(yīng)的損壞、丟失的現(xiàn)象，也不能使其被泄露，只有達(dá)到這兩個(gè)要求，才能使電子檔案的建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該在系統(tǒng)策略、管理策略、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、資料備份等方面加以完善，這樣才能達(dá)到相應(yīng)的目的。
（四）完善人才隊(duì)伍的建設(shè)
當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，人才是必不可少的，只有增加這方面的人才，才能更好地實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。要是先真正的檔案電子化，除了相應(yīng)的設(shè)備、儀器之外，還需要加強(qiáng)對(duì)人員的選拔和培訓(xùn)，招聘那些在檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)都很好的復(fù)合人才，這樣能夠提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體的技術(shù)水平和專業(yè)技能；另一個(gè)方面要加強(qiáng)對(duì)老檔案管理人員的培訓(xùn)，只有使其加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的了解，才能使其更好地適應(yīng)現(xiàn)在的工作要求。
三、總結(jié)
本文對(duì)自學(xué)考試考籍檔案電子化的重要意義進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上提出了自學(xué)考試考籍檔案電子化管理的相應(yīng)建議，旨在更好地促進(jìn)自學(xué)考試考籍檔案管理電子化水平的提升，使其獲得更好地發(fā)展。
科技信息化時(shí)代的發(fā)展，讓各行各業(yè)的發(fā)展與信息化管理緊密相連。由于傳統(tǒng)檔案的管理已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展需求，因此，把傳統(tǒng)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化管理，是現(xiàn)代化檔案管理在發(fā)展過(guò)程中所面臨的困難，也是亟待解決的問(wèn)題。
【關(guān)鍵詞】
信息化；檔案；發(fā)展
1前言
檔案信息化管理是檔案管理工作面臨的必然發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理單位要接納這種轉(zhuǎn)變，積極的響應(yīng)這種變革，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步完善檔案信息化管理工作，使檔案管理在各行各業(yè)得工作中得到廣泛應(yīng)用。目前我國(guó)檔案管理存在一定問(wèn)題，要加快檔案信息化管理的進(jìn)程，必須從管理制度，管理意識(shí)和管理方式三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，才能改變我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)狀。
2檔案信息化管理采取的措施
2.1完善檔案管理制度
信息化檔案的管理方式的出現(xiàn)，讓檔案管理的制度也發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)信息化檔案管理的發(fā)展。所以，有關(guān)部門(mén)要制定一套適合現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的規(guī)章制度。首先，要提高檔案管理人員的對(duì)檔案信息化管理的意識(shí)，提高了意識(shí)，才能重視這種新的管理方式，并把其進(jìn)行推廣。其次，檔案管理部門(mén)要根據(jù)自己的實(shí)際狀況，把現(xiàn)代化檔案信息管理原則和管理方法，加到檔案管理制度中去。信息化檔案管理，既節(jié)約了勞動(dòng)成本比，也提高了工作效率。所以各個(gè)檔案管理部門(mén)要建立科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理制度是十分必要的。
2.2培養(yǎng)專業(yè)管理人才
新型事物的產(chǎn)生需要有新型的人才來(lái)完成，信息化檔案管理要想得到更快、更好的發(fā)展，就必須加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)。首先，現(xiàn)代化的檔案管理，需要有專業(yè)技術(shù)知識(shí)的信息化人才來(lái)完成，這樣也能讓檔案管理工作得到更好的發(fā)展，而且要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員，進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓他們及時(shí)的掌握最新技術(shù)，更新陳舊的管理方法。其次，要提高檔案管理人員的責(zé)任心，檔案管理與其他工作有著極大的差異，因?yàn)闄n案的保存涉及到保密，不能隨意的泄漏其中的內(nèi)容，所以通過(guò)制定一些規(guī)章制度，來(lái)約束檔案管理人員的道德規(guī)范。
2.3創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案信息管理平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)現(xiàn)代化化檔案信息平臺(tái)，而創(chuàng)建檔案信息化平臺(tái)應(yīng)從以下幾個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行研究，第一、建立科學(xué)系統(tǒng)的管理程序，對(duì)今后的信息化檔案管理順利的發(fā)展，便捷的服務(wù)于客戶，提供了有力保障；第二、根據(jù)檔案管理工作的需求，信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，要以提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量為主要發(fā)展目的；第三、檔案工作具有一定的保密性，所以，檔案信息化平臺(tái)的建設(shè)一定要做好安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。
3檔案信息化管理的發(fā)展
3.1改變檔案的管理方式
傳統(tǒng)檔案管理模式，主要以收集和整理作為管理的主要模式?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，使檔案管理模式得到了巨大改變，信息化檔案管理能讓一些數(shù)據(jù)，文字，圖片，影像，語(yǔ)音的管理更加精準(zhǔn)。因此改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案管理體系，引領(lǐng)檔案管理工作在信息化大潮中快步發(fā)展，是十分必要的，同時(shí)也提高了檔案管理單位和其他企業(yè)，個(gè)人之間的工作效率，讓信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)得以發(fā)揮。
3.2發(fā)展信息化檔案管理的意義
推動(dòng)信息化檔案管理的意義主要有以下幾點(diǎn)：第一、檔案管理工作涉及到各行各業(yè)的工作發(fā)展，做好此項(xiàng)工作，有利于其他行業(yè)的快速發(fā)展；第二、如果檔案管理工作的管理理念跟不上信息社會(huì)的發(fā)展，將會(huì)對(duì)社會(huì)其它行業(yè)的管理發(fā)展造成一定影響；第三、提高檔案管理部門(mén)工作能力，以及工作人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，具有重要的社會(huì)意義。
3.3轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)
發(fā)展檔案現(xiàn)代化信息管理的關(guān)鍵問(wèn)題,是轉(zhuǎn)變檔案管理單位對(duì)現(xiàn)代化信息管理意識(shí)，把現(xiàn)代化檔案的管理意識(shí)融入到檔案管理中，使檔案管理工作的發(fā)展方向，有意識(shí)向現(xiàn)代化信息管理方向推進(jìn)。檔案管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變，取決于檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化檔案管理的重視程度，以及檔案工作者對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)知意識(shí)。只有轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識(shí)，才會(huì)讓信息化檔案管理工作的發(fā)展房展方向更明確。
4結(jié)語(yǔ)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，信息化技術(shù)得到普遍應(yīng)用，為人們的生活帶來(lái)極大方便。電子信息化技術(shù)到來(lái)之前，檔案的管理一直以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主，但是隨著信息管理的完善，信息化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的主要發(fā)展方式，方便快捷的信息化檔檔案管理目前還存在著一定的弊端，需要在今后的工作進(jìn)行改進(jìn)。
作者：李雪華 單位：黑龍江省綏化市衛(wèi)生學(xué)校
參考文獻(xiàn)：
[1]王萍.淺析檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化[J].人力資源管理.2015(07).
【關(guān)鍵詞】檔案管理 知識(shí)管理
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對(duì)建立的檔案進(jìn)行保管；狹義主要是指對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)工作。而在我們?nèi)粘５臋n案管理中，除了妥善放置檔案和對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)外，還有就是對(duì)于檔案內(nèi)容信息進(jìn)行管理。對(duì)于檔案內(nèi)容的管理，其實(shí)是一種對(duì)于檔案內(nèi)部具有使用價(jià)值的知識(shí)管理。
知識(shí)管理起源于商業(yè)管理，是誰(shuí)具體提出知識(shí)管理這個(gè)概念重說(shuō)紛紜，知識(shí)管理主要是管理團(tuán)隊(duì)通過(guò)科學(xué)合理的管理方式，對(duì)于知識(shí)資源進(jìn)行重組和分配，保證其得到有效利用。我國(guó)對(duì)于知識(shí)管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力。從上述定義可以看出，我們將知識(shí)管理定義為利用對(duì)于知識(shí)的有效管理和利用，提升企業(yè)的效益。
一、檔案管理和知識(shí)管理
（一）檔案管理和知識(shí)管理的相異點(diǎn)
從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對(duì)于檔案的管理，遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?，采取先進(jìn)的管理技術(shù)，保證檔案的真實(shí)性和價(jià)值。在管理中，管理人員沒(méi)有自主地參與，完全遵從現(xiàn)有制度進(jìn)行管理，一切符合檔案管理的程序。
知識(shí)管理不僅僅是對(duì)于檔案的管理，還包括對(duì)于檔案中的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，然后通過(guò)管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進(jìn)行重組，找到具有價(jià)值的信息并加以利用，來(lái)創(chuàng)造出更大財(cái)富或找到提高生產(chǎn)力的方式方法。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，更加強(qiáng)調(diào)管理人員的參與性，管理人員的主觀能動(dòng)性的參與部分非常多。
（二）檔案管理和知識(shí)管理的相同點(diǎn)
檔案管理和知識(shí)管理都是進(jìn)行檔案或知識(shí)管理，并且通過(guò)良好的管理實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)其本身的價(jià)值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個(gè)相同點(diǎn)：
（1）管理對(duì)象。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其管理的對(duì)象都具有知識(shí)的屬性。檔案管理的對(duì)象主要是由文字、圖標(biāo)記錄的信息型知識(shí)，可以讀取或運(yùn)用并找到最終利用價(jià)值；知識(shí)管理的對(duì)象是記錄型知識(shí)的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，通過(guò)管理人員的分析利用找到最終的利用價(jià)值。
（2）管理目的。我國(guó)《檔案法》中對(duì)于檔案的管理目的進(jìn)行了明確規(guī)定，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和真實(shí)性，從而提供詳實(shí)信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實(shí)性，是滿足社會(huì)或個(gè)人對(duì)于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識(shí)管理的目的則是通過(guò)群體的智慧找出信息的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，充分發(fā)揮出知識(shí)的自身價(jià)值來(lái)服務(wù)于社會(huì)。因此，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其最終的目的都是服務(wù)社會(huì)。
（3）管理流程。對(duì)于檔案管理的流程，基本分為以下六個(gè)步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統(tǒng)計(jì)，⑥利用。而知識(shí)管理的流程主要分為以下七個(gè)步驟：①知識(shí)產(chǎn)生，②收集，③存儲(chǔ)，④加工，⑤整理，⑥評(píng)價(jià)，⑦利用。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)福音。通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，都是以計(jì)算機(jī)為主要的管理技術(shù)進(jìn)行管理。從而保證提供給客戶詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息。因此，二者的管理技術(shù)基本相同。
二、檔案管理與知識(shí)管理相近相通
（一）管理對(duì)象重疊
如今，在檔案管理中，對(duì)檔案的分類十分的細(xì)致，主要是按照文件或檔案的內(nèi)容進(jìn)行不同程度的劃分，而且并對(duì)不同年限的的檔案進(jìn)行明細(xì)的標(biāo)記，并且排列好順序，以方便讀者在進(jìn)行閱讀時(shí)，可以詳細(xì)的對(duì)檔案進(jìn)行了解。而知識(shí)管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對(duì)知識(shí)進(jìn)行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎(chǔ)的組成部分。組織的知識(shí)的知識(shí)為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是通過(guò)組織自身工作和活動(dòng)中逐步形成的非文件和收買(mǎi)其他各個(gè)組織信息以及通過(guò)其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購(gòu)買(mǎi)、交換等方式從外部獲取的圖書(shū)、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等。目前在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，我們主要很大一部分是進(jìn)行知識(shí)管理。換句話說(shuō)其實(shí)知識(shí)管理其實(shí)包含著檔案管理，而且在進(jìn)行檔案管理和知識(shí)管理時(shí)，我們所面對(duì)的對(duì)象其實(shí)都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個(gè)管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發(fā)展，這兩個(gè)不同的方式，都以及相互聯(lián)系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識(shí)形態(tài)為世界做出服務(wù)的一種方式，是為了滿足社會(huì)各界在需要某些知識(shí)時(shí)能夠提供到相應(yīng)的檔案的一種管理模式。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應(yīng)用中的主要出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此在知識(shí)管理過(guò)程中必須通過(guò)將知識(shí)模式應(yīng)用在恰當(dāng)?shù)牡胤剑悄軌騻鬟f給需要這些知識(shí)的人們，以便于其在工作中能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為六個(gè)環(huán)節(jié)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)散布在各個(gè)角落的文件或知識(shí)進(jìn)行識(shí)別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值；而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。
（四）管理技術(shù)相同
受信息技術(shù)全球化的整體趨勢(shì)影響下，科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，信息傳遞越來(lái)越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現(xiàn)相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復(fù)雜化。對(duì)于從古代流傳下來(lái)的羊皮或絹帛或紙質(zhì)的文件和檔案，為了能在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式下適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，使其所傳遞的知識(shí)能讓現(xiàn)代人所了解學(xué)習(xí)。同時(shí)也可以保證檔案管理工作和知識(shí)管理能夠進(jìn)行綜合應(yīng)用。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。
三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成
（一）知識(shí)管理提升檔案管理
1.知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書(shū)情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書(shū)情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。而在管理內(nèi)容上，現(xiàn)今的大多數(shù)企業(yè)檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實(shí)這些對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為過(guò)去式，并不能帶來(lái)太大的利用價(jià)值，在當(dāng)今的時(shí)代潮流下，檔案管理應(yīng)該服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，積極的搜集各種有利于企業(yè)進(jìn)步發(fā)展的信息，進(jìn)而歸檔研究分析，最大的發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。
知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。
2.知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業(yè)過(guò)往的資料保存，所提供的信息自然也都是過(guò)時(shí)的，不能滿足企業(yè)發(fā)展的信息。而知識(shí)管理可以再分析研究知識(shí)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)新的信息，這樣一來(lái)，知識(shí)管理體現(xiàn)了檔案管理的意義，進(jìn)而也提升了檔案管理的價(jià)值。。
（二）檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)
檔案管理可以保留從人類文明開(kāi)始的一切知識(shí)和信息，通過(guò)文件或檔案的方式流傳下來(lái)，使后來(lái)者可以學(xué)習(xí)借鑒，豐富自身的知識(shí)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)
信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書(shū)面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書(shū)面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語(yǔ)言交流的過(guò)程中對(duì)檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語(yǔ)言交流也存在一些缺點(diǎn)，比如受時(shí)間空間的限制，容易失真，不能以書(shū)面的方式流傳下來(lái)等。對(duì)于書(shū)面交流來(lái)說(shuō)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力和文化限制又成為其主要的缺點(diǎn)。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則。也就是說(shuō)文件是在何種條件下被誰(shuí)用什么方式為達(dá)到哪種目的而產(chǎn)生出來(lái)的。這些來(lái)源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。
四、檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)
（一）提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)
檔案記錄著本單位的各種活動(dòng)，其中蘊(yùn)藏著大量的有關(guān)本單位的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，對(duì)本單位回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有著不可或缺的作用。同時(shí)，檔案管理作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對(duì)檔案的接收工作做的不及時(shí)，就會(huì)使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對(duì)日后的使用帶來(lái)困難。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員務(wù)必要提高警惕，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使本單位的資料檔案的管理有序。
（二）檔案管理的指導(dǎo)人員要加強(qiáng)自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)
管理人員要時(shí)刻注意自己的職責(zé)是指導(dǎo)與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時(shí)要多在如何加強(qiáng)自身的指導(dǎo)藝術(shù)上下功夫，例如：可以在網(wǎng)上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網(wǎng)絡(luò)中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術(shù)，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，搞好每年的年度立卷工作，對(duì)鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標(biāo)管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導(dǎo)人員可以組織對(duì)新到的人員進(jìn)行一個(gè)短期的培訓(xùn)以增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務(wù)不熟練而造成的錯(cuò)誤。[1]
（三）指導(dǎo)人員要對(duì)本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)
指導(dǎo)人員在加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)還要對(duì)本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對(duì)基本工作的落實(shí)。對(duì)于工作中存在的問(wèn)題要根據(jù)國(guó)家和省檔案主管部門(mén)出臺(tái)的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和辦法及時(shí)提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。對(duì)于因?yàn)橛捎诶斫獠煌斐傻膯?wèn)題，例如：在文書(shū)立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會(huì)對(duì)“一事”理解掌握不準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)“一文一卷”的做法，針對(duì)這種情況，就要求指導(dǎo)人員及時(shí)利用年度立卷檢查、案卷質(zhì)量抽查等各種機(jī)會(huì)做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯(cuò)誤做法。
（四）建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理
檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)的特點(diǎn)，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時(shí)也是“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門(mén)為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過(guò)檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門(mén)的指導(dǎo)與管理部門(mén)，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。[2]
（五）指導(dǎo)人員要注意語(yǔ)言藝術(shù)
指導(dǎo)人員主要的交往對(duì)象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時(shí)要注意語(yǔ)言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準(zhǔn)確傳達(dá)給對(duì)方，使對(duì)方能夠接受自己的意見(jiàn)和建議。在與人交流時(shí)要注意說(shuō)話要溫和，既不讓人感覺(jué)低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時(shí)，要有針對(duì)性，做到簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，做到對(duì)下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說(shuō)；同時(shí)，還要注意個(gè)人的形象，堅(jiān)持服務(wù)第一，奉獻(xiàn)至上，言必行，行必果的原則。
（六）指導(dǎo)人員的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)
社會(huì)不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長(zhǎng)處，補(bǔ)充本館的不足，從而促進(jìn)本館的發(fā)展。
五 結(jié)束語(yǔ)
以信息技術(shù)為基礎(chǔ)對(duì)檔案管理進(jìn)行分析，合理的利用知識(shí)管理的關(guān)系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理中信息的共享和數(shù)據(jù)化模式的提高奠定了理論依據(jù)。檔案管理與知識(shí)管理也在互相滲入，相互補(bǔ)充，使得人類的文明得到很好的傳承與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐擁軍.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究[J].山西檔案，2008，1：17-19
