發(fā)布時(shí)間：2023-05-28 09:40:26
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理中的合同管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】檔案管理信息系統(tǒng) 院校教學(xué) 設(shè)計(jì)開發(fā)
21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計(jì)和開發(fā)的重要系統(tǒng)，對高校檔案管理的發(fā)展起到無可取代的推動(dòng)作用。
1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容
教學(xué)檔案是高校在進(jìn)行教W活動(dòng)中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀(jì)念和參考價(jià)值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：
1.1 文件、規(guī)定等政策性資料
該類別涵蓋上級教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達(dá)的各類與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的文件、規(guī)定，是對教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點(diǎn)問題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善的整理、歸檔。
1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標(biāo)等實(shí)踐性資料
這是對教學(xué)的文件、規(guī)定的細(xì)化和落實(shí)，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計(jì)等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評價(jià)等進(jìn)行整理，形成歸檔資料。
1.3 學(xué)生名冊、成績等學(xué)生資料
學(xué)生作為教學(xué)活動(dòng)的對象，其個(gè)人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來說，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級課程學(xué)習(xí)情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗(yàn)和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。
2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析
2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理
毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長態(tài)勢，對信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計(jì)的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲(chǔ)和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對檔案管理工作的需要。
2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化
伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲(chǔ)所需要的計(jì)算機(jī)硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費(fèi)用占據(jù)院校財(cái)政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進(jìn)的云技術(shù)，通過系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平臺(tái)高效利用
檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計(jì)算機(jī)終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計(jì)算機(jī)、手機(jī)等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。
2.4 檔案管理安全防護(hù)
檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護(hù)成為設(shè)計(jì)和開發(fā)的重點(diǎn)，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問限制，對用戶進(jìn)行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。
3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)
按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個(gè)層次，即平臺(tái)層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。
3.1 平臺(tái)層
所謂平臺(tái)層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計(jì)和開發(fā)工作。
3.2 檔案管理層
檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該對檔案管理層進(jìn)行分別設(shè)計(jì)，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。
3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊
該模塊是對檔案管理工作進(jìn)行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進(jìn)，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。
4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)思路
4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的軟硬件設(shè)施
硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進(jìn)行謹(jǐn)慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來升級的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁面采用jsp技術(shù)開發(fā)，后臺(tái)程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)的最終目標(biāo)是大部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達(dá)到簡單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護(hù)，擴(kuò)展性良好的特點(diǎn)。
4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)步驟
4.2.1 數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建
對于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來說，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過妥善的構(gòu)建策略實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理存儲(chǔ)。在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，首先對檔案數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖，之后進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進(jìn)而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。
4.2.2 主界面的設(shè)計(jì)
主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗(yàn)。一般來說，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計(jì)，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計(jì)對應(yīng)各功能的菜單，通過鼠標(biāo)單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進(jìn)而按照相應(yīng)的指令進(jìn)行操作完成檔案的管理、查詢等功能。
4.2.3 用戶管理
從用戶的賬號功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。與此同時(shí)，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。
4.2.4 附屬功能的實(shí)現(xiàn)
在實(shí)際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項(xiàng)內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該考慮此問題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。
5 結(jié)束語
綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會(huì)發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝F(xiàn)場簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項(xiàng)合同（如采購、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強(qiáng)對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；管理模式；合同化
近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項(xiàng)目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕項(xiàng)目檔案管理；重檔案驗(yàn)收前突擊整理輕項(xiàng)目建設(shè)中對檔案的過程管理；重項(xiàng)目檔案的齊全完整輕對項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權(quán)”，加大對項(xiàng)目檔案管控力度，補(bǔ)上建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個(gè)方面進(jìn)行分析探討。
1 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據(jù)分析?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項(xiàng)目實(shí)施的過程也是合同履行的過程，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實(shí)現(xiàn)。因此，通過強(qiáng)化合同管理來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]
1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項(xiàng)目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補(bǔ)性強(qiáng)，容易對合同中的檔案管理?xiàng)l款達(dá)成共識(shí)。
1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項(xiàng)目的合同涵蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質(zhì)勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實(shí)現(xiàn)無縫管理。不會(huì)導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項(xiàng)目檔案的齊全、完整和有效管理。同時(shí)，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。
2 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理?xiàng)l款時(shí)，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。
2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項(xiàng)目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點(diǎn)，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個(gè)方面：
2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、驗(yàn)收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項(xiàng)目檔案載體及字跡材料要求；②項(xiàng)目檔案的歸檔范圍；③項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范；④項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容及評分細(xì)則；⑤項(xiàng)目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗(yàn)收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對項(xiàng)目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗(yàn)收時(shí)檔案綜合評定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費(fèi)。
2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人代表，是項(xiàng)目檔案管理工作的組織核心，對整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項(xiàng)目法人的權(quán)利義務(wù)：
①審閱監(jiān)理周報(bào)，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報(bào)對檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。②編制項(xiàng)目檔案管理手冊，將有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對項(xiàng)目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收。根據(jù)合同條款中檔案驗(yàn)收評分細(xì)則，對項(xiàng)目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項(xiàng)打分，確定檔案驗(yàn)收等級。
2.4 嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量保證金支付會(huì)簽制度，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會(huì)簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會(huì)簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識(shí)，提升檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的話語權(quán)，提升項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。
3 項(xiàng)目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題
為讓合同化管理模式切實(shí)取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢，在實(shí)施過程中應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題：
3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的順利實(shí)施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項(xiàng)目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會(huì)審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會(huì)簽環(huán)節(jié)，在竣工驗(yàn)收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項(xiàng)目管理中的話語權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項(xiàng)目檔案的形成、收集、積累、整理、驗(yàn)收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實(shí)施保駕護(hù)航。
3.3 量化考核指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣”的“大鍋飯”考評機(jī)制，完善正向激勵(lì)措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項(xiàng)目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。
3.4 推行項(xiàng)目檔案管理后評價(jià)。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項(xiàng)目檔案管理后評價(jià)制度，在竣工驗(yàn)收后審視各個(gè)工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的運(yùn)行活力。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理后評價(jià)同合同爭議解決結(jié)合起來，在實(shí)踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項(xiàng)目檔案合同化管理模式日臻完善。
結(jié)論：實(shí)踐證明，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項(xiàng)目檔案管理中的話語權(quán)，通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。
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1．圖紙管理信息系統(tǒng)的建立。圖紙的信息化管理系統(tǒng)功能主要包括圖紙的收集、歸檔、整理、WEB查詢、檔案統(tǒng)計(jì)等，通過采用C／S與B／S相混合的結(jié)構(gòu)方式進(jìn)行操作，使得管理系統(tǒng)不受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的限制，能夠在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下同事使用。
2．施工圖的管理。該部分的管理工作主要可以分為這樣兩個(gè)步驟：其一，由設(shè)計(jì)人員將電子圖紙存儲(chǔ)到系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理人員在完成對這部分圖紙的審核之后，將正確的圖紙檔案信息歸入檔案庫中，便于設(shè)計(jì)人員的查詢和應(yīng)用；其二，工程設(shè)計(jì)人員將完成簽審與校核的施工圖紙上交給檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)圖紙的驗(yàn)收，完成驗(yàn)收之后將紙質(zhì)圖紙?zhí)峤唤o掃描人員進(jìn)行圖紙掃描，并將之存儲(chǔ)到原始檔案系統(tǒng)中作為原始記錄。完成掃描之后可以將圖紙發(fā)送給相關(guān)出版及圖紙發(fā)放部門進(jìn)行統(tǒng)一印刷和發(fā)放。而設(shè)計(jì)人員以及施工人員則可以在各個(gè)終端隨機(jī)查閱這些施工圖紙，同時(shí)在授權(quán)許可的計(jì)算機(jī)下進(jìn)行打印。當(dāng)需要變更時(shí)，則由施工人員將相關(guān)的變更工作發(fā)回至檔案管理部門，相關(guān)人員協(xié)助做好變更管理工作，及時(shí)的對圖紙進(jìn)行變更和修改。
3．竣工圖的管理。一般由工程設(shè)計(jì)部門、工程管理部門、檔案管理部門協(xié)同信息部門進(jìn)行圖紙的會(huì)審、驗(yàn)收工作。合格自后由檔案管理部門以及工程設(shè)計(jì)部門共同將竣工圖紙上傳給檔案管理部門。上傳工作包括兩個(gè)部分：首先，由設(shè)計(jì)部門直接在電子版圖紙上進(jìn)行修改，經(jīng)過相關(guān)人員審核驗(yàn)收之后轉(zhuǎn)入圖紙檔案庫，同時(shí)做出版本標(biāo)示；然后，由施工單位在既有的施工圖紙上完成竣工圖的編制，在加蓋竣工圖章之后提交給檔案管理部門，然后再有檔案管理部門進(jìn)行電子圖紙的整理、歸檔。
二、工程設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的逐步深入，工程設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)在工程企業(yè)中的應(yīng)用日益廣泛。從工程設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)的功能出發(fā)，其構(gòu)建內(nèi)容主要包括議項(xiàng)管理、合同管理、計(jì)劃管理、成果統(tǒng)計(jì)管理幾個(gè)部分。
1．議項(xiàng)管理。該管理內(nèi)容是為工程設(shè)計(jì)單位的計(jì)劃組織部門提供項(xiàng)目的前期開發(fā)提供輔助信息，為那些需要前期規(guī)劃、前期準(zhǔn)備的工程項(xiàng)目提供信息支持。廣義上將，其主要是完成對潛在工程市場、顧客等相關(guān)信息的挖掘和管理。通過構(gòu)建起工程項(xiàng)目基本屬性的數(shù)據(jù)庫來對工程建設(shè)總量以及工程工作量進(jìn)行估算和分析，然后利用自動(dòng)報(bào)價(jià)系統(tǒng)得到工程的整體投資概算，通過計(jì)劃編制出系統(tǒng)的總體建設(shè)計(jì)劃、設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃等，為工程項(xiàng)目的投標(biāo)工作提供充分、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。
2．合同管理。合同管理包括承攬合同管理、委托合同管理以及任務(wù)書管理幾個(gè)重要部分。其中，承攬合同就是工程設(shè)計(jì)單位承攬進(jìn)來的任務(wù)合同，通過信息系統(tǒng)從每份合同中提取出固定的相關(guān)要素，諸如合同編號、甲方單位、乙方單位、項(xiàng)目名稱、聯(lián)系方式、負(fù)責(zé)人以及合同的分階段成果等信息。委托合同部分則是隨著合同的執(zhí)行情況而不斷發(fā)生的相關(guān)變化信息，諸如項(xiàng)目實(shí)際開展情況、合同履行狀況、經(jīng)費(fèi)實(shí)際到位情況等。任務(wù)書管理部分則是合同文本管理，相關(guān)的管理工作要求實(shí)現(xiàn)相對應(yīng)的管理功能，能夠根據(jù)合同中的相關(guān)要素進(jìn)行過濾查詢，并形成報(bào)表。能夠?qū)贤瑘?zhí)行的實(shí)時(shí)情況機(jī)械牛動(dòng)態(tài)查詢，能夠?qū)贤谋具M(jìn)行全文檢索等。
3．工程項(xiàng)目計(jì)劃管理。工程設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)工作一般都是圍繞著項(xiàng)目開展的，而工程設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)則為項(xiàng)目管理工作提供了一個(gè)項(xiàng)目管理與集成的環(huán)境。能夠?qū)φ麄€(gè)單位的所有項(xiàng)目，從項(xiàng)目的創(chuàng)建、任務(wù)分解、設(shè)計(jì)人員組織、設(shè)計(jì)進(jìn)度安排以及設(shè)計(jì)檔案的管理等進(jìn)行整體管理。其主要包括這樣幾個(gè)方面的內(nèi)容：
3．1項(xiàng)目的初始化。當(dāng)簽訂一份合同之后，管理人員在管理系統(tǒng)中將創(chuàng)建一個(gè)新的項(xiàng)目，同時(shí)完成該設(shè)計(jì)項(xiàng)目的各種變量的定義，包括合同號、項(xiàng)目完成時(shí)間、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目成果的提交等信息。同時(shí)，對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參與人員、項(xiàng)目子目錄等信息進(jìn)行填充和完善。
3．2項(xiàng)目的分解。根據(jù)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的組織以及相關(guān)技術(shù)接口程序控制，確定項(xiàng)目設(shè)計(jì)分工的基本原則。根據(jù)不同類型的設(shè)計(jì)專業(yè)、設(shè)計(jì)階段等對項(xiàng)目進(jìn)行分解。同時(shí)，將項(xiàng)目的各個(gè)子項(xiàng)目的名稱、編號、負(fù)責(zé)人、內(nèi)容梗概等信息予以充實(shí)。
3．3安排計(jì)劃。通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)與項(xiàng)目計(jì)劃管理軟件連接起來，能夠?qū)⒏鱾€(gè)子項(xiàng)目的信息、子項(xiàng)的時(shí)間關(guān)系、持續(xù)時(shí)間。、資源耗費(fèi)等信息傳遞至香港系統(tǒng)中，然后利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)編制得到項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖示，獲得項(xiàng)目實(shí)施的主要途徑，為項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程優(yōu)化提供參考。同時(shí)，在此集成編制《項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度表》，安排得到設(shè)計(jì)計(jì)劃。
4．成果的統(tǒng)計(jì)管理。該部分的功能主要是編制滿足工程設(shè)計(jì)行業(yè)要求的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，例如勘測設(shè)計(jì)工作完成情況表等。同時(shí)，該系統(tǒng)還應(yīng)該具有成果質(zhì)量的評價(jià)與管理功能，通過構(gòu)建起成果質(zhì)量評價(jià)模型，在輸入專家的評分?jǐn)?shù)據(jù)之后，計(jì)算得到設(shè)計(jì)成果的質(zhì)量系數(shù)，最終確定質(zhì)量評定等級。另外，依據(jù)該模型，還可以計(jì)算得到設(shè)計(jì)人員的工作績效，并將這些數(shù)據(jù)上傳至人力資源管理系統(tǒng)級財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，為設(shè)計(jì)人員的薪酬支付提供參考依據(jù)。
5．系統(tǒng)的安全管理。整個(gè)系統(tǒng)的安全策略應(yīng)該能夠保證整個(gè)工程設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)處于安全的運(yùn)行環(huán)境，確保系統(tǒng)及其所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)安全可靠。
5．1完善的用戶管理體系。所有的用戶都能夠通過自己的用戶名、密碼等進(jìn)入到受權(quán)限運(yùn)行的系統(tǒng)中。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中還引入了角色的概念，其包括工程項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人、管理人員、專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人、圖紙繪制人員、圖紙審核人、掃描人員、歸檔人員以及系統(tǒng)管理人員等多個(gè)角色，而且一個(gè)用戶能夠擔(dān)任整個(gè)系統(tǒng)的多個(gè)角色。但是，在系統(tǒng)管理人員的統(tǒng)一管理下，各個(gè)不同的用戶在進(jìn)入系統(tǒng)之后擁有不同的操作權(quán)限，以此來保證系統(tǒng)安全。
5．2數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的限制及管理。通常針對工程圖紙文檔的管理一般是采用分級的方法來處理的，但是這種傳統(tǒng)的處理方式過于粗糙。因此，應(yīng)該通過增強(qiáng)文檔授權(quán)機(jī)制的方式來保證各類有效文件的安全性。
[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資
[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對于促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項(xiàng)目檔案管理要求越來越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。
一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義
項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量
項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對項(xiàng)目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。
（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點(diǎn)對項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問題只有通過項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。
（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用
項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始參加項(xiàng)目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開發(fā)。
二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用
全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。
（一）通過前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（二）通過合同管理貫徹全程管理原則
通過合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨?xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則
項(xiàng)目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。
有的單位沒有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案全程管理原則。
（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則
項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。
三、結(jié) 語
檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。
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高校合同關(guān)系與一般企業(yè)、公司合同關(guān)系最大的不同，是其在內(nèi)容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等職能而進(jìn)行的基本建設(shè)、維護(hù)維修、物資采購、合作開發(fā)、合作研究、合作辦學(xué)、合作經(jīng)營、資產(chǎn)處置、融資、服務(wù)等活動(dòng)，使高校與各市場主體之間產(chǎn)生了內(nèi)容各異的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系。充分體現(xiàn)了高校的四大職能，即人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承職能。此外，與企業(yè)合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經(jīng)辦部門相對較多等特點(diǎn)。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復(fù)雜性。
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
（一）合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責(zé)任人的法律觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，直接影響著以后合同管理的質(zhì)量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢的影響，管理者對學(xué)校合同管理重要性的認(rèn)識(shí)不足、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風(fēng)險(xiǎn)的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行必要的審核時(shí)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機(jī)構(gòu)）和人員，審核往往難以做到嚴(yán)格把關(guān)。而在正式簽約時(shí)，又存在“應(yīng)付審計(jì)、走過場”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風(fēng)險(xiǎn)。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進(jìn)行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價(jià)機(jī)制。當(dāng)合同履約出現(xiàn)失誤時(shí)，也沒有相應(yīng)的追蹤問責(zé)體系，不易追究責(zé)任，更難挽回?fù)p失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機(jī)構(gòu)管理
一些高校對合同管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門進(jìn)行集中管理，合同的責(zé)任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設(shè)計(jì)、安裝、施工、監(jiān)理、檢測、以及影響房屋結(jié)構(gòu)的維修改造合同由基建部門或新校區(qū)建設(shè)辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設(shè)備、教室、學(xué)生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務(wù)部門管理；資產(chǎn)的采購、處置，資產(chǎn)的出租出借及對外投資合同由資產(chǎn)管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務(wù)合同、聯(lián)合辦學(xué)合同由教學(xué)部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財(cái)務(wù)部門管理；科研合作、科技開發(fā)、科技咨詢、科技服務(wù)、成果轉(zhuǎn)讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學(xué)由外事部門管理等。這種由多部門分別進(jìn)行管理、簽訂的合同管理體制，當(dāng)產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時(shí)，各部門之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時(shí)、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會(huì)造成在合同歸檔過程中，合同及相關(guān)資料分散在學(xué)校的不同管理部門，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時(shí)歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛隱患。
（三）合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，未經(jīng)嚴(yán)格審核批準(zhǔn)
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴(yán)格依照《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)，在全面、充分表達(dá)雙方真實(shí)意圖的基礎(chǔ)上，對合同的實(shí)質(zhì)性條款（包括附件）盡可能進(jìn)行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設(shè)比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關(guān)鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機(jī)構(gòu)）和人員，或由于合同審核人員專業(yè)知識(shí)的欠缺，或相關(guān)的法律知識(shí)不足，從而在審核中無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)不當(dāng)或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實(shí)提出了恰當(dāng)?shù)男薷囊庖?，往往因?yàn)閮?nèi)部部門之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒有及時(shí)糾正這些不足。另外，業(yè)務(wù)主辦部門在實(shí)際簽訂合同時(shí)，有時(shí)礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定。實(shí)際上，這些認(rèn)定違約責(zé)任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時(shí)這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務(wù)。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強(qiáng)教育，提高對合同管理工作的認(rèn)識(shí)
財(cái)政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進(jìn)一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時(shí)期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對外經(jīng)濟(jì)行為。高校各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門工作人員對合同管理工作的認(rèn)識(shí)提升以及他們的法制意識(shí)的增強(qiáng)是做好合同管理工作的重要保障。因此，應(yīng)對學(xué)校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強(qiáng)對專兼職合同管理人員的培訓(xùn)尤為重要與迫切。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們進(jìn)一步增強(qiáng)法制觀念，依法履行管理職責(zé)；同時(shí)使廣大干部、職工認(rèn)識(shí)到，建立和完善合同管理機(jī)制，加強(qiáng)高校內(nèi)部控制，強(qiáng)化合同管理，是高校避免風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、提升高校競爭力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ希彩鞘袌鼋?jīng)濟(jì)的必然要求，對于在市場經(jīng)濟(jì)條件下維護(hù)學(xué)校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強(qiáng)合同的制度化規(guī)范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時(shí)以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時(shí)有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應(yīng)依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實(shí)可行的高校合同管理制度，以加強(qiáng)合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權(quán)限上規(guī)范和約束各職能部門履約的行為，以此規(guī)范學(xué)校的合同運(yùn)作和經(jīng)營行為。例如要完善簽訂合同的授權(quán)委托制度，防治受托權(quán)力的濫用和權(quán)力的過于集中，使學(xué)校法人代表———校長的授權(quán)委托行為規(guī)范化、合法化。同時(shí)還要建立和完善合同審核會(huì)簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認(rèn)真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準(zhǔn)確、全面履行合同，維護(hù)高校的合法權(quán)益。
（三）加強(qiáng)合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應(yīng)通過嚴(yán)格的審核會(huì)簽程序。合同審核可實(shí)行合同小組會(huì)簽制。小組成員可由業(yè)務(wù)主辦部門和相關(guān)職能部門如：校辦公室、招投標(biāo)辦、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢審計(jì)等部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。小組成員應(yīng)分工負(fù)責(zé)，密切配合，共同為維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益把好關(guān)。可重點(diǎn)審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當(dāng)事人的名稱、地址，合同標(biāo)的，質(zhì)量和數(shù)量，價(jià)款和酬金，付款的時(shí)間與方式，質(zhì)保金的收取與退還，后續(xù)的服務(wù)與維保，違約責(zé)任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時(shí)應(yīng)注意合同文字的規(guī)范、準(zhǔn)確，合同內(nèi)容在邏輯上應(yīng)保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個(gè)概念有多種解釋時(shí)要確定一種解釋避免糾紛。會(huì)審小組成員審核后應(yīng)在合同會(huì)審表上簽署意見。由業(yè)務(wù)主辦部門綜合以上專業(yè)意見拿出較成熟的方案，最后交校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。凡對外投資、融資、合作辦學(xué)以及學(xué)校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營等重大經(jīng)濟(jì)合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應(yīng)請法律專業(yè)人員對合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行咨詢把關(guān)并簽署意見，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長辦公會(huì)或?qū)W校黨委會(huì)審定后簽訂。高校在簽訂合同時(shí)不僅要講正面的合作，更要強(qiáng)調(diào)反面的責(zé)任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時(shí)，才能確保高校合法權(quán)益不受損失。
（四）加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督跟蹤管理
學(xué)校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強(qiáng)管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時(shí)履約。相關(guān)部門要各司其責(zé)，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督，指定專人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實(shí)施，對工程、物資、設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)格監(jiān)督合同履行過程中是否按照合同規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認(rèn)后，由業(yè)務(wù)主辦部門辦理付款申請手續(xù)。學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)合同履行收付款職責(zé)，并按審批權(quán)限，經(jīng)申請人、業(yè)務(wù)主辦部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)主管該項(xiàng)目的校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字確認(rèn)后辦理款項(xiàng)結(jié)算，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計(jì)部門應(yīng)認(rèn)真履行督查職責(zé)，保障學(xué)校合法權(quán)益不受損失。如屬相關(guān)部門履行不當(dāng)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門或相關(guān)人員的責(zé)任。
（五）加強(qiáng)合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應(yīng)安排專人對合同檔案進(jìn)行整理、加工，對所有合同統(tǒng)一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)及時(shí)按檔案管理要求進(jìn)行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會(huì)簽過程中提出的修改意見及與之相關(guān)的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料，授權(quán)委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時(shí)整理歸檔，建立合同管理登記臺(tái)賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復(fù)印件，應(yīng)由借用部門負(fù)責(zé)人簽字，分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。校辦檔案管理部門負(fù)責(zé)及時(shí)收回借出的合同。各部門應(yīng)對合同進(jìn)行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復(fù)印件）借給外部門（個(gè)人），也不得泄漏合同內(nèi)容。
四、總結(jié)
隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目也愈來愈得到深入發(fā)展。企業(yè)基建檔案管理工作面臨的新情況下，就如何做好基建檔案管理工作提出了具體方法。健全企業(yè)基建檔案管理的規(guī)章制度；提高基建檔案管理人員素質(zhì)和技能的基礎(chǔ)上，才能做好現(xiàn)代化基建檔案的管理工作。
[關(guān)鍵詞]基建檔案 管理 方法
基建檔案是企業(yè)檔案的組成部分之一，反映企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程。隨著企業(yè)實(shí)力不斷增強(qiáng),企業(yè)自身建設(shè)項(xiàng)目不斷增加并隨之形成大量基建檔案?；n案形成于建設(shè)過程序的各個(gè)環(huán)節(jié)，從建設(shè)立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、到施工、竣工、驗(yàn)收全過程，產(chǎn)生大量文字、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的文件材料。這形形的檔案資料，是企業(yè)工程建筑依據(jù)憑證，是今后工程維修、改造、擴(kuò)建研究分析的重要信息資源?；n案質(zhì)量與施工質(zhì)量同等重要，但由于各種原因,目前在企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作中存在許多問題，影響了基建檔案質(zhì)量，所以要規(guī)范企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，健全檔案管理的規(guī)章制度、嚴(yán)格把握基建檔案驗(yàn)收制度。為使企業(yè)基建檔案更好地發(fā)揮為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù)，從而產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益，必須做好基建檔案基礎(chǔ)工作，從而使基建檔案信息資源有效利用。
一.基建檔案管理工作中存在的問題
隨著企業(yè)新建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的不斷增多，管理中的問題逐漸顯露出來，并制約著基建檔案管理工作的發(fā)展。一是工程項(xiàng)目建設(shè)單位檔案意識(shí)淡薄，基建檔案管理沒有納入合同管理，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工等單位簽訂合同時(shí)只重視工期、質(zhì)量、造價(jià)等，而對基建檔案資料有關(guān)條款卻忽視合同管理中，建設(shè)單位對檔案資料管理沒有主動(dòng)權(quán)，造成檔案資料不全或份數(shù)不夠、移交時(shí)間拖期。 二是制度不健全，收集渠道不暢通。由于企業(yè)沒有對基建項(xiàng)目檔案控制手段，一些工程項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案未能及時(shí)或不能完整地歸檔，企業(yè)檔案管理部門無法制約。工程項(xiàng)目的建設(shè)與工程項(xiàng)目文件材料的收集工作沒有同步進(jìn)行，基建項(xiàng)目初期，主要精力都放在如何設(shè)計(jì)施工上，對基建檔案收集不夠重視，只是到了工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，才組織人員突擊收集，很容易造成資料的流失，很難保證竣工檔案質(zhì)量。三是是缺少專門基建檔案管理人員，忽視檔案資料的收集。缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)、管理能力和服務(wù)意識(shí)，結(jié)果基建檔案不能有效地提供利用。
存在的這些問題不僅影響企業(yè)檔案管理工作的正常開展，更重要的是直接影響企業(yè)的生產(chǎn)以及基建工程今后的改建、擴(kuò)建、維修等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。
二．做好企業(yè)基建檔案管理工作的具體方法
制度是進(jìn)行高效管理的有效手段。制定規(guī)范的企業(yè)基建檔案工作制度，對企業(yè)基建檔案工作具有約束和導(dǎo)向作用，是推動(dòng)企業(yè)基建檔案管理工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提。建立與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)的基建檔案管理工作制度可以使企業(yè)的基建檔案操作有章可循，理順各種工作程序，使企業(yè)的檔案工作按照既定的軌道發(fā)展。
1.完善《企業(yè)建設(shè)工程資料歸檔范圍》
基建檔案收集工作是基礎(chǔ)，也是企業(yè)基建檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保障企業(yè)基建檔案齊全、完整、系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案集中統(tǒng)一管理原則的有效途徑。根據(jù)吉林省《建筑工程資料管理規(guī)程》和《建筑工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)》新的標(biāo)準(zhǔn)，重新制定企業(yè)基建檔案的收集工作制度，完善《企業(yè)建設(shè)工程資料歸檔范圍》為建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程竣工驗(yàn)收資料的歸檔提供必要的依據(jù)。并將聲像資料列入基建檔案的歸檔范圍。建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物和施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄像檔案。使所形成的基建檔案更全面、更有說服力、更有權(quán)威性、為信息現(xiàn)代化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。
2.完善《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》
依據(jù)《檔案法》和國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際狀況，以及當(dāng)前企業(yè)基建項(xiàng)目檔案的管理體制的實(shí)際情況，建立一套切實(shí)可行的企業(yè)基建檔案工作機(jī)制，著重建立健全《檔案信息管理程序文件》及《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》。對企業(yè)基建檔案的驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)提出明確要求，并明確相關(guān)責(zé)任人的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。使企業(yè)基建檔案的收驗(yàn)工作盡快走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的軌道。為保證檔案驗(yàn)收質(zhì)量，實(shí)行超前的控制措施，使基建檔案管理由事后收集變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后跟蹤。新增加了建設(shè)項(xiàng)目過程中檔案評價(jià)工作制度，對存在問題，提出了規(guī)范的整改要求。從根本上保證了基建檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，為企業(yè)基建檔案驗(yàn)收工作發(fā)展指明了方向。明確規(guī)定凡是檔案資料不齊全，檔案管理部門不能簽字驗(yàn)收，以確?；üこ添?xiàng)目檔案資料的齊全完整。將基建檔案文件資料的收集、歸檔工作的每一個(gè)步驟落到實(shí)處。是企業(yè)基建檔案信息資源得到科學(xué)管理和利用的有效保證。
3.完善.建設(shè)單位工程項(xiàng)目“四同時(shí)”制度
為確?；?xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，收集渠道暢通。檔案管理部門要在建設(shè)工程項(xiàng)目初期及時(shí)介入，積極做好與建設(shè)工程項(xiàng)目管理部門溝通，將《企業(yè)建設(shè)工程資料歸檔范圍》和《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》等文件要求，下發(fā)給的建設(shè)單位，要求建設(shè)單位工程項(xiàng)目建立“四同時(shí)”制度。一是將基建檔案管理納入合同管理，在與簽訂勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同的同時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求。并將歸檔范圍作為合同的附件，使施工，監(jiān)理等單位歸檔資料有明確的范圍，工程伊始便納入檔案管理軌道。二是工程檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，從立項(xiàng)的同時(shí)就開始進(jìn)行資料的收集，形成同步進(jìn)行資料的全程控制積累，保證基建檔案齊全，質(zhì)量符合要求；三是檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量的同時(shí)，檢查工程檔案的收集、整理情況；四是進(jìn)行工程質(zhì)量等級評定和工程驗(yàn)收的同時(shí)，驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。實(shí)行全過程跟蹤管理，是檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。檔案管理部門，要定期電話督促和上門服務(wù)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)提出整改意見，協(xié)調(diào)解決問題。
完善的企業(yè)基建檔案工作制度有利于更好地引導(dǎo)企業(yè)基建檔案工作走向良性循環(huán)，在企業(yè)基建檔案管理工作中起到雙重作用。不僅使建設(shè)單位對需要?dú)w檔基建項(xiàng)目文件材料的內(nèi)容做到有章可循、有法可依，而且這也是檔案管理部門，在企業(yè)基建檔案收集工作中的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。只有完善規(guī)章制度，才能有力保障企業(yè)基建檔案的收集工作渠道暢通，才能確?；n案信息資源的充分開發(fā)和有效利用。
三．提高基建檔案管理人員素質(zhì)是提高企業(yè)基建檔案管理工作的關(guān)鍵
基建檔案管理工作最終目的是提供利用，檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，做好利用服務(wù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案價(jià)值的有效途徑。只有在有效利用中才能使企業(yè)基建檔案信息由潛在的知識(shí)儲(chǔ)備轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值。檔案管理人員要以主動(dòng)服務(wù)精神，主動(dòng)參與基建工程項(xiàng)目，以相關(guān)的檔案管理法規(guī)、制度為依據(jù)，從檔案管理的角度，對基建工程項(xiàng)目提出切實(shí)可行的意見和建議?；n案管理工作既是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)工作。這就要求從事基建檔案管理人員，既要提高技能，有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，使竣工項(xiàng)目檔案管理更趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
一、認(rèn)清重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的重要作用，加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理體制
重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、使用及管理全過程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的真實(shí)記錄，為項(xiàng)目投入運(yùn)行后的管理、維修、改擴(kuò)建等提供依據(jù)，有效利用檔案可避免工作的盲目性，挽回?fù)p失，減少浪費(fèi)，因而能產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。因此，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作功在當(dāng)代，利在千秋。各級政府應(yīng)將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作擺上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理的議事日程，吸收檔案部門為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員，大力支持檔案部門參與對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理、檢查、考核、驗(yàn)收和評比等工作，從而使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作始終處于檔案部門的監(jiān)控之下。各建設(shè)單位也應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)構(gòu)，讓檔案部門參與一切有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的活動(dòng)，從而使每一個(gè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有人管、有人抓、有人干。
二、依法加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管，嚴(yán)肅查處重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的違法行為
各相關(guān)部門應(yīng)在政府重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，認(rèn)真貫徹落實(shí)國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》要求。檔案部門應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)《通知》精神，增強(qiáng)依法管理的信心，積極爭取有關(guān)部門的配合，加大對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的檢查力度，對違反《檔案法》的行為嚴(yán)肅查處，及時(shí)進(jìn)行報(bào)道和曝光，使各建設(shè)、施工單位引以為戒，增強(qiáng)做好檔案工作的自覺性，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理逐步納入法制軌道。
三、積極在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中推行“四制”管理，落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制
近年來，我國在建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行了一系列改革，逐漸與國際接軌，投資主體的多元化，必然帶來工程建設(shè)管理方法的調(diào)整。在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中推進(jìn)的“四制”（即項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制、合同制）管理，應(yīng)將檔案工作納入其中，著重落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督將工程檔案資料收集整理納入工程監(jiān)理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。應(yīng)組織建設(shè)單位認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件規(guī)定，落實(shí)建設(shè)單位對建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)總責(zé)制，切實(shí)做到“三同步”（即工程項(xiàng)目分階段建設(shè)與提出歸檔要求同步、檢查工程項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量與檢查工程項(xiàng)目檔案的管理狀況同步、驗(yàn)收工程項(xiàng)目與驗(yàn)收工程檔案同步），確保項(xiàng)目檔案萬無一失。
四、組織落實(shí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度，堅(jiān)持檔案驗(yàn)收程序，把好工程檔案質(zhì)量關(guān)
重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記制度是加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)管、保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行的有效手段。檔案部門應(yīng)予以足夠重視，抓好落實(shí)。各相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真遵守《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，及時(shí)安排檔案部門參加重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收，并確立檔案在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的“一票否決”地位。檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織實(shí)施好驗(yàn)收工作，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
