發(fā)布時間：2023-05-30 14:58:35
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的銀行檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
本文設(shè)計了電子檔案管理系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中通過基于內(nèi)容的存儲方式，支持文檔，圖片，視頻等非結(jié)構(gòu)化信息的存儲。同時通過緩存，在線、近線、離線來支持檔案生命周期的管理。通過該系統(tǒng)對銀行電子檔案的管理，能夠很好滿足各種電子檔案信息的存儲，查詢，傳輸?shù)男枰瑥亩岣吖ぷ餍省?/p>
【關(guān)鍵詞】電子檔案 內(nèi)容管理 影像
目前，銀行在日常業(yè)務(wù)中使用大量的票據(jù)檔案，這些紙質(zhì)票據(jù)憑證對于銀行來說無疑是重要的資料和財富。用傳統(tǒng)紙張保存這些票據(jù)檔案，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢。隨著時間的推移，還有面臨著腐蝕、老化等問題。
近年來，掃描、存儲、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)飛速發(fā)展，帶來文檔存儲管理的革命，用文檔電子影像信息代替紙張逐漸得到用戶的認可。文檔電子影像具有如下特點：可以節(jié)約空間，實現(xiàn)海量存儲，傳輸速度快，零距離存取；方便引用，便于檢索；不失真復(fù)制；延長保存時間等。
1 銀行電子檔案應(yīng)用方式分析
通過對銀行業(yè)務(wù)的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務(wù)需求主要包括下述幾種業(yè)務(wù)應(yīng)用模式：
1.1 歸檔和審計
各部門在業(yè)務(wù)辦理過程形成的各種有保存價值或能反映業(yè)務(wù)過程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識別、分類等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計和參考。
1.2 電子影像管理
結(jié)合銀行具體的業(yè)務(wù)處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務(wù)管理流程結(jié)合，加強對各種資料的管理，實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風險控制和會計稽核。
1.3 內(nèi)容驅(qū)動的業(yè)務(wù)處理
針對以內(nèi)容作為業(yè)務(wù)辦理驅(qū)動的各種銀行業(yè)務(wù)，內(nèi)容管理提供對關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應(yīng)用系統(tǒng)充分集成，實現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實時響應(yīng)或在內(nèi)容管理應(yīng)用體系上完成業(yè)務(wù)的全部流程。
1.4 Web內(nèi)容管理
作為信息門戶的后臺支持，提供來自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門的各種應(yīng)信息的存儲，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預(yù)處理以及后的歸檔。
2 系統(tǒng)設(shè)計
本文通過以電子檔案管理為中心，以內(nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲的平臺，搭建一個統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應(yīng)用程序，通過檔案管理平臺的外部接口，把各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案集成到這個平臺中。本系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。
電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能：
2.1 掃描錄入
影像掃描、質(zhì)量檢查（含圖像優(yōu)化）、要素的輸入（索引項的建立）。掃描錄入工作一般在業(yè)務(wù)辦理/點完成。
影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設(shè)備，可以兼容平板掃描儀設(shè)備、高速掃描儀設(shè)備。
支持在圖像質(zhì)量檢查前，對圖像的質(zhì)量優(yōu)化處理，如去黑邊，對比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個可選功能主要是防止篡改。
索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。
影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦?，需要?jīng)過質(zhì)檢步驟才能上傳。
2.2 影像傳輸
為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點傳輸?shù)胶蠖朔?wù)器提供高效、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應(yīng)該有實時和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。
傳輸服務(wù)器的主要功能是未經(jīng)過質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過質(zhì)檢的影像隊列傳輸。
傳輸服務(wù)器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改傳輸服務(wù)中的內(nèi)容。傳輸過程應(yīng)該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。
傳輸優(yōu)先級控制，即在影像掃描時加入優(yōu)先級選項。傳輸服務(wù)的監(jiān)控功能，可以通過終端交易查詢當前傳輸任務(wù)狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實際情況調(diào)整隊列優(yōu)先級。
緩存功能，即對于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹?wù)器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務(wù)器自動清除。當網(wǎng)點有查詢需求時，先從傳輸服務(wù)取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過期，則從服務(wù)器獲取。
2.3 影像存儲、調(diào)閱
為影像數(shù)據(jù)提供存儲及索引管理功能，性能要求高。
為影像數(shù)據(jù)提供存儲組織管理、索引維護、調(diào)閱檢索等功能。影像服務(wù)器的業(yè)務(wù)要求如下：實時接受各業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)點上傳的影像文件，并且實施存儲、索引化。完成存儲以及索引化后，通過調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中圖像已到達的狀態(tài)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過影像服務(wù)提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務(wù)相關(guān)的影像。同時該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。
由于影像服務(wù)系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔。當一筆業(yè)務(wù)完成以后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔動作。
2.4 工作流系統(tǒng)
根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特征提供業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能。
為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運行服務(wù)，用以實現(xiàn)作業(yè)任務(wù)在不同業(yè)務(wù)人員之間的自動調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過相應(yīng)的接口動態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過程。
3 結(jié)束語
本文設(shè)計實現(xiàn)的電子檔案管理系統(tǒng)，主要用于滿足商業(yè)銀行內(nèi)部各種文檔和影像信息的電子化管理，通過將紙質(zhì)文檔掃描成圖像后進行存儲，方便了文檔的檢索查閱，傳輸，打印等，同時也能夠存儲其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，大大提高了銀行的信息化管理水平。
參考文獻
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商業(yè)銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲設(shè)備不足或管理成本不經(jīng)濟條件下，整合利用外部優(yōu)質(zhì)專業(yè)化檔案管理資源，將銀行檔案委托外包單位管理，從而達到降低檔案保管成本，提高管理效率的一種檔案管理模式。
檔案外包商應(yīng)具有以下特征：
第一，是一種實體性管理機構(gòu)；
第二，是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度高的檔案管理機構(gòu)；
第三，有較大的規(guī)模，服務(wù)對象也較多；
第四，對其保管的文件只有保管權(quán)，而無所有權(quán)；
第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構(gòu)，它要對雙方負責，作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構(gòu)，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任；
第六，可以承擔文件管理咨詢與培訓(xùn)的職能。
一、銀行檔案外包的背景
二戰(zhàn)后，美國大量的文件需要歸檔保存，文件中心應(yīng)運而生。1950年，美國《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構(gòu)。把使用次數(shù)不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里，受到人們的認可。
從某種意義上講，商業(yè)銀行就是“經(jīng)營風險”的金融機構(gòu)，以“經(jīng)營風險”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔風險，是否能夠妥善控制和管理風險，將決定商業(yè)銀行的經(jīng)營成敗。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和競爭加劇，商業(yè)銀行面臨的風險也呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的特征，對這些風險進行識別、分析、計量、監(jiān)測并采取科學(xué)的控制手段和方法，是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經(jīng)營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過程中具有重要的戰(zhàn)略地位，具備領(lǐng)先的風險管理能力和水平，成為商業(yè)銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術(shù)，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業(yè)銀行檔案外包風險管理目的。
二、商業(yè)銀行檔案外包的風險管理重點
風險是一個常用而寬泛的詞匯，頻繁出現(xiàn)在經(jīng)濟、政治、社會等領(lǐng)域。就銀行風險的定義主要有以下三種：
一是風險是未來結(jié)果的不確定性（或稱變化）；
二是風險是損失的可能性；
三是風險是未來結(jié)果對期望的偏離，即波動性。風險是一個明確的事前概念，反映的是損失前事物的發(fā)展狀態(tài)。
從風險的定義上可以看到，風險是對未來結(jié)果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經(jīng)營活動的歷史記錄，是傳承銀行社會記憶，再現(xiàn)銀行歷史面貌的憑證，為銀行經(jīng)營、管理提供信息支持，并為銀行業(yè)務(wù)相伴產(chǎn)生的法律風險提供原始的憑證依據(jù)，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過程中可能產(chǎn)生的風險，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風險管理的重點是：
（一）檔案外包風險的評估
商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時，應(yīng)當評估以下風險要素：
1.外包活動的戰(zhàn)略風險、法律風險、聲譽風險、合規(guī)風險、操作風險、國別風險等風險因素；
2.影響外包活動的外部因素，因外包供應(yīng)商的過錯而造成的服務(wù)中斷或撤銷而引發(fā)的風險；
3.銀行對外包活動的風險管控能力；
4.外包供應(yīng)商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)策略和業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)連續(xù)性及破產(chǎn)風險，風險控制能力及外包服務(wù)的集中度；
（二）外包供應(yīng)商的盡職調(diào)查
1.外包供應(yīng)商的主體資質(zhì)、經(jīng)營管理能力、經(jīng)營聲譽、行業(yè)地位；
2.財務(wù)穩(wěn)健性、技術(shù)實力和服務(wù)質(zhì)量、對銀行業(yè)的熟悉程度；
3.對銀行托管檔案客戶信息的安全性；
4.外包供應(yīng)商對突發(fā)事件的應(yīng)對能力；
5.外包供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系；
（三）外包合同的審查要素
1.外包合同中的服務(wù)內(nèi)容、范圍、標準、期限；
2.外包服務(wù)的業(yè)務(wù)連續(xù)性安排；
3.外包服務(wù)的保密性和安全性的安排；
4.外包服務(wù)的結(jié)算、支付方式；
5.外包服務(wù)的審計和檢查；
6.外包爭端的解決機制；
7.外包合同或?f議變更或終止的過渡安排、違約責任；
8.外包供應(yīng)商的應(yīng)急管理；
三、商業(yè)銀行檔案外包的風險評價標準
商業(yè)銀行檔案在外包后，定期對檔案外包商進行風險評估，做到早發(fā)現(xiàn)早預(yù)防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價，就能及時發(fā)現(xiàn)檔案外包風險，并在發(fā)現(xiàn)風險后及時采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。
日常工作中可采用平衡計分卡方式設(shè)計評分標準，可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業(yè)務(wù)檢查，檢查內(nèi)容包括：
（一）外包供應(yīng)商的評估：
1.資質(zhì)：是否符合專業(yè)資質(zhì)；
2.財務(wù)：收費是否合理，程序是否完善；
3.日常經(jīng)營：是否出現(xiàn)異常；
4.及時性：是否能及時辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過程中有無差錯發(fā)生；
5.差錯性：資料能否及時、準準、無差錯地領(lǐng)取、歸還，不存在遺失情況；
6.溝通性：溝通是否順暢，是否對銀行服務(wù)需要的反應(yīng)能迅速、及時、有效完成；
7.保密性：無違反保密原則，業(yè)務(wù)合作期間能保護好銀行信息及銀行商業(yè)秘密；
8.監(jiān)督檢查：是否能積極配合商業(yè)銀行開展外包監(jiān)督工作，及時報送外包工作情況；
9.違規(guī)性：是否存在違規(guī)行為，是否存在隱瞞事實，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據(jù)行為。
（二）外包人員的評估
1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項工作；
2.外包?I務(wù)人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料；
3.服從銀行管理，無主觀故意，通過內(nèi)外勾結(jié)、惡意操作等措施規(guī)避銀行風險控制措施；
4.無擅自向客戶做出不實承諾行為，向客戶提供虛假資料或誤導(dǎo)性宣傳；
5.無假借銀行名義進行客戶約談行為，無冒用銀行商譽的行為；
6.無利用職務(wù)之便，竊取客戶資料等進行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為；
（三）突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及演練
1.是否事先制定建立檔案外包風險突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案和機制，確保檔案外包業(yè)務(wù)活動的正常經(jīng)營；
2.是否建立替代方案，尋求合同項下的保險安排等措施；
3.是否定期組織外包商開展演練，建立外包業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃，確保業(yè)務(wù)活動的正常經(jīng)營；
四、商業(yè)銀行檔案外包的前景及展望
關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案工作 外在因素 內(nèi)在因素
中圖分類號：G718 文獻標識碼： C 文章編號：1672-1578（2012)05-0241-01
檔案工作是進行社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分，同志在全國檔案工作會議上指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的不可缺少的方面?！睘榇?，如何做好新世紀的檔案工作，如何充分利用檔案的信息資源，更好地為經(jīng)濟建設(shè)和校園管理工作服務(wù)成為檔案工作者的當務(wù)之急。它將成為校園管理的發(fā)展起到很大的推動作用。那么檔案工作也是其中不可缺少的一項工作，筆者作為一名檔案工作者在新形勢下，就如何做好檔案工作從其內(nèi)在和外在因素上談些個人的看法。
1 良好的外部環(huán)境是外在因素，它是做好檔案工作的前提
1.1檔案工作者是檔案管理的中心因素
第一，檔案工作者具者有一定的文化水平是其代從事檔案工作的先決條件，否則將無法準確的對檔案進行分類和科學(xué)的管理；第二，檔案工作者的自身素質(zhì)是決定其是否能盡心盡力做好工作的關(guān)鍵，作為一名檔案工作者必須要熱愛這份工作，要有較強的責任感，能認識到檔案工作的重要性；第三，檔案工作者要學(xué)習有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。深入貫徹和學(xué)習《檔案法》，加強檔案法制建設(shè)，保證檔案內(nèi)容的嚴密性，真正達到依法制檔；第四，檔案工作在信息時代必須掌握一定微機操作技能，能靈活的使用檔案管理軟件，使檔案管理微機化、現(xiàn)代化，從而提高檔案的總體質(zhì)量和調(diào)閱效率。充分發(fā)揮計算機的作用，對檔案整理、保管、統(tǒng)計和提供利用等進行現(xiàn)代化管理。
1.2先進、完善的設(shè)施也是提高檔案管理水平的關(guān)鍵
為了使檔案保存的完整和長久，在裝訂時都要按統(tǒng)一規(guī)格用卷皮裝訂后，裝入檔案盒中，科技檔案要裝在無酸卷盒中，擺放到密集架上。
新形勢下的檔案管理不再是以往單純的手工操作，隨著計算機在檔案管理中的應(yīng)用，一些檔案管理軟件不斷出現(xiàn)，我們應(yīng)用這些軟件可以方便、快捷、準確的把檔案分類、歸檔，在檔案管理軟件上，還應(yīng)深層次的開發(fā)，而且盡可能形成檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化，那將使檔案管理達到更高的水平。
待檔案歸檔完畢后，為了使“檔案家庭”有個良好的生活環(huán)境，檔案室要做好七防措施：防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲、防盜、防光。為此需配備一些設(shè)施：密集架、除濕機、吸塵器、滅火器、電風扇、溫濕度表等，這些都是為了創(chuàng)造一個適合檔案存放的環(huán)境，不致使檔案由于周圍環(huán)境的影響而損毀或丟失。
2 歸檔的質(zhì)量是內(nèi)在因素，它將直接影響檔案的利用效果。
我校的檔案分為文為檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案四類，而其中文書檔案的歸檔較復(fù)雜。文書檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，要達到文書檔案的標準化就要從文書工作抓起。所以在收發(fā)文件上要做得精、細，收發(fā)文登記是文書外理工作的重要程序之一，是綜合后映本單位內(nèi)發(fā)文和上級機關(guān)來文的真實紀錄。所以規(guī)范的填寫收發(fā)文登記簿是十分關(guān)鍵的，為了立卷時的方便，我們在收發(fā)文登記時可以提前登記上該文件是否歸檔、類別、保管期限，這樣助于日后更便于捷的立卷、歸檔，在歸檔后也可以在上面寫上該文件的盒號和案卷號，那么這樣的收發(fā)登記簿以后可以成為調(diào)閱文件的索引工具之一。我校在收發(fā)工作上嚴格按照啟封、登記、擬辦、批辦、承辦、收回的程序執(zhí)行，定期核查文件是否收回，未收回的要催繳，以免時間長造成文件的損壞和丟失。年末根據(jù)收發(fā)文登記簿對全年的文件進行核查。
把所有的文件收回后，按規(guī)定把需歸檔的文件篩選出來，按檔案部門下發(fā)的檔案歸檔范圍和如何分類以及保管期限表，對文件進行處理，再按科學(xué)的方法對其進行排序，使其有條理的擺放，以便查閱方便。在檔案裝訂過程中要去除金屬物。待檔案立卷后，要輸入計算機，打印出案卷目錄，作為文件索引工具。對于一些不需歸檔的文件可以單獨的做短時間保存，打印出案卷目錄，以免丟失或銷毀有用的資料；對于一些簡訊、情況反映等可以將同類的裝訂成冊，以備撰寫或查詢情況時使用。
3 檔案管理資源的利用和管理
所有的檔案的收集、整理、立卷、歸檔都是為了檔案的利用做準備，借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。為了方便調(diào)閱，應(yīng)備有多種案卷索引目錄，在管理過程中為避免丟失要有借閱登記簿，而且年末要對全年的利用情況統(tǒng)計、分析，總結(jié)全年的工作。檔案員應(yīng)該定期查看檔案，看在裝訂時是否有倒頁、漏項等現(xiàn)象，或者是經(jīng)調(diào)閱后是否有損毀、拆頁等現(xiàn)象，這樣使檔案員更加了解檔案的情況，有利于檔案管理和凋閱。
1.重要性認識不足。農(nóng)戶小額貸款信貸檔案也和銀行信貸檔案一樣，是銀行業(yè)務(wù)每個環(huán)節(jié)的真實反映，是維護銀行權(quán)益的重要依據(jù)，如某一環(huán)節(jié)的檔案信息資料出現(xiàn)丟失、差錯、泄漏等，將會給銀行的信譽、經(jīng)濟帶來不可挽回的損失。雖然目前基層行將農(nóng)戶小額貸款信貸檔案管理列入日常工作之一，但部分基層行對農(nóng)戶小額貸款信貸檔案管理的重要意義認識不足，只重視業(yè)務(wù)的開發(fā)，而忽略對檔案的管理，農(nóng)戶小額貸款業(yè)務(wù)一開展，就出現(xiàn)了成百上千的信貸檔案。而一些基層行對信貸檔案管理后備力量跟不上，人員未配備到位，前后臺管理脫節(jié)，沒有真正將農(nóng)戶小額信貸檔案管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結(jié)合，有的認為農(nóng)戶小額貸款數(shù)額小，一般每戶只有5萬左右，信貸檔案管理工作好與差意義不大，能被動地消極地應(yīng)付檢查就行，何必認真，更有的一些客戶經(jīng)理素質(zhì)不高，責任心不強，能拖則拖，能推則推，貸款一放就了事，使信貸檔案資料不能及時歸檔。
2.檔案資料不夠完整。農(nóng)戶小額貸款檔案也和其他信貸檔案一樣，要經(jīng)歷貸款申請、貸前調(diào)查、貸時審查、簽訂借款合同、發(fā)放貸款、貸后檢查、收回貸款本金及處理有問題的不良貸款等諸多環(huán)節(jié)，要在風險管理、業(yè)務(wù)經(jīng)辦等不同業(yè)務(wù)部門及不同人員之間協(xié)作完成。貸前調(diào)查文件、調(diào)查報告、簽批、決策等貸款相關(guān)材料產(chǎn)生于不同業(yè)務(wù)部門，這些文件形成時間有的相隔幾天，有的相隔更長，更有跨年度審查、簽批類的資料，在這類檔案資料的流轉(zhuǎn)過程中，基層行一線人員在實際操作中，由于時間匆忙，特別是農(nóng)戶小額貸款的特殊性，農(nóng)戶時間較緊，有的銀行為注重服務(wù)，在貸款時往往上門服務(wù)，這樣就導(dǎo)致了日常信貸資料積累不及時，產(chǎn)生一些信貸檔案的基本資料不齊全的現(xiàn)象，同時目前一些基層行客戶經(jīng)理調(diào)動較頻繁，外出培訓(xùn)、提拔、交流等，往往忽視了對信貸檔案資料的交接等，由此而造成管理上的脫節(jié)，信貸檔案不夠完整，影響檔案的管理。
3.檔案資料不夠嚴謹。信貸檔案資料是貸款真實性的反映，也是銀行與客戶借貸雙方的重要依據(jù)。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對資料搜集填寫不重視，不規(guī)范，主要表現(xiàn)為：一是貸款申請書、調(diào)查審批表中缺失內(nèi)容較多；二是借款合同填寫不符合要求，有的連貸款單位的負責人或授權(quán)人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統(tǒng)查詢不規(guī)范，有些網(wǎng)點對人行征信系統(tǒng)查詢只有一個客戶經(jīng)理簽名，有些貸款客戶缺少人行征信系統(tǒng)查詢授權(quán)。四是擔保手續(xù)有漏洞。主要表現(xiàn)為擔保法人代表未簽名，擔保機構(gòu)缺少營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等。這些農(nóng)戶小額貸款檔案資料存在的問題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來嚴重的金融信貸風險，可能產(chǎn)生極大的危害。
4.檔案資料的管理不規(guī)范。雖然上級行對農(nóng)戶小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實際操作中對農(nóng)戶小額貸款檔案的管理缺少統(tǒng)一的實施細則，操作不夠規(guī)范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農(nóng)戶貸款業(yè)務(wù)一開辦，大批量的客戶擁入，一戶客戶就有一戶檔案，加上基層網(wǎng)點人手緊，不可能及時整理上交，而作為負責檔案集中管理的支行一級也因未配備相應(yīng)的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細、查詢不便、歸檔移交手續(xù)不清、責任不明，有的由于沒有及時上交而長時間未整理歸檔，缺乏規(guī)范的檔案管理設(shè)施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農(nóng)戶小額貸款業(yè)務(wù)是農(nóng)行近年來推出的新業(yè)務(wù)，由于這項業(yè)務(wù)具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農(nóng)戶多等特點，這給農(nóng)戶小額貸款檔案管理帶來了難度，針對當前存
在的問題，為了加強農(nóng)戶小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發(fā)揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者認為可采取以下對策，以健全與完善信貸檔案管理。
1.抓認識，提升信貸檔案管理水平。要做好農(nóng)戶小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶經(jīng)理對信貸檔案工作重要性的認識。加強對客戶經(jīng)理規(guī)范化操作、法律意識和法律知識的培訓(xùn)，更新觀念，化被動為主動，提高客戶經(jīng)理的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責任心。落實崗位責任制度，按實際信貸工作分工，根據(jù)貸款類別、單位不同來確定相應(yīng)信貸檔案責任人，加強貸款申請、貸前調(diào)查、貸時審查、貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監(jiān)測信貸風險。
2.抓收集，確保信貸檔案的完整。要系統(tǒng)地收集農(nóng)戶小額貸款信貸資料：一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是對借款人信貸調(diào)查、審查、檢查過程中形成的有關(guān)資料。三是借款人經(jīng)營資料，主要是借款人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資產(chǎn)負債表等資料。四是其他資料，主要是擔保人資料，個人信用等相關(guān)資料等。同時落實信貸檔案專（兼）職管理人員，實行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，嚴格執(zhí)行總行信貸業(yè)務(wù)檔案查管理制度，切實解決以往由經(jīng)辦客戶經(jīng)理分散保管信貸資料，容易造成資料散失的問題，確保信貸資料的完整。同時做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關(guān)資料的及時立卷歸檔。
一、個人的工作總結(jié)
(一)認真學(xué)習，個人素質(zhì)不斷提高
到公司工作以來，我始終注重加強自身學(xué)習，不斷提高自身綜合素質(zhì)，加強對商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)檔案管理整理知識、支行內(nèi)務(wù)、清算、辦理客戶資料等的學(xué)習；增強商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)的掌握熟練程度，以成為一個合格的商業(yè)銀行員為標準。加快銀行業(yè)務(wù)知識更新力度，不被銀行的其他員工拋到后面。半年在自己的不斷努力下已經(jīng)很快的就適應(yīng)了我在商行負責的工作，很快的熟悉了商行的業(yè)務(wù)運作。
(二)高標準嚴要求，扎實做好了本職工作
1是踏實工作、高標準完成工作
我是今年六月份調(diào)過來的,平時工作都是學(xué)習今年的檔案管理整理,支行的內(nèi)務(wù)工作,每天清算,有時候去總部辦理客戶資料等等。剛開始工作是感覺銀行工作相對我以前的工作來說工作雜亂，我感到對銀行的工作全無頭緒，再加上銀行業(yè)務(wù)多，責任重，我也承擔了繁重的工作壓力。通過半年我逐漸學(xué)會了壓力為動力，很快的對所做工作進行了掌握。在此間我嚴格按照銀行員工工作職責，扎實工作，高標準的完成了各項工作。在我負責的檔案管理整理、支行的內(nèi)務(wù)、每天清算、總部辦理客戶資料等工作都有順利的完成。半年來始終堅持把工作放在嚴謹、細致、扎實、求實上，腳踏實地工作；不斷改進學(xué)習方法，講求學(xué)習效果，堅持學(xué)以致用，注重融會貫通，理論聯(lián)系實際，用新的知識、新的思維和新的啟示，鞏固和豐富綜合知識、讓知識伴隨年齡增長，使自身綜合能力不斷得到提高。
2.加強學(xué)習、努力適應(yīng)新崗位
在今年的六月我被調(diào)到商行工作，在這半年內(nèi)我要主要完成的檔案管理整理、支行的內(nèi)務(wù)、每天清算、總部辦理客戶資料等工作都低我以前負責的工作要復(fù)雜些，為了更快適應(yīng)新的崗位我每天堅持提前上班準備當天的工作，下班后繼續(xù)熟練業(yè)務(wù)能力以能更快更好的做好新的工作。
二、工作中存在的不足
在半年的時間內(nèi)，我在商業(yè)銀行對于檔案管理整理、支行的內(nèi)務(wù)、每天清算、總部辦理客戶資料等工作中有取得了良好的成績，但也存在一些不足，沒能達到作為一個商業(yè)銀行人員的要求。主要表現(xiàn)在工作中有時顯的不夠細心，還需要有更嚴謹耐心細致的作風等等，這些我將在明年的工作中加強努力，不斷克服工作中的不足，將工作做的更好。
三、2015年工作
。
3.財務(wù)報告類:月度、半年、年度財務(wù)報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務(wù)情況說明書)、其他財務(wù)報告。
4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。
二、檔案管理職責
財務(wù)部負責紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責為:負責制定和完善會計檔案管理辦法,負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責會計檔案的裝訂、保管與安全,負責向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負責接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會計檔案整理及裝訂
1、會計憑證整理和裝訂
會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應(yīng)的會計憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。
(2)整理過程中需對憑證進行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。
(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。
(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。
2、會計賬簿整理和裝訂
(1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊序號,賬簿所屬主體等信息。
3、會計報表整理和裝訂
(1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好
(2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理
會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。
銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。
(2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計檔案保管
1、會計檔案保管時間規(guī)定
會計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。
2、會計檔案保管要求
(1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫,作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點。
(2)會計檔案室應(yīng)保持通風、透光,并有適當?shù)牟殚喛臻g。
(3)會計檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴禁使 用明火,嚴禁吸煙,除照明用電外,嚴禁使用與檔案保護無關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙
。
(5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計檔案借閱
1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。
2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致,調(diào)出對應(yīng)的會計檔案供借閱人查閱。
3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。
5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計檔案移交
當年形成的會計檔案,在年度終了后,由會計檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點無誤后,雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。
關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內(nèi)容
根據(jù)最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應(yīng)該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務(wù)、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個大城市建設(shè)時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務(wù)所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務(wù)決算與國家驗收。會計檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案管理機構(gòu)，但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因，財務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務(wù)所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說明領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據(jù)財務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會計檔案管理一般都設(shè)有財務(wù)部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財務(wù)制度流程不太完善，會計核算也不太規(guī)范，財務(wù)人員平花費大量時間與業(yè)務(wù)部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務(wù)所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數(shù)企業(yè)對于財務(wù)信息化投入較大，沒有信息化建設(shè)，財務(wù)管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務(wù)所審計對公司財務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會計報表層面，并不會過多關(guān)注會計管理細節(jié)，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務(wù)所要求的會計資料即可，事務(wù)所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設(shè)項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收。目前，根據(jù)國家驗收標準有十三項專業(yè)驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關(guān)注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關(guān)注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務(wù)管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應(yīng)對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導(dǎo)致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項目作為關(guān)系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復(fù)。如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務(wù)決算。
四、關(guān)于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設(shè)置時間節(jié)點，且這個時間節(jié)點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設(shè)計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財務(wù)共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術(shù)手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎(chǔ)。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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[6]楊茜雅.電子會計檔案實現(xiàn)機制研究.檔案學(xué)研究，2015（02）.
1. 《會計檔案管理辦法》正式實施的時間是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，負責定期將應(yīng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊的部門應(yīng)是（）。
A．單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)
B．單位的檔案機構(gòu)或檔案人員所屬機構(gòu)
C．單位的人力資源機構(gòu)
D．單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門
3.根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。這里所說的單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案的時間應(yīng)為（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 會計檔案銷毀清冊也是一種重要的會計檔案，它的編制部門是（）。
A．單位會計機構(gòu) B．單位行政辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機構(gòu)
5.根據(jù)規(guī)定，負責組織會計檔案銷毀工作的部門應(yīng)是（）。
A．單位會計機構(gòu) B．單位辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機構(gòu)
6.根據(jù)規(guī)定，屬于企業(yè)永久保存的會計檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財務(wù)會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
7.根據(jù)規(guī)定，保存期為30年的會計檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財務(wù)會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
8.下列不屬于永久保管的會計檔案是（ ）
A．總賬 B．會計檔案保管清冊
C．年度財務(wù)會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
9.保存期為30年的會計檔案并不少，但（）例外。
A．總賬 B．會計檔案移交清冊
C．會計憑證 D．會計檔案銷毀清冊
10. 關(guān)于會計檔案所涵蓋的范圍，以下說法正確的是（）。
A．會計檔案，即為會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告
B．會計檔案既包括紙質(zhì)的會計資料，也包括一些電子的會計資料
C．由于銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會計檔案資料
D．財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報（決算）不屬于會計檔案資料
11.關(guān)于會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書，以下說法錯誤的是（）。
A．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均應(yīng)由單位檔案管理機構(gòu)填制
B．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均屬于會計檔案資料
C．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同
D．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書產(chǎn)生（或填制）的時間并不一致，涉及的當事人也不完全相同
12.關(guān)于會計檔案，以下說法正確的是（）。
A．總賬、明細賬是會計檔案，而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會計檔案
B．銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷，單位負責人不需要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
C．對各單位每年形成的會計檔案進行整理立卷的部門是立檔單位的會計機構(gòu)或會計人員
D．根據(jù)規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，應(yīng)暫由會計機構(gòu)保管半年
13.關(guān)于會計檔案的銷毀，以下說法錯誤的是（）。
A.保管期滿未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會計檔案不得銷毀
C.會計檔案銷毀需要單位會計機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊
D.會計檔案銷毀需要單位檔案管理機構(gòu)與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷
14. 關(guān)于會計檔案保管，以下說法錯誤的是（）。
A. 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年
B.會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起
C.單位的總賬和年度財務(wù)報告均屬于永久保存的會計檔案
D.會計檔案的保管辦法所規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限
15. 按照規(guī)定，主管全國會計檔案工作，并共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門，是指（）。
A.財政部 B. 國家檔案局
C. 財政部和國家檔案局 D. 人大財經(jīng)委員會和檔案部門
16. 關(guān)于電子會計檔案，以下說法錯誤的是（）。
A. 電子會計檔案移交時應(yīng)當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交
B. 屬于歸檔范圍的電子會計資料，必須屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案
C.電子會計檔案的銷毀應(yīng)當由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷
D.檔案接受單位應(yīng)當對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全
二、多項選擇題（每題2分，共計34分）
1.財務(wù)會計報告屬于會計檔案的一個重要內(nèi)容，而這里所說的財務(wù)會計報告具體包括（ ）。
A.月度財務(wù)會計報告 B.季度財務(wù)會計報告
C.半年度財務(wù)會計報告 D.年度財務(wù)會計報告
2. 《會計檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是（ ）。
A．《企業(yè)會計準則》 B．《中華人民共和國預(yù)算法》
C．《中華人民共和國會計法》 D．《中華人民共和國檔案法》
3.《會計檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。
A．國家機關(guān) B．社會團體 C．企事業(yè)單位 D．其他組織
4. 對于會計賬簿，以下屬于會計檔案的包括（ ）。
A．總賬、明細賬 B．有關(guān)輔賬簿
C．日記賬 D．固定資產(chǎn)卡片
5.對于會計憑證，以下屬于會計檔案的包括（ ）。
A．原始憑證 B．文件與合同
C．記賬憑證 D．預(yù)算
6. 《會計檔案管理辦法》中所規(guī)范的會計檔案內(nèi)容有很多，比如其他會計資料就包括（ ）等。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對賬單
C．納稅申報表 D．會計檔案移交清冊
7.根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存并形成電子會計檔案，必須同時滿足許多條件，這些包括（ ）。
A．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸
B．能夠采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改
C．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
D．能夠建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響
8.單位在辦理會計檔案移交時，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進行移交。以下屬于正確說法的是（ ）。
A．紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當保持原卷的封裝
B．電子會計檔案移交時應(yīng)當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定
C．特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交
D．單位會計管理機構(gòu)應(yīng)當編制會計檔案移交清冊
9.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應(yīng)當由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，并組織單位有關(guān)部門共同進行，這些部門應(yīng)當包括（ ）。
A．會計 B．審計 C．紀檢監(jiān)察 D．有關(guān)業(yè)務(wù)部門
11. 會計檔案銷毀清冊，包括擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟責任，會計檔案銷毀清冊還需要有關(guān)機構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見。這些機構(gòu)的有關(guān)人員包括（ ）等。
A．單位負責人 B．檔案管理機構(gòu)負責人
C．會計管理機構(gòu)負責人 D．檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人
12.根據(jù)規(guī)定，單位電子會計檔案的銷毀應(yīng)當符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門共同派員監(jiān)銷完成（ ）。
A．單位檔案管理機構(gòu) B．單位會計管理機構(gòu)
C．單位信息系統(tǒng)管理機構(gòu) D．單位人力資源部門
13.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，以下說法正確的是（ ）。
A．不得銷毀
B．紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當單獨抽出立卷
C．電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存
D．涉及其他未了事項的會計憑證需要保管到未了事項完結(jié)時為止
14.根據(jù)規(guī)定，對于單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括（ ）。
A．會計檔案鑒定意見書 B．會計檔案銷毀清冊
C．財務(wù)會計報告 D．會計檔案保管清冊
15. 單位因分立原因會導(dǎo)致會計檔案的保管發(fā)生一定的變化，以下說法正確的是（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案
B．單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案
C．單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
D．單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由中介機構(gòu)保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
16. 對于單位之間交接會計檔案，以下說法正確的是（ ）。
A．移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊
B．交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負責人負責監(jiān)督
C．電子會計檔案應(yīng)當與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交
D．檔案接受單位應(yīng)當對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全
17.關(guān)于會計檔案，以下說法錯誤的是（）。
A.會計檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分
B.查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，可根據(jù)需要對會計檔案進行拆封
C.凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案，這是會計檔案特征中的
普遍性所決定的
D. 采用電子計算機進行會計核算的單位，只能保存磁性介質(zhì)的會計檔案，不能保存打印出的紙質(zhì)會計檔案
三、判斷題（每題2分，本題共計50分）
1.會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 （）
2. 由于財政部門屬于會計工作的主管部門，因此，財政部門應(yīng)當負責主管全國會計檔案工作，制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
3.縣級以下地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
4.根據(jù)規(guī)定，單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)負責管理本單位的會計檔案。單位不可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案。（）
5.《會計檔案管理辦法》中所規(guī)范的會計檔案有很多，但是會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊屬于單位檔案的重要內(nèi)容，不屬于會計檔案所包括的內(nèi)容。 （）
6.根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。 （）
7. 不管是行政單位，事業(yè)單位，還是企業(yè)，按照規(guī)定，固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。 （）
8. 根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。但是單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過兩年。 （）
9. 根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案臨時保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會計檔案。 （）
10. 單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。 （）
11. 單位應(yīng)當嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。為了保證會計檔案的安全，單位保存的會計檔案一律不得對外借出。 （）
12.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據(jù)規(guī)定，會計檔案的保管期限，是從會計檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）
13．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類?！稌嫏n案管理辦法》所規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 （）
14. 單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應(yīng)當由單位會計機構(gòu)牽頭進行。 （）
15. 單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。對于保管期滿的會計檔案一定要進行銷毀。 （）
16. 根據(jù)規(guī)定，會計檔案銷毀工作應(yīng)由單位檔案管理機構(gòu)負責組織并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。但是對于電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當有信息系統(tǒng)管理機構(gòu)派員參與監(jiān)銷。 （）
17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案。應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
18.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由上級主管單位統(tǒng)一保管。 （）
19.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當由原各單位保管。 （）
20. 根據(jù)規(guī)定，建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當在建設(shè)項目達到預(yù)定使用狀態(tài)時及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
21. 單位委托中介機構(gòu)記賬的，應(yīng)當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責任。 （）
22. 一個單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料，也適用于《會計檔案管理辦法》。 （）
23.不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會計檔案管理辦法》。 （）
