發(fā)布時(shí)間：2023-05-31 15:00:12
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學(xué)校人事檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1 信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是學(xué)校人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，同時(shí)對(duì)學(xué)校考察和識(shí)別干部，選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過計(jì)算機(jī)管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。
2 實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化的重要意義
2.1 有利于適應(yīng)檔案管理改革的發(fā)展方向。隨著我國對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學(xué)校作為事業(yè)單位系統(tǒng)的重要組成部分，只有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，才能進(jìn)一步提高學(xué)校教務(wù)管理水平。學(xué)校作為教學(xué)單位，必須緊跟時(shí)展，并滿足上級(jí)管理部門對(duì)人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質(zhì)量的有效措施，對(duì)學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。
2.2 有利于開發(fā)學(xué)校人才的潛在優(yōu)勢。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，學(xué)校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，必須實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新才能為社會(huì)培養(yǎng)和輸送合格人才。學(xué)校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質(zhì)的各項(xiàng)信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務(wù)管理工作者把握教職員工的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)發(fā)展?jié)摿?，有助于選擇和選拔人才，挖掘?qū)W校人才的潛在優(yōu)勢，有利于學(xué)校人才資源潛力的開發(fā)和教務(wù)工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。
2.3 符合人事檔案管理工作自身的發(fā)展需求?，F(xiàn)代的人事檔案管理工作向動(dòng)態(tài)化、細(xì)節(jié)化發(fā)展著，在人才流動(dòng)日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時(shí)展對(duì)人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量。人事檔案管理信息化，能夠?yàn)榻虅?wù)管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調(diào)用和傳輸需求，有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)和學(xué)校間的人事檔案資源共享。
2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)。傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案是以紙質(zhì)媒介記錄和儲(chǔ)存的，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時(shí)間的推演和學(xué)校的發(fā)展，紙質(zhì)檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當(dāng)需要調(diào)用檔案時(shí)很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案儲(chǔ)存在電子設(shè)備中，這種儲(chǔ)存不僅調(diào)用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展意義重大。
3 學(xué)校人事檔案管理信息化過程中存在的問題
3.1 信息數(shù)據(jù)建庫質(zhì)量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立符合實(shí)際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲(chǔ)存質(zhì)量的關(guān)鍵，也是提高人事檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量的前提。但現(xiàn)如今我國學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)卻并不完整，雖然部分學(xué)校在檔案信息庫建設(shè)中投入大量的人力、物力和財(cái)力，但是無法保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，由于設(shè)備更新?lián)Q代慢，也無法滿足日益提高的檔案調(diào)用服務(wù)需求。
3.2 檔案資源開發(fā)利用有待深化。由于檔案信息資源開發(fā)利用意識(shí)淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，檔案信息的內(nèi)涵資源未能得到充分開發(fā)，客觀限制了人事檔案資源充分開發(fā)與利用，難以適應(yīng)檔案管理自身發(fā)展規(guī)律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)利用，切實(shí)發(fā)揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
3.3 缺乏足夠的高素質(zhì)復(fù)合型管理人才。人事檔案管理的信息化對(duì)檔案管理崗位人員提出了更高的從業(yè)要求，為了發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)，還要求掌握足夠的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和應(yīng)用技能。但由于學(xué)校人事檔案管理常年不受重視，大部分學(xué)校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需求。
4 學(xué)校人事檔案信息化管理的有效策略
人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，學(xué)校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術(shù)、人才和資金的限制，大部分學(xué)校人事檔案管理信息化系統(tǒng)仍然比較落后，為了促進(jìn)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)，可以采取以下策略對(duì)學(xué)校人事檔案管理工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。
4.1 加大檔案信息化建設(shè)投入力度。人事檔案管理的信息化的實(shí)現(xiàn)，需要投入大量的人力成本、資金成本和時(shí)間成本。人事檔案管理的信息化作為學(xué)校人事檔案管理發(fā)展的必然方向，學(xué)校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。只有確保了硬件設(shè)施、人才儲(chǔ)備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實(shí)現(xiàn)，并為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
4.2 規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建庫標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實(shí)性直接關(guān)系到檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也是由信息化向網(wǎng)絡(luò)化共享、聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的保障基礎(chǔ)。其中，需要重點(diǎn)解決檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化問題及安全傳輸、技術(shù)保護(hù)等問題，要加強(qiáng)人事檔案材料的收集歸檔工作，規(guī)范檔案著錄。利用計(jì)算機(jī)掃描、數(shù)碼照相等手段，加快檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和必要全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和深度開發(fā)進(jìn)程，規(guī)范建庫標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的檢索體系和干部信息適時(shí)更新制度，做到“查得快、查得準(zhǔn)、查得全”，逐步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。
4.3 加強(qiáng)檔案信息化管理伍的建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不足，是制約學(xué)校人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要因素。為了促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，提高學(xué)校人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量，必須不斷強(qiáng)化檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。只有確保檔案信息化管理隊(duì)伍每個(gè)人都具備扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)，才能激發(fā)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，通過實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化，提高學(xué)校人事檔案管理的工作和服務(wù)質(zhì)量。
信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)實(shí)現(xiàn)學(xué)校的人事人才信息管理工作的社會(huì)化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更好的作用。
綜上所述，學(xué)校人事檔案管理信息化，對(duì)學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。為了提高學(xué)校人事檔案管理工作水平和質(zhì)量，必須堅(jiān)持推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，并加大檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。最終通過學(xué)校人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，提高學(xué)校的信息化管理水平，為學(xué)校教學(xué)管理水平的提高和未來的發(fā)展打下基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
最近一段時(shí)期內(nèi)，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)現(xiàn)以及市場對(duì)于人才的需求不斷增加，促使了我國的職業(yè)教育事業(yè)有了前所未有的發(fā)展與壯大。隨著職業(yè)教育不斷的發(fā)展與壯大，如何更好地發(fā)展職業(yè)教育，推動(dòng)職業(yè)教育的改革創(chuàng)新，越來越被人們關(guān)注。我國政府也實(shí)施了很多的政策，并取得了不錯(cuò)的效果，在很大程度上推進(jìn)了職業(yè)教育改革的步伐。在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，我國的職業(yè)教育有著很大的發(fā)展空間與機(jī)遇，但同時(shí)也將遇到很多的困難與挑戰(zhàn)。其中，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理制度就急需進(jìn)行完善與改革，以適應(yīng)職業(yè)教育快速發(fā)展的步伐。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作對(duì)于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事管理以及學(xué)校的健康快速發(fā)展都有著非常重要的作用。而現(xiàn)階段很多的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校并不重視人事檔案的管理，甚至有的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校完全把自身的檔案管理市場化，簡單委托人事檔案管理單位進(jìn)行管理，自身幾乎不參與其中。而這與現(xiàn)階段中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的發(fā)展需求以及社會(huì)市場大環(huán)境的要求極不相符。因此，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作必須進(jìn)行進(jìn)一步的完善與改革，這樣才可以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，促進(jìn)學(xué)校人事管理工作以及學(xué)校長期健康發(fā)展。
2人事檔案管理的重要性
2.1人事檔案管理對(duì)人事管理有著重要的影響
對(duì)于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，人事檔案管理的完善與健全直接影響著學(xué)校的人事管理工作的有效開展，也對(duì)學(xué)校相關(guān)人事制度、規(guī)章等制定與改進(jìn)有著重要的影響，還對(duì)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人員崗位的變動(dòng)有著指導(dǎo)意義。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校通過建立與完善自身人事檔案管理體系，在對(duì)學(xué)校人員進(jìn)行管理的過程中，就能通過人事檔案管理體系獲取科學(xué)、完整的信息，從而能夠更好地指導(dǎo)學(xué)校的人事管理工作。在人事管理工作有效開展的同時(shí)，學(xué)校也會(huì)得到更好的改革和發(fā)展。因此，我們要積極地將中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理體系進(jìn)一步的健全與改進(jìn)，不斷提升中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的效率，促使人事檔案管理的價(jià)值進(jìn)一步提升，更好地為學(xué)校的管理工作而服務(wù)。
2.2人事檔案管理能夠?yàn)槿耸鹿芾硖峁┮罁?jù)
在中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校中，人事檔案管理能夠在很大程度上對(duì)人事管理工作提供一定的參考與依據(jù)。一個(gè)完善、健全的人事檔案管理體系，包含學(xué)校人員的之前的任職經(jīng)歷還有本人的相關(guān)社會(huì)關(guān)系情況，學(xué)校在進(jìn)行人事管理工作時(shí)，可以最為重要的信息參考，以根據(jù)不同的人員情況做出最適合學(xué)校以及個(gè)人發(fā)展的人事規(guī)劃。就現(xiàn)階段來說，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校對(duì)于人事檔案管理工作也逐步重視，很多學(xué)校通過建立人事檔案管理體系以及組織部門，使學(xué)校內(nèi)部的人事工作更加的順暢與高效，從而促進(jìn)學(xué)校人事管理工作質(zhì)量的提升。
2.3人事檔案管理為學(xué)校人事管理提供有利的條件
通過人事檔案管理體系的完善與改革，可以更好地保證中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事管理的有效進(jìn)行。學(xué)校通過人事檔案管理中的信息，可以更加合理地對(duì)學(xué)校人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)、任用以及罷免等，為學(xué)校人事管理工作的開展提供了非常便利的條件。
3中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理中存在的問題
我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)下人才的需求以及流動(dòng)性都發(fā)生了很大的變化，而人事檔案管理并沒有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，以往的人事檔案管理存在著很多的不足與缺陷，在不斷發(fā)展的今天逐漸的表現(xiàn)出了其不完善與不健全的一面。
3.1中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校認(rèn)識(shí)不到人事檔案管理的重要性
很多的中等職業(yè)技術(shù)院校對(duì)于人事檔案的管理過于忽視，認(rèn)為人事檔案管理和學(xué)校的發(fā)展與改革關(guān)系不大，甚至有些中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校直接將人事檔案管理市場化，學(xué)校自身基本上不參與自身的人事檔案管理工作。其實(shí)，人事檔案管理對(duì)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說有著重要的作用，其不僅是人事管理的基層與有力保障，也是學(xué)校進(jìn)行人才資源挖掘的重要信息來源，同時(shí)還對(duì)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的發(fā)展與改革有著間接的影響。所以我們必須重視人事檔案管理工作，看到人事檔案管理的重要性，這樣才能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用，更好地推進(jìn)學(xué)校的發(fā)展與改革。
3.2中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校對(duì)于人事檔案管理體系有待完善
很多的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校都建立自己的人事檔案管理部門以及相關(guān)的體系，但是大部分的人事檔案體系還較不完善，很多的人事管理體系知識(shí)簡單地照搬其他的學(xué)校的人事管理體系而來，根本沒有根據(jù)學(xué)校自身的情況以及學(xué)校設(shè)立人事管理檔案體系的目的去執(zhí)行，從而導(dǎo)致人事檔案管理體系的效能得不到充分發(fā)揮，人事檔案管理工作效率低下。還有的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理發(fā)展與改革速度完全跟不上學(xué)校整體的發(fā)展速度?，F(xiàn)階段正是中等學(xué)?？焖侔l(fā)展的時(shí)期，而學(xué)校的人事檔案管理仍然停留在初始階段，也會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理的效力發(fā)揮，不能起到人事檔案管理應(yīng)有的作用。所以，我們不但要根據(jù)學(xué)校自身的情況建立適合自己的人事檔案管理體系，還要在學(xué)校的不斷發(fā)展進(jìn)步中逐漸完善人事檔案管理體系，使其能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能，促進(jìn)學(xué)校人事管理工作以及其他工作的有效開展。
3.3中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理人員的素養(yǎng)較低
人事檔案管理不僅僅是簡單的將個(gè)人的信息進(jìn)行收集與歸檔，其還包含對(duì)檔案信息科學(xué)、合理的分類以及重要信息的收集等，并在檔案信息的基礎(chǔ)上形成系統(tǒng)的信息體系。大部分的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校從事人事檔案管理的人員沒有接受過人事檔案管理的專業(yè)教育，不具備人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)與技能，使得中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性與科學(xué)性，嚴(yán)重地影響了人事檔案管理工作的水平。因此，加強(qiáng)對(duì)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)以及技能培養(yǎng)，通過提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)，以提升中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的水平是非常有必要的。
3.4中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的信息化程度不高
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到了我們生產(chǎn)、生活的各個(gè)方面。而對(duì)于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理來說，信息化技術(shù)更是人事檔案管理的有效手段與模式。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理信息化程度普遍偏低，很多學(xué)校的檔案查閱與信息錄入還必須通過人工的方式進(jìn)行，這樣不僅不符合我們提倡的綠色低碳要求，同時(shí)也會(huì)極大地影響工作效率。而對(duì)于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，其人事檔案管理所包含的信息是非常復(fù)雜而龐大的，缺乏信息化管理手段讓人事檔案管理工作變得異常困難，而且工作效率明顯不高。這種信息化程度較低的人事檔案管理模式，嚴(yán)重的影響了其效力的發(fā)揮，也使人事檔案管理的進(jìn)一步改進(jìn)受到了嚴(yán)重的制約。
4完善中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的對(duì)策
4.1樹立人事檔案管理的新意識(shí)
要想做好中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理工作，首先要對(duì)人事檔案管理工作有足夠的重視，樹立人們對(duì)人事檔案管理的新意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到人事管理工作對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作開展的重要性，在根本上轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，去除之前對(duì)人事檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。只有從思想上認(rèn)識(shí)到了人事管理工作的重要性，才能更加重視人事檔案管理的發(fā)展與改革，才能提出創(chuàng)新思路，制定有效舉措，完善人事檔案管理的體制，發(fā)掘人事檔案管理的新模式。這樣才能提升人事檔案管理的質(zhì)量，讓其發(fā)揮出自身的作用。
4.2提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)
人事檔案管理工作對(duì)于相關(guān)人員的要求隨著中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的發(fā)展不斷變化。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校處于不同的發(fā)展階段，人事檔案管理工作的任務(wù)、環(huán)境、對(duì)象以及運(yùn)行機(jī)制都可能不斷地發(fā)生變化，所以也對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)不同的社會(huì)環(huán)境不斷地學(xué)習(xí)新的管理理念以及現(xiàn)代化技術(shù)。另外，人事檔案管理除了要求具備一定的專業(yè)知識(shí)與技能外，還要做繁重、細(xì)致的工作任務(wù)，而這些工作成果往往是別人看不到的。所以，還要求他們具有淡泊名利、勤勞刻苦、安守崗位等思想覺悟與較強(qiáng)的責(zé)任心。因此，建立一支專業(yè)型、技術(shù)型、高素養(yǎng)型的人事檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于完善與改進(jìn)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理工作有著重要的意義。
4.3健全人事檔案管理制度
只有建立、健全適合學(xué)校自身發(fā)展的人事檔案管理制度，才能更加有效發(fā)揮人事檔案管理的功能，為學(xué)校人事工作的開展提供有利的條件。首先，找出學(xué)校人事檔案管理中存在的不足，以學(xué)校實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，形成一個(gè)運(yùn)行順暢、程序合理的人事檔案管理體系。在學(xué)校的不斷發(fā)展中，要適時(shí)地調(diào)整人事檔案管理的運(yùn)行模式，不要按照一成不變的套路走。在對(duì)人員檔案進(jìn)行收集的過程中，要嚴(yán)格控制好檔案信息的真實(shí)性，使檔案信息真實(shí)、完整。在檔案信息的查閱以及轉(zhuǎn)移的過程中，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，保證檔案信息的安全性。
4.4加快人事檔案管理的信息化步伐
信息化技術(shù)已成為未來檔案管理的必然趨勢，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校必須加快人事檔案管理的信息化步伐，讓信息化技術(shù)更好地為人事檔案管理工作服務(wù)。首先，要全面地了解并掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的基本技能，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)信息量大、查閱方便、傳播快速等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)自身人事檔案管理的信息化。還可以和社會(huì)上的人事檔案管理組織實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，達(dá)到資源共享的目的。
5結(jié)語
學(xué)校人事檔案是對(duì)教職工工作經(jīng)歷、政治思想、師德作風(fēng)、教育能力、工作成績等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，所以，加強(qiáng)學(xué)校人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，才能更好地為上級(jí)人事部門及教職工本人服務(wù)。如何做好學(xué)校人事檔案管理工作呢?下面我就從以下幾方面談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。
一、充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的意義
隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進(jìn)，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動(dòng)頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人事檔案不再對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。單位用人機(jī)制的改革誤導(dǎo)了一些人對(duì)人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。隨著我國教育改革的日益深化，學(xué)校決策部門對(duì)人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭，現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認(rèn)識(shí)人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。
二、更新觀念，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)
國家教委6號(hào)令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案作為反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管好用好人事檔案對(duì)人才資源的開發(fā)起著重要作用。由于歷史上的各種主、客觀原因，學(xué)校各級(jí)人員程度不同地對(duì)人事檔案工作缺乏理解與重視，隨著學(xué)校人事制度改革的深入發(fā)展，要求人事檔案工作不能再保持過去那種“默默無聞”的狀態(tài)，人事檔案工作者必須改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，走出“人事檔案服務(wù)只是檔案的借借還還，只是檔案資料的收集整理”的思想誤區(qū)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，深化服務(wù)內(nèi)容。把封閉保守的觀念．轉(zhuǎn)換成為堅(jiān)持改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把滿足現(xiàn)狀的觀念，轉(zhuǎn)換成敢闖敢干、開拓進(jìn)取的觀念；把就檔案論檔案的單純業(yè)務(wù)觀念，轉(zhuǎn)換成密切關(guān)注改革發(fā)展新情況，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的觀念；把被動(dòng)利用人事檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動(dòng)開發(fā)人事檔案信息資源的觀念；把單純以自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)換成依法管理的觀念；把等、靠的觀念，轉(zhuǎn)換成主動(dòng)創(chuàng)造條件解決存在問題的觀念。最大限度地開發(fā)利用人事檔案信息資源，從人事檔案中發(fā)掘人才潛能，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
檔案管理觀念的更新，要求人事檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，也要實(shí)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，這是深化學(xué)校人事檔案工作的前提條件。其次，人事檔案工作者還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)學(xué)校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點(diǎn)，探索出學(xué)校檔案管理的新模式。隨著學(xué)校的改革發(fā)展和社會(huì)聯(lián)系的加強(qiáng)，使人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，這些都需要檔案工作者充分發(fā)揮集體智慧，大膽實(shí)踐，開拓創(chuàng)新，不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在改革中完善和提高。
三、加大人事檔案的信息化管理
計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。作為檔案事業(yè)重要組成部分的人事檔案工作，在教育信息化背景下，人事檔案信息化自然也提出了更高的目標(biāo)。
高等院校人事檔案是客觀、集中、全面反映高校教職員工各個(gè)時(shí)期、歷史階段自身狀況的有力的證據(jù)和基本憑證。一方面，對(duì)于高校管理者而言，了解、掌握并應(yīng)用人才大多依靠人員的檔案來實(shí)現(xiàn)，尤其是學(xué)歷、學(xué)位檔案材料。另一方面，對(duì)于高校教職工而言，學(xué)歷、學(xué)位檔案材料作為高校人事檔案管理中的重要組成部分，關(guān)涉到高校教職員工的職務(wù)評(píng)定、職稱晉級(jí)、出國學(xué)習(xí)、進(jìn)修發(fā)展、人才評(píng)定等相關(guān)的待遇問題，是與教職員工切身利益緊密相關(guān)的個(gè)人信息材料。一般而言，高校人事檔案中關(guān)于學(xué)歷、學(xué)位的檔案材料的整理大致從高中學(xué)歷開始，進(jìn)而依次是中專、大專、后期本科、本科以及碩士研究生、博士研究生等。其他的還包括高中畢業(yè)生登記表、普通高等教育、自學(xué)考試、黨校、報(bào)考登記表，成績單，學(xué)生學(xué)籍表，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的相關(guān)材料、畢業(yè)證書、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、黨校學(xué)歷證明、函授或者出國學(xué)習(xí)證明，以及其他國務(wù)院學(xué)位委員會(huì)出具的學(xué)歷學(xué)位證明材料等。
對(duì)于高校人事檔案管理而言，要認(rèn)定學(xué)歷學(xué)位檔案材料，必須按照國家的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)不同的人員情況從不同的材料入手。
第一，一般情況下的學(xué)歷、學(xué)位材料。一是中專學(xué)歷的，檔案材料中應(yīng)有學(xué)生登記表、成績表和畢業(yè)登記表。二是?？茖W(xué)歷的，檔案材料中要有高校的學(xué)生登記表成績表和畢業(yè)登記表。三是本科學(xué)歷的，要有高校的學(xué)生登記表成績表和畢業(yè)登記表，同時(shí)附有高校授予學(xué)位決定。四是碩士研究生學(xué)歷的，要有高校的碩士研究生學(xué)生登記表、碩士研究生成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表、碩士研究生授予學(xué)位決定。專業(yè)碩士的要有進(jìn)修課程的成績表以及碩士學(xué)位審批相關(guān)材料。同等學(xué)歷申請碩士的，除去碩士研究生學(xué)生登記表、碩士研究生成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表外，還要提供統(tǒng)考科目成績通知單復(fù)印件。五是博士研究生學(xué)歷的，檔案中應(yīng)該保存有兩份專家推薦書、報(bào)考博士學(xué)位登記表、博士研究生登記表、成績單、授予博士學(xué)位決定等。同等學(xué)歷申請博士學(xué)位的，必須同時(shí)提交學(xué)位課程成績單以及授予博士學(xué)位的其他材料。
第二，特殊情況下的學(xué)歷、學(xué)位材料。一是大學(xué)普通班，個(gè)人的人事檔案材料中需有畢業(yè)生登記表或者高校選拔學(xué)生登記表。二是國外學(xué)歷的，檔案中應(yīng)該有國外出具的學(xué)歷復(fù)印件、成績單、學(xué)習(xí)證明，教育部出具的認(rèn)證材料等。
二、高校學(xué)歷學(xué)位檔案材料真實(shí)性及可靠性的鑒別
對(duì)于高等院校而言，要招聘到合格的教職員工，必須要首先對(duì)于新進(jìn)人員的學(xué)歷學(xué)位之類的檔案材料的真實(shí)性和可靠性進(jìn)行必要鑒定工作。
首先，登錄畢業(yè)院校名錄查詢。畢業(yè)院校名錄查詢時(shí)，管理人員可以通過教育部網(wǎng)站、教育部高教司編寫的高教學(xué)歷問題咨詢手冊進(jìn)行。需要說明的是，在查詢網(wǎng)站和手冊的時(shí)候，要注意區(qū)分不同歷史階段中、不同高校院校名錄的基本信息，確保其真實(shí)有效。
其次，核對(duì)畢業(yè)證書基本樣式。根據(jù)教育部門的有關(guān)規(guī)定，我國普通高等學(xué)校自1994年到2000年堅(jiān)的畢業(yè)證書，成人高等教育1993年到2000年的畢業(yè)證書都是通過教育部統(tǒng)一設(shè)計(jì)、印發(fā)的。換言之，倘若查詢對(duì)象提供的材料本身與上述基本樣式有所出入的話，就表明其存在一定的問題，需要進(jìn)一步核實(shí)。
三、規(guī)避高校學(xué)歷學(xué)位問題對(duì)員工待遇影響的策略
（一）學(xué)歷學(xué)位檔案認(rèn)定與收集方式的改進(jìn)
高校檔案管理人員要提高對(duì)于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定重要性的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格按照高校既定的人事檔案管理程序執(zhí)行，保證檔案管理政策的連續(xù)性和可持續(xù)性。要充分認(rèn)識(shí)學(xué)歷學(xué)位檔案材料作為人事檔案材料的重要組成意義，以及其在個(gè)人待遇提升、成長進(jìn)步過程中的記錄意義和客觀要求。要積極向高校教職員工宣傳人事檔案，尤其是學(xué)歷學(xué)位檔案的重要性，要求每個(gè)員工都能認(rèn)識(shí)到這些材料在個(gè)人發(fā)展過程中的基石價(jià)值，要求其將自己所持有的人事檔案材料盡早提交到相關(guān)的認(rèn)識(shí)檔案管理部門。具體來說，必須提交如下四項(xiàng)內(nèi)容。第一，學(xué)歷學(xué)位成績表；第二，學(xué)歷學(xué)位授予決定書；第三，畢業(yè)生登記表；第四，學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。
關(guān)鍵詞： 學(xué)籍檔案管理工作 質(zhì)量意識(shí) 價(jià)值 認(rèn)識(shí)
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實(shí)施的相關(guān)規(guī)章制度，是結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況對(duì)學(xué)生自入學(xué)之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系，包括學(xué)生入學(xué)注冊情況、成績考核情況及在校紀(jì)律情況等諸方面。誠然，學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作沒有可比性，但是，其細(xì)致及復(fù)雜程度不亞于學(xué)校其他任何業(yè)務(wù)管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提高管理層次，才能使學(xué)籍檔案在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實(shí)踐，談?wù)剬?duì)高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
一、高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性及特點(diǎn)
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案客觀反映著學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無論對(duì)于學(xué)生、學(xué)校還是用人單位都有著重要的參考價(jià)值。同時(shí)，高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)有一段相對(duì)漫長的時(shí)間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學(xué)籍檔案管理工作必須客觀地反映學(xué)生的發(fā)展和變化。
1.學(xué)籍檔案管理工作的重要性
長期以來，人們對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)僅僅趨向于對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)層面的狹隘關(guān)注，事實(shí)上，從學(xué)籍檔案的生成及發(fā)展過程看，它如實(shí)反映著學(xué)校教育工作、管理工作、后勤服務(wù)等與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學(xué)生在求學(xué)期間點(diǎn)點(diǎn)滴滴的進(jìn)步過程，因而學(xué)籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學(xué)生品格過程中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個(gè)方面：首先，學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性規(guī)范著學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，為學(xué)生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征?？梢韵胂?，學(xué)生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)和生活，那么回饋學(xué)生的必然是良好的學(xué)習(xí)及生活環(huán)境，從而有利于學(xué)生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性、原則性極強(qiáng)的工作，其結(jié)果如何將影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，并對(duì)學(xué)校校風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此我們只有做好學(xué)籍檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目的。最后，在社會(huì)廣泛尊重知識(shí)、敬重人才的今天，通過學(xué)籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢，基層學(xué)校對(duì)優(yōu)秀師范生的選擇途徑無疑包含著對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的考量。因此，高等師范學(xué)校必須對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保嚴(yán)格、規(guī)范前提下做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，提升學(xué)校學(xué)籍檔案的可信度，從而實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。
2.學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實(shí)上，通過分析與對(duì)比，我們基本上可以將學(xué)籍檔案管理工作分為如下幾個(gè)部分。第一，新生入學(xué)期間材料的收集與整理。此項(xiàng)工作應(yīng)該與學(xué)生入學(xué)同步進(jìn)行，這樣可以避免由于時(shí)間的推移而造成檔案管理工作的被動(dòng)或者失誤。第二，學(xué)生求學(xué)期間材料的收集與整理。這是學(xué)籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學(xué)生求學(xué)期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊。除此之外，還應(yīng)該客觀反映學(xué)生參與各種社團(tuán)活動(dòng)的表現(xiàn)。第三，學(xué)生畢業(yè)階段材料整理工作。此項(xiàng)工作顯然是建立在之前兩項(xiàng)工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作，具有總結(jié)性特征。誠然，與學(xué)生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項(xiàng)工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點(diǎn)：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學(xué)校的不同部門；二是檔案材料來源的時(shí)效性，即，材料來自于學(xué)生入學(xué)起至學(xué)生畢業(yè)一個(gè)相對(duì)較長的時(shí)間段。誠然，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)時(shí)間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認(rèn)識(shí)，即，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作不是簡單的學(xué)校事務(wù)性工作，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財(cái)力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、高等師范學(xué)校各組成體對(duì)學(xué)籍檔案應(yīng)有的認(rèn)知
學(xué)籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認(rèn)知因素起著不可低估的作用，這既包括學(xué)籍檔案管理人員對(duì)本職工作的態(tài)度，又與學(xué)生、教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)本工作的認(rèn)識(shí)密切聯(lián)系。因此，只有與學(xué)籍檔案管理工作沾邊的組成體都對(duì)學(xué)籍檔案形成正確的認(rèn)知才能達(dá)成良好的工作效果。
1.學(xué)生的正確理解
學(xué)生既是教育的對(duì)象，又是學(xué)習(xí)與各種活動(dòng)的主體，對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)一直都很片面，即僅僅把自己視為一個(gè)被動(dòng)管理對(duì)象，事實(shí)上，學(xué)生應(yīng)該把自己看成學(xué)籍檔案的中心，即在平時(shí)學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)該以學(xué)籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進(jìn)的動(dòng)力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學(xué)籍檔案對(duì)自己成長的促進(jìn)作用。由于諸多因素的影響，學(xué)生往往到畢業(yè)時(shí)，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對(duì)于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對(duì)，但是，對(duì)于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學(xué)生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實(shí)現(xiàn)檔案與學(xué)生的適時(shí)見面，使學(xué)生樹立正確的檔案觀。
2.教師的密切配合
毋庸諱言，不乏有教師對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門，這種認(rèn)識(shí)是片面和錯(cuò)誤的。尊重學(xué)生個(gè)性，把學(xué)生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的人是學(xué)校工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，教師要通過對(duì)學(xué)生的客觀評(píng)價(jià)提升檔案的可信度；要通過對(duì)檔案的分析，探尋學(xué)生的成長足跡，并以此作為對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育的依據(jù)，提高教育教學(xué)工作的針對(duì)性，發(fā)揮學(xué)籍檔案的警示作用。因此，教師要從對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學(xué)生情況，做到不隨意更改學(xué)生學(xué)業(yè)情況，確?？己顺煽兊然緮?shù)據(jù)的真實(shí)性；不庇護(hù)學(xué)生的短處，諸如各種違紀(jì)行為等，確保檔案對(duì)學(xué)生激勵(lì)和震懾作用的正常發(fā)揮，維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)活動(dòng)。
3.領(lǐng)導(dǎo)的長效規(guī)劃
學(xué)校行政部門是學(xué)籍檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)單位，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校全面教育體系中的價(jià)值和地位，切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理思想，與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化學(xué)校學(xué)籍檔案管理意識(shí)，完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過建立統(tǒng)一的學(xué)籍信息管理平臺(tái)，確保學(xué)校各職能部門對(duì)與學(xué)生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準(zhǔn)確地理解，實(shí)現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的直接管理，確保學(xué)籍檔案管理工作落到實(shí)處。只有將學(xué)籍檔案管理工作列入學(xué)校工作日常安排，主管領(lǐng)導(dǎo)親自組織并帶頭宣傳學(xué)籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學(xué)籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢。
4.檔案管理者的應(yīng)有認(rèn)知
學(xué)籍檔案管理部門作為以學(xué)籍工作為中心的職能部門擔(dān)負(fù)著學(xué)籍檔案管理工作的重任，管理人員應(yīng)該提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。一方面，檔案管理人員要以學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學(xué)校的辦學(xué)水平、體現(xiàn)著學(xué)生的成長。只有對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)提高到一個(gè)新的高度，才能切實(shí)做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時(shí)工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學(xué)籍檔案工作的動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學(xué)生個(gè)體、學(xué)校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進(jìn)化、理念前衛(wèi)化，才能適應(yīng)學(xué)籍檔案管理工作的要求，確保學(xué)籍檔案管理工作再上新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
[1]謝靜.新形勢下的學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè).龍巖學(xué)院學(xué)報(bào)，2006.
[2]林秀蘭，朱艷.新形勢下高校學(xué)籍管理探索與實(shí)踐.黑龍江教育，2006.
[3]殷濤.如何提高高校學(xué)籍管理工作水平.重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2010.
關(guān)鍵詞：高校檔案 大學(xué)校園文化建設(shè) 育人效用
每所高校都擁有有著自身特色的文化精神，每所高校都有著屬于自己的寶貴歷史、鮮明的學(xué)科特色、獨(dú)特的學(xué)者的品格氣質(zhì)以及創(chuàng)造特質(zhì)，這些共同構(gòu)成了并不斷豐富著自身的校園文化。而高校檔案在校園文化建設(shè)中，發(fā)揮著不可替代的作用。在這個(gè)背景下，研究高校檔案在大學(xué)校園文化建設(shè)中的育人效用的諸多問題，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校檔案在大學(xué)校園文化建設(shè)中的育人效用
高校檔案是每個(gè)高校進(jìn)行改革和發(fā)展歷程的歷史性表述和記錄，作為高校的寶貴財(cái)富，展現(xiàn)著歷代學(xué)生和教職員工的集體智慧，是高校獨(dú)特校園文化的積淀。隨著高校改革的不斷深入，大學(xué)生的素質(zhì)教育受到越來越多的社會(huì)關(guān)注。而高校自身的檔案中蘊(yùn)含著校史中燦爛的文明和閃光點(diǎn)。在大學(xué)校園文化建設(shè)中，高校檔案對(duì)于高校的育人效用是不可或缺的，它作為一種無聲的精神力量，能夠起到課堂教育和其他常規(guī)教育不能發(fā)揮的作用，既能為高校的教學(xué)研究和科研工作提供高質(zhì)量的服務(wù)，又能促進(jìn)大學(xué)生綜合素質(zhì)的提升。
1.對(duì)校園的物質(zhì)文化進(jìn)行塑造
我國的高等教育旨在為祖國培養(yǎng)一代又一代社會(huì)主義建設(shè)者和接班人。高校檔案在其中就通過影響學(xué)生進(jìn)行知識(shí)獲取的方式和過程以及培養(yǎng)學(xué)生獨(dú)特品格，發(fā)揮著對(duì)校園文化進(jìn)行塑造的作用。它不僅對(duì)教職員工的教學(xué)和科研能力產(chǎn)生重要的影響，還會(huì)對(duì)培養(yǎng)的人才結(jié)構(gòu)和質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。這些影響源自于高校檔案的獨(dú)特性質(zhì)。高校檔案擁有高度的真實(shí)性。它能夠?qū)⒏咝１旧碜越ㄐＲ詠戆l(fā)生的可歌可泣的變革和創(chuàng)新故事記載下來，使其在以后的高校教學(xué)和研究工作中發(fā)揮著精神文明建設(shè)載體的作用，就像一本無聲卻十分有力的教科書，描繪著高校本身開展教學(xué)和管理活動(dòng)的艱辛歷程。在高校檔案中，學(xué)校本身在長期發(fā)展過程中積淀下來的校園文化，包括校風(fēng)校紀(jì)等精神力量，有著自身強(qiáng)烈的風(fēng)格特色，不僅能夠?qū)ΜF(xiàn)有的教職工和學(xué)生產(chǎn)生一定的約束性作用，師生共同約定，共同遵守，還能夠發(fā)揮教化育人的作用。實(shí)質(zhì)上，這是一種能潛移默化教化育人的精神產(chǎn)物，是一種對(duì)于大學(xué)生素質(zhì)文化建設(shè)的有力手段。利用高校檔案，能夠進(jìn)一步增進(jìn)學(xué)生對(duì)于自身母校的理解，強(qiáng)化自身的主人翁意識(shí)，對(duì)學(xué)校的一切保持著高度的責(zé)任感，能夠以校為榮，并且發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，采取實(shí)際行動(dòng)為自身高校增光添彩。
2.對(duì)大學(xué)校園的制度文化產(chǎn)生塑造效應(yīng)
檔案是一種教育文化，從檔案的不同方面來看，它的性質(zhì)、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和展現(xiàn)形式都是高校進(jìn)行不同教育活動(dòng)建設(shè)的有效媒介，能夠通過滲透于校園文化建設(shè)各個(gè)方面的方式，顯著提升教育質(zhì)量，為教學(xué)活動(dòng)的開展提供制度文化，提供更牢固的支點(diǎn)。目前，高校文化教育和科研教學(xué)中，仍存在著不少的問題。比如，學(xué)生考試作弊抄襲、偽造畢業(yè)推薦、助學(xué)金貸款拖欠等種種不守信行為連連發(fā)生，讓學(xué)校、企業(yè)和銀行等牽涉單位防不勝防。而如果高校能夠逐漸建立起誠信檔案管理模式，就能起到逐步強(qiáng)化大學(xué)生誠信意識(shí)的作用，潛移默化地影響學(xué)生的日常行為，引導(dǎo)學(xué)生對(duì)各種正確的主流價(jià)值觀產(chǎn)生認(rèn)同感，在思想觀念、心理素質(zhì)和道德情操方面受到熏陶，調(diào)和性格，磨礪意志，培養(yǎng)起健康的思想情感，塑造出積極向上的精神特質(zhì)。這都是高校檔案設(shè)立對(duì)于校園文化制度建設(shè)的積極作用，它通過在校園營造出一種物質(zhì)文化和精神文化氛圍，并且逐步建立起一定的組織制度約束，逐漸規(guī)范師生的行為。
3.對(duì)校園的精神文化產(chǎn)生塑造作用
精神文化是一種無形的精神力量，是高校師生和教育管理者在工作學(xué)習(xí)過程中逐漸形成的，擁有共同價(jià)值觀念和信仰追求的一種思想和心理環(huán)境，能夠引導(dǎo)師生形成一股合力，為了共同的目標(biāo)不斷邁進(jìn)。在高校檔案館或者其他展覽設(shè)施中進(jìn)行校史中優(yōu)秀人才的先進(jìn)事跡檔案的展覽，能夠使處于價(jià)值觀、世界觀和人生觀形成的關(guān)鍵時(shí)期的大學(xué)生實(shí)現(xiàn)心靈的滋養(yǎng)，陶冶情操，培育起健全的人格，潛移默化地引導(dǎo)學(xué)生形成正確的思想道德觀念，進(jìn)而塑造校園整體的精神文明。
4.對(duì)校園的行為文化產(chǎn)生塑造功能
高校的學(xué)生正處于身心發(fā)展的黃金時(shí)期，面臨著巨大的競爭壓力，需要擴(kuò)展自身的社會(huì)閱歷，適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的不斷轉(zhuǎn)變。在這個(gè)過程中，學(xué)生會(huì)出現(xiàn)很多不可避免的心理問題。為了引導(dǎo)學(xué)生走出迷惘期，走出不成熟不理性的盲目時(shí)期，建立高校學(xué)生心理健康檔案，規(guī)范校園的行為文化，對(duì)學(xué)生的心理健康能夠發(fā)揮重要的作用，避免再次出現(xiàn)駭人聽聞的“馬加爵殺人案”事件。
5.對(duì)校園的審美文化進(jìn)行塑造的功能
在高校檔案中，不乏眾多有很高藝術(shù)欣賞價(jià)值的歷史文化檔案，比如手稿、雕刻和書畫等，都能為學(xué)生提供開展審美活動(dòng)的重要機(jī)會(huì)。在進(jìn)行高校檔案展示的時(shí)候，可以突破校史館的限制，對(duì)高校檔案中收集和整理的文化藝術(shù)價(jià)值較高的檔案，比如紀(jì)念文集和畫冊等進(jìn)行再加工，并且結(jié)合傳統(tǒng)教育，在傳統(tǒng)常規(guī)教育中通過幻燈片、設(shè)計(jì)校徽、譜寫校歌等形式，將高校的人文檔案充分展現(xiàn)在學(xué)生面前，在無形中感染教化學(xué)生，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造力和想象力，爭取實(shí)現(xiàn)學(xué)生能在良好的文化活動(dòng)營造的濃厚藝術(shù)文化氛圍中洗滌心靈的效果。在這個(gè)過程中，聲像檔案比起紙質(zhì)檔案的意識(shí)滲透和文化渲染效果更加立體，能更加歡愉、生動(dòng)的描畫出更逼真的畫面，使學(xué)生的各個(gè)感官充分被調(diào)動(dòng)起來。在這個(gè)過程中，很多珍貴的檔案能夠成為激發(fā)學(xué)生藝術(shù)改編和再創(chuàng)造的源泉，支持更多更豐富形式的校園審美文化的開展。同時(shí)，檔案管理人員還可以利用自己的高素質(zhì)專業(yè)技能，對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行深層次的開發(fā)和利用，不斷推進(jìn)校園文化的深層繁榮，使其更好發(fā)揮育人的功能。
二、總結(jié)
關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院?！∪耸聶n案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個(gè)過程實(shí)施中，師資隊(duì)伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點(diǎn)自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實(shí)地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評(píng)審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對(duì)象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動(dòng)性,要從學(xué)校各個(gè)部門收集原始材料,又有被動(dòng)性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時(shí)間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析
1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動(dòng)力和積極性，平時(shí)所做的工作也只是應(yīng)付一下上級(jí)部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時(shí)也在引進(jìn)新的師資隊(duì)伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項(xiàng)龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項(xiàng)工作中來，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應(yīng)付上級(jí)部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個(gè)重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實(shí)際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，隨時(shí)補(bǔ)充和更新人事檔案專業(yè)知識(shí)和其他知識(shí)，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識(shí)。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時(shí)性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運(yùn)行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒有建立建立健全此項(xiàng)制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項(xiàng)工作對(duì)整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項(xiàng)工作順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識(shí)編寫進(jìn)去，分發(fā)給各個(gè)部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個(gè)教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時(shí)的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時(shí)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).
【摘要】目前，我國許多高校特別是地方本科高校的人事檔案工作存在諸多問題，影響了其服務(wù)功能的正常發(fā)揮。
因此，只有加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，著力提高檔案管理人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能使人事檔案工作為學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展服務(wù)。
關(guān)鍵詞 高校；人事檔案；服務(wù)
高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為學(xué)校干部隊(duì)伍建設(shè)、教職工職稱評(píng)審、崗位聘任等工作服務(wù)。一句話，為學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展是高校人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。高校是干部尤其是專業(yè)技術(shù)干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學(xué)校的穩(wěn)定與發(fā)展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問題，如檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，基礎(chǔ)工作薄弱，管理不夠規(guī)范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質(zhì)不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等等。所有這些嚴(yán)重制約和影響了人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。要想改變這種狀況，充分發(fā)揮學(xué)校人事檔案工作的服務(wù)功能，筆者認(rèn)為，必須樹立檔案意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、改革意識(shí)及服務(wù)意識(shí)，改革管理方式，提高檔案管理人員素質(zhì)。
一、牢固樹立檔案意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
人事檔案是記錄和反映個(gè)人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準(zhǔn)確與安全，關(guān)系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對(duì)人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識(shí)比較淡薄。其表現(xiàn)為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動(dòng)把諸如學(xué)歷、學(xué)位，資格考試、注冊考試、獲獎(jiǎng)材料、繼續(xù)教育證明等個(gè)人材料交到人事部門歸檔保存，而當(dāng)晉升職務(wù)、升學(xué)考試等急需有關(guān)材料時(shí)，才心急火燎地來查找。不少領(lǐng)導(dǎo)甚至分管人事的領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)檔案工作不夠重視，主要表現(xiàn)為：一是思想上不夠重視。認(rèn)為現(xiàn)在使用干部主要看工作能力和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案只是拿來參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認(rèn)為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領(lǐng)導(dǎo)親力親為。
由于不重視檔案工作，在實(shí)際工作中就存在如下問題：一是沒有按要求配備檔案管理人員；二是沒有按要求去搞好基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)；三是檔案管理崗位上的人員變動(dòng)比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負(fù)擔(dān)過重。這些問題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。
因此，要使高校人事檔案工作更好地為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案意識(shí)。從而一方面積極主動(dòng)地配合組織人事部門工作，把應(yīng)當(dāng)歸檔的個(gè)人材料遞交組織人事部門。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，在基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)、人員的配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。
二、牢固樹立檔案意識(shí)，切實(shí)抓好人事檔案的基礎(chǔ)工作
許多高校尤其是近年來由?？粕駷楸究频牡胤奖究聘咝＃耸聶n案不夠規(guī)范，具體表現(xiàn)為：一是檔案材料收集不齊全，對(duì)人事檔案中必備的材料沒收集全，造成檔案材料流失。二是對(duì)檔案材料的鑒別不準(zhǔn)確，把一些不應(yīng)當(dāng)歸檔的材料或手續(xù)不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實(shí)性。三是整理不及時(shí)，對(duì)收集來的檔案材料沒及時(shí)整理歸檔，使檔案利用起來不方便。四是基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規(guī)范。
以上問題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無一例外地是由幾所學(xué)校合并后才升格的，合并前由于隸屬關(guān)系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態(tài)。二是合并升格前，從領(lǐng)導(dǎo)到干部職工都忙于迎接升本評(píng)估的準(zhǔn)備工作，無暇顧及人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)。三是合并升格后，在校教職工人數(shù)成倍增加，而檔案管理人員沒有相應(yīng)增加，工作量大，任務(wù)繁重，人手短缺。從主觀方面來說，人事檔案管理規(guī)范意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位導(dǎo)致工作不到位。
要使人事檔案管理規(guī)范化，首先要樹立規(guī)范意識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)到維護(hù)和保證教職工人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務(wù)，它直接關(guān)系到組織部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線，關(guān)系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點(diǎn)馬虎。其次，切實(shí)抓好基礎(chǔ)工作，努力做到以下四點(diǎn)：
一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項(xiàng)貫穿始終的經(jīng)常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r(jià)值。按《干部人事檔案管理規(guī)范》規(guī)定，對(duì)收集來的材料進(jìn)行審查，本著“取之有據(jù)，棄之有理”的原則，對(duì)收集來的材料進(jìn)行取舍。三是基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化。按檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，設(shè)專用庫房、閱覽室、辦公室，配置鐵質(zhì)檔案柜，配備電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。四是制定工作制度。按人事檔案規(guī)范管理目標(biāo)制定具體的工作制度，使每項(xiàng)工作有章可循，保證工作正常、有序、規(guī)范地進(jìn)行。
三、強(qiáng)化改革意識(shí)，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式
據(jù)筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統(tǒng)的，大多數(shù)院校的檔案還沒實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時(shí)，造成整理、歸檔不及時(shí)，使信息不能及時(shí)更新和補(bǔ)充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務(wù)方式被動(dòng)、方向單一，坐等用戶上門來為其服務(wù)，只滿足人事工作需要，沒能將人事檔案工作與學(xué)校干部隊(duì)伍建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)科建設(shè)等工作結(jié)合起來開展，對(duì)人事檔案信息資源開發(fā)利用不夠；人事檔案只向組織開放，個(gè)人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內(nèi)容，因而制約了檔案的利用。當(dāng)前，我國的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，已難以適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強(qiáng)化改革意識(shí)，從下面幾個(gè)方面改變傳統(tǒng)的管理方式。
一是運(yùn)用現(xiàn)代化的手段、科學(xué)管理。信息技術(shù)的發(fā)展，為人事檔案現(xiàn)代化管理提供了有效的技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而提高檔案的利用率。
二是與時(shí)俱進(jìn)，豐富人事檔案的內(nèi)容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內(nèi)容，把能反映個(gè)人教學(xué)、科研、繼續(xù)教育情況、道德品質(zhì)、潛在能力等材料增加到檔案中，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。
三是轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應(yīng)改變觀念，提高服務(wù)意識(shí)，在工作中根據(jù)實(shí)際情況，除必須要保密的內(nèi)容外，在教職工職稱評(píng)審、進(jìn)修學(xué)習(xí)、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時(shí)，盡最大努力為單位或個(gè)人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學(xué)校人事工作服務(wù)。
四、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)
如上所述，加強(qiáng)人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。因而，從某種意義來說，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務(wù)性工作。而要做好服務(wù)工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。主要表現(xiàn)為：有的政治素質(zhì)不高，工作原則性不強(qiáng)；有的缺乏奉獻(xiàn)精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒有受過系統(tǒng)或?qū)ｉT的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)理論知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不熟悉或業(yè)務(wù)水平不高；有的兼職人員，沒有把主要時(shí)間放在檔案管理上；有的服務(wù)意識(shí)淡薄，對(duì)前來查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽。由于素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響了學(xué)校人事檔案管理質(zhì)量，使人事檔案的服務(wù)功能沒有得到充分發(fā)揮。
針對(duì)上述問題，高校組織人事部門應(yīng)該采取有效措施，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)。一是抓培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，這是提高工作效率和工作質(zhì)量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務(wù)功能的重要保證。二是從政治上關(guān)心檔案管理人員的培養(yǎng)和成長。三是根據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定嚴(yán)格的工作制度。通過一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案的管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1] 朱玉媛. 現(xiàn)代人事檔案管理[M]. 北京：中國檔案出版社,2002 年.
