發(fā)布時間：2023-05-31 15:00:23
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子合同歸檔管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
合同作為體現(xiàn)簽約各方的真實意思表達，在建設項目管理中處于重要地位，在建設項目實施過程中，需要通過合同來完成建設項目的設計、采購、施工等建設內容；同時，合同也是建設項目檔案的重要組成內容。保證合同歸檔文件的真實性，是建設項目合同管理的基本出發(fā)點。
而若想在項目檔案驗收過程中對相關的合同管理進行有效審核，審核員應當對合同及合同管理、合同形式及相關內容等方面有比較全面的認識。本文以與建設項目竣工驗收相關的標準及規(guī)范中所提出的合同管理要求，結合近年來我們參與建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收的經(jīng)驗與體會，對如何加強建設項目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設項目合同管理的認識。
一、合同及建設項目合同管理的基本概念
在討論合同管理時，應當理解“在合同法甚至民法上，協(xié)議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協(xié)議”的含義本身就具有是在簽約各方協(xié)商一致的基礎上達成的，是指平等民事主體之間如政府機關、社會團體、企業(yè)、個人等自然人、法人或其他組織通過協(xié)商所達成的設立、變更、終止民事權利義務的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產(chǎn)生的法律關系。當我們在對建設單位的合同管理情況進行審核時，應當注意到關于合同的內涵含義，所以，當進行項目檔案驗收時，對以“合同”、“協(xié)議”、“備忘錄”等名義出現(xiàn)的文件，應當都按照合同來對待，體現(xiàn)了建設項目過程中建設單位與參建單位通過平等協(xié)商與相關單位（一般為企業(yè)）所建立的法律關系及所應當承擔及實施的法律行為。
進一步而言，當我們在項目檔案驗收及建設項目竣工驗收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應當注意其是否體現(xiàn)了合同所應當具備的法律行為及由此產(chǎn)生的法律關系。因此可以看出，建設項目合同管理的實質，體現(xiàn)出建設單位在建設項目進行過程中， 對項目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設項目的實施過程予以公正的評價。
檔案與其它信息系統(tǒng)的最大區(qū)別之一，在于不僅可以提供真實的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態(tài)，可以實現(xiàn)回溯性查找。建設單位在建設項目進行過程中所簽訂的招標、設計、施工、監(jiān)理、設備采購以及職業(yè)衛(wèi)生（勞動衛(wèi)生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設單位所承擔的建設項目活動是否依規(guī)進行、合法有效的依據(jù)。
二、與建設項目合同管理相關的標準及規(guī)范性文件
自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環(huán)境已經(jīng)基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設項目進行管理，是保證建設項目能夠實現(xiàn)建設目標的主要手段，為此，國家相關部門了一系列的標準及規(guī)范，以達到對建設項目進行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中需要執(zhí)行的標準及規(guī)范予以充分認識，才能在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中自覺有效地執(zhí)行相關規(guī)定。這些需要關注的標準及規(guī)范主要有：
1.在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中，《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標準文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規(guī)定：
6.8 合同要求
6.8.1建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任；可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。
6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機關要求套數(shù)），以及因修改增加新圖的責任：凡由設計單位編制竣工圖的，可單獨簽訂竣工圖編制合同。
6.8.3 施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數(shù)、時間、費用、質量要求及違約責任。
6.8.4 監(jiān)理合同中應明確監(jiān)理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監(jiān)理檔案的責任?！?/p>
DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設項目的監(jiān)理單位所應當承擔的合同義務做出了明確規(guī)定。
2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應規(guī)定：“建設單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同（協(xié)議）時，應設立專門條款，明確相關單位的項目檔案管理職責及項目文件的形成、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準、歸檔套數(shù)、歸檔時間及違約責任?！?該規(guī)范性文件還進一步明確規(guī)定：“建設單位在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件歸檔情況，對于未按合同（協(xié)議）要求提供項目檔案（文件材料）的，暫停或不予支付?！?/p>
另外，在《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規(guī)定：“電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業(yè)務規(guī)范、合同條款、開展培訓、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項目建設過程中，結合項目進程，對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查；單項工程驗收、合同驗收時，應同步進行檔案驗收。”
對于項目檔案驗收的專家來說，掌握這些標準、規(guī)范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。
三、審查建設單位合同管理時需要關注的內容
那么，在審查建設單位建設項目合同管理狀態(tài)時，應當關注哪些內容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價建設單位的合同管理狀況呢？結合我們在建設項目驗收中的經(jīng)驗來看，在評價建設單位的合同管理狀態(tài)時，可以從以下幾個方面進行。
1.與建設單位簽訂合同、建立起合同法律關系的資質方面
按照相關規(guī)定，在簽訂建設項目合同時，如果對參建單位的資質有相關要求時，則應當對合同主體的資質進行審核，如果與建設單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質，則導致所簽訂的合同無效。
例如，承擔建設項目招標項目的參建單位，應當具備相關的招標資質，如其資質證書規(guī)定其只擁有機電工程招標資質的單位，就不能承擔土木工程的招標項目；如果要求具有相關的保密資質時，也需要其提供相關的保密資質證明文件；或者應當是由具有甲級資質的咨詢單位進行的項目評估，就不能由僅僅具備乙級資質的單位來承擔。
2.建設項目合同文本的有效性方面
建設項目合同文本指具備相關資質的參建單位與建設單位所簽訂的合同（協(xié)議）是否具備讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素。如果合同（協(xié)議）文本不具備合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素，即使是簽訂合同（協(xié)議）的單位資質符合要求，合同（協(xié)議）同樣不會產(chǎn)生法律效力。這種讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協(xié)議）的“生效要件”。
一般來說，合同（協(xié)議）的生效要件包括以下內容：
a簽約雙方具備獨立承擔合同義務的主體資格，如具備相關資質；
b合同（協(xié)議）表達了簽約雙方的真實意思；
c合同（協(xié)議）生效的時間；如在合同（協(xié)議）規(guī)定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協(xié)議）的文本中卻沒有簽字時間；
d合同（協(xié)議）所規(guī)定的條款不符合建設項目批復文件的要求或內容時，其合同（協(xié)議）實際上也屬于無效。
當然，導致合同（協(xié)議）無效的表現(xiàn)形式不止以上方面，但就我們的經(jīng)驗看，這幾個方面是在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收過程中對項目合同（協(xié)議）進行審查時，經(jīng)常出現(xiàn)的導致驗收組專家對合同（協(xié)議）的法律效力提出質疑的方面。
3.建設項目合同的整理組卷方面
建設單位的合同管理，包括對項目檔案的管理在內，因此，考察建設單位合同檔案的整理、組卷，也是建設項目檔案驗收的主要內容。通過查看合同檔案的案卷質量，同樣可以反映出建設單位項目管理及合同管理的情況。
查看合同檔案的案卷質量時，不僅要查看以上的內容，還應當對合同文件劃分、組卷等案卷質量的進行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關活動產(chǎn)生的文件一起組卷、合同的附件（技術協(xié)議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。
特別需要強調的是，歸檔的合同應為原件。
四、建設單位合同歸檔制度實施情況
在考察建設單位的合同管理時，除了考察其合同檔案的案卷質量等方面，還應當對建設單位是否執(zhí)行了相關標準或規(guī)范提出的合同管理要求情況進行考察，如相關標準規(guī)定：建設單位在與中標單位簽訂合同時，宜做出專門的歸檔文件內容，規(guī)定相關的項目文件收集整理條款，條款中是否提出了對建設項目歸檔文件的質量要求。
在合同管理方面對當年所簽訂的合同*多份合同進行了編號、蓋章登記，合同項目顧客評審表進行分類，并在OA系統(tǒng)上對所簽訂合同進行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時間里完成了*年每月生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占*%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對于分支機構服務方面也是任勞任怨只有各分支機構有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。
完成了*年度省、市勘察協(xié)會會費上繳工作。
二、資質管理方面工作情況
由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風，但在朱科長的關心和幫助下，使我很快就轉變了思想，進入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報工作，完成了院工商營業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機構代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質進行了一次清理，按資質證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應的電子明細表，便于借閱人員查看，對日常資質證件（原件及復印件）借用進行了登記、維護管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當?shù)亟ㄔO部門登記備案工作，以及完成了當月的合同管理統(tǒng)計工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理20*年院施工的**草街子地質災害防治施工項目原始資料；以及各分支機構投標使用資質借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設計單位誠信單位”牌匾、證書申領工作。協(xié)助各分支機構項目投標工作，做出謀劃策之功效，如：*分院參加*藝術館工程勘察項目投標，*分院*高速公路連接線粉噴樁檢測項目投標等工作。按市建委工程勘察設計處和武漢勘察設計協(xié)會的要求，將我院基本情況等相關資料報送《武漢勘察設計》網(wǎng)站，建武漢勘察設計網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計匯總工作。
七月份協(xié)助*科長順利完成了地質勘察資質（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個甲級資申報工作，這也是我第一次參與資質維護管理工作，實現(xiàn)中學到了很多的知識，豐富了我的工作經(jīng)驗，此項工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質。完成了我院《武漢市工程勘察設計行業(yè)誠信單位》申報工作，此項工作也得到了好的結果，我院被評為武漢市28家工程勘察設計誠信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測繪資質年檢工作，新的測繪資質也已領取，并對我院地災類（勘察、施工、評估、設計）資質復審材料進行整理工作。
十至十二月份完成了報送國土資源部地質災害治理工程勘察設計施工和危險性評估四個甲級資質復審材料申報工作，此項工作已由國土資源部審批過兩項地災施工和地災評估甲級資質，還將等待另兩項資質審批。完成了報送局企業(yè)指導處《單位資質和個人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報湖北省建筑行業(yè)十強申報工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗與體會
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風。
2、還需加強了部門間的溝通合作。作為企劃經(jīng)營部，平日多與各部門加強聯(lián)系，做好協(xié)調服務管理工作。為了我院目標，各部門緊密協(xié)作，減少內耗，充分發(fā)揮團隊精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰(zhàn)能力。
一、從以房屋登記為核心向以交易管理為核心轉變
從某種意義上說，房屋登記是物權合法建造后，各種證書匯總的“兜底”辦證。房管部門在履行管理職能時，其“業(yè)務鏈”或多或少都與登記相連。比如，交易管理與房屋登記捆綁，服務業(yè)務前置，等等。不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后，房管部門只能依靠自己職責來行使職權。房屋存在的形式主要有新建商品房和存量房兩種，因此，可以依據(jù)不同的類別，研究不同的管理辦法，從而加強交易管理。
一是以預售管理為龍頭，推動房地產(chǎn)市場管理。目前新建商品進入市場前必須進行預銷售審批，房管部門對此有比較成熟的管理辦法和經(jīng)驗。抓好預銷售管理，特別是抓好新建商品銷售合同備案，從宏觀層面上既有利于房管部門加強房地產(chǎn)市場調控，打擊違規(guī)開發(fā)，同時從管理層面上也有利于房管部門推動資質管理，開展關聯(lián)工作，對此，必須高度重視，進一步強化。
二是以合同備案為重點，推動房地產(chǎn)交易管理。當前，有的地方實行了存量房買房合同備案，有的地方?jīng)]有實行存量房買賣合同備案。從長遠發(fā)展來看，實行存量房買賣合同備案，不僅有利于加強房地產(chǎn)交易管理，維護市場秩序，而且有利于房管部門推進個人住房信息建設，完善個人住房信息系統(tǒng)。如果房屋登記分離后，沒有存量房合同備案，房管部門是無法掌握房屋交易情況的，也是無法對存量房交易進行管理的，即使不動產(chǎn)登記部門提供了不動產(chǎn)登記信息，也是一種滯后的信息，或者是市場交易與登記結果不一致的信息。因此，沒有建立存量房交易備案制度的地方，必須利用現(xiàn)有管理資源，盡快啟動存量買賣合同備案工作。另外，建立存量房買賣合同備案，也有利于房管部門加強中介機構管理，推進其他管理業(yè)務的上檔升級，使管理更加規(guī)范高效。
二、從以檔案管理為載體向以信息管理為載體轉變
房地產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理活動中直接形成的，具有保存、查考價值的文字、圖簿冊和圖像視頻等不同形式的歷史記錄。不動產(chǎn)登記統(tǒng)一后，房管部門管理的檔案范圍肯定有較大程度的調整，特別是過去因房屋登記而產(chǎn)生的大量紙質資料和電子資料將相應的減少。目前，房管部門檔案管理的重點是房屋登記資料，對此，相應管理部門應盡早調整工作思路。
一是擴大管理范圍。主要是把新建商品房預銷售合同備案資料和存量房交易的合同備案資料納入房地產(chǎn)檔案管理的重點，與房地產(chǎn)登記的紙質資料一道，同收集，同歸檔，同管理。同時建立相應的電子信息資料，形成房屋從建造到交易再到擁有的比較完備的數(shù)據(jù)庫。
二是放大既有功效。房管部門在房屋登記中形成大量的紙質資料，有的已經(jīng)轉換成電子資料?，F(xiàn)階段，要加大人力物力財力投入，在原有登記簿信息的基礎上，建設比較完備的個人住房信息系統(tǒng)。一方面為金融、稅務、司法、紀檢、住房保障等部門提供信息，形成資源共享平臺，打通“信息孤島”，以此來發(fā)揮房管部門在社會管理創(chuàng)新中的作用，進一步提高房管部門的地位；另一方面為房管部門建立個人住房信息查詢系統(tǒng)提供基礎支撐。
三、從以行業(yè)管理為主向以產(chǎn)權產(chǎn)籍管理為主轉變
市場經(jīng)濟越成熟，行政干預越乏力。從中央“簡政放權”和“砍掉最后一公里”的信息中得到啟示，隨著改革的逐步深入，房管部門的行政權力還將進一步減少，協(xié)會管理，行業(yè)自治將是大勢所趨，這既是改革發(fā)展的結果，也是社會進步的標志。為此，房管部門要創(chuàng)新思路，順勢勇為。
時光荏苒、日月如梭，不知不覺間，20xx年即將翻過，真是時不我待！由于領導的信任，我有幸在三月中旬調入企劃部來，自從進入企劃管理部以來，在部門領導的關心、幫助下，努力做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守，以務實的工作作風、堅定的思想信念和飽滿的工作熱情，較好地完成了自己的本職工作和領導交辦的各項工作?，F(xiàn)作如下總結：
一、資質管理方面工作情況
由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風，但在朱科長的關心和幫助下，使我很快就轉變了思想，進入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報工作，完成了院工商營業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機構代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質進行了一次清理，按資質證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應的電子明細表，便于借閱人員查看，對日常資質證件（原件及復印件）借用進行了登記、維護管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當?shù)亟ㄔO部門登記備案工作，以及完成了當月的合同管理統(tǒng)計工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理20xx年院施工的重慶萬州草街子地質災害防治施工項目原始資料；以及各分支機構投標使用資質借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設計單位誠信單位” 牌匾、證書申領工作。協(xié)助各分支機構項目投標工作，做出謀劃策之功效，如：南寧分院參加南寧藝術館工程勘察項目投標，荊州分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測項目投標等工作。按市建委工程勘察設計處和武漢勘察設計協(xié)會的要求，將我院基本情況等相關資料報送《武漢勘察設計》網(wǎng)站，建武漢勘察設計網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計匯總工作。
七月份協(xié)助xxx科長順利完成了地質勘察資質（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個甲級資申報工作，這也是我第一次參與資質維護管理工作，實現(xiàn)中學到了很多的知識，豐富了我的工作經(jīng)驗，此項工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質。完成了我院《武漢市工程勘察設計行業(yè)誠信單位》申報工作，此項工作也得到了好的結果，我院被評為武漢市28家工程勘察設計誠信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測繪資質年檢工作，新的測繪資質也已領取，并對我院地災類（勘察、施工、評估、設計）資質復審材料進行整理工作。
十至十二月份完成了報送國土資源部地質災害治理工程勘察設計施工和危險性評估四個甲級資質復審材料申報工作，此項工作已由國土資源部審批過兩項地災施工和地災評估甲級資質，還將等待另兩項資質審批。完成了報送局企業(yè)指導處《單位資質和個人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報湖北省建筑行業(yè)十強申報工作。
二、合同管理以及分支機構服務方面工作情況
在合同管理方面對當年所簽訂的合同xxx多份合同進行了編號、蓋章登記，合同項目顧客評審表進行分類，并在oa系統(tǒng)上對所簽訂合同進行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時間里完成了08年每月生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對于分支機構服務方面也是任勞任怨只有各分支機構有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。
完成了08年度省、市勘察協(xié)會會費上繳工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗與體會
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風。
2、還需加強了部門間的溝通合作。作為企劃經(jīng)營部，平日多與各部門加強聯(lián)系，做好協(xié)調服務管理工作。為了我院目標，各部門緊密協(xié)作，減少內耗，充分發(fā)揮團隊精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰(zhàn)能力。
關鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風險防范的一項重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標準化文本工作取得初步成效的基礎上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術適時的應用到合同管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)合同申報、審查、簽訂、結算和歸檔查詢等各項業(yè)務的有機整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達到質的飛躍，邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術以及網(wǎng)絡信息技術的不斷創(chuàng)新和應用，推動了全國乃至世界范圍內的生產(chǎn)方式、生活方式以及思維方式的轉變。而傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)要進行技術改造和提升就必須借助信息化的手段得以實現(xiàn)，推動經(jīng)濟的結構優(yōu)化調整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強企業(yè)的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結果，同時也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進工業(yè)化的進程和發(fā)展是時展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時運用信息化手段進行合同管理是法務人員的努力的方向。先進理念輔以快捷、準確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機制
回顧過去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓使得企業(yè)也深刻的認識到合同管理上存在的嚴重安全問題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內部法律風險的防范機制。在加強合同管理的同時注重動態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強化企業(yè)的風險防范意識，使合同管理邁上一個規(guī)范化、網(wǎng)絡化、流程化的嶄新臺階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權、分級負責、分類審查以及歸口管理”的原則設定職能，責任落實，公司內部各部門間協(xié)調配合，形成一個上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實到實處。
2.加強企業(yè)內部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長期以來一直采用的都是紙質合同，而合同生效往往需要各相關職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經(jīng)辦人員多次的往返于各部門之間進行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間，嚴重影響工作的效率和進度，有時可能會造成貽誤商機，甚至造成經(jīng)濟損失，而紙質合同的流轉過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問題責任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時時溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當下企業(yè)關注的新課題，建設符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理條件成熟
合同標準化文本工作的推行，在一定程度上促進了合同管理的標準化，比如：物資采購、工程設計、工程施工、運輸和設備維修保養(yǎng)等六大文本。為實現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎，同時也加快了合同管理方式的轉型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實，積極參與到合同管理的工作當中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉變?yōu)橹鲃臃婪?，實現(xiàn)風險控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經(jīng)辦人錄入的工作量同時也降低了法律風險。目前，許多企業(yè)都對于合同管理的信息化高度重視，從實際出發(fā)，積極探索信息基礎設施的建設，從而建立健全的、規(guī)范和標準化的合同管理體系，進而提升企業(yè)管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進和應用先進的科技手段，加快我國信息化的建設步伐，為各企業(yè)提供有力的技術支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點網(wǎng)絡，既提高了網(wǎng)絡資源的利用率同時也提升了網(wǎng)絡的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時間的限制，同時還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉的進程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時間，提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實現(xiàn)了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風險防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領導層應積極支持，各信息管理部門也應全力的配合，有針對性的了解國內信息化建設的現(xiàn)狀和水平，對現(xiàn)行單位進行資料調研和實地考察，結合企業(yè)內部自身的發(fā)展特點來規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠為企業(yè)提供一個集中管理、易維護、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內容和職責。比如：轉授權功能就可以解決人員職位變動和人員調動、出差等授權權限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設置有關人員在權限范圍內可以查閱的資料；合同統(tǒng)計和分析功能則可以將合同按年、季、月來進行劃分，每個合同設定一個編號，方便統(tǒng)計和查找等等。
三、結語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時也解決了部門分散，點多面廣的問題，成功應對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實意義。
參考文獻：
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中專學校工程項目建設正在不斷走規(guī)范化、科學化道路，但是由于多方面因素限制，當前中專學校建設工程合同管理工作相對還比較滯后，加之我國的建筑施工行業(yè)還有待進一步完善，使得中專學校建設工程合同管理過程中出現(xiàn)諸多問題。
(一)合同管理體系和制度不健全，合同文本不規(guī)范
目前部分中專院校沒有建立合理的建設工程合同管理制度，合同管理體系也健全，沒有設置專門的崗位責任，合同管理程序比較混亂，合同簽訂和合同履約階段的各項準則不規(guī)范，導致一旦發(fā)生合同糾紛事件，很難拿出有效的舉證而引起諸多不必要的麻煩。同時，中專院校對合同歸檔程序也沒有明確的規(guī)定和專人負責，對合同履約情況的監(jiān)督管理缺乏必要的控制手段以及評估總結，影響項目施工質量。合同作為建設工程項目的核心內容，是承發(fā)包雙方彼此履行義務和處理施工糾紛的重要依據(jù)，因此合同文本內容必須規(guī)范、完整、準確。但現(xiàn)實中，由于中專院校的建設造價相對較低，沒有較大的基建項目，在制定合同文本時沒有完全采用標準的合同文本，合同條款不全面、合同內容不能平等的反應雙方的合法權利和義務，使得合同難以順利履行。
(二)合同管理信息化程度不夠，管理手段落后
現(xiàn)在中專學校的工程建設合同管理仍然處于傳統(tǒng)分散的管理狀態(tài)，還沒有形成系統(tǒng)的精細化管理，尤其是在信息技術發(fā)達的時代，仍是使用手工方式進行合同信息的采集、存儲和維護，合同管理軟件信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用相對比較落后，無法實現(xiàn)系統(tǒng)內部信息資源的共享和合同管理流程的優(yōu)化與重構，合同管理信息化程度不高，不能滿足新形勢下對合同管理的要求，影響工作效率。同時，中專學校在建設工程合同管理過程中沒有運用現(xiàn)代化管理理念，對合同管理的重要性沒有引起足夠的重視，沒有配備專業(yè)的合同管理人員負責合同的歸檔、監(jiān)管、總結評估等工作，管理手段略顯傳統(tǒng)落后。
(三)風險意識淡薄，合同履約監(jiān)管力度不到位
工程項目建設的不確定性因素較多，存在諸多風險，包括人為風險和自然災害風險，所以相關管理人必須有較強的風險防范意識。但現(xiàn)在中專學校的合同管理人員在這方面還有很大欠缺，由于受專業(yè)限制，中專院校對建筑施工相關法律法規(guī)和行業(yè)標準不是很熟悉，從而導致在簽訂項目施工合同時存在對校方不利的風險。由于風險規(guī)避和防范意識的缺失，以及不注重合同保險、索賠等事項，中專院校在基建項目過程中承擔了大量的風險，并有可能造成嚴重的經(jīng)濟損失。此外，建設工程合同從簽訂、實施到最后的評估總結都離不開嚴格的監(jiān)督控制，但目前有關監(jiān)管部門對相關的法律法規(guī)和政策宣傳還不到位，監(jiān)管措施還有待進一步提高，對于在項目工程合同管理中出現(xiàn)的問題處理不夠及時，影響施工項目的正常進行和施工質量。
二、提高中專學校建設工程合同管理水平的主要對策
提高工程合同管理水平，對保證項目建設按約履行、提高施工質量、維護學校合法權益有重要意義。對于當前中專學校建設工程合同管理中存在的主要問題，可以有針對性的采取一些有效措施，逐步形成規(guī)范化的合同管理體系，降低學校建設施工風險。
(一)完善合同管理體系，規(guī)范建設工程合同條款內容
建立健全合同管理體系是保障中專院校建設工程順利進行的基礎，要不斷完善合同管理體系，逐步規(guī)范各項規(guī)章制度。一方面要加大合同管理力度，加強合同管理部門的崗位設置和專業(yè)人員配備，要從上而下建立好合同管理組織結構，切實做好合同管理工作；另一方面要建立健全各項制度體系，包括合同簽訂、履約、變更、解除、保密、歸檔等各個環(huán)節(jié)都要制定嚴密的管理制度，從而確保相關施工單位和管理部門有章可循，保證項目工程能夠嚴格按照合同標準規(guī)范的實施進行。同時，要規(guī)范合同文本的制定，嚴格把關合同條款內容。由于建設工程的特殊性，其涉及的范圍廣、內容多，所以在簽訂合同時必須額外謹慎仔細，嚴格按照規(guī)定進行。一是要確保合同文本的規(guī)范性，大力推行合同示范文本，這樣既有助于提高合同的規(guī)范度和履約效率，又便于相關監(jiān)管部門對合同的監(jiān)督管理；二是要保障合同內容的完整性和準確性，確保每項條款的合理性和可行性。
(二)提高合同信息化管理水平，加強合同履約的動態(tài)管理
提高合同信息化管理水平是加強合同管理的有效手段。中專院校在進行工程項目合同管理時，要充分利用電子信息系統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)建設工程合同管理軟件系統(tǒng)，運用現(xiàn)代化技術合理編制合同簽訂程序，創(chuàng)建多層次合同管理模塊，對合同文本要及時錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)建設項目合同的信息化管理，提高工作效率。加強合同履約的動態(tài)管理，是提高合同精細化管理水平的重要措施，一方面要加強對合同材料的收集匯總工作，中專學校在項目施工過程中應該實時的有目的性的收集各項有關文件，并形成匯編存檔，一旦發(fā)生合同糾紛事件時，可以第一時間拿出有效證據(jù)，維護自身的合法權益，避免經(jīng)濟損失；另一方面要及時對不恰當?shù)暮贤瑮l款進行合理變更，一旦發(fā)現(xiàn)有歧義或不平等合同款項，應主動與合同簽訂雙方協(xié)商變更，及時做好修補和完善工作，做到動態(tài)監(jiān)管，減少經(jīng)濟糾紛。同時要根據(jù)合同履約的需要，對有關項目施工的通知單、洽談紀要等函件及時發(fā)放，并做好備案工作。
(三)加大工程合同監(jiān)管力度，減少合同糾紛
加強工程合同的監(jiān)管力度，是保證項目施工全面順利進行的基礎，目前中專學校在合同監(jiān)督管理方面還需要進一步下大力氣，形成合同管理全過程的動態(tài)監(jiān)管。一方面要加強度合同條款內容的審查，在簽訂合同之前必須對建筑施工方的資質和信用等級進行全面的調查了解，對于合同制定的合理性、公平性、法律性進行鑒別判斷，確保合同履約合法有效；另一方面除了把好合同審查關之外，還要建立健全合同監(jiān)督管理制度，建立科學合理的項目跟蹤管理機制，尤其是加大對合同履約階段的監(jiān)查力度，建立嚴密的信息反饋制度，對于不符合國家相關政策和法律法規(guī)或者有害于學校切身利益的項目建設行為，要堅決予以抵制，并采取切實可行的補救措施，杜絕項目風險事件發(fā)生。同時，有關政府主管部門要做好宣傳指導工作，嚴格把關項目審批程序，并責任到人，獎懲有度，真正發(fā)揮監(jiān)管效用。
(四)增強合同法律意識，提高學校建設工程合同管理人員素質
在建設項目合同簽訂履約過程中，要不斷增強合同法律意識，樹立正確的合同管理風險防范意識，以嚴肅謹慎的態(tài)度嚴格按照規(guī)章制度辦事，充分維護合同的權威性和嚴肅性，確保合同的法律效用。作為中專院校的合同管理人員，應該認真學習國家相關政策法規(guī)，學會依法簽訂項目合同，遇到糾紛時要學會用合同作為法律依據(jù)維護自身的合法權益。同時，中專學校應該加強對項目合同管理人員的思想指導和業(yè)務培訓，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質。一方面要加大培訓力度，尤其是相關法律學科、管理學科以及建設項目學科的專業(yè)培訓，并定時對管理人員進行考核，對于不符合崗位要求的人員要進一步培訓，同時要不斷提高管理人員的計算機應用水平，便于合同信息化管理；另一方面要實行嚴格的崗位責任制，建立獎懲機制，激發(fā)管理人員的工作熱情。同時，合同管理人員個人也要不斷自學，主動接收先進知識和先進思想，在實踐中不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，做一個合格的合同管理人。
三、結束語
1物流管理專業(yè)應用型人才培養(yǎng)內涵
“應用型”主要指人才培養(yǎng)單位培養(yǎng)的畢業(yè)生動手能力強，能迅速適應社會需要。畢業(yè)生重點是而向生產(chǎn)一線，對應用知識要求較高的領域。應用型人才培養(yǎng)應強調以知識為基礎，以能力為重點，知識、能力、素質三者協(xié)調發(fā)展，具休培養(yǎng)目標應強調學生綜合素質和專業(yè)核心能力的培養(yǎng)，應用型人才培養(yǎng)的核心和落腳點是應用型課程休系建設，應用型課程休系建設包括人才培養(yǎng)方案設計、課程休系設計、教學模式設計、教學內容設計、教學方法選擇等方而，應用型課程休系建設應以知識的應用為重點。
其中，人才培養(yǎng)方案設計應突出應用與實踐能力的培養(yǎng)，在培養(yǎng)方案中，應加大實踐教學的比例。要從過去以學科為中心，片而追求理論系統(tǒng)性、完整性的教學模式轉變?yōu)橐阅芰楸疚唬怀鰧W生動手能力、解決實際問題能力、二次創(chuàng)新能力的教學模式。課程休系建設方而應與行業(yè)、用人單位合作，共同設置課程休系，根據(jù)行業(yè)需求以能力培養(yǎng)為基礎來設計課程。教學模式設計上應遵循“理論與實踐結合”、“課內與課外相結合”的原則，構建多樣化教學模式。把以注重傳授知識為主的教學模式轉變?yōu)橐耘囵B(yǎng)學牛的知識轉化能力、專業(yè)設計能力、職業(yè)行為能力、團隊合作能力為主的教學模式。教學內容設計上，必須保證學生既有一定的知識水_平，又能夠將所學知識應用于實踐中的能力。因此，在教學內容安排上，可以分三步走:基本原理的課內講授，校內實驗、訓練及課外科技活動，社會實習三位一休的教學模式。教學方法選擇上應突出學牛能力培養(yǎng)，充分調動學牛學習的主動性、創(chuàng)造性?？刹捎脝l(fā)式、互動式的教學方法，如現(xiàn)場教學法、研討教學法、案例教學法、模擬教學法。采用案例分析、分組討論（或分組操作）、啟發(fā)引導、模擬訓練、角色扮演、情景教學等教學方法，融“教、學、做”為一休，特別是要實施以真實工作任務和產(chǎn)品作為載休的教學方法，提卨教學效果，強化學牛能力培養(yǎng)。
2物流管理專業(yè)應用型人才培養(yǎng)課程體系建設思路
物流管理專業(yè)應用型人才培養(yǎng)課程休系建設應強調課程休系和教學內容的內在聯(lián)系和整休優(yōu)化，將顯性課程、隱性課程及第二課堂通盤考慮，以素質教育為前提，以培養(yǎng)人的全而發(fā)展為目標，充分考慮提高學牛知識、能力、素質要求，在此基礎上更新教學內容，建立課程模塊，培養(yǎng)方案要課堂、課外統(tǒng)籌兼顧，更好地發(fā)揮學牛自主學習的主動權和選擇權，真正實現(xiàn)以學牛學習為主休，在保障基礎的前提下壓縮第一課堂的理論教學時數(shù)；將實驗、實踐教學單獨組成一個模塊，分解到各年級，強化實踐，使學牛素質和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)得到提高。
應用型人才培養(yǎng)從人才培養(yǎng)方案的頂層設計抓起，以應用型課程休系建設為核心和落腳點，以培養(yǎng)適應于地方經(jīng)濟文化建設的應用型人才為目標，兼顧學牛長遠的發(fā)展和就業(yè)的現(xiàn)實需要。物流管理專業(yè)應用型人才培養(yǎng)實踐課程休系建設應以社會經(jīng)濟發(fā)展人才需求為導向，培養(yǎng)而向基層、而向牛產(chǎn)第一線的高素質應用型人才，在充分調研行業(yè)發(fā)展情況、行業(yè)崗位及崗位成長目標的基礎上，對崗位工作內容深入分析的基礎上總結崗位能力需求，進而理順課程內容與能力培養(yǎng)的關聯(lián)，最后形成完整的應用型人才培養(yǎng)課程休系。
3 基于應用型人才培養(yǎng)的物流管理專業(yè)課程體系建設方案
3.1物流專業(yè)初次就業(yè)崗位及成長崗位定位物流專業(yè)就業(yè)行業(yè)及崗位主要包括普通第三方物流企業(yè)(運輸、倉儲業(yè)務為主）、制造企業(yè)物流部門、連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）及其他企業(yè)及崗位。
普通第三方物流企業(yè)中：
初級崗位：物流市場開發(fā)、倉庫管理、車輛調度、物流信息處理、客戶關系管理、行政管理等；
成長崗位(2?3年）：市場部主管、倉儲主管(經(jīng)理）、運輸主管、分公司（辦事處)經(jīng)理等。
制造企業(yè)中：
物流部門初級崗位：物流計劃員、統(tǒng)計員、倉庫管理員、物資采購、運力采購、供應鏈專員等；
成長崗位：物流部主管、倉庫主管、物流外協(xié)業(yè)務主管、供應鏈主管等。
連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）中：
初級崗位：倉儲管理員、車輛調度員、物流信息員、客戶管理員、供應鏈專員等；
成長崗位：物流中心倉庫主管、運輸主管、配送部主管、供應鏈主管等。其他企業(yè)崗位有貨代業(yè)務員、貨代公司操作員、快遞業(yè)務員、快遞公司倉儲員、客服人員、信息處理員等。
3.2崗位典型工作任務及工作過程分析通過對典型物流企業(yè)、物流崗位的調研，可以得出下列物流相關崗位典型工作任務及工作過程。
業(yè)務開發(fā)的工作過程：尋找、篩選目標客戶一客戶及業(yè)務評估一遞交物流方案書一客戶確認一會同運作部門進行實施確認一簽定物流服務合同一資源準備(計劃履行合同）。
運力采購的工作過程:明確需求一分析需求和供應市場一編制采購計劃一詢價和報價分析一認證確定供應商一談判一簽訂合同一關系維護一評價采購工作。
倉儲的工作過程:接收入庫（出庫)指令一貨物接運前的準備一貨物接運一審核訂單與進貨單一貨物或商品檢驗一接運信息的處理一儲位的規(guī)劃管理一貨物或商品上架儲存一儲存環(huán)境條件的管理控制一盤點一盤點結果的處理一系統(tǒng)確認。
分揀的工作過程:接受訂單一商品訂單資料分析一確定揀貨作業(yè)方式一制作揀貨作業(yè)單據(jù)一安排揀貨作業(yè)路徑一揀貨作業(yè)人員安排貨物揀取一分貨一系統(tǒng)確認。
配送的工作過程:領取裝車單與配送單據(jù)一點驗單據(jù)一按單清點貨物一裝車作業(yè)一按路線進行配送一配送異常信息反饋一領取并審理驗收單據(jù)一返回驗收單據(jù)。
運輸?shù)墓ぷ鬟^程：接收指令一調度車輛一提貨一在途跟蹤一收貨安排一費用審核。
合同維護與修改的工作過程：新客戶合同登記一合同歸檔一按月對登記文件進行查詢，看是否有需要續(xù)簽合同一通知客戶續(xù)簽一如果客戶提出新的需求，對需求進行處理一完成續(xù)簽或終止合同工作。
關務工作的工作過程:接到報關資料及報關指令一根據(jù)運作的具體產(chǎn)品情況配合海關完成產(chǎn)品的清關流程一反饋清關過程中的異常情況和海關臨時要求一協(xié)調海關處理相關問題。
商務工作的工作過程:接到客戶業(yè)務信息一錄入訂單一根據(jù)業(yè)務需要牛成不同合同一根據(jù)合同擬制打印相關單據(jù)一傳遞相關單據(jù)到關務部和物流配送部并發(fā)出相應操作指令一搜集運作中的相關信息并反饋客戶一協(xié)調客戶及公司處理異常問題一配合財務完成與客戶的對帳工作一跟催賬款的回收。
客戶服務的工作過程:①接受客戶需求訂單一錄入信息系統(tǒng)一訂單實施的組織和監(jiān)督一對配送、運輸過程中出現(xiàn)的異常情況進行跟蹤處理一協(xié)調客戶關系，進行投訴處理一對問題處理的情況進行記錄和反饋;②客戶服務指令確認（倉儲、運輸、配送、綜合)一錄入信息系統(tǒng)一分單一應收費用審核一回單確認一電iS回訪。
3.3崗位能力分析
根據(jù)不同的崗位工作分工，物流工作崗位能力需求差別主要休現(xiàn)在崗位工作內容上。物流崗位工作能力需求主要休現(xiàn)在以下幾個方而：崗位工作知識儲備、信息的搜集及處理能力、語言表達與溝通能力、處理突發(fā)事件的能力、團隊合作意識及基礎的外語聽說讀寫能力，具休能力要求如下：物流市場開發(fā)能力、倉儲與配送運作能力、運輸?shù)慕M織與運輸流程優(yōu)化能力、電子商務與物流信息運作的能力、（國際、國內）貨物運輸業(yè)務運作能力、設計物流項目方案能力。
3.4基于應用型人才培養(yǎng)的課程體系方案
按照應用型人才培養(yǎng)要求，在充分調研物流工作崗位的基礎上，以工作崗位任務及能力要求為基礎設計物流專業(yè)課程休系，得出如下基于應用型人才培養(yǎng)的物流專業(yè)課程休系方案設計。
工作崗位屬于普通第三方物流企業(yè)、制造企業(yè)物流部fJ、連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）。
工作任務包括物流市場營銷、項目客戶開發(fā)、倉儲作業(yè)管理、庫存管理、商品養(yǎng)護管理、公路運輸組織、運輸調度、運輸業(yè)務管理、運輸流程優(yōu)化、運輸場站規(guī)劃與布置、電子商務運作、物流信息處理、國際、國內貨物運輸及進出口業(yè)務報關、物流項目方案設計、物流業(yè)務流程優(yōu)化。
職業(yè)能力涵蓋崗位工作知識儲備、信息搜集及處理能力、語言表達與溝通能力、處理突發(fā)事件能力、團隊合作意識及基礎的外語聽說讀寫能力：物流市場開發(fā)能力、倉儲與配送運作能力、運輸?shù)慕M織與運輸流程優(yōu)化能力、電子商務與物流信息運作的能力、（國際、國內）貨物運輸業(yè)務運作能力、設計物流項目方案能力。
(一)建立分級授權管理制度
企業(yè)應當根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務性質、組織機構設置和管理層級安排,建立合同分級管理制度。屬于上級管理權限的合同,下級單位不得簽署。對于重大投資類、融資類、擔保類、知識產(chǎn)權類、不動產(chǎn)類合同,上級部門應加強管理。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權限的合同,應當提出申請,并經(jīng)上級合同管理機構批準后辦理。上級單位應當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。
(二)實行統(tǒng)一歸口管理
企業(yè)可以根據(jù)實際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門,對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管理,具體負責制定合同管理制度,審核合同條款的權利義務對等性,管理合同標準文本,管理合同專用章,定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié),采取相應控制措施,促進合同的有效履行。
(三)明確職責分工
公司各業(yè)務部門作為合同的承辦部門負責在職責范圍內承辦相關合同,并履行合同調查、談判、訂立、履行和終結責任。公司財會部門側重于履行對合同的財務監(jiān)督職責。
(四)健全考核與責任追究制度
企業(yè)應當健全合同管理考核與責任追究制度,開展合同后評估,對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為,應當追究有關機構或人員的責任。
二、合同管理流程
合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段(見圖1所示)。
三、合同各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施
(一)合同調查
合同訂立前,企業(yè)應當進行合同調查,充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況,確保對方當事人具備履約能力。該環(huán)節(jié)的主要風險是:忽視被調查對象的主體資格審查,準合同對象不具有相應民事權利能力和民事行為能力或不具備特定資質,與不具備權或越權的主體簽訂合同,導致合同無效,或引發(fā)潛在風險;在合同簽訂前錯誤判斷被調查對象的信用狀況,或在合同履行過程中沒有持續(xù)關注對方的資信變化,致使企業(yè)蒙受損失;對被調查對象的履約能力給出不當評價,將不具備履約能力的對象確定為準合同對象,或將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。
主要管控措施:第一,審查被調查對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件,必要時,可通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性,關注授權人的行為是否在其被授權范圍內,在充分收集相關證據(jù)的基礎上評價主體資格是否恰當。第二,獲取調查對象經(jīng)審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息,分析其獲利能力、償債能力和營運能力,評估其財務風險和信用狀況,并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化,建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案。第三,對被調查對象進行現(xiàn)場調查,實地了解和全面評估其生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品類別和質量等生產(chǎn)經(jīng)營情況,分析其合同履約能力。第四,與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理部門溝通,了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。
(二)合同談判
初步確定準合同對象后,企業(yè)內部的合同承辦部門將在授權范圍內與對方進行合同談判,按照自愿、公平原則,磋商合同內容和條款,明確雙方的權利義務和違約責任。該環(huán)節(jié)的主要風險是:忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步;談判經(jīng)驗不足,缺乏技術、法律和財務知識的支撐,導致企業(yè)利益損失;泄露本企業(yè)談判策略,導致企業(yè)在談判中處于不利地位。
主要管控措施:第一,收集談判對手資料,充分熟悉談判對手情況,做到知己知彼;研究國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務價格等與談判內容相關的信息,正確制定本企業(yè)談判策略。第二,關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié),具體包括合同標的的數(shù)量、質量或技術標準,合同價格的確定方式與支付方式,履約期限和方式,違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三,對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同,組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判,充分發(fā)揮團隊智慧,及時總結談判過程中的得失,研究確定下一步談判策略。第四,必要時可聘請外部專家參與相關工作,并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五,加強保密工作,嚴格責任追究制度。第六,對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見,予以記錄并妥善保存,作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據(jù)。
(三)合同文本擬定
該環(huán)節(jié)的主要風險是:選擇不恰當?shù)暮贤问?合同與國家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經(jīng)營目標發(fā)生沖突;合同內容和條款不完整、表述不嚴謹準確,或存在重大疏漏和欺詐,導致企業(yè)合法利益受損;有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等;對于合同文本須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的,未履行相應程序。
主要管控措施:第一,企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為,除即時結清方式外,應當訂立書面合同。第二,嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系,保證其協(xié)調一致;考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目立項書等為依據(jù),確保完成具體業(yè)務經(jīng)營目標。第三,合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草,法律部門審核;重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的,可以優(yōu)先選用,但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查,并根據(jù)實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職,保證合同內容和條款的完整準確。第四,通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度,嚴格合同管理,防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權行為。第五,由簽約對方起草的合同,企業(yè)應當認真審查,確保合同內容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見,特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目,如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”,防止合同后續(xù)被篡改。第六,合同文本須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的,應當履行相應程序。
(四)合同審核
該環(huán)節(jié)的主要風險是:合同審核人員因專業(yè)素質或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當內容和條款;審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當?shù)男抻喴庖?合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進意見修改合同,導致合同中的不當內容和條款未被糾正。
主要管控措施:第一,審核人員應當對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行重點審核,關注合同的主體、內容和形式是否合法,合同內容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益,對方當事人是否具有履約能力,合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確。第二,建立會審制度,對影響重大或法律關系復雜的合同文本,組織財會部門、內部審計部、法律部、業(yè)務關聯(lián)的相關部門進行審核,內部相關部門應當認真履行職責。第三,慎重對待審核意見,認真分析研究,慎重對待,對審核意見準確無誤地加以記錄,必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。
(五)合同簽署
該環(huán)節(jié)的主要風險是:超越權限簽訂合同,合同印章管理不當,簽署后的合同被篡改,因手續(xù)不全導致合同無效等。
主要管控措施:第一,按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同。對外正式訂立的合同應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的,應當簽署授權委托書。第二,嚴格合同專用章保管制度,合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權的人簽署后,方可加蓋合同專用章。用印后保管人應當立即收回,并按要求妥善保管,以防止他人濫用。保管人應當記錄合同專用章使用情況以備查,如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現(xiàn)象,應當立即報告公司負責人并采取妥善措施,如向公安機關報案、登報聲明作廢等,以最大限度消除可能帶來的負面影響。第三,采取恰當措施,防止已簽署的合同被篡改,如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四,按照國家有關法律、行政法規(guī)規(guī)定,需辦理批準、登記等手續(xù)之后方可生效的合同,企業(yè)應當及時按規(guī)定辦理相關手續(xù)。
(六)合同履行
合同訂立后,企業(yè)應當與合同對方當事人一起遵循誠實信用原則,根據(jù)合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。該環(huán)節(jié)的主要風險是:本企業(yè)或合同對方當事人沒有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務;合同生效后,對合同條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充,導致合同無法正常履行;在合同履行過程中,未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損情況,或未能采取有效措施;合同糾紛處理不當,導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗,損害企業(yè)利益、信譽和形象等。
主要管控措施:第一,強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收,全面適當執(zhí)行本企業(yè)義務,敦促對方積極執(zhí)行合同,確保合同全面有效履行。第二,對合同對方履行情況實施有效監(jiān)控,一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為,應當及時提示風險,并立即采取相應措施將合同損失降到最低。第三,根據(jù)需要及時補充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內容,通過雙方協(xié)商一致對原有合同進行補充;無法達成補充協(xié)議的,按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易習慣確定;二是對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同,以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損的合同,按規(guī)定程序及時報告,并經(jīng)雙方協(xié)商一致,按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜;三是對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的,造成企業(yè)經(jīng)濟損失的,應向對方當事人書面提出索賠。第四,加強合同糾紛管理,在履行合同過程中發(fā)生糾紛的,應當依據(jù)國家相關法律法規(guī),在規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的,雙方應當簽訂書面協(xié)議;合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的,根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內部授權處理合同糾紛,應當簽署授權委托書。糾紛處理過程中,未經(jīng)授權批準,相關經(jīng)辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。
(七)合同結算
合同結算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié),既是對合同簽訂的審查,也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督,一般由財會部門負責辦理。該環(huán)節(jié)的主要風險是:違反合同條款,未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款;疏于管理,未能及時催收到期合同款項;在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款。
主要管控措施:第一,財會部門應當在審核合同條款后辦理結算業(yè)務,按照合同規(guī)定付款,及時催收到期欠款。第二,未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的,財會部門有權拒絕付款,并及時向企業(yè)有關負責人報告。
(八)合同登記
合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過程封閉管理,合同的簽署、履行、結算、補充或變更、解除等都需要進行合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風險是:合同檔案不全,合同泄密,合同濫用。
主要管控措施:第一,合同管理部門應當加強合同登記管理,充分利用信息化手段,定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔,詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結等情況,合同終結應及時辦理銷號和歸檔手續(xù),以實行合同的全過程封閉管理。第二,建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度,以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。第三,加強合同信息安全保密工作,未經(jīng)批準,任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。第四,規(guī)范合同管理人員職責,明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求。
