發(fā)布時(shí)間：2023-07-06 16:21:21
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的提升檔案管理水平樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；方法；科學(xué)化
我國國內(nèi)的檔案管理水平，雖然與國外的先進(jìn)管理水平還有著不小的差距，但是已然采用了較多的管理方法和管理設(shè)備，整體的管理狀況也有了很大地改變。在很長的一段時(shí)間里，我國的檔案管理水平處于十分低的狀態(tài)，而其中的原因主要在于工作內(nèi)容地缺失上，很多的企事業(yè)單位，在最初的發(fā)展階段，并沒有太多的工作內(nèi)容，相應(yīng)地，也不會(huì)有太多的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，因而不需要進(jìn)行檔案信息管理。但隨著時(shí)代地變化，我國的檔案管理逐漸成為了提升整體工作效率的重要內(nèi)容，進(jìn)而人們加大了對(duì)其的重視，并采用了相關(guān)的先進(jìn)管理設(shè)備和辦法，以提高整體的管理效益，優(yōu)化工作進(jìn)程。但是，并不是所有的先進(jìn)管理辦法，都適合國內(nèi)的企事業(yè)單位，不同的企事業(yè)單位，在檔案管理的內(nèi)容和機(jī)制上，也會(huì)存在較大的不同。于是，很多的企事業(yè)單位，雖然實(shí)時(shí)地引進(jìn)了其他優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理方法，但是所產(chǎn)生的效益十分小，許多時(shí)候甚至不能滿足當(dāng)前工作的真實(shí)需求，與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相違背?，F(xiàn)階段，我國的企事業(yè)單位檔案管理，不應(yīng)該隨意地引入檔案管理方法，如果不根據(jù)自身的實(shí)際狀況，進(jìn)行檔案管理水平科學(xué)化的方法選擇，很容易產(chǎn)生諸多不良的影響。為此，在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)下，國內(nèi)的企事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理方法的創(chuàng)新和優(yōu)化，著重關(guān)注自身的發(fā)展方向和實(shí)際狀況，進(jìn)而選取最為科學(xué)合理的管理方法，提升工作效益。
一、現(xiàn)階段我國國內(nèi)檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r
在時(shí)代的迅速發(fā)展中，國外的許多企業(yè)，紛紛進(jìn)行了工作方面的優(yōu)化和創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了全面地整改。與此同時(shí)，國內(nèi)的企事業(yè)單位也不甘示弱，迅速引進(jìn)了一些先進(jìn)的管理機(jī)制和管理辦法，同時(shí)加大了對(duì)檔案信息管理工作的重視，對(duì)檔案管理部門進(jìn)行了結(jié)構(gòu)上的細(xì)化?，F(xiàn)階段的我國，企事業(yè)單位的檔案管理，有了全新的發(fā)展，整體的工作效益相當(dāng)高，不僅萌生了一些全新的檔案信息數(shù)字化建設(shè)功能，更加在服務(wù)內(nèi)容上進(jìn)行了全方面地拓展，不再拘泥于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)搜集整理，開始拓展到檔案信息的利用和服務(wù)。這樣的功能，吸引了更多客戶的目光，并使得企事業(yè)單位的服務(wù)對(duì)象有了全新的印象。但是，與國外的檔案管理水平相比，我國的檔案管理水平依舊處于較低的狀況。在這個(gè)時(shí)候，許多的企事業(yè)進(jìn)行了實(shí)時(shí)地探索，發(fā)現(xiàn)在管理設(shè)備上已然與國外沒有太大的差距，但是管理辦法的適用性，存在一定的問題。國外的檔案管理辦法選擇，與實(shí)際的企業(yè)管理有著很大程度上的銜接，能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的開展提供良好的檔案信息基礎(chǔ)。國內(nèi)的檔案管理方法，雖然已經(jīng)有了一定的先進(jìn)性和優(yōu)越性，但是并沒有實(shí)際的效用。而這樣的狀況蔓延了較長的時(shí)間，如果想要從根本上進(jìn)行治愈，必然需要深入地了解當(dāng)前國內(nèi)檔案管理存在的問題，采取針對(duì)性地管理方法優(yōu)化，以產(chǎn)生相當(dāng)高的工作效益。
二、現(xiàn)階段我國國內(nèi)檔案管理存在的問題
（一）整體的重視度十分低
我國的檔案管理，一直都沒有得到較為完善的創(chuàng)新和優(yōu)化，很大程度上的原因在于傳統(tǒng)管理思想的阻礙。在我國的企事業(yè)單位工作中，有很多的工作內(nèi)容，并不需要進(jìn)行檔案記錄和管理，主要原因在于這些工作內(nèi)容相對(duì)較為簡單，沒有記錄的必要，并且也不會(huì)對(duì)以后的工作或者決策產(chǎn)生任何的影響，因而企事業(yè)單位的檔案管理人員，并不會(huì)著重重視檔案管理內(nèi)容，而將更多的心思放在了主體工作效率和質(zhì)量的提升上。這樣的狀況和思想，意味著我國的企事業(yè)單位檔案管理，沒有明確的地位，與主體工作內(nèi)容相脫節(jié)。于是，很多的企事業(yè)單位，并沒有給予檔案管理部門相應(yīng)的權(quán)利，僅僅讓相關(guān)的人員搜集和整理檔案管理內(nèi)容和資料，其他的服務(wù)內(nèi)容則嚴(yán)重匱乏。一些企事業(yè)單位，甚至沒有完善的檔案管理部門，將其中的檔案管理工作交由相關(guān)的部門完成。這項(xiàng)的工作思路，在最初的工作中有一定的可行性，但隨著時(shí)代的不斷變遷，它已經(jīng)無法較好地面對(duì)當(dāng)前工作的需要?，F(xiàn)階段的國內(nèi)企事業(yè)單位，所面臨的檔案管理工作是相當(dāng)復(fù)雜的，需要進(jìn)行的事業(yè)工作也越來越多，每一張工作都較為繁雜，其中的內(nèi)容需要明確地記錄下來，便于以后的工作_展。而相當(dāng)一部分的部門沒有完善的檔案管理機(jī)制和方法，于是在整體的工作中，出現(xiàn)了較多的問題。面對(duì)這樣的狀況，許多企事業(yè)單位進(jìn)行了實(shí)時(shí)的改革，并加大了對(duì)檔案管理部門的重視。但是，這部分重視僅僅是對(duì)于企事業(yè)單位的高層管理人員而言，由于長期的習(xí)慣依舊存留，企事業(yè)單位的其他人員，對(duì)檔案管理工作的重要性依舊沒有全新的認(rèn)識(shí)，甚至檔案管理人員，都將自己的工作內(nèi)容視為可有可無的部分，缺乏工作的積極性和認(rèn)真的工作態(tài)度。
（二）檔案管理部門的投入十分低
在企事業(yè)單位的工作中，人們首先看重的是主體的工作內(nèi)容和工作質(zhì)量，對(duì)于檔案管理部門，并不會(huì)進(jìn)行太多地關(guān)注，即使在新時(shí)期的沖擊下，依舊有很多的部門沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在。為此，當(dāng)前的檔案管理部門，無論在權(quán)利上，還是資金配置上，都有著很大的不足。首先是檔案管理的權(quán)利和職責(zé)內(nèi)容。一直以來，企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理部門，都沒有賦予較為完善的權(quán)利，主要原因在于檔案管理部門的職業(yè)，在很長的一段時(shí)間都是簡單的檔案搜集整理，并不需要消耗太多的成本，因而也不需要具有太多的工作權(quán)利。隨著時(shí)代的變化，檔案管理部門的工作內(nèi)容不斷地增加，職責(zé)上也有了全面地拓展，從最初的檔案分類管理變成了現(xiàn)如今的檔案利用服務(wù)，甚至形成了全新的檔案數(shù)據(jù)庫。但是，在權(quán)利的賦予上，檔案管理部門依舊沒有得到太大的提升，始終堅(jiān)持著以往的工作機(jī)制。于是，在對(duì)某些檔案信息的處理上，需要經(jīng)過多個(gè)部門的審核和批準(zhǔn)，檔案管理部門并沒有太多的權(quán)利，而其中所消耗的時(shí)間十分長，一旦客戶對(duì)這份檔案信息的需求十分緊，將會(huì)直接導(dǎo)致提供時(shí)間上的研究，使得客戶產(chǎn)生諸多的不滿。其次，在檔案管理部門的資金投入上，企事業(yè)單位一直將較少的資金投入到其中。一開始，企事業(yè)單位所給予的檔案管理資金十分少，主體原因是因?yàn)闄n案管理部門本身屬于一個(gè)簡單的工作部門，其中的工作流程和工作流程都十分地少，不需要進(jìn)行較多地投入。但隨著時(shí)代的變化，檔案管理部門的工作變得相當(dāng)多，每天還需要面臨多種壓力，而所配置的資金無法實(shí)質(zhì)性地解決檔案管理部門的各項(xiàng)支出問題，這也是導(dǎo)致檔案管理水平難以獲得有效改善的重要原因。
三、提升檔案管理水平科學(xué)化的方法選擇及實(shí)踐
（一）因地制宜，選取最為科學(xué)的檔案管理方法
在整個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理方法的選擇起著最基礎(chǔ)的作用，而且能夠影響到整體的檔案管理質(zhì)量。因而在提升檔案管理的水平上，需要優(yōu)先選取最為科學(xué)的檔案管理方法。而如何實(shí)現(xiàn)檔案管理方法選擇的科學(xué)化呢？必然需要根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際狀況進(jìn)行?，F(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度不斷加快，越來越多的企事業(yè)單位萌生出來，它們的工作內(nèi)容是不一樣的，如果在檔案管理的方法上，選擇的方法過于單一，會(huì)因?yàn)檫@些方法的不適用性，產(chǎn)生較多的發(fā)展阻礙。為了提高檔案管理方法的適用性，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著重分析企業(yè)內(nèi)部存在的各種問題，并對(duì)各種問題進(jìn)行多方面地思考和探討，接著再根據(jù)檔案管理部門的真實(shí)需要，選擇最為切實(shí)的檔案管理方法，并對(duì)它的適用性進(jìn)行檢驗(yàn)和分析，一旦出現(xiàn)某一方面的問題，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行迅速地調(diào)整和改善。同時(shí)，對(duì)于檔案管理方法的科學(xué)性，需要根據(jù)實(shí)際的檔案管理需求進(jìn)行調(diào)整，在檢驗(yàn)的過程中，要做到切實(shí)有效，不能盲目地進(jìn)行，如果選擇的方法缺乏可行性，很容易對(duì)整個(gè)檔案管理，產(chǎn)生多方面的影響。
（二）加大對(duì)檔案管理部門的資金投入
對(duì)于檔案管理部門而言，開展高效的檔案管理，首先需要的是足夠的資金，如果資金不到位，其他的管理方法和管理機(jī)制即使十分優(yōu)越，也難以產(chǎn)生實(shí)際的管理效益。當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理，工作內(nèi)容已然得到了全方面地拓展，不僅需要對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行信息搜集和記錄，還需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理并提供相應(yīng)的服務(wù)，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果沒有資金上的支持，整體的工作效率十分低。同時(shí)，當(dāng)前的檔案管理部門，已然有了全新的工作結(jié)構(gòu)，在檔案管理部門中，設(shè)置了相當(dāng)多的下屬部門，每個(gè)部門分擔(dān)了不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，因而所需要的資金也會(huì)相對(duì)較多。此外，檔案管理人員的工作積極性，與其薪酬有著最為直接的聯(lián)系。現(xiàn)如今的檔案管理薪資并不高，但是他們的工作內(nèi)容卻在不斷地增長，因而整體的工作積極性嚴(yán)重下降，不愿意從事其中的工作，導(dǎo)致相當(dāng)多的專業(yè)檔案管理員出現(xiàn)了流失的狀況，整體的檔案管理水平也迅速地下降。因此，在新時(shí)代的發(fā)展中，我國的企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)迅速加大對(duì)檔案管理部門的資金投入，滿足其實(shí)際的工作需求，進(jìn)而產(chǎn)生較高的工作效益。
結(jié)束語
總而言之，新時(shí)期的檔案管理工作，面R著多重的挑戰(zhàn)，本身的管理機(jī)制和方法上，也存在較多的問題。為了改變這樣的狀況，提升現(xiàn)有的檔案管理水平，企事業(yè)單位需要正確審視當(dāng)前檔案管理存在的問題，并采取科學(xué)有效的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，選取最為科學(xué)的管理方法，相應(yīng)地投入一定量的資金，進(jìn)而使得整體的工作效率大幅度提升，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
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農(nóng)墾檔案管理是對(duì)地區(qū)農(nóng)墾工作的相關(guān)資料進(jìn)行的收集和存檔，管理工作一方面為地區(qū)的農(nóng)墾發(fā)展提供歷史資料記錄，另一方面能夠?yàn)檗r(nóng)墾發(fā)展規(guī)劃和農(nóng)業(yè)墾荒的投資建設(shè)提供幫助。因此，農(nóng)墾檔案管理工作對(duì)地區(qū)農(nóng)業(yè)的發(fā)展十分必要。
1、農(nóng)墾檔案管理工作的內(nèi)容及提升檔案管理水平的重要性
1.1 農(nóng)墾檔案管理工作的內(nèi)容。農(nóng)墾檔案管理工作的內(nèi)容包括三方面：第一，收集地區(qū)農(nóng)墾發(fā)展工作的相關(guān)資料，如地區(qū)農(nóng)作物種類變更和發(fā)展資料、農(nóng)墾產(chǎn)值資料、農(nóng)墾過程中遇到的自然災(zāi)害資料、農(nóng)墾面積增長資料和相關(guān)農(nóng)墾行業(yè)的建設(shè)資料等，這些資料為地區(qū)歷史回顧提供基礎(chǔ)；第二，將收集來的資料進(jìn)行分門別類的整理和存檔，并在日常工作中對(duì)檔案進(jìn)行安全維護(hù)和保養(yǎng)；第三，提供檔案服務(wù)，即對(duì)檔案借閱者提供相關(guān)的檔案，在農(nóng)墾和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃中給出基于檔案材料的建議和幫助。
1.2 提升農(nóng)墾檔案管理水平的必要性。農(nóng)墾檔案管理能夠使相關(guān)負(fù)責(zé)部門對(duì)當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的了解，并能夠?yàn)楫?dāng)?shù)剞r(nóng)民和農(nóng)墾相關(guān)企業(yè)的建立提供便利，因此，提升農(nóng)墾檔案管理的水平，也就是提升政府對(duì)地區(qū)農(nóng)業(yè)的全局性掌控水平、提高與農(nóng)墾相關(guān)的各行業(yè)的科學(xué)、合理發(fā)展的可能性，由此可見，提升農(nóng)墾檔案管理水平是相當(dāng)必要的。
2、目前農(nóng)墾檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理服務(wù)性低
農(nóng)墾檔案對(duì)現(xiàn)實(shí)的農(nóng)墾發(fā)展工作起到指導(dǎo)和借鑒作用，使檔案發(fā)揮“存史鑒今”的功能。但目前農(nóng)墾發(fā)展存在很多問題，如廢舊農(nóng)機(jī)的過度使用、農(nóng)墾科學(xué)性差、農(nóng)墾產(chǎn)業(yè)行業(yè)過于密集等，這些問題的產(chǎn)生與農(nóng)墾檔案管理未能發(fā)揮其“借鑒性”的服務(wù)作用相關(guān)，檔案管理服務(wù)性低，是目前檔案管理水平落后的表現(xiàn)形式之一。
2.2 檔案管理方式落后。目前農(nóng)墾檔案資料多為紙質(zhì)，在一個(gè)農(nóng)業(yè)大市找到十幾年前的農(nóng)墾檔案資料十分困難；并且，紙質(zhì)資料保存要求嚴(yán)格，農(nóng)墾資料多有損傷、很容易遺失；另外，紙質(zhì)資料搬運(yùn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，給檔案管理工作人員的日常工作造成負(fù)擔(dān)，這是由檔案管理方式落后造成的。
2.3 檔案管理內(nèi)容范圍狹窄。農(nóng)墾檔案管理要想發(fā)揮其對(duì)農(nóng)業(yè)發(fā)展的指鑒性作用，就必須提供較為豐富的、詳盡的資料。但目前農(nóng)墾檔案資料大多數(shù)還都是關(guān)于農(nóng)業(yè)土地開墾、農(nóng)墾企業(yè)建立審批的公文性資料，這些資料細(xì)節(jié)性不強(qiáng)、可利用性低，使檔案管理工作的實(shí)際效用大大降低。
3、提升檔案管理水平的措施
3.1 普及檔案管理知識(shí)。農(nóng)墾檔案的服務(wù)性較低的主要原因是檔案利用率不高造成的，而檔案利用率不高則是由于檔案管理工作人員和農(nóng)墾檔案使用者對(duì)農(nóng)業(yè)檔案的使用價(jià)值忽視導(dǎo)致的。很少有檔案管理工作者將“發(fā)揮農(nóng)墾檔案對(duì)農(nóng)業(yè)的發(fā)展的指導(dǎo)、借鑒作用”作為工作目的的一部分，而農(nóng)墾工作者如普通農(nóng)民、農(nóng)墾行業(yè)企業(yè)家等也很少重視到農(nóng)墾檔案對(duì)農(nóng)墾工作的重要作用，因此，普及檔案管理知識(shí)是必要的。對(duì)于檔案管理工作人員來說，應(yīng)該強(qiáng)化自身的檔案編制、更改等一系列管理工作的水平，從而確保檔案編制的科學(xué)性，而這也能夠確保對(duì)其使用的便捷性。另外，檔案館也應(yīng)該對(duì)可能使用到農(nóng)墾檔案的人員進(jìn)行檔案知識(shí)普及，例如開設(shè)講座、編制檔案使用手冊(cè)或引發(fā)宣傳單等，鼓勵(lì)農(nóng)業(yè)從業(yè)人員對(duì)農(nóng)墾檔案進(jìn)行調(diào)用和使用，以使農(nóng)墾檔案能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)工作的發(fā)展提供幫助和建議。
3.2 建立檔案管理工作規(guī)范。檔案管理工作服務(wù)性低的另一個(gè)原因與檔案管理工作的規(guī)范性差有關(guān)系，工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)任何一項(xiàng)工作來說都是必不可少的，因此，有必要對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平進(jìn)行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對(duì)檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進(jìn)作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在檔案管理過程中尤其應(yīng)該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所帶來的工作時(shí)間和精力的浪費(fèi)。
3.3 增加檔案管理資金投入。農(nóng)墾檔案管理方式落后主要是由于檔案管理設(shè)備落后導(dǎo)致的，這與農(nóng)墾檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不足有關(guān)。要使農(nóng)墾檔案管理走上先進(jìn)檔案管理道路上來，真正為農(nóng)業(yè)行業(yè)提供資料查詢和借鑒上的方便，就需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這部分工作提高認(rèn)識(shí)，增加對(duì)檔案管理的資金投入，制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實(shí)施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過程進(jìn)行全程掌控。購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦和相應(yīng)的資料收集、管理軟件都要配齊。檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備，并做好相應(yīng)的預(yù)算，將預(yù)算及時(shí)、合理上報(bào)，為檔案管理工作進(jìn)入科技化、信息化提供便利，爭取更有利的工作條件。
3.4 對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)。目前農(nóng)墾檔案管理范圍狹窄的問題，大多數(shù)與檔案管理工作人員的職業(yè)水平有關(guān)，很多檔案工作人員檔案管理工作水平不高，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，在工作中也提不起“收集和管理資料”的興趣，因此，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)是必要的。首先應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。
關(guān)鍵詞：勘測；檔案；管理
1 提高勘測檔案管理水平的意義
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，許多勘測單位的檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)代的勘測檔案管理工作越來越獨(dú)立，越來越科學(xué)，自動(dòng)化程度越來越高，形式也越來越開放。這樣的管理不僅讓檔案的使用者可以快速而準(zhǔn)確地查找到想要的檔案材料，而且隨著檔案的信息化管理程度越來越高，也方便了有關(guān)的技術(shù)人員對(duì)工程地質(zhì)條件相似的所有工程資料進(jìn)行分析類比，使他們?cè)诳睖y過程中少走彎路。同時(shí)，還能夠在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，使查閱的資料更加全面系統(tǒng)，有效地提高了檔案管理人員的工作效率。但是，我們不能否認(rèn)的是，還有一些勘測企業(yè)的勘測檔案管理仍處于比較落后的狀態(tài)，管理效率比較低，保密性也相對(duì)比較差，資料損壞也相對(duì)比較嚴(yán)重。因此，在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，提升勘測檔案管理水平便成了許多勘測企業(yè)都必須面對(duì)、必須解決的問題。
2 提高勘測檔案管理水平的策略
2.1 做好宣傳教育工作，全員參與，齊抓共管
檔案管理工作不僅是檔案管理人員的份內(nèi)工作，也是所有參與借閱人員的職責(zé)。檔案管理人員素質(zhì)再高，管理制度再健全，借閱人員如果不配合，不執(zhí)行相關(guān)制度，檔案管理水平也無法提高。因此，要提高勘測檔案管理水平，必須首先做好宣傳教育工作，提高全員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，齊抓共管,共同遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，維護(hù)檔案管理的良好局面。比如，通過網(wǎng)站或OA系統(tǒng)向全員公示檔案管理和發(fā)展的規(guī)劃，公示檔案管理的獎(jiǎng)罰制度，并及時(shí)通報(bào)獎(jiǎng)罰情況；通過編寫檔案管理手冊(cè)、舉辦檔案管理講座等方法進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳；借助科普畫廊、網(wǎng)站、有線電視、廣播站等宣傳媒體，宣傳檔案管理的重要意義，檔案管理的方法。形成領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、專業(yè)人員重視、全員參與的齊抓共管氛圍，把管理和利用有機(jī)地結(jié)合起來。
2.2 科學(xué)合理地處理檔案信息，使勘測檔案的信息全面化、特色化、專題化
檔案管理人員不是簡單地把檔案資料堆放到柜子里便于查找就完事大吉，而是要做到科學(xué)合理地處理相關(guān)的檔案信息，便于借閱者查閱的同時(shí)向借閱者提供更全面、更專業(yè)的服務(wù)。因此，筆者建議對(duì)具有完好電子檔的工程資料以工程項(xiàng)目為主線，采用分層著錄法，保持工程項(xiàng)目的獨(dú)立性，顯示各工程階段的完整性，保持案卷和文件之間的內(nèi)在聯(lián)系；對(duì)于沒有電子檔的大量原始檔案資料，利用現(xiàn)有設(shè)備，進(jìn)行必要的電子掃描和加工處理，這樣可以直觀地看到掃描后的文件和圖紙?jiān)?，全面?zhǔn)確揭示勘測檔案的原始信息。除此之外，還應(yīng)該精選出一些重點(diǎn)工程、重大工程的重要階段以及具有重要參考價(jià)值的典型專題、技術(shù)報(bào)告和科研論文等，進(jìn)行必要的文字報(bào)告編輯、原始圖件的矢量化處理，建立完整的電子信息。
2.3 將信息化管理做到位，打破各檔案庫之間“隔膜”，使檔案檢索更快捷全面
檔案管理人員不是萬能的，檔案管理工作的信息化程度的高低與檔案信息化系統(tǒng)的先進(jìn)與否有關(guān)。因此，筆者建議建立比較先進(jìn)的工程檔案信息化系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)在檔案的使用者在檢索所需材料時(shí)，可以通過工程名稱、案卷、查詢到相關(guān)的文件，并且能夠全面地、準(zhǔn)確地揭示出檔案的原始信息，必須實(shí)現(xiàn)查詢功能的強(qiáng)大、系統(tǒng)方便和快捷。該系統(tǒng)除了能夠完成快速查詢、組合查詢以及模糊查詢外，還應(yīng)當(dāng)兼有各類工程以及多種載體的檔案彼此互相關(guān)聯(lián)的技術(shù)，通過特定的關(guān)聯(lián)號(hào)，能夠把相關(guān)的工程資料、圖片材料、影像材料等各類不同形式的檔案緊密地聯(lián)系起來，只要使用者在檔案系統(tǒng)中查詢到其中的任意一類檔案材料，就能同時(shí)檢索到與其內(nèi)容密切相關(guān)的其他各類檔案的所有信息，從而讓檔案材料更加系統(tǒng)化、全面化、整體化地呈現(xiàn)在使用者面前，滿足使用者的綜合需要，打破各檔案庫之間“隔膜”，實(shí)現(xiàn)跨庫管理與檢索。
2.4 提高服務(wù)意識(shí)，拓展服務(wù)渠道。檔案的價(jià)值不在于存了多長時(shí)間，而在于利用率有多高。為了提高檔案利用率，檔案管理人員要進(jìn)一步提高服務(wù)意識(shí)，拓展服務(wù)渠道，更好地滿足工程技術(shù)人員對(duì)檔案信息需求。首先要明確如今的檔案管理人員不再是把檔案材料簡單地歸類存放到相應(yīng)的柜子里，等著有需要者上門，便幫著找到。而是要把檔案信息進(jìn)行加工整理，甚至是去主動(dòng)搜集、開發(fā)，然后把更全面的、更專業(yè)的、更有特色的檔案材料提供給使用者。其次，要視用戶為上帝，以用戶為中心，在服務(wù)上，在檔案內(nèi)容上都要主動(dòng)接近用戶，靠近用戶的需要。樹立主動(dòng)為使用者服務(wù)的理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、上門服務(wù)以及跟蹤服務(wù)，樹立全過程服務(wù)的理念和意識(shí)。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該積極而主動(dòng)地參與科技人員的專業(yè)活動(dòng)，讓檔案管理人員更加熟悉勘測技術(shù)領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，更有利于檔案材料的搜集、整理與管理，使檔案工作者成為單位相關(guān)領(lǐng)域的行家里手，使檔案工作更好地為單位發(fā)展、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
2.5 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高勘測檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化程度的不斷提高，檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)也必須與時(shí)俱進(jìn)，不僅要更新管理知識(shí)、管理理念、管理方法和手段，而且還要提高對(duì)所搜集到的檔案信息進(jìn)行辨別和處理的能力，從而滿足使用者對(duì)檔案信息資源不斷增長的需求。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該具備一定的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，以便在檔案管理工作中更得心應(yīng)手?？傊?，只有不斷地只有不斷地提高檔案管理人員的管理水平、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)修養(yǎng)，才能更好地適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。
3 檔案管理中應(yīng)該注意的問題
3.1 把好檔案管理保密關(guān)。檔案管理的信息化程度的提高在方便了查閱的同時(shí)，也有諸多的問題存在，其中如何把好檔案保密這一關(guān)就是其中之一。為了解決這一問題，檔案管理人員要加強(qiáng)保密制度的相關(guān)學(xué)習(xí)，并在工作中認(rèn)真加以貫徹落實(shí)。同時(shí)還必須嚴(yán)格限定使用者的使用權(quán)限，什么級(jí)別的人員具備哪個(gè)級(jí)別的密級(jí)檔案要明確，要制定詳細(xì)的實(shí)行使用者身份和檔案密級(jí)雙重控制制度，并且雙重控制能夠在使用者進(jìn)入系統(tǒng)過程中得到有效落實(shí)。
3.2 把好檔案管理系統(tǒng)安全關(guān)。隨著檔案管理的開放程度的提高，隨著數(shù)字化、信息化水平的提高，由于網(wǎng)絡(luò)安全而引發(fā)的檔案管理安全問題也日益凸現(xiàn)。為了解決這一問題，相關(guān)單位和檔案管理工作者必須采取科學(xué)而可靠的安全防護(hù)措施，比如加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件以及軟件系統(tǒng)的管理，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對(duì)軟件和硬件進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，提高信息系統(tǒng)的安全級(jí)別，確保檔案信息系統(tǒng)的安全、可靠，從而進(jìn)一步確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全。
4 結(jié)束語
提升勘測檔案管理水平的方法有很多，還需要檔案管理人員在實(shí)際工作中不斷地探索和研究。在具體工作中還要同時(shí)兼顧到管理人員的因素、檔案管理系統(tǒng)軟硬件因素以及檔案使用者的因素，從思想認(rèn)識(shí)到工作實(shí)踐全方位的提高，才能確?？睖y檔案管理水平的大力提升。
參考文獻(xiàn)
1 財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范方式
1.1 規(guī)范財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)
財(cái)務(wù)檔案管理以管理為基礎(chǔ)，從優(yōu)化手段，以“細(xì)”為主。做到細(xì)致入微，并提高財(cái)務(wù)的管理效率。財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，做到嚴(yán)格審核，嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真執(zhí)行行業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算水平。促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算規(guī)范化是財(cái)務(wù)檔案管理的重要手段。實(shí)施控制資金外流，加強(qiáng)審批程序的嚴(yán)格化，確保預(yù)算不會(huì)超出實(shí)際支出。
1.2 完善檔案管理的規(guī)劃方式
定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)庫存易損耗品和已有資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)數(shù)額，來反映企業(yè)資產(chǎn)的實(shí)際營業(yè)狀況，并提高企業(yè)資產(chǎn)管理的效率，保證企業(yè)資產(chǎn)的增值與節(jié)流。為完善檔案管理的規(guī)范方式，提升檔案管理信息化水平，應(yīng)定期檢查檔案、安排業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行整理歸檔，堅(jiān)持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時(shí)做好檔案交接工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性不被破壞。需要加強(qiáng)電子財(cái)務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。
1.3 完善財(cái)務(wù)管理制度
財(cái)務(wù)人員核算的同時(shí)，需注意不斷地完善各項(xiàng)內(nèi)部制度，全面規(guī)范預(yù)算管理制度。嚴(yán)格審核財(cái)務(wù)手續(xù)，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動(dòng)和企業(yè)資產(chǎn)的保值增值；根據(jù)國家有關(guān)財(cái)務(wù)管理和公司的具體規(guī)定，根據(jù)公司現(xiàn)在的實(shí)際情況，指定特別規(guī)章制度，完善新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則遵循責(zé)任相關(guān)制度；開展增收業(yè)務(wù)管理制度，堅(jiān)持從財(cái)務(wù)的角度分析財(cái)務(wù)監(jiān)管現(xiàn)狀，從而提高財(cái)務(wù)的監(jiān)管水平，完善財(cái)務(wù)的管理制度[1]。
2 財(cái)務(wù)檔案管理水平提升對(duì)策
2.1 提高管理人員職業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作
當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題時(shí)，例如：財(cái)務(wù)管理人員意思淺薄、財(cái)務(wù)管理制度不夠完善。財(cái)務(wù)管理人員知識(shí)和技能達(dá)不到要求的水平，沒有辦法提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，進(jìn)而需要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)，利用信息化管理手段來提升財(cái)務(wù)檔案管理制度，并且有效提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。抓住基礎(chǔ)，練習(xí)業(yè)務(wù)會(huì)不斷地提高我公司的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是會(huì)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，也是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)部分，近年來，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作作為公司財(cái)務(wù)部門的首要任務(wù)來抓，把經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)管理的企業(yè)制度融合在一起，就會(huì)形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財(cái)務(wù)管理水平基本平衡[2]。需要加強(qiáng)電子財(cái)務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。定期安排業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行整理歸檔，堅(jiān)持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時(shí)做好檔案交接的工作，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性不被破壞。
2.2 建立內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度，規(guī)范財(cái)務(wù)收入與支出
按照國家的要求，財(cái)務(wù)管理制度是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基本準(zhǔn)則和行為規(guī)范，結(jié)合有序的財(cái)務(wù)制度，是完善企業(yè)制度的有效保障。為了整個(gè)公司的財(cái)務(wù)管理制度做到有條有序，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的建立要結(jié)合公司自身的管理要求和經(jīng)營特點(diǎn)，并列出成本核算統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)預(yù)算考核報(bào)告，使整個(gè)公司的財(cái)務(wù)狀況得到良好改善。同時(shí)，為公司的管理制度提供切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級(jí)主管匯報(bào)工作，內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)狀況，由部門領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)財(cái)務(wù)收支預(yù)算的情況和意見，對(duì)資金和稅收進(jìn)行審核排查，將結(jié)果發(fā)表到月末考核結(jié)果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業(yè)績考核。以上措施的執(zhí)行，不僅能督促會(huì)計(jì)從業(yè)人員提高工作質(zhì)量，做到認(rèn)真、負(fù)責(zé)、謹(jǐn)慎，同時(shí)也規(guī)范財(cái)務(wù)收入與支出，最后也防止違規(guī)違紀(jì)的行為發(fā)生，提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平[3]。
2.3 實(shí)行會(huì)計(jì)主管管理監(jiān)督的工作
會(huì)計(jì)的準(zhǔn)確信息離不開財(cái)會(huì)的管理方法與管理水平，主要從實(shí)質(zhì)出發(fā)，以主管委派工作內(nèi)容的完成程度。由于公司財(cái)務(wù)部門工作人員的綜合素質(zhì)較強(qiáng)，因而選拔具有獨(dú)立工作能力的會(huì)計(jì)人員，代表公司所屬部門進(jìn)行檢查監(jiān)督，并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理和會(huì)計(jì)核算工作。會(huì)計(jì)主管主要負(fù)責(zé)公司的工資發(fā)放和費(fèi)用支出，減少所在單位對(duì)工作的干預(yù)，增加主管的工作自主性和領(lǐng)導(dǎo)能力。會(huì)計(jì)主管應(yīng)提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，架起一頂“橋梁”，避免經(jīng)營活動(dòng)中的發(fā)生不規(guī)范的活動(dòng)信息。財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于任何企業(yè)的各個(gè)部門發(fā)展都有著非常重要的意義和作用，為企業(yè)和事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)提供了直接有效的數(shù)據(jù)。面對(duì)市場經(jīng)濟(jì)的大背景，做好企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作是非常重要的，每個(gè)企業(yè)或事業(yè)機(jī)關(guān)部門都要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化，企業(yè)財(cái)務(wù)工作，任務(wù)相當(dāng)龐大，競爭相對(duì)激烈，但是在中國的財(cái)務(wù)檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業(yè)會(huì)有專們的協(xié)助人員之外，事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度。
2.4 完善財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)節(jié)
規(guī)范財(cái)務(wù)工作，應(yīng)強(qiáng)化和完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)節(jié)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益；應(yīng)做好資金的籌集工作，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，認(rèn)真做好財(cái)務(wù)管理制度的基本工作，例如：收支計(jì)劃，核算、分析等工作。加強(qiáng)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，做好財(cái)產(chǎn)的清查工作和保管使用工作，每個(gè)月編制各類的會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)說明，分析考核報(bào)告。企業(yè)的核心在于財(cái)務(wù)管理的全面性，財(cái)務(wù)工作人員有責(zé)任和義務(wù)做好全面的工作，堅(jiān)決按《會(huì)計(jì)法》執(zhí)行工作。資本金的管理必須聘請(qǐng)中國注冊(cè)會(huì)計(jì)師來管理，按規(guī)章制度增加資本，由財(cái)務(wù)部門收回資本。此外，必須按股東批準(zhǔn)董事會(huì)提議；轉(zhuǎn)讓或部分出資的公司股東，按照公司規(guī)章制度向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資；及時(shí)核對(duì)應(yīng)付款和預(yù)付款的管理，保證流通資金充足，無法支付或應(yīng)首的款項(xiàng)上報(bào)給公司，由經(jīng)理批準(zhǔn)后處理；公司規(guī)定審批的對(duì)外擔(dān)保業(yè)務(wù)，登記后才能由財(cái)務(wù)管理部對(duì)外簽發(fā)，財(cái)務(wù)管理部門及時(shí)督促有關(guān)部門撤銷擔(dān)保；資金的管理超出限額部門要及時(shí)送存銀行保管，嚴(yán)格遵循人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》；財(cái)務(wù)人員不允許挪用現(xiàn)金和白條抵庫，并與庫存現(xiàn)金和賬面日記余額相符，如果發(fā)現(xiàn)不符要當(dāng)天查明原因，以保?C現(xiàn)金收入與支出符合原始憑據(jù)，進(jìn)而保障資金使用合理性 [4]。
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；管理；途徑；查詢
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.117
[中圖分類號(hào)]D630.3；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-0-01
1 現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的幾點(diǎn)問題
第一，目前由于部分事業(yè)單位沒有對(duì)人事檔案采用信息化的管理方式，仍然采用人工對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，這種工作方式往往會(huì)造成檔案查詢不方便或檔案丟失。
第二，在現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案的管理工作仍然存在不規(guī)范的現(xiàn)象，例如：對(duì)人事檔案存放不規(guī)范、檔案存放條件差，這容易導(dǎo)致檔案損壞或者無法查詢。
第三，檔案管理的人員存在素質(zhì)普遍不高的問題，由于檔案管理工作屬于幕后工作，有一部分員工很容易因?yàn)槿狈ぷ鞣e極性，逐漸降低對(duì)檔案管理工作的重視程度，長此以往，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)逐漸加深，使檔案管理工作更加難以得到全面的管理與發(fā)展。
2 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的幾點(diǎn)措施
2.1 提高認(rèn)識(shí)，完善人事檔案管理設(shè)施
目前，各事業(yè)單位的人事檔案主要依靠檔案管理部門的人員去進(jìn)行管理，由于檔案管理人員存在懶散現(xiàn)象，會(huì)使一些檔案的整理、審核工作沒有做到位。此外，檔案的管理工作也沒有引起檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致部分事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施陳舊，容易使檔案發(fā)潮。所以，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視，加大對(duì)檔案管理工作的財(cái)政投入，完善檔案管理設(shè)施，例如：通過添置滅火器材，購買通風(fēng)干燥的檔案保管柜等來完善人事檔案的管理設(shè)施，保障檔案的完整性。
2.2 完善人事檔案管理制度
各事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理工作要嚴(yán)格依靠《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的有關(guān)規(guī)定來進(jìn)行管理，使人事檔案的管理工作變得科學(xué)規(guī)范化。對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人員，要對(duì)他們宣傳《檔案法》，這樣才會(huì)使人事檔案的管理工作朝著依法管理的方向前進(jìn)。另外，人事檔案的管理工作涉及該事業(yè)單位的各級(jí)部門，不能僅僅依靠人事部門來進(jìn)行管理，要完善人事檔案的管理體系。例如：可以通過對(duì)各個(gè)部門的人員宣傳《檔案法》，加強(qiáng)各部門人員的檔案保管意識(shí)。
2.3 深化人事檔案管理體制的改革
對(duì)人事檔案的管理體制要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，讓人事檔案的管理工作符合人事檔案社會(huì)化管理細(xì)則，確保人事檔案服務(wù)社會(huì)。通過改革人事檔案社會(huì)化管理體制實(shí)現(xiàn)人事檔案的集中管理，讓各事業(yè)單位擺脫傳統(tǒng)的管理觀念，例如：可以將事業(yè)單位的檔案管理工作轉(zhuǎn)交給社會(huì)上的檔案保管機(jī)構(gòu)，通過社會(huì)上的檔案保管機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)各事業(yè)單位檔案的統(tǒng)一保管、統(tǒng)一管理。
2.4 加大對(duì)檔案保管人員的培訓(xùn)力度
建設(shè)一個(gè)具有高素質(zhì)、高水平人才的檔案管理小組，是提升事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的一項(xiàng)重要措施。隨著各事業(yè)單位人事改革工作的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理人員的能力水平也提出了新的要求，所以，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使他們具有較高的檔案管理水平，這樣才能使他們跟上各事業(yè)單位人事改革工作的步伐，確保人事檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范化。
2.5 推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，人事檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)朝著信息化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)跟不上信息化時(shí)代的步伐，具有很大的局限性。當(dāng)前，各事業(yè)單位可以將人事檔案通過計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字的形式，利用專門的軟件對(duì)檔案集中保管。這種采用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行保管的方式極大地方便了對(duì)檔案的查詢及調(diào)取，還能夠使檔案的更新更加及時(shí)。此外，這種方式的采用也能避免檔案涂改造假問題的出現(xiàn)，確保檔案信息的真實(shí)性。通過對(duì)人事檔案采用信息化管理的方式，可以提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。
2.6 注重人事檔案管理方法的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不能跟上人事改革的步伐，所以應(yīng)對(duì)人事檔案的管理方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。用新的管理方法來提升事業(yè)單位人事檔案的管理水平。
3 結(jié) 語
提升人事檔案的管理水平對(duì)各事業(yè)單位更好地利用人才具有重要的作用。采用信息化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理工作是提升檔案管理水平的一個(gè)重要途徑。另外，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)以及改善檔案存放條件也是檔案管理中的必不可少的工作內(nèi)容，為提升人事檔案管理水平提供了重要保障。
主要參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；提升；需要
信息化，就是在檔案管理部門的組織下，對(duì)企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，提高服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的必然要求。
一、明確檔案信息化建設(shè)的三個(gè)原則
（一）規(guī)范性原則。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，是通過室藏?cái)?shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。
（二）安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。
（三）效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及到多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，對(duì)室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。
二、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代辦公室設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等），確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗(yàn)，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對(duì)做好新形勢(shì)下的檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)所管理檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。四是數(shù)字化帶動(dòng)了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會(huì)提供信息的重要渠道之一。
三、加強(qiáng)檔案信息資源整合力度
檔案是重要的信息資源，檔案部門的重要職責(zé)就是服務(wù)，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業(yè)和社會(huì)公眾提供檔案信息的服務(wù)者。人們對(duì)檔案信息需求量不斷增長，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)和社會(huì)公眾對(duì)檔案工作需求，檔案管理體制機(jī)制存在的問題凸顯，例如：社會(huì)檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)不深，檔案人員考核激勵(lì)機(jī)制不健全，檔案現(xiàn)代化管理相對(duì)滯后等問題。在檔案信息化過程中，通過服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、規(guī)范服務(wù)行為，提升為企業(yè)和社會(huì)公眾服務(wù)的能力。
四、建立企業(yè)檔案信息管理制度
（一）企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。
（二）企業(yè)應(yīng)保證數(shù)字化檔案的真實(shí)、完整和有效。對(duì)保管期限為永久和長期的數(shù)字化檔案，應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。
（三）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，那么檔案信息無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
五、建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)
（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、用戶需求調(diào)研、應(yīng)用軟件的研發(fā)機(jī)制。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)（E6檔案系統(tǒng)、聲像檔案系統(tǒng)、地質(zhì)檔案系統(tǒng)）與企業(yè)有關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對(duì)本企業(yè)所形成各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。
（二）依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的總體方案、具有網(wǎng)絡(luò)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。
六、做好企業(yè)檔案信息化保密工作
（1）電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和儲(chǔ)存系統(tǒng)有著明顯的可分離性特點(diǎn)，電子檔案的內(nèi)容一般都是以數(shù)碼列的加以儲(chǔ)存管理的，需要還原顯示時(shí)，必須借助電子計(jì)算機(jī)軟件及硬件平臺(tái)。
（2）軟件和硬件設(shè)備之間有著一定程度的依賴性，這種依賴性主要表現(xiàn)在電子文檔內(nèi)容的形成以及處理都需要在計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持下完成，如果沒有計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子檔案就無從形成和保存，更難以達(dá)到資源共享。
（3）不穩(wěn)定性，電子文件都是以計(jì)算數(shù)字設(shè)備進(jìn)行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過程中，每一個(gè)操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或者是軟硬件出現(xiàn)問題，都會(huì)使電子文件受到損壞和丟失的現(xiàn)象發(fā)生。電子文檔修改過的電子檔案很難識(shí)別被更改的痕跡。
二、提高電子檔案管理水平的有效措施
1、加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環(huán)節(jié)中的第一項(xiàng)，也是做好電子檔案管理的的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內(nèi)容自動(dòng)檢索功能，有時(shí)需要保留修改過程中的信息，這也是一種收集過程。我們不僅要收集正式文件，還應(yīng)該及時(shí)的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標(biāo)明文檔之間相應(yīng)的關(guān)系，對(duì)此類電子文件應(yīng)該加強(qiáng)管理。在收集和積累文件的過程中應(yīng)該拷貝，以此來防止和避免當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)造成電子文檔的丟失。
2、加強(qiáng)對(duì)電子文檔的分類管理將電子文件經(jīng)過認(rèn)真的確認(rèn)和整理后，將其從網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器或計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中刻錄或拷貝到其他可脫機(jī)載體上，以便長期進(jìn)行保存。當(dāng)前，電子文檔的歸納保存應(yīng)符合以下幾個(gè)要求：一是在歸納時(shí)間上，應(yīng)以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲(chǔ)載體上，以便以后查閱方便。當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件業(yè)務(wù)也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲(chǔ)在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)上。二是，從數(shù)量上來看，為了保證文件的真實(shí)準(zhǔn)確和可利用性，一般需要保存兩個(gè)版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關(guān)科室進(jìn)行保存，以確保真實(shí)、有效的使用。
3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關(guān)手續(xù)是否齊全，是否符合相關(guān)規(guī)定等。并且由專人負(fù)責(zé)檔案的審核，保證不同來源的文檔能夠達(dá)到統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)要求，以便規(guī)范管理。文檔數(shù)據(jù)的使用和交流要有規(guī)范統(tǒng)一的原則，盡量采用通用格式。對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化，保留對(duì)各個(gè)文檔的處理信息，不要任意刪除。
4、加強(qiáng)對(duì)電子文檔軟硬件設(shè)施的管理積極開發(fā)電子文檔的存儲(chǔ)途徑。辦公室作為檔案管理部門存儲(chǔ)設(shè)備要齊全，要定時(shí)定期的對(duì)軟硬件進(jìn)行維護(hù)，如及時(shí)修補(bǔ)各種軟件存在的安全漏洞，對(duì)計(jì)算機(jī)上的病毒軟件和防火墻及時(shí)升級(jí)，以保證檔案資料上傳和下載過程中的安全性。而在硬件方面，要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理和維護(hù)，強(qiáng)化防磁設(shè)備的維護(hù)，對(duì)于應(yīng)該處理是機(jī)器應(yīng)該及時(shí)的更換。
1.山東省淄博市淄川區(qū)水利服務(wù)公司 255100 2.淄川區(qū)建設(shè)局 255100
[摘要]隨著科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，人們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候自動(dòng)化程度不斷的提高。檔案管理工作也應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的需要，將新的手段更好地運(yùn)用進(jìn)來，幫助檔案管理更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，滿足檔案管理的需要，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。目前，當(dāng)代檔案現(xiàn)代化建設(shè)存在以下幾個(gè)問題。
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關(guān)鍵詞 ]檔案管理；管理現(xiàn)代化；問題；措施
一、現(xiàn)階段檔案管理存在的一些問題
1.1檔案管理不夠規(guī)范
在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問題都對(duì)檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。一些單位對(duì)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)還不到位，對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范性在理解上還有偏差。檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管部門少的問題十分突出。
1.2檔案管理人員的素質(zhì)比較低下
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法，另外，有部分長期從事檔案管理的檔案人員對(duì)手工管理模式很滿意、很熟練，認(rèn)為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作，業(yè)務(wù)“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取，抱有混日子的思想。這些人自身素質(zhì)較差，文化程度較低，根本無法開展檔案編研、開發(fā)利用工作，就更談不上懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對(duì)現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識(shí)的了解幾乎為零，不想了解，也不想接觸，更沒能力掌握，依賴性較強(qiáng)、存在安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念，這些都成為制約檔案現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在因素。
1.3在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，投入比較少，滿足不了現(xiàn)代化管理需要
在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，最大的問題便是經(jīng)費(fèi)比較少。而經(jīng)費(fèi)投入的多少是由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)決定的。現(xiàn)在很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購買那些現(xiàn)代化的設(shè)備。特別是一些基層單位，進(jìn)行檔案室建設(shè)的時(shí)候，條件比較差，安全設(shè)施也不夠到位，檔案室的建設(shè)本身便不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，而檔案室建設(shè)的自動(dòng)化和數(shù)字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成了不良影響。
二、檔案現(xiàn)代化管理的基本措施
2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)，建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制
一是樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理；樹立責(zé)任意識(shí)，為單位負(fù)責(zé)的精神，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作；樹立整體意識(shí)，切實(shí)將單位和個(gè)人的信息詳細(xì)收集和整理，提高檔案管理的全面性。在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。
2.2加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)技能及素質(zhì)
在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人的作用是非常重要的，想要現(xiàn)代化管理真正的實(shí)現(xiàn)，必須變革人的思想。檔案管理人員必須真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。在新的形勢(shì)下各種新的檔案不斷的形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進(jìn)的技術(shù)和手段來進(jìn)行管理。而管理人員也必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，不斷地提高對(duì)自己的要求，不斷地接受各種培訓(xùn)，提高自己的知識(shí)水平和專業(yè)技能。要通過各種有用的形式加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，例如聘請(qǐng)專門的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識(shí)，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識(shí)等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。
2.3加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的投入
想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進(jìn)設(shè)備投入進(jìn)來。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也必須真正地意識(shí)到檔案管理的地位和重要性，積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化地進(jìn)行。加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化資金、設(shè)備方面的投入，在進(jìn)行檔案室設(shè)置的時(shí)候，必須做好通風(fēng)、采光、安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實(shí)際的需要還可以將電腦、監(jiān)視設(shè)備、空調(diào)等設(shè)備運(yùn)用進(jìn)來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。
