發(fā)布時(shí)間：2023-07-14 16:34:57
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子文件與電子檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞： 高校檔案管理工作 電子文件歸檔工作 系統(tǒng)工程
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)已延伸到社會(huì)的每一個(gè)角落，使世界信息化、網(wǎng)絡(luò)化；由此產(chǎn)生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標(biāo)志著記錄、傳達(dá)、留存信息的方式發(fā)生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是時(shí)代向檔案工作者提出的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。正確認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)和性能，是檔案工作者必備的知識(shí)點(diǎn)，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確與安全應(yīng)成為檔案工作者不懈的追求。
一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整地記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但由于建設(shè)與管理投資原因，檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件等國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，使得學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展受到嚴(yán)重制約。
（二）由于目前檔案歸檔大多數(shù)為紙質(zhì)、實(shí)物，管理工作量大，使用查詢(xún)困難；而人們對(duì)檔案管理工作重視不夠、對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，以及對(duì)檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不到位，造成檔案的實(shí)際利用率低下。
二、高校檔案管理的重要性
如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實(shí)際利用效率，對(duì)高校的教育、教學(xué)、教研活動(dòng)，有十分重要的作用。檔案管理是高校發(fā)展與建設(shè)歷史最真實(shí)面貌的反映，是提高教學(xué)質(zhì)量與水平的必要條件；高校檔案是學(xué)校教育活動(dòng)、教學(xué)管理、學(xué)生學(xué)習(xí)和學(xué)校建設(shè)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況；同樣，學(xué)校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎(chǔ)工作之一，隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，必須高度重視并規(guī)范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開(kāi)發(fā)利用，以便更有效地分析利用學(xué)校檔案，幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平，更好地為學(xué)校的教學(xué)管理服務(wù)。
三、電子文件歸檔
（一）體系的建立。
電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個(gè)體系，依靠一支隊(duì)伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎(chǔ)上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實(shí)際的有效途徑。
1?郾傳統(tǒng)的文件――紙質(zhì)文件的歸檔已有很長(zhǎng)歷史，經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎(chǔ)。開(kāi)展電子文件歸檔也必須形成一支隊(duì)伍來(lái)承擔(dān)此項(xiàng)工作。但現(xiàn)狀是：一方面，大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對(duì)穩(wěn)定的工作流程和熟練業(yè)務(wù)水平。另一方面，由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段。為此，必須對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)與信息管理人員或現(xiàn)有的立卷歸檔隊(duì)伍進(jìn)行必要的相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化或立卷歸檔等相關(guān)基本知識(shí)的技能培訓(xùn)，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
2?郾相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件歸檔所涉及的業(yè)務(wù)面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三方結(jié)合的方法。電子文件形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，對(duì)電子文件最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位，三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文件。
（二）方法與路徑。
1?郾選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的分散各異轉(zhuǎn)向集中統(tǒng)一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一?？梢岳脤W(xué)校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，比如可分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)。教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)中心、教務(wù)處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
2?郾借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)門(mén)網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的，具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自動(dòng)從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。已經(jīng)歸檔的電子文件一律用光盤(pán)保存。
（三）紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉。
1?郾在現(xiàn)有技術(shù)條件上，對(duì)一些具有至關(guān)作用的文件必須以紙質(zhì)文件保存。由于電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對(duì)一些重要的文件最好采取紙質(zhì)文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以利于參照互補(bǔ)。不僅如此，還要高度正視電子文件對(duì)紙質(zhì)文件帶來(lái)的影響，在做好紙質(zhì)文件傳統(tǒng)歸檔工作的同時(shí)，依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將歸檔文件實(shí)體與計(jì)算機(jī)檢索利用相結(jié)合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，既可完好地保存紙質(zhì)文件的原貌，又可以實(shí)現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質(zhì)文件管理工作的基礎(chǔ)上，還要適時(shí)做好紙質(zhì)文件向電子文件的有機(jī)轉(zhuǎn)換工作。
2?郾在磁盤(pán)、光盤(pán)貯存文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，電子檔案與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)的技術(shù)條件進(jìn)一步提高之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光盤(pán)歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些價(jià)值高的檔案，則采取以紙質(zhì)歸檔為主，磁盤(pán)、光盤(pán)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)論證后才能實(shí)施。
四、結(jié)語(yǔ)
檔案管理的電子文件歸檔實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱苦的、細(xì)致的、難度較大的系統(tǒng)工作。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，做好電子文件歸檔工作，首先要領(lǐng)導(dǎo)重視，并且要親自抓好這項(xiàng)工作，各有關(guān)部門(mén)須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關(guān)的規(guī)章制度，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規(guī)定。只有電子文件歸檔，才能保障學(xué)校日常工作及教學(xué)、科研中產(chǎn)生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實(shí)地保證其原始性、真實(shí)性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來(lái)了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來(lái)。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對(duì)紙質(zhì)文件帶來(lái)的影響，積極更新知識(shí)，學(xué)習(xí)和發(fā)展檔案管理的理論、原則、方法和技術(shù)，使兩類(lèi)文件檔案更好地結(jié)合在一起，滿足社會(huì)的需要。
參考文獻(xiàn)：
［1］傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.杭州：浙江大學(xué)出版社，2004.4.
關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異
自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國(guó)信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡(jiǎn)單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類(lèi)檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對(duì)檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國(guó)檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長(zhǎng)短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤(pán)所構(gòu)成的。首先,磁盤(pán)和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤(pán)和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤(pán)的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤(pán)基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤(pán)記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤(pán)等電子載體一般使用壽命均不超過(guò)10年,而光盤(pán)的使用壽命也不超過(guò)30年。
因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽(yáng)光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。
而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過(guò)時(shí),其載體上的信息將無(wú)法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤(pán)到目前的光盤(pán)、U盤(pán),在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤(pán)計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷(xiāo)售的產(chǎn)品無(wú)法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無(wú)法在識(shí)取電子文件信息。
因此,對(duì)電子文件來(lái)講技術(shù)壽命所到來(lái)的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異
在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長(zhǎng)紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來(lái),且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無(wú)時(shí)無(wú)刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過(guò)計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過(guò)程,而由于信息載體無(wú)法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來(lái)很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過(guò)程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類(lèi)和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類(lèi)和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢(xún),極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵?xún)電子文件時(shí)必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過(guò)檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢(xún)功能。
5、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國(guó)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)
[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].內(nèi)蒙古氣象,2006,(2).
[2]謝維麗.淺析加強(qiáng)電子文件的管理[J].中國(guó)科技信息,2005,(9).
[3]王紅蕾,單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專(zhuān)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2004,(2).
關(guān)鍵詞：企業(yè)電子檔案；電子檔案管理問(wèn)題；解決措施
中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時(shí)代的到來(lái)，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無(wú)紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的重要記錄，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。但是，中國(guó)企業(yè)對(duì)于這方面的應(yīng)用探索還不長(zhǎng)，企業(yè)電子檔案的實(shí)際管理中仍然存在諸多問(wèn)題，因此筆者結(jié)合自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，給出一些思考和建議。
一、企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計(jì)的過(guò)程中，檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有參與其中，單純從軟件設(shè)計(jì)工作人員角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行程序的設(shè)計(jì)，立足在一些基本表面的問(wèn)題，比如邏輯上的歸檔問(wèn)題，信息的分總問(wèn)題，可以說(shuō)考慮的范圍是相對(duì)局限，不夠周全的。而由此設(shè)計(jì)出來(lái)的自動(dòng)化辦公軟件，在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題上的解決措施有待改進(jìn)。
（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類(lèi)出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實(shí)際情況，在信息的分類(lèi)上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類(lèi)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需要，對(duì)于信息的應(yīng)用、管理都會(huì)有著出入。
（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒(méi)有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無(wú)法有效統(tǒng)一結(jié)合。
（四）電子檔案儲(chǔ)存載體安全度無(wú)法保證。檔案對(duì)于公司來(lái)說(shuō)是有一定價(jià)值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲(chǔ)存一般分成兩種，一類(lèi)是直接通過(guò)硬盤(pán)儲(chǔ)存器，另一類(lèi)是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲(chǔ)存，比如最近比較熱門(mén)的云儲(chǔ)存，兩者的安全性都無(wú)法完全保證。硬盤(pán)儲(chǔ)存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價(jià)值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，盡管可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲(chǔ)，但是一些重要的信息仍會(huì)會(huì)被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無(wú)紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對(duì)于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對(duì)于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)管理達(dá)到熟練的程度，同時(shí)工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實(shí)的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無(wú)法把理論更好地結(jié)合于實(shí)際，對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。
二、針對(duì)企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題的解決措施
（一）電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問(wèn)題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說(shuō)是信息庫(kù)的建立，這是一個(gè)至關(guān)重要的步驟，來(lái)保證后期信息利用有價(jià)值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實(shí)性和完整性，同時(shí)需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來(lái)規(guī)范監(jiān)控過(guò)程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴(yán)格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識(shí)別性。檔案信息對(duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的價(jià)值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識(shí)別性有著現(xiàn)實(shí)的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開(kāi)始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)來(lái)更好地備份以防丟失，以及對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時(shí)也增加了其中的風(fēng)險(xiǎn)，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯?wèn)題，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實(shí)的必要，因此在電子文件辦制的時(shí)候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對(duì)于文件進(jìn)行篡改，危害企業(yè)的利益。
（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進(jìn)行歸檔之前，一般需要先進(jìn)行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價(jià)值，根據(jù)實(shí)際的需要來(lái)給出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類(lèi)不利于公司對(duì)于信息的應(yīng)用。在一定有效分類(lèi)之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價(jià)值。
（五）優(yōu)化電子檔案歸檔。現(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實(shí)行“雙套制”，但是實(shí)際過(guò)程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問(wèn)題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問(wèn)題，一方面需要著手建立和運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實(shí)體檔案的作用，發(fā)揮實(shí)體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)信息平臺(tái)上的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進(jìn)，相關(guān)的工作人員作為工作過(guò)程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動(dòng)性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時(shí)結(jié)合兩者，才能讓整個(gè)工作更加有效，有價(jià)值。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個(gè)環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類(lèi)的工作人員，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題才能更好地解決問(wèn)題，才能讓整個(gè)過(guò)程在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，讓電子無(wú)紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實(shí)價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.
[2]鄒喜玲.淺談檔案辦公自動(dòng)化管理[J].湖北廣播電視大學(xué)出版社，2003，21（3）：107-109.
關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；
文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01
一、電子文件的重要性
首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國(guó)家信息化建設(shè)的健康發(fā)展。近二十年來(lái)，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國(guó)家檔案工作、國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應(yīng)由檔案部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的有關(guān)要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國(guó)家記憶的長(zhǎng)久傳承。最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶需求，也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點(diǎn)與不足，調(diào)整和改進(jìn)工作方法或技術(shù)措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來(lái)，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價(jià)值和基本條件。
二、電子文件的整理
電子文件整理時(shí)應(yīng)根據(jù)文件整理目標(biāo)和規(guī)律，借鑒已相當(dāng)成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。
（一）電子文件的組織。在電子文件形成后要及時(shí)進(jìn)行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過(guò)分類(lèi)、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱(chēng)、文件號(hào)、分類(lèi)和隸屬編號(hào)、密級(jí)等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由檔案部門(mén)的歸檔人員來(lái)完成。
（二）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。電子文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中是以虛擬方式存在的，應(yīng)建立“虛擬文件庫(kù)”。經(jīng)過(guò)分類(lèi)、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫(kù)”中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字?jǐn)?shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個(gè)電子文件索引數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣更利于以后進(jìn)行查找。
（三）電子文件的存取。電子文件的整理是一個(gè)完整的生命周期，涉及多個(gè)部門(mén)。堅(jiān)持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)對(duì)電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過(guò)程中，進(jìn)行自動(dòng)跟蹤管理，專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)負(fù)責(zé)，再進(jìn)行拷貝或刻錄到可以移動(dòng)的磁盤(pán)、光盤(pán)介質(zhì)上，以便長(zhǎng)期保存其原始性和完整性。
三、電子文件的歸檔
電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進(jìn)行分類(lèi)、編制文號(hào)后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)。然后由檔案部門(mén)統(tǒng)一管理歸檔。
（一）確定范圍。確定歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國(guó)家規(guī)定、能夠反映實(shí)際情況、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類(lèi)、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對(duì)集中到一起，便于操作者查詢(xún)讀取文件，也便于計(jì)算機(jī)尋找文件。
（二）明確時(shí)間。按規(guī)定每年度的電子文件應(yīng)在次年的6月底前進(jìn)行歸檔，因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問(wèn)題，一般以不超過(guò)2～3個(gè)月為宜。
（三）制定規(guī)范。及時(shí)收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對(duì)于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對(duì)其進(jìn)行積累、鑒定、歸檔；對(duì)于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔；對(duì)于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強(qiáng)管理，一并進(jìn)行歸檔管理；對(duì)于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實(shí)性和可靠性。
（四）選擇載體。紙質(zhì)文件檔案管理的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，在脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式上極其容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，利用網(wǎng)絡(luò)移交較為安全。一是借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線?，F(xiàn)在大多數(shù)單位都已建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，可以借助本單位的網(wǎng)絡(luò)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)線，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此線傳輸?shù)綑n案管理部門(mén)。二是選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，由單位指定一個(gè)管理部門(mén)（如信息中心）負(fù)責(zé)本單位的數(shù)據(jù)傳輸、資料鑒定、內(nèi)容審核、編目整理后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)進(jìn)行保存。以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的原始性、準(zhǔn)備性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。通過(guò)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)收集與管理電子文件，是實(shí)施前端控制的有效手段。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，電子文件管理系統(tǒng)就自動(dòng)進(jìn)行跟蹤管理，檔案部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行檔案管理和控制，對(duì)電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個(gè)階段設(shè)置完善的功能管理，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施邏輯管理。
四、結(jié)束語(yǔ)
隨著辦公自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)程的加快，在日常工作中高效、準(zhǔn)確地處理各種信息的工作方式會(huì)形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來(lái)了更高的要求。目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標(biāo)和要求是相對(duì)完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴(yán)格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強(qiáng)電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認(rèn)為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問(wèn)題，應(yīng)認(rèn)真把握電子文件的特點(diǎn)，分析其檔案管理規(guī)律，結(jié)合辦公自動(dòng)化的要求，完善各項(xiàng)制度和技術(shù)規(guī)范，不斷推動(dòng)電子文件的檔案管理和有效利用。
參考文獻(xiàn)：
[1]高峰，趙密霞.高校電子文檔管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)研究[J].蘭臺(tái)世界，2013，（14）.
[2]趙暉.信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].辦公自動(dòng)化，2012，（01）.
【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；特殊性；知識(shí)技能
隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展,特別是信息產(chǎn)業(yè)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。電子檔案雖然與紙質(zhì)檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則,但電子檔案與紙質(zhì)檔案仍有很大的不同——因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的信息內(nèi)容一旦與載體結(jié)構(gòu)形式構(gòu)成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無(wú)法分離,人們不依靠任何技術(shù)就能識(shí)別檔案的內(nèi)容。而電子檔案則須使用技術(shù)和設(shè)備把信息內(nèi)容記錄于存儲(chǔ)載體上后,就離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備,并要利用這種技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行逆處理才能識(shí)別它的內(nèi)容,這就造成了電子檔案管理的特殊性。
研究電子檔案管理的特殊性,探討建設(shè)一支與之相適應(yīng)的具備一定知識(shí)技能的電子檔案管理隊(duì)伍,是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須解決的課題。
1．電子檔案管理的特殊性
電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理不同的主要原因,是電子檔案管理要依賴(lài)電子計(jì)算機(jī)的軟硬件技術(shù)平臺(tái)。因而電子檔案管理的特殊性表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
1.1電子檔案管理的信息內(nèi)容數(shù)碼化
電子文件、電子檔案是將文字圖形、影音影像等信息,轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)來(lái)存儲(chǔ)和傳輸?shù)?。人們?duì)電子文件、電子檔案所記錄的信息必須通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能閱讀。
1.2電子檔案管理必須實(shí)行文檔處理一體化
從管理的角度看,電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段,檔案人員無(wú)須參與管理,但電子文件在形成階段,檔案人員就要參與設(shè)計(jì)指導(dǎo),使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔管理;同時(shí)還要了解電子文件產(chǎn)生的背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)格式及計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等,因此,在電子文件時(shí)代,電子文件的形成者,電子檔案的管理者,必須通力協(xié)作,實(shí)行文檔一體化管理,才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。
1.3電子檔案保存保管技術(shù)復(fù)雜化
紙質(zhì)檔案只要符合保管保護(hù)條件,就能達(dá)到長(zhǎng)期保存目的,而電子檔案長(zhǎng)期保存就要面臨許多的技術(shù)上的問(wèn)題,例如電子檔案可存取性、可用性、可理解性因素,電子軟件所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件發(fā)展水平,電子信息存儲(chǔ)載體的耐久性等等因素,都會(huì)影響電子檔案的有效保管,必須要有一整套的技術(shù)措施來(lái)給予支持。
1.4電子檔案開(kāi)發(fā)利用形式多樣化
對(duì)于紙質(zhì)檔案的開(kāi)發(fā)利用,我國(guó)已有一整套的方針政策和方法,但電子檔案的開(kāi)發(fā)利卻面臨著許多新問(wèn)題,如電子檔案的利用是通過(guò)通信傳輸,還是提供存儲(chǔ)載體的拷貝件,抑或是直接利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供利用;還是電子檔案的利用場(chǎng)所、保密問(wèn)題、開(kāi)放時(shí)間、應(yīng)用范圍等等,這些都要根據(jù)電子檔案的特性來(lái)制定相應(yīng)的政策方法,并提供足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開(kāi)發(fā)利用好電子檔案。
2.電子檔案技術(shù)管理
2.1電子文件分類(lèi)
檔案管理工作中的全部電子文件，按照業(yè)務(wù)類(lèi)別劃分，可分成公務(wù)文書(shū)類(lèi)、科技圖文類(lèi)、財(cái)會(huì)文件類(lèi)、人事文件類(lèi)等，這是按業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行的分類(lèi)；目前比較普遍而公認(rèn)的分類(lèi)方法是按照電子文件的來(lái)源劃分，這種來(lái)源是形成電子文件的軟、硬件設(shè)備。據(jù)此電子文件可分成文本類(lèi)、圖形類(lèi)、數(shù)據(jù)類(lèi)、程序類(lèi)、圖像類(lèi)、聲音類(lèi)、多媒體類(lèi)等。如通過(guò)文字處理軟件形成的文件為文本類(lèi)文件，通過(guò)AUTOCAD等軟件形成文件為圖形類(lèi)文件，通過(guò)編程軟件形成的文件為程序類(lèi)文件，通過(guò)照相機(jī)等設(shè)備形成的文件為圖像類(lèi)文件，而通過(guò)音頻設(shè)備形成的文件為聲音類(lèi)文件、通過(guò)多媒體軟件制作的文件為多媒體類(lèi)文件。這一分類(lèi)方法基本涵蓋了檔案管理中所有電子文件，是科學(xué)而實(shí)用的電子文件分類(lèi)方法。
2.2電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密
但電子文件只有做到科學(xué)分類(lèi)，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索。基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱(chēng)不規(guī)范，同樣會(huì)制約機(jī)檢速度和準(zhǔn)確率。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索.而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng)、文件制發(fā)單位和文件名稱(chēng)等等一系列檢索符號(hào)，才能以最快的速度命中目標(biāo)，否則如同大海撈針。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。對(duì)于這一部分文件一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善.進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。所以，對(duì)于檔案管理工作的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。
2.3電子文件的鑒定也存在著區(qū)別真?zhèn)螁?wèn)題
檔案部門(mén)所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則.電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。
2.4電子文件的歸檔方式
目前普遍是光盤(pán)歸檔和電子文件在線歸檔兩種方式，即通常所說(shuō)的物理歸檔和邏輯歸檔。光盤(pán)歸檔要?dú)wA、B套，A套作為母盤(pán)保管，B套提供利用。光盤(pán)按照電子檔案的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)和管理。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門(mén)做好電子文件接收準(zhǔn)備工作，然后由文件管理部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向檔案部門(mén)傳送歸檔文件并將文件管理權(quán)向檔案部門(mén)移交。電子文件的在線歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存.重要文件應(yīng)刻錄光盤(pán)備存。
3.電子檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
電子檔案管理的特殊性,要求電子檔案管理人員既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),又要掌握自然科學(xué)知識(shí)和電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù),才能對(duì)電子文件及電子文件歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理。這些知識(shí)和技能主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:
3.1電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)
對(duì)檔案學(xué)概念、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)和檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等知識(shí)予以深入了解和掌握,能熟練運(yùn)用檔案管理的理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，不僅要知其然，還要知其所以然，面對(duì)不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題，研究探討新的管理方法，才能對(duì)電子檔案按檔案管理的原則和要求不斷深化，實(shí)施常態(tài)化管理。
3.2電子檔案管理人員還必須加強(qiáng)自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí),掌握電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)
對(duì)自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科、微電子技術(shù)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、現(xiàn)代通信和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其在檔案部門(mén)應(yīng)用知識(shí)必須要有一定的了解和掌握，而對(duì)計(jì)算機(jī)操作、保養(yǎng)、維護(hù)的實(shí)際操作技能應(yīng)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)水平,只有這樣才能對(duì)電子文件、電子文件歸檔和歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理,達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。
建設(shè)一支高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍,一方面應(yīng)引起各行業(yè)單位的高度重視,把培養(yǎng)電子文件、電子檔案管理人員當(dāng)作大事來(lái)抓,通過(guò)繼續(xù)教育、學(xué)歷提升等途徑，盡快培養(yǎng)高素質(zhì)的電子文件、電子檔案管理人員;另一方面檔案部門(mén)可以引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員，改變檔案部門(mén)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一帶來(lái)的不足。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下,高新技術(shù)迅猛發(fā)展,既給企事業(yè)單位檔案管理工作提出了挑戰(zhàn),又為開(kāi)展電子檔案管理提供了有力的技術(shù)支持。相信只要敢于迎接挑戰(zhàn),以科學(xué)的態(tài)度來(lái)研究電子檔案管理的特殊性、規(guī)律性問(wèn)題,并加強(qiáng)電子檔案管理人員新知識(shí)、新技能的培訓(xùn),迅速建設(shè)一支高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍,我們就能夠管理好電子檔案,保證在電子時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存?！科]
關(guān)鍵詞：高校電子檔案 檔案管理 制度建設(shè) 信息技術(shù) 安全管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）07（a）-0216-01
電子檔案有別于傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)，它具有數(shù)字化、虛擬化的特點(diǎn)，是承載信息讀取的重要媒介。其載體的范圍包括電子計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、磁盤(pán)、軟硬件等，提供電子檔案信息存儲(chǔ)和應(yīng)用讀取的全部介質(zhì)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與普及為電子檔案管理提供了必備條件，高校電子檔案信息資源是調(diào)節(jié)引導(dǎo)電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)要素。為了推動(dòng)電子檔案建設(shè)的發(fā)展，有必要對(duì)高校電子檔案管理進(jìn)行完善和強(qiáng)化管理措施。
1 電子檔案管理中存在的主要問(wèn)題
1.1 電子檔案管理規(guī)章制度不健全
當(dāng)前，許多高校電子文件的產(chǎn)生實(shí)際上是無(wú)序的，對(duì)電子文件歸檔不明確，存貯載體存在不安全隱患。對(duì)電子文件的歸檔程序沒(méi)有規(guī)范化，缺乏行之有效的管理制度。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把許多有價(jià)值的應(yīng)歸檔文件分散存放分散管理，沒(méi)有及時(shí)將個(gè)人存儲(chǔ)的電子文件及時(shí)歸檔，有很多重要的文件被隨意的刪除覆蓋掉。給電子檔案工作造成嚴(yán)重?fù)p失。
1.2 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不一
在檔案管理過(guò)程中，只有選配素質(zhì)高業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員，才能提高檔案管理水平。高校電子檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)電子技術(shù)、通信技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)知識(shí)掌握一知半解，沒(méi)有積極更新相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致電子文件的歸檔工作出現(xiàn)被動(dòng)、滯后的局面。
1.3 電子文件的形成與電子檔案歸檔脫節(jié)
在高校檔案管理工作中，從電子文件的形成到歸檔要經(jīng)歷許多部門(mén)，許多部門(mén)產(chǎn)生電子文件時(shí)沒(méi)有檔案人員參與意見(jiàn)，電子文件管理不嚴(yán)，形成文件的部門(mén)及人員對(duì)電子檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，存在隨意刪改的現(xiàn)象，有的存儲(chǔ)過(guò)于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，導(dǎo)致電子文件管理與電子檔案管理出現(xiàn)關(guān)系不順，相互推諉時(shí)有發(fā)生。
2 高校電子檔案管理的對(duì)策
2.1 建立建全檔案管理工作規(guī)章制度
領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作。檔案管理部門(mén)要積極組織專(zhuān)兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平以及對(duì)電子檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的統(tǒng)一要求，結(jié)合本校的電子檔案的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，提出可行性的規(guī)范措施和管理制度，如：收集范圍、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管措施等，使各系部在歸檔工作中有章可循，從而使檔案管理工作朝著制度化，規(guī)范化方向發(fā)展，才能使電子檔案管理更加專(zhuān)業(yè)化。
2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才
檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作是否做好的重要的因素，要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍，必須提升檔案人員管理水平及業(yè)務(wù)能力，加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，檔案管理人員要不僅要學(xué)習(xí)好檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等法律法規(guī)之外。還要學(xué)好相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，高校中教科研方面的電子檔案是高校電子檔案管理中的重中之重，所以加強(qiáng)專(zhuān)兼職檔案管理人員培訓(xùn)，培養(yǎng)出復(fù)合型檔案管理人才是高校檔案管理工作的重要任務(wù)。
2.3 加強(qiáng)電子檔案安全保護(hù)措施
隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，電子文檔的重要性越來(lái)越突出，安全保護(hù)問(wèn)題也越來(lái)越嚴(yán)重。每一個(gè)階段都存在相應(yīng)的安全威脅。電子檔案安全是指電子檔案從產(chǎn)生、存儲(chǔ)、處理、傳輸、利用及銷(xiāo)毀和永久保存的過(guò)程中存在的安全隱患。要選取質(zhì)量好，性能優(yōu)的信息載體存貯檔案信息，創(chuàng)造適宜的存貯環(huán)境也是電子檔案信息載體使用壽命長(zhǎng)短的重要因素，還要防止光線和有害氣體危害。電子文檔保護(hù)從防護(hù)到借助電子文檔安全管理系統(tǒng)，才能真正保證電子檔案載體的安全，所以加強(qiáng)電子檔案安全保護(hù)是提高電子檔案利用率和延長(zhǎng)使用壽命的保障。
2.4 保證電子檔案信息內(nèi)容來(lái)源的原始真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期有效性
電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性是進(jìn)行電子檔案管理的核心問(wèn)題。紙質(zhì)文件內(nèi)容的原始性清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袛?，而電子文件可以被原樣?fù)制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實(shí)性的基礎(chǔ)。要從電子文件生成時(shí)就要開(kāi)始對(duì)其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對(duì)各項(xiàng)操作的跟蹤記錄。制定文件生成和辦理的流程控制程序；建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任者鏈接，分別對(duì)起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔等過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)和辦理交接手續(xù)。才能保證電子檔案信息內(nèi)容來(lái)源的原始真實(shí)性、完整性。
高校的電子文件是高校進(jìn)行行政管理和教學(xué)管理的重要資源，高校要從管理和教學(xué)的實(shí)際出發(fā)，采取切實(shí)可行的管理措施，從硬件與軟件兩個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)高校電子檔案管理工作，只有把這些重要信息資源得到很好開(kāi)發(fā)與利用，使之達(dá)到科學(xué)化管理，才能更好地為教科研服好務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 陳曉梅.淺析高校電子檔案管理[J].科技信息，2012（9）：231.
[2] 王濤，唐曙光.淺論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)世界，2011（S1）：97-98.
關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時(shí)，由于我國(guó)建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國(guó)建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀
我國(guó)建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問(wèn)題，我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對(duì)于相關(guān)文件管理人員的專(zhuān)業(yè)要求比較高，但是由于我國(guó)文件管理人員儲(chǔ)備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專(zhuān)業(yè)技能不夠，無(wú)法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國(guó)，目前很多建筑工程場(chǎng)所對(duì)于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會(huì)出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個(gè)問(wèn)題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對(duì)工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對(duì)紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對(duì)紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專(zhuān)業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。
2實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對(duì)我國(guó)建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的措施，來(lái)保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對(duì)建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒(méi)有統(tǒng)一的格式，在文件查詢(xún)的時(shí)候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對(duì)信息查詢(xún)提供有效的保證，同時(shí)有利于檔案的完善管理，方便日后查詢(xún)、糾錯(cuò)等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專(zhuān)人專(zhuān)職。另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專(zhuān)業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識(shí)。對(duì)于建筑工程單位來(lái)說(shuō)，具有完善電子文件管理的意識(shí)是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門(mén)需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個(gè)建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段落實(shí)電子文件工作。對(duì)于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對(duì)于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對(duì)于以后的工作查詢(xún)來(lái)說(shuō)，是十分重要的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容。因此在電子文件的處理過(guò)程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時(shí)能為查詢(xún)者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性?？梢云赣脤?zhuān)業(yè)的鑒定人員，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢(xún)，確保電子文件沒(méi)有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對(duì)于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時(shí)要嚴(yán)防不法分子對(duì)于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個(gè)方面提高文檔管理工作效率，從而及時(shí)準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國(guó)的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國(guó)家投資項(xiàng)目評(píng)審中心
參考文獻(xiàn)
zlx：從當(dāng)前實(shí)踐看，電子文件管理系統(tǒng)還基本難以找到對(duì)應(yīng)的管理主體，它更多的是理論界的一種自?shī)首詷?lè)式的純理論闡釋。因?yàn)椋娮游募跇I(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生以后，一直就在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行，如會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中運(yùn)行、教學(xué)檔案是在教務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行、電子公文是在公文管理系統(tǒng)中運(yùn)行等?？偛荒苷f(shuō)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)等屬于電子文件管理系統(tǒng)吧？它們都是為了辦理上述業(yè)務(wù)而存在的管理系統(tǒng)或平臺(tái)，而不是為了管理電子文件而存在的系統(tǒng)或平臺(tái)。當(dāng)前學(xué)界一般把電子文件管理系統(tǒng)定義為管理電子文件的平臺(tái)，而上述系統(tǒng)存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，因此，上述系統(tǒng)顯然不是“電子文件管理系統(tǒng)”。而電子文件在辦理完成之后，經(jīng)過(guò)歸檔又直接進(jìn)入到“檔案管理系統(tǒng)”里去了，所以這個(gè)“電子文件管理系統(tǒng)”在哪里呢？誰(shuí)在對(duì)其進(jìn)行管理呢？
任越：支持zlx的觀點(diǎn)。電子文件管理系統(tǒng)就是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)本身就是單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的拓展，只不過(guò)檔案學(xué)界將這個(gè)電子文件管理系統(tǒng)單獨(dú)拿出來(lái)，其實(shí)必要性不強(qiáng)。各位可以上網(wǎng)搜索，哪個(gè)學(xué)界專(zhuān)家真正開(kāi)發(fā)過(guò)電子文件管理系統(tǒng)并搞過(guò)實(shí)證研究？電子文件管理系統(tǒng)都是人家科技公司研發(fā)出來(lái)的，專(zhuān)家們只不過(guò)提供了一些素材和需求罷了。
陳建同學(xué)：支持任越的觀點(diǎn)。電子文件管理系統(tǒng)還是要圍繞實(shí)踐部門(mén)走。電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略頂層設(shè)計(jì)正在全面實(shí)施，電子文件管理系統(tǒng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也已經(jīng)頒布。實(shí)踐層面，電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用正在逐步推進(jìn)。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)很尷尬，為什么不是OA呢？或者說(shuō)是某種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。我覺(jué)得zlx說(shuō)得有道理，現(xiàn)實(shí)生活中其實(shí)就是一種特殊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)而已。管理主體就是文件背后業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理者。
simon：我是企業(yè)檔案館的，單位有個(gè)部門(mén)叫文檔處，負(fù)責(zé)管理公司文件和檔案。電子文件管理系統(tǒng)主要是管理電子文件的，電子文件系統(tǒng)中有個(gè)模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變?yōu)殡娮訖n案。所以我們的電子文件概念和現(xiàn)在學(xué)界說(shuō)的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質(zhì)檔案的管理模式，管理主體沒(méi)有變化。
一芙：我覺(jué)得主體是文件形成單位，電子文件系統(tǒng)的存在是為了單位的業(yè)務(wù)而設(shè)置的，電子文件是業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件。
追夢(mèng)的少年：立檔單位和業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該是電子文件管理系統(tǒng)的主體。立檔單位和具體業(yè)務(wù)部門(mén)是電子文件的具體形成者，他們對(duì)電子文件的形成過(guò)程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。
陳建同學(xué)：電子文件管理系統(tǒng)有主體嗎？是管理主體還是開(kāi)發(fā)主體？這個(gè)問(wèn)題要搞清楚。
任越：支持陳建同學(xué)的觀點(diǎn)。電子文件管理系統(tǒng)就是個(gè)系統(tǒng)程序，怎么會(huì)有主體？主體是程序員。
simon：我們單位管理和開(kāi)發(fā)都是文檔處統(tǒng)一管理。
wgy0828：系統(tǒng)管理的主體必須是系統(tǒng)管理員。至于誰(shuí)是系統(tǒng)管理員，是什么級(jí)別的管理員，就回到電子文件管理主體的問(wèn)題了。
simon：系統(tǒng)管理員聽(tīng)文檔部門(mén)的，所以系統(tǒng)管理員只是輔助管理，還是需要按公司統(tǒng)一的文檔管理制度來(lái)操作，所以管理主體就是文檔部門(mén)。
wgy0828：你說(shuō)的系統(tǒng)管理員是剛開(kāi)發(fā)好的初始身份吧，系統(tǒng)移交單位之后的管理員不就是與文件流轉(zhuǎn)相關(guān)的人員。
紅旗下的檔棍：其實(shí)，電子文件管理系統(tǒng)只是一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)而已，有時(shí)表現(xiàn)為狹義的辦公部門(mén)開(kāi)發(fā)使用的系統(tǒng)，但更多的是其他業(yè)務(wù)部門(mén)管理的系統(tǒng)，其管理主體多數(shù)情況下為文件背后業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設(shè)計(jì)管理、開(kāi)發(fā)管理等。
住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類(lèi)型系統(tǒng)：業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)與文件形成單位相對(duì)應(yīng)，電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)與檔案館相對(duì)應(yīng)。
檔案研究僧：這個(gè)討論的主題是不是有歧義??？是在討論管理電子文件的主體，還是管理電子文件管理系統(tǒng)的主體？電子文件管理系統(tǒng)的主體聽(tīng)上去感覺(jué)有點(diǎn)別扭。一個(gè)系統(tǒng)的主體是設(shè)計(jì)系統(tǒng)的人，還是在運(yùn)營(yíng)維護(hù)系統(tǒng)的人？
zlx：歧x？誰(shuí)對(duì)它實(shí)施管理，誰(shuí)就是其管理主體，如檔案管理系統(tǒng)的管理主體是檔案管理部門(mén)，這個(gè)理解有錯(cuò)？
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數(shù)據(jù)等。從歸屬上看，按照檔案界發(fā)生型定義的方式，一般為文件形成者。技術(shù)層面分清客體很重要，為什么呢？因?yàn)檫@涉及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量和信息量，進(jìn)而涉及系統(tǒng)整體的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)形式。系統(tǒng)數(shù)據(jù)量和信息量是進(jìn)行系統(tǒng)可研論證的重中之重。
zlx：電子文件在辦理過(guò)程中在各“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”中運(yùn)行，辦理完畢后，在檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)行，請(qǐng)問(wèn)這個(gè)“電子文件管理系統(tǒng)”去管哪里的“電子文件”？
simon：管的是檔案管理系統(tǒng)中的電子文件。
zlx：從我國(guó)實(shí)際狀況看，電子文件管理系統(tǒng)是夾在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的一個(gè)系統(tǒng)，可能就是“畫(huà)蛇添足”。電子文件管理系統(tǒng)不是一個(gè)筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統(tǒng)也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個(gè)虛的。
一芙：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)的平臺(tái)，怎么會(huì)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是分離的呢。
zlx：高見(jiàn)！第一次聽(tīng)說(shuō)，電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)的平臺(tái)這種說(shuō)法，那么，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是算業(yè)務(wù)系統(tǒng)還是算電子文件管理系統(tǒng)呢？
田寧寧：電子文件管理系統(tǒng)是不是以電子文件為主體的，電子文件是業(yè)務(wù)的載體和內(nèi)容吧。否則，電子文件管理系統(tǒng)里面都是啥內(nèi)容呢？
一芙：電子文件管理系統(tǒng)是對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、處置、利用等過(guò)程進(jìn)行管控的平臺(tái)，有的包含檔案管理系統(tǒng)，有的與檔案管理系統(tǒng)分離。我這種理解不知對(duì)不對(duì)。
simon：沒(méi)問(wèn)題的，很符合實(shí)際工作部門(mén)的管理情況。
wgy0828：那么電子文件管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的功能區(qū)別在哪兒？
一芙：沒(méi)區(qū)別啊，都是電子文件管理平臺(tái)。電子文件管理系統(tǒng)是一個(gè)大的名稱(chēng)，OA辦公只是其中的一個(gè)業(yè)務(wù)而已，電子文件系統(tǒng)中還有其他業(yè)務(wù)流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內(nèi)容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統(tǒng)，和實(shí)際工作比對(duì)就是文檔處只管收發(fā)文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。
紅旗下的檔棍：老實(shí)說(shuō)，我眼里只有檔案管理系統(tǒng)和非檔案管理系統(tǒng)，有些術(shù)語(yǔ)比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統(tǒng)概括得非常大、非常全，甚至包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章之類(lèi)的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實(shí)踐意義也僅是提醒實(shí)踐工作者注意考]問(wèn)題的全面性，真要是去開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經(jīng)驗(yàn)是業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要有一個(gè)歸屬，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間要有一個(gè)數(shù)據(jù)中心去調(diào)節(jié)。
追夢(mèng)的少年：電子文件管理系統(tǒng)是對(duì)單位業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集成，同時(shí)也是連接檔案管理系統(tǒng)的橋梁和紐帶，三個(gè)系統(tǒng)的整合將是優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)的一個(gè)方向，當(dāng)然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。
simon：電子文件管理系統(tǒng)是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)其實(shí)是從檔案管理的視角對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一種觀察，是一種方便從檔案管理認(rèn)識(shí)實(shí)踐現(xiàn)象的工具，有了這個(gè)命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對(duì)檔案這一客體的關(guān)注。所以，作為一種理論研究的對(duì)象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開(kāi)始深入地分析，應(yīng)把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業(yè)務(wù)搞好就行。
zlx：系統(tǒng)存在與否應(yīng)該是看是否有利于管理流程的優(yōu)化為標(biāo)準(zhǔn)，如果 “畫(huà)蛇添足”，還不如不要為好。
wgy0828：如果按學(xué)界的說(shuō)法，一定要將電子文件管理系統(tǒng)與“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“數(shù)字（電子）檔案系統(tǒng)”區(qū)分開(kāi)來(lái)，那么它就沒(méi)有獨(dú)立存在的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)和外在基礎(chǔ)：1.形成主體電子文件意識(shí)不強(qiáng)。最近半年調(diào)研的8家事業(yè)單位和9家企業(yè)中，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)基本上只關(guān)注單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的便捷性和安全性，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計(jì)和關(guān)聯(lián)，對(duì)其憑證性往往患有技術(shù)依賴(lài)癥，認(rèn)為在系統(tǒng)里的文件就是默認(rèn)權(quán)威的。2.缺乏明確且強(qiáng)有力的主導(dǎo)者。公文主管部門(mén)更多關(guān)注文件內(nèi)容、格式和流轉(zhuǎn)，而不是其存在形式，檔案行政管理部門(mén)對(duì)電子文件的長(zhǎng)期保存感興趣，卻從權(quán)力和能力上都沒(méi)法真正實(shí)現(xiàn)“前端控制”。另外從效益上來(lái)說(shuō)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)中間夾個(gè)電子文件管理系統(tǒng)，其產(chǎn)出比和響應(yīng)時(shí)間都不劃算。
simon：其實(shí)反過(guò)來(lái)再想想，除去一切電子文件管理系統(tǒng)，回到紙質(zhì)文件時(shí)代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統(tǒng)首先是提升效率的工具。再進(jìn)一層，電子文件管理系統(tǒng)不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產(chǎn)生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變?nèi)f化，不變的是對(duì)文件管理的需要。
住在春天：從理論上來(lái)說(shuō)，如果電子文件管理系統(tǒng)沒(méi)有必要存在，除非是它的功能沒(méi)有了價(jià)值，無(wú)需從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲電子文件，也無(wú)需具有行政有效性和法律證據(jù)性，或者它的功能可以被其他系統(tǒng)取代或覆蓋。
