發(fā)布時間：2023-08-10 17:11:27
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理水平樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
隨著信息技術的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認識到了信息技術的應用對企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中，因企業(yè)的各項活動產生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。
2企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高
檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學化發(fā)展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。
3加強企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平
3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術的應用
當前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業(yè)管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業(yè)生產和管理，可以利用信息技術加強企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業(yè)服務，提供企業(yè)相關知識文獻等。因此，企業(yè)若想更好的應用信息技術并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平整體的提高。
3.2強化企業(yè)的知識服務能力，實現(xiàn)知識共享
對企業(yè)內部的知識服務體系，企業(yè)通過構建內部知識網絡來實現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網絡實現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統(tǒng)鏈接，獲得權限后實現(xiàn)知識的查找工作。實現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平
為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業(yè)知識的人才或有相關工作經驗的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內部的介紹，使成員加深對公司經營情況的理解，使其自身的知識結構可以適應于公司的發(fā)展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓，使其適應于當前信息技術的高速發(fā)展，運用先進的知識管理手段更好的為企業(yè)服務。
4結語
一、當前基層檔案管理中存在的問題
當前，在基層檔案管理工作中，還存在許多不容忽視的問題。主要表現(xiàn)在：有的基層單位對檔案管理工作重視程度不夠高；檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的學習培訓，專業(yè)知識相對匱乏；有的基層單位檔案管理設施、設備不夠齊全；有的基層單位檔案數(shù)量不完整、不齊全、不規(guī)范；有的基層單位不注重平時文件資料的收集和整理；有的基層單位制度建設還不夠完善，檔案管理還不夠規(guī)范等等。存在這些問題的原因是多方面的，但是根本的原因是領導不重視，沒有真正了解和認識檔案工作的重要地位，使之無法充分發(fā)揮其重要作用。
二、提升基層檔案管理水平的幾點建議
（一）領導重視是關鍵
在基層單位，領導者檔案意識的高低及對檔案工作的重視程度，直接影響到基層檔案工作的發(fā)展水平。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求領導者進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下的檔案工作要有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質；二是通過公開招聘、選聘等多種渠道把高層次檔案專業(yè)人才充實到基層檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。
（二）提高檔案管理人員的素質是根本
在當今形勢下，建立一支有專業(yè)知識、有文化素質、政治強、業(yè)務精、紀律嚴、作風好的檔案管理人員隊伍是提高檔案管理工作水平的根本，應該從以下三方面入手：一是提高領導的認識，把好用人關。選人用人時，把德才兼?zhèn)涞娜朔诺綑n案管理工作崗位上，保持檔案人員的穩(wěn)定，重視檔案管理人員素質的不斷提高；二是加強培訓，打造復合型現(xiàn)代化管理隊伍。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與各種教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。只有具備先進的工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。三是加強檔案人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發(fā)揮人的主觀能動性。一個合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實的業(yè)務能力，還應該具備良好的職業(yè)道德，一定的創(chuàng)新能力以及團隊精神等多方面的素質。
（三）加大投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供保障
一是要加大檔案專用經費的投入力度。檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作。三是由被動式服務向主動式服務轉變、由封閉式服務向開放式服務轉變，使檔案工作更好的適應發(fā)展的需要?，F(xiàn)代化技術手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會和經濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
（四）注重建章立制，規(guī)范完善現(xiàn)代化管理機制
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是做好檔案管理工作的保障。檔案管理的科學規(guī)范程度，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平高低的重要尺度，單位部門的檔案意識，直接影響到檔案管理水平。依法建檔，建立健全檔案管理工制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道有序運行，是搞好檔案工作的重要隱私。因此加強制度建設，以制度規(guī)范檔案工作，以制度保障檔案工作，顯得尤為重要。各基層單位要健全檔案管理機構，建立與之相適應科學的檔案管理體系，建立健全檔案材料收集歸檔等制度；制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；使檔案的收集工作制度化，實行領導帶頭主動向檔案管理部門及時送交相關檔案材料，確保檔案材料收集、歸檔能夠準確、完整。
（五）逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
一是加強科學管理檔案的意識。管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識、尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法來管理檔案的基本技能。二是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數(shù)字化、信息化、是信息化社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，要注重計算機知識、信息文化的學習，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人。三是利用計算機技術管理檔案。檔案是一種豐富的信息資源，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。
參考文獻
[1]馬素萍.關于加強新時期檔案人員專業(yè)教育培訓工作的思考[J]北京檔案，2008（9）：29-30
煤田地質檔案是記載地質勘探信息的重要載體，是對煤田勘探工作進行的日常記錄，因此，無論從國家亦或是地區(qū)層面而言，完整、詳細、準確的煤田地質檔案能起到過去的勘測工作進行總結的作用，并充當重要的信息源頭為未來的工作提供有力參考，對工業(yè)發(fā)展規(guī)劃發(fā)揮重要的指導作用。作為一項重要的經濟資源和技術資源，煤田地質的生產和涉及等工作都依賴于詳細、準確的檔案，而且地質檔案還是煤田地質單位的經濟建設成果，因此有利于保障煤田地質單位的合法權益以及煤田地質研究成果的傳承。地質檔案不僅要求有記載的原本，還應有復制本。加強地質檔案管理不僅對煤田事業(yè)發(fā)展具有指導作用，還對進行地質檔案管理人員的工作起到推動作用，當其認識到只有對野外勘探所采集的信息進行完整的收集、整理、分類、編號、歸檔等才能確保地質資料的完整以及可溯性，才能為前線的實地勘探人員提供后備支持，由此其工作的積極性和責任感也會有所提升。同時，由于煤田地質的勘探工作和相關研究日益增多，因此煤田地質檔案還可作為寶貴的資源為科學知識的傳播、技術交流、總結經驗教訓等提供參考。
二、煤田地質檔案的分類及特點
依據(jù)記載內容，煤田地質檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產技術檔案，經營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關單位在進行自然科學研究、建設和生產技術活動中形成的檔案，如水文檔案，地質檔案，生產技術檔案，科研檔案，測繪檔案等；第三，專業(yè)檔案，指在專項活動中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會計檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質檔案的項目繁多，而且涉及的內容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長，尤其是其中的測繪圖紙的紙質資料，具有極高的價值。一般情況下，地質勘探項目投資總額會高達上千萬。
三、煤田地質檔案管理現(xiàn)存問題
現(xiàn)階段煤田地質檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設備落后等問題。首先，由于現(xiàn)代化社會的建設以及經濟建設的腳步正在不斷加快，地質工作對于地質檔案的需求劇增，但由于地質檔案中多隱含企業(yè)甚至國家的機密資料，因此地質檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個別單位出于對自身利益考慮而進行檔案封鎖所導致地質檔案使用價值的浪費。再者，我國的地質檔案管理人才隊伍水平有待提升，其管理人員的專業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經驗，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質檔案的封存。
與此同時，我國地質檔案管理的技術手段較為落后，這與相關部門及工作人員對地質檔案重要性認識不足有關，因此直接導致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現(xiàn)代化的輔助設備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質檔案的缺失和損害，嚴重時會出現(xiàn)丟失。而且，地質檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質檔案保存效果差，導致聲像設備管理無據(jù)可依，無制度可參考。[1]
四、加強煤田地質檔案管理的措施
（一）建立健全煤田地質檔案管理體系和制度
通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實際相適應的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理制度，地質檔案管理工作能夠有章可循，做到標準化與規(guī)范化，具體而言，應做到以下幾個方面：首先，對申請歸檔或者轉移相關檔案的時限進行嚴格要求，以此來敦促相關單位的項目團隊能在項目結束之后及時的收集整理資料并予以提交，同時檔案的接收單位也應及時按照有關規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對有效資料借閱類別精心劃分。如調閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關借閱手續(xù)方可辦理；同時，應保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對外界信息，那么檔案室應根據(jù)需要統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關技術施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實做到地質檔案資料的保密性。[2]
（二）加強地質檔案的收集和鑒定工作的管理
就檔案收集工作而言，煤田地質檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎性的工作，其質量的高低將直接影響地質檔案的收藏價值。為了提高煤田地質檔案的收集和鑒定工作過程的準確性、科學性和規(guī)范性，相關工作人員應首先提高自己的思想認識，對檔案管理工作加強重視，同時注意協(xié)調其他相關單位和部門的工作，督促其及時進行檔案的收集和移交工作，避免地質檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時，應注重對勘探項目進行跟蹤式的管理，即從最初的立項至地質勘探竣工，期間的所有原始資料都應完整地收集，為便于長期儲存，適宜用電子版儲存方式。
地質檔案的鑒定較為復雜，其工作涉及兩個方面，即對檔案的保存期限進行鑒定和復查。地質檔案的鑒定應嚴格遵從“審查從細、留存從寬”原則，結合考慮歷史發(fā)展狀況和實際工作的要求，同時又要考慮勘探單位和社會服務的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業(yè)知識和計算機技能，如鉆探知識和檔案管理方法。
（三）加強地質檔案管理人員隊伍建設
檔案管理隊伍的質量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領導層應首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業(yè)知識，同時還要有責任感和認真嚴謹?shù)奶幨缿B(tài)度。
（四）推行地質檔案管理的信息化
實行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對檔案資源進行整理并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對檔案進行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進行了創(chuàng)新，向著信息化這一領域邁進。檔案信息化建設首先應從建立在合理的準規(guī)范標準的基礎上。首先，資料的征收環(huán)境應開發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。同時，檔案信息管理應向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力，不受地域限制，實現(xiàn)資源共享。[3]
（五）增強檔案管理保密工作
[關鍵詞]城建檔案；城建管理；管理水平
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.139
[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01
1 城建檔案管理工作的重要性和存在的問題
1.1 城建檔案管理工作的重要性
城建檔案管理工作也是檔案工作中的一種。顧名思義，就是對城市建設檔案做整理和總結歸置的管理工作。在當前的我國城市發(fā)展進程中，城建檔案可以說發(fā)揮了非常重要的作用，也逐漸備受政府、社會甚至是國際上的關注。城建檔案能夠為城市發(fā)展充當智囊作用，在基礎設施服務、城市管理、城市可持續(xù)發(fā)展、城市安全秩序等方面都能夠起到很大的參考作用。因此，對城建檔案進行新的建設，加強對城建檔案的管理，在當前的城市管理和可持續(xù)發(fā)展方面上來看，是政府、社會都迫切需要的。城建檔案本身就來源于城市的發(fā)展和建設，所以其本身就具備著總結城市發(fā)展得失，為城市未來發(fā)展出謀劃策的重要作用。從另一方面看，當前政府在城市發(fā)展中主要參考的科學信息依據(jù)主要也來源于城建檔案，這些重要的城市建設資料是政府作出決策的核心依據(jù)之一。因此，要加強城建檔案管理工作，不斷提高城建檔案管理水平。
1.2 城建檔案管理工作存在的問題
從上文的敘述中不難發(fā)現(xiàn)，城建檔案管理工作非常重要，甚至會直接影響到城市的進一步發(fā)展。當前的城建檔案管理工作是在許多老一輩人的辛勤灌溉下結出的豐碩果實，同時也在時代的進步中不斷發(fā)展?？梢哉f，在實際工作中，城建檔案甚至能夠發(fā)揮出人們想象不到的重要作用。雖然今天的城建檔案工作已經有了很杰出的發(fā)展，但仍然存在一些問題。第一就是還有相當一部分人包括領導干部對城建檔案管理工作的重視程度不夠。很多人都認為時代在不斷變遷，過去的資料與經驗不能給今天的城市發(fā)展帶來足夠影響。包括一些領導干部，只重視平時的城市建設實際工作，而忽略了工作的總結與提升。第二就是很多城市的城建檔案管理工作存在著模糊性較大、分類不夠明確、參考意義不強的問題。很多城市的城建檔案管理部門平常不注意自己的工作，將很多重要的城建檔案胡亂放置或者長時間不加整理，給后期的查閱和資料調動帶來了很大麻煩。第三就是信息化水平較低，實際的服務作用不是很強?，F(xiàn)在很多城市的城建檔案仍然以紙質版資料為主，很少出現(xiàn)電子版的存檔資料，這給資料的整理、查閱、總結等帶來了比較大的工作量，很多城建檔案都由人力一點一點地收集整理，非常費時費力還不好查找。并且，很多城市的城建檔案服務水平較低，城建檔案管理工作隊伍整體素質不高，這直接影響了城建檔案管理水平的提高和實際作用的發(fā)揮。
2 加強城建檔案管理的對策
2.1 提高對城建檔案管理工作的重視
在當前的城建檔案管理工作中，發(fā)揮決定性作用的不是具體的城建檔案管理工作隊伍，而是主管的相關領導。只有主管領導對檔案管理工作產生了足夠重視，才能調動檔案管理工作隊伍的工作積極性，切實提高城建檔案管理工作水平。同時，也要加強對檔案管理工作隊伍的要求和監(jiān)督，建立科學有效的工作考核機制，每月定期進行抽查和工作考核，評估檔案管理工作水平。同時，在工作考核機制的基礎上，要重點激發(fā)員工的工作熱情，對工作成績好的員工及時給予表彰和物質獎勵，對于工作“渾水摸魚”的員工要嚴于懲戒。
2.2 加強城建檔案的信息化建設
當前社會早已進入信息化和網絡化社會，很多事務通過信息化的設備都能呈現(xiàn)出清晰的運行態(tài)勢，并且能有序管理，城建檔案管理工作更是如此。城建檔案管理工作涉及很多文字資料，包括資料收集、整理、分類、總結、服務等。信息化的城建檔案管理工作能夠有條不紊地完成上述工作，并且保證城建檔案的系統(tǒng)有序，在相關人員要求查閱資料時，也能提供便捷的服務。在這一方面來講，首先要將當前的城建檔案管理隊伍向信息化、科技化的管理水平上靠攏，通過日常的技術培訓、管理知識講座等方式提高城建檔案管理隊伍的信息化工作水平。同時，針對當前很多城市的城建檔案管理部門設備落后的情況，有關部門要為其添置合適的信息化工作設施，將城建檔案信息化分類存檔。
2.3 加強城建檔案的鑒定管理
城建檔案的鑒定管理工作是城建檔案能夠有效存置的關鍵，只有做好了檔案的鑒定工作才能提高檔案管理的有效性。在實際工作中，城建檔案的鑒定管理工作直接決定了檔案的存檔或者銷毀。城建檔案往往包含著各方面的復雜資料，并且來源較廣，調查鑒定起來受到很多方面的制約，因此定要重視城建檔案的鑒定管理工作。首先要在當前的城建檔案部門建立起一整套城建檔案的鑒定管理制度，增加專門的鑒定工作組，邀請相關領域的專家來做工作指導。在日常工作中也要采取定期和日常鑒定結合的工作方法，以直接的工作方法為核心，切實加強城建檔案的鑒定。
3 結 語
在當前城市發(fā)展的新形勢下，加強城建檔案的管理工作已經成為全社會關心的事情。要積極做好城建檔案管理工作，不斷找出工作中的問題并予以解決，總結工作方法，促進城建管理工作水平的提高。
主要參考文獻
關鍵詞：財務檔案管理；財務管理；企事業(yè)單位
中圖分類號：F253文獻標識碼： A
一、現(xiàn)階段財務檔案管理工作的基本狀況
隨著經濟社會和信息技術的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。
二、財務檔案管理方存在各方面的問題
1、財務檔案管理意識淡薄
財務檔案工作是保存歷史、服務現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。
2、財務檔案沒有專人負責
除一些大型企業(yè)設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業(yè)機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3、會計檔案內容不全、不規(guī)范
應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據(jù)的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。
4、檔案室的設施不完善
有的企業(yè)沒有設專門的檔案室，有的企業(yè)將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。
5、管理制度不健全
多數(shù)財務檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
三、提高財務檔案管理水平的措施
1、加強財務檔案管理組織建設
1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。
1.2根據(jù)單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩(wěn)定。
1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質與能力，適應和跟上時展的步伐。
2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執(zhí)行力
良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務檔案管理具體工作當中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務管理工作及企業(yè)經營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業(yè)應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規(guī)定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業(yè)的財務檔案管理規(guī)定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業(yè)在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負責人應該帶頭執(zhí)行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規(guī)定。
3、實現(xiàn)財務檔案管理部門的專業(yè)技術水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應當適時開展專業(yè)技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。必須建立企業(yè)財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務檔案的內容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平
在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產力高速發(fā)展的驅動力之一。以電子計算機技術、網絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產生重大的變革與深遠的影響，并業(yè)已產生出巨大的社會效益和經濟效益。
財務檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據(jù)，具有很大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產生出可觀的效益。
6、財務檔案管理由專人負責
對于一些小型企業(yè)可由一名財務人員?；蚣媛氊攧諜n案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。
7、加強硬件設施建設
不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。
結束語
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應的經濟支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關數(shù)據(jù)會計資料真實、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實現(xiàn)經濟效益提升。
參考文獻
關鍵詞：管理體系 管理手段 創(chuàng)新服務
房產檔案是城市房產權屬登記管理的重要依據(jù)，是整個房產管理的基礎。近年來，隨著房地產市場的發(fā)展，房產檔案管理工作發(fā)揮了重要的作用，為房地產權屬登記、房產交易、房產糾紛仲裁、抵押繼承、產權演變、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設和保障房地產產權人合法權益等各方面工作，提供了科學、便捷、法律的服務。但是，也存在著檔案管理意識不強、人員專業(yè)素質不高、現(xiàn)代管理手段滯后等亟待解決的問題，影響著房產檔案管理服務的進一步發(fā)揮。因此，必須認真研究和破解這些難題，提升房產檔案管理的水平。
一、加強房產檔案數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案調閱速度
由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案更新速度較快，因此，在房產檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制、保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步異動，這是房產檔案管理的核心所在。通過加強房產檔案數(shù)據(jù)庫建設，可以有效地提高房產檔案工作效率，一方面檔案人員通過計算機網絡實現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享。在提高房產檔案利用率的同時，可以實現(xiàn)房產檔案的網上收集以及房產信息的動態(tài)管理，從而有效地保證了房產檔案的歸檔率與完整率；另一方面，房產檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以極大地提高房產檔案信息的查全率和查準率。
二、強化檔案管理意識，健全檔案管理網絡
房產檔案是房產管理部門在房產管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料，是從事房產管理活動真實的歷史記錄，是房產所有權、使用權的憑證。但是，在現(xiàn)實管理中，尤其是在基層單位，領導重視不足，檔案意識薄弱。這是目前影響房產檔案管理進一步提升管理水平的最大問題。一些領導和工作人員的檔案意識比較薄弱，對房產檔案管理的重要性、內涵、機制等認識不足，未能從人力、物力、財力上給予足夠的投入，致使許多檔案資料只是處于長期堆放的狀態(tài)。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的科學方法，依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產檔案信息。
因此，為使房產檔案管理進一步規(guī)范化、科學化，必須強化檔案管理意識，健全檔案管理網絡。一是要充分認識房產檔案管理的重要性。房產檔案工作是一項意義重大、平凡樸實、艱苦清貧、復雜細致、服務性很強的工作，是一項功在當代、利在千秋的偉大事業(yè)。檔案管理及工作人員要始終保持良好的心態(tài)，牢固樹立全心全意為人民服務的思想和良好的工作態(tài)度，發(fā)揚不辭辛苦、腳踏實地、精益求精的敬業(yè)精神，滿腔熱情地為社會服務；二是要建立檔案管理網絡，切實加強對檔案管理工作的組織領導。要按照“上下聯(lián)動、整體推進”的總體部署，建立專門檔案館，配備專職檔案管理員，對各部門、各科室提出明確的要求，各業(yè)務科室有分管檔案工作負責人，具體負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作，形成人人重視、齊抓共管的檔案管理網絡；三是要制定一系列房產檔案管理制度和措施。要將檔案管理工作納入房管局工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標，明確責任，納入年終目標考核。同時，結合實際制定房產檔案管理實施細則和管理考核辦法，不定期組織考核，嚴格獎懲制度。檔案館每年初要制定專門的檔案工作計劃，年末進行專門的檔案工作總結，及時向上級檔案部門報告，保證檔案的完整歸檔、安全管理和有效利用，促進檔案管理水平的提高。
三、加強檔案隊伍建設，提升全員綜合素質
要樹立學習型組織理念，增強危機感。房產檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應正視自己的業(yè)務水平、組織管理能力等方面的欠缺，加強學習業(yè)務知識和檔案管理的法律法規(guī)，主動、及時地提升自己的政治理論水平、相關科學文化水平和檔案管理水平，更好地適應工作的需要。要掌握豐富的房產檔案專業(yè)知識，減少工作的隨意性和盲目性。房產檔案工作專業(yè)性很強，檔案管理人員必須具備扎實的檔案專業(yè)知識，掌握檔案學的基本原理和檔案文獻編纂學等檔案理論基礎知識、檔案管理的各種實際操作方法，用豐富的檔案專業(yè)知識去指導和推動工作，解決實際工作中出現(xiàn)的問題，從而減少工作的隨意性和盲目性要掌握運用計算機的知識，增強檔案管理自動化運作的能力。現(xiàn)代檔案管理人員要熟練掌握檔案管理自動化辦公設備與檔案管理軟件的操作，充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務功能。檔案主管部門要加強業(yè)務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范，并運用到自己的工作中去。要加強檔案管理。
四、房地產檔案應創(chuàng)新服務方式
隨著房產交易的日趨頻繁，檔案利用人次的不斷增多，陳舊的管理模式已不能適應現(xiàn)在房產檔案管理的要求，房產檔案館要想獲得更快發(fā)展，就必須樹立超前的服務意識，主動服務百姓，讓檔案貼近百姓。因此，使用現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)房產檔案信息化管理勢在必行，市房管局投入資金，從2003年6月開始，利用近二年半的時間將館藏的權屬檔案全部采用電子掃描錄入的方式轉化為產權電子檔案信息，把產權產籍交易合為一體，使產權登記發(fā)證、產權交易、房產抵押、驗證等工作逐漸由手工作業(yè)過渡到了網絡微機作業(yè)，實現(xiàn)了房產檔案的全文數(shù)字化。經過幾年的努力，房產檔案所建立了房產檔案計算機管理系統(tǒng)，面向社會各界人士，迅速準確的提供房產權屬人、房屋結構、面積、抵押、產權處理等檔案信息查詢服務，平均每年對外接待檔案利用者逾2千人次，提供檔案及檔案信息利用逾4千卷次。為構建和諧社會、創(chuàng)造社會效益，促進房產市場理性發(fā)展，作出了很大貢獻。
五、建立嚴格的登記質量管理體系
關鍵詞：石化企業(yè)；檔案管理；人員設置
在石化企業(yè)中，檔案管理工作的完善程度直接關乎著整個企業(yè)的發(fā)展，對整個企業(yè)的經營和生產均起著重要的作用。為此，要切強化其企業(yè)內部的檔案管理工作，提升檔案管理水平。通過對石化企業(yè)在生產經營的實際案例來進行分析，積極找出企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，并有針對性的進行解決，將企業(yè)內部檔案管理工作朝向規(guī)范化、制度化和科學化的方向發(fā)展，進而為石化企業(yè)的生產建設提高良好的服務，促進企業(yè)的穩(wěn)健運行。
1 現(xiàn)階段我國石化企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段我國石化企業(yè)的平均檔案管理水平較弱，其影響因素是內外因的結合導致的。因此，要深入剖析其問題產生的具體原因，做出如下整合：
1.1 檔案信息收集與整理缺乏規(guī)范性，工作人員責任缺失
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展逐漸趨于各項工作的協(xié)同性，而我國大多數(shù)的石化企業(yè)管理人員缺乏現(xiàn)代化企業(yè)經營意識，認為企業(yè)的檔案管理工作只是日常事務性工作，并非企業(yè)的管理主要事務。此外，從事檔案管理工作的人員認為，檔案信息資料只是對相關材料進行抄抄寫寫，認為資料不泄密、不丟失就算完成工作。缺乏檔案管理人員應具備的正確認知和綜合素質能力[1]。
1.2 檔案管理部門的管理能力較弱
我國大部分的石化企業(yè)中，檔案管理部門的人員設置不規(guī)范，總人數(shù)設置較少，且專業(yè)素質能力參差不齊，嚴重影響了檔案資料信息的準確性和完整性。領導層的人往往只有一個，在工作中不僅要應付行政工作，還要管理黨務工作。這就使得其工作重心發(fā)生分散，很難將重點管理工作放在檔案管理上，使得檔案管理部門的監(jiān)管出現(xiàn)確實。此外，在二級分室中，甚至有部分的人員屬于兼職，這部分人缺乏嚴周密的檔案管理工作培訓，對檔案管理工作的重要性缺乏認識，進行影響了整體工作的質量。
1.3 檔案管理環(huán)境與設施不理想
由于很多石化企業(yè)對檔案管理工作的不重視，因此，在檔案管理科室的分配中往往采用條件較為簡陋的科室。很多的檔案室不僅缺乏相應的檔案管理配備，而且潮濕、狹小。使得工作起來十分不便，不僅將檔案管理工作效率較低，還會容易因存儲不當引起部分檔案信息資料的損壞。檔案管理科室的硬件設備，如打印機等。往往會因為潮濕的環(huán)境發(fā)生故障，進而影響正常工作。
2 提升石化企業(yè)的檔案管理水平的有效路徑
2.1 提高管理人員的現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展意識
若要提升石化企業(yè)的檔案管理水平，就要加強管理層人員對檔案管理工作重要性的認知程度。強化現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展意識，較強各個部門之間的工作融合。唯有如此，才能從根本上杜絕石化企業(yè)檔案管理問題的產生。石化企業(yè)的檔案管理工作，不僅關乎著其自身的良好發(fā)展，其信息的準確性和完整性更是國家檔案數(shù)據(jù)收集歸檔的保障，因此，作為檔案管理部門的人員，同樣要樹立其良好的企業(yè)發(fā)展意識，積極完善對檔案管理工作的各項要求，充分發(fā)揮檔案管理人員應具備的素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率，促進石化企業(yè)的穩(wěn)健運轉。
2.2 強化檔案管理部門人員對信息的收集與整理
檔案管理工作重在對企業(yè)信息的收集，石化企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略要嚴格按照檔案管理部門所提供的信息進行制定。檔案管理人員要充分發(fā)揮信息與資料收集的主動性，縮短對各個部門和單位的信息歸檔周期，做好與各個存檔單位的溝通，及時對信息進行收集與整理[2]。對已收集的信息與材料要進行細化審核，對沒有蓋章的文檔要進行補加。嚴格按照各項程序進行，避免信息疏漏。在進行檔案清單移交時，一定要核實雙方的簽字，確保歸檔文件的準確性和真實性。
2.3 選擇條件完善的科室作為辦公處，加強設備維護
石化企業(yè)對檔案管理資料與信息的使用率較高，為此，一定要完善檔案管理部門的科室環(huán)境，確?？剖业臐駸岢潭确细鱾€設備的保存。在對檔案管理部門科室選擇時，盡可能選擇方正布局的科室，便于工作人員對文檔的整理，提高工作效率。此外，工作人員自身亦要加強對設備的維護，對于長時間不用的設備要做好防潮防震工作，將電子化設備用墊有泡沫板的紙箱進行封存。石化企業(yè)對檔案信息收集核心在于利用，因此，要不斷豐富石化企業(yè)檔案儲存量，優(yōu)化館藏結構，加強檔案信息整理創(chuàng)新工作[3]。
2.4 加強檔案管理制度的落實
鑒于石化企業(yè)檔案管理工作缺乏規(guī)范化，要強化石化企業(yè)對相關規(guī)章制度的落實。使檔案管理工作有章可循，不斷規(guī)范工作形式和內容。目前我國在檔案管理領域形成的較為規(guī)范化的法規(guī)和制度有《歸檔文件整理規(guī)則》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）[4]。值得注意的是，各項法規(guī)和條例要與石化企業(yè)自身的情況相結合，形成有針對性的規(guī)章制度。讓制度的貫徹情況得到落實，例如項目立項、施工過程和現(xiàn)狀等，嚴格生產經營中的相關工作。
3 結語
綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)良好運轉和實現(xiàn)科學化發(fā)展的重要保證，尤其在石化企業(yè)中，其發(fā)展戰(zhàn)略的制定和生產模式，均要嚴格參照檔案信息進行。當下我國石化企業(yè)在企業(yè)管理方面存在問題較為突出，為此，必須及時作出調整，盡快的提升石化企業(yè)的檔案管理水平，讓石化企業(yè)檔案管理工作的重要作用得到充分發(fā)揮。
參考文獻
[1]向琳.淺談檔案管理在石化企業(yè)中的現(xiàn)狀及其對策[J].企業(yè)導報，2015，01（24）：38.
[2]郝紅燕，賈豪燃.提升科技檔案管理水平助推企業(yè)快速發(fā)展[J].內蒙古宣傳思想文化工作，2016，02（03）：42-43.
[關鍵詞]知識管理；提升；檔案管理
隨著經濟全球一體化進程的加快和信息化浪潮的席卷，21世紀知識將超越人力和資金成為社會發(fā)展最重要的資源。如何利用所擁有的知識，以更快的速度獲取新知識就成為擺在我們面前的新課題，在這種情況下知識管理應運而生。
隨著知識經濟的發(fā)展，迎接知識經濟時代的挑戰(zhàn)已成為全球的發(fā)展戰(zhàn)略。知識作為科研單位中一種新的資源這種觀念已逐漸為人們所認識和接受，為了有效地利用好這一資源，知識管理必將成為檔案管理最為關注的話題。
一、知識管理與檔案管理概述
（一）知識管理的內涵
知識管理就是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應用進行規(guī)劃和管理的活動。它是組織采取的有意識的戰(zhàn)略，它能夠保證在最需要的時間把知識傳遞給最需要的人。利用知識管理人們可以共享信息，可以通過不同的方式把這些知識應用在業(yè)務活動當中，最終提高工作效率和業(yè)績。
知識管理的原則主要有以下三點：
積累。即通過知識管理的體系、方法、工具能夠把科研單位里面運作的知識經驗，這些知識包含信息、程序、經驗、技巧等等很多方面。把這些知識有效的積累下來，不會漏掉，不會隨著時間的推移，隨著時間的流逝而丟失。這是知識管理很關鍵的第一個點，就是能夠幫助科研單位積累好這些知識。
應用。通過應用能夠促進積累的知識和經驗，在單位里面得到快速的，非常充分的共享和應用，讓后繼者在工作的時候能夠用到這些知識，使得這些知識在單位里面真正的為業(yè)務工作服務，為單位創(chuàng)造實實在在的價值。通過知識管理這一良好的體系化的方法，幫助單位將積累和共享應用的網絡建立起來，最終讓知識管理這個工具在科研單位里面真正產生作用，產生價值，而且隨著知識管理這一體系，逐步逐步的隨著應用的推廣，提升科研單位的競爭效率和科研單位的競爭力。
交流。知識的收集不是為了存儲，而是為了應用，要把死知識變成活知識，要讓知識在整個系統(tǒng)內循環(huán)應用，就像血液在血管內流動一樣，不斷地吸收新知識，同時剔除老化的，陳舊的知識。
（二）檔案管理的含義
檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。主要從事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用?？蒲袡n案是科技工作者在科研活動中所形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動和智慧的結晶。是科技檔案的重要組成部分，是重要的科研、生產信息資源。充分開發(fā)利用科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為科研工作服務，是當前做好科研檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿，也是科研檔案管理者的重要職責。
（三）科研檔案管理工作的重要性
科研檔案是科學研究的基礎和條件，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是科研管理工作的重要組成部分。因此，科研檔案管理在科研工作中的重要性不可忽視，它對于促進科研實力的發(fā)展具有重要作用。
1、憑證作用
科研檔案是在科研工作中自然形成的最初、最真實的原始憑證，這種形成的自然性，決定了科研檔案記錄科研過程的客觀性，是令人信服的重要科研證據(jù)。正是因為這些原始的真跡，顯示了科研檔案材料的權威性、珍貴性，是記錄科研活動的真憑實據(jù)，是推動一切科研項目深入推進的基石。
2、參考作用
科研檔案材料是前輩科研足跡和科研成果的重要載體，也是后繼科研人員繼續(xù)學習和深入研究的重要基礎。因此，科研檔案材料具有重要的參考價值。它可以使后繼科研人員在前人工作的基礎上有更高的起點，不必重新開始，節(jié)省了人力、物力和時間。也可以為后人的工作提供參考，避免多走彎路和不必要的重復勞動。
3、考核評估的重要依據(jù)
科研檔案真實反映著科研單位的科研實力，記載著科研單位發(fā)展史上的優(yōu)秀研究理念和大量研究成果，是對科研單位進行考察評判的重要依據(jù)?？茖W規(guī)范的檔案管理，不僅是保障科研工作又好又快發(fā)展的重要基礎和前提條件，更是衡量一個單位科研實力和管理水平的重要尺度。
二、當前科研單位檔案管理存在的問題
（一）制度不規(guī)范，執(zhí)行不嚴格
長期以來我們對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案管理工作就是文件資料保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位直接創(chuàng)造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行。沒有認識到檔案管理工作的重要作用。沒有把檔案管理工作放在重要的位置，沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，或者雖然有制度也只是個擺設，并沒有遵照執(zhí)行。這樣的制度就沒有約束力。
（二）思想不重視，收集不完整
檔案室在很多單位都是一個可有可無的部門、檔案人員都是由其他部門人員兼職，檔案工作沒有放在第一位，很多工作都沒有檔案人員的參與（例如工程招投標、設備采購），致使檔案人員對單位工作不了解，錯失很多收集檔案資料的機會。在科研單位，科研檔案是最重要的，但是一些科技人員歸檔意識淡薄，歸檔率低。對科研檔案材料的收集、歸檔重要性認識不足，對歸檔要求、范圍不是很清楚，或者出于感情上的不舍和使用上的方便，將大多數(shù)的科研資料滯留在自己手上。同時，由于科研檔案具有資料形成量大、缺損資料不可彌補性等特點，收集工作難度大。部分科技人員搞科研活動寫文章目的就是為了評職稱，認為職稱上了材料也就沒有保留的意義，對科研成果轉化的實際意義沒有明確的認識，不主動配合檔案管理人員工作，致使歸檔工作難以開展?？蒲袡n案形成周期長、連續(xù)性、完整性較差，造成了檔案資料收集不及時、檔案材料存檔不規(guī)范，出現(xiàn)了部分珍貴檔案資料丟失現(xiàn)象，給科研單位課題項目繼承式發(fā)展和后續(xù)科研項目的借鑒參考造成了損失。
（三）人員素質不高，結構不合理
長期以來對檔案工作不重視，認為檔案工作是一項簡單、不需要多大技術含量的活兒，再加上檔案管理本身是一項枯燥、沉悶的工作，又不容易出成果，所以很多人都不愿意從事這項工作。檔案工作淪為了臨退休人員和工勤閑雜人員的寄身處，最終造成檔案管理人員整體素質不高，配備的結構不合理。
（四）信息化程度不高
在很多單位領導心中，檔案管理工作只是一份保管員的工作，又沒有從檔案工作中得到多少直接收益，因此認為檔案工作不需要多大技術含量，不需要配備現(xiàn)代化的裝備，只要能簡單的提供利用就行了。具體表現(xiàn)在單位對檔案管理的信息化、數(shù)字化投入不足，單位檔案管理尚未實行信息化，檔案材料的保存形式、檔案類目的錄入、保存、查閱等還停留在紙質化管理階段；其次，對檔案管理必備的設施配置不夠，現(xiàn)有紙質檔案存放環(huán)境較為落后。我們單位去年參加了省2A級品審，其中有一項就是對所有的文件進行全文數(shù)字化掃描，我們單位因未實行被扣了2分，但據(jù)檔案館評審人員介紹有90%的單位都存在檔案數(shù)字化程度不高的問題。
三、利用知識管理實現(xiàn)科研單位檔案管理的創(chuàng)新
隨著現(xiàn)代辦公手段的提升和對檔案知識運用水平的要求越來越高，長期以來，我們在檔案管理工作中的落后現(xiàn)狀已經越來越難以滿足現(xiàn)代日常辦公及科研的需要，利用知識管理這一先進的運作體系，開展檔案管理工作的創(chuàng)新實踐已經日漸緊迫。
（一）利用知識管理提高人員的素質
1.提高檔案管理人員素質
檔案管理人員是檔案管理活動的主體，要提高檔案管理水平，首先要提高檔案從業(yè)人員自身的素質。一是要加強學習和積累。把理論與實際工作有機地結合起來，擴大知識面，提高業(yè)務素質；二是注重檔案部門組織的培訓學習，多參加學習，多了解檔案工作方面的新動向，用新的方法來進行檔案管理工作。三是要注重網絡技術學習。知識經濟時代，網絡技術已成為我們工作、生活不可缺少的實用技術。通過網絡技術可極大地提高檔案管理和檔案信息開發(fā)利用的工作效率和質量，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.提高科研人員的檔案意識
科研人員是檔案資料形成的主體，要通過宣傳學習提高對檔案工作重要性的認識，要變被動的收資料為主動的交資料，要把科研資料當成單位的公共資產而不是個人的私產。
（二）利用知識管理創(chuàng)新科研單位檔案管理工作
1、完善檔案信息管理職能
在知識經濟時代，隨著信息技術、網絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理理念越來越暴露出不足之處，檔案資源利用低，工作人員積極性差、信息資源很少得到開發(fā)，長此以往，檔案工作將愈來愈沒落，終將被淘汰。要提高檔案利用怒，關鍵在于檔案信息資源開發(fā)。傳統(tǒng)的檔案管理模式重保管輕利用，是倉儲式的管理，而在信息社會，就要將檔案看成是活的、動態(tài)的知識而不是放在檔案室的文物，要從對檔案實體的管理變?yōu)閷仍谥R的管理。要用智能化的手段來管理檔案，用知識管理網絡架構檔案管理系統(tǒng)。同時檔案人員也從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、優(yōu)化檔案管理程序
傳統(tǒng)的檔案管理以紙質文件為載體，管理過程中充斥著大量繁瑣、重復的勞動，占用了大量的人力、物力。在信息時代，電子文件和無紙化辦公越來越成為主流，大有取代傳統(tǒng)辦公模式的趨勢。電子文件無論從來源、載體形式還是歸檔辦法都與紙質文件大不相同。因此必須針對電子文件的特點重新設計檔案管理程序。電子文件相對紙質文件具有存儲容量大、占用空間小、整理程序相對簡單的特點。因此保管電子文件應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)文件檔案一體化，在工作程序上進行統(tǒng)一的設計。包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的工作程序有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高整個文檔工作的工作效率。
3、豐富和拓展檔案管理技術
傳統(tǒng)的檔案管理技術主要是針對紙質檔案、照片檔案、音像檔案的收集、整理、歸檔、保存等一系列方法和技術的總稱。隨著信息化程度的提高，單位的辦公方式逐漸走向自動化、智能化，出現(xiàn)了大量的電子化、數(shù)字化文件，傳統(tǒng)的檔案管理技術已經不能滿足檔案工作的需要。必須針對電子文件的特點采用新的技術與方法來管理電子檔案。在信息化的社會中，檔案的信息功能越來越受重視，開發(fā)利用檔案信息也成為一項重要的檔案管理技術。利用知識管理的模式，優(yōu)化信息化條件下的檔案管理將進一步豐富和拓展檔案管理的技術和手段，促進檔案管理各項業(yè)務功能的全面提升，提高整個檔案管理工作的水平。
4、提升對知識產權的保護
信息化時代條件下，對知識產權的保護已經上升到一個相當?shù)母叨?，運用知識管理對文件從產生、運轉、歸檔、保存的全過程進行自動化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，在做到規(guī)范單位檔案管理工作的同時，也為單位各項成果的知識產權保護提供了第一手的原始資料，為提升單位的知識產權保護水平夯實了基礎。
