發(fā)布時間：2023-09-03 14:57:10
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案智慧管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）
三、歸檔時間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9.相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查（借）閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處 理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調(diào)設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責
一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
二、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
四、組織檔案網(wǎng)絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責
一、認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
1.檔案信息資源共享建設理念較為落后
目前，我國檔案館檔案信息資源建設存在思想封閉、理念保守、閉門發(fā)展等問題，制約了檔案信息資源共享建設的有效發(fā)展。各級檔案館的發(fā)展建設注重的是檔案信息資源的收集存儲，而忽略了檔案信息資源的共享開發(fā)建設。“重藏輕用”的落后思想仍然束縛著檔案館各項工作的開展，抑制了檔案信息資源共享與交換建設，使各級檔案館的檔案信息資源缺乏交流互動的能動性，對檔案信息資源數(shù)字化共享建設不夠重視，不愿意投入大量的資金成本開展檔案信息化建設工作，還有些檔案館只是疲于應付，或者僅僅是搞面子工程。即使有些檔案館確立了檔案信息資源共享建設的目標，卻由于缺乏動力難以真正推進檔案信息化建設，長期存在“信息孤島”的問題；還有些檔案館對檔案信息資源共享建設的論證不足，建成之后也難以真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，逐漸出現(xiàn)了發(fā)展建設滯后的現(xiàn)象。
2.檔案信息資源服務面窄，數(shù)字化程度低
近幾年來，我國各級檔案館的檔案信息資源網(wǎng)絡建設與之前相比發(fā)展速度較快，但其中檔案信息資源共享的內(nèi)容量卻仍然較少，很多檔案館建設的網(wǎng)站除了關于檔案館的基本介紹和館藏目錄之外，社會公眾幾乎查詢不到任何信息，或者出現(xiàn)網(wǎng)絡鏈接無法打開的問題。檔案館網(wǎng)站內(nèi)容也長期得不到更新，很多檔案信息資源只能提供標題和摘要瀏覽服務，用戶無法連接到數(shù)據(jù)庫查看全部文獻資料，如果想要獲得更多的檔案信息必須到檔案館申請人工查閱。從社會信息化建設發(fā)展來看，數(shù)字化檔案信息資源是信息傳播的主要形式，也是檔案館檔案信息資源共享建設的重點內(nèi)容。目前，我國各級檔案館的檔案信息資源共享建設與發(fā)達國家相比仍然處于落后階段，檔案信息資源數(shù)量也有限，數(shù)字化建設程度較低。
3.檔案信息資源共享建設手段落后，利用率低
檔案信息資源共享建設不僅要注重檔案內(nèi)容的不斷豐富，更要方便檔案用戶的查詢利用。但是，我國各級檔案館對于檔案信息資源檢索重視程度較低，難以提供功能完善的檢索條件，檔案信息資源的易用性差、檢索效率低，大部分檔案館的檔案信息資源檢索不支持全文檢索、二次檢索和布爾邏輯檢索，檔案用戶對獲得的檢索結果并不滿意。由于檔案信息資源分布廣、涉及面多，不同地域之間的檔案信息資源收集、處理、存儲標準不同，導致檔案信息資源過于分散，給檔案信息資源檢索發(fā)展帶來了一定影響。而且，很多檔案館沒有先進的技術手段實現(xiàn)檔案信息資源的高效整合和準確定位，缺乏檔案信息資源分類檢索平臺和共享利用平臺建設，采用的信息檢索軟件也比較落后，更新維護困難，對檔案用戶的查詢效率造成一定影響，不支持多種邏輯組合檢索的方式，難以真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享與交換。
二、網(wǎng)絡背景下檔案信息資源共享體系構建策略
1.提高檔案信息資源共享的安全性
檔案信息資源共享建設要切實提高安全性，隨著現(xiàn)代社會信息化發(fā)展，檔案館負責收集整理、開發(fā)利用的檔案信息數(shù)量持續(xù)增多，在實現(xiàn)最大限度的檔案信息資源共享的同時，要不斷強化檔案服務功能。但是，檔案事業(yè)的發(fā)展有著政治性等不可忽視的本質特征，因此對于檔案信息資源的安全管理要更加重視。在檔案信息資源共享建設過程中，要對檔案信息資源的類型進行仔細鑒定，確定不同檔案信息資源的保密級別和開放范圍，真正做到嚴格審查、認真管理、加強保密。而且，檔案館工作人員要有良好的安全意識，積極采用各種現(xiàn)代信息技術防止網(wǎng)絡黑客和病毒的非法入侵，利用各種網(wǎng)絡安全防御技術，及時消除網(wǎng)絡中存在的各種安全隱患，保證檔案信息資源共享管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。在提高檔案信息資源安全性時，要更加注重檔案信息資源的合理合法利用，使其能夠發(fā)揮其最大價值。制定完善可靠的電子檔案信息資源查詢流程、使用規(guī)范、安全級別等制度標準，綜合利用數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術，確保檔案信息資源共享和交換的安全性和保密性。
2.實現(xiàn)檔案信息資源協(xié)同共享服務
將檔案館檔案信息資源共享建設與政府電子政務平臺相互結合，深入貫徹政府信息公開條例，使檔案館信息化建設能夠將政府頒布的現(xiàn)行文件直接收集到檔案館中，為檔案信息資源共享建設奠定良好基礎，在實現(xiàn)檔案信息資源安全保密的同時，不斷拓展檔案信息資源服務功能，為社會公眾提供多元化、個性化檔案服務，真正實現(xiàn)服務型檔案信息資源管理模式，體現(xiàn)“以人為本”的檔案服務理念。將檔案館傳統(tǒng)的“重藏型”管理模式轉變?yōu)榉招凸芾砟Ｊ?，實現(xiàn)檔案館不同職能部門之間的協(xié)同服務，在發(fā)展建設服務型檔案信息資源管理模式過程中，雖然不同職能部門之間必然會存在信息壁壘問題，但是在一定時間范圍內(nèi)可以使檔案館不同部門之間實現(xiàn)信息共享，提高檔案館綜合服務效率，節(jié)約社會公眾查詢、檢索和利用檔案信息資源的時間。目前，我國部分檔案館已經(jīng)采用了協(xié)同工作的服務型檔案信息資源管理模式，切實體現(xiàn)了“以人為本”的服務理念，將檔案用戶分為社會公眾、企業(yè)用戶和授權用戶等多個類型，使檔案館可以針對特定用戶提供多元化功能服務，縮短檔案查詢時間，提高服務效率。
3.注重檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用
檔案館利用現(xiàn)代信息技術為檔案用戶提供多元化的數(shù)字化服務，是檔案信息資源建設的發(fā)展方向。檔案館可以從檔案信息資源專題開發(fā)入手，進行深層次的價值挖掘，建立不同區(qū)域的檔案信息資源管理中心，以互聯(lián)網(wǎng)進行支撐，通過網(wǎng)絡窗口服務提高檔案信息資源共享服務的功能性，建設專門為政府機關、社會公眾、企事業(yè)單位提供檔案信息資源服務的共享平臺。檔案信息資源共享建設的最終目標就是深入開發(fā)檔案信息，將分布廣泛、相互獨立的檔案信息資源連接起來，形成統(tǒng)一的檔案信息資源共享規(guī)模，使檔案信息資源可以為社會發(fā)展、產(chǎn)業(yè)擴大提供功能化服務。檔案館對于分散存儲的檔案信息資源，要利用現(xiàn)代信息技術進行集中管理和有效整合，在保證檔案信息資源安全可控的基礎上，對檔案信息資源進行分級管理。利用先進的計算機處理技術、網(wǎng)絡技術和通信技術，將分散于不同區(qū)域的檔案信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源的共享互動和高效服務；打破傳統(tǒng)區(qū)域和部門之間信息壁壘的問題，使不同類型的授權用戶可以根據(jù)自己的權限級別獲得自己需要的檔案信息；檔案館將收集到的檔案信息資源經(jīng)過加工處理、整合存儲之后向社會提供各種服務，最終實現(xiàn)檔案信息資源的安全共享與交換。
三、總結
一、加強法制建設，進行規(guī)范管理
加強法制建設，依法進行檔案信息化管理，這是信息化建設的重要前提。目前，檔案的信息化已經(jīng)到重要階段，要在建設中不斷地規(guī)范，及時制訂各種相關制度，使之規(guī)范化、法制化。根據(jù)有關部門起草的有關電子文件原數(shù)據(jù)標準、檔案數(shù)字化流程及相關數(shù)據(jù)格式等系列標準規(guī)范。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設中的保密制度進行規(guī)范。
1.建立系列檔案信息化及相關的保密制度。
檔案信息化建設是個系統(tǒng)工程，既離不開信息管理方面的法律規(guī)定，又離不了有關標準與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計算機系統(tǒng)建設中的標準規(guī)范來設計開發(fā)，更要參照檔案領域有關的標準規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設協(xié)調(diào)領導小組，實行領導責任制，進行宏觀調(diào)控，負責協(xié)調(diào)各個管理層次的工作。要成立專門技術小組，具體負責檔案信息內(nèi)容的安全、技術安全和網(wǎng)絡安全等，注意把好檔案信息內(nèi)容的安全關，確保檔案資料的安全，做到寬進嚴出。
2.增強檔案管理人員保密意識，強化檔案保密教育。
加強檔案保密法制教育是增強教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級檔案領導干部，必須從高度出發(fā)，充分認識保密工作的重要性，充分認識到保密工作的復雜性。加強保密法紀律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規(guī)所規(guī)定的各項保密義務，還要使他們了解違反保密法律法規(guī)，不履行保密義務及泄露國家秘密應當承擔的法律責任。
首先，要繼續(xù)深入開展以普及檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。
其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點，通過在各級檔案館（室）部門開設保密法制教育課及講座，進一步更新各級領導干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密上作的自覺性。
同時，要大力宣傳、認真執(zhí)行科研檔案保密法規(guī)，積極宣傳嚴格遵守保密制度的先進典型，表彰他們的先進事跡，推廣他們的先進經(jīng)驗。
二、檔案科學管理是檔案安全保密的基礎
1.硬件設施配套完善是基礎。
依據(jù)中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的有關規(guī)定，存放檔案應當設有專門庫房，庫房中的門窗應專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質電動窗等設備，庫房中還應有紅外感應器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機、臭氧發(fā)生器、碎紙機等設備，以達到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫房由專人負責，無關人員禁止入內(nèi)。從檔案保密的角度看，硬件設施是基礎。
2.提高檔案管理人員的素質是關鍵。
檔案管理人員的素質是關鍵，也是檔案保密工作的基礎和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個方面的素質：一是政治素質，檔案關系到國家的安全、社會的穩(wěn)定與和諧，因此要有高度的政治責任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業(yè)。二是文化素質和業(yè)務素質，只有具有豐富的檔案管理的專業(yè)知識，才能夠業(yè)務熟練，獨立處理出現(xiàn)的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強的責任心和高度的保密意識，有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。無論在什么場合，檔案人員都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。
3.電子檔案管理是新的挑戰(zhàn)
隨著時代的發(fā)展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰(zhàn)。
第一，要構建檔案管理網(wǎng)絡安全體系。保障網(wǎng)絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅，如防火墻系統(tǒng)防護和物理隔離兩種方式來實現(xiàn)網(wǎng)絡安全；第二要設立電子查閱安全制度，進行科學管理；第三，電子檔案一定要備份。
三、加強高職院校檔案管理，促進體制改革
做好檔案的保密工作，是推進檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進高職院校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項重要內(nèi)容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統(tǒng)一體。在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現(xiàn)象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關系，促進人才培養(yǎng)。
參考文獻：
[1]張國芳.通過加強檔案管理促進繼續(xù)教育工作[J].山西廣播電視大學學報，2008（4）.
一、社會組織登記檔案的涵義
社會組織檔案是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支（代表）機構，基金會及其分支（代表）機構，境外基金會代表機構以及民辦非企業(yè)單位辦理申請籌備成立、成（設）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。社會組織登記檔案管理工作由縣級以上人民政府民政部門分級負責。
二、社會組織登記檔案的分類和整理
（一）社會組織登記檔案的分類
社會組織登記檔案按其來源可分三類：社會團體類、民辦非企業(yè)單位類和基金會類。其中基金會類又可分為基金會類和境外基金會代表機構類兩種。根據(jù)其性質的不同，各類社會組織有不同的文件材料歸檔范圍。
（二）各類社會組織登記檔案的歸檔范圍
1.社會團體登記文件材料歸檔范圍：籌備成立文件材料；成立登記文件資料；設立分支（代表）機構登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更活動資金文件材料；變更業(yè)務范圍文件材料；分支（代表）機構變更文件材料；社會團體及其分支（代表）機構備案文件材料；章程修訂及其核準文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機構注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
2.民辦非企業(yè)單位登記文件材料歸檔范圍：成立登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更開辦資金登記文件材料；變更業(yè)務范圍登記文件材料；備案材料；章程或合伙協(xié)議修訂及其核準文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
3.基金會登記文件材料歸檔范圍：設立登記文件材料；設立分支（代表）機構文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務主管單位登記文件材料；變更類型登記文件材料；變更住所文件材料；變更原始基金數(shù)額文件材料；變更公益活動的業(yè)務范圍文件材料；分支（代表）機構變更文件材料；備案文件材料；章程修訂及其核準文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機構注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
4.境外基金會代表機構登記文件材料歸檔范圍：設立登記文件材料；變更名稱文件材料；變更負責人文件材料；變更業(yè)務主管單位文件材料；變更住所文件材料；變更業(yè)務范圍文件材料；備案文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
（三）社會組織登記檔案的整理
一是社會組織登記檔案按照一個組織一檔的原則進行整理。歸檔材料以“件”為單位，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，請示與批復為一件，一次上報的多份表格，每份表格可為一件。二是一個社會組織的所有文件按照時間順序在檔案盒內(nèi)排列。三是不同社會組織的登記檔案按照社會組織登記號的順序排列。
三、社會組織登記檔案的管理
（一）領導重視，提高硬件設施標準
領導重視是搞好社會組織登記檔案管理的前提，必要的保管硬件設施是搞好社會組織登記檔案管理的保證。對于檔案管理者爭取領導的重視很有必要，只有領導重視了，才有可能爭取更多的資金投入，配備必要的檔案保管裝備，設置防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設施，以確保檔案的安全。
（二）加快社會組織登記檔案管理信息化進程
由于社會信息化的快速發(fā)展，電子計算機已全面進入政府辦公的全過程，無紙化辦公也已成為新的潮流。在此過程中形成的電子文檔，更有利于查詢和保管，將逐步成為與紙質文檔同樣重要的檔案內(nèi)容。因此，必須加快社會登記檔案管理的信息化進程，才能適應這種發(fā)展和進步，從而保證社會組織登記檔案的管理不落后于社會的發(fā)展。
（三）搞好社會組織登記檔案的利用工作
關鍵詞：檔案管理服務；下崗職工；作用
檔案是個人職業(yè)生涯總體情況的總結與記錄。檔案管理有著重要的社會價值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個工作環(huán)節(jié)。從上世紀八十年代起，我國開始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴峻。在下崗職工的管理當中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級政府與部門必須加強對下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。
一、新時期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機構與管理人員，明確職責，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時，為了增強管理的實效性，還擴大了下崗職工檔案內(nèi)容范圍，除了個人的基本資料之外，還包括個人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務活動，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會等形式，促進下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務工作當中還存在不少的弊端，比如說相關部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負擔。同時，一些企業(yè)沒有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動頻繁，調(diào)動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無法為下崗職工管理機構提供完善的檔案材料，也就無法針對下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對性的促進其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務對下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對新時期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務對下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強化宣傳、加強領導
當前，各級政府及企事業(yè)單位應該充分認識到檔案管理對于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當中加強檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認識到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業(yè)領導專門負責，強化檔案管理的領導，保證檔案管理工作的順利進行。從各級政府及勞動部門的角度來講，應把檔案工作當做透視社會現(xiàn)象、掌握社會就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領導宣傳活動。例如，在相關就業(yè)市場開設宣傳專欄，張貼宣傳標語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認識與接收檔案工作管理與服務，提高人們對檔案工作的認識，從而促進下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動者在工作當中，要主動配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動部門提供檔案，并按照勞動主管部門的要求對檔案材料進行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎上，為檔案管理服務的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動下崗職工檔案管理的社會化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動部門的職責，而是全社會面臨的一項重要社會問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當中，不要局限在勞動就業(yè)部門，而是要實現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會化。同時，伴隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會化的特征，在職工檔案管理當中，開始有社會機構的參與，這說明檔案的社會功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當中，要推動其實現(xiàn)社會化。勞動就業(yè)部分應該針對當前下崗職工檔案管理社會化的現(xiàn)狀，積極采取針對性的措施，提高社會化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務作用。比如對無力交納管理費用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應積極派相關人員收繳。另外，政府部門應當適當投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務于社會，從而對促進再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動。
3.強化用人單位與勞動就業(yè)部分的檔案管理配合
工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應當與工會與就業(yè)機構合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務，并努力進行對檔案的加工。協(xié)同工會部門為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對檔案與人才的發(fā)掘，及時向其提供下崗職工的檔案及相關資料。完善整個再就業(yè)的系統(tǒng)。同時，在再就業(yè)檔案管理當中，用人單位與勞動就業(yè)部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動就業(yè)部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對下崗職工會的檔案進行完善，及時提交給勞動就業(yè)部門，同時根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對再就業(yè)的職工進行管理。
總之，下崗職工檔案管理對于新時期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動就業(yè)部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對其進行積極科學的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動就業(yè)上的不足，開展針對性的再就業(yè)培訓，提高下崗職工的勞動就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻 ：
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【關鍵詞】困難職工檔案；管理；思考
困難職工幫扶工作是縣市工會工作重要組成部分。困難職工檔案是指各級工會組織在對困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會工作檔案的重要內(nèi)容，也是社會民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對于服務社會民生，對于工會依法維護職工合法權益，促進社會和諧穩(wěn)定具有十分重要的意義。然而由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動態(tài)性、替代性等特點，導致一些單位幫扶工作不精準，影響了困難職工幫扶工作的開展，本文擬對縣市工會困難職工檔案工作管理，作幾點思考。
一、深刻認識困難職工檔案工作的重要意義
困難職工檔案是工會組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會開展送溫暖和幫扶救助工作，向黨委政府反映困難職工的情況和推動解決困難職工相關問題的重要依據(jù)。建立和完善困難職工檔案工作，對于推進工會維權職責，落實中央關于“十三五”期間有關改善民生問題具有十分重要的意義。
（一）工會困難職工檔案工作是我國民生檔案工作的重要組成部分。民生檔案是機關、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關的檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、社會管理等涉民檔案。是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾權益的原始憑證，是人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。當前，我國正處于社會轉型期，各種矛盾突出，產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整，企業(yè)轉型升級，社會貧富差距進一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學致貧等現(xiàn)象比較突出，已成為工會維護職工合法權益工作的重要內(nèi)容，也是當前我國社會民生最突出的問題之一。因此，工會在困難職工幫扶工作中形成的檔案材料，同樣是我國民生檔案的重要組成部分。
（二）困難職工檔案是工會精準幫扶的重要保證。指出：“‘十三五’時期經(jīng)濟社會發(fā)展要努力在保障和改善民生、推進扶貧開發(fā)等方面取得明顯突破”，這就提出了保障和改善民生效益問題，如何提高效益，對于困難職工幫扶工作來說，關鍵是要做到精準。精準幫扶，是指通過對困難職工精準識別，精準幫扶，精準管理，并建立其長效機制，實現(xiàn)幫扶成效的最大化。而要做到精準幫扶，關鍵在于困難職工檔案的建立是否精準、完整。
（三）困難職工檔案是工會制訂困難職工幫扶政策的重要依據(jù)。多年來，通過各級工會組織的不斷努力，困難職工數(shù)量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上，以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達470戶，尤其是新狀態(tài)下困難職工呈現(xiàn)上升勢態(tài)，臨時救助戶也不斷增多。建立困難職工檔案，能準確掌握困難職工底數(shù)，推動職工最低保障制度，普惠困難職工，推動職工幫扶工作制度化、規(guī)范化。如何制訂困難職工幫扶政策，幫扶計劃，幫扶措施，如何使政策更具科學性、實效性、針對性，最好的方法，就是根據(jù)困難職工檔案，進行數(shù)據(jù)分析，尋求政策的最佳方案。因此，困難職工檔案是工會組織制訂幫扶政策的重要依。
（四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對困難職工的重視和關懷。工會是黨領導下職工自愿結合的工人階級群眾組織，是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會，實質上工會是代表黨和政府關愛職工，幫扶職工。歷年來的困難職工檔案表明，工會做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對困難職工的關愛。
二、當前困難職工檔案管理存在的問題
困難職工檔案是近年來工會組織履行基本職責，開展幫困扶貧，提高幫扶效益，而新形成的檔案材料，時間短，還未納入工會和檔案部門統(tǒng)一規(guī)范，工會組織雖然出臺了一些管理文件，但僅限于作為幫扶依據(jù)的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關要求有一定的距離。
（一）檔案缺乏系統(tǒng)性。困難職工檔案，一般由困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔案材料；綜合統(tǒng)計資料檔案，是指幫扶工作綜合統(tǒng)計檔案，包括困難職工戶數(shù)，家庭平均收入，致貧分析數(shù)據(jù)、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價值的材料，如黨政、工會出臺的困難職工幫扶政策文件，幫扶制度，各類幫扶會議，工會開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學、冬送溫暖”活動等。三類檔案材料構成了一個完整的綜合體系，缺少任何一項，就會導致檔案缺乏系統(tǒng)性。而實際在建立困難職工檔案中，后二類材料或是缺乏，或是保存在工會其它文書檔案中，導致檔案缺乏系統(tǒng)性，難以充分體現(xiàn)工會的幫扶工作狀況。
（二）原始檔案缺乏完整性。困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息，收入狀況，困難程度，造成貧困原因，如下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災難等因素，還包含各類原始證件、單據(jù)等證明材料，如職工住院證明，醫(yī)藥支出發(fā)票、子女就學證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎，也是制訂幫扶政策，開展幫扶工作的主要依據(jù)。但由于基層工會對困難職工幫扶工作重要性認識不足，在信息采集時不認真，不仔細，導致部分項目信息不實，如家庭成員及其收入狀況，致貧原因等，收入狀況和困難描述不符邏輯性等，致使原始檔案缺乏真實性和完整性。 （下轉第119頁）（上接第107頁）
（三）歸檔缺乏規(guī)范性。困難職工立卷歸檔缺乏統(tǒng)一操作規(guī)范，許多縣市工會，困難職工原始檔案沒有按檔案的要求統(tǒng)一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒有按年度整理，沒有注明保管年限，沒有納入工會綜合檔案室管理和總工會全宗目錄。檔案往往由職工服務中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國總工會建立“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”，各縣市有統(tǒng)一的困難職工服務電子信息平臺，但平臺只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會困難職工幫扶狀況，比較困難。
（四）歸檔立卷重復性。當前縣市域不同困難群體的幫扶工作，由不同部門管理。困難職工由工會管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯(lián)管理，普通困難群眾由民政部門管理?；鶎訂挝话ㄉ鐓^(qū)、村，在年度上報困難群體信息時，缺乏統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，造成多頭上報，導致多頭存檔，重復存檔，重復幫扶，影響了幫扶工作的嚴肅性。
三、加強困難職工檔案工作管理的對策
（一）進一步提升工會系統(tǒng)檔案意識，營造困難職工檔案工作的良好氛圍。一是要在工會系統(tǒng)內(nèi)部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學習黨委政府關于加強困難群體幫扶工作的意見，增強做好困難職工檔案工作的自覺性。二是要加大檔案教育培訓力度，提高困難職工建檔工作的業(yè)務水平。三是把困難職工檔案作納入工會重要工作內(nèi)容，并列入年度考核。
（二）建立健全困難職工檔案三級網(wǎng)絡，提高困難職工原始信息準確性。一是明確縣市職工服務中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務站和基層職工服務點為工會困難職工檔案管理的責任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級網(wǎng)絡。二是明確各中心、站、點的工作職責，基層職工服務點的職責以采集困難職工原始信息檔案為主，按實填寫困難職工家庭申請表，并收集相關證明材料，并上報；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務站的職責以審核為主，對服務點上報的材料進行審核，材料是否真實有效，材料是否符合邏輯，困難條件是否符合等，并上報縣市職工服務中心；縣市職工服務中心以復核、數(shù)據(jù)錄入，歸檔立卷為主。三是各中心、站、點明確一名工作人員，具體負責抓好檔案工作。
（三）規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質量。一是制訂各類規(guī)章制度，制訂《困難職工檔案歸檔范圍》《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規(guī)定》《困難職工檔案年度更新與保存制度》等。二是把困難職工檔案納入工會檔案管理范疇，確定與工會檔案相應的保管期限，處理好困難職工檔案相對獨立性與工會檔案綜合性的融合問題。三是加強與有關困難群體幫扶部門的溝通和協(xié)調(diào)，在檔案數(shù)據(jù)錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進行協(xié)調(diào)，實行資源共享，對重復建檔的困難職工，及時調(diào)整處理，避免檔案重復性。四是加強對困難職工的動態(tài)管理，以年度為界限，對在檔困難職工情況進行一次了解，對已脫貧、不符合困難職工條件的，退出困難職工檔案管理系統(tǒng)，其紙質檔案按規(guī)定歸檔。
（四）加強困難職工檔案信息化建設，建立三個檔案載體。一是傳統(tǒng)檔案載體。即按常規(guī)檔案管理規(guī)定，按困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計資料檔案和工作資料檔案三類進行歸檔，按年度納入工會檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數(shù)字化、信息化建設標準要求，對困難職工檔案進行掃描作數(shù)字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲存在縣市虛擬檔案館數(shù)據(jù)庫，也可以通過鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數(shù)據(jù)焱絡體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國總工會的“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況，工作單位或入學學校，工資收入，家庭成員平均收入，健康狀況，致貧原因等，能快速查閱當年度困難職工個人基本情況，還可通過數(shù)據(jù)處理，分析了解當年度困難職工分布情況、家庭結構、年齡結構、收入結構、就業(yè)結構、致貧主要因素等，為工會制訂幫扶政策，開展幫扶活動提供依據(jù)。
總之，困難職工檔案既是工會工作檔案的重要組成部分，也是社會民生檔案的重要組成部分，做好困難職工檔案工作，對于工會精準幫扶，依法幫扶，維護社會和諧穩(wěn)定，促進企業(yè)轉型升級，具有十分重要的意義。
【參考文獻】
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各區(qū)（縣）勞動和社會保障局、各職業(yè)介紹服務中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休?，F(xiàn)將有關問題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號）的有關規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業(yè)介紹服務中心或街道（鎮(zhèn)）勞動科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區(qū)、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
1 智慧城市的概念
智慧城市是新一代信息技術支撐、知識社會下一代創(chuàng)新（創(chuàng)新2.0）環(huán)境下的城市形態(tài)。[3]智慧城市基于物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新一代信息技術以及維基、社交網(wǎng)絡、Fab Lab、Living Lab、綜合集成法等工具和方法的應用，營造有利于創(chuàng)新涌現(xiàn)的生態(tài)，實現(xiàn)全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯(lián)、智能融合的應用以及以用戶創(chuàng)新、開放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新為特征的可持續(xù)創(chuàng)新。“智慧城市”的四大特征：全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯(lián)、智能融合的應用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。
智慧城市建設將改變我們的生存環(huán)境，也是轉變城市發(fā)展方式、提升城市發(fā)展質量的客觀要求。通過建設智慧城市，及時傳遞、整合、交流、使用城市經(jīng)濟、文化、公共資源、管理服務、市民生活、生態(tài)環(huán)境等各類信息，提高物與物、物與人、人與人的互聯(lián)互通、全面感知和利用信息能力，極大提高政府管理和服務能力，提升人民群眾物質和文化生活水平。
2 智慧城市建設中，檔案部門的角色定位
智慧城市的總體架構（參見圖1）自下向上分為“感、傳、支、用”四個層，即感知層、傳輸層、支撐層、應用層，同時建設安全保障體系、標準規(guī)范體系、運營管理體系作為支撐。筆者認為，智慧城市建設本質上就是以網(wǎng)絡為基礎，運用信息和通信技術手段感測、分析、整合各項關鍵信息，更好地服務大家。其中，最重要的就是數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享和安全。
圖1：智慧城市總體架構
2.1 是智慧城市建設的管理者和參與者。可能有人要問為什么這些工作都要檔案部門來參與呢？首先，檔案部門是政府機構建立的基礎，是智慧城市建設的重要的管理者和參與者。2007年《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院第492號）規(guī)定了檔案館作為政府信息公開查閱的場所，[4]各省轄市根據(jù)其精神，檔案館統(tǒng)一掛“×××政府信息公開查閱中心”的牌子，設置政府信息公開查閱場所，檔案是智慧城市建設不可缺少的重要的公共信息資源。另外，作為政府信息公開的管理者和參與者，在規(guī)劃智慧城市建設中所形成的數(shù)據(jù)分析、初步可行性研究、階段性報告、可行性報告等，應由檔案部門統(tǒng)一收集整理并歸檔保存，為日后向決策層領導、各部門管理人員提供決策支持。
2.2 是智慧城市建設的基礎部門。在智慧城市的建設中，政府部門起到了決定性的作用。檔案信息資源是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府機構賴以建立的基礎，是智慧城市建設不可缺少的重要的公共信息資源之一。搭建智慧城市的公共服務平臺必須整合政府傳統(tǒng)組織內(nèi)部的數(shù)據(jù)，還要整合政府跨部門之間的數(shù)據(jù)，特別是對各政府內(nèi)部公文、檔案、圖表、數(shù)據(jù)信息化的改造，是智慧城市建設必不可少的一步。由于大部分檔案應用系統(tǒng)是基于局域網(wǎng)或政務內(nèi)網(wǎng)的，因此，檔案部門的作用就是把分散在各系統(tǒng)中的原始的信息資源進行集中整合，形成統(tǒng)一的信息資源體系，“九九歸一”，建成一個統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)庫。并對大數(shù)據(jù)進行收集、存儲和科學管理，使數(shù)據(jù)高度集中和融合，建立數(shù)據(jù)中心和共享平臺，使數(shù)據(jù)具有“智能”的技術能力，才能為信息共享提供條件，服務傳統(tǒng)行業(yè)。其核心就是要構建統(tǒng)一權威的公共信息服務體系和平臺，實現(xiàn)一站式信息服務。只有保障了基礎數(shù)據(jù)在“前端”的真實性和安全性，才能為之后智慧城市建設提供基本保證。
3 檔案部門在智慧城市建設中存在的問題
3.1 統(tǒng)一標準缺失。單從檔案部門內(nèi)部來看，全國各個檔案部門雖然已經(jīng)建設了規(guī)模大小不等的數(shù)據(jù)庫，但都各自為政，缺乏統(tǒng)一性和整體性，而且標準化程度低。更不要說不同行業(yè)、不同機構之間的信息化建設了，都各有計劃。在其他應用終端上，從政府到行業(yè)再到企業(yè)，各自也都有自己的標準，相互間的兼容性差，這樣就造成宏觀上把握不清，信息孤島與重復建設現(xiàn)象嚴重，相關資源不能整合應用，檔案數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，存在安全隱患。
3.2 相關法規(guī)制度建設存在著嚴重的滯后性。主要表現(xiàn)在信息立法和檔案法律法規(guī)沒有有機的整合。在上世紀90年代中期，隨著大量CAD文件的面世，國家質量技術監(jiān)督局推出了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。1999年，為規(guī)范電子文檔的歸檔與管理中的問題，國家檔案局又頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，2000年，為了解決計算機在輔助檔案管理中存在的問題，國家檔案局又頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》。2002年，針對公務活動中電子文件的形成、積累、保管、利用等方面存在的問題，國家檔案局對《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進行了修正，在此基礎上，又分別在2003 年和2005年出臺了第三部和第四部檔案信息化部門規(guī)章。[5]但有關電子文件采集的元數(shù)據(jù)標準、電子文件鑒定保存的技術規(guī)范依然空白。數(shù)字檔案長期保存工作往往是在國家檔案機構系統(tǒng)內(nèi)部進行，企業(yè)、高校、研究機構、政府其他部門的參與有限，跨部門、跨領域的長期保存合作機制尚未建。
3.3 安全管理的滯后性。主要表現(xiàn)在很多檔案信息網(wǎng)絡管理人員、應用人員缺乏安全意識，有些檔案工作者沒有受過正規(guī)的網(wǎng)絡安全培訓，對信息網(wǎng)絡的安全重視不夠，使檔案信息安全管理缺乏針對性和執(zhí)行力。同時，缺乏既懂檔案工作又掌握智慧城市專業(yè)知識，又對信息安全領域熟悉的人才。從專業(yè)結構看，檔案從業(yè)人員主要來自文史學科為基礎的相關專業(yè)，致使在技術層面上無法提供有力的安全支撐，在信息環(huán)境的發(fā)展中，標準化管理、計算機輔助管理、規(guī)章制度管理明顯滯后于檔案信息化發(fā)展的步伐。
4 改進措施
4.1 技術層面
4.1.1 加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)安全。智慧城市建設的關鍵是信息的整合和共享，就是通過計算機和網(wǎng)絡把所有數(shù)據(jù)都放在一個敞開的公共信息資源平臺上，大家按需應用。因此，只有平臺安全才能保證數(shù)據(jù)安全，一旦平臺被惡意破壞，數(shù)據(jù)就面臨流出的風險。所以，必須提高數(shù)據(jù)的安全保障，檔案信息作為政府的基本行政工具，檔案部門應從“源頭”抓起，保障數(shù)據(jù)安全。進一步完善安全防范措施，除采用身份識別、數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻技術外，還需采取專用核心密碼加密系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)加密，多種安全防范措施并用。及時發(fā)現(xiàn)和消除隱患，確保計算機和檔案的安全，在有安全保障的前提下才能使有密級的信息在網(wǎng)上安全傳輸和共享。其次，提高檔案管理計算機網(wǎng)絡的安全性。檔案管理計算機網(wǎng)絡必須采取強有力安全措施，以克服網(wǎng)絡面臨的威脅。這些安全措施分為技術措施（如權限設置、個人身份鑒別、防火墻、建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)等）和管理措施（如建立健全網(wǎng)絡管理體制、建立完善網(wǎng)絡管理規(guī)章制度、加強網(wǎng)絡運行進程中的監(jiān)控與管理等）。
4.1.2 采用“云計算”。云計算是一種網(wǎng)絡服務方式，用戶可以通過網(wǎng)絡租用或免費獲取所需服務，而這些服務經(jīng)過云計算技術的不斷發(fā)展將涵蓋全部可能的IT應用。[6]提供服務的網(wǎng)絡即被稱為“云”，“云”中的使用者可任意擴展并隨需獲取當中的資源，用戶可以通過這種特性，像用水和用電一樣按需購買和使用IT服務。
