發(fā)布時(shí)間：2022-03-25 17:31:34
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化工作計(jì)劃樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；資源研究；優(yōu)化工作環(huán)境
1 提高對靜態(tài)檔案資源的研究力度
1.1 解決思維創(chuàng)新
跳出傳統(tǒng)思維的局限，用全新的視角，全新的理念，由傳統(tǒng)的“保管員”跳躍到“研究員”的臺(tái)階上。這種認(rèn)識(shí)上的創(chuàng)新，需要檔案工作者自身的認(rèn)識(shí)飛躍，也需要主管機(jī)關(guān)、各級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)到位。否則，很容易用舊觀念扼殺新理念。當(dāng)今信息社會(huì)，必須以加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來作為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、事業(yè)發(fā)達(dá)的戰(zhàn)略舉措。隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個(gè)系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個(gè)新臺(tái)階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，檔案的信息服務(wù)作用日益突出。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念。信息化建設(shè)主要從以下幾方面入手：（1）檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。（2）檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。（3）數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。
1.2 解決機(jī)構(gòu)到位和課題到位問題
只要認(rèn)識(shí)到位，事情便迎刃而解。沒有人去研究，當(dāng)然“研究”不起來。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平、管理手段，必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正式成為一種必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為企業(yè)內(nèi)部及外部提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是對檔案部門和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長一段時(shí)期內(nèi)提出的艱巨的系統(tǒng)工程。
目前，隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)的應(yīng)用，各級機(jī)關(guān)單位的一個(gè)重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，檔案部門信息化建設(shè)要納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)體系。抓住企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)給檔案信息化發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，使檔案信息化建設(shè)盡快適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和運(yùn)行的需要。如何管理和保存企業(yè)經(jīng)營管理中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)服務(wù)，已成為檔案管理面臨的一個(gè)新課題。
1.3 解決研究成果的社會(huì)認(rèn)定
研究與成果認(rèn)定是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要建立成果的完成、成果的評價(jià)、成果的社會(huì)效應(yīng)、成果的陣地、成果的發(fā)表與交流等等。從企業(yè)檔案的特點(diǎn)來講，檔案研究成果是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，凝聚著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和廣大職工的聰明才智與辛勞汗水，無論它承載于何種形式的載體上，它自身特點(diǎn)具備企業(yè)無形財(cái)產(chǎn)的屬性，是企業(yè)用金錢難以買到的無價(jià)之寶。企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀重要思想為指導(dǎo)，實(shí)事求是地做好企業(yè)檔案工作，使檔案信息資源真正服務(wù)于企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，以檔案工作的“有為”樹起在現(xiàn)代企業(yè)管理中的“有位”。
2 規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略
2.1 優(yōu)化檔案工作環(huán)境
包括硬環(huán)境和軟環(huán)境，建立吸納人才的環(huán)境機(jī)制。比如，較為優(yōu)越的工作環(huán)境、生活環(huán)境、發(fā)展環(huán)境等。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，同時(shí)可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。
2.1.1 檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。
2.1.2 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。
2.2 創(chuàng)新觀念
靠工作的影響力樹立檔案工作的社會(huì)形象，讓檔案工作從不被人注意的角落跳出來，找準(zhǔn)自身在企業(yè)發(fā)展中的定位，最大限度地發(fā)揮自身的影響力?，F(xiàn)代企業(yè)的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)，檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，其發(fā)展方向必須與企業(yè)發(fā)展主流相一致。因此，要求檔案工作需要用科學(xué)發(fā)展觀的思想，大興求真務(wù)實(shí)之風(fēng)，大力弘揚(yáng)求真務(wù)實(shí)精神，始終保持昂揚(yáng)向上、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，團(tuán)結(jié)一致、真抓實(shí)干、爭創(chuàng)一流業(yè)績。目前，檔案的知識(shí)管理與檔案的實(shí)體管理、信息管理是并存的，但建立以用戶滿意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系是未來發(fā)展的大勢所趨。作為企業(yè)檔案工作者，我們必須從傳統(tǒng)的服務(wù)型模式中跳出來，建立“一切為用戶考慮、一切讓用戶滿意”的服務(wù)意識(shí)，并積極探索以知識(shí)型人才為主的檔案知識(shí)服務(wù)。
關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案服務(wù)工作；問題分析；影響；實(shí)施策略
經(jīng)過多年來對科學(xué)技術(shù)的不斷研究與開發(fā)，很多高新技術(shù)在功能與作用上取得了優(yōu)異的成績，并普及到很多領(lǐng)域中，信息技術(shù)就是其中一項(xiàng)具有權(quán)威、代表性的實(shí)踐成果。在信息技術(shù)的作用下，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，使得檔案工作在管理與服務(wù)等方面從意識(shí)到實(shí)踐上都有很大的改變。檔案信息化完美的建設(shè)很大程度上可以影響到檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，而要想取得真正的進(jìn)步，則需要更好的完善信息化建設(shè)，解決檔案服務(wù)工作問題。
1檔案服務(wù)工作問題分析
真正的做到檔案管理工作，實(shí)際上就是指利用某種有效的方法與手段，使檔案管理工作質(zhì)量與效率更上一層樓。就當(dāng)前檔案管理來看，采用信息技術(shù)是非常有效的決策。經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案信息量逐漸加大，傳統(tǒng)的檔案信息收集、處理以及保存等方式均以人工操作為主，占用的空間、時(shí)間、精力非常大，并且檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及安全性也無法得到有效保證，而利用信息化處理方法，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理方式，可以有效的彌補(bǔ)傳統(tǒng)文當(dāng)收集、處理、歸納等工作方面存在不足，所以說檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的一種必行取向。同時(shí)，檔案管理工作也具有一定的服務(wù)性，是對企業(yè)有價(jià)值服務(wù)的一項(xiàng)工作，而要想充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)價(jià)值，首先要建立檔案管理服務(wù)意識(shí)，并從提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、道德素質(zhì)等方面做起，樹立正確的價(jià)值觀、思想觀，確立工作方向，全身心投入；還要不斷加強(qiáng)企業(yè)自身的軟件與硬件配置水平，為提高檔案管理工作質(zhì)量與效率做好準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案管理順利發(fā)展。
2檔案信息化對檔案服務(wù)工作的影響
2.1檔案管理模式落后
檔案信息化建設(shè)對檔案服務(wù)工作有一定的影響關(guān)系，例如軟硬件配置、隊(duì)伍建設(shè)以及工作理念、服務(wù)意識(shí)等。隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到各大小領(lǐng)域中，對社會(huì)和諧發(fā)展、生產(chǎn)質(zhì)量提升、經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變等等層面都有很好的促進(jìn)作用，檔案管理也一樣受到信息技術(shù)的影響，得到更進(jìn)一步的完善與改進(jìn)，而目前很多檔案建設(shè)過程中，對信息技術(shù)并不注重，也沒有真正意識(shí)到信息技術(shù)可為檔案管理帶來的有利之處。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國的檔案基礎(chǔ)設(shè)備還很落后，檔案管理?xiàng)l件不足，特別是在檔案服務(wù)中應(yīng)用先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國與發(fā)達(dá)國家的差距所在。
2.2檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)以及科技能力低
在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了大開發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實(shí)具有很強(qiáng)的服務(wù)性，這就需要檔案工作人員以正確的服務(wù)理念來對待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強(qiáng)的問題，所以檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的新知識(shí)。
2.3資金支持力度不足
現(xiàn)階段很多的檔案部門還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時(shí)展不相適應(yīng)，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進(jìn)了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但卻沒有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無法為社會(huì)提供最先進(jìn)的檔案管理工作，不利于檔案服務(wù)工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務(wù)水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。
3檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開展的實(shí)施策略
3.1轉(zhuǎn)變思想意識(shí)
要從思想上認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案工作的服務(wù)性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應(yīng)展開多種形式的服務(wù)工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴(kuò)大信息服務(wù)的輻射范圍，以社會(huì)實(shí)踐的形式，來深入社會(huì)，對社會(huì)各個(gè)方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務(wù)模式，使服務(wù)質(zhì)量得到有效的提高。
3.2增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源的服務(wù)對象和用戶使用特點(diǎn)有了一定的改變，為了適應(yīng)這樣的發(fā)展，檔案工作應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務(wù)工作要不斷加強(qiáng)和社會(huì)的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會(huì)。另外，檔案信息服務(wù)應(yīng)突破已有信息資源的束縛，以社會(huì)的需要為風(fēng)向標(biāo)，積極擴(kuò)大自身的業(yè)務(wù)范圍。檔案館的業(yè)務(wù)范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進(jìn)行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴(kuò)大了服務(wù)范圍，而且還擁有了獨(dú)特的服務(wù)項(xiàng)目，這些都要?dú)w功于檔案信息資源的海量性。檔案服務(wù)工作的信息化已經(jīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應(yīng)始終被關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵。
3.3專業(yè)人才培養(yǎng)
在檔案信息化建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)工作越來越需要復(fù)合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導(dǎo)航員外，還應(yīng)是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養(yǎng)建立擁有專業(yè)能力強(qiáng)，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊(duì)伍，也就是人們俗稱的“德才兼?zhèn)洹薄＿@樣的隊(duì)伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，使信息化時(shí)代下檔案服務(wù)工作的質(zhì)量能夠在此基礎(chǔ)上得到更加穩(wěn)固的支撐。
3.4建立完善的檔案管理隊(duì)伍
從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，需要加強(qiáng)各級檔案部門的橫向交流，促進(jìn)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻(xiàn)等各自獨(dú)立的情況，實(shí)行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢，將整個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務(wù)工作的最終目標(biāo)?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結(jié)論
通過文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢了，所以必須得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設(shè)的需要，也要求檔案工作不斷地進(jìn)行提高，特別是在設(shè)備、人才隊(duì)伍上，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說檔案信息化建設(shè)工作要不斷地進(jìn)行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以一種服務(wù)意識(shí)去工作，不斷地提高自身的專業(yè)技能，將檔案信息化工作建設(shè)得更好，以便為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
作者:李娟 單位:雞東縣律師事務(wù)所
參考文獻(xiàn)
一、文書檔案管理的特點(diǎn)
檔案的管理是由文書工作產(chǎn)生的， 文書工作包括文件的收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、承轉(zhuǎn)、催辦以及文件的整理、立卷、歸檔等等。文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書工作的全過程也是檔案工作的形成。而檔案工作是一個(gè)單位各級黨政和經(jīng)濟(jì)管理工作的重要內(nèi)容。也是單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項(xiàng)嚴(yán)密復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作。
二、傳統(tǒng)文書檔案管理的存在的弊端
許多傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)載體為主，很多檔案存放的年代久遠(yuǎn)，在查閱管理中容易破損，使得它們不能很好地保存下來。于是許多的檔案資料都選用了電子檔案來規(guī)整保存。
文書檔案的管理過程都比較紛繁復(fù)雜，文書檔案一般都包括了一個(gè)單位里面所有保密性跟有價(jià)值的各種資料，在收集、歸檔、編目、上架的過程中，會(huì)涉及各個(gè)部門的相關(guān)人員，這些工作比較零散復(fù)雜，有時(shí)工作量會(huì)比較大，而且人員操作容易出差錯(cuò)。
另外，由于一個(gè)單位里面的文書檔案工作比較繁多復(fù)雜，使得許多的任務(wù)都交由大量的工作人員進(jìn)行完成，這些人工操作使得單位的文書出現(xiàn)管理流程不暢，運(yùn)行機(jī)制不完善等等，特別是對先進(jìn)的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用不夠，提高工作人員的管理素質(zhì)可以確保文書檔案管理工作的順利有序開展。
三、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢
（一）提高檔案的查閱速度
隨著近幾年的互聯(lián)網(wǎng)信息化數(shù)字時(shí)代的到來，在各個(gè)單位里面的文書檔案管理工作也被升級到一個(gè)新的高度，許多的文書資料都運(yùn)用電子版的形式佐以存在，然后在需要有人進(jìn)行檔案與資料的查閱時(shí)，只需要在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞就好，既節(jié)省了時(shí)間，又安排好了各種檔案的存放與網(wǎng)上即時(shí)查閱。實(shí)現(xiàn)了信息資源的最大化利用程度，在方便閱讀的同時(shí)又提高了文書檔案的閱讀量。
（二）提高檔案管理的工作效率
文書檔案管理工作針對一個(gè)單位里面的各方面的真實(shí)記載與反映，它從人事管理、行政管理以及財(cái)政管理等方面都是一種體現(xiàn)。它將各方面的管理工作中所產(chǎn)生的各類文檔、資料、音頻、影像等進(jìn)行有效整合與歸納，然后再進(jìn)行貼標(biāo)簽，把它們重新收集、整合、歸檔、立卷等，使得文檔的管理不再那樣復(fù)雜，并且同時(shí)提高其準(zhǔn)確性。將整個(gè)檔案管理的工作效率都得到提高。
四、加強(qiáng)文書檔案管理信息化的策略
（一）深化對文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新信息化管理理念
思想意識(shí)對于人的行動(dòng)起到非常重要的引導(dǎo)作用，所以說實(shí)行文書檔案信息化管理是非常具有時(shí)代意義的，在一些單位中開展以互聯(lián)網(wǎng)為依托的文書檔案信息化管理，是科學(xué)管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進(jìn)行電子化管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的迅捷與先進(jìn)的方式優(yōu)化各種信息資源，深化對文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代文書檔案管理的重要性，堅(jiān)持創(chuàng)新信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理思想，利用新型創(chuàng)新信息化管理文書檔案的科學(xué)手段進(jìn)行優(yōu)化各種資源，實(shí)現(xiàn)合理簡化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進(jìn)數(shù)字化與信息化的軌道上面。
（二）搭建科學(xué)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理資源共享
努力搭建科學(xué)的信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達(dá)成各種資源信息的共享與有效利用。針對原始資源與信息進(jìn)行合理的簡化與收集，然后運(yùn)用信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)的使用與閱覽。把各類信息進(jìn)行數(shù)字化處理在整合在一起，運(yùn)用多元媒體來收藏與呈現(xiàn)出來，在“收、存、管、用”等方面進(jìn)行科學(xué)管理，通過文件管理、預(yù)歸檔管理、檔案管理（涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的建立文檔庫、數(shù)據(jù)錄入、信息采集、移交歸檔、實(shí)物借閱、在線借閱與庫房管理等基本檔案管理技能）為大家的及時(shí)閱取都提供了大大的便利。
（三）建設(shè)高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，提高管理人員的專業(yè)水平
在文書檔案管理的工作中，單位與企業(yè)需要建設(shè)一批高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，用來提高企業(yè)內(nèi)的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)管理的工作效率的提升。從而確保文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性與高效開發(fā)，要求一批文書檔案管理人員需要有互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)營思維去維護(hù)與開展檔案管理工作，切實(shí)把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到日常的文書檔案管理工作中去，讓它們成為單位與企業(yè)里面的檔案管理技術(shù)的軟實(shí)力，體現(xiàn)出企業(yè)的精神價(jià)值與物質(zhì)基礎(chǔ)所在。
關(guān)鍵詞：基層；廣播電視臺(tái)；音像檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；對策
1 基層廣播電視臺(tái)音像檔案信息化管理工作現(xiàn)狀
我國各地（市）廣播電視臺(tái)在檔案信息化管理方面存在較大差異。一些一線城市廣播電視臺(tái)檔案管理信息化工作起步早，進(jìn)程快，效果好。如北京、上海、廣東等地檔案信息化工作早在20世紀(jì)80年代已經(jīng)開展。而地（市）廣播電視臺(tái)在2000年國家全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署后才開始啟動(dòng)，這幾年基層廣播臺(tái)和電視臺(tái)合并改革之際，導(dǎo)致這些二線、三線地（市）基層臺(tái)在音像檔案管理信息化方面普遍受到合并改革、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等因素的制約，從而影響了該地（市）廣播電視宣傳事業(yè)的發(fā)展。
基層廣播電視臺(tái)音像發(fā)展信息化工作進(jìn)程中，首先要解決兩大問題：
一是解決存儲(chǔ)數(shù)字化進(jìn)程問題。與傳統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，數(shù)字化存儲(chǔ)具有存儲(chǔ)量大、安全性高、格式統(tǒng)一、便于查詢等優(yōu)勢。實(shí)現(xiàn)音像檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，有利于用戶迅速檢索并下載需要的任何鏡頭或片斷，適應(yīng)了當(dāng)前廣播電視機(jī)構(gòu)數(shù)字化生產(chǎn)的需要，提高了業(yè)務(wù)部門的工作效率，并大大增加了節(jié)目資料的價(jià)值。
二是解決傳輸網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展問題。對于基層廣播電視臺(tái)來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲(chǔ)，更重要的是為廣播電視節(jié)目的生產(chǎn)服務(wù)。廣播電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個(gè)能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。目前，基層廣播電視臺(tái)也已經(jīng)開始積極探索新路徑與新模式。
2 推動(dòng)基層廣播電視臺(tái)音像檔案信息化管理工作的對策
2.1 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是音像檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是音像檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。廣播電視媒體作為新聞宣傳部門，承擔(dān)著各地市的對內(nèi)、對外宣傳任務(wù)，積累了獨(dú)具特色的新聞宣傳、重大事件聲像檔案，是各地市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展珍貴的歷史記錄。把音像檔案硬件建設(shè)與信息化建設(shè)結(jié)合起來，配齊檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備，對音像檔案工作需要的電子設(shè)備隨時(shí)更新，為音像檔案等專業(yè)檔案配置相應(yīng)的檔案管理軟件?；鶎优_(tái)主管領(lǐng)導(dǎo)要積極支持檔案信息化建設(shè)，在各地臺(tái)辦公用房緊張的情況下，保證音像檔案庫房使用，配齊所需軟硬件設(shè)備，保證音像檔案工作快速發(fā)展所需的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為音像檔案信息化積極創(chuàng)造良好條件。
2.2 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。廣播電視臺(tái)音像檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是信息化管理工作的重要基礎(chǔ)之一，是科學(xué)管理信息化工作的前提。加強(qiáng)廣播電視臺(tái)檔案員對音像檔案管理電子軟件的應(yīng)用培訓(xùn)，使音像檔案員達(dá)到規(guī)范操作。加強(qiáng)電子文件形成管理學(xué)習(xí)，歸檔前必須符合錄入標(biāo)準(zhǔn)格式，為歸檔錄入嚴(yán)格把關(guān)。建立機(jī)讀目錄，達(dá)到文件級檢索。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。加強(qiáng)對音像電子文件收集整理、鑒定、著錄、歸檔等工作，需歸檔紙質(zhì)文件，通過掃描轉(zhuǎn)化為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子文件，保證電子文件的齊全完整?；鶎訌V播電視臺(tái)每年移交進(jìn)館的音像電子檔案質(zhì)量，要符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。每年紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔管理，要全部達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 開發(fā)信息資源建設(shè)。 檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志?；鶎訌V播電視臺(tái)也應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，開發(fā)音像檔案管理系統(tǒng)。一是加快建立健全音像檔案管理規(guī)章制度，完善音像檔案管理體制。按照音像檔案管理的要求，結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)可行的檔案管理辦法。二是完善音像檔案的收集、整理、編目、借閱等一系列規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)定抓好落實(shí)，確保音像檔案的完整收集、科學(xué)管理和合理使用，避免造成資源流失，使具有廣播電視專業(yè)特色的音像檔案管理進(jìn)一步制度化，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理程度不斷提升，檔案信息資源合理有序開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享效益。
2.4 完善信息安全建設(shè)。音像檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)各項(xiàng)工作順利開展的基本保障。特e是地震、水災(zāi)、泥石流等惡劣災(zāi)害發(fā)生，嚴(yán)重破壞和威脅音像檔案載體和檔案信息的安全，給檔案工作者敲響了警鐘?；鶎訌V播電視臺(tái)要認(rèn)真貫徹國家關(guān)于信息安全的規(guī)定，深刻認(rèn)識(shí)檔案信息安全的重要性，不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，時(shí)刻牢記確保檔案信息安全的責(zé)任重于泰山，自覺從思想上、行動(dòng)上把確保音像檔案信息安全放在各項(xiàng)工作的首位。一是備份管理?；鶎訌V播電視臺(tái)要建立音像檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份、異地備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。二是技術(shù)管理?？刹捎糜?jì)算機(jī)輸出縮微品技術(shù)、以光盤存儲(chǔ)為核心的脫機(jī)備份技術(shù)、以磁帶磁盤存儲(chǔ)為核心的大容量存儲(chǔ)技術(shù)以及指紋識(shí)別、紅外報(bào)警、磁條防盜、條碼管理、數(shù)字水印等信息安全技術(shù)。
一、檔案信息化發(fā)展的必要性
檔案材料如果不經(jīng)過嚴(yán)密的管理，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個(gè)部門保管或者掌握在個(gè)人的手中，缺乏有效的管理機(jī)制，一旦員工跳槽，就會(huì)把單位重要的信息資源帶走，輕則會(huì)使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)重要的機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。企業(yè)的檔案更為重要，記錄著機(jī)密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，尤其是加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會(huì)輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業(yè)的生存與發(fā)展。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題
（一）企業(yè)檔案信息化?J識(shí)不足。目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個(gè)人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)下屬各企業(yè)積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。
（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)。同時(shí)，隨著我國各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，企業(yè)檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發(fā)等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。
（三）信息化設(shè)備利用率低。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要工作點(diǎn)。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工要堅(jiān)定企業(yè)檔案信息化的決心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的逐漸過渡。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將企業(yè)檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合企業(yè)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清企業(yè)檔案發(fā)展的大方向，提高工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。
（二）加大人才培訓(xùn)和招聘力度。企業(yè)檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施企業(yè)檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的企業(yè)檔案信息化工作環(huán)境。
（三）建立檔案信息化建設(shè)工作組。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。
移交檔案是一項(xiàng)法定義務(wù)。《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！薄吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定，“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交?！秉h和國家高度重視檔案移交工作。2000年8月16日，原中央辦公廳主任王剛專門就經(jīng)貿(mào)委管理的國家局因機(jī)構(gòu)變動(dòng)，檔案如何處置，以及中央、國家機(jī)關(guān)已到進(jìn)館時(shí)間的檔案如何接收的問題做出重要批示，建議國家檔案局中央檔案館制定進(jìn)館計(jì)劃安排，按計(jì)劃進(jìn)館。為落實(shí)王剛同志重要批示，2001年4月19日，國家檔案局中央檔案館召開了以移交檔案工作為主題的中央、國家機(jī)關(guān)檔案工作座談會(huì)，王剛同志親自到會(huì)并發(fā)表重要講話，關(guān)于移交工作，王剛同志從講政治、顧大局、遵法紀(jì)、負(fù)責(zé)任四個(gè)方面提出了明確要求。為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，規(guī)范移交檔案工作，2003年國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于在中央和國家機(jī)關(guān)開展移交檔案質(zhì)量檢查活動(dòng)的通知》，制定了《關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)》，對按時(shí)或提前保質(zhì)保量完成移交任務(wù)的單位頒發(fā)檔案質(zhì)量合格證。2004年11月，國家檔案局召開了中央和國家機(jī)關(guān)檔案移交工作會(huì)議，總結(jié)移交經(jīng)驗(yàn)，表彰移交先進(jìn)單位，進(jìn)一步增強(qiáng)了中央、國家機(jī)關(guān)移交檔案工作的緊迫感，調(diào)動(dòng)了工作積極性。
移交檔案的關(guān)鍵是確保檔案的實(shí)體整理質(zhì)量與數(shù)字化加工質(zhì)量。各有關(guān)中央和國家機(jī)關(guān)高度重視、精心組織、周密部署、扎實(shí)工作，在確保兩個(gè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，使檔案移交工作穩(wěn)步有序進(jìn)行。
檔案實(shí)體整理方面的主要做法
一是建立工作機(jī)制，制定工作計(jì)劃。各有關(guān)單位普遍建立了移交檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門主要負(fù)責(zé)人組成。同時(shí)還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機(jī)關(guān)向中央檔案館移交檔案時(shí)間安排》，從實(shí)際出發(fā)，制定了詳細(xì)的整理工作計(jì)劃，對各項(xiàng)移交工作數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行了全面的定量和定性分析，認(rèn)真研討力量擺布、人員投入和時(shí)間安排，準(zhǔn)確測算工作進(jìn)程和預(yù)見可能發(fā)生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計(jì)劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質(zhì)量。
二是緊扣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。各單位認(rèn)真學(xué)習(xí)《關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)》，真正做到吃透標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)。對各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)條目要求真正明了哪些實(shí)多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細(xì)化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規(guī)定、哪些是當(dāng)前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴(yán)格一律，以保證移交工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、優(yōu)質(zhì)量。在具體整理過程中，做到多重質(zhì)保，層層把關(guān)。從各項(xiàng)工作要求到細(xì)化具體做法，從一般檢查到重點(diǎn)把關(guān)，都把“以質(zhì)量第一、對歷史負(fù)責(zé)”的要求貫穿始終。發(fā)現(xiàn)一般問題隨時(shí)改，發(fā)現(xiàn)普遍問題統(tǒng)一改，切實(shí)把層層檢查、全程監(jiān)控貫穿到移交工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。
三是爭取有力指導(dǎo)，提高工作效率。各單位普遍建立和加強(qiáng)了與中央檔案館國家檔案局檔案業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，主動(dòng)與有關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現(xiàn)的特殊情況，雙方認(rèn)真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質(zhì)量既符合進(jìn)館要求，又遵循了各單位的實(shí)際情況，避免了大規(guī)模整理后的返工現(xiàn)象，提高了工作效率，確保了檔案整理質(zhì)量。比如，在各機(jī)關(guān)整理會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的文件材料時(shí)，以前的文件標(biāo)題就是第幾次會(huì)議記錄、第幾期會(huì)議紀(jì)要，這類題名的檔案進(jìn)館后，查詢起來非常困難。各單位根據(jù)檔案館業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)，對所有的會(huì)議記錄、紀(jì)要都按文件內(nèi)容擬寫題名，雖然難度大、耗時(shí)長，但能確保檔案檢索的準(zhǔn)確性，為檔案利用提供方便。
移交電子加工數(shù)據(jù)存在的問題
在中央和國家機(jī)關(guān)已移交檔案的70個(gè)單位中，有54個(gè)單位將數(shù)字加工數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一并移交，其中20個(gè)單位的電子加工數(shù)據(jù)可讀、可用，屬于可整理數(shù)據(jù)范疇；其他34個(gè)單位的電子加工數(shù)據(jù)或多或少存在一些問題，屬于無法整理數(shù)據(jù)的范疇，具體問題表現(xiàn)在：電子加工數(shù)據(jù)存在于獨(dú)立檢索盤，數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出上載中央檔案館系統(tǒng)使用；電子加工數(shù)據(jù)只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數(shù)據(jù)庫格式，無法使用；數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一，需轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式；目錄數(shù)據(jù)庫字段項(xiàng)不規(guī)范；圖像數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一；圖像數(shù)據(jù)文件夾及文件名不規(guī)范；圖像與目錄對應(yīng)關(guān)系不準(zhǔn)確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數(shù)字化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系；二是片面追求原文數(shù)字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數(shù)據(jù)掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發(fā)；四是對檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵技術(shù)問題、數(shù)字加工中的檔案信息安全和保密技術(shù)問題、數(shù)字化檔案信息如何應(yīng)用于本單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等問題研究不夠，管理錯(cuò)位。
為做好檔案數(shù)字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學(xué)院召開了中央和國家機(jī)關(guān)檔案整理與數(shù)字化現(xiàn)場會(huì)，通過現(xiàn)場學(xué)習(xí)、現(xiàn)場參觀、現(xiàn)場咨詢、現(xiàn)場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目引入項(xiàng)目管理的理念。中科院將檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目引入項(xiàng)目管理，遵守?cái)?shù)字化工作流程，嚴(yán)格把關(guān)各道工作程序，使移交進(jìn)館的檔案不僅實(shí)體整理符合標(biāo)準(zhǔn)，而且檔案數(shù)字化電子數(shù)據(jù)也符合可讀、可用的要求。
對中央和國家機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的要求
現(xiàn)將衛(wèi)生部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》（衛(wèi)辦發(fā)〔〕24號(hào),以下簡稱“《規(guī)定》”)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，并提出以下實(shí)施意見，請遵照執(zhí)行。
一、加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
衛(wèi)生檔案管理是衛(wèi)生管理和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，也是各級衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療衛(wèi)生單位的重要職責(zé)和法定義務(wù)。各級衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療衛(wèi)生單位要切實(shí)加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將衛(wèi)生檔案管理工作納入行業(yè)和本單位整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，并保證必要的檔案工作經(jīng)費(fèi)、存放場地、設(shè)備設(shè)施等；檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，并對檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗(yàn)收；文件材料的收集、整理和歸檔工作應(yīng)納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。各級衛(wèi)生行政部門和辦醫(yī)主體要加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查。
二、建立健全檔案管理工作制度
各級衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位要建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，確保衛(wèi)生檔案完整、準(zhǔn)確、安全，便于利用。要依據(jù)衛(wèi)生檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作實(shí)際，制定文書、基建、會(huì)計(jì)、科技、醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表，以及各類檔案整理規(guī)則和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。完善醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、疾病預(yù)防控制等檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)衛(wèi)生專業(yè)檔案管理。
三、加強(qiáng)重大科研項(xiàng)目、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件的檔案管理
重大醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、重大建設(shè)項(xiàng)目、大型儀器設(shè)備管理的歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行。檔案管理部門或檔案工作人員要參與歸檔文件材料的檢查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行鑒定或驗(yàn)收。
要加強(qiáng)重大活動(dòng)、重要會(huì)議以及突發(fā)事件應(yīng)急處置相關(guān)材料的收集、整理和歸檔工作，成立臨時(shí)工作小組或下設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，要指定專人負(fù)責(zé)收集、整理文件材料，并按有關(guān)規(guī)定向檔案部門移交。
四、積極推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)
衛(wèi)生檔案管理工作的信息化建設(shè)要與單位信息化建設(shè)同步，要積極開發(fā)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，努力提高衛(wèi)生檔案信息化管理水平。要加強(qiáng)對電子文件的收集、管理，建立健全電子文件歸檔制度。已實(shí)行辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理的單位要開展電子文件歸檔工作，實(shí)施電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌制”管理，并逐步完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。
五、重視衛(wèi)生檔案隊(duì)伍建設(shè)
各級衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，共同組織檔案專、兼職人員的培訓(xùn)，并采取多種形式為各醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案人員交流經(jīng)驗(yàn)、信息，開展業(yè)務(wù)研究搭建平臺(tái)；要積極與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，關(guān)心檔案人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審、健康防護(hù)等政策的落實(shí)，對在衛(wèi)生檔案管理工作中做出突出成績的要給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。
《規(guī)定》是規(guī)范衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)性文件。各級衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位要高度重視，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《規(guī)定》，深刻領(lǐng)會(huì)并準(zhǔn)確把握《規(guī)定》的精神實(shí)質(zhì)。要通過《規(guī)定》的貫徹實(shí)施,使各級衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位及其全體人員自覺依法做好衛(wèi)生檔案管理工作,將《規(guī)定》的相關(guān)要求落到實(shí)處，切實(shí)提高衛(wèi)生檔案管理水平。
附件：衛(wèi)生部、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定的通知》
市衛(wèi)生局
[關(guān)鍵詞]電力科研企業(yè)；移動(dòng)信息化；模式研究
中圖分類號(hào)：TM769 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）21-0307-01
前言
電力科研企業(yè)在當(dāng)前這個(gè)移動(dòng)信息平臺(tái)發(fā)展迅速的時(shí)代中，為了讓企業(yè)的科研活動(dòng)更加順利的開展和運(yùn)行，必須要與時(shí)俱進(jìn)，將科研工作通過移動(dòng)終端信息平臺(tái)進(jìn)行匯總信息，探討科研，并且完成科學(xué)監(jiān)督的工作。下面我就來詳細(xì)介紹一下關(guān)于電力科研企業(yè)移動(dòng)信息化模式的研究。
一、移動(dòng)信息化模式簡介
移動(dòng)信息化工作模式主要是指通過移動(dòng)信息終端做出的信息交流、匯總、報(bào)告以及公眾監(jiān)督等綜合工作模式。由于當(dāng)前移動(dòng)信息終端與移動(dòng)信息平臺(tái)發(fā)展迅速，所以以往傳統(tǒng)的信息交流模式已經(jīng)不能承擔(dān)高速發(fā)展的工作需求。因此，在這樣的前提下，就需要針對企業(yè)的自身情況，開發(fā)一套信息交流平臺(tái)以改善傳統(tǒng)工作交流模式的弊端。
移動(dòng)信息化工作模式的主要特征是建立在移動(dòng)終端之上的一種信息交流模式。首先就要建立一個(gè)針對企業(yè)自身情況的移動(dòng)終端信息交流平臺(tái)，無論是筆記本電腦還是平板電腦或是手機(jī)終端，都需要根據(jù)不同的工作需求和不同工作設(shè)備進(jìn)行開發(fā)平臺(tái)。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)信息共通，即時(shí)交流，以及信息共享的問題。第二是要在平臺(tái)信息進(jìn)行分類歸檔，所有信息都需要根據(jù)不同的性質(zhì)進(jìn)行歸檔，這樣做的目的也是為了讓所做工作有據(jù)可查，最終起到監(jiān)督的作用。第三需要注意信息安全的問題，在信息平臺(tái)搭建的過程中，一定要注意除了信息平臺(tái)的所有應(yīng)用功能可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)以外，信息平臺(tái)自身的安全系統(tǒng)也是需要重點(diǎn)注意的問題。一旦信息安全問題出現(xiàn)紕漏，那么信息外泄，更多的科研成果付之東流甚至被人盜用以威脅企業(yè)自身甚至國家安全，后果將是無法估量的。
二、電力科研企業(yè)的移動(dòng)信息化模式
電力科研企業(yè)的移動(dòng)信息化模式開發(fā)和定制是根據(jù)電力科研企業(yè)的自身情況來進(jìn)行特殊定制的。
首先電力科研企業(yè)建立移動(dòng)信息化工作模式的目的是為了更加便捷，更加科學(xué)的進(jìn)行工作管理。工作及時(shí)交流科研成果，及時(shí)匯報(bào)工作計(jì)劃，及時(shí)存檔相應(yīng)文件，這些工作都是需要一個(gè)信息交流平臺(tái)來進(jìn)行完成的。而最重要的就是對工作的監(jiān)督與推進(jìn)。當(dāng)電力科研企業(yè)的移動(dòng)信息化工作模式目的確立以后，就可以按照這樣的目標(biāo)進(jìn)行開發(fā)信息交流平臺(tái)了。
在這個(gè)平臺(tái)上主要需要實(shí)現(xiàn)的有以下幾項(xiàng)功能：
第一，建立信息存儲(chǔ)功能。在信息交流平臺(tái)中，需要存儲(chǔ)大量的科研文件以及科研信息。這樣就可以共享平臺(tái)中所有的信息，讓工作在可開放范圍內(nèi)變得透明化，公開化。
第二，是需要確定該系統(tǒng)需要應(yīng)用在哪些終端之上。目前可以用來隨身攜帶的電子設(shè)備主要有手機(jī)，平板電腦以及筆記本電腦。而該信息交流系統(tǒng)需要針對這三種電子設(shè)備的不同配置去盡心開發(fā)不同的系統(tǒng)終端，并且在最終形成信息交流共享。
第三，建立信息交流平臺(tái)。為任務(wù)的承接，與執(zhí)行過程中的信息交流打造完善的系統(tǒng)交流平臺(tái)，讓所有人隨時(shí)隨地掌控信息的更新與任務(wù)進(jìn)行狀況。另外還可以在信息交流平臺(tái)上進(jìn)行技術(shù)交流與工作匯報(bào)。如此可以使任務(wù)得到合理的推進(jìn)。
第四，建立完整的任務(wù)體系。在該系統(tǒng)平臺(tái)上要建立完善的科研任務(wù)委任和接受。首先是任務(wù)下達(dá)功能，由企業(yè)下達(dá)任務(wù)，各個(gè)團(tuán)隊(duì)皆可看到任務(wù)的明細(xì)，如此即可公平的讓各個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行爭取任務(wù)的開發(fā)與研究。當(dāng)任務(wù)下達(dá)后，所有團(tuán)隊(duì)皆可申報(bào)任務(wù)方案，公平競爭。再由企業(yè)制定出一套完整的評定體系，認(rèn)命任務(wù)承接團(tuán)隊(duì)。在承接任務(wù)以后，對各個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)與監(jiān)督亦是由該平臺(tái)進(jìn)行完成，該平臺(tái)中的信息信息存儲(chǔ)功能就可以幫助企業(yè)進(jìn)行存檔管理。最后當(dāng)任務(wù)完成后，根據(jù)任務(wù)的完成效果，完成時(shí)間以及項(xiàng)目收益等情況對任務(wù)的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)做出綜合評定。而這些評定的內(nèi)容都要在平臺(tái)上進(jìn)行，因此有異議者盡可及時(shí)提出意見與見解。
第五，建立完整的安全體系，做好平臺(tái)的安全系統(tǒng)搭建。尤其是對于電力科研企業(yè)來說，科研信息的安全問題可以說是整個(gè)電力科研企業(yè)的核心競爭力。一旦發(fā)生信息泄露的情況，不僅僅會(huì)威脅到電力科研企業(yè)自身的發(fā)展，還有可能會(huì)威脅到國家安全。因此對于該系統(tǒng)的安全體系需要得到足夠的重視。
三、電力科研企業(yè)建立移動(dòng)信息化工作模式需要注意的問題
在電力科研企業(yè)中建立移動(dòng)信息化工作模式是必要的，由于當(dāng)前是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，而對于企業(yè)最重要的就是要跟上時(shí)代的步伐，那么建立移動(dòng)信息化工作模式需要注意的問題有以下幾點(diǎn)。
第一，需要注意信息共享。在這個(gè)移動(dòng)信息化模式工作的狀態(tài)下，信息共享是一個(gè)重要的組成部分。由于有了信息共享制度，才能保證信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，一旦有信息共享到平臺(tái)中，那么就會(huì)有人進(jìn)行跟進(jìn)，如此就可以保證工作的正確性和即時(shí)性。
第二，注意建立完整的檔案。對于任何一個(gè)科研企業(yè)來說，對于項(xiàng)目或是工作建立檔案都是非常有必要的，完整的項(xiàng)目檔案可以幫助企業(yè)歸納教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓后來人更加輕松的完成工作，亦可優(yōu)化工作效率。
第三，要注意移動(dòng)信息化工作模式的安全問題。信息安全一直以來都是企業(yè)需要注意的重點(diǎn)問題之一。只有保證信息安全的情況下，企業(yè)才能健康順利的發(fā)展下去。
結(jié)束語
電力科研企業(yè)建立移動(dòng)信息化模式工作既可以優(yōu)化工作效率，亦可以讓企業(yè)隨時(shí)知曉實(shí)時(shí)信息，如此企業(yè)競爭力得到提升，才能在行業(yè)中做到引領(lǐng)潮流。
參考文獻(xiàn)
[1] 劉春華. 電力企業(yè)移動(dòng)信息化模式探討[J]. 電力信息化. 2006（08） ：29-31
