發(fā)布時(shí)間：2022-03-05 02:51:02
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）檔案管理信息化模式實(shí)效性較低
一些社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和工作人員面對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)潮流，對(duì)實(shí)體檔案也進(jìn)行了數(shù)字化、信息化處理，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，只重視管理系統(tǒng)的建設(shè)，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化利用效能低下。
（二）信息保密性及安全系數(shù)不高
隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及及使用，社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保密性及安全系數(shù)較低。
（三）檔案信息管理人才缺乏
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門中缺少檔案管理知識(shí)熟練、信息化技術(shù)水平高的工作人員，各級(jí)政府也忽視了對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受阻。
二、推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理的舉措
（一）建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制體制
建立起社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制，就需要?jiǎng)?chuàng)新完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在科學(xué)的制度管理下進(jìn)行管理，優(yōu)化整合資源，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。
（二）創(chuàng)新社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化的服務(wù)方式
要使這項(xiàng)工作順利進(jìn)行，就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，運(yùn)用社會(huì)保險(xiǎn)信息資源和的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息管理，啟用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平
要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能，能熟練應(yīng)用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進(jìn)行。
（四）健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全控制
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜，管理難度大，這就需要建立健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，可以快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護(hù)措施，保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。強(qiáng)化硬件防護(hù)技術(shù)，對(duì)電子檔案當(dāng)定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數(shù)據(jù)丟失，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息安全。
（五）提高檔案信息資源利用率
實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對(duì)于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對(duì)于那些可以對(duì)公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對(duì)內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會(huì)進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)
為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2．4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)
房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J]．中華教育周刊，2003，(6)．
[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J]．揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)(高教研究版)，2004，8(6)．
關(guān)鍵詞:檔案信息化管理
隨著國家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要,各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級(jí)組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理,提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
1醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時(shí)候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來,節(jié)省時(shí)間,提高工作效益,對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
(2)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。
(3)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機(jī),建立完整、準(zhǔn)確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時(shí)代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:
(1)建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí),加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視,千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。:
(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍
要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí),掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí),又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。
4重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。
人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到:
1)信息錄入要完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護(hù)才能順利進(jìn)行;
（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對(duì)水利工程檔案在工程建設(shè)和管理的重要性還認(rèn)識(shí)不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設(shè)，沒有相應(yīng)的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對(duì)建設(shè)和運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題無法提供有效的、科學(xué)的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)管理。
（2）檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，各種智能和應(yīng)用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)還很薄弱，導(dǎo)致配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。
（3）檔案管理與提供利用難以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用，雖有計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，但紙質(zhì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，還按手工方式在進(jìn)行查找和查閱。
（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的人員來完成此項(xiàng)工作，失誤和錯(cuò)誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設(shè)提供可靠的、科學(xué)的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設(shè)和管理帶來影響。部分灌區(qū)對(duì)水利工程檔案管理工作并沒有嚴(yán)格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設(shè)期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設(shè)和運(yùn)行管理同步進(jìn)行，因此造成檔案質(zhì)量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。
2加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對(duì)策措施
（1）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責(zé)任感。關(guān)鍵要從三個(gè)方面提高認(rèn)識(shí)：一是加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為灌區(qū)建設(shè)提供必要的服務(wù)。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。
（2）落實(shí)相關(guān)法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。一是要熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。二是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設(shè)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，是檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調(diào)用數(shù)字化檔案的保障。
（3）加大資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。根據(jù)我省灌區(qū)的實(shí)際建設(shè)情況，首先應(yīng)當(dāng)配備檔案信息化需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、大容量存儲(chǔ)系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，為做好檔案信息化管理提高技術(shù)支持。同時(shí)，應(yīng)對(duì)灌區(qū)的檔案管理人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化和信息化應(yīng)用技能培訓(xùn)。通過上述措施，可實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分?jǐn)?shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理，大大降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。
（4）加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項(xiàng)目開始立項(xiàng)時(shí)，搞清楚項(xiàng)目的隸屬關(guān)系、完成方式以及項(xiàng)目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內(nèi)容，做到確保關(guān)鍵性材料的有效控制。接收資料時(shí)，參照水利行業(yè)工程技術(shù)檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，可適當(dāng)采用合同約定的方式，預(yù)留一定比例的工程合同價(jià)款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應(yīng)按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時(shí)，經(jīng)建設(shè)單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項(xiàng)。
（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實(shí)到各部門，納入相關(guān)的管理程序和職責(zé)范圍。做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現(xiàn)代化意識(shí)的提高，可使檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使水利工程檔案更好的服務(wù)于灌區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
（6）積極爭取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項(xiàng)目的信息化資金，加大對(duì)灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)和軟件技術(shù)，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護(hù)等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權(quán)共享和調(diào)用。
（7）加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。一是要提高服務(wù)意識(shí)、樹立服務(wù)思想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)交流。三是加強(qiáng)基層檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息化等相關(guān)專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，為下一步檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員對(duì)使用的檔案管理軟件能進(jìn)行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。
3結(jié)語
新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進(jìn)檔案管理工作成本費(fèi)用的降低，而且對(duì)于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進(jìn)其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當(dāng)前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，其中一個(gè)改革關(guān)鍵點(diǎn)即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺(tái)與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對(duì)歷史信息或資料查詢時(shí)，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容
事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責(zé)、強(qiáng)化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當(dāng)前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合及補(bǔ)充等。作為事業(yè)單位的一個(gè)重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。
（二）自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項(xiàng)重要組成。典型的自動(dòng)化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識(shí)別、電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別等。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包含信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等。自動(dòng)化檔案管理模式可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動(dòng)處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機(jī)械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。
（四）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一份信息，缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，對(duì)于提升服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施
面對(duì)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：
（一）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對(duì)檔案管理工作開展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作責(zé)任意識(shí)的提升，對(duì)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。
（三）通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)；通過強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進(jìn)性和活力的新生力量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對(duì)事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理，應(yīng)針對(duì)指定信息統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動(dòng)性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動(dòng)人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動(dòng)人員檔案管理方案，以促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理質(zhì)量與效率。
四、小結(jié)
一、高校檔案管理工作存在的問題
(一)手段落后，意識(shí)淡薄。當(dāng)前許多高校中的領(lǐng)導(dǎo)階層沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行足夠的重視，而是過于重視教學(xué)工作和科研工作的開展，因此在日常中忽視了對(duì)于檔案工作的管理，而在對(duì)于檔案進(jìn)行應(yīng)用的過程中才發(fā)現(xiàn)檔案應(yīng)有的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮。高校領(lǐng)導(dǎo)大多認(rèn)為檔案管理即簡單對(duì)檔案進(jìn)行保管，而沒有真正意識(shí)到管理的內(nèi)涵，因此缺乏對(duì)于技術(shù)的使用以及資金的投入，從而使得現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)難以得到應(yīng)用，不僅不利于檔案的安全，也使得檔案的使用十分不方便。很多高校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過人工進(jìn)行整理，效率十分低下，難以對(duì)于檔案中的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行找出。(二)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。許多高校通常在檔案管理部門中任職家屬，因此這就造成了檔案管理工作質(zhì)量的低下，檔案工作人員不僅不能熟練掌握檔案管理的技巧，一些年紀(jì)較大的人員還不會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，極度缺乏掌握專業(yè)知識(shí)并且可以熟練操作計(jì)算機(jī)的專業(yè)性人才。隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已被淘汰，并且相關(guān)人員經(jīng)過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)后的專業(yè)素質(zhì)也較高，而高校中不僅管理手段落后，人員專業(yè)素質(zhì)也較低，因此高校當(dāng)前的管理狀態(tài)難以滿足檔案管理的發(fā)展。(三)檔案利用低效化，檔案功能單一化。高校中檔案機(jī)構(gòu)所保管的檔案數(shù)量很多，并且種類繁雜，因此若不能及時(shí)樹立高校檔案管理意識(shí)，就會(huì)使得效率十分低下。當(dāng)前高校對(duì)于檔案的管理只停留在整理、分類和保存階段，遠(yuǎn)不能滿足教師和學(xué)生對(duì)于檔案使用的要求，因此想要真正發(fā)揮高校檔案資源的作用，就需要結(jié)合自身當(dāng)前的管理方式不斷融入新技術(shù)，從而建立起適合自身的檔案管理方式。
二、高校檔案管理的重大作用
隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在我國的應(yīng)用也越來越廣泛，因此將信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行融合就能夠順利解決許多檔案管理中存在的問題，提升檔案資源的利用水平，從而進(jìn)一步為師生的使用提供便利。高校的信息化檔案管理是高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，并且為了使高校的檔案管理實(shí)現(xiàn)長足的發(fā)展，信息技術(shù)在其中應(yīng)用的必要性也進(jìn)一步得以提升。信息技術(shù)融入到了檔案管理之中，傳統(tǒng)的檔案管理觀念仍然應(yīng)用十分廣泛，不僅難以使信息滿足師生及時(shí)使用的要求，也對(duì)信息化發(fā)展起到束縛作用，因此高校檔案信息化建設(shè)就變得十分必要。傳統(tǒng)的檔案管理由工作人員手動(dòng)進(jìn)行分類整理以及保管，在這一過程中需要工作人員反復(fù)進(jìn)行查驗(yàn)，過程十分繁瑣，并且工作量很大;在查找相應(yīng)資料的時(shí)候也十分麻煩，而進(jìn)行了信息化建設(shè)之后，管理人員只要將內(nèi)容輸入就可以永久進(jìn)行保存，十分便捷，不僅實(shí)現(xiàn)了省時(shí)省力，也提升了查找的效率，不僅僅通過管理人員就可以對(duì)于內(nèi)容進(jìn)行查詢，一些有權(quán)限的人也可以使用檔案。工作人員在這一過程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潛心研究一些更加先進(jìn)的管理技術(shù)，從而在今后的檔案管理過程中投入應(yīng)用。并且還可以將檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)展，可以在其中加入對(duì)于教學(xué)信息的，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檢測機(jī)制的建立。
三、推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議
推進(jìn)檔案管理工作的信息化是當(dāng)前各大高校所面臨的主要問題，因此就需要在發(fā)展的過程中對(duì)于信息化建設(shè)的手段進(jìn)行探討。(一)檔案管理規(guī)范化，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)應(yīng)關(guān)注檔案管理的方式，只有建立起一套規(guī)范性的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格按照以上內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行，才能夠使得檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化。一是高校應(yīng)該對(duì)于檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，由于信息的內(nèi)容很多，種類涉及的也十分廣泛，因此這就要求檔案管理按照目錄進(jìn)行規(guī)范化的分類，并且保證利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找的便捷性。否則，不僅不能夠使得檔案中信息的內(nèi)容按類劃分，還會(huì)使得其中的內(nèi)容查找起來十分麻煩，效率較低。二是高校應(yīng)該對(duì)于相關(guān)的規(guī)章進(jìn)行嚴(yán)格的制定，在制定過程中可以對(duì)于其他高校的內(nèi)容進(jìn)行參考，也應(yīng)結(jié)合本校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，從而制定出符合本校實(shí)際情況的相應(yīng)規(guī)章。例如檔案在用無紙化管理后，應(yīng)對(duì)于管理人員的使用權(quán)限設(shè)置，從而按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化使用。(二)數(shù)字化檔案信息庫的建設(shè)。隨著科學(xué)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及完善，高校的檔案管理信息化內(nèi)容也不僅僅應(yīng)該局限于校內(nèi)，而是應(yīng)該將各大高校的檔案聯(lián)系到一起，并在其中融合該高校自身的特色，以實(shí)現(xiàn)兄弟院校之間資源的共享，從而借鑒其他高校檔案建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)，不斷將自身的檔案管理體系進(jìn)行完善。檔案中的部分內(nèi)容應(yīng)該可以提供給教師以及學(xué)生進(jìn)行使用，建立起一個(gè)可供大家共同使用的數(shù)字化平臺(tái)，加強(qiáng)教師以及學(xué)生對(duì)于資料進(jìn)行查找的方便程度，進(jìn)一步提升檔案管理的服務(wù)水平。(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員信息素質(zhì)。在對(duì)于高校檔案進(jìn)行管理的過程中，管理人員的素質(zhì)起著十分重要的作用。檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理的綜合效果，因此高校應(yīng)該對(duì)于高素質(zhì)的人才進(jìn)行聘請(qǐng)，要求相關(guān)人員不僅熟練掌握專業(yè)知識(shí)，具備創(chuàng)新能力，思想與時(shí)俱進(jìn)，還要求其能夠?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)進(jìn)行熟練的掌握以及使用。在工作過程中可以對(duì)于相關(guān)的專業(yè)性培訓(xùn)進(jìn)行組織，提升相關(guān)人員的專業(yè)技能，還可以通過同業(yè)人員之間的探討從而互相吸取經(jīng)驗(yàn)，提升對(duì)于檔案的管理效率。在這一過程中高校還應(yīng)不斷對(duì)于管理人員的道德規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)化，從而使得人才全方位發(fā)展。在這一過程中不斷將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化，吸引更高素質(zhì)的人才，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。
四、結(jié)語
高校檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著十分重要的作用，雖然當(dāng)前高校檔案管理較以前有所改善，但仍存在許多的問題與挑戰(zhàn)，因此高校的檔案建設(shè)仍具有緊迫性，這就要求各大高校在今后的發(fā)展過程中，這一問題更加重視，不但從技術(shù)的應(yīng)用以及觀念的更新方面進(jìn)行著手，還要加強(qiáng)相關(guān)人員的素質(zhì)，從而使得高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步得以完善，方便工作人員的操作以及師生的使用，從而促進(jìn)高校今后的長足發(fā)展。
作者:國忠 單位:山東師范大學(xué)圖書館
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［4］鄭彩云，向少華．基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)探討［J］．開封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2016
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。
1文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
1.1辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
2文書檔案信息化管理存在的問題
2.1電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在原稿上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
