發(fā)布時(shí)間：2022-10-08 18:02:06
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語(yǔ)
何謂電子檔案？電子檔案是由電子計(jì)算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等形式顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案具有以下特點(diǎn)：信息的非人工識(shí)讀性；信息存儲(chǔ)的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實(shí)體信息實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會(huì)嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實(shí)現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、電子檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題
雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長(zhǎng)的一段時(shí)間，這期間電子檔案對(duì)推動(dòng)信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問(wèn)題。
（一）電子檔案無(wú)法獨(dú)立存在
在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價(jià)值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因?yàn)檫@樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對(duì)這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒(méi)將電子文件作為檔案來(lái)對(duì)待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。
（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素
電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計(jì)算機(jī)對(duì)已經(jīng)處理完畢的具有一定價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是有很多單位都對(duì)電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識(shí)，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時(shí)也使得電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。
（三）電子檔案歸檔的過(guò)程中缺失價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)
電子文件的鑒定，是對(duì)電子文件的價(jià)值進(jìn)行判斷并對(duì)電子檔案真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件而言，進(jìn)行價(jià)值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進(jìn)行歸檔時(shí)都是直接將計(jì)算機(jī)上的文件拷貝到存儲(chǔ)光盤上，就算是完成歸檔。這個(gè)過(guò)程中沒(méi)有對(duì)電子文件的價(jià)值與真?zhèn)芜M(jìn)行判斷。這樣的歸檔根本就無(wú)法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價(jià)值的文件湮沒(méi)到浩瀚如海的無(wú)用信息中去了。
（四）缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)
電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，要求工作人員不僅僅具有過(guò)硬的檔案管理知識(shí)，還必須能夠熟練的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過(guò)硬的檔案管理知識(shí)而不熟悉計(jì)算機(jī)的操作，要么就是很熟悉計(jì)算機(jī)卻不熟悉檔案管理。缺乏同時(shí)具有檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問(wèn)題。
三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對(duì)策
針對(duì)上面所提出的問(wèn)題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點(diǎn)。
（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨(dú)立存在的能力
電子檔案對(duì)信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨(dú)立存在的價(jià)值與能力，那么只會(huì)對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時(shí)代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。對(duì)各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對(duì)有可能成為電子檔案的電子文件進(jìn)行修改、增加、刪除，保證其原始性。
（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化
原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個(gè)程序?yàn)榛A(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險(xiǎn)。
（三）對(duì)電子檔案做好價(jià)值鑒定工作
檔案價(jià)值鑒定對(duì)檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價(jià)值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價(jià)值鑒定工作小組，對(duì)要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，同時(shí)對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定。通過(guò)價(jià)值鑒定來(lái)確定哪些電子文件具有保存下來(lái)的必要。
1.真實(shí)可靠性才應(yīng)是電子檔案的本質(zhì)屬性
電子檔案只有完全具備真實(shí)可靠性，才被認(rèn)為其能夠滿足作為檔案或其它證據(jù)的基本要素。國(guó)外一些接受電子檔案作為證據(jù)使用的國(guó)家，他們判斷電子檔案可采信性的標(biāo)準(zhǔn)是其發(fā)生、存儲(chǔ)和采集程序是否符合相關(guān)規(guī)定和法律制度，即電子檔案的來(lái)源是否可靠及形成者的真實(shí)性。
2.電子檔案的真實(shí)可靠性決定其本質(zhì)要素
這點(diǎn)與傳統(tǒng)檔案相同，而傳統(tǒng)檔案的真實(shí)可靠性主要是通過(guò)檔案載體直觀地展示出來(lái)，其真實(shí)可靠性主要是通過(guò)存儲(chǔ)載體形式的真實(shí)可靠度加以評(píng)判。檔案載體成為判斷檔案真實(shí)可靠性的主要佐證，因?yàn)橄鄬?duì)于電子檔案的傳統(tǒng)檔案，任何更改都肯定會(huì)在載體上留下痕跡。而電子檔案載體的多樣性使得我們必須要著眼于其本質(zhì)的要素。電子檔案形態(tài)的特殊性，導(dǎo)致了一些特殊的要素出現(xiàn)，但它們并不是真實(shí)可靠性的決定因素。因此，電子檔案的真實(shí)可靠性要求其本質(zhì)要素始終保持不變，這一認(rèn)知對(duì)于電子檔案真實(shí)可靠性管理至關(guān)重要。
3.電子檔案真實(shí)可靠性必須呈現(xiàn)于客戶端輸出形式特點(diǎn)
電子檔案是大都以計(jì)算機(jī)二進(jìn)制存儲(chǔ)形式記錄在磁盤或光盤等載體上，在整個(gè)存儲(chǔ)過(guò)程始終保持著數(shù)字化形態(tài)。但是，這是不能為檔案利用者直接讀取的，只有借助于客戶端設(shè)備顯示的形態(tài)才能為人讀取和理解，電子檔案才具備實(shí)際的效力，并具有保存的價(jià)值。
4.電子檔案的真實(shí)可靠性呈現(xiàn)復(fù)雜性特點(diǎn)
電子檔案的真實(shí)可靠性遠(yuǎn)比傳統(tǒng)載體檔案復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案信息和特定載體是密不可分的，載體已經(jīng)就是檔案的一部分，內(nèi)容可以直接讀取，檔案文件的物理及邏輯結(jié)構(gòu)會(huì)始終保持一致。而電子檔案具有內(nèi)容與載體之間可分離性的特點(diǎn)，這樣電子檔案的真實(shí)可靠性評(píng)估就需要綜合考察。所以，電子檔案要比傳統(tǒng)檔案復(fù)雜得多，其真實(shí)可靠性便也相應(yīng)呈現(xiàn)出更多的復(fù)雜性特點(diǎn)。在建立數(shù)字檔案環(huán)境下，加強(qiáng)電子檔案的真實(shí)可靠性更有實(shí)際意義。嚴(yán)格地講，在數(shù)字環(huán)境下，儲(chǔ)存檔案要真正保持原始檔案不變只是一種理想狀態(tài)，我們盡量做到的是保持復(fù)制檔案的能力。所以，電子檔案真實(shí)可靠性必須要求在檔案復(fù)制過(guò)程中本質(zhì)和屬性不產(chǎn)生改變，與原始檔案狀態(tài)能夠最大限度保持一致性。
二、電子檔案真實(shí)可靠性面臨的威脅
1.電子檔案的信息內(nèi)容極易被篡改和誤改，甚至偽造，且可以做到不留下明顯痕跡
造成虛假電子檔案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情況；可能是檔案管理人員自身誤操作而導(dǎo)致改動(dòng)；可能是軟硬件系統(tǒng)方面的，包括系統(tǒng)差異性、軟件漏洞和故障等，其中系統(tǒng)差異性是指處理、管理、利用文件的系統(tǒng)和文件形成系統(tǒng)之間存在差別。
2.電子檔案的真實(shí)可靠性保證是陪伴其生命周期的連續(xù)過(guò)程，只有通過(guò)經(jīng)常的更新和周期性的遷移，才能得以保存
然而，更新只有使文件的內(nèi)容和格式要素完整的保存下來(lái)，這樣得到的電子檔案才能被認(rèn)為是原始檔案真實(shí)可靠的副本。相反，遷移也可再生檔案文件的內(nèi)容，但該文件的存儲(chǔ)格式和外觀則注定會(huì)發(fā)生變化，而且還有可能影響文件的其他組成關(guān)聯(lián)要素，所以遷移必然會(huì)意味著一定程度的丟失。
3.電子檔案與載體之間相分離，必然會(huì)使其存儲(chǔ)信息的原始性和內(nèi)容真實(shí)可靠性的衡量準(zhǔn)則帶有相對(duì)性
由于政治制度、司法制度和技術(shù)能力等的差異，導(dǎo)致各個(gè)國(guó)家和地區(qū)對(duì)電子檔案的真實(shí)可靠性鑒定標(biāo)準(zhǔn)有較大不同的認(rèn)知定位，故而對(duì)電子檔案真實(shí)可靠性的確定具有相對(duì)性。
三、電子檔案真實(shí)可靠性的保障措施
1.保證電子檔案的原始性
保證電子檔案信息內(nèi)容的原始性是確立真實(shí)可靠性的基礎(chǔ)，必須在電子檔案產(chǎn)生時(shí)就要嚴(yán)格管理，堅(jiān)決執(zhí)行對(duì)所有操作記錄的持續(xù)跟蹤制度。主要方法可包括：第一，加強(qiáng)身份確認(rèn)、數(shù)字信息記錄、防病毒和黑客等技術(shù)保障措施；第二，詳細(xì)著錄電子檔案生命周期中的各項(xiàng)元數(shù)據(jù)，包括各種操作行為，有效維護(hù)元數(shù)據(jù)信息；第三，健全、貫徹配套管理制度。
2.電子檔案的日益多樣化、復(fù)雜化和大眾化，使得檔案工作者在面臨數(shù)字存儲(chǔ)問(wèn)題時(shí)，感覺不到絲毫的輕松
針對(duì)這一問(wèn)題，許多國(guó)家提出了不同的保存方案，主要分為以下五類：保存最先產(chǎn)生或存儲(chǔ)電子檔案的原始技術(shù)；效仿原始技術(shù)，使之用于新的操作平臺(tái)；對(duì)檢索、傳遞和使用電子檔案所需的軟件進(jìn)行遷移；把檔案文件遷移至最新格式；將檔案文件轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式。但是，這五種方法各有利弊，沒(méi)有一種令人完全滿意，因?yàn)榫嚯x遠(yuǎn)視技術(shù)和數(shù)據(jù)格式越近的方法，其真實(shí)可靠性越可信，而方法卻越復(fù)雜，越不切實(shí)際。鑒于組合的持續(xù)目標(biāo)管理方法一直以來(lái)都是檔案界目前所追求的唯一電子檔案存儲(chǔ)方法，它提供了一個(gè)連貫的、全面的框架，可以根據(jù)不同的檔案需求進(jìn)行剪裁，通過(guò)對(duì)數(shù)字對(duì)象各類信息的提取，可以提供一個(gè)統(tǒng)一的但卻具有高度適應(yīng)性的方法，同時(shí)能滿足處于不同階段電子檔案真實(shí)可靠性的保管需求。由于持續(xù)目標(biāo)管理方法的種種優(yōu)勢(shì)，才使得長(zhǎng)久保存電子檔案，確保其真實(shí)可靠性，同時(shí)采用先進(jìn)技術(shù)來(lái)管理、檢索、利用和傳遞檔案文件成為可能。
3.大量產(chǎn)生于不同年代、格式各異、互不兼容的電子檔案與最新多媒體的、復(fù)雜信息系統(tǒng)產(chǎn)生的文件同時(shí)并存
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，電子檔案離不開網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的存在和發(fā)展需要網(wǎng)絡(luò)給予支撐，同時(shí)也離不開科學(xué)技術(shù)的支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中一些病毒的侵入，在這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會(huì)被破壞，對(duì)比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實(shí)性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉(zhuǎn)變電子檔案的儲(chǔ)存方式，利用紙質(zhì)的方式保存電子檔案原始信息。
二、采用先進(jìn)的電子檔案管理軟件
電子檔案與紙質(zhì)檔案在很多地方都有著類似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質(zhì)檔案是通過(guò)人工手寫的方式逐步完成，主要突出的是手寫形式，以紙質(zhì)為媒介；而電子檔案則是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，主要突出的是電腦形式，以網(wǎng)絡(luò)為媒介。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展都離不開網(wǎng)絡(luò)的變遷，網(wǎng)絡(luò)由最開始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴(kuò)充到了各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)很多種類的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關(guān)鍵詞設(shè)置、內(nèi)容簡(jiǎn)介、索引等各類主題入手，將電子檔案進(jìn)行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來(lái)便捷的專業(yè)體驗(yàn)。同時(shí)專業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。
三、做好電子檔案的安全管理工作
無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都具有同樣一個(gè)屬性，這就是保密性。電子檔案在分類中也包含了普通檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會(huì)根據(jù)不同利用者的職務(wù)以及工作進(jìn)行控制利用，采取檔案保密措施，很多時(shí)候都是禁止所有人閱讀，只對(duì)特定人群開放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為依托存在，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應(yīng)該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內(nèi)所涉及的機(jī)密內(nèi)容安全不泄露。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)整體板塊，在很多領(lǐng)域可以通過(guò)電腦軟件進(jìn)行互通并交換信息，并且網(wǎng)絡(luò)安全也是目前無(wú)法完全解決的問(wèn)題，基于科技之上的安全隱患也是隨時(shí)都有可能成為威脅網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的殺手，面對(duì)這些問(wèn)題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置或者密碼設(shè)置，做好密碼保護(hù)并且及時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)使用情況檢查網(wǎng)絡(luò)相關(guān)軟件是否正常，從根本上解決網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題。
四、確定專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理
檔案管理是持續(xù)性很強(qiáng)的工作，工作內(nèi)容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當(dāng)程度的耐心與細(xì)心，將各類檔案材料分類整理保管，并隨時(shí)為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專職人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的電子檔案更需要有專人負(fù)責(zé)。因?yàn)橹挥性谟袑Ｈ素?fù)責(zé)的情況下才能更妥善地對(duì)電子檔案進(jìn)行匯總與整理，才能夠?qū)Ｐ闹轮镜靥幚黼娮訖n案的內(nèi)容，保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性與實(shí)體的安全性，確保電子檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)有序開展。
五、增強(qiáng)電子檔案管理的服務(wù)功能
建立科學(xué)完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以方便一些檔案研究者更好地查閱所需要的信息資源。因?yàn)楝F(xiàn)代的電子檔案管理和以往比較傳統(tǒng)的電子檔案管理存在著很多不同之處，所以要跟上現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的步伐，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理，必須增強(qiáng)電子檔案管理的服務(wù)功能，只有服務(wù)質(zhì)量上去了，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的實(shí)效性，才能更好地為需求者服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)使用全程的在線電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大檔案管理的局域網(wǎng)，加快促進(jìn)電子檔案信息資源共享步伐。
六、結(jié)語(yǔ)
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題對(duì)策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。
(一)電子檔案的接收格式問(wèn)題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上
一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過(guò)載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。
4、安全性問(wèn)題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問(wèn)題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來(lái)機(jī)械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來(lái)酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫(kù)房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來(lái)往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問(wèn)題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對(duì)策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問(wèn)控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來(lái)的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過(guò)防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過(guò)，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過(guò)濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對(duì)濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫(kù)房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫(kù)內(nèi)，庫(kù)房盡量使用無(wú)紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過(guò)控制溫濕度、搞好庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫(kù)房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無(wú)線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫(kù)房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來(lái)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示。
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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別
一、引言
計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來(lái)，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對(duì)人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過(guò)程中，使用電子信息技術(shù)手段對(duì)其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過(guò)程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案的有效管理，一般來(lái)說(shuō)，電子文件的檔案化管理要通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來(lái)進(jìn)行，也就是說(shuō)不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對(duì)各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過(guò)文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國(guó)的相關(guān)檔案管理辦法也對(duì)文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過(guò)程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。
在這個(gè)過(guò)程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過(guò)程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對(duì)于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過(guò)程中，我們還有很多的問(wèn)題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定的周期，也就是說(shuō)要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過(guò)一定部門的證明開據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過(guò)程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過(guò)對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說(shuō)在管理過(guò)程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過(guò)程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說(shuō)要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問(wèn)題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢，必須要通過(guò)專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說(shuō)要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結(jié)
綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問(wèn)題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行管理。■
參考文獻(xiàn)
1．檔案保管方式不同
傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上，依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問(wèn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
2．檔案利用方式不同
傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問(wèn)也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)
檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類檔案信息庫(kù)
檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫(kù)。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫(kù)的自動(dòng)安全管理。
3．實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理
1.1操作方便
電子圖書檔案管理最明顯的特點(diǎn)就是操作方便，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，電子圖書方案管理無(wú)論是增加還是刪除都非常容易，并且刪除后的信息不留任何痕跡；第二，電子信息準(zhǔn)確性較高，因此，電子圖書檔案管理的檢索操作非常簡(jiǎn)單。
1.2傳遞快捷
電子圖書檔案管理綜合運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其傳遞速度完全不受時(shí)間和地域因素的影響，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播可以快速遞將檔案信息傳遞到需求者手中。另外，電子圖書檔案管理還可以從一個(gè)終端向多個(gè)終端傳遞，從而達(dá)到資源共享的狀態(tài)。
1.3復(fù)制時(shí)不容易丟失
與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后不僅清晰度保持不變，還不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)幾遍、信息丟失等問(wèn)題。通過(guò)數(shù)字化的信息處理，電子文件在復(fù)制的過(guò)程中依舊可以保持原本的特性。
1.4表現(xiàn)形式多樣
與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無(wú)論是圖形、文字，還是聲音、影像等網(wǎng)絡(luò)信息都可以成為電子檔案管理的內(nèi)容，并且，這些信息無(wú)論是單獨(dú)存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。
2加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施
我國(guó)電子圖書檔案管理工作在不斷探索發(fā)展中取得了較大的成就，但是，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還存在很大的問(wèn)題，例如，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子圖書檔案存儲(chǔ)的要求越來(lái)越高、電子檔案的真實(shí)性受各種因素的影響可靠性較低、社會(huì)對(duì)電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來(lái)越高等。筆者結(jié)合多年電子圖書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施做了簡(jiǎn)單介紹。
2.1加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，保證存放空間安全
電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強(qiáng)電子圖書檔案管理首先應(yīng)該加強(qiáng)電子圖書檔案管理的環(huán)境保護(hù)。電子圖書檔案的環(huán)境主要包括工作人員的辦公場(chǎng)所以及存儲(chǔ)工具等，工作人員的辦公環(huán)境保持清潔衛(wèi)生、溫度適中的同時(shí)，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場(chǎng)力等設(shè)備。另外，為了保證存放空間的安全，還應(yīng)該對(duì)存儲(chǔ)的電子圖書檔案進(jìn)行備份處理，最好選擇多個(gè)位置儲(chǔ)存。最后，定時(shí)檢查存儲(chǔ)工具，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救。
2.2加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)
為了保證數(shù)據(jù)儲(chǔ)藏的安全，必須根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際狀況，加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)。在進(jìn)行電子圖書檔案的編制工作時(shí)，應(yīng)該專門安排業(yè)務(wù)水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。其次，工作人員應(yīng)該及時(shí)整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應(yīng)該以檔案的級(jí)別作為歸檔的依據(jù)，確保各級(jí)別信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，進(jìn)行歸檔處理。最后，電子檔案編制結(jié)束后，必須交由領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后進(jìn)行存儲(chǔ)。
2.3加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)
為了保證數(shù)據(jù)的讀取安全，必須加強(qiáng)電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。很多時(shí)候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統(tǒng)管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統(tǒng)。針對(duì)以上問(wèn)題，設(shè)計(jì)者可以對(duì)電子圖書資料進(jìn)行加密設(shè)計(jì)，為了防止破譯，密碼不能太簡(jiǎn)單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據(jù)需求設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，杜絕任何人都可以獲取信息等問(wèn)題產(chǎn)生。最后，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維修保護(hù)，有的網(wǎng)站因多種原因會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，這時(shí)候應(yīng)該加強(qiáng)防火墻設(shè)置，保障信息的安全性。
2.4加強(qiáng)人員工作能力培養(yǎng)
為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員能力的培養(yǎng)。根據(jù)市場(chǎng)的需求，結(jié)合工作人員的實(shí)際狀況，通過(guò)培訓(xùn)加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要包括計(jì)算機(jī)的操作能力和扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)能力。條件許可的情況下，聘請(qǐng)具有扎實(shí)專業(yè)功底的人擔(dān)任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。
3結(jié)束語(yǔ)
