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第1篇

關鍵詞：電算化；財務會計檔案；管理

一、前言

根據(jù)財政部、國家檔案局財會字（1998）32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤、光盤以及其他磁性介質內(nèi)的會計數(shù)據(jù)等形式的電子會計檔案。本文在這種情況下，首先對會計電算化及其特點進行了簡單的介紹，然后對會計電算化環(huán)境下的財務會計檔案管理應當注意的問題進行了分析，具有一定的借鑒意義。

二、概念論述

（一）會計電算化的概念

所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。

（二）會計電算化特點

1、數(shù)據(jù)處理方式效率提升

用人工進行科目匯總表、資產(chǎn)負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表的匯總被稱為傳統(tǒng)手工會計工作模式，這種傳統(tǒng)的工作模式會造成財務人員巨大的工作負擔。隨著科學技術的發(fā)展，電算化會計應運而生，它是指把原始數(shù)據(jù)進行分析整合，然后再錄入計算機財務軟件進行會計分錄，并且可以通過計算機的軟件的對錄入項目的審核、修改、確認從而達到科目匯總，實現(xiàn)計算機的自動控制。除此之外，電算化會計可以根據(jù)需要建立會計報表，不僅提高了工作人員的工作效率，也在一定程度上減小了錯誤率。

2、數(shù)據(jù)記錄與保存介質電子化

在傳統(tǒng)的手工會計工作模式下，數(shù)據(jù)記錄主要由工作人員來完成。并且工作人員在進行錄入的時易出現(xiàn)不可避免的錯誤。長期以來，“紙”是作為傳統(tǒng)會計工作的主要介質，管理人員必須依靠專門人員對這些介質給與保護，并且還要做好防潮、防盜等工作。而隨著電算化會計的應用，“磁盤”作為一種新的保存介質受到人們的青睞。工作人員使用磁性介質不僅有利于數(shù)據(jù)的保存，也有利于工作人員對數(shù)據(jù)的分析和拷取。利用計算機技術的會計電算化避免了手工記錄出現(xiàn)的種種問題。作為磁性介質的保存工作，要做好磁盤的防病毒、防磁化工作。。同時，因為磁盤存在一定的易損性，需要要及時做好備份管理。

三、電算化下財務會計檔案管理要注意的問題

（一）外部環(huán)境方面

1、強化網(wǎng)絡系統(tǒng)內(nèi)部控制

第一，設置三重用戶口令，不僅要設置開機口令和網(wǎng)絡用戶名口令還要設置相關的應用系統(tǒng)名口令。只有這樣才能保障財務檔案不被侵犯盜取。第二，要建立完善的多級權限控制機制，既要做好用戶級控制和數(shù)據(jù)庫級控制的工作，也要完善網(wǎng)絡系統(tǒng)級控制系統(tǒng)。第三，要建立完善的電子表單來對歸檔的檔案進行管理，員工必須通過網(wǎng)絡管理員的授權才能查閱相關的信息資料。

2、強化對會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的管理與維護

網(wǎng)絡安全性的指標主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取；起用防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問；采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術手段進行網(wǎng)絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。

3、建立及完善計算機病毒應對措施

隨著計算機技術的發(fā)展，計算機病毒成為危害計算機發(fā)展的終于阻力。很多單位因為計算機病毒導致信息受到損壞，計算機病毒的來源一般是帶毒軟盤或光盤，因為會計電算化系統(tǒng)是一個局域網(wǎng)的形式。所以，會計操作人員應該加強對磁盤和光盤的管理，防止磁盤出現(xiàn)病毒，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)病毒的光盤要堅決棄用。

（二）內(nèi)部管理方面

1、嚴格財務會計檔案歸類

管理人員要充分學習電算化會計所具有的特性。做好電算化會計檔案的保管工作，對各類文檔要歸類保管，嚴格按照歸檔標準來管理文件，保證管理的文件內(nèi)容不受損害。除此之外，相關部門要完善會計檔案管理制度，做到執(zhí)法必嚴，違法必究。認真分析總結檔案管理人員的工作職責，完善管理人員的定期備份制度，做到定期檢查、定期檢閱。同時要注意維護會計電算化的計算機設備維護做好庫房的清潔衛(wèi)生工作。

2、實行財務會計數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)管理員的主要工作是對賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)進行分析和整理。這在《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》都有相關的職責規(guī)定。管理員的備份次數(shù)一年不少于十二次；進行備份管理的軟盤要放在具有保護封條的包裝盒內(nèi)，放置磁盤的信息受到損壞，同時注意保管區(qū)域的衛(wèi)生狀況。同時做好雙備份的工作，對于雙備份的磁盤不應該放在同一個保管地點。

3、保護財務會計檔案的存貯

（1）會計檔案的存貯介質要選用質量高、穩(wěn)定性較好的存儲介質，因為存貯介質的質量直接會影響到檔案文件以后的使用情況，只有質量好的存儲介質才能提高文檔的使用效果。（2）管理人員要在存貯介質上寫好保護字樣，并且要把存儲介質放在適合存儲的地方。（3）對于那些存放較久的介質要定期更新，以保證信息的時效性，比如說可以把半年作為定期復制的周期。（4）存貯介質要根據(jù)時間的因素進行替換。

4、注意紙質版本的備案及保存

《會計電算化工作規(guī)范》中對會計資料的提出了以下幾點：（1）每天登記并打印輸出的不僅是現(xiàn)金日記賬，號包括銀行存款日記賬，做到日日清，月月清。由于可能會受到打印機條件的限制，所以現(xiàn)金日記賬和銀行存款可以用活頁賬頁裝訂成冊。（2）而對于那些一般賬簿，要做到具體問題具體分析，對文檔進行管理分類，形成按月或按季打印的規(guī)律；（3）可以利用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”對記賬憑證數(shù)據(jù)進行明細劃分。

5、實行專門的電算化檔案人員

首先，應設置專職的會計電算化檔案管理人員，且不能由出納人員兼管。其崗位職責有：（1）按規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；（2）負責保管存檔的機制會計檔案、機讀會計檔案和計算機系統(tǒng)檔案；（3）負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)系統(tǒng)主管和企業(yè)負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續(xù)，并注意避免調用者越權使用或改動數(shù)據(jù)；存儲于磁介質的會計檔案調用后歸還時，應進行檢查、殺毒工作。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)?？梢赃x擇把檔案從業(yè)人員送到高校進行培訓。在業(yè)務外包方面，機構擔心最多的可能是財務數(shù)據(jù)的保密問題，現(xiàn)在市面上出現(xiàn)了一種檔案事務所，承接機構自己不想承擔的檔案業(yè)務。

四、結論

電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內(nèi)各部門相互協(xié)調共同完成。本文對會計電算化環(huán)境下的財務會計檔案管理應當注意的問題進行了分析，認為應該：

（1）強化網(wǎng)絡系統(tǒng)內(nèi)部控制；

（2）強化對會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的管理與維護；

（3）建立及完善計算機病毒應對措施；

（4）嚴格財務會計檔案歸類；

（5）實行財務會計數(shù)據(jù)備份；

（6）保護財務會計檔案的存貯 ；

（7）注意紙質版本的備案及保存；

（8）實行專門的電算化檔案人員。

參考文獻

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