發(fā)布時間：2023-05-15 16:36:04
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的成果樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
［關(guān)鍵詞］大學(xué)城高校檔案管理現(xiàn)代化信息化
教育部《面向21世紀教育振興計劃》提出之后，全國掀起了教育強省、教育興市浪潮，各省市充分利用優(yōu)勢資源興建大學(xué)城，一個個以高等院校為紐帶，輻射周邊地區(qū)，集教學(xué)功能、產(chǎn)業(yè)功能、生活服務(wù)功能為一體的大學(xué)城區(qū)迅速崛起，北有上海大學(xué)城、東方大學(xué)城，南有廣州大學(xué)城、深圳大學(xué)城、珠海大學(xué)城，以及正在籌建中的合肥大學(xué)城、西部大學(xué)城、北京吉利大學(xué)城、福建大學(xué)城和南京江寧大學(xué)城等。就我國大學(xué)城高校檔案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速發(fā)展這一大好歷史機遇和大學(xué)城高校優(yōu)勢，適應(yīng)社會和高校自身的發(fā)展需要，加速高校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進程，為高校自身建設(shè)和社會相關(guān)領(lǐng)域提供科學(xué)、準確、快速的信息服務(wù)，成為高校檔案工作“十一五”規(guī)劃的主題和中心任務(wù)。
一、我國大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)狀
通過對部分大學(xué)城高校的調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，由于受到各高校辦學(xué)模式、進入方式選擇、階段推進程度以及原檔案管理水平等諸多因素影響，大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)狀是不容樂觀的，是與各大學(xué)城快速發(fā)展的現(xiàn)代化和信息化步伐不相協(xié)調(diào)的，具體表現(xiàn)在以下三個方面：
1．機構(gòu)過于簡化，職能過于弱化。這一現(xiàn)象尤以一些新機制新模式運行的（民辦）高校、非整體進駐大學(xué)城高校和一校多區(qū)型高校表現(xiàn)突出。這些高校，檔案管理機構(gòu)有的被精簡或并入其他部門，有的干脆把原校區(qū)檔案部門作職能上的簡單延伸，人員采取兼職聘任并實行一人多崗，制度上有的也只是作為文字復(fù)制而已。機構(gòu)的不完善、制度的不健全、人員工作的不規(guī)范和職能的人為弱化，使得大學(xué)城各高校的檔案管理工作從建校初期起就沒有落到實處，一大批具有較高價值的檔案材料沒有得到及時收集和歸檔，即使被臨時收集的材料也類別混雜，造成了一些不必要的損失。
2．工作相對滯后，手段相對落后。由于種種原因，大學(xué)城一些高校檔案管理工作出現(xiàn)了“一套人馬，奔跑幾處”的被動局面，工作上難免顧此失彼和相對滯后。同時，大學(xué)城高校多處于初創(chuàng)階段，學(xué)校工作重心的相對偏移和長久以來對檔案管理工作認識不夠，經(jīng)驗豐富的工作人員苦于在多校區(qū)間穿梭，致使許多日常工作嚴重滯后；兼職人員又受知識水平所限，看著現(xiàn)代化的先進設(shè)備也不會用，仍停留在傳統(tǒng)方式和傳統(tǒng)手段的管理狀態(tài)。雖然個別高校檔案部門也已利用計算機進行檔案管理，初步實現(xiàn)了檔案的計算機輔助立卷、目錄檢索、統(tǒng)計和借閱管理等工作，但仍處于單機運行狀態(tài)，沒有結(jié)合異地辦學(xué)、多校區(qū)辦學(xué)的特點建立校內(nèi)網(wǎng)、（校）區(qū)際網(wǎng)，致使高校很難從檔案部門獲得快、全、精、準的信息服務(wù)，無法實現(xiàn)全面的信息資源共享，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料、工作流程及檔案檢索三方面的信息化。
3．網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)統(tǒng)一性差，檔案標準化水平低。受不同高校隸屬關(guān)系不同等原因，大學(xué)城高校檔案管理仍處于條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自謀發(fā)展的相對封閉局面。投入現(xiàn)代化信息化建設(shè)的軟硬件購置和數(shù)據(jù)庫建設(shè)等也存在一定程度的重復(fù)和浪費現(xiàn)象，同時各高校選擇的軟硬件五花八門，標準化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影響了大學(xué)城高校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和標準化進程。
二、加快我國大學(xué)城高校檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化的優(yōu)勢所在
1．辦學(xué)模式優(yōu)勢和精英聚集效應(yīng)。
我國的大學(xué)城普遍采用的是極具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和廣州模式，初步的實踐證明，這些模式總體上較傳統(tǒng)模式更有利于高校辦學(xué)水平、管理水平的進一步提高。加之進駐大學(xué)城的可謂是高校中的精英，如進入深圳大學(xué)城的清華大學(xué)、北京大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)等；進入珠海大學(xué)城的中山大學(xué)、北京師范大學(xué)、北京理工大學(xué)等；進入東方大學(xué)城的北京工業(yè)大學(xué)、中國地質(zhì)大學(xué)、北京航空航天大學(xué)等。這些211重點院校和產(chǎn)學(xué)研綜合性院校中的精英在大學(xué)城極易形成一種效果明顯、威力巨大的聚集效應(yīng)，在相應(yīng)辦學(xué)模式的指導(dǎo)下大膽創(chuàng)新，開拓進取，勇于卸包袱，敢于抓弱點，敢于在高校檔案管理等基礎(chǔ)性工作的現(xiàn)代化和信息化實踐中取長補短，相互激勵，探索新路子和新方法，起到先鋒示范作用。
2．資金投入優(yōu)勢。
資金投入是制約高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程的一個關(guān)鍵的客觀因素。長期以來，一般高校因受到歷史、經(jīng)濟等條件制約，在經(jīng)費上很難得到必要的充分的保證。在大學(xué)城，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這里的高校具有強勁而明顯的資金投入優(yōu)勢。僅以廣東佛山大學(xué)城為例，據(jù)不完全統(tǒng)計，佛山市南海區(qū)政府2001年為進駐佛山大學(xué)城的華南師范大學(xué)南海學(xué)院第一期建設(shè)（占地510畝）就投入資金3．7億元，加上學(xué)院自籌資金1．3億元，合計達5．0億元。在這些經(jīng)費中，學(xué)校擬訂了明確的用于綜合檔案室高標準基建、現(xiàn)代辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、管理軟件、人員招聘、人員培訓(xùn)等各種經(jīng)費的投入比例，這些經(jīng)費無論從總量上還是最終到位額（率）都遠遠高于普通高校，使得大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化有了切實的資金保證。
3．人才吸引優(yōu)勢。
大學(xué)城以其優(yōu)越的區(qū)位優(yōu)勢、環(huán)境優(yōu)勢、政策優(yōu)勢和資金優(yōu)勢凝聚形成其強有力的人才吸引優(yōu)勢，吸引了一大批德才兼?zhèn)?、?chuàng)新能力強、適應(yīng)時代需要的高校檔案專業(yè)人才來到大學(xué)城這塊樂土開創(chuàng)美好事業(yè)。這對于大學(xué)城高校率先實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化創(chuàng)造了源源不斷的新鮮血源和高素質(zhì)的人力資源保證。
三、推進大學(xué)城高校檔案管理現(xiàn)代化和信息化工作的幾點措施
1．確立科學(xué)指導(dǎo)思想和奮斗目標。
今年是“十一五”規(guī)劃的啟動之年，大學(xué)城高校要在檔案事業(yè)發(fā)展的宏觀性、前瞻性和針對性上下大功夫，要抓住大學(xué)城率先發(fā)展的歷史機遇，解放思想，按照檔案工作信息化、現(xiàn)代化和社會化建設(shè)的要求高起點、高水平、高標準、高質(zhì)量地開展工作。要在實踐中發(fā)揮先鋒示范作用，抓住大學(xué)城信息化建設(shè)和全面推進電子校務(wù)的契機，充分利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)，率先實現(xiàn)檔案電子化、存儲數(shù)字化、檢索自動化，實現(xiàn)信息資源共享；確立室藏檔案數(shù)字化、文檔處理一體化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理系統(tǒng)智能化，工作人員知識化、專業(yè)化和人本化的奮斗目標。
2．發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)、隊伍網(wǎng)絡(luò)、校園（區(qū)）網(wǎng)絡(luò)三大網(wǎng)絡(luò)功能。
（1）領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)。我國大學(xué)城（園區(qū)）起步較晚，大多處于初創(chuàng)階段，要在檔案管理的現(xiàn)代化和信息化方面走得更快、更穩(wěn)、更堅實，就必須從組織上給予充分的保證和重視，并形成“主管領(lǐng)導(dǎo)－黨政辦公室主任－各辦（中心、系）主任”的分級領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，全面負責(zé)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，形成多方面、多層面對檔案管理工作的關(guān)心、過問、督促和檢查。
（2）隊伍網(wǎng)絡(luò)。工作水平的高低，根本上取決于工作者和工作隊伍水平的高低。堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀搞好隊伍網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建一個學(xué)歷、專業(yè)、知識、年齡、性別、層次、類型協(xié)調(diào)發(fā)展的隊伍網(wǎng)絡(luò)；堅持物質(zhì)鼓勵與精神鼓勵相結(jié)合的激勵機制，營造一個寬松、愉快的工作和成長環(huán)境，使隊伍網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)講學(xué)習(xí)、重業(yè)務(wù)、爭上游的良好氛圍，以便更好地適應(yīng)新形勢、新任務(wù)和新要求，全面為檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)服務(wù)。
（3）校園（區(qū)）網(wǎng)絡(luò)。完善的校園網(wǎng)絡(luò)是大學(xué)城高校的優(yōu)勢，并已成為各類信息的傳遞中心。在推進大學(xué)城高校檔案管理現(xiàn)代化和信息化的實踐中，關(guān)鍵是充分利用高校的各種有利條件，利用校園網(wǎng)絡(luò)逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理型向現(xiàn)代化管理型的轉(zhuǎn)化。高校檔案部門應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)檔案計算機管理，建立檔案編號系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學(xué)的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計算機開發(fā)更多更好的檔案管理軟件，達到信息交流網(wǎng)絡(luò)化、咨詢業(yè)務(wù)智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化，使檔案館能更好地為學(xué)校改革、建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
3．把檔案工作全面納入電子校務(wù)建設(shè)，積極推進檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。
電子校務(wù)系統(tǒng)雖然在我國起步較晚，但是我國各大學(xué)城憑借著政府資金的支持、先進技術(shù)的引進和自身研發(fā)的成果，已經(jīng)具備了較為成熟和較強安全防御能力的電子校務(wù)系統(tǒng)。這為大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化提供了強有力的系統(tǒng)支持。把高校檔案管理納入到大學(xué)城高校的電子校務(wù)既有利于高校檔案價值的實現(xiàn)，又有利于高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化。但是，在納入電子校務(wù)的建設(shè)中，要注意解決好以下幾個方面的問題：完善信息系統(tǒng)，使檔案管理的業(yè)務(wù)過程信息化；實行電子與紙質(zhì)文檔雙軌并行的同時，盡快完善電子檔案的效力性問題；針對操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)黑客等因素，攻克電子檔案模塊安全性問題；加強檔案隊伍綜合素質(zhì)以適應(yīng)全新環(huán)境下的檔案工作問題。
關(guān)鍵詞：企業(yè)上市；檔案管理
企業(yè)要想上市，必須先按照上市公司的要求來規(guī)范自身的各項經(jīng)營活動，其中就包括檔案管理的規(guī)范性。更重要的是，企業(yè)在上市過程中，需要通過真實、準確、完整的信息批露，如招股說明書及補充年報、半年報，來證實公司在以往的經(jīng)營中符合證監(jiān)會對擬上市公司的要求。信息批露依據(jù)的是詳實、完整的公司檔案，包括文書檔案、工程檔案、研發(fā)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案到榮譽獎項檔案等，幾乎覆蓋了企業(yè)發(fā)展過程中所有重要的檔案。另外，上市過程中，證監(jiān)會還會責(zé)成其派出機構(gòu)對擬上市公司核查，上市核查以查閱檔案原件為主。由此可見，企業(yè)上市過程是對檔案真實、準確、完整性的綜合考驗。
1企業(yè)上市過程中檔案利用的特點
1.1檔案利用集中、借閱量大
上市籌備機構(gòu)一般都是臨時性機構(gòu)，各項工作會由各部門配合完成。上市籌備階段工作時間表是根據(jù)既定的上市計劃制定的，每項工作必須在規(guī)定時間內(nèi)完成。作為公司文件集中管理的部門，檔案室承擔(dān)的任務(wù)較為繁重。上市籌備部門將資料準備的任務(wù)按照業(yè)務(wù)歸口分發(fā)給各部門，各部門要在特定的時間內(nèi)完成資料準備工作，于是就出現(xiàn)了多個部門同時向檔案室調(diào)閱大量文件的情況。按照證監(jiān)會相關(guān)要求，擬上市企業(yè)需要最近三年主營業(yè)務(wù)沒有發(fā)生變更，最近三個會計年度凈利潤也要達到一定的要求，才有資格上市。為了驗證企業(yè)能否達到上述要求，券商和會計師事務(wù)所需對企業(yè)上市基準日前三年的主營業(yè)務(wù)和收入支出情況進行核驗，主要的收入類合同和支出類合同是核驗重點。如果是工程類公司，會涉及工程總承包合同、工程分包合同、設(shè)備材料采購租賃合同、廠房、土地、辦公用房租賃合同，研發(fā)課題合同、咨詢服務(wù)類合同等。產(chǎn)值確認文件，如工程量確認單、結(jié)算單、支付憑證等，也在查驗范圍之內(nèi)。另外，人工成本是支出的重要部分，會涉及到工資、社保、公積金、獎金、商保、勞務(wù)等相關(guān)文件。再如，證監(jiān)會要求“發(fā)行人的內(nèi)部控制制度健全且被有效執(zhí)行”。需查驗企業(yè)內(nèi)部控制制度、投標審批、合同審批、結(jié)算審批、財務(wù)費用報銷審批、檔案證照借閱審批、用印審批、人員招聘審批、崗位薪酬變動審批等。三會文件、總經(jīng)理辦公會文件、黨委會文件、高管及部門職責(zé)分工、人事任免等文件也都是衡量一個企業(yè)內(nèi)控是否健全有效的重要組成部分。上市過程中，檔案利用集中，借閱量大是突出特點。
1.2檔案重復(fù)利用率高
擬上市企業(yè)要分別接受會計師事務(wù)所、律所、券商的多次查驗，大量檔案會被重復(fù)利用。重復(fù)利用率比較高的文件有：大額收入合同、大額工程分包合同、大額材料設(shè)備采購合同、土地房租租賃合同、商標專利、資質(zhì)商譽、工商檔案、三會文件、工程項目竣工驗收文件、結(jié)算文件、企業(yè)納稅及稅收優(yōu)惠、財政補貼相關(guān)文件等。即使是同一時間接受同一家中介機構(gòu)的核驗，同一份資料也有可能被重復(fù)利用多次。例如，某項目與業(yè)主簽訂的總承包合同，會作為收入項來查驗，總承包合同連同招投標文件、中標文件、施工文件、竣工驗收文件、結(jié)算文件，會成為查驗項目真實有效的一個點。該合同連同合同審批單，用章申請等，又會作為企業(yè)內(nèi)控項查驗。如果企業(yè)被抽簽抽到證監(jiān)會核查，之前提供給會計師事務(wù)所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查驗。如果企業(yè)上市遇到障礙，需重新申報，可能會面臨變更會計師事務(wù)過、律所、券商，中介機構(gòu)變更，所有的資料又需要從頭準備。還有的企業(yè)上市歷程比較復(fù)雜，先是在深圳證券交易所申報，后來轉(zhuǎn)向上海證券交易所，再后來又轉(zhuǎn)戰(zhàn)港交所，由于上市規(guī)則不是完全相同，查驗資料的角度也會有些差別，上市資料需要重復(fù)組合和利用。
1.3對檔案準確性、完整性要求高，檔案利用內(nèi)在邏輯性強
上市過程中查驗資料，是以問題為導(dǎo)向的，圍繞合規(guī)性，按照一定的邏輯順序進行查驗。查驗過程中，中介機構(gòu)認為某一環(huán)節(jié)存疑或存在不嚴謹性，會隨時擴大查驗范圍。如查驗主營業(yè)務(wù)收入時，為了從側(cè)面驗證業(yè)主合同的真實、準確性，需查看招投標文件和中標通知書。合同中約定的工期、合同額、工程量、簽約時間等是否與招投標文件和中標通知書一致。如果不一致，要有合理的解釋和證明材料，如與業(yè)主洽商變更的書面記錄等。同時，招標與投標文件、中標通知書之間也會互相比對，看是否合乎邏輯和常理。如果合同的簽約方是兩家以上單位，還要核驗聯(lián)合體協(xié)議中雙方權(quán)利義務(wù)的約定與合同的約定是否一致。從多個維度相互印證，形成一個個完整的閉環(huán)，是上市查驗資料中常用的思路。這就需要我們提供準確、完整、詳實的檔案。
2擬上市企業(yè)需提前做好檔案管理基礎(chǔ)性工作
企業(yè)上市籌備和上市核查過程，對檔案管理工作提出了嚴峻考驗，準備上市的企業(yè)應(yīng)重視檔案在上市過程中的重要性，提前布局，把檔案管理的基礎(chǔ)性工作做好。
2.1高素質(zhì)檔案專業(yè)人才
檔案員除了需要具備扎實的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)該有全局意識和管理思路，熟悉公司整體運行；具備一定的證券、財務(wù)、法律素養(yǎng)，了解上市規(guī)則；要思路清晰，思維敏捷，有較強的邏輯能力，做事情條理性強；身體健康，能應(yīng)對較強工作壓力。
2.2堅持檔案集中、統(tǒng)一管理，在檔案完整性上早下功夫
檔案集中、統(tǒng)一管理是企業(yè)上市籌備和上市核查順利開展的必要條件。只有落實好集中統(tǒng)一管理，才能從根本上保證檔案的完整性和檔案利用的便捷性。實際上，在企業(yè)初創(chuàng)時期，有些檔案容易存檔不全，如合同審批表、投標審批表、給上級單位的請示、財政補貼類上級來文、聯(lián)合投標協(xié)議等。準備上市的企業(yè)，至少要提前三年在檔案齊全完整性上下功夫，條分縷析，區(qū)分價值，辨別版本，查缺補漏。通過幾年時間的努力，做到檔案齊全、完整、規(guī)范。
2.3檔案數(shù)字化
中介機構(gòu)查驗資料，證監(jiān)會上市核查，采用檔案原件和掃描件結(jié)合的方式，上市年報和補充年報，以掃描件為主。應(yīng)提前做好重要檔案的數(shù)字化工作，如與主營業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、招投標文件、中標通知書、開工令、施工方案、第三方出具的檢測報告、工程量確認單、竣工驗收文件、公司資質(zhì)證照、專利、獎項榮譽、三會文件等。檔案數(shù)字化也是應(yīng)對上市過程中檔案重復(fù)利用率高的有效途徑。
2.4檔案信息的關(guān)聯(lián)
上市查驗資料以問題為導(dǎo)向，要求按照事物內(nèi)在邏輯，形成完整的證據(jù)鏈。而平時檔案管理中，我們更側(cè)重于文件形式。我們要在檔案系統(tǒng)中按照事物內(nèi)在聯(lián)系，提前做好信息關(guān)聯(lián)。這樣在上市核驗時，才能更便捷地查找資料。如某股東會決議，內(nèi)容是關(guān)于設(shè)立某子公司，我們除了把這份文件放到三會文件中管理，還要與該子公司的檔案作關(guān)聯(lián)。如某項目的一份分包合同，除了要放到該項目中管理，還要與該分包商在其他項目中簽署的分包合同作關(guān)聯(lián)。
3上市過程中檔案利用應(yīng)急措施
3.1結(jié)合實際采用靈活的借閱方式
除保密級別較高的文件，可以采用開架借閱，每天下班前檢查文件排架及卷內(nèi)文件順序，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。開架借閱前，最好先對各部門資料對接人員做培訓(xùn)，講明檔案室的布局，各類文件排放順序等。
3.2與各部門主動對接，提前獲知下一步所需資料
主動與上市籌備部門溝通，提前知悉上市查驗資料的總體進度，做好整體規(guī)劃。與商務(wù)、財務(wù)、工程等借閱檔案量大的部門提前溝通，提前準備資料。
3.3與圖文快印公司簽約
在復(fù)印、掃描需求量大時，交給快印公司協(xié)助完成。這樣可以提高效率，還能讓檔案員騰出時間專心服務(wù)于查詢調(diào)閱工作。需要注意的是，要提前與快印公司簽好保密協(xié)議。
3.4暫停檔案移交
在上市資料準備期間，會發(fā)現(xiàn)資料沒有及時歸檔的情況。最好先將資料暫時留在原來的部門或項目部，由他們負責(zé)掃描、復(fù)印，大家能夠分擔(dān)工作，有利于提高效率。等階段性的核驗工作完成后，再連同掃描件一同歸檔到檔案室。
4結(jié)語
上市籌備和上市核查，既是對檔案管理規(guī)范性的檢驗，也是進一步健全、完善企業(yè)檔案的契機。借助企業(yè)上市，能發(fā)動全公司的力量，查缺補漏，進一步提高檔案管理的規(guī)范性、完整性。如歷次年報、半年報、上市核查形成的完整的電子版文件，是公司檔案資料的重要組成部分。子公司及股東方工商檔案、財務(wù)報告、三會文件等，也要及時補充。
參考文獻
[1]劉輔忠，《企業(yè)上市前的準備》，《中國公共安全:政府版》2007.
[2]張仕元，《券商,為企業(yè)上市把脈》，《中國醫(yī)藥技術(shù)經(jīng)濟與管理》2010-06-28.
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 意義 安全 防范策略
檔案信息也逐漸走向數(shù)字化管理是必然趨勢，但在檔案信息化過程中，出現(xiàn)的安全問題，制約的檔案信息化的進程。如何確保護信息化檔案信息的完整與安全，成為當(dāng)前檔案管理者的重要課題。
一、檔案信息化管理的作用和意義
電子化檔案管理信息系統(tǒng)的建立，可以提高檔案工作的效率，方便用戶的使用加強檔案的保存，提高檔案利用的效率，對維護和保障單位的合法權(quán)益，促進兩個文明建設(shè)具有重要意義。
（1）檔案信息的傳遞量和服務(wù)對象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占有空間小，信息傳遞不受空間的限制，隨著計算機通訊網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，所能鏈接的用于存貯和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存貯設(shè)備及服務(wù)對象的數(shù)量將加速增加。
（2）時間的延續(xù)性，可以24小時服務(wù)。
（3）檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便，傳遞速度快。
（4）可以根據(jù)利用者的需要，提供個性化服務(wù)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn)，是我們提供檔案信息服務(wù)的適時的現(xiàn)代手段。
（5）資源共享，提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點，網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、檔案傳輸不再受空間和人力的限制。還可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異地查閱檔案信息，節(jié)約了人力、物力，大大提高檔案的利用率。
二、檔案信息化后可能存在的安全隱患
l、操作系統(tǒng)的安全缺陷。操作系統(tǒng)是計算機最主要的系統(tǒng)軟件，是信息安全的基礎(chǔ)之一。然而，因為操作系統(tǒng)太龐大，致使操作系統(tǒng)不可能做到完全正確。操作系統(tǒng)的缺陷所造成的功能故障，往往可以忽略，但是，如果操作系統(tǒng)的缺陷被攻擊者利用，所造成的安全問題就不能忽略。
2、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地的，任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)發(fā)展很快，新技術(shù)不斷推動新的應(yīng)用，而安全技術(shù)是一種在對抗中發(fā)展的技術(shù)，它總是顯得有些滯后，防范攻擊的能力不強，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性。
3、管理人員素質(zhì)問題。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計算機安全培訓(xùn)，缺乏計算機與網(wǎng)絡(luò)信息的安全意識，致使網(wǎng)站遭到攻擊。
三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略
1、加強對檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)及安全教育
在檔案信息化管理安全防范中，人的因素是第一位的。檔案管理的現(xiàn)代化，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案部門應(yīng)加強對信息安全意識和安全業(yè)務(wù)的宣傳與教育，不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。對現(xiàn)有的在職檔案人員進行檔案現(xiàn)代化管理和計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育，積極引進復(fù)合型人才，為檔案信息化管理注入新的活力，提升綜合管理能力，應(yīng)對工作中可能發(fā)生的意外事故，及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，維護系統(tǒng)的安全和正常運行，確保檔案信息的完整性。
2、從管理上加強安全防范
針對信息化檔案安全問題，安全防范的最高境界不是產(chǎn)品，也不是服務(wù)，而是管理。沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責(zé)的管理人員和實施到位的管理程序，就沒有真正的安全。
1）建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。管理好內(nèi)外網(wǎng)通道，杜絕內(nèi)部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)。管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔，防止相同域內(nèi)的終端用戶互相調(diào)用和操作機密文件。管理好輸出設(shè)備，對于重要電子文檔的打印，要進行嚴格的登記和日志管理。管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端，在局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點。
2）實施強審計管理。所謂強審計，就是利用日志對網(wǎng)絡(luò)上的行為、蹤跡進行監(jiān)控，并能事后取證的技術(shù)。強審計技術(shù)一般包括五個方面的內(nèi)容：―是網(wǎng)絡(luò)審計，防止非法內(nèi)連和外連；二是數(shù)據(jù)庫審計，對數(shù)據(jù)庫的讀取行為進行跟蹤；三是應(yīng)用系統(tǒng)審計，例如公文流轉(zhuǎn)經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)，必須要有清晰的記錄；四是主機審計，包括對終端系統(tǒng)安裝了哪些不安全軟件的審計，并設(shè)置終端系統(tǒng)的權(quán)限等，五是介質(zhì)審計，包括光介質(zhì)、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)的審計，防止機密信息通過移動U盤、非法打印或者照相等多個環(huán)節(jié)從信息系統(tǒng)中泄密。
3）數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)。理想的數(shù)據(jù)保護解決方案必須既能解決業(yè)務(wù)對高性能與可用性的需求，又能解決備份與恢復(fù)管理問題。容災(zāi)備份就是指通過特定手段和機制，在各種災(zāi)難損害發(fā)生后，仍然能夠最大限度地提供正常應(yīng)用服務(wù)的信息系統(tǒng)。對于提供實時服務(wù)的信息系統(tǒng)，用戶的服務(wù)請求在災(zāi)難中可能會中斷，應(yīng)用備份必須提供不間斷的應(yīng)用服務(wù)，讓客戶的服務(wù)請求能夠繼續(xù)運行。
3、保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施
數(shù)字檔案是技術(shù)的產(chǎn)物，因此，運用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。
1）防火墻技術(shù)
防火墻是在網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行訪問控制策略的系統(tǒng)，是硬件和軟件的組合體，它保護內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權(quán)訪問。防火墻的實現(xiàn)技術(shù)主要有：包過濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、狀態(tài)監(jiān)測防火墻技術(shù)等。
2）加密技術(shù)
密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心，是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止秘密數(shù)據(jù)被外部破拆所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開性。加密技術(shù)通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息，以達到保護數(shù)據(jù)安全的目的。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可分為二類：對稱型加密和公鑰密碼算法。
3）防寫技術(shù)
防寫技術(shù)，即將數(shù)字檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤只能讀出信息而不能追加或擦除信息廣一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出，可以追趕加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改數(shù)字檔案的內(nèi)容，保持數(shù)字檔案的真實性和可靠性。
結(jié)語
隨著檔案信息化進程的深入，大量數(shù)字檔案的安全問題已經(jīng)擺在檔案管理者面前，如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷的探討和研究。
參考文獻：
[1]劉景紅，朱俊東.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的信息安全管理[J]，檔案.2009 （4）.
[2]范志偉，淺談檔案信息化管理過程中的安全保護問題[J].職業(yè)技術(shù).2009 （7）.
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生 檔案管理 知情權(quán)保障
1.保障高校學(xué)生在檔案管理過程中知情權(quán)的重要意義
高校作為學(xué)校事務(wù)管理的一方，享有管理學(xué)生檔案的權(quán)利，同時又負有管理學(xué)生檔案的義務(wù)，其權(quán)利的享有使其可以接觸到學(xué)生的檔案，了解學(xué)生的情況，有助于開展教學(xué)和學(xué)生管理工作，然而在學(xué)生檔案管理的過程中，高校往往偏重于其權(quán)利的享有，而忽略其應(yīng)盡的義務(wù)，缺乏對學(xué)生知情權(quán)的保護。學(xué)生檔案中包括學(xué)生的一些基本信息，如姓名、身份證號、思想品德狀況、所受獎勵與懲罰的狀況、個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，然而學(xué)生卻不知道自己檔案袋里都裝了個人的哪些信息甚至不知道檔案存放在哪里，這將會影響到學(xué)生的學(xué)習(xí)及以后就業(yè)時檔案的查找。
知情權(quán)是公民的一項基本權(quán)利，高校學(xué)生作為公民中的一員，有資格獲得知情權(quán)。高校學(xué)生知情權(quán)是指高校學(xué)生在選擇或享用教育服務(wù)時，有權(quán)獲取相關(guān)的信息資料，并對提供信息的對象、內(nèi)容、目的、手段和價值享有知曉的權(quán)利[1]。在檔案管理的過程中，學(xué)生享有獲悉 個人信息的自由與權(quán)利，學(xué)校要在學(xué)生檔案中添加或修改一些內(nèi)容，應(yīng)提前告知學(xué)生。假設(shè)學(xué)校處分了一名有攻擊行為的學(xué)生，那么在該名學(xué)生的教育檔案中就應(yīng)該包括相關(guān)內(nèi)容，并應(yīng)告知該名學(xué)生的家長學(xué)校的紀律處分是如何產(chǎn)生的[2]，學(xué)生及時關(guān)注到檔案中信息的變動可以明確自己的優(yōu)點和不足，從而使學(xué)生知道以后努力的方向。總的來說，保障學(xué)生的知情權(quán)，有助于學(xué)生充分地獲取個人相關(guān)的重要信息，使學(xué)生更好地了解自己、評價自己，促進學(xué)生發(fā)展權(quán)的實現(xiàn);有助于檔案管理人員服務(wù)意識的增強，提高其管理水平，促進檔案的有序、合法管理;有助于促進高校信息公開，使學(xué)生更加充分、便捷、有效地獲取信息，促進學(xué)校的檔案管理工作得到學(xué)生的監(jiān)督，強化高校的責(zé)任意識。
2.保障高校學(xué)生在檔案管理過程中知情權(quán)的困境
2.1高校學(xué)生檔案管理混亂造成知情權(quán)實現(xiàn)困難
高校學(xué)生人數(shù)眾多，學(xué)校要管理幾萬人的檔案，每年都有新生檔案的轉(zhuǎn)入和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)出，需要大量人力、物力和財力的投入，因此學(xué)生檔案管理是一項管理成本較高的工作，然而由于高校的財政狀況使得對學(xué)生檔案管理工作投入嚴重不足，學(xué)校對檔案管理又缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，使得檔案管理工作存在很大的任意性，當(dāng)學(xué)生向檔案管理部門申請查看檔案時，檔案管理部門往往以各種借口拒絕學(xué)生的要求，這種情況卻沒有相關(guān)的制度對檔案管理部門人員的行為進行約束與規(guī)范，從而會侵害到學(xué)生對檔案的知情權(quán)。同時，學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)較低，沒有檔案管理的專業(yè)知識和經(jīng)驗，大多數(shù)檔案管理的工作都是使用紙質(zhì)的管理方式，很少運用方便、快捷的電子計算機管理系統(tǒng)，使學(xué)生在查找檔案的過程中，往往在費時、費力的情況下還找不到自己的檔案，并且很多檔案材料沒有按照一定標準分類形成體系，存在著雜亂無章的狀況，這給學(xué)生自由、充分獲取個人檔案信息造成一定了障礙。
2.2高校學(xué)生檔案的性邊界很難把握
高校學(xué)生檔案中記錄著學(xué)生許多的重要個人信息，因此，高校基于管理和教育知悉的學(xué)生檔案里所記錄的學(xué)生隱私，應(yīng)該嚴格保密，不得泄露[3]。檔案管理人員在提高保密意識，加強檔案的保密性工作，防止學(xué)生的信息被他人非法竊取和盜用的時候，檔案信息就成為了很多人包括學(xué)生自己都很難以接觸得到的文件。但是，檔案的保密性并不是絕對的，并不意味著任何人都沒有查閱權(quán)限。檔案管理人員在處理檔案的保密性和學(xué)生的知情權(quán)這一問題上沒有把握好“度”，往往過于強調(diào)檔案的保密性，忽視學(xué)生享有的對檔案信息的知悉權(quán)，同時也存在著另外一種情況，就是對學(xué)生檔案資料的查閱沒有相關(guān)的規(guī)定和要求，任何人都可以輕易的接觸到學(xué)生的個人信息，缺乏了保密性，導(dǎo)致學(xué)生的信息被泄露、利用。無論是學(xué)生無法查看自己的檔案還是自己的檔案沒有受到應(yīng)有保密性要求的保護，都會使得學(xué)生的權(quán)利受到侵害，區(qū)別在于前者侵害的是學(xué)生的知情權(quán)后者是學(xué)生的隱私權(quán)，檔案管理人員不能正確把握檔案的性邊界使得學(xué)生知情權(quán)的行使在一定程度上難以得到保障。
2.3高校學(xué)生知情權(quán)意識淡薄
一般而言，高校學(xué)生知道自己享有知情權(quán)，但是在哪些方面享有知情權(quán)、如何維護知情權(quán)卻不知曉。很多學(xué)生不知道可以知悉、獲取個人的檔案信息，對檔案管理信息知情權(quán)的維權(quán)意識又不強，在檔案管理的過程中比較被動，很少主動地提出自己查閱檔案信息資料權(quán)利的要求，這樣，在自己的權(quán)利受到拒絕或侵害時，往往采取漠視的態(tài)度。學(xué)生知情權(quán)意識的淡薄，是由于對自己檔案不關(guān)心的原因造成的，沒有認識到檔案的重要性，升入大學(xué)后，檔案就自然轉(zhuǎn)到所在高校，在校期間，檔案中各種信息的完善是由檔案管理人員補充的，或者學(xué)校把要完善的材料發(fā)給學(xué)生，學(xué)生按照要求加以補充，填完交上去就算完事，畢業(yè)后檔案被轉(zhuǎn)到自己所在單位或人事處，一直以來，學(xué)生對檔案內(nèi)容知之甚少，不去主動行使權(quán)利，使得學(xué)生對檔案的知情權(quán)成為一項可有可無的權(quán)利。
3.保障高校學(xué)生在檔案管理過程中知情權(quán)的反思與建議
3.1增加管理經(jīng)費和配備專業(yè)管理人員，對檔案材料進行分級管理
教育部和國家檔案局于2008年制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中提到：高校應(yīng)落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費;對高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員;高校檔案機構(gòu)應(yīng)對檔案進行整理、分類、鑒定和編號等內(nèi)容，這些措施的頒布對于高校檔案管理工作具有很強的指導(dǎo)性，但是，政策關(guān)鍵還在于執(zhí)行，同時要加強執(zhí)行效果的監(jiān)督。首先，高校應(yīng)重視學(xué)生檔案的管理，加大對檔案管理工作的財政支持;其次，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)由專業(yè)檔案管理人員負責(zé)，不斷促進檔案管理工作的信息化，提高檔案管理的水平;再次，檔案管理應(yīng)該遵照檔案分類管理的標準，進行分級管理，使所有學(xué)生的檔案材料有序地放置。這樣做的最終目的都是為了服務(wù)于學(xué)生，便于學(xué)生知情權(quán)的行使，在學(xué)生申請查找自己的檔案信息，能夠迅速、有效地獲取。
3.2明確進行法律規(guī)定保障學(xué)生知情權(quán)
當(dāng)前，我國教育法中還沒有專門規(guī)定學(xué)生知情權(quán)的相關(guān)法規(guī)內(nèi)容，對學(xué)生知情權(quán)的享有要求是從其他領(lǐng)域推演而來的。在依法治校的背景下，完善相關(guān)立法是保障學(xué)生知情權(quán)的首要途徑，因此，有必要把學(xué)生知情權(quán)以立法形式確定下來，以保障學(xué)生知情權(quán)的實現(xiàn)[4]。在制訂確保學(xué)生知情權(quán)的法律中對于涉及到高校學(xué)生檔案管理過程部分應(yīng)注意以下幾個問題：第一，明確學(xué)生享有對個人檔案信息的知悉權(quán)，保障權(quán)利行使的途徑暢通;第二，明確學(xué)生的檔案知情權(quán)受到損害時的救濟機制，如何追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任以及做好獎勵與懲罰制度;第三，明確學(xué)校哪些內(nèi)容向?qū)W生公開，建立信息公開制度，以便學(xué)生行使知情權(quán)和做好監(jiān)督;最后，明確檔案管理人員及他人在權(quán)利人行使權(quán)利時應(yīng)提供相關(guān)便利，或者保障不妨礙權(quán)利人。因此，只有不斷地完善相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)生的知情權(quán)才能得到切實的保障與實現(xiàn)。
3.3引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的維權(quán)意識
學(xué)生知情權(quán)沒有得到保障很大一部分原因是由于學(xué)生維權(quán)意識不強，權(quán)利意識淡薄，在自身權(quán)利受到侵害時消極被動的等待救濟，認為知情權(quán)可有可無，無關(guān)緊要。然而，學(xué)生是權(quán)利維護的主體，是權(quán)利受到侵害時主動請求追究侵權(quán)責(zé)任的主體，是利益如何行使的最終決定者也是利益的最終受益者，因此，高校應(yīng)該通過法律課堂、講座以及學(xué)生手冊等普及法律知識，宣傳維權(quán)意識，讓學(xué)生知道獲取檔案信息的權(quán)利是一項被法律賦予的權(quán)利，任何人都不能阻止。另外，社會上也應(yīng)該營造維權(quán)意識的風(fēng)氣，從外部影響來促進學(xué)生維權(quán)意識的提高。重要的是，維權(quán)意識的樹立關(guān)鍵還靠學(xué)生自身，學(xué)生要樹立維權(quán)意識，主動了解自己享有的權(quán)利內(nèi)容，如何行使權(quán)利，在權(quán)利受到侵害時通過何種途徑進行救濟。通過內(nèi)外因素的共同作用，引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的維權(quán)意識，進而保障學(xué)生在檔案管理過程中的知情權(quán)。
參考文獻：
[1] 苗繪，楊穎秀.教育消費知情權(quán)及其保障機制的構(gòu)建[J].中國教育學(xué)刊，2004（8）.
[2] 內(nèi)爾達?H?坎布朗―麥凱布等著.教育法學(xué)――教師與學(xué)生的權(quán)利（第五版）（M）.北京：中國人民大學(xué)出版社，2010，81―85.
一、當(dāng)前文書檔案管理中存在的主要問題分析
（一）重視程度不足。首先，當(dāng)前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認識。一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應(yīng)的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒有進行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經(jīng)費進行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應(yīng)用。
（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負責(zé)文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負責(zé)單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經(jīng)較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質(zhì)不高。很多單位并未引進具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調(diào)崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預(yù)備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質(zhì)參差不齊，對檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發(fā)。
（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應(yīng)當(dāng)是一個系統(tǒng)性的管理，二者之間關(guān)系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設(shè)，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。
二、加強和改進文書檔案管理的有效對策
（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應(yīng)當(dāng)從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設(shè)備、經(jīng)費，確保文書檔案管理部門的正常運轉(zhuǎn)。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應(yīng)當(dāng)認識到自身工作崗位對于單位發(fā)展、運行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)積極主動的參與，嚴格有效的落實，
（二）提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學(xué)的評價體系，因而在人員配置方面，也應(yīng)以規(guī)章制度和評價體系為配置標準，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓(xùn)和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓(xùn)，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責(zé)和日常任務(wù)，使其對自
身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書為切入點，在工作細節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發(fā)文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。
（一）規(guī)范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質(zhì)量保證，就沒有檔案工作的質(zhì)量提高。特別是文件質(zhì)量的提高主要取決于文書工作人員的責(zé)任心和水平。所以，文書工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書的編制質(zhì)量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調(diào)，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質(zhì)量進行把關(guān)。文件材料質(zhì)量包括紙張大小、文件內(nèi)容的文體、文件格式等方面是否達到相關(guān)的標準和要求，對于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一，不能花樣百出。對于紙質(zhì)和用筆都要進行明確規(guī)定，不準使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話及外出開會材料都要進行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。
（二）加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。檔案質(zhì)量的提高和結(jié)構(gòu)的改善將決定檔案的價值，因此提高檔案的質(zhì)量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協(xié)作和配合，提高檔案的質(zhì)量。要做到對業(yè)務(wù)部門的近況了解，經(jīng)常就業(yè)務(wù)部門的工作進行交流，加強溝通，對于出現(xiàn)的新情況新動向要及時關(guān)注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時進行疏通。
（三）完善文書檔案管理制度，細化程序。任何一項工作都需要嚴格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴格科學(xué)的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細化、可操作化和明確化。對于各項檔案管理的細節(jié)問題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時要注意細則制定的可操作性，不要過于煩瑣復(fù)雜。對于文件收發(fā)要嚴格遵守國家的各項相關(guān)制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內(nèi)容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內(nèi)容必須修改的，必須要按照程序進行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機關(guān)公文標準，嚴禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內(nèi)容、不合格公文格式等問題。
隨著畜牧產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案管理的作用逐漸凸顯出來，科學(xué)的檔案管理水平不但關(guān)系到科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用效果，還影響畜牧產(chǎn)業(yè)的生產(chǎn)效能、管理效能。為了更好地促進畜牧產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，加強畜牧獸醫(yī)檔案管理顯得十分必要。本文分析了畜牧獸醫(yī)檔案管理的要點，希望對畜牧獸醫(yī)檔案管理有所幫助，更好地促進畜牧獸醫(yī)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：
畜牧；獸醫(yī)；檔案；管理；要點
進入信息化社會，檔案作為信息資源備受關(guān)注，在生產(chǎn)生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。我國現(xiàn)代畜牧業(yè)發(fā)展時間還不長，生產(chǎn)建設(shè)、科研工作開展都較為滯后，需要大量的信息資源，以供交流、科研。筆者結(jié)合自身的經(jīng)驗，提出了畜牧獸醫(yī)檔案管理的要點，具體如下。
1加強思想認識
畜牧獸醫(yī)檔案管理對畜牧行業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究意義重大，要管理好畜牧獸醫(yī)檔案，需要加強養(yǎng)殖戶、基層獸醫(yī)工作者、畜牧管理部門的思想認識。具體來說，要做到如下幾點：其一，認識畜牧獸醫(yī)檔案的重要性。畜牧獸醫(yī)檔案對畜牧管理、決策有著重要的指導(dǎo)、參考作用。在檔案錄入之前，要確保檔案內(nèi)信息的可靠性，以現(xiàn)代檔案管理方法進行管理，提高查詢的便利性。畜牧管理部門要建立畜牧獸醫(yī)檔案信息庫，將電子檔案的作用充分挖掘出來，贏得牧民、獸醫(yī)的認可。其二，尊重科研工作者的勞動成果。檔案是寶貴的信息資源，是科技勞動者的智慧結(jié)晶?？茖W(xué)、謹慎的檔案管理不但可以提煉有用信息，還能肯定勞動者的科研成果，提高其共享熱情，豐富檔案的內(nèi)容。
2做好科學(xué)分類
畜牧獸醫(yī)管理機構(gòu)涉及的管理內(nèi)容、項目很多，由此產(chǎn)生的檔案也五花八門，種類頗多。若是不進行系統(tǒng)、全面的保存和管理，只是籠統(tǒng)分類，在后續(xù)的檔案使用上必然會產(chǎn)生諸多的問題，諸如當(dāng)要取用檔案的時候，檔案保存不得法，查找時間延長，勢必會影響檔案管理和使用效率；當(dāng)畜牧獸醫(yī)局需要進行相關(guān)技術(shù)研發(fā)要查找過去研究成果、資料的時候，若是不能及時提供檔案資料，必然會影響科學(xué)研究的有效性。由此可見，遵循現(xiàn)代檔案管理辦法，做好檔案科學(xué)分類，對檔案的利用、科研都有著重要的作用。
3分清管理主次
畜牧獸醫(yī)局檔案總量大、種類多，不但包括法律文件、歷史資源，還包括科研資料、獸醫(yī)記錄，如果不分主次，將這些文件全部系統(tǒng)整理，不但會降低檔案管理效率，還會耗費大量的人力、物力。畜牧獸醫(yī)局的檔案中有很多對畜牧獸醫(yī)業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要的文件，其中比較典型的有疫情診斷報告、動物保護監(jiān)督文件、種畜禽管理文件、疫病預(yù)防文件、飼料相關(guān)文件等。將主要的精力放到這些文件上，對畜牧業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究的現(xiàn)實意義更大?？偟膩碚f，在畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中，只有分清主次，才能夠抓住主要矛盾，確保檔案管理的實效性。
4提高服務(wù)水平
畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就是服務(wù)，檔案資料如果不利用、分享，那么它的價值就無法彰顯出來。為此，在畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中，要著重提高檔案人員、管理機構(gòu)的服務(wù)水平。具體來說，要做到如下幾點：其一，為科學(xué)決策服務(wù)。畜牧部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策需要詳實、全面的數(shù)據(jù)資料，而畜牧獸醫(yī)檔案正是其中的主要組成部分，整合資料，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間、提高決策效率是檔案管理部門的重要使命。其二，為養(yǎng)殖戶服務(wù)。畜牧獸醫(yī)檔案最主要的來源就是養(yǎng)殖戶，當(dāng)這些檔案被整理、歸集、整合產(chǎn)生成果之后，也需要即時將有價值的信息反饋給養(yǎng)殖戶，并對他們進行技術(shù)指導(dǎo)，幫助他們增加收入。其三，為獸醫(yī)服務(wù)。畜牧獸醫(yī)檔案得益于獸醫(yī)的辛勤勞動，當(dāng)科研工作者取得了一定的科技成果，要及時將成果告知獸醫(yī)，以更好地提高畜牧獸醫(yī)工作的技術(shù)含量，促進畜牧業(yè)的高效發(fā)展。
5采取數(shù)字管理
數(shù)字化是檔案管理的重要趨勢，畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中也應(yīng)該遵循這一規(guī)律，致力于實現(xiàn)辦公自動化、無紙化，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、生產(chǎn)方式等。具體來說，要做到如下幾點：其一，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字化的檔案管理建立在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)的基礎(chǔ)上，為了應(yīng)用這些技術(shù)，畜牧獸醫(yī)檔案管理部門應(yīng)該加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進先進的計算機設(shè)備，并配備專業(yè)的技術(shù)人員，提高檔案管理的科學(xué)化程度。其二，提高信息管理水平。檔案信息的管理也是數(shù)字化檔案管理一項重要的內(nèi)容，如何高效利用這些信息是擺在檔案管理者面前的難題，只有不斷深挖檔案信息的價值，才能更好地為養(yǎng)殖戶、獸醫(yī)服務(wù)，促進畜牧業(yè)的發(fā)展。
6總結(jié)
一、科技檔案管理的作用
1、科技檔案的管理有利于促進科研工作的發(fā)展。
信息與知識是經(jīng)濟發(fā)展的重要因素，科技檔案是科研知識資源的存儲載體，它詳細記載了科研活動的全過程和具體成果。詳實的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據(jù)。從這個意義上，完整、系統(tǒng)、準確的科技檔案對科學(xué)研究是必不可少的。
2、有利于促進科研管理的決策。
科技檔案具有依據(jù)憑證的功能，它直接反映了科研活動的原貌與進步，是提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據(jù)，實現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進科研工作的持續(xù)發(fā)展。
3、有利于促進科研成果的利用和推廣。
科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟效益和社會效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統(tǒng)、準確的記錄科研活動的全過程，更為重要的是為進一步的項目開發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源，從而實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟效益和社會效益。
二、科技檔案管理中存在的問題
科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強的特點，又有載體多、內(nèi)容多、范圍廣等方面的特點，這些特點對科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對科技檔案的重要性認識不夠、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到快速發(fā)展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴重影響了科技檔案的質(zhì)量和開發(fā)利用。
1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認識不足。
多數(shù)單位和部門把精力集中于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高科研創(chuàng)新能力上，卻忽視了檔案工作的發(fā)展，檔案意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發(fā)展中的作用。首先受傳統(tǒng)觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，以及科研成果的發(fā)表、獲獎，認為歸檔是檔案人員的事，與己無關(guān)；或認為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關(guān)緊要；還有的是擔(dān)心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數(shù)量、經(jīng)費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規(guī)定和要求，從而使科技人員只片面強調(diào)科學(xué)研究的重要性，卻對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。
2、歸檔材料質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性較差。
科技檔案的準確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的首要條件。一套完整齊全的科研項目檔案應(yīng)包括：科研準備階段的項目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項目計劃任務(wù)書和相關(guān)協(xié)議等文件材料；研究試驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料；總結(jié)驗收鑒定階段的工作總結(jié)、技術(shù)報告、論文專著、驗收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應(yīng)用的效益證明等。然而在實際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實物少；復(fù)印件多，原件少等問題。
3、檔案制度缺失，歸檔工作職責(zé)不明確。
科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項目科技人員之間的職責(zé)不明確，科研管理部門對項目文件形成和積累的管理把關(guān)不嚴；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。
4、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性較差。
長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理部門的教育與培訓(xùn)，以至于業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強。對科技檔案歸檔內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔(dān)其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強科技檔案管理的對策
針對當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強科技檔案的管理，充分發(fā)揮科技檔案的作用。
1、增強檔案意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。
檔案意識是人們對檔案工作的認識及思想觀念。首先要讓科技人員認識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔(dān)起科技檔案歸檔的職責(zé)；其次，檔案管理部門要積極開發(fā)科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。
2、完善管理制度，促進科技檔案工作的規(guī)范化。
建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規(guī)章制度，制度應(yīng)包括科研項目從開始到結(jié)題過程中材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如：項目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。
3、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，強化工作服務(wù)能力。
關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；重要性
1科研檔案管理的含義
科研檔案形成于科研工作中，是指其中具有保留價值的部分資料，是一種科學(xué)儲備形式，也是重要的信息來源?？蒲袡n案管理是科研管理的重要組成部分，是指對于科研檔案進行歸檔、整理與移交、管理與利用。首先要對各類材料進行歸類，將科研與科技研究進行區(qū)分，針對不同品類進行規(guī)范。其次將所有材料整理成卷，編寫目錄方便查詢，并將檔案移交管理部門保管。最后是檔案的管理與應(yīng)用，針對檔案的保密程度進行保存，并規(guī)定密級，形成系統(tǒng)化的管理流程?？蒲袡n案管理的目的就是將其應(yīng)用于新的研究與實踐，因此檔案的存放應(yīng)當(dāng)方便進行查閱，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助于現(xiàn)代化的管理手段來提升檔案的利用率，發(fā)揮檔案真正的價值。
2科研檔案管理的作用
科研工作的開展需要對以往學(xué)者的研究成果進行參考，取其精華，通過借鑒前人的研究成果與研究方法，融入自身的研究進行創(chuàng)新，因此科研檔案對于新興科研工作的開展意義重大。科研檔案管理工作是否順利，關(guān)系著科學(xué)化管理是否可以實現(xiàn)。
2.1科研檔案具有重要的價值
科研檔案記錄了以往重要的科研活動及其成果，展現(xiàn)了前人對于某種問題或現(xiàn)象的思考，它是歷史科研成果的文字載體，也是科研成果的存在形式，因此科研檔案中積累了無數(shù)前人的豐富經(jīng)驗?？蒲兴降牟粩嗵嵘刃枰迈r的研究成果來補充，也需要對于歷史成果進行一定的延續(xù)，只有在繼承的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，才能推動科研不斷向前發(fā)展，因此科研檔案不僅是科研活動的反映，也是科研水平的體現(xiàn)?？蒲谢顒有枰獙σ酝难芯砍晒M行繼承，并且科研工作人員需要閱讀大量的科研檔案來啟發(fā)思維，在遇到不確定的問題時，也需要科研檔案來進行理論支撐，因此科研檔案是一種不可或缺的憑證?？蒲袡n案本身具有一定的價值，但是這種價值需要開發(fā)才能發(fā)揮作用。例如一項成果雖被理論證實，但是還需要實踐檢驗才能正式形成效用。
2.2科研檔案是進行科研的依據(jù)
新的科研課題的確立，總是需要對國內(nèi)國外的相關(guān)科研課題進行充分的研究，確定現(xiàn)有的研究成果處于何種程度，并且進一步明確進行科研工作的目的及其實際意義，在做好充分的準備工作之后，才能著手進行。在課題申請過程中，需要對于課題的可行性進行一定的論證與考核，需要不斷完善后才可以確立，每一步驟所產(chǎn)出的這些材料都需要作為科研檔案進行保存。不僅如此，通過對以往的科研檔案進行反復(fù)查閱研究，可以避免重復(fù)研究或多人研究的現(xiàn)象，尤其是某種科學(xué)技術(shù)或者專利發(fā)明，牽涉產(chǎn)權(quán)等問題時，需要明確主體，進行規(guī)范管理，這時科研檔案成為首要的考慮因素。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，學(xué)科交叉現(xiàn)狀越來越普遍，對于某課題的研究需要對主流學(xué)科以及相關(guān)學(xué)科進行把握，因此全面、綜合以及系統(tǒng)的科研檔案可以為研究者提供全方位的參考資料，并且提高研究效率。
2.3科研檔案是考核管理人員的重要標準
由于科研檔案的重要作用，對于科研檔案管理人員的素質(zhì)也有十分高的要求，因此科研檔案的保存是否完善、是否規(guī)整，對于科研管理人員都具有很大的挑戰(zhàn)。完善的科研檔案管理不僅為科研工作者提供了研究工作上的便利，也是科研檔案管理人員辛勤勞動的見證，是考核其業(yè)績與工作成果的重要標準，更是對以往科研工作者科研成果的尊重，科研檔案管理的成效也可以體現(xiàn)出一個國家對于科研工作的重視程度與支持程度，可以樹立廣大科研人員的信心，鼓舞其潛心進行科學(xué)研究的斗志，因此科研檔案管理對于多方工作者都具有十分重要的意義。
3有效管理科研檔案的意義
科研檔案的有效管理與應(yīng)用有利于提升科研水平，科研檔案有利于加快創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)換，因此，檔案必須保證真實、完整，并且在科研工作中應(yīng)用得恰到好處?？蒲袡n案的有效應(yīng)用可以促進研究進程，科研項目的開展需要很多的歷史資料作為支撐，因此條理清晰、保存完好的科研資料是科研項目起步的基石，可以避免在工作中走彎路，加快研究進程。科研工作中一些重要文件的保存有利于在后續(xù)研究中進行查閱、糾錯并改正，一般的科研項目利益相關(guān)主體繁多、情況較為復(fù)雜，因此才具有研究的價值，及時有效的資料保存與建檔可以為之后的科學(xué)研究工作提供便利，提升研究效率與科研工作的開展速度。綜上所述，科研檔案管理工作與科研工作密不可分，并且科研檔案的有效管理在現(xiàn)實中意義重大，科研檔案的管理工作是科研工作的基石，也成為科技發(fā)展的必備基礎(chǔ)，保證了科研工作的準確、真實與完整，因此在實際工作中，科研檔案管理人員要明確自身職責(zé)，創(chuàng)新科研檔案管理方法，用現(xiàn)代化的手段提升科研檔案管理效率，為各方面的科研工作提供便利。
參考文獻：
［1］王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性［J］.青海科技，2007，（03）：79-80.
