發(fā)布時(shí)間：2023-05-17 15:42:49
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的要求樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
摘 要：檔案收集整理是有效落實(shí)檔案的關(guān)鍵所在，同時(shí)也得到了共識(shí)。由于收集管理工作在檔案管理中扮演著重要的角色，倘若基礎(chǔ)性工程沒有做好，今后管理工作一定會(huì)存在不足之處。從這個(gè)立場(chǎng)來看，開展好檔案收集管理工作勢(shì)在必行，然而不可否認(rèn)的是，相關(guān)部門沒有對(duì)收集整理工作引起高度重視，致使諸多檔案出現(xiàn)信息流失的情況。鑒于此，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；分析
相關(guān)部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質(zhì)量加以提升，然而從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)來看，加大宣傳力度，增強(qiáng)相關(guān)人員的意識(shí)，倘若不存在意識(shí)，那么久無法付出行動(dòng)。不僅僅如此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，并建立完善的管理系統(tǒng)，將責(zé)任制度落實(shí)到位，從而要求不同部門之間加以配合。
1 檔案收集整理的意義
一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關(guān)鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會(huì)存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
第一，相關(guān)部門在開展檔案收集整理工作的時(shí)候，一定要搜尋存在價(jià)值的信息。諸多信息的價(jià)值都是在前期整理工作中呈現(xiàn)出來的，依據(jù)這種信息來看，相關(guān)人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據(jù)；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會(huì)在某種程度上對(duì)檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分類、記錄等，所以相關(guān)人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。
2 提高檔案收集整理水平的對(duì)策
2.1 樹立檔案收集整理意識(shí)
當(dāng)前，仍然有諸多相關(guān)人員沒有對(duì)檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內(nèi)容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時(shí)期，檔案收集整理制度不能發(fā)揮出充分的價(jià)值，如同擺設(shè)，這同樣是檔案收集整理質(zhì)量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學(xué)，致使存在價(jià)值的檔案信息資源出現(xiàn)流失的情況，從而在某種程度上對(duì)檔案管理事業(yè)帶來不利影響。所以，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人員培養(yǎng)的力度，特別是相關(guān)人員一定要對(duì)收集整理知識(shí)做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達(dá)到規(guī)范化的效果。
2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)
不同部門之間需要依據(jù)本身的檔案管理系統(tǒng)，并依據(jù)具體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的具體狀況開展好檔案收集整理系統(tǒng)的建立，而在實(shí)際構(gòu)建的時(shí)候，需要傾向于網(wǎng)絡(luò)，在基于網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而網(wǎng)絡(luò)管理形式可以滿足相關(guān)需要。確保檔案收集整理系統(tǒng)不管是在哪一個(gè)環(huán)節(jié)都可以做到有人負(fù)責(zé)有人配合。
2.3 建立和健全管理制度，落實(shí)責(zé)任部門
檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時(shí)間；制定電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實(shí)等制度。
2.4 積極主動(dòng)上門收集，提高歸檔率
檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點(diǎn)，不厭其煩主動(dòng)上門，跟蹤收集。對(duì)于個(gè)別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。
2.5 提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面
檔案室是檔案的管理者，同時(shí)也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)F檔案資源共享。加強(qiáng)編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過對(duì)檔案分析研究，對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識(shí)到檔案的價(jià)值和重要性。要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。
2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)
當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對(duì)檔案從業(yè)者的職業(yè)活動(dòng)與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動(dòng)與職業(yè)行為中得以落實(shí)，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時(shí)會(huì)說明違反這些規(guī)定將帶來的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動(dòng)中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會(huì)各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價(jià)值要在與社會(huì)的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會(huì)滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價(jià)值，并能自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。
結(jié)束語
通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎(chǔ)性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進(jìn)行歸檔工作，要不然就會(huì)出現(xiàn)零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質(zhì)量會(huì)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)帶來直接的影響，這樣就要求相關(guān)部門需要對(duì)檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；信息化；對(duì)策
信息技術(shù)管理的優(yōu)勢(shì)是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。
一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫(yī)院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價(jià)值的信息資料，通過對(duì)信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問題，這樣醫(yī)院才能制定針對(duì)性的措施進(jìn)行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)紙張資源和空間資源，也容易因?yàn)闄n案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴(yán)重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實(shí)性。這樣檔案信息才具有更高的利用價(jià)值，也能夠促進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。
另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強(qiáng)醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來說，信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時(shí)間；而醫(yī)生專家之間也能夠進(jìn)行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。首先，信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費(fèi)的時(shí)間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過往病史、個(gè)人信息等等，應(yīng)該在需要的時(shí)候以最快的速度調(diào)度出來供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時(shí)間。
其次，信息化檔案管理更加重視對(duì)檔案的綜合運(yùn)用。由于紙質(zhì)檔案搬運(yùn)起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發(fā)揮檔案資料對(duì)于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進(jìn)行一些計(jì)算機(jī)操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。
三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)
醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開先進(jìn)技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費(fèi)更多的資金和精力去引入先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時(shí)查詢。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺(tái)。因?yàn)榇罅糠睆?fù)的檔案編寫工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過信息平臺(tái)查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺(tái)，滿足實(shí)際的使用需要。
（二）加強(qiáng)人才建設(shè)
當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對(duì)專業(yè)人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識(shí)，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時(shí)還具備一定醫(yī)學(xué)知識(shí)的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專門的人員進(jìn)行管理和操作，檔案管理及其信息平臺(tái)的建設(shè)才能正常進(jìn)行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，包括建立起健全的人才引進(jìn)制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時(shí)代的變化，及時(shí)掌握新技術(shù)，并且以認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。
（三）加強(qiáng)制度管理
為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化進(jìn)程，醫(yī)院還應(yīng)該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強(qiáng)法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦?。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責(zé)所在，同時(shí)也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)督，對(duì)收集資料、保存資料的過程進(jìn)行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。檔案管理信息化過程中的各項(xiàng)操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。
四、結(jié)束語
綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此面對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]人事檔案檔案管理對(duì)策
中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)1110200-02
人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的情況,并按照有關(guān)規(guī)定和方法組成專卷專冊(cè),以個(gè)人為單位集中保存以備查考的原始材料,是組織人事部門“歷史地、全面地了解一個(gè)人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不斷深入的新形勢(shì)下,人事檔案在人力資源的管理中越來越發(fā)揮著不可替代的作用。如何使人事檔案管理工作按照科學(xué)發(fā)展觀的要求走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道,充分體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新的精神和要求,更好地為人事工作和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),已成為一個(gè)嶄新的課題。
一、人事檔案管理存在的主要問題
近年來,人事檔案工作雖然在材料收集、檔案整理、規(guī)章制度的執(zhí)行、計(jì)算機(jī)的開發(fā)應(yīng)用等方面取得了較大進(jìn)展,但在管理機(jī)制、管理方法、隊(duì)伍建設(shè)及現(xiàn)代化科技手段的使用上,與深化人事制度改革的要求相比還有較大差距。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(一)人事檔案管理制度建設(shè)沒有與時(shí)俱進(jìn)
目前,在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案管理“計(jì)劃”色彩濃厚,還是沿用長期以來形成的以“計(jì)劃管理”為核心的控制性管理模式,“仍保留著‘政治活動(dòng)性’痕跡,局限于‘管理性’的狹小空間”[2]。多年來,我們更多地強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使檔案管理處于封閉狀態(tài),缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力,忽視了人事檔案為社會(huì)服務(wù)的根本目的,忽視了它的利用性,人事檔案管理方法已明顯滯后于人事制度改革的進(jìn)程。
(二)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高
隨著科技手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍應(yīng)用,信息化的水平在不斷提高,但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有得到充分挖掘和發(fā)揮,計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中得到廣泛應(yīng)用。有的單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī),資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實(shí)施,降低了工作效率,沒有足夠的時(shí)間和精力開發(fā)案卷內(nèi)在的信息值,這樣既不利于提升檔案信息化、科學(xué)化管理水平,也沒有足夠的手段和時(shí)間開發(fā)案卷內(nèi)在的信息值。
(三)人事檔案收集范圍無法滿足時(shí)代需要
目前人事檔案材料收集過分“行政”化,形式主義的東西多,實(shí)質(zhì)性內(nèi)容少,反映“德”的材料比較多,反映個(gè)人“能”、“績”等方面的材料少,多是側(cè)重于收集個(gè)人歷史材料、政治表現(xiàn)、思想面貌等方面的內(nèi)容,對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)往往流于格式化和公式化,千人一面,真實(shí)性差,無法體現(xiàn)出個(gè)人真實(shí)的德、能、勤、績綜合素質(zhì)情況,經(jīng)常出現(xiàn)以思想覺悟代替能力、以政治表現(xiàn)代替業(yè)績的狀況,直接后果是不能充分發(fā)揮人事檔案的參考與依據(jù)作用,用人單位對(duì)個(gè)人信息的獲取不完整、不真實(shí),從而也就不能全面、客觀、公正地反映一個(gè)人的實(shí)際面貌,不能滿足社會(huì)對(duì)人事檔案的新需求。
(四)流動(dòng)人員檔案無法實(shí)現(xiàn)跟蹤管理
一是存在管理盲區(qū)。在人才資源配置市場(chǎng)化的情況下,很多單位由于看中人才的工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力,在辦理人才引進(jìn)時(shí)都采用重新建檔的辦法,重新“錄用”人才,不再受人事檔案的制約。部分單位在招聘人員時(shí),擅自截留所聘人員檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生,成為新的管理盲區(qū)。二是人檔脫節(jié)。部分流動(dòng)人員只將人事檔案掛留在檔案管理部門,人事部門很難進(jìn)行有效的管理,檔案材料更是難以收集。一些求職者因?yàn)槿狈Α皺n案意識(shí)”,將檔案遺棄在人才市場(chǎng)或置自己的人事檔案于不顧,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象常有發(fā)生。
(五)人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高
人事檔案管理工作不僅是一項(xiàng)致策性很強(qiáng)的工作,而且還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的不少問題往往是由于管理人員缺乏專門業(yè)務(wù)訓(xùn)練,業(yè)務(wù)不精,加之人員變換過于頻繁,以致沒有一支穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍。有的檔案管理人員兼職多,沒有精力和時(shí)間從事管理工作,疲于應(yīng)付日常事務(wù),更談不上參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此,現(xiàn)階段人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)尚不能適應(yīng)人事檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。
二、加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策
人事檔案管理是人事制度改革的重要基礎(chǔ)性工作。只有按照科學(xué)發(fā)展觀的要求改革人事檔案的管理模式,更新人事檔案的內(nèi)容,賦予人事檔案新的面貌,使人事檔案管理與人事制度變革趨勢(shì)相適應(yīng),才能將舊有人事檔案逐步過渡為新型人才檔案,為人才合理有序流動(dòng)提供服務(wù),為用人單位考核、錄用人才提供保障,才能使人事檔案煥發(fā)新的活力。
(一)堅(jiān)持“以人為本”,提高服務(wù)意識(shí)
在人事檔案管理中樹立以人為本理念,就是要進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理的方法,有新的發(fā)展與突破?！叭肆Y源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供”[3]。一方面,人事檔案管理要努力克服“政治本位”,以滿足檔案相對(duì)人的需要和促進(jìn)他們的發(fā)展為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),把人事檔案工作從傳統(tǒng)的封閉式、守?cái)偸降墓芾砟Ｊ街修D(zhuǎn)變過來,積極主動(dòng)的發(fā)揮人事檔案信息的作用,做到“死檔”活用,使人事檔案更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加速人才培養(yǎng)、合理配置人力資源提供信息支持。另一方面,積極主動(dòng)拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量。在人事制度改革過程中,根據(jù)結(jié)構(gòu)性調(diào)整、任用配置等中心任務(wù),積極提供人事檔案信息。如在機(jī)構(gòu)人員調(diào)整、定崗定員工作中提供人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息;在進(jìn)行人員規(guī)劃和預(yù)測(cè)時(shí),提供人員預(yù)測(cè)情況、分析信息等,把對(duì)人事檔案實(shí)體――物的管理與對(duì)人的服務(wù)統(tǒng)一起來,為培養(yǎng)、開發(fā)和選拔人才創(chuàng)造更好的條件。
(二)用現(xiàn)代化手段管理人事檔案,加快人事檔案信息化建設(shè)
人事檔案現(xiàn)代化管理涉及方方面面,其中檔案管理信息化居于主導(dǎo)和核心地位。檔案管理信息化,就是把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。按照國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè),提高信息化、自動(dòng)化程度,是推動(dòng)我國人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。隨著各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高,科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作,將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。把所有能進(jìn)入信息系統(tǒng)的內(nèi)容全部輸入計(jì)算機(jī),運(yùn)用電子辦公軟件系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、檔案借閱自動(dòng)管理,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查詢各類人員的檔案信息,制作各類人員登記表、統(tǒng)計(jì)表冊(cè),還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)、分析,為人事決策提供方便、系統(tǒng)的服務(wù),使人事檔案信息資源得到最大限度開發(fā)利用。
(三)改進(jìn)完善人事檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,做到與時(shí)俱進(jìn)
人事檔案在收集鑒別與歸檔工作中,特別在現(xiàn)階段要根據(jù)人事制度改革和人才信息的需要,重點(diǎn)收集補(bǔ)充反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績等方面的材料。一是建立個(gè)人工作業(yè)績檔案,及時(shí)將個(gè)人的工作情況、工作業(yè)績、參與重大活動(dòng)和項(xiàng)目的表現(xiàn)及成果等業(yè)績資料收入檔案;二是突出能力描述。重點(diǎn)收集個(gè)人論著論文目錄、專業(yè)技術(shù)水平、資質(zhì)能力及再教育等個(gè)人資料,充分展示人才的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程;三是要充實(shí)考核內(nèi)容。按照專業(yè)人才由行業(yè)和市場(chǎng)認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn),完善人才社會(huì)認(rèn)可度內(nèi)容,如實(shí)反映人才所處層次和專業(yè)水準(zhǔn)。在收集補(bǔ)充材料的過程中,既要收集個(gè)人成績、優(yōu)點(diǎn)方面的材料,也要收集個(gè)人缺點(diǎn)、失誤乃至違法亂紀(jì)方面的材料;既要收集上級(jí)對(duì)個(gè)人的評(píng)語、鑒定,也要收集專家的評(píng)價(jià)和群眾的反映。只有這樣,人事檔案才會(huì)“全而實(shí)”,而不是“少而空”,才能為用人單位提供參考。
(四)加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案的管理力度,建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)
首先應(yīng)明確人事檔案管理是政府的一項(xiàng)行政職能。由于流動(dòng)人員大部是辭職、辭退、脫離原單位或沒有工作單位的人員,具有流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn),因此,流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)實(shí)行社會(huì)化管理,管理可由整合后的國家人力資源部門主管的社會(huì)化人才檔案公共服務(wù)設(shè)施體系進(jìn)行。通過在各區(qū)域成立人力資源部門所屬的人事檔案管理中心,形成統(tǒng)一的國家人事檔案網(wǎng),人事檔案由該中心統(tǒng)一管理,人事檔案在各級(jí)人事檔案中心流動(dòng)、轉(zhuǎn)遞,個(gè)人所在單位負(fù)責(zé)其在崗期間所形成的人事檔案材料,定期交人事檔案管理中心歸檔。這樣既可以減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象的出現(xiàn),又可以實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的有序管理和檔案資源共享。
(五)注重培訓(xùn),提高人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)
人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性和服務(wù)性很強(qiáng)的工作,必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、愛崗敬業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍。要提高人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì),一是抓基礎(chǔ)。要精選配強(qiáng)管檔人員,選配政治素質(zhì)好,工作能力強(qiáng),熱心檔案工作,熟悉計(jì)算機(jī)操作的專(兼)職管檔人員。要結(jié)合目標(biāo)管理及年度工作考核,定期對(duì)管檔人員進(jìn)行考核鑒定。在保持檔案管理隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定的前提下,對(duì)那些考核不稱職的要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)保持在一個(gè)較高的水平;二是抓培訓(xùn)。要重視管檔人員的崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)工作,做到先培訓(xùn),后上崗。在崗人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),鼓勵(lì)其參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類繼續(xù)教育培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)研討會(huì),通過加強(qiáng)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流,不斷更新知識(shí)、拓展視野,提高技能;三是抓教育。要加強(qiáng)管檔人員職業(yè)道德教育,使管檔人員具有不厭其煩、跟“蹤”追“跡”的工作作風(fēng),善辨真?zhèn)?、去偽存真的認(rèn)真態(tài)度,默默無聞、甘當(dāng)螺絲釘?shù)姆瞰I(xiàn)精神;四是從政治上、待遇上關(guān)心管檔人員的培養(yǎng)和成長。通過這一系列措施從整體上提高人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì),從而為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù),為人事制度改革保駕護(hù)航。
綜上所述,新時(shí)期人事檔案管理工作就是要緊緊把握住時(shí)代變革的脈搏,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),不斷運(yùn)用新技術(shù)、新思維來豐富和完善管理服務(wù)手段,以發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)、挖掘人才、促進(jìn)人才的流動(dòng)為己任,真正實(shí)現(xiàn)把我國的人口資源轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬刨Y源的目的,為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展提供強(qiáng)大的智力支持和動(dòng)力促進(jìn)。
參考文獻(xiàn):
[1]王法雄,人事檔案管理概論[M].湖北人民出版社,1984,22.
[2]曹紅梅,人事檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),甘肅科技,2005(12).
[3]張新芳,人事檔案工作如何適應(yīng)人力資源管理的要求[J].蘭臺(tái)世界,2006(12).
[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；措施
隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不斷取得新的成就，我國的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)、政治和文化都取得了長足的發(fā)展。尤其是當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，在高速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度保障下，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，這就使得我國的社會(huì)文化生活和政治生活出現(xiàn)了新的要求。所以，在這樣的歷史形勢(shì)下，單位提高檔案的管理水平是深入的貫徹科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，也是不斷提升我國文化實(shí)力，提高我國企業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵所在。在當(dāng)前的世界發(fā)展形勢(shì)下，提高檔案的科學(xué)管理水平，是當(dāng)前告訴發(fā)展的經(jīng)濟(jì)提出的要求，也是順應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展趨勢(shì)的必然。所以，筆者認(rèn)為不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平是必然趨勢(shì)。本文將針對(duì)我國如何提高檔案管理的科學(xué)化水平進(jìn)行一定的分析和研究。
一、提高檔案科學(xué)管理水平的必然性分析
首先，提高檔案管理的水準(zhǔn)本身就是提高我國文化管理水平，相應(yīng)當(dāng)前我們建設(shè)和諧社會(huì)和科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。作為我國文化實(shí)力的重要體現(xiàn)，檔案的管理可以有效的體現(xiàn)出中華民族作為一個(gè)以集體主義為要義的民族發(fā)展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經(jīng)濟(jì)和文化等各個(gè)方面的資料。這些資料本身是有很強(qiáng)說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對(duì)我們過去歷史的一種保存，更是對(duì)將來發(fā)展做出指導(dǎo)的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學(xué)發(fā)展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。
其次，提高檔案管理的科學(xué)化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時(shí)間內(nèi)，檔案的管理工作在我國都是采取手動(dòng)的方式進(jìn)行。這不僅僅要耗費(fèi)大量的人力，也不利于儲(chǔ)存和資料的取用。并且很多的單位都對(duì)檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導(dǎo)致了我國檔案管理的混亂。在當(dāng)前高速發(fā)展的信息技術(shù)支撐下，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷提高，在各個(gè)領(lǐng)域都取得了廣泛的應(yīng)用。所以，將以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的科學(xué)化管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質(zhì)量，還能夠節(jié)省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對(duì)單位來講能夠有效的節(jié)省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應(yīng)用。
二、提高檔案管理科學(xué)化水平的措施
首先，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的建立。在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)所在。前文中我們也提到過，當(dāng)前的檔案管理最主要的問題就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內(nèi)部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機(jī)制。將檔案管理的機(jī)制建設(shè)作為檔案管理工作的重點(diǎn)，建設(shè)起一套相對(duì)完整的，適合單位發(fā)展的管理機(jī)制。要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和檔案管理理念進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，加強(qiáng)檔案的利用。根據(jù)檔案管理工作不同的性質(zhì)，實(shí)行確定的定崗定責(zé)的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理的全局管理者，通過上下級(jí)的部門管理和監(jiān)督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進(jìn)檔案的管理，提高檔案管理的質(zhì)量。
其次，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對(duì)工作人員要求比較高的。這就要求我們?cè)谔暨x檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當(dāng)?shù)臋n案管理基礎(chǔ)知識(shí)，要有一定的檔案管理的基本理念。同時(shí)，針對(duì)不同單位不同部門的檔案管理實(shí)際，檔案的管理人員還要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。在檔案管理的信息化進(jìn)程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)，要熟練的使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理。同時(shí)，由于檔案的檔案管理工作人員在素質(zhì)上存在一定的問題，這就要求單位要定時(shí)定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)素質(zhì)的培訓(xùn)。只有這樣才能夠不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。并且，在日常的工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的獎(jiǎng)懲，對(duì)那些模范的管理人員以及在業(yè)務(wù)能力上比較突出的人，要做出一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理人員自覺的學(xué)習(xí)和進(jìn)步。
第三，要加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進(jìn)，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質(zhì)比較高，還要有相當(dāng)?shù)挠布O(shè)施。所以，在檔案管理的科學(xué)化水平提高過程中，要求單位要及時(shí)的更新相關(guān)的硬件設(shè)備。要在硬件和軟件上都具備相當(dāng)?shù)乃疁?zhǔn)，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關(guān)的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化水平提高。
最后，要促進(jìn)檔案管路的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。對(duì)于檔案管理來講，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠有效的促進(jìn)檔案管理效率的提高。我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強(qiáng)監(jiān)督，及時(shí)的對(duì)檔案的管理以及開發(fā)做出相關(guān)的審核，做好檔案的處理工作。同時(shí)，要健全檔案管理的評(píng)估機(jī)制。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式以及先進(jìn)的管理設(shè)施，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)化的管理，采取先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機(jī)制，提高檔案管理的效果。
參考文獻(xiàn)：
首先，提高檔案管理的水準(zhǔn)本身就是提高我國文化管理水平，相應(yīng)當(dāng)前我們建設(shè)和諧社會(huì)和科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。作為我國文化實(shí)力的重要體現(xiàn)，檔案的管理可以有效的體現(xiàn)出中華民族作為一個(gè)以集體主義為要義的民族發(fā)展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經(jīng)濟(jì)和文化等各個(gè)方面的資料。這些資料本身是有很強(qiáng)說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對(duì)我們過去歷史的一種保存，更是對(duì)將來發(fā)展做出指導(dǎo)的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學(xué)發(fā)展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。
其次，提高檔案管理的科學(xué)化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時(shí)間內(nèi)，檔案的管理工作在我國都是采取手動(dòng)的方式進(jìn)行。這不僅僅要耗費(fèi)大量的人力，也不利于儲(chǔ)存和資料的取用。并且很多的單位都對(duì)檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導(dǎo)致了我國檔案管理的混亂。在當(dāng)前高速發(fā)展的信息技術(shù)支撐下，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷提高，在各個(gè)領(lǐng)域都取得了廣泛的應(yīng)用。
所以，將以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的科學(xué)化管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質(zhì)量，還能夠節(jié)省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對(duì)單位來講能夠有效的節(jié)省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應(yīng)用。
二、提高檔案管理科學(xué)化水平的措施
首先，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的建立。在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)所在。前文中我們也提到過，當(dāng)前的檔案管理最主要的問題就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內(nèi)部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機(jī)制。將檔案管理的機(jī)制建設(shè)作為檔案管理工作的重點(diǎn)，建設(shè)起一套相對(duì)完整的，適合單位發(fā)展的管理機(jī)制。要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和檔案管理理念進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，加強(qiáng)檔案的利用。根據(jù)檔案管理工作不同的性質(zhì)，實(shí)行確定的定崗定責(zé)的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理的全局管理者，通過上下級(jí)的部門管理和監(jiān)督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進(jìn)檔案的管理，提高檔案管理的質(zhì)量。
其次，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對(duì)工作人員要求比較高的。這就要求我們?cè)谔暨x檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當(dāng)?shù)臋n案管理基礎(chǔ)知識(shí)，要有一定的檔案管理的基本理念。同時(shí)，針對(duì)不同單位不同部門的檔案管理實(shí)際，檔案的管理人員還要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。在檔案管理的信息化進(jìn)程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)，要熟練的使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理。同時(shí)，由于檔案的檔案管理工作人員在素質(zhì)上存在一定的問題，這就要求單位要定時(shí)定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)素質(zhì)的培訓(xùn)。只有這樣才能夠不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。并且，在日常的工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的獎(jiǎng)懲，對(duì)那些模范的管理人員以及在業(yè)務(wù)能力上比較突出的人，要做出一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理人員自覺的學(xué)習(xí)和進(jìn)步。
第三，要加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進(jìn)，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質(zhì)比較高，還要有相當(dāng)?shù)挠布O(shè)施。所以，在檔案管理的科學(xué)化水平提高過程中，要求單位要及時(shí)的更新相關(guān)的硬件設(shè)備。要在硬件和軟件上都具備相當(dāng)?shù)乃疁?zhǔn)，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關(guān)的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化水平提高。
一、工作效率的要求
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展越來越重視工作效率，辦公自動(dòng)化正是順應(yīng)這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)而產(chǎn)生的，提高工作效率，節(jié)約辦公時(shí)間和辦公資源，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主流發(fā)展方向。而如果一直沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必然會(huì)出現(xiàn)辦公效率低下、查詢時(shí)間長、管理資源浪費(fèi)過多等現(xiàn)象，這樣的檔案管理方式嚴(yán)重影響了企業(yè)對(duì)檔案管理的利用效率，消減了其存在的意義。檔案管理部門也很有可能成為企業(yè)的雞肋部門。從另一個(gè)角度來說，企業(yè)內(nèi)部實(shí)行的辦公自動(dòng)化也對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業(yè)的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節(jié)約檔案管理資源。
對(duì)檔案的的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。許多檔案由于存放的時(shí)間過長，再加上對(duì)檔案的防護(hù)措施不足，導(dǎo)致有些紙質(zhì)的檔案材料由于長期因疏于保護(hù)而出現(xiàn)脫落、模糊等現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時(shí)查閱，在企業(yè)內(nèi)部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時(shí)間段，幾乎不能同時(shí)與他人同時(shí)掌握相關(guān)的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的高效性和機(jī)動(dòng)性。
二、我國現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題
（一）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高
伴隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，必然要求廣大社會(huì)主義建設(shè)者和勞動(dòng)者的素質(zhì)也能夠得到更為全面的提高。而企業(yè)檔案管理部門的工作者作為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的操作者必然要計(jì)算在內(nèi)。企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能的高低對(duì)企業(yè)相關(guān)的檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，它是決定企業(yè)檔案管理工作好壞、成敗的關(guān)鍵因素。檔案管理的現(xiàn)代化是一項(xiàng)對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)要求很高的一項(xiàng)工作，它除了要求檔案管理人員有較高的檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能外，還要求檔案管理人員具有較好的職業(yè)道德和個(gè)人修養(yǎng)，了解時(shí)展的特點(diǎn)，具有與時(shí)俱進(jìn)的新精神，最重要的一點(diǎn)就是要掌握現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，而且能將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理融為一體。只有這樣，才能讓企業(yè)的檔案管理工作跟上時(shí)展的步伐，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展速度。但是，目前由于我國的現(xiàn)代企業(yè)制度尚處于探索發(fā)展階段，我國的檔案管理工作也處在初級(jí)發(fā)展階段，而相關(guān)的檔案管理的工作人員的職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)離現(xiàn)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的要求還有一定的差距，在檔案管理人才培養(yǎng)和訓(xùn)練方面還有所欠缺。
（二）檔案管理工作的規(guī)范性較差
企業(yè)檔案管理能否順利展開的一個(gè)重要因素就是檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度。但是，由于目前我國的經(jīng)濟(jì)還處于轉(zhuǎn)軌發(fā)展時(shí)期，許多行業(yè)都存在變動(dòng)，不少行業(yè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度還不高。當(dāng)然這個(gè)問題也反應(yīng)在了國內(nèi)企業(yè)檔案管理的問題上。現(xiàn)階段，我國不少企業(yè)的檔案管理工作都存在管理秩序極度混亂、內(nèi)部管理人員的責(zé)任分工不到位、檔案管理、分類等工作規(guī)定不明確、檔案的保密工作沒有明確的規(guī)定等現(xiàn)象。而如此沒有規(guī)范性的檔案管理不僅給企業(yè)的檔案管理工作的本身帶來一些問題，妨礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，同時(shí)，也對(duì)企業(yè)的其他部門的工作造成了一定的阻礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本措施
（一）大力培養(yǎng)優(yōu)秀的現(xiàn)代化人才
加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理崗位技術(shù)人員的培養(yǎng),打造一批能夠掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)秀檔案管理人才,適應(yīng)自動(dòng)化辦公、無紙辦公等現(xiàn)代辦公方式。在培養(yǎng)企業(yè)的檔案管理人才時(shí)，必須要致力于培養(yǎng)一批具有較好的綜合素質(zhì)、檔案管理的理論知識(shí)，以及能有效掌握現(xiàn)代電子通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的綜合性管理人才。走出一條科技含量高的企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化之路。而對(duì)檔案管理的人才培養(yǎng)和引進(jìn)還要注重對(duì)工程技術(shù)人員、組織管理人員、技術(shù)操作和維修人員的分類培養(yǎng)。此外，企業(yè)還要定期對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行在崗的專業(yè)技能和現(xiàn)代企業(yè)管理的理念培訓(xùn)，以此來打造一支充滿活力的企業(yè)檔案管理工作的專業(yè)型人才隊(duì)伍。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，首先就要建立一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作的理論原則和技術(shù)方法，在行業(yè)內(nèi)形成對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化對(duì)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展起著很重要的作用。進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案、維護(hù)檔案的完整與安全、便于利用的原則。也只有按照這個(gè)原則真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能為企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）使檔案管理的建筑和設(shè)備達(dá)標(biāo)
關(guān)鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、存在的問題
1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系很少，是各自為政的發(fā)展模式。
2、檔案管理模式問題，館藏資料和數(shù)據(jù)庫“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。
5、人事管理體制和機(jī)制不完善，財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷參差不齊，只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對(duì)檔案管理這方面投資較少。
二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)
（一）醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。
1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施，還要通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。
2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。
3、醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營中起決定作用。
4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價(jià)值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護(hù)其安全性，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，是檔案管理的基本任務(wù)之一。
5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化，要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理，使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。
（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。
1、醫(yī)院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過渡性，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。
2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過程所產(chǎn)生的，檔案歷來形成者所有與控制，價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。
三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路
（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，提高依法歸檔的自覺性。
現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系，更好的支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
（二）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。
加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)，加大投入，提高配備。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，深入臨床一線調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。
（四）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供更有利的依據(jù)，重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。
檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。
檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展，從紙質(zhì)到電子版，從理論到實(shí)踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識(shí)到管理模式，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府出臺(tái)的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的針對(duì)性的措施，這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
（作者：河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員，主要研究方向：檔案管理與審計(jì)）
參考文獻(xiàn)：
[1]張新芳：《醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策》，《中國科技信息》2005年第21期。
1 信息時(shí)代中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)況
1.1 中職學(xué)校檔案管理的存在的弊端
目前，在傳統(tǒng)教育管理方式和教育思想的影響下，傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理的方法需要適應(yīng)發(fā)展而進(jìn)行改革、改進(jìn)與提高。多數(shù)中職學(xué)校檔案管理理念中，檔案管理就是放在檔案架子上看管保管，計(jì)算機(jī)信息化管理就是一個(gè)的輔助管理工具，對(duì)中職學(xué)校的檔案管理的一個(gè)補(bǔ)充，認(rèn)為它是微不足道 。這種想法是落后的思想，肯定與當(dāng)前的科學(xué)管理理念是相悖的，已經(jīng)無法達(dá)到新形勢(shì)下高速、高效、高質(zhì)量、高信息化、高科學(xué)的管理層次的需要， 無形中嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案管理工作開展；傳統(tǒng)的管理理念和實(shí)際的現(xiàn)代化工作是不符合信息化時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，從而也影響中職學(xué)校檔案管理的發(fā)展，影響中職學(xué)校在新形勢(shì)下競(jìng)爭力。
1.2 中職學(xué)校檔案管理的工作人員對(duì)信息化發(fā)展缺乏認(rèn)可度
中職學(xué)校檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握熟練程度決定了學(xué)校檔案管理的水平和工作效率。當(dāng)前檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有深入的了解，利用信息化現(xiàn)代管理技術(shù)提高工作效果，熟練掌握信息的輸出、整合、查詢、審核、并用等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。這樣能夠發(fā)揮信息化的檔案管理的廣泛應(yīng)用。
2 信息化下中職學(xué)校檔案管理的重要作用
信息化下中職學(xué)校檔案管理是以信息為支撐的。 需要及時(shí)更新了檔案管理的新概念， 改變傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理的過程，信息化下中職檔案管理關(guān)注檔案管理在知識(shí)性、信息性、科學(xué)性、現(xiàn)代化性，價(jià)值性等多層次的發(fā)展。檔案管理人員在工作中時(shí)刻關(guān)注到信息化技術(shù)的發(fā)展變化，自如運(yùn)用到中職學(xué)校檔案管理實(shí)踐中。信息化的檔案管理培養(yǎng)在實(shí)踐工作中獨(dú)立思考的能力。職業(yè)學(xué)校檔案管理要求管理工作要求全體師生注重的是全面發(fā)展和綜合能力的提高。在檔案管理工作實(shí)踐過程中不斷提高計(jì)算機(jī)的信息化能力，形成科學(xué)發(fā)展觀。信息化檔案管理管理理念培養(yǎng)中職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。信息化檔案管理以學(xué)校信息資源管理為中心，檔案管理人員在運(yùn)用信息化技術(shù)時(shí)，作為新的實(shí)踐方式推廣應(yīng)用。
3 實(shí)施信息化中職學(xué)校檔案管理措施
3.1 轉(zhuǎn)變信息化下中職學(xué)校檔案管理理念
當(dāng)務(wù)之急要打破傳統(tǒng)的檔案管理的模式，檔案管理就是為看管而保管的、更新檔案保管陳舊的思想。學(xué)校也要順應(yīng)時(shí)展需要，根據(jù)學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，在現(xiàn)有檔案設(shè)施的基礎(chǔ)上，淘汰更新。檔案管理利用信息積極主動(dòng)地為學(xué)校發(fā)展提供便利條件，高品質(zhì)的信息服務(wù)。管理檔案的工作人員樹立信息層次的目標(biāo)意識(shí)，開發(fā)檔案信息資源，增進(jìn)檔案的服務(wù)意識(shí)。
3.2 注重中職學(xué)校檔案信息化管理水平
信息化的檔案管理廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員能夠日新月異，改變檔案管理傳統(tǒng)思維模式，創(chuàng)建以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，符合檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。既要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)擁有檔案管理的知識(shí)和技術(shù)。有效與相關(guān)部門進(jìn)行交流，積極主動(dòng)地保護(hù)好檔案。做好接收、移交等工作并妥善保管好。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化格局、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案工作者必須提高現(xiàn)代化管理理念，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理。熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)，推動(dòng)中職學(xué)校的發(fā)展，普及信息化的管理知識(shí)與技能。
3.3 加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化的規(guī)章制度
檔案管理工作是中職學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一。也是學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。也是參與評(píng)估的一項(xiàng)內(nèi)容之一。建立檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案的分級(jí)管理，制定嚴(yán)格的責(zé)任負(fù)責(zé)制度，將責(zé)任方案落實(shí)到個(gè)人。規(guī)定一套行之有效的管理政策，講政策深入到每位職工的心理。對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。將檔案工作制定在學(xué)校的工作計(jì)劃和規(guī)劃中，并入管理制度。
3.4 處理信息化檔案管理的安全隱患問題
信息化檔案管理下，檔案的信息都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的磁盤中。要永久的，長期的存儲(chǔ)需要檔案管理人員認(rèn)真審核，核實(shí)做到準(zhǔn)確無誤，不能有半點(diǎn)遺漏。確保使用軟件的安全性、長效性、穩(wěn)定性、避免病毒入侵和感染。保證計(jì)算機(jī)正常使用并定期維護(hù)和檢修。檔案帶有大量的信息，要求檔案管理人員要在維護(hù)好軟件應(yīng)用的同時(shí)保護(hù)檔案的個(gè)人隱私，避免泄露。這項(xiàng)管理是重要的內(nèi)容之一，不容忽視。增強(qiáng)檔案人員的安全隱患意識(shí)。
3.5 做好信息化檔案管理人才的儲(chǔ)備工作
中職學(xué)校要有計(jì)劃的培養(yǎng)具有一定的檔案意識(shí)和檔案管理人員。定期學(xué)習(xí)和研究檔案的科學(xué)管理。通過學(xué)習(xí)交流、教育、培訓(xùn)、研究等方式來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，增加檔案管理人員的責(zé)任觀和使命感提高檔案管理的技術(shù)培訓(xùn)，掌握信息化檔案管理的新動(dòng)態(tài)變化，緊跟隨時(shí)代的腳步，培養(yǎng)技術(shù)性、專業(yè)性、科學(xué)性、信息性等全面型的儲(chǔ)備人才。
3.6 完善信息化檔案管理工作條件
在信息技術(shù)改革的進(jìn)程中，我們不僅要重視檔案管理人員的運(yùn)作能力、取長補(bǔ)短，還要積極重視了檔案管理人員工作方法，培養(yǎng)檔案管理人員多樣化信息計(jì)算機(jī)管理，淘汰陳舊的工作設(shè)備，更新新時(shí)代信息化要求的新設(shè)施。設(shè)立檔案管理部門，對(duì)檔案實(shí)施分類管理，改變傳統(tǒng)枯燥、乏味、繁瑣的工作模式 ，營造一個(gè)輕松、便捷、富有人文、科學(xué)、信息的檔案管理的文化氛圍，發(fā)揚(yáng)與國際接軌的人文精神。
3.7 細(xì)化信息化的檔案管理的整合工作
在信息化的今天，檔案管理已經(jīng)成為中職學(xué)校管理的一門科學(xué)課程。學(xué)校的檔案管理工作也要求具有科學(xué)性、整合性、需要精工細(xì)作。信息的收集、整理、分類、建檔、立卷及歸檔等工作需要堅(jiān)持計(jì)算機(jī)的信息化、科學(xué)化、人文化、服務(wù)化的現(xiàn)代科學(xué)管理理念。根據(jù)不同單位、不同領(lǐng)域、不同類型、不同年度等進(jìn)行分類，綜合管理。
3.8 擴(kuò)展信息化檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域
在高度信息化下的檔案管理形成巨大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理一方面發(fā)揮好信息檔案儲(chǔ)藏管理優(yōu)勢(shì)，發(fā)展新形勢(shì)下檔案管理特色、地域特色、時(shí)代特色的數(shù)據(jù)化管理，還要擴(kuò)展檔案管理文化服務(wù)優(yōu)勢(shì)。積極穩(wěn)妥的開發(fā)檔案管理的信息資源，利用檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)為各個(gè)工作領(lǐng)域提供便捷信息交流與服務(wù)。例如，及時(shí)通知服務(wù)、及時(shí)的信息資料庫更新服務(wù)、及時(shí)的信息咨詢服務(wù)等，擴(kuò)大多樣化的服務(wù)于公眾。
3.9 拓寬信息化檔案管理的信息閱讀空間
在信息化下的檔案管理進(jìn)程中，拓寬公眾的閱讀空間為廣大公眾所欣然接受。定期更新相關(guān)文獻(xiàn)資源、匯總各方面的知識(shí)信息、報(bào)道各領(lǐng)域的時(shí)事新聞、推薦有意義的文章賞析等等。提供廣闊的閱讀空間的同時(shí)保障閱讀者的權(quán)益。
3.10 打造信息化檔案管理的全面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
在信息化推動(dòng)下，各個(gè)的高校檔案管理工作通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與社會(huì)團(tuán)體進(jìn)行交流與合作，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成為建立與開展，各個(gè)高校檔案管理工作的基礎(chǔ)模式，檔案管理來源于學(xué)校的文化資源，宣揚(yáng)學(xué)校的文化傳統(tǒng)，培養(yǎng)人文精神需要緊緊跟隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，服務(wù)于社會(huì)的文化需要。定期開展檔案管理舉辦相關(guān)信息資源的展示活動(dòng)，利用網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)向公眾相關(guān)信息，讓更多公眾團(tuán)體在信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中提供可再生的資源。擴(kuò)展活動(dòng)范圍，創(chuàng)造更廣泛的學(xué)習(xí)平臺(tái)。建造高信息、高質(zhì)量的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是時(shí)展的新要求。
4 中職學(xué)校檔案管理的重要意義
大力發(fā)展中職學(xué)校的信息化的檔案管理成為現(xiàn)在的學(xué)校檔案管理主要模式。有利于提高工作質(zhì)量與效率。有利于創(chuàng)新檔案管理工作，有利于學(xué)校檔案管理信息的利用率，有利于提高檔案管理工作的透明度，有利于檔案信息資源發(fā)揮最大化的效益，有利于資源信息的合理分配，有利于信息化可再生的資源的發(fā)展，有利于社會(huì)的進(jìn)步。
