發(fā)布時間：2023-05-23 17:12:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作規(guī)范化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、一標單位在6月底前完成復查準備工作，7月迎接區(qū)檔案局檢查，市檔案局檢查的具體時間將由市檔案局決定后，檔案局電話通知各單位。
二、二標和三標單位在8月底前完成復查準備工作，9月迎接區(qū)檔案局檢查，年底迎接市檔案局檢查。
三、被納入檢查范圍的行業(yè)主管部門以及有下屬機構被納入檢查范圍的主管部門，要依法履行《檔案法》所賦予的法律責任，加強對所屬機構及本系統(tǒng)檔案工作的領導和監(jiān)督、指導。主管部門在8月底前（一標單位在6月底前）安排時間對其所屬機構開展檔案監(jiān)督指導、業(yè)務培訓、組織評比及復查預檢工作，并將檢查指導記錄、通知、簡報、通報等文字依據(jù)于8月底前（一標單位在6月底前）報送檔案局，該文字依據(jù)將同時納入該單位的檔案規(guī)范化管理復查、行政執(zhí)法檢查及2013年年度績效考核內(nèi)容。
1、凡是達三標的單位，下屬單位必須全部建檔；達二標的單位，下屬單位必須全部達三標以上；達一標的單位，下屬單位必須有50%以上的單位達二標以上、其余的單位達三標。
2、下屬單位復查不合格的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。
3、未對所屬單位、本系統(tǒng)開展監(jiān)督指導、業(yè)務培訓、評比檢查且無文字依據(jù)的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。
其中，區(qū)教育局抓好所屬學校的檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)衛(wèi)生局抓好疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督管理、婦幼保健院所的檔案工作的監(jiān)督和指導，區(qū)人力資源和社會保障局抓好社會保障體系（社保、醫(yī)保、失業(yè)保險、就業(yè)）檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)財政局抓好國庫支付中心的檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)城管局抓好環(huán)衛(wèi)、河門口公園的檔案工作的監(jiān)督和指導；區(qū)司法局抓好公證處的檔案工作的監(jiān)督和指導；格里坪鎮(zhèn)抓好所屬村、社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導；各街道抓好所屬社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導。
一、農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務檔案管理工作現(xiàn)狀
農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務檔案按照保管方式分為紙質檔案和電子檔案。按照業(yè)務種類分為農(nóng)業(yè)機械檔案和農(nóng)機駕駛人檔案。檔案具體內(nèi)容應當嚴格按照農(nóng)業(yè)部“兩個規(guī)定、兩個規(guī)范”相關規(guī)定首存保管。內(nèi)蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內(nèi)開展業(yè)務規(guī)范化提升建設工作，經(jīng)過十余年的努力全市農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務規(guī)范化水平長足發(fā)展，取得實績。目前呼倫貝爾市共有農(nóng)業(yè)機械檔案14.98萬份，農(nóng)機駕駛人檔案13.13萬份。全部實行網(wǎng)絡信息化管理，信息化和規(guī)范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規(guī)范化水平不斷提高的同時，農(nóng)機監(jiān)理工作出現(xiàn)了很多新形勢、新變化，導致基層工作仍然存在著很多不足和困難。
二、存在問題和困難
1.業(yè)務檔案管理人員素養(yǎng)偏低、知識更新較慢
2018年新規(guī)定規(guī)范實施以來該市農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務及檔案管理工作移交旗市區(qū)（縣級）農(nóng)機監(jiān)理機構，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業(yè)務人員兼職、檔案知識匱乏。加之原有的檔案管理標準不斷提升，檔案管理形式和內(nèi)容逐漸復雜，特別是實現(xiàn)數(shù)字化平臺管理以來，很多原有檔案管理人員知識老化，不能有效掌握和推進農(nóng)機檔案管理數(shù)字化發(fā)展，亟待知識更新和本領提高。
2.檔案管理設施不足、裝備落后
基層農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務機構存在“重業(yè)務、輕檔案管理”的思想，認為檔案管理工作無足輕重、“難見成績”，導致檔案管理工作資金、裝備投入不足，檔案管理設備陳舊、條件簡陋，不足以達到檔案管理標準化要求。實現(xiàn)業(yè)務檔案管理數(shù)字化平臺管理以后，由于缺少電子檔案所需的設備，對電子檔案安全造成一定隱患，同時造成檔案管理數(shù)字化平臺不能充分發(fā)揮效能。
3.存在業(yè)務檔案不規(guī)范情況
農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務辦理過程中，存在未達到相關要求，以致業(yè)務檔案出現(xiàn)瑕疵、缺漏，雖然數(shù)量較少，但嚴重影響后期檔案使用中的效率，甚至造成嚴重的錯誤。
三、解決辦法和建議
1.加強監(jiān)理業(yè)務規(guī)范化，推進檔案管理建設工作
嚴格按照農(nóng)業(yè)部“兩個規(guī)定、兩個規(guī)范”的要求建立、收存、管理檔案資料，堅決杜絕監(jiān)理業(yè)務辦理過程中資料缺失、手續(xù)不全等現(xiàn)象造成的原始檔案資料不規(guī)范。要以農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務高度規(guī)范化確保檔案管理資料完整、合規(guī)。各級農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務部門，特別是基層農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務機構，要充分重視農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務檔案管理工作對農(nóng)機監(jiān)理工作的基礎和重要作用。將檔案管理工作與業(yè)務工作相結合，使業(yè)務檔案管理工作“前置化”，以檔案管理的高標準要求反推農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務規(guī)范化工作提升，以檔案管理工作的高標準要求催生農(nóng)機監(jiān)理部門責任落實和業(yè)務規(guī)范“內(nèi)動力”，進而提升農(nóng)機安全監(jiān)管整體水平。
2.提升檔案管理人員素質
對檔案管理人員進行檔案管理知識、數(shù)字化管理知識和業(yè)務知識的培訓，全面提升檔案管理人員特別是基層人員綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)一批業(yè)務素質過硬、技術本領高超，具有高度責任感的農(nóng)機監(jiān)理檔案管理專門人才。對業(yè)務檔案管理工作開展常態(tài)化考評，建立工作機制，對檔案管理工作實行責任制管理。
3.提高檔案管理硬件設備水平
完成好農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務檔案管理工作，裝備設施是基礎支撐。需要按照檔案管理標準配備充足的檔案管理設備并及時更新，為電子檔案提供相應的設備、軟件支撐，在確保電子檔案安全性的基礎上，充分發(fā)揮其使用價值，實現(xiàn)便捷、準確、安全的資源共享。
為了認真貫徹省政府辦公廳關于轉發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（試行）的通知（川辦函[2005]103號）及省檔案局關于實施《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的有關問題的意見（川檔發(fā)[2005]22號）文件精神，推動全市檔案工作的健康發(fā)展，現(xiàn)結合我市實際，提出如下貫徹意見：
一、提高認識，加強領導。檔案工作規(guī)范化管理是繼檔案工作升級、目標管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅持與時俱進的體現(xiàn)，是檔案工作由部門管理向政府明確要求的重大轉變，是政府機關貫徹檔案法的基本要求，是推動全市檔案工作邁上新臺階，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務的重要舉措。各級檔案行政管理部門要充分認識開展檔案工作規(guī)范化管理的重大意義，深刻理解和把握規(guī)范化管理的標準和操作辦法，加強統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務監(jiān)督指導，確保工作的有序開展和質量。
二、明確任務，統(tǒng)一要求。省檔案局關于檔案工作規(guī)范化管理的總體要求是：從2005年起，三年內(nèi)，檔案館全部實現(xiàn)規(guī)范化管理，三分之二達到省二級以上；機關、科技事業(yè)單位全部實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理；五年內(nèi)，有條件的非國有企業(yè)實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。
為了積極穩(wěn)妥地推進全市檔案工作規(guī)范化管理，保證工作質量，我市由市檔案局統(tǒng)一組織對縣（區(qū)）機關、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級以上的考評，縣（區(qū)）檔案局組織省三級的考評。
復查是確保檔案工作等級水平的有效手段。我市將從2005年至2007年期間，對按照《四川省機關檔案工作等級標準》進行考評的單位進行全面復查，按照《四川省檔案工作規(guī)范化管理標準》重新確定檔案管理等級，并進行重新頒證和換牌，復查工作采取分級負責的辦法進行，市檔案局對市級單位進行復查，各縣（區(qū)）檔案局對縣（區(qū)）所屬單位進行復查。對已實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的單位要通過定期或不定期復查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對各縣（區(qū)）復查情況進行抽查。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標準》中檔案館標準適用于本行政區(qū)域內(nèi)的國家綜合檔案館、專門檔案館，機關標準適用于各級機關、團體、商業(yè)金融流通企業(yè)、中小學校、文化事業(yè)單位，企業(yè)、科技事業(yè)單位標準適用于工業(yè)企業(yè)、大專院校、職教、衛(wèi)生、科研、設計等單位。
各級檔案行政管理部門要按照省政府的要求，緊緊依靠當?shù)卣浞诌\用政府行政職能，明確開展檔案工作規(guī)范化管理的措施，積極加以落實。要加大指導監(jiān)督力度，三年內(nèi)按照40%、30%、30%的機關、事業(yè)單位的進度，確保各地檔案工作規(guī)范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應。
三、堅持標準，把握內(nèi)涵?！端拇ㄊn案工作規(guī)范化管理標準》是開展檔案工作規(guī)范化管理的有效載體，各級各單位必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。各級檔案行政管理部門要對本行政區(qū)域內(nèi)已達標升級單位進行新標準培訓，使各單位充分把握標準的內(nèi)涵，嚴格按照要求開展工作。
為了保證工作的質量，我市統(tǒng)一規(guī)定：1、省三級必須配備計算機及檔案管理軟件，省二級以上必須有檔案專用庫房，配備去濕機、掃描儀、照相機、防磁柜等設備。2、所有單位都必須開展檔案計算機管理，市級單位統(tǒng)一使用思源檔案管理軟件，各縣（區(qū)）可自行決定本行政區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一使用的檔案管理軟件。3、在開展檔案工作規(guī)范化管理之前三年內(nèi)，不得有違反檔案法事件發(fā)生。
一、規(guī)范檔案管理工作的重要性
（一）新形勢下規(guī)范檔案管理工作的要求
對應國家政策的不斷變化，國有企業(yè)和私營企業(yè)都在積極調整自身的策略。因為如果企業(yè)不及時對自身進行調整，就可能導致在同行業(yè)中缺乏競爭力，最終被淘汰。檔案是記錄企業(yè)和各個時期工作情況的重要資料，是企業(yè)各部門工作的依據(jù)之一，嚴格記載著企業(yè)在不同發(fā)展時期的各項決策，具有至關重要的戰(zhàn)略意義，對企業(yè)在今后的發(fā)展也會有很大的影響。因此，在新形勢下做好檔案管理工作將是企業(yè)在各個工作階段都要重視的問題，這對解決企業(yè)發(fā)展現(xiàn)階段存在的難題以及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展都是有著不可忽視的作用。
（二）新形勢下規(guī)范檔案管理工作的具體表現(xiàn)
檔案管理工作是各部門必須要實行的工作之一，企業(yè)無論規(guī)模大小都要重視檔案管理工作，這對增強企業(yè)的規(guī)范性、提高企業(yè)的核心競爭力都是很有利的。做好企業(yè)的檔案管理工作，能夠避免再次發(fā)生以前出現(xiàn)過的差錯，及時對企業(yè)的檔案進行規(guī)范，可在一定程度上提高企業(yè)工作的有效性。與此同時，檔案管理工作也與其他方面的工作息息相關，檔案管理工作的完善程度也決定著企業(yè)的正面形象。對各大高校來說，檔案管理是對學校教學質量進行評估的重要依據(jù)，是學校在平時工作時必須進行的基本工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范性對高校教學質量的提高以及學校各方面工作的管理具有促進意義。
（三）新形勢下規(guī)范檔案管理工作對企業(yè)的長期發(fā)展具有戰(zhàn)略意義
檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中比較重要的一個環(huán)節(jié)，其決定著其他工作是否能夠正常進行。檔案管理工作能夠為企業(yè)的長期發(fā)展提供必須的經(jīng)驗、資料以及其他方面所需要的前提條件。檔案管理工作可以說是企業(yè)在不斷探索之中凝練出的工作精髓，是各部門精英人才工作的匯總。企業(yè)在發(fā)展過程中不可避免地會遇到很多的挑戰(zhàn)和困難，而檔案管理工作可以結合過往的工作經(jīng)驗，提出企業(yè)未來發(fā)展的規(guī)劃。因此，在新形勢下規(guī)范檔案管理工作對企業(yè)的長期發(fā)展是具有戰(zhàn)略意義的。
二、實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施
（一）合理采用法制手段
新形勢下，各行各業(yè)呈現(xiàn)良性發(fā)展的態(tài)勢，但是仍然存在著各種各樣的問題。檔案管理沒有得到應有的重視就是問題之一，目前大部分的企業(yè)單位沒有意識到檔案管理重要性的重要原因之一就是相關部門沒有將其列入法制體系之中。為此，在現(xiàn)代化的今天，需要采用合理的法制化手段加強檔案的規(guī)范化管理。加大檔案管理立法工作，參照我國的檔案法將企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理用法律的形式確立下來，企事業(yè)單位在日常的運轉中需要有相應的檔案資料作為考察參數(shù)。檔案管理應當受到重視，必須采用法律的手段加大檔案管理的監(jiān)督力度，不定期地對需要檔案管理的單位開展檢查工作，使檔案管理具備有效性，而不僅僅是形式，利用法律效力增加其可行性。隨著各行業(yè)對檔案管理工作重視程度的不斷提升，檔案管理工作的設備設施也在不斷地更新?lián)Q代，在這種形式下，企業(yè)就要順應時展的潮流，堅持在檔案管理工作之中融入法治的元素。
（二）積極采取現(xiàn)代化的科技手段
在信息化的今天，檔案管理工作開展的難度愈發(fā)增加，繁重的任務量給檔案管理工作人員的壓力也隨之增大。為此，需采取現(xiàn)代化的管理方法開展檔案管理工作。建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，將紙質檔案轉換為電子版，建設數(shù)據(jù)庫，使電子存檔和實物存檔有效結合，降低檔案破壞的機率，提高工作效率。建設電子化檔案管理目錄，如以圖書館書目管理系統(tǒng)為研究對象，參照其建立健全相似的管理系統(tǒng)，采用電子檢索目錄，以提升檔案管理的工作效率。建設電子溫控體系，即在檔案室內(nèi)部設置濕度和溫度控制器，預防檔案發(fā)生發(fā)霉、變質，使得其參數(shù)適宜檔案的保存，以延長檔案保存的時間。在檔案管理工作過程中應用現(xiàn)代化的設備、儀器及管理理念、方法，既滿足了新形勢下檔案管理的工作需要，還可以大大提高工作效率。
（三）管理工作規(guī)范化
現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化應該從下面幾點開展：第一步是檔案采集規(guī)范化，全部檔案需采取統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋包裝密封，進行檔案調集時需有相關證件。第二步是檔案歸類規(guī)范化，任用專業(yè)檔案管理人才，采取編碼的方式對檔案進行整理匯總，使檔案管理有序化，減少對檔案進行查找所需的時間，降低了工作人員的工作強度。第三步是檔案保存規(guī)范化，需要對檔案進行定期的除灰、通風處理，降低檔案保存室的空氣濕度，給予適當強度的光照，以便于檔案的長期保存。第四步是加大檔案管理工作人員的培訓力度，使管理人員了解和掌握現(xiàn)代化的管理模式，增加檔案管理的工作經(jīng)驗，從而在檔案管理工作中可以采用現(xiàn)代化的理念、方法，檔案管理擁有統(tǒng)一的標準，便于企事業(yè)單位間檔案管理工作的經(jīng)驗交流，也有助于監(jiān)督部門更好地開展工作。
三、結語
關鍵詞工程檔案 規(guī)范管理 工程質量
檔案文件是一個項目從無到有的一個最真實的記錄，不僅在現(xiàn)代經(jīng)濟學中具有顯著的作用，而且對新的建筑過程管理和歷史研究價值等方面具有不可代替的效果，項目檔案文件的規(guī)范化管理是建設建筑物整個時期的管理重要組成部分，為保障國家項目工程文件具有歷史可追溯性，及時了解面建設項目整個過程中出現(xiàn)的問題，包括前期的工程設計，施工過程，竣工階段在整個過程中形成的建筑項目檔案文件材料應當歸檔集中保存，并且通過建設項目的監(jiān)督組的審計和管理，定期檢查。對未來需要出現(xiàn)任何改造過程，比如擴建，維修，技術需要等方面提供重要依據(jù)。項目檔案文件需要在整個項目過程中一直處于規(guī)范化管理的狀態(tài)，不能失效，文件應根據(jù)建設項目在整個項目進行歸類，作為后期解決涉及到這個項目的相關問題，各開發(fā)單位應該集中歸檔保管，一個好項目同時也表現(xiàn)在檔案信息資源在后期綜合開發(fā)和利用的重要作用。
1工程檔案規(guī)范化管理的重要性
首先，所有的工程設計文件和工程質量的都存在密切的關系，同時項目檔案文件相關的材料和項目質量之間是相互貫通的，工程項目檔案文件材料是提供質量保障的重要基礎，質量保證是建筑項目檔案保存的重要意義，總之好的項目離不開檔案管理，兩者相互依存。大部分建筑工程質量的文件，其中包含的項目實施過程的質量管理工作，質量監(jiān)督和項目檔案管理工作等等。
其次，從目前建設項目的作用及形式上分析，任何一個建設項目都需要項目檔案管理，對建造可行性研究，地質勘察，機構設計，材料供應，施工過程，監(jiān)督檢查管理等過程中，每一個過程都有自己的質量要求和規(guī)定標準，將活動的過程和內(nèi)容進行真實的記錄。之后他們的記錄以及圖紙完成后進行備案，集中歸檔，最終形成建設項目的檔案文件，這些文件基本反映了項目的內(nèi)在質量標準，內(nèi)容真是可靠。該項目的質量直接反映工程技術人員精心實施建筑的過程，從外觀很直觀的能看出質量好壞，很容易被發(fā)現(xiàn)和出現(xiàn)問題可及時糾正，但是建設項目檔案的內(nèi)容質量不容易被人發(fā)現(xiàn)的，只是出現(xiàn)質量缺陷時，通常會被發(fā)現(xiàn)，使用的文件與實際要求的信息不一致，這時才能反映出一個項目的缺陷。所以，施工的質量和施工的檔案都是影響工程的質量重要的部分，這兩個都不能忽視的，缺一不可。
2加強建設工程檔案規(guī)范化管理的建議
2.1完善制度，加強認識，理順責任
按照國家頒布的“建設工程質量管理條例” 實施基礎建設的管理工作，加強各級部門企業(yè)級單位的質量管理的認識，嚴格落實通知的規(guī)定和“檔案法”的內(nèi)容要求，結合建筑項目的實際工作，建立項目的健全檔案，建立檔案工作要符合規(guī)則和法規(guī)，形成技術科學工程的文件檔案材料內(nèi)容歸檔，劃分范圍，要求相關技術人員編制的文件或技術的內(nèi)容進行集中歸檔保存，同時落實相關人員和技術人員的查閱的方法和可查閱權限的范圍等作出明確的規(guī)定，建筑檔案管理人員被列入政府或機構的檔案管理人員素質建設項目管理系統(tǒng)，各級物業(yè)管理部門，開發(fā)商企業(yè)單位應配備兼職的檔案管理人員，并且建立在檢查評估制度。
2.2完善檔案工作體制，強化規(guī)章制度的執(zhí)行力及規(guī)范檔案管理
組織建立建筑項目檔案管理機構是檔案管理工作的第一步，創(chuàng)建一個直接服務于建設工程單位項目管理平臺。從項目前期的籌備就開始記錄在案，成立項目檔案管理機構或公司，選擇具有文件管理能力，檔案專業(yè)承接能力，文檔控制和人事檔案管理能力的機構或組織，并且制定專人負責該項目文件的管理，負責檔案文件集中歸檔保存，同時建立項目領導責任制度，檔案管理的問責機制和工程技術管理職位相關人員的責任劃分，梳理清晰整個項目檔案文件材料管理流程，從項目建設管理，成立統(tǒng)一領導小組，建立統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)范，從而開展項目管理工作，督促領導，加強行政權力實施，定期進行相關人員的訪問和評估，將規(guī)定正真有效的實施，從而促進檔案工作的順利開展。
項目剛開始建設時，就要建立檔案管理網(wǎng)絡和工作劃分，制定會議制度，明確職責，加強各單位項目檔案管理的力度，領導加強監(jiān)督力度，及時檢查整改。開發(fā)商和施工方努力協(xié)調，不斷及時的進行雙方的溝通，并對文件檔案等資料的管理工作給予支持，使問題快速有效的解決。建立和完善標準制度，文件管理系統(tǒng)需要不斷的完善和培訓，強化的按制度和法規(guī)的落實執(zhí)行，為檔案文件規(guī)范管理這項工作提供有力的保障。在項目建設開始，規(guī)范工作流程和要求，以確保每個文檔出入的可控性。及時并且仔細清點登記，發(fā)放是必須簽字，以便在出現(xiàn)問題時，有地方可查。
2.3加強業(yè)務培訓，落實檔案工作責任制
完整的檔案管理建設工作需要工程技術人員具有較強的業(yè)務水平，所以，參與檔案管理的人員必須參加專業(yè)培訓和不斷學習，努力提高自身的專業(yè)素質，檔案文件管理工作中要求的技能要學習，當然學習好專業(yè)的商業(yè)知識是必然的，與此同時學習的技術施工規(guī)范和標準是重中之重，不斷的學習檔案管理的法律，法規(guī)和專業(yè)知識，提高項目檔案文件材料的質量和工程質量認識。
總之，在隨著時代的不斷變革，檔案在歷史發(fā)展起著關鍵的作用。不管是信息時代還是數(shù)字網(wǎng)絡時代，傳統(tǒng)的檔案管理和檔案信息是提供后期質量安全的保障。因此，我們的檔案要隨著時代同步發(fā)展，為后期創(chuàng)造最大的價值。
參考文獻：
[1]陸廣能. 對深化城建檔案業(yè)務指導工作的探討[J].工程建設與檔案， 2011，（06） .
關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；以人為本
行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價值鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。行政人事檔案的重要性隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。針對高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
一、行政檔案服務手段創(chuàng)新
（一）建立行政檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務
隨著行政檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，行政檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使行政檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)行政檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。
（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”
行政檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在學校檔案館（室），是學校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集
目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務器上歸檔。
（四）開展在線服
傳統(tǒng)的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的行政檔案服務方式所代替。
二、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
（一）完善各項規(guī)章制度
充分認識行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關行政檔案管理規(guī)定，結合實際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進先進的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標準。逐步向自動化轉變，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，同時借助先進的行政檔案管理技術，逐步建立和完善行政檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）提高信息化管理水平
以多媒體技術應用為主體的現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。在現(xiàn)代化過程中，高校行政檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發(fā)展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及行政檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對行政檔案管理工作提出了新的要求。實現(xiàn)行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究行政檔案的各種規(guī)律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學校管理水平的整體提升。
（三）提高管理人員素質
新時期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業(yè)務知識和實際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。建立一支高素質的專業(yè)人才隊伍，組織行政檔案管理人員系統(tǒng)地學習行政檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用行政檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對行政檔案管理工作重要性的認識，使行政檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。
另外，做好檔案工作，還需處理好四個關系，即創(chuàng)新與基礎的關系、創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系、創(chuàng)新與學習、借鑒的關系、創(chuàng)新與實踐的關系
總之，加強高校行政檔案的管理，要從完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，行政檔案管理工作才能跟上時展的步伐。只有不斷地創(chuàng)新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。我們要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。
【參考文獻】
關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化；問題；措施
眾所周知，在任何一個行業(yè)中都存在著大量的檔案資料，對于這些檔案資料來說，其最為重要的作用價值無疑是在使用過程中體現(xiàn)出來的，但是在使用完成之后，也并不是說這些檔案資料就失去了所有的價值和存在的意義，其借鑒參考的價值同樣是極為關鍵的，因此，必須要加強檔案資料的管理。
1 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化建設的必要性
針對當前我國現(xiàn)階段檔案管理工作來說，實現(xiàn)較為理想的標準化和規(guī)范化是極為必要的，這種必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）加強檔案管理工作的規(guī)范化建設是由檔案資料的重要性所決定的，對于具體的檔案管理工作來說，其實現(xiàn)規(guī)范化建設的主要目的就是為了充分發(fā)揮檔案資料的最大價值，因此，檔案資料的重要性也就決定著檔案管理工作規(guī)范化建設的必要性，針對當前常用的檔案資料來說，其相對應的重要性主要就體現(xiàn)在檔案資料的實際應用價值以及后續(xù)的借鑒參考價值上，尤其是對于后續(xù)的借鑒參考價值實現(xiàn)來說，為了保障相關人員查詢以及借鑒的便捷性，做好檔案管理工作的規(guī)范化建設也就顯得極為必要。
（2）加強檔案管理工作的規(guī)范化還是當前檔案管理工作現(xiàn)狀所決定的，針對當前我國現(xiàn)階段檔案管理工作的實際狀況來看，其最為突出的表現(xiàn)就是混亂性比較突出，很多檔案資料都是隨意堆放，其中存在的缺失問題也比較多，這也就給檔案管理工作效果和價值的提升造成了較大的影響和干擾，基于此，通過加強檔案管理工作的規(guī)范化來提升其相應的管理水平，完善當前存在的各方面問題也就顯得極為必要。
（3）在新形勢下，這種檔案管理工作的規(guī)范化建設顯得更是極為必要，因為隨著社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)在檔案信息方面都存在著井噴之勢，檔案資料的數(shù)量越來越多，相對應的管理難度也正在不斷加大，因此，針對這一發(fā)展趨勢來說，只有保障其相應管理工作的規(guī)范化得到加強，才能夠更好的進行相應的檔案資料管理，也才能夠保障其使用價值的最大程度體現(xiàn)。
2 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
針對當前我國現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析可以發(fā)現(xiàn)，其中存在的缺陷問題以及不足仍然是比較突出的，很多問題的存在都嚴重的制約著檔案資料價值的實現(xiàn)，甚至對于單位的發(fā)展造成了較大的損失，詳細分析來看，這些問題和影響因素主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）檔案資料的混亂性是當前最為突出的一個問題表現(xiàn)所在，并且這種混亂性的表現(xiàn)也是多方面的，一方面體現(xiàn)在具體管理和保存的位置上，對于當前的檔案管理工作來說，其檔案資料的存儲位置一般來說比較隨意，并沒有單獨設置一個空間進行這種資料的保存和管理，另外一方面，在當前的檔案管理工作中各類資料的存儲都是混雜在一起的，并沒有進行分類管理，進而也就必然會對于相應的檔案管理效果產(chǎn)生較大的影響，也就違反了相應的規(guī)范化要求。
（2）檔案管理工作的結構不完善，對于當前很多單位內(nèi)部的檔案管理工作來說，除了極少數(shù)的大型單位，幾乎不存在一個單獨的部門進行這種資料的匯總和管理，很多都是各自管理各自的檔案信息，進而也就無法實現(xiàn)這些檔案信息的價值最大化，甚至還會對于檔案管理造成較大的限制和影響。
（3）檔案管理工作人員沒有切實履行好自身的職責，對于當前我國現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其存在的一個重要影響因素就是相關的檔案管理工作負責人沒有切實履行好自身的職責和任務，首先，這些相關人員沒有意識到這些檔案資料的重要性，往往都是把這些檔案資料當作一些廢棄的文件進行處理，意識不到其中的價值，也就不會投入較大的精力進行管理和保存。
（4）相應的檔案管理技術比較落后，從當前我國現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其存在的另外一個突出問題就是相應的管理技術手段比較傳統(tǒng)，也比較落后，很難適應于當前的檔案管理工作難度和要求，尤其是對于當前越來越復雜的檔案管理工作內(nèi)容來說，采用傳統(tǒng)的檔案管理手段進行處理，必然也就存在著較大的不足，不僅僅會干擾其相應的管理效率，同樣會對于檔案管理工作的準確性和規(guī)范化產(chǎn)生較大的影響。
3 新形勢下加強檔案管理工作規(guī)范化的措施
3.1 規(guī)范檔案管理工作流程
對于檔案管理工作規(guī)范化的提升來說，從具體的管理程序方面進行規(guī)范是比較重要的一個方面，也是提升其相應管理水平的一個重要舉措，對于這種檔案管理工作流程的規(guī)范化來說，其最為核心的一個內(nèi)容就是要明確如何進行相應的檔案管理以及哪些檔案需要管理，基于此，針對不同單位和部門的特點，按照其自身不同的檔案資料內(nèi)容來設定合理的檔案管理制度和規(guī)范，確保其每一步的檔案管理操作都符合規(guī)范化的要求，當然，在此過程中，還應該明確其最終檔案管理工作的目的所在，圍繞著這一相應的目的進行檔案管理工作流程的規(guī)范化建設和約束才能夠提升其相應的管理水平。
3.2 提升對于檔案管理工作的重視程度
對于檔案管理工作重視程度的提升也是保障其管理規(guī)范化的一個基本前提條件，具體來說，這種檔案管理工作重視程度的提升主要應該落實在相應的檔案管理工作人員以及整個單位的主管人員身上，只有單位主管人員意識到了檔案管理工作的重要性才能夠配置相應的人力資源以及物力資源來進行檔案的管理，也只有具體的檔案管理人員意識到了自身工作的重要性，才能夠更好的提升其檔案管理工作執(zhí)行的效果。而要想做到這種檔案管理工作重視程度的提升，主要就是充分展現(xiàn)檔案資料的重要性，尤其是對于檔案資料后續(xù)的借鑒參考價值對于整個單位發(fā)展的重要性進行全面的展示，進而才能夠促使相關人員意識到這種檔案管理工作的價值，并且投入更多的精力進行相應的檔案管理。
3.3 提升檔案管理人員的能力
對于檔案管理工作規(guī)范化的提升來說，還應該重點從檔案管理人員方面入手，作為具體的執(zhí)行者，這種檔案管理人員相關能力和素質的提升，必然有助于其最終檔案管理工作水平以及規(guī)范化的提升。具體來說，這種檔案管理人員素質和能力的提升一方面體現(xiàn)在檔案管理人員責任素質方面，也就是職業(yè)道德素質的提升，另外一方面則是具體體現(xiàn)在檔案管理人員相關檔案管理能力和技術水平方面的提升和加強，這也是保障其做好檔案管理工作的一個基本前提條件。
3.4 創(chuàng)新檔案管理技術
對于檔案管理技術手段的創(chuàng)新也是提升其檔案管理工作規(guī)范化的一個基本手段，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，如果能夠充分運用各種信息化技術以及計算機網(wǎng)絡手段來進行檔案管理信息的保存和分類管理，也就能有效提升其相應的規(guī)范化，并且還能夠有效加強后續(xù)應用和借鑒的便捷性。
4 結束語
綜上所述，為了實現(xiàn)這些檔案資料后續(xù)的參考借鑒作用，就應該切實做好相應的檔案管理工作，并且要提升檔案管理工作的準確性和規(guī)范化，希望本文提出的一些具體建議能夠有一定的價值。
參考文獻
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【關鍵詞】學校；檔案工作；規(guī)范化；標準化
在學校的管理工作中，檔案管理是一項重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學校的建設和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學校的各項建設進行科學合理的評估?？傊?，檔案管理工作具有重要的價值，所以促進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，對于提升檔案管理的質量具有重要的意義。為了實現(xiàn)對學校檔案工作的規(guī)范化和標準化管理，分析管理中的問題并進行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標準化管理的策略。
一、學校檔案管理工作中存在的問題
（一）管理制度不健全。在目前的學校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發(fā)生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。
（二）管理標準不統(tǒng)一。管理標準不統(tǒng)一也是目前學校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統(tǒng)一主要是因為檔案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標準的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設也缺乏先導性，所以在實際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標，目標缺失導致的管理混亂也是管理標準得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學校檔案管理工作標準的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。
（三）管理人員隊伍素質不高。管理人員隊伍的素質不高，對于管理的標準化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質不高，所以對待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。
二、學校檔案管理工作標準化、規(guī)范化的管理策略
（一）強化管理制度，實現(xiàn)制度規(guī)范化。要實現(xiàn)學校檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進行設置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現(xiàn)責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進而實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化。
（二）打造統(tǒng)一的管理標準。打造統(tǒng)一的管理標準對于檔案管理的標準化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要強化管理目標。
（三）培養(yǎng)和建設具有標準化和專業(yè)性的管理隊伍。要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，專業(yè)的管理隊伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養(yǎng)。第一是進行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題?？傊?，利用專業(yè)化隊伍實施檔案管理，其標準性和規(guī)范性必然會得到提升，管理的效率和質量也會得到提高。
三、結語
學校檔案管理是校園管理工作的一項重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發(fā)揮，而檔案價值發(fā)揮可以幫助學校進行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規(guī)范化的策略研究，可以實現(xiàn)校園建設的科學化。
【參考文獻】
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