發(fā)布時(shí)間：2023-05-25 18:12:30
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案合同管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書(shū)及其過(guò)程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長(zhǎng)，在管理過(guò)程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開(kāi)發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)簽訂誰(shuí)履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場(chǎng)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過(guò)合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問(wèn)部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問(wèn)部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問(wèn)部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問(wèn)部門就企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過(guò)程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過(guò)程中所形成的所有書(shū)面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來(lái)往文書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝F(xiàn)場(chǎng)簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過(guò)程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問(wèn)題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說(shuō)當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過(guò)程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過(guò)程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過(guò)程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問(wèn)部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長(zhǎng)的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過(guò)程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書(shū)等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營(yíng)許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書(shū)。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書(shū)、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)單位選擇說(shuō)明等。（7）合同履約過(guò)程材料，（履約過(guò)程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書(shū)、往來(lái)信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書(shū)、催款通知書(shū)等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書(shū)、測(cè)試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過(guò)程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購(gòu)、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開(kāi)發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開(kāi)展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫(xiě)。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫(xiě)是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過(guò)制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業(yè)合同檔案的特征
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。
1.1 法律性
人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過(guò)程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書(shū)面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
1.4 相關(guān)文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來(lái)看，主要是依據(jù)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書(shū)檔案包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無(wú)名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國(guó)合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無(wú)名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無(wú)名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過(guò)程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)
在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無(wú)法做好合同材料收集工作。
對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無(wú)特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問(wèn)題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。
4 結(jié)語(yǔ)
企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來(lái)一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來(lái)講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。
參考文獻(xiàn)
[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點(diǎn)問(wèn)題分析及建議[J].中國(guó)科技博覽，2013（20）：231.
[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機(jī)電兵船檔案，2015（4）：40-43.
[3] 李瑩.淺談企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中合同檔案工作的重要性[J].商業(yè)文化月刊，2015（15）：83-84.
關(guān)鍵詞:企業(yè)用工;勞動(dòng)合同;風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)前，全國(guó)大多數(shù)供電企業(yè)在勞動(dòng)用工方面日趨規(guī)范，但隨著《勞動(dòng)合同法》的實(shí)施，給企業(yè)的人力資源管理帶來(lái)了一場(chǎng)全新的革命，《勞動(dòng)合同法》要求企業(yè)從勞動(dòng)合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書(shū)面化管理，否則將面臨巨大用工風(fēng)險(xiǎn)。新形勢(shì)下，企業(yè)如何在勞動(dòng)合同管理環(huán)節(jié)重新構(gòu)造一個(gè)全新的精細(xì)化管理模式，以適用勞動(dòng)合同法的要求，降低用工風(fēng)險(xiǎn)，這已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)
1.1 用工機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)
《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，勞動(dòng)者在該用人單位連續(xù)工作滿10年的，“連續(xù)訂立二次固定期限勞動(dòng)合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無(wú)固定期限勞動(dòng)合同”。這樣，企業(yè)將面臨“無(wú)固定期限勞動(dòng)合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動(dòng)合同的期限從過(guò)去的短期化調(diào)整為中長(zhǎng)期，勞動(dòng)合同長(zhǎng)期化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)的局面。由此，用人單位長(zhǎng)期習(xí)慣于用勞動(dòng)合同終止來(lái)調(diào)整勞動(dòng)關(guān)系的方式已不適用。穩(wěn)定就業(yè)的確對(duì)和諧穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系有益，但會(huì)減弱企業(yè)用工機(jī)制的活力，使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力減弱。
1.2 用工成本風(fēng)險(xiǎn)
這里指的用工成本風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)因勞動(dòng)合同終止需支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金和新增的企業(yè)違規(guī)成本風(fēng)險(xiǎn)。
1)勞動(dòng)合同終止成本風(fēng)險(xiǎn)
由于新法規(guī)定，企業(yè)終止合同需要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，并且補(bǔ)償金基數(shù)由原來(lái)的終止前12個(gè)月的平均實(shí)得收入(扣除個(gè)人稅與費(fèi))調(diào)整為終止前12個(gè)月的平均收入(含稅與費(fèi))，而這個(gè)經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金總是隱性存在，企業(yè)始終存在風(fēng)險(xiǎn)。
可能會(huì)有人認(rèn)為，既然合同終止會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，那么企業(yè)不終止合同不是就可免除補(bǔ)償了。這是一個(gè)誤解，企業(yè)不終止合同，經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償只是暫緩發(fā)生而已。另外，大量的勞務(wù)派遣員工通過(guò)勞務(wù)派遣單位支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金也不能忽視，因?yàn)閯趧?wù)派遣人員的勞動(dòng)合同終止補(bǔ)償金是同樣適用法律規(guī)定的。
2)新增的企業(yè)違規(guī)成本風(fēng)險(xiǎn)
以下五項(xiàng)內(nèi)容，都是新增的企業(yè)違規(guī)的成本風(fēng)險(xiǎn)。
(1)自用工之日起滿一個(gè)月未滿一年未簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規(guī)定不與勞動(dòng)者訂立無(wú)固定期限勞動(dòng)合同的，自應(yīng)當(dāng)訂立無(wú)固定期限勞動(dòng)合同之日起向勞動(dòng)者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動(dòng)合同可能向勞動(dòng)者支付雙倍補(bǔ)償金。
(4)用人單位不按法律規(guī)定支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班工資或經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導(dǎo)致勞動(dòng)者解除合同，用人單位要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
1.3 用工管理風(fēng)險(xiǎn)
用工管理風(fēng)險(xiǎn)是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴(yán)造成的風(fēng)險(xiǎn)。
1)用工管理不到位產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)
(1)不簽勞動(dòng)合同就用工;(2)本企業(yè)工齡未連續(xù)計(jì)算;(3)非全日制用工不簽勞動(dòng)合同;(4)合同到期不續(xù)簽。
2)用工管理制度不嚴(yán)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)
(1)規(guī)章制度不健全;(2)內(nèi)容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動(dòng)者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)措施
2.1 化解用工機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)
用人單位必須牢固樹(shù)立人力資源是企業(yè)第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機(jī)制與控制好無(wú)固定期勞動(dòng)合同增長(zhǎng)的關(guān)系。
1)嚴(yán)格把好招聘關(guān)
把好招聘關(guān)是勞動(dòng)合同管理的開(kāi)始，企業(yè)一定要樹(shù)立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書(shū)面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對(duì)不能只看履歷，或讓?xiě)?yīng)聘者經(jīng)受心理測(cè)試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關(guān)，使企業(yè)喪失了試用期內(nèi)單方解除權(quán)。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內(nèi)，盡可能保持用工機(jī)制的靈活性。進(jìn)行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動(dòng)合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務(wù)派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)不同實(shí)際需求簽訂勞動(dòng)合同
在企業(yè)發(fā)展不同階段，勞動(dòng)合同管理有不同的側(cè)重點(diǎn)。企業(yè)可根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)實(shí)際需求與員工簽訂勞動(dòng)合同。再者，企業(yè)的性質(zhì)也有不同，有勞動(dòng)密集型企業(yè)，高新技術(shù)企業(yè)等，其崗位不同，對(duì)人員的需求也是不同的。因此，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)不可能都與勞動(dòng)者簽訂無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。建議可對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長(zhǎng)期勞動(dòng)合同，對(duì)替代性較強(qiáng)的熟練崗位也要按企業(yè)實(shí)際需求簽訂，期限也可3至5年或較長(zhǎng)一點(diǎn)，合同期滿后，除少數(shù)人員留用外可終止合同。
4)控制好無(wú)固定期勞動(dòng)合同
企業(yè)為了靈活用工，形成員工“能進(jìn)能出，能上能下”的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，必須控制增長(zhǎng)的無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。根據(jù)上述某上市公司測(cè)算，管理、技術(shù)崗位、班組長(zhǎng)和技術(shù)工種崗位的可替代性較弱，無(wú)固定期合同可適當(dāng)控制在70%以內(nèi);可替代性較強(qiáng)熟練崗位，無(wú)固定期限合同可控制在30%以內(nèi)。企業(yè)總計(jì)無(wú)固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機(jī)制的相對(duì)靈活性。
2.2 化解用工成本風(fēng)險(xiǎn)
1)計(jì)提“終止準(zhǔn)備金”，消化“終止”成本
勞動(dòng)合同終止補(bǔ)償是在勞動(dòng)合同期滿終止時(shí)發(fā)生，是潛在的用工成本。因此，企業(yè)可以通過(guò)設(shè)置勞動(dòng)合同“終止準(zhǔn)備金”來(lái)合理消化“終止”成本。企業(yè)可根據(jù)當(dāng)年的平均工資計(jì)提1個(gè)月工資作終止準(zhǔn)備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動(dòng)合同，企業(yè)終止補(bǔ)償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動(dòng)合同期滿終止的，企業(yè)終止補(bǔ)償該員工在本企業(yè)全部工作年限。計(jì)提“終止準(zhǔn)備金”將勞動(dòng)合同期滿終止時(shí)發(fā)生的一次性補(bǔ)償成本合理地分?jǐn)傊撩磕暧霉こ杀荆陀^反映企業(yè)的盈利能力。
2)杜絕違規(guī)成本發(fā)生
企業(yè)應(yīng)依法規(guī)范用工，建立先訂勞動(dòng)合同后用工和續(xù)簽合同領(lǐng)導(dǎo)審核制度，防止用工超過(guò)1個(gè)月未訂立勞動(dòng)合同和違反規(guī)定不與員工訂立無(wú)固定期合同情況發(fā)生;按勞動(dòng)合同或集體合同約定支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班工資;依法為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)。企業(yè)依法履行義務(wù)和行使權(quán)利，杜絕違規(guī)成本發(fā)生。
2.3 化解用工管理風(fēng)險(xiǎn)
1)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度
企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動(dòng)合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險(xiǎn)福利、勞動(dòng)定額、崗位標(biāo)準(zhǔn)與考核、獎(jiǎng)懲等規(guī)章制度，不僅保障員工享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)，同時(shí)也保障企業(yè)依法行使管理權(quán)。企業(yè)在建立或修訂涉及職工切身利益的規(guī)章制度時(shí)應(yīng)當(dāng)依法經(jīng)過(guò)民主程序和告知義務(wù)，保護(hù)好企業(yè)的合法權(quán)益。
2)加強(qiáng)勞動(dòng)合同管理
企業(yè)必須建立勞動(dòng)管理臺(tái)帳，勞動(dòng)合同簽訂、變更、終止、解除臺(tái)帳;員工培訓(xùn)記錄臺(tái)帳;員工考勤統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳;員工醫(yī)療期管理臺(tái)帳;員工年休假臺(tái)帳;人事管理臺(tái)帳等，提高勞動(dòng)合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴(yán)等弊病，化解用工風(fēng)險(xiǎn)。
3)加大勞動(dòng)用工自查自糾
企業(yè)在用工時(shí)依法進(jìn)行自我約束、自我監(jiān)督，開(kāi)展自查自糾可以及時(shí)糾正錯(cuò)誤用工行為，減少企業(yè)損失。從用工基本狀況、勞動(dòng)合同訂立、工作時(shí)間和工資支付、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、規(guī)章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請(qǐng)專業(yè)單位檢查。自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)整改，以免造成損失。
關(guān)鍵詞：車輛檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；應(yīng)用分析
1.車輛檔案管理系統(tǒng)目標(biāo)
車輛檔案管理系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)的車輛管理系統(tǒng)，具有很多的優(yōu)點(diǎn)。車輛檔案管理系統(tǒng)要達(dá)到的目標(biāo)主要有以下三個(gè)方面：
1.1.實(shí)現(xiàn)對(duì)車輛檔案管理的自動(dòng)化和系統(tǒng)化，使得管理方式更加規(guī)范化。目前已有的車輛檔案管理系統(tǒng)中，部分存在著客戶端操作復(fù)雜，數(shù)據(jù)庫(kù)安全性不高的問(wèn)題。因此，給檔案管理員的工作造成了諸多不便和重復(fù)操作。
1.2.對(duì)車輛的相關(guān)信息能夠?qū)崿F(xiàn)高性能的處理能力，在用戶界面可以實(shí)現(xiàn)清晰的可視化數(shù)據(jù)傳輸。
1.3.及時(shí)掌握車輛的運(yùn)營(yíng)情況，提高車輛的利用效率和經(jīng)濟(jì)效益。
2.車輛檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法
2.1.車輛檔案管理系統(tǒng)功能分析及系統(tǒng)流程圖
在已知車輛檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)總體任務(wù)的前提下，需要對(duì)該系統(tǒng)的功能進(jìn)行分析。車輛管理系統(tǒng)的功能模塊主要包括：檔案管理，運(yùn)營(yíng)管理，車輛管理，駕駛員管理，系統(tǒng)維護(hù)等。以上五個(gè)模塊可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)車輛檔案信息及其相關(guān)信息的查看、更新和分析，從而使得車輛管理人員能夠更有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)車輛信息的掌握。
基于以上功能分析，我們可以做出車輛檔案管理系統(tǒng)的流程圖，如圖1所示。
2.2.車輛檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)
車輛管理系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)主要是基于VB應(yīng)用程序和Access2000數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，能夠通過(guò)VB窗口對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作。系統(tǒng)采用服務(wù)器（Server）形式，既方便實(shí)現(xiàn)車輛信息的查詢，而且也大大提高了程序的可維護(hù)性和重復(fù)利用性。由于系統(tǒng)模塊詳細(xì)設(shè)計(jì)繁多，本文只對(duì)登陸界面設(shè)計(jì)和車輛檔案錄入設(shè)計(jì)進(jìn)行介紹，其他模塊設(shè)計(jì)方法類似。
2.2.1.用戶登陸界面設(shè)計(jì)
系統(tǒng)登錄窗口是操作用戶進(jìn)入系統(tǒng)的惟一入口，分為兩種權(quán)限：管理員權(quán)限和普通用戶權(quán)限。通過(guò)在”登錄”按鈕的Click事件下使用SQL語(yǔ)句判斷用戶名稱，密碼和用戶類型，進(jìn)入系統(tǒng)。操作用戶的權(quán)限不同的功能模塊也不同，管理員可以維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)和系統(tǒng)操縱身分，而普通用戶只能對(duì)系統(tǒng)各別功能進(jìn)行操作。如圖2所示。
2.2.2.車輛檔案錄入操作窗口
車輛檔案錄入操作窗口用于添加，修改，刪除車輛信息。車輛檔案的添加，修改，刪除可以通過(guò)ADO對(duì)象來(lái)實(shí)現(xiàn)，也可以通過(guò)ADO控件實(shí)現(xiàn)，要使用到AddNew，Updateh和 Delete方法。其設(shè)計(jì)圖如圖3.
3.車輛檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析
整個(gè)車輛檔案設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要應(yīng)用到VB應(yīng)用程序和SQL SERVER 2000數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用技術(shù)。SQL Server是由Microsoft開(kāi)發(fā)和推廣的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）一共有6個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，其中最重要的是以下兩個(gè)：
3.1.Master數(shù)據(jù)庫(kù)是SQL Server系統(tǒng)最重要的數(shù)據(jù)庫(kù)，它記錄了SQL Server系統(tǒng)的所有系統(tǒng)信息。這些系統(tǒng)信息包括所有的登錄信息、系統(tǒng)設(shè)置信息、SQL Server的初始化信息和其它系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)及用戶數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息。
3.2.Model數(shù)據(jù)庫(kù)是所有用戶數(shù)據(jù)庫(kù)和Tempdb數(shù)據(jù)庫(kù)的模板數(shù)據(jù)庫(kù)，它含有Master數(shù)據(jù)庫(kù)所有系統(tǒng)表的子集，這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)是每個(gè)用戶定義數(shù)據(jù)庫(kù)需要的。
以上兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能夠配置系統(tǒng)環(huán)境和管理SQL Server，而且由于能夠以層疊列表的形式來(lái)顯示所有的SQL Server對(duì)象，因而所有SQL Server對(duì)象的建立與管理都可以通過(guò)以上兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完成。SQL Server 2000是為迅速提供可伸縮性電子商務(wù)、企業(yè)及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)解決方案而開(kāi)發(fā)的完整數(shù)據(jù)庫(kù)與分析軟件產(chǎn)品。SQL SERVER 2000定位于Internet背景下的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用，它為用戶的Web應(yīng)用提供了一款完善的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析解決方案。
參考文獻(xiàn)：
（一）缺乏專業(yè)素質(zhì)高的合同文件檔案管理人才
高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，要有檔案管理專業(yè)的知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，又要有熟悉公路橋梁建設(shè)的基本知識(shí)，近年來(lái)，隨著高速公路工程建設(shè)的不斷開(kāi)展，業(yè)務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了促使我國(guó)高速公路工程合同文件管理的得到有序進(jìn)行，需具備專業(yè)素質(zhì)高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設(shè)中，仍然比較缺乏合同文件專業(yè)檔案管理人才。多數(shù)合同文件檔案管理的人員素質(zhì)不高，缺少較強(qiáng)的工作責(zé)任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導(dǎo)致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數(shù)檔案管理的人員主要是兼職人員，經(jīng)常會(huì)有輪流上崗的情況發(fā)生，是造成整個(gè)項(xiàng)目工程合同文件檔案管理較為不規(guī)范關(guān)鍵，因此，培養(yǎng)合同文件檔案管理的隊(duì)伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
（二）合同文件檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)
在我國(guó)加快高速公路的工程建設(shè)的進(jìn)程中，各承包業(yè)務(wù)的施工單位競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。部分承包單位為贏得整個(gè)工程項(xiàng)目的權(quán)，不惜和業(yè)主簽下不規(guī)范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數(shù)承包商在履行合同期間，往往違規(guī)辦事，根本沒(méi)有按照合同文件要求執(zhí)行，甚至在出現(xiàn)利益糾紛時(shí)，完全拋開(kāi)合同文件內(nèi)容，而是通過(guò)關(guān)系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設(shè)工程單位尚未設(shè)置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規(guī)范的操作流程及管理體系，進(jìn)而無(wú)法及時(shí)跟蹤與監(jiān)督整個(gè)工程項(xiàng)目的合同文件檔案動(dòng)態(tài)。
（三）不規(guī)范的合同文件檔案
在高速公路的工程施工中，由于各個(gè)參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經(jīng)過(guò)甲方業(yè)主認(rèn)同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時(shí)，承包商與業(yè)主雙方?jīng)]有認(rèn)真分析合同文本，或者對(duì)某些條款理解錯(cuò)誤，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠等，致使最終的合同款項(xiàng)和實(shí)際的招投標(biāo)文本中的相關(guān)款項(xiàng)相差甚遠(yuǎn)，最終導(dǎo)致合同無(wú)法很好的履行，產(chǎn)生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書(shū)寫(xiě)要規(guī)范、表格填寫(xiě)要一致、單位印章要清晰、形成合同時(shí)間要統(tǒng)一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應(yīng)該給予指正和整改后才能接收，針對(duì)上述存在的問(wèn)題，我們必須盡早采取有效可行的改進(jìn)措施，才能逐步確保規(guī)范高速公路建設(shè)的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個(gè)項(xiàng)目工程的有序進(jìn)行，避免不必要的合同糾紛。
二、加強(qiáng)高速公路工程合同文件檔案的管理措施
（一）強(qiáng)化合同檔案管理的規(guī)范性
高速公路合同文件檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、歸檔、入庫(kù)各種合同文件，它是項(xiàng)目管理工作的根本，始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目工程的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，高速公路工程的技術(shù)人員與監(jiān)理人員，需要與檔案管理人員密切聯(lián)系，同時(shí)，管理人員必須及時(shí)跟蹤工程的施工進(jìn)度，確保檔案資料的收集完整及準(zhǔn)確。另外，工程項(xiàng)目的監(jiān)理人員也應(yīng)認(rèn)真檢查合同文件的內(nèi)容是否完整、清晰，書(shū)寫(xiě)有無(wú)統(tǒng)一、規(guī)范以及合同文件上有無(wú)雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應(yīng)的合同文件檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)。
（二）構(gòu)建完善的合同文件檔案管理制度
在高速公路的工程建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議來(lái)明確承包商與業(yè)主之間的權(quán)利與職責(zé)，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設(shè)單位構(gòu)建與完善合同檔案的管理制度，依照國(guó)家檔案局頒布的法律和法規(guī)，國(guó)家的合同法和建筑法以及招標(biāo)投標(biāo)法等法律政策認(rèn)真擬定合同文件，明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規(guī)定，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，只有不斷完善工程建設(shè)的合同文件檔案，逐步規(guī)范工程建設(shè)的檔案法規(guī)，確保合同檔案的法律性。高速公路的業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、國(guó)土單位、環(huán)保單位、水保單位應(yīng)該主動(dòng)提供合同文件作為檔案移交，還應(yīng)明確規(guī)定合同文件的負(fù)責(zé)人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應(yīng)努力做好本職工作，分清單位內(nèi)部各級(jí)別之間的關(guān)系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時(shí)性。合同文件檔案作為工程建設(shè)的重要組成部分，負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)理念，不斷完善工程建設(shè)的合同檔案管理工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析及解決存在的管理問(wèn)題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設(shè)單位的合法權(quán)益不受損害。
（三）強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)
強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)面，是高速公路工程建設(shè)開(kāi)展檔案管理工作的根本。提高專業(yè)人才的隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題，不斷強(qiáng)化檔案管理人才的知識(shí)與技能培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)更多素質(zhì)高、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)人才，可利用在職學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識(shí)水平；可以通過(guò)參加國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)檔案局檔案館的長(zhǎng)期、短期培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)知識(shí)，也可以參加一些大學(xué)院校檔案專業(yè)的長(zhǎng)期脫產(chǎn)在校學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)逐漸增強(qiáng)他們的職業(yè)道德和轉(zhuǎn)變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術(shù)與檔案管理的能力，積極引進(jìn)大量具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設(shè)的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。
（四）注重合同文件檔案的變更文件管理
高速公路項(xiàng)目工程的具體實(shí)施中，通常會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況，這表示承包商可能有會(huì)要求業(yè)主索賠的行為，已獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)此，為減少該種情況的發(fā)生，在高速公路工程實(shí)踐中應(yīng)對(duì)相關(guān)的變更合同文件進(jìn)行仔細(xì)的登記，并作詳細(xì)記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計(jì)量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進(jìn)度表、更改意見(jiàn)、變更人員會(huì)簽名單等都很重要，另外，負(fù)責(zé)管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時(shí)，不要因?yàn)樗鼈兪亲兏募挥枰灾匾暿占驼?。檔案工作人員要明確的自己的工作權(quán)利與工作職責(zé)，完善構(gòu)建相應(yīng)的變更合同文件檔案管理體系，以便對(duì)合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行及時(shí)跟蹤和動(dòng)態(tài)管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開(kāi)展。
三、結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統(tǒng)一
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)在科教興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)踐中將部分高等院校按照優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)合作的辦學(xué)思路進(jìn)行了合并。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，關(guān)于“對(duì)因?qū)W校分立或合并，其分設(shè)或合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案部門統(tǒng)一保存”的規(guī)定精神，如何加強(qiáng)與高校辦學(xué)改革、發(fā)展息息相關(guān)的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，是當(dāng)前高校檔案工作者值得深入研究的一個(gè)重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問(wèn)題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒(méi)有完全理順關(guān)系，在運(yùn)行機(jī)制上各自為政、自成體系，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一，導(dǎo)致合并院校檔案管理存在一些問(wèn)題。
1.1 檔案管理意識(shí)淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書(shū)，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒(méi)有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問(wèn)；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的檔案材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問(wèn)題；檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)此時(shí)不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術(shù)方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過(guò)手工操作來(lái)完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚(yú)龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時(shí)會(huì)因立卷人素質(zhì)、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時(shí)常會(huì)出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的偏差和組卷方式的異樣，導(dǎo)致檔案利用率低，檔案價(jià)值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫(kù)存放的辦法。
1.4 檔案人員素質(zhì)亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業(yè)人員，他們?cè)跈n案管理工作中思想認(rèn)識(shí)不到位、業(yè)務(wù)不熟悉，接受新知識(shí)、掌握新技術(shù)困難，很多兼職檔案管理人員工作長(zhǎng)期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進(jìn)行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問(wèn)題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問(wèn)題嚴(yán)重制約著高等合并院校檔案的開(kāi)發(fā)利用與信息化，難以實(shí)現(xiàn)信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統(tǒng)一的原因
2.1 學(xué)校合并總體格局的影響
學(xué)校的檔案管理部門是學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)組成部分，學(xué)校合并的深度決定了學(xué)校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識(shí)的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時(shí)常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經(jīng)過(guò)一個(gè)階段的磨合之后，實(shí)質(zhì)性融合的程度由淺入深，有一個(gè)發(fā)展過(guò)程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館、室的館舍適應(yīng)不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實(shí)體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區(qū)距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數(shù)校的合并，有的是遠(yuǎn)距離數(shù)校合并，有的是遠(yuǎn)、近距離皆有的數(shù)校合并。
3. 加強(qiáng)高等合并院校檔案管理和諧統(tǒng)一的對(duì)策
通過(guò)對(duì)高等合并院校檔案管理存在的問(wèn)題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設(shè)性意見(jiàn)來(lái)確實(shí)加強(qiáng)高等合并院校檔案管理的和諧統(tǒng)一。
3.1 重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)
同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問(wèn)題沒(méi)有檔案說(shuō)不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問(wèn)題，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任?！币虼藢W(xué)校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計(jì)劃地開(kāi)展檔案宣傳工作，促使大家自覺(jué)地積累、利用、移交檔案。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作并納入到學(xué)校的議事日程，按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進(jìn)行。
3.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、提高人員素質(zhì)
建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；第二發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，熱愛(ài)檔案工作，自覺(jué)學(xué)習(xí)和掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和實(shí)用性。
3.3 規(guī)范檔案管理，確定檔案工作目標(biāo)
合校后采用任何一個(gè)校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當(dāng)，這就要出臺(tái)新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范：第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。例如《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、學(xué)校有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印制出臺(tái)適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。第二，起點(diǎn)要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。例如《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、國(guó)家檔案局一系列檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)?，F(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。由于合并高校層次較前相對(duì)提高，并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢(shì)，制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開(kāi)展：第一可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，又可以通過(guò)局部?jī)?yōu)化，使日常具體工作的開(kāi)展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；第二便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。
3.4 改善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)資源共享
改善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序有效的開(kāi)發(fā)并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。高校檔案工作必須早日實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門、教師查詢使用，充分發(fā)揮高校檔案信息的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，為新時(shí)期高校教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
［1］吳建華.關(guān)于檔案高等教育改革與發(fā)展的幾點(diǎn)設(shè)想［J］.高校檔案信息，1999，(1).
在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對(duì)企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡(jiǎn)單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒(méi)有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無(wú)形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無(wú)序的缺點(diǎn)和問(wèn)題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對(duì)合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來(lái)看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對(duì)企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無(wú)序化狀態(tài)。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)，利用分類管理
在對(duì)企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號(hào)加以區(qū)分，確定好不同的類別號(hào)，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號(hào)，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對(duì)企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過(guò)程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對(duì)合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對(duì)于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過(guò)程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問(wèn)題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對(duì)于文書(shū)檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對(duì)合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無(wú)名合同又稱非典型合同，是沒(méi)有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過(guò)程中，年度、分類號(hào)、件號(hào)是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對(duì)應(yīng)的分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在同類的合同檔案分類中的流水號(hào)。這三個(gè)要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實(shí)現(xiàn)同庫(kù)保管，利于整理和查閱，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。
【關(guān)鍵詞】 圖書(shū)情報(bào)和檔案 共同管理 信息庫(kù)
圖書(shū)是一種傳遞知識(shí)和情感的工具，人們將文字資料、圖像符號(hào)等按照一定的規(guī)律記錄在一個(gè)載體上，就形成了圖書(shū)。情報(bào)是一種具有知識(shí)性和傳遞性的信息，能夠幫助人們解決現(xiàn)實(shí)生活中的各種問(wèn)題。檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是一種用于記錄國(guó)家、社會(huì)政治或個(gè)人的活動(dòng)的載體。
1 圖書(shū)情報(bào)和檔案共同管理的概況
人類社會(huì)發(fā)展之今，科學(xué)技術(shù)水平和社會(huì)文明程度不斷提高，科學(xué)技術(shù)研究的領(lǐng)域不斷延伸，邊沿學(xué)科也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，圖書(shū)情報(bào)和檔案的資料越來(lái)越豐富。大量的資料給人們的查閱帶去了不便，人們花費(fèi)了大量的時(shí)間，卻未必能夠獲得需要的資料。為了方便人們查閱，圖書(shū)情報(bào)和檔案的管理逐漸向著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。圖書(shū)情報(bào)和檔案的統(tǒng)一管理，方便了資料查找，實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化整合，避免了資源的浪費(fèi)。目前，我國(guó)圖書(shū)、情報(bào)資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但是由于發(fā)展時(shí)間較短，因此，還存在諸多不足，體制和管理技術(shù)尚未健全，需要進(jìn)一步發(fā)展研究。
2 圖書(shū)情報(bào)和檔案共同管理的方法
2.1 加強(qiáng)對(duì)理論的應(yīng)用
圖書(shū)情報(bào)和檔案的共同管理，是建立在大量的經(jīng)驗(yàn)積累和事實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，因此具有一定的社會(huì)歷史性質(zhì)。早在上個(gè)世紀(jì)80年代末期，我國(guó)對(duì)圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的管理就已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出了一體化的趨勢(shì)。進(jìn)入到90年代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理逐漸發(fā)展出了雛形。在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理產(chǎn)生出了大量的基礎(chǔ)理論。事實(shí)上，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理，是三者資源優(yōu)化配置的結(jié)果。伴隨著管理理論和管理方式的不斷創(chuàng)新，三者共同管理的資源管理模式將不斷優(yōu)化，為人們提供更加便捷的資料管理和查找平臺(tái)。
2.2 調(diào)整管理手段
圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理是資源管理的必然要求，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高信息管理效率的重要保證。圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理，整合了資源，使得資料管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化，提高了資料查找效率的同時(shí)也提高了資源管理的效率，減少了資源管理的人力物力投入。圖書(shū)資料和檔案的共同管理必須要重視其實(shí)效性，根據(jù)實(shí)際的管理需求做出相應(yīng)的調(diào)整，包括了對(duì)資料開(kāi)放程度、資料保存方式等的管理。要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)和檔案的共同管理，依賴于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了三者管理的數(shù)字化和智能化，因此對(duì)圖書(shū)情報(bào)資料的管理必須要體現(xiàn)出信息化的特點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整管理手段，確保信息管理的科學(xué)有效和安全。
2.3 加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)信息管理
圖書(shū)、情報(bào)、檔案在本質(zhì)上都屬于信息，要實(shí)現(xiàn)三者的統(tǒng)一管理，就必須要加強(qiáng)信息庫(kù)的建設(shè)。信息庫(kù)是圖書(shū)情報(bào)資料和檔案統(tǒng)一管理的重要輔助工具，只有實(shí)現(xiàn)信息庫(kù)中信息的有效流通，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享，才能讓圖書(shū)情報(bào)資料和相關(guān)檔案更好地服務(wù)于人們的社會(huì)生活。信息庫(kù)的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)資源的管理方式，提高了圖書(shū)、情報(bào)和檔案共享的效率，方便了圖書(shū)資料的統(tǒng)一管理。
2.4 加強(qiáng)解決問(wèn)題的靈活度
近些年，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但其發(fā)展的時(shí)間卻較短，在實(shí)際運(yùn)行和使用的過(guò)程中仍然存在許多問(wèn)題。這些問(wèn)題是以前從未遇見(jiàn)過(guò)的，因此管理者在解決問(wèn)題的過(guò)程中，也應(yīng)該要采取靈活的方式，有針對(duì)性地解決這些難題。筆者建議，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)可以建立一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)站，方便問(wèn)題和相關(guān)的解決方案的提出和討論，通過(guò)各方資源整合，選擇最適合的解決方式，實(shí)現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。
2.5 加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在信息資源的共享過(guò)程中難免出現(xiàn)侵權(quán)的行為，阻礙了圖書(shū)情報(bào)資源和檔案共同管理工作的發(fā)展。相關(guān)部門必須要加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育，尤其要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育，既要保護(hù)好自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，也要尊重他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。部分網(wǎng)民在網(wǎng)上下載電影、歌曲和圖片時(shí)，也許并未想到這也是一種侵權(quán)行為。網(wǎng)站在提高下載渠道時(shí)，也忽視了對(duì)他人產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，導(dǎo)致侵權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生。只有不斷加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)民和網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)商產(chǎn)權(quán)意識(shí)的教育，才能從根本上杜絕侵權(quán)行為，保障圖書(shū)情報(bào)資料和檔案產(chǎn)權(quán)擁有者的利益，促進(jìn)三者共同管理的發(fā)展。
3 結(jié)語(yǔ)
總而言之，隨著全球化的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源的共享將成為人們的共同需求。圖書(shū)情報(bào)和檔案三者的共同管理，是實(shí)現(xiàn)資源共享的有效手段，提高了信息資源的管理效率，促使了資源的優(yōu)化整合。目前圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理仍然處于初級(jí)階段，制度和管理方法仍然存在諸多不足。因此必須要加強(qiáng)三者共同管理的理論建設(shè)，采用靈活的管理方式，及時(shí)調(diào)整管理手段，同時(shí)加強(qiáng)信息庫(kù)的建設(shè)，促進(jìn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展。圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理方法的思考是一個(gè)新課題，需要相關(guān)研究人員繼續(xù)深入探討，以謀求資源管理效率的最大化。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮惠玲.從文獻(xiàn)管理到基于信息資源的管理——圖書(shū)情報(bào)與檔案管理學(xué)科的創(chuàng)新發(fā)展之 路[J].情報(bào)資料工作，2013（03）.
[2]張斌.圖書(shū)情報(bào)與檔案管理學(xué)科研究方法的創(chuàng)新發(fā)展[J].情報(bào)資料工作，2013（03）.
