發(fā)布時間：2023-05-25 18:12:32
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的訴訟檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1訴訟檔案的含義
檢察訴訟檔案是人民檢察院以辦理案例為目的，依法進行訴訟活動所形成、具有查考利用價值，并按照有關規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、聲像材料及其它材料的總和。主要分為四類，即：偵查、審判監(jiān)督的刑事案卷；直接受理立案偵查的刑事案卷；控告申訴案卷；民事、行政訴訟案卷[1]。人民檢察院的訴訟檔案是檢察活動的記錄，真實地記錄著檢察活動的始終，不僅是是檢察業(yè)務工作成績的重要承載，而且是國家財富的重要組成部分。[2]
2基層檢察院訴訟檔案管理的現(xiàn)狀及問題
通過近年來的努力，基層檢察院訴訟檔案取得了一定的成績，但是在新形勢下，基層檢察院訴訟檔案管理也存在著一些問題。
2.1檔案意識不強，管理效果不佳
目前，院內(nèi)各部門沒有充分認識到檔案管理工作是檢察院工作的一個重要組成部分，大部分檢察人員存在著“重辦案輕檔案”的思想，沒有對本部門的收集立卷工作進行檢查，認為這是檔案室和檔案管理人員的職責，長久下來，給檔案管理人員增加了負擔，再加上專業(yè)檔案人員的缺乏，檔案部門督促不力，整個訴訟檔案管理效果欠佳。
2.2訴訟檔案的文書材料收集不全，檔案質量差
基層檢察院的訴訟檔案管理中經(jīng)常存在質量問題：首先，由于我國法律體系不是很健全，加上辦案人員的檔案意識不強，造成大量的訴訟文書材料歸檔不及時，歸檔材料質量較差。其次，檔案人員在接收案卷材料時，沒有認真檢查，部分案卷缺少討論案件記錄和閱卷筆錄等；卷內(nèi)材料排列混亂，重復文書材料、與定罪量刑無關的材料沒有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣質字跡，如使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等。使用這種不耐久的字跡材料極易使字跡模糊、擴散，不易長久保存，嚴重影響訴訟檔案的保管質量。最后，部分案件的承辦人沒有書寫法律文書編號，如審查批捕、案件意見書不編號；訴訟案卷的封面年度、字第號填寫不規(guī)范、不統(tǒng)一；有的案卷，案件承辦人不簽名，沒有填寫負責人，造成了一定程度的歸檔困難。
2.3信息化建設情況差，信息資源利用率低
當前各級檢察院都在進行信息化建設，但是，目前基層檢察院的檔案信息化建設仍然存在一些問題。一般基層檢察院的訴訟檔案的信息化管理僅僅是條目管理，沒有延伸到全文管理；運用單機版管理軟件或借助EXCEL、WORD表格進行檢索，沒有實現(xiàn)信息資源共享，查找檔案非常不便；對于產(chǎn)生的大量電子文檔，沒有引起重視，使得大量電子文件信息流失。大部分的基層檢察院檔案室保存著大量的訴訟案卷，這些案卷中蘊含著豐富的信息資源，但是一般都只是按規(guī)定收集、整理，沒有對其進行開發(fā)利用， 檔案人員只是等待查閱者上門查閱，檔案信息資源沒有進行有效的整合和利用，檔案信息資源利用率比較低。
2.4檔案管理基礎設施設備和條件不足
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會法律意識的提高，檢察院工作的深入開展要求檔案管理工作水平也要進一步提升。一般基層檢察院的檔案庫房選址都不符合檔案建筑設計要求，不利于訴訟檔案的保管和利用；其次，基層檢察院對檔案工作的投入，僅限于1-2臺電腦和1臺打印機，缺乏除濕除塵設備、消毒設備和溫濕度測量儀等，沒有防蟲防有害生物的有效措施，沒有實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，基礎設備和條件較差，不利于訴訟檔案的保存。
2.5缺乏專業(yè)的檔案管理人員
隨著人們法律意識的增強，訴訟檔案的增多，各類基層檢察院的訴訟檔案劇增，但檔案管理人員僅配備1-2名，更換頻繁。大多數(shù)情況下，這些檔案管理人員都沒有專業(yè)的檔案管理知識，且沒有經(jīng)過專業(yè)的技術培訓，無法對本機關各業(yè)務部門訴訟文書材料的立卷歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。在面對數(shù)以萬計的訴訟檔案時，無法準確而又有效的進行收集、整理、保管、利用等工作。有些基層檢察院因人員緊張聘請兼職人員和實習生管理檔案，沒有統(tǒng)一的標準，加上缺乏責任心，致使訴訟檔案管理缺乏統(tǒng)一性、科學性和規(guī)范性，給訴訟檔案的利用帶來很多麻煩。
3加強基層檢察院訴訟檔案管理的對策
3.1提高對訴訟檔案工作重要性的認識，完善訴訟檔案管理制度
訴訟檔案工作對整個檢察院工作的重要性不言而喻，要讓每一個領導干部和檢察人員都充分增強檔案工作意識和檔案法制觀念。首先，把檔案分級管理職責要落到實處，把檔案工作列入重要議事日程，通過過問、檢查、督促檔案管理工作，為檔案現(xiàn)代化管理工作提供物質保障創(chuàng)造條件。[3]其次，要把訴訟檔案管理工作與檢察院的崗位負責制和年終考核聯(lián)系起來，以增強全院其他部門領導、檢察人員和檔案管理人員的責任心與事業(yè)心，加強訴訟檔案的管理。
3.2嚴格規(guī)范訴訟檔案材料的收集、整理、立卷工作，提高訴訟檔案質量
案件負責人需要負責每個案件的文書材料形成、積累、整理，保證歸檔文件材料的完整、準確，并檢查訴訟材料是否齊全、完整、是否符合要求，如果有遺漏或不符合要求的，要及時補齊或改正，對于無法補齊的文件，要在案卷備考表中說明。卷內(nèi)材料應按照實際辦案程序依次排列，各種證據(jù)材料，可先按材料的名稱、問題等特征分類，再按時間順序排列，將主要證據(jù)排列在前，輔助證據(jù)排列在后。案卷應有卷皮、卷內(nèi)目錄和備考表。卷皮、卷內(nèi)目錄所填內(nèi)容應與卷內(nèi)材料相符，卷皮除目錄號、卷號外，都應用字跡耐久的藍黑或碳素墨水逐項準確填寫，字跡要工整、清晰、規(guī)范。歸檔的訴訟文書必須按年度、程序、一案一號的原則，結案后，由案件承辦單位整理立卷，于翌年第二季度移交檔案部門，并根據(jù)《人民檢察院訴訟檔案保管期限表》劃出保管期限。
3.3加強訴訟檔案的現(xiàn)代化管理、信息化管理
現(xiàn)代化管理不僅可以大大地增加庫房的庫容量，而且還能提高查找速度、查準率和查全率，訴訟檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。面對日益增多、紛繁復雜的訴訟檔案，要改變傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)訴訟檔案的紙質和電子“雙套歸檔”管理制度，加快實現(xiàn)檔案的電子化管理，各個基層檢察院要逐步實現(xiàn)計算機管理和信息化管理，實現(xiàn)與市院網(wǎng)、省院網(wǎng)、及全國檢察院接軌的局面，實現(xiàn)資源共享。積極引進利用先進的檔案管理軟件，實現(xiàn)計算機自動檢索，提高工作效率，節(jié)省時間和空間，為訴訟檔案的利用提供便利。
3.4加大對訴訟檔案的基礎設施的投入
加大對訴訟檔案基礎設施的投入，加強訴訟檔案基礎設施建設，有利于實現(xiàn)訴訟檔案的規(guī)范化、科學化管理。檔案庫房的建設要嚴格按照檔案庫房建設要求標準，同時要購置訴訟檔案管理所需的檔案裝具、除濕除塵設備、空調、防火系統(tǒng)、復印機、打印進、電腦等設備，還要積極加大適應訴訟檔案管理實際工作需要的軟件設備的開發(fā)和利用，加速實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)具有檢察院特色的辦公自動化管理和傳統(tǒng)手工管理的有效結合。
3.5加強學習培訓，提高檔案工作人員的綜合素質
新時期，檔案管理規(guī)范化的新形勢、新內(nèi)容、新變化需要一支擁有一支高素質的檢察檔案管理人員，這是提升檢察機關檔案服務能力建設的核心和關鍵所在。首先，要加強檔案工作人員的責任心和事業(yè)心，提高檔案管理人員的檔案意識；其次，加強對檔案管理人員的檔案業(yè)務學習和培訓，使掌握利用計算機技術和現(xiàn)代化科學技術進行檔案管理的方法和技能，積極主動開發(fā)利用訴訟檔案資源，以適應檔案工作發(fā)展的需要。最后，完善激勵機制，可以考慮設置檢察院檔案管理人員先進工作者獎項，充分調動基層檢察院檔案管理人員的工作積極性和主動性。
人民檢察院訴訟檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，各個基層檢察院需要結合自身實際情況，積極穩(wěn)妥地開展訴訟檔案的管理、利用工作。
參考文獻
[1] 楊玲.淺談基層檢察院訴訟檔案歸檔中應注意的幾個問題[J].檔案與建設，2006（S1）.
[2] 謝如薇.湖南基層檢察機關訴訟檔案管理研究[D].安徽大學，2014.
1.1 對訴訟檔案工作重視程度逐年增加。1950年11月滑縣人民檢察署成立時無下設機構，至1972年在公安編制內(nèi)設立了“檢察股”，“”前的業(yè)務檔案留存在公安局。1978年滑縣人民檢察院恢復重建后，建院以來的檔案材料，由于重視不夠無專人管理，保存得不夠完整。1986年設立了檔案室，及時將保存在縣公安局“”前的業(yè)務檔案及資料歸入滑縣檢察院。自1979年恢復重建以來的各類文書檔案保管越來越得到重視，檢察機關檔案規(guī)范管理意識得到不斷提高，訴訟檔案歸檔及時性和優(yōu)秀率均大幅提高。
1.2 訴訟檔案工作基礎不斷夯實。目前，滑縣人民檢察院通過辦理各類案件，履行法律監(jiān)督職能形成文書檔案、訴訟檔案、財會檔案、聲像檔案、基建檔案、設備檔案等種類檔案。其中訴訟檔案數(shù)量在檔案全宗中比重較大。2000年7月，投資10余萬元，購置微機、密集型檔案架等檔案專用設施。2007年10月搬入“兩房”后，檔案室煥然一新，現(xiàn)占地面積80余平方米，可容納未來50年新增各類卷宗、影像檔案。
2 存在的問題與不足
2.1 干警檔案管理規(guī)范意識不強，不能及時歸檔。當前檢察工作普遍存在著重辦案、輕檔案思想，對檔案材料完整規(guī)范、及時準確歸檔關注得少；不能做到檔案材料及時結案、裝訂，需要不厭其煩地敦促，對歸檔的檔案材料重數(shù)量不重質量，頁碼重疊、順序顛倒等問題存在，給專職檔案管理人員增加了工作負擔。對檢察機關來講，沒有完整規(guī)范的檢察檔案作記錄，檔案的開發(fā)和利用就成為無源之水無本之木。
2.2 檔案案卷質量不高，檔案安全存在隱患。①卷內(nèi)材料不全，卷內(nèi)文件短缺。一旦有當事人提出異議，需要復查時，可能因缺乏某項內(nèi)容而影響案件的公正性。②卷內(nèi)材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫不全，歸檔卷宗的收案日期和結案日期填寫不規(guī)范。③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當部分材料中存在劣質字跡（即鉛筆、圓珠筆、復寫紙、紅墨水等字跡）。目前，檢察系統(tǒng)檢查驗收訴訟檔案時，對劣質字跡的要求是復印，但復印材料本身也容易褪色。④許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。總體來講，目前檔案室大多是館藏，內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量多、時間跨度長，且多年來一直處于封閉式管理之中，加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同、整理規(guī)格不統(tǒng)一等，導致檔案基礎工作普遍較差。
2.3 檔案管理信息化程度不高?；鶎訖z察院由于經(jīng)費、科技條件的限制，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，該院計算機嚴重老化也很難適應數(shù)字化管理要求。
2.4 訴訟檔案保密要求與檔案利用存在矛盾。檢察機關的性質要求訴訟檔案做好保密工作，檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查閱就行了。而檔案利用是實現(xiàn)檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)，也是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎。檔案工作者心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值檔案被束之高閣，2001年至2012年間，該院檢察檔案被借閱111次，從利用范圍來看，均為案卷復查和辦案需要的借閱。
3 改進檢察訴訟檔案管理的對策與建議
3.1 加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。重視專兼職檔案人員業(yè)務提高，積極組織檔案人員參加上級業(yè)務培訓、學歷教育等，持續(xù)“充電”，不斷提高檔案人員業(yè)務水平，培養(yǎng)復合型專業(yè)檔案人才。
3.2 實行標準化、規(guī)范化管理方法，確保質量。訴訟檔案材料的收集、整理、裝訂、組卷要嚴格按照規(guī)定標準進行。一要層層把關、及時歸檔。訴訟案卷歸檔，要經(jīng)各辦案部門負責人、內(nèi)勤人員對承辦人整理的案卷材料逐一審查，發(fā)現(xiàn)遺漏及時補齊，然后向檔案室移交檔案和清冊，過期不交的檔案，檔案室應積極催交。二要嚴格按照實際辦案程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執(zhí)行監(jiān)督，直接受理立案偵查，控告申訴，民事行政四類案卷材料的排列順序，按照高檢院和國家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》附件的規(guī)定排列。
3.3 夯實物質基礎，確保保障到位。加強計算機軟件的開發(fā)利用，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助工作，提高效率，以實現(xiàn)快捷、準確、高效的檔案信息處理，增強檢察檔案資源開發(fā)利用的實用性、有效性和針對性。
關鍵詞 檔案機制 檔案管理 檔案開發(fā) 檔案利用
作者簡介：曹京華，北京市石景山區(qū)人民檢察院。
人民檢察院的檔案是國家重要的專業(yè)檔案，真實記錄了人民檢察院的審判工作及其他各項活動，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進行審判監(jiān)督和其他工作的重要依據(jù)和必要條件。因此，合理開發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檢察檔案的作用，使檔案工作參與檢察改革、服務檢察辦案需要就顯得尤為重要。
一、深化檢察檔案工作機制建設
建立、健全檔案工作領導小組，形成由主管檢察長領導，辦公室分管主任負責，檔案員統(tǒng)一管理與具體指導，各部門協(xié)調配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規(guī)范執(zhí)法、促進檢察業(yè)務工作發(fā)展的一項重要內(nèi)容，及時解決檔案工作中存在問題，及時制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監(jiān)管和服務力度，提高質量。嚴格執(zhí)行歸檔制度，加強對重點工作、重大活動、重大建設項目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時。加大檔案監(jiān)管力度，強化檔案“收、管、用”各個環(huán)節(jié)重點任務，切實提升檔案管理水平。
二、深化檔案隊伍素質能力建設
堅持黨要管黨、從嚴治黨，推進黨建統(tǒng)領的新常態(tài)。鞏固教育實踐活動成果，嚴格履行檔案隊伍責任意識和履職能力，定期開展理論和業(yè)務培訓學習。積極營造健康向上、務實清廉的工作氛圍。一是提升基層檔案隊伍業(yè)務水平。加大教育培訓力度，通過舉辦專題培訓、開展觀摩交流等形式增強檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神的培養(yǎng)，積極營造團結進取檔案隊伍。二是培養(yǎng)檔案人員愛崗敬業(yè)、求真務實、埋頭苦干、甘于奉獻的敬業(yè)精神，把教育培訓經(jīng)?；?、系統(tǒng)化、制度化來抓，不斷提高檔案人員的業(yè)務技能和理論水平。三是定期組織檔案知識學習培訓，不斷更新知識、更新理念、更新觀點、提高認識，確保檔案工作保持良好發(fā)展局面。 四是加強檔案系統(tǒng)業(yè)務交流學習、學術研討活動，提高檔案人員綜合素養(yǎng)，以“講能力、轉作風、樹形象、求實效”為主題，全面提升檔案人員職業(yè)道德水平，服務大局的良好工作氛圍。
三、深化檢察檔案管理體系建設
隨著司法改革的推進和社會檔案意識的增強，依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯，訴訟檔案的法制建設也將受到更多的關注。檔案資源是一切工作開展的基礎，是深化管理手段、挖掘信息價值，從而換發(fā)檔案工作的生機和活力。檢察檔案記載著檢察事業(yè)的發(fā)展歷程，更主要反映著檢察工作民主法制進程和重大司法改革的原貌。
（一）依法管檔，法律先行
作為檔案守護者、執(zhí)行者，必須練就一身過硬的本領，熟知相關法律法規(guī)以及規(guī)章制度，時刻保持清醒的頭腦，及時更新、補充知識，擴大自己的知識面，嚴格按照《檔案法》規(guī)定和標準管理檔案事業(yè)，任何人都不能凌駕法律之上，凡是違反檔案法律法規(guī)的行為，都必須依法追究法律責任。 作為檔案工作者只有熟悉法條，依法辦事，才能贏得社會的理解和尊重，才能為檔案事業(yè)法制化建設添磚加瓦。
（二）依法管檔，從源頭抓起
檔案接收工作是檔案管理工作的起點，接收工作的質量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對待接收工作不能絲毫懈怠，更不能馬馬虎虎礙于情面，對不符合要求卷宗材料堅決退回整改。
（三）依法管檔，抓好檔案入口關
在訴訟檔案歸檔時，檔案機構應按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號應以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個順序號。并對訴訟卷宗的編號、案件來源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報人姓名、案由、處理結果、收案日期、結案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實、合法、有序，全面提高檔案歸檔質量。
（四）依法管檔，建立信息采集制度
加強與各部門的溝通，建立信息采集制度，信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)的基礎，沒有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。
四、深化檢察檔案安全保密體系建設
保障檔案實體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應當構筑人防、物防、技防相結合的綜合防范體系，加強內(nèi)部管理，把安全責任、安全制度、保障措施落實到實處。一是加大檔案基礎設施和安全設施建設投入，逐步實現(xiàn)紙質檔案庫房、音像檔案庫房、實物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案庫房配備監(jiān)控報警設備、溫濕度控制調節(jié)設備、氣體滅火設備、驅蟲殺菌設備，配齊音像檢測和播放設備、數(shù)字化掃描、存儲、備份設備、檔案管理軟件及專用服務器，切實提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護體系， 嚴格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，嚴防把涉密檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡，加強對檔案管理軟件、檔案專用計算機、檔案專用服務器和其他檔案存儲介質的安全保密管理，確保數(shù)字檔案室建設和運行的安全。四是堅持定期自查和檔案安全巡查。定期清點庫存檔案，檢查借閱制度落實情況，加大互查力度，細化考核標準，確保制度落實到實處。
五、深化檢察檔案利用服務能力
隨著社會不斷發(fā)展與進步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價值的集中體現(xiàn)，實現(xiàn)檔案利用服務的拓展與增值，充分發(fā)揮各類檔案的作用，實現(xiàn)檔案的價值。 （一）嚴格借閱檔案審批制度，確保檔案利用安全
結合檔案利用多的情況下，制定嚴格的檔案審批程序，制定檔案利用審批表，由檔案利用人簽名，填寫借閱事項、借閱目的和借閱時間，經(jīng)處室兼職檔案員簽名，報處室正、副處長審批，再報主管檢察長批準。文書檔案屬于我院機密檔案，一般不外借，如外單位利用我院文書檔案時，需經(jīng)主管檢察長批準，方可辦理借閱手續(xù)，并限期規(guī)檔。
（二）嚴格借閱登記手續(xù)，確保證件齊全
檔案利用人辦理完檔案借閱審批手續(xù)后，需到檔案室填寫檔案利用登記卡，由檔案部門專職檔案員簽字確認其身份后方可借出。歸還卷宗時，由借閱人填寫歸還卷宗冊數(shù)和歸還時間，方可確認歸還卷宗。上級檢察院和同級法院、公安局、安全局，因工作需要借閱卷宗的，除上述程序外，還需持有單位介紹信、工作證經(jīng)我院辦公室主任和主管檢察長審批方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。其他單位一般不外借，因特殊情況需要借閱時，需經(jīng)主管檢察長批準，并限期歸還。
關鍵詞：檔案數(shù)字化；保密；訴訟檔案；審判事務
目前，全國各級法院正在全力推進檔案數(shù)字化工程， C法院Y合院內(nèi)工作實際，在沒有預算經(jīng)費的情況下，以專項項目形式向市政府申請檔案數(shù)字化專項經(jīng)費，C院檔案數(shù)字化工作探討，更多的是側重于對檔案數(shù)字化實踐過程中可能出現(xiàn)的保密問題進行思考，以“防患于未然”，為下一步檔案數(shù)字化工作的順利推動夯實基礎。
1 檔案工作在審判事務中的比重不斷加大
1.1 結案標準化下的全過程參與
在C市全市兩級法院全面實施辦案流程靜默化監(jiān)管、結案標準規(guī)范化規(guī)定以來，檔案工作由以往的被動接收訴訟檔案轉化為辦案過程中的流程參與，以歸檔結案、過程卷與檔案卷同質、電子卷宗與紙質卷宗同步的全新檔案工作模式已初顯成效，檔案工作逐步由幕后接收走向過程參與，檔案部門也成為訴訟檔案形成的重要一環(huán)，檔案工作迎來更多的機遇與挑戰(zhàn)。
1.2 司法公開與審判秘密“博弈”的見證
如今，司法公開成為審判大環(huán)境，訴訟檔案作為審判工作秘密的原始記錄，更承擔著權衡公開或保密的重要職責。2014年最高院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，積極回應在司法公開背景下如何進行訴訟檔案管理問題[1]。訴訟檔案由一般情況不對外提供利用到全部正卷材料均可對外公開，檔案見證了司法公開大時代的到來。
1.3 非工作重心下的大手筆投入?――檔案數(shù)字化
眾所周知，法院工作的業(yè)務中心為審判，檔案始終只是審判業(yè)務的忠實記錄者、竭誠服務者。此次檔案數(shù)字化工作，僅C市C院一家基層法院，就是兩三百萬元的項目經(jīng)費，這對如今日常審判業(yè)務繁重，工作經(jīng)費緊張的任何一家法院，都需傾盡全院乃至地域之力來共同推動，而全國范圍內(nèi)各級法院已然紛紛行動，僅此一點便足以說明檔案工作正得到前所未有的支持和重視。
2 檔案數(shù)字化過程中的潛在風險
國家檔案局局長楊冬權在2013 年底全國檔案局館長會議上講話時指出檔案外包中存在的隱患，強調要“嚴防外包服務中檔案失泄密?！盵2] 檔案數(shù)字化工作是保護檔案原件安全、建立方便人民群眾檔案利用體系的有效途徑。在這項工作中，安全保密高于一切，是檔案工作的生命之線和底線。
2.1 庫藏檔案數(shù)字化加工中存在的風險
檔案最重要的屬性即它的原始記錄性。而庫藏檔案數(shù)字化加工首先即是在損害這一屬性基礎上的拆卷、加工、還原，不可避免的會對檔案造成一定的損傷。C市C院的庫藏訴訟檔案大多未分立副卷，基于此，數(shù)字化加工機構即獲取了可能本屬審判秘密的全部卷宗內(nèi)容。同時，鑒于外包公司的非法學專業(yè)性，其對于應屬于副卷信息的重點標注是否完全可取，是否自行擴大或縮小了不公開范圍，并無十足把握。
2.2 新生檔案過程卷數(shù)字化的安全
庫藏檔案數(shù)字化加工完成后，以市中院審判輔助事務剝離為原則，最大限度服務審判中心工作，外包公司將一并參與訴訟檔案過程卷的掃描整理。而過程卷因審判流程繁瑣流轉時間較長，且多為未進行裝訂整理的零散材料，卷宗轉接過程中出現(xiàn)遺失的可能性較大，案件材料齊全完整存在未知風險。一旦在訴訟過程中卷宗材料丟失，可能對審判結果產(chǎn)生直接影響，則可能有損司法權威，浪費司法資源，而且對司法公信力產(chǎn)生直接沖擊。
2.3 項目交接時的細節(jié)與保密
檔案外包服務將法院內(nèi)部分工轉化為與外包公司的對外合作，交接手續(xù)繁多且重要。檔案實體移交時的實體安全、數(shù)字化成果交接時的數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份時的存儲介質管理等細節(jié)問題，都存在各種潛在的失泄密風險。比如數(shù)字化成果的驗收與交接，就涉及數(shù)字化加工所使用的計算機、掃描儀等設備，數(shù)據(jù)載體，網(wǎng)絡環(huán)境，加工系統(tǒng)等多方面的安全管理。在將紙質檔案轉化為數(shù)字化信息的全過程，即是依托數(shù)字技術將有形檔案轉化為無形數(shù)字信息的重大工程，其保密工作的重點，也必然擴展到信息數(shù)據(jù)、存儲載體、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在問題的解決對策及思路探討
3.1 建立檔案與保密工作聯(lián)動機制
頒布相關規(guī)章制度，逐步建立檔案工作業(yè)務檢查和保密檢查的聯(lián)動機制，理順檔案管理部門和保密部門的協(xié)作關系，及時溝通，憑借多方力量共同處理檔案工作中存在的各類安全隱患 [4]?？蓪崟r主動邀請檔案管理部門和保密管理部門共同參與到檔案數(shù)字化工作的開展過程中，接受多方監(jiān)督檢查，提前預知防范查漏補缺。
3.2 完善有效的監(jiān)督機制及救濟途徑
制定檔案數(shù)字化各項操作規(guī)程、規(guī)章制度、監(jiān)管機制，要求檔案數(shù)字化服務公司嚴格按照流程操作，并在實踐過程中根據(jù)可能問題實時調整完善。實行法院檔案數(shù)字化專職人員的外部監(jiān)管和數(shù)字化外包公司項目管理人員的內(nèi)部約束相結合的監(jiān)督機制，形成有效的錯誤倒查、績效目標考核管理制度。針對新生檔案過程卷掃描中可能存在的丟失風險，提供可供選擇的多種救濟途徑，備出各項救濟方案，提前將風險預留在可控范圍內(nèi)。
3.3 培育一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才
市場需求的激增導致當今所謂檔案數(shù)字化專業(yè)服務公司質量參差不齊，挑選具有資質、豐富檔案加工經(jīng)驗、良好行業(yè)信譽的外包公司是檔案數(shù)字化工作成敗的關鍵。另一方面，法院檔案管理人員檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗不足，加工標準把握不嚴，對檔案數(shù)字化工作存在畏難情緒。制度、標準、項目的最終實施都在于人，精湛的專業(yè)技能、良好的職業(yè)道德及強烈的工作責任心是工作質量高低的核心影響力，培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才已迫在眉睫。
參考文獻
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[2] 洪檔字[2014]10號，關于加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務安全工作的通知， 南昌市人民政府網(wǎng)站.
關鍵詞：機關事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗
1 什么是專門檔案
專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強的活動中，為了實現(xiàn)相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。
專門檔案是一個群體概念，不是說某一個檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學籍檔案、藝術檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應用于檔案分類當中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨立性。
2 專門檔案分類的優(yōu)勢
專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術機關事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。
同時，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨分類、單獨存儲，同時其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。
3 如何更好地建設專門檔案的管理工作
3.1 要掌握靈活性
管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調整。比如我們保存出版刊物時，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時候可以選擇按照出版時間加以分類，也可以選擇按照出版地點加以分類，還可以按照面向人群進行分類，類似1999年1月1日的《新華日報》可以和同時間的《人民日報》一同歸檔，也可以按照地域和同一時間的《揚子晚報》一同歸檔。檔案管理人員應當按照現(xiàn)實要求，分情況分類進行歸檔。
另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨放置，避免消磁。同時因為聲像檔案的瞬時性和階段性，此類檔案還應該及時歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應當留存?zhèn)浞?。對于感光材料和磁材料的借閱問題上，應該嚴格控制原件借閱。
3.2 要重視完整性
專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機關立案偵查、檢察機關提訟到審判機關審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設備、財會、驗收等方方面面，其參與部門之多、時間之長、工程之復雜等都非?？简灆C關單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點，在后期的核查及糾錯將會出現(xiàn)重大干擾。機關事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。
對于非紙介檔案，除了應留存?zhèn)浞葜猓谟浿羞€應當對檔案生產(chǎn)的時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動等一一注明。明確一線責任人的責任，加強系統(tǒng)監(jiān)督。
3.3 要強調時效性
不同的專門檔案有不同的管理方式?，F(xiàn)實社會中，信息量冗雜且繁復，很難對全部的檔案管理做到全面、準確，紙質材料的存檔更是如此，往往紙質檔案隨著時間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價值，這時我們可以將超時的這類訴訟檔案再逐一進行專門管理；教學工作的學籍檔案根據(jù)學生是否在校，分類管理，按照在籍學生、未畢業(yè)保留學籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應的支持。
對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時效性，還要從其本身的材質出發(fā)，視情況整理。磁介質的檔案需要隔一段時間檢查檔案質量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時也要注意保質期限。
如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。
設社會主義法治國家進程中發(fā)揮其應有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點淺見。
一、抓好規(guī)范化，夯實基礎
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應做到把好“三關”。
（一）把好“收集關”，基礎材料規(guī)范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規(guī)及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。
（二）抓好“整理關”，科學立卷規(guī)范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業(yè)務部門要加強與檔案業(yè)務部門的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎建設，制定統(tǒng)
一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規(guī)范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定有機的結合起來，從而真正實現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。
（三）強化“考核關”，促進檔案規(guī)范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業(yè)務能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強業(yè)務培訓的同時強化考核，使每個相關人員加強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應有地位。
二、落實制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應著重從三個方面：
（一）組織落實
法院的檔案管理是一個科學、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環(huán)節(jié)去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結以及調檔查閱等多個環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環(huán)節(jié)，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領導的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責的良好氛圍和責任意識。
（二）不斷完善
隨著社會發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應法院檔案發(fā)展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學發(fā)展理念，摒棄“為爭創(chuàng)而爭創(chuàng)”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責任落實到法院業(yè)務管理工作中去，進一步明確各業(yè)務崗位的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規(guī)范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發(fā)展。
三、依托信息化，科學發(fā)展
法院檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強信息化基礎設施建設
軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。這就要求基層法院在檔案信息化建設過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設備如計算機、掃描儀、服務器等的同時，亦要積極加大適應基層法院檔案管理實際工作的軟件設備的開發(fā)和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設
檔案信息資源共享的前提是各類
蓮山課件信息資源數(shù)據(jù)庫的建設。因此在檔案信息化建設過程中，不光要對室藏檔案數(shù)字化，同時還對新生成的文件進行數(shù)字化。充分利用計算機技術、掃描技術等多種現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案同步歸檔，建立一個有序結構的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務。
（三）加大檔案人才隊伍的建設
一、對檢察檔案實行現(xiàn)代化管理的必要性和重要性
檔案是證據(jù)。檢察機關是國家的法律監(jiān)督機關，其監(jiān)督活動貫穿于刑事訴訟的全過程，并且對國家工作人員貪污賄賂犯罪、國家機關工作人員瀆職犯罪具有偵查權、偵查，是收集證據(jù)，審查批捕，是審查證據(jù)，出庭支持公訴，要依靠證據(jù)，可以說，證據(jù)是刑事訴訟活動的生命。從檔案形成的特點看，是當時、當?shù)亍斒氯酥苯邮褂玫奈募牧嫌袟l件地轉化而來的，是未經(jīng)任何改動的原始材料，是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案本身的特點看，它是歷史的真實記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問題的依據(jù)。檔案是“句號”。每個案件，都經(jīng)法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、、審判到執(zhí)行，都有詳細的記載。事情終結、案件辦結的標志是什么？兩個字：歸檔。沒有歸檔的事情、案件，都還沒有真正劃上“句號”。北方農(nóng)民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面諸般努力的實際效果就會大打折扣。檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動的果實，心血的結晶，因而，必須科學、規(guī)范、完好地保存。檔案是歷史，它真實記載著經(jīng)驗和教訓，有著不可替代的現(xiàn)實參考價值。檢察檔案是檢察機關工作的查考憑證，辦案干事業(yè)的重要依據(jù)，調查研究的必要條件和基礎，是開展培訓的生動教材。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，對檢察檔案實行現(xiàn)代化管理已迫在眉睫。
二、目前檢察檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題
經(jīng)筆者初步調查，在檔案管理、存放中主要存在以下問題：檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設置過于簡單，案卷目錄一本賬、重復交叉現(xiàn)象嚴重、整體功能發(fā)揮難的問題；有的已晉級的基層院，當時只是為了應付晉級檢查，雖購買了軟件，但沒有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔規(guī)范；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒有購買防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統(tǒng)的老式的“五節(jié)柜”，沒有購買密集架；有的基層院沒有專門用于檔案工作的微機，既不便于檔案軟件的利用，也不符合安全保密規(guī)定；還有的基層院領導重視不夠，從不過問檔案工作，甚至沒有設置專門的檔案室。上述問題的存在，原因是多方面的，有領導的、有管理的、有資金的、有人員素質的，如果不下大氣力加以規(guī)范和解決，勢必是對過去檢察工作的不負責任，對未來檢察工作也會造成嚴重的影響和制約。
三、檢察檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的途徑和辦法
1、以提高認識為前提，轉變各級領導的思想。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現(xiàn)代化意識水平。首先，主要領導要總攬。認真從自身作起，檢討對檔案工作認識和重視上的偏差，切實轉變思想。在實際工作中應投入一定的精力關心支持這項事業(yè)，要經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作。應想方設法創(chuàng)造檔案現(xiàn)代化管理的物質保障條件。其次，主管領導要真管。應當把檔案工作列入工作職責，經(jīng)常了解檔案員在干什么、想什么，領導能夠為他們做些什么。每年至少要研究一兩次檔案工作，對重大事項、重要問題，要定期聽取匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依據(jù)標準和有關規(guī)定開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難和問題。
2、以提高素質為核心，建設專業(yè)化隊伍。檢察檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質，良好的職業(yè)道德，而且要具有較高的檔案理論水平和較強的業(yè)務能力。實踐證明，只有有了高素質的檔案管理人員，才會有高質量的檔案管理工作。因此，培養(yǎng)和造就高素質的檢察檔案管理人員，是實現(xiàn)檢察檔案管理現(xiàn)代化的核心和關鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質。增強他們的政治意識、宗旨意識，使之具有高度的職業(yè)責任感和堅定明確的事業(yè)心；要增強檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，使之充分認識檢察檔案的重要性以及它潛在的價值，認真履行崗位職責，做到干一行，愛一行，專一行，精一行，確保能保質保量地完成任務。其次，要提升檢察檔案管理人員業(yè)務素質。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識，而且還要具備相關的檢察業(yè)務知識。因此，必須通過全方位、多角度、多層次的培訓，努力實現(xiàn)檢察檔案管理人員由事務型、封閉型向知識型、復合型、開放型的轉變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質。計算機和計算機局域網(wǎng)已在檢察工作中廣泛應用，檢察檔案管理者必須熟練地掌握計算機操作技能、網(wǎng)絡應用技能，不斷適應檢察檔案工作發(fā)展的需要。
3、以完善設備為重點，加大投入力度。一個完整的、現(xiàn)代化檔案室，應配齊密集架、防磁柜、微機、復印機、錄像機、掃描儀、溫濕度計等。檔案管理的現(xiàn)代化不僅是設備配置的現(xiàn)代化，還包括管理技術、管理思想的現(xiàn)代化和管理標準的統(tǒng)一化，而這一切，都與科學技術的現(xiàn)代化息息相關?，F(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設備，而工作標準化、規(guī)范化則是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。在檢察檔案設備配置上，既要考慮先進性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時，要著重考慮兼容性、擴展性、容錯性及是否便于升級的問題，如科怡檔案管理軟件，就比較適用，便于升級，易于查找。應把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃，列為本單位重要達標的內(nèi)容進行考核。在宏觀上要有總體思路，推動檔案工作與時俱進，在微觀上要不斷規(guī)范技術要求。
關鍵詞 法院 檔案 信息化 數(shù)字化
作者簡介：吳心言，蘇州市吳中區(qū)人民法院。
近一個世紀以來，計算機技術飛速發(fā)展并迅速席卷全球，以計算機為基礎的信息技術應用日益廣泛，一場全球范圍內(nèi)的信息革命由此引發(fā)。信息技術的發(fā)展步伐不斷加緊、加快，一股國家信息化和企業(yè)信息化的熱潮亦隨之出現(xiàn)。在此背景下，人民法院檔案作為國家檔案的重要組成部分，其信息化已成為我國信息化建設工作的重要組成部分。
一、人民法院檔案信息化建設的概念與沿革
檔案是指“國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案，屬于國家重要的專業(yè)檔案，訴訟檔案是“人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。” 訴訟檔案的管理工作與審判工作密不可分。數(shù)字化則是“將許多復雜多變的信息轉變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，引入計算機內(nèi)部，進行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程?！?人民法院檔案信息化，就是指利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等現(xiàn)代化信息技術將傳統(tǒng)介質的紙質訴訟檔案，進行數(shù)字化處理，進而形成數(shù)字檔案信息資源并應用于實際的過程。
隨著計算機技術的發(fā)展興起，法院檔案信息化以此為基礎開始起步。70年代末80年代初，計算機剛剛引入，我國檔案界便開始嘗試運用計算機輔助檔案管理工作。到了90年代末，在信息化整體戰(zhàn)略的助推下，國家和地方政府對檔案信息化建設的投入大幅增加，檔案部門配置的信息化設備增多，檔案從業(yè)人員的計算機應用能力迅速提高，檔案信息化建設的相關法規(guī)也得到了進一步的完善，檔案信息化建設進入了快速發(fā)展時期。進入21世紀后，國家檔案局相繼頒發(fā)了《全國檔案信息化實施綱要》及《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》等文件，要求“建立與國家經(jīng)濟和社會發(fā)展相適應的檔案工作體制與機制，充分發(fā)揮檔案和檔案工作服務各項建設事業(yè)、服務人民群眾的作用” ，這標志著我國的檔案信息化事業(yè)進入了系統(tǒng)發(fā)展階段。
二、吳中法院檔案信息化的具體實踐
該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開會議，聽取匯報，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費偏緊的情況下，抽調人員充實檔案科力量，撥出專款，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經(jīng)驗豐富、具有相應保密資質的公司負責具體掃描工作，并督促該公司嚴格按文件要求備案；及時安排工作場地，安裝現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細工作方案，簽訂協(xié)議，細化任務，落實責任；工作過程中加強督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時有效，實體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時，強化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡部門積極提供技術保障和支持，擴大數(shù)據(jù)庫容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發(fā)展。
三、法院檔案信息化建設的優(yōu)勢及存在的問題
相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優(yōu)勢。
第一，提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化，是實現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎。數(shù)字化資源存儲于硬盤、光盤等數(shù)字儲存介質上，其優(yōu)勢在于不易遺失損毀，復制、轉移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。
第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠實現(xiàn)資源高度共享，從而擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。
第三，降低空間占用率?，F(xiàn)在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。
首先。法院干警“重紙質輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統(tǒng)紙質檔案的工作模式已然習慣，對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質檔案，造成電子檔案的“有而無用”。 其次，檔案管理軟件本身開發(fā)尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發(fā)生。
再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉錄易出現(xiàn)差錯。法院的數(shù)字化檔案是在多個平臺上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。
最后，專業(yè)數(shù)字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關專業(yè)公司派駐員工進行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯誤率。
四、完善人民法院信息化建設的建議
第一，加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對法院檔案部門人員進行培訓，另一方面，對外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進行法院檔案基本內(nèi)容、構成方面的培訓。此外，要抓好檔案的安全教育和維護教育工作，使檔案調用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全負責的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風險。
第二，建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術，照片修復技術，電子信息回復技術，計算機錄音處理技術等，為檔案安全提供技術支持。切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。
第三，加強財力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務審判一線的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護，用以更新先進的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設備。
