發(fā)布時間：2023-05-26 15:50:13
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作的服務性樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
檔案工作實質(zhì)是檔案管理工作與檔案開發(fā)利用工作，具體而言，檔案管理工作是運用科學的原則和科學的方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作，把握檔案工作的特點有助于更好的實現(xiàn)檔案科學管理與檔案有效的開發(fā)利用。就其檔案管理工作的內(nèi)容而言，包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務等內(nèi)容。
檔案工作的特點
檔案工作的特點主要是指檔案工作區(qū)別于其他事物的內(nèi)在屬性。檔案工作就其本質(zhì)而言，是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為各項目社會活動服務的服務性工作。在一定的條件下，檔案管理水平的有限性與社會活動的多樣性、變化的檔案信息需求之間始終是即統(tǒng)一又對立存在的矛盾。
檔案工作就其基本特點來說，具有服務性、文化性、管理性、政治性與科學性等五個特點。
檔案工作的服務性特點。檔案工作最為顯著的特點是服務性，具體而言，機關(guān)檔案工作腰圍提高機關(guān)行政效率服務，企業(yè)檔案工作要為企業(yè)提高生產(chǎn)效率、管理效率、提升企業(yè)市場競爭力服務，國家檔案工作則要立足于服務國民經(jīng)濟和社會發(fā)展、科學、教育、文化、衛(wèi)生等領(lǐng)域。檔案工作區(qū)別于其他服務性工作之處在于檔案工作是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊工作。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，大數(shù)據(jù)日益影響著人們的生活，因此，對于檔案工作及檔案管理工作而言，更應該在檔案信息資源有效管理、高效實用、資源共享等方面進行改革創(chuàng)新，為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供服務。
檔案工作的文化性特點。檔案的內(nèi)容和用途決定了檔案工作有很強的文化性，具體表現(xiàn)在四個方面：一是檔案具有歷史文化遺產(chǎn)的屬性，檔案信息資源是經(jīng)濟和社會發(fā)展的記載，是社會發(fā)展、科技進步、人們生活水平不斷提高的記載，是無形的歷史財富及資產(chǎn)，從記載的內(nèi)容的連續(xù)性上可以看出檔案對于社會形態(tài)、文化取向等方面都具有傳承作用。因此，檔案具有歷史文化遺產(chǎn)的屬性；二是檔案的社會傳播作用，檔案的傳播作用主要體現(xiàn)在具有傳播社會文化知識與信息的作用方面，檔案服務工作很重要的功能就是根據(jù)社會文化建設與發(fā)展的需求，通過各種方式服務，也就是為上層建筑服務，因此檔案的社會傳播作用充分的體現(xiàn)了檔案工作的文化性；三是檔案的社會教育功能，檔案中所記載的內(nèi)容是社會文化歷程的結(jié)晶，是一種凝固的歷史，檔案既反映和維護民族歷史的真實性，也是認識歷史的主要途徑，更是愛國主義教育的重要方式。
檔案工作的管理性特點。檔案作為文檔資料與數(shù)據(jù)資料的保存方式，在一定程度上是一種資源收集、整合與管理的服務性工作，因此檔案具有管理性的特點，具體主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案工作是一項管理檔案的專業(yè)性工作，檔案工作的性質(zhì)其根本就是檔案的管理工作，其管理對象與內(nèi)容就是檔案，管理的目的是收集、整理、開發(fā)、利用檔案信息資源，為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務；二是檔案工作是信息資源管理的重要內(nèi)容，信息資源管理是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設備，對信息資源實施計劃、預算、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)的一種管理學科活動，檔案作為一種信息資源，也就必須按照信息資源管理工作的目標、內(nèi)容、要求進行工作與管理；三是檔案管理工作是社會管理活動中的組成部分，檔案就是保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序性工作，是為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供決策參考依據(jù)的工作，從系統(tǒng)論的角度上看，檔案工作這一相對獨立的管理系統(tǒng)處于不同規(guī)模和層次的更大的社會管理系統(tǒng)之中。
檔案工作的政治性特點。檔案的政治性主要體現(xiàn)在：一是檔案工作的方向是檔案工作政治性的集中體現(xiàn)；二是檔案工作的開放度大小也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。政治性不但體現(xiàn)在工作方向和開放程度方面，同時也體現(xiàn)在檔案的公開與保密程度上，對于不同層級、級別、內(nèi)容的檔案，公開的程度，保密的等級都體現(xiàn)了檔案工作的政治性。
檔案工作的科學性特點。檔案工作是一項具有很強科學性的工作，這主要體現(xiàn)在：一是檔案工作是一項為科學研究和科學管理提供必需的信息支撐與管理的工作；二是檔案工作實踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學內(nèi)容；三是檔案工作要大量運用現(xiàn)代管理科學的內(nèi)容和信息技術(shù)成果支撐。
建議
本文把人事檔案工作放在改善發(fā)展環(huán)境的大背景下來探討，突出說明了服務在人事檔案工作中的重要性，認為服務是人事檔案工作的基本職能；存在的問題，認為存在“三個差距”； 以及在人事檔案管理中強化服務的問題：提高服務意識，創(chuàng)新服務體制機制，煉好服務本領(lǐng)。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理服務
Abstract: The essence of personnel archives work is the service. This is the need of economic and social development needs, the development of enterprises, is the need for talent development. In this paper, the background of the personnel archives work on improving the environment of development, highlighted the importance of service in personnel archives work, that service is the basic function of the personnel archives work; the problems that exist, "the three gap"; and strengthen the service in one thing: to improve service in Archives management consciousness, mechanism innovation service system, builds up the service ability.
Key words: personnel file management; service
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：
檔案管理是人事工作的基礎性工作，它不僅具有很強的專業(yè)性，更具有很強的服務性。每一個人事檔案工作者，都應該站在改善服務環(huán)境的高度，切實增強服務意識，完善服務流程，提高服務質(zhì)量，更好地服務于人事工作，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。
一、增強服務意識，是經(jīng)濟社會發(fā)展的客觀需要
人事檔案工作有諸多屬性，最基本的屬性還是服務。以往我們談人事檔案工作，從專業(yè)角度談得多，強調(diào)的是“管理”，就是怎么收集、怎么整理、怎么保管、怎么統(tǒng)計等等，就專業(yè)談專業(yè)，常常把它的服務屬性放在比較次要的位置。其實，在市場經(jīng)濟條件下，人事檔案工作的服務屬性更加突出。
1、勞動力市場化需要突出服務性。人事檔案工作的服務重要對象就是各級各類人才。經(jīng)過改革開放30多年的發(fā)展，人才已經(jīng)走上了市場化的道路。人才大多數(shù)要通過人才市場，尋找就業(yè)單位；同時，用人單位又通過人才市場尋覓人才。在這個過程中，各級各類人才的檔案通常要保留在人才市場。
人事檔案是與當事人的工資、職稱評定等切身利益密切相關(guān)的。作為人事檔案管理部門，如果服務跟不上，就可能影響到當事人自身的發(fā)展。從這個意義上說，做好服務，就是對當事人負責，就是“以人為本”。
2、改善發(fā)展環(huán)境需要突出服務性?！叭送咛幾?，水往低處流”。人才的流動同樣如此。尤其是那些高端人才，以及大量的具有較高技能的熟練勞動者，他們不僅追求較高的工資待遇，較好的社會保障，較好的居住條件，還追求較好的工作環(huán)境、服務環(huán)境乃至社會環(huán)境。這些需求的滿足，很大程度上需要政府提供完善、優(yōu)質(zhì)的公共服務。
人事檔案工作就是一個基本的服務環(huán)境，如果單純停留在管理而不是服務跟不上，就很難吸引人才，留住人才。就開發(fā)區(qū)來說，它具有較強的探索性、超前性的特點，不僅在產(chǎn)業(yè)發(fā)展上領(lǐng)先一步，而且常常是人才的高地，在經(jīng)濟社會發(fā)展中起著先頭兵的作用。這一特殊的環(huán)境，決定了開發(fā)區(qū)人事檔案做好服務的極端重要性，因為這里是外來人才打交道最多的地方?？梢哉f，人事檔案服務工作，是一個地區(qū)、一個部門服務環(huán)境優(yōu)劣的直接體現(xiàn)。
3、企業(yè)的發(fā)展需要突出服務性。企業(yè)是市場的主體，也是經(jīng)濟繁榮的重要支撐。在我國的眾多企業(yè)中，大型企業(yè)因其基礎好，裝備先進，人才充足，生產(chǎn)出來的產(chǎn)品也較有保證。反觀中小企業(yè)，雖然總量上占據(jù)了絕大多數(shù)，但是突出的問題是人才缺乏，不僅造成管理落后、產(chǎn)品質(zhì)量差、原材料等資源浪費，甚至有的鋌而走險，生產(chǎn)假冒偽劣產(chǎn)品。
為企業(yè)提供人才服務，是人事檔案工作的基本職能。人事檔案管理部門應該很好發(fā)揮自身這種人才資源優(yōu)勢，把人事檔案工作與企業(yè)人才需求更好地結(jié)合起來，不斷滿足企業(yè)的各種人才需求，促進我國中小企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
二、當前人事檔案中存在的問題
站在服務的角度看，人事檔案工作作為基礎的公共服務之一，與經(jīng)濟社會發(fā)展對人才的需要，人才本身切身利益的需要以及企業(yè)的需要來看，還有許多不相適應的地方。
與經(jīng)濟社會發(fā)展的差距。市場經(jīng)濟條件下，人才的流動性十分頻繁，這也給檔案工作帶來了巨大壓力?，F(xiàn)在許多地方招商引資，上大項目，上高端產(chǎn)業(yè)。這些建設，一般來說都伴隨著大量的人才引進。還有社會建設、國家機關(guān)招錄工作人員等，都涉及到人事檔案工作。存在的突出問題，就是運轉(zhuǎn)效率低，一個人從一個單位到另一個單位，光辦人事手續(xù)就要好長時間，甚至是幾年的時間。人事檔案工作專業(yè)性、政策性都很強，但是這并不影響提高認識檔案工作效率。在講究政策性的同時，切實提高辦事效率，是人事檔案工作需要下功夫解決的問題。
與人才切身利益的差距。人才是一個地方經(jīng)濟社會發(fā)展的寶貴財富。一方面要吸引人才，讓更多的高端人才實現(xiàn)自身價值，另一方面是留住人才，讓人才能夠在安心、舒適的環(huán)境下愉快工作。問題是，許多地方十分重視吸引人才，下盡了工作，做足了功課，但是卻忽略了人才的使用，在留住人才上缺乏誠意，缺乏招數(shù)，致使引進來的人才不安心，留不住，這樣的例子在實際工作中并不少見。
關(guān)鍵詞：檔案信息化建設；檔案服務工作；分析和探討
在信息技術(shù)的不斷推動下，我國的檔案工作效率和質(zhì)量都有了明顯的提高。當前社會全面進入了計算機時代，檔案工作要與時展同步，努力實現(xiàn)檔案工作的信息化。在這樣的發(fā)展背景下，文章作者結(jié)合工作實際，對如何有效開展檔案服務工作進行了分析。
1檔案服務工作問題分析
檔案記錄各種社會生活方式，只有保障檔案工作的順利開展，才能使資料得以完好保存，足可見檔案工作的重要性。信息化時代的作用下，各項檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出迅速增長的態(tài)勢，要應用信息化的處理方式，進行檔案信息的處理工作，改善傳統(tǒng)檔案工作中的缺陷，這樣來看檔案信息化建設是檔案工作的未來發(fā)展方向。檔案工作的水平在社會的發(fā)展下有了提高，不僅如此，檔案工作的服務性質(zhì)也要求檔案部門轉(zhuǎn)變固有的工作思維，不斷地提升工作質(zhì)量。檔案工作其實具有的服務性很強，檔案工作人員除了要有正確的服務意識，明確自身的工作方向，不斷提高工作質(zhì)量外，還要不斷提高軟硬件配置水平和檔案信息質(zhì)量，使自身的工作能夠始終與時展同步。
2檔案信息化對檔案服務工作的影響
檔案服務工作受到檔案信息化的影響往往是多方面的，包括基礎設備、人才隊伍建設、檔案服務理念等。近年來我國的計算機技術(shù)可謂是有了質(zhì)的提升，可是很多最新的計算機技術(shù)卻沒有應用到檔案工作中。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國的檔案基礎設備還很落后，檔案管理條件不足，特別是在檔案服務中應用先進基礎設備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國與發(fā)達國家的差距所在。先進的基礎設施有利于檔案工作的有效開展，特別是檔案管理更加科學的今天，將先進的計算機技術(shù)應用到檔案管理中，是檔案工作未來的發(fā)展要求?；诖?，檔案工作的相關(guān)部門就應加大基礎設施投資力度，不斷提升檔案信息化的水平，以便為檔案工作的順利展開提供足夠的物質(zhì)支撐。在人們傳統(tǒng)的思想中對檔案工作缺乏足夠的重視，使檔案信息的利用率大打折扣。在當代社會，人們對信息資源的要求呈現(xiàn)出越來越高的趨勢，這就需要檔案部門定期組織各種檔案知識的宣傳活動，增強人們樹立檔案意識，使檔案服務工作的質(zhì)量得到提高。檔案是一種重要的信息資源，利用得當才能成為生產(chǎn)力，檔案信息在人們傳統(tǒng)的認知上被看成是一種管理工具，而非服務方式。在經(jīng)濟社會發(fā)展的推動下，檔案信息資源實現(xiàn)了大開發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實具有很強的服務性，這就需要檔案工作人員以正確的服務理念來對待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動為主動服務，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強的問題，所以檔案工作人員應不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學習關(guān)于檔案的新知識。另外，各級檔案部門應根據(jù)自身的情況，積極地組織相關(guān)人員進行培訓，還可以與兄弟單位進行經(jīng)驗交流，使工作人員能夠認識到自身的缺點和不足，這樣不僅有利于自身素質(zhì)的提高，更為深遠的意義還在于整體檔案工作隊伍也能夠得到提升?，F(xiàn)階段很多的檔案部門還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時展不相適應，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進了較為先進的檔案管理設備，但卻沒有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無法為社會提供最先進的檔案管理工作，不利于檔案服務工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。
3檔案信息化建設背景下檔案服務工作開展的具體方式
要從思想上認識到先進的計算機技術(shù)為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動服務為主動服務，讓檔案工作的服務性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應展開多種形式的服務工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴大信息服務的輻射范圍，以社會實踐的形式，來深入社會，對社會各個方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務模式，使服務質(zhì)量得到有效的提高。在社會發(fā)展的推動下，檔案信息資源的服務對象和用戶使用特點有了一定的改變，為了適應這樣的發(fā)展，檔案工作應在服務內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務工作要不斷加強和社會的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會。另外，檔案信息服務應突破已有信息資源的束縛，以社會的需要為風向標，積極擴大自身的業(yè)務范圍。檔案館的業(yè)務范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴大了服務范圍，而且還擁有了獨特的服務項目，這些都要歸功于檔案信息資源的海量性。檔案服務工作的信息化已經(jīng)社會發(fā)展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應始終被關(guān)注的重點和關(guān)鍵。在檔案信息化建設的大背景下，檔案服務工作越來越需要復合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導航員外，還應是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養(yǎng)建立擁有專業(yè)能力強，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊伍，也就是人們俗稱的"德才兼?zhèn)?。這樣的隊伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識和計算機技術(shù)，使信息化時代下檔案服務工作的質(zhì)量能夠在此基礎上得到更加穩(wěn)固的支撐。從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務工作的整體質(zhì)量，需要加強各級檔案部門的橫向交流，促進檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻等各自獨立的情況，實行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢，將整個信息系統(tǒng)進行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務工作的最終目標?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運用先進的計算機技術(shù)進行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結(jié)束語
通過文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢了，所以必須得到應有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設的需要，也要求檔案工作不斷地進行提高，特別是在設備、人才隊伍上，應將傳統(tǒng)的檔案工作進行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說檔案信息化建設工作要不斷地進行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風，以一種服務意識去工作，不斷地提高自身的專業(yè)技能，將檔案信息化工作建設得更好，以便為社會經(jīng)濟的發(fā)展做出貢獻。
作者:朱鳳智 單位:中房集團哈爾濱房地產(chǎn)開發(fā)公司
參考文獻:
[1]揚彩云，李劍鋒，王振良，等．知識創(chuàng)新與高校檔案資源的信息化建設[J]．陶瓷研究與職業(yè)教育，2006（2）．
一、醫(yī)院文書檔案管理的特點
醫(yī)院文書檔案屬于醫(yī)院非常重要的文件，它記載著醫(yī)院所有的重大事件，它見證了醫(yī)院的歷史，并對醫(yī)院的管理與未來具有非常重要的作用。醫(yī)院文書檔案具備了服務性、保密性、規(guī)范性的特點。
1.服務性。醫(yī)院的文書檔案主要是給醫(yī)院的領(lǐng)導部門提供決策或參考，所以，醫(yī)院文書檔案具備了服務性，通過服務性來提升醫(yī)院領(lǐng)導階層的工作效率及信息化的管理，并且也可以為患者提供更加方便的查詢服務；
2.保密性。醫(yī)院文書檔案具備了高度的保密性。由于許多文書檔案都牽連到醫(yī)院的內(nèi)部以及患者的相關(guān)資料，因此保密工作一定要做到位，絕對不可以將這些信息流傳出去，以免一些不法分子做出危害醫(yī)院和患者的事情；
3.醫(yī)院文書檔案很多都屬于醫(yī)院領(lǐng)導級別的公文，這些公文的管理是所有文書檔案的中心，具備了規(guī)范性的特點，這樣的規(guī)范性主要通過公文的紙張管理、字跡管理、傳遞管理以及檢查管理的為你各方面體現(xiàn)出來。
將醫(yī)院的文書管理工作做好，不但可以提升醫(yī)院的工作效率，還可以加快醫(yī)學的進步。
二、目前醫(yī)院文書檔案的管理存在哪些問題？
1.醫(yī)院文書檔案管理制度不到位。
當前，我國醫(yī)院文書檔案的管理通常都存在于行政辦公室的綜合檔案部門，可是因為以往的檔案設置管理具有一些問題，使得醫(yī)院的文書材料及病人的資料通過不同的可是進行管理，這樣的管理方法不但不利于綜合開發(fā)利用，還會造成管理方面的松懈，造成工作效率下降，并且一旦出現(xiàn)問題時，各科室就會相互推卸責任，對于醫(yī)院的管理非常不利。并且，當前許多醫(yī)院不關(guān)注醫(yī)院文書檔案的管理工作，管理意識非常不夠，檔案的管理制度不到位，職責分工模糊。文書檔案資料如果可以被充分利用，會為醫(yī)院帶來非常高的回報，也可以讓醫(yī)院的管理更加規(guī)范。
2.醫(yī)院文書檔案的管理人員需要提升專業(yè)素養(yǎng)。
當前，因為我國許多醫(yī)院對文書檔案的管理工作不給予充分的重視，使得醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、文化程度都無法達到水準，根本不符合當前醫(yī)院的發(fā)展需求。許多醫(yī)院的文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都有待提升，知識老化、不儲備新知識，工作效率過低，這對于我國的醫(yī)院文書檔案管理工作的發(fā)展十分不利。
三、新形勢下醫(yī)院文書檔案管理的有效方法
1.提升文書檔案管理的設施建設
醫(yī)院應當提升文書檔案管理的設施建設，以便可以加快文書檔案管理的發(fā)展。首先，要在硬件設施方面進行建設。醫(yī)院要為文書檔案管理部門配備相應的辦公設施，例如辦公室、庫房、檔案館等場所，并應配備電腦、掃描機、打印機、復印機、檔案架等辦公用品，還應添加監(jiān)控設施、消防器材、除塵設施、空調(diào)等檔案保護設施，以便可以在管理文書檔案上實現(xiàn)自動化和信息化的管理模式。其次，在軟件設施方面進行建設，應當通過醫(yī)院的具體情況采取相應的文書檔案管理軟件模式，并通過良好的軟件系統(tǒng)為其維護和升級。
2.改革文書檔案的管理方法
由于醫(yī)院的管理建設執(zhí)行信息化的管理模式，醫(yī)院應當通過高科技的電子信息技術(shù)管理文書檔案，并通過這種方式來提升文書檔案管理工作的效率。首先，透過運用電子信息技術(shù)以及計算機技術(shù)，可以將收集文件、整理文件、歸檔文件等工作流程進行簡化，并且針對檔案采取分類儲存、備份的方式進行管理；其次，通過醫(yī)院的網(wǎng)絡信息平臺以及檢索平臺，讓檔案的使用人員透過授權(quán)可以獲得需要的資料，加強文書檔案查閱工作的效率；再次，加強文書檔案的電子化管理的保密措施，通過合理的技術(shù)方法做好防消磁、防損壞的保護工作，針對電子文書檔案要采取異地存儲及備份的方式進行管理，并通過文書檔案的保密性高低來采取不同等級的保管方式，對于高機密性的文檔要通過高級別的加密方式進行管理。
3.落實文書檔案專項渠道管理改革
醫(yī)院的文書檔案管理由于關(guān)系到人事科、財務科、設備科、醫(yī)務科、總務科、辦公室等各個部門。醫(yī)院應當把辦公室當做文件的歸納及傳遞的重要科室，把文書檔案的專項渠道歸結(jié)到辦公室進行管理，將多方管理變成專一管理，并指派專人負責監(jiān)督各部門上交的文件資料，以防造成文件散亂或長期積壓的狀況，從頭抓起，保證文件資料的保密性及完整性，為提升醫(yī)院文書檔案管理的效率打好基礎。
4.加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期進行培訓
檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)同醫(yī)院文書檔案的管理水準緊密相連。醫(yī)院應當通過一些相關(guān)方式提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，例如可以通過定期為管理人員進行專業(yè)的培訓、可以進行一些業(yè)務方面的交流活動、可以通過現(xiàn)場觀摩的方式進行學習，用類似此類的活動來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理業(yè)務的操作能力。檔案管理人員要來掌握文件收集、歸檔的范圍，并及時做好回收的工作。醫(yī)院還應當針對檔案管理人員進行定期的計算機培訓，通過培訓學會新的管理方面的技術(shù)，進而提升文書檔案信息化管理的能力。
結(jié)束語：綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理的工作屬于系統(tǒng)類工作，應當從觀念上、制度上、管理上、服務上不斷進行改革，使其符合時代趨勢，突出醫(yī)院文書檔案管理工作的特色，以此實現(xiàn)社會的進步、醫(yī)院的發(fā)展。
參考文獻：
[1]姬忠起，鄧忠印.淺析新形勢下醫(yī)院檔案工作的開發(fā)利用[J].山東檔案.2009.（01）
【關(guān)鍵詞】技工學校；檔案管理；水平提升
0引言
技工院校是職業(yè)學校的一種，技工院校中師生的就職信息、入學以及學習生活信息、各種黨團關(guān)系資料以及學校發(fā)展資料等，都是此類職業(yè)學校在日常教育工作中積累下的重要信息，這些信息有助于技工學校尋找發(fā)展中的問題和經(jīng)驗、有助于學校師生合理的安排自己的教學生活。檔案管理工作對技工院校的資料收集、整理、保存和利用直接負責，我們有必要對該項工作的發(fā)展進行探討。
1技工院校檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案工作效率不高
檔案工作的效率指的是檔案工作量與時間的比例。檔案工作從表面上來看比較簡單，分為收集資料、分類整理、保存、調(diào)取等幾個環(huán)節(jié)，但是實際上檔案工作的工作量是比較龐大的，每年隨著學生入學而來的檔案數(shù)量非常多，而在學生畢業(yè)、就業(yè)的過程中檔案調(diào)取工作也非常繁瑣。在日常工作中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案服務需要不能得到及時滿足的情況，大量的檔案整理工作耗時也比較長久，檔案工作的效率不高導致了檔案管理工作中的其他問題產(chǎn)生，影響檔案資料本身的利用價值。
1.2檔案利用率不高
技工院校的檔案資料來源于學校辦學的過程，其中即有師生人事檔案，又有學校的建設以及教務資料。檔案資料來源于學校，也應該應用于學校，為學校的建設以及發(fā)展做出應有的貢獻和幫助。然而，目前技工院校的檔案資料只在教職工工作調(diào)動、學生入學以及畢業(yè)的時候使用最為頻繁，檔案資料沒有為學校的發(fā)展提供更多的建議，大多數(shù)情況下都在被動地接受檔案管理工作，而有些刻板的工作規(guī)章，更加不利于檔案資料的高效利用。
1.3檔案管理者與使用者溝通不良
檔案管理工作中大多數(shù)的工作內(nèi)容并非檔案室人員獨立完成的。檔案資料的收集、送交、調(diào)取等工作以及檔案資料的保密工作，實際上都是由技工學校的教職工以及學生和管理工作人員共同完成的。在檔案管理的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)管理者和使用者溝通不良的問題，導致檔案管理部門經(jīng)常被誤解為“辦事難”的部門，檔案管理的服務性特征削弱了。
2技工院校檔案管理水平提升的途徑
2.1以檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)提高作為工作效率提高的基礎
技工院校的檔案管理工作效率低的問題要得以解決，最基本的方法是要改善檔案管理工作的工作模式，以信息化管理代替人工管理，信息化的檔案管理要求工作人員的職業(yè)能力有相應的變化，因此，提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)是使檔案工作效率提高的基礎。在信息化背景下，技工院校檔案管理工作要想發(fā)揮對學校的宣傳作用和對教師、學生的服務作用，就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。學校應該重視檔案管理工作人才隊伍的建設，優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)，并且重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度；還應該積極對檔案管理工作人員進行信息化管理技能培訓，包括計算機的使用技能、檔案數(shù)據(jù)庫的建立以及應用、信息化窗口管理等，按照技術(shù)培訓的結(jié)果，對檔案工作人員進行科學的崗位分配，以保證管理及服務工作的整體更加協(xié)調(diào)、效率更高。
2.2改善檔案管理的模式提高檔案利用率
技工院校檔案的利用率不高，很大一部分原因在于檔案管理的模式較為傳統(tǒng)，即認為檔案管理是工作人員的職責范圍，與學校師生的關(guān)系不大，以至于師生不能理解也不能主動去應用檔案，一些有利于學校發(fā)展的檔案資料，常年積壓在檔案室，不能發(fā)揮其應有價值；對學校的教師和學生的基本檔案進行分類、歸檔、編制檢索工具再進行利用，是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種管理方式是封閉性的，不利于檔案服務工作的開展。例如，在檔案查找和調(diào)用方面，只有技工學校檔案工作人員才能找到相應的檔案文件的位置，普通教師和學生想要了解自身信息則要經(jīng)過多種復雜的審批程序。對此，建議技工院校從根本上改善檔案管理的模式，將學生和教師都納入到檔案管理工作中來，采用開放式的管理方式，即以信息技術(shù)為基礎進行檔案資料庫的建立，實現(xiàn)檔案分類、歸檔、檢索等工作的一站式完成，通過登錄檔案資料庫和賬戶密碼授權(quán)，使學校的教師和學生也能夠通過信息檢索窗口迅速找到自己需要的檔案文件，以展現(xiàn)高職檔案工作對學校教師和學生的個體服務性質(zhì)。
2.3從監(jiān)督入手解決檔案管理與檔案應用之間的矛盾
檔案管理與檔案應用之間的矛盾，實際上就是檔案服務的滿意度不高的問題，這個問題要得以解決，就必須從檔案管理工作和檔案使用者之間的互相理解和監(jiān)督角度入手。首先，我們要對高職檔案管理服務進行創(chuàng)新，即在以往的管理工作基礎上，設置監(jiān)督反饋機制，將檔案管理工作的服務性質(zhì)提升到發(fā)展的最高要求上，通過師生參與實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，應將檔案管理工作改革進行全校公示，使師生了解到檔案管理工作的職責，為參與監(jiān)管提供基本框架；其次，應該設立檔案管理工作反饋專線，師生可以將檔案工作中不符合規(guī)則的行為直接上報給學校辦公室，或?qū)?yōu)秀的檔案管理工作提出表揚，這樣一來，學校就可以根據(jù)師生反饋的結(jié)果，進一步調(diào)整對檔案管理工作的安排，并在檔案管理工作人員中進行科學的獎懲，以提高檔案管理人員的工作積極性。
3提高檔案管理工作水平中應注意的問題
3.1提升檔案管理工作的硬件設施
檔案管理工作水平的提高需要以檔案工作人員的職業(yè)能力發(fā)展為基礎，以檔案管理模式以及檔案管理監(jiān)督反饋機制的建立為主要方法，但是，這些改善管理工作水平的措施都是建立在技工院校檔案管理工作信息化發(fā)展的平臺上的。這就意味著，要提高檔案管理工作的水平，首先要提升檔案管理工作的硬件設施。檔案管理部門應多與領(lǐng)導溝通、做好管理部門的工作報告，盡量多爭取工作條件的改善。
3.2進行檔案工作宣傳
檔案管理工作水平的提高離不開技工院校師生的參與，如果沒有師生參與，單靠管理部門努力也是不夠的。但是，檔案工作的重要性、檔案資料的利用價值、對師生發(fā)展以及學校發(fā)展的積極意義，需要有相應的宣傳才能夠為師生所理解，才能夠吸引全校都參與到檔案管理工作的發(fā)展和改善之中。因此，在日常工作之余，建議檔案管理部門結(jié)合學校學生會以及各年級、班級的干部等，利用各種學生活動來進行相應的宣傳。
4結(jié)語
綜上所述，技工院校檔案管理工作的改善以及水平的提高，不僅需要相關(guān)部門的積極努力，還需要全校師生的配合，不斷進行檔案管理者的職業(yè)技能發(fā)展、進行管理工作模式的創(chuàng)新，是提升檔案管理水平、發(fā)揮檔案資料的作用之不二法門。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：高校 教務檔案 問題 對策
中圖分類號：G647 文獻標識碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.21.194
1 前言
教務部門作為高校組織教學工作的主要機構(gòu)，教務檔案的管理是該部門重點開展的工作之一。教務檔案是高校開展教育管理工作的記載，可為學校管理層、師生人員等提供指導性、政策性及使用性的參考依據(jù)。近年來，隨著高等教育模式的深入改革，教務檔案在高校教育管理工作中發(fā)揮重大作用，但同時也存在較多的問題，進一步影響了高校檔案管理工作的順利開展。以下就相關(guān)的問題進行分析：
2 高校在開展教務檔案工作期間存在的弊端
2.1 教務檔案文件的不齊全
高校教務檔案主要包括兩部分，即學校教務處在管理期間產(chǎn)生的文件與各部門交上來的有關(guān)教學資料。因教務檔案的數(shù)量繁多，高校常招聘大量兼職人員負責管理各類檔案。而這些兼職人員未能接受相關(guān)培訓，普遍缺乏較強的管理意識，以致出現(xiàn)歸檔工作的隨意性大，部分檔案文件被長期積壓，無法及時歸檔；少數(shù)人員因嫌麻煩而不主動收集資料，不及時向有關(guān)人員催繳檔案；少數(shù)人員對檔案管理的條例不了解，忽視對檔案文件的安全管理等。這些均是導致部分教務檔案文件沒有及時歸檔或丟失的關(guān)鍵因素。
2.2 檔案人員的管理意識薄弱
當前，多數(shù)高校均設置專門的檔案部門，且具備相應的專職管理人員。但仍有部分高校的檔案部門并未配置專門的檔案人員，而是由兼職人員負責管理。這些兼職人員未曾接受過專業(yè)的培訓，或者并非從事檔案管理的工作，以致對教務檔案的工作理解與認識相對較淺。加上該類人員并非以檔案管理作為主要職業(yè)，在工作上缺乏積極性與主動性。又或該類人員的檔案管理意識較差，不能及時完成相關(guān)文件的歸檔，工作隨意性大等，在一定程度上阻礙了高校檔案管理工作的開展。此外，檔案人員的流動性大這一問題，也會容易引起重要檔案文件的分散或流失。
2.3 教務檔案資料的使用率低
隨著科學技術(shù)的高速發(fā)展和社會的不斷進步，高校的檔案管理逐步向智能化邁進，各種電子檔案的管理系統(tǒng)相繼產(chǎn)生，為人們查詢與統(tǒng)計檔案信息帶來便利。然而，當今的多數(shù)高校中普遍出現(xiàn)檔案利用率低的現(xiàn)象，學校相對重視教務檔案的歸檔工作，而忽視檔案資料的開放使用。具體表現(xiàn)為：檔案信息的查閱速度較慢；查詢的信息數(shù)據(jù)不夠準確完整；不能快捷地檢索檔案信息等。人們管理檔案的目的在于更好的使用該信息。因此，高校只有實現(xiàn)了檔案資料的服務性能，提高其使用效率，才能及時發(fā)現(xiàn)問題與解決問題，為往后相關(guān)教學文件的制定提供參考依據(jù)。
3 完善高校教務檔案管理的幾點對策
3.1 加強檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)
因高校的教務檔案工作具備一定的特異性，進而決定了教務檔案人員應具備怎樣的專業(yè)素質(zhì)。在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，作為一名教務檔案的管理者，既要具備較強的工作責任心與事業(yè)心，也要具備較高的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)。需要深入了解我國教務管理的發(fā)展歷程，積極學習與掌握自動化的管理知識，并精通教務檔案的專業(yè)知識等，努力為我國教學事業(yè)的發(fā)展改革作貢獻。
3.2 制定科學合理的檔案管理制度
高校教務部門應構(gòu)建規(guī)范合理的檔案管理制度，以嚴格規(guī)范教務檔案的收集、立卷及歸檔等工作流程，保證檔案信息的嚴謹性與準確性。第一，設置專門的教務檔案小組，分別由一個檔案的統(tǒng)計員與多個管理人員組成。其中統(tǒng)計員負責整理、保管及鑒定各類檔案文件，檔案人員則負責檔案文件的收集、整理與歸檔工作。第二，學校應根據(jù)檔案的類型與期限進行定期整理及歸納，認真記錄電子檔案的內(nèi)容，并將其編排成冊。第三，設置相關(guān)的檔案資料室，做好各部門的檔案劃分及標注，以便學校師生的查詢。第四，對需長期保留的文件，各部門應在每年中旬將上一年的檔案文件提前上交到教務處。而對教學類的文件，教務處可留有備份，以便查詢。
3.3 加快教務檔案管理的信息化建設
當今社會是一個高速發(fā)展的信息時代，要求教務檔案的管理也應信息化。隨著社會的不斷進步，以往用來管理教務檔案的方法已難以滿足現(xiàn)今社會的需要。高校只有實現(xiàn)教務檔案管理的信息化，才能幫助全校師生快速地查閱檔案信息，提高檔案信息的使用率。而要想實現(xiàn)這一目標，還需全員的共同努力，尤其是教務檔案的管理人員的努力。因此，我們應積極學習相關(guān)的檔案知識，熟練運用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡系統(tǒng)加強管理各類檔案信息。此外，利用計算機、多媒體、網(wǎng)絡技術(shù)等資源，積極構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫，包括學生的成績、學籍、實習及教師的工作任務等各種數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)教務檔案信息的資源共享。
3.4 積極開展教務檔案的服務性能
在實施檔案管理的過程中，我們應積極開發(fā)教務檔案的性能，以便為學校領(lǐng)導、師生及其他信息使用者提供便利服務。教務檔案的服務性能主要包括以下三點：首先，高校教務檔案不僅記載了學校教學事業(yè)的發(fā)展歷程，還記錄了全體教師的教學工作內(nèi)容。對此，合理開發(fā)教務檔案的信息資源，既能為高校事業(yè)的改革發(fā)展提供理論依據(jù)，也能為學校領(lǐng)導層解決重大問題、作出正確決策提供指導性依據(jù)。其次，在信息化的背景下，運用信息技術(shù)深度開發(fā)教務檔案的信息，使其全部釋放出來，轉(zhuǎn)化成新的載體，利于人們能在不同地點同時共享該類信息。最后，利用錄像、照片、圖紙等方式詳細記錄學校的各類檔案信息，方便全校師生能夠通過各種途徑快速地查詢所需信息。
4 結(jié)語
總之，高校教務檔案工作的質(zhì)量好壞，決定了整個學校的社會地位與信譽。作為一名教務檔案的管理人員，我們應及時更新自身的思想觀念，全面認識到教務檔案的重要性，并以身作則，努力做好學校的教務檔案工作，確保學校的教務檔案信息安全、可靠。
參考文獻：
關(guān)健詞：檔案管理；干部隊伍素質(zhì)；信息化
目前，在檔案工作中，正推廣以電子計算機為核心的先進手段，使檔案管理工作日益自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化，這對我國現(xiàn)有檔案人員來說是一個嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，加強檔案干部隊伍建設就顯得尤為重要。
一、檔案干部隊伍建設的現(xiàn)狀
近年來，由于檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，檔案隊伍也在不斷地發(fā)展壯大。但是按照新世紀高知識、高技能、高標準的要求，檔案干部隊伍的基礎還很薄弱。
第一，全市檔案人員文化結(jié)構(gòu)較低，現(xiàn)有本科學歷的人員中，多數(shù)是通過各種函授、自修、黨校取得的學歷，影響了檔案人員綜合素質(zhì)的提高，市檔案局、館的情況要稍微好些，但是整體水平較低。
第二，由于檔案工作的機要性和服務性，要求檔案人員具備更高的政治素養(yǎng)和全心全意為人民服務的工作精神。但在實際工作中，由于檔案工作的職業(yè)特點致使一些業(yè)務人員在工作中產(chǎn)生了不良的思想觀念。比如，借助工作便利，私自篡改或銷毀檔案、泄漏機密檔案的內(nèi)容等。以上種種行為在很大程度上違背了檔案工作的基本原則，造成了嚴重的危害。
第三，檔案隊伍業(yè)務素質(zhì)普遍較低，專業(yè)人才缺乏，不適應檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，當工作面臨時展的新形勢、新要求時，需要一批既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機操作的管理人才，造成了跟不上我市檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)狀。
二、信息化時代檔案人員應具備的素質(zhì)和能力
信息化時代的到來對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，盡快建設一支高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊伍至關(guān)重要。筆者認為，除了要求與機關(guān)其他工作人員一樣具備一定的基礎知識、基本技能、管理能力等基本能力外，還應具備以下幾點素質(zhì)和能力。
（一）檔案工作者應具備的政治素質(zhì)
1.檔案工作者要有堅定的政治立場，熱愛檔案事業(yè)，具有為檔案事業(yè)忠誠的奉獻精神。
2.檔案工作者要有強烈的事業(yè)心、高度的責任感及勇于創(chuàng)新的精神。有了強烈的事業(yè)心和高度的責任感，才能始終以滿腔的熱情投入到工作中去，加快實現(xiàn)檔案信息化。
3.檔案工作者要有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和敬業(yè)精神。檔案工作是一項服務性的工作，但因為檔案記錄了一個單位的各個方面的信息，這就要求檔案工作者必須有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、敬業(yè)精神和嚴守秘密的工作準則。
4.檔案工作者要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。檔案工作是一項科學性、服務性和技術(shù)性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作。因此，檔案工作者必須有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。
（二）檔案工作者應具備的業(yè)務素質(zhì)
時代的發(fā)展要求檔案工作者具有多專業(yè)、多學科的知識，尤其是在科學技術(shù)高度分化的趨勢下，各種新技術(shù)不斷應用，這個問題顯得尤為重要。
1.檔案工作者應具備文化知識，像計算機知識、英語知識等，另外還應具備扎實的檔案學理論知識，以解決檔案信息庫建設中出現(xiàn)的新問題。
2.檔案工作者應具備較高的語言文字基礎。沒有扎實的語言文字功夫，就無法用最簡潔、規(guī)范的文字編制文件標題及各種檔案材料，嚴重影響到檔案的管理。
（三）檔案工作者應具備的能力
1.協(xié)調(diào)能力。在實際工作中為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門打交道。為了更好地溝通，除了靠有關(guān)規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身的協(xié)調(diào)能力，通過工作達到各部門檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
2.寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高的文字書寫能力和概括能力，才能更好地為單位各項工作服務。
3.管理能力。掌握計算機相關(guān)知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，完整安全地保護信息，使利用者在短時間更快地尋找到信息。
4.學習能力。塑造學習型的干部，是我們這個時代的迫切需要。在信息時代，“科技”不斷向前進步，我們只有不斷地自我充電，才能跟上時展的步伐。
三、加強檔案干部隊伍建設的幾點建議
（一）加強思想教育，增強歷史責任感
在平時工作中，要對檔案干部隊伍加強思想教育，增強歷史責任感，以不斷提高檔案工作者的政治素質(zhì)，增強檔案信息化建設的責任感。
（二）開展繼續(xù)教育，不斷更新檔案管理知識
各單位應重視對檔案人員的在職培訓，可以聘請一些有經(jīng)驗的專家講課，或選派檔案人員到其他單位學習、進修，不斷充實新知識、新技術(shù)、新技能。
（三）開展新技術(shù)教育，適應檔案信息化建設的需要
檔案信息化管理離不開計算機的應用，因此檔案部門應把計算機基礎知識及其在檔案工作中的應用作為檔案人員的必修課，以適應檔案信息化建設的需要。
總之， 檔案干部隊伍建設的諸多問題應當引起重視并采取相應舉措予以解決。加強檔案工作者隊伍建設，是確保檔案事業(yè)在新形勢下不斷持續(xù)發(fā)展的重要條件和基礎。建立起一支政治強、業(yè)務精、作風好的高素質(zhì)檔案工作者隊伍，我國的檔案事業(yè)將會有廣闊的發(fā)展前景。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理
一、文秘工作的重要性
文秘工作是以領(lǐng)導機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，歸屬于辦公室工作范疇，包括辦文、辦事兩個大的方面。辦文包括制發(fā)文件、收發(fā)文件、轉(zhuǎn)遞文件、采集和提供信息、文檔工作和保密工作等。辦事包括會務、協(xié)調(diào)、催辦查辦、行政事務工作等。文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
（一）文秘工作的政治性，包括政策性和保密性
文秘工作會接觸到領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者的機密，強調(diào)政治性，必須注意保密，守口如瓶。
（二）文秘工作的綜合性
文秘工作綜合性強，工作內(nèi)容很繁雜，文秘人員必須是雜家，上管方針政策，下管蒼蠅蚊子，粗如牛腰，細如牛毛，沒有明確其他科室分管的工作也要管起來。同時文秘工作要經(jīng)常按領(lǐng)導授權(quán)去協(xié)調(diào)解決各種問題，協(xié)調(diào)上下級事務，這也是文秘工作的主要工作。
（三）文秘工作的從屬性
文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導機關(guān)和決策者，為保證領(lǐng)導順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘工作人員需要為領(lǐng)導決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作。
（四）文秘工作的服務性
文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。
（五）文秘工作的精簡高效性實現(xiàn)文秘工作的精簡高效就要規(guī)范工作程序，提高工作效率，要對文秘工作制度進行新的定位，從建章立制入手，狠抓規(guī)范化管理的落實，做到科學而又精簡的結(jié)構(gòu)安排，做到高效、優(yōu)質(zhì)、準確規(guī)范、傳遞迅速。
（六）文秘工作的與時俱進性
秘書工作自古有之，而今隨著時代的發(fā)展，文秘工作又具有了新的內(nèi)容和特色，在工作方式、工作效率、工作職能方面不斷發(fā)生著變化，由此，必須不斷改革創(chuàng)新，與時俱進，開拓進取，才能適應新形勢的需要。
二、文秘工作與檔案管理
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
（一）文檔工作離不開檔案管理
文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
（二）搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性
重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎直接關(guān)系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、用改革創(chuàng)新的思維做好檔案管理工作
改革創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。黨的十以來，在系統(tǒng)總結(jié)改革開放歷史經(jīng)驗、深刻把握改革內(nèi)在規(guī)律的基礎上，對全面深化改革作了一系列重要論述。要適應改革創(chuàng)新這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，確實做好文秘工作中的檔案管理。
（一）檔案工作創(chuàng)新，要解決好三個關(guān)系
1.創(chuàng)新與實踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
2.創(chuàng)新與基礎的關(guān)系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎之上進行。我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結(jié)過去的基礎上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。
3.創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系。工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于發(fā)展階段，由于受各種條件限制，檔案工作發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、專業(yè)檔案人才缺乏、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎、快速發(fā)展上求突破。
（二）與時俱進推動服務手段創(chuàng)新
1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用每個單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。
2.建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與每個單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在每個單位檔案室，是每個單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子檔案查詢、利用服務，實現(xiàn)電子檔案信息資源共享。
3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子檔案上傳工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。
4.開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，只能到檔案部門查詢和利用，隨著信息時代的發(fā)展，改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、人工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。
（三）加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享
隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享，能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。
參考文獻：
