發(fā)布時間：2023-05-31 15:00:14
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案；管理；供水企業(yè)；問題；改進(jìn)措施
中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
在供水企業(yè)中每一天都在產(chǎn)生大量的需存檔的檔案，如何對這些檔案進(jìn)行管理工作是供水企業(yè)的一個非常重要的工作。隨著科學(xué)的進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)也在不斷開發(fā)，供水企業(yè)的檔案管理工作也逐漸有了一套自成體系的辦法，但是在使用過程中，仍舊存在一些問題。
一、供水企業(yè)在檔案管理工作面臨的問題
一是沒有認(rèn)識到供水檔案管理工作的重要性，缺乏有效的機(jī)制來對檔案實施管理工作。部分企業(yè)重視供水安全及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但卻忽略了檔案管理工作，沒有從長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光去對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，甚至有些檔案管理員本身也忽略了工作的重要性，對工作不上心。
二是沒有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，檔案的收集也缺乏力度。一方面，檔案的收集歸檔制度不健全，在執(zhí)行工作時要求也不夠嚴(yán)格，收集檔案人員處于被動收集的狀態(tài)，通常是移交過來什么檔案就直接接收，導(dǎo)致有些不必要的資料被接收，而重要資料卻散失在外；另一方面，歸檔工作也沒有按照規(guī)范執(zhí)行，經(jīng)常存在案卷標(biāo)題與檔號不規(guī)范，甚至大量的案卷缺少卷內(nèi)目錄及組卷非?；靵y的現(xiàn)象。
三是缺乏硬件投入。部分供水單位為檔案管理提供的面積比較狹小，甚至將倉庫、辦公及閱檔三個區(qū)域放在同一間辦公室，沒有設(shè)置鐵門鐵窗等檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，也沒設(shè)置其他有效的防護(hù)設(shè)備，不具備檔案保管的設(shè)施要求。
四是管理人員缺乏，專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。很大一部分的供水企業(yè)的檔案管理工作人員是兼職做這份工作，在工作前并無得到系統(tǒng)性的訓(xùn)練，從專業(yè)程度上來說并不具備應(yīng)有的知識。在對人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程中也沒有將檔案管理人員的素質(zhì)提高納入計劃和提出要求，使供水企業(yè)中的檔案管理人員僅依靠以往的工作經(jīng)驗來執(zhí)行管理工作，思想及管理水平都無法與時代的發(fā)展接軌。
五是比較落后的管理方式導(dǎo)致供水企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理水平偏低?？萍嫉倪M(jìn)步為供水企業(yè)帶來了生機(jī)，供水企業(yè)已經(jīng)廣泛將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與供水工作中，但卻很少企業(yè)將這種技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作上，許多企業(yè)的檔案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，這種操作方式直接導(dǎo)致了檔案越來越殘缺，安全性也無法保證。
二、供水企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)措施
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度并明確管理目標(biāo)
大部分供水企業(yè)檔案管理工作的完善程度取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的重視程度。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對供水檔案管理工作的重視程度，定期檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。與此同時也要根據(jù)《檔案規(guī)范化管理辦法》的要求，結(jié)合實際來制定管理目標(biāo)并執(zhí)行，以此來促進(jìn)及推動供水企業(yè)檔案管理工作的健康發(fā)展。
（二）完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作對嚴(yán)肅性及條理性的要求非常高。完善的管理制度可以減少工作人員對檔案管理工作的隨意性，以此來保證移交資料的正確、齊全及完整度。供水企業(yè)也要結(jié)合實際，逐步地將歸檔、保管、堅定及利用制度完善起來，明確各個工作崗位的責(zé)任，完善檔案的工作程序，逐步把檔案工作統(tǒng)一綜合管理起來，使檔案管理工作的每一方面每一環(huán)節(jié)都規(guī)范起來。
（三）建立供水企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范管理行為
檔案的管理工作由形成到歸檔等多個環(huán)節(jié)組成，供水企業(yè)應(yīng)建立完善的管理體制，除了設(shè)立專門的管理部門及專職的檔案管理人員之外，還應(yīng)當(dāng)在各個管理部門、安裝及維修單位、水廠中指定專門的檔案管理人員，組成完整全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并將這項工作納入個人的工作職責(zé)范圍之內(nèi)，對之進(jìn)行嚴(yán)格的考核，以此來確保各個工作環(huán)節(jié)的檔案資料不散失，不疏漏。
（四）通過專業(yè)培訓(xùn)來提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
隨著供水事業(yè)的快速發(fā)展，新興的供水技術(shù)被廣泛使用，對供水檔案的使用也越來越頻繁。要做好檔案管理工作，除了檔案管理的專業(yè)知識，還要相應(yīng)學(xué)習(xí)一些相關(guān)的工程知識、人事、財務(wù)知識，以此來對供水企業(yè)所在地的道路分布情況進(jìn)行了解，并根據(jù)這些情況對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類及管理。為此，供水企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，從整體上提高其專業(yè)的素養(yǎng)，同時調(diào)動工作人員對檔案管理工作的積極性及創(chuàng)造性，以此來推動檔案管理工作的發(fā)展。
（五）加大檔案室硬件的資金投入
資金投入不足是阻礙供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的一個重要原因。為促進(jìn)其發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案室硬件設(shè)施納入每年的投資預(yù)案算當(dāng)中，是檔案室的管理設(shè)施得到及時的更新。
三、結(jié)束語
供水企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展能夠使城市供水事業(yè)及城市經(jīng)濟(jì)得到更好的發(fā)展。提高檔案管理工作水平在促進(jìn)這些發(fā)展的同時也為城市居民用水帶來了更大的方便。
參考文獻(xiàn)：
轉(zhuǎn)變觀念。解決好思想認(rèn)識問題
科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建等活動的原始記錄，它是第一手材料。是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價?？萍紮n案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)管理者認(rèn)識到科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)。加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)和運(yùn)用，有利于提高企業(yè)核心競爭力，有利于企業(yè)以最小的資源消耗去換取較大的經(jīng)濟(jì)效益：有利于企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝、提高產(chǎn)品在市場上的競爭力。同時，強(qiáng)化科技檔案的開發(fā)和運(yùn)用，也是一種潛在的經(jīng)濟(jì)效益。為此，要解放思想，更新觀念，進(jìn)一步統(tǒng)一企業(yè)管理者及廣大職工群眾的思想認(rèn)識，把科技檔案管理工作列入企業(yè)管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用，推動企業(yè)管理，推動企業(yè)的快速發(fā)展。
加強(qiáng)科技檔案的管理
企業(yè)要設(shè)置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內(nèi)容抓好。在科技檔案人員隊伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才。
企業(yè)科技檔案管理部門要負(fù)責(zé)對各職能部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，避免科技檔案由部門或個人分散保存，要確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確和齊全。要實行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制。
要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理模式，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程，做好科技檔案收集、整理、保管工作
國務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責(zé)、職權(quán)和工作規(guī)程，為科技檔案管理提供了法定的依據(jù)。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。及時收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持科技檔案人員依法履行職責(zé)，企業(yè)各職能部門應(yīng)積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，根據(jù)各單位工作情況，把握時機(jī)，不斷調(diào)整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時、完整、準(zhǔn)確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。
做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管
目前，計算機(jī)技術(shù)越發(fā)展、應(yīng)用越普及，許多產(chǎn)品研發(fā)、工程技術(shù)、基建工程資料的設(shè)計、制作都是通過計算機(jī)進(jìn)行的，產(chǎn)生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產(chǎn)品、工程設(shè)計資料交接時，除了要注重紙質(zhì)文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設(shè)備、專門的人員負(fù)責(zé)收集電子文件。
搞好科技檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)
企業(yè)要建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心，一要正確選用企業(yè)科技檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺。
加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)，調(diào)動檔案管理人員工作積極性
知識經(jīng)濟(jì)，信息時代為科技檔案管理工作提供了發(fā)展的空間，同時也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電腦、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)以及辦公自動化設(shè)備等應(yīng)用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的方法和手段也發(fā)生了深刻的變革，正在從傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對工作有積極的認(rèn)識。其次科技檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度的發(fā)揮個人潛力，使科技檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。
1.構(gòu)建信息開放中心隨著信息社會的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源的日益豐富，以人力和傳統(tǒng)的“實體保管”的檔案管理方式已不適應(yīng)今天檔案資源的管理與服務(wù)構(gòu)建基于WEB平臺構(gòu)建太鋼檔案管理服務(wù)模式，提供全方位開發(fā)利用開展企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段針對檔案資源的開放利用和回收，越來越多的企業(yè)通過構(gòu)建信息開放中心的方式來推動企業(yè)適應(yīng)時代的發(fā)展為優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，利用信息化手段發(fā)揮新的服務(wù)方式，企業(yè)檔案開發(fā)可以積極地探索檔案宣傳的內(nèi)容、重點和方式上的問題而實現(xiàn)信息開放的多元化有多種途徑:首先，需要通過網(wǎng)絡(luò)資源的形式建立支持用戶通過登錄系統(tǒng)的信息查詢方式其次，針對客戶的實際需要，企業(yè)在對檔案信息管理的問題，可以通過電子郵件等多媒體方式進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)與此同時，為延伸檔案資料的服務(wù)時間和空間，企業(yè)應(yīng)該適應(yīng)時代的發(fā)展，建立高效的信息系統(tǒng)最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網(wǎng)定期檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)然，我們不能忽視對企業(yè)檔案資源的編研與利用而針對這一方面所出現(xiàn)的問題，信息開放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎(chǔ)之上，為形成信息含量高、具備針對性的檔案產(chǎn)品，以保證企業(yè)得到充分發(fā)展，對檔案原件的價值進(jìn)行開發(fā)。
2.進(jìn)行深化層次編研充分優(yōu)化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內(nèi)容同時，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對企業(yè)的日常工作以及實際的數(shù)據(jù)和運(yùn)行需要等諸多方面，必須對原有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，根據(jù)現(xiàn)實工作的實際需要，對所需信息進(jìn)行處理而出來的工程是根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有館藏經(jīng)所需信息根據(jù)實際工作種類和企業(yè)運(yùn)行的各個階段，進(jìn)行分類處理但同時，要保證信息的真實性，對于有價值的信息進(jìn)行匯總而這些步驟都是為保障企業(yè)的檔案編研符合企業(yè)的利益需要可以為企業(yè)良好、穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的依據(jù)在實際操作中，企業(yè)倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項:第一，針對檔案數(shù)量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優(yōu)先級的方式有序進(jìn)行第二，因為企業(yè)檔案資料對于企業(yè)自身利益密切相關(guān)，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經(jīng)驗的檔案專家來進(jìn)行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學(xué)性第三，在檔案資料內(nèi)容處理上，對于來自企業(yè)管理部門或者國家行業(yè)協(xié)會的指導(dǎo)性文件檔案，應(yīng)定期編研匯總第四，檔案資料處理的過程中，充分發(fā)揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進(jìn)行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業(yè)生產(chǎn)具體細(xì)節(jié)的資料，則編研時更應(yīng)注重其細(xì)致性和完整性。
3.強(qiáng)化規(guī)范化制度化建設(shè)，建立工程檔案檢查考核制度項目前期預(yù)知管理，項目開工統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，項目實施階段實時監(jiān)控，項目交工階段總結(jié)反饋的各個階段等都所屬于企業(yè)項目工程全過程管理的主要內(nèi)容針對項目檔案的分散管理，制度不完善，業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準(zhǔn)確地移交歸檔的現(xiàn)狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、完整，必須建立健全檔案各項規(guī)章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設(shè)備的開箱驗收，及時做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用做到企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的文化建設(shè)提供詳實的素材同時，為保障基建檔案管理工作流程與優(yōu)化，文書檔案管理工作流程與優(yōu)化，會計檔案管理工作流程與優(yōu)化，經(jīng)營檔案管理工作流程與優(yōu)化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對檔案管理的實際情況，對于有價值的信息資料，進(jìn)行定期的匯總和檢查對于那些對于企業(yè)發(fā)展沒有借鑒意義的資料進(jìn)行處理，合理分類和匯總。
二、結(jié)束語
華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社
會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，
提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；
（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)
能力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管
理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條
歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商
業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按
有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條
企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為
企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵
犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫
行辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。
第十九條
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
[關(guān)鍵詞]檔案管理 利用率 信息化 創(chuàng)新
中圖分類號：td327.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a 文章編號：1009-914x（2013）13-0206-01
企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。這一概念是隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)信息多元化而產(chǎn)生的。企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)制度下，不應(yīng)僅僅被看作是單板的歷史記錄，而應(yīng)該給予企業(yè)檔案一種新的定位。
企業(yè)檔案管理的好壞對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用，一個先進(jìn)合理的企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)發(fā)展的助推器。在日益發(fā)展的新形勢下，各企業(yè)也會為了更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需求不斷深化改革，制定新的發(fā)展戰(zhàn)略。在新的發(fā)展戰(zhàn)略實施過程中，企業(yè)檔案管理必然會出現(xiàn)新的問題。
一、企業(yè)檔案管理目前存在的問題
目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這支隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，目前，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏，特別是在一些企業(yè)中表現(xiàn)尤為突出。
（二）對檔案資源利用率低
當(dāng)前企業(yè)大部分都存在重經(jīng)濟(jì)效益而輕投入的狀況，企業(yè)檔案的工作長期以來也是重藏輕用，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)利益缺乏廣泛的宣傳，因此企業(yè)員工對檔案的利用效益并不是很了解，由于企業(yè)對檔案工作的重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)不足，檔案利用率普遍較低。
（三）檔案管理不夠規(guī)范
在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：一是案卷標(biāo)題不規(guī)范。二是檔號不規(guī)范。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
（四）檔案管理觀念落后
一是管理方式陳舊。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位?；鶎悠髽I(yè)辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。
（五）在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題
一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級應(yīng)付檢查隨便選幾個人就來編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實用性不大、利用價值更小。有的選題雖好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發(fā)揮。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的對策
要做好檔案管理工作，就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
（一）提高對企業(yè)檔案管理工作重要性的認(rèn)識
企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案管理工作對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性，切實增強(qiáng)做好企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步明確落實檔案管理工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。堅持解放思想，與時俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作。
（二）發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用
1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
檔案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人力資源改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。檔案管理人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能
首先，檔案管理人員要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇
于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識
當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案管理人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要。要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求。
（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。
電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于企業(yè)和社會。
三、結(jié)語
總之，檔案管理工作肩負(fù)著服務(wù)生產(chǎn)，提高企業(yè)管理的水平的重任，各級領(lǐng)導(dǎo)和全體檔案管理人員必須以高度主人翁責(zé)任感重視檔案管理工作，做好檔案管理工作，重新審視檔案管理工作，使檔案管理工作在企業(yè)的開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1] 吳強(qiáng).從信息化走向知識管理探討[j].中國勘察設(shè)計.2010（01）.
[2] 趙麗杰.新經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)人力資源管理的探討[j].科學(xué)之友（b版）.2009（02）.
【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management
【中?D分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進(jìn)行處置、管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性
隨著社會信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質(zhì)檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足檔案管理的現(xiàn)實需求，檔案管理模式應(yīng)當(dāng)由以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財力，可以改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準(zhǔn)確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價值。再次，檔案管理信息化能實現(xiàn)檔案信息資源的實時性與動態(tài)性，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務(wù)的智能化和人性化水平。
3 如何實現(xiàn)檔案管理信息化
檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、信息安全化和利用網(wǎng)絡(luò)化。
3.1 檔案資源信息數(shù)字化
一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢。檔案數(shù)字化指采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)對以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。根據(jù)2005年國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》（檔發(fā)[2005]1號）、《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》（國檔發(fā)[2002]8號）等文件的要求，企業(yè)應(yīng)將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為主要任務(wù)，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級建設(shè)、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動現(xiàn)有庫房檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進(jìn)度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開展開放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、存儲格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量。實施數(shù)字化既減少了對檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費(fèi)用，降低了檔案原件丟失的風(fēng)險，又推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)[1]。
二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計和提供利用，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，這樣省時省力，減輕了檔案人員的勞動強(qiáng)度，大大提高了工作效率，檔案人員有時間深入挖掘檔案信息，加強(qiáng)檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚(yáng)正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設(shè)、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。
3.2 檔案管理科學(xué)化
檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機(jī)，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理方法和制度，推動檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結(jié)合檔案數(shù)字化實際需要，制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補(bǔ)充、修訂和完善各項檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門的職責(zé)、權(quán)力和義務(wù)，推動檔案管理信息化工作制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。第四，加大物力財力投入力度。要實現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、光盤、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備。其次需要開發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案自動立卷、排列、編目、檢索、標(biāo)引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務(wù)和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術(shù)、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第六，加強(qiáng)和提高檔案人員信息化管理意識和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)局域網(wǎng)、專網(wǎng)利用計算機(jī)完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識，掌握編號、排列、編目、統(tǒng)計、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號及存儲工作，建立數(shù)據(jù)庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。目前多數(shù)檔案管理人員計算機(jī)水平較低，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，為推進(jìn)檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)[2]。
3.3 信息安全化
隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過程中信息安全的制度，如嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，檔案數(shù)字化所用的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度；其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤、移動硬盤等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級別，分別設(shè)置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問者的身份通過檔案訪問權(quán)限驗證后，才可進(jìn)入檔案查詢系統(tǒng)利用相對應(yīng)的已開放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險；其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性[3]。
3.4 利用網(wǎng)絡(luò)化
利用網(wǎng)絡(luò)化是指企業(yè)通過局域網(wǎng)實施企業(yè)檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門實地查找，在局域網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)上即可實現(xiàn)利用。利用網(wǎng)絡(luò)化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強(qiáng)等優(yōu)勢，能夠最大限度地滿足企業(yè)干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強(qiáng)檔案觀念，進(jìn)一步認(rèn)識檔案的價值，從而擴(kuò)大?n案工作的影響力，為企業(yè)檔案管理信息化工作創(chuàng)造良好條件。
1.會計檔案載體更豐富。根據(jù)財政部和國家檔案局自1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》的有關(guān)條例規(guī)定，要求采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的企業(yè)，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，還要保存打印出來的紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)。因此，ERP環(huán)境下的會計企業(yè)會計檔案具有雙重載體，既包括傳統(tǒng)意義上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等內(nèi)容，還包括電算化載體所需的系統(tǒng)程序、會計軟件和儲存在計算機(jī)硬盤、光盤等磁性介質(zhì)中的全部文件資料，使得會計檔案的形式和內(nèi)容更加豐富。2.會計檔案使用效率更高。企業(yè)ERP環(huán)境下的電子會計檔案以磁盤、光盤等介質(zhì)為載體，配合現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使得會計檔案的讀取、查閱更加方便。同時，利用計算機(jī)的各種功能對電子信息進(jìn)行進(jìn)一步加工分析，提高了會計檔案的使用效率和效果，在保證數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整的同時節(jié)省了大量的人力和物力。3.會計檔案技術(shù)含量更高?，F(xiàn)階段企業(yè)的會計檔案不僅有傳統(tǒng)意義上的紙張，還包括計算機(jī)硬盤、光盤等對環(huán)境依賴性較強(qiáng)的其他磁性介質(zhì)，需要儲存在防潮、防水、防火、防磁、防塵的環(huán)境中。同時電子檔案易被修改且不易留下痕跡，數(shù)據(jù)恢復(fù)困難，因此，需要注意會計檔案的數(shù)據(jù)安全，提高電子會計檔案的保密程度，防止惡意篡改和損毀。
二、ERP系統(tǒng)的實施對會計檔案管理的影響
1.會計憑證的種類、數(shù)量增加。由于ERP系統(tǒng)貫穿企業(yè)所有業(yè)務(wù)流程，將企業(yè)所有的資源信息進(jìn)行全面的整合，導(dǎo)致以會計憑證為首的會計檔案種類發(fā)生變化，數(shù)量也不斷增加。除了企業(yè)傳統(tǒng)財務(wù)部門的會計憑證外，企業(yè)其他部門，例如投資、采購、銷售、物流等各個部門的會計憑證以及系統(tǒng)自動生成的憑證，都將成為會計檔案的一部分，會計憑證的種類、數(shù)量不斷增加。同時，ERP系統(tǒng)的實施使得會計憑證由“實務(wù)憑證”向“電子憑證”轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致企業(yè)會計檔案管理工作需要不斷向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。2.會計憑證、會計賬簿的格式變化。企業(yè)ERP環(huán)境下所提供的會計憑證、會計賬簿的打印、記載程序區(qū)別于傳統(tǒng)的會計檔案管理，在ERP系統(tǒng)中打印的例如記賬憑證、銀行存款日記賬等會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體保存的會計檔案在格式、內(nèi)容等方面差別較大，也很難進(jìn)行整合處理，從而不符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計電算化工作規(guī)范》的要求。因此，ERP環(huán)境下對企業(yè)原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等資料的格式設(shè)計、填制、審核、傳遞、保管等流程造成一定影響，也提出新的挑戰(zhàn)。3.會計憑證的歸集、分類變化。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)的綜合管理平臺，將會計部門與業(yè)務(wù)部門整合起來，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，使得會計憑證成為整個信息處理流程的一部分。會計憑證的歸集和分類不僅受會計工作基本規(guī)范制約，而且與企業(yè)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理需要有關(guān)，因此，ERP環(huán)境下的會計憑證不僅僅是簡單的“收付轉(zhuǎn)”三類，而需要根據(jù)不同的業(yè)務(wù)信息將會計憑證歸集為不同的類別。
三、ERP環(huán)境下會計檔案管理的新措施
檔案管理工作的好與差直接關(guān)系著企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也標(biāo)志著一個企業(yè)能否長久發(fā)展的關(guān)鍵，因此要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，部分單位負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，沒能把檔案管理工作提高到重要位置，認(rèn)為只要保管好不丟失不損壞就萬事大吉了，某些企業(yè)的檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)識錯誤，沒有給予足夠的重視，他們認(rèn)為從事檔案管理工作沒有太大的發(fā)展空間，無法體現(xiàn)自我價值，因此無法端正工作態(tài)度，缺乏責(zé)任感，無法做到耐心細(xì)致，缺乏樂于奉獻(xiàn)的工作精神以及良好的職業(yè)道德品質(zhì)，更不具備扎實專業(yè)的檔案管理知識，以及廣泛的科技知識，因此無法正確的認(rèn)識檔案管理工作在企業(yè)的管理工作以及社會的發(fā)展進(jìn)步中所產(chǎn)發(fā)揮的巨大作用和重要意義。由于缺乏責(zé)任心，工作過程中常常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，以至于造成檔案管理工作基礎(chǔ)不牢固，利用率不高，創(chuàng)造的價值不大。再加上對檔案管理工作重要性和緊迫性宣傳力度不夠，使檔案工作在企業(yè)經(jīng)營管理中被忽略，沒有提到議事日程，像抓生產(chǎn)經(jīng)營那樣科學(xué)合理的規(guī)劃與實施，尤其在企業(yè)的高層管理人員沒有制造出重視、關(guān)心檔案管理工作的氛圍，以至于整個企業(yè)對檔案管理工作的意識都非常淡薄，從而導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)飛速發(fā)展管理模式不斷推陳出新的當(dāng)下遇到諸多的障礙，處于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的邊緣化。
二、檔案工作的管理與創(chuàng)新
目前檔案管理的模式幾乎都是一臺計算機(jī)一套軟件的辦法，檔案管理與提供利用根本無法適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理方式的落后，為檔案管理工作帶來了諸多不便，最根本的原因是檔案管理技術(shù)的落后無法適應(yīng)日趨增大的利用需求。導(dǎo)致檔案技術(shù)落后有幾點原因：
1、部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏足夠的重視和認(rèn)知，投入力度??；
2、某些單位領(lǐng)導(dǎo)雖然有這方面意識，并且購進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于人才匱乏雖有設(shè)備但沒有熟練操作設(shè)備的人員，無法做到物盡其用，以至于無法達(dá)到預(yù)期的目的。
3、管理力度重視程度不夠，雖有計算機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但是工作人員并沒有錄入電腦，依然按照原始的手工操作方式進(jìn)行工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作跟不上企業(yè)管理的步伐，不利于服務(wù)企業(yè)和提高工作效率，那么檔案管理工作有何談創(chuàng)新呢？檔案管理工作創(chuàng)新要從以下幾點入手：
（一）創(chuàng)新觀念，使得的檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益
首先要做到管好檔案，合理的用好檔案。隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷調(diào)整，企業(yè)不斷的優(yōu)化重組，生產(chǎn)技術(shù)水平不斷地提高檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，要深入施工一線，懂得施工的工藝流程，深入了解技術(shù)檔案的內(nèi)涵和保存的價值意義，使得檔案管理的工作人員對各種科技資料檔案做到“胸中有數(shù)”。其次要在全員心中樹立起檔案就是資產(chǎn)的理念，在企業(yè)中無論是科技成果，會計檔案、還是書、文、聲、像，全部都是企業(yè)全體員工智慧的結(jié)晶企業(yè)的財富積累，它們是企業(yè)輝煌發(fā)展的真實寫照和鑒證。
（二）改革創(chuàng)新體制，使得檔案工作順應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求
企業(yè)在不斷地發(fā)展企業(yè)制度在不斷地完善，檔案工作也要緊跟企業(yè)的發(fā)展步伐，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的制度，因此企業(yè)檔案工作進(jìn)行機(jī)構(gòu)、機(jī)制、制度創(chuàng)新迫在眉睫。第一點是機(jī)構(gòu)創(chuàng)新其核心在于將檔案工作進(jìn)行深化和拓展，將以往單一的檔案管理工作擴(kuò)大為集檔案、資料、統(tǒng)計、情報、信息等等為一體的“企業(yè)檔案信息管理平臺”。第二點是機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，從單一的檔案管理機(jī)制向著檔案、資料、情報、信息、科技一體化的管理機(jī)制轉(zhuǎn)換。第三點是制度的創(chuàng)新，要以企業(yè)的實際情況為基礎(chǔ)，制定詳細(xì)的制度，在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，制定出明確的階段方針以及目標(biāo)，考評方式以及方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。
（三）管理創(chuàng)新，有效提升檔案工作
企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作也應(yīng)跟上發(fā)展的步伐，不僅要高標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)高水平，上規(guī)模、上檔次，要堅持依法治檔，確保管理的集中和統(tǒng)一。隨著近年來辦公自動化的進(jìn)程加快，現(xiàn)在大部分的企業(yè)都在推行無紙化辦公，所有的崗位都建立了電子文檔，這就要求工作人員應(yīng)熟練地掌握以及操作計算機(jī)的文書處理，以及歸檔的所有程序，認(rèn)識紙制文件與電子文件歸檔的關(guān)系，明確在文件歸檔、整理、以及資料的形成、積累等各項工作中每個人應(yīng)付的責(zé)任。計算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)以后企業(yè)檔案利用率在不斷地攀升，企業(yè)的各個部門對檔案信息實現(xiàn)了共享。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息中心的作用，針對信息再利用以及保密問題，可以通過制定新的管理制度以及管理方法進(jìn)行解決。
三、結(jié)語
