發(fā)布時(shí)間：2023-06-12 16:01:43
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理體制樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
黑龍江省海倫市廣播電視臺(tái) 152300
[摘要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案管理體制也得到了逐步地完善。在新時(shí)期背景下，檔案管理體制也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)展的潮流，力爭(zhēng)全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與高效化。本研究將主要對(duì)新時(shí)期下檔案管理體制的創(chuàng)新措施進(jìn)行分析和探究。
[
關(guān)鍵詞 ]新時(shí)期；檔案管理體制；創(chuàng)新措施
現(xiàn)如今，我國(guó)正處于一個(gè)改革與發(fā)展的新時(shí)期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)前進(jìn)的腳步及現(xiàn)代化進(jìn)程也在不斷加快，這對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理體制的改革創(chuàng)新勢(shì)在必行。
1、檔案管理體制創(chuàng)新的意義
自改革開發(fā)以來(lái)，我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也取得重大發(fā)展與進(jìn)步，不同類型的企業(yè)數(shù)量逐年增多，企業(yè)的規(guī)模及所涉及的服務(wù)領(lǐng)域也越來(lái)越大，因此所創(chuàng)造出的檔案種類與數(shù)量也達(dá)到了有史以來(lái)的頂峰位置。在現(xiàn)如今這個(gè)信息化與數(shù)字化的大時(shí)代背景下，信息資料可謂是各行各業(yè)最寶貴的財(cái)富。無(wú)論是企業(yè)組織，還生產(chǎn)決策活動(dòng)，各個(gè)企業(yè)對(duì)檔案資料及其他同類信息的需求都會(huì)對(duì)檔案管理工作在企業(yè)管理中所發(fā)揮的特殊作用產(chǎn)生一定的影響。我國(guó)檔案管理體制的建立健全工作還存在很多漏洞，管理體制的改革創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的重要手段。
2、我國(guó)檔案管理體制現(xiàn)狀分析
從我國(guó)檔案管理體制的總體發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題。
第一，檔案管理機(jī)構(gòu)的上下隸屬關(guān)系較為混亂，領(lǐng)導(dǎo)體制缺乏統(tǒng)一性。領(lǐng)導(dǎo)體制的不統(tǒng)一以及隸屬關(guān)系的不穩(wěn)定性，會(huì)使檔案機(jī)構(gòu)的職能，規(guī)模與設(shè)置規(guī)格等都存在明顯的恣意性，對(duì)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展極為不利。第二，檔案管理體制中的分級(jí)管理與集中統(tǒng)一之間不能實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，存在一定沖突，特別是兩者在分工問(wèn)題上存在諸多沖突。第三，檔案管理機(jī)構(gòu)的屬性較為混亂，職能分配不夠清晰明確。例如，檔案局與檔案館合二為一的管理體制極易造成機(jī)構(gòu)之間屬性定位的錯(cuò)誤理解，既使得檔案行政管理部門的法律地位變得模糊不清，又加重了檔案館向行政化方向發(fā)展的趨勢(shì)，抑制了檔案館事業(yè)的順利發(fā)展。第四，檔案工作與文件工作存在管理方面的問(wèn)題。最突出的表現(xiàn)是：檔案管理體制僅局限于檔案事業(yè)范圍，而對(duì)文書的處理與文件的形成并未形成相應(yīng)的管理模式。
3、新時(shí)期檔案管理體制的創(chuàng)新策略
3.1促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展
隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)及多媒體技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。信息化和數(shù)字化理念在我們的工作生活中無(wú)所不在，因?yàn)樗谦@取資訊，信息的重要方式與手段。因此，在新時(shí)期背景下，我國(guó)檔案管理體制應(yīng)該充分借助現(xiàn)代信息的突出優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)出應(yīng)有的創(chuàng)新性。首先，檔案管理應(yīng)該逐漸形成數(shù)字信息化的管理系統(tǒng)，不斷推進(jìn)信息化的進(jìn)程，使檔案管理體制在順應(yīng)時(shí)展的潮流的同時(shí)，還能提升企業(yè)的管理水平。其次，要對(duì)檔案管理體制實(shí)現(xiàn)信息化制定一個(gè)切實(shí)有效的規(guī)劃方案，之后再逐漸加強(qiáng)檔案管理在信息搜集分類，編制存檔以及后期處理等重要環(huán)節(jié)的信息化程度。
3.2加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一
檔案資源的整合統(tǒng)一體制是我國(guó)檔案管理工作的重要指導(dǎo)思想，既適應(yīng)我國(guó)的的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，又遵循了宏觀管理的原則。整合統(tǒng)一的檔案管理體制有效避免了檔案分管存在的不足之處，對(duì)我國(guó)規(guī)模檔案事業(yè)的建設(shè)有著十分重要的推動(dòng)作用。首先，要加強(qiáng)政府與黨對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督工作，使檔案信息資源的開發(fā)管理更加深入化，促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的統(tǒng)一化發(fā)展。其次，在統(tǒng)一規(guī)劃管理的前提下，再對(duì)檔案信息資源采取科學(xué)合理的整合措施，力爭(zhēng)建立出名副其實(shí)的綜合性檔案，使社會(huì)檔案資源的貢獻(xiàn)需求得以實(shí)現(xiàn)。
3.3檔案管理體制實(shí)現(xiàn)多樣化
市場(chǎng)化促進(jìn)了檔案所有權(quán)的多元化發(fā)展，而后者又帶動(dòng)了檔案管理體制的多樣化。在以往，我國(guó)的檔案管理體制受國(guó)家計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，黨政機(jī)關(guān)，事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)的檔案資料均實(shí)行統(tǒng)一管理模式，這在當(dāng)時(shí)是符合檔案所有權(quán)的實(shí)際情況的。而現(xiàn)如今，雖說(shuō)國(guó)有檔案的管理模式仍被普遍應(yīng)用，但是對(duì)于非國(guó)有企業(yè)或者外商管理企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案資料的管理工作必須結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況進(jìn)行。這類企業(yè)在檔案的管理上擁有充分的自主權(quán)利，且不同單位的管理方式也應(yīng)該有所差異，既可以實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，也可以選擇分布管理的方式，亦或是兩種方式的有效結(jié)合。
3.4檔案管理與文件管理的有效結(jié)合
檔案管理可以說(shuō)是文件管理的發(fā)展與延續(xù)，文件管理為檔案管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在新時(shí)期背景下，檔案管理與文件管理的有效結(jié)合可以促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理與文件管理的銜接關(guān)系可以通過(guò)統(tǒng)一的工作方法進(jìn)行加強(qiáng)，既有利于減少檔案部門的工作量，又能進(jìn)一步提高進(jìn)館檔案資料的質(zhì)量。檔案管理與文件管理實(shí)現(xiàn)結(jié)合的具有措施有：建立文件即時(shí)歸檔制度，并同時(shí)搭建檔案文件一體化的管理平臺(tái)，促進(jìn)兩者一體化的形成；結(jié)合不同地區(qū)文件管理與檔案管理的具體情況，充分發(fā)揮集約的優(yōu)點(diǎn)，將檔案管理的成本降低至最優(yōu)點(diǎn)。
3.5政企分開，職責(zé)分明
我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的主要方向是政事分開，政企分明，這對(duì)于檔案管理工作也同樣適用，即檔案館與檔案行政管理部門兩者之間的職能要做到清晰明確，使各自能夠充分發(fā)揮出獨(dú)特的職能特點(diǎn)。檔案館屬于文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)檔案資料的集中管理，具體包括檔案的接收，搜集，整合以及保管等工作，同時(shí)也提供和利用不同分管范圍內(nèi)的檔案資料。檔案館是典型的事業(yè)單位，因此在運(yùn)行機(jī)制和管理方式方面可與政府機(jī)構(gòu)存在差異，有所創(chuàng)新。檔案行政管理部門是我國(guó)行政體系的重要組成部分，通過(guò)制定規(guī)章制度，實(shí)施法律法規(guī)以及執(zhí)行檢查等多種手段，對(duì)各單位的檔案工作進(jìn)行管理。
4、結(jié)束語(yǔ)
上述內(nèi)容主要對(duì)檔案管理體制創(chuàng)新的意義以及我國(guó)檔案管理體制的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，并重點(diǎn)提出了五點(diǎn)關(guān)于新時(shí)期檔案管理體制的具體創(chuàng)新策略。總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)的檔案管理體制受傳統(tǒng)管理模式的影響較深，缺乏靈活性與創(chuàng)新性，建議相關(guān)部門根據(jù)時(shí)代要求不斷建立健全檔案管理體制，使我國(guó)的檔案管理工作能夠跟上時(shí)代的發(fā)展腳步。
參考文獻(xiàn)
[1]何敏.論檔案信息資源開發(fā)的多元化發(fā)展思路[J].廣東檔案,2014,12(15):113-115.
1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
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三、建設(shè)大檔案管理體制在實(shí)踐中亟待解決的問(wèn)題及對(duì)策
海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問(wèn)題。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作?！蹦壳埃珖?guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。
2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。”但是，《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。
對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。
對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門牽頭，通過(guò)調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問(wèn)題。
對(duì)策3：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。
大檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府有關(guān)部門和社會(huì)的支持與關(guān)注。只要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，從實(shí)際出發(fā)，把《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)大檔案管理目標(biāo)，把高校檔案管理工作推向新的發(fā)展階段。
會(huì)計(jì)委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會(huì)計(jì)代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度是我國(guó)會(huì)計(jì)管理工作中的新生事物，是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)委派制有兩種形式，一種叫“會(huì)計(jì)委派直接管理”，另一種叫“財(cái)務(wù)集中制”。
1.“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。
2.“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來(lái)，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會(huì)計(jì)核算中心查詢本單位的財(cái)務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對(duì)單位資金享有財(cái)務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無(wú)支配和使用權(quán)。
目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
一、委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。
二、會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。由于會(huì)計(jì)核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報(bào)銷、辦公擠在一起，沒有專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房和專門的檔案員，加之各單位的報(bào)賬人員頻繁往來(lái)，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會(huì)計(jì)檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理仍存在一些問(wèn)題，其主要表現(xiàn)為：
1.有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮?shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
3.會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
4.財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
5.會(huì)計(jì)檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：
1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案管理 體制管理
1.引言
人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測(cè)和人才政策制訂方面具有十分重要的作用。在當(dāng)前的信息化時(shí)代，對(duì)人事檔案信息的開發(fā)利用程度也不夠，種種現(xiàn)象說(shuō)明，當(dāng)前的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求，迫切需要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行創(chuàng)新與變革，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
2.人事檔案管理新問(wèn)題
伴隨社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人員流動(dòng)性使現(xiàn)行檔案管理體制顯現(xiàn)了新的弊端。加之人事制度改革的深入，企事業(yè)單位的優(yōu)勝劣汰，畢業(yè)生自主擇業(yè)和出國(guó)熱潮的沖擊，這些人的檔案編交由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代管，而產(chǎn)生的弊端也越來(lái)越明顯。
2.1棄檔現(xiàn)象
“棄檔族”主要由以下人群組成：一是部分跳槽人員，與原單位有勞動(dòng)合同沒有解除，又不履行違約責(zé)任棄檔而去；二十應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生，他們?yōu)榱搜线m自身發(fā)展的舞臺(tái)，也未了解到檔案的重要性而放棄了檔案；三是因?yàn)榇苋耸聶n案費(fèi)用太高，部分人認(rèn)為收費(fèi)不合理而不愿意繳納費(fèi)用而放棄檔案；四是出國(guó)人員，無(wú)暇顧及檔案；五是移民人員，檔案無(wú)所用處。
2.2擅自扣檔
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，絕大多數(shù)用人單位都認(rèn)識(shí)到人才是決定一個(gè)單位興衰的關(guān)鍵，部分單位為了留住人才，也為了減少自己培養(yǎng)人才的損失、或?yàn)榱税褬I(yè)務(wù)交代清楚，就會(huì)用檔案來(lái)扣留人才，來(lái)阻止或降低自己的損失。單位以擅自扣檔的方式來(lái)阻止人員流動(dòng)，與現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的資源配置的原則是相背離的，人力資源的自由流動(dòng)收到限制，從而使人力資源市場(chǎng)缺乏活力，有礙效益原則的實(shí)現(xiàn)。
2.3擅自建檔
人事檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)就是原始性、唯一性。很多城市尤其是沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市中的許多單位，為了吸引眾多優(yōu)秀人才，改變了過(guò)去的人才調(diào)動(dòng)一些做法，可以不要當(dāng)事人的人事檔案，并且有些單位還許諾可以為其重新建檔[1]。從一定意義上說(shuō)，重建檔案能夠加速人才流動(dòng)，更加符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，因?yàn)樗桥c扣留檔案行為的反戈一擊，有利于資源的整體優(yōu)化與合理配置。但是擅自建檔與我國(guó)人事檔案制度一再?gòu)?qiáng)調(diào)的嚴(yán)肅性、唯一性是相違背的，會(huì)造成一人多檔放的混亂局面，長(zhǎng)期如此，會(huì)導(dǎo)致檔案的真實(shí)性會(huì)受到嚴(yán)重的沖擊。
2.4檔案丟失
企業(yè)檔案管理人員觀念淡薄，人事檔案工作制度、機(jī)構(gòu)不健全，沒有嚴(yán)把人事檔案接收和調(diào)出關(guān)，檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)工作交接不清，檔案不知去向?；蛘哂捎趥€(gè)人對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為人事檔案已經(jīng)沒用，人事檔案在哪里根本不在意。
3.對(duì)現(xiàn)有人事檔案遇到問(wèn)題的對(duì)策
針對(duì)我國(guó)人事檔案管理的不斷改革以及現(xiàn)有人事檔案管理存在問(wèn)題，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實(shí)際，可以采取下列對(duì)策對(duì)人事檔案的內(nèi)容、管理方法、管理制度等進(jìn)行改革與完善。
3.1努力提高人事檔案材料的質(zhì)量
檔案工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識(shí)人事檔案及其工作的重要性。因此，增強(qiáng)組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是解決當(dāng)前人事檔案工作中存在的問(wèn)題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。同時(shí)在檔案內(nèi)容千人一面的陳舊模式下建立新的個(gè)性檔案，針對(duì)不同的人不同時(shí)期的發(fā)展情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。對(duì)不同的工作崗位的個(gè)人而言，具體業(yè)務(wù)考績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明顯不同。
3.2人事檔案對(duì)相對(duì)人有條件的適當(dāng)公開
“只有揭開人事檔案的神秘面紗，才能提高檔案當(dāng)事人對(duì)本人檔案的認(rèn)同度和信賴度，珍惜和善待自己的個(gè)人檔案”[2]，使當(dāng)事人對(duì)自己的檔案有適當(dāng)?shù)闹闄?quán)，避免相對(duì)人的合法權(quán)益受到侵害，同時(shí)也可以更有效地確保人事檔案的質(zhì)量。當(dāng)發(fā)現(xiàn)個(gè)人信息有誤時(shí)，可以及時(shí)提出更正，有利于人事工作程序的公正，同時(shí)相對(duì)人也會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，發(fā)揮檔案的重要作用，將檔案作為向社會(huì)證明自己的重要信息，使人事檔案充滿活力。
3.3確定人事檔案的所有權(quán)及取消檔案管理的收費(fèi)制度
我國(guó)人事檔案的所有權(quán)不應(yīng)該屬于個(gè)人、單位或人才流動(dòng)中心，而應(yīng)當(dāng)屬于國(guó)家，這一點(diǎn)是有相應(yīng)法律和現(xiàn)實(shí)的根據(jù)的。在現(xiàn)實(shí)管理當(dāng)中，由國(guó)家通過(guò)法律或政策的規(guī)定，授權(quán)有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位的檔案室、相關(guān)的人才流動(dòng)服務(wù)中心等部門一定的管理權(quán)，所有權(quán)的一部分權(quán)能(占有、使用權(quán))發(fā)生暫時(shí)轉(zhuǎn)移，但其所有權(quán)整體仍屬于國(guó)家，并在公民死亡后歸國(guó)家所有。
3.4嚴(yán)厲打擊假檔案的現(xiàn)象
要加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，通過(guò)宣傳教育，進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念，提高政治覺悟，認(rèn)清制假危害。人事檔案是當(dāng)事人一生的真實(shí)寫照，是企事業(yè)單位對(duì)當(dāng)事人了解的有效途徑，對(duì)假檔案和私自建檔的行為要嚴(yán)肅處理。對(duì)那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為，不管是什么人，都要本著法律面前人人平等的原則，要毫不猶豫地繩之以法，予以堅(jiān)決打擊。
3.5建立數(shù)字電子化人事檔案系統(tǒng)平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的管理是當(dāng)今電子時(shí)代保證人事檔案安全唯一性的最為有效的手段。首先，數(shù)字化檔案不再需要大量使用檔案原件，可以避免對(duì)原件造成損害，同時(shí)大大減少了檔案丟失或涂改的可能性，便于管理;其次，檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化可以形成數(shù)據(jù)索引，從而提升了信息檢索的可操作性；再次，數(shù)字化檔案可以進(jìn)行產(chǎn)品二次開發(fā)和信息整合，通過(guò)有針對(duì)性的編研工作將收集到的檔案材料形成編研成果提供給相關(guān)部門，為宏觀管理和決策帶來(lái)極大方便。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：高校；管理改革；檔案工作
深化二級(jí)管理改革，是高校深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀和《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》精神，構(gòu)建中國(guó)特色現(xiàn)代大學(xué)制度的客觀要求，也是進(jìn)一步構(gòu)建“科學(xué)合理、充滿活力、富有效率、更加開放”的二級(jí)管理體制及其運(yùn)行機(jī)制的現(xiàn)實(shí)需要。進(jìn)一步理清校院兩級(jí)管理職責(zé)，增強(qiáng)學(xué)院辦學(xué)主體地位，構(gòu)建與現(xiàn)代大學(xué)相適應(yīng)的的檔案管理體制及其運(yùn)行機(jī)制，對(duì)于加快建設(shè)特色高水平大學(xué)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、二級(jí)管理體制下檔案管理的特點(diǎn)
1.二級(jí)檔案管理歸檔范圍縮窄化
二級(jí)檔案內(nèi)容是學(xué)校一級(jí)檔案內(nèi)容的一個(gè)縮影。二級(jí)學(xué)院一般只涉及單一學(xué)院的教師和學(xué)生，其內(nèi)容包括教學(xué)計(jì)劃、科研成果、學(xué)生管理等方面，二級(jí)管理部門涉及的業(yè)務(wù)也相對(duì)單一，覆蓋數(shù)量相對(duì)較少，是各二級(jí)單位改革發(fā)展的重要參考資料，但是，無(wú)論從數(shù)量還是范圍來(lái)說(shuō)，相對(duì)學(xué)校層級(jí)的一級(jí)檔案的內(nèi)容還是減少了很多。
2.二級(jí)檔案管理保管期限縮短化
按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，根據(jù)檔案的價(jià)值決定其保管期限，哪些是永久，哪些是長(zhǎng)期，哪些是短期，對(duì)于永久保存的檔案要及時(shí)移交；為了便于查詢使用，一般情況下，各高校要求在第二年的上半年移交二級(jí)檔案，即，將原件或重要資料移交學(xué)校一級(jí)檔案館（室）存檔，復(fù)印件則由二級(jí)單位自主保管。較之學(xué)校層面的一級(jí)檔案而言，二級(jí)檔案保管的期限相對(duì)縮短了很多。
二、二級(jí)管理體制下檔案管理的要求
1.建立二級(jí)檔案歸檔的前移機(jī)制
檔案收集、整理、移交到歸檔，是一個(gè)連續(xù)的系列過(guò)程。從對(duì)二級(jí)檔案的移交過(guò)程來(lái)看，經(jīng)常存在移交不及時(shí)、檔案丟失等情況。針對(duì)這種情況，學(xué)校一級(jí)檔案部門應(yīng)該建立完善的歸檔遷移機(jī)制，將明確列入歸檔范圍內(nèi)的重要資料，在二級(jí)部門檔案形成時(shí)期就由一級(jí)檔案管理人員提前介入，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，甚至貫穿于指導(dǎo)整個(gè)收集整理過(guò)程，使得歸檔文件完整無(wú)缺，提高歸檔文件質(zhì)量，便于長(zhǎng)久保存和提供查詢使用。
2.加強(qiáng)二級(jí)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
從目前高校檔案工作的實(shí)際來(lái)看，絕大多數(shù)高校二級(jí)部門都存在著檔案收集不完整、管理不規(guī)范、歸檔機(jī)制不健全、管理人員責(zé)任不明確等現(xiàn)狀，往往容易造成重要文件材料重復(fù)歸檔、漏歸檔甚至不歸檔的現(xiàn)象。因此從學(xué)校層面來(lái)講，加強(qiáng)對(duì)二級(jí)單位檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)勢(shì)在必行。在日常工作中，除了進(jìn)行基本的檔案管理技能的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)該有針對(duì)性的對(duì)不同的教學(xué)院部、管理部門進(jìn)行分門別類的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。才能從源頭上杜絕二級(jí)檔案移交歸檔是產(chǎn)生的各類不規(guī)范的現(xiàn)象。
3.提高二級(jí)檔案管理的信息化水平
高校作為科學(xué)發(fā)展的前沿陣地，校園網(wǎng)的建設(shè)已經(jīng)幾乎覆蓋了各個(gè)高校，相對(duì)而言，信息化的教學(xué)、科研、管理服務(wù)已經(jīng)趨于日漸完善和成熟的過(guò)程，信息化的高速發(fā)展導(dǎo)致高校各項(xiàng)活動(dòng)的記錄發(fā)生于網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化環(huán)境中，在這個(gè)進(jìn)程中，檔案信息化建設(shè)也呈現(xiàn)出勢(shì)不可擋的發(fā)展趨勢(shì)，大部分重要文件資源、檔案信息都將以紙質(zhì)和數(shù)字形式并存發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理技術(shù)發(fā)展的方向。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，各類電子檔案的整理、查詢、利用都顯現(xiàn)出更加便捷方便的優(yōu)越性。從這個(gè)意義出發(fā)，利用高效便捷的信息化技術(shù)管理二級(jí)檔案，勢(shì)必有利于節(jié)約二級(jí)檔案管理成本、提高的管理效率。
三、二級(jí)管理體制下檔案管理的建議
1.加強(qiáng)二級(jí)檔案管理的宣傳力度
強(qiáng)化檔案意識(shí)，加大宣傳力度是加強(qiáng)各二級(jí)管理部門檔案工作的前提。應(yīng)當(dāng)通過(guò)檔案工作必要性和重要性的大力，提高管理人員的檔案意識(shí)、培養(yǎng)責(zé)任心。要廣泛通過(guò)會(huì)議、宣傳欄、培訓(xùn)班、校園網(wǎng)絡(luò)等各種途徑宣傳檔案工作、普及檔案法律法規(guī)知識(shí)，以此獲得公眾對(duì)檔案工作的支持，樹立檔案良好形象。目前，大部分二級(jí)單位的檔案管理者是兼職工作人員，在從事本職專業(yè)工作的同時(shí)承擔(dān)著本部門的檔案整理工作，應(yīng)該在日常的業(yè)務(wù)工作中，形成一套收集、整理、歸納檔案的有效工作程序，有針對(duì)性的便捷的在繁復(fù)的日常工作中把檔案工作做好做實(shí)。同時(shí)，身為檔案管理者，有必要積極宣傳、普及檔案工作的重要性。
2.增強(qiáng)二級(jí)檔案管理的保密意識(shí)
保密工作重于泰山，檔案保密工作作為檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其重要性也不言而喻。高校二級(jí)檔案是在工作中形成的最原始的真實(shí)材料，涉及學(xué)校教學(xué)、科研、管理、學(xué)生工作等各方面內(nèi)容，如何甄別其是否屬于保密范疇以及如何對(duì)有價(jià)值的資料進(jìn)行篩選歸檔就成為很現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。根據(jù)檔案工作的特殊性，形成對(duì)口層級(jí)管理、逐級(jí)落實(shí)的模式，針對(duì)二級(jí)部門檔案的內(nèi)容，工作人員要從中找到保密工作與檔案工作的契合點(diǎn)，一方面避免出現(xiàn)保密與檔案業(yè)務(wù)工作“兩張皮”的現(xiàn)象，另一方面，避免出現(xiàn)檔案工作和保密工作各管一攤的“脫節(jié)”現(xiàn)象。只有真正確保將有保密意義、有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行整理歸檔，才能把檔案的保密工作真正落實(shí)到實(shí)處。（作者單位：廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)
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[2]童曉風(fēng).淺談高等學(xué)校院（系）級(jí)的檔案管理[J].浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)（人文科學(xué)版），2002，9：83-85.
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；體制改革；方法與對(duì)策
一、企業(yè)現(xiàn)在面臨的嚴(yán)峻形勢(shì)
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷變化，各類企業(yè)也紛紛涌現(xiàn)，企業(yè)之間面臨著不斷的競(jìng)爭(zhēng)，而有些優(yōu)質(zhì)企業(yè)因?yàn)闆]有良好的管理體制，使企業(yè)本身面臨著破產(chǎn)和被吞并。在當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)中，中國(guó)企業(yè)很難在外國(guó)市場(chǎng)立足。管理者若想使企業(yè)得到不斷的發(fā)展與提高，在經(jīng)濟(jì)全球化以及本國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)中處于立足不敗的地位，最主要的策略應(yīng)該是要優(yōu)化自己企業(yè)檔案管理體制，從中找出方法與對(duì)策，使企業(yè)得到最大化的發(fā)展。
二、企業(yè)檔案管理體制改革方法與對(duì)策
1.企業(yè)檔案管理最主要的是工作人員具備的素質(zhì)。管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)有效的一部分，同樣，企業(yè)的生存與發(fā)展離不開企業(yè)的信譽(yù)以及它所經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品質(zhì)量，而工作人員需要具備良好的工作素質(zhì)才能使企業(yè)管理有著良好的發(fā)展，企業(yè)發(fā)展體現(xiàn)了企業(yè)管理的水平，而企業(yè)管理水平的提高，同時(shí)會(huì)隨之出現(xiàn)大量的檔案資料。這些檔案資料為企業(yè)管理與發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，將對(duì)企業(yè)的管理還有經(jīng)營(yíng)提供技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)等方面的有利建議。企業(yè)的檔案資料則是由企業(yè)的檔案管理人員來(lái)操作，所以企業(yè)可以對(duì)這些管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。（1）企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自己本身工作的重要性，要不斷學(xué)習(xí)，努力進(jìn)步，提高自己所具備的理論知識(shí)和專業(yè)技能，同時(shí)也能夠很好的將理論知識(shí)與專業(yè)技能結(jié)合起來(lái)。緊跟社會(huì)發(fā)展潮流和經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的進(jìn)步，提高自己所掌握的現(xiàn)代化信息技術(shù)，進(jìn)行創(chuàng)新，適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)。（2）檔案管理需要管理人員掌握大量的專業(yè)知識(shí)，隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步，大量知識(shí)分子不斷出現(xiàn)，而管理人員若不想被淘汰，將要面臨著新的嚴(yán)峻形勢(shì)。管理人員要聽取優(yōu)秀的管理建議，吸收別人好的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)自照本身的缺點(diǎn)而進(jìn)行改正，能夠經(jīng)常參與檔案管理的學(xué)術(shù)討論，與其他人員相互學(xué)習(xí)，相互促進(jìn)，同時(shí)進(jìn)步。（3）檔案管理人員也應(yīng)該對(duì)自己企業(yè)有著全面的認(rèn)知，要隨時(shí)注意自己企業(yè)的發(fā)展方向與企業(yè)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容，積極提高有利于企業(yè)發(fā)展的信息服務(wù)，以企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與活動(dòng)為核心，最大限度的發(fā)揮檔案信息的有利功能。
2.科技檔案是企業(yè)檔案管理水平的關(guān)鍵?，F(xiàn)代社會(huì)越來(lái)越離不開科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，而一個(gè)企業(yè)若想得到更好的發(fā)展，同時(shí)滿足市場(chǎng)需求，人民大眾的需求，從而生產(chǎn)出具備有較大競(jìng)爭(zhēng)力的商品，這樣就要具備一定的科技水平，企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)研發(fā)出來(lái)的圖紙與資料將是實(shí)際生產(chǎn)中與企業(yè)新技術(shù)發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。（1）檔案管理人員應(yīng)該提高自己的科學(xué)技術(shù)水平，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科技檔案的管理與經(jīng)營(yíng)。（2）檔案管理人員要仔細(xì)將自己所管理的企業(yè)檔案加以管理，進(jìn)行分類，有力加強(qiáng)科技檔案，以電子信息方式對(duì)企業(yè)檔案資料進(jìn)行管理分類。（3）科技檔案將會(huì)提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)水平，因此需要提高企業(yè)的科學(xué)技術(shù)水平，要對(duì)企業(yè)的科技進(jìn)行創(chuàng)新與研發(fā)，以增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。（4）實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展道路需要對(duì)企業(yè)的檔案資料進(jìn)行保密管理，所以要提高管理人員的保密措施，嚴(yán)禁外界蓄意干擾，妥善管理與利用檔案信息。
3.檔案信息的全面開發(fā)與最大利用是企業(yè)檔案管理的最終目的。企業(yè)檔案管理資料最基礎(chǔ)的工作就是收集與分類，從而對(duì)企業(yè)檔案有著合理的利用。檔案信息開放資源能夠使企業(yè)收獲最大的經(jīng)濟(jì)效益。優(yōu)化信息服務(wù)，提高檔案管理水平，不斷完善檔案信息資源，合理利用開發(fā)企業(yè)檔案。實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展道路與創(chuàng)新道路，全面發(fā)揮企業(yè)檔案信息的作用。（1）各個(gè)企業(yè)都有不同的經(jīng)營(yíng)內(nèi)容與方式，要根據(jù)企業(yè)本身的經(jīng)營(yíng)方式與內(nèi)容來(lái)進(jìn)行對(duì)企業(yè)檔案管理建立咨詢網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)真聽取市場(chǎng)以及相關(guān)人員對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)與建議，則其優(yōu)者而從之；同時(shí)將有利于企業(yè)的信息與數(shù)據(jù)建立檔案信息庫(kù)。（2）企業(yè)應(yīng)該要良好的利用現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)步對(duì)企業(yè)也有著最為方便快捷的作用，可以將企業(yè)形象進(jìn)行網(wǎng)站設(shè)計(jì)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠完善建設(shè)電子檔案，便于企業(yè)所在的行業(yè)范圍中的所用用戶能夠方便的享用與利用企業(yè)的檔案信息資源。（3）信息技術(shù)的進(jìn)步，使企業(yè)能夠快速掌握及時(shí)、完善、準(zhǔn)確的企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源。在嚴(yán)峻的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)情況下，企業(yè)要努力快速發(fā)展，壯大本身的企業(yè)優(yōu)勢(shì)，不斷適應(yīng)變幻的現(xiàn)代社會(huì)。同時(shí)，若想在同一行業(yè)的企業(yè)中，能夠很好的發(fā)展自己，占據(jù)一定的市場(chǎng)地位，需要準(zhǔn)確全面獲取與自己同一行業(yè)的信息資料。積極吸取對(duì)于他人的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)本身之不足，做出相應(yīng)的改變與改善。
參考文獻(xiàn)
[1]金華.優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革的方法與對(duì)策思考[J].企業(yè)檔案管理，2012，11（3）：0268-1.
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體制；新體制
一、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的方案策劃
經(jīng)過(guò)認(rèn)真的調(diào)查研究，我們向各個(gè)分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。
（一）集中統(tǒng)一管理模式
檔案管理機(jī)構(gòu)的基本構(gòu)成是：
1.設(shè)立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、工程復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備及相應(yīng)軟件，采用聯(lián)網(wǎng)打印方式，承擔(dān)企業(yè)所有紙質(zhì)文件制作及分發(fā)、傳遞任務(wù)。
2.設(shè)立資料檔案室，配備庫(kù)房、文件柜和聯(lián)網(wǎng)電腦，統(tǒng)一管理企業(yè)的現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和各類檔案。承擔(dān)企業(yè)全部或者大部分紙質(zhì)版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務(wù)。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)管理"的要求和統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環(huán)節(jié)分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業(yè)務(wù)部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)互相配合、互相監(jiān)督的管理機(jī)制。
檔案管理體制的基本構(gòu)成是：
1.技術(shù)文件和經(jīng)營(yíng)文件的制作、分發(fā)業(yè)務(wù)，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)情況指定人員專管或者兼管，因?yàn)閳D紙的復(fù)制分發(fā)工作量大，在技術(shù)部門可以設(shè)專人管理。
2.現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和檔案均由產(chǎn)生文件的部門予以相對(duì)集中，指定人員負(fù)責(zé)管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設(shè)立資料室，由專人負(fù)責(zé)管理，其他文件、檔案由相應(yīng)單位指定人員兼管。
3.各部門業(yè)務(wù)工作中形成的應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負(fù)責(zé)收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對(duì)集中管理。
（三）建立在少紙化辦公基礎(chǔ)上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少紙化"、"無(wú)紙化"辦公。信息傳遞盡量在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，運(yùn)用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。
紙質(zhì)文件集中管理，電子文件由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理。在企業(yè)的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質(zhì)檔案和電子檔案，在生產(chǎn)車間設(shè)專人管理圖紙資料。
除產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、實(shí)物（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備檔案也可逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案保存。
（四）三個(gè)方案的優(yōu)劣比較
經(jīng)過(guò)分析、研究、比較，首都航天機(jī)械公司新建、擴(kuò)建、遷建的分、子公司根據(jù)自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機(jī)械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負(fù)責(zé)其檔案信息管理工作?？傊?，無(wú)論采用何種方式，都是根據(jù)分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業(yè)的檔案信息管理工作一開始就走上"規(guī)范、明確、高效"的軌道。
二、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的制度準(zhǔn)備
（一）以檔案法規(guī)為依據(jù)
檔案管理工作的法律依據(jù)，不僅有《檔案法》，還有《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》、《會(huì)計(jì)法》等專業(yè)法律法規(guī)，此外《保密法》等法律法規(guī)，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據(jù)和保證。
（二）以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指南
經(jīng)過(guò)幾代檔案工作者的不懈努力，我國(guó)已經(jīng)建立起由國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組成的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系。特別是我們航天系統(tǒng)的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規(guī)章制度體系的依據(jù)性文件。
（三）重視法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況考核
這是在企業(yè)檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)中非常重要，又很容易被忽視的問(wèn)題。要解決這個(gè)問(wèn)題，一是母公司要擔(dān)負(fù)起對(duì)分、子公司檔案管理工作的監(jiān)督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況檢查考核的責(zé)任單位，明確責(zé)任內(nèi)容，三是分、子公司要建立法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡(jiǎn)便易行，四是分、子公司要把檢查考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲掛鉤，保證管理標(biāo)準(zhǔn)、制度的有效性。
經(jīng)過(guò)各級(jí)檔案工作者的共同努力，首都航天機(jī)械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規(guī)章制度體系。
表1三個(gè)方案的優(yōu)缺點(diǎn)比較
比較/方案1方案一1方案二1方案三優(yōu)點(diǎn)11.便于專業(yè)化操作。11.專職人員數(shù)量減少。11.管理人員數(shù)量減少。12.易于規(guī)范化。12.環(huán)節(jié)減少，效率提高。12.有利于管理規(guī)范化。13.責(zé)任明確，減少扯皮。13.資源分管，責(zé)任分擔(dān)。13.有利于提高管理效率。14.對(duì)管理?xiàng)l件要求最低。14.對(duì)管理?xiàng)l件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點(diǎn)11.人員數(shù)量較多。11.影響管理的規(guī)范化。11.對(duì)管理?xiàng)l件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數(shù)量似減實(shí)增。12.管理起點(diǎn)高。13.對(duì)形勢(shì)變化適應(yīng)性不強(qiáng)。13.不利于信息共享。13.管理的規(guī)范化不易保證。
參考文獻(xiàn)
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一、當(dāng)前企業(yè)在人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠
隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，在人才市場(chǎng)中，人員的流動(dòng)性越來(lái)越自由化，企業(yè)與員工之間的“雙向選擇性”也越來(lái)越明顯。企業(yè)在招聘錄用員工時(shí)更看重的是員工的工作能力以及人品方面，而員工與企業(yè)在達(dá)成一致性的時(shí)候更多的是由勞動(dòng)合同進(jìn)行書面的約束，而不是人事檔案，員工只要按照勞動(dòng)合同中的協(xié)議條款進(jìn)行，則可以自由的選擇職業(yè)流動(dòng)。正是由于這種自由性，現(xiàn)階段的員工以及人才市場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于個(gè)人發(fā)展原因或者其他方面的原因，員工選擇跳槽的情況，而員工未及時(shí)辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，因而造成了很多死檔或者棄檔的存在。更是由于對(duì)人事檔案重視程度不夠，出現(xiàn)很多人事檔案遺留在原由的人才市場(chǎng)或者交流機(jī)構(gòu)中，這樣導(dǎo)致后續(xù)進(jìn)行有關(guān)人事方面工作的時(shí)候欠缺相應(yīng)完整的檔案資料查詢，為后續(xù)的人事工作帶來(lái)極大的不便。
（二）人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不夠
在企業(yè)內(nèi)部中，人事檔案有關(guān)部門長(zhǎng)期受到一些機(jī)要性和制度方面的制約，有關(guān)檔案管理人員在工作中長(zhǎng)期處于比較被動(dòng)的狀態(tài)，采取單一的服務(wù)方式，導(dǎo)致人事檔案管理人員在服務(wù)意識(shí)上也存在明顯的不足。對(duì)于人事檔案的管理，管理者將重心過(guò)多的放在了保管資料方面，對(duì)于人事檔案中所記錄的一些信息資源都沒有很好的進(jìn)行利用，為企業(yè)調(diào)配人員，考察員工提供應(yīng)該具備的價(jià)值。
（三）企業(yè)人事檔案內(nèi)容不夠完善
企業(yè)的最終目的是為了盈利，對(duì)于員工的管理也是為了最大力度的刺激員工的創(chuàng)造力和工作能力，從而達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益，而在企業(yè)內(nèi)部管理中，各部門之間的職能差別很大，因此人事檔案的管理除了具備員工的一些基本信息之外，還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身管理需要充實(shí)一些內(nèi)容。但是在企業(yè)中，人事檔案管理資料內(nèi)容基本上只顯示了員工的年齡、學(xué)歷、個(gè)人履歷等這些基本內(nèi)容，對(duì)于員工在崗位工作上的業(yè)績(jī)表現(xiàn)，工作貢獻(xiàn)等都沒有詳細(xì)的歸納和記載，因而不便于對(duì)這個(gè)員工進(jìn)行很詳細(xì)的了解。
（四）信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理水平落后
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息管理模式也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，在一些信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)達(dá)的國(guó)家已經(jīng)開始用電子檔案技術(shù)逐漸取代紙質(zhì)檔案，但是在我國(guó)企業(yè)中，傳統(tǒng)手工記錄的形式仍然大量存在，并沒有將電子化技術(shù)很好的融入到檔案管理工作中。
二、如何改進(jìn)職工人事檔案管理的對(duì)策
（一）提高人事檔案管理的重視程度，加強(qiáng)人事檔案的宣傳
人事檔案在管理中面臨最關(guān)鍵的問(wèn)題就是員工以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視，這種不重視主要源于對(duì)于人事檔案管理作用的不清楚，因而有必要對(duì)員工及領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)人事檔案管理重要性和作用性的宣傳，無(wú)論是員工還是管理者都應(yīng)該正確對(duì)待人事檔案管理工作。例如可以通過(guò)一些形式對(duì)企?I員工進(jìn)行人事檔案管理辦法的宣傳培訓(xùn)，提高了員工的意識(shí)，才能更有效的推進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)其資源利用性的有效開發(fā)。
（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力
人事檔案中所記載的員工信息對(duì)于人事管理工作包括人員崗位的調(diào)動(dòng)、工資結(jié)構(gòu)的調(diào)整等都具有重要的依據(jù)作用，針對(duì)人事檔案管理工作的性質(zhì)，人事有關(guān)管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。首先需要對(duì)已經(jīng)存在的檔案信息進(jìn)行整體歸納，其次針對(duì)各部門崗位有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，最后對(duì)所保管的所有人事有關(guān)資料進(jìn)行整體盤點(diǎn)，建立明確清晰的檔案管理體系。
（三）建立科學(xué)合理的管理制度
企業(yè)一般會(huì)形成自己一套有序的規(guī)章制度，但是面臨著不斷變化的社會(huì)形勢(shì)和新的狀況，企業(yè)人事檔案管理制度中會(huì)有些規(guī)章制度不適應(yīng)變化中的社會(huì)形勢(shì)，因而需要根據(jù)實(shí)際的社會(huì)需求不斷的調(diào)整規(guī)章制度，及時(shí)建立健全企業(yè)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，讓其更能夠適應(yīng)企業(yè)人事管理相關(guān)工作。另外還要不斷充實(shí)完善員工檔案的資料信息，擴(kuò)大收集員工信息資料的來(lái)源，為企業(yè)進(jìn)行有效的人員管理提供參考依據(jù)。
（四）加快人事檔案工作的信息化建設(shè)
在管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理是時(shí)展的要求，也是企業(yè)步入現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，它改變了傳統(tǒng)的工作模式，使得工作效率大大提升。對(duì)于企業(yè)的信息化管理建設(shè)可以將人事檔案中的編碼、查詢、統(tǒng)計(jì)、存放位置以及個(gè)人信息等都輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，逐步建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣不僅可以省去大量的人力，同時(shí)還能避免人工誤差或者錯(cuò)誤率，便于后期人事檔案工作的管理和保存，有利于延長(zhǎng)檔案資料的清晰時(shí)間和保存時(shí)間。
